penyebaran dokumen makalah
MAKALAH
MANAJEMEN DOKUMENTASI
“PENYEBARAN DOKUMENTASI”
DISUSUN OLEH :
1. JOKO PUJI RAHMANTO
(15080314082)
2. RISKY OCTAVIANIS
(15080314036)
3. WINDA PUTRI SURYA I.
(15080314066)
4. FARICHATUN NI’MAH
(15080314080)
5. WHEPRISTA TRI P.
(15080314084)
PROGAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
DAFTAR ISI
Cover .....................................................................................................................................i
Daftar Isi................................................................................................................................ii
BAB 1 PENDAHULUAN.....................................................................................................1
A. Latar Belakang...........................................................................................................1
B. Tujuan dan Manfaat...................................................................................................2
BAB 2 PEMBAHASAN........................................................................................................3
A. Pengertian Dokumen..................................................................................................3
B. Pengertian Dokumentasi............................................................................................3
C. Penyebaran Dokumentasi...........................................................................................4
D. Pelayanan Distribusi Dokumentasi ...........................................................................4
BAB 3 PENUTUPAN............................................................................................................5
A. Kesimpulan................................................................................................................5
B. Saran .........................................................................................................................5
Daftar Pustaka........................................................................................................................6
Lampiran-lampiran................................................................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dokumen
merupakan
keseluruhan
catatan
pada
suatu
lembaga
pemerintahan
atau
organisasi/perusahaan swasta, baik yang berupa surat-surat, barang-barangcetakan tertulis
maupun data atau bahan yang memiliki berbagai kegunaan, yaitu pertama berguna sebagai
informasi dan dokumentasi yang merupakan bukti darisuatu kejadian yang dibuat dan diterima
oleh suatu lembaga. Kedua, dapat disimpan dalam bentuk yang nyata, misalnya secara umum
dokumen dapat berbentuk kertas, film dan media megnetis dan sebagainya. Ketiga, berguna
untuk membantu daya ingat seseorang serta harus dapat ditemukan kembali. Dokumen sangat
berguna bagi organisasi yang tidak hanya didasarkan pada penggunaannya dalam menunjang
kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung, tetapi juga kegunaannya bagi lembaga/instansi
pencipta dokumen pada masa yang akan datang, di antaranya adalah:
a. Kegunaan Hukum. Dokumen memiliki kegunaan hukum apabila berisikan bukti-bukti yang
mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Dokumendokumen yang mempunyai nilai hukum antara lain adalah dokumen yang berisikan
keputusan/ketetapan, perjanjian dan bahan bukti pengadilan
b. Kegunaan Keuangan. Dokumen memiliki kegunaan keuangan apabila berisikan segala hal
kegiatan yang menyangkut transaksi dan pertanggung jawaban keuangan, misalnya dokumendokumen tentang anggaran belanja dan pertanggung jawaban keuangan.
c. Kegunaan Administrasi, adalah kegunaan dokumen yang didasarkan pada kegunaan bagi
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi penciptanya.
d. Kegunaan Ilmiah dan Teknologi. Dokumen yang berkegunaan ilmiah dan teknologi
mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil penelitian murni dan penelitian terapan.
Dalam menentukan kegunaan ilmiah dan teknologi ini memerlukan bimbingan dan peran serta
para ilmuwan yang bersangkutan (Sulistyo Basuki, 1996: 38-42).
B. Tujuan dan Manfaat
Tujuan :
1. Mengetahui pengertian dokumen
2. Mengetahui pengertian dokumentasi
3. Mengetahui penyebaran doumentasi
4. Mengetahui Pelayanan Distribusi Dokumentasi
Manfaat :
Dokumen dapat memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang
memerlukannya, menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen,
menyimpan dan menyelamtakan fisik doumen dan isi dokumen, melestarikan dokumendokumen dari kemusnahan, menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian pada
ilmuan, mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara, dapat
menjamin keutuhan informai yang memuat dalam dokumen.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Dokumen
Dokumen merupakan bukti tertulis yang berisi keteragan dan informasi tentang kejadian nyata.
