Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan Berbasis Ontologi Dan Semantic Network Untuk Pengelolaan Standard Operating Procedure Ipb
PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN
BERBASIS ONTOLOGI DAN SEMANTIC NETWORK UNTUK
PENGELOLAAN STANDARD OPERATING PROCEDURE IPB
PANGUDI CITRANING PUTRA
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2016
PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Pengembangan Sistem
Manajemen Pengetahuan Berbasis Ontologi dan Semantic Network untuk
Pengelolaan Standard Operating Procedure IPB adalah benar karya saya dengan
arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada
perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya
yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam
teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, Juni 2016
Pangudi Citraning Putra
NIM G651130171
RINGKASAN
PANGUDI CITRANING PUTRA. Pengembangan Sistem Manajemen
Pengetahuan Berbasis Ontologi dan Semantic Network Untuk Pengelolaan
Standard Operating Procedure IPB. Dibimbing oleh KUDANG BORO SEMINAR
dan IRMAN HERMADI.
Standard Operating Procedure (SOP) merupakan suatu bentuk pengetahuan
eksplisit pada tingkatan teknis. Dokumen SOP adalah dokumen yang sangat penting
karena merupakan panduan bagi proses bisnis yang ada dalam organisasi. Dokumen
SOP merupakan sesuatu yang sangat diperlukan pada sebuah organisasi, tetapi tidak
dapat dimanfaatkan dengan mudah kapanpun dan dimanapun pada saat diperlukan
padahal pengetahuan yang terdapat pada dokumen SOP merupakan aset yang sangat
berharga bagi sebuah instansi. Untuk itulah dibutuhkan suatu sistem manajemen
pengetahuan yang dapat mencari, menampung, dan mengelola pengetahuan yang
terdapat dalam dokumen SOP. Ontologi digunakan untuk menangkap keterkaitan antar
pengetahuan pada dokumen SOP dan semantic network digunakan untuk menampilkan
representasi dari pengetahuan. Metode pengembangan sistem manajemen pengetahuan
mengacu pada metode pengembangan KMSLC (Knowledge Management System Life
Cycle) dengan penyesuaian yang meliputi analisis, akuisisi pengetahuan, desain cetak
biru sistem manajemen pengetahuan, dan verifikasi dan validasi sistem manajemen
pengetahuan.
Dokumen SOP yang digunakan pada penelitian ini adalah dokumen SOP teknis
bidang teknologi informasi, dokumen administrasi mahasiswa Program
Pascasarjana, dan dokumen SOP administrasi kepegawaian. Pengetahuan yang
terdapat pada dokumen SOP dikodifikasi ke dalam model semantic network berupa
node-node yang saling berelasi. Node-node dan relasi tersebut memiliki properti
yang berbeda sesuai dengan pengetahuan yang dimilikinya. Pemodelan tersebut
disimpan di dalam sebuah basis data graph yang memungkinkan pengguna untuk
mengelola data SOP. Prototipe dari sistem manajemen pengetahuan yang
dikembangkan dinamakan SOP Navigator yang memiliki fungsi utama untuk
melakukan pencarian, navigasi informasi, dan mengelola data SOP.
Kata kunci: basis data graph, ontologi, semantic network, sistem manajemen
pengetahuan, standard operating procedure
SUMMARY
PANGUDI CITRANING PUTRA. Development of Knowledge Management
System Based on Ontology and Semantic Network for Managing Standard
Operating Procedure in IPB. Supervised by KUDANG BORO SEMINAR and
IRMAN HERMADI.
Standard Operating Procedure (SOP) is a form of explicit knowledge at the
technical level. SOP documents are very important because they are regulating the
business process in an organization. SOP documents are something very necessary,
but can not be used easily anytime and anywhere whenever needed. The knowledge
contained in the SOP document is a precious asset for an organization. For that, we
need a knowledge management system that can search, accommodate and manage
the knowledge contained in the SOP document. Ontologies were used to capture
the relationship between knowledge and a semantic network was used to display a
representation of knowledge. Knowledge management system development
method refers to a method of developing KMSLC (Knowledge Management
System Life Cycle), with an adjustment that includes analysis, acquisition of
knowledge, design knowledge management system blueprint, verification and
validation of knowledge management systems.
SOP documents used in this study is the technical field of information
technology, the academic process of Graduate School, and personnel
administration. The knowledge contained in the SOP document codified in the
semantic network model in the form of nodes that related. Nodes and relationships
could have different properties according to their knowledge. Modelling stored in
a graph database that allows users to managed SOP data. The prototype of the
knowledge management system called SOP Navigator. The main function of SOP
Navigator is to conduct a search, navigate within the information, and manage SOP
data.
Keywords: graph database, knowledge management system, ontology, semantic
network, standard operating procedure
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2016
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau
menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan,
penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau
tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis ini
dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB
PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN
BERBASIS ONTOLOGI DAN SEMANTIC NETWORK UNTUK
PENGELOLAAN STANDARD OPERATING PROCEDURE IPB
PANGUDI CITRANING PUTRA
Tesis
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Komputer
pada
Program Studi Ilmu Komputer
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2016
vi
Penguji Luar Komisi pada Ujian Tesis: Dr Ir Sri Nurdiati, MSc
Judul Tesis : Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan Berbasis Ontologi
dan Semantic Network untuk Pengelolaan Standard Operating
Procedure IPB
Nama
: Pangudi Citraning Putra
NIM
: G651130171
Disetujui oleh
Komisi Pembimbing
Prof Dr Ir Kudang Boro Seminar, MSc
Ketua
Irman Hermadi, SKom MS PhD
Anggota
Diketahui oleh
Ketua Program Studi
Ilmu Komputer
Dekan Sekolah Pascasarjana IPB
Dr Ir Sri Wahjuni, MT
Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr
Tanggal Ujian: 20 April 2016
Tanggal Lulus:
viii
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah Subhanahu wa ta’ala atas
segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang
dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Mei 2014 ini ialah Sistem
Manajemen Pengetahuan, dengan judul Pengembangan Sistem Manajemen
Pengetahuan Berbasis Ontologi dan Semantic Network untuk Pengelolaan Standard
Operating Procedure IPB.
Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Prof Dr Ir Kudang Boro
Seminar, MSc selaku ketua komisi pembimbing yang telah banyak memberikan
waktu, saran, masukan, kritik, dan semangat kepada penulis. Penulis juga
mengucapkan terima kasih kepada Bapak Irman Hermadi, SKom MS PhD selaku
anggota komisi pembimbing atas arahan dan masukan yang membangun kepada
penulis, serta Ibu Dr Ir Sri Nurdiati, MSc selaku penguji dalam ujian tesis yang
telah banyak memberi saran. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada
kedua orang tua, istri, anak-anak dan seluruh keluarga atas doa, kasih sayang, dan
dukungannya.
Terakhir, penulis mengucapkan terima kasih kepada Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi (DIKTI) Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi
yang telah membiayai penulis selama menempuh pendidikan di Program Studi Ilmu
Komputer Sekolah Pascasarjana IPB. Penulis juga mengucapkan terima kasih
kepada Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) Institut Pertanian
Bogor yang telah membantu penulis dalam mempublikasikan karya ilmiah
berdasarkan penelitian ini.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, Juni 2016
Pangudi Citraning Putra
ix
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
ix
x
xi
xii
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perumusan Masalah
Tujuan Penelitian
Manfaat Penelitian
Ruang Lingkup Penelitian
1
1
3
4
4
5
2 TINJAUAN PUSTAKA
Standard Operating Procedure
Sistem Manajemen Pengetahuan
Sistem Manajemen Pengetahuan Berbasis Ontologi
Semantic Network
Hyperlink
Basis Data Graph
5
5
6
7
7
9
9
3 METODE
Analisis
Akuisisi Pengetahuan
Desain Cetak Biru Sistem Manajemen Pengetahuan
Verifikasi dan Validasi Sistem Manajemen Pengetahuan
11
11
12
13
13
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis
Akuisisi Pengetahuan
Desain Cetak Biru Sistem Manajemen Pengetahuan
Verifikasi dan Validasi Sistem Manajemen Pengetahuan
Prototipe Sistem Manajemen Pengetahuan
Isu Implementasi
14
14
18
23
39
41
50
5 KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Saran
51
51
52
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP
52
55
108
x
DAFTAR TABEL
1
Perbedaan antara semantic network dan ontologi (Salem 2008)
2
Kebutuhan fungsional untuk SOP Navigator
15
3
Kebutuhan non fungsional untuk SOP Navigator
15
4
Karakteristik pengguna SOP Navigator
16
5
Kebutuhan antarmuka perangkat lunak untuk SOP Navigator
17
6
Daftar dokumen SOP yang digunakan pada penelitian
18
7
Daftar nodes pada semantic network
25
8
Daftar relationships pada semantic network
27
9
Daftar perangkat keras pendukung implementasi SOP Navigator
30
10 Daftar perangkat lunak pendukung implementasi SOP Navigator
31
11 Lingkungan Operasi SOP Navigator
39
12 Tabel daftar uji untuk pengujian SOP Navigator
40
8
xi
DAFTAR GAMBAR
1
Arsitektur IPB-KMS (Seminar et al. 2010)
2
2
Proses Manajemen Pengetahuan (Becerra-Fernandez dan Sabherwal
2010)
6
Contoh pemodelan basis data graph untuk social network (Robinson et
al. 2015)
10
4
Tata Laksana Penelitian
11
5
Diagram use case untuk SOP Navigator
18
6
Pemodelan ontologi dokumen SOP
24
7
Penggambaran semantic network pada Neo4j
25
8
Spesifikasi tampilan Fungsi Pencarian Data SOP
32
9
Spesifikasi tampilan Fungsi Tampilan Data SOP
32
3
10 Spesifikasi tampilan Fungsi Tampilan Navigasi Informasi
33
11 Spesifikasi tampilan Fungsi Login
34
12 Spesifikasi tampilan Fungsi Tampilan Daftar SOP
34
13 Spesifikasi tampilan Fungsi Tambah Data dan Relasi
35
14 Spesifikasi tampilan Fungsi Perbarui Data
36
15 Spesifikasi tampilan Fungsi Hapus Data
37
16 Spesifikasi tampilan Fungsi Tampil Data Detil
38
17 Deployment diagram untuk SOP Navigator
39
18 Hasil implementasi antar muka Fungsi Pencarian Data SOP
41
19 Hasil implementasi antar muka Fungsi Tampilan Data SOP
42
20 Hasil implementasi antar muka Fungsi Tampilan Navigasi Informasi
43
21 Hasil implementasi antar muka Fungsi Login
43
22 Hasil implementasi antar muka Fungsi Tampilan Daftar SOP
44
23 Hasil implementasi antar muka Fungsi Tambah Data dan Relasi
45
24 Hasil Implementasi antar muka Fungsi Perbarui Data
47
25 Hasil implementasi antar muka Fungsi Hapus Data
48
26 Hasil implementasi antar muka Fungsi Tampil Data Detil
49
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1
Event Table untuk SOP Navigator
55
2
Spesifikasi use case
56
3
Diagram Activity untuk SOP Navigator
61
4
Diagram Sequence untuk SOP Navigator
67
5
Contoh SOP Bidang Teknis Teknologi Informasi (Revisi Sistem
Aplikasi)
72
Contoh SOP administrasi mahasiswa Sekolah Pascasarjana (Sidang
Komisi Pembimbing)
75
7
Contoh SOP Administrasi Kepegawaian (Pelayanan Kenaikan Pangkat)
79
8
Daftar keterangan properti dari nodes
84
9
Interaction diagram untuk SOP Navigator
90
6
10 Contoh kode program SOP Navigator
97
1
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Standard Operating Procedure (SOP) adalah satu set instruksi tertulis yang
mendokumentasikan kegiatan rutin atau berulang-ulang yang diikuti oleh sebuah
organisasi (US EPA 2007). SOP merupakan bentuk nyata dari pengetahuan
eksplisit yang ada di dalam organisasi (Chai et al. 2003). SOP adalah implementasi
dari peraturan yang ditetapkan oleh sebuah organisasi. Peraturan organisasi
didefinisikan sebagai kebutuhan untuk kebiasaan organisasi yang spesifik dalam
kondisi tertentu (DeHart-Davis et al. 2013). Peraturan organisasi memiliki berbagai
fungsi, diantaranya adalah menstrukturkan aktivitas, meningkatkan efisiensi,
mensosialisasi pegawai, dan memungkinkan organisasi tersebut untuk belajar.
Peraturan organisasi dapat digunakan juga untuk mendelegasikan wewenang,
menyesuaikan dengan norma-norma dalam masyarakat, dan menyampaikan
legitimasi organisasi (DeHart-Davis et al. 2013). Berbagai fungsi inilah yang
menjadikan peraturan organisasi sebagai elemen penting dari struktur organisasi
yang dapat meningkatkan efektifitas operasional organisasi (Tyler dan Blader 2005,
Rainey 2009). Perbedaan secara nyata antara peraturan organisasi dengan SOP
adalah pada isinya. Peraturan menjelaskan secara umum sedangkan SOP
menjelaskan secara lebih detil. Maka dari itu biasanya SOP diterapkan pada tingkat
teknis untuk memandu para pegawai dalam melaksanakan tugas sesuai dengan
jabatannya.
SOP merupakan sesuatu yang sangat diperlukan pada sebuah organisasi,
tetapi tidak dapat dimanfaatkan dengan mudah kapanpun dan dimanapun pada saat
diperlukan. SOP pada akhirnya hanya tersimpan dalam suatu buku tebal atau berkas
di dalam komputer yang jarang diakses lebih lanjut oleh pegawai. Padahal
pengetahuan yang terkandung dalam SOP merupakan aset organisasi yang dapat
meningkatkan efektifitas organisasi jika dikelola secara optimal (Jibin dan Geetha
2014). SOP juga merupakan sarana yang baik dalam penyebaran pengetahuan
dalam organisasi. Hal ini terutama bermanfaat pada kasus perpindahan pegawai
dalam organisasi. Dengan adanya SOP, pemindahan pengetahuan dari pegawai
lama ke pegawai baru dapat difasilitasi dengan baik (Amare 2012).
