Analisis Perancangan Sistem Informasi Ak
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PERSEDIAAN DI CV. SALMA SHOFA
Oleh: Saddam Husin
Program Studi Manajemen Universitas Mulawarman
ABSTRAK
Perkembangan teknologi dan sistem informasi berperan penting untuk
memperbaiki kinerja suatu instansi. Perusahaan sendiri merupakan salah satu
sektor yang sangat penting untuk diintegrasikan ke dalam perkembangan sistem
informasi, sehingga dapat memberikan informasi yang berkualitas dan berguna
bagi perusahaan. CV. Salam Shofa merupakan salah perusahaan dagang yang ada
di Samarinda dimana aktivitas bisnisnya berfokus pada barang-barang interior
rumah khususnya karpet. Bermacam-macam karpet tersedia di CV. Salma Shofa
dengan beragam jenis dan ukuran, tetapi keragaman barang tersebut tidak
diimbangi dengan pengelolaan yang baik. Tidak lengkapnya dokumen, tidak ada
pemisahan tugas, tidak ada bagian gudang, dan jarang dilakukannya cek fisik atas
persediaan menjadi masalah utama yang ada pada CV. Salma Shofa sehingga
pengendalian atas persediaan terebut menjadi kurang. Atas dasar tersebut CV.
Salma Shofa membutuhkan keberadaan sistem informasi yang relevan dan
memadai untuk mengelola persediaannya tersebut. Berdasarkan hal tersebut,
maka penelitian ini bertujuan untuk mengetahui aktivitas sistem informasi
akuntansi yang diterapkan di CV. Salma Shofa Samarinda, untuk mengetahui
kelemahan yang terdapat pada sistem yang ada, untuk mengetahui bagaimana
analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan yang dibutuhkan
CV. Salma Shofa, dan untuk mengetahui bentuk spesifikasi sistem informasi
akuntansi persediaan yang dapat diterapkan di CV. Salma Shofa. Menggunakan
metode penelitian deskriptif analisis dan metode pengembangan
sistem
terstruktur, dengan mengikuti tahapan – tahapan system life cycle dengan
tambahan alat – alat dan teknik yang disediakan untuk memudahkan analis dalam
melaksanakan kegiatan pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem
yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan
dengan baik dan jelas. Hasil yang didapatkan dari analisis dan perancangan yang
dilakukan yaitu sebuah perancangan sistem informasi auntansi persedian yang
mampu menunjang kebutuhan operasional. Adapun keunggulan sistem yang
dihasilkan yaitu pengendalian atas persediaan dan data yang lebih terjamin, proses
input hingga output (laporan) terintegrasi dan terkomputerisasi sehingga dapat
mempercepat keputusan pengambilan keputusan.
Kata Kunci : Analisis Perancangan Sistem, Sistem Informasi Akuntansi
Persediaan
1
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
1. PENDAHULUAN
Pada era globalisasi sekarang ini segala aspek mengalami perubahan yang
sangat cepat termasuk juga aspek bisnis dan teknologi. Perkembangan dan
kemajuan teknologi tersebut tentu saja sangat mempengaruhi sistem informasi,
terutama perkembangan teknologi komputer, dimana komputer dapat membantu
keterbatasan penanganan secara manual begitu pula keterbatasan penanganan
informasi keuangan, walaupun pada awalnya pemakaian sistem informasi
keuangan dengan komputer atau yang biasa disebut dengan sistem informasi
akuntansi memerlukan investasi yang tidak murah, tetapi ada keunggulankeunggulan yang didapatkan dari penggunaan sistem informasi akuntansi,
diantaranya adalah dapat melakukan perhitungan dengan kecepatan tinggi, lebih
akurat, efisiensi dan efektivitas kegiatan bisnis meningkat, juga dapat terus
menerus memproses berbagai macam transaksi, baik transaksi yang sederhana
maupun yang kompleks, tanpa istirahat dan juga setiap penambahan transaksi
perusahaan hanya akan mengakibatkan penambahan biaya yang kecil, meskipun
begitu, sistem informasi akuntansi tidak dapat dilepaskan dari unsur manusia,
bersama-sama manusia, sistem informasi akuntansi dapat menghasilkan informasi
keuangan atau laporan keuangan yang bermanfaat bagi suatu badan usaha.
Berbicara mengenai badan usaha, dewasa ini setiap badan usaha yang
ingin meningkatkan kualitas bisnisnya seharusnya menerapkan sistem informasi
akuntansi dalam setiap aktivitasnya sehingga badan usaha tersebut dapat tetap
bersaing di pasar bisnis . Di Indonesia ada beberapa bentuk badan usaha yang
diakui yang dikelompokkan menjadi dua kelompok besar, yaitu Badan Usaha
2
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Milik Negara (BUMN) dan Badan Usaha Milik Swasta (BUMS). Bentuk-bentuk
BUMN dapat dijabarkan menjadi : Perusahaan Jawatan (PERJAN), Perusahaan
Umum (PERUM), Persero, sedangkan bentuk-bentuk
BUMS sendiri dapat
dijabarkan menjadi : Perusahaan Persekutuan, Firma, dan Persekutuan
Komanditer (CV).
Bentuk badan usaha yang akan dibahas oleh penulis disini adalah Persekutuan
Komanditer atau yang lebih dikenal dengan CV (commanditaire vennootschap) .
Persekutuan Komanditer merupakan suatu persekutuan yang didirikan oleh 2
orang atau lebih. Karakterisitik utama dari persektutan komanditer adalah terdapat
dua sekutu yang berperan yaitu :
Sekutu aktif adalah anggota yang memimpin/ menjalankan perusahaan dan
bertanggung jawab penuh atas utang- utang perusahaan.
Sekutu pasif / sekutu komanditer adalah anggota yang hanya menanamkan
modalnya kepada sekutu aktif dan tidak ikut campur dalam urusan operasional
perusahaan. Sekutu pasif bertanggung jawab atas risiko yang terjadi sampai
batas modal yang ditanam..
Gerai Salma Shofa merupakan salah satu perusahaan dagang berbentuk
persekutuan komanditer yang terdapat di Samarinda dengan fokus usaha pada
menjual barang-barang yang berhubungan dengan interior rumah khususnya
karpet dengan berbagai jenis, warna, dan ukuran yang berbeda. Keragaman
produk tersebut ternyata tidak diimbangi dengan pengelolaan persediaan yang
baik. Pencatatan dan pengecekan persediaan hanya dilakukan pada saat barang
datang (pembelian barang) tetapi pada saat barang keluar (penjualan barang) tidak
3
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
dilakukan pencatatan atas barang tersebut. Pada saat barang datang, tidak terdapat
bagian gudang, yang menerima dan membuat laporan atas barang tersebut adalah
kasir. Pengecekan ketersediaan persediaan tidak dilakukan secara konsisten, dan
pengecekan tersebut tidak didukung dengan catatan persediaan yang baik, hanya
mengandalkan data dari nota penjualan. Dampak dari tidak adanya pencatatan dan
pengecekan persediaan ini adalah perusahaan tidak tahu kapan harus melakukan
stok ulang suatu produk, dan tentu saja hal ini sangat berpengaruh pada aktivitas
bisnis CV. Salma Shofa.
Berdasarkan kondisi tersebut penulis mencoba untuk merancang sistem
informasi akuntansi persediaan yang sesuai dengan masalah-masalah yang telah di
analisis, untuk menghasilkan desain sistem informasi yang dapat membantu
programmer selanjutnya membuat program aplikasi agar dapat menghasilkan
informasi yang lebih berkualitas.
2. LANDASAN TEORI
a. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Sistem persediaan adalah suatu jaringan prosedur yang melibatkan bagianbagian yang saling berkaitan satu sama lainnya yang dibuat untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan khususnya transaksi persediaan. Tentu saja transaksi
persediaan ini tidak lepas dari dua transaksi utama, yaitu transaksi penjualan
barang yang lebih dikenal dengan siklus pendapatan dan traksasi pembelian
barang atau yang lebih dikenal dengan siklus pengeluaran.
Semua yang berkaitan dengan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
pemrosesan informasi yang terjadi secara berulang-berulang terkait dengan
4
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
penyerahan barang dan jasa kepada para pelanggan dan menerima semua bentuk
pelunasan yang diterima dari pelanggan dapat diartikan sebagai siklus pendapatan.
Menyediakan barang atau jasa sesuai dengan kesepakatan antara penjual dengan
pembeli pada waktu dan tempat serta harga yang sesuai merupakan aktivitas
utama dalam kegiatan siklus pendapatan. Untuk memberikan layanan kepada para
pembeli maka pimpinan perusahaan harus melaksanakan kebijakan sebagai
berikut :
Memastikan bahwa produk telah sesuai dengan kebutuhan dan
keinginan pelanggan.
Menjaga agar persediaan barang atau jasa tersedia setiap saat.
Menetapkan syarat-syarat penyerahan barang kepada pembeli.
Pihak perusahaan dalam kegiatan ini selalu mempelajari dan melakukan
evaluasi mengeani efektivitas proses siklus pendapatan. Data dan informasi yang
diterima harus akurat dan dapat dipercaya serta relevan untuk digunakan sebagai
pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Siklus selanjutnya adalah siklus pengeluaran. Siklus Pengeluaran dapat
diartikan sebagai semua yang berkaitan dengan rangkaian aktivitas bisnis yang
terjadi secara berulang-ulang terkait dengan penerimaan barang dan jasa dari
pemasok dan membayar semua bentuk pelunasan yang diserahkan kepada
pemasok. Siklus pengeluaran bertujuan untuk menekan semua pengeluaran yang
terkait dengan biaya pemeliharaan persediaan barang di gudang, biaya
perlengkapan, dan biaya-biaya lain dalam bentuk pengeluaran atas pelayanan
5
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
yang diterima perusahaan. Untuk dapat menekan semua biaya diatas, maka
manajemen harus membuat beberapa keputusan penting sebagai berikut.
Menentukan jumlah persediaan yang aman
Menentukan pemasok yang betul-betul memberikan pelayanan
yang baik.
Menentukan tempat penyimpanan persediaan.
Mengotimalkan pemanfaatan teknologi informasi agar terjadi
efisiensi.
Selain itu, harus terdapat juga pengawasan dan evaluasi yang dilakukan
oleh pimpinan terkait dengan efisiensi serta efektivitas proses sikus pengeluaran
yang membutuhkan kemudahan akses ke pangkalan data terinci mengenai sumber
daya yang digunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi
sumber daya tersebut, serta para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut agar
menghasilkan data yang akurat dan andal dalam pengambilan keputusan. Menurut
Romney (2005), ada tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran, yaitu
sebagai berikut.
Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas
bisnis.
Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan
keputusan.
Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan
data dan penjagaan atas sumber daya perusahaan.
6
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
b. Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun
suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan
atau memperbaiki sistem yang telah ada. Pendekatan pengembangan sistem
terstruktur merupakan pendekatan pengembangan sistem dengan mengikuti
tahapan – tahapan system life cycle dengan tambahan alat – alat dan teknik yang
disediakan
untuk
memudahkan
analis
dalam
melaksanakan
kegiatan
pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan
didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
Pendekatan desain terstruktur merupakan sebuah cara yang disiplin untuk
mendesain sistem dari atas ke bawah. Pendekatan ini dimulai dari “gambar besar”
sistem yang diusulkan, yang sedikit demi sedikit diuraikan atau dikomposisikan
ke dalam bagian sistem yang lebih rinci.
Gambar 1 Tahap Pengembangan Sistem
(Sumber : Jeffrey Whitten, 1998:77 )
7
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Adapun tahap – tahap pengembangan sistem informasi menurut Jeffrey
Whitten dalam bukunya Systems Analysis & Desaign Methods (1998:77) :
1. System Planning (perencanaan sistem)
2. System Analysis (analisis sistem)
3. System Design (perancangan sistem)
4. System Implementation (implementasi sistem)
c. Perencanaan Pengembangan Sistem
Tahap ini merupakan tahap awal dari pengembangan suatu sistem. Tahap
ini bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai permasalahan-permasalahan
yang terjadi. Jeffrey Whitten (1998:129), menyatakan bahwa “The purpose of
survey problems, opportunities, and directives activity is to quickly survey and
evaluate each identified problem, opportunity, and directive with respect to
urgency, visibility, tangible benefits, and priority”.
