PEHDAHULUAN BAB I1 PENTINGNYA SISTEM
( '.
.
I :
' ,
.
I
I
!
.
OLEH :
,
i
'
1: ?:,it-liif .;;I
DRS.
J U R U S A N ADMINISTRASI PENDIDIKAN
KATA PENGANTARF-.
I
Perkembangan
dewasa
.
dan
teknologi
yang
pesat
sangat
i n i membawa p e . n g a r u h t e r h a d a p s e l u r u h k e g i a t a n
dilakukan
teratur
I
ilmu
o-leh
dan
setiap kantor. Pengelolaan
tertib
akan sangat
informasi
menunjang
kecepatan
yang
yang
dan
k e t e p z t a n p e n y a j i a n i n f o r m a s i , s e r t a d a p a t membantu semua
pihak dalam dalam rangka pen'yelesaian tugas, guna pencapaian
i
tujuan yang t e l a h ditentukan.
Oleh
k a r m a pengambilan kepu-tusan yang di'lakukan
pimpinan t e r g a n t u n g pada kelengkapan,
an
I
1.
I
I
,
informasi
kecepatan dan ketepat-
y a n g d i s a j i k a n , maka k i r a n y a
t e n t a n g sistem i n f o r m a s i manajemen
perlu
dipahami
guna d a p a t menanggulangi
masalah yang d i h a d a p i .
Berdasarkan
kebu tuha;
dan t uj u a n d a r i
Program
Adrninistrasi Pendidikan FIP IKIP Padang, yang
para
mahasiswanya
(sebagai
perencana,
untuk menjadi
pengelola
mempersiapkan
administrator
dan
studi
pengawas
pendidikan
pendidikan) ,
k i r a n y a p e r l u memahami a k a n s i s t e m i n f o r m a s i m a n a j e m e n
sebut.
Maka
dalan rangka
pemenuhan
kebutuhan
sederhana
i n i , d e n g a n r n e m p e r h a t i k a n p e n g a l a m a n p r a k t e k selama
d a n p e n g a l a m a n ~ e n g a j a rs e l a m a i n i .
bekerja
P e n u l i s mengharapkan, k i r a n y a d i k t a t i n i d a p a t
dijadi-
kan
I
ter-
termaksud,
penulis t e l a h berusaha untuk dapat menulis d i k t a t
I
oleh
s a l a h s a t u pegangan untuk b e l a j a r b a g i mahasiswa
nistrasi
Admi-
P e n d i d i k a ~k h u s u s n y a , p e n b a c a umumnya d a l a m
usaha
melaksanakar! t u g a s n e r e k a dengan l e b - i h e f i s i e n .
~
I
C i d a l a n p e n u l i s a n d i k t a t i n i , p e n u l i s m e n y a d a r i bahwa
pads k e n y a t a a n n y a r n a s i h m e i n e r l u k a n p e n y e m p u r n a a n , b a i k d a l a m
t e k n i k p e n y a j i a n maupun d a l a m m a t e r i n y a . K a r e n a i t u
penulis
m e n g h a r a p k a n k r i t i k dan s a r a n p e r b z i k a n d a r i b e r b a g a i p i h a k .
Padang,
I
j
.
Sep'tember 1993
Penulis,
Drs. 1 . r s y a d .
I
i
MIhlK UPT PERPUSTAKA AN
'
- 1 ~ [ oPAPANG
DAFTAR I S 1
Halaman
KATA PENGANTAR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
DAFTAR IS1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PEHDAHULUAN
BAB I1
PENTINGNYA SISTEM INFORMASI HANAJEHEN
B.
C.
D.
.....
P e n g e r t i a n S i s t e m I n f o r m a s i Manajemen . .
Kebutuhan dan Penggunaan I n f o r m a s i . . . . .
P e r a n c a n g a n S i s t e m I n f o r m a s i Manajemen .
P e n g o l a h a n Data ( d a t a p r o c e s s i n g ) . . . . . .
E . P e n g o r g a n i s a s i a n Unit P e n g o l a h a n Data
BAB I I I
1
..
...........
P r o s e s Fenanganan I n f o r m a s i . . . . . . . . . . . .
Penge.rnbangan S i s t e m I n f o r m a s i . . . . . . . . . .
SISTEH INFORMASI UNTUK PIHPINAN
A.
B.
I
ii
...............................
BAB I
A.
i
37
38
C-. P e r e n c a n a a n d a n ~ e l a k s a n a a nS i s t e m I n -
for-rnasi
................................
D . Pengendalian S.istem I n f o r m a s i
BAB I V
.....................
A . P e n g a r u h I n f o r r n a s i T e r h a d a p Kepemimpinan
1
B . ~ t o r n a t i s a s i. A k i b a t Kernajuan T e k n o l o g i . .
C . Pernanfaatan Komputer. . . . . . . ; . . . . . . . . . . . .
BAB V
I
PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARAHA
PENGELOLAAH INPORHASI
I
..........
POLA PEHGAHBILAN KEPUTUSAN DaCAU SISTEU
INFORHASI MANAJEHEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Penger.ti a n Pengambilan Keputusan .. . . . . .
A.
E . K e t e r z r n p i l a n P r i b a d ' i Dalarn P e n g a m b i l a n
Keputusan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
I
C . ~ b k n i k' P e n i n g k a t a n K e t e r a m p i l a n
Hengambil Keputusan
....................
41
46
PENDAHULUAN
-Masalah-masal.ah b a r u yang kom?leks t i m b u l dengan
I
henti-hentinya
dalam
setiap organisasi
modern.
tiada
Disamping
i t u , m e t o d e - m e t o d e perre-cahan masa'lah y a n g d i m a s a l a l u
1
sakan
sudah
m a n t a p , , de.w-asa i n i s e r i n g t i d a k
memadai
u n t u k d a p a t menyaj i k a n i n f o r m a s i d s n g a n cepat, yang
I
I
kinkan
pimpinan
organisasi
mengambil
diralagi
memung-
keputusan-keputusan
yang p e n t i n g dengan c e p a t p u l a .
Pada
sisi
l a i n , kemajuan p e s a t d i
bidang
teknologi,
menuntut perubahan t o t a l dalam o r i e n t a s i pimpinan o r g a n i s a s i
t e r h a d a p p e r a n a n i n f o r m a s i dalam mengambil k e p u t u s a n .
P e n g e m b a n g a n s u a t u s i s t e m i n f o r m a s i m a n a j emen m e r u p a k a n
suatu kebutuhan,
tugas-tugas.
inforrnasi
memecahkan
lumnya.
a p a b i l a pimpinan o r g a n i s a s i i n g i n melakukan
kepeminpinannya dengan e f e k t i f .
Dengan
sistem
m a n a j e m e n 'm'emungkinkan p i m p i n a n o r g a n i s a s i
untuk
masalah-masalah yang t a k d a p a t dipecahkan
sebe-
Sistem
,
i n f o r m a s i rnanajgmen a k a n
dapat
mengurangi'
pemborosan d a n d a p a t m e n i n g k a t k a n p r o d u k t i v i t a s k e r j a .
Ber-
samaan d e n g a n perkembangan t e k n o l o g i y a n g berhubungan d e n g a n
inforrnasi,
maka k e b u t u h a n s e t i a p o r g a n i s a s i a k a n
informasi
yang d a p a t d i p e r c a y a dan c e p a t t e r s e d i a j u g a semakin meningk a t . Der!gan d e m i k i a n k e m a j u a n t e k n o l o g i .dan k e b u t u h a n
orga-
nisasi
s a l i n g m e n d o r o n g d a l a m menumbuhkan s i s t e m
informasi
yang p e r l u b a g i suatu. o r g a n i s a s i .
Telah
diketahui
bersama
bahwa
kegiatan-kegiatan
bidang . i n f o r m a s i dewasa i n i t e l a h mulai
objek
studi
dijadikan
d a n p e n e l i t i a n i l m i a h . Dengan
negara-negara yang sudah maju,
kata
sebagai
lain,
I
d i
i n f o r m a s i dengan segala a s p e k
p e n a n g a n a n n y a t e l a h m u l a i menu j u k e a r a h b e r k e m b a n g n y a
I
d i
ilmu
i n f o r m a s i , y a n g b i a s a n y a d i k e n a l d e n g a n nama " i n f o r m a t i k a "
:
'
Di.waktu y a n g a k a n d , a t a n g , s e m a k i n d a p a t d i r a s a k a n b a h w a
.
pengaruh
dan
keputusan akan
peranan informasi
dalam
proses
pengambilan
s a n g a t dipengaruhi o l e h s i s t e n yang
diguna-
k a n . P e r l u juga d i i n g a t b a h w a . s u k s s s a t a u b e r h a s i l
tidaknya
s u a t u o r g a n i s a s i mencapai t u j u a n n y a , s a n g a t t e r g a n t u n g kepad a kemampuan p i m p i n a n n y a u n t u k m e n g a m b i l k e p u t u s a n n y a d e n g a n
c e p a t d a n t e p a t . S e b u a h sistern i n f o r m a s i
manajemen,
merupakan
selain
sebuah
sistem informasi yang
adalah
melakukan
semua p e n g o l a h a n t r a n s a k s i y a n g p e r l u u n t u k s e b u a h o r g a n i s a s-i,
juga
m e m b e r i d.ukungan. i n f o r m a s i d a n
p.engolahan
untuk
f u n g s i manajemen d a n p e n g a m b i l a n k e p u t u s a n n y a .
Gagssan
sebelum
tersebut
sebuah sist,em in?ormasi, sebenarnya t e l a h
m u n c u l n y a k o m p u t e r . Namun k o m p u t e r membuat
menjadi kenyataan. Organisasi
selald
ada
gagasan
membutuhkan
s i s t e m - s i s t e m ' u n t u k mengumpulkan, m e n g o l a h , menyimpan, m e l i h a t k e m b a l i d a n m e n y a l u r k a n i n f o r m a s i . K o m p u t e r t e l a h menambahkan s e b u s h t e k n o l o g i b a r u dan c s n g g i h pada s i s t e m
infor-
masi. A k i b a t n y a s e b u ' a h s i s t e m i n f o r m a s i d e n g a n
menggungakan
k o m p u t e r a k a n l e b i h mempunyai m a n f a a t y a n g b e s a r . O l e h s e b a b
i t u , b e r a r t i b a h w a p a r a p e r a n c a n g sistem i n f o r m a s i m a n a j e m e n
h a r u s memahami kemampuan m a n u s i a s e b a g a i p e n g o l a h
i n f ormasi
d a n p e r i ' l a k u manusia dalam mengambil k e p u t u s a n , serta
harus
m e m i l i k i p e n g e t a h u a n cukup mengenai, komputer dan penggunaann y a dalam pengolahan i n f o r m a s i .
P a d a d a s a r n y a m a n u s i a d a p a t memanfaatkan sistem
infor-
masi mana.j emen t a n p a k u m p u t e r , t e t a p i d a l a m kemampuan kompu-
t e r y a n g m e n b u a t s i s t e m i n f o r m a s i m.anaj emen t e r w u j u d
dengan
l e b i h b a i k . Masalahnya bukan digunakan a t a u t i d a k n y a
kompu-
ter .dalam s e b u a h s i s t e m i n f o r m a s i manajemen, t e t a p i
adalah
sejauh
suatu
mana
berbagai proses
akan
dikomputerkan.
s i s t e m i n f o r m a s i berdasarkan komputer
Gagasan
tidak
berarti
otomatisasi total.