Sebagai sebuah organisasi, Institut Pertanian Bogor (IPB) telah
mengimplementasikan SOP (Mustafa dan Yulia 2007). Sebagai organisasi yang
bergerak dalam bidang pendidikan, IPB dituntut untuk selalu memberikan
pelayanan prima kepada civitas akademiknya. Hal ini tercermin pada moto IPB
sendiri, yaitu “Mencari dan Memberi yang Terbaik”. Untuk pelayanan terhadap
mahasiswa, IPB telah menerapkan SOP untuk proses-proses yang berhubungan
terhadap administrasi akademik (IPB 2014). SOP juga telah diterapkan dalam
instruksi-instruksi kerja bagi para pegawai di lingkungan IPB. Penyimpanan
dokumen SOP di unit kerja telah terdigitalisasi di komputer, meskipun ada pula unit
kerja yang menyimpan dokumen SOP dalam bentuk cetak. Yang menjadi kendala
di lapangan adalah penerapan SOP di lingkungan IPB masih tersebar dan belum
memiliki standar baku yang mengikat bagi seluruh unit kerja di IPB. Penerapan
SOP masih terkotak-kotak pada unit kerja masing-masing sehingga pengetahuan
yang terkandung dalam SOP di satu unit kerja tidak dapat terbagi kepada unit kerja
2
lainnya. Di sisi lain, isi dari dokumen SOP yang tidak terstruktur juga menyulitkan
bagi penggunanya dalam menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhan
yang dicari. Untuk itulah diperlukan pengelolaan dokumen SOP yang terintegrasi
pada setiap unit kerja di lingkungan IPB.
Knowledge Management (KM) atau Manajemen Pengetahuan adalah
mengelola pengetahuan yang ada di dalam sebuah organisasi untuk dapat
meningkatkan daya saing dari organisasi tersebut. KM dapat membuat,
menyebarkan, dan mengaplikasikan pengetahuan untuk mencapai tujuan bisnis
(Tiwana 1999). Sistem yang mengelola pengetahuan disebut juga Knowledge
Management System (KMS) atau Sistem Manajemen Pengetahuan. KMS sendiri
merupakan gabungan dari berbagai disiplin ilmu yang masih merupakan bagian dari
sistem informasi. KMS mendukung penyimpanan dan akses dokumen dari semua
bagian di dalam organisasi. KMS memungkinkan komunikasi secara masif dari
kebijakan, prosedur, dan data dan membantu keberlangsungan dari pengetahuan
organisasi (Satzinger et al. 2010). Dengan demikian KMS merupakan salah satu
cara yang efektif dalam penyebaran kebijakan dan peraturan dari tingkat atas ke
tingkat bawah dalam organisasi.
Pada tahun 2010 IPB telah membangun sebuah KMS yang disebut IPB
Knowledge Management System (IPB-KMS). Dengan IPB-KMS, pengetahuanpengetahuan yang relevan dapat diakumulasikan dan disistemkan sehingga
pengetahuan tersebut dapat digunakan oleh lingkungan internal dan eksternal IPB
secara optimal (Seminar et al. 2010). IPB-KMS telah dapat digunakan untuk
menyimpan dokumen-dokumen eksplisit. KMS tersebut berbasis web dan dapat
diakses oleh publik. Arsitektur dari IPB-KMS terdiri dari tiga buah fungsi, yaitu
akuisisi pengetahuan, pemeliharaan pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan.
Arsitektur IPB-KMS dapat dilihat pada Gambar 1. IPB-KMS dapat diakses di
http://kms.ipb.ac.id. Dengan capaian ini IPB telah memiliki pondasi dasar bagi
pengembangan KMS.
Gambar 1 Arsitektur IPB-KMS (Seminar et al. 2010)
Penelitian KMS berbasis ontologi telah dilakukan oleh Jurisica et al. (2004).
Penelitian ini dilakukan untuk mensurvei konsep dasar yang digunakan pada ilmu
komputer untuk representasi pengetahuan dan menyimpulkan kelebihan dan
kekurangannya. Survei yang dilakukan mengklasifikasikan konsep yang digunakan
3
dalam representasi pengetahuan ke dalam empat kategori ontologi, yaitu static
ontologies, dynamic ontologies, intentional ontologies, dan social ontologies.
Penelitian lain untuk KMS berbasis ontologi juga dilakukan oleh Maedche et al.
(2003). Penelitian ini dimaksudkan untuk mengembangkan arsitektur manajemen
pengetahuan perusahaan yang terintegrasi dalam implementasi KMS berbasis
ontologi. Penelitian ini berfokus pada dua permasalahan utama yaitu kesulitan dari
penerapan satu macam ontologi pada perusahaan dan ontologi yang harus selalu
merefleksikan perubahan yang terjadi pada kebutuhan sistem.
Sebelumnya penelitian untuk KMS di IPB telah dilakukan pada tahun 2010
(Seminar et al. 2010). Penelitian tersebut berfokus kepada pengembangan KMS di
IPB secara umum. Pengembangan KMS tersebut termasuk diantaranya adalah
perumusan arsitektur KMS-IPB, strategi pengembangan, dan implementasinya.
Dalam penelitian tersebut pengetahuan-pengetahuan yang ada di IPB diidentifikasi
dan dimuat dalam satu platform KMS berbentuk repositori. Pemanfaatan KMS
berbasis ontologi pada bidang lain juga telah dilakukan oleh Suwanda (2012). Pada
penelitian tersebut, KMS dikembangkan untuk memudahkan proses identifikasi,
akuisisi, pengembangan, pembagian pakai, distribusi, pemanfaatan, dan
penyimpanan set pengetahuan berdasarkan ontologi dalam perekayasaan pipa
apung di Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).
Penelitian terhadap KMS dan SOP telah dilakukan oleh Jibin dan Geetha
(2014). Penelitian ini berfokus bagaimana cara mendapatkan pengetahuan ketika
suatu permasalahan pada perusahaan teknologi informasi berbasis layanan terjadi.
Permasalahan dan bagaimana cara penyelesaian masalah tersebut direkam dan
dimasukkan ke dalam KMS supaya jika suatu ketika terjadi permasalahan yang
sama, maka masalah tersebut dapat diselesaikan dengan bersumber kepada
pengetahuan yang telah terdapat dalam KMS. Namun demikian, KMS yang
dikembangkan dalam penelitian ini tidak berfokus kepada pengelolaan SOP yang
tersistem pada komputer. SOP hanya digunakan untuk membantu teknisi dalam
melihat tata kerja yang harus dilakukan ketika menangani permasalahan.
Belum terdapat penelitian yang berfokus pada pengetahuan yang terdapat
pada sebuah dokumen SOP. Dengan latar belakang tersebut, penelitian ini akan
mencoba untuk melakukan akuisisi pengetahuan yang berfokus pada dokumen SOP,
melakukan kodifikasi pengetahuan tersebut ke dalam model ontologi dan
menemukan keterkaitan antar pengetahuan tersebut sehingga membentuk suatu
pola semantik. Model yang didapat diimplementasikan ke dalam suatu KMS
sehingga pengguna KMS dapat menggunakan dan mengelola pengetahuan tersebut.
Perumusan Masalah
Dalam IPB-KMS, dokumen disimpan dalam bentuk digital dengan format pdf
dan doc/docx. Dengan format tersebut, sulit bagi pengguna untuk mencari isi dari
dokumen yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pengguna tersebut. Belum
tersedia mekanisme yang memungkinkan pengguna untuk melakukan pencarian
seluruh/sebagian isi dokumen yang sesuai. Pengguna harus mengunduh dokumen
terlebih dahulu kemudian membuka dan melakukan pencarian untuk mencari
informasi yang diinginkan. Ini berlaku juga untuk dokumen SOP yang tersimpan
dalam IPB-KMS. IPB-KMS juga belum mendukung pengorganisasian dokumen
4
berdasarkan ontologi. Pemodelan ontologi memungkinkan konten dari dokumen
SOP dikumpulkan, dikelola, dan didistribusikan secara semantik sehingga
memudahkan pengguna dalam memberdayakan pengetahuan dalam dokumen SOP.
Pengelolaan dokumen SOP juga bukan merupakan hal yang mudah untuk
dilakukan. Struktur dan format dokumen SOP yang beragam antar satu unit dengan
unit lainnya menyulitkan dalam mengetahui isi dokumen yang akan diperbarui.
Dengan menggunakan pengelolaan dokumen SOP berbasis ontologi, bagian-bagian
dari struktur dokumen dibentuk ke dalam properti tertentu sehingga perbedaan
struktur dan format dokumen tidak akan menjadi kendala dalam pengelolaan
dokumen.
Di sisi lain, perlu tersedia pengelolaan dokumen SOP yang memfasilitasi
perubahan terhadap peraturan. Pada hakikatnya SOP adalah pedoman teknis yang
sangat bergantung dari peraturan yang menaunginya. Seringnya perubahan
kebijakan di tingkat pimpinan sangat berpengaruh pada berubahnya peraturan yang
ada. Hal ini sangat rentan pada tingkat kebaruan dari dokumen SOP. SOP seringkali
dianggap usang karena tidak sesuai dengan peraturan dan kondisi aktual di lapangan
sehingga membuat para pengguna enggan untuk menjadikan dokumen SOP sebagai
pedoman instruksi kerja. Hal inilah yang menjadi salah satu alasan utama
pentingnya pengelolaan dokumen SOP berbasis ontologi. Dengan menggunakan
sifat semantik pada ontologi, SOP dapat dipetakan ke peraturan yang menaunginya
sehingga memudahkan pemeliharaan dan revisi dari dokumen SOP jika peraturan
tersebut telah berubah. Dengan demikian dokumen SOP selalu terbarukan dan
sesuai dengan kondisi nyata di lapangan.
Ontologi digunakan dalam penelitian ini karena tidak ada dokumen SOP yang
berdiri sendiri. Suatu dokumen SOP berkaitan dengan dokumen SOP lain dan
berelasi dengan peraturan yang mendasari dokumen SOP tersebut. Dengan model
ontologi, suatu SOP dapat dipetakan dan ditelusuri kepada peraturan yang
mendasarinya. Dengan begitu jika suatu peraturan berubah, dokumen SOP dapat
ditelusuri dan disesuaikan dengan perubahan peraturan yang terjadi. Hal ini dapat
menciptakan suatu konsistensi regulasi dari tingkat atas ke bawah. Pihak manajerial
organisasi dapat menjadikan dokumen SOP sebagai bahan audit yang terpercaya
karena dokumen SOP selalu terbarukan.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah melakukan akuisisi, kodifikasi pengetahuan
yang terdapat pada dokumen SOP di IPB ke dalam model semantik, dan
mengimplementasikannya pada sebuah sistem manajemen pengetahuan.
Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diambil dari pengembangan sistem manajemen
pengetahuan ini diharapkan dapat:
1. meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari pencarian dan pendayagunaan SOP,
2. memudahkan dalam mengelola SOP yang sangat cepat perubahannya,
3. memudahkan untuk meremajakan SOP dan melacak ulang SOP yang terkait,
5
4.
membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dengan memanfaatkan fitur
ontologi pengetahuan yang terdapat dalam KMS.
Ruang Lingkup Penelitian
Pada penelitian ini ruang lingkup dibatasi pada pengembangan sistem
manajemen pengetahuan untuk dokumen SOP di lingkungan IPB. Dokumen SOP
yang menjadi lingkup penelitian ini adalah dokumen SOP yang berkaitan dengan
administrasi pendidikan bagi mahasiswa Sekolah Pascasarjana, teknis pekerjaan
bidang teknologi informasi, dan administrasi kepegawaian.
2 TINJAUAN PUSTAKA
Standard Operating Procedure
Standard Operating Procedure (SOP) adalah satu set instruksi tertulis yang
mendokumentasikan kegiatan rutin atau berulang-ulang yang diikuti oleh sebuah
organisasi (US EPA 2007). SOP menjelaskan dengan detil bagaimana sebuah
peraturan dalam organisasi harus dijalankan. Perbedaan paling mendasar antara
SOP dengan peraturan terletak pada detil isinya. SOP yang baik dapat menjelaskan
tentang siapa yang melaksanakan suatu tugas, bahan apa yang diperlukan untuk
tugas tersebut, dimana tugas dilakukan, kapan tugas dilaksanakan, dan bagaimana
tugas tersebut dijalankan. SOP menyediakan instruksi langkah demi langkah suatu
proses kerja untuk pelaksana agar dapat menyelesaikan tugasnya sesuai dengan
kualitas yang telah ditetapkan oleh organisasi. Dokumen SOP bertindak sebagai
sumber instruksi yang memungkinkan pelaksana untuk bertindak tanpa harus
bertanya. Pengembangan dan penggunaan SOP merupakan bagian integral dari
sistem mutu yang sukses karena menyediakan informasi kepada individu untuk
melakukan pekerjaan dengan benar dan memfasilitasi konsistensi dalam kualitas
dan integritas produk atau hasil akhir (US EPA 2007).
Ditinjau dari tujuannya, SOP dimaksudkan untuk membantu organisasi dalam
mempertahankan kontrol kualitas dan jaminan kualitas proses dan memastikan
kepatuhan terhadap peraturan pemerintah. SOP juga dibuat untuk meminimumkan
perbedaan dan menciptakan standar sehingga pola kerja tidak lagi bergantung
kepada personil/perorangan. Beberapa tujuan dari SOP diantaranya adalah:
menyediakan kerangka kerja bagi peraturan organisasi,
dapat memberikan arahan dan struktur,
memberikan dasar untuk deskripsi pekerjaan, pelatihan pegawai, tindakan
korektif dan disiplin, dan penilaian kinerja,
menyediakan konsistensi dan keseragaman terhadap pola kerja,
menangkap dan mentransfer pengetahuan kritis.
Pengetahuan yang terdapat pada organisasi menjadi poin penting dari tujuan
dibentuknya SOP. Dengan demikian, di dalam SOP terdapat pengetahuan
organisasi yang merupakan aset sangat berharga bagi sebuah organisasi. Maka dari
itu pengelolaan SOP menjadi prioritas yang penting untuk dilakukan, salah satu
6
metode pengelolaan pengetahuan di dalam SOP adalah dengan menggunakan
Sistem Manajemen Pengetahuan.