Perencanaan pengembangan merupakan bagian dalam siklus hidup
pengembangan sistem. Menurut Marshall dan Paul (2005:273) perencanaan
pengembangan sistem merupakan langkah penting untuk alasan – alasan utama
berikut ini :
1. Konsisten, perencanaan memungkinan sasaran dan tujuan sistem sesuai
dengan rencana strategis keseluruhan perusahaan.
2. Efisiensi, sistem akan lebih efisien, subsistem akan lebih terkoordinasi,
dan terdapat dasar yang baik untuk memilih aplikasi baru untuk
pengembangan.
8
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
3. Terkemuka, perusahaan akan tetap menjadi pemimpin dalam perubahan TI
yang ada.
4. Pengurangan biaya, duplikasi pengeluaran tenaga yang tidak perlu, dan
biaya serta waktu yang tidak seharusnya dikeluarkan dapat dihindari.
Sistem tersebut akan lebih murah dan lebih mudah untuk dipelihara.
5. Kemampuan adaptasi, pihak manajemen dapat lebih bersiap – siap untuk
kebutuhan di masa mendatang dan para pegawai dapat lebih baik
mempersiapkan diri atas berbagai perubahan yang terjadi.
d. Analisis Sistem
Tahap analisis sistem merupakan tahap awal dari kegiatan analisis dan
perancangan sistem. Tahap analisis terdiri dari tiga kegiatan. Menurut Jeffrey
Whitten dalam bukunya Systems Analysis & Desaign Methods (1998:121) yang
menjelaskan “Systems analysis is (1) the survey and planning of the system and
project, (2) the study and analysis of the existing business and information system,
(3) define and prioritize the business requirement”.
e. Survei dan Rencana Proyek (Survey and Plan The Project)
Gambar 2 Diagram Fase Survei Analisis Sistem
(Sumber: Jeffrey Whitten, 1998:129)
9
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Berdasarkan diagram diatas, ada beberapa tahap dalam fase survey ini
yaitu:
1. Survey Problems Opportunities
Tahap ini merupakan tahap awal dari fase survei ini. Tahap ini bertujuan
untuk memperoleh informasi mengenai permasalahan - permasalahan yang terjadi.
Jeffrey Whitten dalam bukunya Systems Analysis & Desaign Methods (1998:129)
menyatakan : “The purpose of Survey Problems, Opportunities, and Directives
activity is to quickly survey and evaluate each identified problem opportunity, and
directive with respect to urgency, visibility, tangible benefits, and priority.”
2. Negotiate Project Scope
Suatu proyek harus memiliki ruang lingkup, agar sasaran dan tujuan yang
ingin dicapai tidak melenceng sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Jeffrey
Whitten (1998:132) berpendapat bahwa “The purpose of this activity is to define
the boundary of the system and project.”
3. Plan The Project
Setiap melakukan proyek sebelumnya harus dibuat rencana yang
menggambarkan urutan kegiatan yang akan dilakukan selama proyek dijalankan.
Jeffrey Whitten (1998:134) berpendapat “The purpose of this activity is to develop
the initial project schedule and resource assignments.”
Sebuah rencana dan jadwal utama menjadi konsep awal untuk
menyelesaikan segala proyek. Jadwal ini akan dimodifikasi pada akhir tiap fase
proyek. Ini biasanya disebut sebagai garis besar rencana.
10
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
4. Present The Project
Jeffrey Whitten (1998:136) berpendapat bahwa “The purpose of this
activity is to secure any required approvals to continue the project, and to
communicate the project and goals to all staff.”
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian dari aktivitas
perencanaan proyek. Input ini termasuk, Problem Statement, Scope Statement,
Perencanaan proyek, (pilihan) template proyek, dan standar proyek.
f. Mempelajari dan Menganalisis Sistem Yang Ada (Study and Analyze The
Existing System)
Gambar 3 Diagram Fase Studi Analisis Sistem
(Sumber: Jeffrey Whitten, 1998:129)
11
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
1. Model the Current System
FAST menyarankan dua strategi pemodelan untuk fase studi kombinasi
dari data, proses, dan model geografi tingkat tinggi, atau kombinasi dari objek dan
model geografi. Pemodelan sistem merupakan dokumentasi mengenai model
sistem yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang sedang dijalankan oleh
perusahaan, sehingga memantu dalam melakukan analisis sistem.
Jeffrey Whitten (1998:140) berpendapat “The purpose of this activity is to
learn enough about the current system’s data, processes, interfaces, and
geography to expand the understanding of scope, and to establish a common
working vocabulary for that scope.”
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian dari aktivitas fase
survey dan persetujuan dari pemilik sistem untuk melanjutkan proyek. Input
informasi kunci adalah proyek dan Scope Statement sistem yang telah diselesaikan
sebagai bagian dari fase survei.
2. Analyze Business Processes
Analisis proses bisnis dilakukan untuk membantu para analis dalam
mengumpulkan informasi dan mendokumentasikan permasalahan yang ada pada
proses bisnis. Jeffrey Whitten (1998:142) berpendapat “The purpose of this
activity is to business process in a set of related business processes to determine if
the process is necessary, and what problems might exist in that business process.”
Aktivitas ini dapat dimulai dengan penyelesaian dari pemodelan sistem
dari aktivitas sebelumnya. Aktivitas ini hanya untuk kepentingan dalam
pemodelan proses. Pemodelan proses ini lebih banyak detail dari pada dalam tipe
12
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
lainnya dalam proyek. Itu menunjukkan setiap jalan alur kerja yang
memungkinkan melewati sistem, termasuk proses error .
3. Analyze Problems and Opportunities
Permasalahan merupakan sumber dari peluang yang harus dikembangkan
dalam sistem sehingga sistem diperbaiki untuk menjadi lebih baik dari sistem
yang sebelumnya. Jeffrey Whitten (1998:143) berpendapat “The purpose of this
activity is to understand the underlying causes and effects of all perceived
problems and opportunities, and understand the effects and potential side effects
of all perceived opportunities.”
Aktivitas ini dapat dimulai dengan penyelesaian dari aktivitas fase survei
dan persetujuan dari pemilik sistem untuk melanjutkan proyek. Satu input
berinformasi kunci adalah problem statement yang telah diselesaikan dalam fase
survei. Input berinformasi kunci lainnya adalah permasalahan dan peluang, dan
sebab dan akibat yang dikumpulkan dari analis bisnis dan pengguna sistem
lainnya. Hasil utama dari aktivitas ini adalah analisis sebab/akibat.
4. Establish System Improvement Objectives and Constraints
Dalam mengembangkan sistem memiliki tujuan yang harus dicapai dan
batasan yang membatasi tujuan tersebut. Maka diperlukan analisis untuk
menetapkan tujuan dan batasan sehingga batasan-batasan yang ada tidak
menghalangi tujuan yang ingin dicapai. Jeffrey Whitten (1998:146) berpendapat
The purpose of this activity is to establish the criteria against which any
improvements to the system will be measured, and to identify any constraints that
may limit flexibility in achieving those improvements.”
13
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Aktivitas ini dapat dimulai dengan penyelesaian dari dua aktivitas
sebelumnya. Inputnya adalah model sistem dan analisis sebab/akibat. Hasil dari
aktivitas ini adalah tujuan dan batasan perbaikan sistem. Hasil ini juga dapat
disamakan dengan hasil bersih dari fase studi tujuan sistem.
5. Modify Project Scope and Plan
Ruang lingkup dan rencana proyek yang telah ditetapkan perlu di revisi
dan dimodifikasi untuk disesuaikan berdasarkan hasil analisis. Hasil analisis
menentukan ruang lingkup dan rencana proyek, apakah ruang lingkup dan rencana
proyek telah sesuai dengan ketetapan sebelumnya apakah harus direvisi.
Jeffrey Whitten (1998:148) berpendapat bahwa: “The purpose of Modify
Project Scope and Plan activity is to reevaluate project scope, schedule, and
expectations. The overall project plan is then adjusted as necessary, and a
detailed plan is prepared for the next phase.”
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian pemodelan sistem,
analisis permasalahan, dan aktivitas penentuan tujuan. Pemodelan sistem, analisis
sebab akibat, tujuan dan batasan perbaikan sistem adalah input untuk aktivitas ini.
Rencana proyek yang asli dari fase survei (jika tersedia) juga menjadi input.
6. Present Findings and Recommendations
Setelah analisis dilakukan, maka hasil analisis harus diinformasikan
kepada manajemen perusahaan mengenai permasalahan-permasalahan dan
peluang-peluang yang harus dilakukan. Sehingga harus dilakukan perbaikan
sistem guna memperbaiki permasalahan-permasalahan yang ada. Jeffrey Whitten
(1998:149) berpendapat “The purpose of this activity is to communicate the
14
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
project and goals to all staff. The report or presentation, if developed, is a
consolidation of the activities’ documentation.”
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian dari tujuan sistem atau
aktivitas rencana proyek. Inputnya termasuk model sistem, analisis sebab-akibat,
tujuan dan batasan perbaikan sistem, dan rencana proyek yang direvisi dihasilkan
oleh aktivitas utama. Hasil kunci dari aktivitas ini adalah penemuan studi detail.
Ini biasanya termasuk update kelayakan dan rencana proyek yang direvisi.
f.
Mendefinisikan dan Memprioritaskan Kebutuhan Bisnis (Define And
Prioritize The Business Requirement)
Fase definisi menjawab pertanyaan apa yang dibutuhkan dan diinginkan
pengguna (user ) dari sistem yang baru? Fase definisi tidak bisa dilewati. Fase
definisi dapat digambarkan pada peraga berikut.
Gambar 4 Diagram Fase Studi Analisis Sistem
(Sumber: Jeffrey Whitten, 1998:129)
15
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
1. Outline Business Requirements
Persyaratan untuk sistem yang baru harus di tentukan agar sistem baru
yang akan dijalankan nanti sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Jeffry
Whitten (1998:151) berpendapat bahwa : ”….The purpose of this activity is to
identify, in general terms, the business requirements for a new or improved
information system”.
Aktivitas ini di mulai dengan adanya persetujuan dari pemilik sistem untuk
melanjutkan proyek ke dalam fase definisi. Input kuncinya yaitu tujuan perbaikan
sistem dari fase studi. Seluruh informasi yang relevan dari fase studi harus
tersedia untuk referensi yang dibutuhkan. Dalam aktivitas ini hanya menghasilkan
sebuah skema requirements statement.
2. Model Business System Requirements
Pemodelan sistem baru dilakukan untuk menggambarkan gambaran sistem
baru yang akan dirancang. Pemodelan sistem harus sesuai dengan kebutuhan
pengguna dan pemilik sistem. Jeffry Whitten (1998:154) berpendapat : “the
purpose of model business system requirements activity is model business system
requirements such that they can be verified by system users, and subsequently
understood and transformed by system designers into a technical solution”.
Aktivitas ini biasanya dimulai dengan adanya penyelesain dari garis besar
requirements statement. Hasil dari aktivitas ini adalah pemodelan sistem.
Pemodelan sistem digunakan untuk memodelkan kebutuhan data untuk banyak
sistem yang baru. Pemodelan proses sering digunakan untuk memodelkan arus
kerja yang melalui sistem bisnis. Pemodelan antarmuka seperti diagram konteks,
16
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
menggambarkan input bersih untuk sistem, sumber mereka, output bersih dari
sistem, tujuan mereka, dan database bersama-sama.
3. Build discovery prototypes
Prototipe diciptakan guna menggambarkan antarmuka yang akan
digunakan oleh penguna sistem. Prototipe diciptakan harus sesuai dengan
kebutuhan pengguna. Jeffry Whitten (1998:158) berpendapat : “the purpose of
this optional activity is to establish user interface requirements, and discover
detailed data and processing requirements interactively with user through the
development of simple inputs and outputs”.
Aktivitas ini tidak dimulai dengan adanya kejadian apapun. Melainkan
menggunakan skema kebutuhan sistem dan model sistem apapun yang mereka
kembangkan. Hasil dari aktivitas ini adalah prototipe penemuan dari input dan
output yang dipilih.
4. Prioritize business requirements
Menurut Jeffry Whitten (1998:160) berpendapat bahwa : “the purpose of
prioritize business requirement activity is to prioritize business requirements for a
new system”.
Aktivitas ini dapat mulai bersama dengan aktivitas fase definisi lainnya.
Inputnya adalah kebutuhan bisnis yang ditegaskan dlam skema kebutuhan bisnis,
pemodelan sistem, dan prototipe penemuan yang di update. Hasil dari aktivitas ini
adalah prioritas keutuhan bisnis yang disimpan dalam repositori.
