Pembuatan Sistem Informasi Administrasi Kegiatan Organisasi Mahasiswa Pada Bagian Kemahasiswaan Berbasis Web (Studi Kasus: STIKOM Surabaya).
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
KEGIATAN ORGANISASI MAHASISWA
PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN BERBASIS WEB
(Studi Kasus: STIKOM Surabaya)
AB
AY
A
Lailatul Fitri Kanhi S1)
A.B.Tjandrarini2)
1) S1 Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email: v3underground@gmail.com
2) DIII Manajemen Informatika, STIKOM Surabaya, email: asteria25@yahoo.com
SU
Keywords: Information System, Web, Administration
Perkembangan teknologi yang semakin maju
menjadi pemicu untuk berpikir lebih maju. Dengan
perkembangan
teknologi,
perubahan terhadap sistem kerja yang awalnya
manual menjadi terkomputerisasi.
manusia
Teknologi berbasis web merupakan teknologi
menginginkan segala sesuatu dilaksanakan dengan
yang dapat diakses dengan mudah tanpa harus
cepat dan tepat. Teknologi informasi merupakan
menambah
teknologi yang dibangun dengan basis utama
komputer yang digunakan. Teknologi berbasis web
teknologi komputer. Untuk mempermudah kegiatan
memudahkan
transaksional sehari–hari, dibuat suatu perencanaan
menginputkan data. Proses dapat dilakukan di mana
sistem yang mengacu pada pengolahan data secara
saja dan kapan saja asalkan terhubung dengan
IK
O
M
didorong
R
Abstract: Student Affair Department is one of technical unit located in a college. Student Affair Department
conduct training and the service for student organisations. In each period, student organisations have work programs
should be done. The work programs contain activities that are planned to be implemented in each period. During this
administration data management activities carried out by the student organization of the Student Affair Department
in a way to archive documents in which each pile are categorized in each period. In addition the documents are not
recapitulated every month. It causes difficulty in searching documents, requires much time in processing data
activities of the student organization, so the information that is desired cannot be retrieved quickly.
The development of information technology today can help the Student Affair Department in data processing to
yield information that is desired. A web-based administration information system of student organisations activities
that was built can help Student Affair Department in doing administration of the student organisations activities that
can be accessed anytime and anywhere. The system that was built can produce the report which is desired by the
head of Student Affair Department.
sistematis yang diimplementasikan dalam suatu
program.
user
lunak
untuk
tambahan
mengakses
dalam
atau
internet.
Bagian Kemahasiswaan merupakan salah satu
dan
Unit Pelaksana Teknis pada suatu perguruan tinggi
untuk
yang sebagian tugasnya adalah mengurusi dan
membantu meringankan pekerjaan manusia agar
mengelola data administrasi kegiatan organisasi
lebih efektif dan efisien. Dari pernyataan tersebut,
mahasiswa.
pengolahan data yang sebelumnya dilakukan secara
kemahasiswaan
manual, sudah tidak perlu dilakukan kembali karena
administrasi tersebut dengan optimal. Hal ini
akan memakan waktu yang lama serta membutuhkan
disebabkan karena tidak adanya aplikasi yang
ketelitian. Untuk mengatasi hal tersebut, dilakukan
membantu bagian kemahasiswaan. Data administrasi
ST
Penemuan
perangkat
informatika
sejak
teknologi
awal
komputer
dimaksudkan
Berdasarkan
belum
pengamatan,
dapat
mengelola
bagian
data
yang tidak dapat dikelola secara optimal, yaitu data
SNASTI 2012, OSIT - 17
yang
berhubungan
dengan
kegiatan
organisasi
Pengertian Sistem Informasi
mahasiswa antara lain pembuatan Proposal dan
Menurut
Herlambang
dan
Tanuwijaya
(2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-
data administrasi tersebut masih dilakukan dengan
kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-
cara
tanpa
kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi
dilakukan pencatatan, sehingga ada potensi hilangnya
penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data
arsip yang telah disimpan. Selain itu pencarian
diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan
dokumen LPJ yang digunakan sebagai pedoman
oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang
menginputkan poin Standard Softskill Kegiatan
disebut sebagai informasi. Secara ringkas, informasi
Mahasiswa (SSKM) sebagai bukti telah mengikuti
adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti
kegiatan, membutuhkan wakt yang tidak sedikit.
bagi
mengarsip
dokumen
yang
masuk
Berdasarkan pernyataan tersebut, pengolahan
AB
AY
A
Laporan Pertanggungjawaban (LPJ). Pengelolaan
penggunanya.
didefinisikan
Sistem
sebagai
informasi
dapat
prosedur-prosedur
yang
data belum dapat dilakukan dengan efisien dan
digunakan untuk mengolah data sehingga dapat
membutuhkan
digunakan oleh penggunanya.
ketelitian.
Untuk
mengatasi
hal
tersebut, maka perlu dilakukan perubahan dalam
sistem administrasi menjadi terkomputerisasi. Selain
Pengertian Administrasi
itu pengelolaan data dan pengaksesan informasi juga
Berdasarkan permasalahan di atas, maka
kemahasiswaan
membutuhkan
sebuah
Siagian
(1970:3),
administrasi
didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerja sama
antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan
atas rasional tertentu untuk mencapai tujuan yang
SU
bagian
Menurut
R
harus dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja.
aplikasi. Aplikasi tersebut harus dapat mengelola dan
telah ditentukan sebelumnya. Menurut Tead (1951)
mengolah
dalam
data
kegiatan
organisasi
mahasiswa
Dewi
(2011),
administrasi
merupakan
kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh pejabat
mudah diakses di mana saja dan kapan saja, maka
eksekutif dalam suatu organisasi yang bertugas
aplikasi dibuat berbasis web. Oleh karena itu perlu
mengatur, memajukan, dan melengkapi usaha kerja
dibuat
sistem
informasi
M
mengenai, proposal dan LPJ. Agar dapat dengan
administrasi
kegiatan
O
organisasi mahasiswa berbasis web.
untuk mencapai tujuan tertentu.
LANDASAN TEORI
Pengertian Sistem
Herlambang
IK
Menurut
sama sekumpulan orang yang sengaja dihimpun
Pengertian Database Management System
dan
Menurut
Tanuwijaya
Marlinda
(2004:6),
Database
(2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua
Management System (DBMS) merupakan kumpulan
pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan
file yang saling berkaitan dan program untuk
pengelolaannya. Basis data adalah kumpulan datanya,
pendekatan komponen, sistem didefinisikan sebagai
sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri
kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai
dalam
tujuan tertentu. Berdasarkan pendekatan komponen,
digunakan untuk membaca data, menghapus data,
sistem
dan melaporkan data dalam basis data.
ST
Berdasarkan
pendekatan
secara
merupakan
komponen.
kumpulan
dari
komponen–
komponen yang saling berkaitan untuk mencapai
tujuan tertentu.
SNASTI 2012, OSIT - 18
suatu
paket
program
komersial
yang
a. Pencatatan kegiatan mahasiswa
Menurut Kristanto (2002:2), untuk membuat
Pencatatan kegiatan mahasiswa pada Bagian
interaksi yang baik dibutuhkan beberapa model
Kemahasiswaan meliputi pencatatan kegiatan
pemrograman. Model pemrograman web yang umum
yang akan dilakukan oleh setiap organisasi
digunakan adalah serve-side dan client-side. Server
mahasiswa berdasarkan program kerja masing-
adalah komputer yang berjalan terus menerus tanpa
masing organisasi termasuk unit-unit yang ada di
henti dan sebagai tempat file/program dari aplikasi
dalamnya. Dari pencatatan kegiatan tersebut,
web diletakkan. Client adalah user yang hendak
dokumen
mengakses program ke server dengan menggunakan
AB
AY
A
Pengertian Web
Program Kerja (Proker) selama satu periode untuk
masing-masing organisasi.
address/alamat yang unik. Secara umum, untuk dapat
b. Pemrosesan proposal masuk
mengakses aplikasi web dibutuhkan web browser.