Sistem Manajemen Pengetahuan
Manajemen pengetahuan adalah strategi optimasi bisnis secara sistematis
yang memilih, menyaring, menyimpan, mengorganisir, merangkum, dan
mengomunikasikan informasi penting tentang perusahaan untuk meningkatkan
kinerja pegawai dan daya saing perusahaan (Bergeron 2003). Dari definisi tersebut
dapat dilihat bahwa manajemen pengetahuan merupakan sebuah pendekatan
sistematis untuk mengelola aset intelektual dan informasi lainnya yang dapat
digunakan untuk meningkatkan keuntungan kompetitif perusahaan. Manajemen
pengetahuan sangat penting pada era globalisasi ini dimana manajemen
pengetahuan akan meningkatkan tingkat kompetensi dari perusahaan melalui bagipakai pengetahuan dan penggunaannya kembali. Terdapat banyak alasan kenapa
pengetahuan penting untuk dikelola, beberapa diantaranya adalah informasi yang
berlebihan, kemajuan teknologi, peningkatan spesialisasi profesional, faktor
persaingan, mobilitas tenaga kerja dan omset, dan kapitalisasi pengetahuan
perusahaan (Seminar et al. 2010).
Manajemen pengetahuan sangat bergantung kepada empat proses yang
didukung oleh tujuh subproses. Empat proses manajemen pengetahuan tersebut
berfokus pada bagaimana konversi pengetahuan antara pengetahuan tacit dan
pengetahuan eksplisit (Becerra-Fernandez dan Sabherwal 2010). Proses
manajemen pengetahuan diperlihatkan pada Gambar 2.
Discovery
Combination
Socialization
Sharing
Socialization
Exchange
Application
Direction
Routines
Capture
Externalization
Internalization
Gambar 2 Proses Manajemen Pengetahuan (Becerra-Fernandez dan Sabherwal
2010)
Sistem manajemen pengetahuan, biasa disebut juga dengan Knowledge
Management System (KMS) adalah integrasi dari teknologi dan mekanisme yang
dikembangkan untuk mendukung empat proses manajemen pengetahuan. Luas dan
dalamnya KMS bergantung dari besarnya pengetahuan yang berkontribusi ke dalam
sistem. Dan salah satu proses yang sangat penting dalam proses KMS adalah proses
pembagian pengetahuan (knowledge sharing). Lalu tanpa kodifikasi pengetahuan,
7
KMS tidak dapat berjalan (Al-Busaidi et al. 2010). Salah satu metode kodifikasi
pengetahuan adalah dengan menggunakan model ontologi.
Sistem Manajemen Pengetahuan Berbasis Ontologi
Sistem manajemen pengetahuan berbasis ontologi memiliki perbedaan dari
sistem manajemen pengetahuan lain dari sisi penggambarannya. Pada KMS
berbasis ontologi, pengetahuan digambarkan pada format yang dapat dibaca oleh
komputer tetapi di lain sisi pengguna dapat secara efektif mencari basis data, berkas
website, dan hal lain untuk mengambil informasi, menangkap maksudnya,
mengelola, dan membuatnya berguna (Jurisica et al. 2004). Ontologi sendiri
merupakan konseptualisasi secara eksplisit yang telah disepakati bersama.
Termasuk di dalam kesepakatan ini adalah kerangka kerja konseptual untuk
memodelkan domain pengetahuan, protokol untuk komunikasi antar agen yang
interoperasi, dan representasi dari domain teori tertentu. Domain pengetahuan
direpresentasikan dalam deklarasi formal berupa objek-objek dan keterkaitannya.
Deklarasi formal ini dijabarkan ke dalam notasi yang mudah untuk dibaca manusia
yang mendeskripsikan nama objek yang dimaksud. Contoh dari notasi ini adalah
kelas, relasi, dan fungsi (Gruber 1993, Uschold dan Gruninger 1996).
Dalam sistem manajemen pengetahuan berbasis ontologi, representasi
ontologi didesain menggunakan perangkat lunak yang mendukung desain ontologi
dan proses integrasinya. Perangkat lunak tersebut kemudian membuat suatu library
dari hasil desain ontologi yang kemudian dapat digunakan sebagai acuan dalam
pembangunan sistem informasi (Jurisica et al. 2004).
Semantic Network
Menurut Sowa (2006), semantic network merupakan suatu representasi
pengetahuan yang dapat digambarkan dengan keterkaitan antara node dan arc.
Semantic network dapat memperlihatkan keterkaitan hubungan antar pengetahuan
secara grafis sehingga memberikan kemudahan dalam memahaminya. Terdapat
beberapa jenis dari semantic network seperti yang telah didefinisikan oleh Sowa
(2006), yaitu:
1. Definitional networks. Jaringan ini menekankan hubungan is-a antara jenis
konsep dan sub konsep yang baru didefinisikan. Hubungan yang dihasilkan ini
mendukung aturan pewarisan dari properti dari sub tipenya.
2. Assertional networks. Jaringan ini dirancang untuk menegaskan preposisi.
Informasi di dalam assertional networks diasumsikan kontingensi benar,
kecuali secara eksplisit ditandai dengan operator modal.
3. Implicational networks. Jaringan ini menggunakan implikasi sebagai hubungan
utama untuk menghubungkan node.
4. Executable networks. Jaringan ini memiliki mekanisme yang dapat
menyebabkan perubahan terhadap jaringan itu sendiri.
5. Learning networks. Jaringan ini membangun atau memperluas representasi
mereka menggunakan pengetahuan dari contoh-contoh yang diinputkan.
8
Hybrid networks. Jaringan ini menggabungkan dua teknik yang ada
sebelumnya atau lebih, baik dalam satu jaringan atau jaringan yang terpisah,
tetapi berinteraksi secara erat.
Sama seperti ontologi, semantic network juga merupakan salah satu teknik
untuk merepresentasikan pengetahuan. Semantic network baik dalam
merepresentasikan hubungan antara superclass dengan subclass. Di samping itu
juga baik dalam merepresentasikan contoh dari setiap kelas. Tetapi semantic
network belum dapat merepresentasikan batasan dari relasi dan karakteristik dari
properti kelas. Perbedaan dari semantic network dan ontologi diperlihatkan pada
Tabel 1.
Tabel 1 Perbedaan antara semantic network dan ontologi (Salem 2008)
6.
Fitur
Asumsi nama unik
Semantic Network
Jika terdapat dua objek
yang memiliki nama
yang berbeda, maka
akan diasumsikan dua
objek tersebut berbeda
Keterbukaan
Tidak dapat dimasuki
sampai terdapat sebuah
tempat pada contohnya
Penegasan dan
klasifikasi
Mendefinisikan aspek
pada tempat dalam
sebuah kelas atau
mendefinisikan batasan
untuk tempat di tingkat
lebih tinggi
Kemampuan untuk
mendefinisikan aturan
Aturan dapat diterapkan
ketika
mengimplementasikan
semantic network
menggunakan PROLOG
Tidak ada batasan pada
relasi dan karakteristik
dari properti
Kemampuan ekspresif
Ontologi
Tidak ada asumsi untuk
menentukan perbedaan
antara dua objek kecuali
terdapat pernyataan yang
eksplisit pada
keterhubungannya
Dapat dimasuki oleh
segala hal, kecuali
melanggar batasan yang
telah ditetapkan
Terdapat dua jenis
pernyataan tentang
kelas, yaitu semua yang
benar dari individu pada
kelas dan semua yang
dibutuhkan dan mampu
mendefinisikan kelas
tersebut
Tidak ada aturan yang
dapat diterapkan ketika
mengimplementasikan
ontologi dengan OWL
Memperbolehkan
beberapa batasan; kelas
anonim; kondisi yang
dibutuhkan dan
diperlukan; ekspresi
Dari Tabel 1 dapat dilihat bahwa terdapat perbedaan yang cukup jelas antara
semantic network dan ontologi jika dilihat dari fitur-fitur pembedanya. Semantic
network mendefinisikan objek dan merepresentasikannya secara lebih nyata.
Ontologi lebih mempertegas definisi dari objek-objek tersebut sehingga
karakteristik properti dari objek dapat diekspresikan (Salem 2008). Oleh karena itu,
9
Semantic network dan ontologi dapat saling mendukung dalam pembangunan
sistem berbasis pengetahuan.
Hyperlink
Menurut Oxford Dictionaries (2013), hyperlink adalah sebuah link dari
dokumen hypertext ke lokasi lain, diaktifkan dengan mengklik pada kata atau
gambar yang disorot. Analisis hyperlink telah lama digunakan untuk mempelajari
struktur dari sebuah situs web. Mempelajari struktur dari sebuah situs web dapat
membantu dalam melakukan akuisisi pengetahuan dan isinya. Analisis hyperlink
juga dapat meningkatkan relevansi dari hasil pencarian dari sebuah situs web.
Algoritme analisis hyperlink dapat dipakai untuk membuat dua asumsi berikut
(Henzinger 2001):
asumsi 1: Sebuah hyperlink dari halaman web A ke halaman web B merupakan
sebuah rekomendasi ke halaman web B dari pembuat web A,
asumsi 2: Jika sebuah halaman web A dan halaman web B terkoneksi oleh
sebuah hyperlink, maka keduanya mungkin memiliki topik yang sama.
Berkembangnya Internet di segala bidang membuat informasi sangat
berlimpah, baik yang dibutuhkan maupun yang tidak dibutuhkan. Informasi
tersebut berada pada berbagai situs web yang tersebar pada jaringan Internet.
Analisis hyperlink dapat digunakan untuk memilah informasi-informasi tersebut
agar informasi yang diperoleh dapat sesuai dengan yang dibutuhkan.
Basis Data Graph
Basis data graph adalah basis data yang berkonsep pada konsep graph dan
keterkaitan antar objek atau entitas sama pentingnya dengan objek itu sendiri (Batra
dan Tyagi 2012). Oleh karena itu relasi antar objek merupakan informasi yang
sangat penting bagi basis data graph. Basis data graph sangat baik digunakan untuk
data yang memiliki banyak konektivitas. Basis data graph secara umum digunakan
sebagai proses transaksional (OLTP) yang dioptimalkan untuk performa, integritas
transaksi, dan ketersediaan operasional (Robinson et al. 2015). Dalam basis data
graph, data direpresentasikan dalam bentuk nodes, edges, dan properties. Nodes
merepresentasikan objek dan edges merepresentasikan relasi antar objek tersebut.
Kemudian baik nodes dan edges dapat memiliki properties yang merepresentasikan
karakteristik dari keduanya (Batra dan Tyagi 2012, Miller 2013). Contoh
pemodelan dari basis data graph diperlihatkan pada Gambar 3.
10
Gambar 3 Contoh pemodelan basis data graph untuk social network (Robinson et
al. 2015)
Basis data graph memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan basis
data relasional dan NoSQL. Kelebihan utama dari basis data graph terletak pada
relasi antar objek yang memang menjadi fokus utama di basis data graph. Basis
data relasional menggunakan konsep relasi hanya pada pemodelan saja yang
dikenal dengan istilah “join tables”. Dalam basis data relasional, dengan semakin
banyak data dan semakin kompleks struktur basis data maka akan semakin
membebani basis data dengan banyaknya join tables, jumlah baris yang semakin
bertambah, dan banyaknya pemeriksaan nilai yang null. Dalam basis data NoSQL,
data tersimpan dalam dokumen/nilai/kolom yang tidak saling terkoneksi. Salah satu
cara yang banyak dipakai untuk menambahkan relasi adalah dengan menambahkan
kunci identifikasi dan merelasikan kunci identifikasi tersebut antara dokumen satu
dengan dokumen lainnya. Hal ini menyebabkan aplikasi harus selalu
memutakhirkan atau menghapus kunci identifikasi ini karena sangat berpengaruh
kepada kualitas data dan performa dari kueri (Robinsin et al. 2015).
Dari penelitian yang dilakukan oleh Vicknair et al. (2010) dan Batra dan
Tyagi (2012) menyebutkan bahwa basis data graph menunjukkan hasil tes yang
lebih baik dibandingkan dengan basis data relasional. Tes tersebut merupakan tes
objektivitas yang terdiri dari kueri terstruktur dan pencarian full-text character, dan
tes subjektivitas yang terdiri dari tingkat dukungan, kemudahan pemrograman,
fleksibilitas, dan tingkat keamanan (Vicknair et al. 2010). Basis data graph juga
lebih fleksibel dari basis data relasional ketika terjadi penambahan relasi baru tanpa
harus mengubah struktur dari basis data tersebut (Batra dan Tyagi 2012).
11
3 METODE
Metode yang digunakan pada penelitian ini menggunakan metode yang
mengacu kepada Knowledge Management System Life Cycle (KMSLC) (Awad dan
Ghaziri 2004) dengan beberapa penyesuaian yaitu berupa pendetailan proses
sehingga merepresentasikan kegiatan-kegiatan dari penelitian yang dilakukan.
Tahapan-tahapan dari metode penelitian diperlihatkan pada Gambar 4.
Analisis
Analisis Masalah
Pengumpulan Data SOP
Desain cetak biru
KMS
Identifikasi Pengetahuan Terkait
Perumusan pengetahuan ke dalam
model ontologi
Verifikasi dan
validasi KMS
Akuisisi
Pengetahuan
Pengumpulan Kebutuhan Pembangunan KMS
Pengembangan aplikasi KMS
Pemodelan ontologi
Pengujian fungsi aplikasi KMS
Prototipe KMS
Gambar 4 Tata Laksana Penelitian
Analisis
Tahap ini meliputi analisis masalah dan pengumpulan kebutuhan
pembangunan KMS. Masalah yang terkait dengan penemuan-kembali informasi
dalam dokumen SOP IPB dianalisis untuk diidentifikasi akar dari permasalahannya.
Dari hasil analisis yang dilakukan didapatkanlah suatu rumusan masalah.
