Monitoring akademik melalui sistem audit internal online
MONITORING AKADEMIK MELALUI SISTEM AUDIT
INTERNAL ONLINE
RENHARD ROLEN SITORUS
DAPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2013
MONITORING AKADEMIK MELALUI SISTEM AUDIT
INTERNAL ONLINE
RENHARD ROLEN SITORUS
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Komputer pada
Departemen Ilmu Komputer
DAPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2013
ABSTRACT
RENHARD ROLEN SITORUS. Academic Monitoring Through System Internal Audit
Online. Supervised by Dr. Yani Nurhadryani, S.Si., MT.
Internal audit is required for controlling and developing internal quality assurance system
of high education. Internal audit is also required in preparing accreditation or certification process
such as BAN-PT accreditation and ISO 9001:2008. Therefore, internal audit is very important for
high education. In this research, the online IPB internal audit system was developed for supporting
information dissemination of audit results and its follow-up. The system provides features such as
inputing data of faculty, departments, audit program, audit checklist, audit records and monitoring
follow-up audit results. It is expected that the system could make internal audit process in IPB
become more efficient.
Keywords : Audit, Internal Audit, Internal Audit IPB, Internal Audit System Online.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala limpahan
berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Monitoring
Akademik Melalui Sistem Audit Internal Online.
Penulis sadar bahwa tugas akhir ini tidak akan terselesaikan tanpa bantuan dari berbagai
pihak. Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Kedua orang tua saya Bapak L Sitorus dan Ibu S Siregar dan keluarga tercinta (Bang Bachtiar
Sitorus, serta adik-adik saya Nova Sitorus, Kristin Sitorus dan Mestika Sitorus) yang telah
menjadi sumber inspirasi terbesar penulis , atas doa dan dukungannya baik secara moril
maupun materi.
2. Ibu Dr. Yani Nurhadryani, S.Si., MT selaku dosen pembimbing tugas akhir atas dukungan dan
kesabarannya dalam penyelesaian tugas akhir ini.
3. Bapak Dr. Wisnu Ananta Kusuma, S.T., M.T dan Ibu Ir. Meuthia Rachmaniah, M.Sc, selaku
penguji tugas akhir ini, serta seluruh dosen dan staf Departemen Ilmu Komputer IPB.
4. Rekan-rekan mahasiswa ekstensi X4 Ilkom IPB.
5. MU|29 crew Bang Firman Peranginangin, Jolianto Simatupang, Hokkop Purba, Evan
Nainggolan yang selalu memberi dorongan dan dukungan selama di Bogor.
6. Seluruh pihak yang turut membantu baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses
penyelesaian tugas akhir ini
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Parluasan pada tanggal 12 Mei 1986. Penulis merupakan anak kedua
dari lima bersaudara, dari pasangan Bapak L.Sitorus dan Ibu S.Siregar.
Penulis menyelesaikan pendidikan Sekolah Menengah Atas di SMU Negeri 1
Dolokpanribuan, lulus pada tahun 2004. Pada tahun yang sama penulis diterima di Diploma
Institut Pertanian Bogor Program Studi Informatika melalui jalur PMDK (Penelusuran Minat dan
Kemampuan). Kemudian pada tahun 2009 penulis melanjutkan pendidikan ke jenjang S1 Ilmu
Komputer Penyelenggaraan Khusus, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Institut
Pertanian Bogor.
DAFTAR ISI
halaman
DAFTAR ISI ..................................................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ............................................................................................................................ vi
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................................... vi
PENDAHULUAN............................................................................................................................. 1
Latar belakang .............................................................................................................................. 1
Tujuan........................................................................................................................................... 2
Ruang Lingkup ............................................................................................................................. 2
Manfaat......................................................................................................................................... 2
TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................................................... 2
Audit Internal Akademik Institut Pertanian Bogor. ...................................................................... 2
Unified Modelling Language (UML) ........................................................................................... 4
Model-View-Controller (MVC).................................................................................................... 4
Waterfall Life Cycle ...................................................................................................................... 4
METODE PENELITIAN .................................................................................................................. 5
Analisis dan Definisi Kebutuhan .................................................................................................. 5
Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak ................................................................................... 5
Implementasi ................................................................................................................................ 5
Pengujian dan Itegrasi Sistem ...................................................................................................... 5
Pengoperasian dan Pemeliharaan ................................................................................................. 6
HASIL DAN PEMBAHASAN ......................................................................................................... 6
Analisis dan Definisi Kebutuhan Sistem Audit Internal Online (SAIO) ...................................... 6
Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak SAIO ......................................................................... 9
Implementasi SAIO .................................................................................................................... 10
Pengujian dan Integrasi Sistem SAIO ........................................................................................ 12
Pengoperasian dan Pemeliharaan SAIO ..................................................................................... 12
KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................................................................... 12
Kesimpulan................................................................................................................................. 12
Saran ........................................................................................................................................... 12
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................... 12
LAMPIRAN .................................................................................................................................... 13
vi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Struktur Organisasi Kantor Audit Internal IPB. ............................................................... 3
Gambar 2 Tahapan pelaksanaan audit internal akademik di lingkungan IPB (KAI IPB, 2011a)...... 4
Gambar 3 Ilustrasi hubungan antar bagian pada MVC (Myer, 2008). .............................................. 4
Gambar 4 Metode Pengembangan Waterfall (Sommerville, 2009). ................................................. 5
Gambar 5 Bagan alur prosedur operasional baku audit audit internal (KAI IPB, 2011a). ................ 6
Gambar 6 Bagan proses monitoring TLHA ..................................................................................... 8
Gambar 7 Use case diagram SAIO ................................................................................................... 8
Gambar 8 Perancangan antarmuka Sistem Audit Internal Online ................................................... 9
Gambar 9 Antarmuka Halaman Login Sistem Audit Internal Online ............................................. 10
Gambar 10 Antarmuka Laporan dari Form PKA ............................................................................ 11
Gambar 11 Antarmuka Laporan Daftar Audit................................................................................. 11
Gambar 12 Antarmuka Laporan Monitoring TLHA ....................................................................... 12
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Fungsi Sistem Audit Internal Online. ................................................................................... 8
Tabel 2 Hak Akses Pengguna terhadap form-form SAIO. .............................................................. 11
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Form-form yang digunakan pada proses audit ............................................................. 14
Lampiran 2 Use case Diagram Sistem Audit Internal Online. ........................................................ 21
Lampiran 3 Karakteristik pengguna pada Sistem Audit Internal Online......................................... 22
Lampiran 4 ER-Diagram Sistem Audit Internal Online. ................................................................. 23
Lampiran 5 Class Diagram Sistem Audit Internal Online. ............................................................. 24
Lampiran 6 Perancangan controller Sistem Audit Internal Online ................................................. 25
Lampiran 7 Implementasi basis data ............................................................................................... 29
Lampiran 8 Tampilan Antarmuka Halaman Utama Sistem Audit Internal Online. ........................ 30
Lampiran 9 Tampilan Antarmuka Sistem Audit Internal Online .................................................... 31
Lampiran 10 Dokumen Uji Sistem Audit Internal Online. ............................................................. 35
1
PENDAHULUAN
Latar belakang
Pemerintah telah mengeluarkan berbagai
kebijakan dan peraturan untuk meningkatkan
kualitas pendidikan tinggi di Indonesia.
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional
(Sisdiknas) Nomor 20 Tahun 2003, pasal
50(6) tentang otonomi perguruan tinggi,
mengamanatkan bahwa perguruan tinggi
harus melakukan pengawasan secara internal
atas
pendidikan
tinggi
yang
diselenggarakannya.
Ketentuan
tersebut
dijabarkan lebih lanjut dalam Peraturan
Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang
Standar
Nasional
Pendidikan
yang
mewajibkan struktur pengawasan horisontal di
setiap satuan pendidikan dengan menerapkan
sistem penjaminan mutu pendidikan. Sistem
penjaminan mutu tersebut bertujuan agar
satuan pendidikan dapat memenuhi atau
melampaui Standar Nasional Pendidikan
(SNP) (KMM IPB, 2011).
Sistem Penjamian Mutu Internal (SPMI)
PT telah dimasukan dalam Peraturan
Pemerintah (PP) No.17 Tahun 2010 pasal 96.
Lebih tegas lagi pada PP No.66 Tahun 2010
tentang perubahan atas PP No.17 Tahun 2010
pasal 49 ayat 2 menyatakan bahwa
pengelolaan satuan pendidik didasarkan pada
prinsip nirlaba, akuntabilitas, penjaminan
mutu, tranparansi dan akses keadilan,
Kemdiknas dalam hal ini Dikti mensyaratkan
bahwa
untuk
meluluskan
mahasiswa,
pendidikan tinggi harus diakreditasi oleh
BAN-PT.
Dengan
demikian
sistem
penjaminan mutu pendidikan tinggi (SPM-PT)
yang acceptable dan applicable menjadi suatu
keharusan untuk dipenuhi oleh institusi.
Audit Internal dapat digunakan untuk
pengendalian dan pengembangan SPMI.
Permendiknas No.47 Tahun 2011 Tentang
Satuan Pengawas
Internal
(SPI) di
Lingkungan Kemdikbud menyatakan bahwa
harus adanya organisasi SPI pada perguruan
tinggi negeri maupun swasta. Audit Internal
terhadap mutu pendidikan tinggi meliputi SNP
(Standar Isi, Proses, Kompetisi Lulusan,
Pendidik dan Tenaga Kependidikan, Sarana
dan Prasarana, Pengelolaan, Pembiyaan dan
Penilaian
Pendidikan)
dan
ditambah
Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat
(PPM), perlu mendapat perhatian untuk
pencapaian mutu seperti yang disyaratkan
baik oleh pemerintah, masyarakat maupun
perguruan tinggi itu sendiri.
Audit Internal PT dapat juga digunakan
untuk persiapan akreditasi dan atau sertifikasi
seperti BAN-PT, ISO 9001:2008 atau
Lembaga lain baik Nasional maupun
Internasional. Lembaga Setifikasi ISO 9001 :
2008 mensyaratkan bahwa salah satu
dokumen yang wajib ada untuk pengajuan
sertifikasi salah satunya adalah dokumen audit
internal. Berdasarkan hal tersebut membangun
dan mengembangkan audit internal bagi
masing-masing pendidikan tinggi adalah
menjadi suatu kebutuhan.
Di Institut Pertanian Bogor ada satu unit
yang disebut dengan Kantor Audit Internal
(KAI) IPB yang dirancang untuk memberikan
nilai tambah dan meningkatkan kinerja mutu
akademik institusi. KAI IPB secara struktural
berada langsung dibawah Rektor. KAI IPB
terdiri dari dua bidang utama yakni, Bidang
Audit Akademik dan Bidang Audit
Sumberdaya. Bidang Audit Akademik
melakukan audit pada bidang pendidikan,
penelitian kemahasiswaan, serta pengabdian
kepada masyarakat. Sedangkan Bidang Audit
Sumberdaya fokus pada bidang keuangan,
sumberdaya manusia, kerjasama/ kemitraan,
serta pengelolaan aset dan property (KAI IPB,
2011a). Struktur organisasi lebih lengkap
dapat dilihat pada Gambar 1.
Dalam proses audit ada dua pelaku utama
yakni Auditor dan Auditi. Auditor adalah
seseorang
yang
memiliki
kualifikasi,
kompetensi, dan sertifikat untuk melakukan
audit. Sedangkan auditi adalah unit kerja yang
diaudit disebut Auditi. Yang dapat melakukan
audit di IPB adalah para auditor yang telah
terdaftar di KAI IPB. Unit kerja yaang diaudit
adalah setiap fakultas dan departemen yang
ada di IPB.
Kondisi saat ini pihak KAI IPB dalam
melakukan proses audit masih secara manual
(offline). Semua proses audit hanya
dituangkan ke dalam kertas borang audit.
Selain dari proses audit yang masih manual,
untuk tindak lanjut hasil audit juga masih
dilakukan secara manual (offline). Hal ini
mengakibatkan proses monitoring akademik
mengalami hambatan, karena ketika akan
melakukan monitoring terhadap tindak lanjut
hasil audit, auditor maupun pihak KAI IPB
harus mencari berkas-berkas dari proses audit
yang telah dilaksanakan terlebih dahulu baru
dapat dapat melakukan monitoring. Berangkat
2
dari permasalahan ini maka penulis
mengambil topik penelitian dengan judul
“Monitoring Akademik Melalui Sistem Audit
Internal Online (SAIO)”.
Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah
membantu KAI IPB dalam menyediakan
informasi hasil audit dan membantu auditor
serta pihak KAI IPB melakukan monitoring
terhadap tindak lanjut hasil audit. Penyediaan
informasi ini dilakukan dengan membangun
Sistem Audit Internal Online (SAIO).
Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari penelitian ini adalah :
1.
Pengguna dari sistem ini adalah pihak
KAI IPB (administrator dan auditor) dan
unit kerja (auditi).
2.
Bidang yang dikaji pada penelitian ini
dibatasi hanya pada bidang akademik
tidak mencakup bidang sumberdaya.
Manfaat
Manfaat dari penelitian ini yaitu untuk
memudahkan KAI IPB dalam melakukan
proses audit dan monitoring tindak lanjut hasil
audit. Penelitian ini juga diharapkan dapat
memberikan informasi hasil audit dan
monitoring tindak lanjut hasil audit dengan
lengkap
kepada
pihak-pihak
yang
membutuhkannya. Sehingga informasi ini
nantinya digunakan sebagai bahan untuk
persiapan akreditasi.
TINJAUAN PUSTAKA
Audit
Internal
Pertanian Bogor.
Akademik
Institut
Audit internal adalah proses yang
sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk
memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya
secara objektif dan menentukan sejauh mana
kriteria audit telah dipenuhi (KAI IPB,
2011b). Audit Internal Akademik IPB adalah
suatu aktivitas penjaminan dan konsultasi
yang independen dan obyektif, yang
dirancang untuk memberikan nilai tambah dan
meningkatkan kinerja mutu akademik
institusi. Audit Internal Akademik membantu
institusi dalam mencapai tujuannya dengan
pendekatan profesional dan sistematik untuk
mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas
manajemen resiko, kontrol dan tata kelola
akademik institusi (KAI, 2011a).