Pada
server-side,
segala
dilakukan di web server, sedangkan
proses
Pemrosesan
akan
Contoh
bahasa
pemrograman
pada
Bagian
organisasi, akan dilakukan pengecekan berulang
kali terkait format yang telah diberikan.
mendukung server-side adalah Perl, Active Server
c. Pemrosesan LPJ masuk
Pages (ASP), Java Server Pages (JSP), dan lain-lain.
Pemrosesan LPJ masuk terdapat kelemahan yang
SU
R
Pada client-side, proses akan dilakukan di komputer
yang membutuhkan banyak interaksi user dan
masuk
proposal yang akan ditandatangani oleh Ketua
yang
client. Biasanya client-side digunakan untuk hal-hal
proposal
Kemahasiswaan terdapat kelemahan antara lain,
client (user)
hanya akan menerima hasilnya dalam bentuk format
HTML.
yang dihasilkan berupa kerangka
sama
seperti
pada
saat
proposal
masuk.
Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain, LPJ
menggunakan jenis informasi yang seragam dan
yang akan ditandatangani oleh Ketua organisasi,
pasti.
akan dilakukan pengecekan berulang kali terkait
Server-side
client-side
dan
seakan-akan
format
yang
telah
diberikan.
Pengecekan
dilakukan oleh Pembina organisasi, koordinator
Namun server-side dan client-side tidak bersifat
sie, sekretaris, bendahara dan setelah sesuai
kontradiksi
M
merupakan hal yang kontradiksi atau berlawanan.
melainkan
saling
melengkapi.
Penggunaan server-side dan client-side ini harus
format
barulah
ditandatangani
oleh
Ketua
organisasi.
O
disesuaikan dengan keperluan dari aplikasi web itu
sendiri. Artinya mana proses yang perlu dilakukan di
Perancangan Sistem
IK
server dan mana proses yang perlu dilakukan di
client.
ST
METODE
Analisis Sistem
Proses yang ada pada Bagian Kemahasiswaan
dapat dikelompokkan menjadi tiga proses besar,
yakni proses proposal masuk, proses LPJ masuk serta
pencatatan kegiatan organisasi mahasiswa. Adapun
untuk penjelasan lebih detilnya akan dijelaskan
berikut ini:
Gambar 1 merupakan gambaran teknologi
yang diterapkan pada aplikasi yang dibuat. Dimulai
dari menyiapkan data-data master yang dibutuhkan
kemudian dilakukan pencatatan kegiatan seluruh
organisasi. Setelah pencatatan dilakukan, apabila
organisasi
akan
mengadakan
atau
melakukan
kegiatan, maka organisasi akan mengajukan proposal.
Kemudian proposal akan dicek dengan kegiatan
organisasi tersebut, apakah sesuai atau tidak. Apabila
sesuai
maka
akan
dilakukan
pencatatan
PIC
Kegiatan. Namun apabila tidak sesuai maka proposal
akan dikembalikan untuk direvisi. Setelah itu apabila
SNASTI 2012, OSIT - 19
organisasi telah selesai mengadakan atau melakukan
kegiatan maka organisasi akan membuat LPJ. LPJ
akan dicek dengan Proposal yang telah diajukan
sebelumnya. Apabila sesuai maka laporan akan
dicetak dan proses berakhir. Namun apabila tidak
sesuai maka LPJ akan dikembalikan untuk direvisi.
AB
AY
A
Context Diagram
Context
diagram
adalah
gambaran
menyeluruh dari DFD. Di dalam context diagram ini
terdapat lima entity yang terkait dengan sistem yaitu
Organisasi Mahasiswa (Ormawa), Unit, Sistem
Informasi (SI) SDM, SI Akademik, dan Kepala
Bagian (Kabag) Kemahasiswaan. Gambar context
diagram dari aplikasi yang dibuat dapat dilihat pada
SU
R
Gambar 2.
Gambar 1. Flowchart Gambaran Teknologi
yang diterapkan
M
Data_Mahasiswa
Informasi_Format_LPJ
Informasi_Data_Kegiatan
SI_SDM
O
UNIT
SI_AKA
DEMIK
Informasi_Format_Proposal
Informasi_Data_Pembina
0
Data_Dosen
Data_LPJ
Laporan Data LPJ Terpilih
Proker_Organisasi
Periode Data Proposal Masuk
Data_Panitia
IK
Laporan Data LPJ Dipilih
Periode Data LPJ
Laporan Data Proposal Dipilih
History_Jabatan
Data_Jabatan
Data_Proposal
Detil_Proposal
Detil_Kegiatan_Organisasi
Sistem Informasi Administrasi Kegiatan
Mahasiswa Berbasis WEB
Format_Proposal
Format_LPJ
Laporan_Data_Kegiatan_Dipilih
Detil_LPJ
Periode Data_Kegiatan_Dipilih
ST
Data_Pengguna
+
Data_Kegiatan
Pembina_Organisasi
Kabag
Kemaha
siswaan
Informasi_Proker
Informasi_Data_Organisasi
Laporan_Kegiatan_Terpilih
Informasi_Deil_LPJ
Informasi_History_Jabatan
Data_Organisasi
Infromasi_Detil_Proposal
Informasi_Data_Proposal
Informasi_Data_LPJ
Informasi_Data_Panitia
Laporan Data Proposal Terpilih
Gambar 2. Context Diagram
SNASTI 2012, OSIT - 20
ORMAWA
Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan
perangkat
yang
sistem
pada
Diagram
(ERD)
digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan
menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada
dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk
sistem secara jelas. Selain itu DFD juga mampu
sistem pemrosesan basis data. ERD menyediakan
menggambarkan komponen dan aliran data antar
bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan
komponen
yang
kebutuhan data dari pemakai. Dalam ERD, data
dikembangkan. Gambar DFD level 0 dari aplikasi
tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol
yang dibuat dapat dilihat pada Gambar 3.
entitas
terdapat
terstruktur.