Penentuan lingkup masalah diambil dari fungsi dokumen SOP tersebut. Sesuai
dengan bisnis utama IPB di bidang pendidikan, hanya diambil beberapa contoh
dokumen SOP yang menjadi lingkup penelitian ini. Dokumen-dokumen tersebut
adalah dokumen administrasi mahasiswa Program Pascasarjana, dokumen SOP
teknis bidang teknologi informasi, dan dokumen SOP administrasi kepegawaian.
Analisis juga dilakukan dari kebutuhan sistem yang akan dikembangkan.
Kebutuhan sistem tersebut dideskripsikan dalam kebutuhan fungsional, kebutuhan
non fungsional, karakteristik pengguna, kebutuhan antarmuka eksternal, dan
12
lingkungan operasi. Akan dijelaskan juga batasan dan deskripsi dari lingkungan
arsitektur dari sistem yang akan dibangun.
Pada tahap ini dilakukan juga analisis pemodelan rancangan prototipe dari
sistem manajemen pengetahuan yang akan dikembangkan. Pemodelan tersebut
direpresentasikan dengan:
1. Event Table
Memperlihatkan daftar dari kejadian yang terjadi dalam sebuah sistem. Pada
event table ini dtuliskan juga pemicu, sumber, use case, tanggapan, dan tujuan dari
kejadian yang terjadi. Event table merupakan salah satu metode yang baik untuk
menyimpan informasi mengenai kebutuhan dari sebuah sistem informasi.
2. Diagram use case
Merupakan diagram yang menggambarkan aktivitas yang dilakukan oleh
sistem, biasanya digambarkan oleh sebuah permintaan oleh pengguna sistem.
Diagram use case mendeskripsikan interaksi antara pengguna (actor) dengan sistem
yang akan dikembangkan.
3. Diagram activity
Merupakan diagram yang menggambarkan aliran kerja dari bisnis proses
sistem yang akan dikembangkan. Pada diagram activity diperlihatkan secara jelas
proses yang mengalir dari satu pengguna ke pengguna lain jika sistem yang akan
dikembangkan melibatkan lebih dari satu pengguna dan memiliki keterkaitan satu
sama lain.
4. Diagram sequence
Merupakan diagram yang menggambarkan bagaimana pengguna berinteraksi
dengan sistem dengan menginputkan data inputan dan menerima data keluaran.
Data inputan dan keluaran diperlihatkan sebagai sebuah pesan dalam suatu urutan
dengan variabel waktu.
Akuisisi Pengetahuan
Akuisisi pengetahuan adalah proses yang dilakukan untuk menangkap
pengetahuan, baik pengetahuan tacit maupun pengetahuan eksplisit (Stollberg et al.
2004). Dalam penelitian ini, metode yang dilakukan dalam menangkap
pengetahuan adalah akuisisi pengetahuan eksplisit. Hal ini dilakukan karena
dokumen SOP sendiri adalah suatu bentuk dari pengetahuan eksplisit. Jadi akuisisi
pengetahuan dapat langsung dilakukan dengan bersumber dari pengetahuan itu
sendiri. Proses dari akuisisi pengetahuan itu sendiri merupakan tahap yang terdiri
dari dua proses, yaitu proses identifikasi pengetahuan dan pengumpulan data SOP.
Pada tahap analisis, telah ditentukan ruang lingkup dari penelitian ini yaitu
dokumen SOP teknis bidang teknologi informasi, dokumen administrasi mahasiswa
Program Pascasarjana, dan dokumen SOP administrasi kepegawaian.
Informasi-informasi dalam dokumen diidentifikasi untuk kemudian
dirumuskan ke dalam bentuk pengetahuan yang dapat dimasukkan ke dalam KMS.
Terdapat berbagai pola informasi yang dapat dihimpun menjadi suatu pengetahuan
yang bermanfaat. Beberapa contoh dari informasi yang dapat dihimpun menjadi
pengetahuan adalah tujuan dari pembuatan dokumen SOP, untuk siapa dokumen
tersebut ditujukan, kapan dokumen tersebut diterbitkan, dan penjelasan isi dari
dokumen tersebut. Semua informasi tersebut sangat berguna bagi pengguna dalam
13
pendayagunaan dokumen SOP. Hal inilah yang menjadi pembeda antara dokumen
biasa dengan KMS.
Desain Cetak Biru Sistem Manajemen Pengetahuan
Pengetahuan-pengetahuan yang telah dihimpun pada tahap akuisisi
pengetahuan dimodelkan ke dalam model ontologi yang hasilnya dimasukkan ke
dalam KMS. Dalam proses penciptaan pengetahuan yang dirumuskan dalam empat
pola penciptaan pengetahuan (Nonaka 1991), proses tersebut merupakan proses
eksplisit ke eksplisit. Dalam hal ini, pengetahuan berbentuk eksplisit yang
tersimpan dalam bentuk dokumen digital dikonversi menjadi bentuk pengetahuan
eksplisit dengan model ontologi yang tersimpan dalam KMS.
Dalam tahap ini mulai dilakukan pemetaan pengetahuan untuk membentuk
informasi semantik antar objek. Informasi semantik tersebut disimpan dalam
sebuah basis data supaya informasi tersebut dapat selalu diperbarui. Pola
penyimpanan dengan basis data ini diperlukan karena informasi dalam dokumen
SOP ini dapat terus bertambah dan berkembang sehingga pengelolaan ke depannya
dapat menjadi lebih mudah.
Desain dari prototipe sistem manajemen pengetahuan juga dijelaskan di tahap
ini. Hasil dari analisis yang dilakukan pada tahap sebelumnya dimodelkan kembali
ke model lanjutan yang merepresentasikan solusi dari sebuah sistem yang
dikembangkan. Desain yang dilakukan di tahap ini lebih ditujukan ke penjelasan
teknis. Penjelasan desain tersebut meliputi rancangan lingkungan implementasi dan
deskripsi fungsional secara rinci. Dari hasil pemodelan yang dilakukan
direpresentasikan dengan Interaction Diagram dan Deployment Diagram.
Verifikasi dan Validasi Sistem Manajemen Pengetahuan
Tahap ini terdiri dari dua tahap yaitu implementasi KMS dan pengujian fungsi
sistem KMS. Tahap implementasi KMS merupakan proses untuk menuliskan
model ontologi yang telah dibuat ke dalam bentuk kode program. KMS
dikembangkan berbasis web yang bertujuan agar pengguna dapat memiliki akses
kapanpun dan dimanapun. Tahap pengujian fungsi sistem KMS dilakukan dengan
menggunakan metode pengujian black box. Pengujian black box biasa disebut juga
dengan pengujian fungsional (Nidhra dan Dondeti 2012). Dalam pengujian
fungsional, pengguna tidak memiliki akses ke rincian internal dari program.
Pengguna memberikan suatu masukan dan mengamati hasil eksternal yang
diperlihatkan oleh aplikasi. Masukan dipilih berdasarkan spesifikasi kebutuhan dari
pengguna yang sebelumnya telah didefinisikan pada tahap analisis dari
pengembangan perangkat lunak (Naik dan Tripathy 2008). Dari hasil yang
diketahui pada tahap pengujian inilah dapat disimpulkan apakah KMS yang
dikembangkan siap didistribusikan kepada para pengguna KMS.
14
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis
Sistem manajemen pengetahuan yang dikembangkan merupakan sistem
manajemen pengetahuan yang dapat memberikan informasi berbasis konten kepada
penggunanya. Berbeda dengan sistem pengelolaan SOP yang berbasiskan
dokumen, sistem ini menawarkan informasi yang fokus kepada isi dan informasi
lain yang berkaitan dengan dokumen SOP. Dengan begitu, pengguna dapat
mendapatkan informasi tidak hanya dokumen SOP, tetapi informasi di luar
dokumen SOP yang berkaitan. Pengguna juga mampu melakukan penelusuran
terhadap informasi-informasi tersebut. Di samping itu, operator juga harus dapat
mengelola data SOP sehingga keterbaruan dari data SOP dapat terus terjaga.
Prototipe dari sistem manajemen pengetahuan ini dinamakan SOP Navigator
(Putra et al. 2016).
Alasan dari penamaan ini sangat berkaitan dengan fungsinya dimana
pengguna dapat melakukan navigasi informasi yang berkaitan dengan dokumen
SOP. Proses navigasi ini merupakan keunggulan dari SOP Navigator dan menjadi
pembeda antara SOP Navigator dengan sistem manajemen dokumen (document
management system). Sistem manajemen dokumen biasanya berbasis file sehingga
untuk mendapatkan informasi pengguna diharuskan membuka file terlebih dahulu.
Sedangkan SOP Navigator dapat langsung memberikan informasi tanpa
mengharuskan pengguna untuk membuka file terlebih dahulu.
Dokumen SOP yang diinputkan dan ditampilkan dalam SOP Navigator
haruslah dokumen SOP yang sudah final. Dokumen SOP yang masih berupa revisi
tidak diinputkan dalam SOP Navigator untuk menghindari perbedaan persepsi
publik. Hal ini dikarenakan SOP Navigator dapat diakses oleh publik luas sehingga
perubahan yang terjadi haruslah minimal. Dokumen SOP sendiri merupakan aspek
legal yang dapat menjadi dasar hukum sehingga ketetapan dalam SOP haruslah
sudah final sebelum disebarluaskan ke publik. Perubahan dalam SOP yang terjadi
haruslah merupakan revisi dari dokumen sebelumnya, bukan perubahan dari
dokumen yang sudah ada.
Keterkaitan antara dokumen SOP dengan informasi pendukungnya dapat
digambarkan dalam sebuah ontologi dan semantic network. Ontologi digunakan
untuk mengkonsep pengetahuan dan relasi yang ada di dalam dokumen SOP,
sedangkan semantic network digunakan untuk menggambarkan keterkaitan antar
pengetahuan yang ada. Dengan penggambaran berbentuk semantic network
pengguna dapat mengetahui keterkaitan antar pengetahuan dalam bentuk visual.
Hal ini sangat baik dibandingkan dengan penggambaran dokumen dalam bentuk
teks.
SOP Navigator dikembangkan berbasis web agar dapat diakses secara publik.
Dari analisis terhadap sistem manajemen pengetahuan, dilakukan analisis terhadap
kebutuhan fungsional, kebutuhan non fungsional, karakteristik pengguna, dan
kebutuhan antarmuka eksternal.
1. Kebutuhan Fungsional
Paparan mengenai kebutuhan fungsional dari SOP Navigator diperlihatkan
pada Tabel 2.
15
Tabel 2 Kebutuhan fungsional untuk SOP Navigator
No
1
2
3
Kode Fungsi
F-SOPNAV-01
F-SOPNAV-02
F-SOPNAV-03
4
5
6
F-SOPNAV-04
F-SOPNAV-05
F-SOPNAV-06
7
8
9
10
11
F-SOPNAV-07
F-SOPNAV-08
F-SOPNAV-09
F-SOPNAV-10
F-SOPNAV-11
Uraian
Menyediakan fasilitas untuk mencari data SOP
Menyediakan fasilitas untuk menampilkan data SOP
Menyediakan fasilitas untuk menampilkan relasi dan
informasi yang berkaitan dengan data SOP
Menyediakan fasilitas untuk navigasi informasi
Menyediakan fasilitas untuk login
Menyediakan fasilitas untuk menampilkan daftar data
SOP
Menyediakan fasilitas untuk menambah data SOP
Menyediakan fasilitas untuk menambah data relasi
Menyediakan fasilitas untuk memperbarui data SOP
Menyediakan fasilitas untuk menghapus data SOP
Menyediakan fasilitas untuk menampilkan detil data
SOP
2.
Kebutuhan Non Fungsional
Paparan mengenai kebutuhan non fungsional dari SOP Navigator
diperlihatkan pada Tabel 3.
Tabel 3 Kebutuhan non fungsional untuk SOP Navigator
No
1
2
Kode Fungsi
NF-SOPNAV-1
NF-SOPNAV-2
3
NF-SOPNAV-3
4
NF-SOPNAV-4
5
NF-SOPNAV-5
3.
Parameter
Uraian
Ketersediaan Tersedia 24 jam, 7 hari seminggu
Kecepatan
Sistem responsif terhadap permintaan
pengguna
Keakuratan
Data yang ditampilkan harus akurat
sesuai dengan permintaan pengguna
Keamanan
Sistem menyediakan mekanisme login
dalam melakukan pengelolaan data.
Kemudahan Pengguna dapat dengan mudah
melakukan penelusuran data dan
informasi
Karakteristik Pengguna
Pengguna SOP Navigator adalah pengguna publik dan administrator.
Pengguna publik dapat melakukan pencarian dan penelusuran data SOP.
Administrator dapat melakukan pengelolaan data SOP. Paparan mengenai
karakteristik pengguna dari SOP Navigator diperlihatkan pada Tabel 4.
.
16
Tabel 4 Karakteristik pengguna SOP Navigator
Kategori Pengguna
Publik
Administrator
Tugas
Melakukan pencarian data
Melihat data SOP
Melihat relasi data SOP
Melakukan navigasi informasi
Melakukan login
Melihat daftar data SOP
Menambah data SOP
Menambah data relasi
Memperbarui data SOP
Menghapus data SOP
Melihat detil data SOP
Hak Akses ke Aplikasi
F-SOPNAV-01
F-SOPNAV-02
F-SOPNAV-03
F-SOPNAV-04
F-SOPNAV-05
F-SOPNAV-06
F-SOPNAV-07
F-SOPNAV-08
F-SOPNAV-09
F-SOPNAV-10
F-SOPNAV-11
4.
Kebutuhan Antarmuka Eksternal
Antarmuka eksternal merincikan deskripsi masukan dan keluaran perangkat
lunak yang dispesifikasikan. Kebutuhan antarmuka eksternal pada SOP Navigator
mencakup kebutuhan antarmuka pemakai, antarmuka perangkat keras, dan
antarmuka perangkat lunak. Antarmuka komunikasi tidak diperlukan karena SOP
Navigator tidak memerlukan antarmuka komunikasi dalam bentuk khusus.
a.
