Tinjauan Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pegawai Pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi
TINJAUAN TERHADAP SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA DINAS
PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA
KOTA CIMAHI
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Dalam Menempuh Jenjang Strata I
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Toni Widya Permana
21110010
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ................................................................................... i DAFTAR ISI .................................................................................................. iii DAFTAR TABEL .......................................................................................... v DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. vi BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek ................................................................
1 1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek ..........................................................
6 1.3 Kegunaan Kerja Praktek ................................................................
7 1.4 Metode Kerja Praktek ................................................................
9 1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek ..............................................................
10 BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga
Kota Cimahi .............................................................................................12
2.1.1 Visi dan Misi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi ................................................................
13
2.2 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah
Raga Kota Cimahi ....................................................................................13
BAB III BAB IV Kota Cimahi (Bagian Keuangan) ............................................................. PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek ..........................................................
19
LAMPIRAN-LAMPIRAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP
32 DAFTAR PUSTAKA ............................................................. ………………….
31
29
27
26
18
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek ............................................................
18
16
4.2 Saran ................................................................................................
3.3.3 Hambatan dan Penanganan dalam Penggajian Pegawai pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi ........................................................................................... KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan..........................................................................................
3.3.2 Dokumen dan Catatan yang digunakan dalam penggajian .....................................................................................
3.3.1 Pihak-pihak yang terkait dalam penggajian pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi .......................................................................................
3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek ................................
33
33
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George, William, Hopwood, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi pertama, penerjemah, Amir Abadi Jusup dan Rudi M. Tambunan, penerbit salemba empat, Jakarta.
Chr, Jimmy, L.Goal (2008), Sistem Informasi Manajemen, Penerbit PT.Gramedia
Widiasarana Indonesia, Jakarta.
HM, Jogiyanto. 2009. Sistem Teknologi Informasi Pendekatan Terintegrasi
Konsep Dasar, Teknologi Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan.Yogyakarta: Andi Offset.
La Midjan, Azhar Susanto. Sistem Informasi Akuntansi I : Pendekatan Manual
Penyusunan Metode dan Prosedur, Edisi 8, Lingga Jaya, Bandung, 2003.Mulyadi, 2008. Sistem Akuntansi, Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta :
Pustaka PelajarSoemarso S.R. 2005. Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima (Revisi). Penerbit:
Salemba Empat, JakartaSuhayati Ely, Sri Dewi Anggadini. 2009. Akuntansi Keuangan. Yogyakarta:
Graha Ilmu,Sutarman, M. Kom, Pengantar Teknologi Informasi, Edisi Pertama, Bumi Aksara,
Jakarta, 2009Widjajanto, Nugroho, 2008. Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, PT Gelora
Aksara Pratama, JakartaDAFTAR RIWAYAT HIDUP DATA PRIBADI Nama Lengkap : Toni Widya Permana Tempat tanggal lahir : Nangga Ella Hilir, 22Agustus 1992 Alamat : Jln. Pahlawan Desa No.26 Cimahi Selatan Jenis Kelamin : Laki-laki Agama : Islam DATA PENDIDIKAN SD : Tahun 1998-2004 SDN Cibodas 1 SMP : Tahun 2004-2007 SMPN 1 Margaasih SMA : Tahun 2007-2010 SMAN 4 Cimahi
Perguruan Tinggi : Tahun 2010 sampai sekarang masih tercatat sebagai
Mahasiswa di Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM)
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum wr. wb.Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas segala nikmat
dan rahmat-Nya yang selalu terlimpah kepada penulis, serta atas segala karunia
dan petunjuk-Nyalah maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan kerja
praktek ini.Laporan kerja praktek ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat
kelulusan program studi Strata I Akuntansi di Universitas Komputer Indonesia
tahun 2013/2014. Adapun judul laporan kerja praktek yang penulis pilih adalah
“Tinjaun Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pegawai Pada
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi”.Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan kerja praktek ini masih
jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan yang disebabkan keterbatasan
pengetahuan dan pengalaman penulis dalam melakukan penelitian, pengumpulan
dan pengolahan data yang tersedia. Namun penulis telah berusaha semaksimal
mungkin, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun akan sangat diterima
dengan senang hati.Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih
yang sedalam-dalamnya kepada berbagai pihak yang telah memberikan bantuan
serta bimbingan, sehingga terselesaikannya penulisan laporan kerja praktek ini,
sayang yang dapat memberikan semangat kepada penulis. Rasa terima kasih
penulis juga sampaikan kepada:1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Prof. Dr. Hj. Dwi Kartini.,SE., Spec. Lic selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
3. Dr. Surtikanti,.S.E.,M.Si.,Ak selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan selaku Dosen Wali yang telah membantu dan memberikan informasi dalam pembuatan laporan kerja praktek ini.