Tahapan atau proses dalam pelaksanaan
audit di lingkungan IPB terbagi atas sembilan
tahapan, yakni :
1. Seleksi Auditan
Tahap ini menentukan unit kerja yang
akan
diaudit.
Auditi
ditetapkan
berdasarkan perencanaan audit rutin yang
ditetapkan oleh Kepala KAI (Kantor Audit
Internal),
permintaan
rektor
atau
permintaan klien yang ditujukan kepada
KAI.
2. Persiapan Penugasan
Kepala KAI menentukan Tim audit yang
terdiri dari ketua dan anggota tim audit
dari daftar auditor yang ada di IPB. KAI
menyiapkan dan menyampaikan surat
tugas audit kepada Auditor. Selain itu,
KAI juga menyediakan dokumen yang
dibutuhkan
oleh
Auditor
untuk
penyusunan rencana kerja audit.
3. Survei Pendahuluan
Survei
perndahuluan
merupakan
pertemuan awal antara Tim audit dengan
auditi. Tujuan dari kunjungan ini adalah untuk
perkenalan Tim audit, menyampaikan secara
lisan rencana kerja audit (tujuan, ruang
lingkup, metode dan jadwal audit) serta
mendapatkan kesepakatan rencana kerja audit
dan komitmen dari auditi untuk menyediakan
sumberdaya (personil, dokumen dan ruangan)
yang dibutuhkan selama audit.
3
Dewan Audit
Rektor
Kantor Audit
Internal
KMM
KHO
Bidang Kesekretariatan
Pengembangan & pengkajian
sistem audit dan pendukung
adminsitrasi pelaksanaan audit
Bidang Akademik (Pendidikan,
Penelitian Kemahasiswaan,
Pengabdian kepada masyarakat)
Bidang Audit Sumberdaya
(Keuangan, Sumberdaya manusia,
Kerjasama/Kemitraan, Pengelolaan
Aset dan properti)
Keterangan :
Auditor bidang pendidikan , penelitian, kemahasiswaan dan pengabdian kepada
masyarakat, keuangan, sumber daya manusia, kerjasama/kemitraan, pengelolaan
aset dan properti
----- Garis Koordinasi
Garis Komando
Gambar 1 Struktur Organisasi Kantor Audit Internal IPB.
Kunjungan pendahuluan dilakukan setelah
surat perihal kunjungan pendahuluan
diberikan kepada pihak auditi dan
membuat kesepakatan tanggal kunjungan
pendahuluan.
4. Deskripsi dan Evaluasi Dokumen
Pada tahap ini tim audit mengevaluasi
kecukupan
dokumen
dan
menilai
efektivitas sistem pengendalian internal
menajemen
auditi.
Tim
audit
mempersiapkan instrumen audit yang
mencakup Program Kerja Audit, Audit
Checklist, kuesioner audit, ringkasan
temuan audit, deskripsi temuan audit dan
catatan audit. Tim Audit juga mempelajari
semua dokumen audit dan hasil evalusai
dituangkan dalam kertas kerja audit.
5. Pengujian Substantif
Tahap ini dilakukan di tempat auditi pada
saat kunjungan lapang. Tim Audit
mengumpulkan
informasi
melalui
wawancara, memeriksa dokumen dan
pengamatan keadaan di lokasi. Kemudian
diverifikasi untuk digunakan sebagai bukti
audit dan dilakukan pengujian bukti
terhadap kriteria audit. Semua proses dan
bukti audit didokumentasikan dalam
Kertas Kerja Audit.
6. Pengembangan Temuan
Tim Audit menelaah semua Kertas Kerja
Audit dan mengevaluasi bukti audit
terhadap kriteria audit untuk menghasilkan
temuan dan observasi audit. Setiap temuan
audit yang berupa Ketidaksesuaian (KTS)
dianalisis akar penyebabnya, potensi
dampak
yang
ditimbulkan
dan
merumuskan
rekomendasi
untuk
menghilangkan penyebab KTS tersebut.
Hasil temuan audit disampaikan kepada
pihak auditi untuk ditanggapi dan
disepakati.
7. Pelaporan Hasil Audit
Laporan hasil audit disusun sebagai bentuk
pertanggung jawaban dan bukti bahwa
Tim Audit telah selesai melaksanakan
audit. Laporan hasil audit ditelaah oleh
supervisor
sebelum disahkan oleh
penanggung jawab audit (Kepala KAI
IPB). Kepala KAI menyampaikan laporan
hasil
audit
kepada
rektor,
dan
mendistribusikan kepada pihak lain yang
relevan atas izin Rektor.
8. Monitoring Tindak Lanjut
Berdasarkan Laporan Hasil Audit (LHA)
KAI yang pada draft Tindak Lanjut
Temuan Hasil Audit (TLTHA) nya
tercantum temuan hasil audit dan
rekomendasi, maka pihak auditi terkait
harus menindaklanjuti sesuai dengan
4
rekomendasi. Bukti penyelesaian TLTHA
sesuai
dengan
rekomendasi
harus
dikirimkan ke KAI untuk diverifikasi
kelengkapannya dan dinilai.
9. Evaluasi Audit
Audit dinyatakan telah selesai dan lengkap
jika laporan audit telah diserahkan kepada
Rektor melalui KAI. Tim Audit yang telah
menyelesaikan
tugasnya
sebelum
dibubarkan, harus melakukan evaluasi
terhadap pelaksanaan audit. Tujuan dari
evaluasi ini untuk memberikan masukan
pada KAI dalam hal : efektivitas dan
efisiensi audit, pendekatan audit, serta
peran penting auditor.
Gambar 2 Tahapan pelaksanaan audit internal
akademik di lingkungan IPB (KAI
IPB, 2011a).
operasi sebuah class dan batasan-batasan
yang teradapat dalam hubungan antar
objek tersebut.
2. Use Case Diagram
Use case diagram mendeksripsikan
kebutuhan fungsional dari sistem.
3. Sequence Diagram
Sequence
diagram
menunjukkan
bagaimana
sekelompok
objek
berkolaborasi dalam beberapa perilaku.
Model-View-Controller (MVC)
MVC merupakan design pattern yang
memisahkan code yang ada menjadi tiga
kategori, yakni Models, Views, dan
Controllers (Myer, 2008). Layer Models
memutuskan data yang akan diberikan atau
ditampilkan. Layer Views menampilkan data
dan elemen dari tampilan antarmuka.
Sedangkan Layer Controllers menangani
events pengguna yang berpengaruh terhadap
models dan views. Ilustrasi hubungan antar
bagian pada MVC dapat dilihat pada Gambar
3.
Pada MVC hampir semua pekerjaan
dilakukan di controllers. Mulai dari memuat
libraries, mengambil data dari models, dan
meletakkannya ke dalam views. MVC juga
membuat para developer dapat membuat
berbagai view dan controller untuk setiap
model yang ada tanpa harus merubah design
dari model tersebut.
Proses
dari
kesembilan
tahapan
pelaksanaan audit digambarkan pada Gambar
2. Dari kesembilan tahapan diatas tidak
keseluruhan tahapan tersebut diakomodir di
sistem ini. Tahapan yang diakomodir oleh
sistem ini antara lain Survei Pendahuluan,
Deskripsi dan Evaluasi Dokumen, Pengujian
Lapangan, Pengembangan Temuan, dan
Montoring Tindak Lanjut.
Unified Modelling Language (UML)
Unified Modelling Language (UML)
adalah notasi grafis, didukung oleh metamodel tunggal yang membantu dalam
mendeskripsikan dan merancang perangkat
lunak (Fowler, 2004). Berikut beberapa
diagram UML yang sering digunakan :
1. Class Diagram
Class diagram mendeskripsikan jenis-jenis
objek yang ada dalam sistem dan
hubungan statis antar objek tersebut. Class
diagram juga menunjukkan atribut dan
Gambar 3 Ilustrasi hubungan antar bagian
pada MVC (Myer, 2008).
Waterfall Life Cycle
Waterfall atau software life cylce
merupakan salah satu dari jenis pemodelan
dalam pengembangan perangkat lunak.
Dikatakan model waterfall karena tahap demi
tahap dalam pengembangannya saling
5
berurutan (Sommerville, 2009). Model
waterfall diilustrasikan seperti pada Gambar
4. Tahapan dari model ini digambarkan ke
dalam aktivitas pengembangan yang bersifat
dasar, seperti :
1.
2.
3.
Analisis dan definisi kebutuhan.
Pada tahap ini batasan dan tujuan dari
sistem ditetapkan dengan konsultsi
kepada pengguna. Hasil konsultasi
tersebut akan dipergunakan sebagai
spesifikasi pada sistem yang akan
dirancang.
Perancangan sistem dan perangkat lunak.
Proses perancangan sistem membagi
kebutuhan menjadi sistem perangkat
lunak atau perangkat keras. Hal ini yang
menentukan arsitektur sistem secara
keseluruhan. Tahap ini mendefinisikan
dan menggambarkan abstraksi dasar
perangkat lunak dan keterhubungan
diantaranya
Implementasi.
Pada tahap ini hasil perancangan pada
tahap sebelumnya direalisaikan atau
diimplementasikan menjadi suatu sistem
yang dapat berjalan dengan baik.
4.
Pengujian dan integrasi sistem.
Semua program yang merupakan bagian
dari sistem diintegrasikan dan diuji
sebagai suatu sistem yang lengkap.
5.
Pengoperasian dan pemeliharaan.
Tahap ini sistem dipasang dan diletakkan
untuk digunakan. Biasanya tahapan ini
akan membutuhkan waktu yang cukup
lama dan menghabiskan banyak biaya
jika terjadi banyak kesalahan pada
tahapan-tahapan sebelumnya.
model Waterfall Life Cycle. Tahapan-tahapan
ini terdiri dari tahap analisis dan definisi
kebutuhan, perancangan sistem dan perangkat
lunak, implementasi, pengujian dan integrasi
sistem, serta pengoperasian dan pemeliharaan.
Analisis dan Definisi Kebutuhan
Analisis
dan
definisi
kebutuhan
merupakan tahap pertama yang dilakukan
pada watwerfall life cycle. Pada tahap ini
dilakukan identifikasi tujuan dan batasan pada
sistem yang akan dibangun. Untuk
mengetahui tujuan dan batasan sistem perlu
dilakukan pengumpulan data.
Pengumpulan data dilakukan dengan dua
cara, yakni observasi dilapangan dan
wawancara dengan pihak-pihak terkait.
Keduanya dilakukan untuk mendapatkan data
yang dibutuhkan dalam pengembangan
sistem. Berdasarkan data yang didapat
kemudian akan ditentukan tujuan dan definisi
kebutuhan dari sistem yang akan dibangun.
Keterhubungan antara kebutuhan pengguna
dan
sistem
kemudian
digambarkan
menggunakan notasi use case diagram.
Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak
Perancangan sistem dan perangkat lunak
merupakan pendefinisian atau pemodelan dari
analisis
kebutuhan
menjadi
suatu
reperesentasi
aplikasi
sebelum
diimplementasikan. Tahap ini diperlukan
untuk mendapatkan rancangan aplikasi yang
terstruktur. Perancangan dilakukan dengan
menggunakan notasi grafis UML, yaitu class
diagram dan sequence diagram.
Implementasi
Hasil dari perancangan yang dilakukan
sebelumnya kemudian diimplementasikan.
Implementasi dilakukan dengan menggunakan
framework Codeigniter 2.0. Lingkungan
pengembangan yang digunakan adalah
sebagai berikut :
Perangkat Lunak : Windows 7 Ultimate,
Adobe Dreamweaver CS3, XAMPP 1.7.7,
Mozilla Firefox 6.0.2 dan Google Chrome
14.0.
Gambar 4 Metode Pengembangan Waterfall
(Sommerville, 2009).
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang akan digunakan
mengacu pada tahapan-tahapan yang ada pada
Perangkat Keras : AMD Athlon 64 X2
Dual Core Processor 6400+ 3.2 GHz, 1024
MB RAM, harddisk 120 GB, keyboard,
monitor, dan mouse.
Pengujian dan Itegrasi Sistem
Pengujian dilakukan oleh pihak KAI IPB
yang bertindak sebagai pengguna auditor
6
pada sistem ini. Selain itu, penulis juga
menguji sistem ini dengan menggunakan
metode black box. Jika terdapat kesalahan
pada fungsi yang diuji maka segera dilakukan
perbaikan dan diuji kembali. Pengujian
dilakukan sampai seluruh fungsi yang ada
pada sistem sudah berjalan sebagaimana
mestinya.
Pengoperasian dan Pemeliharaan
Pada tahap ini sistem diunggah ke web
server. Web server yang digunakan adalah
Apache. Pada tahap ini juga dilakukan
pemeliharaan
terhadap
sistem
untuk
mengurangi
kesalahan-kesalahan
yang
ditemukan, dan mengoptimalkan sistem
selama digunakan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis dan Definisi Kebutuhan Sistem
Audit Internal Online (SAIO)
Pada tahap ini didapatkan beberapa
gambaran umum dan definisi kebutuhan dari
sistem audit internal. Beberapa hal yang
dianalisis pada tahap ini adalah :
AUDITOR
1
Deskripsi Umum Sistem
Sistem Audit Internal Online (SAIO)
adalah perangkat lunak berbasis web yang
berfungsi menyimpan dan menampilkan
record dari proses audit yang dilakukan oleh
pihak audit internal di IPB. Proses audit
tersebut antara lain pengisian form Program
Kerja Audit (PKA), Daftar Kelengkapan
Dokumen (DKD), Audit Checklist, Kuesioner,
Ringkasan Kondisi Hasil Audit (RKHA),
Deskripsi Kondisi Hasil Audit (DKHA),
Catatan Audit dan Monitoring Tindak Lanjut
Hasil Audit (TLHA). Prosedur Operasional
Baku (POB) audit internal dapat dilihat pada
Gambar 5.