Antarmuka Pemakai
Antarmuka pemakai akan dikembangkan dengan menggunakan modus grafis
dan berbasis web. Pemakai berinteraksi dengan perangkat lunak SOP Navigator
m
BERBASIS ONTOLOGI DAN SEMANTIC NETWORK UNTUK
PENGELOLAAN STANDARD OPERATING PROCEDURE IPB
PANGUDI CITRANING PUTRA
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2016
PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Pengembangan Sistem
Manajemen Pengetahuan Berbasis Ontologi dan Semantic Network untuk
Pengelolaan Standard Operating Procedure IPB adalah benar karya saya dengan
arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada
perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya
yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam
teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, Juni 2016
Pangudi Citraning Putra
NIM G651130171
RINGKASAN
PANGUDI CITRANING PUTRA. Pengembangan Sistem Manajemen
Pengetahuan Berbasis Ontologi dan Semantic Network Untuk Pengelolaan
Standard Operating Procedure IPB. Dibimbing oleh KUDANG BORO SEMINAR
dan IRMAN HERMADI.
Standard Operating Procedure (SOP) merupakan suatu bentuk pengetahuan
eksplisit pada tingkatan teknis. Dokumen SOP adalah dokumen yang sangat penting
karena merupakan panduan bagi proses bisnis yang ada dalam organisasi. Dokumen
SOP merupakan sesuatu yang sangat diperlukan pada sebuah organisasi, tetapi tidak
dapat dimanfaatkan dengan mudah kapanpun dan dimanapun pada saat diperlukan
padahal pengetahuan yang terdapat pada dokumen SOP merupakan aset yang sangat
berharga bagi sebuah instansi. Untuk itulah dibutuhkan suatu sistem manajemen
pengetahuan yang dapat mencari, menampung, dan mengelola pengetahuan yang
terdapat dalam dokumen SOP. Ontologi digunakan untuk menangkap keterkaitan antar
pengetahuan pada dokumen SOP dan semantic network digunakan untuk menampilkan
representasi dari pengetahuan. Metode pengembangan sistem manajemen pengetahuan
mengacu pada metode pengembangan KMSLC (Knowledge Management System Life
Cycle) dengan penyesuaian yang meliputi analisis, akuisisi pengetahuan, desain cetak
biru sistem manajemen pengetahuan, dan verifikasi dan validasi sistem manajemen
pengetahuan.
Dokumen SOP yang digunakan pada penelitian ini adalah dokumen SOP teknis
bidang teknologi informasi, dokumen administrasi mahasiswa Program
Pascasarjana, dan dokumen SOP administrasi kepegawaian. Pengetahuan yang
terdapat pada dokumen SOP dikodifikasi ke dalam model semantic network berupa
node-node yang saling berelasi. Node-node dan relasi tersebut memiliki properti
yang berbeda sesuai dengan pengetahuan yang dimilikinya. Pemodelan tersebut
disimpan di dalam sebuah basis data graph yang memungkinkan pengguna untuk
mengelola data SOP. Prototipe dari sistem manajemen pengetahuan yang
dikembangkan dinamakan SOP Navigator yang memiliki fungsi utama untuk
melakukan pencarian, navigasi informasi, dan mengelola data SOP.
Kata kunci: basis data graph, ontologi, semantic network, sistem manajemen
pengetahuan, standard operating procedure
SUMMARY
PANGUDI CITRANING PUTRA. Development of Knowledge Management
System Based on Ontology and Semantic Network for Managing Standard
Operating Procedure in IPB. Supervised by KUDANG BORO SEMINAR and
IRMAN HERMADI.
Standard Operating Procedure (SOP) is a form of explicit knowledge at the
technical level. SOP documents are very important because they are regulating the
business process in an organization. SOP documents are something very necessary,
but can not be used easily anytime and anywhere whenever needed. The knowledge
contained in the SOP document is a precious asset for an organization. For that, we
need a knowledge management system that can search, accommodate and manage
the knowledge contained in the SOP document. Ontologies were used to capture
the relationship between knowledge and a semantic network was used to display a
representation of knowledge. Knowledge management system development
method refers to a method of developing KMSLC (Knowledge Management
System Life Cycle), with an adjustment that includes analysis, acquisition of
knowledge, design knowledge management system blueprint, verification and
validation of knowledge management systems.
SOP documents used in this study is the technical field of information
technology, the academic process of Graduate School, and personnel
administration. The knowledge contained in the SOP document codified in the
semantic network model in the form of nodes that related. Nodes and relationships
could have different properties according to their knowledge. Modelling stored in
a graph database that allows users to managed SOP data. The prototype of the
knowledge management system called SOP Navigator. The main function of SOP
Navigator is to conduct a search, navigate within the information, and manage SOP
data.
Keywords: graph database, knowledge management system, ontology, semantic
network, standard operating procedure
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2016
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau
menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan,
penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau
tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis ini
dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB
PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN
BERBASIS ONTOLOGI DAN SEMANTIC NETWORK UNTUK
PENGELOLAAN STANDARD OPERATING PROCEDURE IPB
PANGUDI CITRANING PUTRA
Tesis
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Komputer
pada
Program Studi Ilmu Komputer
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2016
vi
Penguji Luar Komisi pada Ujian Tesis: Dr Ir Sri Nurdiati, MSc
Judul Tesis : Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan Berbasis Ontologi
dan Semantic Network untuk Pengelolaan Standard Operating
Procedure IPB
Nama
: Pangudi Citraning Putra
NIM
: G651130171
Disetujui oleh
Komisi Pembimbing
Prof Dr Ir Kudang Boro Seminar, MSc
Ketua
Irman Hermadi, SKom MS PhD
Anggota
Diketahui oleh
Ketua Program Studi
Ilmu Komputer
Dekan Sekolah Pascasarjana IPB
Dr Ir Sri Wahjuni, MT
Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr
Tanggal Ujian: 20 April 2016
Tanggal Lulus:
viii
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah Subhanahu wa ta’ala atas
segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang
dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Mei 2014 ini ialah Sistem
Manajemen Pengetahuan, dengan judul Pengembangan Sistem Manajemen
Pengetahuan Berbasis Ontologi dan Semantic Network untuk Pengelolaan Standard
Operating Procedure IPB.
Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Prof Dr Ir Kudang Boro
Seminar, MSc selaku ketua komisi pembimbing yang telah banyak memberikan
waktu, saran, masukan, kritik, dan semangat kepada penulis. Penulis juga
mengucapkan terima kasih kepada Bapak Irman Hermadi, SKom MS PhD selaku
anggota komisi pembimbing atas arahan dan masukan yang membangun kepada
penulis, serta Ibu Dr Ir Sri Nurdiati, MSc selaku penguji dalam ujian tesis yang
telah banyak memberi saran. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada
kedua orang tua, istri, anak-anak dan seluruh keluarga atas doa, kasih sayang, dan
dukungannya.
Terakhir, penulis mengucapkan terima kasih kepada Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi (DIKTI) Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi
yang telah membiayai penulis selama menempuh pendidikan di Program Studi Ilmu
Komputer Sekolah Pascasarjana IPB. Penulis juga mengucapkan terima kasih
kepada Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) Institut Pertanian
Bogor yang telah membantu penulis dalam mempublikasikan karya ilmiah
berdasarkan penelitian ini.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, Juni 2016
Pangudi Citraning Putra
ix
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
ix
x
xi
xii
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perumusan Masalah
Tujuan Penelitian
Manfaat Penelitian
Ruang Lingkup Penelitian
1
1
3
4
4
5
2 TINJAUAN PUSTAKA
Standard Operating Procedure
Sistem Manajemen Pengetahuan
Sistem Manajemen Pengetahuan Berbasis Ontologi
Semantic Network
Hyperlink
Basis Data Graph
5
5
6
7
7
9
9
3 METODE
Analisis
Akuisisi Pengetahuan
Desain Cetak Biru Sistem Manajemen Pengetahuan
Verifikasi dan Validasi Sistem Manajemen Pengetahuan
11
11
12
13
13
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis
Akuisisi Pengetahuan
Desain Cetak Biru Sistem Manajemen Pengetahuan
Verifikasi dan Validasi Sistem Manajemen Pengetahuan
Prototipe Sistem Manajemen Pengetahuan
Isu Implementasi
14
14
18
23
39
41
50
5 KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Saran
51
51
52
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP
52
55
108
x
DAFTAR TABEL
1
Perbedaan antara semantic network dan ontologi (Salem 2008)
2
Kebutuhan fungsional untuk SOP Navigator
15
3
Kebutuhan non fungsional untuk SOP Navigator
15
4
Karakteristik pengguna SOP Navigator
16
5
Kebutuhan antarmuka perangkat lunak untuk SOP Navigator
17
6
Daftar dokumen SOP yang digunakan pada penelitian
18
7
Daftar nodes pada semantic network
25
8
Daftar relationships pada semantic network
27
9
Daftar perangkat keras pendukung implementasi SOP Navigator
30
10 Daftar perangkat lunak pendukung implementasi SOP Navigator
31
11 Lingkungan Operasi SOP Navigator
39
12 Tabel daftar uji untuk pengujian SOP Navigator
40
8
xi
DAFTAR GAMBAR
1
Arsitektur IPB-KMS (Seminar et al. 2010)
2
2
Proses Manajemen Pengetahuan (Becerra-Fernandez dan Sabherwal
2010)
6
Contoh pemodelan basis data graph untuk social network (Robinson et
al. 2015)
10
4
Tata Laksana Penelitian
11
5
Diagram use case untuk SOP Navigator
18
6
Pemodelan ontologi dokumen SOP
24
7
Penggambaran semantic network pada Neo4j
25
8
Spesifikasi tampilan Fungsi Pencarian Data SOP
32
9
Spesifikasi tampilan Fungsi Tampilan Data SOP
32
3
10 Spesifikasi tampilan Fungsi Tampilan Navigasi Informasi
33
11 Spesifikasi tampilan Fungsi Login
34
12 Spesifikasi tampilan Fungsi Tampilan Daftar SOP
34
13 Spesifikasi tampilan Fungsi Tambah Data dan Relasi
35
14 Spesifikasi tampilan Fungsi Perbarui Data
36
15 Spesifikasi tampilan Fungsi Hapus Data
37
16 Spesifikasi tampilan Fungsi Tampil Data Detil
38
17 Deployment diagram untuk SOP Navigator
39
18 Hasil implementasi antar muka Fungsi Pencarian Data SOP
41
19 Hasil implementasi antar muka Fungsi Tampilan Data SOP
42
20 Hasil implementasi antar muka Fungsi Tampilan Navigasi Informasi
43
21 Hasil implementasi antar muka Fungsi Login
43
22 Hasil implementasi antar muka Fungsi Tampilan Daftar SOP
44
23 Hasil implementasi antar muka Fungsi Tambah Data dan Relasi
45
24 Hasil Implementasi antar muka Fungsi Perbarui Data
47
25 Hasil implementasi antar muka Fungsi Hapus Data
48
26 Hasil implementasi antar muka Fungsi Tampil Data Detil
49
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1
Event Table untuk SOP Navigator
55
2
Spesifikasi use case
56
3
Diagram Activity untuk SOP Navigator
61
4
Diagram Sequence untuk SOP Navigator
67
5
Contoh SOP Bidang Teknis Teknologi Informasi (Revisi Sistem
Aplikasi)
72
Contoh SOP administrasi mahasiswa Sekolah Pascasarjana (Sidang
Komisi Pembimbing)
75
7
Contoh SOP Administrasi Kepegawaian (Pelayanan Kenaikan Pangkat)
79
8
Daftar keterangan properti dari nodes
84
9
Interaction diagram untuk SOP Navigator
90
6
10 Contoh kode program SOP Navigator
97
1
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Standard Operating Procedure (SOP) adalah satu set instruksi tertulis yang
mendokumentasikan kegiatan rutin atau berulang-ulang yang diikuti oleh sebuah
organisasi (US EPA 2007). SOP merupakan bentuk nyata dari pengetahuan
eksplisit yang ada di dalam organisasi (Chai et al. 2003). SOP adalah implementasi
dari peraturan yang ditetapkan oleh sebuah organisasi. Peraturan organisasi
didefinisikan sebagai kebutuhan untuk kebiasaan organisasi yang spesifik dalam
kondisi tertentu (DeHart-Davis et al. 2013). Peraturan organisasi memiliki berbagai
fungsi, diantaranya adalah menstrukturkan aktivitas, meningkatkan efisiensi,
mensosialisasi pegawai, dan memungkinkan organisasi tersebut untuk belajar.
Peraturan organisasi dapat digunakan juga untuk mendelegasikan wewenang,
menyesuaikan dengan norma-norma dalam masyarakat, dan menyampaikan
legitimasi organisasi (DeHart-Davis et al. 2013). Berbagai fungsi inilah yang
menjadikan peraturan organisasi sebagai elemen penting dari struktur organisasi
yang dapat meningkatkan efektifitas operasional organisasi (Tyler dan Blader 2005,
Rainey 2009). Perbedaan secara nyata antara peraturan organisasi dengan SOP
adalah pada isinya. Peraturan menjelaskan secara umum sedangkan SOP
menjelaskan secara lebih detil. Maka dari itu biasanya SOP diterapkan pada tingkat
teknis untuk memandu para pegawai dalam melaksanakan tugas sesuai dengan
jabatannya.
SOP merupakan sesuatu yang sangat diperlukan pada sebuah organisasi,
tetapi tidak dapat dimanfaatkan dengan mudah kapanpun dan dimanapun pada saat
diperlukan. SOP pada akhirnya hanya tersimpan dalam suatu buku tebal atau berkas
di dalam komputer yang jarang diakses lebih lanjut oleh pegawai. Padahal
pengetahuan yang terkandung dalam SOP merupakan aset organisasi yang dapat
meningkatkan efektifitas organisasi jika dikelola secara optimal (Jibin dan Geetha
2014). SOP juga merupakan sarana yang baik dalam penyebaran pengetahuan
dalam organisasi. Hal ini terutama bermanfaat pada kasus perpindahan pegawai
dalam organisasi. Dengan adanya SOP, pemindahan pengetahuan dari pegawai
lama ke pegawai baru dapat difasilitasi dengan baik (Amare 2012).
