Cetak Biru Teknologi Informasi UPN Veteran Jakarta 2011-2015 Disusun oleh: Tim Internal Cetak Biru TI UPNVJ Didampingi oleh: Tim Konsultan PT. Multimedia Solusi Prima Daftar Isi - Cetak Biru Teknologi Informasi UPNVJ 2011 2015 v0.95

  

Cetak Biru Teknologi

Informasi

UPN Veteran Jakarta

2011-2015

  

Disusun oleh:

Tim Internal Cetak Biru TI UPNVJ

  

Didampingi oleh:

Tim Konsultan PT. Multimedia Solusi Prima

  

Daftar Isi

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

1 Pendahuluan

  1.1 Latarbelakang

  “He who fails to plan, plans to fail,” adalah kutipan populer yang menunjukkan pentingnya fase perencanaan dalam siklus kehidupan manusia dan organisasi. Rencana tersebut akan menjadi arahan bagi suatu organisasi dan setiap komponen di dalamnya untuk beraktivitas sesuai dengan peranannya masing- masing guna mencapai visi, misi dan tujuan organisasi tersebut. Kebutuhan perencanaan itu pun tentu berlaku bagi UPN Veteran Jakarta (UPNVJ) sebagai satu lembaga perguruan tinggi yang mengemban Tri Dharma (Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat) dengan kekhususan pada bidang pertahanan dan bela negara.

  Pada dekade ini, Teknologi Informasi (TI) telah berkembang sedemikian pesatnya dan semakin memiliki peranan yang signifkan dalam mendukung organisasi sesuai dengan tingkat kematangannya. TI yang di tahapan awal organisasi lebih banyak berperan sebagai penyedia infrastruktur teknologi akan meningkat secara bertahap menuju peranan yang lebih strategis seiring dengan peningkatan kematangan organisasi itu sendiri.

  Oleh karena itu, seiring dengan telah disusunnya Rencana Strategis UPNVJ tahun 2011-2015 oleh tim Renstra UPNVJ dengan didampingi konsultan, maka diperlukan juga Cetak Biru TI UPNVJ tahun 2011-2015 yang berisi rancangan Arsitektur dan Tata Kelola TI yang dilengkapi dengan Roadmap Implementasi Program dan Proyek TI sebagai dokumen rencana TI untuk mendukung pencapaian sasaran strategis UPNVJ yang terdapat pada Renstra tersebut di atas. Dokumen ini disusun oleh tim Cetak Biru TI UPNVJ dengan didampingi oleh konsultan.

  1.2 Tujuan

  Tujuan penyusunan dokumen Cetak Biru TI ini adalah agar UPNVJ:

  1. Memiliki Rancangan Cetak Biru Arsitektur Infrastruktur TI

  2. Memiliki Rancangan Cetak Biru Arsitektur Sistem Informasi

  3. Memiliki Rancangan Tata Kelola TI

  4. Memiliki Roadmap Implementasi Program dan Proyek TI

2 Metodologi

3 Dokumentasi Bisnis

3.1 Arsitektur Bisnis

  3.1.1 Visi, Tujuan dan Nilai UPNVJ Visi

  Pada tahun 2020, UPNVJ menjadi PT terkemuka di tingkat Nasional pelaksana Tridarma PT yang Menunjang Pertahanan dan Bela Negara

  Tujuan 1. Lulusan yang kompeten dan memiliki karakter bela negara.

  2. Menghasilkan penelitian yang benuansa pertahanan negara dan dipublikasikan secara nasional pada jurnal terakreditasi.

  3. Pemberdayaan masyarakat yang berorientasi pada daerah tertinggal dan wilayah perbatasan.

  Nilai

  1. Widya Mwat Yasa

  2. Disiplin

  3. Kejuangan

  4. Kreativitas

  5. Sadar Belanegara

  3.1.2 Konteks Bisnis N Nama Keterkaitan Data Masuk Data Keluar o.

  1. Mahasiswa  Pendidikan  KRS  KHS/Transkrip  Penelitian  Keuangan  Ijazah  Pengabdian  Usulan  Hasil Penelitian Masyarakat Penelitian  Tugas Akhir/

   Usulan TA/ Skripsi/ Tesis

  N Nama Keterkaitan Data Masuk Data Keluar o.

  Skripsi/ Tesis

  2. Masyarakat  Penelitian  Calon  Informasi Publik  Pengabdian Mahasiswa UPN

   Kandidat Masyarakat Lokasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

  3. Yayasan  Penentu  Kebijakan  Pengajuan (BPDik) Kebijakan UPN Bidang Program Kerja

   Pemberi Izin Pendidikan dan Anggaran Pengambilan dan  Laporan Pengajaran Dana UPN Keuangan  Kebijakan Investasi  Laporan (CAPEX) Umum UPN Realisasi

   Pengajuan dan  SKEP Program Kerja

  Pemberhentian Penerimaan & Anggaran Pegawai dan  Pengajuan

  Pemberhentia Pegawai n Pegawai  Usulan

   SKEP Pemberhentian

  Anggaran Pegawai yang Disetujui  SKEP

  Persetujuan Mata Anggaran Investasi

  4. Kemhan  Penyetuju  -  Pengajuan Anggaran UPN Mutasi PNS

   Pemberi Dana Gaji PNS dan Pemeliharaan Gedung

  5. Bank  Penyimpanan  Keuangan  - Dana UPN

   Penampungan  Kewajiban Dana Keuangan Pembayaran Mahasiswa Mahasiswa  Cash Management Online

  6. DIKTI  Pelaporan  NIDN  EPSBED

  N o. Nama Keterkaitan Data Masuk Data Keluar

  EPSBED  Pemrosesan Borang Akreditasi  Penugasan Dosen DIKTI

   Status Akreditasi  Beasiswa Penelitian  Dana Hibah  Borang  Usulan Dosen  Laporan Penelitian  Laporan Hibah

