Analisis Manajemen Risiko Sistem Informa (1)
ANALISIS MANAJEMEN RISIKO SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS RIAU
Oleh:
Listya Oktaviana, S.Sos.
Staf Perpustakaan Universitas Riau
I.
Pendahuluan
Pertambahan jumlah pengunjung dan transaksi perpustakaan yang signifikan merupakan
tantangan baru bagi perpustakaan. Di era teknologi informasi yang semakin maju dan
berkembang dengan sangat cepat, perpustakaan sebagaimana disebutkan dalam Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya
cetak, dan/atau karya rekam, secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi
kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi pada pemustaka. Kondisi
pemustaka yang saat ini sudah terbiasa dengan dengan nilai informasi yang dipengaruhi oleh
antara perangkat teknologi informasi, teknologi web dan sumber global yang tersedia di internet.
Pemenuhan kebutuhan informasi dimana saja dan kapan saja merupakan upaya
mengembangkan institusi seperti perpustakaan perguruan tinggi. Perkerjaan atau aktivitas yang
semula menggunakan tenaga manusia (manual), sekarang telah tergantikan dengan tenaga mesin.
Kini, perpustakaan perguruan tinggi sebagai penyedia informasi bagi civitas akademika mulai
menggunakan perangkat teknologi sebagai sarana untuk menunjang pekerjaannya guna
memberikan pelayanan yang lebih baik. Hal ini sesuai dengan Undang-undang nomor 43 tahun
2007 tentang perpustakaan, bahwa perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan
perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
Perkembangan teknologi ini mengharuskan untuk perpustakaan perguruan tinggi untuk
menyesuaikan dengan layanan berbasis teknologi informasi. Dengan penggunaan perangkat
teknologi banyak keuntungan atau kelebihan yang ditawarkan dan membawa pengaruh positif
bagi perpustakaan perguruan tinggi, selain memudahkan dalam pekerjaan, mengefisienkan
waktu, memudahkan dalam pengelolaan koleksi, dan menyebar luaskan informasi tentang
perpustakaan sehingga dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pemustaka.
1
Banyak hal yang dapat dipengaruhi dengan adanya perkembangan teknologi. Tidak hanya
mempengaruhi sistem pelayanan akan tetapi mempengaruhi juga terhadap sistem kerja
staf/pustakawan perpustakaan. Dan hal ini akan berpengaruh terhadap kebutuhan informasi
pemustaka. Dimana terjadinya perubahan dari generasi Y menuju ke generasi Z. pemustaka yang
saat ini berada pada generasi Z dimana mereka dapat mengakses informasi dalam satu waktu.
Yang dimaksud dengan generasi Z itu adalah orang-orang yang lahir digenerasi internet dimana
mereka sudah menikamati keajaiban teknologi usai kelahiran internet. Oleh karna itu penting
bagi perpustakaan untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi saat ini.
Dalam menyikapi perubahan generasi ini, perlu adanya kolaborasi antara informasi
dengan perangkat teknologi. Menurut Setiarso (1997) dalam Nurochman (2013) menyatakan
bahwa “kolaborasi informasi dengan perangkat teknologi web memungkinkan kecepatan dan
keakuratan informasi menjadi tujuan utama, maka tidak mengherankan apabila muncul istilah di
masyarakat siapa yang menguasai informasi maka dipastikan ia memiliki keunggulan posisi
dalam persaingan global”.
Kolaborasi antara informasi dan perangkat teknologi sudah banyak diterapkan di
perpustakaan perguruan tinggi yang berdampak mempermudah perpustakaan menyebar luaskan
informasi dan bagi pemustaka dapat mengakses seluruh kebutuhan informasi. Perpustakaan
Universitas Riau sendiri sudah melakukan mulai melakukan kegiatan kolaborasi antara informasi
dan teknologi untuk dapat meningkatkan kinerja pustakawan. Semakin baiknya kinerja
pustakawan maka semakin baik pula layanan yang dapat diberikan kepada pemustaka.
Kelebihan dari kolaborasi informasi dan teknologi tidak selalu dapat berjalan atau
diterapkan tanpa kelemahan. Sistem informasi yang tidak diimbangin dengan pengelolaan sistem
didalamnya dapat memberikan dampak yang kurang baik bagi keamanan sistem informasi
tersebut. Contoh kelemahan yang dapat terjadi dalam sistem informasi adalah serangan virus,
kesalahan teknis, kesalahan perangkat keras (hardware problems), hacking, kegagalan arus, dan
sebagainya. Adanya kerusakan ini dapat membuat sistem informasi tidak dapat mejalankan
fungsinya dengan baik atau sering error sehingga dapat menghambat proses kegiatan pelayanan
dan proses kerja pustakawan.
Kelemahan-kelemahan tersebut sering disebut dengan risiko. Kelemahan yang sering
terlupakan dapat akan mendatangkan masalah bagi perpustakaan perguruan tinggi dan akan
2
mempengaruhi terhadap kualitas sistem layanan perpustakaan. Oleh karna itu perpustakaan harus
memiliki manajemen dalam menghadapi kelemahan sistem informasi perpustakaan dengan
membuat manajamen risiko. besar aset informasi yang dilayankan kepada pemustaka melalui
teknologi web, semakin besar sumber ancaman yang akan mengganggu kelancaran sistem
informasi perpustakaan. Dalam memahami konsep manajemen risiko sistem informasi secara
keseluruhan, diperlukan kerangka kerja sistem informasi dan teknologi informasi dalam
keseluruhan kegiatan manajemen risiko yang akan diterapkan di perpustakaan.
Perpustakaan universitas Riau sendiri dalam menanggulangi risiko yang terjadi pada
sistem informasi ditangani langsung oleh bidang bagian khusus. Akan tetapi Perpustakaan
Universitas Riau belum melakukan penilaian khusus untuk risiko sistem informasi dan hanya
melakukan kegiatan pada saat terjadi hambatan dalam kegiatan layanan informasi perpustakaan
sehingga menghambat kegiatan pelayanan. Dalam melindungi keamanan sistem informasi
Perpustakaan Universitas Riau menanggulangi berbagai ancaman yang dapat mengganggu
sistem informasi dan jaringannya. Salah satu cara untuk melaksanakan kegiatan manajemen
risiko yang berhubungan dengan keamanan sistem informasi adalah dengan menggunakan
metode analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Oppurtuniteis dan Treats). Dimana analisis
SWOT dapat dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang
berorientasi profit dan non profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi
tersebut secara lebih komprehensif dan metode analisis ini dapat di terapkan untuk melakukan
analasisi manjamen risiko. Perpustakaan Universitas Riau yang menitikberatkan pelayanan
dengan menggunakan system informasi sangatlah cocok mengaplikasikan metode analisis
SWOT untuk menilai risiko dalam kegiatan manajemen risiko pada keamanan sistem informasi.
Untuk mengetahui proses penerapan manajemen risiko sistem informasi perpustakaan
tersebut, diperlukan analisis tentang sejauh mana penerapan manajemen risiko sistem informasi
menggunakan metode analisis SWOT di Perpustakaan Universitas Riau. Dan bertujuan untuk
mengetahui bagaimana pelaksanaan manajemen risiko sistem informasi di Perpustakaan
Universitas Riau. Banyak manfaat yang akan diperolah dari tindakanan analisis ini yang dapat
diterapkan untuk melihat manajemen risiko sistem informasi yaitu pengembangan ilmu yang
berkaitan dengan konsep pengelolaan asset informasi perpustakaan melalui manajemen risiko
dan sebagai bahan evaluasi dalam penerapan teknologi informasi agara lebih optimal dengan
3
memperhatikan berbagai sumber ancaman dan konsekuensi yang ditimbulkan dalam pengelolaan
layanan informasi.
II.
Dasar Teori
Dalam sebuah perpustakaan yang berbasis teknologi informasi pemaparan alur pikir
mengenai konsep analisis ini yaitu informasi, manajemen risiko dan metode analisis SWOT.
Penerapan SWOT sebagai alat dalam menganalisis kondisi suatu organisasi selama ini di anggap
sebagai suatu model yang dapat diterima secara umum dan familiar. Banyak model analisis yang
dapat digunakan dalam menganalisis manajemen risiko seperti BCG (Boston Consulting Group),
management performance (kinerja manajemen), dan berbagai alat analisis lainnya. Beberapa
organisasi profit dan non profit telah lama menggunakan SWOT sebagai salah satu alat analisis
dalam mengambil keputusan dalam menganalisis manajemen risiko suatu organisasi.
II.1.
Informasi
Informasi adalah data yang sudah diolah dan memiliki potensi bermanfaat bagi
seseorang. Pengertian informasi dari dulu hingga sekarang pada dasarnya sama, yakni sama
dalam wujud, sifat, fungsi, dan manfaatnya, sedangkan perbedaannya hanya pada kemasannya
saja. Kalau dulu informasi diwadahi oleh media yang masih tradisional atau konvensional
sebagai alat penyimpanan data dan informasi, yang kemudian berkembang menjadi media cetak
(printed materials) dan media nonbuku, maka sekarang media penyimpanan dan pembawa
informasi sudah sangat canggih dan bentuknya beragam. Dengan media berbasis elektronik dan
optik, ragam dan banyaknya informasi yang disimpannya menjadi sangat besar, bahkan relatif
tak terbatas.
Sebelumnya, masyarakat tradisional menghadapi berbagai permasalahan yang relatif
sederhana dibandingkan dengan masyarakat yang sudah tergolong maju. Dalam situasi yang
demikian, jumlah informasi yang diperlukan relatif sedikit dibandingkan dengan masyarakat
maju yang menghadapi beraneka ragam permasalahan. Di samping itu, alat yang tersedia bagi
masyarakat tradisional untuk menciptakan dan mengolah informasi masih sangat terbatas.
