ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA SISTEM PENGARSIPAN LAPORAN HASIL AUDIT PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN PERHUBUNGAN - Binus e-Thesis

  Universitas Bina Nusantara

  Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer

  Semester Ganjil tahun 2006/2007

  

ANALIS IS DAN PERANCANGAN BAS IS DATA

S IS TEM PENGARS IPAN LAPORAN HAS IL AUDIT

PADA INS PEKTORAT JENDERAL D EPARTEMEN PERHUBUNGAN

HED I NURYANTO EKO PURWONO PUTRO 0700714760 RANGGA N ARARYA S UNARKO 0700715435 FARAD ILLA ANGGUN S URYANINGS IH 0700724793 Kelas/Kelompok: 07PCT /01 Abstrak

  Tujuan penelitian ini adalah menganalisis, merancang dan menghasilkan suatu sistem basisdata pengarsipan laporan hasil audit pada inspektorat jenderal departemen perhubungan serta merancang aplikasi yang mampu menghasilkan informasi berupa laporan bagi perusahaan. M etode penelitian yang digunakan adalah metode analisis yang mencakup penelitan lapangan dan penelitian kepustakaan serta metode perancangan yang mencakup perancangan konseptual, perancangan logikal dan perancangan fisikal. Hasil penelitian memperlihatkan kinerja perusahaan dalam pencarian arsip membutuhkan waktu lama dan adanya kecenderungan untuk membuat kembali dokumen yang sama sehingga ada duplikasi dokumen. Hal ini menyebabkan kerahasiaan dokumen kurang terjaga dengan baik. Serta perusahaan masih menjalankan proses ini secara

  

manual , belum terkomputerisasi. Simpulan yang diperoleh untuk mengatasi masalah ini

  adalah dengan mengusulkan perancangan basisdata bagi inspektorat jenderal departemen perhubungan yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

  Kata Kunci : analisis basisdata, perancangan basisdata, pengarsipan

  

PRAKATA

  Pertama-tama penulis panjatkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang M aha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya sehingga penulisan skripsi ini dapat selesai tepat pada waktunya.

  Penulisan laporan hasil penelitian ini berjudul Analisis dan Perancangan Basis Data Pengarsipan Laporan Hasil Audit Pada Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan. Penulisan laporan ini dibuat dalam rangka sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan jenjang pendidikan Strata-1 pada Universitas Bina Nusantara, Jakarta.

  Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah memberikan dukungan, bantuan, bimbingan dan nasehat dalam penyusunan skripsi ini, yaitu : 1.

  Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.

  2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M.CompSc. , selaku Dekan Universitas Bina Nusantara.

  3. Bapak H. Mohammad Subekti, BE, M.Sc, selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Bina Nusantara.

  4. Bapak Freddy Purnomo, S.Kom, M.Com, selaku Sekretaris Jurusan Teknik Informatika Universitas Bina Nusantara.

  5. Bapak Asril Basry, S.Kom., M.Kom., selaku dosen pembimbing, atas bimbingannya yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan penelitian ini.

  6. Pimpinan dan segenap karyawan pada Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengadakan penelitian dan memberikan berbagai informasi yang penulis butuhkan.

  7. Bapak Ir. Hersono Heroe, selaku Pimpinan PT. Trans Intra Asia, atas waktu, tenaga, dan informasi yang telah diberikan kepada penulis sehingga penulisan laporan ini dapat berjalan dengan baik dan lancar.

  8. Seluruh anggota keluarga, rekan, sahabat dan teman penulis yang telah memberikan saran, dukungan dan bantuan baik secara moril maupun materiil kepada penulis selama penyusunan skripsi ini. Penulis sadar bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu segala saran dan kritik yang dapat membangun laporan penelitian ini agar menjadi lebih baik sangat kami hargai.

  Akhir kata semoga laporan analisa ini dapat bermanfaat tidak hanya untuk penulis tapi juga untuk semua orang yang membacanya.

