Peren canaan Kepeg awaian

  Pere ncan aan   Kepe gawai an  

  Mate ri  Pe rkuli ahan

    Adm inistr asi  K epeg awai an  

  Negar a   Univ ersitas  

  Indo nesia   Penggunaan  SDM  

• Service-­‐informaBon  oriented  

   

• Belanja  pegawai  50-­‐70%  

  kan Perlunya  investasi  SDM,  dan  ini  mahal   u   lak

  Tidak  adanya  definisi  standar  tentang   aan

perencanaan  kepegawaian  

   Me can

• A  process  of  informaBon  collecBon,  analysis  and  projecBon  to  

  n an

  determine  the  likely  effect  of  exisBng  or  proposed  manpower  

  h

  policies  on  the  manpower  system  under  study  and  to  

  re

  present,  and  advice  upon,  possible  courses  of  acBon  to  

  e tu

  overcome  present  or  future  problems  thus  revealed  (CSD  in  

  P u

  Shafritz,  Hyde,  Rosenbloom,  1981:  97)  

  b

• needs  under  changing  condiBons  and  developing  the  

    ‘‘the  process  of  analyzing  an  organizaBon’s  human  resources  

  e

K

  acBviBes  necessary  to  saBsfy  these  needs.’’    (Walker  in   Shafritz,  et.  al,  2001:  147)  

  Pro ses  p eren ca n a a n  p ega wa i   te rd ir i   a ta s   li m a  l a n g ka h :  

  Mengumpulkan  informasi  tentang  kondisi  saat  ini   meramalkan  kebutuhan  pegawai  yang  akan  datang   memproyeksikan  persediaan  pegawai  yang  akan  datang   membandingkan  kebutuhan  pegawai  yang  diramaalkan   dengan  persediaan  pegawai  yang  diproyeksikan   merencanakan  kebijaksanaan-­‐kebijaksanaan  dan  program-­‐ program  untuk  memenuhi  kebutuhan  pegawai  

  Situasi  yang   ada   Masuk  yang   baru  

  BerhenB   Perubahan   Bngkatan/  demosi-­‐ promosi   BerganB   posisi/status   Ko n sep  y an g

    b e rk e m b an g  

  Downsizing   Rightsizing   Comfort  zone   CompeBBtve   zone  

  Shafritz,  et.  al,  2001:  145   Generasi  1  

• Balancing  Supply  and  Demand  

     n a a Generasi  2   a   n

• OrganizaBonal  requirement  planning  and  work  force  skills   planning  

  ca

• AcriBon  projecBons:  forecast  the  impact  of  change  in   the  quanBty  of  specific  categories  because  of  separaBon  
• Adjustment  projecBons:  forecast  the  impact  of  changes   in  the  current  work  force     Current  requirement  projecBons:  forecast  the  impact  of  
• current  recruitment  efforts  and  special  policy  programs  

  gawaian

    Peren si pe Ke era Generasi  3   Generasi  4  

Gen

• Human  resources  
• Scenario  Planning   planning  
Shafritz,  et.  al,  2001:  159  

  Shafritz,  et.  al,  2001:  160  

  Usul Dikoordi- nasikan Oleh Usul ditujukan Pertimbangan Perumusan kebijakan oleh Men.PAN Penetapan & persetujuan tertulis oleh Men.PAN Prop/ Kab/ Kota

• JUMLAH FORMASI PNS NAS.
• PRIORITAS

  Gub Men.

  PAN BKN BKN

  Men.Keu KEBIJAKAN FORMASI PNS MENCAKUP:

  TAP FORMASI PNS PUSAT PERSETU JUAN TERTULIS ALOKASI FORMASI PNSD TAP FORMASI Inst.