Sebaliknya, berkat perkembangan informasi yang pesat baik dalam arti perangkat keras dan
4
perangkat lunaknya, masyarakat maju dapat menciptakan informasi dalam jumlah yang sangat
besar dalam waktu yang sangat singkat.
Masyarakat yang belum maju menghadapi kelangkaan informasi untuk memecahkan
berbagai permasalahan yang dihadapinya. Itu sebabnya institusi memainkan peranan penting
dalam proses pengambilan keputusan yang mereka tempuh. Sebaliknya, masyarakat maju
dihadapkan kepada kelimpahan informasi sehingga diperlukan keahlian dan kemahiran untuk
memilih informasi apa yang benar-benar diperlukan dalam pemecahan berbagai masalah.
(Siagian, 2001).
Perkembangan teknologi yang semakin maju ini, merupakan titik awal bagi
organisasi/instansi untuk mengembangkan diri. Aplikasi teknologi komputer benar-benar telah
menandai peradaban yang memungkinkan pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dapat
diselesaikan secara cepat, akurat, dan efisien. Pesatnya perkembangan teknologi otomasi ini,
membuat nilai informasi menjadi komoditas yang lebih mahal. Informasi telah dipandang
sebagai sumberdaya yang sangat potensial, sehingga ketika organisasi/instansi tidak menyaring
informasi dengan baik dan benar, maka hanya akan memberikan dampak yang kurang baik bagi
sumberdaya maupun dana
Perpustakaan sebagai pusat pengelolaan informasi dan sumber-sumber informasi untuk
kepentingan masyarakat banyak pun tidak lepas dari pengaruh pemblukan informasi. Oleh
karena itu, sebagai penghimpun, pengolah, dan sekaligus dessiminator (distributor) informasi
kepada mereka yang berhak (masyarakat pada umumnya), perpustakaan selalu berusaha
mengorganisasikan informasi yang ada tersebut untuk memudahkan memperolehnya bagi
masyarakat yang membutuhkan. Gambaran tentang perkembangan informasi mengharuskan
pihak pengelola informasi untuk bekerja lebih giat lagi supaya tidak tertinggal oleh perubahan
zaman.
Di dunia perpustakaan, informasi menjadi garapan utama pengelolaannya untuk
kepentingan peningkatan kualitas manusia pada umumnya. Melalui metode penyebarluasan
informasi (pelayanan) yang dilakukan oleh perpustakaan, diharapkan kebebasn dan akses
masyarakat akan informasi menjadi lebih terbuka sehingga kerenanya pengetahuan masyarakat
pada umumnya juga meningkat sejalan dengan peningkatan kehidupannya. Semua anggota
5
masyarakat di semua lapisan dan tingkatannya mempunyai kesempatan yang sama untuk bisa
memanfaatkan perpustakaan.
Burch & Grudnitski dalam Kumorotomo (1994) menyebutkan adanya tiga pilar utama
yang menentukan kualitas informasi, yaitu: akurasi, ketepatan waktu, dan relevansi. Tiga pilar
utama yang menentukan kualitas informasi tersebut diperkuat dengan pendapat Murhada (2011)
bahwa kualitas informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi bergantung pada beberapa
faktor, antara lain:
1. Ketepatan waktu: informasi harus tiba di tangan pengguna tepat waktu, tidak boleh
terlambat, informasi yang terlambat akan berkurang nilainya. Di samping ketepatan
waktu (timeleness) informasi juga ditentukan oleh usia (age), berapa lama informasi
tersebut berlaku. Faktor usia biasa dikaitkan dengan rentang waktu (time frime),
misalnya laporan keuangan hanya berlaku 4 bulan.
2. Ketepatan isi: informasi harus tepat isinya, atau harus akurat, tidak mengandung
kesalahan. Ketepatan isi juga selain berkaitan dengan akurasi juga berkaitan dengan
presisi. Akurat berarti tidak mengandung kesalahan, sedang presisi menyatakan derajat
kerincian informasi, semakin rinci berarti semakin presisi.
3. Ketepatan sasaran: informasi harus tiba di tangan orang yang memerlukannya, apabila
salah sasaran informasi tersebut tidak berguna atau bisa disalah-gunakan.
4. Relevansi: informasi harus relevan dengan kebutuhan penggunanya, bila tidak maka
informasi ini tidak berguna.
5. Kemudahan akses: informasi harus bisa diperoleh dengan mudah agar dapat diterima
oleh pengguna tanpa hambatan dan lancar. Misalnya informasi harus tersedia di
jaringan dengan fasilitas akses yang aman dari orang yang tidak berhak.
6. Kelengkapan: informasi harus lengkap sesuai dengan kebutuhan, apabila tidak
lengkap tentu nilai dan kualitasnya kurang.
Kolaborasi antara sumber daya manusia dan teknologi yang terjadi saat ini dapat
dikatakan sebagai sistem informasi. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menyediakan
informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan
6
operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang,
teknologi informasi, dan prosedur-prosedur yang terorganisasi. Jadi, keandalan suatu sistem
informasi dalam organisasi/instansi terletak pada keseimbangan antarkomponen yang ada,
sehingga dapat dihasilkan dan didistribusikan suatu sistem informasi yang berguna untuk
lembaga yang bersangkutan.
Akan tetapi dengan berkembangnya teknologi informasi yang dapat melakukan kegiatan
penyebarluasan informasi dengan mudah tidak menutup kemungkinan akan terjadi
penyalahgunaan informasi dari berbagai pihak seperti, mencuri informasi atau mengubah content
dari informasi yang masih orisinil. Ini merupakan salah satu contoh bentuk risiko yang dihadapi
oleh organisasi/instansi saat ini. Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan fungsinya,
maka manajemen risiko sistem informasi sangat diperlukan. Ancaman yang dapat merusak
sumber informasi tidak hanya dari ancaman fisik tetapi juga akses jaringan, dan untuk mengelola
atau mengatasi risiko tersebut maka diperlukaan kemampuan pengelolaan manajemen risiko
keamanan informasi.
II.2.
Manajemen Risiko
Manajemen risiko secara umum merupakan proses dengan tujuan untuk mendapatkan
keseimbangan antara efisiensi dan memanfaatkan peluang untuk mendapatkan keuntungan dan
meminimalisir kerentanan dan kerugian. Manajemen risiko harus dilakukan secara terus-menerus
dan dilakukan berulangulang, sehingga ketika diterapkan dengan benar, akan memungkinkan
terjadinya perbaikan terus-menerus dalam pengambilan keputusan dan peningkatan kinerja.
Menurut Stoneburner (2002) bahwa “risk management encompasses three processes :
risk assesment, risk mitigation, and evaluation and assessment”. Adanya perencanaan sebelum
risiko itu terjadi, dimaksudkan agar perpustakaan akan lebih siap mengatasinya. Mulai
mengidentifikasi kemungkinan risiko yang bisa terjadi, akan memudahkan perpustakaan dalam
mengelompokkan risiko sehingga dapat dilakukan pencegahan yang baik.
Perpustakaan perguruan tinggi, yang mencakup universitas, sekolah tinggi, institut,
akademi dan lain sebagainya. Perpustakaan tersebut berada dilingkungan kampus. Pemakainya
adalah sivitas akademi perguruan tinggi tersebut dan fungsinya yang utama adalah menunjang
proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi).
7
Dalam pengelola dan penanggung jawabnya adalah perguruan tinggi yang bersangkutan. Proses
pendidikan di perguruan tinggi tidak terlepas dari kegiatan penelitian dan pengembangan, inovasi,
serta rekayasa ilmu pengetahuan. Oleh karena itu perpustakaan perguruan tinggi sering disebut
dengan jantungnya universitas.
Meskipun perpustakaan perguruan tinggi dirasakan demikian pentingnya, tetapi dalam
prakteknya tidak semudah membalikkan telapak tangan. Perpustakaan sebagai tempat untuk
mencari informasi serta sebagai penunjang pendidikan harus mempunyai manajemen yang baik
agar semua koleksi, layanan, dan fasilitas yang ada dapat memberikan kepuasan bagi mahasiswa
(pemustaka) yang datang ke perpustakaan. Seiring pesatnya informasi yang masuk ke
perpustakaan, perpustakaan mulai bertransformasi menjadi lebih maju. Dari yang semula
berbentuk konvensional mulai berubah menjadi digital. Hal ini didasari dengan derasnya
informasi yang masuk, sehingga mempengaruhi kebutuhan informasi civitas akademi. Maka,
perpustakaan harus menyesuaikan diri untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa (pemustaka)
tersebut.
Perpustakaan Universitas Riau yang didirikan pada tahun 1962 dan masih aktif sampai
saat ini sudah melakukan perubahan system kerja dengan menggunakan perangkat teknologi
atau sudah otomasi. Perpustakaan Universitas Riau melayani lebih dari 27.500 mahasiswa,
1.400 dosen dan 654 karyawan. Perpustakaan Universitas Riau menyimpan lebih dari 132.000
judul atau 365.000 eksemplar koleksi bahan pustaka, dengan pertambahan setiap tahun sekitar
8.500 eksemplar. Selain itu perpustakaan juga memiliki koleksi elektronik yang terdiri dari
jurnal dan bahan-bahan koleksi “local content”. Jumlah e-journal yang dilanggan lebih dari
5.000 judul dalam berbagai disiplin ilmu yang diperlukan terutama oleh sivitas akademika
Universitas Riau. Melakukan perubahan system kerjaan dengan menggunakan perangkat
teknologi disetiap titik layanan yang ada diperpustakaan. Perubahan system otomasi ini
bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan dan permintaan informasi yang sangat banyak.