  7. Alumni  Belum Ada  Biodata Alumni

   Belum Ada

  8. Industri  Pemberi Beasiswa

   Penelitian  Kerja Praktek  Pengguna Lulusan  Usulan Kurikulum  Lowongan Kerja Praktek  Lowongan Kerja  Permintaan Penelitian  Prestasi Akademik Mahasiswa  Usulan Kerja Praktek  Usulan Penelitian

3.1.3 Proses Bisnis High Level

  N o

Grup Proses Deskripsi

A PROSES UTAMA

  N o Grup Proses Deskripsi

  Proses pendidikan lainnya yang belum ada SOP sbb:

  4 Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

  2. Penyaluran Lulusan ke Industri Belum ada referensi SOP

  1. Legalisir Salinan Ijazah dan Transkrip

  Proses pelayanan pasca-pendidikan:

  3 Pelayanan Pasca- Pendidikan

  5. Wisuda

  4. Ijazah dan Transkrip

  3. Yudisium

  2. Kuliah Kerja Nyata (KKN)

  1. Kerja Praktek (KP)

  11.SOP Penindakan terhadap Dosen yang Melanggar Disiplin

  1 Pelayanan Pra-Pendidikan Penerimaan mahasiswa baru (Penmaru), mulai dari pendaftaran s.d. pengumuman kelulusan. Referensi: SOP Penerimaan Mahasiswa Baru Reguler

  10.SOP Pembinaan Dosen Muda

  9. SOP Pengumuman Nilai Ujian

  8. SOP Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Perkuliahan

  7. SOP Pengembangan Kurikulum

  6. SOP Tugas Akhir/ Skripsi/ Tesis

  5. SOP Pengangkatan Dosen Pembimbing dan Pembimbingan Akademik

  4. SOP Ujian Akhir Semester (UAS)

  3. SOP Pelaksanaan Perkuliahan

  2. SOP Pengelolaan Data Mahasiswa (Registrasi)

  1. SOP Pelayanan Pengurusan KRS

  2 Proses Pendidikan Pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, mulai dari pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) s.d. Wisuda Referensi:

  Proses penelitian dan pengabdian masyarakat mulai dari pengajuan s.d. seminar.

  N Grup Proses Deskripsi o

  Referensi:

  1. SOP Melaksanakan Penelitian

  2. SOP Pengabdian Masyarakat Proses PPM lain yang belum ada SOP: PKM (Penelitian Kegiatan Mahasiswa)

  5 Manajemen Proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan universitas.

  6 Penjaminan Mutu Proses penjaminan mutu yang dilakukan oleh BPM mulai dari penyusunan standar mutu s.d. evaluasi mutu pendidikan.

  Belum ada referensi SOP.

  B PROSES PENDUKUNG

  1 Sarana Prasarana Proses manajemen aset mulai dari pengadaan s.d. penghapusan.

  Referensi:

  1. SOP Pengadaan Barang dan Jasa

  2. SOP Bendahara Materiil

  3. SOP Pemeliharaan dan Penghapusan Materiil

  4. SOP Penggunaan Sarana dan Prasarana (Rumah Tangga)

  5. SOP Operasional Kendaraan Dinas (Randis)

  2 Keuangan Proses manajemen keuangan mulai pemasukan s.d. pengeluaran.

  Referensi: SOP Program Kerja dan Anggaran Proses keuangan lain yang belum ada SOP:

  1. Pengelolaan Piutang

  2. Pengelolaan Utang

  3. Pengelolaan Buku Besar

  3 Kepegawaian Proses manajemen kepegawaian mulai dari pengadaan s.d. pemberhentian Referensi:

  N Grup Proses Deskripsi o

  1. SOP Pengadaan Pegawai Yayasan

  2. SOP Pengembangan Pegawai

  3. SOP Pemberhentian/Pemisahan Pegawai

  4 Teknologi Informasi Proses pengelolaan Teknologi Informasi Referensi: SOP Puskom

  5 Kemahasiswaan Proses terkait kemahasiswaan:

  1. Pengelolaan Beasiswa

  2. Pengelolaan Ekstra Kurikuler Belum ada referensi SOP

  5 Kerjasama Proses pengelolaan kerjasama dengan pihak eksternal

  7 Administrasi Umum Proses pengelolaan administrasi umum: (SETUN)

  1. Surat-menyurat

  2. Perjanjian Belum ada referensi SOP

  6 Perpustakaan Proses pengelolaan perpustakaan mulai dari pengadaan s.d. penghapusan aset perpustakaan (buku, jurnal, majalah, dsb.) Belum ada referensi SOP

  8 Unit Usaha Proses pengelolaan unit usaha:

  1. Fotokopi

  2. Sewa Tempat (contoh: Kantin)

  3. Parkir

  4. Koperasi Belum ada referensi SOP

4 Dokumentasi Teknologi Informasi

4.1 Sistem Informasi

4.1.1 Sistem Informasi Saat Ini No . Nama Deskripsi Pengemba ng Proses Bisnis Keterang an (keaktifa n) 1.

  Transport ,

  Modul : 1 Entry Data

  (PJ: Kepeg)

  Kepegaw aian 2000

  Husein, S.Kom

  OS : Windows DB : Ms.Access

  Keu) 6. Personalia Platform :

  2000 (PJ: Cipto

  Ms. Ofce Penggajia n Karyawan

  Ms. Excel Platform : OS : Windows DB :

  (PJ: Cipto Keu) 5.