Relationship
DFD
yang
yang
Entity
metodologi
pada
sistem
15
AB
AY
A
pengembangan
digunakan
Entity Relationship Diagram
Data_Pengguna
Data_Pengguna Dibaca
Data_Pengguna Disimpan
SI_SDM
Data_Dosen
Data_Kegiatan
UNIT
ORMAWA
Detil_Kegiatan_Organisasi
Data_Jabatan
Informasi_History_Jabatan
1
Data_Organisasi
Data_Jabatan_DIsimpan
3
History_Jabatan_Disimpan
Data_Mahasiswa
SI_AKADEMIK
4
Mengelola_Data
Pembina_Organisasi_Dibaca
Data_Mahasiswa
6
Data_Mahasiswa_Dibaca
Data_Dosen_Dibaca
History_Pembina_Disimpan
Data_Pembina_
Organisasi
Detil_Kegiatan_Dibaca
SU
Data_Dosen
+
Data_Dosen_Disimpan
History_Jabatan
History_Jabatan
Histroy_Jabatan_Dibaca
Data_Mahasiswa_Disimpan
2
Data_Jabatan
R
Data_Pengguna
Pembina_Organisasi
1
Informasi_Data_Organisasi
Data_Jabatan_Dibaca
Kabag
Kemahasiswaan
7
Detil_Kegiatan_
Organisasi
Detil_Kegiatan_Disimpan
Data_Kegiatan_Disimpan
Data_Organisasi_Disimpan
Data_Kegiatan_Dibaca
Data_Organisasi_Dibaca
5
Data_Kegiatan
Data_Kegiatan_Dicek
Data_Kegiatan_Disimpan
8
Data_Organisasi
Data_Organisasi_Dicek
Laporan_Data_Kegiatan_Dipilih
2
Informasi_Proker
M
Proker_Organisasi
Detil_LPJ
Data_Panitia
Data_LPJ
Data_Proposal
UNIT
Detil_Proposal
Format_LPJ
Format_Proposal
Infromasi_Detil_Proposal
Informasi_Data_Panitia
Melakukan_Transaksi
Informasi_Data_LPJ
O
Informasi_Data_Proposal
Informasi_Data_Pembina
+
Detil_Proposal_Disimpan
13
IK
Detil_LPJ_Dibaca
8
Detil_Proposal
Detil_Proposal_Dibaca
Data_Proposal_Disimpan
Data_Proposal
ST
10
Data_LPJ
Data_LPJ_Dibaca
Informasi_Format_LPJ
Detil_LPJ_Disimpan
Detil_LPJ
9
Data_LPJ_Diupdate
Informasi_Format_Proposal
12
Informasi_Deil_LPJ
Data_LPJ_Disimpan
Informasi_Data_Kegiatan
Data_Proposal_Diupdate
11
Data_Proposal_Dibaca
Data_Panitia
Data_Panitia_Disimpan
3
Data_Organisasi
Data_LPJ
Data_Organisasi
5
Laporan_Kegiatan_Terpilih
Detil_Kegiatan_Organisasi
Data_Kegiatan
7
Detil_Kegiatan_
Organisasi
Periode Data_Kegiatan_Dipilih
Periode Data Proposal Masuk
Membuat Laporan
Periode Data LPJ
Data_Kegiatan
Laporan Data Proposal Dipilih
Laporan Data LPJ Dipilih
Data_Proposal
Laporan Data LPJ Terpilih
+
Laporan Data Proposal Terpilih
Gambar 3. DFD Level 0
SNASTI 2012, OSIT - 21
DAT A_LPJ
DAT A_PROPOSAL
ID_LPJ
Realisas i_Dana_SEMA
Realisas i_Tgl_Pelaksana
Realisas i_Tempat
Realisas i_Peserta
Status_LPJ
ID_Proposal
T gl_Pelaksanaan
T empat_Pelaksanaan
Jumlah_Pes erta
Anggaran_SEMA
Status_Proposal
punya
Punya_Detil_LPJ
DAT A_PENGGUNA
Username
Pass word
Status
DAT A_MAHASISWA
Panitia
NIM
Nama_Mahas is wa
Status_Mahasiswa
MILI KI
Punya_Detil
Memiliki
DET IL_LPJ
DET IL_PROPOSAL
Nama_Sie
Real_Anggaran
HIST ORY_JABAT AN
Nama_Si e
Anggaran_Sie
Periode_Jabatan
I nduk_Organisasi
sub
I nduk
DAT A_DOSEN
NIDN
Nama_Dosen
Ruang_Dos em
Terdapat
Det il_Kegiat an_O rganisasi
DAT A_ORGANISASI
ID_Organisas i
Nama_Organisas i
Jumlah_Anggota
Status_Organis asi
Mempunyai
Ada
AB
AY
A
DAT A_KEGIAT AN
ID_Kegiatan
Periode_Kegi atan
Nama_Kegiatan
Jumlah_Anggaran_Sema
Pelaksanaan
Status_Kegiatan
Penyelenggara
T ingkat Kegiatan
DAT A_JABAT AN
ID_Jabatan
Nama_Jabatan
Status_J abatan
Memiliki
PEMBINA_ORGANISASI
Periode
Mempunyai
Gambar 4. CDM
ID_PROPOSAL = ID_PROPOSAL
DA TA_MAHA SISW A
NIM
NA MA_MAHA SISW A
ST ATUS_MA HAS ISWA
R
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(5)
DE CIMA L
DA TE
VA RCHAR2(20)
VA RCHAR2(100)
VA RCHAR2(20)
CHAR(12)
VA RCHAR2(30)
VA RCHAR2(5)
PA NITIA
ID_PROP OSA L VA RCHAR2(5)
NIM
CHAR(12)
NIM = NIM
DA TA_P ENGGUNA
US ER
VA RCHAR2(12)
NIM
CHAR(12)
PA SSW ORD VA RCHAR2(12)
ST ATUS
VA RCHAR2(20)
ID_PROPOSAL = ID_PROPOSAL
SU
DA TA_LPJ
ID_LPJ
ID_PROP OSA L
RE ALISA SI_DANA_SE MA
RE ALISA SI_TGL_PE LAKS ANA
RE ALISA SI_TEMPAT
RE ALISA SI_PES ERT A
ST ATUS_LPJ
DA TA_P ROP OSA L_
ID_KE GIAT AN
VA RCHAR2(5)
ID_PROP OSA L
VA RCHAR2(5)
TGL_P ELAK SANAAN
DA TE
TE MPA T_PE LA KS ANA AN
VA RCHAR2(100)
JUMLA H_PE SERTA
INT EGE R
ANGGA RAN_SEMA
DE CIMA L
ID_PROPOSAL = ID_PROPOSAL ST ATUS_PROPOSAL
VA RCHAR2(20)
PE RIODE_KE GIAT AN
CHAR(4)
NIM = NIM
NIM = NIM
ID_KEGIATAN = ID_KEGIATAN
PERIODE_KEGIATAN = PERIODE_KEGIATAN
DE TIL_PROPOS AL
ID_PROP OSA L
NA MA_S IE2
ANGGA RAN_SIE
ID_LPJ = ID_LPJ
DE TIL_LPJ
ID_LPJ
NA MA_S IE
RE AL_ANGGARAN
VA RCHAR2(5)
NIDN = NIDN
VA RCHAR2(20)
DE CIMA L
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(20)
DE CIMA L
ID_KEGIATAN = ID_KEGIATAN
PERIODE_KEGIATAN = PERIODE_KEGIATAN
HIS TORY_JABA TAN
DE TIL_KEGIATA N_ORGANISAS I
ID_KE GIAT AN
PE RIODE_KE GIAT AN
ID_ORGA NISAS I
SIS A_DA NA
ID_JAB ATA N
ID_ORGA NISAS I
NIM
PE RIODE_JABA TAN
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(5)
CHAR(12)
CHAR(4)
VA RCHAR2(5)
CHAR(4)
VA RCHAR2(5)
DE CIMA L
DA TA_K EGIA TAN
DA TA_DOSE N
CHAR(7)
VA RCHAR2(20)
VA RCHAR2(20)
ID_JABATAN = ID_J ABATAN
ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI
ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI_INDUK
DA TA_ORGA NISA SI
ID_ORGA NISAS I
NA MA_ORGA NISA SI
JUMLA H_ANGGOTA
ID_ORGA NISAS I_INDUK
ST ATUS_ORGANISAS I
PE MBINA_ORGANISAS I
NIDN
CHAR(7)
PE RIODE
CHAR(4)
ID_ORGA NISAS I
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(20)
INT EGE R
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(20)
ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI
DA TA_JAB ATA N
ID_JAB ATA N
VA RCHAR2(5)
NA MA_JAB ATA N
VA RCHAR2(20)
ST ATUS_JABA TA N VA RCHAR2(20)
ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI
Gambar 5. PDM
ST
IK
NIDN
NA MA_DOSE N
RUANG_DOS EN
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(20)
DE CIMA L
VA RCHAR2(12)
VA RCHAR2(20)
VA RCHAR2(20)
CHAR(4)
VA RCHAR2(50)
O
M
ID_KE GIAT AN
NA MA_K EGIA TAN
JUMLA H_ANGGA RAN_SEMA
PE LAKS ANA AN
ST ATUS_KE GIAT AN
PE NYE LENGGARA
PE RIODE_KE GIAT AN
TINGKA T_KE GIAT AN
Dalam perancangan aplikasi ini, ada entitas
HASIL DAN PEMBAHASAN
yang saling terkait untuk menyediakan data yang
Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah
dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk
untuk membantu Bagian Kemahasiswaan dalam
Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data
mengelola data administrasi kegiatan organisasi
Model (PDM). Gambar CDM dan PDM dari aplikasi
mahasiswa. Berikut ini adalah beberapa hasil dari
yang dibuat dapat dilihat pada Gambar 4 dan Gambar
aplikasi yang telah dibuat:
5.