Dengan adanya perubahan sistem kerja perpustakaan harus memikirkan langkahlangkah untuk menanggulangi masalah-masalah yang dapat merusak sistem informasi. Jika
sistem informasi rusak maka semua aset informasi yang ada di dalamnya akan mengalami
kerusakan juga atau yang lebih dikhawatirkan lagi jika aset informasi tersebut hilang, sehingga
dapat menghambat pelayanan. Hambatan-hambatan ini disebut juga dengan risiko.
8
risiko tersebut, dapat diinterpretasikan bahwa risiko adalah sesuatu yang tidak dapat
diprediksi dan dapat menimbulkan kerugian atau sumber ancaman yang dapat merugikan suatu
organisasi. Jika risiko tidak dapat diprediksi, maka perlu adanya langkah-langkah untuk
menanggulanginya sehingga ketika risiko yang tidak diinginkan terjadi, dapat segera diatasi.
Untuk itu maka suatu organisasi/instansi harus mengupayakan adanya manajemen risiko.
Manajemen
risiko
merupakan
suatu
usaha
untuk
mengetahui,
menganalisis
serta
mengendalikan risiko dalam setiap perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh efektivitas
dan efisiensi yang lebih tinggi.
Berdasarkan hal tersebut maka penulis mencoba melakukan kajian dengan
menggunakan metode Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, treats) yakni
sebuah pendekatan yang memfokuskan pada sudut pandang baik dari segi kekuatan dan
kelemahan serta perluang dan ancaman yang mungkin bisa terjadi di masa-masa yang akan
datang.
II.3. Analisis SWOT
Dari berbagai literatur yang menjelaskan tentang SWOT bahwa analisis SWOT
merupakan penyempurnaan pemikiran dari berbagai kerangka kerja dan rencana strategi
(framework and strategic planning) yang dapat diterapkan dalam suatu bisnis atau organisasi.
Analisis SWOT dari perspektif manajemen risiko bertujuan untuk memberikan panduan agar
suatu institusi dapat lebih fokus produk yang akan di berikan kepada pengguna dan akan
mengalami berbagai macam ancaman. Produk yang akan diberikan kepada pengguna pasti
akan mengalami pasang surut atau lebih dikenal istilah daur hidup produk (life cycle product).
Konsep daur hidup produk dirujuk berdasarkan keadaan yang terjadi dilapangan, bahwa
pengguna memiliki tangkat kejenuhan dalam menggunakan suatu produk.
9
Gambar 1 : Daur Hidup Produk
Dari gambar di atas dapat kita lihat bahwa daur hidup suatu produk itu besifat fluktuatif,
seiring berjalannya waktu yang akan dilalui oleh institusi. Adapun setiap fase tersebut adalah:
Pada fase pertama adalah masa perkenalan suatu institusi dalam meluncurkan
produk kepada pengguna. Pada tahap ini pengguna mulai mengenal dan menilai
kualitas dari suatu produk.
Pada fase kedua adalah masa pertumbuhan dimana suatu produk sudah masuk ke
pengguna dan mulai memiliki nilai perhatian lebih dari pengguna. Dan pengguna
mulai menyukai produk tersebut untuk diminati dalam arti sudah terbentuk
loyalitas dan akan berlanjut kepada pengguna lainnya.
Pada fase ketiga adalah fase dimana suatu produk sudah memiliki kualitas dan
nilai terhadap pengguna.
Pada fase keempat adalah fase dimana nilai produk tersebut menurun dan
pengguna mulai merasa jenuh terhadap produk tersebut, sehingga pada fase ini
institusi harus melakukan berbagai macam antisipasi terhadap sesuatu yang tidak
diinginkan.
Solusi yang dapat dilakukan secara umum untuk menghindari penurun nilai suatu produk
berdasarkan perspektif SWOT yaitu perspektif untuk membangun kekuatan dan memperkecil
10
kelemahan, serta memperbesar peluang dan memperkecil ancaman. Adapun solusi yang
diberikan adalah:
Melakukan kebijakan evaluasi secara menyeluruh terhadap beberapa produk yang
telah diluncurkan ke pasaran. Evaluasi tersebut dilakukan berdasarkan data riset.
Menarik kembali produk yang diperkirakan akan terus mengalami penurun. Jika
produk tersebut tidak ditarik maka akan mempengaruhi penilaian public.
Menciptakan produk baru (new product) dengan model dan gaya yang berbeda.
Mengantisipasi pasar dengan melakukan pembenahan manajemen secara lebih
modern dan aspiratif guna menampung keluhan-keluhan yang timbul.
Menerapkan konsp baru (new product) dalam bidang struktur modal.
Melakukan training and education secara lebih professional dengan maksud agar
karyawan menjadi lebih disiplin den berdedikasi dalam bekerja, dengan tujuan
utama mencapai visi dan misi perusahaan
Pimpinan perusahaan dalam menyelesaikan setiap masalah harus selalu
menjunjung nilai-nilai profesionalisme dan sportivitas.
Peranan SWOT sebagai alat dalam menganalisis kondisi suatu insitusi dapat dianggap
sebagai suatu model yang dapat diterima secara umum dan familiar. Beberapa organisasi profit
dan non profit telah lama mempergunakan SWOT ini sebagai salah satu alat analisis, sehingga
dengan mempergunakan SWOT sebagai dasar analisis sebuah institusi dalam mengambil
keputusan, maka diharapkan SWOT juga memungkinkan untuk dipergunakan sebagai salah satu
model
representatif
dalam
menganalisis
manajemen
risiko
suatu
institusi/organisasi.
Sebagaimana dikatakan oleh Nuranisak S. dan Achmad Holil Noor Ali bahwa “analisisi SWOT
dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan factor-faktor positif yang berasal dari internal
organisasi; kelemahan dan factor-faktor negative dari internal; peluang atau kesempatan dan
keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau risiko”.
Dalam pelaksanaan manajemen risiko ada tahap-tahap yang harus dilakukan yaitu
dengan melakukan identifikasi dimana identifikasi ini dilakukan dengan cara melihat potensipotensi risiko yang sudah terlihat dan akan terlihat, yang kemudian tahap selanjutnya dengan
menempatkan ukuran-ukuran risiko, menempatkan alternatif-alternatif, menganalisis setiap
setiap alternatif, memutuskan suatu alternatif, melaksanakan alternatif yang dipilih, mengontrol
alternatif yang dipilih, dan mengevaluasi jalannya alternatif yang dipilih. Dalam setiap bentuk
proses tahapan ini dapat dituangkan sebagai bagian dalam menempatkan setiap itemnya sebagai
11
bentuk memperkuat analisis SWOT secara komprehensif. Untuk membuat analisis dengan
mempergunakan SWOT dengan harapan memiliki nilai kelayakan yang tinggi maka perlu
adanya dukungan data yang bersifat kualitatif dan kuantitatif. Kualitatif bersifat teori-teori,
sedangkan kuantitatif yaitu menempatkan angka-angka sebagai ukuran pembobotan nilai
dilakukan agar angka keakuratan dapat diperoleh secara baik.
Penggunaan dari analisis SWOT untuk memperjelas semua kekuatan dan kelemahan
yang dapat diidentifikasi guna memberikan suatu rekomendasi pengembangan berdasarkan
potensi-potensi yang tersedia. Untuk menganalisis secara lebih dalam dengan menggunakan
perspektif SWOT maka perlu dilihat factor eksternal dan internal sebagai bagian penting dalam
analisis.
a. Faktor Eksternal
Faktor eksternal ini mempengaruhi terbentuknya opportunities and threats (O and P).
dimana factor ini bersangkutan dengan kondisi-kondisi yang terjadi diluar institusi
yang mempengaruhi pembuatan keputusan institusi.
b. Faktor Internal
Faktor ini mempengaruhi terbentuknya strengths and weaknesses (S and W). Dimana
factor ini menyangkut kondisi yang terjadi di dalam institusi. Yang mana ini turut
mempengaruhi terbentuknya pembuatan keputusan (decision making).
Suatu analisis SWOT yang baik dan tepat maka diperlukan suatu model analisis yang
representative, dimana kasus yang akan dikaji dilihat berdasarkan ruang lingkup aktivitas
kegiatannya atau den gan kata lain melakukan penyesuaian analisa berdasarkan kondisi yang
ada.
12
Gambar 2 : Diagram Analisis SWOT
Menurut Rangkuti (2006), Matriks SWOT dapat menggambarkan secara jelas bagaimana
peluang dan ancaman eksternalyang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan
kelemahan yang dimilikinya. Matriks ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan altenatif
strategis.
Strengths (S)
Weaknessess (W)
Opportunities (O)
(Kekuatan)
Strategi untuk
(Kelemahan)
Strategi untuk
(Peluang)
SO
WO
Menciptakan strategi yang
Menciptakan strategi yang
menggunakan kekuatan untuk
meminimalkan kelemahan
Threats (T)
memanfaatkan peluang
Strategi untuk
untuk memanfaatkan peluang
Strategi untuk
(Ancaman)
ST
WT
Menciptakan strategi yang
Menciptakan Strategi yang
menggunakan kekuatan untuk
meminimalkan kelemahan
mengatasi ancaman
dan menghindari ancaman
Gambar 3 : Tabel format menganalisis dan menentukan keputusan strategis dengan pendekatan
Matriks SWOT
III.
Pembahasan
13
III.1.