Sebagai sebuah organisasi, Institut Pertanian Bogor (IPB) telah
mengimplementasikan SOP (Mustafa dan Yulia 2007). Sebagai organisasi yang
bergerak dalam bidang pendidikan, IPB dituntut untuk selalu memberikan
pelayanan prima kepada civitas akademiknya. Hal ini tercermin pada moto IPB
sendiri, yaitu “Mencari dan Memberi yang Terbaik”. Untuk pelayanan terhadap
mahasiswa, IPB telah menerapkan SOP untuk proses-proses yang berhubungan
terhadap administrasi akademik (IPB 2014). SOP juga telah diterapkan dalam
instruksi-instruksi kerja bagi para pegawai di lingkungan IPB. Penyimpanan
dokumen SOP di unit kerja telah terdigitalisasi di komputer, meskipun ada pula unit
kerja yang menyimpan dokumen SOP dalam bentuk cetak. Yang menjadi kendala
di lapangan adalah penerapan SOP di lingkungan IPB masih tersebar dan belum
memiliki standar baku yang mengikat bagi seluruh unit kerja di IPB. Penerapan
SOP masih terkotak-kotak pada unit kerja masing-masing sehingga pengetahuan
yang terkandung dalam SOP di satu unit kerja tidak dapat terbagi kepada unit kerja
2
lainnya. Di sisi lain, isi dari dokumen SOP yang tidak terstruktur juga menyulitkan
bagi penggunanya dalam menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhan
yang dicari. Untuk itulah diperlukan pengelolaan dokumen SOP yang terintegrasi
pada setiap unit kerja di lingkungan IPB.
Knowledge Management (KM) atau Manajemen Pengetahuan adalah
mengelola pengetahuan yang ada di dalam sebuah organisasi untuk dapat
meningkatkan daya saing dari organisasi tersebut. KM dapat membuat,
menyebarkan, dan mengaplikasikan pengetahuan untuk mencapai tujuan bisnis
(Tiwana 1999). Sistem yang mengelola pengetahuan disebut juga Knowledge
Management System (KMS) atau Sistem Manajemen Pengetahuan. KMS sendiri
merupakan gabungan dari berbagai disiplin ilmu yang masih merupakan bagian dari
sistem informasi. KMS mendukung penyimpanan dan akses dokumen dari semua
bagian di dalam organisasi. KMS memungkinkan komunikasi secara masif dari
kebijakan, prosedur, dan data dan membantu keberlangsungan dari pengetahuan
organisasi (Satzinger et al. 2010). Dengan demikian KMS merupakan salah satu
cara yang efektif dalam penyebaran kebijakan dan peraturan dari tingkat atas ke
tingkat bawah dalam organisasi.
Pada tahun 2010 IPB telah membangun sebuah KMS yang disebut IPB
Knowledge Management System (IPB-KMS). Dengan IPB-KMS, pengetahuanpengetahuan yang relevan dapat diakumulasikan dan disistemkan sehingga
pengetahuan tersebut dapat digunakan oleh lingkungan internal dan eksternal IPB
secara optimal (Seminar et al. 2010). IPB-KMS telah dapat digunakan untuk
menyimpan dokumen-dokumen eksplisit. KMS tersebut berbasis web dan dapat
diakses oleh publik. Arsitektur dari IPB-KMS terdiri dari tiga buah fungsi, yaitu
akuisisi pengetahuan, pemeliharaan pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan.
Arsitektur IPB-KMS dapat dilihat pada Gambar 1. IPB-KMS dapat diakses di
http://kms.ipb.ac.id. Dengan capaian ini IPB telah memiliki pondasi dasar bagi
pengembangan KMS.
Gambar 1 Arsitektur IPB-KMS (Seminar et al. 2010)
Penelitian KMS berbasis ontologi telah dilakukan oleh Jurisica et al. (2004).
Penelitian ini dilakukan untuk mensurvei konsep dasar yang digunakan pada ilmu
komputer untuk representasi pengetahuan dan menyimpulkan kelebihan dan
kekurangannya. Survei yang dilakukan mengklasifikasikan konsep yang digunakan
3
dalam representasi pengetahuan ke dalam empat kategori ontologi, yaitu static
ontologies, dynamic ontologies, intentional ontologies, dan social ontologies.
Penelitian lain untuk KMS berbasis ontologi juga dilakukan oleh Maedche et al.
(2003). Penelitian ini dimaksudkan untuk mengembangkan arsitektur manajemen
pengetahuan perusahaan yang terintegrasi dalam implementasi KMS berbasis
ontologi. Penelitian ini berfokus pada dua permasalahan utama yaitu kesulitan dari
penerapan satu macam ontologi pada perusahaan dan ontologi yang harus selalu
merefleksikan perubahan yang terjadi pada kebutuhan sistem.
Sebelumnya penelitian untuk KMS di IPB telah dilakukan pada tahun 2010
(Seminar et al. 2010). Penelitian tersebut berfokus kepada pengembangan KMS di
IPB secara umum. Pengembangan KMS tersebut termasuk diantaranya adalah
perumusan arsitektur KMS-IPB, strategi pengembangan, dan implementasinya.
Dalam penelitian tersebut pengetahuan-pengetahuan yang ada di IPB diidentifikasi
dan dimuat dalam satu platform KMS berbentuk repositori. Pemanfaatan KMS
berbasis ontologi pada bidang lain juga telah dilakukan oleh Suwanda (2012). Pada
penelitian tersebut, KMS dikembangkan untuk memudahkan proses identifikasi,
akuisisi, pengembangan, pembagian pakai, distribusi, pemanfaatan, dan
penyimpanan set pengetahuan berdasarkan ontologi dalam perekayasaan pipa
apung di Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).
Penelitian terhadap KMS dan SOP telah dilakukan oleh Jibin dan Geetha
(2014). Penelitian ini berfokus bagaimana cara mendapatkan pengetahuan ketika
suatu permasalahan pada perusahaan teknologi informasi berbasis layanan terjadi.
Permasalahan dan bagaimana cara penyelesaian masalah tersebut direkam dan
dimasukkan ke dalam KMS supaya jika suatu ketika terjadi permasalahan yang
sama, maka masalah tersebut dapat diselesaikan dengan bersumber kepada
pengetahuan yang telah terdapat dalam KMS. Namun demikian, KMS yang
dikembangkan dalam penelitian ini tidak berfokus kepada pengelolaan SOP yang
tersistem pada komputer. SOP hanya digunakan untuk membantu teknisi dalam
melihat tata kerja yang harus dilakukan ketika menangani permasalahan.
Belum terdapat penelitian yang berfokus pada pengetahuan yang terdapat
pada sebuah dokumen SOP. Dengan latar belakang tersebut, penelitian ini akan
mencoba untuk melakukan akuisisi pengetahuan yang berfokus pada dokumen SOP,
melakukan kodifikasi pengetahuan tersebut ke dalam model ontologi dan
menemukan keterkaitan antar pengetahuan tersebut sehingga membentuk suatu
pola semantik. Model yang didapat diimplementasikan ke dalam suatu KMS
sehingga pengguna KMS dapat menggunakan dan mengelola pengetahuan tersebut.
Perumusan Masalah
Dalam IPB-KMS, dokumen disimpan dalam bentuk digital dengan format pdf
dan doc/docx. Dengan format tersebut, sulit bagi pengguna untuk mencari isi dari
dokumen yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pengguna tersebut. Belum
tersedia mekanisme yang memungkinkan pengguna untuk melakukan pencarian
seluruh/sebagian isi dokumen yang sesuai. Pengguna harus mengunduh dokumen
terlebih dahulu kemudian membuka dan melakukan pencarian untuk mencari
informasi yang diinginkan. Ini berlaku juga untuk dokumen SOP yang tersimpan
dalam IPB-KMS. IPB-KMS juga belum mendukung pengorganisasian dokumen
4
berdasarkan ontologi. Pemodelan ontologi memungkinkan konten dari dokumen
SOP dikumpulkan, dikelola, dan didistribusikan secara semantik sehingga
memudahkan pengguna dalam memberdayakan pengetahuan dalam dokumen SOP.
Pengelolaan dokumen SOP juga bukan merupakan hal yang mudah untuk
dilakukan. Struktur dan format dokumen SOP yang beragam antar satu unit dengan
unit lainnya menyulitkan dalam mengetahui isi dokumen yang akan diperbarui.
Dengan menggunakan pengelolaan dokumen SOP berbasis ontologi, bagian-bagian
dari struktur dokumen dibentuk ke dalam properti tertentu sehingga perbedaan
struktur dan format dokumen tidak akan menjadi kendala dalam pengelolaan
dokumen.
Di sisi lain, perlu tersedia pengelolaan dokumen SOP yang memfasilitasi
perubahan terhadap peraturan. Pada hakikatnya SOP adalah pedoman teknis yang
sangat bergantung dari peraturan yang menaunginya. Seringnya perubahan
kebijakan di tingkat pimpinan sangat berpengaruh pada berubahnya peraturan yang
ada. Hal ini sangat rentan pada tingkat kebaruan dari dokumen SOP. SOP seringkali
dianggap usang karena tidak sesuai dengan peraturan dan kondisi aktual di lapangan
sehingga membuat para pengguna enggan untuk menjadikan dokumen SOP sebagai
pedoman instruksi kerja. Hal inilah yang menjadi salah satu alasan utama
pentingnya pengelolaan dokumen SOP berbasis ontologi. Dengan menggunakan
sifat semantik pada ontologi, SOP dapat dipetakan ke peraturan yang menaunginya
sehingga memudahkan pemeliharaan dan revisi dari dokumen SOP jika peraturan
tersebut telah berubah. Dengan demikian dokumen SOP selalu terbarukan dan
sesuai dengan kondisi nyata di lapangan.
Ontologi digunakan dalam penelitian ini karena tidak ada dokumen SOP yang
berdiri sendiri. Suatu dokumen SOP berkaitan dengan dokumen SOP lain dan
berelasi dengan peraturan yang mendasari dokumen SOP tersebut. Dengan model
ontologi, suatu SOP dapat dipetakan dan ditelusuri kepada peraturan yang
mendasarinya. Dengan begitu jika suatu peraturan berubah, dokumen SOP dapat
ditelusuri dan disesuaikan dengan perubahan peraturan yang terjadi. Hal ini dapat
menciptakan suatu konsistensi regulasi dari tingkat atas ke bawah. Pihak manajerial
organisasi dapat menjadikan dokumen SOP sebagai bahan audit yang terpercaya
karena dokumen SOP selalu terbarukan.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah melakukan akuisisi, kodifikasi pengetahuan
yang terdapat pada dokumen SOP di IPB ke dalam model semantik, dan
mengimplementasikannya pada sebuah sistem manajemen pengetahuan.
Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diambil dari pengembangan sistem manajemen
pengetahuan ini diharapkan dapat:
1. meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari pencarian dan pendayagunaan SOP,
2. memudahkan dalam mengelola SOP yang sangat cepat perubahannya,
3. memudahkan untuk meremajakan SOP dan melacak ulang SOP yang terkait,
5
4.
membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dengan memanfaatkan fitur
ontologi pengetahuan yang terdapat dalam KMS.
Ruang Lingkup Penelitian
Pada penelitian ini ruang lingkup dibatasi pada pengembangan sistem
manajemen pengetahuan untuk dokumen SOP di lingkungan IPB. Dokumen SOP
yang menjadi lingkup penelitian ini adalah dokumen SOP yang berkaitan dengan
administrasi pendidikan bagi mahasiswa Sekolah Pascasarjana, teknis pekerjaan
bidang teknologi informasi, dan administrasi kepegawaian.
2 TINJAUAN PUSTAKA
Standard Operating Procedure
Standard Operating Procedure (SOP) adalah satu set instruksi tertulis yang
mendokumentasikan kegiatan rutin atau berulang-ulang yang diikuti oleh sebuah
organisasi (US EPA 2007). SOP menjelaskan dengan detil bagaimana sebuah
peraturan dalam organisasi harus dijalankan. Perbedaan paling mendasar antara
SOP dengan peraturan terletak pada detil isinya. SOP yang baik dapat menjelaskan
tentang siapa yang melaksanakan suatu tugas, bahan apa yang diperlukan untuk
tugas tersebut, dimana tugas dilakukan, kapan tugas dilaksanakan, dan bagaimana
tugas tersebut dijalankan. SOP menyediakan instruksi langkah demi langkah suatu
proses kerja untuk pelaksana agar dapat menyelesaikan tugasnya sesuai dengan
kualitas yang telah ditetapkan oleh organisasi. Dokumen SOP bertindak sebagai
sumber instruksi yang memungkinkan pelaksana untuk bertindak tanpa harus
bertanya. Pengembangan dan penggunaan SOP merupakan bagian integral dari
sistem mutu yang sukses karena menyediakan informasi kepada individu untuk
melakukan pekerjaan dengan benar dan memfasilitasi konsistensi dalam kualitas
dan integritas produk atau hasil akhir (US EPA 2007).
Ditinjau dari tujuannya, SOP dimaksudkan untuk membantu organisasi dalam
mempertahankan kontrol kualitas dan jaminan kualitas proses dan memastikan
kepatuhan terhadap peraturan pemerintah. SOP juga dibuat untuk meminimumkan
perbedaan dan menciptakan standar sehingga pola kerja tidak lagi bergantung
kepada personil/perorangan. Beberapa tujuan dari SOP diantaranya adalah:
menyediakan kerangka kerja bagi peraturan organisasi,
dapat memberikan arahan dan struktur,
memberikan dasar untuk deskripsi pekerjaan, pelatihan pegawai, tindakan
korektif dan disiplin, dan penilaian kinerja,
menyediakan konsistensi dan keseragaman terhadap pola kerja,
menangkap dan mentransfer pengetahuan kritis.
Pengetahuan yang terdapat pada organisasi menjadi poin penting dari tujuan
dibentuknya SOP. Dengan demikian, di dalam SOP terdapat pengetahuan
organisasi yang merupakan aset sangat berharga bagi sebuah organisasi. Maka dari
itu pengelolaan SOP menjadi prioritas yang penting untuk dilakukan, salah satu
6
metode pengelolaan pengetahuan di dalam SOP adalah dengan menggunakan
Sistem Manajemen Pengetahuan.