  Jakarta, Februari 2007 Penulis

  

DAFTAR IS I

  Halaman Judul Luar ................................................................................................... i Halaman Judul Dalam ................................................................................................ ii Halaman Persetujuan Hardcover ................................................................................ iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji ......................................................................... iv Abstrak ....................................................................................................................... v Prakata ........................................................................................................................ vi Daftar Isi .................................................................................................................... viii Daftar Tabel ............................................................................................................... xiii Daftar Gambar ........................................................................................................... xv Daftar Lampiran ........................................................................................................ xix

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ................................................................................... 1 1.2. Ruang Lingkup Penelitian .................................................................. 2 1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian .......................................................... 3 Metodologi Penelitian ........................................................................ 4 1.5. Sistematika Penulisan ........................................................................ 6 BAB 2 LANDAS AN TEORI

  2.1 Teori Basisdata ................................................................................... 8

  2.1.1 Pengertian Data ...................................................................... 8

  2.1.2 Pengertian Basisdata .............................................................. 8

  2.1.2.1 Sistem Basisdata ..................................................... 9

  2.1.3 Siklus Hidup Aplikasi Basisdata ............................................ 9

  2.1.4.2 Tipe Relationship ....................................................... 20

  2.3.2 Jenis-jenis Audit ..................................................................... 37

  2.3.1 Pengertian Audit .................................................................... 36

  2.3 Teori Dasar Audit .............................................................................. 36

  2.2 State Transition Diagram ................................................................... 36

  2.1.7 Perancangan Basisdata Konseptual, Logikal dan Fisikal ...... 26

  2.1.5 Keys ....................................................................................... 23 Normalisasi ............................................................................ 24

  2.1.4.4 Batasan Struktural ...................................................... 22

  2.1.4.3 Atribut ........................................................................ 21

  2.1.4.1 Tipe Entitas ................................................................ 19

  2.1.3.1 Perencanaan Basisdata ............................................... 10

  2.1.4 Entity Relationship (ER) Modelling ......................................... 18

  2.1.3.9 Perawatan Operasional ............................................... 18

  2.1.3.8 Testing (Pengetesan) .................................................. 17

  2.1.3.7 Perubahan dan Pengambilan Data ............................. 17

  2.1.3.6 Implementasi .............................................................. 16

  2.1.3.5 Prototyping (Bentuk Dasar) ....................................... 15

  2.1.3.4 Perancangan Aplikasi ................................................. 12

  2.1.3.3 Pengumpulan Kebutuhan dan Analisis ...................... 11

  2.1.3.2 Definisi Sistem ........................................................... 11

  2.4 Teori Arsip ......................................................................................... 41

BAB 3 ANALIS A S IS TEM YANG BERJALAN 3.1. Riwayat Perusahaan ........................................................................... 43 3.2. Struktur Organisasi ............................................................................ 44 3.3. Wewenang dan Tanggung Jawab ....................................................... 46 3.4. Sistem yang sedang berjalan ............................................................. 47 3.5. Diagram Alir Dokumen pada sistem yang berjalan ........................... 48 3.6. Permasalahan yang Dihadapi ............................................................. 51 3.7. Analisis Kebutuhan Informasi ........................................................... 52 3.8. Usulan Pemecahan Masalah .............................................................. 55 BAB 4 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTAS I

  4.1 Perancangan Basisdata ....................................................................... 56

  4.1.1 Perancangan Basisdata Konseptual ........................................ 56

  4.1.1.1 Mengidentifikasikan Tipe Entiti ................................ 57

  4.1.1.2 Mengidentifikasikan Tipe Hubungan ........................ 58

  4.1.1.3 Mengidentifikasikan dan Menghubungkan

  4.1.1.4 Menentukan attribute domains .................................. 63

  4.1.1.5 Menentukan Atribut Candidate dan Primary Key ..... 67

  4.1.1.6 Memeriksa model akan redundansi ........................... 68

  4.1.1.7 Validasi model konseptual lokal terhadap transaksi pengguna ..................................................... 69

  4.1.2 Perancangan Basisdata Logikal ............................................. 70

  4.1.2.1 Menghilangkan fitur tidak compatible dengan model relational ......................................................... 70