Profil Perpustakaan Universitas Riau
Perpustakaan Universitas Riau didirikan pada tahun 1962 bersamaan dengan
berdirinya Universitas Riau yang masih di bawah naungan Yayasan Universitas Riau dan
hanya menempati ruang seluas 100 meter persegi. Pada tahun 1980 Perpustakaan Universitas
Riau hanya memiliki gedung seluas 500 meter persegi yang terletak di lokasi kampus lama
jalan Pattimura No. 9 Pekanbaru. Sejak tahun 1992 Perpustakaan Universitas Riau
dipindahkan ke kampus baru yakni Kampus Bina Widya Panam Jalan HR Soebrantas KM
12,5 Simpang Baru, Pekanbaru sejalan dengan dipindahkannya kantor Rektorat dan beberapa
fakultas.
Perpustakan UR memiliki gedung sebanyak empat unit masing-masing terdiri
dari dua lantai. Dari empat unit yang ada perpustakaan hanya menempati dua
gedung dengan luas keseluruhannya 4.000 meter persegi dengan kapasitas 250
tempat duduk, dibangun di atas lahan seluas 2 Ha.
Perpustakaan saat ini melayani lebih dari 27.500 mahasiswa, 1.400 dosen dan 654
karyawan. Perpustakaan Universitas Riau menyimpan lebih dari 132.000 judul atau 365.000
eksemplar koleksi bahan pustaka, dengan pertambahan setiap tahun sekitar 8.500 eksemplar.
Selain itu perpustakaan juga memiliki koleksi elektronik yang terdiri dari jurnal dan bahanbahan koleksi “local content”. Jumlah e-journal yang dilanggan lebih dari 5.000 judul dalam
berbagai disiplin ilmu yang diperlukan terutama oleh sivitas akademika UR. Kedua jenis
koleksi elektronik jurnal tersebut dapat diakses melalui jaringan www: lib.unri.ac.id dan
www:ur-lib.com.
Perpustakaan
UR
sudah
dua
tahun
ini
menggunakan
sistem
otomasi
perpustakaan dengan menggunakan program SliMS dan untuk pelayanannya sudah
dikembangkan
komplemennya
dari
pengembangan
program
SliMS,
aplikasi
pelayanan mandiri yang telah diterapkan untuk transaksi peminjaman, perpanjangan
dan pengembalian buku dalam upaya untuk meningkatkan pelayanan. Penerapan
aplikasi Pelayanan Mandiri ini sejak tanggal 30 Agustus 2013.
14
VISI
Menjadi learning resource center berbasis teknologi informasi pada Tahun 2035.
MISI
Mengumpulkan berbagai informasi dalam bentuk cetak dan noncetak ( elektronik ) yang
relevan dengan bidang studi di Universitas Riau.
Mengorganisasikan berbagai informasi, untuk mempermudah aksesibilitas informasi
IPTEKS.
Mendistribusikan informasi secara efektif dan efisien kepada pemustaka.
Mewujudkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Perpustakaan dan layanan terintegrasi
dengan perpustakaan fakultas dan unit lain yang terkait.
Mewujudkan ciber library menuju interoverabilitas perpustakaan digital.
Menyediakan infrastruktur dan jasa perpustakaan berbasis teknologi informasi.
Menyediakan akses informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna.
III.2.
Analisa Internal – Eksternal (SWOT)
Untuk mencapai tujuan jangka panjang Perpustakaan Universitas Riau yaitu
Menjadi learning resource center berbasis teknologi informasi pada Tahun 2035. Dalam
menghasil
dan
menyebarluaskan
informasi
yang
berorientasi
kepada
kepuasaan
pemustaka/pengguna. Perpustakaan Universitas Riau mencoba mengembangkan sistem
informasi berbasis teknologi ataupun sumberdaya manusia secara berkesinambungan untuk
memenuhi kebutahan pengguna sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini.
Untuk mencapai tujuan tidak akan luput dari risiko ancaman yang akan menghambat
tujuan tersebut. Oleh karna itu untuk mengidentifikasi risiko yang akan dihadapi kita perlu
mengetahui
kekuatan (Strengths),
kelemahan (Weakness),
Peluang (Opportunities),
dan
ancaman (Threats) yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Riau. Oleh karna kita perlu
melihat atau melakukan analis internal dan eksternal yang ada di Perpustakaan Universitas riau
yang dapat dilihat dari gambar dibawah ini:
15
Gambar 3 : Analis SWOT
EKSTERNAL
Strengths (S)
Weaknessess(W)
(Kekuatan)
(Kelemahan)
Perpustakaan
Universitas Riau
sudah berbasis
teknologi informasi
Perpustakaan
Pola manajemen
Tumpeng tindih
rincian pekerjaan
Gangguan PLN atau
pemadaman listrik
Universitas Riau
yang mempengaruhi
memiliki staf khusus
proses berjalannya
bagian IT
Menggunakan system
Open Source (SLiMS)
Sistem dapat diakses
kapanpun dan
dimanapun karena
sudah online
sistem
Tingkat pemahaman
mahasiswa terhadap
system baru
Proses pengembangan
sistem
Akses hanya dapat
dilakukan dalam
jaringan local
INTERNAL
Opportunities (O)
(Peluang)
Penggunaan metode
Strategi untuk
Strategi untuk
SO
WO
Melakukan
Melakukan
login Single Sign On
serangkaian
pembagian job
sosialisasi tentang
(SSO)
Bertambahnya
pengguna aktif
Rencana
system
Melakukan himbauan
description
Back up data sistem
Melakukan
cara penggunaan
serangkaian
pengembangan untuk
langsung kepada
pengenalan terhadap
menyempurnakan
mahasiswa untuk
system kepada
16
proses system otomasi
dapat berpartisipasi
mahasiswa atau
dalam pemahaman
menggunakan system
yang disediakan
Melakukan promosi
pengenalan
dengan menitik
system kepada
beratkan terhadap
pustakawan atau
pemanfaatan system
Implementasi
pengambil keputasan
pengembangan
Treats (T)
Strategi untuk
(Ancaman)
ST
WT
Teknologi informasi
kian pesat
Keterbatasan dana
Kurangnya
mempromosikan
Mengadakan
pelatihan
Membuat serangkaian
tutorial dalam
system perpustakaan
secara luas
dilingkungan
pengembangan
system
Kurangnya partisipasi
Penggunaan media
sosial dalam rangka
pemahaman mengenai
pengguna
Melakukan
langsung system
Strategi untuk
yang berkembang
perguruan tinggi
Melaksanakan
simulasi yang
dari pustakawan dan
melibatkan
pengambil keputasan
mahasiswa atau
pengguna secara
teratur dalam
beberapa waktu dalam
rangka adaptasi
dengan system baru
Mengadakan
penelitian dengan
meyusun kuisioner
kepada beberapa
17
penggunaan system
Membuat serangkaian
video panduan dalam
menggunakan system
Membuat kuisioner
tentang implementasi
system
mahasiswa atau
pengguna yang telah
menggunakan system
Knowledge sharing
antara pustakawan
dan staf khusus IT
Berdasarkan analisis SWOT diatas, maka perpustakaan Universitas Riau mampu
melihat
dan
menganalisis
kekuatan (Strengths),
kelemahan (Weakness),
Peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang dimiliki dan dihadapi untuk mengatasi dan
meminimalisir seluruh risiko yang akan dihadapi oleh Perpustakaan Univeristas Riau baik itu
dari internal maupun eskternal yang akan dihadapi kedepannya.
18
IV.
Penutup
Proses manajamen risiko dengan metode analisis SWOT dengan melihat faktor internal
dan eksternal yang melihat dari analisa kekuatan (Strengths), kelemahan (Weakness),
Peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas
Riau dengan membuat kuadran SO atau strategi umum yang dilakukan untuk mengggunakan
kekuatan perpustakaan untuk menggambil setiap keuanggulan pada kekuatan yang ada. Pada
kuadran WO perpustakaan dapat membuat keunggulan pada kesempatan sebagai acuan untuk
memfokuskan kegiatan dengan menghindari kelemahan. Selanjutnya untuk kuadran ST yaitu
perpustakaan menjadikan kekuatan untuk menghadapi setiap ancaman dengan menciptakan
diverifikasi untuk menciptakan peluang. Kemudian pada kuadran WT yaitu perpustakaan
berusaha meminimumkan segala kelemahan untuk menghadapi setiap ancaman. Dengan
begitu maka Perpustakaan Universitas Riau dapat mangantisipasi setiap risiko-risiko yang
akan dihadapi kedepannya.
Selanjutnya diperlukan penganalisaan dan melakukan penelitian yang lebih spesifik
tentang manajemen risiko sistem informasi. Selain memperhatikan masalah keamanan,
penilaian dari pemustaka terhadap penanganan sistem informasi yang berdampak terhadap
pelayanan perlu dikaji, karena pemustaka mempunyai peranan penting dalam pengembangan
perpustakaan.
19
DAFTAR PUSTAKA
Arif Nurochman, 2014, Manajemen Risiko Sistem Informasi Perpustakaan (Studi Kasus
di Perpustakaan UGM Yogyakarta), Universitas Gajah Mada, Yogyakarta.
Fredy Rangkuti, 2013, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis (Cara
Perhitungan Bobot, Rating dam OCAI), PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Fredy Rangkuti, 2000, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis (Berorientasi
Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21), PT Gramedia Pustaka Utama,
Jakarta.
George M. Scott, 2004, Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen, PT Raja Grafindo
Persada, Jakarta.
Herman Darmawi, 1994, Manajemen Risiko, Bumi Aksara, Jakarta.
Pawit M. Yusup, 2012, Perspektif Manajemen Pengetahuan Informasi, Komunikasi,
Pendidikan, Dan Perpustakaan, Rajawali Press, Jakarta.
Sutarno NS, 2006, Manajemen Pepustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, Sagung Seto,
Jakarta.
