Unified Modelling Language (UML)

  

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BUKU

DENGAN METODE BERORIENTASI OBYEK

Syaifudin, Etty Fibriani

  Program Studi Sistem Informasi Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas Trisakti

  

Abstrak

  

Penjualan dan persediaan buku saat sekarang masih dilakukan secara manual, sehingga untuk

pengecekan persediaan dilakukan terlalu lama. Demikian juga untuk pelayanan penjualan konsinyasi

kurang cepat dan kurang akurat. Penelitian ini bertujuan untuk membuat system informasi sehingga

penjualan dan persediaan dilakukan dengan cepat dan akurat. Untuk menyelesaikan penelitian ini

digunakan metode berorientasi obyek (UML). Hasil adalah persediaan dapat dilakukan tanpa harus

mencari buku catatan sehingga dengan cepat diketahui dan penjualan dapat dilakukan dengan teliti dan

cepat.

  Kata Kunci: Sistem Informasi, persediaan, penjualan, metode berorientasi obyek.

  Pendahuluan

  Kemajuan teknologi yang sangat cepat mendorong setiap perusahaan untuk tetap mengikuti perkembangan dan terus meningkatkan kemampuannya dalam mengolah data-data dan informasi yang dimilikinya dan laporan yang dibutuhkannya. Untuk mencapai tujuannya suatu perusahaan memerlukan informasi yang tepat dan efisien. Untuk itu suatu perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang mendukung kebutuhan perusahaan yang akan membantu sebuah manajemen perusahaan dalam menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan itu sendiri, maupun dalam meningkatkan pelayanan perusahaan terhadap pelanggan (Theodoras, 2005).

  Dalam perkembangannya, untuk meraih pangsa pasar dan meningkatkan volume penjualan perusahaan bisa menggunakan penjualan tunai, angsuran, dan konsinyasi (Jobber & Lancaster, 2009). Dalam penjualan konsinyasi terjadi pengiriman dan penitipan barang oleh pemilik barang kepada pihak lain yang bertindak sebagai penjual, dimana si penjual akan mendapat komisi dari pemilik barang sesuai dengan perjanjian atas barang yang laku terjual (Tuttle, 2011). Barang yang tidak laku terjual dalam batas waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan pemilik barang akan ditarik kembali ke dalam gudang perusahaan, atau disebut dengan retur konsinyasi.

  Dalam hal ini PT. Suara Agung yang mempunyai usaha di bidang penjualan buku khususnya buku-buku tentang Agama Islam. Di dalam kegiatannya PT. Suara Agung mendistribusikan buku-buku yang diterima dari supplier untuk dijual secara konsinyasi dan tunai. Selama ini aktifitas penjualan dan penanganan persediaan buku sebagian besar masih dilakukan secara manual walaupun sudah ada aplikasi yang dibuat untuk mencatat data penjualan.

  Proses manual yang masih dilakukan PT. Suara Agung adalah dalam menginput data keluar masuk barang dan pembuatan laporan rekapitulasi bulanan dengan menggunakan Microsoft Excel. Aplikasi yang ada saat ini hanya digunakan untuk pencatatan dan pencetakan Nota Surat Jalan dan Faktur Penjualan. Ketika akan melakukan rekapitulasi data penjualan buku pada bulan tertentu, dengan cara manual, pihak PT. Suara Agung harus mengumpulkan data penjualan pada catatan yang ada di aplikasi penjualan terlebih dahulu, sehingga menimbulkan ketidakpraktisan dan kelambanan dalam penanganan laporan rekapitulasi.

  Untuk mengatasi permasalahan tersebut perlu adanya Pengembangan Sistem Informasi Penjualan Buku pada PT. Suara Agung. Dimana pelayanan akan lebih baik dan melakukan laporan penjualan akan lebih cepat.

  Studi Pustaka

  Untuk menyelesaiakan penelitian mengenai Aplikasi mengenai penjualan buku diperlukan pemahaman mengaenai sistem informasi, penjualan, entity relationship diagram (ERD), The

  Unified Modeling Language (UML), analisis dan desain sistem.