  Gaji PNS 1998

  Honor Dosen,

  Unisyss Platform: Delphi 7 OS: Windows / Linux DB: PostgreSQL

  PT. Gerbang Cipta

  UPN) Modul : 1 Jurnal Modul : 2 Buku Besar Modul : 3 Neraca Saldo Modul : 4 Posting / Unposting Modul : 5 Laporan Modul : 6 Tutup Tahun Modul : 7 Pemeliharaan System 4.

  (PJ: Keuangan,

  KEU UNV 2008

  Elex Media Komputindo

  Platform : OS : Windows DB :

  10. Krishand GL v.3

  MHS) Modul : 1 Master Modul : 2 Transaksi Modul : 3 Laporan

  (PJ: Keuangan,

  Karyadi KEU MHS 2005

  Platform : FoxPro OS : Windows DB : foxbase

  Minku 2008

  Puskom) Modul : 1 Penmaru Modul : 2 Mahasiswa Modul : 3 Keuangan Modul : 4 Kurikulum Modul : 5 Jadwal dan KRS Modul : 6 Pengolahan Nilai Modul : 7 Dosen 9.

  2007 (PJ:

  Solution SIM-AK

  DOS Platform : OS : DOS DB : N/Y

  No . Nama Deskripsi Pengemba ng Proses Bisnis Keterang an (keaktifa n)

  Dosen 2005

  Offline Modul : 6 Statistik Penerimaan

  Formulir Modul : 3 Biodata Camaru Modul : 4 Test Panmaru Modul : 5 Evaluasi Ujian Test

  Modul : 1 Penjualan Formulir Modul : 2 Data Penjualan

  Solution Penmaru 2010

  PT. Gerbang Cipta

  Platform : OS : Windows / Linux DB : PostgreSQL

  Genap Modul : 6 Ploting 9. Penmaru (UNISYSS)

  Ganjil Modul : 5 Cetak Sumber Dosen

  (Tidak aktif) Modul : 1 Entry Data Modul : 2 Hapus Data Modul : 3 Cetak Modul : 4 Cetak Sumber Dosen

  Entry Data

  Modul : 2 Cetak Laporan Modul : 3 Cetak Urut Nik, KTA Modul : 4 Cetak Jab. Struktural &

  Husein, S.Kom

  OS : Windows DB : Ms.Access

  Modul : 1 System Modul : 2 SDM Modul : 3 Kehadiran Modul : 4 Eksepsi Modul : 5 Koneksi Modul : 6 Tarik Data 8. Dosen Platform :

  (PJ: Kepeg)

  Karyawan 2008

  Taruna Jaya Absensi

  Platform : OS : Windows DB : Ms.Access

  1.00 Taruna Jaya

  & laporan triwulan 7. Finger Print T&A System

  Nominatif DEPHAN Modul : 5 Cetak Daftar Tmt, gol, pensiun Modul : 6 Cetak pendidikan, gol, asuransi Modul : 7 Cetak alamat pegawai

  Penmaru Modul : 7 Hasil Ujian Penmaru

  No . Nama Deskripsi Pengemba ng Proses Bisnis Keterang an (keaktifa n)

  Platform : OS : Windows DB : N/Y

  PT. Gerbang Cipta

  Solution SIM-AK

  Double System,

  Double Entry

  Modul : 1 Penmaru Modul : 2 Mahasiswa Modul : 3 Keuangan Modul : 4 Kurikulum Modul : 5 Jadwal dan KRS Modul : 6 Pengolahan Nilai Modul : 7 Dosen

  13 Fakultas Kedoktera n

  Basuki dkk N/Y N/Y

  Entry Modul : 1 Tidak DIketahui Modul : 2 Modul : 3 Modul : 4 Modul : 5 Modul : 6 Fakultas Ilmu Komputer (Unisyss)

  14 Fakultas Ekonomi (Unisyss)

  Platform : OS : Windows/Linux DB : PostgreSQL

  PT. Gerbang Cipta

  Solution SIM-AK N/Y

  15 Fakultas : F.Hukum F.Teknik FIKES Pasca Sarjana

  Platform : OS : Windows DB : Ms.Excel

  Platform : OS : Windows/Linux DB : PostgreSQL

  System, Double

  Non Ujian Tulis Modul : 8 Daftar Ulang Camaru Modul : 9 Laporan Penmaru Modul : 10 Evaluasi Ujian Tulis

  11 .

  YKL

  10 .

  Senayan Library

  Platform : OS : Windows / Linux DB : MYSQL

  Open Source Perpustak aan

  2010

  Sipisis Platform : OS : Windows DB : mdb

  Unisyss, Double

  N/Y Perpustak aan Peminjam an Buku

  & Anggota

  2008 (Tidak aktif)

  12 Fakultas Ilmu Komputer

  Platform : OS : Windows DB : FoxBase

  Sarani, S.Kom, M.Kom

  SIM-AK Sebelum

  Microsoft N/Y N/Y

  Keterang an No Pengemba Proses Nama Deskripsi . ng Bisnis (keaktifa n)

  FISIP Dari tabel di atas dapat dlihat bahwa sebagian besar sistem informasi masih belum berbasis web, sebagian ada yang masih menggunakan aplikasi ofce serta ada double sistem informasi akademik yang digunakan di FIK.