Tata Sutabri, 2005, Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta.
20
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS RIAU
Oleh:
Listya Oktaviana, S.Sos.
Staf Perpustakaan Universitas Riau
I.
Pendahuluan
Pertambahan jumlah pengunjung dan transaksi perpustakaan yang signifikan merupakan
tantangan baru bagi perpustakaan. Di era teknologi informasi yang semakin maju dan
berkembang dengan sangat cepat, perpustakaan sebagaimana disebutkan dalam Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya
cetak, dan/atau karya rekam, secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi
kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi pada pemustaka. Kondisi
pemustaka yang saat ini sudah terbiasa dengan dengan nilai informasi yang dipengaruhi oleh
antara perangkat teknologi informasi, teknologi web dan sumber global yang tersedia di internet.
Pemenuhan kebutuhan informasi dimana saja dan kapan saja merupakan upaya
mengembangkan institusi seperti perpustakaan perguruan tinggi. Perkerjaan atau aktivitas yang
semula menggunakan tenaga manusia (manual), sekarang telah tergantikan dengan tenaga mesin.
Kini, perpustakaan perguruan tinggi sebagai penyedia informasi bagi civitas akademika mulai
menggunakan perangkat teknologi sebagai sarana untuk menunjang pekerjaannya guna
memberikan pelayanan yang lebih baik. Hal ini sesuai dengan Undang-undang nomor 43 tahun
2007 tentang perpustakaan, bahwa perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan
perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
Perkembangan teknologi ini mengharuskan untuk perpustakaan perguruan tinggi untuk
menyesuaikan dengan layanan berbasis teknologi informasi. Dengan penggunaan perangkat
teknologi banyak keuntungan atau kelebihan yang ditawarkan dan membawa pengaruh positif
bagi perpustakaan perguruan tinggi, selain memudahkan dalam pekerjaan, mengefisienkan
waktu, memudahkan dalam pengelolaan koleksi, dan menyebar luaskan informasi tentang
perpustakaan sehingga dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pemustaka.
1
Banyak hal yang dapat dipengaruhi dengan adanya perkembangan teknologi. Tidak hanya
mempengaruhi sistem pelayanan akan tetapi mempengaruhi juga terhadap sistem kerja
staf/pustakawan perpustakaan. Dan hal ini akan berpengaruh terhadap kebutuhan informasi
pemustaka. Dimana terjadinya perubahan dari generasi Y menuju ke generasi Z. pemustaka yang
saat ini berada pada generasi Z dimana mereka dapat mengakses informasi dalam satu waktu.
Yang dimaksud dengan generasi Z itu adalah orang-orang yang lahir digenerasi internet dimana
mereka sudah menikamati keajaiban teknologi usai kelahiran internet. Oleh karna itu penting
bagi perpustakaan untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi saat ini.
Dalam menyikapi perubahan generasi ini, perlu adanya kolaborasi antara informasi
dengan perangkat teknologi. Menurut Setiarso (1997) dalam Nurochman (2013) menyatakan
bahwa “kolaborasi informasi dengan perangkat teknologi web memungkinkan kecepatan dan
keakuratan informasi menjadi tujuan utama, maka tidak mengherankan apabila muncul istilah di
masyarakat siapa yang menguasai informasi maka dipastikan ia memiliki keunggulan posisi
dalam persaingan global”.
Kolaborasi antara informasi dan perangkat teknologi sudah banyak diterapkan di
perpustakaan perguruan tinggi yang berdampak mempermudah perpustakaan menyebar luaskan
informasi dan bagi pemustaka dapat mengakses seluruh kebutuhan informasi. Perpustakaan
Universitas Riau sendiri sudah melakukan mulai melakukan kegiatan kolaborasi antara informasi
dan teknologi untuk dapat meningkatkan kinerja pustakawan. Semakin baiknya kinerja
pustakawan maka semakin baik pula layanan yang dapat diberikan kepada pemustaka.
Kelebihan dari kolaborasi informasi dan teknologi tidak selalu dapat berjalan atau
diterapkan tanpa kelemahan. Sistem informasi yang tidak diimbangin dengan pengelolaan sistem
didalamnya dapat memberikan dampak yang kurang baik bagi keamanan sistem informasi
tersebut. Contoh kelemahan yang dapat terjadi dalam sistem informasi adalah serangan virus,
kesalahan teknis, kesalahan perangkat keras (hardware problems), hacking, kegagalan arus, dan
sebagainya. Adanya kerusakan ini dapat membuat sistem informasi tidak dapat mejalankan
fungsinya dengan baik atau sering error sehingga dapat menghambat proses kegiatan pelayanan
dan proses kerja pustakawan.
Kelemahan-kelemahan tersebut sering disebut dengan risiko. Kelemahan yang sering
terlupakan dapat akan mendatangkan masalah bagi perpustakaan perguruan tinggi dan akan
2
mempengaruhi terhadap kualitas sistem layanan perpustakaan. Oleh karna itu perpustakaan harus
memiliki manajemen dalam menghadapi kelemahan sistem informasi perpustakaan dengan
membuat manajamen risiko. besar aset informasi yang dilayankan kepada pemustaka melalui
teknologi web, semakin besar sumber ancaman yang akan mengganggu kelancaran sistem
informasi perpustakaan. Dalam memahami konsep manajemen risiko sistem informasi secara
keseluruhan, diperlukan kerangka kerja sistem informasi dan teknologi informasi dalam
keseluruhan kegiatan manajemen risiko yang akan diterapkan di perpustakaan.
Perpustakaan universitas Riau sendiri dalam menanggulangi risiko yang terjadi pada
sistem informasi ditangani langsung oleh bidang bagian khusus. Akan tetapi Perpustakaan
Universitas Riau belum melakukan penilaian khusus untuk risiko sistem informasi dan hanya
melakukan kegiatan pada saat terjadi hambatan dalam kegiatan layanan informasi perpustakaan
sehingga menghambat kegiatan pelayanan. Dalam melindungi keamanan sistem informasi
Perpustakaan Universitas Riau menanggulangi berbagai ancaman yang dapat mengganggu
sistem informasi dan jaringannya. Salah satu cara untuk melaksanakan kegiatan manajemen
risiko yang berhubungan dengan keamanan sistem informasi adalah dengan menggunakan
metode analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Oppurtuniteis dan Treats). Dimana analisis
SWOT dapat dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang
berorientasi profit dan non profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi
tersebut secara lebih komprehensif dan metode analisis ini dapat di terapkan untuk melakukan
analasisi manjamen risiko. Perpustakaan Universitas Riau yang menitikberatkan pelayanan
dengan menggunakan system informasi sangatlah cocok mengaplikasikan metode analisis
SWOT untuk menilai risiko dalam kegiatan manajemen risiko pada keamanan sistem informasi.
Untuk mengetahui proses penerapan manajemen risiko sistem informasi perpustakaan
tersebut, diperlukan analisis tentang sejauh mana penerapan manajemen risiko sistem informasi
menggunakan metode analisis SWOT di Perpustakaan Universitas Riau. Dan bertujuan untuk
mengetahui bagaimana pelaksanaan manajemen risiko sistem informasi di Perpustakaan
Universitas Riau. Banyak manfaat yang akan diperolah dari tindakanan analisis ini yang dapat
diterapkan untuk melihat manajemen risiko sistem informasi yaitu pengembangan ilmu yang
berkaitan dengan konsep pengelolaan asset informasi perpustakaan melalui manajemen risiko
dan sebagai bahan evaluasi dalam penerapan teknologi informasi agara lebih optimal dengan
3
memperhatikan berbagai sumber ancaman dan konsekuensi yang ditimbulkan dalam pengelolaan
layanan informasi.
II.
Dasar Teori
Dalam sebuah perpustakaan yang berbasis teknologi informasi pemaparan alur pikir
mengenai konsep analisis ini yaitu informasi, manajemen risiko dan metode analisis SWOT.
Penerapan SWOT sebagai alat dalam menganalisis kondisi suatu organisasi selama ini di anggap
sebagai suatu model yang dapat diterima secara umum dan familiar. Banyak model analisis yang
dapat digunakan dalam menganalisis manajemen risiko seperti BCG (Boston Consulting Group),
management performance (kinerja manajemen), dan berbagai alat analisis lainnya. Beberapa
organisasi profit dan non profit telah lama menggunakan SWOT sebagai salah satu alat analisis
dalam mengambil keputusan dalam menganalisis manajemen risiko suatu organisasi.
II.1.
Informasi
Informasi adalah data yang sudah diolah dan memiliki potensi bermanfaat bagi
seseorang. Pengertian informasi dari dulu hingga sekarang pada dasarnya sama, yakni sama
dalam wujud, sifat, fungsi, dan manfaatnya, sedangkan perbedaannya hanya pada kemasannya
saja. Kalau dulu informasi diwadahi oleh media yang masih tradisional atau konvensional
sebagai alat penyimpanan data dan informasi, yang kemudian berkembang menjadi media cetak
(printed materials) dan media nonbuku, maka sekarang media penyimpanan dan pembawa
informasi sudah sangat canggih dan bentuknya beragam. Dengan media berbasis elektronik dan
optik, ragam dan banyaknya informasi yang disimpannya menjadi sangat besar, bahkan relatif
tak terbatas.
Sebelumnya, masyarakat tradisional menghadapi berbagai permasalahan yang relatif
sederhana dibandingkan dengan masyarakat yang sudah tergolong maju. Dalam situasi yang
demikian, jumlah informasi yang diperlukan relatif sedikit dibandingkan dengan masyarakat
maju yang menghadapi beraneka ragam permasalahan. Di samping itu, alat yang tersedia bagi
masyarakat tradisional untuk menciptakan dan mengolah informasi masih sangat terbatas.