4. Lilis Puspitawati.,SE.,M.Si.,Ak selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu guna membimbing, mengarahkan, dan memberikan petunjuk yang sangat berharga dalam menyusun laporan ini.
5. Bapak Heriswan Tom Ronitan.,S.E,.MM,. selaku pembimbing perusahaan dan seluruh staf Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi (Bagian Keuangan) yang telah memberikan pengarahan, bimbingan selama penulis melakukan penelitian.
6. Teman-teman seperjuangan di Ak-1 semoga selalu kompak dan semangat.
Bandung, Desember 2013 Penulis
BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Kerja Praktek
1.1 Pada era Globalisasi seperti sekarang ini sistem informasi sangatlah berperan penting dalam pelaksanaan kegiatan pada suatu instansi pemerintahan atau perusahaan, hal ini ditujukan untuk mepelancar operasional kerja dalam melaksanakan kegiatan, salah satu turunan dari teknologi adalah dengan semakin berkembangnya teknolagi informasi. Teknologi informasi memiliki peranan sangat penting dalam kegiatan aktivitas manusia, baik dalam dunia sosial maupun dunia pekerjaan. Dengan adanya teknologi dibidang informasi (Teknologi Informasi) maka setiap pekerjaan manusia yang berhubungan dengan informasi akan mengalami kualitas baik dilihat dari segi kecepatan pengolahan maupun penyebarannya.
Informasi merupakan salah satu kebutuhan didalam suatu instansi atau lembaga serta lingkungan yang berda di luar sistem. Informasi dianggap sangat penting karena dengan adanya informasi dapat menambah pengetahuan, mengurangi ketidakpastian dan resiko kegagalan serta dapat membantu para pemimpin dalam mengambil kesimpulan dan keputusan yang efektif dan efisien. Salah satu informasi yang penting dari suatu instansi pemerintah adalah tentang kepegawaianya yang terkait dengan apa saja yang termasuk dalam melengkapi
Terbukti dengan banyak lembaga instansi pemerintah yang menggunakan sistem komputerisasi sebagai alat bantu untuk meningkatkan kreativitas dan aktivitas para pegawai sehingga memiliki dan menjadikan lembaga ataupun instansi pemerintah memiliki kompentensi yang tinggi.
Sistem informasi Akuntansi (SIA) dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya, Bonar (2000 : 23) Adapun tujuan Sitem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Mendukung operasi-operasi sehari-hari
2. Mendukung pengambilan keputusan
3. Mengambil kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem – sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi. Hal ini menunjukan bahwa suatu intansi atau perusahaan yang akan membangun sistem informasi, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih dahulu.
Sistem pengolahan data gaji pegawai merupakan kebutuhan yang sangat diperlukan untuk mengetahui daftar gaji dan tunjangan gaji pada Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi. Kebutuhan informasi seperti sekarang ini tentunya akan menjadi sangat penting sama halnya seperti kebutuhan sehari-hari.
Jenis dan kapasitas informasi yang diperlukan pun tentu akan berbeda satu sama lain. Tidak sedikit orang menggunakan informasi sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan dan informasi tersebut digunakan sebagai bahan untuk memperoleh hasil pencarian dari suatu pokok permasalahan dalam penelitian yang akan di analisis dan hasilnya akan di informasikan kepada publik. Penginformasian tersebut dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya adalah dengan melalui komputer sebagai media atau alat penyampaian informasi.
Dengan menggunakan komputer, kita dapat memilih berbagai aplikasi yang akan kita gunakan dalam penyampaian informasi. Dengan sistem terkomputerisasi yang bertujuan untuk meningkatkan mutu dan kualitas suatu informasi, diharapkan hasilnya akan memberikan solusi dalam pengembangan penyampaian informasi.