  Sistem Informasi

  Sistem informasi sebagai sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk pengendali informasi (Al- Bahra, 2005). Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut (Kristanto, 2008).

  Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data.

  Pengertian Penjualan

  Penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan penjualan dan kebutuhan pembeli terpenuhi, melalui antar informasi dan kepentingan (Kottler, 2002). Dalam penulisan ini, penjualan dapat diklasifikasikan sebagai penjualan secara tunai dan penjualan konsinyasi(Jobber & Lancaster, 2009). Penjualan tunai bersifat cash and carry dimana penjual dan pembeli menyepakati harganya dan pembeli menyerahkan pembayaran secara langsung dan barang bias dimiliki langsung oleh pembeli. Sedangkan penjualan konsinyasi adalah penjualan dengan cara penitipan kepada pembeli yang juga sebagai penjual.

  Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan data modeling yang dipergunakan untuk mendokumentasikan data sistem.

  Dokumentasi dilakukan dengan cara menentukan kelompok data apa saja yang terdapat pada tiap

  

entity dan bagaimana hubungan antara entity satu dengan yang lainnya. Entity dapat berupa

environmental element , resource dan transaksi yang sangat diperlukan dan di dokumentasikan

  dalam bentuk data (Mcleod, 2006). ERD dalam perancangan basis data digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu: entity, relationship dan atribut.

  Unified Modelling Language (UML) The Unified Modeling Language (UML) merupakan bahasa pemodelan standar atau metode

  pemodelan secara visual sebagai sarana untuk merancang dan membuat sofware berorientasi objek (Kandel et al., 2010). Ketika kita membuat model menggunakan konsep UML ada aturan-aturan yang harus diikuti. Bagaimana elemen pada model-model yang kita buat berhubungan satu dengan lainnya harus mengikuti standar yang ada. UML bukan hanya sekedar diagram, tetapi juga menceritakan konteksnya. Ketika pelanggan memesan sesuatu dari sistem, bagaimana transaksinya, bagaimana sistem mengatasi kesalahan yang terjadi dan bagaimana keamanan terhadap sistem yang kita buat ini semua dapat dilakukan dengan menggunkan UML(Widodo et al., 2011).

  UML biasanya diaplikasi untuk maksud tertentu antara lain untuk : merancang perangkat lunak, sarana komunikasi antara perangkat lunak dengan proses bisnis, menjabarkan sistem secara rinci untuk analisa dan mencari apa yang diperlukan system, mendokumentasi sistem yang ada, proses-proses dan organisasinya. Diagram-diagram yang termasuk dalam UML dan sering digunakan untuk merepresentasikan hasil analisis, desain dan implementasi adalah sebagai berikut : Use Case Diagram, Class Diagram dan Sequence Diagram (Juan et al., 2005)

  Use Case Diagram Use case menggambarkan fungsi tertentu dalam suatu sistem berupa komponen, kejadian

  atau kelas (Pilone, 2005). Sedangkan definisi mengartikan use case sebagai urutan langkah-langkah yang secara tindakan saling terkait (skenario), baik terotomatisasi maupun secara manual, untuk tujuan melengkapi satu tugas bisnis tunggal (Whitten & Bentley, 2007).

  Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa diagram use case merupakan rangkaian komponen yang dapat menggambarkan bagaimana seseorang sebagai pengguna berinteraksi dengan sistem. Komponen pembentuk diagram use case adalah actor, use case dan relationship.

  Class Diagram Class diagram adalah inti dari proses pemodelan objek baik forward engineering maupun

reverse engineering . Forward engineering merupakan proses perubahan model menjadi kode

  program, sedangkan reverse engineering merubah kode program menjadi model (Widodo et al., 2011).

  Sedangkan kelas adalah sebuah kategori yang membungkus informasi dan perilaku (Sholiq, 2010). Informasi dapat berupa atribut yang menjelaskan karakteristik dari suatu objek, dan perilaku menentukan apa yang dapat dilakukan oleh suatu objek. Jadi dapat disimpulkan sebuah kelas merupakan rancangan dasar dari suatu objek. Class diagram digunakan untuk menampilkan kelas-kelas atau paket-paket dalam sistem dan relasi antar kelas-kelasnya. Class diagram terbentuk dari tiga area pokok: Class Name, Attribute dan operation.