SNASTI 2012, OSIT - 22
1. Halaman Login
3. Menu Data Master
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
web dijalankan. Ketika tombol Login diklik maka
yang berhubungan dengan kegiatan organisasi
akan dilakukan pengecekan terhadap user yang
mahasiswa. Dalam menu ini terdapat data master
masuk. User yang masuk akan dihubungkan
organisasi, data master kegiatan, data master
langung ke halaman home.
jabatan, dan lain sebagainya.
AB
AY
A
Halaman Login ini adalah halaman pertama kali
Gambar 8. Menu Data Master
Gambar 6. Halaman Login
4. Menu Transaksi
2. Halaman home
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
Halaman home ini adalah tampilan ketika user
proposal dan detil proposal pada saat akan
halaman ini user dapat melihat data master dan
SU
data transaksi yang ada. Tampilan awal pada
halaman home ini adalah kegiatan organisasi pada
ST
IK
O
M
periode tersebut.
melakukan atau mengikuti kegiatan. Selain itu
R
telah menginputkan username dan password. Di
juga digunakan untuk menginputkan data LPJ dan
detil LPJ pada saat kegiatan telah selesai diikuti
atau dilakukan.
Gambar 9. Menu Transaksi
5. Menu Data Master Mahasiswa
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
mahasiswa. Dalam menu ini terdapat nama, nim
dan status mahasiswa. Dalam menu data master
data mahasiswa ini terdapat tombol simpan yang
Gambar 7. Halaman Home
digunakan untuk menyimpan data mahasiswa,
lalu tombol cancel apabila data dibatalkan.
SNASTI 2012, OSIT - 23
jabatan dan status jabatan. Terdapat 3 tombol
dalam menu ini, terdapat 3 tombol yaitu tombol
simpan untuk menyimpan data jabatan, tombol
cancel untuk membatalkan data dan tombol edit
AB
AY
A
untuk meng-update data jabatan.
Gambar 10. Menu Data Master Mahasiswa
6. Menu Data Master Organisasi
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
Dalam
menu
ini
terdapat
sub
organisasi, nama organisasi, jumlah anggota dan
status organisasi. Tombol yang terdapat dalam
menyimpan
data
organisasi,
8. Menu Data Master User
SU
menu ini yaitu simpan yang berfungsi untuk
Gambar 12. Menu Data Master Jabatan
R
organisasi.
tombol
cancel
apabila data dibatalkan dimasukkan, dan tombol
yag berhak mengakses data. Dalam menu ini
terdapat nim, username, password, dan status.
terdapat 3 tombol yaitu tombol simpan untuk
menyimpan data user, tombol cancel untuk
membatalkan data dan tombol edit untuk mengupdate data user.
ST
IK
O
M
edit yang digunakan untuk meng-update data.
Menu ini digunakan untuk mengetahui siapa saja
Gambar 11. Menu Data Master Organisasi
7. Menu Data Master Jabatan
Menu ini digunakan untuk menginputkan namanama jabatan yang berada dalam suatu organisasi.
Dalam menu ini terdapat ID Jabatan, nama
SNASTI 2012, OSIT - 24
Gambar 13. Menu Data Master Pengguna
9. Menu Data Master Pembina Organisasi
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
Pembina Organisasi. Dalam menu ini terdapat
NIDN, Organisasi dan juga periode. Dalam menu
ini dapat diketahui Pembina yang bersangkutan
menjabat pada periode berapa dan membina
organisasi mana. terdapat 3 tombol dalam menu
Pembina,
cancel
untuk
membatalkan
AB
AY
A
ini yaitu tombol simpan untuk menyimpan data
data
Pembina dan edit untuk meng-update data
Pembina.
Gambar 15. Menu Data Master History Jabatan
11. Menu Transaksi Data Proposal
Menu ini digunakan untuk melihat data proposal
yang diajukan oleh oragnisasi apabila akan
mengadakan atau mengikuti kegiatan. Dalam
menu ini terdapat kegiatan, periode, tanggal
R
pelaksanaan, jumlah peserta, anggaran SEMA dan
SU
juga status proposal. Terdapat 3 tombol dalam
Gambar 14. Menu Data Mastrer Pembina Organisasi
menu ini yaitu tombol simpan yang digunakan
untuk menyimpan data proposal, tombol cancel
untuk membatalkan, dan tombol edit untuk mengupdate data.
M
10. Menu Data Master History Jabatan
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
O
dari mahasiswa yang pernah menjabat dalam
suatu organisasi. Dalam menu ini terdapat nama
organisasi, nama jabatan, NIM, dan periode
IK
jabatan. Terdapat 3 tombol dalam menu ini yaitu
tombol simpan yang digunakan untuk menyimpan
ST
data jabatan mahasiswa, tombol cancel untuk
membatalkan, dan tombol edit untuk mengupdate data.
Gambar 16. Menu Data Proposal
12. Menu Data LPJ
Menu ini digunakan untuk melihat data LPJ dari
organisasi yang telah selesai mengadakan atau
mengikuti kegiatan. Dalam menu ini terdapat data
proposal, realisasi dari tempat pelaksanaan,
SNASTI 2012, OSIT - 25
jumlah peserta, dana, pelaksaanan tanggal serta
14. Menu Laporan
status LPJ. Terdapat 3 tombol dalam menu ini
Menu ini digunakan untuk melihat laporan dan
yaitu tombol simpan yang digunakan untuk
mencetak laporan. Dalam menu laporan ini antara
menyimpan data LPJ, tombol cancel untuk
lain
membatalkan, dan tombol edit untuk meng-
mahasiswa
update data.
mahasiswa.
kegiatan
organisasi
grafik
kegiatan
organisasi
AB
AY
A
dan
Menu ini digunakan untuk mengetahui PIC atau
sebuah
acara
yang
Grafik ini digunakan untuk melihat jumlah
SU
dari
R
15. Grafik Kegiatan Organisasi
13. Menu Data PIC
pelaksana
laporan
Gambar 19. Menu Laporan
Gambar 17. Menu Data LPJ
ketua
terdapat
kegiatan dari masing-masing organisasi.
dilaksanakan. Dalam menu ini terdapat proposal
kegiatan dan NIM dari PIC yang bersangkutan.
Terdapat 3 tombol dalam menu ini yaitu tombol
simpan yang digunakan untuk menyimpan data
M
PIC, tombol cancel untuk membatalkan, dan
ST
IK
O
tombol edit untuk meng-update data.
Gambar 20. Grafik Kegiatan Organisasi
16. Grafik Proposal Organisasi
Grafik ini digunakan untuk melihat jumlah
proposal yang telah diinputkan oleh masingmasing organisasi.
Gambar 18. Menu Data PIC
SNASTI 2012, OSIT - 26
RUJUKAN
AB
AY
A
Dewi, I.C. 2011. Pengantar Ilmu Administrasi.
Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher.
Herlambang, S dan Tanuwijaya, H. 2005. Sistem
Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data.
Yogyakarta: ANDI OFFSET.
Siagian, Sondang P. 1970. Filsafat administrasi.
Jakarta: Haji Masagung. Sugiyono. (2002).
Kristanto, Handoyo. 2002. Pemrograman Aplikasi
Web dengan ASP .NET. Jakarta: Elex Media
Komputindo
Gambar 21. Grafik Proposal Orgnisasi
SIMPULAN
Simpulan
yang
dapat
diambil
pada
pengembangan sistem ini adalah:
1. Sistem informasi administrasi kegiatan organisasi
mahasiswa berbasis web telah dapat dibuat sesuai
dengan kebutuhan.
Admin Bagian Kemahasiswaan.
3. Sistem informasi menghasilkan laporan kegiatan,
proposal
kegiatan,
dan
laporan
SU
laporan
R
2. Sistem hanya dapat diakses oleh Organisasi dan
ST
IK
O
M
pelaksanaan kegiatan (LPJ) beserta grafiknya.
