PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AUDIT MUTU INTERNAL (SIAMIN)
PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO
2016
PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI
AUDIT MUTU INTERNAL (SIAMIN)
TIM PENYUSUN
Penanggung Jawab
Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag
Ketua
Anggota
Ahmad Muttaqin, M.Si. Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.
Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I Rofina Dienasari, S.H.I.
Nursalim, M.Pd.I Risqi Dias Kurniawan, S.Kom
Editor
Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum
Penerbit
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624, 628250
Fax. 0281-636553
All Right Reserved
Hak Cipta dilindungi Undang-Undang
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan berbagai macam nikmat dan karunianya kepada kita semua sehingga Modul Aplikasi Sistem Audit Mutu Internal (SIAMIN) IAIN Purwokerto dapat tersusun dengan baik dan sempurna. Shalawat dan salam semoga tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah mengantarkan kepada kita dari era kegelapan menuju era yang terang benderang.
IAIN Purwokerto sebagai institusi Perguruan Tinggi yang untuk terus bergerak dinamis dalam usaha meningkatkan mutu pendidikannya. Profesionalitas SDM menjadi suatu tuntutan yang wajib dikembangkan setiap saat guna tercapai visi IAIN yang unggul, Islami dan berkeadaban. Sehubungan dengan perihal tersebut, IAIN Purwokerto harus senantiasa mengembangkan sistem audit mutu internal yang salah satunya dilaksanakan dengan pola Audit berbasis akreditasi program studi. Mempertimbangkan ketidaksiapan program studi dalam mempersiapkan akreditasi, membuat IAIN Purwokerto perlu menyusun Sistem Audit Mutu Internal (Siamin).
Untuk mempermudah pengoperasian Aplikasi Siamin ini, dibuatlah modul petunjuk teknis penggunaan aplikasi Siamin tersebut. Kepada beberapa pihak terkait khususnya yang turut membantu penyusunan modul ini kami haturkan terima kasih yang sebesar-besarnya. Semoga modul ini dapat bermanfaat bagi seluruh civitas akademika IAIN Purwokerto.
Purwokerto, Juni 2016 Rektor IAIN Purwokerto Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag
SK REKTOR
DAFTAR ISI
Hal HALAMAN JUDUL .................................................................... i TIM PENYUSUN ...................................................................... ii KATA PENGANTAR ................................................................. iii SK REKTOR ............................................................................ iv DAFTAR ISI .............................................................................. v PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SIAMIN (SISTEM
INFORMASI AUDIT MUTU INTERNAL) ................................... 1
PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SIAMIN
(SISTEM INFORMASI AUDIT MUTU INTERNAL)
SIAMIN (Sistem Informasi Audit Mutu Internal) merupakan terobosan baru dari LPM IAIN Purwokerto dalam memudahkan proses Audit Mutu Internal yang berbasis pada standar BAN-PT. Sistem berbasis web ini sangat membantu auditor dalam melalukan audit karena auditee tidak perlu mencari dokumen untuk diperiksa oleh auditor. Dokumen diupload oleh auditee dalam bentuk softfile (pdf/word) dan sudah tertata rapi sesuai standar penilaian. Sistem digital sehingga meminimalisir hilangnya dokumen.
Untuk dapat menggunakan SIAMIN (Sistem Informasi Audit Mutu Internal) dapat diakses di halaman
Gb. SIAMIN (Sistem Informasi Audit Mutu Internal) Terdapat 3 level pengguna diantaranya:
1. Administrator
Administrator atau biasa disebut admin merupakan level tertinggi di sistem ini. Admin dapat menambah, merubah, dan menghapus data. a. Data User 1) Tambah Data User
Untuk menambahkan data user, klik menu Users kemudian klik Tambah Data Isi username, nama user, email, fakultas, jurusan, prodi, level dan status pada textbox yang tersedia kemudian klik tombol simpan. Untuk password default pada saat pertama kali membuat account adalah sama dengan nama username.
2) Edit/Hapus Data User Untuk mengedit atau menghapus data silahkan klik tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan b. Data Perguruan Tinggi 1) Data Universitas
Untuk mengubah data universitas silahkan klik tombol edit kemudian isi Nama Universitas, Alamat Universitas, Kota, Website Universitas, dan pilih Logo Universitas lalu klik simpan.
2) Data Fakultas Untuk menambah data fakultas klik tombol Tambah
Data kemudian isi nama fakultas > klik simpan. Untuk mengedit/menghapus data fakultas klik tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan.
Untuk menambah data jurusan klik tombol Tambah Data kemudian isi nama jurusan dan pilih nama fakultas > klik simpan. Untuk mengedit/menghapus data jurusan klik tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan.
4) Data Prodi Untuk menambah data prodi klik tombol Tambah
Data kemudian isi nama prodi, dan pilih nama jurusan serta nama fakultas > klik simpan. Untuk mengedit/menghapus data prodi klik tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan. c. Master Instrumen Berisi tentang instrumen standar penilaian yang digunakan saat Audit Mutu Internal (AMI)
1) Data Standar Untuk menambahkan data standar klik tombol Tambah
Data kemudian isi Nama Standar dan Deskripsi lalu klik tombol simpan. Untuk mengedit/menghapus data standar klik tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan.
2) Data Kode Untuk menambahkan data kode klik tombol Tambah
Data kemudian isi Nama Kode dan pilih nama standar lalu klik tombol simpan. Untuk mengedit/menghapus data kode klik tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan.