  Sequence Diagram Sequence diagram merupakan diagram interaksi yang disusun berdasarkan urutan waktu.

  Setiap Sequence diagram merepresentasikan satu flow dari beberapa flow didalam use case. Didalam sequence diagram sebuah objek berinteraksi dengan lainnya dengan mengirimkan pesan. Pengiriman sebuah pesan oleh sebuah objek memicu eksekusi sebuah metode. Argumen dapat dilewatkan dari objek yang memanggil pesan kepada metode di objek penerima pesan (Sholiq, 2010).

  Boundary adalah objek yang terletak dalam sebuah pembatas antara sistem dan lingkungannya. Objek ini merupakan sebuah antar muka atau jendela dari sebuah aplikasi terhadap pemakai atau aplikasi lainnya. Message adalah komunikasi antar objek dengan objek lainnya untuk menjalankan sesuatu yang dikehendaki objek tertentu.

  Metodologi

  Metodologi yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah Wawancara, observasi secara langsung dengan staff atau karyawan PT.Suara Agung, melakukan studi Kepustakaan, Analisa Kebutuhan, Analisis dan Desain Sistem Mengunakan metode UML (Unified Model Languange), antara lain Use Case Diagram, Class Diagram dan Sequence Diagram (Juan et al., 2005). Berikutnya adalah Implementasi dan Uji Coba.

  Analisis dan Desain Sistem

  Analisis dan desain pada sistem penjualan konsinyasi dan stok buku ini dibuat dengan mengunakan metode Unified Modelling Language. Selain menggunakan UML, sistem informasi ini juga didesain menggunakan ERD. Untuk melaksanakan analisis dan desain ini diperlukan analisa kebutuhan (Requirement).

  User Requirement

  Berdasarkan hasil wawancara dari berbagai pihak yang terkait, dapat diperoleh beberapa kebutuhan user yang diperlukan dalam sistem informasi ini, yaitu : a.

  Pembuatan Surat Jalan sebagai daftar pemesanan buku oleh konsumen sekaligus sebagai surat perintah kepada bagian gudang untuk mengirimkan buku kepada konsumen.

  b.

  Pembuatan Faktur sebagai bukti penjualan kepada konsumen.

  c.

  Dapat mengontrol stok buku di dalam gudang perusahaan maupun stok buku yang berada di gudang consigner atas penjualan konsinyasi.

  d.

  Pembuatan laporan penjualan dan stok secara konsinyasi dan tunai.

  Perancangan UML (Unified Modeling Language)

  Komponen-komponen UML yang digunakan dalam proses analisis dan desain aplikasi ini adalah use case diagram, class diagram dan sequence diagram (Juan et al., 2005).

  Use Case Diagram

  Di dalam use case diagram, fungsi-fungsi dari sistem yang dibuat berdasarkan analisa dari kebutuhan user. Adapun use case diagram penjualan buku seperti pada gambar 1. Dari gambar 1 dapat dideskripsikan sebagai berikut: Admin berfungsi untuk mengelola data user dan mengelola master. Staf keuangan berfungsi membuat surat jalan, membuat faktur penjualan, membuat retur konsinyasi dan membuat laporan. Staf gudang berfungsi menginput dan melihat stok.

  Gambar 1. Use case diagram penjualan buku

  Class Diagram

  Berikut ini memperlihatkan kelas-kelas pada sistem yang dibangun dan konsep klas diagram sebagai berikut: a.

  Class Data Master diturunkan menjadi 3 bagian, yaitu: Data buku, Data Customer, dan Data Supplier.

  b.

  Class Stok Masuk, SuratJalan, Faktur, dan Retur menggunakan data transaksi.

  c.

  Class Surat Jalan dan Faktur terdiri dari tunai dan konsinyasi yang memiliki hubungan generalisasi.

  d.