  4.1.3 Pemilihan DBMS ................................................................... 95

  4.1.4.7 Merancang User View ................................................ 117

  4.1.4.6 Estimasi Disk Space (kebutuhan disk) ....................... 116

  4.1.4.5 Pembuatan Indeks Setiap Entity ................................ 115

  4.1.4.4 Analisis Transaksi ...................................................... 110

  4.1.4.3 Merancang enterprise constraints .............................. 108

  4.1.4.1 Perancangan Relasi Dasar .......................................... 97 Merancang representasi derived data ......................... 108

  4.1.4 Perancangan Basisdata Fisikal ............................................... 96

  4.1.2.5 Model Diagram Relasional Global ............................ 94

  4.1.2.1.1 Menghilangkan many-to-many (*:*) binary relationship ……………………… 71

  4.1.2.4 Mendefinisikan integrity constraint ………………… 84

  4.1.2.3 Validasi Relasi Dengan Normalisasi ………….......... 77

  4.1.2.2.4 Hubungan binary entitas one-to-many (1:*) 74

  4.1.2.2.3 Hubungan binary entitas one-to-one (1:1)... 73

  4.1.2.2.2 Tipe entitas lemah ……………………… 73

  4.1.2.2.1 Tipe entitas kuat ……………………….... 72

  4.1.2.2 Membuat relasi untuk model data logikal …………... 72

  4.1.2.1.2 Menghilangkan multi-valued attributes … 71

  4.1.4.8 Merancang Mekanisme Keamanan ............................ 119

  4.2 Perancangan Aplikasi ......................................................................... 121

  4.4.3 Spesifikasi Piranti Lunak ....................................................... 144

  5.2 Saran .................................................................................................. 178

  5.1 Simpulan ............................................................................................ 177

  4.4.8 Cara Pengoperasian Aplikasi .................................................. 164

  4.4.7 Back Up ................................................................................. 164

  4.4.6 Konversi Data ........................................................................ 163

  4.4.5 Spesifikasi Proses ................................................................... 145

  4.4.4 Spesifikasi Kebutuhan Jaringan ............................................. 145

  4.4.2 Spesifikasi Perangkat Keras ................................................... 141

  4.2.1 Structured Chart (Bagian Terstruktur) ................................... 121

  4.4.1 Jadwal Implementasi .............................................................. 140

  4.4 Rencana Implementasi ....................................................................... 140

  4.3.2 Perancangan Output ............................................................... 135

  4.3.1 Perancangan Input .................................................................. 129

  4.3 Perancangan Input dan Output ........................................................... 129

  4.2.1.2 State Transition Diagram (STD) ................................ 122

  4.2.1.1 Struktur Menu ............................................................ 121

  

DAFTAR PUS TAKA ............................................................................................... 179

DAFTAR RIWAYAT HID UP ................................................................................. 180

LAMPIRAN-LAMPIRAN ...................................................................................... L1

FOTOCOPY S URAT S URVEI

  DAFTAR TABEL

Tabel 4.10 Domain Atribut Entiti Peminjaman ................................................... 66Tabel 4.19 Estimasi penggunaan kapasitas disk dalam 1 (satu) tahun ................ 116Tabel 4.18 Dokumen Index dari masing-masing relasi ....................................... 115Tabel 4.17 Analisis transaksi dengan matriks antar relasi dan transaksi pengguna 113Tabel 4.16 Analisis transaksi entri data ............................................................... 111Tabel 4.15 Perbandingan Fitur pada masing-masing DBM S .............................. 95Tabel 4.13 M odel Data Logikal Global ............................................................... 90Tabel 4.12 Hasil Relasi ........................................................................................ 76Tabel 4.11 Atribut Candidate dan Primary Key dari setiap entiti ....................... 67Tabel 4.9 Domain Atribut Entiti Jabatan ........................................................... 66Tabel 2.1 Batasan Struktural .............................................................................. 22Tabel 4.8 Domain Atribut Entiti Pegawai .......................................................... 65Tabel 4.7 Domain Atribut Entiti Arsip .............................................................. 64Tabel 4.6 Atribut Entiti Peminjaman ................................................................. 63Tabel 4.5 Atribut Entiti Jabatan ......................................................................... 62Tabel 4.4 Atribut Entiti Pegawai ........................................................................ 62Tabel 4.3 Atribut Entiti Arsip ............................................................................ 60Tabel 4.2 Tipe Hubungan Antar Entiti ............................................................... 59Tabel 4.1 Identifikasi Tipe Entiti ....................................................................... 57Tabel 4.20 User View ........................................................................................... 117Tabel 4.21 M atriks relasi dengan pengguna untuk mekanisme keamanan .......... 120Tabel 4.22 Rancana Proyek dan Implementasi .................................................... 140