Peran serta seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sangat mendukung suatu pencapaian tujuan instansi. Untuk pencapaian tujuannya maka dibutuhkan adanya balas jasa atau pembayaran gaji. Pemberian gaji merupakan kegiatan rutin bagi setiap Intansi ataupun Badan Usaha sehingga merupakan pengeluaran yang relatif besar karena itu diperlukan suatu sistem penggajian yang baik agar dalam pelasanaan penggajian dari perhitungan sampai pembayaran dapat berjalan dengan efisien dan lancar. Dengan cara tersebut maka, akan memberi kemudahan dalam pegawasan pelaksanaan penggajian.
Manusia sebagai tenaga kerja merupakan asset yang tidak dapat dinilai. untuk memajukan suatu kinerja usaha ataupun lembaga sangat tergantung pada asset tersebut. Dalam dunia yang semakin berkembang ini, instansi pemerintah membutuhkan manajemen yang dapat bekerja dengan baik dan efisien. Tentunya harus didukung dengan sumber daya manusia yang handal dan berkualitas.
Biasanya sumber daya manusia yang berkualitas dalam suatu lembaga akan dituntut kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan.
Dalam suatu instansi pemerintah pegawai yang dipekerjakan harus sesuai dengan bidang yang ditekuninya dan biasanya didasarkan pada jenjang pendidikan yang telah ditempuh. Suatu instansi harus dapat membedakan tingkat golongan pegawai atau jenjang pendidikan yang dimiliki dan bekerja dilingkupnya. Dengan mengetahui hal tersebut maka suatu instansi pemerintah dapat memotivasi para pegawai agar melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya, salah satunya dengan memberikan gaji yang sesuai.
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan/pegawai yang dibayarkan tiap bulan. Selain itu gaji juga merupakan bentuk penghargaan atau imbalan atas jasa yang telah diberikan oleh pegawai serta loyalitasnya terhadap pemberi kerja. Sebagai imbalan kepada sumber daya tersebut, instansi telah menjanjikan suatu kontra prestasi yang berupa gaji. Pelaksanaan penggajian perlu dikelola dengan baik agar terhindar dari penyelewengan yang merugikan berbagai pihak.
Gaji juga dapat dijadikan sebagai pendorong bagi pegawai untuk bekerja lebih giat dan rajin. Oleh karena itu, gaji yang diberikan pada pegawai akan mempengaruhi juga terhadap produktivitas kerja, sehingga apa yang akan di harapkan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan apa yang di inginkan.
Suatu instansi sebaiknya mempunyai sistem penggajian yang baik dan jelas karena apabila Instansi tersebut tidak memiliki sistem penggajian yang baik akan menyebabkan terjadinya penyimpangan di dalam melaksanakan tanggung jawab masing-masing. Agar tidak terjadi penyimpangan tersebut maka harus di lakukan pemisahan tugas antar bagian yang terkait yaitu untuk menghindari persekongkolan, untuk menghindari jumlah gaji yang di besarkan dan untuk memudahkan pekerjaan berbagai petugas yang di serahi tugas perhitungan gaji.
Sistem informasi akuntansi penggajian harus dapat diterapkan secara akurat, relevan, dan tepat waktu. Sistem informasi akuntansi ini disusun berdasarkan adanya formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur yang memadai diharapkan akan diperoleh suatu data atau informasi yang benar dan akurat mengenai pembayaran gaji serta informasi yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan.
Mengingat sistem informasi akuntansi penggajian pada suatu instansi sangatlah penting yaitu untuk memudahkan pemberian gaji kepada pegawai sehingga tersusun rapi dan teratur berdasarkan jabatan dan tingkat pendidikan yang dimilikinya. Mengingat pentingnya hal tersebut Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi sudah mulai menerapkan sistem penggajian untuk mempermudah pemberian informasi gaji pegawai secara efektif dan efisien.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi penggajian pada instansi pemerintah maka diperlukan juga pengendalian internal. Dalam sistem akuntansi yang baik akan terdapat cara-cara pengendalian intern yang berjalan dengan sendirinya. Dengan demikian Sistem informasi akuntansi yang baik akan menghasilkan pengendalian intern yang maksimal. Sehingga terdapat suatu hubungan yang erat antara sistem akuntansi dengan pengendalian intern.