Sebaliknya, berkat perkembangan informasi yang pesat baik dalam arti perangkat keras dan
4
perangkat lunaknya, masyarakat maju dapat menciptakan informasi dalam jumlah yang sangat
besar dalam waktu yang sangat singkat.
Masyarakat yang belum maju menghadapi kelangkaan informasi untuk memecahkan
berbagai permasalahan yang dihadapinya. Itu sebabnya institusi memainkan peranan penting
dalam proses pengambilan keputusan yang mereka tempuh. Sebaliknya, masyarakat maju
dihadapkan kepada kelimpahan informasi sehingga diperlukan keahlian dan kemahiran untuk
memilih informasi apa yang benar-benar diperlukan dalam pemecahan berbagai masalah.
(Siagian, 2001).
Perkembangan teknologi yang semakin maju ini, merupakan titik awal bagi
organisasi/instansi untuk mengembangkan diri. Aplikasi teknologi komputer benar-benar telah
menandai peradaban yang memungkinkan pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dapat
diselesaikan secara cepat, akurat, dan efisien. Pesatnya perkembangan teknologi otomasi ini,
membuat nilai informasi menjadi komoditas yang lebih mahal. Informasi telah dipandang
sebagai sumberdaya yang sangat potensial, sehingga ketika organisasi/instansi tidak menyaring
informasi dengan baik dan benar, maka hanya akan memberikan dampak yang kurang baik bagi
sumberdaya maupun dana
Perpustakaan sebagai pusat pengelolaan informasi dan sumber-sumber informasi untuk
kepentingan masyarakat banyak pun tidak lepas dari pengaruh pemblukan informasi. Oleh
karena itu, sebagai penghimpun, pengolah, dan sekaligus dessiminator (distributor) informasi
kepada mereka yang berhak (masyarakat pada umumnya), perpustakaan selalu berusaha
mengorganisasikan informasi yang ada tersebut untuk memudahkan memperolehnya bagi
masyarakat yang membutuhkan. Gambaran tentang perkembangan informasi mengharuskan
pihak pengelola informasi untuk bekerja lebih giat lagi supaya tidak tertinggal oleh perubahan
zaman.
Di dunia perpustakaan, informasi menjadi garapan utama pengelolaannya untuk
kepentingan peningkatan kualitas manusia pada umumnya. Melalui metode penyebarluasan
informasi (pelayanan) yang dilakukan oleh perpustakaan, diharapkan kebebasn dan akses
masyarakat akan informasi menjadi lebih terbuka sehingga kerenanya pengetahuan masyarakat
pada umumnya juga meningkat sejalan dengan peningkatan kehidupannya. Semua anggota
5
masyarakat di semua lapisan dan tingkatannya mempunyai kesempatan yang sama untuk bisa
memanfaatkan perpustakaan.
Burch & Grudnitski dalam Kumorotomo (1994) menyebutkan adanya tiga pilar utama
yang menentukan kualitas informasi, yaitu: akurasi, ketepatan waktu, dan relevansi. Tiga pilar
utama yang menentukan kualitas informasi tersebut diperkuat dengan pendapat Murhada (2011)
bahwa kualitas informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi bergantung pada beberapa
faktor, antara lain:
1. Ketepatan waktu: informasi harus tiba di tangan pengguna tepat waktu, tidak boleh
terlambat, informasi yang terlambat akan berkurang nilainya. Di samping ketepatan
waktu (timeleness) informasi juga ditentukan oleh usia (age), berapa lama informasi
tersebut berlaku. Faktor usia biasa dikaitkan dengan rentang waktu (time frime),
misalnya laporan keuangan hanya berlaku 4 bulan.
2. Ketepatan isi: informasi harus tepat isinya, atau harus akurat, tidak mengandung
kesalahan. Ketepatan isi juga selain berkaitan dengan akurasi juga berkaitan dengan
presisi. Akurat berarti tidak mengandung kesalahan, sedang presisi menyatakan derajat
kerincian informasi, semakin rinci berarti semakin presisi.
3. Ketepatan sasaran: informasi harus tiba di tangan orang yang memerlukannya, apabila
salah sasaran informasi tersebut tidak berguna atau bisa disalah-gunakan.
4. Relevansi: informasi harus relevan dengan kebutuhan penggunanya, bila tidak maka
informasi ini tidak berguna.
5. Kemudahan akses: informasi harus bisa diperoleh dengan mudah agar dapat diterima
oleh pengguna tanpa hambatan dan lancar. Misalnya informasi harus tersedia di
jaringan dengan fasilitas akses yang aman dari orang yang tidak berhak.
6. Kelengkapan: informasi harus lengkap sesuai dengan kebutuhan, apabila tidak
lengkap tentu nilai dan kualitasnya kurang.
Kolaborasi antara sumber daya manusia dan teknologi yang terjadi saat ini dapat
dikatakan sebagai sistem informasi. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menyediakan
informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan
6
operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang,
teknologi informasi, dan prosedur-prosedur yang terorganisasi. Jadi, keandalan suatu sistem
informasi dalam organisasi/instansi terletak pada keseimbangan antarkomponen yang ada,
sehingga dapat dihasilkan dan didistribusikan suatu sistem informasi yang berguna untuk
lembaga yang bersangkutan.
Akan tetapi dengan berkembangnya teknologi informasi yang dapat melakukan kegiatan
penyebarluasan informasi dengan mudah tidak menutup kemungkinan akan terjadi
penyalahgunaan informasi dari berbagai pihak seperti, mencuri informasi atau mengubah content
dari informasi yang masih orisinil. Ini merupakan salah satu contoh bentuk risiko yang dihadapi
oleh organisasi/instansi saat ini. Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan fungsinya,
maka manajemen risiko sistem informasi sangat diperlukan. Ancaman yang dapat merusak
sumber informasi tidak hanya dari ancaman fisik tetapi juga akses jaringan, dan untuk mengelola
atau mengatasi risiko tersebut maka diperlukaan kemampuan pengelolaan manajemen risiko
keamanan informasi.
II.2.
Manajemen Risiko
Manajemen risiko secara umum merupakan proses dengan tujuan untuk mendapatkan
keseimbangan antara efisiensi dan memanfaatkan peluang untuk mendapatkan keuntungan dan
meminimalisir kerentanan dan kerugian. Manajemen risiko harus dilakukan secara terus-menerus
dan dilakukan berulangulang, sehingga ketika diterapkan dengan benar, akan memungkinkan
terjadinya perbaikan terus-menerus dalam pengambilan keputusan dan peningkatan kinerja.
Menurut Stoneburner (2002) bahwa “risk management encompasses three processes :
risk assesment, risk mitigation, and evaluation and assessment”. Adanya perencanaan sebelum
risiko itu terjadi, dimaksudkan agar perpustakaan akan lebih siap mengatasinya. Mulai
mengidentifikasi kemungkinan risiko yang bisa terjadi, akan memudahkan perpustakaan dalam
mengelompokkan risiko sehingga dapat dilakukan pencegahan yang baik.
Perpustakaan perguruan tinggi, yang mencakup universitas, sekolah tinggi, institut,
akademi dan lain sebagainya. Perpustakaan tersebut berada dilingkungan kampus. Pemakainya
adalah sivitas akademi perguruan tinggi tersebut dan fungsinya yang utama adalah menunjang
proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi).
7
Dalam pengelola dan penanggung jawabnya adalah perguruan tinggi yang bersangkutan. Proses
pendidikan di perguruan tinggi tidak terlepas dari kegiatan penelitian dan pengembangan, inovasi,
serta rekayasa ilmu pengetahuan. Oleh karena itu perpustakaan perguruan tinggi sering disebut
dengan jantungnya universitas.
Meskipun perpustakaan perguruan tinggi dirasakan demikian pentingnya, tetapi dalam
prakteknya tidak semudah membalikkan telapak tangan. Perpustakaan sebagai tempat untuk
mencari informasi serta sebagai penunjang pendidikan harus mempunyai manajemen yang baik
agar semua koleksi, layanan, dan fasilitas yang ada dapat memberikan kepuasan bagi mahasiswa
(pemustaka) yang datang ke perpustakaan. Seiring pesatnya informasi yang masuk ke
perpustakaan, perpustakaan mulai bertransformasi menjadi lebih maju. Dari yang semula
berbentuk konvensional mulai berubah menjadi digital. Hal ini didasari dengan derasnya
informasi yang masuk, sehingga mempengaruhi kebutuhan informasi civitas akademi. Maka,
perpustakaan harus menyesuaikan diri untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa (pemustaka)
tersebut.
Perpustakaan Universitas Riau yang didirikan pada tahun 1962 dan masih aktif sampai
saat ini sudah melakukan perubahan system kerja dengan menggunakan perangkat teknologi
atau sudah otomasi. Perpustakaan Universitas Riau melayani lebih dari 27.500 mahasiswa,
1.400 dosen dan 654 karyawan. Perpustakaan Universitas Riau menyimpan lebih dari 132.000
judul atau 365.000 eksemplar koleksi bahan pustaka, dengan pertambahan setiap tahun sekitar
8.500 eksemplar. Selain itu perpustakaan juga memiliki koleksi elektronik yang terdiri dari
jurnal dan bahan-bahan koleksi “local content”. Jumlah e-journal yang dilanggan lebih dari
5.000 judul dalam berbagai disiplin ilmu yang diperlukan terutama oleh sivitas akademika
Universitas Riau. Melakukan perubahan system kerjaan dengan menggunakan perangkat
teknologi disetiap titik layanan yang ada diperpustakaan. Perubahan system otomasi ini
bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan dan permintaan informasi yang sangat banyak.
