Gambar 5. Siklus SPMI UB
4.5. Sistem Dokumentasi
Sistem dokumentasi yang diterapkan di BAUK menggambarkan keselarasan antara kebijakan, sasaran mutu dan prosedur serta rekaman terdokumentasi.
Sistem dokumentasi juga dimaksudkan sebagai alat komunikasi yang efektif dan menjamin konsistensi kegiatanproses untuk menghasilkan layanan yang sesuai
dengan persyaratan pelanggan.
Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian BAUK menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen
dan catatan perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM. Adapun sistem dokumen dan kodifikasinya adalah sebagai dapat dilihat pada
Tabel 1 .
Tabel 1. Daftar Dokumen dan Kode No.
Dokumen Kode
1. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman
00006 02001 2.
MP Audit Internal dan Tindakan Korektif 00006 02002
3. MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai
00006 02003 4.
MP Tindakan Pencegahan 00006 02004
5. MP Penerbitan Surat Keputusan Rektor
00006 02005 6.
MP Pemberkasan Arsip 00006 02006
7. MP Peminjaman Arsip
00006 02007 8.
MP Pemusnahan Arsip 00006 02008
9. MP Penyimpanan Arsip
00006 02009 10.
MP Penyusutan Arsip 00006 02010
11. MP Pengurusan Surat Keluar
00006 02011 12.
MP Pengurusan Surat Masuk 00006 02012
9
No. Dokumen
Kode 13.
MP Daftar Rentensi Arsip 00006 02013
14. MP Surat Masuk Secara Elektronik
00006 02014 15.
MP Pengajuan ATK 00006 02015
16. MP Peminjaman Gedung
00006 02016 17.
MP Peminjaman Kendaraan Dinas 00006 02017
18. MP Pemeliharaan Gedung
00006 02018 19.
MP Pemeliharaan AC 00006 02019
20. MP Pemeliharaan Kendaraan
00006 02020 21.
MP Pelaporan SIMAK BMN 00006 02021
22. MP Pelaksanaan Penghapusan Bangunan Gedung
00006 02022 23.
MP Pelaksanaan Penghapusan Kendaraan Bermotor 00006 02023
24. MP Pengamanan Tamu
00006 02024 25.
MP Iventarisasi Barang Milik Negara BMN 00006 02025
26. MP Pemeliharaan Genset
00006 02026 27.
MP Permintaan Pengamanan 00006 02027
28. MP Evaluasi Pihak Ketiga
00006 02028 29.
MP Pembinaan Aperatur Tenaga Administrasi 00006 02029
30. MP Pengangkatan CPNS ke PNS
00006 02030 31.
MP Penilaian Pelaksanaan Kerja PNS 00006 02031
32. MP Pengangkatan Dalam Jabatan Struktural
00006 02032 33.
MP Kenaikan Pangkat Tenaga Administrasi 00006 02033
34. MP Pengadaan Pegawai Negeri Sipil
00006 02034 35.
MP Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil 00006 02035
36. MP Ujian Dinas dan Ujian Penyesuaian Ijazah
00006 02036 37.
MP Kenaikan Jabatan Dosen Asisten Ahli Dan Lector Kenaikan PangkatGolongan Penata Muda Tk.I, Gol.IIIb
Sd Penata Tk.I, Gol.IIId 00006 02037
38. MP Pengangkatan Guru Besar Emeritus
00006 02038 39.
MP Kenaikan Jabatan Dosen Lektor Kepala Dan Guru Besar Kenaikan PangkatGolongan Pembina,
Gol. IVa S.D. Pembina Utama, Gol. IVe 00006 02039
40. MP Pengangkatan Pertama Dalam Jabatan Fungsional
Dosen 00006 02040
41. MP Perpanjangan Batas Usia Pensiun Guru Besar
Profesor 00006 02041
42. MP Pelaksanaan Diklat Fungsional
00006 02042 43.
MP Pelaksanaan Diklat Kepemimpinan 00006 02043
44. MP Pelaksanaan Diklat Prajabatan
00006 02044 45.
MP Pelaksanaan Diklat Teknis 00006 02045
46. MP Pengajuan Kartu Askes
00006 02046
10
No. Dokumen
Kode
47. MP Pengajuan Cuti Tahunan
00006 02047 48.
MP Pengajuan Kartu Pegawai 00006 02048
49. MP Pengajuan Karis Karsu
00006 02049 50.
MP Pengajuan Taspen 00006 02050
51. MP Pengajuan Penghargaan Satya Lencana
00006 02051 52.
MP Alih TugasAlih FungsiMelimpah menjadi PNS Dosen
00006 02052 53.
MP Tugas Belajar 00006 02053
54. MP Pengaktifan Kembali
00006 02054 55.
MP Penjemputan Tamu 00006 02055
56. MP Penerimaan Tamu
00006 02056
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
Kategori