  Tabel L1 Estimasi penggunaan kapasitas disk Arsip ........................................ L7 Tabel L2 Estimasi penggunaan kapasitas disk Arsip Detail ............................. L7 Tabel L3 Estimasi penggunaan kapasitas disk Klasifikasi ................................ L8 Tabel L4 Estimasi penggunaan kapasitas disk JnsKlasifikasi ........................... L8 Tabel L5 Estimasi penggunaan kapasitas disk Penyebab ................................. L9 Tabel L6 Estimasi penggunaan kapasitas disk JnsPenyebab ............................ L10 Tabel L7 Estimasi penggunaan kapasitas disk Temuan .................................... L11 Tabel L8 Estimasi penggunaan kapasitas disk JnsTemuan ............................... L11 Tabel L9 Estimasi penggunaan kapasitas disk TindakLanjut ............................ L12 Tabel L10 Estimasi penggunaan kapasitas disk JnsTindakLanjut ...................... L13 Tabel L11 Estimasi penggunaan kapasitas disk Pegawai ................................... L13 Tabel L12 Estimasi penggunaan kapasitas disk Jabatan ..................................... L14 Tabel L13 Estimasi penggunaan kapasitas disk JbtnPropinsi ............................. L15 Tabel L14 Estimasi penggunaan kapasitas disk Propinsi .................................... L15 Tabel L16 Estimasi penggunaan kapasitas disk Denda ....................................... L17

  DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Tahap-tahap Siklus Hidup Aplikasi Basisdata ................................... 10Gambar 2.2 Representasi diagram dari tipe entitas Pegawai dan Cabang ............. 20Gambar 2.3 Representasi diagram dari tipe relationship ....................................... 21Gambar 2.4 Representasi diagram entitas Pegawai dan Cabang beserta atribut dan primary keynya ................................................................ 24Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Perhubungan .................................. 45Gambar 3.2 Tahap Pencatatan Laporan Hasil Audit ............................................. 48Gambar 3.3 Tahap Peminjaman Laporan Hasil Audit ........................................... 49Gambar 3.4 Tahap Pengembalian Laporan Hasil Audit ........................................ 50Gambar 3.5 Tahap Perpanjangan Laporan Hasil Audit ......................................... 50Gambar 3.6 Tahap pembuatan statistik berdasarkan pada Laporan Hasil Audit ... 51Gambar 3.7 M etode pendekatan centralized .......................................................... 53Gambar 4.1 Entity Relationship (ER) Diagram Konseptual .................................... 58Gambar 4.2 Entity Relationship (ER) Diagram Konseptual dengan Primary Key 68Gambar 4.4 M enghilangkan hubungan multi-valued attribut pada entitas Jabatan