4.1.2 Kebutuhan Aplikasi

  Aplikasi yang

Unit Proses menduku Kebutuhan

Kendala Aplikasi

  Bisnis Bisnis ng Aplikasi (Eksistin

  g)

  Keuanga n Keuangan Mahasiswa

  Minku 2008 Blm terintegrasi Sering delay Jika ingin menambah data harus di copy dulu

• User friendly
• system terintegrasi

  Keuangan Universitas Krishand GL v3

  Output Kurang - Laporan yg sesuai kebutuhan management

  Penggajian pegawai NPP

  Ms. Excel Aturan dr atasan sering berubah

• Bisa online
• Sistem baru dibuat(aturan baku dibuat)

  Transport Honor dosen Gaji PNS

  DOS - tidak ada - tidak ada Kepegaw aian

  Kepegawaia n Personalia Jika ada perubahan format hrs panggil yg membuat User friendly

  Dosen Dosen Jarang digunakan Absen Finger Print Dr mesin/manusianya Penmaru Promosi UNISYSS Akses ke data center

lama

Akses ke data center lebih cepat

  Penerimaan MABA

• Perangkat computer blm memadai
• Tdk ada ge
• Pengadaan perangkat komputer

4.2 Infrastruktur TI

4.2.1 Arsitektur Jaringan Deskripsi komponen arsitektur jaringan sebagai berikut. Komponen Kapasitas Teknologi Deskripsi

  Switch (Core) 24 port (3 buah)

  8 port (1 buah) 100 mbps 100 mbps

  Server (Puskom) Staff (Puskom)

  Switch (Distribusi) 24 port (Ekonomi)

  24 port (Kesmas) 100 mbps 100 mbps

  Distribusi Switch Selatan Distribusi Switch Utara

  Switch (Access)

  FE (24 Port) FT (8 Port) FIK (8 Port) FISIP (8 Port) FIKES (8 Port) Ro AA (8 Port) 100 mbps

  100 mbps 100 mbps 100 mbps 100 mbps 100 mbps

  Router(Core )

  4 Port

  4 Port Router(Mikrotik) Router(Mikrotik)

  Mengatur bandwidth, Web Server,

  Wif 2 (Plaza)

  1 (Rektorat) 1 (BPM) 1 (Perpus) 1 (R.Dosen fungsional FE) 1 (FE) 1 (Ruang rapat FE) 1(UPNHOTSPOT(kes mas)) 1 (FIKES) 1 (FT)

  Kabel UTP 1000 kbps Cat-6 Backbone(Core 100 kbps Cat-5 Distribusi) Distribusi-Access

4.2.2 Arsitektur Server Deskripsi komponen arsitektur server sebagai berikut. Komponen Teknologi Deskripsi

  Web Server OS : Fedora 6 & 11 Untuk Web UPN (Kecuali : Kedokteran)

  Aplication & Aplikasi : Delphi Aplikasi Unisyss Database Server OS : Linux /

  Windows DB : PostgreSQL Backup Database Server

  OS : Linux / Windows DB : PostgreSQL

  Backup Database SMS Gateway OS : XP

4.2.3 Fasilitas Fasilitas Deskripsi

  1. Mahasiswa

  4. Pusbabimkar FIK FE FISIP Pusbabimkar, FIKES

  loop

  Akses Internet: First Media 3 Mb Internasional, 10 Mb local

  5. Perpustakaan Pusat Rektorat FIK, FT, FIKES FE, FH, FISIP Camaru, Mahasiswa, Umum Mahasiswa,

  4. Plaza

  3. FE

  2. FT

  1. Puskom

  WIFI:

  3. FISIP

  2. Keuangan

  2. FE

  Server Farm:

  Laboratorium Komputer:

  8. Perpustakaan Puskom + Fakultas Keuangan Kepegawaian Puskom LPPM Sarpras RO AA + Fakultas Perpustakaan Pusat + Perpustakaan Fakultas

  7. Biro Akademik (RO AA)

  6. Sarpras

  5. LPPM

  4. Camaru

  3. Pegawai

  1. FIK

4.3 Tata Kelola TI

  4.3.1 Posisi TI dalam Struktur Organisasi Universitas

  Keterangan : : Instruktif/Direktif : Pengawasan : Koordinasi / Konsultasi : Pembinaan

  Berdasarkan struktur organisasi UPNVJ di atas, dapat dilihat bahwa Puskom merupakan bagian dari unsur penunjang berbentuk UPT (Unit Pelaksana Teknis), selevel dengan UPT Poliklinik dan UPT Perpustakaan di bawah instruksi/direktif Rektor dan Wakil Rektor sesuai tugas pokok dan fungsi.

  4.3.2 Struktur Organisasi Internal TI

  Berikut ini adalah Tugas Pokok dan Fungsi Puskom:

  No Bagian Deskripsi

  1 Puskom Tugas Pokok: Menyelenggarakan dan mengembangkan sistem informasi untuk menyediakan dan menyajikan informasi yang tepat waktu, tepat guna dan tepat nilai berkaitan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan memanfaatkan Teknologi Informasi.

  Fungsi:

  1. Mengumpulkan, mengolah, menyajikan, menyimpan dan merawat data administrasi akademik dan administrasi umum.

  2. Melaksanakan pembinaan sistem informasi melalui koordinasi dan kerja sama dengan satuan kerja/instansi lain, baik di dalam maupun di luar lingkungan universitas.

  3. Memberikan pelayanan informasi untuk menunjang program pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat serta keperluan lain dalam rangka kepentingan universitas.

  4. Mengembangkan sistem informasi bagi kepentingan universitas, yang meliputi pengembangan aplikasi, sistem informasi dan sistem jaringan (network).

  5. Memberikan pelatihan dibidang teknologi informasi bagi sivitas akademik, alumni ataupun mayarakat yang membutuhkan jasa pelatihan teknologi informasi.

  Pelaporan:

  UPT Puskom dipimpin oleh kepala UPT Puskom yang bertanggung jawab langsung atas pelaksanaan tugasnya kepada Rektor, dan dalam tugas sehari hari dikoordinasikan dengan para Wakil Rektor sesuai tugas dan fungsi.

  2 Sub Bagian Tata Usaha

  Tugas Pokok:

  tugas pokok membantu Ka. UPT Puskom dalam pelaksanaan layanan administrasi umum, personil dan keuangan.