Dengan adanya perubahan sistem kerja perpustakaan harus memikirkan langkahlangkah untuk menanggulangi masalah-masalah yang dapat merusak sistem informasi. Jika
sistem informasi rusak maka semua aset informasi yang ada di dalamnya akan mengalami
kerusakan juga atau yang lebih dikhawatirkan lagi jika aset informasi tersebut hilang, sehingga
dapat menghambat pelayanan. Hambatan-hambatan ini disebut juga dengan risiko.
8
risiko tersebut, dapat diinterpretasikan bahwa risiko adalah sesuatu yang tidak dapat
diprediksi dan dapat menimbulkan kerugian atau sumber ancaman yang dapat merugikan suatu
organisasi. Jika risiko tidak dapat diprediksi, maka perlu adanya langkah-langkah untuk
menanggulanginya sehingga ketika risiko yang tidak diinginkan terjadi, dapat segera diatasi.
Untuk itu maka suatu organisasi/instansi harus mengupayakan adanya manajemen risiko.
Manajemen
risiko
merupakan
suatu
usaha
untuk
mengetahui,
menganalisis
serta
mengendalikan risiko dalam setiap perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh efektivitas
dan efisiensi yang lebih tinggi.
Berdasarkan hal tersebut maka penulis mencoba melakukan kajian dengan
menggunakan metode Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, treats) yakni
sebuah pendekatan yang memfokuskan pada sudut pandang baik dari segi kekuatan dan
kelemahan serta perluang dan ancaman yang mungkin bisa terjadi di masa-masa yang akan
datang.
II.3. Analisis SWOT
Dari berbagai literatur yang menjelaskan tentang SWOT bahwa analisis SWOT
merupakan penyempurnaan pemikiran dari berbagai kerangka kerja dan rencana strategi
(framework and strategic planning) yang dapat diterapkan dalam suatu bisnis atau organisasi.
Analisis SWOT dari perspektif manajemen risiko bertujuan untuk memberikan panduan agar
suatu institusi dapat lebih fokus produk yang akan di berikan kepada pengguna dan akan
mengalami berbagai macam ancaman. Produk yang akan diberikan kepada pengguna pasti
akan mengalami pasang surut atau lebih dikenal istilah daur hidup produk (life cycle product).
Konsep daur hidup produk dirujuk berdasarkan keadaan yang terjadi dilapangan, bahwa
pengguna memiliki tangkat kejenuhan dalam menggunakan suatu produk.
9
Gambar 1 : Daur Hidup Produk
Dari gambar di atas dapat kita lihat bahwa daur hidup suatu produk itu besifat fluktuatif,
seiring berjalannya waktu yang akan dilalui oleh institusi. Adapun setiap fase tersebut adalah:
Pada fase pertama adalah masa perkenalan suatu institusi dalam meluncurkan
produk kepada pengguna. Pada tahap ini pengguna mulai mengenal dan menilai
kualitas dari suatu produk.
Pada fase kedua adalah masa pertumbuhan dimana suatu produk sudah masuk ke
pengguna dan mulai memiliki nilai perhatian lebih dari pengguna. Dan pengguna
mulai menyukai produk tersebut untuk diminati dalam arti sudah terbentuk
loyalitas dan akan berlanjut kepada pengguna lainnya.
Pada fase ketiga adalah fase dimana suatu produk sudah memiliki kualitas dan
nilai terhadap pengguna.
Pada fase keempat adalah fase dimana nilai produk tersebut menurun dan
pengguna mulai merasa jenuh terhadap produk tersebut, sehingga pada fase ini
institusi harus melakukan berbagai macam antisipasi terhadap sesuatu yang tidak
diinginkan.
Solusi yang dapat dilakukan secara umum untuk menghindari penurun nilai suatu produk
berdasarkan perspektif SWOT yaitu perspektif untuk membangun kekuatan dan memperkecil
10
kelemahan, serta memperbesar peluang dan memperkecil ancaman. Adapun solusi yang
diberikan adalah:
Melakukan kebijakan evaluasi secara menyeluruh terhadap beberapa produk yang
telah diluncurkan ke pasaran. Evaluasi tersebut dilakukan berdasarkan data riset.
Menarik kembali produk yang diperkirakan akan terus mengalami penurun. Jika
produk tersebut tidak ditarik maka akan mempengaruhi penilaian public.
Menciptakan produk baru (new product) dengan model dan gaya yang berbeda.
Mengantisipasi pasar dengan melakukan pembenahan manajemen secara lebih
modern dan aspiratif guna menampung keluhan-keluhan yang timbul.
Menerapkan konsp baru (new product) dalam bidang struktur modal.
Melakukan training and education secara lebih professional dengan maksud agar
karyawan menjadi lebih disiplin den berdedikasi dalam bekerja, dengan tujuan
utama mencapai visi dan misi perusahaan
Pimpinan perusahaan dalam menyelesaikan setiap masalah harus selalu
menjunjung nilai-nilai profesionalisme dan sportivitas.
Peranan SWOT sebagai alat dalam menganalisis kondisi suatu insitusi dapat dianggap
sebagai suatu model yang dapat diterima secara umum dan familiar. Beberapa organisasi profit
dan non profit telah lama mempergunakan SWOT ini sebagai salah satu alat analisis, sehingga
dengan mempergunakan SWOT sebagai dasar analisis sebuah institusi dalam mengambil
keputusan, maka diharapkan SWOT juga memungkinkan untuk dipergunakan sebagai salah satu
model
representatif
dalam
menganalisis
manajemen
risiko
suatu
institusi/organisasi.
Sebagaimana dikatakan oleh Nuranisak S. dan Achmad Holil Noor Ali bahwa “analisisi SWOT
dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan factor-faktor positif yang berasal dari internal
organisasi; kelemahan dan factor-faktor negative dari internal; peluang atau kesempatan dan
keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau risiko”.
Dalam pelaksanaan manajemen risiko ada tahap-tahap yang harus dilakukan yaitu
dengan melakukan identifikasi dimana identifikasi ini dilakukan dengan cara melihat potensipotensi risiko yang sudah terlihat dan akan terlihat, yang kemudian tahap selanjutnya dengan
menempatkan ukuran-ukuran risiko, menempatkan alternatif-alternatif, menganalisis setiap
setiap alternatif, memutuskan suatu alternatif, melaksanakan alternatif yang dipilih, mengontrol
alternatif yang dipilih, dan mengevaluasi jalannya alternatif yang dipilih. Dalam setiap bentuk
proses tahapan ini dapat dituangkan sebagai bagian dalam menempatkan setiap itemnya sebagai
11
bentuk memperkuat analisis SWOT secara komprehensif. Untuk membuat analisis dengan
mempergunakan SWOT dengan harapan memiliki nilai kelayakan yang tinggi maka perlu
adanya dukungan data yang bersifat kualitatif dan kuantitatif. Kualitatif bersifat teori-teori,
sedangkan kuantitatif yaitu menempatkan angka-angka sebagai ukuran pembobotan nilai
dilakukan agar angka keakuratan dapat diperoleh secara baik.
Penggunaan dari analisis SWOT untuk memperjelas semua kekuatan dan kelemahan
yang dapat diidentifikasi guna memberikan suatu rekomendasi pengembangan berdasarkan
potensi-potensi yang tersedia. Untuk menganalisis secara lebih dalam dengan menggunakan
perspektif SWOT maka perlu dilihat factor eksternal dan internal sebagai bagian penting dalam
analisis.
a. Faktor Eksternal
Faktor eksternal ini mempengaruhi terbentuknya opportunities and threats (O and P).
dimana factor ini bersangkutan dengan kondisi-kondisi yang terjadi diluar institusi
yang mempengaruhi pembuatan keputusan institusi.
b. Faktor Internal
Faktor ini mempengaruhi terbentuknya strengths and weaknesses (S and W). Dimana
factor ini menyangkut kondisi yang terjadi di dalam institusi. Yang mana ini turut
mempengaruhi terbentuknya pembuatan keputusan (decision making).
Suatu analisis SWOT yang baik dan tepat maka diperlukan suatu model analisis yang
representative, dimana kasus yang akan dikaji dilihat berdasarkan ruang lingkup aktivitas
kegiatannya atau den gan kata lain melakukan penyesuaian analisa berdasarkan kondisi yang
ada.
12
Gambar 2 : Diagram Analisis SWOT
Menurut Rangkuti (2006), Matriks SWOT dapat menggambarkan secara jelas bagaimana
peluang dan ancaman eksternalyang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan
kelemahan yang dimilikinya. Matriks ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan altenatif
strategis.
Strengths (S)
Weaknessess (W)
Opportunities (O)
(Kekuatan)
Strategi untuk
(Kelemahan)
Strategi untuk
(Peluang)
SO
WO
Menciptakan strategi yang
Menciptakan strategi yang
menggunakan kekuatan untuk
meminimalkan kelemahan
Threats (T)
memanfaatkan peluang
Strategi untuk
untuk memanfaatkan peluang
Strategi untuk
(Ancaman)
ST
WT
Menciptakan strategi yang
Menciptakan Strategi yang
menggunakan kekuatan untuk
meminimalkan kelemahan
mengatasi ancaman
dan menghindari ancaman
Gambar 3 : Tabel format menganalisis dan menentukan keputusan strategis dengan pendekatan
Matriks SWOT
III.
Pembahasan
13
III.1.