SNASTI 2012, OSIT - 27
AB
AY
A
R
SU
M
O
IK
ST
SNASTI 2012, OSIT - 28
KEGIATAN ORGANISASI MAHASISWA
PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN BERBASIS WEB
(Studi Kasus: STIKOM Surabaya)
AB
AY
A
Lailatul Fitri Kanhi S1)
A.B.Tjandrarini2)
1) S1 Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email: v3underground@gmail.com
2) DIII Manajemen Informatika, STIKOM Surabaya, email: asteria25@yahoo.com
SU
Keywords: Information System, Web, Administration
Perkembangan teknologi yang semakin maju
menjadi pemicu untuk berpikir lebih maju. Dengan
perkembangan
teknologi,
perubahan terhadap sistem kerja yang awalnya
manual menjadi terkomputerisasi.
manusia
Teknologi berbasis web merupakan teknologi
menginginkan segala sesuatu dilaksanakan dengan
yang dapat diakses dengan mudah tanpa harus
cepat dan tepat. Teknologi informasi merupakan
menambah
teknologi yang dibangun dengan basis utama
komputer yang digunakan. Teknologi berbasis web
teknologi komputer. Untuk mempermudah kegiatan
memudahkan
transaksional sehari–hari, dibuat suatu perencanaan
menginputkan data. Proses dapat dilakukan di mana
sistem yang mengacu pada pengolahan data secara
saja dan kapan saja asalkan terhubung dengan
IK
O
M
didorong
R
Abstract: Student Affair Department is one of technical unit located in a college. Student Affair Department
conduct training and the service for student organisations. In each period, student organisations have work programs
should be done. The work programs contain activities that are planned to be implemented in each period. During this
administration data management activities carried out by the student organization of the Student Affair Department
in a way to archive documents in which each pile are categorized in each period. In addition the documents are not
recapitulated every month. It causes difficulty in searching documents, requires much time in processing data
activities of the student organization, so the information that is desired cannot be retrieved quickly.
The development of information technology today can help the Student Affair Department in data processing to
yield information that is desired. A web-based administration information system of student organisations activities
that was built can help Student Affair Department in doing administration of the student organisations activities that
can be accessed anytime and anywhere. The system that was built can produce the report which is desired by the
head of Student Affair Department.
sistematis yang diimplementasikan dalam suatu
program.
user
lunak
untuk
tambahan
mengakses
dalam
atau
internet.
Bagian Kemahasiswaan merupakan salah satu
dan
Unit Pelaksana Teknis pada suatu perguruan tinggi
untuk
yang sebagian tugasnya adalah mengurusi dan
membantu meringankan pekerjaan manusia agar
mengelola data administrasi kegiatan organisasi
lebih efektif dan efisien. Dari pernyataan tersebut,
mahasiswa.
pengolahan data yang sebelumnya dilakukan secara
kemahasiswaan
manual, sudah tidak perlu dilakukan kembali karena
administrasi tersebut dengan optimal. Hal ini
akan memakan waktu yang lama serta membutuhkan
disebabkan karena tidak adanya aplikasi yang
ketelitian. Untuk mengatasi hal tersebut, dilakukan
membantu bagian kemahasiswaan. Data administrasi
ST
Penemuan
perangkat
informatika
sejak
teknologi
awal
komputer
dimaksudkan
Berdasarkan
belum
pengamatan,
dapat
mengelola
bagian
data
yang tidak dapat dikelola secara optimal, yaitu data
SNASTI 2012, OSIT - 17
yang
berhubungan
dengan
kegiatan
organisasi
Pengertian Sistem Informasi
mahasiswa antara lain pembuatan Proposal dan
Menurut
Herlambang
dan
Tanuwijaya
(2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-
data administrasi tersebut masih dilakukan dengan
kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-
cara
tanpa
kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi
dilakukan pencatatan, sehingga ada potensi hilangnya
penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data
arsip yang telah disimpan. Selain itu pencarian
diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan
dokumen LPJ yang digunakan sebagai pedoman
oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang
menginputkan poin Standard Softskill Kegiatan
disebut sebagai informasi. Secara ringkas, informasi
Mahasiswa (SSKM) sebagai bukti telah mengikuti
adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti
kegiatan, membutuhkan wakt yang tidak sedikit.
bagi
mengarsip
dokumen
yang
masuk
Berdasarkan pernyataan tersebut, pengolahan
AB
AY
A
Laporan Pertanggungjawaban (LPJ). Pengelolaan
penggunanya.
didefinisikan
Sistem
sebagai
informasi
dapat
prosedur-prosedur
yang
data belum dapat dilakukan dengan efisien dan
digunakan untuk mengolah data sehingga dapat
membutuhkan
digunakan oleh penggunanya.
ketelitian.
Untuk
mengatasi
hal
tersebut, maka perlu dilakukan perubahan dalam
sistem administrasi menjadi terkomputerisasi. Selain
Pengertian Administrasi
itu pengelolaan data dan pengaksesan informasi juga
Berdasarkan permasalahan di atas, maka
kemahasiswaan
membutuhkan
sebuah
Siagian
(1970:3),
administrasi
didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerja sama
antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan
atas rasional tertentu untuk mencapai tujuan yang
SU
bagian
Menurut
R
harus dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja.
aplikasi. Aplikasi tersebut harus dapat mengelola dan
telah ditentukan sebelumnya. Menurut Tead (1951)
mengolah
dalam
data
kegiatan
organisasi
mahasiswa
Dewi
(2011),
administrasi
merupakan
kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh pejabat
mudah diakses di mana saja dan kapan saja, maka
eksekutif dalam suatu organisasi yang bertugas
aplikasi dibuat berbasis web. Oleh karena itu perlu
mengatur, memajukan, dan melengkapi usaha kerja
dibuat
sistem
informasi
M
mengenai, proposal dan LPJ. Agar dapat dengan
administrasi
kegiatan
O
organisasi mahasiswa berbasis web.
untuk mencapai tujuan tertentu.
LANDASAN TEORI
Pengertian Sistem
Herlambang
IK
Menurut
sama sekumpulan orang yang sengaja dihimpun
Pengertian Database Management System
dan
Menurut
Tanuwijaya
Marlinda
(2004:6),
Database
(2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua
Management System (DBMS) merupakan kumpulan
pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan
file yang saling berkaitan dan program untuk
pengelolaannya. Basis data adalah kumpulan datanya,
pendekatan komponen, sistem didefinisikan sebagai
sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri
kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai
dalam
tujuan tertentu. Berdasarkan pendekatan komponen,
digunakan untuk membaca data, menghapus data,
sistem
dan melaporkan data dalam basis data.
ST
Berdasarkan
pendekatan
secara
merupakan
komponen.
kumpulan
dari
komponen–
komponen yang saling berkaitan untuk mencapai
tujuan tertentu.
SNASTI 2012, OSIT - 18
suatu
paket
program
komersial
yang
a. Pencatatan kegiatan mahasiswa
Menurut Kristanto (2002:2), untuk membuat
Pencatatan kegiatan mahasiswa pada Bagian
interaksi yang baik dibutuhkan beberapa model
Kemahasiswaan meliputi pencatatan kegiatan
pemrograman. Model pemrograman web yang umum
yang akan dilakukan oleh setiap organisasi
digunakan adalah serve-side dan client-side. Server
mahasiswa berdasarkan program kerja masing-
adalah komputer yang berjalan terus menerus tanpa
masing organisasi termasuk unit-unit yang ada di
henti dan sebagai tempat file/program dari aplikasi
dalamnya. Dari pencatatan kegiatan tersebut,
web diletakkan. Client adalah user yang hendak
dokumen
mengakses program ke server dengan menggunakan
AB
AY
A
Pengertian Web
Program Kerja (Proker) selama satu periode untuk
masing-masing organisasi.
address/alamat yang unik. Secara umum, untuk dapat
b. Pemrosesan proposal masuk
mengakses aplikasi web dibutuhkan web browser.
