ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENJUALAN, PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. VEKTORDAYA MEKATRIKA - Binus e-Thesis
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Teknik Informatika
Skripsi Sarjana Komputer
Semester Ganjil tahun 2005 / 2006
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENJUALAN, PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. VEKTORDAYA MEKATRIKA Siska 0600610241 Rudy Chandra 0600628573 Ike Indah Sari 0600629550 Kelas / Kelompok : 07 PMT / 2
Abstrak Perkembangan pada PT. Vektordaya Mekatrika yang semakin maju diiringi
dengan permasalahan dalam pengolahan data yang semakin kompleks dan tidak dapat
ditangani oleh sistem yang sedang berjalan. Permasalahan ini harus segera ditangani
oleh pihak perusahaan mengingat ketatnya persaingan bisnis pada saat ini. Untuk
mengatasi permasalahan ini, dilakukan analisa dan perancangan basis data yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan. Analisa yang dilakukan menggunakan metodologi fact-
finding, metodologi perancangan konseptual, metodologi perancangan logikal, dan
metodologi perancangan fisikal. Hasil analisa kemudian digunakan untuk melakukan
perancangan basis data. Sistem basis data yang baru ini diharapkan dapat mengatasi
permasalahan yang ada. Kata Kunci Analisa, Sistem, Perancangan Basis Data.PRAKATA
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan
karunia yang diberikan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi
ini dengan baik dan tepat pada waktunya.Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat guna
memperoleh gelar Sarjana Komputer Jurusan Teknik Informatika pada Fakultas Ilmu
Komputer Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Adapun judul yang dipilih penulis dalam
penyusunan skripsi ini adalah “Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data
Penjualan, Pembelian, dan Persediaan Barang Pada PT. Vektordaya Mekatrika”.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna karena
keterbatasan pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki penulis. Untuk itu kiranya para
pembaca dapat memakluminya bila ditemukan kelemahan-kelemahan dan kekurangan-
kekurangan.Dengan tidak melupakan budi baik semua pihak yang secara langsung maupun
tidak langsung yang ikut serta memberikan dukungan, ide, saran, pendapat, bimbingan
maupun bantuan, maka pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih
kepada:2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan pada penulis untuk belajar dan menyelesaikan skripsi di kampus ini.
Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp.Sc 3.
, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Bapak Universitas Bina Nusantara.
H.M Subekti,BE,M.Sc 4. , selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Bapak
Fredy Purnomo, S.Kom., M.Kom
5. , selaku sekretaris jurusan Teknik Informatika
Bapak6. Bapak Choirul Huda, S.Kom, MM, selaku dosen pembimbing yang telah banyak
memberikan bimbingan serta pengarahan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan.
7. Pimpinan serta seluruh karyawan PT. Vektordaya Mekatrika yang telah bersedia meluangkan waktu dan memberikan kesempatan kepada penulis untuk memperoleh data serta informasi yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.
8. Seluruh keluarga yang telah memberikan dukungan baik moril maupun materiil kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