Sistem Manajemen Pengetahuan
Manajemen pengetahuan adalah strategi optimasi bisnis secara sistematis
yang memilih, menyaring, menyimpan, mengorganisir, merangkum, dan
mengomunikasikan informasi penting tentang perusahaan untuk meningkatkan
kinerja pegawai dan daya saing perusahaan (Bergeron 2003). Dari definisi tersebut
dapat dilihat bahwa manajemen pengetahuan merupakan sebuah pendekatan
sistematis untuk mengelola aset intelektual dan informasi lainnya yang dapat
digunakan untuk meningkatkan keuntungan kompetitif perusahaan. Manajemen
pengetahuan sangat penting pada era globalisasi ini dimana manajemen
pengetahuan akan meningkatkan tingkat kompetensi dari perusahaan melalui bagipakai pengetahuan dan penggunaannya kembali. Terdapat banyak alasan kenapa
pengetahuan penting untuk dikelola, beberapa diantaranya adalah informasi yang
berlebihan, kemajuan teknologi, peningkatan spesialisasi profesional, faktor
persaingan, mobilitas tenaga kerja dan omset, dan kapitalisasi pengetahuan
perusahaan (Seminar et al. 2010).
Manajemen pengetahuan sangat bergantung kepada empat proses yang
didukung oleh tujuh subproses. Empat proses manajemen pengetahuan tersebut
berfokus pada bagaimana konversi pengetahuan antara pengetahuan tacit dan
pengetahuan eksplisit (Becerra-Fernandez dan Sabherwal 2010). Proses
manajemen pengetahuan diperlihatkan pada Gambar 2.
Discovery
Combination
Socialization
Sharing
Socialization
Exchange
Application
Direction
Routines
Capture
Externalization
Internalization
Gambar 2 Proses Manajemen Pengetahuan (Becerra-Fernandez dan Sabherwal
2010)
Sistem manajemen pengetahuan, biasa disebut juga dengan Knowledge
Management System (KMS) adalah integrasi dari teknologi dan mekanisme yang
dikembangkan untuk mendukung empat proses manajemen pengetahuan. Luas dan
dalamnya KMS bergantung dari besarnya pengetahuan yang berkontribusi ke dalam
sistem. Dan salah satu proses yang sangat penting dalam proses KMS adalah proses
pembagian pengetahuan (knowledge sharing). Lalu tanpa kodifikasi pengetahuan,
7
KMS tidak dapat berjalan (Al-Busaidi et al. 2010). Salah satu metode kodifikasi
pengetahuan adalah dengan menggunakan model ontologi.
Sistem Manajemen Pengetahuan Berbasis Ontologi
Sistem manajemen pengetahuan berbasis ontologi memiliki perbedaan dari
sistem manajemen pengetahuan lain dari sisi penggambarannya. Pada KMS
berbasis ontologi, pengetahuan digambarkan pada format yang dapat dibaca oleh
komputer tetapi di lain sisi pengguna dapat secara efektif mencari basis data, berkas
website, dan hal lain untuk mengambil informasi, menangkap maksudnya,
mengelola, dan membuatnya berguna (Jurisica et al. 2004). Ontologi sendiri
merupakan konseptualisasi secara eksplisit yang telah disepakati bersama.
Termasuk di dalam kesepakatan ini adalah kerangka kerja konseptual untuk
memodelkan domain pengetahuan, protokol untuk komunikasi antar agen yang
interoperasi, dan representasi dari domain teori tertentu. Domain pengetahuan
direpresentasikan dalam deklarasi formal berupa objek-objek dan keterkaitannya.
Deklarasi formal ini dijabarkan ke dalam notasi yang mudah untuk dibaca manusia
yang mendeskripsikan nama objek yang dimaksud. Contoh dari notasi ini adalah
kelas, relasi, dan fungsi (Gruber 1993, Uschold dan Gruninger 1996).
Dalam sistem manajemen pengetahuan berbasis ontologi, representasi
ontologi didesain menggunakan perangkat lunak yang mendukung desain ontologi
dan proses integrasinya. Perangkat lunak tersebut kemudian membuat suatu library
dari hasil desain ontologi yang kemudian dapat digunakan sebagai acuan dalam
pembangunan sistem informasi (Jurisica et al. 2004).
Semantic Network
Menurut Sowa (2006), semantic network merupakan suatu representasi
pengetahuan yang dapat digambarkan dengan keterkaitan antara node dan arc.
Semantic network dapat memperlihatkan keterkaitan hubungan antar pengetahuan
secara grafis sehingga memberikan kemudahan dalam memahaminya. Terdapat
beberapa jenis dari semantic network seperti yang telah didefinisikan oleh Sowa
(2006), yaitu:
1. Definitional networks. Jaringan ini menekankan hubungan is-a antara jenis
konsep dan sub konsep yang baru didefinisikan. Hubungan yang dihasilkan ini
mendukung aturan pewarisan dari properti dari sub tipenya.
2. Assertional networks. Jaringan ini dirancang untuk menegaskan preposisi.
Informasi di dalam assertional networks diasumsikan kontingensi benar,
kecuali secara eksplisit ditandai dengan operator modal.
3. Implicational networks. Jaringan ini menggunakan implikasi sebagai hubungan
utama untuk menghubungkan node.
4. Executable networks. Jaringan ini memiliki mekanisme yang dapat
menyebabkan perubahan terhadap jaringan itu sendiri.
5. Learning networks. Jaringan ini membangun atau memperluas representasi
mereka menggunakan pengetahuan dari contoh-contoh yang diinputkan.
8
Hybrid networks. Jaringan ini menggabungkan dua teknik yang ada
sebelumnya atau lebih, baik dalam satu jaringan atau jaringan yang terpisah,
tetapi berinteraksi secara erat.
Sama seperti ontologi, semantic network juga merupakan salah satu teknik
untuk merepresentasikan pengetahuan. Semantic network baik dalam
merepresentasikan hubungan antara superclass dengan subclass. Di samping itu
juga baik dalam merepresentasikan contoh dari setiap kelas. Tetapi semantic
network belum dapat merepresentasikan batasan dari relasi dan karakteristik dari
properti kelas. Perbedaan dari semantic network dan ontologi diperlihatkan pada
Tabel 1.
Tabel 1 Perbedaan antara semantic network dan ontologi (Salem 2008)
6.
Fitur
Asumsi nama unik
Semantic Network
Jika terdapat dua objek
yang memiliki nama
yang berbeda, maka
akan diasumsikan dua
objek tersebut berbeda
Keterbukaan
Tidak dapat dimasuki
sampai terdapat sebuah
tempat pada contohnya
Penegasan dan
klasifikasi
Mendefinisikan aspek
pada tempat dalam
sebuah kelas atau
mendefinisikan batasan
untuk tempat di tingkat
lebih tinggi
Kemampuan untuk
mendefinisikan aturan
Aturan dapat diterapkan
ketika
mengimplementasikan
semantic network
menggunakan PROLOG
Tidak ada batasan pada
relasi dan karakteristik
dari properti
Kemampuan ekspresif
Ontologi
Tidak ada asumsi untuk
menentukan perbedaan
antara dua objek kecuali
terdapat pernyataan yang
eksplisit pada
keterhubungannya
Dapat dimasuki oleh
segala hal, kecuali
melanggar batasan yang
telah ditetapkan
Terdapat dua jenis
pernyataan tentang
kelas, yaitu semua yang
benar dari individu pada
kelas dan semua yang
dibutuhkan dan mampu
mendefinisikan kelas
tersebut
Tidak ada aturan yang
dapat diterapkan ketika
mengimplementasikan
ontologi dengan OWL
Memperbolehkan
beberapa batasan; kelas
anonim; kondisi yang
dibutuhkan dan
diperlukan; ekspresi
Dari Tabel 1 dapat dilihat bahwa terdapat perbedaan yang cukup jelas antara
semantic network dan ontologi jika dilihat dari fitur-fitur pembedanya. Semantic
network mendefinisikan objek dan merepresentasikannya secara lebih nyata.
Ontologi lebih mempertegas definisi dari objek-objek tersebut sehingga
karakteristik properti dari objek dapat diekspresikan (Salem 2008). Oleh karena itu,
9
Semantic network dan ontologi dapat saling mendukung dalam pembangunan
sistem berbasis pengetahuan.
Hyperlink
Menurut Oxford Dictionaries (2013), hyperlink adalah sebuah link dari
dokumen hypertext ke lokasi lain, diaktifkan dengan mengklik pada kata atau
gambar yang disorot. Analisis hyperlink telah lama digunakan untuk mempelajari
struktur dari sebuah situs web. Mempelajari struktur dari sebuah situs web dapat
membantu dalam melakukan akuisisi pengetahuan dan isinya. Analisis hyperlink
juga dapat meningkatkan relevansi dari hasil pencarian dari sebuah situs web.
Algoritme analisis hyperlink dapat dipakai untuk membuat dua asumsi berikut
(Henzinger 2001):
asumsi 1: Sebuah hyperlink dari halaman web A ke halaman web B merupakan
sebuah rekomendasi ke halaman web B dari pembuat web A,
asumsi 2: Jika sebuah halaman web A dan halaman web B terkoneksi oleh
sebuah hyperlink, maka keduanya mungkin memiliki topik yang sama.
Berkembangnya Internet di segala bidang membuat informasi sangat
berlimpah, baik yang dibutuhkan maupun yang tidak dibutuhkan. Informasi
tersebut berada pada berbagai situs web yang tersebar pada jaringan Internet.
Analisis hyperlink dapat digunakan untuk memilah informasi-informasi tersebut
agar informasi yang diperoleh dapat sesuai dengan yang dibutuhkan.
Basis Data Graph
Basis data graph adalah basis data yang berkonsep pada konsep graph dan
keterkaitan antar objek atau entitas sama pentingnya dengan objek itu sendiri (Batra
dan Tyagi 2012). Oleh karena itu relasi antar objek merupakan informasi yang
sangat penting bagi basis data graph. Basis data graph sangat baik digunakan untuk
data yang memiliki banyak konektivitas. Basis data graph secara umum digunakan
sebagai proses transaksional (OLTP) yang dioptimalkan untuk performa, integritas
transaksi, dan ketersediaan operasional (Robinson et al. 2015). Dalam basis data
graph, data direpresentasikan dalam bentuk nodes, edges, dan properties. Nodes
merepresentasikan objek dan edges merepresentasikan relasi antar objek tersebut.
Kemudian baik nodes dan edges dapat memiliki properties yang merepresentasikan
karakteristik dari keduanya (Batra dan Tyagi 2012, Miller 2013). Contoh
pemodelan dari basis data graph diperlihatkan pada Gambar 3.
10
Gambar 3 Contoh pemodelan basis data graph untuk social network (Robinson et
al. 2015)
Basis data graph memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan basis
data relasional dan NoSQL. Kelebihan utama dari basis data graph terletak pada
relasi antar objek yang memang menjadi fokus utama di basis data graph. Basis
data relasional menggunakan konsep relasi hanya pada pemodelan saja yang
dikenal dengan istilah “join tables”. Dalam basis data relasional, dengan semakin
banyak data dan semakin kompleks struktur basis data maka akan semakin
membebani basis data dengan banyaknya join tables, jumlah baris yang semakin
bertambah, dan banyaknya pemeriksaan nilai yang null. Dalam basis data NoSQL,
data tersimpan dalam dokumen/nilai/kolom yang tidak saling terkoneksi. Salah satu
cara yang banyak dipakai untuk menambahkan relasi adalah dengan menambahkan
kunci identifikasi dan merelasikan kunci identifikasi tersebut antara dokumen satu
dengan dokumen lainnya. Hal ini menyebabkan aplikasi harus selalu
memutakhirkan atau menghapus kunci identifikasi ini karena sangat berpengaruh
kepada kualitas data dan performa dari kueri (Robinsin et al. 2015).
Dari penelitian yang dilakukan oleh Vicknair et al. (2010) dan Batra dan
Tyagi (2012) menyebutkan bahwa basis data graph menunjukkan hasil tes yang
lebih baik dibandingkan dengan basis data relasional. Tes tersebut merupakan tes
objektivitas yang terdiri dari kueri terstruktur dan pencarian full-text character, dan
tes subjektivitas yang terdiri dari tingkat dukungan, kemudahan pemrograman,
fleksibilitas, dan tingkat keamanan (Vicknair et al. 2010). Basis data graph juga
lebih fleksibel dari basis data relasional ketika terjadi penambahan relasi baru tanpa
harus mengubah struktur dari basis data tersebut (Batra dan Tyagi 2012).
11
3 METODE
Metode yang digunakan pada penelitian ini menggunakan metode yang
mengacu kepada Knowledge Management System Life Cycle (KMSLC) (Awad dan
Ghaziri 2004) dengan beberapa penyesuaian yaitu berupa pendetailan proses
sehingga merepresentasikan kegiatan-kegiatan dari penelitian yang dilakukan.
Tahapan-tahapan dari metode penelitian diperlihatkan pada Gambar 4.
Analisis
Analisis Masalah
Pengumpulan Data SOP
Desain cetak biru
KMS
Identifikasi Pengetahuan Terkait
Perumusan pengetahuan ke dalam
model ontologi
Verifikasi dan
validasi KMS
Akuisisi
Pengetahuan
Pengumpulan Kebutuhan Pembangunan KMS
Pengembangan aplikasi KMS
Pemodelan ontologi
Pengujian fungsi aplikasi KMS
Prototipe KMS
Gambar 4 Tata Laksana Penelitian
Analisis
Tahap ini meliputi analisis masalah dan pengumpulan kebutuhan
pembangunan KMS. Masalah yang terkait dengan penemuan-kembali informasi
dalam dokumen SOP IPB dianalisis untuk diidentifikasi akar dari permasalahannya.
Dari hasil analisis yang dilakukan didapatkanlah suatu rumusan masalah.
