commit to user
31
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN PEMBAHASAN
A. T
injauan Pustaka
1. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem Akuntansi adalah Organisasi Formulir, Catatan, dan laporan keuangan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.Mulyadi 2008:3
Berdasarkan definisi tersebut dapat diartikan bahwa sistem Akuntansi adalah beberapa kumpulan data, formulir, dan catatan keuangan yang
digunakan sebagai informasi bagi manajemen untuk menilai hasil kinerja operasional perusahaan.
2. Tujuan Sistem Akuntansi
Tujuan Umum dalam pengembangan dan perbaikan sistem akuntansi menurut Mulyadi 2008:19 adalah sebagai berikut :
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada,
baik mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. c.
Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan reability informasi akuntansi dan
31
commit to user
32
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
Akuntansi. 3.
Sistem Akuntansi Pembelian a.
Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: yaitu pembelian lokal dan pembelian
impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri
Mulyadi 2008:299. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian dapat
digolongkan atau diklasifikasikan menjadi 2 bagian yaitu : 1
Pembelian Lokal Yaitu pembelian yang pemasokpenyuplainya berasal dari pihak dalam
negeri. 2
Pembelian Impor Yaitu pembelian yang pemasoknya berasal dari luar negeri. Dalam
pembelian impor ini, tidak semua pembeli melakukan pembelian impornya sendiri, ada juga yang melakukan pembelian impor melalui
commit to user
33
perusahaan yang sudah sering mengimpor jenis barang yang dibutuhkan agen.
b. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian
1 Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir Surat Permintaan Pembelian kepada fungsi pembelian.
Untuk permintaan barang langsung pakai barang yang tidak disimpan di gudang, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan
pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan Surat Permintaan Pembelian.
2 Prosedur Penawaran Harga
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai
pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3
Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim Surat Order Pembelian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang
sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
commit to user
34
4 Prosedur Pembelian Barang
Dalam Prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,kuantitas,dan mutu barang yang diterima dari
pemasok,dan kemudian membuat Laporan Penerimaan Barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5 Prosedur pencatatan barang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6 Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribudi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manejemen.
c. FungsiBagian
Pada suatu perusahaan yang baik, dibutuhkan sistem akuntansi yang baik pula, serta dibutuhkan prosedur-prosedur yang memadai atau yang
bisa dikatakan cukup baik dalam mengatur struktur sistem perusahaan, yaitu didalamnya terdapat pemisahaan fungsi dan bagian yang cukup
baik,efektif dan efisien.Fungsi pada dasarnya adalah kegiatan ataupun tugas yang dilaksanakan oleh sebuah bagian dalam suatu perusahaan
commit to user
35
Berikut ini adalah beberapa fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian menurut Mulyadi 2008:300:
1 Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi
persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang
langsung pakai tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang, permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
2 Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3 Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang akan diterima dari
pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk
menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
commit to user
36
4 Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi
pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam Register Bukti Kas Keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumber Bukti Kas Keluar yang berfungsi sebagai catatan utang atau meyelenggarakan kartu utang
sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat kos
persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. d.
DokumenFormulirLaporan Dokumen yang dibutuhkan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain
adalah Mulyadi,2008 :303-304 : 1
Surat Permintaan Pembelian Pembelian Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai
barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang disebut dalam surat
tersebut .
commit to user
37
2 Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi tidak repetitif,
yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3
Surat Order Pembelian Dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi tidak repetitif, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
4 Laporan Penerimaan Barang
Dokumen yang dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5 Surat Perubahan Order
Surat pemberitahuan resmi kepada pemasok untuk memberitahukan perubahan
kuantitas, jadwal
penyerahan barang,
spesifikasi, penggantian subtitusi atau hal lain yang bersangkutan dengan
perubahan desain atau bisnis. 6
Bukti Kas Keluar Dokumen yang dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian.