17
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
5. Modify the project plan and scope
Perubahan setelah melakukan definisi proyek harus dituangkan dalam
revisi rencana dan ruang lingkup proyek. Setelah adanya pendefinisian telah dapat
ditentukan kebutuhan-kebutuhan sistem, sehingga dapat mengubah rencana dan
ruang lingkup proyek yang telah ditentukan sebelumnya. Jeffry Whitten
(1998:161) berpendapat : “the purpose of this activity is to modify the project plan
to reflect changes in scope that have become apparent during requirements
definition, and secure approval to continue the project the next phase”.
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian awal dari model sistem,
prototipe penemuan, dan prioritas kebutuhan bisnis. Hasil dari aktivitas ini adalah
rencana proyek yang direvisi yang menutupi sistem dari proyek. Sebagai
tambahan, sebuah rencana konfigurasi yang detail dan rencana desain bisa
dihasilkan.
Penulis menyim pulkan dari uraian diatas bahwa tahapan analisis adalah
tahap dimana seorang anlaisis sistem membuat keputusan, karena hasil dari
analisis sistem digunakan untuk mempertimbangkan sebagai dasar untuk
memperbaiki sistem.
g. Perancangan Sistem
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba
waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk
sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.
18
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Jogiyanto dalam buku Analisis dan Desain (2005:195) berpendapat
bahwa:
Desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara
umum dan desain sistem secara terinci. Desain sistem secara umum
disebut juga dengan desain konseptual atau desain logikal atau desain
secara makro. Desain sistem terinci disebut juga desain sistem fisik atau
desain internal.
h. Tahap Perancangan Sistem
Desain sistem memiliki fungsi untuk memberi gambaran sistem yang akan
dibuat, sesuai pendapat Jeffrey Whitten (1998:312) bahwa : “Systems design is
the evaluation of alternative solutions and the specification
of
a detailed
computer-based solution”. Hal ini juga disebut desain fisik. Analisis sistem
terutama terfokus
atas logikal, implementasi aspek independen dari sistem.
Desain sistem berurusan dengan aspek fisik atau implementasi-dependen dari
sebuah sistem (spesifikasi teknikal sistem).
1. Configuration Phase
Fase konfigurasi bertujuan untuk mendapatkan solusi kandidat untuk
sistem yang baru. Jeffrey Whitten (2004:319) berpendapat bahwa : “...the purpose
of the configuration phase is to identify candidate solutions, analyze those
candidate solutions, and recommend a target system that will be designed and
implemented.”
19
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Gambar 5 Diagram Fase Konfigurasi Desain Sistem
(Sumber : Jeffrey Whitten, 1998:320)
Objektifitas
pokok
dari
fase
konfigurasi
adalah:
(1)
Untuk
mengidentifikasi alternatif keseluruhan terbaik. Untuk lebih jelasnya tahap-tahap
tersebut dan meneliti
solusi berbasis manual dan komputer alternatif untuk
mendukung sistem informasi target, dan (2) Untuk menilai yang dapat dikerjakan
dari solusi alternatif dan merekomendasikan solusi alternatif berikut penjelasan
dari setiap tahap-tahap tersebut. Fase Konfigurasi terbagi menjadi 3 fase
diantaranya :
a. Define Candidate Solutions
Setelah kebutuhan bisnis dibangun dalam fase definisi dari analisis sistem,
solusi kandidat alternatif harus diidentifikasi. Jeffrey Whitten (1998:319)
berpendapat bahwa : “The purpose of Define Candidate Solutions activity is
to identify alternative candidate solutions to the business requirements defined
Aktivitas ini dimulai dengan adanya persetujuan dari pemilik sistem untuk
melanjutkan proyek ke desain sistem. Input kuncinya yaitu Skema kebutuhan
bisnis yang ditentukan selama analisis sistem, spesifikasi hardware dan software
20
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
dari beragam sumber seperti pemasok dan penyerahan pelanggan, dan arsitektur
teknologi yang disetujui.
Hasil utama dari aktivitas ini adalah solusi kandidat untuk sebuah sistem
yang baru. Sebuah matrix merupakan alat yang berguna untuk secara efektif
memperoleh, mengorganisasi, dan mengkomunikasikan karakteristik untuk solusi
kandidat.
Teknik yang dapat digunakan untuk aktivitas ini yaitu penemuan fakta.
Metode penemuan fakta digunakan untuk berinteraksi dengan sumber luar seperti
pemasok dan toko hardware dan software untuk mengumpulkan spesifikasi
produk untuk tiap kandidat.
b. Analyze Feasibility of Alternative Solutions
Analisis kelayakan seharusnya tidak terbatas untuk biaya dan manfaat.
Kebanyakan analis menilai solusi untuk empat set kriteria yaitu (1) Kelayakan
teknikal, (2) Kelayakan operasional, (3) Kelayakan ekonomi, dan (4) Kelayakan
penjadwalan (jangka waktu yang dibutuhkan). Analisis kelayakan dilakukan atas
tiap kandidat individual tanpa memperhatikan kelayakan kandidat yang lain.
Jeffrey Whitten (1998:321) berpendapat bahwa : “The purpose of Analyze
Feasibility of Alternative Solutions activity is to evaluate the alternative candidate
solutions according to their economic, operational, technical, and schedule
feasibility.”
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penentuan dari satu atau lebih solusi
kandidat. Untuk mengadakan analisis kelayakan, biaya hardware dan software
yang berasal dari referensi pelanggan dibutuhkan. Hasil utama dari aktivitas ini
21
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
adalah penyelesaian analisis kelayakan dari tiap kandidat. Matrix dapat digunakan
untuk mengkomunikasikan volume yang besar dari informasi mengenai solusi
kandidat.
Teknik yang dapat digunakan dalam aktivitas ini yaitu penemuan fakta dan
analisis kelayakan. Metode Penemuan fakta digunakan untuk memperoleh fakta
biaya, pendapat, dan lainnya mengenai kandidat dari beragam sumber.
Kemampuan untuk mengadakan penilaian kelayakan adalah kemampuan yang
sangat penting dibutuhkan.
c. Recommend a System Solution
Rekomendasi sebuah solusi sistem disampaikan setelah adanya analisis
mengenai kelayakan dari solusi kandidat yang ada. Jeffrey Whitten (1998:324)
berpendapat bahwa : “The purpose of this activity is to select a candidate solution
to recommend.”
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian analisis kelayakan atas
semua solusi kandidat. Input kunci untuk aktivitas ini termasuk rencana proyek,
estimasi ukuran, solusi kandidat, dan penyelesaian analisis kelayakan. Hasil utama
dari aktivitas ini adalah tulisan formal atau proposal sistem secara verbal.
Proposal ini biasanya dimaksudkan untuk pemilik sistem yang akan secara normal
membuat keputusan akhir. Proposal akan berisi rencana proyek, estimasi ukuran,
solusi kandidat, dan analisis kelayakan. Berdasarkan atas hasil dari proposal
tersebut, perubahan ke kebutuhan desain yang diproposalkan dibangun untuk
komponen sistem yang baru. Teknik yang dapat digunakan yaitu penilaian
kelayakan, penulisan laporan, dan presentasi verbal.
22
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
2. Procurement Phase
Pengadaan software dan hardware tidak dibutuhkan untuk semua sistem
yang baru. Ketika software dan hardware yang dibutuhkan, produk-produk
pilihan yang cocok selalu sulit untuk didapatkan. Keputusan disulitkan oleh
teknikal, ekonomi, dan pertimbangan polotik. Keputusan yang buruk dapat
merusak analisis dan desain yang sukses. Analisis sistem menjadi semakin
meningkat keterlibatannya dalam memperoleh paket software, periperal, dan
komputer untuk mendukung spesifikasi aplikasi yang dikembangkan oleh analis.
Jeffry Whitten (2004:326) berpendapat bahwa :
There are foundamental objective of the configuration phase (1) to
identify and research specific products that could support our
recommended solution for the target information system, (2) to solicit,
evaluate, and rank vendor proposals, (3) to select and recommend the
best vendor proposal, (4) to establish requirements for integrating the
awarded vendor’s prodect.
3. Design and Integration Phase
Setelah kebutuhan desain dan integrasi untuk sistem target didapatkan,
fase ini meliputi perbaikan spesifikasi desain teknikal. Jeffrey Whitten (1998:335)
berpendapat bahwa: “The goal of the design and integration phase is two fold :
1. Firstand foremost, the analyst seeks to design a system that both
fulfills requirements and will be friendly to its end users
2. Second, and still very important, the analyst seeks to present clear and
complete specifications to the computer programmers and
technicians.”
23
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Gambar 6 Diagram Fase Desain dan Intergrasi Sistem
(Sumber : Jeffrey Whitten, 2004:337)
Berdasarkan diagram di atas, berikut penjelasan dari tahap-tahap dalam
fase desain dan integrasi desain sistem ini adalah :
1. Analyze and Distribute Data
Analisis data adalah teknik yang digunakan untuk mendapatkan model
data yang baik. Analisis data merupakan sebuah prosedur yang menyiapkan
model data untuk implementasi sebagai file atau database yang tidak berlebihan,
fleksibel, dan dapat disesuaikan. Jeffrey Whitten (1998:339) berpendapat bahwa :
“The purpose of Analyze and Distribute Data activity is to develop a good
datamodel – one that is simple,nonredundant, flexible and adaptable to future
needs, and that will allow the development of ideal file and database solutions”.
2. Analyze and Distribute Processes
Setelah diagram model data, solusi target, dan model proses diperoleh,
analis
akan mengembangkan model proses distribusi. Untuk menyelesaikan
aktivitas ini analis akan melibatkan sejumlah desainer dan pengguna sistem.
24
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Jeffrey Whitten
(1998:339) berpendapat bahwa : “Purpose of Analyze and
Distribute Processes activity is to Analyze and distribute system processes to
fulfill network requirements for the new system”.
3. Design Databases
Khusus aktivitas pertama dari desain detail adalah mengembangkan
spesifikasi desain database. Desainer harus menganalisis bagamaina program akan
mengakses data dalam pesanan untuk meningkatkan penampilan. Desainer juga
harus mendesain pengendalian internal untuk menjamin keamanan yang layak dan
teknik perbaikan bencana, dalam kasus data hilang atau rusak. Jeffrey Whitten
(1998:340) berpendapat bahwa : “Purpose of Design Databases activity is to
prepare technical design specifications for a database that will be adaptable to
future requirements and expansion.”
4. Design Computer Outputs and Inputs
Ketika database telah didesain dan memungkinkan sebuah prototipe
dibangun, desainer sistem dapat bekerja secara dekat dengan pengguna sistem
untuk mengembangkan spesifikasi input dan output. Jeffrey Whitten (1998:341)
berpendapat bahwa : “Purpose of Design Computer Outputs and Inputs activity is
to prepare technical design specifications for a user inputs and outputs.”
5. Design On-line User Interface
Tujuan desain antarmuka pengguna adalah untuk membangun dialog
mudah untuk dipahami dan mudah untuk digunakan untuk pengguna sistem yang
baru. Jeffrey Whitten (1998:342) berpendapat bahwa : “Purpose of Design On-
25
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
line User Interface activity is to prepare technical design specifications for an on-
line user interface.”
6. Present and Review Design
Aktivitas desain detail akhir mengemas semua spesifikasi dari tugas
sebelumnya ke dalam spesifikasi program komputer yang akan membantu
aktivitas
pemrogram komputer selama fase konstruksi dalam siklus hidup
pengembangan sistem. Jeffrey Whitten (1998:343) berpendapat bahwa : “Purpose
of Present and Review Design activity is to Prepare technical design
specifications for an on-line user interface.”
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian
deskriptif analisis. Yang dimaksud penelitian deskriptif adalah penelitian yang
dirancang untuk memperoleh informasi tentang status suatu gejala saat penelitian
dilakukan. Lebih lanjut dijelaskan, dalam penelitian deskriptif tidak ada perlakuan
yang diberikan atau dikendalikan serta tidak ada uji hipotesis sebagaimana yang
terdapat pada penelitian eksperimen. Metode ini digunakan karena data yang
diambil menggambarkan aktivitas yang saat ini terjadi.
a. Objek Penelitian
Objek kajian penelitian adalah objek penelitian atau apa yang menjadi titik
perhatian suatu penelitian (Suharsimi Arikunto, 1997:99). Adapun objek yang
diteliti dalam penelitian yang penulis lakukan adalah sistem informasi akuntansi
persediaan pada CV. SALMA SHOFA Samarinda
26
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
b. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah:
1. Wawancara
Wawancara adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan
mengajukan pertanyaan secara langsung kepada seorang informan atau seorang
ahli yang berwenang dalam suatu masalah. Metode ini digunakan untuk
memperoleh data dengan cara mengajukan pertanyaan kepada unit organisasi
yang terkait dalam pelaksanaan administrasi persediaan CV. SALMA SHOFA
Samarinda yaitu manajer toko, kasir, dan karyawan bagian penjualan.