Berdasarkan tahapan pada POB audit
internal tersebut, sistem ini hanya mencakup
beberapa tahapan saja. Pada tahap awal ketika
melakukan kunjungan pendahuluan auditor
mengisikan form PKA untuk disampaikan
kepada pihak auditi. Setelah program kerja
disepakati, tahap berikutnya melaksanakan
proses audit. Hasil dari proses audit ini
dituangkan
ke
dalam
Form
DKD,
AUDITOR
Kunjungan Pendahuluan ke Unit
Melaksanakan proses Audit
Evaluasi dokumen
Pengujian subsatansi
Pengembangan temuan dan
rekomendasi
AUDITOR - UNIT
AUDITOR
6
Menyusun laporan hasil audit
perbaikan
AUDITOR
7
ya
Verifikasi
Melaksanakan temu akhir audit
dan mebahas deskripsi temuan
hasil audit
tidak
8
Menyerahkan laporan hasil audit
kepada Kepala KAI
AUDITOR
2
Mulai
5
SEKRETARIAT
Kepala KAI
9
Mengesahkan laporan hasil audit
10
Menyampaikan laporan hasil audit
dan formulit tindak lanjut hasil
temuan audit kepada unit
Gambar 5 Bagan alur prosedur operasional baku audit audit internal (KAI IPB, 2011a).
Audit Checklist dan Kuesioner. Tahap
selanjutnya auditor membuat ringkasan
temuan dan deskripsinya yang dituangkan ke
dalam fom RKHA, DKHA dan Catatan Audit.
Kemudian pada tahapan penyampaian laporan
hasil audit dan formulir tindak lanjut hasil
audit. Pada tahap ini auditi akan menanggapi
temuan dan rekomendasi yang tertuang pada
form RKHA dan DKHA. Tanggapan terhadap
temuan dan rekomendasi tersebut dituangkan
ke dalam form Monitoring TLHA. Beberapa
4
Konfirmasi temu akhir audit kepada
Unit
SEKRETARIAT
Selesai
3
Membuat ringkasan temuan dan
deskripsi hasil audit
Membahas ringkasan temuan
dan deskripsi audit
form yang digunakan ketika pelaksanaan
proses audit dapat dilihat pada Lampiran 1.
Untuk proses Monitoring TLHA dapat
dilakukan setelah form TLHA disampaikan ke
pihak auditi. Auditi akan menindak lanjuti
hasil audit yang telah dilaksanakan. Setelah
ditindak lanjuti, auditi menuangkan hasil
tindak lanjut tadi ke dalam form TLHA.
Auditor akan melakukan monitoring terhadap
tindak lanjut hasil audit melalui sistem. Dari
sini akan diketahui unit mana saja yang telah
8
menindak lanjuti hasil dari audit yang telah
dilaksanakan. Untuk bagan proses monitoring
dapat dilihat pada Gambar 6.
1. Auditor
Menginputkan
data pada semua
form audit
Mulai
2. Auditor
Men-submit temuan
beserta rekomendasi
(RKHA dan DKHA),
untuk ditindak lanjuti
Auditi
4. Auditor dan KAI
3. Auditi
Melakukan pengecekan terhadap
tindak lanjut temuan dan
rekomendasi hasil audit melalui
form Monitoring TLHA
Menindak lanjuti
temuan
dan
menginputkan ke
form TLHA
Ya
Selesai
Kebutuhan pengguna ini dapat dilihat
pada Gambar 7. Untuk detail gambaran
keterhubungan antara kebutuhan pengguna
dan sistem dapat di lihat pada use case
diagram di Lampiran 2.
Verifikas
Tidak
Gambar 6 Bagan proses monitoring TLHA
Sistem ini juga dapat menampilkan report
berupa record dari proses audit maupun detail
dari masing-masing record yang dapat di
ekspor ke pdf. Selain itu sistem juga dapat
menampilkan report dari TLHA untuk
mengetahui temuan dan rekomendasi mana
saja yang telah ditindak lanjuti. Report ini
juga dapat di ekspor ke format pdf.
Untuk menjaga keamanan dan Integritas data
pada sistem diperlukan manajemen pengguna.
Pengguna Sistem ini dibagi menjadi tiga
pengguna yakni, administrator, auditor, dan
auditi (unit).
Analisis Kebutuhan Pengguna
Kebutuhan pengguna terhadap sistem ini
adalah sebagai berikut :
a.
b.
c.
d.
Sistem harus dapat mengatur hak akses
dari setiap pengguna. Pengguna yang
menggunakan sistem ini antara lain
administrator, auditor, dan auditi.
Sistem
harus
dapat
melakukan
manajemen data pengguna, departemen,
fakultas, variabel standar, elemen standar,
aspek daftar kelengkapan dokumen,
pertanyaan, program kerja audit, daftar
kelengkapan dokumen, audit checklist,
kuesioner, ringkasan kondisi hasil audit,
deskripsi kondisi hasil audit dan catatan
audit.
Sistem harus dapat melakukan manipulasi
data Monitoring Tindak Lanjut Hasil
Audit.
Sistem harus dapat mencetak record data
yang ada berdasarkan kategori atau filter.
Gambar 7 Use case diagram SAIO
Analisis Kebutuhan Sistem
Sistem ini dirancang untuk memiliki
fungsi dan batasan-batasan yang dapat
memenuhi semua kebutuhan dari pengguna.
Fungsi dari sistem ini dapat dilihat pada Tabel
1.
Tabel 1 Fungsi Sistem Audit Internal Online.
Kode
Fungsi
[SAIO-001]
[SAIO-002]
[SAIO-003]
[SAIO-004]
[SAIO-005]
[SAIO-006]
[SAIO-007]
[SAIO-008]
[SAIO-009]
[SAIO-010]
Deskripsi
Melakukan autentikasi
terhadap pengguna
Manajemen data user
Manajemen data Fakultas
Manajemen data variabel
standar
Manajemen data program kerja
audit
Manajemen data daftar
kelengkapan dokumen
Manajemen data audit checklist
Manajemen data kuisioner
Manajemen data ringkasan
kondisi hasil audit
Manajemen data deskripsi
kondisi hasil audit
9
Kode
Fungsi
[SAIO-011]
[SAIO-012]
[SAIO-013]
[SAIO-014]
[SAIO-015]
[SAIO-016]
[SAIO-017]
Deskripsi
Manajemen data catatan audit
Manajemen data aspek daftar
kelengkapan dokumen
Manajemen data pertanyaan
audit checklist
Manajemen data elemen
standar
Mencetak Rekapitulasi Audit
dan Monitoring berdasarkan
kriteria tertentu
Melakukan update dan melihat
data Monitoring Tindak Lanjut
Hasil Audit
Manajemen data Departemen
Analisis Pengguna
Pengguna sistem audit internal
ini
adalah staf KAI IPB dan auditor yang
terdaftar di KAI IPB serta perwakilan dari
pihak auditi. Staf KAI IPB merupakan
administrator yang memiliki wewenang penuh
terhadap sistem ini. Auditor hanya dapat
melakukan manajemen data pada
form
Program Kerja Audit, Daftar Kelengkapan
Dokumen, Audit Check List, Kuesioner,
Ringkasan Kondisi Audit, Deskripsi Kondisi
Audit dan Catatan Audit. Sedangkan auditi
hanya dapat melakukan manajemen data pada
form Monitoring Tindak Lanjut Hasil Audit.
Sistem ini menerima masukan dari pengguna
melalui perintah yang diklik pada monitor
atau yang diketikkan melalui keyboard.
Karakteristik pengguna secara lengkap dapat
dilihat pada Lampiran 3.
yang ada di dalam basis data melalui query
tertentu. Sistem ini juga menghasilkan output
berupa file dengan format PDF.
Perancangan Basis Data
Basis data dirancang agar dapat
mengoptimalkan manajemen data yang baik
dalam sistem. Perancangan basis data sistem
ini menggunakan pemodelan dengan ER
(Entity Relationship) Diagram. Desain dengan
ER Diagram ini akan menggambarkan
keterhubungan antar tabel yang ada di basis
data sistem ini. ER Diagram dari sistem ini
dapat dilihat pada Lampiran 4.
Perancangan Antarmuka
Antarmuka sistem ini terbagi atas 4
bagian, yaitu bagian header, bagian menu,
bagian content, dan bagian footer. Pada
bagian header akan menampilkan logo dan
menu logout. Pada bagian menu akan
menampilkan pilihan menu yang ada pada
sistem setelah login. Pada bagian content akan
menampilkan isi dari halaman utama dan
pilihan menu. Pada bagian footer akan
menampilkan copyright dari sistem. Desain
antarmuka pada sistem ini dapat dilihat pada
Gambar 8.
Header
Menu
Content
Footer
Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak
SAIO
Pada
tahap
ini
diperoleh
hasil
perancangan dari sistem audit internal.
Perancangan sistem ini meliputi :
Perancangan Input dan Output
Input yang digunakan pada sistem ini
berupa teks yang diketik melalui keyboard
dan pilihan menu/link yang diklik melalui
mouse oleh pengguna. Pada form-form isian
yang menerima input berupa teks, dilakukan
validasi untuk mencegah kesalahan terhadap
input data.
Output pada sistem ini berupa halaman
web yang dinamis. Halaman-halaman pada
sistem ini akan menampilkan record data
Gambar 8 Perancangan antarmuka Sistem
Audit Internal Online
Menu pada sistem ini terdiri dari lima
menu utama dan
beberapa diantaranya
memiliki sub menu. Kelima menu tersebut
antara lain:
a.
b.
Home, untuk menampilkan halaman
utama dari sistem.
Administrator, menu yang hanya dapat
diakses oleh administrator dan memiliki
sub menu seperti
- Setup, memiliki dua sub menu lagi
yakni
menu
User
untuk
menampilkan daftar pengguna dari
sistem ini dan menu Auditi. Sub
10
c.
d.
menu auditi ini juga memiliki dua
sub menu lagi yakni menu Fakultas
dan departemen.
- Komponen Audit, memiliki dua sub
menu lagi yakni Menu Variabel
Standar untuk menampilkan daftar
variabel standar dan Menu Elemen
Standar untuk menampilkan daftar
elemen standar yang ada di sistem.
- Module, memiliki dua sub menu
yakni Menu Aspek DKD untuk
menampilkan daftar aspek yang
akan digunakan sebagai data master
pada form daftar kelengkapan
dokumen. Dan terakhir Menu
Pertanyaan untuk menampilkan
daftar pertanyaan yang akan
digunakan sebagai data master pada
form audit checklist.
- Audit, menu ini memiliki tujuh sub
menu yang berisi form-form yang
akan digunakan pada proses audit.
Ketujuh sub menu tersebut antara
lain Menu Form Program Kerja
Audit,
Menu
Form
Daftar
Kelengkapan Dokumen, Menu Form
Audit Checklist, Menu Form
Kuesioner, Menu Form Ringkasan
Kondisi
Audit,
Menu
Form
Deskripsi Kondisi Audit, dan Menu
Form Catatan Audit.
Monitoring Tindak Lanjut Hasil Audit,
menu ini menampilkan form monitoring
tindak lanjut hasil audit.
Report, menu untuk menampilkan form
dan mencetak laporan hasil audit..
controller yang ada pada sistem ini dapat
dilihat pada Lampiran 6.
Implementasi SAIO
Implementasi
merupakan
tahapan
pengaplikasian dari seluruh perancangan yang
dibuat
pada
tahapan
sebelumnya.
Implementasi pada sistem ini meliputi :
Implementasi Basis Data
Basis data pada sistem ini akan
diimplementasikan ke dalam salah satu jenis
DBMS yakni MySQL. Basis data yang
disimpan disesuaikan dengan hasil dari tahap
perancangan. Hasil dari implementasi pada
tahap ini dapat dilihat pada Lampiran 7.
Implementasi Antarmuka
Implementasi antarmuka merupakan hasil
penggabungan dari keseluruhan proses desain.
Pada sistem ini input terdiri atas objek-objek
seperti textbox, combo box, text area dan
button. Input untuk setiap form yang pada
sistem hanya berupa teks. Sedangkan output
pada sistem ini berupa teks yang disajikan
dalam tabel berupa daftar dan laporan.
Pada sistem ini halaman yang pertama
muncul bukan langsung ke halaman utama
melainkan ke halaman login (Gambar 9).
Setelah login pengguna baru dapat mengakses
halaman utama dan menampilkan menu apa
saja yang dapat diakses oleh pengguna
berdasarkan hak akses yang dimiliknya.
Halaman utama pada sistem ini dapat dilihat
pada Lampiran 8.
Perancangan Model dan Controller
Sistem ini menggunakan perancangan
dengan MVC, dimana model harus berisi
segala macam proses bisnis yang ada pada
sistem. Sedangkan pada bagian controller
berfungsi untuk memproses segala input yang
dimasukkan oleh pengguna ke sistem.
Perancangan model
pada sistem ini
digambarkan dengan menggunakan Class
Diagram. Class diagram ini dapat dilihat pada
Lampiran 5.
Dalam
perancangan
dengan
menggunakan MVC controller merupakan
bagian yang menghubungkan antara model
dan view (antarmuka). Controller akan
menangani proses atau kejadian berpengaruh
terhadap model dan view Perancangan
controller digambarkan dengan menggunakan
sequence diagram. Beberapa perancangan
Gambar 9 Antarmuka Halaman Login Sistem
Audit Internal Online
Selain dari halaman login dan halaman
utama tersebut, sistem ini juga memiliki form
input yang terdiri dari enambelas form yakni
Form Fakultas, Form Departemen, Form User,
Form Variabel Standar, Form Elemen Standar,
11
Form Aspek DKD (Daftar Kelengkapan
Dokumen), Form Pertanyaan, Form Program
Kerja Audit, Form Daftar Kelengkapan
Dokumen, Form Audit Checklist, Form
Kuesioner, Form Ringkasan Kondisi Audit,
Form Deskripsi Kondisi Audit, Form Catatan
Audit, Form Monitoring Tindak Lanjut Hasil
Audit, Form Report. Berapa tampilan
antarmuka dari sistem ini dapat dilihat pada
Lampiran 9. Dari keseluruhan form diatas
setiap pengguna memiliki hak akses yang
berbeda terhadap form-form tersebut. Untuk
detail dari hak akses pengguna akan form
tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2 Hak Akses Pengguna terhadap formform SAIO.