  Fungsi:

  1. Melaksanakan kegiatan administrasi surat- menyurat rutin dan mengarsipkan.

  2. Menyusun rencana anggaran dan pembukuan.

  3. Mengatur, memelihara, dan merawat sarana prasarana pendukung.

  4. Melaksanakan pembinaan administrasi personil.

  5. Melaksanakan administrasi pertanggung jawaban keuangan.

  6. Menyusun laporan pelaksanaan program.

  Pelaporan: Bertanggung jawab langsung kepada Ka. UPT Puskom.

  3 Sub Bagian Tugas Pokok: Pembinaan Membantu Ka. UPT Puskom dalam melaksanakan Sistem pembinaan, pengembangan, aplikasi dan sistem Informasi informasi untuk menunjang kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

  Fungsi:

  1. Melaksanakan penyusunan rencana pembinaan dan pengembangan sistem informasi.

  2. Melaksanakan pemantauan, pemeliharaan, evaluasi dan modifkasi sistem.

  3. Melaksanakan sosialisasi uji penerapan sistem.

  4. Melaksanakan pengembangan sistem informasi.

  Pelaporan: Bertanggung jawab langsung kepada Ka. UPT Puskom.

  4 Sub Bagian Tugas Pokok: Pembinaan Membantu Ka. UPT Puskom dalam melaksanakan Sistem pengembangan aplikasi sistem operasi komputer, sistem Operasi, jaringan (network) serta aplikasi portal.

  Jaringan dan Portal Fungsi:

  1. Melaksanakan pembinaan sistem operasi komputer.

  2. Menyusun jaringan (network) baik dengan lingkungan universitas maupun dengan luar universitas.

  3. Melaksanakan pengembangan aplikasi portal.

  Pelaporan: Bertanggung jawab langsung kepada Ka. UPT Puskom.

  5 Sub Bagian Tugas Pokok: Pengelolaan Membantu Ka. UPT Puskom dalam melaksanakan Data dan pengumpulan penyimpanan, pengolahan serta penyajian

4.3.3 Pola Pengambilan Keputusan TI Peran Strategis TI Arsitektur TI Kebutuha n Aplikasi Bisnis Infrastruk tur TI Investasi TI Rektorat

  C/R/D - C/R/D C R/D Puskom

  Laporan data dan informasi menggunakan sistem komputer.

  Fungsi: 1. Melaksanakan penghimpunan, penyimpanan data.

  2. Menyiapkan dukungan fasilitas, pengendalian dan pengoperasian komputer.

  3. Melaksanakan pengamanan, perawatan hardware dan software.

  4. Melaksanakan pengembangan perangkat komputer.

  Pelaporan: Bertanggung jawab langsung kepada Ka. UPT Puskom.

  Referensi: ORTAKER UPNVJ SKEP/19/YKPP/III/2008 tanggal 5 Maret 2008

P/D/X P/R/D/X P/D/X P/R/D/X P/X

  Bagian Keuangan

• C R/D

  Satker

• P/C - P/X

  Dari tabel pola pengambilan keputusan TI di atas dapat dilihat bahwa:

  1. Peran Strategis TI diajukan oleh Puskom, dikonsultasikan kepada Rektorat, diputuskan secara bersama-sama antara Rektorat dengan Puskom lalu dilaksanakan oleh Puskom.

  memutuskan meriviu mengusulkan berkonsultasi melaksanakan Legend

  D = Decides R = Reviews P = Proposes C = Must be consulted X = Executes

  2. Arsitektur TI diajukan, diriviu, diputuskan serta dilaksanakan secara mandiri oleh Puskom.

  3. Kebutuhan Aplikasi Bisnis diajukan oleh Puskom dan Satker, dikonsultasikan dan diriviu oleh Rektorat, lalu diputuskan secara bersama-sama antara Puskom dan Rektorat.

  4. Infrastruktur TI diajukan oleh Puskom, dikonsultasikan kepada Rektorat dan Bagian Keuangan, lalu diriviu, diputuskan dan dilaksanakan secara mandiri oleh Puskom.

  5. Investasi TI diajukan oleh Puskom dan Satker, diriviu dan diputuskan oleh Rektorat dan Bagian Keuangan, lalu dilaksanakan oleh Puskom dan Satker. Ini berarti ada Satker yang bisa mengajukan dana investasi TI dan melaksanakannya secara mandiri karena memiliki staf TI tersendiri.

5 Analisis Strategis TI

5.1 Dokumentasi Sasaran Strategis Bisnis

  5 Terwujudnya bimbingan dan konseling untuk mahasiswa √

  1

  3 Terwujudnya kemampuan berbahasa asing √

  1

  4 Tercapainya perolehan HAKI dan pendaftaran paten √

  1

  6 Terwujudnya sertifkasi ISO 9000 √

  1

  2 Terwujudnya perpustakaan yang modern (digital library)

  1

  7 Terwujudnya perolehan opini Wajar Tanpa Pengecualian dari KAP

  √

  1

  8 Tersedianya SDM yang memiliki kompetensi dalam bidang pertahanan √ Pembelaja ran dan

  √

  Berikut ini adalah daftar sasaran strategis bisnis dari Renstra UPNVJ tahun 2011-2015:

