T TINJAUAN PUSTAKA DAN PEMBAHASAN

commit to user 31

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN PEMBAHASAN

A. T

injauan Pustaka 1. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi adalah Organisasi Formulir, Catatan, dan laporan keuangan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.Mulyadi 2008:3 Berdasarkan definisi tersebut dapat diartikan bahwa sistem Akuntansi adalah beberapa kumpulan data, formulir, dan catatan keuangan yang digunakan sebagai informasi bagi manajemen untuk menilai hasil kinerja operasional perusahaan. 2. Tujuan Sistem Akuntansi Tujuan Umum dalam pengembangan dan perbaikan sistem akuntansi menurut Mulyadi 2008:19 adalah sebagai berikut : a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan reability informasi akuntansi dan 31 commit to user 32 untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan Akuntansi. 3. Sistem Akuntansi Pembelian a. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: yaitu pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri Mulyadi 2008:299. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian dapat digolongkan atau diklasifikasikan menjadi 2 bagian yaitu : 1 Pembelian Lokal Yaitu pembelian yang pemasokpenyuplainya berasal dari pihak dalam negeri. 2 Pembelian Impor Yaitu pembelian yang pemasoknya berasal dari luar negeri. Dalam pembelian impor ini, tidak semua pembeli melakukan pembelian impornya sendiri, ada juga yang melakukan pembelian impor melalui commit to user 33 perusahaan yang sudah sering mengimpor jenis barang yang dibutuhkan agen. b. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian 1 Prosedur Permintaan Pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir Surat Permintaan Pembelian kepada fungsi pembelian. Untuk permintaan barang langsung pakai barang yang tidak disimpan di gudang, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan Surat Permintaan Pembelian. 2 Prosedur Penawaran Harga Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3 Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim Surat Order Pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. commit to user 34 4 Prosedur Pembelian Barang Dalam Prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,kuantitas,dan mutu barang yang diterima dari pemasok,dan kemudian membuat Laporan Penerimaan Barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. 5 Prosedur pencatatan barang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6 Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribudi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manejemen. c. FungsiBagian Pada suatu perusahaan yang baik, dibutuhkan sistem akuntansi yang baik pula, serta dibutuhkan prosedur-prosedur yang memadai atau yang bisa dikatakan cukup baik dalam mengatur struktur sistem perusahaan, yaitu didalamnya terdapat pemisahaan fungsi dan bagian yang cukup baik,efektif dan efisien.Fungsi pada dasarnya adalah kegiatan ataupun tugas yang dilaksanakan oleh sebuah bagian dalam suatu perusahaan commit to user 35 Berikut ini adalah beberapa fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian menurut Mulyadi 2008:300: 1 Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang, permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. 2 Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3 Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang akan diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. commit to user 36 4 Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam Register Bukti Kas Keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber Bukti Kas Keluar yang berfungsi sebagai catatan utang atau meyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat kos persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. d. DokumenFormulirLaporan Dokumen yang dibutuhkan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain adalah Mulyadi,2008 :303-304 : 1 Surat Permintaan Pembelian Pembelian Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang disebut dalam surat tersebut . commit to user 37 2 Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi tidak repetitif, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3 Surat Order Pembelian Dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi tidak repetitif, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 4 Laporan Penerimaan Barang Dokumen yang dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5 Surat Perubahan Order Surat pemberitahuan resmi kepada pemasok untuk memberitahukan perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian subtitusi atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. 6 Bukti Kas Keluar Dokumen yang dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. commit to user 38 4. Pengendalian Intern a. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Menurut Baridwan 1990 :13, Sistem Pengendalian Intern adalah : Dalam arti sempit, pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar cr ossfooting maupun penjumlahan menurun footing. Dalam artian luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan. Sedangkan menurut Mulyadi 2008:163, sistem Pengendalian Intern adalah : Struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan yang akan dicapai dengan adanya pengawasan Intern : 1 Menjaga kekayaan organisasi Untuk menjadikan suatu budaya organisasi yang kuat pada suatu perusahaan yang mana bertujuan untuk membentuk kualitas kerja yang baik, dinamis, beretika, dan produktif bagi setiap individu yang terlibat didalam perusahaan itu sendiri 2 Mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi commit to user 39 Keakuratan informasi akuntansi merupakan hal yang sangat vital untuk menyusun laporan keuangan agar terhindar dari resiko kesalahan yang bisa mengakibatkan perubahan 3 Mendorong efisisensi Dengan adanya sistem pengendalian intern yang baik, maka segala prosedur yang dilaksanakan akan menjadi lebih efisien dan teratur karena telah disusun oleh suatu sistem 4 Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Setiap perusahaan memiliki suatu kebijakan yang berbeda dari perusahaan lainnya, oleh karena itu dengan adanya sistem pengendalian intern ini maka suatu perusahaan harus mematuhi dan menjalankan aturan kebijakan manajemen yang berlaku pada perusahaan itu sendiri b. Unsur Sistem Pengendalian Intern Suatu sistem Pengendalian Intern yang baik harus mengikuti hal-hal sebagai berikut : 1 Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional yang tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka framework pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan operasional pokok perusahaan. commit to user 40 2 Sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi, dan juga untuk mengklasifikasika mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dalam tingkat ketelitian dan keandalannya reliability yang tinggi, dan akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi. 3 Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi disetiap unit organisasi. Adapun cara-cara yang ditempuh perusahaan dalam melaksanakan praktik yang sehat adalah: a Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang yang berwenang commit to user 41 b Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa,dengan jadwal yang tidak teratur. c Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh suatu bagian,tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain d Perputaran jabatan diadakan secara rutin untuk menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya,sehingga persengkongkolan dapat dihindari. e Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak f Secara periodik harus didadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya g Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain 4 Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting penting, jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten, jujur, unsur pengendalian lain dapat dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. commit to user 42 5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dan Sistem Pengendalian Intern. Sistem akuntansi terdiri dari jaringan prosedur yang merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam suatu organisasiperusahaan. Dalam pelaksanaan sistem akuntansi tersebut, diperlukan sistem lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen, yang disebut sebagai sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan Mulyadi, 2008: 3. Sistem pengendalian intern sendiri meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Mulyadi, 2008: 163. Beberapa prinsip yang harus diterapkan dalam sistem pengendalian intern antara lain adalah: a adanya pemisahan struktur organisasi secara tegas; b terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan pada seluruh aset organisasi; c adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi; dan d adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang tanggung jawabnya. Dengan adanya prinsip-prinsip ini, seluruh jaringan prosedur dapat dijalankan dengan efisien dan efektif, serta tidak menimbulkan bias ataupun er r or dan hal lain commit to user 43 yang menyesatkan pada informasi dan laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi tersebut. Berdasarkan uraian dapat diambil kesimpulan, bahwa sistem akuntansi pembelian tidak sama dengan sistem pengendalian intern, namun sistem akuntansi pembelian memiliki hubungan yang erat dengan sistem pengendalian intern. Yaitu dengan adanya pemisahan tanggung jawab dan pembagian wewenang, terdapat prosedur pencatatan pembelian yang telah ditetapkan oleh organisasiperusahaan, serta terdapat tanggung jawab pada pelaksanaan tugas dan fungsi oleh tiap bagian organisasi, maka akan dihasilkan informasi mengenai pembelian yang reliabel. commit to user 44

B. Pembahasan