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis bermaksud untuk melakukan peninjauan lebih lanjut mengenai sistem informasi akuntansi penggajian dengan judul “TINJAUAN TERHADAP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA KOTA CIMAHI”
1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek Dalam proses praktek kerja lapangan, mahasiswa diharapkan akan mempunyai wawasan yang lebih banyak di bidang akuntansi sektor publik, memiliki pengetahuan lapangan dan mampu mengimplementasikan ilmu pengetahuan akuntansi sektor publik yang didapat dalam perkuliahan Adapun maksud dan tujuan dari kerja praktek ini yaitu :
Maksud dari penulis laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan sistem informasi akuntansi penggajian pegawai negeri sipil yang ada di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi. Adapun tujuan dari Kuliah kerja praktek ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui pihak-pihak yang terkait dalam penggajian pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi..
2. Untuk mengetahui dokumen yang digunakan serta bagian yang terlibat pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi.
3. Untuk mengetahui Hambatan dan Penanganan Dalam Penggajian Pegawai Pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Kota Cimahi
1.3 Kegunaan Kerja Praktek Adapun kegunaan Kerja Praktek yang dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Untuk Mahasiswa Sebagai pelaksanaan mata kuliah wajib, yaitu Kerja Praktek.
Dapat mengaplikasikan ilmu-ilmu teoritis yang selama ini di dapat
dari bangku kuliah.
Memantapkan penulis untuk bersosialisasi, disiplin, dan
bertanggungjawab atas tugas yang diberikan.
Mendapatkan pengalaman nyata dari dunia kerja sekaligus
memperluas wawasan mahasiswa tentang dunia kerja yang sesungguhnya.
Hasil kegiatan ini bermanfaat bagi penulis dapat menginput data rekapitulasi penggajian Pegawai, memeriksa Surat Keputusan kenaikan gaji, memeriksa Surat kenaikan pangkat dan Surat Keputusan Pensiun. Dengan demikian kerja praktek dapat memberikan pengetahuan dan kemampuan yang terbentuk secara kombinasi baik dari ilmu yang dipelajari sbelumnya maupun ilmu yang diperoleh dari kegiatan kerja praktek.
b. Untuk Intansi
Diharapkan dapat dijadikan salah satu bahan masukan dalam sistem informasi akuntansi penggajian.
Sebagai salah satu sarana pertimbangan bagi perusahaan dalam hal penilaian kualitas mahasiswa yang pada akhirnya berhubungan pada penerimaan tenaga kerja baru yang fresh graduate.
c. Bagi Institusi Pendidikan dan Mahasiswa
Sebagai bahan informasi yang berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi ini dalam rangka melakukan penelitian.
Memperoleh masukan guna pengembangan kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan lapangan kerja dan sebagai salah satu evaluasi terhadap kurikulum yang berlaku.
d. Bagi Pembaca atau Pihak Lain
Semoga laporam kuliah kerja praktek ini dapat menjadi tambahan
referensi dan tambahan informasi mengenai pelaksanaan Prosedur Sistem Penggajian pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi
1.4 Metode Kerja Praktek Dalam menyusun laporan kerja praktek ini, penulis menggunakan metode
Black Release yaitu metode yang menyelenggarakan kerja praktek dalam suatu periode tertentu. Penulis melakukan kerja praktek di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi selama satu bulan atau 20 (dua puluh) hari kerja, sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Studi Pustaka (Library Research) Merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dipergunakan untuk memperoleh data secara teoritis yaitu dengan mempelajari buku-buku, catatan kuliah, dan literatur yang lain yang berkaitan dengan pembahasan laporan kerja kuliah kerja praktek ini.
2. Studi lapangan(Field Research) Merupakan suatu teknik pengumpulan dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap objek penelitian. Dalam hal ini, penulis menggunakan cara diantaranya :
a. Observasi Yaitu suatu cara untuk mendapatkan data-data yang diperlukan oleh penelitian yaitu pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah raga Kota Cimahi.
b. Wawancara Yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara lisan dengan bagian-bagian tertentu yang dianggap berkaitan dengan materi yang dibahas dalam penyusunan laporan kerja praktek ini.
1.5 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek Lokasi kerja praktek ini dilakukan di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah
Raga Kota Cimahi yang berlokasi di Komplek Perkantoran Pemrintahan Kota Cimahi Gedung B lantai 2 Jl. Rd. Demang Hardjakusumah Blok Jati Cihanjuang Telp (022) 6631859 Kota Ciamahi. Adapun waktu kerja praktek tersebut dilaksanakan dari tanggal 22 Agustus 2013 sampai 23 Agustus 2013 dengan rincian sebagai berikut 1. Kerja Praktek dilakukan dari Senin sampai dengan Jumat.