Dokumen adalah menurut bahasa Inggris berasal dari kata “document” yang mempunyai arti
suatu yang tertulis atau yang tercetak dan segala benda yang memiliki berbagai keterangan
dipilih untuk di disusun, di kumpulkan, di sediakan ataupun untuk disebarkan. Pengertian
dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman
tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat. Bentuk lain dari dokumen
misalnya rekaman suara, video, atau notulensi.
B. Dokumentasi
Dokumentasi berasal dari istilah internasional, dalam bahasa Inggris disebut dengan
“documentation”. Sedangkan dalam bahasa Belanda disebut dengan “documentatie”, lalu dalam
bahasa Latin disebut “documentum” yang dapat di artikan pencarian, penyelidikan,
pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan juga penyediaan dokumen untuk mendapatkan
berbagai keterangan serta penerapan-penerapan dan bukti. Dokumentasi secara umum adalah
aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan,
pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan
dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli :
1. Paul Otlet
Dalam International
Economic
Conference 1905,
Paul
Otlet
menjabarkan
pengertian
dokumentasi sebagai kegiatan khusus yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan,
penemuan kembali serta penyebaran dokumen.
2. Nurhadi Magetsari dkk
Pengertian dokumentasi menurut Nurhadi Magetsari dkk dalam “Dokumentasi Menurut Kamus
Istilah Perpustakaan dan Dokumentasi” adalah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan
sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan
informasi berupa fakta.
3. Tung Palan
Pengertian dokumentasi menurut Tung Palan adalah catatan otentik yang dapat dibuktikan dan
dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.
4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Definisi dokumentasi menurut KBBI adalah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan
penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari
keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.
5. Ensiklopedia Britania
Pengertian dokumentasi menurut Ensiklopedia Britania adalah pengawasan dan penyusunan
bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari dan esai, selain dapat juga
memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.
6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)
Pengertian dokumentasi menurut FID adalah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan
berbagai jenis dokumen tentang semua lapangan pekerjaan manusia.
C. Penyebaran dokumentasi
Penyebaran dokumentasi ialah memperluas hasil dokumen agar dapat digunakan untuk semua
yang membutuhkan.
Penyebaran dokumentasi
1. Distribusi aktif yaitu penyebaran dokumen yang dilakukan secara terus menerus sebagai
pekerjaan rutin
2. Distribusi pasif yaitu penyebaran dokumen sesuai permintaan pihak yang memerlukan
D. Pelayanan Distribusi Dokumen
Pelayanan current awareness
Pelayanan yang berkaitan dengan berita-berita hangat
Pelayanan Tanya jawab
Pelayanan terhadap pertanyaan yang diajukan
Pelayanan penelusuran literature
Pelayanan dengan cara menyebarluaskan indeks informasi, abstrak, indeks abstrak, pemberian
informasi tentang adanya informasi baru
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman
tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat. Bentuk lain dari dokumen
misalnya rekaman suara, video, atau notulensi. Dokumentasi secara umum adalah aktivitas atau
proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan
penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta
menyebarkannya kepada pengguna.
Penyebaran dokumentasi dibagi menjadi 2 yaitu distribusi aktif dan distribusi pasif.
Pelayanan Distribusi Dokumen dibagi menjadi 3 yaitu Pelayanan current awareness. Pelayanan
Tanya jawab, Pelayanan penelusuran literature.
B. Saran
Dalam penyebaran dokumentasi harus lebih diperhatikan lagi untuk siapa dokumen tersebut
disebarkan dan ada maksud yang jelas dalam menyebarkan dokumentasi tersebut.