  Class turunan Surat Jalan Tunai merupakan bagian dari Class Faktur Tunai. Atau dengan kata lain, Class Faktur Tunai harus memiliki Class Surat Jalan Tunai agar bisa diinisialisasi.

  e.

  Class turunan Surat Jalan Konsinyasi dapat memiliki Class Faktur Konsinyasi. Atau dengan kata lain, Class Faktur Konsinyasi dapat diinisialiasi bila terdapat buku konsinyasi yang terjual.

  f.

  Class turunan Surat Jalan Konsinyasi dapat memiliki Class Retur Konsinyasi. Class Retur Konsinyasi dapat diinisialisasi bila terdapat buku konsinyasi yang tidak terjual (dikembalikan).

  g.

  Setiap class terhubung pada tabel database.

  Sequence Diagram

  Berikut ini adalah sequence diagram yang merupakan gambaran dari hubungan antara kelas-kelas yang digunakan pada saat aplikasi dijalankan. Mengenai Sequence Diagram untuk Input Faktur Penjualan sebagai berikut: a.

  Staff Keuangan memilih menu Faktur Penjualan (FakturPenjualan ToolStrip MenuItem_Click() ) pada form menu_utama.

  b.

  Setelah menu Faktur dipilih, program menampilkan form_faktur.show(). c.

  Program akan menjalakan fungsi GenIdFaktur() yang berfungsi untuk menciptakan nomor id.Faktur secara otomatis. Nomor id.Faktur dirumuskan sebagai berikut: “FR”+tanggal+bulan+tahun+nourut.

  d.

  Staff keuangan memilih jenis penjualan pada kotak isian yang ada.

  e.

  Bila jenis penjualan adalah tunai, program menjalankan fungsi BukaSRJLTunai() yang berfungsi untuk menampilkan pelanggan yang memiliki pembelian tunai.

  f.

  Program menjalankan fungsi opendataSRJL() yang berfungsi untuk membuka tabel surat jalan pada database.

  g.

  Pada saat fungsi opendataSRJL() dijalankan, program menjalankan perintah SQL Query untuk membuka tabel surat jalan.

  h.

  Data surat jalan hasil dari SQL Query selanjutnya dimasukkan ke dalam objek dataGridView1 yang merupakan daftar pelanggan yang telah dibuatkan surat jalan. i.

  Program menjalankan fungsi hitunghargatotal() yang berfungsi untuk menghitung harga total penjualan. j.

  Bila jenis penjualan adalah konsinyasi program menjalankan fungsi GenIdKonsi()yang berfungsi untuk menciptakan nomor id.Konsinyasi secara otomatis. Nomor id.Konsinyasi dirumuskan sebagai berikut: “KS”+tanggal+bulan+tahun+nourut. k.

  Program memanggil fungsi BukaPlgKonsi() yang berfungsi untuk membuka data pelanggan yang memiliki pembelian konsinyasi. l.

  Program menjalankan fungsi opendatasrjl() yang berfungsi untuk membuka tabel surat jalan pada database. m.

  Pada saat fungsi opendataSRJL() dijalankan, program menjalankan perintah SQL Query untuk membuka tabel surat jalan. n.

  Data surat jalan hasil dari SQL Query selanjutnya dimasukkan ke dalam objek cboIdCust yang merupakan daftar pelanggan yang konsinyasi. o.

  Staff Keuangan memilih nama pelanggan yang konsinyasi pada kotak pilihan yang tersedia. p.

  Program menjalankan fungsi opendatastokkonsi() yang berfungsi untuk membuka tabel Stok Konsinyasi pada database. q.

  Pada saat fungsi opendatastokkonsi() dijalankan, program menjalankan perintah SQL Query untuk membuka tabel stokkonsi. r.

  Hasil dari SQL Query kemudian dimasukkan ke dalam objek cboidbrg yang merupakan daftar buku yang telah dipesan secara konsinyasi. s.

  Staff Keuangan memilih buku yang ingin dijual pada kotak pilihan yang tersedia. t.

