PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL

  

PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI

PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL

  

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO

2015

  

PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI

PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL

TIM PENYUSUN

Penanggung Jawab

  Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag

  

Ketua

Anggota

  Ahmad Muttaqin, M.Si. Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.

  Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I Rofina Dienasari, S.H.I.

  Nursalim, M.Pd.I Risqi Dias Kurniawan, S.Kom

  

Editor

  Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum

  

Penerbit

  Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624, Fax.

  0281-636553

  

All Right Reserved

  Hak Cipta dilindungi Undang-Undang

KATA PENGANTAR

  Dengan mengucap puji syukur kehadirat Allah SWT, atas rahmatNya yang tiada terbatas kepada kita semua, sehingga tersusunlah Pedoman Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal Institut Agama Islam Negeri Purwokerto.

  Pedoman Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal Institut Agama Islam Negeri Purwokerto ini bertujuan untuk mendiagnosa permasalahan-permasalahan atau kelemahan yang terjadi selama proses audit mutu internal yang dilakukan di lingkup dapat ditindaklanjuti. Selanjutnya, pedoman ini juga bertujuan untuk memantau proses pelaksanaan AMI sehingga dapat diambil tindakan pengendalian apabila ditemukan ketidaksesuaian atau penyimpangan yang dapat merugikan pihak tertentu, dan menganalisis hasil akhir pelaksanaan AMI sehingga dapat diketahui efektivitas, keberhasilan, dan dampak dari pelaksanaan.

  Kepada semua pihak, kami mengucapkan terima kasih atas segala bantuan dan kerjasamanya. Akhirnya kami berharap, semoga buku panduan ini memberikan manfaat bagi semua pihak, khususnya para pemangku kepentingan yang terkait dengan evaluasi tingkat pemahaman tentang visi, misi, dan tujuan IAIN Purwokerto.

  Purwokerto, April 2015 Penyusun

  

DAFTAR ISI

  HALAMAN JUDUL............................................................................ i TIM PENYUSUN ............................................................................. ii KATA PENGANTAR ........................................................................iii DAFTAR ISI................................................................................... iv SK REKTOR.................................................................................... 1

  BAB I KETENTUAN UMUM ........................................................ 3 BAB II TUJUAN DAN RUANG LINGKUP ..................................... 5 BAB IIII WAKTU PELAKSANAAN DAN PROSES PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI AUDIT MUTU INTERNAL .................................................. 6 BAB IV TIM PELAKSANA ............................................................. 8 BAB V PIHAK YANG MELAKUKAN EVALUASI ......................... 10 BAB VI METODE MONITORING DAN EVALUASI ...................... 10 BAB VII EVALUASI ...................................................................... 12 BAB VIII PENUTUP ....................................................................... 13

  KEPUTUSAN REKTOR

  INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO NO 880 TAHUN 2015 TENTANG PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL

  INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO REKTOR INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO Menimbang: Bahwa dalam rangka mewujudkan mutu pendidikan yang unggul dan melampaui standar pendidikan nasional, maka perlu disusun Peraturan Rektor tentang Pedoman Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal Institut Agama Islam negeri Purwokerto

  Mengingat:

  1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan Atas Undang- Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian;

  2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen;

  3. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil;

  4. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 1Tahun 2013 Tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 Tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil;

  5. Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor

  92 Tahun 2014 Tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Penilaian Angka Kredit Kreditnya;

  6. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 87 Tahun 2014 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 1290);

  7. Peraturan Menteri Agama Nomor 29 Tahun 2016 tentang Pemberian, Penambahan, dan Pengurangan Tunjangan Kinerja Pegawai pada Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 920);

  8. Keputusan Menteri Agama Nomor 407 Tahun 2000 tentang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian dalam dan/ atau dari Jabatan pada Perguruan Tinggi Agama Negeri di iingkungan Departemen Agama;

  9. Peraturan Peresidan Republik Indonesia Nomor 139 Tahun 2014 tentang Perubahan Sekolah Tinggi Agama Islam

  Negeri Purwokerto menjadi

  IAIN Purwokerto;

  10. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata kerja

  IAIN Purwokerto;

  11. peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 61 Tahun 2016 tentang Statuta IAIN Purwokerto; dan

  12. Pedoman Audit Mutu Internal tahun

  

MEMUTUSKAN

  Menetapkan: Pedoman Monitoring Dan Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal Institut Agama Islam Negeri Purwokerto.