  71 Gambar 4.5 M enghilangkan hubungan multi-valued attribut pada entitas Arsip .... 71

Gambar 4.6 ERD setelah menghilangkan fitur yang tidak kompatibel ................. 72Gambar 4.7 ERD M odel Diagram Relasional Global ........................................... 94Gambar 4.8 Struktur M enu Admin …………………………………………….... 121Gambar 4.9 Struktur M enu Pegawai …………………………………………….. 122Gambar 4.10 M enu utama Admin ........................................................................... 123Gambar 4.11 M enu file admin …………………………………………………… 123Gambar 4.12 M enu help admin ............................................................................... 124Gambar 4.13 M enu form master data admin ........................................................... 124Gambar 4.14 M enu form master loan admin ........................................................... 125Gambar 4.15 M enu form master user admin ........................................................... 125Gambar 4.16 M enu form master code admin .......................................................... 126Gambar 4.17 M enu form recapitulation .................................................................. 126Gambar 4.18 M enu utama pegawai ......................................................................... 127Gambar 4.19 M enu file pegawai .............................................................................. 127Gambar 4.20 M enu help pegawai ............................................................................ 128Gambar 4.21 M enu master data pegawai ................................................................. 128Gambar 4.22 M enu master code pegawai ................................................................ 128Gambar 4.23 M enu configuration ............................................................................ 129Gambar 4.24 Rancangan Form Splash .................................................................... 129Gambar 4.25 Rancangan Input Login ...................................................................... 129Gambar 4.27 Rancangan Layar M aster Data Laporan Hasil Audit ......................... 130Gambar 4.28 Rancangan Layar Penambahan Data Laporan Hasil Audit ................ 131Gambar 4.29 Rancangan Layar Peminjaman .......................................................... 131Gambar 4.30 Rancangan Layar Denda .................................................................... 132Gambar 4.31 Rancangan Layar M aster Kode .......................................................... 132Gambar 4.32 Rancangan Layar M anage User ......................................................... 133Gambar 4.33 Rancangan Layar Utama Pegawai ..................................................... 133Gambar 4.34 Rancangan Layar M aster Data Laporan Hasil Audit Pegawai .......... 134Gambar 4.35 Rancangan Layar M aster Kode Pegawai .......................................... 134Gambar 4.36 Rancangan Layar Configuration ....................................................... 135Gambar 4.37 Rancangan Output Rekapitulasi Laporan Hasil Audit ...................... 135Gambar 4.38 Rancangan Output Rekapitulasi Laporan Hasil Audit berdasarkan

  Jenis Penyebab ................................................................................... 136

Gambar 4.39 Rancangan Output Rekapitulasi Laporan Hasil Audit per subsektor berdasarkan Jenis Penyebab ............................................................... 136Gambar 4.40 Rancangan Output Rekapitulasi Laporan Hasil Audit berdasarkan Jenis

  Temuan .............................................................................................. 137

Gambar 4.41 Rancangan Output Rekapitulasi Laporan Hasil Audit per subsektor berdasarkan Jenis Temuan ................................................................. 137Gambar 4.42 Rancangan Output Rekapitulasi Laporan Hasil Audit berdasarkan Jenis

  Tindak Lanjut ..................................................................................... 138

Gambar 4.43 Rancangan Output Rekapitulasi Laporan Hasil Audit per subsektorGambar 4.44 Rancangan Output Rekapitulasi Laporan Hasil Audit berdasarkan Jenis

  Klasifikasi .......................................................................................... 139

Gambar 4.45 Rancangan Output Rekapitulasi Laporan Hasil Audit per subsektor berdasarkan Jenis Klasifikasi ............................................................. 139Gambar 4.46 Rancangan Output Rekapitulasi Peminjaman Laporan Hasil Audit ... 140Gambar 4.47 Skema perancangan komputer dan jaringan ...................................... 144Gambar 4.48 Tampilan Layar Desktop Windows ................................................... 165Gambar 4.49 Tampilan Form Splash ....................................................................... 165Gambar 4.50 Tampilan Form Login ....................................................................... 166Gambar 4.51 Tampilan Form M enu Utama Admin ................................................ 167Gambar 4.52 Tampilan Form M enu M aster Data .................................................... 167Gambar 4.53 Tampilan Form M enu M aster Data – Add LHA ............................... 168Gambar 4.54 Tampilan Form Rekapitulasi LHA .................................................... 169Gambar 4.55 Tampilan Form Loan ......................................................................... 170Gambar 4.56 Tampilan Form Denda ....................................................................... 170Gambar 4.57 Tampilan Form Set Nominal Denda .................................................. 171Gambar 4.58 Tampilan Form Code List .................................................................. 171Gambar 4.59 Tampilan Form Code List – Add Code .............................................. 172Gambar 4.60 Tampilan Form M anage User ............................................................ 172Gambar 4.61 Tampilan Form M anage User – Edit Status ....................................... 173Gambar 4.62 Tampilan Form Rekapitulasi Jumlah Laporan Hasil Audit ............... 173Gambar 4.63 Tampilan Form Rekapitulasi Laporan Hasil Audit Berdasarkan JenisGambar 4.64 Tampilan Form Rekapitulasi Laporan Hasil Audit Per Sub Sektor

  Berdasarkan Jenis Temuan ................................................................ 174