Pada
server-side,
segala
dilakukan di web server, sedangkan
proses
Pemrosesan
akan
Contoh
bahasa
pemrograman
pada
Bagian
organisasi, akan dilakukan pengecekan berulang
kali terkait format yang telah diberikan.
mendukung server-side adalah Perl, Active Server
c. Pemrosesan LPJ masuk
Pages (ASP), Java Server Pages (JSP), dan lain-lain.
Pemrosesan LPJ masuk terdapat kelemahan yang
SU
R
Pada client-side, proses akan dilakukan di komputer
yang membutuhkan banyak interaksi user dan
masuk
proposal yang akan ditandatangani oleh Ketua
yang
client. Biasanya client-side digunakan untuk hal-hal
proposal
Kemahasiswaan terdapat kelemahan antara lain,
client (user)
hanya akan menerima hasilnya dalam bentuk format
HTML.
yang dihasilkan berupa kerangka
sama
seperti
pada
saat
proposal
masuk.
Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain, LPJ
menggunakan jenis informasi yang seragam dan
yang akan ditandatangani oleh Ketua organisasi,
pasti.
akan dilakukan pengecekan berulang kali terkait
Server-side
client-side
dan
seakan-akan
format
yang
telah
diberikan.
Pengecekan
dilakukan oleh Pembina organisasi, koordinator
Namun server-side dan client-side tidak bersifat
sie, sekretaris, bendahara dan setelah sesuai
kontradiksi
M
merupakan hal yang kontradiksi atau berlawanan.
melainkan
saling
melengkapi.
Penggunaan server-side dan client-side ini harus
format
barulah
ditandatangani
oleh
Ketua
organisasi.
O
disesuaikan dengan keperluan dari aplikasi web itu
sendiri. Artinya mana proses yang perlu dilakukan di
Perancangan Sistem
IK
server dan mana proses yang perlu dilakukan di
client.
ST
METODE
Analisis Sistem
Proses yang ada pada Bagian Kemahasiswaan
dapat dikelompokkan menjadi tiga proses besar,
yakni proses proposal masuk, proses LPJ masuk serta
pencatatan kegiatan organisasi mahasiswa. Adapun
untuk penjelasan lebih detilnya akan dijelaskan
berikut ini:
Gambar 1 merupakan gambaran teknologi
yang diterapkan pada aplikasi yang dibuat. Dimulai
dari menyiapkan data-data master yang dibutuhkan
kemudian dilakukan pencatatan kegiatan seluruh
organisasi. Setelah pencatatan dilakukan, apabila
organisasi
akan
mengadakan
atau
melakukan
kegiatan, maka organisasi akan mengajukan proposal.
Kemudian proposal akan dicek dengan kegiatan
organisasi tersebut, apakah sesuai atau tidak. Apabila
sesuai
maka
akan
dilakukan
pencatatan
PIC
Kegiatan. Namun apabila tidak sesuai maka proposal
akan dikembalikan untuk direvisi. Setelah itu apabila
SNASTI 2012, OSIT - 19
organisasi telah selesai mengadakan atau melakukan
kegiatan maka organisasi akan membuat LPJ. LPJ
akan dicek dengan Proposal yang telah diajukan
sebelumnya. Apabila sesuai maka laporan akan
dicetak dan proses berakhir. Namun apabila tidak
sesuai maka LPJ akan dikembalikan untuk direvisi.
AB
AY
A
Context Diagram
Context
diagram
adalah
gambaran
menyeluruh dari DFD. Di dalam context diagram ini
terdapat lima entity yang terkait dengan sistem yaitu
Organisasi Mahasiswa (Ormawa), Unit, Sistem
Informasi (SI) SDM, SI Akademik, dan Kepala
Bagian (Kabag) Kemahasiswaan. Gambar context
diagram dari aplikasi yang dibuat dapat dilihat pada
SU
R
Gambar 2.
Gambar 1. Flowchart Gambaran Teknologi
yang diterapkan
M
Data_Mahasiswa
Informasi_Format_LPJ
Informasi_Data_Kegiatan
SI_SDM
O
UNIT
SI_AKA
DEMIK
Informasi_Format_Proposal
Informasi_Data_Pembina
0
Data_Dosen
Data_LPJ
Laporan Data LPJ Terpilih
Proker_Organisasi
Periode Data Proposal Masuk
Data_Panitia
IK
Laporan Data LPJ Dipilih
Periode Data LPJ
Laporan Data Proposal Dipilih
History_Jabatan
Data_Jabatan
Data_Proposal
Detil_Proposal
Detil_Kegiatan_Organisasi
Sistem Informasi Administrasi Kegiatan
Mahasiswa Berbasis WEB
Format_Proposal
Format_LPJ
Laporan_Data_Kegiatan_Dipilih
Detil_LPJ
Periode Data_Kegiatan_Dipilih
ST
Data_Pengguna
+
Data_Kegiatan
Pembina_Organisasi
Kabag
Kemaha
siswaan
Informasi_Proker
Informasi_Data_Organisasi
Laporan_Kegiatan_Terpilih
Informasi_Deil_LPJ
Informasi_History_Jabatan
Data_Organisasi
Infromasi_Detil_Proposal
Informasi_Data_Proposal
Informasi_Data_LPJ
Informasi_Data_Panitia
Laporan Data Proposal Terpilih
Gambar 2. Context Diagram
SNASTI 2012, OSIT - 20
ORMAWA
Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan
perangkat
yang
sistem
pada
Diagram
(ERD)
digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan
menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada
dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk
sistem secara jelas. Selain itu DFD juga mampu
sistem pemrosesan basis data. ERD menyediakan
menggambarkan komponen dan aliran data antar
bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan
komponen
yang
kebutuhan data dari pemakai. Dalam ERD, data
dikembangkan. Gambar DFD level 0 dari aplikasi
tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol
yang dibuat dapat dilihat pada Gambar 3.
entitas
terdapat
terstruktur.