  Pusat

  

(Sebelum UU ASN)

  

Jumlah  Pegawai  Sesuai  dengan  Beban  Kerja  

Prinsip  Penyusunan  Formasi  

  Formasi  TersediakAdanya  Posisi  Jabatan   yang    Lowong.   Kebutuhan  Pegawai  Dinyatakan  dalam   Jabatan  dan  Syarat  Jabatan   Tersedia  Peta  Jabatan  dan  Uraian  Jabatan   Peta  Jabatan  dan  Uraian  Jabatan  Hasil   Analisis  Jabatan  

Tujuan  Penetapan  Formasi  

  

Agar  seBap  satuan  organisasi  

negara  mempunyai  jumlah  

dan  mutu  pegawai  sesuai  

dengan  beban  kerja  dan  

tanggung  jawab  pada  

masing-­‐masing  organisasi   v  KEBUTUHAN PEG ANALISIS MENURUT KEBUTUHAN JABATAN PEGAWAI v  KEBUTUHAN PEG

  MENURUT SYARAT JABATAN PETA ANALISIS PENYUSUNAN v  SUSUNAN

  JABATAN JABATAN FORMASI PNS MENURUT

  JAB, GOL RUANG, JENIS KELAMIN, & USIA KEBIJAKAN PEMERINTAH v  KEBUTUHAN PEG

  MENURUUT KUALIFIKASI

  

Analisis  jabatan  adalah  suatu  kegiatan  

Analisis  Jabatan  

  

untuk  mempelajari  dan  

mengumpulkan  dan  mencatat  

keterangan-­‐keterangan  atau  fakta-­‐

fakta  jabatan  secara  sistemaBs  dan  

teratur.    

  

Untuk  mempelajari  analisis  jabatan  

perlu  mengetahui  pengerBan  

beberapa  isBlah  antara  lain:  unsur  

tugas,  posisi,  jabatan,  okupasi,  uraian  

jabatan,  persyarakatan  jabatan,  

laporan  analisis  jabatan,  evaluasi  

jabatan  dan  klasifikasi  jabatan.  

  Jumlah Kekuatan Pegawai = 11

  IV/b = 1 III/b = 4

Contoh peta jabatan :

  IV/a = 1 III/a = 1

  III/d = 2 II/c = 1

  III/c = 1

Bagian Kepegawaian IV/b

  Subbag  Umum   Subbag  Pengadaan   Subbag  Diklat   Subbag  Mutasi   Kepegawian   Pegawai   Pegawai   Pegawai  

  III/d  

  III/c  

  III/d  

IV/a  

  1.  Penyusun

  1.  Operator

  1. Penyusun

  1. Operator rencana Komputer, II/c rencana Mutasi

  Komputer, III/a Kebutuhan pegawai, III/b

  2.  Penyusun rencana pegawai, III/b

  2. Penyusun Pengadaan rencana Diklat pegawai, III/b

Nama   jabatan              tugasnya  :    

    melayani    tamu  

• Pramu  tamu  
• Pramu  acara  
• Pramu  kantor  
• Pramu  perizinan
• Pengumpul    
• Pengevaluasi  
• PenyunIng  
• Penyaji
• Pengentri

    pelayanan  acara  

    melayani  kantor  

      melayani  pemberian  izin  

    mengumpulkan  data  

    menilai  kelayakan  

    mengedit  

        menyajikan  tabel  

        memasukan  data   Contoh Lain Nama Jabatan Fungsional Umum

  

PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI

DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA

ADA 4 PENDEKATAN : HASIL OBYEK KERJA   KERJA TUGAS PER PERALATAN TUGAS KERJA JABATAN

                  

• metode  penghitungan  formasi  dengan  mengidenBfikasi  beban  kerja  dari  hasil  kerja   jabatan.  
• metoda  ini  dipergunakan  untuk  jabatan  yang  hasil  kerjanya  fisik  atau  bersifat    

  kebendaan.  

• Perlu  diperhaBkan  juga  bahwa  metoda  ini  efekBf  dan  mudah  digunakan  untuk  jabatan   yang    hasil  kerjanya  hanya  satu  jenis.  
• Contoh  :  jabatan  pengentri  data  

  : PENGENTRI DATA •  

    CONTOH : JABATAN : DATA ENTRIAN   HASIL KERJANYA

• : 200 DATA ENTRIAN   BEBAN KERJA
>: 30 DATA PER HARI     STANDAR KEMAMPUAN

• •  Metoda  ini  dipergunakan  untuk  jabatan  yang  beban          kerjanya  bergantung  

  dari  jumlah  objek  yang  harus    dilayani.  
• Contoh  :  dokter  melayani  pasien,  maka  objek  
• Kerja  Untuk  JABATAN  DOKTER  Adalah  Pasien.                      