Penentuan lingkup masalah diambil dari fungsi dokumen SOP tersebut. Sesuai
dengan bisnis utama IPB di bidang pendidikan, hanya diambil beberapa contoh
dokumen SOP yang menjadi lingkup penelitian ini. Dokumen-dokumen tersebut
adalah dokumen administrasi mahasiswa Program Pascasarjana, dokumen SOP
teknis bidang teknologi informasi, dan dokumen SOP administrasi kepegawaian.
Analisis juga dilakukan dari kebutuhan sistem yang akan dikembangkan.
Kebutuhan sistem tersebut dideskripsikan dalam kebutuhan fungsional, kebutuhan
non fungsional, karakteristik pengguna, kebutuhan antarmuka eksternal, dan
12
lingkungan operasi. Akan dijelaskan juga batasan dan deskripsi dari lingkungan
arsitektur dari sistem yang akan dibangun.
Pada tahap ini dilakukan juga analisis pemodelan rancangan prototipe dari
sistem manajemen pengetahuan yang akan dikembangkan. Pemodelan tersebut
direpresentasikan dengan:
1. Event Table
Memperlihatkan daftar dari kejadian yang terjadi dalam sebuah sistem. Pada
event table ini dtuliskan juga pemicu, sumber, use case, tanggapan, dan tujuan dari
kejadian yang terjadi. Event table merupakan salah satu metode yang baik untuk
menyimpan informasi mengenai kebutuhan dari sebuah sistem informasi.
2. Diagram use case
Merupakan diagram yang menggambarkan aktivitas yang dilakukan oleh
sistem, biasanya digambarkan oleh sebuah permintaan oleh pengguna sistem.
Diagram use case mendeskripsikan interaksi antara pengguna (actor) dengan sistem
yang akan dikembangkan.
3. Diagram activity
Merupakan diagram yang menggambarkan aliran kerja dari bisnis proses
sistem yang akan dikembangkan. Pada diagram activity diperlihatkan secara jelas
proses yang mengalir dari satu pengguna ke pengguna lain jika sistem yang akan
dikembangkan melibatkan lebih dari satu pengguna dan memiliki keterkaitan satu
sama lain.
4. Diagram sequence
Merupakan diagram yang menggambarkan bagaimana pengguna berinteraksi
dengan sistem dengan menginputkan data inputan dan menerima data keluaran.
Data inputan dan keluaran diperlihatkan sebagai sebuah pesan dalam suatu urutan
dengan variabel waktu.
Akuisisi Pengetahuan
Akuisisi pengetahuan adalah proses yang dilakukan untuk menangkap
pengetahuan, baik pengetahuan tacit maupun pengetahuan eksplisit (Stollberg et al.
2004). Dalam penelitian ini, metode yang dilakukan dalam menangkap
pengetahuan adalah akuisisi pengetahuan eksplisit. Hal ini dilakukan karena
dokumen SOP sendiri adalah suatu bentuk dari pengetahuan eksplisit. Jadi akuisisi
pengetahuan dapat langsung dilakukan dengan bersumber dari pengetahuan itu
sendiri. Proses dari akuisisi pengetahuan itu sendiri merupakan tahap yang terdiri
dari dua proses, yaitu proses identifikasi pengetahuan dan pengumpulan data SOP.
Pada tahap analisis, telah ditentukan ruang lingkup dari penelitian ini yaitu
dokumen SOP teknis bidang teknologi informasi, dokumen administrasi mahasiswa
Program Pascasarjana, dan dokumen SOP administrasi kepegawaian.
Informasi-informasi dalam dokumen diidentifikasi untuk kemudian
dirumuskan ke dalam bentuk pengetahuan yang dapat dimasukkan ke dalam KMS.
Terdapat berbagai pola informasi yang dapat dihimpun menjadi suatu pengetahuan
yang bermanfaat. Beberapa contoh dari informasi yang dapat dihimpun menjadi
pengetahuan adalah tujuan dari pembuatan dokumen SOP, untuk siapa dokumen
tersebut ditujukan, kapan dokumen tersebut diterbitkan, dan penjelasan isi dari
dokumen tersebut. Semua informasi tersebut sangat berguna bagi pengguna dalam
13
pendayagunaan dokumen SOP. Hal inilah yang menjadi pembeda antara dokumen
biasa dengan KMS.
Desain Cetak Biru Sistem Manajemen Pengetahuan
Pengetahuan-pengetahuan yang telah dihimpun pada tahap akuisisi
pengetahuan dimodelkan ke dalam model ontologi yang hasilnya dimasukkan ke
dalam KMS. Dalam proses penciptaan pengetahuan yang dirumuskan dalam empat
pola penciptaan pengetahuan (Nonaka 1991), proses tersebut merupakan proses
eksplisit ke eksplisit. Dalam hal ini, pengetahuan berbentuk eksplisit yang
tersimpan dalam bentuk dokumen digital dikonversi menjadi bentuk pengetahuan
eksplisit dengan model ontologi yang tersimpan dalam KMS.
Dalam tahap ini mulai dilakukan pemetaan pengetahuan untuk membentuk
informasi semantik antar objek. Informasi semantik tersebut disimpan dalam
sebuah basis data supaya informasi tersebut dapat selalu diperbarui. Pola
penyimpanan dengan basis data ini diperlukan karena informasi dalam dokumen
SOP ini dapat terus bertambah dan berkembang sehingga pengelolaan ke depannya
dapat menjadi lebih mudah.
Desain dari prototipe sistem manajemen pengetahuan juga dijelaskan di tahap
ini. Hasil dari analisis yang dilakukan pada tahap sebelumnya dimodelkan kembali
ke model lanjutan yang merepresentasikan solusi dari sebuah sistem yang
dikembangkan. Desain yang dilakukan di tahap ini lebih ditujukan ke penjelasan
teknis. Penjelasan desain tersebut meliputi rancangan lingkungan implementasi dan
deskripsi fungsional secara rinci. Dari hasil pemodelan yang dilakukan
direpresentasikan dengan Interaction Diagram dan Deployment Diagram.
Verifikasi dan Validasi Sistem Manajemen Pengetahuan
Tahap ini terdiri dari dua tahap yaitu implementasi KMS dan pengujian fungsi
sistem KMS. Tahap implementasi KMS merupakan proses untuk menuliskan
model ontologi yang telah dibuat ke dalam bentuk kode program. KMS
dikembangkan berbasis web yang bertujuan agar pengguna dapat memiliki akses
kapanpun dan dimanapun. Tahap pengujian fungsi sistem KMS dilakukan dengan
menggunakan metode pengujian black box. Pengujian black box biasa disebut juga
dengan pengujian fungsional (Nidhra dan Dondeti 2012). Dalam pengujian
fungsional, pengguna tidak memiliki akses ke rincian internal dari program.
Pengguna memberikan suatu masukan dan mengamati hasil eksternal yang
diperlihatkan oleh aplikasi. Masukan dipilih berdasarkan spesifikasi kebutuhan dari
pengguna yang sebelumnya telah didefinisikan pada tahap analisis dari
pengembangan perangkat lunak (Naik dan Tripathy 2008). Dari hasil yang
diketahui pada tahap pengujian inilah dapat disimpulkan apakah KMS yang
dikembangkan siap didistribusikan kepada para pengguna KMS.
14
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis
Sistem manajemen pengetahuan yang dikembangkan merupakan sistem
manajemen pengetahuan yang dapat memberikan informasi berbasis konten kepada
penggunanya. Berbeda dengan sistem pengelolaan SOP yang berbasiskan
dokumen, sistem ini menawarkan informasi yang fokus kepada isi dan informasi
lain yang berkaitan dengan dokumen SOP. Dengan begitu, pengguna dapat
mendapatkan informasi tidak hanya dokumen SOP, tetapi informasi di luar
dokumen SOP yang berkaitan. Pengguna juga mampu melakukan penelusuran
terhadap informasi-informasi tersebut. Di samping itu, operator juga harus dapat
mengelola data SOP sehingga keterbaruan dari data SOP dapat terus terjaga.
Prototipe dari sistem manajemen pengetahuan ini dinamakan SOP Navigator
(Putra et al. 2016).
Alasan dari penamaan ini sangat berkaitan dengan fungsinya dimana
pengguna dapat melakukan navigasi informasi yang berkaitan dengan dokumen
SOP. Proses navigasi ini merupakan keunggulan dari SOP Navigator dan menjadi
pembeda antara SOP Navigator dengan sistem manajemen dokumen (document
management system). Sistem manajemen dokumen biasanya berbasis file sehingga
untuk mendapatkan informasi pengguna diharuskan membuka file terlebih dahulu.
Sedangkan SOP Navigator dapat langsung memberikan informasi tanpa
mengharuskan pengguna untuk membuka file terlebih dahulu.
Dokumen SOP yang diinputkan dan ditampilkan dalam SOP Navigator
haruslah dokumen SOP yang sudah final. Dokumen SOP yang masih berupa revisi
tidak diinputkan dalam SOP Navigator untuk menghindari perbedaan persepsi
publik. Hal ini dikarenakan SOP Navigator dapat diakses oleh publik luas sehingga
perubahan yang terjadi haruslah minimal. Dokumen SOP sendiri merupakan aspek
legal yang dapat menjadi dasar hukum sehingga ketetapan dalam SOP haruslah
sudah final sebelum disebarluaskan ke publik. Perubahan dalam SOP yang terjadi
haruslah merupakan revisi dari dokumen sebelumnya, bukan perubahan dari
dokumen yang sudah ada.
Keterkaitan antara dokumen SOP dengan informasi pendukungnya dapat
digambarkan dalam sebuah ontologi dan semantic network. Ontologi digunakan
untuk mengkonsep pengetahuan dan relasi yang ada di dalam dokumen SOP,
sedangkan semantic network digunakan untuk menggambarkan keterkaitan antar
pengetahuan yang ada. Dengan penggambaran berbentuk semantic network
pengguna dapat mengetahui keterkaitan antar pengetahuan dalam bentuk visual.
Hal ini sangat baik dibandingkan dengan penggambaran dokumen dalam bentuk
teks.
SOP Navigator dikembangkan berbasis web agar dapat diakses secara publik.
Dari analisis terhadap sistem manajemen pengetahuan, dilakukan analisis terhadap
kebutuhan fungsional, kebutuhan non fungsional, karakteristik pengguna, dan
kebutuhan antarmuka eksternal.
1. Kebutuhan Fungsional
Paparan mengenai kebutuhan fungsional dari SOP Navigator diperlihatkan
pada Tabel 2.
15
Tabel 2 Kebutuhan fungsional untuk SOP Navigator
No
1
2
3
Kode Fungsi
F-SOPNAV-01
F-SOPNAV-02
F-SOPNAV-03
4
5
6
F-SOPNAV-04
F-SOPNAV-05
F-SOPNAV-06
7
8
9
10
11
F-SOPNAV-07
F-SOPNAV-08
F-SOPNAV-09
F-SOPNAV-10
F-SOPNAV-11
Uraian
Menyediakan fasilitas untuk mencari data SOP
Menyediakan fasilitas untuk menampilkan data SOP
Menyediakan fasilitas untuk menampilkan relasi dan
informasi yang berkaitan dengan data SOP
Menyediakan fasilitas untuk navigasi informasi
Menyediakan fasilitas untuk login
Menyediakan fasilitas untuk menampilkan daftar data
SOP
Menyediakan fasilitas untuk menambah data SOP
Menyediakan fasilitas untuk menambah data relasi
Menyediakan fasilitas untuk memperbarui data SOP
Menyediakan fasilitas untuk menghapus data SOP
Menyediakan fasilitas untuk menampilkan detil data
SOP
2.
Kebutuhan Non Fungsional
Paparan mengenai kebutuhan non fungsional dari SOP Navigator
diperlihatkan pada Tabel 3.
Tabel 3 Kebutuhan non fungsional untuk SOP Navigator
No
1
2
Kode Fungsi
NF-SOPNAV-1
NF-SOPNAV-2
3
NF-SOPNAV-3
4
NF-SOPNAV-4
5
NF-SOPNAV-5
3.
Parameter
Uraian
Ketersediaan Tersedia 24 jam, 7 hari seminggu
Kecepatan
Sistem responsif terhadap permintaan
pengguna
Keakuratan
Data yang ditampilkan harus akurat
sesuai dengan permintaan pengguna
Keamanan
Sistem menyediakan mekanisme login
dalam melakukan pengelolaan data.
Kemudahan Pengguna dapat dengan mudah
melakukan penelusuran data dan
informasi
Karakteristik Pengguna
Pengguna SOP Navigator adalah pengguna publik dan administrator.
Pengguna publik dapat melakukan pencarian dan penelusuran data SOP.
Administrator dapat melakukan pengelolaan data SOP. Paparan mengenai
karakteristik pengguna dari SOP Navigator diperlihatkan pada Tabel 4.
.
16
Tabel 4 Karakteristik pengguna SOP Navigator
Kategori Pengguna
Publik
Administrator
Tugas
Melakukan pencarian data
Melihat data SOP
Melihat relasi data SOP
Melakukan navigasi informasi
Melakukan login
Melihat daftar data SOP
Menambah data SOP
Menambah data relasi
Memperbarui data SOP
Menghapus data SOP
Melihat detil data SOP
Hak Akses ke Aplikasi
F-SOPNAV-01
F-SOPNAV-02
F-SOPNAV-03
F-SOPNAV-04
F-SOPNAV-05
F-SOPNAV-06
F-SOPNAV-07
F-SOPNAV-08
F-SOPNAV-09
F-SOPNAV-10
F-SOPNAV-11
4.
Kebutuhan Antarmuka Eksternal
Antarmuka eksternal merincikan deskripsi masukan dan keluaran perangkat
lunak yang dispesifikasikan. Kebutuhan antarmuka eksternal pada SOP Navigator
mencakup kebutuhan antarmuka pemakai, antarmuka perangkat keras, dan
antarmuka perangkat lunak. Antarmuka komunikasi tidak diperlukan karena SOP
Navigator tidak memerlukan antarmuka komunikasi dalam bentuk khusus.
a.
Antarmuka Pemakai
Antarmuka pemakai akan dikembangkan dengan menggunakan modus grafis
dan berbasis web. Pemakai berinteraksi dengan perangkat lunak SOP Navigator
m