  

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam buku pedoman ini, yang dimaksud dengan:

  1. Institut Agama Islam Negeri Purwokerto yang selanjutnya disebut Institut adalah Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri di bawah Kementrian Agama.

  2. Rektor adalah organ Institut yang memimpin dan mengelola penyelanggaraan pendidikan tinggi pada Institut.

  3. Fakultas adalah himpunan sumber daya pendukung yang menyelenggarakan dan mengelola pendidikan, akademik dalam satu rumpun ilmu, disiplin ilmu, pengetahuan, teknologi dan/atau seni.

  4. Jurusan adalah himpunan program studi dalam sub rumpun ilmu yang menyelenggarakan dan mengelola pendidikan.

  5. Program studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik.

  6. Pascasarjana adalah kesatuan kegiatan pendidikan yang mengelenggarakan pendidikan Program Magister, Program Doktor, danatau Program Spesialis dalam multi-disiplik ilmu

  7. Dekan adalah pimpinan Fakultas yang berwenang dan bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan pendidikan.

  8. Direktur adala pimpinan Pascasarjana pada Institut.

  9. Ketua Jurusan adalah pimpinan pada Jurusan.

  10. Ketua Program Studi adalah penanggung jawab penyelenggaraan program studi.

  11. Ketua lembaga adalah pimpinan lembaga pada Institut.

  12. LPM adalah Lembaga Penjaminan Mutu.

  13. Auditor adalah dosen di lingkungan IAIN Purwokerto yang memenuhi kualifikasi terntentu dan dinilai memiliki kecakapan yang memadai setelah melalui serangkaian tes dan bertugas melakukan audit terhadap kinerja lembaga, unit, dan perangkat kerja memberikan pelayanan pendidikan kepada pengguna.

  14. Auditee adalah entitas organisasi atau bagian/unit organisasi operasional dan program termasuk proses, aktivitas, dan kondisi tertentu yang diaudit.

  15. AMI adalah audit mutu internal yang dilakukan untuk meningkatkan mutu, bukan penilaian.

  16. Monitoring adalah kegiatan pegawasan pada proses pelaksanaan.

  17. Evaluasi adalah kegiatan untuk menganalisis kelemahan atau kekurangan sehingga ada wujud perbaikannya.

  18. SOP adalah standar operasional prosedur yang digunakan sebagai langkah kerja dari awal sampai akhir.

  19. RTM adalah rapat tinjauan managemen yang dilakukan secara terbuka dihadiri oleh stakeholder IAIN Purwokerto dan dipimpin oleh Rektor.

BAB II TUJUAN DAN RUANG LINGKUP Tujuan panduan monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu

  internal ini adalah untuk:

  a. Mendiagnosa permasalahan-permasalahan atau kelemahan yang terjadi selama proses audit mutu internal dilakukan di lingkup

  IAIN Purwokerto sehingga permasalahan atau kelemahan tersebut dapat ditindaklanjuti, b. Memantau proses pelaksanaan AMI untuk mengambil tindakan pengendalian apabila ditemukan ketidaksesuaian atau penyimpangan yang dapat merugikan pihak tertentu,

  c. Menganalisis hasil akhir pelaksanaan AMI sehingga dapat diketahui efektivitas, keberhasilan, dan dampak dari pelaksanaan.

Pasal 3 Ruang lingkup dari monitoring pelaksanaan audit mutu internal ini

  adalah:

  a. Auditor, yang meliputi kecakapan, sikap atau etika, dan tanggung jawab.

  b. Auditee, yang meliputi bidang pekerjaan, sikap atau etika, dan tanggung jawab. c. Kesesuaian SOP AMI dengan pelaksanaan dan adanya edaran atau surat pemberitahuan pelaksanaan AMI.

  d. Kesesuaian Buku panduan AMI dengan pelaksanaan.

  e. Instrumen AMI atau Matrik AMI.

  f. Tahap dan Penjadwalan AMI.

  g. Pelaksanaan AMI.

  h. Rapat Tinjauan Managemen. i. Perbaikan atas Temuan dalam AMI.