Pengguna
Deskripsi
Administrator memiliki akses
Administrator penuh untuk semua form
tersebut
Auditor hanya memiliki akses
penuh untuk setiap form audit
saja seperti :
Form Program Kerja Audit
Form Daftar Kelengkapan
Dokumen
Form Audit Checklist
Form Kuesioner
Form Ringkasan Kondisi
Auditor
Audit
Form Deskripsi Kondisi
Audit
Form Catatan Audit serta
Form Report
Untuk Form Monitoring Tindak
Lanjut Hasil Audit auditor
hanya dapat melihat dan
mencetak
Auditi hanya memiliki akses
untuk melakukan manajemen
Auditi
data pada Form Monitoring
Tindak Lanjut Hasil Audit
Output dari sistem ini laporan audit dari
setiap form yang ditampilkan dalam format
pdf. Keseluruhan form dari menu audit,
monitoring TLHA dapat dicetak ke dalam
format pdf. Untuk hasil implementasi output
SAIO dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10 Antarmuka Laporan dari Form
PKA
Selain dari laporan di atas, sistem ini
juga menghasilkan rekapitulasi laporan berupa
daftar audit yang telah dilaksanakan oleh KAI.
Sistem ini juga menghasilkan rekapitulasi
laporan untuk monitoring TLHA. Rekapitulasi
ini berupa daftar TLHA yang sudah ditindak
lanjuti atau yang belum ditindak lanjuti.
Untuk implementasi dari laporan ini dapat
dilihat pada Gambar 11 dan Gambar 12.
Gambar 11 Antarmuka Laporan Daftar Audit
12
Sistem ini dapat membantu memberikan
informasi seputar hasil audit dan tindak lanjut
terhadap hasil audit dan rekomendasi dari
auditor. Sistem ini juga dapat membantu
menyediakan informasi audit untuk keperluan
akreditasi dari setiap unit yang telah diaudit
Saran
Gambar 12 Antarmuka Laporan Monitoring
TLHA
Untuk pengembangan SAIO selanjutnya
dapat ditambahkan form audit untuk cash
opname dan bidang sumberdaya. Selain itu
perlu
dilakukan
penambahan
untuk
penyimpanan dokumen hasil audit, untuk
menjaga legalitas dari hasil audit pada sistem.
Pengujian dan Integrasi Sistem SAIO
Integrasi
merupakan
penggabungan
keseluruhan modul yang telah dikembangkan
pada tahap implementasi. Setiap modul akan
dilakukan pengujian untuk memastikan semua
fungsi dapat berjalan dengan baik.
Pengujian pada sistem ini dilakukan
dengan menggunakan metode Black Box.
Pada tahap pengujian dengan metode Black
Box, semua fungsi yang terdapat pada Sistem
Audit Internal IPB diujikan dengan
memasukkan input kemudian diperiksa
apakah fungsi yang diujikan tersebut sesuai
dengan kebutuhan yang diharapkan. Hasil
pengujian selengkapnya dapat dilihat pada
Lampiran 10.
Pengoperasian dan Pemeliharaan SAIO
Sebelum dioperasikan sistem diunggah ke
web server. Web server yang digunakan pada
penelitian ini adalah Apache Friends pada
XAMPP.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Pengembangan Sistem Audit Internal
Online mempermudah penyampaian informasi
dari hasil audit dan monitoring tindak lanjut
hasil audit yang dilakukan di Institut Pertanian
Bogor. Sistem yang dibangun menyediakan
fasilitas untuk memasukkan data fakultas,
departemen, pengguna, variabel standar,
elemen standar, aspek DKD, pertanyaan,
PKA, DKD, audit checklist, kuesioner,
RKHA, RKHA, catatan audit dan monitoring
TLHA. Sistem ini juga dibangun untuk
menampilkan
rekapitulasi
hasil
audit
berdasarkan kriteria yang dipilih. Selain dari
laporan rekapitulasi hasil audit, sistem ini juga
dapat menampilkan laporan monitoring dari
TLHA.
Perlu adanya penambahan laporan berupa
grafik atau chart dari hasil audit berdasarkan
fakultas yang ada di IPB. Sehingga
mempermudah pengguna melihat informasi
hasil audit yang telah dilaksanakan. Pada
sistem ini juga perlu ditambahkan penilaian
terhadap hasil audit yang telah dilaksanakan,
sebagai bahan acuan untuk proses akreditasi
dari departemen maupun fakultas yang
diaudit.
DAFTAR PUSTAKA
Fowler M. 2004. UML Distilled : Abrief
Guide to the Standard Object Modeling
Language 3rd Edition. United States :
Addison-Wesley.
[KAI IPB] Kantor Audit Internal IPB. 2011a.
Prosedur Operasional Baku. Pelaksanaan
Kegiatan Audit Internal Akademik
Institut Pertanian Bogor. Bogor : Kantor
Audit Internal IPB.
[KAI IPB] Kantor Audit Internal IPB. 2011b.
Materi Pelatihan Audit Internal Kantor
Audit Internal IPB. Pelatihan Audit
Internal IPB Dalam Rangka Pengendalian
dan Pengembangan Penjamin Mutu
Perguruan Tinggi. Bogor : Kantor Audit
Internal IPB.
[KMM IPB] Kantor Manajemen Mutu IPB.
2011. Standar dan Sistem Penjaminan
Mutu Internal Program Pendidikan
Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi 1.
Bogor : KMM IPB.
Myer T. 2008. Professional CodeIgniter.
Indianapolis: Wiley Publishing, Inc.
Sommerville. 2009. Software Engineering
Eighth Edition. England : AddisonWesley.
13
LAMPIRAN
14
Lampiran 1 Form-form yang digunakan pada proses audit
a.
Program Kerja Audit.
KANTOR AUDIT INTERNAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No :
GEDUNG ANDI HAKIM NASOETION LANTAI 3
KAMPUS IPB DARMAGA BOGOR
PROGRAM KERJA AUDIT AKADEMIK INTERNAL
BIDANG PENDIDIKAN PROGRAM SARJANA
Auditi
Komponen audit
:
:
Acuan
:
Departemen; PPMB
Penentuan
daya
tampung
mahasiswa
Surat Edaran Dirjen Dikti ke
Rektor
No.2920/D/T/2007
tanggal 28/09/2007
Disusun
Oleh
Tanggal
Paraf
:
:
:
Diperiksa
Oleh
Tanggal
Paraf
:
:
:
Tentative Audit Objective
Penentuan daya tampung penerimaan mahasiswa baru di departemen/unit tidak
mempertimbangkan ketersediaan/kecukupan sumberdaya dan sarana prasarana
(terutama kelas dan laboratorium)
TUJUAN AUDIT
Untuk meyakinkan bahwa penentuan daya tampung mahasiswa di Departemen/unit
TUJUATTTN
sudah dilaksanakan dengan evaluasi terhadap sumberdaya dan sarana prasarana
AUDIT
terutama kelas dan laboratorium.
LANGKAH KERJA:
NO
URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA
1
1.
2
Dapatkan dokumen prosedur tentang cara penentuan daya
tampung mahasiswa di departemen/unit terkait
Tanyakan penyebab bila tidak ditemukan dokumen
tersebut
Lakukan pengujian dan penilaian atas data-data yang
dimaksud hingga diperoleh hasil perhitungan daya
tampung di suatu program studi
Buat kesimpulan hasil analisis tentang penentuan daya
tampung mahasiswa tersebut
Hasil pengujian dan kesimpulan tersebut dituangkan
dalam borang KKA
2.
3.
4.
5.
Anggaran
Waktu
3
Realisasi
4
NO
KKA
5
Disusun
oleh
6
15
Lanjutan Lampiran 1.
b.
Daftar Kelengkapan Dokumen.
KANTOR AUDIT INTERNAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No :
GEDUNG ANDI HAKIM NASOETION LANTAI 3
KAMPUS IPB DARMAGA BOGOR
DAFTAR KELENGKAPAN DOKUMEN
Revisi 0
Auditi
Tipe Audit
Tahap Audit
Lokasi
Ruang Lingkup
Tanggal Audit
Wakil Auditi
Auditor Ketua
Auditor Anggota
Distribusi
No
Auditi
Aspek
A
1
2
3
4
5
6
7
Sistem Manajemen Mutu
Visi dan Misi Departemen
Mandat Departemen dan SK
Kebijakan Mutu Akademik
Sasaran Mutu Akademik
Kompetensi Lulusan
Manual Mutu
Peraturan Akademik
B
1
2
3
4
5
6
7
Organisasi dan Perencanaan
Struktur Organisasi dan SK
Tanggung Jawab, Wewenang
Mandat Bagian dan SK
Gugus Kendali Mutu dan SK
Penetapan Proses, Kriteria dan Metode
Sistem Komunikasi
Kajian Manajemen dan Perbaikan
C
1
2
3
Manajemen Sumberdaya
Dosen/Tenaga Pendidik
Tenaga Kependidikan
Sarana dan Prasarana
D
1
2
3
4
5
6
Pelaksanaan Proses
Input desain kurikulum
Kurikulum
GBPP dan SAP
Matriks MK vs Kompetensi
Penugasan dosen
Penjadwalan akademik
Auditor
√
X
KAI
Nama Dokumen
Arsip
Keterangan
16
No
7
√
Aspek
X
Nama Dokumen
Keterangan
Pembimbingan akademik/konseling
Lanjutan Lampiran 1.
c.
Audit Checklist.
KANTOR AUDIT INTERNAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No :
GEDUNG ANDI HAKIM NASOETION LANTAI 3
KAMPUS IPB DARMAGA BOGOR
Audit Checklist
Auditi
Tipe Audit
Standar
Tanggal
Lokasi
Auditor
Pertanyaan
Sistem Manajemen Mutu Akademik
Apakah Departemen memiliki Kebijakan, Sasaran
dan Rencana Mutu Akademik yang jelas
Apakah hal-hal tersebut dikomunikasikan dan
difahami oleh staf dan pegawai
Apakah Departemen memiliki dokumen-dokumen
yang diperlukan untuk menjamin perencanaan,
operasi dan kontrol seluruh proses akademik
Apakah Departemen memiliki Prosedur-prosedur
terdokumentasi tentang aktivitas manajemen,
pengadaan sumberdaya, realisasi, dan pengukuran
Apakah Departemen membuat dan memelihara
Catatan Mutu sebagai bukti adanya sistem
manajemen mutu akademik yang efektif
Apakah dokumen-dokumen mutu didistribusikan
kepada unit organisasi yang relevan
Apakah Departemen mengendalikan agar dokumen
yang digunakan sah, up date, tidak kadaluarsa,
versinya relevan, mudah diperoleh dan diidentifikasi
Organisasi dan Perencanaan
Apakah Departemen didukung dengan Struktur
Organisasi dan Uraian Tugas yang memadai
Apakah ruang lingkup, tugas dan wewenang unit
organisasi dipahami oleh penanggung jawabnya
Apakah jabatan yang ada diisi oleh staf yang tepat
dan berkualifikasi cukup
Apakah Mandat Departemen dirinci ke dalam
Mandat Bagian
Apakah Departemen telah menetapkan kriteria dan
metode untuk menjamin bahwa operasi dan
pengendalian proses berjalan efektif
Apakah sasaran dan target mutu akademik dilengkapi
Referensi
Bukti/Keterangan
17
Pertanyaan
dengan indikator keberhasilan dan metode
pengukurannya
Apakah kompetensi lulusan dan kurikulum didesain
dengan mempertimbangkan berbagai input, misal
stakeholder, alumni, masyarakat ilmiah, lembaga
akreditasi, aspek legal
Referensi
Bukti/Keterangan
Lanjutan Lampiran 1.
d.
Kuesioner.
KANTOR AUDIT INTERNAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No :
GEDUNG ANDI HAKIM NASOETION LANTAI 3
KAMPUS IPB DARMAGA BOGOR
Kuesioner
Auditi
Tipe Audit
Standar
Tanggal
Lokasi
Auditor
Kuesioner : (Disesuaikan dengan jenis audit)
Beri tanda (v) atau (x) pada jawaban di bawah ini
Jawaban
No.
Pertanyaan
Ya
1.
2.
3.
4.
Dst.
Tidak
Tidak
Tahu
18
Lanjutan Lampiran1.
e. Ringkasan Kondisi Hasil Audit.
KANTOR AUDIT INTERNAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No :
GEDUNG ANDI HAKIM NASOETION LANTAI 3
KAMPUS IPB DARMAGA BOGOR
Ringkasan Kondisi Hasil Audit
Revisi 0
Auditi
Tipe Audit
Standar
Lokasi
Ruang Lingkup
Tanggal Audit
Wakil Auditi
Auditor Ketua
Auditor Anggota
Distribusi
No
Temuan
Klien
Auditor
KAI
Arsip
Kategori
Temuan
(OB / KTS)
Deskripsi Kondisi
1
2
3
4
Dst
Bogor,…………………………..20…
Pimpinan Auditi
Ketua Auditor
(…………………………………)
(…………………………………)
19
Lanjutan Lampiran 1.
f.
Deskripsi Kondisi Hasil Audit.