9. Seluruh teman-teman yang telah ikut memberikan dorongan serta bantuan dalam penyusunan skripsi ini.
Akhir kata, dengan segala kerendahan hati, penulis berharap semoga skripsi ini
dapat berguna dan bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan serta bagi
kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di masa mendatang.Jakarta, Januari 2006 Penulis
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar i Halaman Judul Dalam ii Halaman Persetujuan Hardcover iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji iv Abstrak vii Prakata viii Daftar Isi x Daftar Tabel xv Daftar Gambar xviii Daftar Lampiran xxvi
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup
2
1.3 Tujuan dan Manfaat
3
1.4 Metodologi
4
1.5 Sistematika Penulisan
5 BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Data dan Informasi
7
2.1.1 Pengertian Data dan Informasi
7
2.1.2 Karakteristik Informasi
8
2.2 Basis Data
9
2.2.1 Pengertian Basis Data
10
2.2.2 Pengertian Sistem Basis Data
10
2.2.3 Pengertian Database Management System (DBMS)
11
2.2.4 Pemodelan Hubungan antar Entitas (Entity-Relationship Modeling)
14
2.2.4.1 Tipe Entitas
15
2.2.4.2 Tipe Relasi
15
2.2.4.3 Atribut
16
2.2.4.4 Kunci
17
2.2.4.5 Tipe Entitas Kuat dan Lemah
17
2.2.4.6 Batasan Struktural
18
2.2.5 Siklus Hidup Aplikasi Basis Data
22
2.2.6 Teknik Fact Finding
32
2.2.7 Metodologi Perancangan Basis Data
33
2.3 Pembelian, Retur Pembelian, Penjualan, Retur Penjualan dan Persediaan
57
2.3.1 Pembelian
57
2.3.1.1 Pengertian Pembelian
57
2.3.1.2 Jenis-jenis Pembelian
58
2.3.1.3 Fungsi yang terkait dalam Pembelian
58
2.3.1.4 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Pembelian
59
2.3.1.5 Dokumen yang digunakan dalam Pembelian
61
2.3.2 Retur Pembelian
62
2.3.2.1 Pengertian Retur Pembelian
62
2.3.2.2 Fungsi yang terkait dalam Retur Pembelian
62
2.3.3 Penjualan
63
2.3.3.1 Pengertian Penjualan
63
2.3.3.2 Jenis-jenis Penjualan
64
2.3.3.3 Fungsi yang terkait dalam Penjualan Tunai
64
2.3.3.4 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Penjualan Tunai
65
2.3.3.5 Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Tunai
66
2.3.4 Retur Penjualan
67
2.3.4.1 Pengertian Retur Penjualan
67
2.3.4.2 Fungsi yang terkait dalam Retur Penjualan
67
2.3.5 Persediaan
68
2.3.5.1 Pengertian Persediaan
68
2.3.5.2 Jenis-jenis Persediaan
69
2.3.5.3 Penggunaan Persediaan
70 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
71
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan, Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab
72
3.2.1 Struktur Organisasi
72
3.2.2 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab
74
3.3 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
81
3.3.1 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Berjalan
81
3.3.2 Analisis Kebutuhan Informasi
93
3.3.3 Dukungan Teknologi Informasi
94
3.4 Permasalahan yang Dihadapi
94
3.5 Usulan Pemecahan Masalah
95
3.6 Fact Finding
96
3.7 Perancangan Basis Data
96
3.7.1 Perancangan Basis Data Konseptual
97
3.7.2 Perancangan Basis Data Logikal untuk Model Relasional 118
3.7.3 Perancangan Basis Data Fisikal untuk Model Relasional 156
3.8 BackUp 277
3.9 Perancangan Aplikasi 281
3.9.1 Struktur Menu 281
3.9.2 State Transition Diagram 282
3.9.3 Spesifikasi Proses 286
3.9.4 Perancangan Input 349
3.9.5 Perancangan Output 375
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
4.1 Rencana Implementasi 379
4.1.1 Spesifikasi Perangkat Keras 379
4.1.2 Spesifikasi Perangkat Lunak 380