  N o Sasaran Strategis S O ST W O WT Perspekti f

  √

  1 Terwujudnya citra UPNVJ yang lebih elegan √

  Konsumen

  2 Terwujudnya kepuasan stakeholder √

  3 Tercapainya peringkat webometric Indonesia sesuai harapan

  √ Proses Bisnis Internal

  4 Terwujudnya penelitian yang dipublikasikan dalam jurnal terakreditasi tingkat nasional/ internasional

  5 Terwujudnya disiplin, jiwa juang dan jiwa korsa √

  1 Terwujudnya laboratorium dan pusat kajian pertahanan negara √

  6 Terserapnya lulusan di dunia industri dan pertahanan sesuai kompetensi dengan masa tunggu minimal

  √

  7 Tercapainya akreditasi institusi dan program studi sesuai harapan √

  8 Terwujudnya suasana akademik yang kondusif √

  9 Terwujudnya kerjasama luar negeri di bidang pendidikan dan penelitian √

  1 Terwujudnya kurikulum berbasis kompetensi di seluruh program studi √

  1

  1

  N o Sasaran Strategis S O ST W O WT Perspekti f

  4 Terwujudnya sumber pembiayaan yang sustainable di luar sumber dana dari mahasiswa

  20

  2. Tersedianya sistem e-learning yang memiliki konten dari 2, 8, 18, 19,

  2, 10

  1. Tersedianya sistem aplikasi yang mengintegrasikan seluruh tahapan proses akademik sejak pendaftaran sampai dengan kelulusan mahasiswa.

  1. Memfasilitasi peningkatan kualitas pengajaran dan pembelajaran untuk

  N o. Peran Strategis TI N o Sasaran Strategis TI Keselarasan dengan Sasaran Strategis Bisnis

  Peran strategis TI diidentifkasi dari analisis dokumentasi bisnis, baik dari visi, tujuan, nilai, value chain maupun sasaran strategis bisnis yang telah didapatkan dari Renstra UPNVJ 2011-2015. Peran strategis inilah yang akan diturunkan ke dalam sasaran strategis TI yang tentunya seharusnya selaras (aligned) dengan Renstra UPNVJ tersebut di atas.

  Catatan:  SO = Strength vs Opportunity  ST = Strength vs Threat  WO = Weakness vs Opportunity  WT = Weakness vs Threat

  5 Terwujudnya pengelolaan keuangan yang efektif dan efsien √

  2

  √

  2

  negara Pertumbuh an

  Finansial

  3 Terwujudnya cadangan dana operasional satu tahun anggaran √

  2

  √

  2 Terwujudnya sistem informasi yang terintegrasi untuk bidang akademik dan non-akademik

  2

  1 Terwujudnya sistem pembinaan karier √

  2

  2 Terpenuhinya rasio dosen yang berpendidikan S2/S3 √

  9 Tersedianya SDM yang memiliki kompetensi dalam bidang TI √

  1

5.2 Identifikasi Peran dan Sasaran Strategis TI

  N o. Peran Strategis TI N o Sasaran Strategis TI Keselarasan dengan Sasaran Strategis Bisnis

  selaras dengan

  2, 17, 23, 25

  8. Tersedianya sistem informasi yang dapat dapat memfasilitasi proses transaksional manajemen sumber daya organisasi seperti perencanaan, penganggaran, keuangan, kepegawaian, aset, dsb.

  3. Memfasilitasi peningkatan kualitas dalam mengelola sumber daya universitas.

  2, 3, 4, 14

  7. Tersedianya sistem informasi yang dapat memfasilitasi publikasi hasil penelitian dan pengabdian masyarakat beserta pemrosesan hak cipta intelektualnya.

  2, 4, 8, 11

  6. Tersedianya sistem informasi penelitian dan pengabdian masyarakat yang dapat memfasilitasi aktiftas perencanaan, pelaksanaan s.d. monitoring dan evaluasi.

  stakeholder dan

  menghasilkan lulusan yang kompetitif dan SDM internal yang berkualitas sesuai harapan. berbagai matakuliah yang diselenggarakan ataupun berbagai referensi untuk sarana pembelajaran SDM, berikut sistem pendukungnya untuk memperkaya interaksi pengajaran dan pembelajaran.

  2. Memfasilitasi peningkatan kualitas penelitian dan pengabdian masyarakat untuk menghasilkan solusi ilmiah yang bermanfaat bagi

  2, 15, 21

  5. Tersedianya sistem informasi yang dapat memfasilitasi kegiatan kemahasiswaan beserta interaktiftas dengan pembimbing.

  2, 8, 12

  4. Tersedianya akses yang memadai ke sumber-sumber referensi ilmiah digital, baik di level nasional maupun internasional.

  2, 8, 12

  encyclopedia, e-book, dll.

  3. Tersedianya sistem otomasi perpustakaan dan digital library berikut sistem pendukungnya seperti: e-journal, e-dictionary, e-

  9. Tersedianya sistem informasi 2, 24

  N o. Peran Strategis TI N o Sasaran Strategis TI Keselarasan dengan Sasaran Strategis Bisnis

  13 .

  Tersedianya Data Center dengan kemampuan komputasi,

  16 .

  2

  Tersedianya backbone antar kampus UPNVJ serta di dalam masing-masing kampus yang menghubungkan berbagai lokasi strategis universitas ke dalam satu jaringan WAN (Wide Area Network).

  15 .

  7. Menyediakan layanan infrastruktur TI yang handal dan memadai yang memungkinkan beroperasinya berbagai layanan TI

  2, 6, 9, 13, 21

  Terwujudnya mekanisme kerjasama yang difasilitasi oleh TI dengan pihak eksternal seperti perbankan, industri, lembaga bahasa, NGO, negara donor, dsb.

  14 .

  1, 2, 3

  Tersedianya portal publik yang bersifat One Stop Service sebagai sarana publikasi informasi universitas secara komprehensif.

  6. Memfasilitasi aksesibilitas sumberdaya universitas untuk meningkatkan komunikasi dan potensi kerjasama mutualisma dengan pihak eksternal

  yang dapat memfasilitasi otomasi dan integrasi pengelolaan proses bisnis unit usaha universitas.

  2, 22

  Terwujudnya mekanisme integrasi antar berbagai sistem informasi yang tersedia, baik di level transaksional maupun analitikal, akademik maupun non- akademik/ manajemen organisasi.

  12 .