  

BAB III

WAKTU PELAKSANAAN DAN PROSES PELAKSANAAN

MONITORING

DAN EVALUASI AUDIT MUTU INTERNAL

Pasal 4

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi audit mutu internal IAIN Purwokerto dilakukan dalam setahun sekali, yakni setelah audit

  mutu internal itu dilakukan sampai pada proses Rapat Tinjauan Managemen (RTM) oleh Rektor IAIN Purwokerto.

Pasal 5 Perencanaan dan persiapan dilakukan dengan:

  a. Mengidentifikasi sasaran atau tujuan dari suatu pekerjaan;

  b. Memilih peralatan/teknik/metode yang sesuai dengan sasaran dan lingkungan; c. Mengidentifikasi kunci-kunci penting dan menunagkannya ke dalam rencana kerja;

  

Pasal 6

Pengawasan dan pemeriksaan dilakukan dengan:

  a. Mengawasi perkembangan yang terjadi apakah sesuai dengan rencana kerja; b. Mengidentifikasi kebutuhan perubahan rencana dengan tujuan untuk mencapai sasaran kerja; c. Sebagai pemimpin tim, menyadari perkembangan anggota tim, dan memeriksa proses yang telah disepakati.

  Pendelegasian dilakukan dengan:

  a. Mengalokasikan pekerjaan kepada personil yang memiliki kompetensi untuk menyelesaikan tugas tersebut; b. Melakukan efektivitas kerja tim;

  c. Memperhitungkan kinerja anggota tim bilamana perlu; d. Memberikan instruksi yang jelas, rinci dan dipahami.

  

Pasal 8

Pelaksanaan dilakukan dengan:

  1. Melaksanakan program Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal dengan a. mencari bukti pelaksanaan dan penyimpangan yang terjadi;

  b. melakukan tindakan pemeriksaan sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati antara tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal dengan auditee;

  c. melakukan kegiatan pemeriksaan sesuai dengan jadwal yang disepakati.

  2. Mengkomunikasikan kepada auditee tentang

  a. kebutuhan dokumen yang hendak diperiksa;

  b. ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat pemeriksaan;

  c. masalah yang dihadapi; d. perubahan program kerja.

  3. Mendukung

  a. pimpinan/ketua tim monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal; b. anggota tim; c. pengambilan keputusan.

  4. Bertanggung jawab atas

  a. kenetralan sikap (objektivitas);

  b. kesetiaan kepada etika profesi dengan tidak memanipulasi data dan menolak penyuapan;

  5. Menyampaikan rekomendasi kepada auditee tentang

  a. jenis ketidaksesuaian yang ditemukan; b. tindakan perbaikan.

  

BAB IV

TIM PELAKSANA

Pasal 9

Tim pelaksana monitoring dan evalusi pelaksanaan audit mutu internal adalah tim dari lembaga penyelanggara audit mutu internal.

Pasal 10

Tugas tim pelaksana adalah:

  1. Melakukan perencanaan atas

  a. kebutuhan sumber daya yang diperlukan selama proses Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal;

  b. tempat pemeriksaan dilakukan;

  c. program kerja Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal; d. komunikasi antara tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal dengan auditee.

  2. Mengkomunikasikan

  a. ringkasan kepada anggota tim;

  b. harapan yang hendak dicapai atas hasil Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal tersebut; c. tinjauan atas temuan sebelumnya kepada anggota tim;

  d. perubahan program (jika terjadi) kepada anggota tim dan auditee.

  3. Bertindak sebagai moderator atas temuan hasil pemeriksaan

  a. menjaga konsistensi dan objektivitas;

  b. memberikan jenis ketidaksesuaian;

  c. mendamaikan jika terjadi ketidaksepahaman antara anggota tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal dengan auditee.

  4. Membuat laporan hasil pemeriksaan yang berisi

  a. kemajuan proses yang dilakukan;

  b. temuan baik yang positif maupun negatif;

  c. masalah yang dihadapi selama proses Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal; d. rekomendasi hasil Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal.

  5. Melakukan pengelolaan terhadap tugas, tim dan auditee. Seorang pimpinan/ketua tim sebaiknya memiliki kemampuan manajerial dan berpengalaman dan sebaiknya memiliki kewenangan untuk membuat keputusan akhir sesuai dengan hasil Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal dan hasil observasi di lapangan.