K o n s e p s i s t e m y a n g d i r a n c a n g m e n y i r a t k a n bahwa s e b a g i a n
t u g a s sebaiknya d i l a k s a n a k a n o l e h manusia, dan yang
lebih
b a i k d i l a k u k a n d e n g a n menggunakan
d a r i masing-masing
mesin
lainnya
(tergantung
k e b u t u h a n ) . Dalam s e b a g i a n b e s a r p e r s o a l -
a n m a n u s i a d a n n e s i n membentuk s e b u a h s i s t e m gabungan d e n g a n
h a s i l yang d i p e r o l e h m e l a l u i serangkaian d i a l o g dan i n t e r a k si a n t a r a kornputer d a n s e o r a n g m a n u s i a p e n g o l a h .
secara
terpadu
dengan " d a t a base"
atau
Pengolahan
"pangkalan
data"
d i c a p a i m e l a l u i perencanaan s i s t e m s e c a r a menyeluruh. Biasanya s i s t e m diran'cang s e b a g a i s u a t u gabungan a n t a r a
beberapa
I
sub
sistem d a n bukan s e b a g a i s e b u a h sistem t u n g g a l .
sistem i n i d a p a t b e r u p a s e b u a h kornputer
c'angan
Peran-
besar
atau
d a p a t p u l a merupakan s e b u a h j a r i n g a n k e r j a b e b e r a p a komputer
I
kec-i'l. Gagasan pokoknya a d a l a h paduan t e r e n c a n a d a r i
gai penerapan yang l a y a k dan e f e k t i f
berba-
.
Sehubungan dengan a p a yang s u d a h d i u t a r a k a n sebelumnya,
maka p e r l u d i f i k i r k a n t e n t a n g s u a t u c a r a u n t u k m e n g o l a h
menyaj i k a n d a t a dengan sempurna, s e h i n g g a h a s i l n y a
'pada k e p u t u s a n y a n g akan d i a m b i l . H a s i l n y a a d a l a h
dan
mehgarah
mendorong
kepada s u a t u k e p u t u s a n . Metode u n t u k rnelaksanakan h a 1 terseb u t a d a l a h mengolah d a t a d a l a l m b e n t u k s e b u a h model k e p u t u s an.
Dengan
analikis
dan
perkataan lain, diperlukan
m o d e l u n t u k memenuhi
berbagai
berbagai
rancangan
situasi
yang
memerlukan k e p u t u s x n .
Berrnacam-macam
I
model keputusan y a n g d i b u t u h k a n
berarti
b a h a a s e b u a h s i s b e m i n f o r m a s i manajemen m e r n i l i k i s e p e r a n g k a t
model
kepu t u s a n
ilmum y a n g berrnanf a a t
untuk
banyak
jenis
s i t u a s i , a n a l i s i s d a n keputusan s e r t a s e p e r a n g k a t model
1.
s a n g a t k.husus u n t u k j e n i s - j e n i s k e p u t u s a n t e r t . e n t u p u l a .
4
I4ICIK UPT PERPUSTAKAA l
.IKIP
P,ADANG
yang
BAB I1
PENTINGNYA SISTEU INFORMASI HANAJEMEN
I
Meningkatnya pendidikan, tekanan-tekanan
.
kemajuan-kemaj-uan
ubahan
lingkungan dan
pesat d i bidang tekn-ologi
t o t a l dalarn o r i e n t a s i p i m p i n a n
menuntut
organisasi
per-
terhadap
p e r a n a n inf o r m a s i d a l a m p e n g a m b i l a n k e p u t u s a n .
I
Pada
dasarnya
p e n t i n g n y a pembahasan
sistem
tentang
i n f o r m a s i manajemen t e r l i h a t d a l a m k a i t a n n y a dengan p e n t i n g n y a i n f o r m a s i b a g i s e t i a p o r a n g y a n g memimpin k e g i a t a n - k e g i atan
t e r t e n t u d i d a l a m s u a t u o r g a n i s a s i . Hal
ini
berbarti
bahwa
t e o r i , p r i n s i p - p r i n s i p dan d a l i l - d a l i l
yang
dikete-
ngahkan dalam pembahasan i n i d i h a r a p k a n b.erguna b a g i
i
setiap
p i h a k , bagaimanapun b e n t u k o r g a n i s a s i n y a , xpapun t u j u a n y a n g
d i c a p a i n y a , J a n bagaimana pun b e n t u k k e g i a t a n n y a .
Sesungguhnya, p e n t i n g n y a i n f o r m a s i bagi pimpinan
orga-
n i s a s i b u k a n l a h merupakan h a 1 yang b a r u . S e j a k adanya
manu-
s i a yang hidup b e r o r g a n i s a s i , s e j a k s a a t i t u p u l a l a h
infor-
masi % e l a h s e l a l u d i p e r l u k a n o l e h p i m p i n a n o r g a n i s a s i
untuk
membantunya melakukan t u g a s - t u g a s n y a s e l a k u pimpinan o r g a n i -
1
s a s i . S u a - t u h a 1 y a n g p e n t i n g un t u k d i t e r a p k a n a d a l a h p e n i n g -
I
katan kesadaran tentang
1
pentingnya peranan
informasi
bagi
pimpinan u n t u k rnenganhil keputugan.
.
Perkembangan y a n g p e s a t d a r i tekn.ologi i n f o r m a s i
meru-
I
1
pakan
akibat
d a r i banyak f a k t o r , s a l a h s a t u
di
antaranya
I
adalah
I
perkembangan ilmu pengetahuan d a n
bera.kh-irnya .peran&
!
.
.
kepada
perke.mb.angan
-teknologi yang beg2tu
d u n i a I1 yang
lalu,
dalam b e r b a g a i
teknologi.
dunia
Sejak
dihadapkan
i l m u penget-ahuan
dan
mengagumkan s e h i n g g a b a g i o r a n g k e b a -
n y a k a n , s u k a r u n t u k memahami p e r k e m b a n g a n t e r s e b u t . H u b u n g a n
t e l e p o n a n t a r a s a t u negara dengan n e g a r a l a i n d i d u n i a t e l a h
d e m i k i a n c e p a t n y a s e h i n g g a m e n g h u b u n g k a n s u a t u nomor t e l e p o n
di
b e l a h a n d u n i a b a g i a n t i m u r d e n g a n nomor l a i n d i
b a g i a n b a r a t h a n y a d i p e r l u k a n waktu
dunia
Teknologi
sangat
transportasipun
cepat
Jika
I
.
I
I :
I
mengalani
s e t e l a h p e r a n g d u n i a I1 y a n g
waktu
y a n g lama d a n b i a y a
menit.
revolusi
lalu
berakhir.
benua
sangat
yang
yang
lain
besar,
keadaannya sekarang t e l a h jauh berbeda. Berkat
perkenbangan
d i
antar
bidang
teknologi transport,asi, perjalanan
benua
dewasa i n i s e m a k i n c e p a t , murah d a n aman.
Perkembangan
I
beberapa
dimasa l a l u bepergian d a r i s a t u benua ke
memerlukan
I
telah
,
belahan
pesat terlihat pula
dalam
'
bidang-bidang
s o s i a l . T e o r i - t e o r i b a r u t e r . u s d i k e m b a n g k a n - d.alam
sosial.
tang
ilnu-ilmu
F a k t a baru diketemukan o l e h p a r a a h l i s e j a r a h
k e j a d i a n - k e j a d i a n p e n t i n g d i masa l a l u . P a r a a h l i
t r o p o l o g i t e r u s m e n e r u s menemukan h a l - h a 1 y a n g b a r u
manusia.
hal-ha?
Para
a h l i p u r b a k a l a pun t e r u s
menerus
yang s e b e l u m n y a t i d a k d i k e t a t i u i o l e h umat
tenan-
tentang
m.enemukan
.
manusia.
P a r a a h l i a d m i n i s t r a s i s e j ' a k t a h u n 1960 b e r u s a h a k e r a s
pula
untuk
mengembangkan p r i n s i p - p r i n s i p
d a r i ilmu
administrasi
itu sendiri.
~d.ininistras.i sering didefinisikan sebagai
I
prGses p e l a k s a n a a n k ~ Q i d . t a n = k e g i a t a nt e r t e n t u o l e h dua manusia
1
keseluruhan
a t a u l e b i h o n t u k mencapai t u j u a n yang t e l a h
sebelu-nya.
adalah
".*
H a d a r . i Nawawi mengemukakan
bahwa
. k e g i d t a n a t a u rangkaian k e g i a t a n
ditentukan
administrasi
prase5
sebagai
pengenda l i a n usaha k e r j a s a m a sekel o m p o k manusia untuk mencapai
t u j ~ t a nbersama yanq t e l a h d i t e t a p k a n e b e l u m n y a " ( 1 9 8 5 :
7).
Dari d e f i n i s i i t u t e r l i h a t b a h w a a d m i n i s t r a s i
ha1
gang baru o l e h karena a d m i n i s t r a s i t e l a h ada s e j a k
bukanlah
ada
d u a o r a n g m a n u s i a a t a u l e b i h y a n g b e k e r j a sama u n t u k m e l a k u kan
kegiatan-kegiatan
telah
t e r t e n t u untuk mencapai
tujuan
yang
Yang
baru
d i t e n t u k a n sebelumnya u n t u k mereka c a p a i .
adalah kompleksitas d a r i proses administrasi i t u .
Kompleksitas
d a r i administrasi timbul oleh karena
ba-
nyak f a k t o r , s e p e r t i :
1. Semakin c e r d a s n y a m a n u s i a
2 . Semakin r u m i t n y a t u j u a n yang hendak d i c a p a i
3 . Semakin b a n y a k n y a o r a n g - o r a n g yang t e r l i b a t d a l a m
proses
adninistrasi
4 . Semakin b a n y a k n y a a n e k a ragam k e g i a t a n y a n g h a r u s
dilak-
ssnakan
5. S e m a k i n r u m i t n y a a l a t - a l a t y a n g d i g u n a k a n d a l a m
'
naan t u g a s
pelaksa-
c
6. Perkembangan .ilmu d a n t e k n o l o g i y a n g mempengaruhi
M a k i n cerd:as.nya m a n u s i a
1
I
.
proses
o l e h sema-
t e l a h dimungkinkan
k i n m a j u n y a i l m u p e n g e t a h u a n d a n s ~ m a k i nt e r s e d i a n y a f a s i l i tas
p e n d i d i k a n y a n g l e b i h b a i k 'bag.i s e m a k i n
banyak
orang.
J i k a p a d a s u a t u k e t i k a dalam s e j a r a h umat manusia memperoleh
pendidikan
dalam
merupakan hak-haknya b z g i kelompok
m a s y a r a k a t , maka' dewasa i n i
tertentu
demokratisasi
d i
kehidupan
r a k y a t b a n y a k t e l a h memungkinkan bnhkan mengharuskan
setiap
o r a n g memperoleh p e n d i d i k a n y a n g s e t i n g g i mungkin t e r g a n t u n g
d a r i kemsmpuan m e n t a l d a n f i n a s i a l n y a .
Rerbareng.an
dengan semakin cerdasnya
a d m i n i s t r ~ s i makin
rumit oleh karena
manusia,
tujuan
yang
proses
hendak
d i c a p a i p u n semakin. r u m i t p u l a . D i b i d a n g a d m i n i s t r a s i pendid i k a n umpanyanya, hampir semua s e k t o r d a r i p e n d i d i k a n tersebut
mempunyai t uj u a n u n t u k ne'ning'4atkan s e m a k s i m a l
ketersediaan
sar&na, pelayanan yang baik dan
mungkin
kesejahteraan
p a r a guru dan muridnya.
Usaha-usaha
ur,tuk
m e n i n g k a t k a n mutu
hidup
merupakan
k e p e n t i n g a n s e l u r u h warga m a s y a r a k s t . O l e h k a r e n a i t u
nengherankan a p a b i l a manusia modern d i s e b u t s e b a g a i
nrganisasi, oleh
k a r e n a manusia modern i t u s a d a r
tidak
manusia
bahwa
ia
h3r:ya d a p s t m e r n p e r o l e h mutu h i d u p n y a a p a b i l a . i a b e k e r j a sama
dengan o r a n g l a i n dalam b e r b a g a i b a n t u k . o r g a n i s a s i .