2. Kerja Praktek dimulai pada pukul 07.30 sampai dengan pukul 16.00.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Bulan No Uraian Kegiatan 1 2 Juli Ags Sep Okt Nov Des 3 4 1 2 3
4
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 I Tahap Pendahuluan1. Pembuatan Surat Ijin Kerja Praktek
2. Permohonan ijin kerja praktek
1. Realisasi ijin kerja praktek
2. Surat penerimaan dari instansi
3. Penentuan kerja praktek
II Tahap Pelaksanaan
1. Perkenalan Perusahaan
2. Aktivitas kerja praktek Tahap Pelaporan
III
1. Konsultasi dengan dosen kerja praktek
2. Pengajuan judul
3. Pengumpulan data
4. Bimbingan dengan dosen kerja praktek
5. Bimbingan dengan pembimbing perusahaan
6. Pembuatan laporan kerja praktek
7. Final pembuatan laporan kerja praktek
8. Pengumpulan laporan kerja praktek
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN2.4 Sejarah Singkat Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi Pembentukan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi ditetapkan dengan Peraturan Daerah Nomor 8 tahun 2008 tentang Dinas Daerah
Kota Cimahi dan Peraturan Walikota Cimahi Nomor 23 tahun 2008 tanggal 26 Nopember 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan Struktural di Lingkungan Dinas Pendidikan . Dinas Pendidikan Kota Cimahi merupakan perangkat daerah sebagai unsur pelaksana teknis di bidang pendidikan dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota Cimahi. Dinas Pendidikan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian urusan Pemerintahan Daerah, di bidang Pendidikan.
Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut Dinas Pendidikan mempunyai fungsi: a. Perumusan kebijakan teknis bidang Pendidikan, Pemuda dan Olahraga.
b. Penyelenggaraan sebagian urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang Pendidikan, Pemuda dan Olahraga.
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang Pendidikan, Pemuda dan Olahraga, meliputi Pendidikan Dasar, Pendidikan Menengah, Pendidikan Non Formal, Pemuda dan Olahraga Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan (PMPTK) dan Sarana Pendidikan, dan urusan kesekretariatan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
2.4.4 Visi dan Misi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi Dalam kegiatan operasionalanya Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga
Kota Cimahi memiliki Visi dan Misi, diantaranya sebagai berikut :
4. Visi Terselenggaranya layanan pendidikan yang merata dan berkualitas melalui profesionalisme tata kelola menuju masyarakat Cimahi berakhlak mulia, cerdas, dan mandiri.
2. Misi
a) Meningkatkan akses dan kemudahan memperoleh layanan pendidikan bagi masyarakat.
b) Meningkatkan kualitas layanan pendidikan.
c) Mengoptimalkan peran dan fungsi kelembagaan dalam layanan pendidikan.
2.2 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota
Cimahi Organisasi adalah sarana atau alat untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu dikatakan organisasi adalah wadah atau wahana kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam usaha untuk mencapai tujuan. Dalam wadah kegiatan itu setiap orang harus jelas tugas, wewenang, tanggung jawab, hubungan dan tata wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara pihak atasan dan bawahan, sehingga terlihat masing-masing tingkatan dihubungkan dengan garis wewenang.
Setiap bagian bertanggung jawab pada bagian yang lebih tinggi tingkatannya. Pada struktur organisasi diatas Kasubag Keuangan dapat secara langsung memerintah atau memberi wewenang kepada seluruh staf, tanpa harus melalui staf-staf yang lain. Karena Divisi Keuangan ini sangat menjungjung tinggi asas kekeluargaan, sehingga para staf kepada atasan maupun atasan kepada bawahan saling menghargai dan saling menghotmati satu dengan yang lainnya
2.3 Deskripsi Jabatan
Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis tentang apa yang seharusnya dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana melakukannya, dan dalam kondisi seperti apa jabatan tersebut dilaksanakan
Penulis akan menjelaskan Deskripsi Jabatan yang sesuai dengan jabatan, wewenang dan tanggung jawab. Adapun penjelasannya sebagai berikut :
1. Kasubag Keuangan Kasubag Keuangan mempunyai fungsi yaitu merencanakan, koordinasikan,menyelenggarakan dan mengendalikan administrasi dan keuangan dalam melaksanakan urusan keuangan dilingkungan Dinas Pendidikan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kasubag Keuangan mempunyai tugas yaitu : a. Perencanaan penyusunan program dan kegiatan Sub Bagian Keuangan.
b. Pelaksanaan Aministrasi Keuangan Dinas Pendidikan.
c. Pengkoordinasian pelaksanaan pengelolaan keuangan Dinas Pendidikan.
d. Pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Keuangan.