commit to user
38
4. Pengendalian Intern
a. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Menurut Baridwan 1990 :13, Sistem Pengendalian Intern adalah :
Dalam arti
sempit, pengawasan
intern merupakan
pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar cr ossfooting maupun
penjumlahan menurun footing. Dalam artian luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat
yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan. Sedangkan menurut Mulyadi 2008:163, sistem Pengendalian Intern adalah : Struktur
organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan yang akan dicapai dengan adanya pengawasan Intern :
1 Menjaga kekayaan organisasi
Untuk menjadikan suatu budaya organisasi yang kuat pada suatu perusahaan yang mana bertujuan untuk membentuk kualitas kerja yang
baik, dinamis, beretika, dan produktif bagi setiap individu yang terlibat didalam perusahaan itu sendiri
2 Mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi
commit to user
39
Keakuratan informasi akuntansi merupakan hal yang sangat vital untuk menyusun laporan keuangan agar terhindar dari resiko kesalahan
yang bisa mengakibatkan perubahan 3
Mendorong efisisensi Dengan adanya sistem pengendalian intern yang baik, maka segala
prosedur yang dilaksanakan akan menjadi lebih efisien dan teratur karena telah disusun oleh suatu sistem
4 Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Setiap perusahaan memiliki suatu kebijakan yang berbeda dari perusahaan lainnya, oleh karena itu dengan adanya sistem
pengendalian intern ini maka suatu perusahaan harus mematuhi dan menjalankan aturan kebijakan manajemen yang berlaku pada
perusahaan itu sendiri b. Unsur Sistem Pengendalian Intern
Suatu sistem Pengendalian Intern yang baik harus mengikuti hal-hal sebagai berikut :
1 Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional yang
tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka framework pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan operasional pokok perusahaan.
commit to user
40
2 Sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan
pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi, dan juga untuk mengklasifikasika mengklasifikasikan data akuntansi
dengan tepat. Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dalam
tingkat ketelitian dan keandalannya reliability yang tinggi, dan akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai
kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi. 3
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi disetiap unit organisasi.
Adapun cara-cara yang ditempuh perusahaan dalam melaksanakan praktik yang sehat adalah:
a Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang yang berwenang
commit to user
41
b Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan
terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa,dengan jadwal yang tidak teratur.
c Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh suatu bagian,tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain
d Perputaran jabatan diadakan secara rutin untuk menjaga
independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya,sehingga persengkongkolan dapat dihindari.
e Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak
f Secara periodik harus didadakan pencocokan fisik kekayaan
dengan catatannya g
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain
4 Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting penting, jika perusahaan memiliki karyawan yang
kompeten, jujur, unsur pengendalian lain dapat dikurangi sampai batas minimum
dan perusahaan
tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
commit to user
42
5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dan Sistem Pengendalian Intern.
Sistem akuntansi terdiri dari jaringan prosedur yang merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam suatu organisasiperusahaan. Dalam pelaksanaan
sistem akuntansi tersebut, diperlukan sistem lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen, yang disebut
sebagai sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan
Mulyadi, 2008: 3.
Sistem pengendalian intern sendiri meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-
ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen Mulyadi, 2008: 163. Beberapa prinsip yang harus diterapkan dalam sistem pengendalian intern
antara lain adalah: a adanya pemisahan struktur organisasi secara tegas; b terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan pada seluruh aset organisasi; c adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi; dan d adanya
karyawan yang cakap sesuai dengan bidang tanggung jawabnya. Dengan adanya prinsip-prinsip ini, seluruh jaringan prosedur dapat dijalankan dengan
efisien dan efektif, serta tidak menimbulkan bias ataupun er r or dan hal lain
commit to user
43
yang menyesatkan pada informasi dan laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi tersebut.
Berdasarkan uraian dapat diambil kesimpulan, bahwa sistem akuntansi pembelian tidak sama dengan sistem pengendalian intern, namun sistem
akuntansi pembelian memiliki hubungan yang erat dengan sistem pengendalian intern. Yaitu dengan adanya pemisahan tanggung jawab dan
pembagian wewenang, terdapat prosedur pencatatan pembelian yang telah ditetapkan oleh organisasiperusahaan, serta terdapat tanggung jawab pada
pelaksanaan tugas dan fungsi oleh tiap bagian organisasi, maka akan dihasilkan informasi mengenai pembelian yang reliabel.
commit to user
44
B. Pembahasan