  5. Memfasilitasi otomasi dan integrasi value chain seluruh proses bisnis universitas

  2, 7, 16, 17

  Tersedianya sistem informasi yang dapat memfasilitasi proses manajemen mutu, baik akademik maupun non-akademik.

  11 .

  2

  Tersedianya sistem informasi yang dapat memfasilitasi proses pengambilan keputusan berdasarkan analisis multikriteria dengan mengandalkan data dari seluruh lini transaksional, baik akademik maupun non-akademik.

  10 .

  4. Menyediakan informasi sesuai kriteria yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan serta penjaminan mutu universitas.

  2

  Keselarasan dengan N Peran N Sasaran Strategis TI Sasaran o. Strategis TI o Strategis Bisnis

  secara kapasitas penyimpanan data, terintegrasi. tingkat keamanan serta kelengkapan fasilitas yang memadai untuk mendukung operasional seluruh sistem informasi prioritas.

  8. Memberikan

  17 Terwujudnya IT Governance (Tata 2, 5 kontribusi untuk . Kelola TI) yang memadai baik pencapaian pada aspek leadership, struktur

  Good University (organisasi dan SDM), maupun Governance. mekanisme/ proses pengelolaan

  TI.

6 Analisis Kebutuhan TI

6.1.1 Sistem Informasi Proses Bisnis Saat Ini Ke Depan Penmaru (Pra-pendidikan)

   Membuat aplikasi untuk penyaluran lulusan ke Industri

  Kemahasiswaa Belum ada Membuat aplikasi informasi

  Kemahasiswaan

   Membuat aplikasi administrasi PPM dan database Repositori penelitian dan Abdimas

   Belum ada

  Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

  Promosi  Promosi masih dilakukan dengan menggunakan konsep door to door

   Membuat website promosi berbasis online system dan memasukkan virtual trip. Penerimaan MABA

  Pelayanan Pasca-Pendidikan

   KHS Online  Nilai Online

   HerRegistrasi Online  KRS Online  Absensi (menggunakan user account & fnger print)

   Menggunakan aplikasi SIMAK UNISYSS Belum semua fakultas menggunakan UNISYSS

  Proses Pendidikan

   Registrasi online, payment online dan system terintegrasi

   UNISYSS Mahasiswa melakukan Pendaftaran dibagian PENMARU Universitas, melakukan pembayaran di bank yang ditunjuk. Kemudian mahasiswa mengikuti ujian melalui system seleksi dan dapat mengetahui score. Hasil penerimaan mahasiswa didistribusikan ke fakultas dalam bentuk laporan rekapitulasi MABA

   Belum ada

  Proses Bisnis Saat Ini Ke Depan

  n beasiswa berbasis online serta membuat aplikasi yang berhubungan dengan ekstra kurikuler mahasiswa.

  Sarana Prasarana

  Sarana Belum ada Membuat aplikasi yang Prasarana berhubungan dengan inventory seperti : pengadaan barang (tender), pemeliharaan, penghapusan , dan distribusi barang dan berbasis LAN. Tender berbasis internet.

  Keuangan

    Keuangan Minku 2008 User friendly

  Mahasiswa Aplikasi Minku 2008 Online system dan

   digunakan untuk terintegrasi memproses keuangan mahasiswa secara manual. Mahasiswa meminta no.billing ke bagian keuangan dan melakukan pembayaran ke bank berdasarkan no.billing yang telah diberikan. Mahasiswa memberikan bukti pembayaran ke bagian keuangan, kemudian dibuat rekapitulasi ke fakultas.

   Keuangan Krishand GL v3 Perbaikan laporan sesuai

   Universitas Laporan pembukuan dengan kebutuhan dibuat dengan management dan menggunakan Aplikasi menggunakan system Krishand GL v3 dimana terintegrasi berbasis LAN belum sesuai dengan kebutuhan management dan belum memanfaatkan LAN untuk distribusi laporan.

    Penggajian Ms. Excel Dibuatkan system Masih bersifat manual penggajian berbasis LAN

  Pegawai dimana setiap pegawai dapat

  Proses Bisnis Saat Ini Ke Depan

  Teknologi Informasi

   Senayan Library Belum semua fakultas

  Perpustakaan

  Perpustakaan

   Membuat aplikasi yang dapat memberikan informasi mengenai kerjasama dengan pihak eksternal baik yang lalu, sekarang, dan yang akan dating.

   Belum ada

  Kerjasama

  Kerjasama

   Membuat aplikasi monitoring paket data antar satker.

   Untuk monitoring jaringan belum ada.

  Teknologi Informasi

   Komputasi fnger print terintegrasi sehingga akumulasi kehadiran karyawan tidak lagi dilakukan secara manual.

  NPP melihat data gajinya berdasarkan account masing-masing

   Finger Print Pemanfaatan alat absen belum maksimal, karena menggunakan konsep cabut-pasang

  Absen

   Terintegrasi dengan kepegawaian.

  Proses pendataan dosen sudah menggunakan access namun belum optimal dan belum berbasis jaringan.

   User friendly, system terintegrasi dan berbasis LAN Dosen  Dosen

  Kepegawaian  Personalia Proses pendataan pegawai sudah menggunakan access namun belum optimal dan belum berbasis jaringan.

  Kepegawaian

   Sistem terintegrasi dengan system penggajian pegawai, dimana dosen dan karyawan dapat melihat estimasi pembayaran honor/gaji.

   DOS Masih bersifat manual

   Dibuat standar prosedur penggajian Transport Honor dosen Gaji PNS

   Membuat perpustakaan terintergrasi. Menambahkan

  Proses Bisnis Saat Ini Ke Depan

  memanfaatkan fasilitas ini. fasilitas ebook, e-journal, e- skripsi, dan

  Administrasi Umum

  Administrasi Umum (SETUN)

  Belum ada Membuat aplikasi surat menyurat digital yang terintergrasi yang berbasis LAN.