Pasal 11 Tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal harus

  memahami beberapa hal berikut: a. Mengapa tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal akan melakukan pemeriksaan, penilaian, dan evaluasi terhadap kegiatan di unit kerja tersebut.

  b. Prosedur, instruksi kerja, instrumen, dan pengukuran yang sesuai dengan kegiatan pada unit kerja tersebut.

  c. Konsistensi kegiatan dokumentasi prosedur yang akan diamati.

  d. Catatan yang hendak ditinjau ulang.

  

BAB V

Pasal 12 Pihak-pihak yang melakukan evaluasi adalah:

  1. Evaluasi dilakukan oleh audience yang telah diaudit terkait dengan pelaksanaan AMI di IAIN Purwokerto

  2. Evaluasi dilakukan oleh auditor yang telah mengaudit terkait dengan pelaksanaan AMI di IAIN Purwokerto;

  3. Evaluasi yang dilakukan oleh lembaga penyelenggara berdasarkan permasalahan-permasalahan yang terjadi selama proses AMI di IAIN Purwokerto dilakukan;

  

BAB VI

METODE MONITORING DAN EVALUASI

Pasal 13

Metode dalam monitoring dan evaluasi ini adalah:

  1. Observasi

  a. Dilakukan dengan pengamatan yang baik terhadap hal-hal yang bersifat rinci; b. Dilakukan dengan menunjukkan kesadaran atas hal-hal penunjang kegiatan; c. Dilakukan dengan mengidentifikasikan hal-hal penting yang disebutkan; d. Dilakukan dengan menghubungkan apa yang diamati dengan yang diwajibkan oleh standar mutu.

  2. Wawancara

  a. Dilakukan dengan membuat list wawancara yang terstruktur;

  b. Dilakukan dengan mengendalikan dan mengarahkan wawancara sehingga sasaran yang hendak dicapai

  3. Dokumentasi

  a. Dilakukan dengan menggali informasi secara cepat dan akurat; b. Dilakukan dengan memahami hubungan antar dokumen mutu; c. Dilakukan dengan mengidentifikasikan informasi yang penting dan relevan; d. Dilakukan dengan memisahkan antara informasi penting dengan informasi sepele.

  e. Dilakukan dengan mencatat semua hal-hal kunci dari informasi; f. Dilakukan dengan membuat catatan bukan berarti mengurangi kemampuan untuk mendengarkan atau mendengar sambil mencatat;

  g. Dilakukan dengan membuat dokumentasi yang akurat dan luas dari catatan yang dibuat.

  h. Dilakukan dengan menuliskan semua informasi relevan ke dalam laporan; i. Dilakukan dengan menyajikan informasi yang jelas, terang dan berdasarkan fakta/bukti lapangan; j. Dilakukan dengan menyajikan laporan langkap sehingga ketika dibaca, si pembaca tidak memerlukan penjelas secara verbal.

  

BAB VII

EVALUASI

Pasal 14

Pengambilan keputusan dan evaluasi dilakukan dengan:

  a. Mengambil keputusan berdasarkan bukti obyektif;

  b. Mengambil keputusan dengan memperhitungkan informasi yang tersedia; d. Mengambil keputusan yang tidak bias dan berhubungan dengan persyaratan standar mutu.

Pasal 15 Analisa informasi dilakukan dengan:

  a. Mendemonstrasikan pertimbangan yang diambil atas kebijakan mutu dan ruang lingkup audit; b. Membandingkan informasi yang didapat dengan prosedur yang dibuat untuk mengidentifikasi kesesuaian dan ketidaksesuaian; c. Memiliki kemampuan untuk menghubungkan atau mengabaikan antar potongan-potongan informasi yang didapat; d. Memahami informasi sehubungan dengan proses kerja auditee;

  e. Memiliki kemampuan mengidentifikasi informasi yang tidak konsisten dan tidak lengkap.

  

BAB VIII

PENUTUP

Pasal 16

  (1) Ketentuan lain yang belum diatur dalam Kode Etik Tenaga Kependidikan Institut Agama Islam Negeri Purwokerto ini akan diatur tersendiri dalam keputusan dan aturan pelaksanaan lainnya. (2)

  Keputusan ini berlaku mulai Agustus 2015, dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan diadakan perubahan sebagaimana mestinya.

  Ditetapkan di : Purwokerto Pada Tanggal: 15 April 2015 Rektor, Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag NIP. 19670815 199203 1 003