2. Observasi
Observasi adalah pengamatan secara langsung pada suatu objek yang akan
diteliti dengan tujuan untuk memperoleh gambaran mengenai objek tersebut.
Metode ini digunakan dengan cara analis datang dan melakukan pengamatan
secara langsung mengenai aktivitas administrasi persediaan di CV. SALMA
SHOFA Samarinda
3. Dokumentasi
Dokumentasi adalah pencatatan atas data yang diperoleh dari kumpulan
dokumen-dokumen dilokasi penelitian terkait. Metode dokumentasi dilakukan
dengan cara analis datang ke CV. SALMA SHOFA Samarinda dan datang ke
bagian kasir untuk mengumpulkan data mengenai dokumen dan data-data yang
dibutuhkan untuk penelitian aktivitas administrasi persediaan di CV. SALMA
SHOFA Samarinda
27
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
PEMBAHASAN
Pada fase ini analis membuat perancangan sistem informasi baru yang
merupakan hasil analisis dari kelemahan – kelemahan dari sistem informasi
akuntansi penerimaan kas yang ada. Adapun bentuk perancangan spesifikasi
sistem pada fase ini adalah document flowchart dan data flow diagram (DFD)
Berikut merupakan dokument flowchart dan form-form yang diusulkan
oleh analis untuk memperbaiki kelemahan sistem lama :
Gambar 7 Desain Flowchart Persediaan Barang Yang Diusulkan
Flowchart Usulan SIA Persediaan CV. Salma Shofa
Pembelian
Gudang
start
Pesanan
pembelian
Administrasi
Surat jalan
retur
supplier
Nota
penjualan
Form
Penerimaan
Barang
1
Barang
retur
Purchase order by
phone
supplier
sms
supplier
baran
g
Surat jalan
Menyiapkan
barang dan
membuat rekap
barang keluar
Form barang
retur
=
Mengisi
form
pesanan
pembelian
faktur
Pesanan
Pesanan
pembelian
pembelian
Penerimaan
dan
pengecekan
barang
faktur
baran
g
2
Rekap Barang
Keluar
Rekap Barang
Keluar
retur
Pesanan
pembelian V
Form barang
retur
Y
Membuat
form
barang
retur/ catat
Purchase order by
phone
Form barang
Form
barang
retur
retur
Form barang retur
yang telah ditukar
Laporan
barang
masuk
Cacat/
retur
Input data
barang masuk,
barang keluar,
barang retur
T
Membua
t rekap
barang
masuk
C
supplier
A
3
penjualan
Nota
Form barang
retur yang tlh
ditukarbarang
Rekap
=
2
Rekap Barang
Keluar
Membuat
rekap
barang retur
yang telah
ditukar
=
Laporan
barang
keluar
Form
Penerimaan
Barang
1
DB
PERSEDIAAN
BARANG
Laporan
barang
masuk
Laporan
barang
keluar
B
3
28
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Keterangan :
Pembelian (Manajer Toko)
Bagian Pembelian melakukan pesanan pembelian kepada supplier melalui fitur
pesan singkat.
-
Pesanan Pembelian yang berbentuk pesan singkat tersebut kemudian
disalin ulang ke dalam form pesanan pembelian dimana satu lembar form
pesanan pembelian diberikan kepada bagian gudang dan satu lembar lagi
disimpan oleh bagian pembelian.
-
Bagian Pembelian menerima faktur dari supplier kemudian mencocokan
faktur tersebut dengan pesanan pembelian.
-
Dalam kasus terdapat barang cacat, bagian pembelian melakukan
pemesanan kembali berdasarkan form barang retur yang dikirimkan oleh
bagian gudang.
-
Bagian Pembelian menerima rekapan barang cacat yang telah ditukar oleh
supplier dari bagian gudang.
Gudang
-
Bagian gudang menerima pesanan pembelian yang dikirimkan oleh bagian
pembelian.
-
Pada saat barang yang dibeli datang, bagian gudang menerima barang
tersebut dan mencocokan surat jalan dan barang datang yang berasal dari
supplier dengan pesanan pembelian.
-
Apabila terdapat barang cacat pada saat proses pengecekan barang, maka
bagian gudang mengisi form barang retur.
29
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
-
Form barang retur tersebut kemudian diberikan kepada bagian pembelian
agar dilakukan penukaran barang.
-
Pada saat barang yang ditukar telah datang, bagian gudang melakukan
pengecekan dan pencocokan kembali antara barang yang ditukar dan surat
jalan dengan form barang retur.
-
Apabila telah sesuai maka bagian pembelian mengisi form barang retur
yang telah ditukar. Satu lembar form tersebut dikirmkan kepada bagian
pembelian, dan satu lembar lagi disimpan oleh bagian gudang untuk
memperbaharui informasi form penerimaan barang masuk.
-
Satu lembar form penerimaan barang masuk dikirim ke bagian
administrasi sedangkan satu lembar lainnya disimpan oleh bagian gudang.
-
Apabila tidak terdapat barang cacat maka bgian gudang langsung mengisi
form penerimaan barang masuk.
-
Untuk aktivitas pengeluaran barang dari gudang , bagian gudang
menyiapkan barang sesuai dengan nota yang dikirimkan oleh bagian
penjualan.
-
Setelah barang tersebut siap, bagian gudang mengisi form pengeluaran
barang.
-
Satu lembar form pengeluaran barang disimpan oleh bagian gudang dan
satu lembar lagi dikirim ke bagian administrasi.
Administrasi
-
Bagian administrasi menerima form penerimaan barang dan form
pengeluaran barang dari bagian gudang.
30
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
-
Bagian administrasi merekam data barang masuk dan data barang
keluar ke dalam database persediaan
-
Setelahs data tersebut direkam, bagian admiistasi mencetak laporn
barang masuk dan barang keluar,
-
Laporan barang masuk dan laporan barang keluar tersebut diberikan
kepada bagian pembelian.
Agar dokumen Flowchart diatas dapat dijabarkan spesifikasi rincinya
maka dengan ini analis menggambarkan Data Flow Diagram (DFD) hingga level
yang mudah dipahami oleh pihak yang berkepentingan seperti programer dan
implementator.
Gudang
Form Pesanan Pembelian
Form Barang Retur
Form Barang Keluar
Sistem Informasi
Akuntansi
Persediaan
laporan
Pembelian
Form Barang Masuk
T_data_barang
_masuk
Administrasi
T_data_barang
_keluar
Data Barang Masuk
Data Barang Keluar
Gambar 8 DFD Konteks Level 0
31
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Store Manager
Pesanan Pembelian
1
Pesanan
pembelian
supplier
Surat jalan
Form Retur
2
Penerimaan
Barang
T_data_brg_mas
uk
Form Retur
Gudang
3
Retur
4
Pengeluaran
Barang
Nota
T_data_brg_ke
luar
Laporan
5
Laporan
Gambar 9 DFD Level 1
a. Desain Skema Database Konseptual
Desain skema database konseptual ini menggambarkan desain database
yang akan digunakan di dalam sistem yang baru. Desain database ini
menggambarkan tabel-tabel yang digunakan.
Tabel Data Karpet
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan dan melihat berapa jumlah karpet
yang masuk ataupun keluar yang ada di perusahaan. Tabel data karpet dapat
dilihat berikut ini.
No
1.
3.
4.
5.
Nama Field
ID
kode_karpet
nama_karpet
Ukuran_karpet
6
Jumlah_masuk
7
Jumlah_keluar
8
Stok karpet
Keterangan
Type Data
Nomor urutan
Autonumber
Kode karpet
Number
Nama karpet
Text
Ukuran karpet
Text
Jumlah karpet yang
Number
dibeli
Jumlah karpet yang
Number
terjual
Stok karpet yang
Number
tersedia di perusahaan
32
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Tabel Karpet Masuk
Tabel ini berfungsi sebagai informasi data barang yang masuk. tabel
karpet masuk bisa dilihat sebagai berikut :
No
Nama Field
Keterangan
1.
ID
Nomor Urutan
2.
Kode_karpet
3.
Jumlah_masuk
4.
Tanggal_masuk
Kode karpet
Jumlah karpet yang
dibeli
Tanggal karpet dibeli
Type
Data
Auto
number
Number
Date/time
text
Tabel Karpet Keluar
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data karpet yang terjual. Tabel
karpet keluar dapat dilihat sebagai berikut :
No
1.
2.
Nama Filed
Id
Kode_karpet
3.
Jumlah_keluar
4.
Tanggal keluar
Keterangan
Nomor urutan
Kode karpet
Jumlah karpet yang
terjual
Tanggal karpet yang
terjual
Type Data
autonumber
number
Text
Date/time
Skema Relasi Antar Tabel
Gambar 10 Skema Relasi Antar Tabel
33
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
b. Desain Prototipe Interface Pengguna
Desain berikut ini menunjukkan gambaran interface yang berhubungan
dan terdapat dalam aplikasi persediaan.
Gambar 11 Tampilan Awal Aplikasi
Gambar diatas merupakan tampilan awal dari aplikasi sistem informasi
akuntansi persediaan barang. Tampilan ini akan muncul pada saat program
pertama kali digunakan atau diaktifkan .
Form Tambah Baru berfungsi untuk memasukan data karpet.
Command Button hapus berfungsi untuk menghapus record data
karpet.
Form Transaksi Masuk berfungsi untuk merekam data karpet yang
dibeli.
Form Transaksi Keluar berfungsi untuk merekam data karpet yang
terjual.
Combo box Laporan berfungsi untuk melihat laporan daftar karpet,
laporan daftar karpet yang dibeli, dan laporan daftar karpet yang
terjual.
34
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
1.
Form Tambah Baru
a. Penjelasan
Form Tambah Baru berfungsi untuk merekam secara keseluruhan data karpet
yang ada di CV. Salma Shofa.
b. Perancangan
Textbox kode karpet, nama karpet, dan ukuran karpet
Tombol Simpan dan Tambah Baru untuk merekam data karpet
Tombol keluar untuk keluar dari form Tambah Baru
Gambar 12 Tampilan Form Tambah Baru
2.
Form Transaksi Masuk
a. Penjelasan
Form Transaksi Masuk digunakan untuk merekam data karpet yang dibeli, seperti
nama karpet, ukuran karpet yang dibeli, tanggal berapa karpet tersebut dibeli, dan
jumlah karpet yang dibeli
b. Perancangan
Textbox kode karpet, nama karpet, ukuran, tanggal masuk, dan jumlah masuk
Tombol Simpan berfungsi untuk merekam dan menyimpan data ke dalam
database persediaan
Tombol Keluar berfungsi untuk keluar dari form transaksi masuk
35
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Gambar 13 Tampilan Form Tansaksi Masuk
3.
Form Transaksi Keluar
a. Penjelasan
Form Transaksi Keluar digunakan untuk merekam data karpet yang terjual,
meliputi kode karpet, nama karpet yang terjual, ukuran karpet yang terjual,
tanggal karpet tersebut terjual, dan jumlah karpet yang terjual
b.