Daftar Pustaka :
https://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/pengertian-dokumentasi.html
https://kel08offllpadp2017.files.wordpress.com/2017/05/ppt-tugas-dokumentasi1.ppt
MANAJEMEN DOKUMENTASI
“PENYEBARAN DOKUMENTASI”
DISUSUN OLEH :
1. JOKO PUJI RAHMANTO
(15080314082)
2. RISKY OCTAVIANIS
(15080314036)
3. WINDA PUTRI SURYA I.
(15080314066)
4. FARICHATUN NI’MAH
(15080314080)
5. WHEPRISTA TRI P.
(15080314084)
PROGAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
DAFTAR ISI
Cover .....................................................................................................................................i
Daftar Isi................................................................................................................................ii
BAB 1 PENDAHULUAN.....................................................................................................1
A. Latar Belakang...........................................................................................................1
B. Tujuan dan Manfaat...................................................................................................2
BAB 2 PEMBAHASAN........................................................................................................3
A. Pengertian Dokumen..................................................................................................3
B. Pengertian Dokumentasi............................................................................................3
C. Penyebaran Dokumentasi...........................................................................................4
D. Pelayanan Distribusi Dokumentasi ...........................................................................4
BAB 3 PENUTUPAN............................................................................................................5
A. Kesimpulan................................................................................................................5
B. Saran .........................................................................................................................5
Daftar Pustaka........................................................................................................................6
Lampiran-lampiran................................................................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dokumen
merupakan
keseluruhan
catatan
pada
suatu
lembaga
pemerintahan
atau
organisasi/perusahaan swasta, baik yang berupa surat-surat, barang-barangcetakan tertulis
maupun data atau bahan yang memiliki berbagai kegunaan, yaitu pertama berguna sebagai
informasi dan dokumentasi yang merupakan bukti darisuatu kejadian yang dibuat dan diterima
oleh suatu lembaga. Kedua, dapat disimpan dalam bentuk yang nyata, misalnya secara umum
dokumen dapat berbentuk kertas, film dan media megnetis dan sebagainya. Ketiga, berguna
untuk membantu daya ingat seseorang serta harus dapat ditemukan kembali. Dokumen sangat
berguna bagi organisasi yang tidak hanya didasarkan pada penggunaannya dalam menunjang
kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung, tetapi juga kegunaannya bagi lembaga/instansi
pencipta dokumen pada masa yang akan datang, di antaranya adalah:
a. Kegunaan Hukum. Dokumen memiliki kegunaan hukum apabila berisikan bukti-bukti yang
mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Dokumendokumen yang mempunyai nilai hukum antara lain adalah dokumen yang berisikan
keputusan/ketetapan, perjanjian dan bahan bukti pengadilan
b. Kegunaan Keuangan. Dokumen memiliki kegunaan keuangan apabila berisikan segala hal
kegiatan yang menyangkut transaksi dan pertanggung jawaban keuangan, misalnya dokumendokumen tentang anggaran belanja dan pertanggung jawaban keuangan.
c. Kegunaan Administrasi, adalah kegunaan dokumen yang didasarkan pada kegunaan bagi
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi penciptanya.
d. Kegunaan Ilmiah dan Teknologi. Dokumen yang berkegunaan ilmiah dan teknologi
mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil penelitian murni dan penelitian terapan.
Dalam menentukan kegunaan ilmiah dan teknologi ini memerlukan bimbingan dan peran serta
para ilmuwan yang bersangkutan (Sulistyo Basuki, 1996: 38-42).
B. Tujuan dan Manfaat
Tujuan :
1. Mengetahui pengertian dokumen
2. Mengetahui pengertian dokumentasi
3. Mengetahui penyebaran doumentasi
4. Mengetahui Pelayanan Distribusi Dokumentasi
Manfaat :
Dokumen dapat memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang
memerlukannya, menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen,
menyimpan dan menyelamtakan fisik doumen dan isi dokumen, melestarikan dokumendokumen dari kemusnahan, menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian pada
ilmuan, mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara, dapat
menjamin keutuhan informai yang memuat dalam dokumen.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Dokumen
Dokumen merupakan bukti tertulis yang berisi keteragan dan informasi tentang kejadian nyata.