  CONTOH :   : DOKTER   JABATAN

• : PASIEN   OBYEK KERJA
• : 80 PASIEN   BEBAN KERJA
• : 25 PASIEN PER HARI   STANDAR KEMAMPUAN
• PENGHITUNGANNYA ADALAH :

  (80 PASIEN/25 PASIEN) x 1 dokter = 3,2 dokter dibulatkan 3 dokter

• metode  yang  dipergunakan  untuk  jabatan  yang      beban  kerjanya  bergantung  

  pada  peralatan  kerja.  

• contoh  :  JABATAN  PENGEMUDI  
• pengemudi  beban  kerjanya  bergantung  pada  kebutuhan  operasional   kendaraan  yang  harus  dikemudikan.  

CONTOH :

  !

• Satuan  alat                                                            :  bus  

• •  Jabatan  yang      diperlukan              :    pengemudi  bus,  kernet    bus  dan  monBr  bus    

• Jumlah  alat  kerja  yang  dioperasionalkan  :  20  bus                          

• •  Rasio  Pengoperasional  an  alat  kerja:  1  pengemudi  1  bus,  1  kernet  1  bus,  dan  

  1  monBr  5  bus  

CONTOH PERHITUNGAN

• Pengemudi  Bus=  (20  bus/1  bus)  x  1  pengemudi  =  20  pengemudi  
• Kernet  Bus=  (20  bus/1  bus)  x  1  kernet  =  20  kernet  

  4.  PENDEKATAN  TUGAS  PER  TUGAS  JABATAN  

• •  metode  yang  dipergunakan  untuk  menghitung  kebutuhan  pegawai  pada  

  jabatan  yang  hasil  kerjanya  abstrak  atau  beragam,  beragam  arBnya  hasil   kerja  dalam  jabatan  tersebut  banyak  jenisnya  
• contoh  :    Jabatan  pengadministrasi  umum.  

WAKTU  PENYELESAIAN  TUGAS  (WPT)    

• waktu  yg  digunakan  dalam  menyelesaikan  tugas  tersebut.  

WAKTU  KERJA  EFEKTIF  (WKE)  

  dig unakan  dalam  1  hari

   

• Jam  kerja  efekBf  yang  

CONTOH : JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM NO   URAIAN  TUGAS   BEBAN  TUGAS   SKR   WPT  

  _{1   2   3   4   5  (  3  x  4  )}  

  1   MengeBk  Surat   70  lb/hari   12  menit/lb   840  menit   2   Mengagenda  Surat   24  surat/hari   6  menit/surat   144  menit   3   Mengarsip  Surat   24  surat/hari   5  menit/surat   120  menit   4   Melayani  Tamu   4  tamu/hari   6  menit/tamu   24  menit   5   Menyusun  Laporan  

  Dakar  Hadir   1  laporan/hari   30  menit/data   30  menit   6   dan  seterusnya   n  menit  

  Σ  WPT   1.158  menit    +  n   Menit  

  1.158 + n menit ( Σ WPT) 300 menit ( WKE/hari) x 1 Orang = …………. Orang

Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk

jabatan pengadministrasi umum adalah :

   1.158 menit ( Σ WPT) 300 menit (WKE/hari) x 1 Orang = 3,86 Orang = 4 org

  4

  2

  3

  1 Pengumpulan  Data  dan  Informasi   Evaluasi  Kebutuhan  Pegawai   Penyusunan  Rencana  Realokasi  Pegawai   Penyusunan  Rencana  Tambahan  Formasi  Pegawai  Baru  

  Jumlah Sekolah Dan Rombongan Belajar pada : 1.

  3.

    RSUD 2.

  Jumlah PNS Pada Sarana Pelayanan Kesehatan Pemerintah : 1.

    Profil, Kondisi Geografis, dan Potensi Daerah

    Renstra Instansi 5.

  4.

    Peta Jabatan.

    Informasi Jabatan (Uraian dan Syarat Jabatan).

    TK Negeri 2.

  2.

    Jumlah Pegawai Per Satuan Unit Instansi Pusat dan Daerah.

    SMK Negeri 1.

    SMA Negeri 5.

    SMP Negeri 4.

    SD Negeri 3.

