PENDAHULUAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KOTA SEMARANG.

1. PENDAHULUAN

Seiring semakin pesatnya perkembangan teknologi saat ini menuntut suatu organisasi atau instansi membutuhkan sistem yang terkomuterisasi. Banyak kegiatan yang dilakukan hanya dalam lingkup terbatas kini dapat dilakukan dalam cakupan yang sangat luas, bahkan mendunia. Keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja suatu organisasi. Jika dibandingkan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara terkomputerisasi memiliki banyak keunggulan, seperti pengolahan data yang cepat dan akurat. Badan Kepegawaian Daerah BKD Kota Semarang, merupakan salah satu perangkat daerah yang memiliki tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik di bidang kepegawaian daerah berdasarkan Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 13 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah dan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Semarang [1]. Tugas pokok dan fungsi Badan Kepegawaian Daerah memberikan dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan di bidang kepegawaian meliputi, administrasi pegawai, pengembangan pegawai, kesejahteraan pegawai serta disiplin dan pensiun pegawai. Berdasarkan tugas pokok tersebut, Badan Kepegawaian Daerah menangani ratusan surat setiap harinya. Bagian yang menangani persuratan pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang yaitu Sekretariat. Pada Sekretariat Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang, pengagendaan surat masih dilakukan secara manual yaitu pegawai harus menuliskan pada buku dan menggunakan beberapa jenis formulir yang harus ditulis. Pengagendaan surat yang manual menyulitkan ketika dalam pencarian informasi surat yang mengharuskan mencari disetiap halaman buku agenda dan juga seringkali tulisan yang sulit terbaca dan kemungkinan buku agenda hilang akan mempersulit pegawai dalam memperoleh informasi, sedangkan didalam pengagendaan surat masuk ataupun keluar tersebut memudahkan dalam penindak lanjutan surat yang masuk Badan Kepegawaian Daerah. Berdasarkan uraian permasalahan di atas, disusunlah penelitian proyek akhir dengan judul Sistem Informasi Administrasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang .

2. LANDASAN TEORI