2. Bendahara Pengeluaran Bendahara Pengeluaran mempunyai fungsi yaitu menerima, menyimpan, membayarkan, dan mempertanggung jawab uang untuk keperluan dinas pendidikan. Bendahara Pengeluaran mempunyai tugas yaitu :
a. Mengadministrasikan dengan baik aliran kas masuk yang diterima b. Membuat Pertanggung jawaban berupa Laporan pertanggungjawaban
3. Bendahara Pengeluaran Pembantu Bendahara Pengeluaran Pembantu mempunyai fungsi dan tugas yaitu membuat laporan keuangan.
4. Bendahara Gaji Bendahara Gaji mempunyai fungsi dan tugas yaitu membuat daftar gaji untuk sekolah.
5. PPTK(Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan) PPTK mempunyai fungsi dan tugas yaitu setiap ada kegiatan yang ada di dinas pendidikan pelaksana setiap kegiatan tanggung jawab yang melaksankan PPTK.
6. Pembantu Bendahara Pengeluaran Pembantu Bendahara Pengeluaran mempunyai tugas dan fungsi yaitu membantu membuat laporan keuangan, mulai dari input SPJ, BKU dll
2.4 Aspek Kegiatan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi (Bagian Keuangan)
Bagian keuangan dipimpin oleh kepala bagian yang mempunyai tugas membantu dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga dalam hal:
1. Melakukan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan lingkungan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Mengumpulkan dan mengolah bahan dalam rangka penyusunan rencana anggaran Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi untuk kegiatan rutin.
3. Menyelenggarakan pembuatan gaji pegawai, tunjangan jabatan dan tunjangan daerah (representasi) serta melaksanakan pembayaran.
4. Menyelenggarakan pembukuan atas penerimaan, penyimpanan dan pembayaran uang untuk keperluan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
5. Mengurus Surat Permintaan Pembayaran (SPP), Surat Perintah Membayar (SPM) dan daftar penguji atas beban belanja rutin dan pembangunan.
6. Menyimpan dan memelihara bukti-bukti kas dan surat-surat berharga lainnya yang berkaitan dengan pertanggungjawaban administrasi keuangan.
BAB III PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek Selama melaksanakan kerja praktek penulis ditempatkan di divisi keuangan bagian Pembuatan daftar Gaji pada Dinas Pendidikan Pemuda dan
Olah Raga Kota Cimahi, karena bagian ini merupakan sarana atau wadah perusahaan atau instansi pemerintah mengenai kegiatan pelayanan terhadap semua pegawai PNS terutama dalam pemberian gaji di lingkungan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi, serta di bagian ini pula penulis mendapatkan bahan-bahan atau informasi yang berguna dalam penyelesaian laporan kerja praktek. Sebelum melaksanakan kerja praktek, penulis terlebih dahulu mendapatkan pengarahan dan penjelasan mengenai tata tertib serta mengenai tugas-tugas yang akan dikerjakan, yang diperoleh dari pembimbing di perusahaan tau instansi tersebut.
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek Teknis pelaksaan kerja praktek ini berlangsung mulai pada tanggal 22
Agustus 2013 sampai dengan 23 September 2013. Kerja praktek dilaksanakan pada hari Senin sampai dengan hari Jumat dari pukul 07.30 WIB sampai dengan
16.00 WIB.
Proses pelaksanaan kerja praktek diawali dengan melakukan interview atau wawancara dengan pihak perusahaan atau instansi yaitu Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi di sub bagian keuangan khususnya di bagian penggajian, pada bagian penggajian ini penulis melaksanakan kerja praktek.
Adapun kegiatan dilakukan oleh penulis selama menjalankan kerja praktek yaitu selain membantu bagian penggajian, penulis juga membantu bagian keuangan Dinas Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi dalam rangka menyajikan informasi keuangan berupa laporan keuangan.