8
lillLlK UPT QERPUSTUAAE~
-1KIP PAPANG
Dengan
proses
semakin
administrasi,
banyaknya orang
yang
terlibat
maka s e m a k i n b e r a n e k a
ragarn
dalam
pulalah
cara
s i f a t , kepribadian, keinginan, a s p i r a s i , c i t a - c i t a dan
b e r t i n d a k . yang
organisasi.
dibawa o l e h orang-orang .tersebut
Keanekaragaman t e r s e b u t
ke
mengakibatkan
dalam
semakin
b e r a n e k a ragamnya k e g i a t a n yang h a r u s d i l a k s a n a k a n d i
I
dalam
dan o l e h o r g a n i s a s i .
I
~ a l ~ a rdbu n i a u s a h a , p e n g a r u h t e k n o l o g i d - a n ' p e r k e m b a n g a n
p e n g e t a h u a n menunjukkan geja l a - g e j a l a
ilmu
I
pemakaian
s i n - m e s i n s e r b a o t o m a t i s . P o l a hubungan m a n u s i a dengan mesin
berubah.
Berubah dalam i n t e n s i t a s dan bahkan
arti
dalam
yang
p s i k o l o g i hubungan t e r s e b u t .
yang
paling dekat adaiah
Dalam
digunakannya
serba:otomatis o l e h perusahaan-perusahaan
an
pula
mungkin
perusahaan
terasa.
sederhana sekalipun, pengaruh teknologi t e l a h
Contoh
mesin-mesin
te.k.sti1, perusaha-
o b a t - o b a t a n d a n p a b r i k - p a b r i k rnesin. D i L i d a n g
pemerin-
tahan, contdh penggunaan alat-alat p r o d u k s i t e k n o l o g i
'khir yang digunakan t e r l i h a t s e k a l i pada
militer
sasi
C'ontoh
I
me-
dengan alat-alat perang
organisasi-organiyang
komputer yang
!tin b e c i l b e n t u k n y a , a k a n t e t a p i s l m a ' k i n b e s a r
nya
sangat
lainnya yang d a p a t diberikan i a l a h otomatisasi
' a l a t a n dengan mempergunakan mesin-mesin
muta-
u n t u k mengolah d a t a dalam k u a q t i t a s y a n g
rumit.
persema-
pemanfaatansangat
besar
dalam w a k t u y a n g s i n g k a t d a n y a n g d i l a k u k a n s e c a r a t e p a t .
A. P e n g e r t i a n
S i s t e m I-nformasi H a n a j e m e n
1. P e n g e r t i a n s i s t e m
P e n g e r t i a n sistem menekankan p a d a a d a n y a
an-hubungan
diantara
bagi~n-abagian atau
komponen y a n g m e m b e n t u k s u a t u k e s e l u r u h a n
hubungkomponen-
(kesatuan).
"- - - a
J o h n s o n , Kast d a n R o s e n z w e i g m e n g e m u k a k a n b a h w a
s y s t e m i s a n o r g a n i z e d or compleks k r h o l e , a n a s s e m b l a g e
or c o m b i n a t i o n o f t h i n g s . o r p a r t s f o r m i n g a c o m p l e x or
unitary
jelas
w h u I e " ( 1 9 7 3 : 4 ) . Dari p e n g e r t i a n i n i
bahwa y a n g d i s e b u t d e n g a n sistem d i t a n d a i o l e h
kesatuan yang t e r o r g a n i s a s i a t a u o l e h adanya
atau
kornbinasi d a r i bagian-bagian
menyatu.
himpunan
kompleks
sistem yang pada mulanya
merupakan
f i l s a f a t unum-, t e l a h d i k e m b a n g k a n d a n
sebagai
dan
'
Teori
da'ri
yang
adanya
dasar
diperluas
s u a t u cara b e . r f . i k i r d a n s e b a g a i metode
dalam
menyusun p e n g e t a h u a n t e n t a n g s e s u a t u .
S i s t e m a d a l a h s e t i a p k e s a t u a n secara
atau
fi s i k ,
yang t e r d i r i
dari
konseptual
bagian-bagian
dalam
keadaan s a l i n g t e r g a n t u n g s a t u sama l a i n . Sebuah
tern
t e r d i r i d a r i bagian-bagian yang s a l i n g
sis-
berkaitan
y a n g b e r o p s r a s i bersama u.ntck. mencapai b e b e r a p a sasaran
a t a u maksud. B e r a r t i bahwa s e b u a h s i s t e m
seqerangkat
tetapi
u n s u r y a n g t e r s u s u n secara
tak
t e r d i r i d a r i . unsur yang d a p a t d i k e n a l
bukanlah
teratur,
sebagai
10
l4lLlK UPT PERPUSTAKA AN
1X*~p PADANG
s a l i n g melengkapi
sasaran
, kapena s a t u n y a maksud, t u j u a n a t a u
.
Voich
J.R,
mengenukakan 6 (enam) c i r i s i s t e m , y a i t u s e b a g a i
ber-
Menurut
Willian
A.
Shorde dan
Dan
iku't :
a. Perilaku berdasarkan
tujuan t e r t e n t u
.
b
.
Keseluruhan
c . Keterbukaan
,d . ~ r a n of r m a s i
e . A n t a r hubungan
f . Hekanisme k o n t r o l
Sedangkan
suatu sistem;
Engkoswara
- Sistem terorientasikan
pada
sasaran
tertentu.
- Keseluruhan melebihi
. j u m l a h semua b a g i a n
- Sistem s a l i n g berhubungan d e n g a n seb u a h sistem y a n g lebih
besar
yakni
1i n g k u n g a n n y a .
- Bagian-bagian
yang
b e r o p e r a s i menciptakan
sesuatu
yang
mempunyai n i l a i
- B e r b a g a i macam b a g i an h a r u s cocok s a t u
sama l a i n .
- Adanya k e k u a t a n y a n g
mempersatukan
dan
mempertahankan sistem b e r s a n g k u t a n
aengemukakan
bahwa
dalam
terkandung aspek-aspek b e r i k u t :
a. Suatu sistem t e r d i r i a t a s bagian-bagian
yang
sa-ling k a i t sat'u dengan yang l a i n n y a .
b . Bagian-bagian
yang s a l i n g hubung i t u ' d a p a t
b e k e r j a a t a u b e r f u n g s i b a i k s e c a r a independen
maupun s e c a r a b e r s a m s - s a n a .
c., Berfungsinya bagian-Sagian t e r s e b u t
ditujuan
u n t u k m e n c a p a i t u j u a n unum d a r i s u a t u k e s e l u ruhan .
d . Suatu
s i s t e m yang t e r d i r i atas bagian-bagian
yang s a l i n g hubung t e r s e b u t b e r a d a d a l a m s u a t u
lingkungan yang kompleks.
(1988 : 1 4 0 ) .
Unkuk
melengkapi
bagian
ini
akan
dikemukakan
b e b e r a p a j e n i s s i s t e m YafIR d i k e n a l :
a. Sistem-sistem
deterministik,
yaitu
sistem-sistem
y a n g h a s i l n y a d a p a t d i p r e d i k s i secara t e p a t , dimana
jarang
perubahan-perubahan
hasil-hasilnya.
Jadi
yang
sistem i n i
diharapkan
berfungsi
dari
untuk
melaksanakan apa yang dikatakan untuk d i k e r j a k a n .
b. Sistem-sistem
probabilistik,
.mempunyai
yang
hasilnya.
yaitu
variasi-variasi
sistem-sistem
mengenai
Dengan d e m i k i a n t e r j a d i k e t i d a k
hasilpastian
ha1 memprediksi h a s i l yang d i i n g i n k a n .
dalam
tingkat
akurasi
dari prediksi
yang
Jadi
dilaksanakan
s u l i t untuk dicapai.
c . S i s t e m - s i s t e m yang a b s t r a k , m i s a l n y a sistem f i l o s o fi,
sistem bahasa, sistern bilangan.
abstrak
elemen-elemennya
menetuk.an
asumsi
.
.
dan
bisa
m e n c a r i hubungan
sistem
Dalam
dikemukan
dengan
diantara
asumsi-
.
d . ~ i s t e m - s i s t e mk o n k r i t , d i m a n a d i d a l a i n s i s t e m
krit
'tapkan
e k s i s t e n s i d a r i elemen-elemennya d a p a t
kon.dite-
berdasarkan pada s u a t u p e n e l i t i a n .yang
persiapkan dan b e r s i f a t empiris.
di-
e . Sistem-sistem
statik,
yaitu
sistem-sistem
yang
t i d a k menghasilkan perubahan s e c a r a s t r u k t u r a l .
f . Sistem-sistem
memungkinkan
dinamik,
sistem-sistem
yang
perubahan-perubahan
pada
yaitu
terjadinya
s e t i a p waktu.
g. Home-statik,
sifat
yaitu sistem-sistem
yang
mempunyai
s t a t i k terutama elemen-elemennya dan
mempu-
n y a i sistem. d i n a m i k p a d a l i n g k u n g a n n y a .
h. Sistem-sistem natural,
sistern-sistem
fisik
termasuk dalam katergori i n i
dan b i o l o g i s ,
sistem-
yaitu
sistem y a n g t e r j a d i s e c a r a a l a m i a h .
i. Sistein-sistem buatan manusia,
sistem-sistem
dibentuk
sosial,
oleh
yaitu
termasuk d i
dalamnya
sistem-sistem
manusia u n t u k mencapai t u j u a n
yang
ter-
t e n t u yang t e l a h d i t e t a p k a n .
~iste'm-sisterntertutup, yaitu sistem-sistem
j.
elemen-elemennya
1
fi d a k b e r i n t e r a k s i
dimana
dengan
ling-
kungannya.
k. Sistem-sistem
terbuka,
yaitu
sistem-sistem
yang
mempunyai i n t e r a k s i d e n g a n l i n g k u n g a n n y a .
I
2. P e n g e r t i a n i n f o r n a s i
. .
.
Kebutuhan akan i n f o r m a s i dalam b e r b a g a i
manusia
tidak
kegiatan
b a i k k e g i a t a n y a n g t e r o r g a n i s a s i maupun
t e r o r g a n i s a s i menunjukkan adanya
yang
peningkatan.
Berbagai
oleh
kegia-tan yang dilaksanakan s a n g a t
adanya informasi yang t e r u s menerus
kegiat'an sampai pada
persiapan
ditunjang
mulai
berakhirnya
dari
kegiatan
t e r s e b u t ; Derrgan k a t a l a i n i n f o r m a s i s a n g a t d i b u t u h k a n
mulai
d a r i mempersiapkan k e g i a t a n sampai p a d a
paian
tujuan
.
kadang-kadang
yang
diinginkan.
Dalarn
penca-
penggunaannya
pengertian informasi dikacaukan
dengan
pengertian d a t a . Dleh sebab i t u perlu kiranya
kan
s u a t u p e n g e r t i a n , b a i k mengenai
diberi-
pengertian
maupun i n f o r m a s i , y a i t u s e b a g a i b e r i k u t
data
:
a . Data.
Data
'adalah
masih
mentah
merupakan kumpulan
(raw f a c t s ) , y a n g
dari
fakta
berdiri
yang
s'endiri,
a t a u f a k t a yang belum t e r d r g a n i s a s i k a n dengan b a i k .
Robert
G.
Murdick
diterjemahkan
dimaksud
oleh
dengan
dan
Joel
Djamil
E.
Ross
yang
mengemukakan
yang
data adalah :'
"...fakta
dan
angka yang
tidak
sedang
digunakan pada proses keputusan, dan biasanya
berbentuk c a t a t a n h i s t o r i s yang d i c a t a t dan
d i a r s i p k a n t a n p a maksud u n t u k s e g e r a d i a m b i l
k e m b a l i u n t u k p e n g a m b i l a n k e p u t u s a n " ( 1984 : 6 ) .