    Puskesmas Data  dan  Informasi  Yang  Dibutuhkan   STRUKTURAL   JFU   JFT   Guru   Tenaga   Kesehatan  

  FAKTOR-­‐FAKTOR  YANG  DIPERTIMBANGKAN   Penghitungan Kebutuhan PNS Beban Kerja Standar Kemampuan Rata2 Waktu Kerja Faktor Lain

Contoh  Beban  Kerja  

  Waktu   Satuan   Waktu  Kerja   Beban   Pegawai  Yang   Penyelesaia No   Uraian  Tugas   Hasil   EfekIf   kerja   Dibutuhkan   n   Menelaah peraturan perundang

  1

  0.4 undangan

  2 Mempelajari literatur akademis, pedoman dan prosedur kerja sesuai Kegiatan 120 300

  1

  0.4 bidang tugas yang ditangani

  3 Menyiapkan bahan koordinasi terhadap pelaksanaan pertimbangan Kegiatan 60 300

  1

  0.2 naskah

  4 Menyiapkan bahan untuk pemrosesan pertimbangan naskah Kegiatan 60 300

  1

  0.2 perjanjian dalam kontrak

  5 Menyiapkan konsep dan proses surat pertimbangan naskah perjanjian Kegiatan 60 1500

  1

  0.04 dalam kontrak

  6 Menganalisis dan mengevaluasi hasil Kegiatan 120 300

  1

  0.4 persiapan terhadap pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak

  7 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai garis Kegiatan 120 6000

  4

  0.08 kewenangan untuk kelancaran tugas 1,72

NORMA  WAKTU  

  adalah  standar  kemampuan  rata-­‐rata  pegawai  dalam  menyelesaikan  tugas  yang  diukur   berdasarkan  satuan  waktu.  Dalam    penghitungannya                                                                Orang  x  Waktu   NORMA  WAKTU    =                                                                                          Hasil       Contoh:   Operator  Komputer  dalam  waktu  60  menit  dapat  menghasilkan  beberapa  lembar   keBkan,  misalnya  6  lembar  keBkan.                                                                        1  Orang  Operator  Komputer    x  60  menit   NORMA  WAKTU    =                                                                                                          6  lembar  keBkan       Dari  contoh  tersebut  dapat  ditetapkan  bahwa  rata-­‐rata  standar  kemampuan  seorang   Operator  Komputer  adalah  60  menit  menghasilkan  6  lembar  keBkan,  atau  1  lembar   keBkan  diselesaikan  dalam  waktu  10  menit.      

Norma  Hasil  

  adalah  standar  kemampuan  rata-­‐rata  pegawai  dalam  menyelesaikan  tugas  yang  diukur   berdasarkan  satu  satuan  hasil  dapat  diperoleh  dalam  waktu  berapa  lama.                                                                                            Hasil   NORMA  HASIL        =                                                                                          Orang  x  Waktu   Contoh:   Penganalisis  Formasi  Pegawai  untuk  menghasilkan  perBmbangan  teknis  atas  usul   tambahan  formasi  CPNS  dari  satu  instansi  diperlukan  waktu  berapa  lama  untuk   menyelesaikannya  (misalnya  60  menit)                                                                                                        1  PerBmbangan  teknis   NORMA  HASIL        =                                                                              1  Penganalisis  Formasi  Pegawai  x  60  menit       Dari  contoh  tersebut  dapat  ditetapkan  bahwa  rata-­‐rata  standar  kemampuan  seorang   Penganalisis  Formasi  Pegawai  untuk  menghasilkan  perBmbangan  teknis  atas  usul   tambahan  formasi  CPNS  dari  satu  instansi  diperlukan  waktu  60  menit.  

Waktu Kerja  

  Jam  Kerja  EfekBf  (JKE)  terdiri  dari  jumlah  jam  kerja  

formal  dikurangi  dengan  waktu  kerja  yang  hilang  karena  

Bdak  bekerja  seperB  melepas  lelah,  isBrahat  makan  dan  

sebagainya.    

• JKE  per  hari                =  1  hari  x  5  jam          =  300  mnt  

   =  1.500  mnt  

  Dalam  menghitung  jam  kerja  efekBf  digunakan  ukuran   sebagai  berikut:  

• JKE  per  minggu    =  5  hari  x  5  jam          =  25  jam
• JKE  per  bulan          =  20  hari  x  5  jam      =  100  jam    =  6.000  mnt  

Faktor  Lain   Profil Daerah

  Jumlah   Penduduk

   

  Kondisi     Geografis   Potensi  

  Daerah   APBN/D