Relationship
DFD
yang
yang
Entity
metodologi
pada
sistem
15
AB
AY
A
pengembangan
digunakan
Entity Relationship Diagram
Data_Pengguna
Data_Pengguna Dibaca
Data_Pengguna Disimpan
SI_SDM
Data_Dosen
Data_Kegiatan
UNIT
ORMAWA
Detil_Kegiatan_Organisasi
Data_Jabatan
Informasi_History_Jabatan
1
Data_Organisasi
Data_Jabatan_DIsimpan
3
History_Jabatan_Disimpan
Data_Mahasiswa
SI_AKADEMIK
4
Mengelola_Data
Pembina_Organisasi_Dibaca
Data_Mahasiswa
6
Data_Mahasiswa_Dibaca
Data_Dosen_Dibaca
History_Pembina_Disimpan
Data_Pembina_
Organisasi
Detil_Kegiatan_Dibaca
SU
Data_Dosen
+
Data_Dosen_Disimpan
History_Jabatan
History_Jabatan
Histroy_Jabatan_Dibaca
Data_Mahasiswa_Disimpan
2
Data_Jabatan
R
Data_Pengguna
Pembina_Organisasi
1
Informasi_Data_Organisasi
Data_Jabatan_Dibaca
Kabag
Kemahasiswaan
7
Detil_Kegiatan_
Organisasi
Detil_Kegiatan_Disimpan
Data_Kegiatan_Disimpan
Data_Organisasi_Disimpan
Data_Kegiatan_Dibaca
Data_Organisasi_Dibaca
5
Data_Kegiatan
Data_Kegiatan_Dicek
Data_Kegiatan_Disimpan
8
Data_Organisasi
Data_Organisasi_Dicek
Laporan_Data_Kegiatan_Dipilih
2
Informasi_Proker
M
Proker_Organisasi
Detil_LPJ
Data_Panitia
Data_LPJ
Data_Proposal
UNIT
Detil_Proposal
Format_LPJ
Format_Proposal
Infromasi_Detil_Proposal
Informasi_Data_Panitia
Melakukan_Transaksi
Informasi_Data_LPJ
O
Informasi_Data_Proposal
Informasi_Data_Pembina
+
Detil_Proposal_Disimpan
13
IK
Detil_LPJ_Dibaca
8
Detil_Proposal
Detil_Proposal_Dibaca
Data_Proposal_Disimpan
Data_Proposal
ST
10
Data_LPJ
Data_LPJ_Dibaca
Informasi_Format_LPJ
Detil_LPJ_Disimpan
Detil_LPJ
9
Data_LPJ_Diupdate
Informasi_Format_Proposal
12
Informasi_Deil_LPJ
Data_LPJ_Disimpan
Informasi_Data_Kegiatan
Data_Proposal_Diupdate
11
Data_Proposal_Dibaca
Data_Panitia
Data_Panitia_Disimpan
3
Data_Organisasi
Data_LPJ
Data_Organisasi
5
Laporan_Kegiatan_Terpilih
Detil_Kegiatan_Organisasi
Data_Kegiatan
7
Detil_Kegiatan_
Organisasi
Periode Data_Kegiatan_Dipilih
Periode Data Proposal Masuk
Membuat Laporan
Periode Data LPJ
Data_Kegiatan
Laporan Data Proposal Dipilih
Laporan Data LPJ Dipilih
Data_Proposal
Laporan Data LPJ Terpilih
+
Laporan Data Proposal Terpilih
Gambar 3. DFD Level 0
SNASTI 2012, OSIT - 21
DAT A_LPJ
DAT A_PROPOSAL
ID_LPJ
Realisas i_Dana_SEMA
Realisas i_Tgl_Pelaksana
Realisas i_Tempat
Realisas i_Peserta
Status_LPJ
ID_Proposal
T gl_Pelaksanaan
T empat_Pelaksanaan
Jumlah_Pes erta
Anggaran_SEMA
Status_Proposal
punya
Punya_Detil_LPJ
DAT A_PENGGUNA
Username
Pass word
Status
DAT A_MAHASISWA
Panitia
NIM
Nama_Mahas is wa
Status_Mahasiswa
MILI KI
Punya_Detil
Memiliki
DET IL_LPJ
DET IL_PROPOSAL
Nama_Sie
Real_Anggaran
HIST ORY_JABAT AN
Nama_Si e
Anggaran_Sie
Periode_Jabatan
I nduk_Organisasi
sub
I nduk
DAT A_DOSEN
NIDN
Nama_Dosen
Ruang_Dos em
Terdapat
Det il_Kegiat an_O rganisasi
DAT A_ORGANISASI
ID_Organisas i
Nama_Organisas i
Jumlah_Anggota
Status_Organis asi
Mempunyai
Ada
AB
AY
A
DAT A_KEGIAT AN
ID_Kegiatan
Periode_Kegi atan
Nama_Kegiatan
Jumlah_Anggaran_Sema
Pelaksanaan
Status_Kegiatan
Penyelenggara
T ingkat Kegiatan
DAT A_JABAT AN
ID_Jabatan
Nama_Jabatan
Status_J abatan
Memiliki
PEMBINA_ORGANISASI
Periode
Mempunyai
Gambar 4. CDM
ID_PROPOSAL = ID_PROPOSAL
DA TA_MAHA SISW A
NIM
NA MA_MAHA SISW A
ST ATUS_MA HAS ISWA
R
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(5)
DE CIMA L
DA TE
VA RCHAR2(20)
VA RCHAR2(100)
VA RCHAR2(20)
CHAR(12)
VA RCHAR2(30)
VA RCHAR2(5)
PA NITIA
ID_PROP OSA L VA RCHAR2(5)
NIM
CHAR(12)
NIM = NIM
DA TA_P ENGGUNA
US ER
VA RCHAR2(12)
NIM
CHAR(12)
PA SSW ORD VA RCHAR2(12)
ST ATUS
VA RCHAR2(20)
ID_PROPOSAL = ID_PROPOSAL
SU
DA TA_LPJ
ID_LPJ
ID_PROP OSA L
RE ALISA SI_DANA_SE MA
RE ALISA SI_TGL_PE LAKS ANA
RE ALISA SI_TEMPAT
RE ALISA SI_PES ERT A
ST ATUS_LPJ
DA TA_P ROP OSA L_
ID_KE GIAT AN
VA RCHAR2(5)
ID_PROP OSA L
VA RCHAR2(5)
TGL_P ELAK SANAAN
DA TE
TE MPA T_PE LA KS ANA AN
VA RCHAR2(100)
JUMLA H_PE SERTA
INT EGE R
ANGGA RAN_SEMA
DE CIMA L
ID_PROPOSAL = ID_PROPOSAL ST ATUS_PROPOSAL
VA RCHAR2(20)
PE RIODE_KE GIAT AN
CHAR(4)
NIM = NIM
NIM = NIM
ID_KEGIATAN = ID_KEGIATAN
PERIODE_KEGIATAN = PERIODE_KEGIATAN
DE TIL_PROPOS AL
ID_PROP OSA L
NA MA_S IE2
ANGGA RAN_SIE
ID_LPJ = ID_LPJ
DE TIL_LPJ
ID_LPJ
NA MA_S IE
RE AL_ANGGARAN
VA RCHAR2(5)
NIDN = NIDN
VA RCHAR2(20)
DE CIMA L
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(20)
DE CIMA L
ID_KEGIATAN = ID_KEGIATAN
PERIODE_KEGIATAN = PERIODE_KEGIATAN
HIS TORY_JABA TAN
DE TIL_KEGIATA N_ORGANISAS I
ID_KE GIAT AN
PE RIODE_KE GIAT AN
ID_ORGA NISAS I
SIS A_DA NA
ID_JAB ATA N
ID_ORGA NISAS I
NIM
PE RIODE_JABA TAN
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(5)
CHAR(12)
CHAR(4)
VA RCHAR2(5)
CHAR(4)
VA RCHAR2(5)
DE CIMA L
DA TA_K EGIA TAN
DA TA_DOSE N
CHAR(7)
VA RCHAR2(20)
VA RCHAR2(20)
ID_JABATAN = ID_J ABATAN
ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI
ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI_INDUK
DA TA_ORGA NISA SI
ID_ORGA NISAS I
NA MA_ORGA NISA SI
JUMLA H_ANGGOTA
ID_ORGA NISAS I_INDUK
ST ATUS_ORGANISAS I
PE MBINA_ORGANISAS I
NIDN
CHAR(7)
PE RIODE
CHAR(4)
ID_ORGA NISAS I
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(20)
INT EGE R
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(20)
ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI
DA TA_JAB ATA N
ID_JAB ATA N
VA RCHAR2(5)
NA MA_JAB ATA N
VA RCHAR2(20)
ST ATUS_JABA TA N VA RCHAR2(20)
ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI
Gambar 5. PDM
ST
IK
NIDN
NA MA_DOSE N
RUANG_DOS EN
VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(20)
DE CIMA L
VA RCHAR2(12)
VA RCHAR2(20)
VA RCHAR2(20)
CHAR(4)
VA RCHAR2(50)
O
M
ID_KE GIAT AN
NA MA_K EGIA TAN
JUMLA H_ANGGA RAN_SEMA
PE LAKS ANA AN
ST ATUS_KE GIAT AN
PE NYE LENGGARA
PE RIODE_KE GIAT AN
TINGKA T_KE GIAT AN
Dalam perancangan aplikasi ini, ada entitas
HASIL DAN PEMBAHASAN
yang saling terkait untuk menyediakan data yang
Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah
dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk
untuk membantu Bagian Kemahasiswaan dalam
Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data
mengelola data administrasi kegiatan organisasi
Model (PDM). Gambar CDM dan PDM dari aplikasi
mahasiswa. Berikut ini adalah beberapa hasil dari
yang dibuat dapat dilihat pada Gambar 4 dan Gambar
aplikasi yang telah dibuat:
5.