Selsnjutnya.,
rnengemukakan,
adalah :
The L i a n g G i e yang
bahwa
yang
dikutip
d imaksud
Moekijat
dengan
data
.. .. h a l ,
peristiwa,
kenyataan
lainnya yang
meng.andung s e s u a t u p e n g e t a h u a n u n t u k d i j a d i k a n
d a s a r guna penyusunan
k e t e r a n g a n , . pembuatan
k e s i m p u l a n a t a p p e n e t a p a n k . e p u t u s a n U ( 198'8: 7 ) .
I(
Data
yang
diproses
persoalan
a d a b e l u m m e m b e r i k a n makna
jika
tidak
dengan
suatu
yang s p e s i f i k . J a d i d a t a yang a d a
masih
l e b i h l a n j u t dan d i k a i t k a n
'
m e m e r l u k a n p r o s e s l e b i h l a n j u t , agar m e m b e r i m a k n a .
Inf o r m d
P e n g e r t i a n i n f o r m a s i menurut Gordon B. Davis,
ada-
lah :
.,
. . . d a t a t h a t h a s been p r o c e s s e d int.0 a form
t h a t is meaning'ful t o r e c i p i e n t and is o f real
o r perceived value i n current or prospective
d e c i s i o n s " (1974 : 2 5 ) .
1n.formasi
suatu
adalah
d a t a ysng t e l a h
bentuk yang penting menurut
mempunyai
'dirasakan
atau
nilai
yang
nyata
atau
dioleh
sipenerima
yang
dalam keputusan-keputusan yang
keputusan-k'eputusan
yang
menjadi
akan
dan
dapat
sekarang
datang.
J e l a s n y a , f a k t a maupun d a t a b e l u m m e n j a d i i n f o r m a s i
sebelum
mengalami
dikcmunikasikan.
informasi
ciri
:
sustu
'
Inforinasi
proses
dalain
dan
lingkup
m e n u r u t Gordon D a v i s , m e m i l i k i
kemudian
sistem
beberapa
1) B e n a r a t a u s a l a h ; I n i d a p a t b e r h u b u n g a n
dengan r e a l i t a s a t a u t i d a k . Bila penerima
informasi yang s a l a h me~percayainya, akib a t n y a sama s e p e r t i y a n g b e n a r .
2 ) B a r u ; I n f o r m a s i d a p a t sama s e k a l i b a r u d a n
segar bagi penerimanya.
3) Tambahan;
Informasi dapat
memperbaharui
a t a u memberikan tambahan b a r u pada informasi yang t e l a h a d a .
4) Korektif;
Informasi d a p a t menjadi suatu
koreksi atas i n f o r m a s i yang s a l a h a t a u
p a l s u sebelumnya.
. 5 ) Penegas; I n f o r m a s i d a p a t mempertegas i n f o r masi y a n g t e l a h a d a . I n i m a s i h b e r g u n a ,
karena meningkatkan persepsi penerimanya
a t a s kebenaran i n f ormasi t e r s e b u t .
(1988 : 2 9 ) .
Informasi
pad-a d a s a r n y a d i p r o d u k s i o l e h
adanya
d - a c a . Data m e r u p a k a n b a h a n m e n t a h (raw m a t e r i a l )
usaha
baik
memproduksi i n f o r m a s i . P a d a k e n y a t a a n y a ,
kedu-
dukan a n t a r a d a t a dan i n f o r m a s i s a n g a t r e l a t i f . I n f o r -
masi yang d i h a s i l k a n d a r i s e k u m p u l a n d a t a , p a d a s i t u a si t e r t e n t u i s i t u a s i b a r u ) dan dalam suatu kekhususan,
dapat
b ~ r u b a h menjadi d a t a mentah yang
masih
perlu
d i p r o s e s k e m b a l i u n t u k men.jadi i n f o r m a s i b a r u
I n f o r m a s i s a n g a t e r a t hubungannya dengan
b i l a n I t e p u t u s a n . ~ a l a mh u b u n g a n n . y a d e n g a n
pengam-
pengambilan
k e p u t u s a n , maka i n f o r m a s i d a p a t b e r f u n g s i un t u k -
:
a . MenE.eambarkan (riescrihe)
Informasi
y a n g d e s k r i p t i f rnembantu p i m p i n a n
menentukan apakah s e s u a t u
itl-I
akan s a l a h a t a u
k a h k o n d i s i ;i n g k u n g s r , i t u a k a n m e n g a l a m i
untuk
apa-
perubah-
Informasi yang menjelaskan, akan sangat berhubungan
kemhmpuan
dengan
lnerancang
dapst
:yodel.
seseorang
untuk
menyusun
atau
Dengan. m o d e l y a n g a d a , maka
akan
r n e m p e r j e l a s a p a ya.ng d i m a k s u d k a n
serta
hu-
bungan-h12bungan y a n g a d a .
c . M e m P e r k l r a k a l - ~& p r e d i c t 1
I n f o r m a s i p r e d i k t i f , s a n g a t membantu p i m p i n a n u n t u k
m e r n p r e d i k s i d a n n e n g e s t i m a s i k e a d a a n p a d a masa y a n g
akan
d a t a n g dihubungkan dengan keadaan
larnpau
.
pada
masa
d . - M e n e e v a l ~ a UQ.
, ~ evaluate )
y a n g e v a l u a t i f ; rnembantu p i m p i n a n
Inf ormasi
mengadakan
aktivitas
rang
evaluasi
p e r i o d i k mengenai
kerja
p e n t i n g l a i n n y a , b a i k y a n g nampak
maupun y a n g a k a n t e r j a d i p a d a rnasa y a n g
untuk
dan
sekaakan
datang.
e . M m k a n eembaharuan CLQ i n n o v a t e )
I n f o r ~ n a s iy a n g i n n o v a t i f a d a l a h h a l - h a 1 y a n g b e r u p a
ide-ide
cangan
a t a u gagasan-gagasan
baru,
dan h i p o t 3 s a - h i p o t e s a yang
rancangan-randirasakan
s a n g a t membantu m e r n p e r c e p a t u s a h a p e n g e m b a n g a n
akan
dan
peinbangunan .
Dengan
tersedianya d a t a dan informasi,
pimpinan
akan d a p a t mengambil k e p u t u s a n sehubungan d e n g a n masa-
lah
,
yang
dihadapinya,
kebenarannya
tepat
inaka
.
dan
dap&t
dapat disajikan
dengan
Tanpa adanya i n f o r m a s i yang
akhirnya. pixpinan
akan
u n t u k ~nengambilkeputusan,
kan
d i p e r t a n g g u n g j awabkan
cepat
memenuhi
menggunakan
sehingga akan
t i d a k dijaminnya ketepatan keputusan
dan
syarat,
perkiraan
mengakibatyang
telah
diambilnya
Eanyak d e f i n i s i manajemen y a n g t e l a h
kan
o l e h ' p a r a a h l i .yang d a p a t d i k a j i
diketengah-
dalain
berbigai
Z i t e r a t u r , yang perumusannya t e r g a n t u n g p a d a keya-kinan
darl
pandangan
para
khli
masing-masing.
Soedj a d i
mengernukakan b a h w a :
Manajemen p a d a p o k o k n y a i a l a h o r o s e s k e g i a t a n
d a r i s e o r a n g pimpinan (manajer) yang h a r u s d i l a kukan d e n g a n menggunakan c a r a - c a r a pernikiran y a n g
i l m i a h maupun p r a k t i s u n t u k m e n c a p a i t u j u a n y a n g
t e l a h d i t e t a p k a n d e n g a n m e l a l u i k e r j a sama o r a n g o r a n g l a i n s e b a g a i surnber t e n a g a k e r j a ,
serta
memanfaatkan sumber-sumber l a i n n y a d a n waktu y a n g
t e r s e d i a i2ntuk i t u , d e n g a n c a r a y a n g s e t e p a t t e p a t n y a ( S o e d j a d i , 1383 : 3 ) .
S G l a n j u t n y a , GeorgB R . T e r r y mendef i n i s i k a n :
Hanagement
i s a d i s t i n c t p r o c e s s c o n s i s t i n g of
p l a n n i n g , o r g a n i z i n g , a c t u a t i n g , and c o n t r o l l i n g ,
perfor:med
t o d e t e r n i n e and a c c o m p l i s h s t a t e d
o b j e c t i v e s b y t h e u s e 3f human b e i n g s a n d o t h e r
r e s o u r c e s (1977 : 4 ) .
Msnajemen merupakan p r o s e s y a n g k h a s , y a n g t e r d i r i d a r i ti n d x k a n - t i n d a k a n
perencanaan
pengorganisasi-
an,
,
penggerakah dan pengawasan, yang dilakukan
serta mencapai sasaran-sasaran
menentukan
untuk
yang
telah
d it e t a p k a n m e l a l u i pemanf a a t a n sumber d a y a m a n u d i a d a n
sumber-surnber
lainnya
.
D e f i n i s i t e r s e b u t mencakup s e k a l i g u s f u n g s i - f u n g -
si
fundamental
harus
dalam bentuk
dilakukan
tindakan-tindakan
untuk mencapai
sasaran
yang
dit.entukan
itu.
pencapaian
s a s a r a n i t u a d a l a h a p a y a n g lazim
Adapun s u m b e r
s e b a g a i 6 ( e n a m ) M,
yang
telah
mendukung
dikenal
yaitu :
Men
-
Manusia
Materials
-
Cahan
Machines
-
Mesin
Surnber
daya
yang
daya tersebut dikelola
dengan
tindakan-
t i n d a k a n d a l a m b e n t u k y a n g umum d i k e n a l d e n g a n f u n g s i fungs?' manajer~en, y a i t u
:
planning, organizing,
actu-
ating, dan controlling.
a . P e r e mx~aa-~
u~ningl
I
Atas d a s a r k e b i j a l i s a n a a n d i s u s u n p e r e n c a n a a n , y a i t u
keseiuruh3.n
proses
p e ~ n i k i r a nd a n
yang matzcg d a s i kegiatan-kegiatan
ja!ian
penentuan
yang akan d i k e r -
d i waktu mendatan€;, dalam rangka
tujuan yang t e l a h ditentukan .
cara
pencapaian
Pengorganisasian
adalah keseluruhan proses
alat-alat,
lompokan o r a n g - o r a n g ,
penge-
tugas-tugas,
5:Ilng j a w a b , d a n w e w e n a n g u n t u k m e n c i p t a k a n
sasi
organi-
yang dapat digerakkan s e b a g a i s u a t u
kesatuan
dalain r a n g k a p e n c a p a i a n t u j u a n y a n g t e l a h
ditentu-
~
c.
tang-
~
( A c t u a tW
ing)
Penggerakan,
n
adalah keseluruahn
proses
m o t i f b e k e r j a kepada p a r a bawahan,
pemberian
a g a r mereka
mau
b e k e r j a s e c a r a i k h l a s demi t e r c a p a i n y a t u j u a n organisasi.
Para
ahli
manajenen
merumuskan,
bahwa
peng,g2rakan a d a l a h s e b a g a i u s a h a yang d a p a t disama'
kan dengan m o t i v a t i n g .
d . P ~ : r ~ G ? w a s , a (nC o n t r c ~ ll i n e
Yaitu
p r o s e s pengamatan d a r i
kegiatan
pelaksanaan
o r g a n i s a s i , g u n a menjamin a g a r
seluruh
pekerjaan
yang d i l a k u k a n b e r j a l a n s e s u a i d e n g a n r e n c a n a
yang
telah d i t e n t u k a n s e b e l u m n y a .
3 . P e n g e r t i a n s i s t e m inf ormasi m a n a j e m e n
D a r i p e n g e r t . i a n sistem, p e n g e r t i a n i n f o r m a s i , dan
p e n g e r t i a n manajemen y a n g d a p a t d i j a d i k a n d a s a r
pemi-
l t i r a n l e b i h l a n j u t , ma!