4.1.3 Kebutuhan Personil (Brainware) 380
4.1.4 Cara Pengoperasian Aplikasi 381
4.2 Evaluasi 428
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan 429
5.2 Saran 430 Daftar Pustaka 431 Daftar Riwayat Hidup 433 Lampiran 436 Fotocopy Surat Survei
DAFTAR TABEL Halaman
Tabel 2.1 Ringkasan cara alternatif merepresentasikan batasan multiplicity21 Tabel 2.2 Tipe relasi superkelas/ subkelas
44 Tabel 2.3 Relasi superkelas/ subkelas Owner dipetakan menjadi relasi
45 Tabel 3.1 Tabel identifikasi entitas
99 Tabel 3.2 Pembatas multiplicity dari tipe relasi 101
Tabel 3.3 Identifikasi dan asosiasi atribut suatu entitas 105Tabel 3.4 Domain atribut110
Tabel 3.5 Identifikasi candidate key dan primary key 111Tabel 3.6 Dokumentasi entitas kuat pada PT. Vektordaya Mekatrika 125Tabel 3.7 Dokumentasi entitas lemah pada PT. Vektordaya Mekatrika 126Tabel 3.8 Tabel relasi untuk Staf view pada PT. Vektordaya Mekatrika 140Tabel 3.9 Tabel batasan referential integrity untuk relasi dalam Staf view pada PT. Vektordaya Mekatrika 148Tabel 3.10 Perbedaan Ms SQL Server 2000, MySQL, dan Oracle 9iDB 155Tabel 3.11 Referensi Silang antara Transaksi dan Relasi 257Tabel 3.12 Tabel Entitas beserta Indeks 259Tabel 3.13 Pemasok260
Tabel 3.14 CpPemasok260
Tabel 3.15 TelpCpPemasok261
Tabel 3.16 StafTabel 3.34 KetPOPenj267
Tabel 3.30 Retur Pemb268
Tabel 3.31 DetilRetur Pemb268
Tabel 3.32 POPenj269
Tabel 3.33 DetilPOPenj269
270
267
Tabel 3.35 SOPenj270
Tabel 3.36 KetSOPenj271
Tabel 3.37 DOPenj271
Tabel 3.38 DetilDOPenj272
Tabel 3.39 FakturPenjTabel 3.29 DetilDOPembTabel 3.28 DOPemb261
263
Tabel 3.17 TelpStaf262
Tabel 3.18 StafLv1262
Tabel 3.19 StafLv2262
Tabel 3.20 StafLv3263
Tabel 3.21 StafLv4Tabel 3.22 Stok266
264
Tabel 3.23 Pelanggan264
Tabel 3.24 CpPelanggan265
Tabel 3.25 TelpCpPelanggan265
Tabel 3.26 POPemb266
Tabel 3.27 DetilPOPemb272
Tabel 3.40 ReturPenj273
Tabel 3.41 DetilReturPenj273
Tabel 3.42 Estimasi Disk Space 275Tabel 3.43 Tabel Media BackUp 278Tabel 3.44 Tabel Jadwal BackUp 280DAFTAR GAMBAR Halaman
Gambar 2.1 Relasi one-to-one (1:1)18 Gambar 2.2 Relasi one-to-many (1:*)
19 Gambar 2.3 Relasi many-to-many (*:*)
20 Gambar 2.4 Multiplicity yang digambarkan dengan batasan
Cardinality dan Partisipasi
22 Gambar 2.5 Tahapan Siklus Hidup Aplikasi Basis Data
23 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Vektordaya Mekatrika
73 Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian
82 Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Barang
83 Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Pembelian
84 Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan
85 Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengiriman dan Pembayaran
86 Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan
87 Gambar 3.8 Rancangan diagram Entity Relationship (ER) awal PT. Vektordaya Mekatrika 100
Gambar 3.9 Rancangan diagram Entity Relationship (ER) PT. Vektordaya Mekatrika dengan penambahan primary key 112Gambar 3.10 Rancangan diagram Entity Relationship (ER) PT. Vektordaya Mekatrika dengan penambahan spesialisasi 113Gambar 3.11 Hubungan one-to-one entitas POPemb dan DOPemb 114Gambar 3.12 Hubungan one-to-one entitas POPenj dan KetPOPenj 114Gambar 3.24 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas ReturPemb 122Gambar 3.32 Relasi binary one-to-many dari Staf terdiri dari StafLv4 128Gambar 3.31 Relasi binary one-to-many dari Staf terdiri dari StafLv3 127Gambar 3.30 Relasi binary one-to-many dari Staf terdiri dari StafLv2 127Gambar 3.29 Relasi binary