KANTOR AUDIT INTERNAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No :
GEDUNG ANDI HAKIM NASOETION LANTAI 3
KAMPUS IPB DARMAGA BOGOR
Deskripsi Kondisi Hasil Audit
Unit Kerja
Tipe Audit
Aspek Audit
Masa Audit
Tanggal Audit
Auditor
Nomor Urut Kon
INTERNAL ONLINE
RENHARD ROLEN SITORUS
DAPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2013
MONITORING AKADEMIK MELALUI SISTEM AUDIT
INTERNAL ONLINE
RENHARD ROLEN SITORUS
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Komputer pada
Departemen Ilmu Komputer
DAPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2013
ABSTRACT
RENHARD ROLEN SITORUS. Academic Monitoring Through System Internal Audit
Online. Supervised by Dr. Yani Nurhadryani, S.Si., MT.
Internal audit is required for controlling and developing internal quality assurance system
of high education. Internal audit is also required in preparing accreditation or certification process
such as BAN-PT accreditation and ISO 9001:2008. Therefore, internal audit is very important for
high education. In this research, the online IPB internal audit system was developed for supporting
information dissemination of audit results and its follow-up. The system provides features such as
inputing data of faculty, departments, audit program, audit checklist, audit records and monitoring
follow-up audit results. It is expected that the system could make internal audit process in IPB
become more efficient.
Keywords : Audit, Internal Audit, Internal Audit IPB, Internal Audit System Online.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala limpahan
berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Monitoring
Akademik Melalui Sistem Audit Internal Online.
Penulis sadar bahwa tugas akhir ini tidak akan terselesaikan tanpa bantuan dari berbagai
pihak. Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Kedua orang tua saya Bapak L Sitorus dan Ibu S Siregar dan keluarga tercinta (Bang Bachtiar
Sitorus, serta adik-adik saya Nova Sitorus, Kristin Sitorus dan Mestika Sitorus) yang telah
menjadi sumber inspirasi terbesar penulis , atas doa dan dukungannya baik secara moril
maupun materi.
2. Ibu Dr. Yani Nurhadryani, S.Si., MT selaku dosen pembimbing tugas akhir atas dukungan dan
kesabarannya dalam penyelesaian tugas akhir ini.
3. Bapak Dr. Wisnu Ananta Kusuma, S.T., M.T dan Ibu Ir. Meuthia Rachmaniah, M.Sc, selaku
penguji tugas akhir ini, serta seluruh dosen dan staf Departemen Ilmu Komputer IPB.
4. Rekan-rekan mahasiswa ekstensi X4 Ilkom IPB.
5. MU|29 crew Bang Firman Peranginangin, Jolianto Simatupang, Hokkop Purba, Evan
Nainggolan yang selalu memberi dorongan dan dukungan selama di Bogor.
6. Seluruh pihak yang turut membantu baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses
penyelesaian tugas akhir ini
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Parluasan pada tanggal 12 Mei 1986. Penulis merupakan anak kedua
dari lima bersaudara, dari pasangan Bapak L.Sitorus dan Ibu S.Siregar.
Penulis menyelesaikan pendidikan Sekolah Menengah Atas di SMU Negeri 1
Dolokpanribuan, lulus pada tahun 2004. Pada tahun yang sama penulis diterima di Diploma
Institut Pertanian Bogor Program Studi Informatika melalui jalur PMDK (Penelusuran Minat dan
Kemampuan). Kemudian pada tahun 2009 penulis melanjutkan pendidikan ke jenjang S1 Ilmu
Komputer Penyelenggaraan Khusus, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Institut
Pertanian Bogor.
DAFTAR ISI
halaman
DAFTAR ISI ..................................................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ............................................................................................................................ vi
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................................... vi
PENDAHULUAN............................................................................................................................. 1
Latar belakang .............................................................................................................................. 1
Tujuan........................................................................................................................................... 2
Ruang Lingkup ............................................................................................................................. 2
Manfaat......................................................................................................................................... 2
TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................................................... 2
Audit Internal Akademik Institut Pertanian Bogor. ...................................................................... 2
Unified Modelling Language (UML) ........................................................................................... 4
Model-View-Controller (MVC).................................................................................................... 4
Waterfall Life Cycle ...................................................................................................................... 4
METODE PENELITIAN .................................................................................................................. 5
Analisis dan Definisi Kebutuhan .................................................................................................. 5
Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak ................................................................................... 5
Implementasi ................................................................................................................................ 5
Pengujian dan Itegrasi Sistem ...................................................................................................... 5
Pengoperasian dan Pemeliharaan ................................................................................................. 6
HASIL DAN PEMBAHASAN ......................................................................................................... 6
Analisis dan Definisi Kebutuhan Sistem Audit Internal Online (SAIO) ...................................... 6
Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak SAIO ......................................................................... 9
Implementasi SAIO .................................................................................................................... 10
Pengujian dan Integrasi Sistem SAIO ........................................................................................ 12
Pengoperasian dan Pemeliharaan SAIO ..................................................................................... 12
KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................................................................... 12
Kesimpulan................................................................................................................................. 12
Saran ........................................................................................................................................... 12
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................... 12
LAMPIRAN .................................................................................................................................... 13
vi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Struktur Organisasi Kantor Audit Internal IPB. ............................................................... 3
Gambar 2 Tahapan pelaksanaan audit internal akademik di lingkungan IPB (KAI IPB, 2011a)...... 4
Gambar 3 Ilustrasi hubungan antar bagian pada MVC (Myer, 2008). .............................................. 4
Gambar 4 Metode Pengembangan Waterfall (Sommerville, 2009). ................................................. 5
Gambar 5 Bagan alur prosedur operasional baku audit audit internal (KAI IPB, 2011a). ................ 6
Gambar 6 Bagan proses monitoring TLHA ..................................................................................... 8
Gambar 7 Use case diagram SAIO ................................................................................................... 8
Gambar 8 Perancangan antarmuka Sistem Audit Internal Online ................................................... 9
Gambar 9 Antarmuka Halaman Login Sistem Audit Internal Online ............................................. 10
Gambar 10 Antarmuka Laporan dari Form PKA ............................................................................ 11
Gambar 11 Antarmuka Laporan Daftar Audit................................................................................. 11
Gambar 12 Antarmuka Laporan Monitoring TLHA ....................................................................... 12
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Fungsi Sistem Audit Internal Online. ................................................................................... 8
Tabel 2 Hak Akses Pengguna terhadap form-form SAIO. .............................................................. 11
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Form-form yang digunakan pada proses audit ............................................................. 14
Lampiran 2 Use case Diagram Sistem Audit Internal Online. ........................................................ 21
Lampiran 3 Karakteristik pengguna pada Sistem Audit Internal Online......................................... 22
Lampiran 4 ER-Diagram Sistem Audit Internal Online. ................................................................. 23
Lampiran 5 Class Diagram Sistem Audit Internal Online. ............................................................. 24
Lampiran 6 Perancangan controller Sistem Audit Internal Online ................................................. 25
Lampiran 7 Implementasi basis data ............................................................................................... 29
Lampiran 8 Tampilan Antarmuka Halaman Utama Sistem Audit Internal Online. ........................ 30
Lampiran 9 Tampilan Antarmuka Sistem Audit Internal Online .................................................... 31
Lampiran 10 Dokumen Uji Sistem Audit Internal Online. ............................................................. 35
1
PENDAHULUAN
Latar belakang
Pemerintah telah mengeluarkan berbagai
kebijakan dan peraturan untuk meningkatkan
kualitas pendidikan tinggi di Indonesia.
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional
(Sisdiknas) Nomor 20 Tahun 2003, pasal
50(6) tentang otonomi perguruan tinggi,
mengamanatkan bahwa perguruan tinggi
harus melakukan pengawasan secara internal
atas
pendidikan
tinggi
yang
diselenggarakannya.
Ketentuan
tersebut
dijabarkan lebih lanjut dalam Peraturan
Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang
Standar
Nasional
Pendidikan
yang
mewajibkan struktur pengawasan horisontal di
setiap satuan pendidikan dengan menerapkan
sistem penjaminan mutu pendidikan. Sistem
penjaminan mutu tersebut bertujuan agar
satuan pendidikan dapat memenuhi atau
melampaui Standar Nasional Pendidikan
(SNP) (KMM IPB, 2011).
Sistem Penjamian Mutu Internal (SPMI)
PT telah dimasukan dalam Peraturan
Pemerintah (PP) No.17 Tahun 2010 pasal 96.
Lebih tegas lagi pada PP No.66 Tahun 2010
tentang perubahan atas PP No.17 Tahun 2010
pasal 49 ayat 2 menyatakan bahwa
pengelolaan satuan pendidik didasarkan pada
prinsip nirlaba, akuntabilitas, penjaminan
mutu, tranparansi dan akses keadilan,
Kemdiknas dalam hal ini Dikti mensyaratkan
bahwa
untuk
meluluskan
mahasiswa,
pendidikan tinggi harus diakreditasi oleh
BAN-PT.
Dengan
demikian
sistem
penjaminan mutu pendidikan tinggi (SPM-PT)
yang acceptable dan applicable menjadi suatu
keharusan untuk dipenuhi oleh institusi.
Audit Internal dapat digunakan untuk
pengendalian dan pengembangan SPMI.
Permendiknas No.47 Tahun 2011 Tentang
Satuan Pengawas
Internal
(SPI) di
Lingkungan Kemdikbud menyatakan bahwa
harus adanya organisasi SPI pada perguruan
tinggi negeri maupun swasta. Audit Internal
terhadap mutu pendidikan tinggi meliputi SNP
(Standar Isi, Proses, Kompetisi Lulusan,
Pendidik dan Tenaga Kependidikan, Sarana
dan Prasarana, Pengelolaan, Pembiyaan dan
Penilaian
Pendidikan)
dan
ditambah
Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat
(PPM), perlu mendapat perhatian untuk
pencapaian mutu seperti yang disyaratkan
baik oleh pemerintah, masyarakat maupun
perguruan tinggi itu sendiri.
Audit Internal PT dapat juga digunakan
untuk persiapan akreditasi dan atau sertifikasi
seperti BAN-PT, ISO 9001:2008 atau
Lembaga lain baik Nasional maupun
Internasional. Lembaga Setifikasi ISO 9001 :
2008 mensyaratkan bahwa salah satu
dokumen yang wajib ada untuk pengajuan
sertifikasi salah satunya adalah dokumen audit
internal. Berdasarkan hal tersebut membangun
dan mengembangkan audit internal bagi
masing-masing pendidikan tinggi adalah
menjadi suatu kebutuhan.
Di Institut Pertanian Bogor ada satu unit
yang disebut dengan Kantor Audit Internal
(KAI) IPB yang dirancang untuk memberikan
nilai tambah dan meningkatkan kinerja mutu
akademik institusi. KAI IPB secara struktural
berada langsung dibawah Rektor. KAI IPB
terdiri dari dua bidang utama yakni, Bidang
Audit Akademik dan Bidang Audit
Sumberdaya. Bidang Audit Akademik
melakukan audit pada bidang pendidikan,
penelitian kemahasiswaan, serta pengabdian
kepada masyarakat. Sedangkan Bidang Audit
Sumberdaya fokus pada bidang keuangan,
sumberdaya manusia, kerjasama/ kemitraan,
serta pengelolaan aset dan property (KAI IPB,
2011a). Struktur organisasi lebih lengkap
dapat dilihat pada Gambar 1.
Dalam proses audit ada dua pelaku utama
yakni Auditor dan Auditi. Auditor adalah
seseorang
yang
memiliki
kualifikasi,
kompetensi, dan sertifikat untuk melakukan
audit. Sedangkan auditi adalah unit kerja yang
diaudit disebut Auditi. Yang dapat melakukan
audit di IPB adalah para auditor yang telah
terdaftar di KAI IPB. Unit kerja yaang diaudit
adalah setiap fakultas dan departemen yang
ada di IPB.
Kondisi saat ini pihak KAI IPB dalam
melakukan proses audit masih secara manual
(offline). Semua proses audit hanya
dituangkan ke dalam kertas borang audit.
Selain dari proses audit yang masih manual,
untuk tindak lanjut hasil audit juga masih
dilakukan secara manual (offline). Hal ini
mengakibatkan proses monitoring akademik
mengalami hambatan, karena ketika akan
melakukan monitoring terhadap tindak lanjut
hasil audit, auditor maupun pihak KAI IPB
harus mencari berkas-berkas dari proses audit
yang telah dilaksanakan terlebih dahulu baru
dapat dapat melakukan monitoring. Berangkat
2
dari permasalahan ini maka penulis
mengambil topik penelitian dengan judul
“Monitoring Akademik Melalui Sistem Audit
Internal Online (SAIO)”.
Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah
membantu KAI IPB dalam menyediakan
informasi hasil audit dan membantu auditor
serta pihak KAI IPB melakukan monitoring
terhadap tindak lanjut hasil audit. Penyediaan
informasi ini dilakukan dengan membangun
Sistem Audit Internal Online (SAIO).
Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari penelitian ini adalah :
1.
Pengguna dari sistem ini adalah pihak
KAI IPB (administrator dan auditor) dan
unit kerja (auditi).
2.
Bidang yang dikaji pada penelitian ini
dibatasi hanya pada bidang akademik
tidak mencakup bidang sumberdaya.
Manfaat
Manfaat dari penelitian ini yaitu untuk
memudahkan KAI IPB dalam melakukan
proses audit dan monitoring tindak lanjut hasil
audit. Penelitian ini juga diharapkan dapat
memberikan informasi hasil audit dan
monitoring tindak lanjut hasil audit dengan
lengkap
kepada
pihak-pihak
yang
membutuhkannya. Sehingga informasi ini
nantinya digunakan sebagai bahan untuk
persiapan akreditasi.
TINJAUAN PUSTAKA
Audit
Internal
Pertanian Bogor.
Akademik
Institut
Audit internal adalah proses yang
sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk
memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya
secara objektif dan menentukan sejauh mana
kriteria audit telah dipenuhi (KAI IPB,
2011b). Audit Internal Akademik IPB adalah
suatu aktivitas penjaminan dan konsultasi
yang independen dan obyektif, yang
dirancang untuk memberikan nilai tambah dan
meningkatkan kinerja mutu akademik
institusi. Audit Internal Akademik membantu
institusi dalam mencapai tujuannya dengan
pendekatan profesional dan sistematik untuk
mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas
manajemen resiko, kontrol dan tata kelola
akademik institusi (KAI, 2011a).