3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek Berdasarkan hasil kerja praktek yang di lakukan di Dinas Pendidikan
Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi maka sebelum membahas beberapa kajian, penulis akan membahas beberapa teori yang bersangkutan terlebih dahulu.
Setiap perusahaan atau instansi membutuhkan sistem informasi akuntansi dalam menjalankan aktivitas perusahaannnya. Sistem informasi akuntansi bermanfaat karena menghasilkan informasi yang tepat waktu, akurat dan dapat dipercaya kebenarannya sebagai dasar pengambilan keputusan yang baik oleh pihak manajemen.
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Nugroho Widjajanto (2007:4) adalah :
“Sistem Informasi Akuntansi susunan berbagai formulir catatan peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaanya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang di desain untuk mengtransformasikan data keuangan menjadi informasi yang
Sedangkan Menurut Zaki Baridwan (2007 : 3) adalah : “Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan, disusun suatu sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan”.
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah Sistem Informasi Akuntansi susunan berbagai formulir catatan peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaanya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang di desain untuk mengtransformasikan data keuangan menjadi informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan.
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2008:37) tujuan dari Sistem Informasi Akuntansi adalah :
1. Untuk meningkatkan kualitas informasi, yaitu informasi yang tepat waktu (relevan), lengkap dan terpercaya (akurat). Dengan kata lain sistem akuntansi harus dengan cepat dna tepat dapat memberikan informasi yang diperlukan secara lengkap.
2. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendalian intern, yaitu sistem pengendalian yang diperlukan untuk mengamankan kekayaan perusahaan. Ini berarti bahwa sistem akuntansi yang disusun harus juga mengandung kegiatan sistem pengendalian intern.
3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha, ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk sistem akuntansi harus seefisien mungkin dan harus lebih murah dri manfaat yang akan diperoleh dri penyusunan sistem akuntansi
Sedangkan menurut Mulyadi (2009:19) tujuan Sistem Informasi Akuntansi adalah : 1. Untuk menyediakan informasi bagi para pengelola kegiatan usaha.
2. Untuk memperbaiki informasi informasiyang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Dari tujuan diatas maka tujuan dari Sistem Informasi Akuntansi adalah untuk menyediakan informasi bagi para pengelola kegiatan usaha, dan untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Komponen-komponen atau subsitem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri. Komponen-komponen dan subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran dapat tercapai.
Menurut Sutarman (2009:5) mendefinisikan sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.
Menurut Jogiyanto (2009:34) mendefinisikan sebagai berikut: “Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen”.
Menurut Jimmy L.Goal (2008:9) mendefinisikan sebagai berikut: “Sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan serta menuju satu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Apabila suatu unit macet atau terganggu, unit lainnya pun akan terganggu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut”.
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lainnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Agus Mulyanto (2009:2), sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Mempunyai Komponen Sistem (Components Sistem) Suatu sistem tidak berada dalam lingkungan yang kosong, tetapi sebuah sistem berada dan berfungsi di dalam lingkungan yang berisi sistem lainnya. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Apabila suatu sistem merupakan salah satu dari komponen sistem lain yang lebih besar, maka akan disebut dengan subsistem , sedangkan sistem yang lebih besar tersebut adalah lingkungannya.
2. Mempunyai Batasan Sistem (Boundary) Batas sistem merupakan pembatas atau pemisah antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Mempunyai Lingkungan (Environment) Lingkungan luar adalah apa pun di luar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem, baik pengaruh yang menguntungkan ataupun yang merugikan. Pengaruh yang menguntungkan ini tentunya harus dijaga sehingga akan mendukung kelangsungan operasi sebuah sistem. Sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan sebuah sistem.
4. Mempunyai Penghubung (interface) Antar Komponen Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Penghubung inilah yang akan menjadi media yang digunakan data dari masukan (input) hingga keluaran (output). Dengan adanya penghubung, suatu subsistem dapat berinteraksi dan berintegrasi dengan subsistem yang lain membentuk satu kesatuan.
5. Mempunyai Masukan (input) Masukan atau input merupakan energi yang dimasukan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input), yaitu bahan yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input), yaitu masukan yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
6. Mempunyai Pengolahan (processing) Pengolahan (process) merupakan bagian yang melakukan perubahan dari masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
7. Mempunyai Sasaran (Objective) dan Tujuan Suatu sistem pasti memiliki sasaran (objective) atau tujuan (goal).
Apabila sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Tujuan inilah yang mengarahkan suatu sistem. Tanpa adanya tujuan, sistem menajdi tidak terarah dan terkendali.