Untuk menambahkan data subkode klik tombol Tambah Data kemudian isi nama subkode, deskripsi, bobot penilaian dan pilih nama standar serta kode lalu klik tombol simpan. Bobot penilaian merupakan nilai yang nantinya akan dikalikan dengan nilai yang auditor berikan. Untuk mengedit/menghapus data subkode klik tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan.
Untuk menambahkan data deskripsi dokumen klik tombol Tambah Data kemudian isi deskripsi dokumen dan pilih data standar, kode serta. Untuk mengedit/menghapus data deskripsi klik tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan.
2. Operator Prodi
Operator prodi bertugas untuk mengisi data prodi mulai dari identitas prodi, data dosen, serta upload dokumen yang diperlukan pada saat Audit Mutu Internal (AMI).
a. Profile User Berisi tentang data diri operator prodi mulai dari nama, username, email, level, dan coverage.
b. Ganti Password Menu ini berfungsi untuk merubah password. Untuk merubah password, isi password lama dan password baru kemudian klik simpan. c. Identitas Prodi Menu ini terdiri dari nama program studi, jurusan, fakultas, universitas, no. SK pendirian prodi, no. SK izin operasional, dan nilai akreditasi terakhir.
Untuk merubah data, klik edit data kemudian isi data mulai dari no. SK pendirian prodi, no. SK izin operasional, dan nilai akreditasi terakhir. Kita juga bisa mengupload SK tersebut beserta sertifikat akreditasi dengan klik tombol choose file disebelah kanan kolom kemudian klik simpan. d. Data Dosen Menu ini berisi tentang data dosen prodi mulai dari nama, NIDN, KTP, Ijazah, dan SK CPNS, SK TP, sampai SK kepangkatan terakhir.
Untuk menambah data klik tombol Tambah Data kemudian isi kolom yang tersedia. Untuk menambahkan dokumen pendukung seperti foto diri, scan SK, scan KTP, Scan Ijazah klik tombol choose file di masing-masing kolom kemudian klik tombol simpan. Untuk mengedit atau menghapus data klik tombol Edit/Hapus kemudian setelah selesai mengedit klik tombol simpan. e. Instrumen Berisi instrumen penilaian yang berbasis standar BAN-
PT. Terdapat 7 standar yang nantinya akan dinilai oleh auditor. Untuk berpindah dari standar satu ke standar lainnya silahkan klik tombol standar 1-7 seperti gambar dibawah ini.
1) Upload Dokumen Untuk mengupload dokumen klik tombol upload disetiap instrumen (gambar panah keatas berwarna biru) kemudian klik choose file dibagian atas tabel, kemudian pilih dokumen yang akan diupload lalu klik upload.
2) Hapus Dokumen Untuk menghapus dokumen klik tombol silang berwarna merah disetiap instrumen kemudian klik ok.
3) Melihat Dokumen Untuk melihat dokumen klik gambar jempol berwarna ungu disetiap instrumen.
4) Cetak Berfungsi untuk mencetak dokumen mulai dari identitas prodi, data dosen, hingga instrumen penilaian beserta nilai dari auditor. f. Rekap Nilai Berisi tentang rekap nilai yang diberikan auditor mulai dari standar 1 sampai standar 7. Untuk mencetak nilai silahkan klik tombol Cetak seperti pada gambar.
g. Simulasi Menu ini merupakan simulasi penilaian yang dapat dilakukan oleh prodi. Prodi dapat memberikan nilai per standar untuk memberi gambaran nilai yang nantinya didapatkan sebelum auditor menilai. Simulasi ini tidak berpengaruh pada penilaian yang dilakukan oleh auditor.3. Auditor
Auditor bertugas untuk mengaudit auditee/prodi. Terdapat menu Profile User, Ganti Password, Identitas Prodi, Dosen, Instrumen, dan Rekap Nilai.
a. Profile User Berisi tentang data diri auditor mulai dari nama, username, email, level, dan coverage. b. Ganti Password Menu ini berfungsi untuk merubah password. Untuk merubah password, isi password lama dan password baru kemudian klik simpan.
c. Identitas Prodi Auditor dapat melihat informasi prodi mulai dari nama program studi, jurusan, fakultas, universitas, no. SK pendirian prodi, no. SK izin operasional, dan nilai akreditasi terakhir. d. Data Dosen Auditor dapat melihat informasi mengenai data dosen prodi yang terdiri dari Nama, NIDN, KTP, Ijazah, dan SK
CPNS, SK TP, sampai SK kepangkatan terakhir.
e. Instrumen Berisi instrumen penilaian yang berbasis standar BAN-
PT. Terdapat 7 standar yang akan dinilai. Untuk melihat dokumen klik gambar jempol pada kolom dokumen disetiap standar. Auditor tidak dapat mengubah/menghapus dokumen dan hanya mempunyai kewenangan untuk melihat dokumen. Untuk memberikan penilaian klik pada kolom nilai. Auditor dapat memberikan nilai mulai dari 0-4 tergantung dari penilaian dan kelengkapan dokumen. Pada saat penilaain, sistem menghitung nilai sementara yang diperoleh prodi yang dapat dilihat disebelah kiri bawah. Untuk berpindah dari standar satu ke standar lainnya silahkan klik tombol standar 1- 7 seperti gambar dibawah ini.
f. Rekap nilai Berisi tentang rekap nilai yang sudah dilakukan mulai dari standar 1 sampai standar 7. Untuk mencetak nilai silahkan klik tombol Cetak seperti pada gambar.