one-to-many dari Staf terdiri dari StafLv1 127Gambar 3.28 Relasi binary one-to-many dari Pemasok menerima POPemb 126Gambar 3.27 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas ReturPenj 123Gambar 3.26 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas DOPenj 123Gambar 3.25 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas POPenj 123Gambar 3.23 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas DOPemb 122Gambar 3.13 Hubungan one-to-one entitas POPenj dan SOPenj 114Gambar 3.22 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas POPemb 122Gambar 3.21 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas Pelanggan 121Gambar 3.20 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas Staf 121Gambar 3.19 Menghilangkan atribut multi-valued pada entitas Pemasok 120Gambar 3.18 Model data konseptual lokal dengan semua atribut 119Gambar 3.17 Rancangan diagram Entity Relationship (ER) PT. Vektordaya Mekatrika dengan penambahan transaksi 117Gambar 3.16 Hubungan one-to-one entitas DOPenj dan FakturPenj 115Gambar 3.15 Hubungan one-to-one entitas SOPenj dan KetSOPenj 115Gambar 3.14 Hubungan one-to-one entitas POPenj dan DOPenj 114Gambar 3.33 Relasi binary one-to-many dari Stok dicatat DetilPOPemb 128Gambar 3.34 Relasi binary one-to-many dari DetilDOPemb memeriksa DetilReturPemb 128Gambar 3.45 Relasi superkelas/ subkelas dari entitas Staf 133Gambar 3.52 Atribut multi-valued dari entitas DOPemb 136Gambar 3.51 Atribut multi-valued dari entitas POPemb 136Gambar 3.50 Atribut multi-valued dari entitas CpPelanggan 135Gambar 3.49 Atribut multi-valued dari entitas Pelanggan 135Gambar 3.48 Atribut multi-valued dari entitas Staf 135Gambar 3.47 Atribut multi-valued dari entitas CpPemasok 134Gambar 3.46 Atribut multi-valued dari entitas Pemasok 134Gambar 3.44 Relasi binary one-to-one dari DOPenj membuat FakturPenj 132Gambar 3.35 Relasi binary one-to-many dari Pelanggan mengirim POPenj 129Gambar 3.43 Relasi binary one-to-one dari SOPenj mempunyai KetSOPenj 132Gambar 3.42 Relasi binary one-to-one dari DetilPOPenj menghasilkan DetilDOPenj 131Gambar 3.41 Relasi binary one-to-one dari POPenj membuat SOPenj 131Gambar 3.40 Relasi binary one-to-one dari POPenj memiliki KetPOPenj 131Gambar 3.39 Relasi binary one-to-one dari DetilPOPemb mengacu DetilDOPemb 130Gambar 3.38 Relasi binary one-to-many dari DetilDOPenj mengecek DetilReturPenj 130Gambar 3.37 Relasi binary one-to-many dari Staf membuat SOPenj 129Gambar 3.36 Relasi binary one-to-many dari Stok dicatat DetilPOPenj 129Gambar 3.53 Atribut multi-valued dari entitas ReturPemb 136Gambar 3.54 Atribut multi-valued dari entitas POPenj 137285
Gambar 3.74 Rancangan Layar Manipulasi Pelanggan – Contact Person PelangganGambar 3.73 Rancangan Layar Manipulasi Pelanggan – Isi Data Pelanggan 352Gambar 3.72 Rancangan Layar Pelanggan 352Gambar 3.71 Rancangan Layar Cari Pemasok 351Gambar 3.70 Rancangan Layar Manipulasi Pemasok – Contact Person Pemasok 351Gambar 3.69 Rancangan Layar Manipulasi Pemasok – Isi Data Pemasok 350Gambar 3.68 Rancangan Layar Pemasok 350349
Gambar 3.67 Rancangan Layar Login349
Gambar 3.66 Rancangan Layar Utama285
Gambar 3.65 STD Menu UtilityGambar 3.64 STD Menu LaporanGambar 3.55 Atribut multi-valued dari entitas DOPenj 137284
Gambar 3.63 STD Menu Persediaan284
Gambar 3.62 STD Menu Penjualan283
Gambar 3.61 STD Menu Pembelian283
Gambar 3.60 STD Menu Master282
Gambar 3.59 STD Menu Utama281