SNASTI 2012, OSIT - 22
1. Halaman Login
3. Menu Data Master
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
web dijalankan. Ketika tombol Login diklik maka
yang berhubungan dengan kegiatan organisasi
akan dilakukan pengecekan terhadap user yang
mahasiswa. Dalam menu ini terdapat data master
masuk. User yang masuk akan dihubungkan
organisasi, data master kegiatan, data master
langung ke halaman home.
jabatan, dan lain sebagainya.
AB
AY
A
Halaman Login ini adalah halaman pertama kali
Gambar 8. Menu Data Master
Gambar 6. Halaman Login
4. Menu Transaksi
2. Halaman home
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
Halaman home ini adalah tampilan ketika user
proposal dan detil proposal pada saat akan
halaman ini user dapat melihat data master dan
SU
data transaksi yang ada. Tampilan awal pada
halaman home ini adalah kegiatan organisasi pada
ST
IK
O
M
periode tersebut.
melakukan atau mengikuti kegiatan. Selain itu
R
telah menginputkan username dan password. Di
juga digunakan untuk menginputkan data LPJ dan
detil LPJ pada saat kegiatan telah selesai diikuti
atau dilakukan.
Gambar 9. Menu Transaksi
5. Menu Data Master Mahasiswa
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
mahasiswa. Dalam menu ini terdapat nama, nim
dan status mahasiswa. Dalam menu data master
data mahasiswa ini terdapat tombol simpan yang
Gambar 7. Halaman Home
digunakan untuk menyimpan data mahasiswa,
lalu tombol cancel apabila data dibatalkan.
SNASTI 2012, OSIT - 23
jabatan dan status jabatan. Terdapat 3 tombol
dalam menu ini, terdapat 3 tombol yaitu tombol
simpan untuk menyimpan data jabatan, tombol
cancel untuk membatalkan data dan tombol edit
AB
AY
A
untuk meng-update data jabatan.
Gambar 10. Menu Data Master Mahasiswa
6. Menu Data Master Organisasi
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
Dalam
menu
ini
terdapat
sub
organisasi, nama organisasi, jumlah anggota dan
status organisasi. Tombol yang terdapat dalam
menyimpan
data
organisasi,
8. Menu Data Master User
SU
menu ini yaitu simpan yang berfungsi untuk
Gambar 12. Menu Data Master Jabatan
R
organisasi.
tombol
cancel
apabila data dibatalkan dimasukkan, dan tombol
yag berhak mengakses data. Dalam menu ini
terdapat nim, username, password, dan status.
terdapat 3 tombol yaitu tombol simpan untuk
menyimpan data user, tombol cancel untuk
membatalkan data dan tombol edit untuk mengupdate data user.
ST
IK
O
M
edit yang digunakan untuk meng-update data.
Menu ini digunakan untuk mengetahui siapa saja
Gambar 11. Menu Data Master Organisasi
7. Menu Data Master Jabatan
Menu ini digunakan untuk menginputkan namanama jabatan yang berada dalam suatu organisasi.
Dalam menu ini terdapat ID Jabatan, nama
SNASTI 2012, OSIT - 24
Gambar 13. Menu Data Master Pengguna
9. Menu Data Master Pembina Organisasi
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
Pembina Organisasi. Dalam menu ini terdapat
NIDN, Organisasi dan juga periode. Dalam menu
ini dapat diketahui Pembina yang bersangkutan
menjabat pada periode berapa dan membina
organisasi mana. terdapat 3 tombol dalam menu
Pembina,
cancel
untuk
membatalkan
AB
AY
A
ini yaitu tombol simpan untuk menyimpan data
data
Pembina dan edit untuk meng-update data
Pembina.
Gambar 15. Menu Data Master History Jabatan
11. Menu Transaksi Data Proposal
Menu ini digunakan untuk melihat data proposal
yang diajukan oleh oragnisasi apabila akan
mengadakan atau mengikuti kegiatan. Dalam
menu ini terdapat kegiatan, periode, tanggal
R
pelaksanaan, jumlah peserta, anggaran SEMA dan
SU
juga status proposal. Terdapat 3 tombol dalam
Gambar 14. Menu Data Mastrer Pembina Organisasi
menu ini yaitu tombol simpan yang digunakan
untuk menyimpan data proposal, tombol cancel
untuk membatalkan, dan tombol edit untuk mengupdate data.
M
10. Menu Data Master History Jabatan
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
O
dari mahasiswa yang pernah menjabat dalam
suatu organisasi. Dalam menu ini terdapat nama
organisasi, nama jabatan, NIM, dan periode
IK
jabatan. Terdapat 3 tombol dalam menu ini yaitu
tombol simpan yang digunakan untuk menyimpan
ST
data jabatan mahasiswa, tombol cancel untuk
membatalkan, dan tombol edit untuk mengupdate data.
Gambar 16. Menu Data Proposal
12. Menu Data LPJ
Menu ini digunakan untuk melihat data LPJ dari
organisasi yang telah selesai mengadakan atau
mengikuti kegiatan. Dalam menu ini terdapat data
proposal, realisasi dari tempat pelaksanaan,
SNASTI 2012, OSIT - 25
jumlah peserta, dana, pelaksaanan tanggal serta
14. Menu Laporan
status LPJ. Terdapat 3 tombol dalam menu ini
Menu ini digunakan untuk melihat laporan dan
yaitu tombol simpan yang digunakan untuk
mencetak laporan. Dalam menu laporan ini antara
menyimpan data LPJ, tombol cancel untuk
lain
membatalkan, dan tombol edit untuk meng-
mahasiswa
update data.
mahasiswa.
kegiatan
organisasi
grafik
kegiatan
organisasi
AB
AY
A
dan
Menu ini digunakan untuk mengetahui PIC atau
sebuah
acara
yang
Grafik ini digunakan untuk melihat jumlah
SU
dari
R
15. Grafik Kegiatan Organisasi
13. Menu Data PIC
pelaksana
laporan
Gambar 19. Menu Laporan
Gambar 17. Menu Data LPJ
ketua
terdapat
kegiatan dari masing-masing organisasi.
dilaksanakan. Dalam menu ini terdapat proposal
kegiatan dan NIM dari PIC yang bersangkutan.
Terdapat 3 tombol dalam menu ini yaitu tombol
simpan yang digunakan untuk menyimpan data
M
PIC, tombol cancel untuk membatalkan, dan
ST
IK
O
tombol edit untuk meng-update data.
Gambar 20. Grafik Kegiatan Organisasi
16. Grafik Proposal Organisasi
Grafik ini digunakan untuk melihat jumlah
proposal yang telah diinputkan oleh masingmasing organisasi.
Gambar 18. Menu Data PIC
SNASTI 2012, OSIT - 26
RUJUKAN
AB
AY
A
Dewi, I.C. 2011. Pengantar Ilmu Administrasi.
Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher.
Herlambang, S dan Tanuwijaya, H. 2005. Sistem
Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data.
Yogyakarta: ANDI OFFSET.
Siagian, Sondang P. 1970. Filsafat administrasi.
Jakarta: Haji Masagung. Sugiyono. (2002).
Kristanto, Handoyo. 2002. Pemrograman Aplikasi
Web dengan ASP .NET. Jakarta: Elex Media
Komputindo
Gambar 21. Grafik Proposal Orgnisasi
SIMPULAN
Simpulan
yang
dapat
diambil
pada
pengembangan sistem ini adalah:
1. Sistem informasi administrasi kegiatan organisasi
mahasiswa berbasis web telah dapat dibuat sesuai
dengan kebutuhan.
Admin Bagian Kemahasiswaan.
3. Sistem informasi menghasilkan laporan kegiatan,
proposal
kegiatan,
dan
laporan
SU
laporan
R
2. Sistem hanya dapat diakses oleh Organisasi dan
ST
IK
O
M
pelaksanaan kegiatan (LPJ) beserta grafiknya.
SNASTI 2012, OSIT - 27
AB
AY
A
R
SU
M
O
IK
ST
SNASTI 2012, OSIT - 28