FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSI DAN KONTRIBUSINYA TERHADAP PRODUKTIVITAS (Suatu Tinjauan Teoritis Dan Empiris ) - repo unpas
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
INFOMATEK
Volume 10 Nomor 2 Juni 2008
FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSI
DAN KONTRIBUSINYA TERHADAP PRODUKTIVITAS
(Suatu Tinjauan Teoritis Dan Empiris )H. Tb. Lily Satari
Jurusan Teknik Industri
Fakultas Teknik – Universitas Pasundan
Abstrak : Setiap industri, termasuk industri manufaktur, secara operasional berkepentingan terhadap efektivitas
dan efisiensi dari rentetan proses operasinya yang secara bertahap merubah bahan mentah menjadi barang
jadi atau setengah jadi. Hal ini erat hubungannya dengan tindak pengaturan work loads dari semua work stands
dan pengendalian seluruh proses operasinya di lapangan. Secara operasional, tindak pengaturan dan
pengendalian work loads merupakan deskripsi tugas fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi atau
Production Planning and Control. Deskripsi ini menegaskan bahwa fungsi Perencanaan dan Pengendalian
Produksi tidak semata merencanakan kapan job orders diturunkan serta mengendalikan selama proses
operasinya saja, namun berperan pula dalam masalah efektivitas dan efisiensi atau produktivitas dari seluruh
production processes tersebut. Bagaimana fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi berkontribusi
terhadap produktivitas organisasi kerja, dan sekaligus mengendalikan performansi serta mengamankan
delivery commitment perusahaan, diperlukan pemahaman atas aktivitas seluruh sub-fungsinya dan dibahas
dalam makalah ini, yang terdiri dari : Production Planning & Routing ; Production Scheduling ; Dispatching ;
Progress Control ; dan Material Control.
Kata kunci : Efektivitas, efisiensi, perencanaan dan pengendalian produksi, produktivitas, performansi,
komitmenI. PENDAHULUAN fungsi utuh yang dalam praktek kerap ditemui di
Dalam tatanan organisasi kerja, “Perencanaan lapangan dengan singkatan PPC. Aktivitas para dan Perngendalian Produksi” atau Production fungsionaris PPC kerap, dan utamanya,
Planning and Control adalah sebutan fungsi berhubungan dengan work shops atau
yang kerap ditemukan di dalam lingkungan operation area.industri, baik industri manufaktur maupun Setiap fungsi yang dibentuk dalam suatu industri jasa. Production Panning and Control organisasi kerja tentunya, dan seharusnyalah, secara teoritis memberikan pengertian satu
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
dilandasi oleh pertimbangan atau pemikiran teoritis universal dan / atau kepentingan obyektif perusahaan atas pertimbangan tailor-made yang diyakini oleh para manajer atau eksekutifnya bahwa tanpa kehadiran fungsi tersebut dapat berdampak negatif terhadap kelancaran aktivitas operasional perusahaan. Dengan ungkapan lain, dipahami bahwa keberadaan fungsi tersebut sangat penting bagi perusahaan. Para ahli manajemen organisasi umumnya berpandangan bahwa setiap fungsi yang ada dalam tatanan organisasi kerja mengemban peran, tugas, dan tanggung jawab yang sama penting dalam bidangnya masing- masing, yang secara keseluruhan harus membentuk suatu ikatan mata rantai yang mengait satu sama lain dengan kokoh. Seirama dengan hal tersebut, pandangan dan sikap dari semua fungsionaris yang terlibat dalam berbagai aktivitas organisasi kerjapun, seyogyanya difokuskan pada upaya terbaik, efektif dan efisien dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, serta berupaya berkontribusi maksimal dalam memenuhi berbagai sasaran (targets) program kerja sesuai misi perusahaan, yang pada gilirannya diharapkan berdampak positif terhadap upaya perusahaan dalam meningkatkan produktivitas.
Tugas dan peran utama fungsionaris PPC di
work shops adalah membantu aktivitas
operasional para tenaga kerja langsung (direct
workers atau operators), sehingga setiap operator memungkinkan untuk berada di work stand-nya masing-masing secara maksimal,
serta melaksanakan tugas operasionalnya seefektif mungkin dalam “merubah bahan mentah” menjadi “barang masak siap saji” yang sesuai dengan “selera” pemesannya dengan mutu yang baik dan pada waktu yang tepat sesuai production schedule. Hal ini sangat penting karena pemahaman atas setiap operasi kerja yang dapat diselesaikan on schedule bukan hanya berarti harus memenuhi target produksi semata, akan tetapi terkandung pula pemahaman lain yang sama pentingnya yakni terpenuhinya target waktu operasi secara efektif dan efisien yang akan menjadi dasar tolok ukur tidak hanya bagi performansi direct worker /
operator dalam memenuhi waktu standar
operasi, tetapi juga kontribusi fungsionaris PPC dalam proses job transfer atau work in process (WIP) dari satu work stand ke work stand berikutnya dan seterusnya, serta terpenuhinya
delivery commitment terhadap pelanggan.
Apabila apa yang dikerjakan oleh seorang
operator di satu work stand masih memerlukan
operasi lanjut, maka proses selanjutnya akan sangat tergantung kepada operator sebelumnya tadi dalam menghasilkan output (WIP), serta cepat atau lambatnya fungsionaris PPC menangani output (WIP) tersebut, dalam pengertian : (a) Apakah output (WIP) yang dihasilkan operator terdahulu dan kontribusi
PPC terlaksana on schedule, ahead schedule,
atau sliding ? (b) Apakah kualitas output (WIP) yang dihasilkan tersebut “go” (baik) atau “no go” Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
(tidak baik); bila “no go”, apakah output (WIP) tersebut dalam kondisi “defect” (“cacat” yang masih memungkinkan untuk diperbaiki atau
parts atau barang setengah jadi (semi finished products) ataupun menjadi barang jadi (finished products) yang masing-masing merupakan outputs yang telah memiliki nilai tambah (value added) secara ekonomi, betapa pentingnya
Planning and Control”, “Production Planning”, “Production Control”, atau “Production Planning and Inventory Control”, dsb. Bahkan penulis
“Perencanaan Dan Pengendalian Produksi” secara teoritis maupun empiris dikenal dengan sebutan yang bervariasi, seperti “Production
II. TERMINOLOGI, ORGANISASI DAN AKTIVITAS POKOK PPC
kerja yang telah ditentukan oleh Production Planning.
transfer time dari satu work station ke work station lainnya, dari satu work stand ke work stand lainnya, di lapangan sesuai urutan operasi
fungsi dan peran para fungsionaris PPC di lapangan dalam mengamankan setiap menit dari waktu operasi kerja, termasuk setiap menit
ke assembly work station. Dalam upaya memenuhi waktu standar operasi dan skedul produksi, dan bahkan upaya memenuhi komitmen product delivery, karenanya dapat dipahami bahwa disamping peran direct operators yang bertugas mentransformasi raw materials menjadi single
repairable) atau “reject” (“cacat” yang
dispatching-nya dalam melaksanakan transfer WIP dari semua single parts secara tepat waktu
Artinya, apakah operator berikutnya yang bertugas untuk melakukan proses lanjut pengerjaan output (WIP) tadi dapat memulainya tepat waktu sesuai schedule atau tidak, sangat tergantung dari kondisi output (WIP) yang dihasilkan oleh operator sebelumnya serta peran fungsionaris PPC dalam WIP’s treatment tersebut; atau harus dibuat schedule baru ? Demikian pula halnya bila yang dikerjakan adalah satu bagian (single part) dari suatu komponen utuh (satu bagian besar dari suatu produk), yang proses lanjutnya adalah perakitan atau assembly dengan single parts lainnya, maka operator berikutnya yang bertugas melakukan perakitanpun sangat tergantung pada outputs (WIP) atau semua single parts tadi, serta peran PPC melalui fungsionaris
completion date); atau harus dilakukan recovery planning atau bahkan dilakukan re-scheduling ?
namun skedul produksi tetap dapat terpenuhi) yang dilakukan oleh fungsionaris PPC masih mampu memenuhi batas ECD (estimated
corrective action (langkah koreksi operasi
melampaui ambang toleransi dan harus ditolak dan disisihkan dari proses operasi) ? (c) Apabila operasi kerja dari WIP mengalami hambatan karena berbagai kemungkinan yang mengakibatkan estimated operation time atau waktu standar operasi menjadi sliding, apakah
sempat menemukan adanya industri pesawat terbang di salah satu negara di Eropah yang Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
menggunakan sebutan “Production
Preparation”. Departemen dari satu divisi yang
memiliki jumlah tenaga kerja terbesar dari industri pesawat terbang di Indonesiapun, yakni Divisi General Workshops yang kemudian berubah nama menjadi Divisi Fabrikasi PT IPTN (sekarang PT DI), untuk suatu kurun waktu tertentu, juga pernah menggunakan sebutan tersebut (Departemen Production Preparation). Dalam tulisan ini penulis menggunakan terminologi PPC yang terjemahannya sebagaimana digunakan pada judul dari tulisan ini.
Dalam konteks industri manufaktur, PPC umumnya merupakan bagian dari organisasi Produksi atau Operasi, yang pengorganisasiannya dapat bersifat functional atau line organization, tergantung dari kebutuhan serta skala organisasi dan lingkup aktivitas perusahaan. Demikianpun sebutan sejumlah fungsi yang bernaung di bawah organisasi PPC, seraya mengindikasikan lingkup aktivitas pokok dari padanya, dapat pula ditemukan bervariasi di lapangan tergantung dari pertimbangan tailor made maupun job
descriptions yang ditentukan oleh manajemen perusahaan.
Karena relevansinya dengan judul tulisan ini bahasan mengetengahkan sekilas tentang
production dan productivity yang kemudian, atas
pertimbangan tailor-made organization, dilanjutkan dengan bahasan lima fungsi PPC yang relatif kerap ditemui di lapangan dan mencerminkan lingkup aktivitas pokok organisasi PPC. Uraian lanjut tulisan ini terdiri dari sub-tema pokok sebagai berikut : (1) Production ; (2) Productivity ; (3) Functions
of Production Planning & Control (Production Planning & Routing ; Production Scheduling ; Dispatching ; Progress Control ; Material Control).
III. PRODUCTION
Terminologi production (produksi) tidak dapat dipisahkan dari terminologi dasar yang membentuknya, yakni : product (produk). Bahkan demikian erat dan penting hubungan pengertiannya dengan productivity (produktivitas). Setiap industri, manufaktur maupun jasa, berkepentingan terhadap pemahaman yang benar atas ketiganya yakni
produk, produksi dan produktivitas. Dapat
dikemukakan sejujurnya bahwa terkadang kita masih mendengar ungkapan seseorang, bahkan dari seorang “eksekutif” sekalipun, yang bermaksud mendorong peningkatan produktivitas, akan tetapi dalam penempatan ketiga terminologi melalui ungkapannya , yakni
produk, produksi dan produktivitas, dilakukan
kurang bahkan tidak proporsional yang berakibat pada timbulnya “kerancuan” dalam pengertian ungkapannya tersebut. Dalam banyak literatur, terminologi operations kerap digunakan untuk mengindikasikan pengertian production. Kita simak kalimat Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
berikut : “Operations management is the
tradisional tanpa penggunaan alat bantu,
ouput, apakah “produksi” ataukah “operasi”,
operasi lebih luas bukan saja pada bidang fabrikasi tetapi juga pada pengelolaan produk pelayanan dan jasa, maka istilah “manajemen produksi” berubah menjadi “manajemen operasi”, Sumayang [3]. Pandangan di muka bukan berarti bahwa terminologi “operasi” menggantikan samasekali “produksi”. Keduanya tetap relevan untuk digunakan, namun penentuannya tergantung dari lingkup aktivitas yang dijalankan dan output yang akan dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan. Maksudnya, apakah hanya fokus pada produk fabrikasi atau termasuk juga produk pelayanan dan jasa. Dengan demikian maka dalam desain atau perancangan organisasi, pemilihan penggunaan sebutan fungsi-fungsi terutama yang berkaitan dengan aktivitas proses transformasi input menjadi
fabrikasi, dan dalam hal ini orientasi manajemen
alat bantu lainnya seperti fixtures, tools for parts manufacturing, jigs, dsb. Sejak tahun 1970, seiring dengan pengembangan produksi jasa yang lebih mencolok dibandingkan dengan produk
Machines) dan bahkan dengan menggunakan
permesinan yang computerized (CNC
sophisticated process) dengan menggunakan
sampai dengan yang kompleks ((complex /
(simple process) dilakukan secara manual atau
management of processes or systems that create goods and / or services. It encompasses forecasting, capacity planning, scheduling, managing inventories, assuring quality, motivating employees, …… and more.”
input menjadi output, mulai dari yang sederhana
Pengungkapan terminologi “produksi” ataupun “operasi” mengindikasikan adanya suatu proses yang aktifitas utamanya adalah mentransformasikan masukan (input) menjadi keluaran (output). Terdapat berbagai metode atau sistem yang bertujuan mentransformasikan
range business plan which the operations function is responsible for implementing is usually called the production plan in a manufacturing company. Someimes it is called an operations plan, …… .”, Dilworth [2].
terutama menegaskan pemahaman tersebut, Stevensen [1]. Dalam literatur lainnya dapat pula kita temukan ungkapan sbb : “The portion of the intermediate-
systems that create goods and / or services”,
yang berbunyi “ ………. of processes or
is production management ?”. Bagian kalimat
Kalimat yang baru saja menjelaskan pengertian “operations management” tersebut bisa menjadi kalimat jawaban bagi pertanyaan, “what
sebaiknya mempertimbangkan pula “lingkup aktivitas yang akan dilakukan dan output yang akan dihasilkan” oleh perusahaan. Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
Secara sederhana, hubungan “inputs –
production process – outputs”, termasuk feedback dan quality control, diperlihatkan pada
Gambar 3–1 di bawah.
Gambar 1
Hubungan Inputs – Production Process – Outputs
Demikianlah bila kita mendengar ungkapan “produksi”, maka yang pertama terbetik adalah kandungan proses operasi yang melekat di dalamnya. Berkaitan dengan proses operasinya, “produksi” dalam literatur maupun penggunaannya secara empiris di lapangan tidak jarang ditemukan berpasangan dengan terminologi “sistem”, yakni “sistem produksi” (production system).
Secara teoritis maupun empiris fungsi produksi kerap ditemukan berdiri sendiri sebagai satu unit, departemen, divisi, direktorat dan lain sebagainya yang merupakan salah satu fungsi utama dalam suatu struktur organisasi kerja, sejajar dengan fungsi-fungsi utama lainnya di dalam perusahaan. Demikianpun umumnya bagi industri manufaktur, tenaga kerja produksi adalah terbesar dibandingkan dengan yang dimiliki fungsi-fungsi lainnya. Hal ini bukan tanpa alasan. Profits adalah sangat penting dan utama bagi perusahaan, dan profits dihasilkan melalui penjualan produk perusahaan yang memenuhi berbagai persyaratan. Semakin banyak produk perusahaan terjual, semakin tinggi pula profits perusahaan dihasilkan; jadi wajar bila profits mejadi sasaran utama perusahaan. Karenanya guna mendukung sasaran tersebut, maka sedapat mungkin perusahaan dapat menghasilkan outputs (produk) yang juga besar dalam jumlah, unggul dalam kualitas dan kompetitif dalam harga. Demikianlah mengapa ditinjau dari aspek tenaga kerja (TK), di sektor produksi TK langsung (direct workers) umumnya menempatil porsi terbesar dalam organisasi manufaktur. Sedangkan jumlah TK tidak langsung (indirect workers), termasuk TK administrasi dan pendukung lainnya, jauh lebih
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
kecil guna mengendalikan biaya overheads seminimal mungkin. Masalah TK berkaitan pula dengan fasilitas produksi yang digunakan sebagai alat bantu tenaga kerja dalam aktifitas operasionalnya di lapangan, baik di permesinan maupun non-permesinan. Akan tetapi, kendati terdapat hubungan langsung antara tenaga kerja secara kuantitatif dengan besaran outputs atau produk yang dihasilkan, untuk meningkatkan outputs perusahaan tidak selamanya harus melalui pendekatan meningkatkan jumlah tenaga kerja. Dalam konteks inilah konsep produktivfitas berperan yang perlu dipahami serta dihayati setiap saat oleh semua fungsi, tidak terkecuali fungsi PPC. Apabila di dalam suatu perusahaan, “produksi” merupakan satu unit yang berdiri sendiri, maka
PPC umumnya merupakan salah satu fungsi
penting dari unit produksi, dan merupakan “urat nadi” yang mendukung kelancaran aliran works
in process (WIP). Dalam konteks ini, sekalipun
fungsi PPC tidak memiliki garis komando terhadap tenaga kerja langsung di lapangan, namun atas pertimbangan tugas, tanggung jawab dan wewenang fungsionalnya yang demikian penting, maka “suara” para staf atau anggota PPC yang berkaitan dengan aktifitas operasional di lapangan cukup memiliki “alasan” maupun “wibawa” untuk didengar dan diikuti oleh para operators ataupun para staf dari fungsi-fungsi lainnya di dalam perusahaan. Mengapa, karena tanggung jawab yang paling utama PPC yakni mengupayakan setiap target produksi dan komitmen product delivery kepada
customers yang tertuang dalam production schedule dan merupakan komitmen semua
fungsi terkait di dalam perusahaan, dapat dipenuhi tepat waktu. Hampir dapat dipastikan bahwa manajemen tidak dapat memberikan toleransi atas setiap keterlambatan terhadap jadwal “penyerahan” produk yang telah menjadi komitmen perusahaan terhadap pelanggan. Risiko dari setiap keterlambatan delivery bukan hanya dapat berakibat adanya penalty atau denda secara finansial terhadap perusahaan yang umumnya telah diatur dan disepakati melalui kontrak atau perjanjian jual beli saja, tetapi juga dapat berakibat berkurangnya bahkan hilangnya kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan. Terlebih dalam era persaingan global dewasa ini yang lebih dikenal sebagai sebutan era “time-based competition”. Persetujuan pelanggan / konsumen terhadap harga dan mutu barang yang dipesan umumnya tidak terlepas dari pertimbangan kebutuhan atau waktu, kapan product delivery dapat sampai ke alamat dan diterima pemesannya. Atas pertimbangan hal-hal tersebut di muka, maka persyaratan kerja bagi para fungsionaris
PPC-pun relatif ketat, tidak hanya dituntut untuk
memiliki wawasan engineering dan / atau produksi serta pengalaman yang mendukung saja, tetapi juga mampu berkomunikasi dengan baik dan fleksibel, memiliki budaya dan disiplin kerja yang tinggi serta smart dan kreatif dalam mencari alternatif solusi manakala produksi Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
menghadapi masalah karena berbagai sebab. produce is of little value if there is no market for Persyaratan profesionalisme demikian, biasanya the product. Having the finances and a market tercermin pada job specifications dari setiap for a product is of little value if one cannot tugas atau jabatan dari perushaan dengan provide the product. The ability to produce a tingkat kompetisi yang tinggi. Hal ini tentunya product and a market for the product are not berlaku pula bagi para fungsionaris lainnya dari sufficient if one does not have the necessary perusahaan. capital to employ personnel, obtain facilities and
supplies, and put the other capabilities into
Fungsi operation yang disebut juga sebagai action” [2]. fungsi production, adalah satu fungsi utama dari
the three primary functions di dalam bisnis; dua
fungsi utama lainnya adalah finance dan
marketing [2]. Meskipun finance dan marketing, Finance Production
bukan bagian dari topik bahasan tulisan ini, namun sebaiknya dapat pula dimengerti mengapa ketiganya “bersinggungan” dan “terintegrasi”, serta dicermati pula apa yang penting dibalik konsep integrasi dari ketiga
Marketing primary functions tersebut. Perhatikan pula
pengertian dasar dari produktivitas yang secara umum menerangkan derajat efektifitas
Gambar 2
hubungan antara input dan output. Tergantung
Interaksi Antar Fungsi Dalam Oerganisasi
dari visi, misi, kondisi lingkungan yang dihadapi perusahaan, serta pertimbangan tailor-made, Dalam sistem produksi, setiap proses fungsi-fungsi lain selain dari the three primary manufaktur dipandang sebagai suatu proses
fuctions, bisa saja dimiliki oleh organisasi
penambahan nilai (value–added process). Jadi perusahaan, seperti : research & development,
setiap dilakukan tahapan konversi terhadap engineering, human resources, dlsb. bahan baku (dengan biaya tertentu), maka akan terjadi penambahan nilai terhadap
Interelasi dari tiga primary functions yang
bahan baku tersebut. Manakala seluruh proses
memiliki ketergantungan satu sama lain tersebut “nilai tambah” selesai dilaksanakan, maka suatu digambarkan seperti tampak pada Gambar 3.2 produk telah siap (untuk dipasarkan atau di bawah, dengan penjelasan sebagai berikut : diserahkan kepada konsumen). Seiring dengan
“Having the financial resources and the ability to
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
assembly plants atau production lines
assembly plant merupakan pula tugas dan tanggung jawab fungsi PPC.
Kegiatan transfer semua komponen ke final
assembly plant untuk dilakukan tahapan operasi lanjut guna menghasilkan finished products.
perusahaan, tersebut ditransfer ke final
assembly plant, atau semi finished products
guna mengahasilkan finished product tingkat perusahaan, maka semua “finished products” (komponen) dari masing-masing component
semi finished products. Untuk proses lanjutnya
komponen. Dinilai dari output akhir tingkat perusahaan (pesawat terbang), semua komponen yang dihasilkan ini baru merupakan
assembly plant ini baru dalam bentuk
satu jenis atau lebih komponen tertentu (bukan pesawat utuh). Jadi sebutan “finished product” yang merupakan output akhir di tingkat sub-
production lines tersebut baru dalam bentuk
operasi kerja di sub-assembly plants atau
fuselage (badan pesawat), wing, horizontal stabilizer, vertical stabilizer / rudder, aileron, flap, tail unit, pilot door, passenger door, ramp door, window, dsb., maka output akhir dari
membentuk sejumlah komponen besar seperti
umpama pesawat terbang, yang terdiri dari ribuan DPM (detail parts manufacturing) yang melalui operasi perakitan di sejumlah sub-
hal tersebut, agar perusahaan kompetitif, maka proses konversi bahan baku harus memenuhi sasaran sebagai berikut, Sipper [4] : (1) Quality : The product must have superb
plant terdiri dari sejumlah component besar,
itulah yang disebut finished product. Akan tetapi apabila output akhir dari suatu manufacturing
output akhir dari semua rentetan proses operasi
telah selesai dilaksanakan seluruhnya maka
painting, dan quality inspection, dan sebagainya
lainnya yang masih harus mengikutinya, seperti
assembly process dan proses-proses operasi
sebagai semi-finished product ; atau bahkan sebagai final assembly product. Apabila final
semi-assembly component yang disebut
Seperti telah diperlihatkan secara sederhana melalui Gambar 3-1 di muka, produk (product) merupakan hasil (output) dari suatu proses produksi atau operasi dimana masukan (input) mengalami proses transformasi dengan metode tertentu, tergantung dari apa jenis dan bagaimana bentuk produk tersebut, serta fasilitas produksi apa yang digunakan untuk membentuk atau mentransformasikan inputs menjadi outputs. Suatu output bisa dalam bentuk single part, sub-assembly part, atau
Cost, dan Delivery atau disingkat “Q – C – D ”.
Dalam praktek, Quality, Cost, dan Time tersebut kerap ditemukan dengan ungkapan : Quality,
(2) Cost : The cost of the product must be lower than the competition. (3) Time : The product must be delivered to the customer on time, every time.
quality -- equal to or better than its competitors.
3.1 P r o d u k
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
3.2 Proses Aliran Produksi
produktivitas serta tercapainya harmonisasi
kerja di dalam perusahaan. Terhentinya suatu pekerjaan (job stop) di satu work stand karena alasan apapun, dapat berdampak negatif terhadap work stands lainnya yang akan memproses lanjut pekerjaan tersebut sesuai urutan operasi kerja. Demikianpun work stand yang mengalami job stop tadi akan menjadi
bottle neck serta menghambat kelancarana
aliran produksi dari benda kerja lain di belakangnya. Apabila keadaan demikian tidak segera diatasi, dapat berakibat “kritis” terhadap skedul penyelesaian pekerjaan secara menyeluruh. Bila gejala keterlambatan karena
job stop(s) di satu atau beberapa work stand(s)
terjadi dan berlarut dimana corrective action tidak mungkin dilakukan, tidak tertutup kemungkinan bahwa production schedule dipandang perlu untuk “ditinjau”. Ada 2 (dua) alternatif solusi apabila production schedule harus “ditinjau”, seperti telah dijelaskan di muka, dilakukan recovery planning atau re-scheduling. Alternatif manapun yang akan menjadi pilihan solusi, biasanya melibatkan kemungkinan ditempuhnya pengetatan waktu (compressed time) dalam penangan benda kerja selanjutnya. Karena untuk operasi fisik benda kerja di satu
Apabila semua proses produksi dapat mengalir tanpa hambatan dan berjalan lancar serta sesuai dengan production schedule, atau bahkan bisa lebih cepat dari schedule, maka prestasi yang dicapai perusahaan bukan hanya kinerja (performance)-nya baik semata, tetapi prestasi kerja tersebut menggambarkan pula kemungkinan terjadinya peningkatan
yang tidak mudah untuk di-compressed atau cenderung baku, maka biasanya waktu untuk menangani benda kerja di antara dua operasi (flow time between operations atau FTBO) itulah yang dipertimbangkan dan memungkinkan untuk di-compressed. Apabila terjadi job stops di lapangan, fungsionaris PPC seyogyanya segera mengetahui dan memahami sumber hambatan, membantu memberikan saran solusi berdasarkan pengetahuan / pengalamannya atau segera melakukan koordinasi dengan fungsi atau fungsi-fungsi terkait dengan sumber masalah. Bilamana job stops terjadi karena antrian pekerjaan, fungsionaris PPC harus secepatnya pula berkontribusi dalam pengambilan keputusan guna pengalihan pekerjaan tersebut ke work stand lain yang
available. Bahkan apabila shop capacity
perusahaan dalam kondisi over-loaded, yang mengakibatkan terjadinya antrian benda kerja tidak proporsional dan “menumpuk” di work
stand tertentu yang dapat berdampak negatif
terhadap production schedule, maka staf PPC seyogyanya dapat sesegera mungkin menyampaikan saran kepada atasan atau manajer PPC untuk menempuh langkah
offloading atau outsourcing ke fasilitas produksi
perusahaan mitra kerja. Offloading bisa atas
work stand memiliki waktu standar pengerjaan Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
dasar proses operasi, bisa pula dalam bentuk pembuatan parts secara utuh, tergantung pada bagaimana kondisi kerja, kapasitas permesinan maupun tenaga kerja tersedia di lapangan. Penyelesaian setiap operasi kerja on schedule harus selalu menjadi prioritas utama tidak hanya bagi para operators pabrik saja, tetapi juga bagi para fungsionaris PPC karena keterkaitan dan kontribusi langsungnya terhadap produktivitas kerja.
Proses manufaktur merupakan bagian terpenting dalam sistem produksi yang proses alirannya terdiri dari dua komponen penting, yakni : bahan baku (materials) dan informasi (information). Karena bersifat tangible maka aliran bahan baku selain dapat disentuh juga dapat terlihat secara visual. Akan tetapi karena informasi bersifat intangible, maka untuk mengikuti alirannya tidak semudah sebagaimana mengikuti aliran bahan baku. Pada masa-masa sebelumnya, sebelum teknologi informasi berkembang seperti sekarang ini, aliran informasi dianggap namun tampak kurang fokus dan proporsional. Namun dewasa ini kehadiran dan kemajuan teknologi informasi telah mampu membentuk ulang keberadaan sistem produksi. Gambar 3 di bawah, memperlihatkan bagaimana aliran fisik bahan baku bergerak secara terintegrasi dari
supplier menuju sistem produksi, masuk ke raw materials inventory, untuk selanjutnya bergerak
sesuai tahapan proses aliran transformasi bahan baku tersebut [4].
Gambar 3
Aliran Fisik Generik
Bahan baku yang mengalami atau sedang menjalani proses transformasi di lapangan itulah yang umumnya disebut sebagai work-in-
process [WIP] inventory, dan terus bergerak
sesuai tahapan proses pembentukan sampai akhirnya menjadi finished goods inventory. Dari sinilah finished goods atau finished products tersebut mengalir menuju pelanggan atau
customer; terkadang bergerak melalui perantara seperti pusat-pusat distribusi atau pergudangan.
Dalam praktek di lapangan secara empiris, memungkinkan ditemukan berbagai variasi Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
pengelolaan raw materials inventory maupun
finished goods inventory. Pertama, keduanya
memungkinkan berada dalam pengelolaan satu wadah inventory management. Kedua, memungkinkan bahwa finished goods inventory berada dalam pengelolaan fungsi pemasaran [marketing], sementara raw materials inventory tetap di bawah inventory management. Ketiga, memungkinkan pula bahwa sebagian dari raw
materials inventory untuk mendukung
kebutuhan jangka pendek ataupun sampai dengan jangka menengah, serta finished goods
inventory, berada dalam perawatan dan
tanggung jawab fungsi produksi. Tidak tertutup kemungkinan masih adanya alternatif atau variasi lain dalam cara mengelola kedua jenis
inventoty tersebut, termasuk kemungkinan
diterapkannya konsep Just-in Time (JIT) untuk
raw materials inventory. Perbedaan utama
antara organisasi industri yang relatif kecil dengan organisasi berskala besar bukan terletak pada aliran fisik bahan baku atau benda kerjanya, akan tetapi pada aliran informasi dan proses pengambilan keputusan yang dilakukan. Aktifitas peramalan atau perencanaan produksi bagi oragnisasi industri yang relatif kecil memungkinkan dilakukan dengan menggunakan bantuan PC dan software sederhana yang mampu mendukung kebutuhan komunikasi yang terintegrasi antar fungsi perusahaan secara internal. Namun tidak demikian halnya bagi organisasi berskala besar yang mungkin memerlukan dukungan software dan hardware yang lebih sophisticated dengan jaringan komunikasi “terintegrasi” yang lebih luas, tidak terbatas hanya dalam lingkup internal perusahaan saja [4].
IV. PRODUCTIVITY
Definisi produktivitas dapat ditemukan dalam berbagai bentuk. Ada sementara ahli yang mendefinisikan produktivitas sebagai perubahan biaya tenaga kerja per unit (satuan), atau berapa besar biaya produksi untuk setiap item yang dihasilkan. Ahli lain berpandangan bahwa produktivitas adalah nilai produksi (value of
production) yang dihasilkan atas sejumlah jam
kerja yang dibayar. Rasio ini tidak hanya menentukan profitabilitas saja, tetapi juga produktivitas. Walhasil bagaimanapun rumusan definisinya, produktivitas digunakan sebagai alat atau tolok ukur dalam menentukan apakah suatu perusahaan telah mencapai keberhasilan, Anthony [5]. Sejalan dengan definisi produktivitas yang dapat ditemukan dalam berbagai bentuk, kita dapat menemukannya dalam bentuk produktivitas umum, produktivitas parsial, produktivitas total faktor, dan produktivitas total, Sumanth [6]. Dalam model umum, pertama produktivitas didefinisikan sebagai output dibagi dengan input atau dalam bentuk rumus dituliskan P = O / I. Jadi produktivitas akan meningkat apabila dengan input yang sama diperoleh hasil yang lebih tinggi atau sebaliknya, dengan tingkat hasil Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
yang sama dibutuhkan input yang lebih rendah.
Bahwa aktivitas direct operators dan / atau para fungsionaris PPC menghasilkan suatu kinerja atau performansi yang “baik”, dalam pengertian “efektif” dan dengan pencapaian tingkat efisiensi atau produktivitas yang relatif lebih tinggi dari standar, dapat pula dinilai dengan bantuan pemanfaatan rumus-rumus tersebut di muka.
produktivitas, dimana produktivitas dirumuskan sebagai hasil perkalian antara efisiensi dan utilitas ( P = Efi x Uti ) ; dan produktivitas adalah efektivitas dibagi efisiensi ( P = Efe / Efi) [7]. David J. Sumanth tidak sepenuhnya setuju dengan rumus yang terakhir ini karena dapat menimbulkan “kebingungan”. Alasannya, “indeks produktivitas” adalah suatu nilai angka, sedangkan efektivitas tidak. Demikianpun, rumus (terakhir) di muka seakan mendefinisikan suatu pengertian bahwa produktivitas akan dapat meningkat dalam kondisi efisiensi yang menurun; hal ini “membingungkan”.
Kedua, efisiensi erat kaitannya dengan
V. FUNCTIONS OF PRODUCTION PLANNING & CONTROL (FUNGSI-
FUNGSI PPC)
/ O S )”, Jafar Hafsah [7].
minimum; serta efektivitas didefinisikan sebagai doing the right things atau mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan. Keempat, definisi efisiensi dipandang dari sudut penggunaan tenaga kerja adalah waktu yang sebenarnya digunakan untuk memproduksi dibagi dengan standar waktu yang telah ditetapkan ( Efi = T A / T S ), atau output yang dihasilkan dibagi oleh standar output yang telah ditetapkan ( Efi = O A
output tertentu dapat dicapai dengan input yang
Menururtnya guna menghindari “kebingungan”, rumus tersebut dapat dinyatakan sebagai berikut : Productivity index = f (Efe) / F (efi), dimana “f” dan “F” merujuk pada sejumlah fungsi [6]. Ketiga, efisiensi didefinisikan sebagai doing things right atau terjadi bila
Planning & Control atau PPC yang, atas
pertimbangan teoritis-empiris dan tailor-made
organization, tulisan ini membahas 5 fungsi
utama PPC, ada baiknya terlebih dahulu diketengahkan uraian singkat tentang planning
horizon (tingkat-tingkat perencanaan) dan capacity planning (perencanaan kapasitas).
Dengan demikian gambaran dan posisi planning dari Production Planning & Routing sebagai salah satu fungsi utama PPC dan keterkaitannya dengan strategic planning lingkup perusahaan dapat diletakkan secara lebih proporsional.
5.1 Planning Horizon
Sungguhpun planning yang dibahas dalam konteks tulisan ini untuk tingkat operasional, namun untuk mengetahui benang merah keterkaitan dan pengertian keterpaduannya dengan fungsi planning secara umum, sebaiknya berangkat dari pengertian tingkat- tingkat perencanaan di dalam perusahaan.
Sebelum membahas fungsi-fungsi Production Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
Manajemen umumnya meyakini bahwa perencanaan (planning) sangat penting bagi perusahaan karena perencanaan akan memandu arah yang dituju dan aktivitas yang harus dilakukan oleh semua fungsi perusahaan. Dengan dimilikinya perencaanan, manajemenpun akan dapat menentukan apakah kinerja perusahaan cukup kompetitif dalam menghadapi persaingan, dan perusahaan berjalan sesuai visi dan misi perusahaan yang telah digariskan. Namun tidak jarang pula disadari oleh para stakeholders bahwa kendati kinerja perusahaan dicapai dengan sangat baik, namun perusahaan tidak berada pada posisi yang diharapkan dalam persaingan karena tidak dimilikinya perencanaan strategik yang baik. Bahkan bisa jadi perusahaanpun tanpa disadari secara perlahan terdorong oleh para pesaingnya untuk keluar dari kancah persaingan. Ahli manajemen, J. B. Dilworth, mengemukakan bahwa : “Planning is an
important management activity. There is a natural tendency to think that to achieve the greatest accomplishment, people must stay busy at all times. But perfect execution, with 100 percent efficiency, of a poor plan will not lead to the most desirable results. It is important that the efforts of people in an organization be guided by a plan that is most likely to achieve the best goals for the organizations” [2].
Ahli manajemen lain khususnya dalam bidang
Production Planning & Control, Sipper and