Gambar 3.58 Struktur MenuGambar 3.57 Diagram Entity Relationship (ER) Logikal PT. Vektordaya Mekatrika dengan semua atribut 150Gambar 3.56 Atribut multi-valued dari entitas ReturPenj 137353
Gambar 3.75 Rancangan Layar Cari Pelanggan 353Gambar 3.87 Rancangan Layar Order Penjualan 362Gambar 3.97 Rancangan Layar Retur Penjualan 368Gambar 3.96 Rancangan Layar Manipulasi Faktur Penjualan 368Gambar 3.95 Rancangan Layar Faktur Penjualan 367Gambar 3.94 Rancangan Layar Cari Surat Jalan Penjualan 367Gambar 3.93 Rancangan Layar Surat Jalan Penjualan 366Gambar 3.92 Rancangan Layar Surat Jalan Penjualan 365Gambar 3.91 Rancangan Layar Manipulasi Sales Order Penjualan 364Gambar 3.90 Rancangan Layar Sales Order Penjualan 363Gambar 3.89 Rancangan Layar Cari Order Penjualan 363Gambar 3.88 Rancangan Layar Manipulasi Order Penjualan 362Gambar 3.86 Rancangan Layar Manipulasi Retur Pembelian 361Gambar 3.76 Rancangan Layar StafGambar 3.85 Rancangan Layar Retur Pembelian 360Gambar 3.84 Rancangan Layar Cari DO Pembelian 360Gambar 3.83 Rancangan Layar Manipulasi Surat Jalan Pembelian 359Gambar 3.82 Rancangan Layar Surat Jalan Pembelian 358Gambar 3.81 Rancangan Layar Cari Order Pembelian 358Gambar 3.80 Rancangan Layar Manipulasi Order Pembelian 357Gambar 3.79 Rancangan Layar Order Pembelian 356Gambar 3.78 Rancangan Layar Cari Staf 356Gambar 3.77 Rancangan Layar Manipulasi Staf – Isi Data Staf 355354
Gambar 3.98 Rancangan Layar Manipulasi Retur Penjualan 369Gambar 3.99 Rancangan Layar Stok370 Gambar 3.100 Rancangan Layar Manipulasi Stok 370 Gambar 3.101 Rancangan Layar Cari Stok 371 Gambar 3.102 Rancangan Layar Pilih Laporan Pembelian 371 Gambar 3.103 Rancangan Layar Pilih Laporan Penjualan 372 Gambar 3.104 Rancangan Layar Pilih Laporan Persediaan 372 Gambar 3.105 Rancangan Layar Pilih Laporan Retur Pembelian 372 Gambar 3.106 Rancangan Layar Pilih Laporan Retur Penjualan 373 Gambar 3.107 Rancangan Layar BackUp 373 Gambar 3.108 Output Laporan Pembelian 374 Gambar 3.109 Output Laporan Penjualan 374 Gambar 3.110 Output Laporan Penerimaan Barang 375 Gambar 3.111 Output Laporan Pengeluaran Barang 375 Gambar 3.112 Output Laporan Retur Pembelian 376 Gambar 3.113 Output Laporan Retur Penjualan 377
Gambar 4.1 Layar Login380
Gambar 4.2 Layar Utama381
Gambar 4.3 Layar Pemasok382
Gambar 4.4 Layar Manipulasi Pemasok – Isi Data Pemasok 383Gambar 4.5 Layar Manipulasi Pemasok – Contact Person Pemasok 384Gambar 4.6 Layar Pelanggan385
Gambar 4.7 Layar Manipulasi Pelanggan – Isi Data Pelanggan 387Gambar 4.8 Layar Manipulasi Pelanggan – Contact Person Pelanggan 388Gambar 4.9 Layar Staf390
Gambar 4.10 Layar Manipulasi Staf413
Gambar 4.24 Layar SO Penjualan409
Gambar 4.25 Layar Manipulasi SO Penjualan 410Gambar 4.26 Layar Cari PO Penjualan412
Gambar 4.27 Layar Cari SalesGambar 4.28 Layar DO PenjualanGambar 4.23 Layar Cari Pelanggan414
Gambar 4.29 Layar Manipulasi DO Penjualan 415Gambar 4.30 Layar Cari PO Penjualan416
Gambar 4.31 Layar Faktur Penjualan417
Gambar 4.32 Layar Manipulasi Faktur Penjualan 418408
Gambar 4.22 Layar Manipulasi PO Penjualan 406391
Gambar 4.15 Layar DO PembelianGambar 4.11 Layar PO Pembelian392
Gambar 4.12 Layar Manipulasi PO Pembelian 394Gambar 4.13 Layar Cari Pemasok395
Gambar 4.14 Layar Cari Barang396
397
405
Gambar 4.16 Layar Manipulasi DO Pembelian 398Gambar 4.17 Layar Cari PO Pembelian 400Gambar 4.18 Layar Retur Pembelian401
Gambar 4.19 Layar Manipulasi Retur Pembelian 402Gambar 4.20 Layar Cari DO Pembelian 404Gambar 4.21 Layar PO PenjualanGambar 4.33 Layar Cari DO Penjualan 420Gambar 4.34 Layar Retur Penjualan421