  Unit Usaha

  Unit Usaha Belum ada Membuat aplikasi administrasi unit bisnis yang berbasis LAN.

6.2 Infrastruktur TI

  Kebutuhan jaringan sbb:

  Komponen Permasalahan Kebutuhan

  Switch (Core) Kualitas jaringan kurang handal Mengganti Switch Core dengan Switch layer 3(Switch manageable)

  6.2.1 Arsitektur Jaringan

  Kualitas jaringan kurang handal Mengganti Switch Distribusi (Switch manageable)

  Switch (Access)

  Kualitas jaringan kurang handal Mengganti Switch (Switch manageable)

  Router(Core) Terbatas dengan jumlah port Mengganti dengan Router manageable Wif Terlalu banyak user, belum ada pembatasan user (user account)

  Membuat user management Kabel UTP Banyaknya hambatan dimedia kabel

  Mengganti dengan Fiber Optic

  6.2.2 Arsitektur Server Kebutuhan server adalah sebagai berikut. Komponen Permasalahan Kebutuhan

  Web Server Sudah tidak sesuai dengan kebutuhan system Perlu upgrade

  Aplication & Database Server

  Masih dalam 1 server Pemisahan antara aplikasi dengan database Backup - Perlu diperbarui secara

  Switch (Distribusi)

  Komponen Permasalahan Kebutuhan

  database berkelanjutan

  Server Mail Server Belum ada Perlu untuk email civitas akademika File Server Belum ada Perlu untuk elearning, perpustakaan, penelitian, dokumen

  DNS Backup Belum ada Untuk menjaga Domain Recovery

  Bandwidth Ada (mikrotik), setting belum Pelatihan mikrotik atau manager optimal bandwidth manager

6.3 Tata Kelola TI

  Kebutuhan Tata Kelola TI adalah sbb:

  Komponen Permasalahan Kebutuhan

  Leadership Arsitektur TI masih vendor- driven Struktur Belum adanya unit yang (Organisasi mengelola secara langsung dan SDM) layanan TI terhadap user

  SDM Belum memenuhi syarat kepangkatan serta terbentur kebijakan pembatasan SDM

  Mekanisme/ Belum ada Kebijakan TI Proses Baru ada sebagian SOP yang mengatur proses TI yang dikelola

7 Cetak Biru Arsitektur TI

7.1 Arsitektur Sistem Informasi

7.1.1 Peta Sistem Informasi PM B RE G

  IS TR A SI KU RI KU LU M PE RK U LI A H A N ST A TU S

  IN G PE RP U ST A KA A N D

  IG

  IT A L LI BR A RY A D M

  IN

  IS TR A SI R

  IS ET D

  IR EK TO RI K EP A KA RA N SU M BE RD A YA KE M A H A SI SW A A N PE N G EM BA N G A N K A RI R KE A LU M N

  IA N KE U A N G A N KE PE G A W A

  IA N A SE T UPNVJ IVR PORTAL PUBLIK UPNVJ Website A Website B Website C Website D UPNVJ MOBILE

MANAJEMEN USER (OTENTIKASI & OTORISASI)

BUSINESS INTELLIGENCE (SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF, SISTEM PENGAWASAN & PENJAMINAN MUTU)

  DATAWAREHOUSE PORTAL PENDIDIKAN PORTAL DIGITAL LEARNING PORTAL PENELITIAN & PENGABDIAN MASYARAKAT PORTAL MAHASISWA & ALUMNI PORTAL MANAJEMEN ORGANISASI PA PE RL ES S O FF

  IC E

E- LE A RN

7.1.2 Deskripsi Fungsional & Integrasi Sistem Informasi

A. Kategori Portal Akademik Deskripsi Umum

   SI Akademik 

  SI Penmaru

  Deskripsi Fungsional A.1. SI Penmaru Spesifikasi Umum Keterangan Spesifikasi Fungsional

  1. Informasi Berisi informasi mengenai Fakultas yang terdapat di Penmaru UPN VJ, termasuk kurikulum, ketentuan, Syarat, & Prosedur Camaba & Maba.

  Pendaftaran Pendaftaran terbagi menjadi 2 kategori, yaitu 2. pendaftaran khusus untuk mahasiswa Fakultas Kedokteran & Non Kedokteran. Pendaftaran dapat dilakukan secara online dari tempat masing-masing pendaftar, termasuk pembayaran.

  3. Ujian Terdapat aplikasi untuk ujian Camaba dan hasilnya dapat langsung diketahui setelah mensubmit jawaban.

  4. Hasil Ujian setiap fakultas atau satker dapat melihat hasil ujian masuk Camaba.

  5. Registrasi Mahasiswa yang dinyatakan lulus secara otomatis dibuatkan KTM berdasarkan NRP Mahasiswa.

  Hubungan dengan Aplikasi Lain

  1. SI Akademik Mendapatkan data mahasiswa yang lulus ujian PENMARU yang berisi NRP dan Nama Mahasiswa.

  SI Mendapatkan data mahasiswa yang lulus ujian 2. Kemahasiswaa PENMARU yang berisi NRP dan Nama Mahasiswa. n

  3. SI Keuangan Mendapatkan data mahasiswa yang lulus ujian PENMARU yang berisi NRP dan Nama Mahasiswa.

  Spesifikasi Umum Keterangan Spesifikasi Teknis

  1. Arsitektur & Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan open

• Platform source.

  2. Keamanan

  3. Integrasi ......

  4. A.2. SI Akademik

  Spesifikasi Umum Keterangan Spesifikasi Fungsional

  1. Pembayaran Pembayaran Dukungan pendidikan (pada  Mahasiswa semester 1)