Tahapan atau proses dalam pelaksanaan
audit di lingkungan IPB terbagi atas sembilan
tahapan, yakni :
1. Seleksi Auditan
Tahap ini menentukan unit kerja yang
akan
diaudit.
Auditi
ditetapkan
berdasarkan perencanaan audit rutin yang
ditetapkan oleh Kepala KAI (Kantor Audit
Internal),
permintaan
rektor
atau
permintaan klien yang ditujukan kepada
KAI.
2. Persiapan Penugasan
Kepala KAI menentukan Tim audit yang
terdiri dari ketua dan anggota tim audit
dari daftar auditor yang ada di IPB. KAI
menyiapkan dan menyampaikan surat
tugas audit kepada Auditor. Selain itu,
KAI juga menyediakan dokumen yang
dibutuhkan
oleh
Auditor
untuk
penyusunan rencana kerja audit.
3. Survei Pendahuluan
Survei
perndahuluan
merupakan
pertemuan awal antara Tim audit dengan
auditi. Tujuan dari kunjungan ini adalah untuk
perkenalan Tim audit, menyampaikan secara
lisan rencana kerja audit (tujuan, ruang
lingkup, metode dan jadwal audit) serta
mendapatkan kesepakatan rencana kerja audit
dan komitmen dari auditi untuk menyediakan
sumberdaya (personil, dokumen dan ruangan)
yang dibutuhkan selama audit.
3
Dewan Audit
Rektor
Kantor Audit
Internal
KMM
KHO
Bidang Kesekretariatan
Pengembangan & pengkajian
sistem audit dan pendukung
adminsitrasi pelaksanaan audit
Bidang Akademik (Pendidikan,
Penelitian Kemahasiswaan,
Pengabdian kepada masyarakat)
Bidang Audit Sumberdaya
(Keuangan, Sumberdaya manusia,
Kerjasama/Kemitraan, Pengelolaan
Aset dan properti)
Keterangan :
Auditor bidang pendidikan , penelitian, kemahasiswaan dan pengabdian kepada
masyarakat, keuangan, sumber daya manusia, kerjasama/kemitraan, pengelolaan
aset dan properti
----- Garis Koordinasi
Garis Komando
Gambar 1 Struktur Organisasi Kantor Audit Internal IPB.
Kunjungan pendahuluan dilakukan setelah
surat perihal kunjungan pendahuluan
diberikan kepada pihak auditi dan
membuat kesepakatan tanggal kunjungan
pendahuluan.
4. Deskripsi dan Evaluasi Dokumen
Pada tahap ini tim audit mengevaluasi
kecukupan
dokumen
dan
menilai
efektivitas sistem pengendalian internal
menajemen
auditi.
Tim
audit
mempersiapkan instrumen audit yang
mencakup Program Kerja Audit, Audit
Checklist, kuesioner audit, ringkasan
temuan audit, deskripsi temuan audit dan
catatan audit. Tim Audit juga mempelajari
semua dokumen audit dan hasil evalusai
dituangkan dalam kertas kerja audit.
5. Pengujian Substantif
Tahap ini dilakukan di tempat auditi pada
saat kunjungan lapang. Tim Audit
mengumpulkan
informasi
melalui
wawancara, memeriksa dokumen dan
pengamatan keadaan di lokasi. Kemudian
diverifikasi untuk digunakan sebagai bukti
audit dan dilakukan pengujian bukti
terhadap kriteria audit. Semua proses dan
bukti audit didokumentasikan dalam
Kertas Kerja Audit.
6. Pengembangan Temuan
Tim Audit menelaah semua Kertas Kerja
Audit dan mengevaluasi bukti audit
terhadap kriteria audit untuk menghasilkan
temuan dan observasi audit. Setiap temuan
audit yang berupa Ketidaksesuaian (KTS)
dianalisis akar penyebabnya, potensi
dampak
yang
ditimbulkan
dan
merumuskan
rekomendasi
untuk
menghilangkan penyebab KTS tersebut.
Hasil temuan audit disampaikan kepada
pihak auditi untuk ditanggapi dan
disepakati.
7. Pelaporan Hasil Audit
Laporan hasil audit disusun sebagai bentuk
pertanggung jawaban dan bukti bahwa
Tim Audit telah selesai melaksanakan
audit. Laporan hasil audit ditelaah oleh
supervisor
sebelum disahkan oleh
penanggung jawab audit (Kepala KAI
IPB). Kepala KAI menyampaikan laporan
hasil
audit
kepada
rektor,
dan
mendistribusikan kepada pihak lain yang
relevan atas izin Rektor.
8. Monitoring Tindak Lanjut
Berdasarkan Laporan Hasil Audit (LHA)
KAI yang pada draft Tindak Lanjut
Temuan Hasil Audit (TLTHA) nya
tercantum temuan hasil audit dan
rekomendasi, maka pihak auditi terkait
harus menindaklanjuti sesuai dengan
4
rekomendasi. Bukti penyelesaian TLTHA
sesuai
dengan
rekomendasi
harus
dikirimkan ke KAI untuk diverifikasi
kelengkapannya dan dinilai.
9. Evaluasi Audit
Audit dinyatakan telah selesai dan lengkap
jika laporan audit telah diserahkan kepada
Rektor melalui KAI. Tim Audit yang telah
menyelesaikan
tugasnya
sebelum
dibubarkan, harus melakukan evaluasi
terhadap pelaksanaan audit. Tujuan dari
evaluasi ini untuk memberikan masukan
pada KAI dalam hal : efektivitas dan
efisiensi audit, pendekatan audit, serta
peran penting auditor.
Gambar 2 Tahapan pelaksanaan audit internal
akademik di lingkungan IPB (KAI
IPB, 2011a).
operasi sebuah class dan batasan-batasan
yang teradapat dalam hubungan antar
objek tersebut.
2. Use Case Diagram
Use case diagram mendeksripsikan
kebutuhan fungsional dari sistem.
3. Sequence Diagram
Sequence
diagram
menunjukkan
bagaimana
sekelompok
objek
berkolaborasi dalam beberapa perilaku.
Model-View-Controller (MVC)
MVC merupakan design pattern yang
memisahkan code yang ada menjadi tiga
kategori, yakni Models, Views, dan
Controllers (Myer, 2008). Layer Models
memutuskan data yang akan diberikan atau
ditampilkan. Layer Views menampilkan data
dan elemen dari tampilan antarmuka.
Sedangkan Layer Controllers menangani
events pengguna yang berpengaruh terhadap
models dan views. Ilustrasi hubungan antar
bagian pada MVC dapat dilihat pada Gambar
3.
Pada MVC hampir semua pekerjaan
dilakukan di controllers. Mulai dari memuat
libraries, mengambil data dari models, dan
meletakkannya ke dalam views. MVC juga
membuat para developer dapat membuat
berbagai view dan controller untuk setiap
model yang ada tanpa harus merubah design
dari model tersebut.
Proses
dari
kesembilan
tahapan
pelaksanaan audit digambarkan pada Gambar
2. Dari kesembilan tahapan diatas tidak
keseluruhan tahapan tersebut diakomodir di
sistem ini. Tahapan yang diakomodir oleh
sistem ini antara lain Survei Pendahuluan,
Deskripsi dan Evaluasi Dokumen, Pengujian
Lapangan, Pengembangan Temuan, dan
Montoring Tindak Lanjut.
Unified Modelling Language (UML)
Unified Modelling Language (UML)
adalah notasi grafis, didukung oleh metamodel tunggal yang membantu dalam
mendeskripsikan dan merancang perangkat
lunak (Fowler, 2004). Berikut beberapa
diagram UML yang sering digunakan :
1. Class Diagram
Class diagram mendeskripsikan jenis-jenis
objek yang ada dalam sistem dan
hubungan statis antar objek tersebut. Class
diagram juga menunjukkan atribut dan
Gambar 3 Ilustrasi hubungan antar bagian
pada MVC (Myer, 2008).
Waterfall Life Cycle
Waterfall atau software life cylce
merupakan salah satu dari jenis pemodelan
dalam pengembangan perangkat lunak.
Dikatakan model waterfall karena tahap demi
tahap dalam pengembangannya saling
5
berurutan (Sommerville, 2009). Model
waterfall diilustrasikan seperti pada Gambar
4. Tahapan dari model ini digambarkan ke
dalam aktivitas pengembangan yang bersifat
dasar, seperti :
1.
2.
3.
Analisis dan definisi kebutuhan.
Pada tahap ini batasan dan tujuan dari
sistem ditetapkan dengan konsultsi
kepada pengguna. Hasil konsultasi
tersebut akan dipergunakan sebagai
spesifikasi pada sistem yang akan
dirancang.
Perancangan sistem dan perangkat lunak.
Proses perancangan sistem membagi
kebutuhan menjadi sistem perangkat
lunak atau perangkat keras. Hal ini yang
menentukan arsitektur sistem secara
keseluruhan. Tahap ini mendefinisikan
dan menggambarkan abstraksi dasar
perangkat lunak dan keterhubungan
diantaranya
Implementasi.
Pada tahap ini hasil perancangan pada
tahap sebelumnya direalisaikan atau
diimplementasikan menjadi suatu sistem
yang dapat berjalan dengan baik.
4.
Pengujian dan integrasi sistem.
Semua program yang merupakan bagian
dari sistem diintegrasikan dan diuji
sebagai suatu sistem yang lengkap.
5.
Pengoperasian dan pemeliharaan.
Tahap ini sistem dipasang dan diletakkan
untuk digunakan. Biasanya tahapan ini
akan membutuhkan waktu yang cukup
lama dan menghabiskan banyak biaya
jika terjadi banyak kesalahan pada
tahapan-tahapan sebelumnya.
model Waterfall Life Cycle. Tahapan-tahapan
ini terdiri dari tahap analisis dan definisi
kebutuhan, perancangan sistem dan perangkat
lunak, implementasi, pengujian dan integrasi
sistem, serta pengoperasian dan pemeliharaan.
Analisis dan Definisi Kebutuhan
Analisis
dan
definisi
kebutuhan
merupakan tahap pertama yang dilakukan
pada watwerfall life cycle. Pada tahap ini
dilakukan identifikasi tujuan dan batasan pada
sistem yang akan dibangun. Untuk
mengetahui tujuan dan batasan sistem perlu
dilakukan pengumpulan data.
Pengumpulan data dilakukan dengan dua
cara, yakni observasi dilapangan dan
wawancara dengan pihak-pihak terkait.
Keduanya dilakukan untuk mendapatkan data
yang dibutuhkan dalam pengembangan
sistem. Berdasarkan data yang didapat
kemudian akan ditentukan tujuan dan definisi
kebutuhan dari sistem yang akan dibangun.
Keterhubungan antara kebutuhan pengguna
dan
sistem
kemudian
digambarkan
menggunakan notasi use case diagram.
Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak
Perancangan sistem dan perangkat lunak
merupakan pendefinisian atau pemodelan dari
analisis
kebutuhan
menjadi
suatu
reperesentasi
aplikasi
sebelum
diimplementasikan. Tahap ini diperlukan
untuk mendapatkan rancangan aplikasi yang
terstruktur. Perancangan dilakukan dengan
menggunakan notasi grafis UML, yaitu class
diagram dan sequence diagram.
Implementasi
Hasil dari perancangan yang dilakukan
sebelumnya kemudian diimplementasikan.
Implementasi dilakukan dengan menggunakan
framework Codeigniter 2.0. Lingkungan
pengembangan yang digunakan adalah
sebagai berikut :
Perangkat Lunak : Windows 7 Ultimate,
Adobe Dreamweaver CS3, XAMPP 1.7.7,
Mozilla Firefox 6.0.2 dan Google Chrome
14.0.
Gambar 4 Metode Pengembangan Waterfall
(Sommerville, 2009).
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang akan digunakan
mengacu pada tahapan-tahapan yang ada pada
Perangkat Keras : AMD Athlon 64 X2
Dual Core Processor 6400+ 3.2 GHz, 1024
MB RAM, harddisk 120 GB, keyboard,
monitor, dan mouse.
Pengujian dan Itegrasi Sistem
Pengujian dilakukan oleh pihak KAI IPB
yang bertindak sebagai pengguna auditor
6
pada sistem ini. Selain itu, penulis juga
menguji sistem ini dengan menggunakan
metode black box. Jika terdapat kesalahan
pada fungsi yang diuji maka segera dilakukan
perbaikan dan diuji kembali. Pengujian
dilakukan sampai seluruh fungsi yang ada
pada sistem sudah berjalan sebagaimana
mestinya.
Pengoperasian dan Pemeliharaan
Pada tahap ini sistem diunggah ke web
server. Web server yang digunakan adalah
Apache. Pada tahap ini juga dilakukan
pemeliharaan
terhadap
sistem
untuk
mengurangi
kesalahan-kesalahan
yang
ditemukan, dan mengoptimalkan sistem
selama digunakan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis dan Definisi Kebutuhan Sistem
Audit Internal Online (SAIO)
Pada tahap ini didapatkan beberapa
gambaran umum dan definisi kebutuhan dari
sistem audit internal. Beberapa hal yang
dianalisis pada tahap ini adalah :
AUDITOR
1
Deskripsi Umum Sistem
Sistem Audit Internal Online (SAIO)
adalah perangkat lunak berbasis web yang
berfungsi menyimpan dan menampilkan
record dari proses audit yang dilakukan oleh
pihak audit internal di IPB. Proses audit
tersebut antara lain pengisian form Program
Kerja Audit (PKA), Daftar Kelengkapan
Dokumen (DKD), Audit Checklist, Kuesioner,
Ringkasan Kondisi Hasil Audit (RKHA),
Deskripsi Kondisi Hasil Audit (DKHA),
Catatan Audit dan Monitoring Tindak Lanjut
Hasil Audit (TLHA). Prosedur Operasional
Baku (POB) audit internal dapat dilihat pada
Gambar 5.