Perancangan
Textbox kode karpet, nama karpet, ukuran karpet,, tanggal keluar, dan
jumlah keluar
Tombol simpan berfungsi untuk merekam dan menyimpan data karpet
yang terjual ke dalam database persediaan
Tombol keluar berfungsi untuk keluar dari form transaksi keluar
36
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Gambar 13 Tampilan Form Transaksi Keluar
4. Combo box Laporan
Combo box Laporan memuat data tentang laporan karpet secara keseluruhan, mulai
dari laporan tentang daftar karpet, laporan tentang transaksi masuk, dan juga laporan
tentang transaksi keluar
Gambar 14 Tampilan Combo box Laporan
37
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Gambar 15 Tampilan Laporan Daftar Karpet
Gambar 16 Tampilan Laporan Daftar Karpet Masuk
Gambar 17 Laporan Daftar Karpet Keluar
38
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
KESIMPULAN DAN SARAN
a. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan oleh penulis, maka yang
dapat disimpulkan oleh penulis adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi akuntansi persediaan yang saat ini sedang berjalan di
CV. Salma Shofa Samarinda terdapat kelemahan – kelemahan di
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PERSEDIAAN DI CV. SALMA SHOFA
Oleh: Saddam Husin
Program Studi Manajemen Universitas Mulawarman
ABSTRAK
Perkembangan teknologi dan sistem informasi berperan penting untuk
memperbaiki kinerja suatu instansi. Perusahaan sendiri merupakan salah satu
sektor yang sangat penting untuk diintegrasikan ke dalam perkembangan sistem
informasi, sehingga dapat memberikan informasi yang berkualitas dan berguna
bagi perusahaan. CV. Salam Shofa merupakan salah perusahaan dagang yang ada
di Samarinda dimana aktivitas bisnisnya berfokus pada barang-barang interior
rumah khususnya karpet. Bermacam-macam karpet tersedia di CV. Salma Shofa
dengan beragam jenis dan ukuran, tetapi keragaman barang tersebut tidak
diimbangi dengan pengelolaan yang baik. Tidak lengkapnya dokumen, tidak ada
pemisahan tugas, tidak ada bagian gudang, dan jarang dilakukannya cek fisik atas
persediaan menjadi masalah utama yang ada pada CV. Salma Shofa sehingga
pengendalian atas persediaan terebut menjadi kurang. Atas dasar tersebut CV.
Salma Shofa membutuhkan keberadaan sistem informasi yang relevan dan
memadai untuk mengelola persediaannya tersebut. Berdasarkan hal tersebut,
maka penelitian ini bertujuan untuk mengetahui aktivitas sistem informasi
akuntansi yang diterapkan di CV. Salma Shofa Samarinda, untuk mengetahui
kelemahan yang terdapat pada sistem yang ada, untuk mengetahui bagaimana
analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan yang dibutuhkan
CV. Salma Shofa, dan untuk mengetahui bentuk spesifikasi sistem informasi
akuntansi persediaan yang dapat diterapkan di CV. Salma Shofa. Menggunakan
metode penelitian deskriptif analisis dan metode pengembangan
sistem
terstruktur, dengan mengikuti tahapan – tahapan system life cycle dengan
tambahan alat – alat dan teknik yang disediakan untuk memudahkan analis dalam
melaksanakan kegiatan pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem
yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan
dengan baik dan jelas. Hasil yang didapatkan dari analisis dan perancangan yang
dilakukan yaitu sebuah perancangan sistem informasi auntansi persedian yang
mampu menunjang kebutuhan operasional. Adapun keunggulan sistem yang
dihasilkan yaitu pengendalian atas persediaan dan data yang lebih terjamin, proses
input hingga output (laporan) terintegrasi dan terkomputerisasi sehingga dapat
mempercepat keputusan pengambilan keputusan.
Kata Kunci : Analisis Perancangan Sistem, Sistem Informasi Akuntansi
Persediaan
1
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
1. PENDAHULUAN
Pada era globalisasi sekarang ini segala aspek mengalami perubahan yang
sangat cepat termasuk juga aspek bisnis dan teknologi. Perkembangan dan
kemajuan teknologi tersebut tentu saja sangat mempengaruhi sistem informasi,
terutama perkembangan teknologi komputer, dimana komputer dapat membantu
keterbatasan penanganan secara manual begitu pula keterbatasan penanganan
informasi keuangan, walaupun pada awalnya pemakaian sistem informasi
keuangan dengan komputer atau yang biasa disebut dengan sistem informasi
akuntansi memerlukan investasi yang tidak murah, tetapi ada keunggulankeunggulan yang didapatkan dari penggunaan sistem informasi akuntansi,
diantaranya adalah dapat melakukan perhitungan dengan kecepatan tinggi, lebih
akurat, efisiensi dan efektivitas kegiatan bisnis meningkat, juga dapat terus
menerus memproses berbagai macam transaksi, baik transaksi yang sederhana
maupun yang kompleks, tanpa istirahat dan juga setiap penambahan transaksi
perusahaan hanya akan mengakibatkan penambahan biaya yang kecil, meskipun
begitu, sistem informasi akuntansi tidak dapat dilepaskan dari unsur manusia,
bersama-sama manusia, sistem informasi akuntansi dapat menghasilkan informasi
keuangan atau laporan keuangan yang bermanfaat bagi suatu badan usaha.
Berbicara mengenai badan usaha, dewasa ini setiap badan usaha yang
ingin meningkatkan kualitas bisnisnya seharusnya menerapkan sistem informasi
akuntansi dalam setiap aktivitasnya sehingga badan usaha tersebut dapat tetap
bersaing di pasar bisnis . Di Indonesia ada beberapa bentuk badan usaha yang
diakui yang dikelompokkan menjadi dua kelompok besar, yaitu Badan Usaha
2
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Milik Negara (BUMN) dan Badan Usaha Milik Swasta (BUMS). Bentuk-bentuk
BUMN dapat dijabarkan menjadi : Perusahaan Jawatan (PERJAN), Perusahaan
Umum (PERUM), Persero, sedangkan bentuk-bentuk
BUMS sendiri dapat
dijabarkan menjadi : Perusahaan Persekutuan, Firma, dan Persekutuan
Komanditer (CV).
Bentuk badan usaha yang akan dibahas oleh penulis disini adalah Persekutuan
Komanditer atau yang lebih dikenal dengan CV (commanditaire vennootschap) .
Persekutuan Komanditer merupakan suatu persekutuan yang didirikan oleh 2
orang atau lebih. Karakterisitik utama dari persektutan komanditer adalah terdapat
dua sekutu yang berperan yaitu :
Sekutu aktif adalah anggota yang memimpin/ menjalankan perusahaan dan
bertanggung jawab penuh atas utang- utang perusahaan.
Sekutu pasif / sekutu komanditer adalah anggota yang hanya menanamkan
modalnya kepada sekutu aktif dan tidak ikut campur dalam urusan operasional
perusahaan. Sekutu pasif bertanggung jawab atas risiko yang terjadi sampai
batas modal yang ditanam..
Gerai Salma Shofa merupakan salah satu perusahaan dagang berbentuk
persekutuan komanditer yang terdapat di Samarinda dengan fokus usaha pada
menjual barang-barang yang berhubungan dengan interior rumah khususnya
karpet dengan berbagai jenis, warna, dan ukuran yang berbeda. Keragaman
produk tersebut ternyata tidak diimbangi dengan pengelolaan persediaan yang
baik. Pencatatan dan pengecekan persediaan hanya dilakukan pada saat barang
datang (pembelian barang) tetapi pada saat barang keluar (penjualan barang) tidak
3
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
dilakukan pencatatan atas barang tersebut. Pada saat barang datang, tidak terdapat
bagian gudang, yang menerima dan membuat laporan atas barang tersebut adalah
kasir. Pengecekan ketersediaan persediaan tidak dilakukan secara konsisten, dan
pengecekan tersebut tidak didukung dengan catatan persediaan yang baik, hanya
mengandalkan data dari nota penjualan. Dampak dari tidak adanya pencatatan dan
pengecekan persediaan ini adalah perusahaan tidak tahu kapan harus melakukan
stok ulang suatu produk, dan tentu saja hal ini sangat berpengaruh pada aktivitas
bisnis CV. Salma Shofa.
Berdasarkan kondisi tersebut penulis mencoba untuk merancang sistem
informasi akuntansi persediaan yang sesuai dengan masalah-masalah yang telah di
analisis, untuk menghasilkan desain sistem informasi yang dapat membantu
programmer selanjutnya membuat program aplikasi agar dapat menghasilkan
informasi yang lebih berkualitas.
2. LANDASAN TEORI
a. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Sistem persediaan adalah suatu jaringan prosedur yang melibatkan bagianbagian yang saling berkaitan satu sama lainnya yang dibuat untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan khususnya transaksi persediaan. Tentu saja transaksi
persediaan ini tidak lepas dari dua transaksi utama, yaitu transaksi penjualan
barang yang lebih dikenal dengan siklus pendapatan dan traksasi pembelian
barang atau yang lebih dikenal dengan siklus pengeluaran.
Semua yang berkaitan dengan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
pemrosesan informasi yang terjadi secara berulang-berulang terkait dengan
4
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
penyerahan barang dan jasa kepada para pelanggan dan menerima semua bentuk
pelunasan yang diterima dari pelanggan dapat diartikan sebagai siklus pendapatan.
Menyediakan barang atau jasa sesuai dengan kesepakatan antara penjual dengan
pembeli pada waktu dan tempat serta harga yang sesuai merupakan aktivitas
utama dalam kegiatan siklus pendapatan. Untuk memberikan layanan kepada para
pembeli maka pimpinan perusahaan harus melaksanakan kebijakan sebagai
berikut :
Memastikan bahwa produk telah sesuai dengan kebutuhan dan
keinginan pelanggan.
Menjaga agar persediaan barang atau jasa tersedia setiap saat.
Menetapkan syarat-syarat penyerahan barang kepada pembeli.
Pihak perusahaan dalam kegiatan ini selalu mempelajari dan melakukan
evaluasi mengeani efektivitas proses siklus pendapatan. Data dan informasi yang
diterima harus akurat dan dapat dipercaya serta relevan untuk digunakan sebagai
pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Siklus selanjutnya adalah siklus pengeluaran. Siklus Pengeluaran dapat
diartikan sebagai semua yang berkaitan dengan rangkaian aktivitas bisnis yang
terjadi secara berulang-ulang terkait dengan penerimaan barang dan jasa dari
pemasok dan membayar semua bentuk pelunasan yang diserahkan kepada
pemasok. Siklus pengeluaran bertujuan untuk menekan semua pengeluaran yang
terkait dengan biaya pemeliharaan persediaan barang di gudang, biaya
perlengkapan, dan biaya-biaya lain dalam bentuk pengeluaran atas pelayanan
5
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
yang diterima perusahaan. Untuk dapat menekan semua biaya diatas, maka
manajemen harus membuat beberapa keputusan penting sebagai berikut.
Menentukan jumlah persediaan yang aman
Menentukan pemasok yang betul-betul memberikan pelayanan
yang baik.
Menentukan tempat penyimpanan persediaan.
Mengotimalkan pemanfaatan teknologi informasi agar terjadi
efisiensi.
Selain itu, harus terdapat juga pengawasan dan evaluasi yang dilakukan
oleh pimpinan terkait dengan efisiensi serta efektivitas proses sikus pengeluaran
yang membutuhkan kemudahan akses ke pangkalan data terinci mengenai sumber
daya yang digunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi
sumber daya tersebut, serta para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut agar
menghasilkan data yang akurat dan andal dalam pengambilan keputusan. Menurut
Romney (2005), ada tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran, yaitu
sebagai berikut.
Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas
bisnis.
Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan
keputusan.
Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan
data dan penjagaan atas sumber daya perusahaan.
6
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
b. Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun
suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan
atau memperbaiki sistem yang telah ada. Pendekatan pengembangan sistem
terstruktur merupakan pendekatan pengembangan sistem dengan mengikuti
tahapan – tahapan system life cycle dengan tambahan alat – alat dan teknik yang
disediakan
untuk
memudahkan
analis
dalam
melaksanakan
kegiatan
pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan
didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
Pendekatan desain terstruktur merupakan sebuah cara yang disiplin untuk
mendesain sistem dari atas ke bawah. Pendekatan ini dimulai dari “gambar besar”
sistem yang diusulkan, yang sedikit demi sedikit diuraikan atau dikomposisikan
ke dalam bagian sistem yang lebih rinci.
Gambar 1 Tahap Pengembangan Sistem
(Sumber : Jeffrey Whitten, 1998:77 )
7
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Adapun tahap – tahap pengembangan sistem informasi menurut Jeffrey
Whitten dalam bukunya Systems Analysis & Desaign Methods (1998:77) :
1. System Planning (perencanaan sistem)
2. System Analysis (analisis sistem)
3. System Design (perancangan sistem)
4. System Implementation (implementasi sistem)
c. Perencanaan Pengembangan Sistem
Tahap ini merupakan tahap awal dari pengembangan suatu sistem. Tahap
ini bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai permasalahan-permasalahan
yang terjadi. Jeffrey Whitten (1998:129), menyatakan bahwa “The purpose of
survey problems, opportunities, and directives activity is to quickly survey and
evaluate each identified problem, opportunity, and directive with respect to
urgency, visibility, tangible benefits, and priority”.
Perencanaan pengembangan merupakan bagian dalam siklus hidup
pengembangan sistem. Menurut Marshall dan Paul (2005:273) perencanaan
pengembangan sistem merupakan langkah penting untuk alasan – alasan utama
berikut ini :
1. Konsisten, perencanaan memungkinan sasaran dan tujuan sistem sesuai
dengan rencana strategis keseluruhan perusahaan.