  Staff Keuangan menekan tombol OK (btnOK_Click()) pada form_faktur. u.

  Program menjalankan cetakfaktur() yang berfungsi untuk mencetak Nota Faktur Penjualan. v.

  Program menjalankan perintah SQL Query untuk mengakses tabel faktur untuk proses cetak.

  Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) dari Aplikasi Penjualan Buku di PT. Suara Agung.

  ERD merupakan hubungan antara table yang satu dengan yang lain dan status hubungannya. Hubungan satu ke satu atau satu ke banyak.

  Implementasi

  Tahap implementasi merupakan suatu proses untuk menyelesaikan desain sistem yang sudah ada berdasarkan rancangan sistem yang disetujui atau sudah sesuai dengan kebutuhan user dan merupakan tahap uji coba terhadap sistem baru tersebut.

  Pada aplikasi ini akan ditampilkan Faktur Penjualan dan retur Konsinyasi seperti pada gambar 2 dibawah.

  Gambar 2. Navigasi untuk Form Faktur Penjualan Selanjutnya menu dibawah merupakan form untuk membuat faktur penjualan sebagai bukti buku-buku yang telah terjual baik secara tunai maupun konsinyasi seperti pada gambar 3.

  Gambar 3. Form faktur penjualan tunai atau konsinyasi

  Kesimpulan

  Berdasarkan hasil implementasi dan uji coba yang dilakukan oleh penulis maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : a.

  Aplikasi ini dapat mempermudah pihak perusahaan untuk mengelola penyajian data persediaan dan penjualan buku pada PT.Suara Agung.

  b.

  Dapat membantu menekan kesalahan-kesalahan dalam pencatatan keluar masuknya buku, pencatatan transaksi penjualan, dan pembuatan laporan rekapitulasi bulanan.

  c.

  Mempermudah pihak perusahaan dalam mengontrol persediaan buku secara konsinyasi yang telah didistribusikan ke pihak pelanggan.

  d.

  Dapat meningkatkan efisiensi dalam pembuatan laporan rekapitulasi persediaan dan penjualan buku sebagai bahan keputusan perusahaan.

  Daftar Pustaka Al-Bahra, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta. _th Jobber,D.& Lancaster,G. ,2009, Selling and Sales Management 8 edition, Prentice Hall.

  

Jogiyanto, H., 2005, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Yogyakarta.

Juan, Y.C., Cherng-Min Ma, C.M. & Huang-Mu Chen, H.M.,2005, Applying UML To The

Development Of Medical Care Process Management System For Nursing Home Residents,

  

International Journal of Electronic Business Management, Vol. 322 3, No. 4, pp. 322-330

Kandel, M., Hassan, A.E., Asem, A.S & Ibrahim, M.E. ,2010, UML Analysis For Quality Assurance

Management System For Higher Education, International Journal of Engineering Science and Technology, Vol 2(4), 417-432

  Kotler, P., 2002, Marketing Management, Millenium Edition, Pearson Custom Publishing.USA Kristanto, A. ,2008, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya Gava Media, Yogyakarta. McLeod, R. , 2006, Management Information Systems, Prentice Hall. Pilone, D. & Pitman, N., 2005, UML 2.0 in a Nutshell, O’Reilly Media, Inc. USA. Sadeli, 2010, Aplikasi Penjulan dengan Visual Basic 2008, Jakarta. Sholiq, 2010, Analisis dan Perancangan Berorientasi Obyek, CV Muara Indah, Bandung.

Theodoras, D., 2005, Improving customer service performance within a food supplier-retailers

context, International Journal of Retail & Distribution Management Vol. 33 No. 5,pp. 353-37

Tuttle, D.R., 2011, Consignment sales franchise reorganizes after growth, http:// journalrecord.

com/2011/12/12/consignment-sales-franchise-reorganizes-after-growth/ download Mei 22, 2012

  Whitten, J.L. &, Bentley, L.D, 2007, Systems analysis & Design Methods, McGraw-Hill Widodo, Prabowo, P . dan Herlawati ,2011, Menggunakan UML, Bandung: Informatika.