Berdasarkan tahapan pada POB audit
internal tersebut, sistem ini hanya mencakup
beberapa tahapan saja. Pada tahap awal ketika
melakukan kunjungan pendahuluan auditor
mengisikan form PKA untuk disampaikan
kepada pihak auditi. Setelah program kerja
disepakati, tahap berikutnya melaksanakan
proses audit. Hasil dari proses audit ini
dituangkan
ke
dalam
Form
DKD,
AUDITOR
Kunjungan Pendahuluan ke Unit
Melaksanakan proses Audit
Evaluasi dokumen
Pengujian subsatansi
Pengembangan temuan dan
rekomendasi
AUDITOR - UNIT
AUDITOR
6
Menyusun laporan hasil audit
perbaikan
AUDITOR
7
ya
Verifikasi
Melaksanakan temu akhir audit
dan mebahas deskripsi temuan
hasil audit
tidak
8
Menyerahkan laporan hasil audit
kepada Kepala KAI
AUDITOR
2
Mulai
5
SEKRETARIAT
Kepala KAI
9
Mengesahkan laporan hasil audit
10
Menyampaikan laporan hasil audit
dan formulit tindak lanjut hasil
temuan audit kepada unit
Gambar 5 Bagan alur prosedur operasional baku audit audit internal (KAI IPB, 2011a).
Audit Checklist dan Kuesioner. Tahap
selanjutnya auditor membuat ringkasan
temuan dan deskripsinya yang dituangkan ke
dalam fom RKHA, DKHA dan Catatan Audit.
Kemudian pada tahapan penyampaian laporan
hasil audit dan formulir tindak lanjut hasil
audit. Pada tahap ini auditi akan menanggapi
temuan dan rekomendasi yang tertuang pada
form RKHA dan DKHA. Tanggapan terhadap
temuan dan rekomendasi tersebut dituangkan
ke dalam form Monitoring TLHA. Beberapa
4
Konfirmasi temu akhir audit kepada
Unit
SEKRETARIAT
Selesai
3
Membuat ringkasan temuan dan
deskripsi hasil audit
Membahas ringkasan temuan
dan deskripsi audit
form yang digunakan ketika pelaksanaan
proses audit dapat dilihat pada Lampiran 1.
Untuk proses Monitoring TLHA dapat
dilakukan setelah form TLHA disampaikan ke
pihak auditi. Auditi akan menindak lanjuti
hasil audit yang telah dilaksanakan. Setelah
ditindak lanjuti, auditi menuangkan hasil
tindak lanjut tadi ke dalam form TLHA.
Auditor akan melakukan monitoring terhadap
tindak lanjut hasil audit melalui sistem. Dari
sini akan diketahui unit mana saja yang telah
8
menindak lanjuti hasil dari audit yang telah
dilaksanakan. Untuk bagan proses monitoring
dapat dilihat pada Gambar 6.
1. Auditor
Menginputkan
data pada semua
form audit
Mulai
2. Auditor
Men-submit temuan
beserta rekomendasi
(RKHA dan DKHA),
untuk ditindak lanjuti
Auditi
4. Auditor dan KAI
3. Auditi
Melakukan pengecekan terhadap
tindak lanjut temuan dan
rekomendasi hasil audit melalui
form Monitoring TLHA
Menindak lanjuti
temuan
dan
menginputkan ke
form TLHA
Ya
Selesai
Kebutuhan pengguna ini dapat dilihat
pada Gambar 7. Untuk detail gambaran
keterhubungan antara kebutuhan pengguna
dan sistem dapat di lihat pada use case
diagram di Lampiran 2.
Verifikas
Tidak
Gambar 6 Bagan proses monitoring TLHA
Sistem ini juga dapat menampilkan report
berupa record dari proses audit maupun detail
dari masing-masing record yang dapat di
ekspor ke pdf. Selain itu sistem juga dapat
menampilkan report dari TLHA untuk
mengetahui temuan dan rekomendasi mana
saja yang telah ditindak lanjuti. Report ini
juga dapat di ekspor ke format pdf.
Untuk menjaga keamanan dan Integritas data
pada sistem diperlukan manajemen pengguna.
Pengguna Sistem ini dibagi menjadi tiga
pengguna yakni, administrator, auditor, dan
auditi (unit).
Analisis Kebutuhan Pengguna
Kebutuhan pengguna terhadap sistem ini
adalah sebagai berikut :
a.
b.
c.
d.
Sistem harus dapat mengatur hak akses
dari setiap pengguna. Pengguna yang
menggunakan sistem ini antara lain
administrator, auditor, dan auditi.
Sistem
harus
dapat
melakukan
manajemen data pengguna, departemen,
fakultas, variabel standar, elemen standar,
aspek daftar kelengkapan dokumen,
pertanyaan, program kerja audit, daftar
kelengkapan dokumen, audit checklist,
kuesioner, ringkasan kondisi hasil audit,
deskripsi kondisi hasil audit dan catatan
audit.
Sistem harus dapat melakukan manipulasi
data Monitoring Tindak Lanjut Hasil
Audit.
Sistem harus dapat mencetak record data
yang ada berdasarkan kategori atau filter.
Gambar 7 Use case diagram SAIO
Analisis Kebutuhan Sistem
Sistem ini dirancang untuk memiliki
fungsi dan batasan-batasan yang dapat
memenuhi semua kebutuhan dari pengguna.
Fungsi dari sistem ini dapat dilihat pada Tabel
1.
Tabel 1 Fungsi Sistem Audit Internal Online.
Kode
Fungsi
[SAIO-001]
[SAIO-002]
[SAIO-003]
[SAIO-004]
[SAIO-005]
[SAIO-006]
[SAIO-007]
[SAIO-008]
[SAIO-009]
[SAIO-010]
Deskripsi
Melakukan autentikasi
terhadap pengguna
Manajemen data user
Manajemen data Fakultas
Manajemen data variabel
standar
Manajemen data program kerja
audit
Manajemen data daftar
kelengkapan dokumen
Manajemen data audit checklist
Manajemen data kuisioner
Manajemen data ringkasan
kondisi hasil audit
Manajemen data deskripsi
kondisi hasil audit
9
Kode
Fungsi
[SAIO-011]
[SAIO-012]
[SAIO-013]
[SAIO-014]
[SAIO-015]
[SAIO-016]
[SAIO-017]
Deskripsi
Manajemen data catatan audit
Manajemen data aspek daftar
kelengkapan dokumen
Manajemen data pertanyaan
audit checklist
Manajemen data elemen
standar
Mencetak Rekapitulasi Audit
dan Monitoring berdasarkan
kriteria tertentu
Melakukan update dan melihat
data Monitoring Tindak Lanjut
Hasil Audit
Manajemen data Departemen
Analisis Pengguna
Pengguna sistem audit internal
ini
adalah staf KAI IPB dan auditor yang
terdaftar di KAI IPB serta perwakilan dari
pihak auditi. Staf KAI IPB merupakan
administrator yang memiliki wewenang penuh
terhadap sistem ini. Auditor hanya dapat
melakukan manajemen data pada
form
Program Kerja Audit, Daftar Kelengkapan
Dokumen, Audit Check List, Kuesioner,
Ringkasan Kondisi Audit, Deskripsi Kondisi
Audit dan Catatan Audit. Sedangkan auditi
hanya dapat melakukan manajemen data pada
form Monitoring Tindak Lanjut Hasil Audit.
Sistem ini menerima masukan dari pengguna
melalui perintah yang diklik pada monitor
atau yang diketikkan melalui keyboard.
Karakteristik pengguna secara lengkap dapat
dilihat pada Lampiran 3.
yang ada di dalam basis data melalui query
tertentu. Sistem ini juga menghasilkan output
berupa file dengan format PDF.
Perancangan Basis Data
Basis data dirancang agar dapat
mengoptimalkan manajemen data yang baik
dalam sistem. Perancangan basis data sistem
ini menggunakan pemodelan dengan ER
(Entity Relationship) Diagram. Desain dengan
ER Diagram ini akan menggambarkan
keterhubungan antar tabel yang ada di basis
data sistem ini. ER Diagram dari sistem ini
dapat dilihat pada Lampiran 4.
Perancangan Antarmuka
Antarmuka sistem ini terbagi atas 4
bagian, yaitu bagian header, bagian menu,
bagian content, dan bagian footer. Pada
bagian header akan menampilkan logo dan
menu logout. Pada bagian menu akan
menampilkan pilihan menu yang ada pada
sistem setelah login. Pada bagian content akan
menampilkan isi dari halaman utama dan
pilihan menu. Pada bagian footer akan
menampilkan copyright dari sistem. Desain
antarmuka pada sistem ini dapat dilihat pada
Gambar 8.
Header
Menu
Content
Footer
Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak
SAIO
Pada
tahap
ini
diperoleh
hasil
perancangan dari sistem audit internal.
Perancangan sistem ini meliputi :
Perancangan Input dan Output
Input yang digunakan pada sistem ini
berupa teks yang diketik melalui keyboard
dan pilihan menu/link yang diklik melalui
mouse oleh pengguna. Pada form-form isian
yang menerima input berupa teks, dilakukan
validasi untuk mencegah kesalahan terhadap
input data.
Output pada sistem ini berupa halaman
web yang dinamis. Halaman-halaman pada
sistem ini akan menampilkan record data
Gambar 8 Perancangan antarmuka Sistem
Audit Internal Online
Menu pada sistem ini terdiri dari lima
menu utama dan
beberapa diantaranya
memiliki sub menu. Kelima menu tersebut
antara lain:
a.
b.
Home, untuk menampilkan halaman
utama dari sistem.
Administrator, menu yang hanya dapat
diakses oleh administrator dan memiliki
sub menu seperti
- Setup, memiliki dua sub menu lagi
yakni
menu
User
untuk
menampilkan daftar pengguna dari
sistem ini dan menu Auditi. Sub
10
c.
d.
menu auditi ini juga memiliki dua
sub menu lagi yakni menu Fakultas
dan departemen.
- Komponen Audit, memiliki dua sub
menu lagi yakni Menu Variabel
Standar untuk menampilkan daftar
variabel standar dan Menu Elemen
Standar untuk menampilkan daftar
elemen standar yang ada di sistem.
- Module, memiliki dua sub menu
yakni Menu Aspek DKD untuk
menampilkan daftar aspek yang
akan digunakan sebagai data master
pada form daftar kelengkapan
dokumen. Dan terakhir Menu
Pertanyaan untuk menampilkan
daftar pertanyaan yang akan
digunakan sebagai data master pada
form audit checklist.
- Audit, menu ini memiliki tujuh sub
menu yang berisi form-form yang
akan digunakan pada proses audit.
Ketujuh sub menu tersebut antara
lain Menu Form Program Kerja
Audit,
Menu
Form
Daftar
Kelengkapan Dokumen, Menu Form
Audit Checklist, Menu Form
Kuesioner, Menu Form Ringkasan
Kondisi
Audit,
Menu
Form
Deskripsi Kondisi Audit, dan Menu
Form Catatan Audit.
Monitoring Tindak Lanjut Hasil Audit,
menu ini menampilkan form monitoring
tindak lanjut hasil audit.
Report, menu untuk menampilkan form
dan mencetak laporan hasil audit..
controller yang ada pada sistem ini dapat
dilihat pada Lampiran 6.
Implementasi SAIO
Implementasi
merupakan
tahapan
pengaplikasian dari seluruh perancangan yang
dibuat
pada
tahapan
sebelumnya.
Implementasi pada sistem ini meliputi :
Implementasi Basis Data
Basis data pada sistem ini akan
diimplementasikan ke dalam salah satu jenis
DBMS yakni MySQL. Basis data yang
disimpan disesuaikan dengan hasil dari tahap
perancangan. Hasil dari implementasi pada
tahap ini dapat dilihat pada Lampiran 7.
Implementasi Antarmuka
Implementasi antarmuka merupakan hasil
penggabungan dari keseluruhan proses desain.
Pada sistem ini input terdiri atas objek-objek
seperti textbox, combo box, text area dan
button. Input untuk setiap form yang pada
sistem hanya berupa teks. Sedangkan output
pada sistem ini berupa teks yang disajikan
dalam tabel berupa daftar dan laporan.
Pada sistem ini halaman yang pertama
muncul bukan langsung ke halaman utama
melainkan ke halaman login (Gambar 9).
Setelah login pengguna baru dapat mengakses
halaman utama dan menampilkan menu apa
saja yang dapat diakses oleh pengguna
berdasarkan hak akses yang dimiliknya.
Halaman utama pada sistem ini dapat dilihat
pada Lampiran 8.
Perancangan Model dan Controller
Sistem ini menggunakan perancangan
dengan MVC, dimana model harus berisi
segala macam proses bisnis yang ada pada
sistem. Sedangkan pada bagian controller
berfungsi untuk memproses segala input yang
dimasukkan oleh pengguna ke sistem.
Perancangan model
pada sistem ini
digambarkan dengan menggunakan Class
Diagram. Class diagram ini dapat dilihat pada
Lampiran 5.
Dalam
perancangan
dengan
menggunakan MVC controller merupakan
bagian yang menghubungkan antara model
dan view (antarmuka). Controller akan
menangani proses atau kejadian berpengaruh
terhadap model dan view Perancangan
controller digambarkan dengan menggunakan
sequence diagram. Beberapa perancangan
Gambar 9 Antarmuka Halaman Login Sistem
Audit Internal Online
Selain dari halaman login dan halaman
utama tersebut, sistem ini juga memiliki form
input yang terdiri dari enambelas form yakni
Form Fakultas, Form Departemen, Form User,
Form Variabel Standar, Form Elemen Standar,
11
Form Aspek DKD (Daftar Kelengkapan
Dokumen), Form Pertanyaan, Form Program
Kerja Audit, Form Daftar Kelengkapan
Dokumen, Form Audit Checklist, Form
Kuesioner, Form Ringkasan Kondisi Audit,
Form Deskripsi Kondisi Audit, Form Catatan
Audit, Form Monitoring Tindak Lanjut Hasil
Audit, Form Report. Berapa tampilan
antarmuka dari sistem ini dapat dilihat pada
Lampiran 9. Dari keseluruhan form diatas
setiap pengguna memiliki hak akses yang
berbeda terhadap form-form tersebut. Untuk
detail dari hak akses pengguna akan form
tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2 Hak Akses Pengguna terhadap formform SAIO.