2. Efisiensi, sistem akan lebih efisien, subsistem akan lebih terkoordinasi,
dan terdapat dasar yang baik untuk memilih aplikasi baru untuk
pengembangan.
8
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
3. Terkemuka, perusahaan akan tetap menjadi pemimpin dalam perubahan TI
yang ada.
4. Pengurangan biaya, duplikasi pengeluaran tenaga yang tidak perlu, dan
biaya serta waktu yang tidak seharusnya dikeluarkan dapat dihindari.
Sistem tersebut akan lebih murah dan lebih mudah untuk dipelihara.
5. Kemampuan adaptasi, pihak manajemen dapat lebih bersiap – siap untuk
kebutuhan di masa mendatang dan para pegawai dapat lebih baik
mempersiapkan diri atas berbagai perubahan yang terjadi.
d. Analisis Sistem
Tahap analisis sistem merupakan tahap awal dari kegiatan analisis dan
perancangan sistem. Tahap analisis terdiri dari tiga kegiatan. Menurut Jeffrey
Whitten dalam bukunya Systems Analysis & Desaign Methods (1998:121) yang
menjelaskan “Systems analysis is (1) the survey and planning of the system and
project, (2) the study and analysis of the existing business and information system,
(3) define and prioritize the business requirement”.
e. Survei dan Rencana Proyek (Survey and Plan The Project)
Gambar 2 Diagram Fase Survei Analisis Sistem
(Sumber: Jeffrey Whitten, 1998:129)
9
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Berdasarkan diagram diatas, ada beberapa tahap dalam fase survey ini
yaitu:
1. Survey Problems Opportunities
Tahap ini merupakan tahap awal dari fase survei ini. Tahap ini bertujuan
untuk memperoleh informasi mengenai permasalahan - permasalahan yang terjadi.
Jeffrey Whitten dalam bukunya Systems Analysis & Desaign Methods (1998:129)
menyatakan : “The purpose of Survey Problems, Opportunities, and Directives
activity is to quickly survey and evaluate each identified problem opportunity, and
directive with respect to urgency, visibility, tangible benefits, and priority.”
2. Negotiate Project Scope
Suatu proyek harus memiliki ruang lingkup, agar sasaran dan tujuan yang
ingin dicapai tidak melenceng sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Jeffrey
Whitten (1998:132) berpendapat bahwa “The purpose of this activity is to define
the boundary of the system and project.”
3. Plan The Project
Setiap melakukan proyek sebelumnya harus dibuat rencana yang
menggambarkan urutan kegiatan yang akan dilakukan selama proyek dijalankan.
Jeffrey Whitten (1998:134) berpendapat “The purpose of this activity is to develop
the initial project schedule and resource assignments.”
Sebuah rencana dan jadwal utama menjadi konsep awal untuk
menyelesaikan segala proyek. Jadwal ini akan dimodifikasi pada akhir tiap fase
proyek. Ini biasanya disebut sebagai garis besar rencana.
10
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
4. Present The Project
Jeffrey Whitten (1998:136) berpendapat bahwa “The purpose of this
activity is to secure any required approvals to continue the project, and to
communicate the project and goals to all staff.”
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian dari aktivitas
perencanaan proyek. Input ini termasuk, Problem Statement, Scope Statement,
Perencanaan proyek, (pilihan) template proyek, dan standar proyek.
f. Mempelajari dan Menganalisis Sistem Yang Ada (Study and Analyze The
Existing System)
Gambar 3 Diagram Fase Studi Analisis Sistem
(Sumber: Jeffrey Whitten, 1998:129)
11
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
1. Model the Current System
FAST menyarankan dua strategi pemodelan untuk fase studi kombinasi
dari data, proses, dan model geografi tingkat tinggi, atau kombinasi dari objek dan
model geografi. Pemodelan sistem merupakan dokumentasi mengenai model
sistem yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang sedang dijalankan oleh
perusahaan, sehingga memantu dalam melakukan analisis sistem.
Jeffrey Whitten (1998:140) berpendapat “The purpose of this activity is to
learn enough about the current system’s data, processes, interfaces, and
geography to expand the understanding of scope, and to establish a common
working vocabulary for that scope.”
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian dari aktivitas fase
survey dan persetujuan dari pemilik sistem untuk melanjutkan proyek. Input
informasi kunci adalah proyek dan Scope Statement sistem yang telah diselesaikan
sebagai bagian dari fase survei.
2. Analyze Business Processes
Analisis proses bisnis dilakukan untuk membantu para analis dalam
mengumpulkan informasi dan mendokumentasikan permasalahan yang ada pada
proses bisnis. Jeffrey Whitten (1998:142) berpendapat “The purpose of this
activity is to business process in a set of related business processes to determine if
the process is necessary, and what problems might exist in that business process.”
Aktivitas ini dapat dimulai dengan penyelesaian dari pemodelan sistem
dari aktivitas sebelumnya. Aktivitas ini hanya untuk kepentingan dalam
pemodelan proses. Pemodelan proses ini lebih banyak detail dari pada dalam tipe
12
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
lainnya dalam proyek. Itu menunjukkan setiap jalan alur kerja yang
memungkinkan melewati sistem, termasuk proses error .
3. Analyze Problems and Opportunities
Permasalahan merupakan sumber dari peluang yang harus dikembangkan
dalam sistem sehingga sistem diperbaiki untuk menjadi lebih baik dari sistem
yang sebelumnya. Jeffrey Whitten (1998:143) berpendapat “The purpose of this
activity is to understand the underlying causes and effects of all perceived
problems and opportunities, and understand the effects and potential side effects
of all perceived opportunities.”
Aktivitas ini dapat dimulai dengan penyelesaian dari aktivitas fase survei
dan persetujuan dari pemilik sistem untuk melanjutkan proyek. Satu input
berinformasi kunci adalah problem statement yang telah diselesaikan dalam fase
survei. Input berinformasi kunci lainnya adalah permasalahan dan peluang, dan
sebab dan akibat yang dikumpulkan dari analis bisnis dan pengguna sistem
lainnya. Hasil utama dari aktivitas ini adalah analisis sebab/akibat.
4. Establish System Improvement Objectives and Constraints
Dalam mengembangkan sistem memiliki tujuan yang harus dicapai dan
batasan yang membatasi tujuan tersebut. Maka diperlukan analisis untuk
menetapkan tujuan dan batasan sehingga batasan-batasan yang ada tidak
menghalangi tujuan yang ingin dicapai. Jeffrey Whitten (1998:146) berpendapat
The purpose of this activity is to establish the criteria against which any
improvements to the system will be measured, and to identify any constraints that
may limit flexibility in achieving those improvements.”
13
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Aktivitas ini dapat dimulai dengan penyelesaian dari dua aktivitas
sebelumnya. Inputnya adalah model sistem dan analisis sebab/akibat. Hasil dari
aktivitas ini adalah tujuan dan batasan perbaikan sistem. Hasil ini juga dapat
disamakan dengan hasil bersih dari fase studi tujuan sistem.
5. Modify Project Scope and Plan
Ruang lingkup dan rencana proyek yang telah ditetapkan perlu di revisi
dan dimodifikasi untuk disesuaikan berdasarkan hasil analisis. Hasil analisis
menentukan ruang lingkup dan rencana proyek, apakah ruang lingkup dan rencana
proyek telah sesuai dengan ketetapan sebelumnya apakah harus direvisi.
Jeffrey Whitten (1998:148) berpendapat bahwa: “The purpose of Modify
Project Scope and Plan activity is to reevaluate project scope, schedule, and
expectations. The overall project plan is then adjusted as necessary, and a
detailed plan is prepared for the next phase.”
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian pemodelan sistem,
analisis permasalahan, dan aktivitas penentuan tujuan. Pemodelan sistem, analisis
sebab akibat, tujuan dan batasan perbaikan sistem adalah input untuk aktivitas ini.
Rencana proyek yang asli dari fase survei (jika tersedia) juga menjadi input.
6. Present Findings and Recommendations
Setelah analisis dilakukan, maka hasil analisis harus diinformasikan
kepada manajemen perusahaan mengenai permasalahan-permasalahan dan
peluang-peluang yang harus dilakukan. Sehingga harus dilakukan perbaikan
sistem guna memperbaiki permasalahan-permasalahan yang ada. Jeffrey Whitten
(1998:149) berpendapat “The purpose of this activity is to communicate the
14
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
project and goals to all staff. The report or presentation, if developed, is a
consolidation of the activities’ documentation.”
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian dari tujuan sistem atau
aktivitas rencana proyek. Inputnya termasuk model sistem, analisis sebab-akibat,
tujuan dan batasan perbaikan sistem, dan rencana proyek yang direvisi dihasilkan
oleh aktivitas utama. Hasil kunci dari aktivitas ini adalah penemuan studi detail.
Ini biasanya termasuk update kelayakan dan rencana proyek yang direvisi.
f.
Mendefinisikan dan Memprioritaskan Kebutuhan Bisnis (Define And
Prioritize The Business Requirement)
Fase definisi menjawab pertanyaan apa yang dibutuhkan dan diinginkan
pengguna (user ) dari sistem yang baru? Fase definisi tidak bisa dilewati. Fase
definisi dapat digambarkan pada peraga berikut.
Gambar 4 Diagram Fase Studi Analisis Sistem
(Sumber: Jeffrey Whitten, 1998:129)
15
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
1. Outline Business Requirements
Persyaratan untuk sistem yang baru harus di tentukan agar sistem baru
yang akan dijalankan nanti sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Jeffry
Whitten (1998:151) berpendapat bahwa : ”….The purpose of this activity is to
identify, in general terms, the business requirements for a new or improved
information system”.
Aktivitas ini di mulai dengan adanya persetujuan dari pemilik sistem untuk
melanjutkan proyek ke dalam fase definisi. Input kuncinya yaitu tujuan perbaikan
sistem dari fase studi. Seluruh informasi yang relevan dari fase studi harus
tersedia untuk referensi yang dibutuhkan. Dalam aktivitas ini hanya menghasilkan
sebuah skema requirements statement.
2. Model Business System Requirements
Pemodelan sistem baru dilakukan untuk menggambarkan gambaran sistem
baru yang akan dirancang. Pemodelan sistem harus sesuai dengan kebutuhan
pengguna dan pemilik sistem. Jeffry Whitten (1998:154) berpendapat : “the
purpose of model business system requirements activity is model business system
requirements such that they can be verified by system users, and subsequently
understood and transformed by system designers into a technical solution”.
Aktivitas ini biasanya dimulai dengan adanya penyelesain dari garis besar
requirements statement. Hasil dari aktivitas ini adalah pemodelan sistem.
Pemodelan sistem digunakan untuk memodelkan kebutuhan data untuk banyak
sistem yang baru. Pemodelan proses sering digunakan untuk memodelkan arus
kerja yang melalui sistem bisnis. Pemodelan antarmuka seperti diagram konteks,
16
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
menggambarkan input bersih untuk sistem, sumber mereka, output bersih dari
sistem, tujuan mereka, dan database bersama-sama.
3. Build discovery prototypes
Prototipe diciptakan guna menggambarkan antarmuka yang akan
digunakan oleh penguna sistem. Prototipe diciptakan harus sesuai dengan
kebutuhan pengguna. Jeffry Whitten (1998:158) berpendapat : “the purpose of
this optional activity is to establish user interface requirements, and discover
detailed data and processing requirements interactively with user through the
development of simple inputs and outputs”.
Aktivitas ini tidak dimulai dengan adanya kejadian apapun. Melainkan
menggunakan skema kebutuhan sistem dan model sistem apapun yang mereka
kembangkan. Hasil dari aktivitas ini adalah prototipe penemuan dari input dan
output yang dipilih.
4. Prioritize business requirements
Menurut Jeffry Whitten (1998:160) berpendapat bahwa : “the purpose of
prioritize business requirement activity is to prioritize business requirements for a
new system”.
Aktivitas ini dapat mulai bersama dengan aktivitas fase definisi lainnya.
Inputnya adalah kebutuhan bisnis yang ditegaskan dlam skema kebutuhan bisnis,
pemodelan sistem, dan prototipe penemuan yang di update. Hasil dari aktivitas ini
adalah prioritas keutuhan bisnis yang disimpan dalam repositori.
17
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
5. Modify the project plan and scope
Perubahan setelah melakukan definisi proyek harus dituangkan dalam
revisi rencana dan ruang lingkup proyek. Setelah adanya pendefinisian telah dapat
ditentukan kebutuhan-kebutuhan sistem, sehingga dapat mengubah rencana dan
ruang lingkup proyek yang telah ditentukan sebelumnya. Jeffry Whitten
(1998:161) berpendapat : “the purpose of this activity is to modify the project plan
to reflect changes in scope that have become apparent during requirements
definition, and secure approval to continue the project the next phase”.
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian awal dari model sistem,
prototipe penemuan, dan prioritas kebutuhan bisnis. Hasil dari aktivitas ini adalah
rencana proyek yang direvisi yang menutupi sistem dari proyek. Sebagai
tambahan, sebuah rencana konfigurasi yang detail dan rencana desain bisa
dihasilkan.
Penulis menyim pulkan dari uraian diatas bahwa tahapan analisis adalah
tahap dimana seorang anlaisis sistem membuat keputusan, karena hasil dari
analisis sistem digunakan untuk mempertimbangkan sebagai dasar untuk
memperbaiki sistem.
g. Perancangan Sistem
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba
waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk
sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.
18
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Jogiyanto dalam buku Analisis dan Desain (2005:195) berpendapat
bahwa:
Desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara
umum dan desain sistem secara terinci. Desain sistem secara umum
disebut juga dengan desain konseptual atau desain logikal atau desain
secara makro. Desain sistem terinci disebut juga desain sistem fisik atau
desain internal.
h. Tahap Perancangan Sistem
Desain sistem memiliki fungsi untuk memberi gambaran sistem yang akan
dibuat, sesuai pendapat Jeffrey Whitten (1998:312) bahwa : “Systems design is
the evaluation of alternative solutions and the specification
of
a detailed
computer-based solution”. Hal ini juga disebut desain fisik. Analisis sistem
terutama terfokus
atas logikal, implementasi aspek independen dari sistem.
Desain sistem berurusan dengan aspek fisik atau implementasi-dependen dari
sebuah sistem (spesifikasi teknikal sistem).
1. Configuration Phase
Fase konfigurasi bertujuan untuk mendapatkan solusi kandidat untuk
sistem yang baru. Jeffrey Whitten (2004:319) berpendapat bahwa : “...the purpose
of the configuration phase is to identify candidate solutions, analyze those
candidate solutions, and recommend a target system that will be designed and
implemented.”
19
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Gambar 5 Diagram Fase Konfigurasi Desain Sistem
(Sumber : Jeffrey Whitten, 1998:320)
Objektifitas
pokok
dari
fase
konfigurasi
adalah:
(1)
Untuk
mengidentifikasi alternatif keseluruhan terbaik. Untuk lebih jelasnya tahap-tahap
tersebut dan meneliti
solusi berbasis manual dan komputer alternatif untuk
mendukung sistem informasi target, dan (2) Untuk menilai yang dapat dikerjakan
dari solusi alternatif dan merekomendasikan solusi alternatif berikut penjelasan
dari setiap tahap-tahap tersebut. Fase Konfigurasi terbagi menjadi 3 fase
diantaranya :
a. Define Candidate Solutions
Setelah kebutuhan bisnis dibangun dalam fase definisi dari analisis sistem,
solusi kandidat alternatif harus diidentifikasi. Jeffrey Whitten (1998:319)
berpendapat bahwa : “The purpose of Define Candidate Solutions activity is
to identify alternative candidate solutions to the business requirements defined
Aktivitas ini dimulai dengan adanya persetujuan dari pemilik sistem untuk
melanjutkan proyek ke desain sistem. Input kuncinya yaitu Skema kebutuhan
bisnis yang ditentukan selama analisis sistem, spesifikasi hardware dan software
20
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
dari beragam sumber seperti pemasok dan penyerahan pelanggan, dan arsitektur
teknologi yang disetujui.
Hasil utama dari aktivitas ini adalah solusi kandidat untuk sebuah sistem
yang baru. Sebuah matrix merupakan alat yang berguna untuk secara efektif
memperoleh, mengorganisasi, dan mengkomunikasikan karakteristik untuk solusi
kandidat.
Teknik yang dapat digunakan untuk aktivitas ini yaitu penemuan fakta.
Metode penemuan fakta digunakan untuk berinteraksi dengan sumber luar seperti
pemasok dan toko hardware dan software untuk mengumpulkan spesifikasi
produk untuk tiap kandidat.
b. Analyze Feasibility of Alternative Solutions
Analisis kelayakan seharusnya tidak terbatas untuk biaya dan manfaat.
Kebanyakan analis menilai solusi untuk empat set kriteria yaitu (1) Kelayakan
teknikal, (2) Kelayakan operasional, (3) Kelayakan ekonomi, dan (4) Kelayakan
penjadwalan (jangka waktu yang dibutuhkan). Analisis kelayakan dilakukan atas
tiap kandidat individual tanpa memperhatikan kelayakan kandidat yang lain.
Jeffrey Whitten (1998:321) berpendapat bahwa : “The purpose of Analyze
Feasibility of Alternative Solutions activity is to evaluate the alternative candidate
solutions according to their economic, operational, technical, and schedule
feasibility.”
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penentuan dari satu atau lebih solusi
kandidat. Untuk mengadakan analisis kelayakan, biaya hardware dan software
yang berasal dari referensi pelanggan dibutuhkan. Hasil utama dari aktivitas ini
21
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
adalah penyelesaian analisis kelayakan dari tiap kandidat. Matrix dapat digunakan
untuk mengkomunikasikan volume yang besar dari informasi mengenai solusi
kandidat.
Teknik yang dapat digunakan dalam aktivitas ini yaitu penemuan fakta dan
analisis kelayakan. Metode Penemuan fakta digunakan untuk memperoleh fakta
biaya, pendapat, dan lainnya mengenai kandidat dari beragam sumber.
Kemampuan untuk mengadakan penilaian kelayakan adalah kemampuan yang
sangat penting dibutuhkan.
c. Recommend a System Solution
Rekomendasi sebuah solusi sistem disampaikan setelah adanya analisis
mengenai kelayakan dari solusi kandidat yang ada. Jeffrey Whitten (1998:324)
berpendapat bahwa : “The purpose of this activity is to select a candidate solution
to recommend.”
Aktivitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian analisis kelayakan atas
semua solusi kandidat. Input kunci untuk aktivitas ini termasuk rencana proyek,
estimasi ukuran, solusi kandidat, dan penyelesaian analisis kelayakan. Hasil utama
dari aktivitas ini adalah tulisan formal atau proposal sistem secara verbal.
Proposal ini biasanya dimaksudkan untuk pemilik sistem yang akan secara normal
membuat keputusan akhir. Proposal akan berisi rencana proyek, estimasi ukuran,
solusi kandidat, dan analisis kelayakan. Berdasarkan atas hasil dari proposal
tersebut, perubahan ke kebutuhan desain yang diproposalkan dibangun untuk
komponen sistem yang baru. Teknik yang dapat digunakan yaitu penilaian
kelayakan, penulisan laporan, dan presentasi verbal.
22
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
2. Procurement Phase
Pengadaan software dan hardware tidak dibutuhkan untuk semua sistem
yang baru. Ketika software dan hardware yang dibutuhkan, produk-produk
pilihan yang cocok selalu sulit untuk didapatkan. Keputusan disulitkan oleh
teknikal, ekonomi, dan pertimbangan polotik. Keputusan yang buruk dapat
merusak analisis dan desain yang sukses. Analisis sistem menjadi semakin
meningkat keterlibatannya dalam memperoleh paket software, periperal, dan
komputer untuk mendukung spesifikasi aplikasi yang dikembangkan oleh analis.
Jeffry Whitten (2004:326) berpendapat bahwa :
There are foundamental objective of the configuration phase (1) to
identify and research specific products that could support our
recommended solution for the target information system, (2) to solicit,
evaluate, and rank vendor proposals, (3) to select and recommend the
best vendor proposal, (4) to establish requirements for integrating the
awarded vendor’s prodect.
3. Design and Integration Phase
Setelah kebutuhan desain dan integrasi untuk sistem target didapatkan,
fase ini meliputi perbaikan spesifikasi desain teknikal. Jeffrey Whitten (1998:335)
berpendapat bahwa: “The goal of the design and integration phase is two fold :
1. Firstand foremost, the analyst seeks to design a system that both
fulfills requirements and will be friendly to its end users
2. Second, and still very important, the analyst seeks to present clear and
complete specifications to the computer programmers and
technicians.”
23
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Gambar 6 Diagram Fase Desain dan Intergrasi Sistem
(Sumber : Jeffrey Whitten, 2004:337)
Berdasarkan diagram di atas, berikut penjelasan dari tahap-tahap dalam
fase desain dan integrasi desain sistem ini adalah :
1. Analyze and Distribute Data
Analisis data adalah teknik yang digunakan untuk mendapatkan model
data yang baik. Analisis data merupakan sebuah prosedur yang menyiapkan
model data untuk implementasi sebagai file atau database yang tidak berlebihan,
fleksibel, dan dapat disesuaikan. Jeffrey Whitten (1998:339) berpendapat bahwa :
“The purpose of Analyze and Distribute Data activity is to develop a good
datamodel – one that is simple,nonredundant, flexible and adaptable to future
needs, and that will allow the development of ideal file and database solutions”.
2. Analyze and Distribute Processes
Setelah diagram model data, solusi target, dan model proses diperoleh,
analis
akan mengembangkan model proses distribusi. Untuk menyelesaikan
aktivitas ini analis akan melibatkan sejumlah desainer dan pengguna sistem.
24
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Jeffrey Whitten
(1998:339) berpendapat bahwa : “Purpose of Analyze and
Distribute Processes activity is to Analyze and distribute system processes to
fulfill network requirements for the new system”.
3. Design Databases
Khusus aktivitas pertama dari desain detail adalah mengembangkan
spesifikasi desain database. Desainer harus menganalisis bagamaina program akan
mengakses data dalam pesanan untuk meningkatkan penampilan. Desainer juga
harus mendesain pengendalian internal untuk menjamin keamanan yang layak dan
teknik perbaikan bencana, dalam kasus data hilang atau rusak. Jeffrey Whitten
(1998:340) berpendapat bahwa : “Purpose of Design Databases activity is to
prepare technical design specifications for a database that will be adaptable to
future requirements and expansion.”
4. Design Computer Outputs and Inputs
Ketika database telah didesain dan memungkinkan sebuah prototipe
dibangun, desainer sistem dapat bekerja secara dekat dengan pengguna sistem
untuk mengembangkan spesifikasi input dan output. Jeffrey Whitten (1998:341)
berpendapat bahwa : “Purpose of Design Computer Outputs and Inputs activity is
to prepare technical design specifications for a user inputs and outputs.”
5. Design On-line User Interface
Tujuan desain antarmuka pengguna adalah untuk membangun dialog
mudah untuk dipahami dan mudah untuk digunakan untuk pengguna sistem yang
baru. Jeffrey Whitten (1998:342) berpendapat bahwa : “Purpose of Design On-
25
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
line User Interface activity is to prepare technical design specifications for an on-
line user interface.”
6. Present and Review Design
Aktivitas desain detail akhir mengemas semua spesifikasi dari tugas
sebelumnya ke dalam spesifikasi program komputer yang akan membantu
aktivitas
pemrogram komputer selama fase konstruksi dalam siklus hidup
pengembangan sistem. Jeffrey Whitten (1998:343) berpendapat bahwa : “Purpose
of Present and Review Design activity is to Prepare technical design
specifications for an on-line user interface.”
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian
deskriptif analisis. Yang dimaksud penelitian deskriptif adalah penelitian yang
dirancang untuk memperoleh informasi tentang status suatu gejala saat penelitian
dilakukan. Lebih lanjut dijelaskan, dalam penelitian deskriptif tidak ada perlakuan
yang diberikan atau dikendalikan serta tidak ada uji hipotesis sebagaimana yang
terdapat pada penelitian eksperimen. Metode ini digunakan karena data yang
diambil menggambarkan aktivitas yang saat ini terjadi.
a. Objek Penelitian
Objek kajian penelitian adalah objek penelitian atau apa yang menjadi titik
perhatian suatu penelitian (Suharsimi Arikunto, 1997:99). Adapun objek yang
diteliti dalam penelitian yang penulis lakukan adalah sistem informasi akuntansi
persediaan pada CV. SALMA SHOFA Samarinda
26
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
b. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah:
1. Wawancara
Wawancara adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan
mengajukan pertanyaan secara langsung kepada seorang informan atau seorang
ahli yang berwenang dalam suatu masalah. Metode ini digunakan untuk
memperoleh data dengan cara mengajukan pertanyaan kepada unit organisasi
yang terkait dalam pelaksanaan administrasi persediaan CV. SALMA SHOFA
Samarinda yaitu manajer toko, kasir, dan karyawan bagian penjualan.
2. Observasi
Observasi adalah pengamatan secara langsung pada suatu objek yang akan
diteliti dengan tujuan untuk memperoleh gambaran mengenai objek tersebut.
Metode ini digunakan dengan cara analis datang dan melakukan pengamatan
secara langsung mengenai aktivitas administrasi persediaan di CV. SALMA
SHOFA Samarinda
3. Dokumentasi
Dokumentasi adalah pencatatan atas data yang diperoleh dari kumpulan
dokumen-dokumen dilokasi penelitian terkait. Metode dokumentasi dilakukan
dengan cara analis datang ke CV. SALMA SHOFA Samarinda dan datang ke
bagian kasir untuk mengumpulkan data mengenai dokumen dan data-data yang
dibutuhkan untuk penelitian aktivitas administrasi persediaan di CV. SALMA
SHOFA Samarinda
27
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
PEMBAHASAN
Pada fase ini analis membuat perancangan sistem informasi baru yang
merupakan hasil analisis dari kelemahan – kelemahan dari sistem informasi
akuntansi penerimaan kas yang ada. Adapun bentuk perancangan spesifikasi
sistem pada fase ini adalah document flowchart dan data flow diagram (DFD)
Berikut merupakan dokument flowchart dan form-form yang diusulkan
oleh analis untuk memperbaiki kelemahan sistem lama :
Gambar 7 Desain Flowchart Persediaan Barang Yang Diusulkan
Flowchart Usulan SIA Persediaan CV. Salma Shofa
Pembelian
Gudang
start
Pesanan
pembelian
Administrasi
Surat jalan
retur
supplier
Nota
penjualan
Form
Penerimaan
Barang
1
Barang
retur
Purchase order by
phone
supplier
sms
supplier
baran
g
Surat jalan
Menyiapkan
barang dan
membuat rekap
barang keluar
Form barang
retur
=
Mengisi
form
pesanan
pembelian
faktur
Pesanan
Pesanan
pembelian
pembelian
Penerimaan
dan
pengecekan
barang
faktur
baran
g
2
Rekap Barang
Keluar
Rekap Barang
Keluar
retur
Pesanan
pembelian V
Form barang
retur
Y
Membuat
form
barang
retur/ catat
Purchase order by
phone
Form barang
Form
barang
retur
retur
Form barang retur
yang telah ditukar
Laporan
barang
masuk
Cacat/
retur
Input data
barang masuk,
barang keluar,
barang retur
T
Membua
t rekap
barang
masuk
C
supplier
A
3
penjualan
Nota
Form barang
retur yang tlh
ditukarbarang
Rekap
=
2
Rekap Barang
Keluar
Membuat
rekap
barang retur
yang telah
ditukar
=
Laporan
barang
keluar
Form
Penerimaan
Barang
1
DB
PERSEDIAAN
BARANG
Laporan
barang
masuk
Laporan
barang
keluar
B
3
28
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Keterangan :
Pembelian (Manajer Toko)
Bagian Pembelian melakukan pesanan pembelian kepada supplier melalui fitur
pesan singkat.
-
Pesanan Pembelian yang berbentuk pesan singkat tersebut kemudian
disalin ulang ke dalam form pesanan pembelian dimana satu lembar form
pesanan pembelian diberikan kepada bagian gudang dan satu lembar lagi
disimpan oleh bagian pembelian.
-
Bagian Pembelian menerima faktur dari supplier kemudian mencocokan
faktur tersebut dengan pesanan pembelian.
-
Dalam kasus terdapat barang cacat, bagian pembelian melakukan
pemesanan kembali berdasarkan form barang retur yang dikirimkan oleh
bagian gudang.
-
Bagian Pembelian menerima rekapan barang cacat yang telah ditukar oleh
supplier dari bagian gudang.
Gudang
-
Bagian gudang menerima pesanan pembelian yang dikirimkan oleh bagian
pembelian.
-
Pada saat barang yang dibeli datang, bagian gudang menerima barang
tersebut dan mencocokan surat jalan dan barang datang yang berasal dari
supplier dengan pesanan pembelian.
-
Apabila terdapat barang cacat pada saat proses pengecekan barang, maka
bagian gudang mengisi form barang retur.
29
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
-
Form barang retur tersebut kemudian diberikan kepada bagian pembelian
agar dilakukan penukaran barang.
-
Pada saat barang yang ditukar telah datang, bagian gudang melakukan
pengecekan dan pencocokan kembali antara barang yang ditukar dan surat
jalan dengan form barang retur.
-
Apabila telah sesuai maka bagian pembelian mengisi form barang retur
yang telah ditukar. Satu lembar form tersebut dikirmkan kepada bagian
pembelian, dan satu lembar lagi disimpan oleh bagian gudang untuk
memperbaharui informasi form penerimaan barang masuk.
-
Satu lembar form penerimaan barang masuk dikirim ke bagian
administrasi sedangkan satu lembar lainnya disimpan oleh bagian gudang.
-
Apabila tidak terdapat barang cacat maka bgian gudang langsung mengisi
form penerimaan barang masuk.
-
Untuk aktivitas pengeluaran barang dari gudang , bagian gudang
menyiapkan barang sesuai dengan nota yang dikirimkan oleh bagian
penjualan.
-
Setelah barang tersebut siap, bagian gudang mengisi form pengeluaran
barang.
-
Satu lembar form pengeluaran barang disimpan oleh bagian gudang dan
satu lembar lagi dikirim ke bagian administrasi.
Administrasi
-
Bagian administrasi menerima form penerimaan barang dan form
pengeluaran barang dari bagian gudang.
30
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
-
Bagian administrasi merekam data barang masuk dan data barang
keluar ke dalam database persediaan
-
Setelahs data tersebut direkam, bagian admiistasi mencetak laporn
barang masuk dan barang keluar,
-
Laporan barang masuk dan laporan barang keluar tersebut diberikan
kepada bagian pembelian.
Agar dokumen Flowchart diatas dapat dijabarkan spesifikasi rincinya
maka dengan ini analis menggambarkan Data Flow Diagram (DFD) hingga level
yang mudah dipahami oleh pihak yang berkepentingan seperti programer dan
implementator.
Gudang
Form Pesanan Pembelian
Form Barang Retur
Form Barang Keluar
Sistem Informasi
Akuntansi
Persediaan
laporan
Pembelian
Form Barang Masuk
T_data_barang
_masuk
Administrasi
T_data_barang
_keluar
Data Barang Masuk
Data Barang Keluar
Gambar 8 DFD Konteks Level 0
31
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Store Manager
Pesanan Pembelian
1
Pesanan
pembelian
supplier
Surat jalan
Form Retur
2
Penerimaan
Barang
T_data_brg_mas
uk
Form Retur
Gudang
3
Retur
4
Pengeluaran
Barang
Nota
T_data_brg_ke
luar
Laporan
5
Laporan
Gambar 9 DFD Level 1
a. Desain Skema Database Konseptual
Desain skema database konseptual ini menggambarkan desain database
yang akan digunakan di dalam sistem yang baru. Desain database ini
menggambarkan tabel-tabel yang digunakan.
Tabel Data Karpet
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan dan melihat berapa jumlah karpet
yang masuk ataupun keluar yang ada di perusahaan. Tabel data karpet dapat
dilihat berikut ini.
No
1.
3.
4.
5.
Nama Field
ID
kode_karpet
nama_karpet
Ukuran_karpet
6
Jumlah_masuk
7
Jumlah_keluar
8
Stok karpet
Keterangan
Type Data
Nomor urutan
Autonumber
Kode karpet
Number
Nama karpet
Text
Ukuran karpet
Text
Jumlah karpet yang
Number
dibeli
Jumlah karpet yang
Number
terjual
Stok karpet yang
Number
tersedia di perusahaan
32
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Tabel Karpet Masuk
Tabel ini berfungsi sebagai informasi data barang yang masuk. tabel
karpet masuk bisa dilihat sebagai berikut :
No
Nama Field
Keterangan
1.
ID
Nomor Urutan
2.
Kode_karpet
3.
Jumlah_masuk
4.
Tanggal_masuk
Kode karpet
Jumlah karpet yang
dibeli
Tanggal karpet dibeli
Type
Data
Auto
number
Number
Date/time
text
Tabel Karpet Keluar
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data karpet yang terjual. Tabel
karpet keluar dapat dilihat sebagai berikut :
No
1.
2.
Nama Filed
Id
Kode_karpet
3.
Jumlah_keluar
4.
Tanggal keluar
Keterangan
Nomor urutan
Kode karpet
Jumlah karpet yang
terjual
Tanggal karpet yang
terjual
Type Data
autonumber
number
Text
Date/time
Skema Relasi Antar Tabel
Gambar 10 Skema Relasi Antar Tabel
33
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
b. Desain Prototipe Interface Pengguna
Desain berikut ini menunjukkan gambaran interface yang berhubungan
dan terdapat dalam aplikasi persediaan.
Gambar 11 Tampilan Awal Aplikasi
Gambar diatas merupakan tampilan awal dari aplikasi sistem informasi
akuntansi persediaan barang. Tampilan ini akan muncul pada saat program
pertama kali digunakan atau diaktifkan .
Form Tambah Baru berfungsi untuk memasukan data karpet.
Command Button hapus berfungsi untuk menghapus record data
karpet.
Form Transaksi Masuk berfungsi untuk merekam data karpet yang
dibeli.
Form Transaksi Keluar berfungsi untuk merekam data karpet yang
terjual.
Combo box Laporan berfungsi untuk melihat laporan daftar karpet,
laporan daftar karpet yang dibeli, dan laporan daftar karpet yang
terjual.
34
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
1.
Form Tambah Baru
a. Penjelasan
Form Tambah Baru berfungsi untuk merekam secara keseluruhan data karpet
yang ada di CV. Salma Shofa.
b. Perancangan
Textbox kode karpet, nama karpet, dan ukuran karpet
Tombol Simpan dan Tambah Baru untuk merekam data karpet
Tombol keluar untuk keluar dari form Tambah Baru
Gambar 12 Tampilan Form Tambah Baru
2.
Form Transaksi Masuk
a. Penjelasan
Form Transaksi Masuk digunakan untuk merekam data karpet yang dibeli, seperti
nama karpet, ukuran karpet yang dibeli, tanggal berapa karpet tersebut dibeli, dan
jumlah karpet yang dibeli
b. Perancangan
Textbox kode karpet, nama karpet, ukuran, tanggal masuk, dan jumlah masuk
Tombol Simpan berfungsi untuk merekam dan menyimpan data ke dalam
database persediaan
Tombol Keluar berfungsi untuk keluar dari form transaksi masuk
35
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Gambar 13 Tampilan Form Tansaksi Masuk
3.
Form Transaksi Keluar
a. Penjelasan
Form Transaksi Keluar digunakan untuk merekam data karpet yang terjual,
meliputi kode karpet, nama karpet yang terjual, ukuran karpet yang terjual,
tanggal karpet tersebut terjual, dan jumlah karpet yang terjual
b.
Perancangan
Textbox kode karpet, nama karpet, ukuran karpet,, tanggal keluar, dan
jumlah keluar
Tombol simpan berfungsi untuk merekam dan menyimpan data karpet
yang terjual ke dalam database persediaan
Tombol keluar berfungsi untuk keluar dari form transaksi keluar
36
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Gambar 13 Tampilan Form Transaksi Keluar
4. Combo box Laporan
Combo box Laporan memuat data tentang laporan karpet secara keseluruhan, mulai
dari laporan tentang daftar karpet, laporan tentang transaksi masuk, dan juga laporan
tentang transaksi keluar
Gambar 14 Tampilan Combo box Laporan
37
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
Gambar 15 Tampilan Laporan Daftar Karpet
Gambar 16 Tampilan Laporan Daftar Karpet Masuk
Gambar 17 Laporan Daftar Karpet Keluar
38
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di CV Salma Shofa
KESIMPULAN DAN SARAN
a. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan oleh penulis, maka yang
dapat disimpulkan oleh penulis adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi akuntansi persediaan yang saat ini sedang berjalan di
CV. Salma Shofa Samarinda terdapat kelemahan – kelemahan di