.
I :
' ,
.
I
I
!
.
OLEH :
,
i
'
1: ?:,it-liif .;;I
DRS.
J U R U S A N ADMINISTRASI PENDIDIKAN
KATA PENGANTARF-.
I
Perkembangan
dewasa
.
dan
teknologi
yang
pesat
sangat
i n i membawa p e . n g a r u h t e r h a d a p s e l u r u h k e g i a t a n
dilakukan
teratur
I
ilmu
o-leh
dan
setiap kantor. Pengelolaan
tertib
akan sangat
informasi
menunjang
kecepatan
yang
yang
dan
k e t e p z t a n p e n y a j i a n i n f o r m a s i , s e r t a d a p a t membantu semua
pihak dalam dalam rangka pen'yelesaian tugas, guna pencapaian
i
tujuan yang t e l a h ditentukan.
Oleh
k a r m a pengambilan kepu-tusan yang di'lakukan
pimpinan t e r g a n t u n g pada kelengkapan,
an
I
1.
I
I
,
informasi
kecepatan dan ketepat-
y a n g d i s a j i k a n , maka k i r a n y a
t e n t a n g sistem i n f o r m a s i manajemen
perlu
dipahami
guna d a p a t menanggulangi
masalah yang d i h a d a p i .
Berdasarkan
kebu tuha;
dan t uj u a n d a r i
Program
Adrninistrasi Pendidikan FIP IKIP Padang, yang
para
mahasiswanya
(sebagai
perencana,
untuk menjadi
pengelola
mempersiapkan
administrator
dan
studi
pengawas
pendidikan
pendidikan) ,
k i r a n y a p e r l u memahami a k a n s i s t e m i n f o r m a s i m a n a j e m e n
sebut.
Maka
dalan rangka
pemenuhan
kebutuhan
sederhana
i n i , d e n g a n r n e m p e r h a t i k a n p e n g a l a m a n p r a k t e k selama
d a n p e n g a l a m a n ~ e n g a j a rs e l a m a i n i .
bekerja
P e n u l i s mengharapkan, k i r a n y a d i k t a t i n i d a p a t
dijadi-
kan
I
ter-
termaksud,
penulis t e l a h berusaha untuk dapat menulis d i k t a t
I
oleh
s a l a h s a t u pegangan untuk b e l a j a r b a g i mahasiswa
nistrasi
Admi-
P e n d i d i k a ~k h u s u s n y a , p e n b a c a umumnya d a l a m
usaha
melaksanakar! t u g a s n e r e k a dengan l e b - i h e f i s i e n .
~
I
C i d a l a n p e n u l i s a n d i k t a t i n i , p e n u l i s m e n y a d a r i bahwa
pads k e n y a t a a n n y a r n a s i h m e i n e r l u k a n p e n y e m p u r n a a n , b a i k d a l a m
t e k n i k p e n y a j i a n maupun d a l a m m a t e r i n y a . K a r e n a i t u
penulis
m e n g h a r a p k a n k r i t i k dan s a r a n p e r b z i k a n d a r i b e r b a g a i p i h a k .
Padang,
I
j
.
Sep'tember 1993
Penulis,
Drs. 1 . r s y a d .
I
i
MIhlK UPT PERPUSTAKA AN
'
- 1 ~ [ oPAPANG
DAFTAR I S 1
Halaman
KATA PENGANTAR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
DAFTAR IS1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PEHDAHULUAN
BAB I1
PENTINGNYA SISTEM INFORMASI HANAJEHEN
B.
C.
D.
.....
P e n g e r t i a n S i s t e m I n f o r m a s i Manajemen . .
Kebutuhan dan Penggunaan I n f o r m a s i . . . . .
P e r a n c a n g a n S i s t e m I n f o r m a s i Manajemen .
P e n g o l a h a n Data ( d a t a p r o c e s s i n g ) . . . . . .
E . P e n g o r g a n i s a s i a n Unit P e n g o l a h a n Data
BAB I I I
1
..
...........
P r o s e s Fenanganan I n f o r m a s i . . . . . . . . . . . .
Penge.rnbangan S i s t e m I n f o r m a s i . . . . . . . . . .
SISTEH INFORMASI UNTUK PIHPINAN
A.
B.
I
ii
...............................
BAB I
A.
i
37
38
C-. P e r e n c a n a a n d a n ~ e l a k s a n a a nS i s t e m I n -
for-rnasi
................................
D . Pengendalian S.istem I n f o r m a s i
BAB I V
.....................
A . P e n g a r u h I n f o r r n a s i T e r h a d a p Kepemimpinan
1
B . ~ t o r n a t i s a s i. A k i b a t Kernajuan T e k n o l o g i . .
C . Pernanfaatan Komputer. . . . . . . ; . . . . . . . . . . . .
BAB V
I
PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARAHA
PENGELOLAAH INPORHASI
I
..........
POLA PEHGAHBILAN KEPUTUSAN DaCAU SISTEU
INFORHASI MANAJEHEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Penger.ti a n Pengambilan Keputusan .. . . . . .
A.
E . K e t e r z r n p i l a n P r i b a d ' i Dalarn P e n g a m b i l a n
Keputusan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
I
C . ~ b k n i k' P e n i n g k a t a n K e t e r a m p i l a n
Hengambil Keputusan
....................
41
46
PENDAHULUAN
-Masalah-masal.ah b a r u yang kom?leks t i m b u l dengan
I
henti-hentinya
dalam
setiap organisasi
modern.
tiada
Disamping
i t u , m e t o d e - m e t o d e perre-cahan masa'lah y a n g d i m a s a l a l u
1
sakan
sudah
m a n t a p , , de.w-asa i n i s e r i n g t i d a k
memadai
u n t u k d a p a t menyaj i k a n i n f o r m a s i d s n g a n cepat, yang
I
I
kinkan
pimpinan
organisasi
mengambil
diralagi
memung-
keputusan-keputusan
yang p e n t i n g dengan c e p a t p u l a .
Pada
sisi
l a i n , kemajuan p e s a t d i
bidang
teknologi,
menuntut perubahan t o t a l dalam o r i e n t a s i pimpinan o r g a n i s a s i
t e r h a d a p p e r a n a n i n f o r m a s i dalam mengambil k e p u t u s a n .
P e n g e m b a n g a n s u a t u s i s t e m i n f o r m a s i m a n a j emen m e r u p a k a n
suatu kebutuhan,
tugas-tugas.
inforrnasi
memecahkan
lumnya.
a p a b i l a pimpinan o r g a n i s a s i i n g i n melakukan
kepeminpinannya dengan e f e k t i f .
Dengan
sistem
m a n a j e m e n 'm'emungkinkan p i m p i n a n o r g a n i s a s i
untuk
masalah-masalah yang t a k d a p a t dipecahkan
sebe-
Sistem
,
i n f o r m a s i rnanajgmen a k a n
dapat
mengurangi'
pemborosan d a n d a p a t m e n i n g k a t k a n p r o d u k t i v i t a s k e r j a .
Ber-
samaan d e n g a n perkembangan t e k n o l o g i y a n g berhubungan d e n g a n
inforrnasi,
maka k e b u t u h a n s e t i a p o r g a n i s a s i a k a n
informasi
yang d a p a t d i p e r c a y a dan c e p a t t e r s e d i a j u g a semakin meningk a t . Der!gan d e m i k i a n k e m a j u a n t e k n o l o g i .dan k e b u t u h a n
orga-
nisasi
s a l i n g m e n d o r o n g d a l a m menumbuhkan s i s t e m
informasi
yang p e r l u b a g i suatu. o r g a n i s a s i .
Telah
diketahui
bersama
bahwa
kegiatan-kegiatan
bidang . i n f o r m a s i dewasa i n i t e l a h mulai
objek
studi
dijadikan
d a n p e n e l i t i a n i l m i a h . Dengan
negara-negara yang sudah maju,
kata
sebagai
lain,
I
d i
i n f o r m a s i dengan segala a s p e k
p e n a n g a n a n n y a t e l a h m u l a i menu j u k e a r a h b e r k e m b a n g n y a
I
d i
ilmu
i n f o r m a s i , y a n g b i a s a n y a d i k e n a l d e n g a n nama " i n f o r m a t i k a "
:
'
Di.waktu y a n g a k a n d , a t a n g , s e m a k i n d a p a t d i r a s a k a n b a h w a
.
pengaruh
dan
keputusan akan
peranan informasi
dalam
proses
pengambilan
s a n g a t dipengaruhi o l e h s i s t e n yang
diguna-
k a n . P e r l u juga d i i n g a t b a h w a . s u k s s s a t a u b e r h a s i l
tidaknya
s u a t u o r g a n i s a s i mencapai t u j u a n n y a , s a n g a t t e r g a n t u n g kepad a kemampuan p i m p i n a n n y a u n t u k m e n g a m b i l k e p u t u s a n n y a d e n g a n
c e p a t d a n t e p a t . S e b u a h sistern i n f o r m a s i
manajemen,
merupakan
selain
sebuah
sistem informasi yang
adalah
melakukan
semua p e n g o l a h a n t r a n s a k s i y a n g p e r l u u n t u k s e b u a h o r g a n i s a s-i,
juga
m e m b e r i d.ukungan. i n f o r m a s i d a n
p.engolahan
untuk
f u n g s i manajemen d a n p e n g a m b i l a n k e p u t u s a n n y a .
Gagssan
sebelum
tersebut
sebuah sist,em in?ormasi, sebenarnya t e l a h
m u n c u l n y a k o m p u t e r . Namun k o m p u t e r membuat
menjadi kenyataan. Organisasi
selald
ada
gagasan
membutuhkan
s i s t e m - s i s t e m ' u n t u k mengumpulkan, m e n g o l a h , menyimpan, m e l i h a t k e m b a l i d a n m e n y a l u r k a n i n f o r m a s i . K o m p u t e r t e l a h menambahkan s e b u s h t e k n o l o g i b a r u dan c s n g g i h pada s i s t e m
infor-
masi. A k i b a t n y a s e b u ' a h s i s t e m i n f o r m a s i d e n g a n
menggungakan
k o m p u t e r a k a n l e b i h mempunyai m a n f a a t y a n g b e s a r . O l e h s e b a b
i t u , b e r a r t i b a h w a p a r a p e r a n c a n g sistem i n f o r m a s i m a n a j e m e n
h a r u s memahami kemampuan m a n u s i a s e b a g a i p e n g o l a h
i n f ormasi
d a n p e r i ' l a k u manusia dalam mengambil k e p u t u s a n , serta
harus
m e m i l i k i p e n g e t a h u a n cukup mengenai, komputer dan penggunaann y a dalam pengolahan i n f o r m a s i .
P a d a d a s a r n y a m a n u s i a d a p a t memanfaatkan sistem
infor-
masi mana.j emen t a n p a k u m p u t e r , t e t a p i d a l a m kemampuan kompu-
t e r y a n g m e n b u a t s i s t e m i n f o r m a s i m.anaj emen t e r w u j u d
dengan
l e b i h b a i k . Masalahnya bukan digunakan a t a u t i d a k n y a
kompu-
ter .dalam s e b u a h s i s t e m i n f o r m a s i manajemen, t e t a p i
adalah
sejauh
suatu
mana
berbagai proses
akan
dikomputerkan.
s i s t e m i n f o r m a s i berdasarkan komputer
Gagasan
tidak
berarti
otomatisasi total.