8. Mempunyai Keluaran (output) Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Keluaran dapat berupa informasi sebagai masukan pada sistem lain atau hanya sebagai sisa pembuangan.
9. Mempunyai Umpan Balik (Feed Back) Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (Control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Beberapa ahli mendefinisikan informasi sebagai berikut:
Menurut Agus Mulyanto (2009 : 12) mendefinisikan sebagai berikut: “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sedangkan data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata” .
Menurut Jimmy L.Goal (2008 :8) mendefinisikan sebagai berikut: “Informasi adalah data yang telah diproses atau diolah ke dalam bentuk yang berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang sekarang atau nantinya”.
Menurut Jogiyanto (2008:36) mendefinisikan sebagai berikut: “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya”.
Berdasarkan pengertian dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah kumpulan data yang memberikan makna atau arti serta bermanfaat bagi seseorang.
Menurut Agus Mulyanto (2009 :20), Kualitas informasi bergantung pada 3 (tiga) hal yang sangat domain yaitu: 1. Informasi harus akurat.
Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Informasi harus tepat waktu.
Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
3. Informasi harus relevan.
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Menurut American Institute of Cerified Public Accountants dalam Ely Suhayati dan Sri Dewi Anggadini (2009:1) mendefinisikan sebagai berikut:
“Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang, dan penginterpretasian hasil proses tersebut”.
Menurut American Accounting Association dalam Ely Suhayati dan Sri Dewi Anggadini (2009:2) mendefinisikan sebagai berikut:
“Proses mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut”.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang ber,sifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut”
Banyak definisi gaji dikemukakan oleh para ahli, namun pada dasarnya gaji bukan merupakan kata atau istilah yang baru untuk mempermudah kita dalam melakukan sebuah pekerjaan. Berikut ini penulis kemukakan definisi dari sistem menurut beberapa ahli asalah sebagai berikut:
Menurut Moch Tofik (2009:2) mendefinisikan sebagai berikut: “Pengggajian adalah semua gaji yang dibayarkan perusahaan kepada karyawannya. Para manajer, pegawai administrasi, dan pegawai penjualan, biasanya mendapat gaji dari perusahaan yang jumlahnya tetap. Tarif gaji biasanya dinyatakan dalam gaji perbulan.
Menurut Soemarso S.R. (2005:307) mendefinisikan sebagai berikut: “Penggajian digunakan Untuk menjalankan kegiatan, suatu perusahaan harus memperkerjakan orang-orang yang disebut karyawan.Setiap karyawan memberikan tenaga dan pikirannya kepada perusahaan akan menuntut timbal balik yang berupa gaji. Gaji adalah “imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dari pimpinan yang jumlahnya, biasanya tetap secara bulanan atau tahunan. Disamping gaji, pegawai mungkin memperoleh manfaat-manfaat yang diberikan dalam bentuk tunjangan, misalnya tunjangan jabatan, tunjangan perumahan, tunjangan pengobatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan dan lain-lain”. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa penggajian adalah semua gaji yang dibayarkan perusahaan, untuk menjalankan kegiatan, suatu perusahaan harus memperkerjakan orang-orang yang disebut karyawan. Setiap karyawan memberikan tenaga dan pikirannya kepada perusahaan akan menuntut timbal balik yang berupa gaji dan tarif gaji biasanya dinyatakan dalam gaji perbulan.
3.3.1 Pihak-pihak yang terkait dalam penggajian pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi a. Bagian Kepegawaian.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat tariff gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
b. Bagian Pembuat Daftar Gaji.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap pegawai selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada pegawai.
c. Bagian Keuangan.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi dan pencairan cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank.
d. Bagian Akuntansi.
Bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja serta meneliti atau mengecek kebenaran pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian keuangan.
3.3.2 Dokumen dan Catatan yang Digunakan dalam Penggajian Dalam pembayaran gaji perlu dibuatkan Surat Perintah Pembayaran dan Surat Perintah Membayar yang merupakan dokumen untuk pembayaran gaji.
Adapun dokumen-dokumen yang digunakan di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kota Cimahi antara lain : a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji