ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENJUALAN, PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. VEKTORDAYA MEKATRIKA - Binus e-Thesis

  UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

  

Jurusan Teknik Informatika

Skripsi Sarjana Komputer

Semester Ganjil tahun 2005 / 2006

  ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENJUALAN, PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. VEKTORDAYA MEKATRIKA Siska 0600610241 Rudy Chandra 0600628573 Ike Indah Sari 0600629550 Kelas / Kelompok : 07 PMT / 2

  Abstrak Perkembangan pada PT. Vektordaya Mekatrika yang semakin maju diiringi

dengan permasalahan dalam pengolahan data yang semakin kompleks dan tidak dapat

ditangani oleh sistem yang sedang berjalan. Permasalahan ini harus segera ditangani

oleh pihak perusahaan mengingat ketatnya persaingan bisnis pada saat ini. Untuk

mengatasi permasalahan ini, dilakukan analisa dan perancangan basis data yang sesuai

dengan kebutuhan perusahaan. Analisa yang dilakukan menggunakan metodologi fact-

finding, metodologi perancangan konseptual, metodologi perancangan logikal, dan

metodologi perancangan fisikal. Hasil analisa kemudian digunakan untuk melakukan

perancangan basis data. Sistem basis data yang baru ini diharapkan dapat mengatasi

permasalahan yang ada. Kata Kunci Analisa, Sistem, Perancangan Basis Data.

  PRAKATA

  Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan

karunia yang diberikan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi

ini dengan baik dan tepat pada waktunya.

  Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat guna

memperoleh gelar Sarjana Komputer Jurusan Teknik Informatika pada Fakultas Ilmu

Komputer Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Adapun judul yang dipilih penulis dalam

penyusunan skripsi ini adalah “Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data

  Penjualan, Pembelian, dan Persediaan Barang Pada PT. Vektordaya Mekatrika”.

  Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna karena

keterbatasan pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki penulis. Untuk itu kiranya para

pembaca dapat memakluminya bila ditemukan kelemahan-kelemahan dan kekurangan-

kekurangan.

  Dengan tidak melupakan budi baik semua pihak yang secara langsung maupun

tidak langsung yang ikut serta memberikan dukungan, ide, saran, pendapat, bimbingan

maupun bantuan, maka pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih

kepada:

  2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan pada penulis untuk belajar dan menyelesaikan skripsi di kampus ini.

  Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp.Sc 3.

  , selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Bapak Universitas Bina Nusantara.

  H.M Subekti,BE,M.Sc 4. , selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Bapak

  Fredy Purnomo, S.Kom., M.Kom

5. , selaku sekretaris jurusan Teknik Informatika

Bapak

  6. Bapak Choirul Huda, S.Kom, MM, selaku dosen pembimbing yang telah banyak

memberikan bimbingan serta pengarahan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan.

  7. Pimpinan serta seluruh karyawan PT. Vektordaya Mekatrika yang telah bersedia meluangkan waktu dan memberikan kesempatan kepada penulis untuk memperoleh data serta informasi yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.

  8. Seluruh keluarga yang telah memberikan dukungan baik moril maupun materiil kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

  9. Seluruh teman-teman yang telah ikut memberikan dorongan serta bantuan dalam penyusunan skripsi ini.

  Akhir kata, dengan segala kerendahan hati, penulis berharap semoga skripsi ini

dapat berguna dan bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan serta bagi

kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di masa mendatang.

  Jakarta, Januari 2006 Penulis

  DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar i Halaman Judul Dalam ii Halaman Persetujuan Hardcover iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji iv Abstrak vii Prakata viii Daftar Isi x Daftar Tabel xv Daftar Gambar xviii Daftar Lampiran xxvi

  BAB 1 PENDAHULUAN

  1.1 Latar Belakang

   1

  1.2 Ruang Lingkup

   2

  1.3 Tujuan dan Manfaat

   3

  1.4 Metodologi

   4

  1.5 Sistematika Penulisan

   5 BAB 2 LANDASAN TEORI

  2.1 Data dan Informasi

   7

  2.1.1 Pengertian Data dan Informasi

   7

  2.1.2 Karakteristik Informasi

   8

  2.2 Basis Data

   9

  2.2.1 Pengertian Basis Data

   10

  2.2.2 Pengertian Sistem Basis Data

   10

  2.2.3 Pengertian Database Management System (DBMS)

   11

  2.2.4 Pemodelan Hubungan antar Entitas (Entity-Relationship Modeling)

   14

  2.2.4.1 Tipe Entitas

   15

  2.2.4.2 Tipe Relasi

   15

  2.2.4.3 Atribut

   16

  2.2.4.4 Kunci

   17

  2.2.4.5 Tipe Entitas Kuat dan Lemah

   17

  2.2.4.6 Batasan Struktural

   18

  2.2.5 Siklus Hidup Aplikasi Basis Data

   22

  2.2.6 Teknik Fact Finding

   32

  2.2.7 Metodologi Perancangan Basis Data

   33

  2.3 Pembelian, Retur Pembelian, Penjualan, Retur Penjualan dan Persediaan

   57

  2.3.1 Pembelian

   57

  2.3.1.1 Pengertian Pembelian

   57

  2.3.1.2 Jenis-jenis Pembelian

   58

  2.3.1.3 Fungsi yang terkait dalam Pembelian

   58

  2.3.1.4 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Pembelian

   59

  2.3.1.5 Dokumen yang digunakan dalam Pembelian

   61

  2.3.2 Retur Pembelian

   62

  2.3.2.1 Pengertian Retur Pembelian

   62

  2.3.2.2 Fungsi yang terkait dalam Retur Pembelian

   62

  2.3.3 Penjualan

   63

  2.3.3.1 Pengertian Penjualan

   63

  2.3.3.2 Jenis-jenis Penjualan

   64

  2.3.3.3 Fungsi yang terkait dalam Penjualan Tunai

   64

  2.3.3.4 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Penjualan Tunai

   65

  2.3.3.5 Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Tunai

   66

  2.3.4 Retur Penjualan

   67

  2.3.4.1 Pengertian Retur Penjualan

   67

  2.3.4.2 Fungsi yang terkait dalam Retur Penjualan

   67

  2.3.5 Persediaan

   68

  2.3.5.1 Pengertian Persediaan

   68

  2.3.5.2 Jenis-jenis Persediaan

   69

  2.3.5.3 Penggunaan Persediaan

   70 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

  3.1 Sejarah Perusahaan

   71

  3.2 Struktur Organisasi Perusahaan, Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab

   72

  3.2.1 Struktur Organisasi

   72

  3.2.2 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab

   74

  3.3 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

   81

  3.3.1 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Berjalan

   81

  3.3.2 Analisis Kebutuhan Informasi

   93

  3.3.3 Dukungan Teknologi Informasi

   94

  3.4 Permasalahan yang Dihadapi

   94

  3.5 Usulan Pemecahan Masalah

   95

  3.6 Fact Finding

   96

  3.7 Perancangan Basis Data

   96

  3.7.1 Perancangan Basis Data Konseptual

   97

  3.7.2 Perancangan Basis Data Logikal untuk Model Relasional 118

  3.7.3 Perancangan Basis Data Fisikal untuk Model Relasional 156

  3.8 BackUp 277

  3.9 Perancangan Aplikasi 281

  3.9.1 Struktur Menu 281

  3.9.2 State Transition Diagram 282

  3.9.3 Spesifikasi Proses 286

  3.9.4 Perancangan Input 349

   3.9.5 Perancangan Output 375

  BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

  4.1 Rencana Implementasi 379

  4.1.1 Spesifikasi Perangkat Keras 379

  4.1.2 Spesifikasi Perangkat Lunak 380

  4.1.3 Kebutuhan Personil (Brainware) 380

  4.1.4 Cara Pengoperasian Aplikasi 381

  4.2 Evaluasi 428

  BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

  5.1 Simpulan 429

  5.2 Saran 430 Daftar Pustaka 431 Daftar Riwayat Hidup 433 Lampiran 436 Fotocopy Surat Survei

  DAFTAR TABEL Halaman

Tabel 2.1 Ringkasan cara alternatif merepresentasikan batasan multiplicity

  21 Tabel 2.2 Tipe relasi superkelas/ subkelas

  44 Tabel 2.3 Relasi superkelas/ subkelas Owner dipetakan menjadi relasi

  45 Tabel 3.1 Tabel identifikasi entitas

  99 Tabel 3.2 Pembatas multiplicity dari tipe relasi 101

Tabel 3.3 Identifikasi dan asosiasi atribut suatu entitas 105Tabel 3.4 Domain atribut

  110

Tabel 3.5 Identifikasi candidate key dan primary key 111Tabel 3.6 Dokumentasi entitas kuat pada PT. Vektordaya Mekatrika 125Tabel 3.7 Dokumentasi entitas lemah pada PT. Vektordaya Mekatrika 126Tabel 3.8 Tabel relasi untuk Staf view pada PT. Vektordaya Mekatrika 140Tabel 3.9 Tabel batasan referential integrity untuk relasi dalam Staf view pada PT. Vektordaya Mekatrika 148Tabel 3.10 Perbedaan Ms SQL Server 2000, MySQL, dan Oracle 9iDB 155Tabel 3.11 Referensi Silang antara Transaksi dan Relasi 257Tabel 3.12 Tabel Entitas beserta Indeks 259Tabel 3.13 Pemasok

  260

Tabel 3.14 CpPemasok

  260

Tabel 3.15 TelpCpPemasok

  261

Tabel 3.16 StafTabel 3.34 KetPOPenj

  267

Tabel 3.30 Retur Pemb

  268

Tabel 3.31 DetilRetur Pemb

  268

Tabel 3.32 POPenj

  269

Tabel 3.33 DetilPOPenj

  269

  270

  267

Tabel 3.35 SOPenj

  270

Tabel 3.36 KetSOPenj

  271

Tabel 3.37 DOPenj

  271

Tabel 3.38 DetilDOPenj

  272

Tabel 3.39 FakturPenjTabel 3.29 DetilDOPembTabel 3.28 DOPemb

  261

  263

Tabel 3.17 TelpStaf

  262

Tabel 3.18 StafLv1

  262

Tabel 3.19 StafLv2

  262

Tabel 3.20 StafLv3

  263

Tabel 3.21 StafLv4Tabel 3.22 Stok

  266

  264

Tabel 3.23 Pelanggan

  264

Tabel 3.24 CpPelanggan

  265

Tabel 3.25 TelpCpPelanggan

  265

Tabel 3.26 POPemb

  266

Tabel 3.27 DetilPOPemb

  272

Tabel 3.40 ReturPenj

  273

Tabel 3.41 DetilReturPenj

  273

Tabel 3.42 Estimasi Disk Space 275Tabel 3.43 Tabel Media BackUp 278Tabel 3.44 Tabel Jadwal BackUp 280

  DAFTAR GAMBAR Halaman

Gambar 2.1 Relasi one-to-one (1:1)

  18 Gambar 2.2 Relasi one-to-many (1:*)

  19 Gambar 2.3 Relasi many-to-many (*:*)

  20 Gambar 2.4 Multiplicity yang digambarkan dengan batasan

  Cardinality dan Partisipasi

  22 Gambar 2.5 Tahapan Siklus Hidup Aplikasi Basis Data

  23 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Vektordaya Mekatrika

  73 Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian

  82 Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Barang

  83 Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Pembelian

  84 Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan

  85 Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengiriman dan Pembayaran

  86 Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan

  87 Gambar 3.8 Rancangan diagram Entity Relationship (ER) awal PT. Vektordaya Mekatrika 100

Gambar 3.9 Rancangan diagram Entity Relationship (ER) PT. Vektordaya Mekatrika dengan penambahan primary key 112Gambar 3.10 Rancangan diagram Entity Relationship (ER) PT. Vektordaya Mekatrika dengan penambahan spesialisasi 113Gambar 3.11 Hubungan one-to-one entitas POPemb dan DOPemb 114Gambar 3.12 Hubungan one-to-one entitas POPenj dan KetPOPenj 114Gambar 3.24 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas ReturPemb 122Gambar 3.32 Relasi binary one-to-many dari Staf terdiri dari StafLv4 128Gambar 3.31 Relasi binary one-to-many dari Staf terdiri dari StafLv3 127Gambar 3.30 Relasi binary one-to-many dari Staf terdiri dari StafLv2 127Gambar 3.29 Relasi binary one-to-many dari Staf terdiri dari StafLv1 127Gambar 3.28 Relasi binary one-to-many dari Pemasok menerima POPemb 126Gambar 3.27 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas ReturPenj 123Gambar 3.26 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas DOPenj 123Gambar 3.25 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas POPenj 123Gambar 3.23 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas DOPemb 122Gambar 3.13 Hubungan one-to-one entitas POPenj dan SOPenj 114Gambar 3.22 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas POPemb 122Gambar 3.21 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas Pelanggan 121Gambar 3.20 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas Staf 121Gambar 3.19 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas Pemasok 120Gambar 3.18 Model data konseptual lokal dengan semua atribut 119Gambar 3.17 Rancangan diagram Entity Relationship (ER) PT. Vektordaya Mekatrika dengan penambahan transaksi 117Gambar 3.16 Hubungan one-to-one entitas DOPenj dan FakturPenj 115Gambar 3.15 Hubungan one-to-one entitas SOPenj dan KetSOPenj 115Gambar 3.14 Hubungan one-to-one entitas POPenj dan DOPenj 114Gambar 3.33 Relasi binary one-to-many dari Stok dicatat DetilPOPemb 128Gambar 3.34 Relasi binary one-to-many dari DetilDOPemb memeriksa DetilReturPemb 128Gambar 3.45 Relasi superkelas/ subkelas dari entitas Staf 133Gambar 3.52 Atribut multi-valued dari entitas DOPemb 136Gambar 3.51 Atribut multi-valued dari entitas POPemb 136Gambar 3.50 Atribut multi-valued dari entitas CpPelanggan 135Gambar 3.49 Atribut multi-valued dari entitas Pelanggan 135Gambar 3.48 Atribut multi-valued dari entitas Staf 135Gambar 3.47 Atribut multi-valued dari entitas CpPemasok 134Gambar 3.46 Atribut multi-valued dari entitas Pemasok 134Gambar 3.44 Relasi binary one-to-one dari DOPenj membuat FakturPenj 132Gambar 3.35 Relasi binary one-to-many dari Pelanggan mengirim POPenj 129Gambar 3.43 Relasi binary one-to-one dari SOPenj mempunyai KetSOPenj 132Gambar 3.42 Relasi binary one-to-one dari DetilPOPenj menghasilkan DetilDOPenj 131Gambar 3.41 Relasi binary one-to-one dari POPenj membuat SOPenj 131Gambar 3.40 Relasi binary one-to-one dari POPenj memiliki KetPOPenj 131Gambar 3.39 Relasi binary one-to-one dari DetilPOPemb mengacu DetilDOPemb 130Gambar 3.38 Relasi binary one-to-many dari DetilDOPenj mengecek DetilReturPenj 130Gambar 3.37 Relasi binary one-to-many dari Staf membuat SOPenj 129Gambar 3.36 Relasi binary one-to-many dari Stok dicatat DetilPOPenj 129Gambar 3.53 Atribut multi-valued dari entitas ReturPemb 136Gambar 3.54 Atribut multi-valued dari entitas POPenj 137

  285

Gambar 3.74 Rancangan Layar Manipulasi Pelanggan – Contact Person PelangganGambar 3.73 Rancangan Layar Manipulasi Pelanggan – Isi Data Pelanggan 352Gambar 3.72 Rancangan Layar Pelanggan 352Gambar 3.71 Rancangan Layar Cari Pemasok 351Gambar 3.70 Rancangan Layar Manipulasi Pemasok – Contact Person Pemasok 351Gambar 3.69 Rancangan Layar Manipulasi Pemasok – Isi Data Pemasok 350Gambar 3.68 Rancangan Layar Pemasok 350

  349

Gambar 3.67 Rancangan Layar Login

  349

Gambar 3.66 Rancangan Layar Utama

  285

Gambar 3.65 STD Menu UtilityGambar 3.64 STD Menu LaporanGambar 3.55 Atribut multi-valued dari entitas DOPenj 137

  284

Gambar 3.63 STD Menu Persediaan

  284

Gambar 3.62 STD Menu Penjualan

  283

Gambar 3.61 STD Menu Pembelian

  283

Gambar 3.60 STD Menu Master

  282

Gambar 3.59 STD Menu Utama

  281

Gambar 3.58 Struktur MenuGambar 3.57 Diagram Entity Relationship (ER) Logikal PT. Vektordaya Mekatrika dengan semua atribut 150Gambar 3.56 Atribut multi-valued dari entitas ReturPenj 137