Pengguna
Deskripsi
Administrator memiliki akses
Administrator penuh untuk semua form
tersebut
Auditor hanya memiliki akses
penuh untuk setiap form audit
saja seperti :
Form Program Kerja Audit
Form Daftar Kelengkapan
Dokumen
Form Audit Checklist
Form Kuesioner
Form Ringkasan Kondisi
Auditor
Audit
Form Deskripsi Kondisi
Audit
Form Catatan Audit serta
Form Report
Untuk Form Monitoring Tindak
Lanjut Hasil Audit auditor
hanya dapat melihat dan
mencetak
Auditi hanya memiliki akses
untuk melakukan manajemen
Auditi
data pada Form Monitoring
Tindak Lanjut Hasil Audit
Output dari sistem ini laporan audit dari
setiap form yang ditampilkan dalam format
pdf. Keseluruhan form dari menu audit,
monitoring TLHA dapat dicetak ke dalam
format pdf. Untuk hasil implementasi output
SAIO dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10 Antarmuka Laporan dari Form
PKA
Selain dari laporan di atas, sistem ini
juga menghasilkan rekapitulasi laporan berupa
daftar audit yang telah dilaksanakan oleh KAI.
Sistem ini juga menghasilkan rekapitulasi
laporan untuk monitoring TLHA. Rekapitulasi
ini berupa daftar TLHA yang sudah ditindak
lanjuti atau yang belum ditindak lanjuti.
Untuk implementasi dari laporan ini dapat
dilihat pada Gambar 11 dan Gambar 12.
Gambar 11 Antarmuka Laporan Daftar Audit
12
Sistem ini dapat membantu memberikan
informasi seputar hasil audit dan tindak lanjut
terhadap hasil audit dan rekomendasi dari
auditor. Sistem ini juga dapat membantu
menyediakan informasi audit untuk keperluan
akreditasi dari setiap unit yang telah diaudit
Saran
Gambar 12 Antarmuka Laporan Monitoring
TLHA
Untuk pengembangan SAIO selanjutnya
dapat ditambahkan form audit untuk cash
opname dan bidang sumberdaya. Selain itu
perlu
dilakukan
penambahan
untuk
penyimpanan dokumen hasil audit, untuk
menjaga legalitas dari hasil audit pada sistem.
Pengujian dan Integrasi Sistem SAIO
Integrasi
merupakan
penggabungan
keseluruhan modul yang telah dikembangkan
pada tahap implementasi. Setiap modul akan
dilakukan pengujian untuk memastikan semua
fungsi dapat berjalan dengan baik.
Pengujian pada sistem ini dilakukan
dengan menggunakan metode Black Box.
Pada tahap pengujian dengan metode Black
Box, semua fungsi yang terdapat pada Sistem
Audit Internal IPB diujikan dengan
memasukkan input kemudian diperiksa
apakah fungsi yang diujikan tersebut sesuai
dengan kebutuhan yang diharapkan. Hasil
pengujian selengkapnya dapat dilihat pada
Lampiran 10.
Pengoperasian dan Pemeliharaan SAIO
Sebelum dioperasikan sistem diunggah ke
web server. Web server yang digunakan pada
penelitian ini adalah Apache Friends pada
XAMPP.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Pengembangan Sistem Audit Internal
Online mempermudah penyampaian informasi
dari hasil audit dan monitoring tindak lanjut
hasil audit yang dilakukan di Institut Pertanian
Bogor. Sistem yang dibangun menyediakan
fasilitas untuk memasukkan data fakultas,
departemen, pengguna, variabel standar,
elemen standar, aspek DKD, pertanyaan,
PKA, DKD, audit checklist, kuesioner,
RKHA, RKHA, catatan audit dan monitoring
TLHA. Sistem ini juga dibangun untuk
menampilkan
rekapitulasi
hasil
audit
berdasarkan kriteria yang dipilih. Selain dari
laporan rekapitulasi hasil audit, sistem ini juga
dapat menampilkan laporan monitoring dari
TLHA.
Perlu adanya penambahan laporan berupa
grafik atau chart dari hasil audit berdasarkan
fakultas yang ada di IPB. Sehingga
mempermudah pengguna melihat informasi
hasil audit yang telah dilaksanakan. Pada
sistem ini juga perlu ditambahkan penilaian
terhadap hasil audit yang telah dilaksanakan,
sebagai bahan acuan untuk proses akreditasi
dari departemen maupun fakultas yang
diaudit.
DAFTAR PUSTAKA
Fowler M. 2004. UML Distilled : Abrief
Guide to the Standard Object Modeling
Language 3rd Edition. United States :
Addison-Wesley.
[KAI IPB] Kantor Audit Internal IPB. 2011a.
Prosedur Operasional Baku. Pelaksanaan
Kegiatan Audit Internal Akademik
Institut Pertanian Bogor. Bogor : Kantor
Audit Internal IPB.
[KAI IPB] Kantor Audit Internal IPB. 2011b.
Materi Pelatihan Audit Internal Kantor
Audit Internal IPB. Pelatihan Audit
Internal IPB Dalam Rangka Pengendalian
dan Pengembangan Penjamin Mutu
Perguruan Tinggi. Bogor : Kantor Audit
Internal IPB.
[KMM IPB] Kantor Manajemen Mutu IPB.
2011. Standar dan Sistem Penjaminan
Mutu Internal Program Pendidikan
Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi 1.
Bogor : KMM IPB.
Myer T. 2008. Professional CodeIgniter.
Indianapolis: Wiley Publishing, Inc.
Sommerville. 2009. Software Engineering
Eighth Edition. England : AddisonWesley.
13
LAMPIRAN
14
Lampiran 1 Form-form yang digunakan pada proses audit
a.
Program Kerja Audit.
KANTOR AUDIT INTERNAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No :
GEDUNG ANDI HAKIM NASOETION LANTAI 3
KAMPUS IPB DARMAGA BOGOR
PROGRAM KERJA AUDIT AKADEMIK INTERNAL
BIDANG PENDIDIKAN PROGRAM SARJANA
Auditi
Komponen audit
:
:
Acuan
:
Departemen; PPMB
Penentuan
daya
tampung
mahasiswa
Surat Edaran Dirjen Dikti ke
Rektor
No.2920/D/T/2007
tanggal 28/09/2007
Disusun
Oleh
Tanggal
Paraf
:
:
:
Diperiksa
Oleh
Tanggal
Paraf
:
:
:
Tentative Audit Objective
Penentuan daya tampung penerimaan mahasiswa baru di departemen/unit tidak
mempertimbangkan ketersediaan/kecukupan sumberdaya dan sarana prasarana
(terutama kelas dan laboratorium)
TUJUAN AUDIT
Untuk meyakinkan bahwa penentuan daya tampung mahasiswa di Departemen/unit
TUJUATTTN
sudah dilaksanakan dengan evaluasi terhadap sumberdaya dan sarana prasarana
AUDIT
terutama kelas dan laboratorium.
LANGKAH KERJA:
NO
URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA
1
1.
2
Dapatkan dokumen prosedur tentang cara penentuan daya
tampung mahasiswa di departemen/unit terkait
Tanyakan penyebab bila tidak ditemukan dokumen
tersebut
Lakukan pengujian dan penilaian atas data-data yang
dimaksud hingga diperoleh hasil perhitungan daya
tampung di suatu program studi
Buat kesimpulan hasil analisis tentang penentuan daya
tampung mahasiswa tersebut
Hasil pengujian dan kesimpulan tersebut dituangkan
dalam borang KKA
2.
3.
4.
5.
Anggaran
Waktu
3
Realisasi
4
NO
KKA
5
Disusun
oleh
6
15
Lanjutan Lampiran 1.
b.
Daftar Kelengkapan Dokumen.
KANTOR AUDIT INTERNAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No :
GEDUNG ANDI HAKIM NASOETION LANTAI 3
KAMPUS IPB DARMAGA BOGOR
DAFTAR KELENGKAPAN DOKUMEN
Revisi 0
Auditi
Tipe Audit
Tahap Audit
Lokasi
Ruang Lingkup
Tanggal Audit
Wakil Auditi
Auditor Ketua
Auditor Anggota
Distribusi
No
Auditi
Aspek
A
1
2
3
4
5
6
7
Sistem Manajemen Mutu
Visi dan Misi Departemen
Mandat Departemen dan SK
Kebijakan Mutu Akademik
Sasaran Mutu Akademik
Kompetensi Lulusan
Manual Mutu
Peraturan Akademik
B
1
2
3
4
5
6
7
Organisasi dan Perencanaan
Struktur Organisasi dan SK
Tanggung Jawab, Wewenang
Mandat Bagian dan SK
Gugus Kendali Mutu dan SK
Penetapan Proses, Kriteria dan Metode
Sistem Komunikasi
Kajian Manajemen dan Perbaikan
C
1
2
3
Manajemen Sumberdaya
Dosen/Tenaga Pendidik
Tenaga Kependidikan
Sarana dan Prasarana
D
1
2
3
4
5
6
Pelaksanaan Proses
Input desain kurikulum
Kurikulum
GBPP dan SAP
Matriks MK vs Kompetensi
Penugasan dosen
Penjadwalan akademik
Auditor
√
X
KAI
Nama Dokumen
Arsip
Keterangan
16
No
7
√
Aspek
X
Nama Dokumen
Keterangan
Pembimbingan akademik/konseling
Lanjutan Lampiran 1.
c.
Audit Checklist.
KANTOR AUDIT INTERNAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No :
GEDUNG ANDI HAKIM NASOETION LANTAI 3
KAMPUS IPB DARMAGA BOGOR
Audit Checklist
Auditi
Tipe Audit
Standar
Tanggal
Lokasi
Auditor
Pertanyaan
Sistem Manajemen Mutu Akademik
Apakah Departemen memiliki Kebijakan, Sasaran
dan Rencana Mutu Akademik yang jelas
Apakah hal-hal tersebut dikomunikasikan dan
difahami oleh staf dan pegawai
Apakah Departemen memiliki dokumen-dokumen
yang diperlukan untuk menjamin perencanaan,
operasi dan kontrol seluruh proses akademik
Apakah Departemen memiliki Prosedur-prosedur
terdokumentasi tentang aktivitas manajemen,
pengadaan sumberdaya, realisasi, dan pengukuran
Apakah Departemen membuat dan memelihara
Catatan Mutu sebagai bukti adanya sistem
manajemen mutu akademik yang efektif
Apakah dokumen-dokumen mutu didistribusikan
kepada unit organisasi yang relevan
Apakah Departemen mengendalikan agar dokumen
yang digunakan sah, up date, tidak kadaluarsa,
versinya relevan, mudah diperoleh dan diidentifikasi
Organisasi dan Perencanaan
Apakah Departemen didukung dengan Struktur
Organisasi dan Uraian Tugas yang memadai
Apakah ruang lingkup, tugas dan wewenang unit
organisasi dipahami oleh penanggung jawabnya
Apakah jabatan yang ada diisi oleh staf yang tepat
dan berkualifikasi cukup
Apakah Mandat Departemen dirinci ke dalam
Mandat Bagian
Apakah Departemen telah menetapkan kriteria dan
metode untuk menjamin bahwa operasi dan
pengendalian proses berjalan efektif
Apakah sasaran dan target mutu akademik dilengkapi
Referensi
Bukti/Keterangan
17
Pertanyaan
dengan indikator keberhasilan dan metode
pengukurannya
Apakah kompetensi lulusan dan kurikulum didesain
dengan mempertimbangkan berbagai input, misal
stakeholder, alumni, masyarakat ilmiah, lembaga
akreditasi, aspek legal
Referensi
Bukti/Keterangan
Lanjutan Lampiran 1.
d.
Kuesioner.
KANTOR AUDIT INTERNAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No :
GEDUNG ANDI HAKIM NASOETION LANTAI 3
KAMPUS IPB DARMAGA BOGOR
Kuesioner
Auditi
Tipe Audit
Standar
Tanggal
Lokasi
Auditor
Kuesioner : (Disesuaikan dengan jenis audit)
Beri tanda (v) atau (x) pada jawaban di bawah ini
Jawaban
No.
Pertanyaan
Ya
1.
2.
3.
4.
Dst.
Tidak
Tidak
Tahu
18
Lanjutan Lampiran1.
e. Ringkasan Kondisi Hasil Audit.
KANTOR AUDIT INTERNAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No :
GEDUNG ANDI HAKIM NASOETION LANTAI 3
KAMPUS IPB DARMAGA BOGOR
Ringkasan Kondisi Hasil Audit
Revisi 0
Auditi
Tipe Audit
Standar
Lokasi
Ruang Lingkup
Tanggal Audit
Wakil Auditi
Auditor Ketua
Auditor Anggota
Distribusi
No
Temuan
Klien
Auditor
KAI
Arsip
Kategori
Temuan
(OB / KTS)
Deskripsi Kondisi
1
2
3
4
Dst
Bogor,…………………………..20…
Pimpinan Auditi
Ketua Auditor
(…………………………………)
(…………………………………)
19
Lanjutan Lampiran 1.
f.
Deskripsi Kondisi Hasil Audit.
KANTOR AUDIT INTERNAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No :
GEDUNG ANDI HAKIM NASOETION LANTAI 3
KAMPUS IPB DARMAGA BOGOR
Deskripsi Kondisi Hasil Audit
Unit Kerja
Tipe Audit
Aspek Audit
Masa Audit
Tanggal Audit
Auditor
Nomor Urut Kon