Dokumen adalah menurut bahasa Inggris berasal dari kata “document” yang mempunyai arti
suatu yang tertulis atau yang tercetak dan segala benda yang memiliki berbagai keterangan
dipilih untuk di disusun, di kumpulkan, di sediakan ataupun untuk disebarkan. Pengertian
dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman
tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat. Bentuk lain dari dokumen
misalnya rekaman suara, video, atau notulensi.
B. Dokumentasi
Dokumentasi berasal dari istilah internasional, dalam bahasa Inggris disebut dengan
“documentation”. Sedangkan dalam bahasa Belanda disebut dengan “documentatie”, lalu dalam
bahasa Latin disebut “documentum” yang dapat di artikan pencarian, penyelidikan,
pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan juga penyediaan dokumen untuk mendapatkan
berbagai keterangan serta penerapan-penerapan dan bukti. Dokumentasi secara umum adalah
aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan,
pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan
dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli :
1. Paul Otlet
Dalam International
Economic
Conference 1905,
Paul
Otlet
menjabarkan
pengertian
dokumentasi sebagai kegiatan khusus yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan,
penemuan kembali serta penyebaran dokumen.
2. Nurhadi Magetsari dkk
Pengertian dokumentasi menurut Nurhadi Magetsari dkk dalam “Dokumentasi Menurut Kamus
Istilah Perpustakaan dan Dokumentasi” adalah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan
sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan
informasi berupa fakta.
3. Tung Palan
Pengertian dokumentasi menurut Tung Palan adalah catatan otentik yang dapat dibuktikan dan
dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.
4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Definisi dokumentasi menurut KBBI adalah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan
penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari
keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.
5. Ensiklopedia Britania
Pengertian dokumentasi menurut Ensiklopedia Britania adalah pengawasan dan penyusunan
bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari dan esai, selain dapat juga
memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.
6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)
Pengertian dokumentasi menurut FID adalah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan
berbagai jenis dokumen tentang semua lapangan pekerjaan manusia.
C. Penyebaran dokumentasi
Penyebaran dokumentasi ialah memperluas hasil dokumen agar dapat digunakan untuk semua
yang membutuhkan.
Penyebaran dokumentasi
1. Distribusi aktif yaitu penyebaran dokumen yang dilakukan secara terus menerus sebagai
pekerjaan rutin
2. Distribusi pasif yaitu penyebaran dokumen sesuai permintaan pihak yang memerlukan
D. Pelayanan Distribusi Dokumen
Pelayanan current awareness
Pelayanan yang berkaitan dengan berita-berita hangat
Pelayanan Tanya jawab
Pelayanan terhadap pertanyaan yang diajukan
Pelayanan penelusuran literature
Pelayanan dengan cara menyebarluaskan indeks informasi, abstrak, indeks abstrak, pemberian
informasi tentang adanya informasi baru
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman
tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat. Bentuk lain dari dokumen
misalnya rekaman suara, video, atau notulensi. Dokumentasi secara umum adalah aktivitas atau
proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan
penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta
menyebarkannya kepada pengguna.
Penyebaran dokumentasi dibagi menjadi 2 yaitu distribusi aktif dan distribusi pasif.
Pelayanan Distribusi Dokumen dibagi menjadi 3 yaitu Pelayanan current awareness. Pelayanan
Tanya jawab, Pelayanan penelusuran literature.
B. Saran
Dalam penyebaran dokumentasi harus lebih diperhatikan lagi untuk siapa dokumen tersebut
disebarkan dan ada maksud yang jelas dalam menyebarkan dokumentasi tersebut.
Daftar Pustaka :
https://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/pengertian-dokumentasi.html
https://kel08offllpadp2017.files.wordpress.com/2017/05/ppt-tugas-dokumentasi1.ppt