  353

Gambar 3.75 Rancangan Layar Cari Pelanggan 353Gambar 3.87 Rancangan Layar Order Penjualan 362Gambar 3.97 Rancangan Layar Retur Penjualan 368Gambar 3.96 Rancangan Layar Manipulasi Faktur Penjualan 368Gambar 3.95 Rancangan Layar Faktur Penjualan 367Gambar 3.94 Rancangan Layar Cari Surat Jalan Penjualan 367Gambar 3.93 Rancangan Layar Surat Jalan Penjualan 366Gambar 3.92 Rancangan Layar Surat Jalan Penjualan 365Gambar 3.91 Rancangan Layar Manipulasi Sales Order Penjualan 364Gambar 3.90 Rancangan Layar Sales Order Penjualan 363Gambar 3.89 Rancangan Layar Cari Order Penjualan 363Gambar 3.88 Rancangan Layar Manipulasi Order Penjualan 362Gambar 3.86 Rancangan Layar Manipulasi Retur Pembelian 361Gambar 3.76 Rancangan Layar StafGambar 3.85 Rancangan Layar Retur Pembelian 360Gambar 3.84 Rancangan Layar Cari DO Pembelian 360Gambar 3.83 Rancangan Layar Manipulasi Surat Jalan Pembelian 359Gambar 3.82 Rancangan Layar Surat Jalan Pembelian 358Gambar 3.81 Rancangan Layar Cari Order Pembelian 358Gambar 3.80 Rancangan Layar Manipulasi Order Pembelian 357Gambar 3.79 Rancangan Layar Order Pembelian 356Gambar 3.78 Rancangan Layar Cari Staf 356Gambar 3.77 Rancangan Layar Manipulasi Staf – Isi Data Staf 355

  354

Gambar 3.98 Rancangan Layar Manipulasi Retur Penjualan 369Gambar 3.99 Rancangan Layar Stok

  370 Gambar 3.100 Rancangan Layar Manipulasi Stok 370 Gambar 3.101 Rancangan Layar Cari Stok 371 Gambar 3.102 Rancangan Layar Pilih Laporan Pembelian 371 Gambar 3.103 Rancangan Layar Pilih Laporan Penjualan 372 Gambar 3.104 Rancangan Layar Pilih Laporan Persediaan 372 Gambar 3.105 Rancangan Layar Pilih Laporan Retur Pembelian 372 Gambar 3.106 Rancangan Layar Pilih Laporan Retur Penjualan 373 Gambar 3.107 Rancangan Layar BackUp 373 Gambar 3.108 Output Laporan Pembelian 374 Gambar 3.109 Output Laporan Penjualan 374 Gambar 3.110 Output Laporan Penerimaan Barang 375 Gambar 3.111 Output Laporan Pengeluaran Barang 375 Gambar 3.112 Output Laporan Retur Pembelian 376 Gambar 3.113 Output Laporan Retur Penjualan 377

Gambar 4.1 Layar Login

  380

Gambar 4.2 Layar Utama

  381

Gambar 4.3 Layar Pemasok

  382

Gambar 4.4 Layar Manipulasi Pemasok – Isi Data Pemasok 383Gambar 4.5 Layar Manipulasi Pemasok – Contact Person Pemasok 384Gambar 4.6 Layar Pelanggan

   385

Gambar 4.7 Layar Manipulasi Pelanggan – Isi Data Pelanggan 387Gambar 4.8 Layar Manipulasi Pelanggan – Contact Person Pelanggan 388Gambar 4.9 Layar Staf

   390

Gambar 4.10 Layar Manipulasi Staf

  413

Gambar 4.24 Layar SO Penjualan

  409

Gambar 4.25 Layar Manipulasi SO Penjualan 410Gambar 4.26 Layar Cari PO Penjualan

  412

Gambar 4.27 Layar Cari SalesGambar 4.28 Layar DO PenjualanGambar 4.23 Layar Cari Pelanggan

  414

Gambar 4.29 Layar Manipulasi DO Penjualan 415Gambar 4.30 Layar Cari PO Penjualan

  416

Gambar 4.31 Layar Faktur Penjualan

  417

Gambar 4.32 Layar Manipulasi Faktur Penjualan 418

  408

Gambar 4.22 Layar Manipulasi PO Penjualan 406

  391

Gambar 4.15 Layar DO PembelianGambar 4.11 Layar PO Pembelian

  392

Gambar 4.12 Layar Manipulasi PO Pembelian 394Gambar 4.13 Layar Cari Pemasok

  395

Gambar 4.14 Layar Cari Barang

  396

  397

  405

Gambar 4.16 Layar Manipulasi DO Pembelian 398Gambar 4.17 Layar Cari PO Pembelian 400Gambar 4.18 Layar Retur Pembelian

  401

Gambar 4.19 Layar Manipulasi Retur Pembelian 402Gambar 4.20 Layar Cari DO Pembelian 404Gambar 4.21 Layar PO PenjualanGambar 4.33 Layar Cari DO Penjualan 420Gambar 4.34 Layar Retur Penjualan

  421