Profil Perpustakaan Universitas Riau
Perpustakaan Universitas Riau didirikan pada tahun 1962 bersamaan dengan
berdirinya Universitas Riau yang masih di bawah naungan Yayasan Universitas Riau dan
hanya menempati ruang seluas 100 meter persegi. Pada tahun 1980 Perpustakaan Universitas
Riau hanya memiliki gedung seluas 500 meter persegi yang terletak di lokasi kampus lama
jalan Pattimura No. 9 Pekanbaru. Sejak tahun 1992 Perpustakaan Universitas Riau
dipindahkan ke kampus baru yakni Kampus Bina Widya Panam Jalan HR Soebrantas KM
12,5 Simpang Baru, Pekanbaru sejalan dengan dipindahkannya kantor Rektorat dan beberapa
fakultas.
Perpustakan UR memiliki gedung sebanyak empat unit masing-masing terdiri
dari dua lantai. Dari empat unit yang ada perpustakaan hanya menempati dua
gedung dengan luas keseluruhannya 4.000 meter persegi dengan kapasitas 250
tempat duduk, dibangun di atas lahan seluas 2 Ha.
Perpustakaan saat ini melayani lebih dari 27.500 mahasiswa, 1.400 dosen dan 654
karyawan. Perpustakaan Universitas Riau menyimpan lebih dari 132.000 judul atau 365.000
eksemplar koleksi bahan pustaka, dengan pertambahan setiap tahun sekitar 8.500 eksemplar.
Selain itu perpustakaan juga memiliki koleksi elektronik yang terdiri dari jurnal dan bahanbahan koleksi “local content”. Jumlah e-journal yang dilanggan lebih dari 5.000 judul dalam
berbagai disiplin ilmu yang diperlukan terutama oleh sivitas akademika UR. Kedua jenis
koleksi elektronik jurnal tersebut dapat diakses melalui jaringan www: lib.unri.ac.id dan
www:ur-lib.com.
Perpustakaan
UR
sudah
dua
tahun
ini
menggunakan
sistem
otomasi
perpustakaan dengan menggunakan program SliMS dan untuk pelayanannya sudah
dikembangkan
komplemennya
dari
pengembangan
program
SliMS,
aplikasi
pelayanan mandiri yang telah diterapkan untuk transaksi peminjaman, perpanjangan
dan pengembalian buku dalam upaya untuk meningkatkan pelayanan. Penerapan
aplikasi Pelayanan Mandiri ini sejak tanggal 30 Agustus 2013.
14
VISI
Menjadi learning resource center berbasis teknologi informasi pada Tahun 2035.
MISI
Mengumpulkan berbagai informasi dalam bentuk cetak dan noncetak ( elektronik ) yang
relevan dengan bidang studi di Universitas Riau.
Mengorganisasikan berbagai informasi, untuk mempermudah aksesibilitas informasi
IPTEKS.
Mendistribusikan informasi secara efektif dan efisien kepada pemustaka.
Mewujudkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Perpustakaan dan layanan terintegrasi
dengan perpustakaan fakultas dan unit lain yang terkait.
Mewujudkan ciber library menuju interoverabilitas perpustakaan digital.
Menyediakan infrastruktur dan jasa perpustakaan berbasis teknologi informasi.
Menyediakan akses informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna.
III.2.
Analisa Internal – Eksternal (SWOT)
Untuk mencapai tujuan jangka panjang Perpustakaan Universitas Riau yaitu
Menjadi learning resource center berbasis teknologi informasi pada Tahun 2035. Dalam
menghasil
dan
menyebarluaskan
informasi
yang
berorientasi
kepada
kepuasaan
pemustaka/pengguna. Perpustakaan Universitas Riau mencoba mengembangkan sistem
informasi berbasis teknologi ataupun sumberdaya manusia secara berkesinambungan untuk
memenuhi kebutahan pengguna sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini.
Untuk mencapai tujuan tidak akan luput dari risiko ancaman yang akan menghambat
tujuan tersebut. Oleh karna itu untuk mengidentifikasi risiko yang akan dihadapi kita perlu
mengetahui
kekuatan (Strengths),
kelemahan (Weakness),
Peluang (Opportunities),
dan
ancaman (Threats) yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Riau. Oleh karna kita perlu
melihat atau melakukan analis internal dan eksternal yang ada di Perpustakaan Universitas riau
yang dapat dilihat dari gambar dibawah ini:
15
Gambar 3 : Analis SWOT
EKSTERNAL
Strengths (S)
Weaknessess(W)
(Kekuatan)
(Kelemahan)
Perpustakaan
Universitas Riau
sudah berbasis
teknologi informasi
Perpustakaan
Pola manajemen
Tumpeng tindih
rincian pekerjaan
Gangguan PLN atau
pemadaman listrik
Universitas Riau
yang mempengaruhi
memiliki staf khusus
proses berjalannya
bagian IT
Menggunakan system
Open Source (SLiMS)
Sistem dapat diakses
kapanpun dan
dimanapun karena
sudah online
sistem
Tingkat pemahaman
mahasiswa terhadap
system baru
Proses pengembangan
sistem
Akses hanya dapat
dilakukan dalam
jaringan local
INTERNAL
Opportunities (O)
(Peluang)
Penggunaan metode
Strategi untuk
Strategi untuk
SO
WO
Melakukan
Melakukan
login Single Sign On
serangkaian
pembagian job
sosialisasi tentang
(SSO)
Bertambahnya
pengguna aktif
Rencana
system
Melakukan himbauan
description
Back up data sistem
Melakukan
cara penggunaan
serangkaian
pengembangan untuk
langsung kepada
pengenalan terhadap
menyempurnakan
mahasiswa untuk
system kepada
16
proses system otomasi
dapat berpartisipasi
mahasiswa atau
dalam pemahaman
menggunakan system
yang disediakan
Melakukan promosi
pengenalan
dengan menitik
system kepada
beratkan terhadap
pustakawan atau
pemanfaatan system
Implementasi
pengambil keputasan
pengembangan
Treats (T)
Strategi untuk
(Ancaman)
ST
WT
Teknologi informasi
kian pesat
Keterbatasan dana
Kurangnya
mempromosikan
Mengadakan
pelatihan
Membuat serangkaian
tutorial dalam
system perpustakaan
secara luas
dilingkungan
pengembangan
system
Kurangnya partisipasi
Penggunaan media
sosial dalam rangka
pemahaman mengenai
pengguna
Melakukan
langsung system
Strategi untuk
yang berkembang
perguruan tinggi
Melaksanakan
simulasi yang
dari pustakawan dan
melibatkan
pengambil keputasan
mahasiswa atau
pengguna secara
teratur dalam
beberapa waktu dalam
rangka adaptasi
dengan system baru
Mengadakan
penelitian dengan
meyusun kuisioner
kepada beberapa
17
penggunaan system
Membuat serangkaian
video panduan dalam
menggunakan system
Membuat kuisioner
tentang implementasi
system
mahasiswa atau
pengguna yang telah
menggunakan system
Knowledge sharing
antara pustakawan
dan staf khusus IT
Berdasarkan analisis SWOT diatas, maka perpustakaan Universitas Riau mampu
melihat
dan
menganalisis
kekuatan (Strengths),
kelemahan (Weakness),
Peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang dimiliki dan dihadapi untuk mengatasi dan
meminimalisir seluruh risiko yang akan dihadapi oleh Perpustakaan Univeristas Riau baik itu
dari internal maupun eskternal yang akan dihadapi kedepannya.
18
IV.
Penutup
Proses manajamen risiko dengan metode analisis SWOT dengan melihat faktor internal
dan eksternal yang melihat dari analisa kekuatan (Strengths), kelemahan (Weakness),
Peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas
Riau dengan membuat kuadran SO atau strategi umum yang dilakukan untuk mengggunakan
kekuatan perpustakaan untuk menggambil setiap keuanggulan pada kekuatan yang ada. Pada
kuadran WO perpustakaan dapat membuat keunggulan pada kesempatan sebagai acuan untuk
memfokuskan kegiatan dengan menghindari kelemahan. Selanjutnya untuk kuadran ST yaitu
perpustakaan menjadikan kekuatan untuk menghadapi setiap ancaman dengan menciptakan
diverifikasi untuk menciptakan peluang. Kemudian pada kuadran WT yaitu perpustakaan
berusaha meminimumkan segala kelemahan untuk menghadapi setiap ancaman. Dengan
begitu maka Perpustakaan Universitas Riau dapat mangantisipasi setiap risiko-risiko yang
akan dihadapi kedepannya.
Selanjutnya diperlukan penganalisaan dan melakukan penelitian yang lebih spesifik
tentang manajemen risiko sistem informasi. Selain memperhatikan masalah keamanan,
penilaian dari pemustaka terhadap penanganan sistem informasi yang berdampak terhadap
pelayanan perlu dikaji, karena pemustaka mempunyai peranan penting dalam pengembangan
perpustakaan.
19
DAFTAR PUSTAKA
Arif Nurochman, 2014, Manajemen Risiko Sistem Informasi Perpustakaan (Studi Kasus
di Perpustakaan UGM Yogyakarta), Universitas Gajah Mada, Yogyakarta.
Fredy Rangkuti, 2013, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis (Cara
Perhitungan Bobot, Rating dam OCAI), PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Fredy Rangkuti, 2000, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis (Berorientasi
Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21), PT Gramedia Pustaka Utama,
Jakarta.
George M. Scott, 2004, Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen, PT Raja Grafindo
Persada, Jakarta.
Herman Darmawi, 1994, Manajemen Risiko, Bumi Aksara, Jakarta.
Pawit M. Yusup, 2012, Perspektif Manajemen Pengetahuan Informasi, Komunikasi,
Pendidikan, Dan Perpustakaan, Rajawali Press, Jakarta.
Sutarno NS, 2006, Manajemen Pepustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, Sagung Seto,
Jakarta.
Tata Sutabri, 2005, Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta.
20