K o n s e p s i s t e m y a n g d i r a n c a n g m e n y i r a t k a n bahwa s e b a g i a n
t u g a s sebaiknya d i l a k s a n a k a n o l e h manusia, dan yang
lebih
b a i k d i l a k u k a n d e n g a n menggunakan
d a r i masing-masing
mesin
lainnya
(tergantung
k e b u t u h a n ) . Dalam s e b a g i a n b e s a r p e r s o a l -
a n m a n u s i a d a n n e s i n membentuk s e b u a h s i s t e m gabungan d e n g a n
h a s i l yang d i p e r o l e h m e l a l u i serangkaian d i a l o g dan i n t e r a k si a n t a r a kornputer d a n s e o r a n g m a n u s i a p e n g o l a h .
secara
terpadu
dengan " d a t a base"
atau
Pengolahan
"pangkalan
data"
d i c a p a i m e l a l u i perencanaan s i s t e m s e c a r a menyeluruh. Biasanya s i s t e m diran'cang s e b a g a i s u a t u gabungan a n t a r a
beberapa
I
sub
sistem d a n bukan s e b a g a i s e b u a h sistem t u n g g a l .
sistem i n i d a p a t b e r u p a s e b u a h kornputer
c'angan
Peran-
besar
atau
d a p a t p u l a merupakan s e b u a h j a r i n g a n k e r j a b e b e r a p a komputer
I
kec-i'l. Gagasan pokoknya a d a l a h paduan t e r e n c a n a d a r i
gai penerapan yang l a y a k dan e f e k t i f
berba-
.
Sehubungan dengan a p a yang s u d a h d i u t a r a k a n sebelumnya,
maka p e r l u d i f i k i r k a n t e n t a n g s u a t u c a r a u n t u k m e n g o l a h
menyaj i k a n d a t a dengan sempurna, s e h i n g g a h a s i l n y a
'pada k e p u t u s a n y a n g akan d i a m b i l . H a s i l n y a a d a l a h
dan
mehgarah
mendorong
kepada s u a t u k e p u t u s a n . Metode u n t u k rnelaksanakan h a 1 terseb u t a d a l a h mengolah d a t a d a l a l m b e n t u k s e b u a h model k e p u t u s an.
Dengan
analikis
dan
perkataan lain, diperlukan
m o d e l u n t u k memenuhi
berbagai
berbagai
rancangan
situasi
yang
memerlukan k e p u t u s x n .
Berrnacam-macam
I
model keputusan y a n g d i b u t u h k a n
berarti
b a h a a s e b u a h s i s b e m i n f o r m a s i manajemen m e r n i l i k i s e p e r a n g k a t
model
kepu t u s a n
ilmum y a n g berrnanf a a t
untuk
banyak
jenis
s i t u a s i , a n a l i s i s d a n keputusan s e r t a s e p e r a n g k a t model
1.
s a n g a t k.husus u n t u k j e n i s - j e n i s k e p u t u s a n t e r t . e n t u p u l a .
4
I4ICIK UPT PERPUSTAKAA l
.IKIP
P,ADANG
yang
BAB I1
PENTINGNYA SISTEU INFORMASI HANAJEMEN
I
Meningkatnya pendidikan, tekanan-tekanan
.
kemajuan-kemaj-uan
ubahan
lingkungan dan
pesat d i bidang tekn-ologi
t o t a l dalarn o r i e n t a s i p i m p i n a n
menuntut
organisasi
per-
terhadap
p e r a n a n inf o r m a s i d a l a m p e n g a m b i l a n k e p u t u s a n .
I
Pada
dasarnya
p e n t i n g n y a pembahasan
sistem
tentang
i n f o r m a s i manajemen t e r l i h a t d a l a m k a i t a n n y a dengan p e n t i n g n y a i n f o r m a s i b a g i s e t i a p o r a n g y a n g memimpin k e g i a t a n - k e g i atan
t e r t e n t u d i d a l a m s u a t u o r g a n i s a s i . Hal
ini
berbarti
bahwa
t e o r i , p r i n s i p - p r i n s i p dan d a l i l - d a l i l
yang
dikete-
ngahkan dalam pembahasan i n i d i h a r a p k a n b.erguna b a g i
i
setiap
p i h a k , bagaimanapun b e n t u k o r g a n i s a s i n y a , xpapun t u j u a n y a n g
d i c a p a i n y a , J a n bagaimana pun b e n t u k k e g i a t a n n y a .
Sesungguhnya, p e n t i n g n y a i n f o r m a s i bagi pimpinan
orga-
n i s a s i b u k a n l a h merupakan h a 1 yang b a r u . S e j a k adanya
manu-
s i a yang hidup b e r o r g a n i s a s i , s e j a k s a a t i t u p u l a l a h
infor-
masi % e l a h s e l a l u d i p e r l u k a n o l e h p i m p i n a n o r g a n i s a s i
untuk
membantunya melakukan t u g a s - t u g a s n y a s e l a k u pimpinan o r g a n i -
1
s a s i . S u a - t u h a 1 y a n g p e n t i n g un t u k d i t e r a p k a n a d a l a h p e n i n g -
I
katan kesadaran tentang
1
pentingnya peranan
informasi
bagi
pimpinan u n t u k rnenganhil keputugan.
.
Perkembangan y a n g p e s a t d a r i tekn.ologi i n f o r m a s i
meru-
I
1
pakan
akibat
d a r i banyak f a k t o r , s a l a h s a t u
di
antaranya
I
adalah
I
perkembangan ilmu pengetahuan d a n
bera.kh-irnya .peran&
!
.
.
kepada
perke.mb.angan
-teknologi yang beg2tu
d u n i a I1 yang
lalu,
dalam b e r b a g a i
teknologi.
dunia
Sejak
dihadapkan
i l m u penget-ahuan
dan
mengagumkan s e h i n g g a b a g i o r a n g k e b a -
n y a k a n , s u k a r u n t u k memahami p e r k e m b a n g a n t e r s e b u t . H u b u n g a n
t e l e p o n a n t a r a s a t u negara dengan n e g a r a l a i n d i d u n i a t e l a h
d e m i k i a n c e p a t n y a s e h i n g g a m e n g h u b u n g k a n s u a t u nomor t e l e p o n
di
b e l a h a n d u n i a b a g i a n t i m u r d e n g a n nomor l a i n d i
b a g i a n b a r a t h a n y a d i p e r l u k a n waktu
dunia
Teknologi
sangat
transportasipun
cepat
Jika
I
.
I
I :
I
mengalani
s e t e l a h p e r a n g d u n i a I1 y a n g
waktu
y a n g lama d a n b i a y a
menit.
revolusi
lalu
berakhir.
benua
sangat
yang
yang
lain
besar,
keadaannya sekarang t e l a h jauh berbeda. Berkat
perkenbangan
d i
antar
bidang
teknologi transport,asi, perjalanan
benua
dewasa i n i s e m a k i n c e p a t , murah d a n aman.
Perkembangan
I
beberapa
dimasa l a l u bepergian d a r i s a t u benua ke
memerlukan
I
telah
,
belahan
pesat terlihat pula
dalam
'
bidang-bidang
s o s i a l . T e o r i - t e o r i b a r u t e r . u s d i k e m b a n g k a n - d.alam
sosial.
tang
ilnu-ilmu
F a k t a baru diketemukan o l e h p a r a a h l i s e j a r a h
k e j a d i a n - k e j a d i a n p e n t i n g d i masa l a l u . P a r a a h l i
t r o p o l o g i t e r u s m e n e r u s menemukan h a l - h a 1 y a n g b a r u
manusia.
hal-ha?
Para
a h l i p u r b a k a l a pun t e r u s
menerus
yang s e b e l u m n y a t i d a k d i k e t a t i u i o l e h umat
tenan-
tentang
m.enemukan
.
manusia.
P a r a a h l i a d m i n i s t r a s i s e j ' a k t a h u n 1960 b e r u s a h a k e r a s
pula
untuk
mengembangkan p r i n s i p - p r i n s i p
d a r i ilmu
administrasi
itu sendiri.
~d.ininistras.i sering didefinisikan sebagai
I
prGses p e l a k s a n a a n k ~ Q i d . t a n = k e g i a t a nt e r t e n t u o l e h dua manusia
1
keseluruhan
a t a u l e b i h o n t u k mencapai t u j u a n yang t e l a h
sebelu-nya.
adalah
".*
H a d a r . i Nawawi mengemukakan
bahwa
. k e g i d t a n a t a u rangkaian k e g i a t a n
ditentukan
administrasi
prase5
sebagai
pengenda l i a n usaha k e r j a s a m a sekel o m p o k manusia untuk mencapai
t u j ~ t a nbersama yanq t e l a h d i t e t a p k a n e b e l u m n y a " ( 1 9 8 5 :
7).
Dari d e f i n i s i i t u t e r l i h a t b a h w a a d m i n i s t r a s i
ha1
gang baru o l e h karena a d m i n i s t r a s i t e l a h ada s e j a k
bukanlah
ada
d u a o r a n g m a n u s i a a t a u l e b i h y a n g b e k e r j a sama u n t u k m e l a k u kan
kegiatan-kegiatan
telah
t e r t e n t u untuk mencapai
tujuan
yang
Yang
baru
d i t e n t u k a n sebelumnya u n t u k mereka c a p a i .
adalah kompleksitas d a r i proses administrasi i t u .
Kompleksitas
d a r i administrasi timbul oleh karena
ba-
nyak f a k t o r , s e p e r t i :
1. Semakin c e r d a s n y a m a n u s i a
2 . Semakin r u m i t n y a t u j u a n yang hendak d i c a p a i
3 . Semakin b a n y a k n y a o r a n g - o r a n g yang t e r l i b a t d a l a m
proses
adninistrasi
4 . Semakin b a n y a k n y a a n e k a ragam k e g i a t a n y a n g h a r u s
dilak-
ssnakan
5. S e m a k i n r u m i t n y a a l a t - a l a t y a n g d i g u n a k a n d a l a m
'
naan t u g a s
pelaksa-
c
6. Perkembangan .ilmu d a n t e k n o l o g i y a n g mempengaruhi
M a k i n cerd:as.nya m a n u s i a
1
I
.
proses
o l e h sema-
t e l a h dimungkinkan
k i n m a j u n y a i l m u p e n g e t a h u a n d a n s ~ m a k i nt e r s e d i a n y a f a s i l i tas
p e n d i d i k a n y a n g l e b i h b a i k 'bag.i s e m a k i n
banyak
orang.
J i k a p a d a s u a t u k e t i k a dalam s e j a r a h umat manusia memperoleh
pendidikan
dalam
merupakan hak-haknya b z g i kelompok
m a s y a r a k a t , maka' dewasa i n i
tertentu
demokratisasi
d i
kehidupan
r a k y a t b a n y a k t e l a h memungkinkan bnhkan mengharuskan
setiap
o r a n g memperoleh p e n d i d i k a n y a n g s e t i n g g i mungkin t e r g a n t u n g
d a r i kemsmpuan m e n t a l d a n f i n a s i a l n y a .
Rerbareng.an
dengan semakin cerdasnya
a d m i n i s t r ~ s i makin
rumit oleh karena
manusia,
tujuan
yang
proses
hendak
d i c a p a i p u n semakin. r u m i t p u l a . D i b i d a n g a d m i n i s t r a s i pendid i k a n umpanyanya, hampir semua s e k t o r d a r i p e n d i d i k a n tersebut
mempunyai t uj u a n u n t u k ne'ning'4atkan s e m a k s i m a l
ketersediaan
sar&na, pelayanan yang baik dan
mungkin
kesejahteraan
p a r a guru dan muridnya.
Usaha-usaha
ur,tuk
m e n i n g k a t k a n mutu
hidup
merupakan
k e p e n t i n g a n s e l u r u h warga m a s y a r a k s t . O l e h k a r e n a i t u
nengherankan a p a b i l a manusia modern d i s e b u t s e b a g a i
nrganisasi, oleh
k a r e n a manusia modern i t u s a d a r
tidak
manusia
bahwa
ia
h3r:ya d a p s t m e r n p e r o l e h mutu h i d u p n y a a p a b i l a . i a b e k e r j a sama
dengan o r a n g l a i n dalam b e r b a g a i b a n t u k . o r g a n i s a s i .
8
lillLlK UPT QERPUSTUAAE~
-1KIP PAPANG
Dengan
proses
semakin
administrasi,
banyaknya orang
yang
terlibat
maka s e m a k i n b e r a n e k a
ragarn
dalam
pulalah
cara
s i f a t , kepribadian, keinginan, a s p i r a s i , c i t a - c i t a dan
b e r t i n d a k . yang
organisasi.
dibawa o l e h orang-orang .tersebut
Keanekaragaman t e r s e b u t
ke
mengakibatkan
dalam
semakin
b e r a n e k a ragamnya k e g i a t a n yang h a r u s d i l a k s a n a k a n d i
I
dalam
dan o l e h o r g a n i s a s i .
I
~ a l ~ a rdbu n i a u s a h a , p e n g a r u h t e k n o l o g i d - a n ' p e r k e m b a n g a n
p e n g e t a h u a n menunjukkan geja l a - g e j a l a
ilmu
I
pemakaian
s i n - m e s i n s e r b a o t o m a t i s . P o l a hubungan m a n u s i a dengan mesin
berubah.
Berubah dalam i n t e n s i t a s dan bahkan
arti
dalam
yang
p s i k o l o g i hubungan t e r s e b u t .
yang
paling dekat adaiah
Dalam
digunakannya
serba:otomatis o l e h perusahaan-perusahaan
an
pula
mungkin
perusahaan
terasa.
sederhana sekalipun, pengaruh teknologi t e l a h
Contoh
mesin-mesin
te.k.sti1, perusaha-
o b a t - o b a t a n d a n p a b r i k - p a b r i k rnesin. D i L i d a n g
pemerin-
tahan, contdh penggunaan alat-alat p r o d u k s i t e k n o l o g i
'khir yang digunakan t e r l i h a t s e k a l i pada
militer
sasi
C'ontoh
I
me-
dengan alat-alat perang
organisasi-organiyang
komputer yang
!tin b e c i l b e n t u k n y a , a k a n t e t a p i s l m a ' k i n b e s a r
nya
sangat
lainnya yang d a p a t diberikan i a l a h otomatisasi
' a l a t a n dengan mempergunakan mesin-mesin
muta-
u n t u k mengolah d a t a dalam k u a q t i t a s y a n g
rumit.
persema-
pemanfaatansangat
besar
dalam w a k t u y a n g s i n g k a t d a n y a n g d i l a k u k a n s e c a r a t e p a t .
A. P e n g e r t i a n
S i s t e m I-nformasi H a n a j e m e n
1. P e n g e r t i a n s i s t e m
P e n g e r t i a n sistem menekankan p a d a a d a n y a
an-hubungan
diantara
bagi~n-abagian atau
komponen y a n g m e m b e n t u k s u a t u k e s e l u r u h a n
hubungkomponen-
(kesatuan).
"- - - a
J o h n s o n , Kast d a n R o s e n z w e i g m e n g e m u k a k a n b a h w a
s y s t e m i s a n o r g a n i z e d or compleks k r h o l e , a n a s s e m b l a g e
or c o m b i n a t i o n o f t h i n g s . o r p a r t s f o r m i n g a c o m p l e x or
unitary
jelas
w h u I e " ( 1 9 7 3 : 4 ) . Dari p e n g e r t i a n i n i
bahwa y a n g d i s e b u t d e n g a n sistem d i t a n d a i o l e h
kesatuan yang t e r o r g a n i s a s i a t a u o l e h adanya
atau
kornbinasi d a r i bagian-bagian
menyatu.
himpunan
kompleks
sistem yang pada mulanya
merupakan
f i l s a f a t unum-, t e l a h d i k e m b a n g k a n d a n
sebagai
dan
'
Teori
da'ri
yang
adanya
dasar
diperluas
s u a t u cara b e . r f . i k i r d a n s e b a g a i metode
dalam
menyusun p e n g e t a h u a n t e n t a n g s e s u a t u .
S i s t e m a d a l a h s e t i a p k e s a t u a n secara
atau
fi s i k ,
yang t e r d i r i
dari
konseptual
bagian-bagian
dalam
keadaan s a l i n g t e r g a n t u n g s a t u sama l a i n . Sebuah
tern
t e r d i r i d a r i bagian-bagian yang s a l i n g
sis-
berkaitan
y a n g b e r o p s r a s i bersama u.ntck. mencapai b e b e r a p a sasaran
a t a u maksud. B e r a r t i bahwa s e b u a h s i s t e m
seqerangkat
tetapi
u n s u r y a n g t e r s u s u n secara
tak
t e r d i r i d a r i . unsur yang d a p a t d i k e n a l
bukanlah
teratur,
sebagai
10
l4lLlK UPT PERPUSTAKA AN
1X*~p PADANG
s a l i n g melengkapi
sasaran
, kapena s a t u n y a maksud, t u j u a n a t a u
.
Voich
J.R,
mengenukakan 6 (enam) c i r i s i s t e m , y a i t u s e b a g a i
ber-
Menurut
Willian
A.
Shorde dan
Dan
iku't :
a. Perilaku berdasarkan
tujuan t e r t e n t u
.
b
.
Keseluruhan
c . Keterbukaan
,d . ~ r a n of r m a s i
e . A n t a r hubungan
f . Hekanisme k o n t r o l
Sedangkan
suatu sistem;
Engkoswara
- Sistem terorientasikan
pada
sasaran
tertentu.
- Keseluruhan melebihi
. j u m l a h semua b a g i a n
- Sistem s a l i n g berhubungan d e n g a n seb u a h sistem y a n g lebih
besar
yakni
1i n g k u n g a n n y a .
- Bagian-bagian
yang
b e r o p e r a s i menciptakan
sesuatu
yang
mempunyai n i l a i
- B e r b a g a i macam b a g i an h a r u s cocok s a t u
sama l a i n .
- Adanya k e k u a t a n y a n g
mempersatukan
dan
mempertahankan sistem b e r s a n g k u t a n
aengemukakan
bahwa
dalam
terkandung aspek-aspek b e r i k u t :
a. Suatu sistem t e r d i r i a t a s bagian-bagian
yang
sa-ling k a i t sat'u dengan yang l a i n n y a .
b . Bagian-bagian
yang s a l i n g hubung i t u ' d a p a t
b e k e r j a a t a u b e r f u n g s i b a i k s e c a r a independen
maupun s e c a r a b e r s a m s - s a n a .
c., Berfungsinya bagian-Sagian t e r s e b u t
ditujuan
u n t u k m e n c a p a i t u j u a n unum d a r i s u a t u k e s e l u ruhan .
d . Suatu
s i s t e m yang t e r d i r i atas bagian-bagian
yang s a l i n g hubung t e r s e b u t b e r a d a d a l a m s u a t u
lingkungan yang kompleks.
(1988 : 1 4 0 ) .
Unkuk
melengkapi
bagian
ini
akan
dikemukakan
b e b e r a p a j e n i s s i s t e m YafIR d i k e n a l :
a. Sistem-sistem
deterministik,
yaitu
sistem-sistem
y a n g h a s i l n y a d a p a t d i p r e d i k s i secara t e p a t , dimana
jarang
perubahan-perubahan
hasil-hasilnya.
Jadi
yang
sistem i n i
diharapkan
berfungsi
dari
untuk
melaksanakan apa yang dikatakan untuk d i k e r j a k a n .
b. Sistem-sistem
probabilistik,
.mempunyai
yang
hasilnya.
yaitu
variasi-variasi
sistem-sistem
mengenai
Dengan d e m i k i a n t e r j a d i k e t i d a k
hasilpastian
ha1 memprediksi h a s i l yang d i i n g i n k a n .
dalam
tingkat
akurasi
dari prediksi
yang
Jadi
dilaksanakan
s u l i t untuk dicapai.
c . S i s t e m - s i s t e m yang a b s t r a k , m i s a l n y a sistem f i l o s o fi,
sistem bahasa, sistern bilangan.
abstrak
elemen-elemennya
menetuk.an
asumsi
.
.
dan
bisa
m e n c a r i hubungan
sistem
Dalam
dikemukan
dengan
diantara
asumsi-
.
d . ~ i s t e m - s i s t e mk o n k r i t , d i m a n a d i d a l a i n s i s t e m
krit
'tapkan
e k s i s t e n s i d a r i elemen-elemennya d a p a t
kon.dite-
berdasarkan pada s u a t u p e n e l i t i a n .yang
persiapkan dan b e r s i f a t empiris.
di-
e . Sistem-sistem
statik,
yaitu
sistem-sistem
yang
t i d a k menghasilkan perubahan s e c a r a s t r u k t u r a l .
f . Sistem-sistem
memungkinkan
dinamik,
sistem-sistem
yang
perubahan-perubahan
pada
yaitu
terjadinya
s e t i a p waktu.
g. Home-statik,
sifat
yaitu sistem-sistem
yang
mempunyai
s t a t i k terutama elemen-elemennya dan
mempu-
n y a i sistem. d i n a m i k p a d a l i n g k u n g a n n y a .
h. Sistem-sistem natural,
sistern-sistem
fisik
termasuk dalam katergori i n i
dan b i o l o g i s ,
sistem-
yaitu
sistem y a n g t e r j a d i s e c a r a a l a m i a h .
i. Sistein-sistem buatan manusia,
sistem-sistem
dibentuk
sosial,
oleh
yaitu
termasuk d i
dalamnya
sistem-sistem
manusia u n t u k mencapai t u j u a n
yang
ter-
t e n t u yang t e l a h d i t e t a p k a n .
~iste'm-sisterntertutup, yaitu sistem-sistem
j.
elemen-elemennya
1
fi d a k b e r i n t e r a k s i
dimana
dengan
ling-
kungannya.
k. Sistem-sistem
terbuka,
yaitu
sistem-sistem
yang
mempunyai i n t e r a k s i d e n g a n l i n g k u n g a n n y a .
I
2. P e n g e r t i a n i n f o r n a s i
. .
.
Kebutuhan akan i n f o r m a s i dalam b e r b a g a i
manusia
tidak
kegiatan
b a i k k e g i a t a n y a n g t e r o r g a n i s a s i maupun
t e r o r g a n i s a s i menunjukkan adanya
yang
peningkatan.
Berbagai
oleh
kegia-tan yang dilaksanakan s a n g a t
adanya informasi yang t e r u s menerus
kegiat'an sampai pada
persiapan
ditunjang
mulai
berakhirnya
dari
kegiatan
t e r s e b u t ; Derrgan k a t a l a i n i n f o r m a s i s a n g a t d i b u t u h k a n
mulai
d a r i mempersiapkan k e g i a t a n sampai p a d a
paian
tujuan
.
kadang-kadang
yang
diinginkan.
Dalarn
penca-
penggunaannya
pengertian informasi dikacaukan
dengan
pengertian d a t a . Dleh sebab i t u perlu kiranya
kan
s u a t u p e n g e r t i a n , b a i k mengenai
diberi-
pengertian
maupun i n f o r m a s i , y a i t u s e b a g a i b e r i k u t
data
:
a . Data.
Data
'adalah
masih
mentah
merupakan kumpulan
(raw f a c t s ) , y a n g
dari
fakta
berdiri
yang
s'endiri,
a t a u f a k t a yang belum t e r d r g a n i s a s i k a n dengan b a i k .
Robert
G.
Murdick
diterjemahkan
dimaksud
oleh
dengan
dan
Joel
Djamil
E.
Ross
yang
mengemukakan
yang
data adalah :'
"...fakta
dan
angka yang
tidak
sedang
digunakan pada proses keputusan, dan biasanya
berbentuk c a t a t a n h i s t o r i s yang d i c a t a t dan
d i a r s i p k a n t a n p a maksud u n t u k s e g e r a d i a m b i l
k e m b a l i u n t u k p e n g a m b i l a n k e p u t u s a n " ( 1984 : 6 ) .
Selsnjutnya.,
rnengemukakan,
adalah :
The L i a n g G i e yang
bahwa
yang
dikutip
d imaksud
Moekijat
dengan
data
.. .. h a l ,
peristiwa,
kenyataan
lainnya yang
meng.andung s e s u a t u p e n g e t a h u a n u n t u k d i j a d i k a n
d a s a r guna penyusunan
k e t e r a n g a n , . pembuatan
k e s i m p u l a n a t a p p e n e t a p a n k . e p u t u s a n U ( 198'8: 7 ) .
I(
Data
yang
diproses
persoalan
a d a b e l u m m e m b e r i k a n makna
jika
tidak
dengan
suatu
yang s p e s i f i k . J a d i d a t a yang a d a
masih
l e b i h l a n j u t dan d i k a i t k a n
'
m e m e r l u k a n p r o s e s l e b i h l a n j u t , agar m e m b e r i m a k n a .
Inf o r m d
P e n g e r t i a n i n f o r m a s i menurut Gordon B. Davis,
ada-
lah :
.,
. . . d a t a t h a t h a s been p r o c e s s e d int.0 a form
t h a t is meaning'ful t o r e c i p i e n t and is o f real
o r perceived value i n current or prospective
d e c i s i o n s " (1974 : 2 5 ) .
1n.formasi
suatu
adalah
d a t a ysng t e l a h
bentuk yang penting menurut
mempunyai
'dirasakan
atau
nilai
yang
nyata
atau
dioleh
sipenerima
yang
dalam keputusan-keputusan yang
keputusan-k'eputusan
yang
menjadi
akan
dan
dapat
sekarang
datang.
J e l a s n y a , f a k t a maupun d a t a b e l u m m e n j a d i i n f o r m a s i
sebelum
mengalami
dikcmunikasikan.
informasi
ciri
:
sustu
'
Inforinasi
proses
dalain
dan
lingkup
m e n u r u t Gordon D a v i s , m e m i l i k i
kemudian
sistem
beberapa
1) B e n a r a t a u s a l a h ; I n i d a p a t b e r h u b u n g a n
dengan r e a l i t a s a t a u t i d a k . Bila penerima
informasi yang s a l a h me~percayainya, akib a t n y a sama s e p e r t i y a n g b e n a r .
2 ) B a r u ; I n f o r m a s i d a p a t sama s e k a l i b a r u d a n
segar bagi penerimanya.
3) Tambahan;
Informasi dapat
memperbaharui
a t a u memberikan tambahan b a r u pada informasi yang t e l a h a d a .
4) Korektif;
Informasi d a p a t menjadi suatu
koreksi atas i n f o r m a s i yang s a l a h a t a u
p a l s u sebelumnya.
. 5 ) Penegas; I n f o r m a s i d a p a t mempertegas i n f o r masi y a n g t e l a h a d a . I n i m a s i h b e r g u n a ,
karena meningkatkan persepsi penerimanya
a t a s kebenaran i n f ormasi t e r s e b u t .
(1988 : 2 9 ) .
Informasi
pad-a d a s a r n y a d i p r o d u k s i o l e h
adanya
d - a c a . Data m e r u p a k a n b a h a n m e n t a h (raw m a t e r i a l )
usaha
baik
memproduksi i n f o r m a s i . P a d a k e n y a t a a n y a ,
kedu-
dukan a n t a r a d a t a dan i n f o r m a s i s a n g a t r e l a t i f . I n f o r -
masi yang d i h a s i l k a n d a r i s e k u m p u l a n d a t a , p a d a s i t u a si t e r t e n t u i s i t u a s i b a r u ) dan dalam suatu kekhususan,
dapat
b ~ r u b a h menjadi d a t a mentah yang
masih
perlu
d i p r o s e s k e m b a l i u n t u k men.jadi i n f o r m a s i b a r u
I n f o r m a s i s a n g a t e r a t hubungannya dengan
b i l a n I t e p u t u s a n . ~ a l a mh u b u n g a n n . y a d e n g a n
pengam-
pengambilan
k e p u t u s a n , maka i n f o r m a s i d a p a t b e r f u n g s i un t u k -
:
a . MenE.eambarkan (riescrihe)
Informasi
y a n g d e s k r i p t i f rnembantu p i m p i n a n
menentukan apakah s e s u a t u
itl-I
akan s a l a h a t a u
k a h k o n d i s i ;i n g k u n g s r , i t u a k a n m e n g a l a m i
untuk
apa-
perubah-
Informasi yang menjelaskan, akan sangat berhubungan
kemhmpuan
dengan
lnerancang
dapst
:yodel.
seseorang
untuk
menyusun
atau
Dengan. m o d e l y a n g a d a , maka
akan
r n e m p e r j e l a s a p a ya.ng d i m a k s u d k a n
serta
hu-
bungan-h12bungan y a n g a d a .
c . M e m P e r k l r a k a l - ~& p r e d i c t 1
I n f o r m a s i p r e d i k t i f , s a n g a t membantu p i m p i n a n u n t u k
m e r n p r e d i k s i d a n n e n g e s t i m a s i k e a d a a n p a d a masa y a n g
akan
d a t a n g dihubungkan dengan keadaan
larnpau
.
pada
masa
d . - M e n e e v a l ~ a UQ.
, ~ evaluate )
y a n g e v a l u a t i f ; rnembantu p i m p i n a n
Inf ormasi
mengadakan
aktivitas
rang
evaluasi
p e r i o d i k mengenai
kerja
p e n t i n g l a i n n y a , b a i k y a n g nampak
maupun y a n g a k a n t e r j a d i p a d a rnasa y a n g
untuk
dan
sekaakan
datang.
e . M m k a n eembaharuan CLQ i n n o v a t e )
I n f o r ~ n a s iy a n g i n n o v a t i f a d a l a h h a l - h a 1 y a n g b e r u p a
ide-ide
cangan
a t a u gagasan-gagasan
baru,
dan h i p o t 3 s a - h i p o t e s a yang
rancangan-randirasakan
s a n g a t membantu m e r n p e r c e p a t u s a h a p e n g e m b a n g a n
akan
dan
peinbangunan .
Dengan
tersedianya d a t a dan informasi,
pimpinan
akan d a p a t mengambil k e p u t u s a n sehubungan d e n g a n masa-
lah
,
yang
dihadapinya,
kebenarannya
tepat
inaka
.
dan
dap&t
dapat disajikan
dengan
Tanpa adanya i n f o r m a s i yang
akhirnya. pixpinan
akan
u n t u k ~nengambilkeputusan,
kan
d i p e r t a n g g u n g j awabkan
cepat
memenuhi
menggunakan
sehingga akan
t i d a k dijaminnya ketepatan keputusan
dan
syarat,
perkiraan
mengakibatyang
telah
diambilnya
Eanyak d e f i n i s i manajemen y a n g t e l a h
kan
o l e h ' p a r a a h l i .yang d a p a t d i k a j i
diketengah-
dalain
berbigai
Z i t e r a t u r , yang perumusannya t e r g a n t u n g p a d a keya-kinan
darl
pandangan
para
khli
masing-masing.
Soedj a d i
mengernukakan b a h w a :
Manajemen p a d a p o k o k n y a i a l a h o r o s e s k e g i a t a n
d a r i s e o r a n g pimpinan (manajer) yang h a r u s d i l a kukan d e n g a n menggunakan c a r a - c a r a pernikiran y a n g
i l m i a h maupun p r a k t i s u n t u k m e n c a p a i t u j u a n y a n g
t e l a h d i t e t a p k a n d e n g a n m e l a l u i k e r j a sama o r a n g o r a n g l a i n s e b a g a i surnber t e n a g a k e r j a ,
serta
memanfaatkan sumber-sumber l a i n n y a d a n waktu y a n g
t e r s e d i a i2ntuk i t u , d e n g a n c a r a y a n g s e t e p a t t e p a t n y a ( S o e d j a d i , 1383 : 3 ) .
S G l a n j u t n y a , GeorgB R . T e r r y mendef i n i s i k a n :
Hanagement
i s a d i s t i n c t p r o c e s s c o n s i s t i n g of
p l a n n i n g , o r g a n i z i n g , a c t u a t i n g , and c o n t r o l l i n g ,
perfor:med
t o d e t e r n i n e and a c c o m p l i s h s t a t e d
o b j e c t i v e s b y t h e u s e 3f human b e i n g s a n d o t h e r
r e s o u r c e s (1977 : 4 ) .
Msnajemen merupakan p r o s e s y a n g k h a s , y a n g t e r d i r i d a r i ti n d x k a n - t i n d a k a n
perencanaan
pengorganisasi-
an,
,
penggerakah dan pengawasan, yang dilakukan
serta mencapai sasaran-sasaran
menentukan
untuk
yang
telah
d it e t a p k a n m e l a l u i pemanf a a t a n sumber d a y a m a n u d i a d a n
sumber-surnber
lainnya
.
D e f i n i s i t e r s e b u t mencakup s e k a l i g u s f u n g s i - f u n g -
si
fundamental
harus
dalam bentuk
dilakukan
tindakan-tindakan
untuk mencapai
sasaran
yang
dit.entukan
itu.
pencapaian
s a s a r a n i t u a d a l a h a p a y a n g lazim
Adapun s u m b e r
s e b a g a i 6 ( e n a m ) M,
yang
telah
mendukung
dikenal
yaitu :
Men
-
Manusia
Materials
-
Cahan
Machines
-
Mesin
Surnber
daya
yang
daya tersebut dikelola
dengan
tindakan-
t i n d a k a n d a l a m b e n t u k y a n g umum d i k e n a l d e n g a n f u n g s i fungs?' manajer~en, y a i t u
:
planning, organizing,
actu-
ating, dan controlling.
a . P e r e mx~aa-~
u~ningl
I
Atas d a s a r k e b i j a l i s a n a a n d i s u s u n p e r e n c a n a a n , y a i t u
keseiuruh3.n
proses
p e ~ n i k i r a nd a n
yang matzcg d a s i kegiatan-kegiatan
ja!ian
penentuan
yang akan d i k e r -
d i waktu mendatan€;, dalam rangka
tujuan yang t e l a h ditentukan .
cara
pencapaian
Pengorganisasian
adalah keseluruhan proses
alat-alat,
lompokan o r a n g - o r a n g ,
penge-
tugas-tugas,
5:Ilng j a w a b , d a n w e w e n a n g u n t u k m e n c i p t a k a n
sasi
organi-
yang dapat digerakkan s e b a g a i s u a t u
kesatuan
dalain r a n g k a p e n c a p a i a n t u j u a n y a n g t e l a h
ditentu-
~
c.
tang-
~
( A c t u a tW
ing)
Penggerakan,
n
adalah keseluruahn
proses
m o t i f b e k e r j a kepada p a r a bawahan,
pemberian
a g a r mereka
mau
b e k e r j a s e c a r a i k h l a s demi t e r c a p a i n y a t u j u a n organisasi.
Para
ahli
manajenen
merumuskan,
bahwa
peng,g2rakan a d a l a h s e b a g a i u s a h a yang d a p a t disama'
kan dengan m o t i v a t i n g .
d . P ~ : r ~ G ? w a s , a (nC o n t r c ~ ll i n e
Yaitu
p r o s e s pengamatan d a r i
kegiatan
pelaksanaan
o r g a n i s a s i , g u n a menjamin a g a r
seluruh
pekerjaan
yang d i l a k u k a n b e r j a l a n s e s u a i d e n g a n r e n c a n a
yang
telah d i t e n t u k a n s e b e l u m n y a .
3 . P e n g e r t i a n s i s t e m inf ormasi m a n a j e m e n
D a r i p e n g e r t . i a n sistem, p e n g e r t i a n i n f o r m a s i , dan
p e n g e r t i a n manajemen y a n g d a p a t d i j a d i k a n d a s a r
pemi-
l t i r a n l e b i h l a n j u t , ma!