Keywords— room leasehold and amenities; Visual Basic.Net; computerized database
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
ISSN : 2579-4477
ANALISIS DAN PERACANGAN SISTEM INFORMASI PENYEWAAN
RUANGAN DAN FASILITAS PADA PT. INDRAMAS JAYALESTARI
Ramdani1, T. Husain2
1,2
Jurusan Sistem Informasi / STMIK Widuri
Jalan Palmerah Barat No. 353, Jakarta Selatan – 12210 Indonesia
thusain1819@gmail.com
Abstrak—PT. Indramas Jayalestari adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang building
management, seperti penyewaan ruangan dan fasilitas. Perusahaan hingga saat ini masih belum
menggunakan sistem informasi yang terintegrasi dengan baik, perusahaan mengalami kesulitan untuk
pencarian data dan pemrosesan data serta penyajian laporan yang membutuhkan waktu yang relatif lama.
Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem informasi berjalan dan membuat aplikasi penyewaan
ruangan dan fasilitas berbasis ASP.Net sehingga rancangan input dan output serta laporan-laporan dengan
menggunakan format yang terkomputerisasi dapat mendukung proses kesinambungan (kontinuitas) antara
proses satu dengan proses lainnya. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan studi
pustaka, wawancara dan observasi. Analisis sistem berjalan menggunakan entity-relationship model (ERM).
Perancangan sistem menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic. Net dengan database SQL Server. Hasil
dari perancangan sistem informasi diharapkan dapat memecahkan permasalahan sistem berjalan dengan
pembuatan database yang terkomputerisasi sehingga dapat menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan
informatif.
Keywords— penyewaan ruang dan fasilitas, Visual Basic.Net, database terkomputerisasi
Abstract—PT. Indramas Jayalestari is one of the companies occupied in the building management, such as
room leasehold and facilities. Currently, the company is still processing data not yet entirely the use of
integrated information systems, the companies has difficulty in terms of data costumer search and the
process of recording and report presenting takes a relatively long time. The purpose of this research is to
analyze the current information system and make an ASP.Net based application for room leasehold and
facilities so the design inputs and outputs and reports using a computerized format can support
sustainable process (continuity) between one process to the future process. This application is expected to
provide accurate information about the process of costumer room leasehold and facilities. The method
used is qualitative research method through the study of literature, interview and observation. Analysis of
current systems using the entity-relationship model (ERM). The design of system using the Visual Basic.Net
language programming with a SQL-Server database. The result of this design is expected to solve the
problems or current system throught making a computerized database as of can produce information with
quickly, accurately and informative.
Keywords— room leasehold and amenities; Visual Basic.Net; computerized database
I. PENDAHULUAN
Teknologi informasi tidak dipandang sebagai tools
pendukung organisasi, teknologi menjadi faktor utama
kesuksesan proses bisnis organisasi di era informasi ini.
Banyak perusahaan dituntut untuk mengimplementasikan
seperangkat teknologi di lingkungan bisnisnya agar tetap
memiliki competitive advantages. Keterlibatan sistem
informasi dapat memberikan suatu kontribusi positif terhadap
kemajuan pelaksanaan operasional perusahaan. Perencanaan
sistem informasi harus disesuaikan dengan strategi bisnis dan
perencanaan strategi sistem informasinya [1].
Penggunaan sistem informasi dapat digunakan di suatu
bagian perusahaan, seperti halnya yang dilakukan dalam
pengelolaan manajemen gedung (building management) yang
1
membutuhkan informasi secara real time dalam memberikan
pelayanan yang efektif dan optimal kepada pelanggan
(costumer). Building management adalah suatu perusahaan
yang menyediakan pelayanan jasa persewaan ruang kantor
dan tempat usaha dan juga fasilitas penunjang di dalamnya.
PT. Indramas Jayalestari yang bergerak di bidang building
management menyediakan ruangan dan fasilitas gedung untuk
disewakan kepada pihak luar atau pihak penyewa.
Sebelumnya pihak penyewa harus melengkapi persyaratan
dengan mengisi formulir registrasi terlebih dahulu.
Perusahaan yang berdiri sejak tahun 1998 hingga saat ini
belum menggunakan sistem informasi yang terintegrasi
dengan baik. Formulir (form) penyewaan ruangan dalam
bentuk file / berkas yang tidak konsisten terisi dengan
http://www.jsk.ac.id
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
lengkap, pemrosesan data costumer hanya dilakukan secara
semi terkomputerisasi menggunakan Microsoft Excel.
Penyimpanan dokumen costumer hanya diarsipkan ke dalam
berkas fisik sehingga administrasi penyewaan tidak dapat
meninjau dokumen secara up-to-dated, dokumen terkadang
tercecer yang pada akhirnya pihak manajemen sering
mengalami kesulitan untuk pencarian data dan pembuatan
laporan transaksi penyewaan costumer harian, mingguan
maupun bulanan.
Pentingnya penelitian ini dilakukan di PT. Indramas
Jayalestari ditujukan untuk mengidentifikasi masalahmasalah: (1) perusahaan menggunakan aplikasi sederhana
pada Microsoft Office yaitu MS-Excel sehingga data costumer
berpotensi redundansi dan double data; (2) Terdapat kesulitan
dalam melakukan pencarian data costumer; dan (3) proses
pencatatan dan pembuatan laporan yang disajikan
memerlukan waktu yang relatif tidak singkat. Adapun tujuan
dari penelitian ini adalah mengetahui prosedur dan
menganalisis sistem informasi berjalan serta membuat
rancangan sistem informasi penyewaan ruangan dan fasilitas
pada PT. Indramas Jayalestari.
ISSN : 2579-4477
dikembangkan oleh Microsoft Windows yang diklasifikasikan
menjadi (1) .Net Class Library; dan (2) common language
runtime (CLR) [5].
Metode penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian
kualitatif. Pengumpulan data dilakukan untuk menganalisis
sistem informasi berjalan dengan tujuan mengidentifikasi
kebutuhan pengguna yang informasinya diperoleh melalui
wawancara kepada key-informan seperti, divisi HRD, kepala
operasional, dan building manager. Perancangan aplikasi ini
menggunakan model sekuensial linier melalui tahap demi
tahap secara berurutan dari analisis, desain, pengkodean dan
tahap pengujian [6].
Gbr. 1 Ilustrasi Model Waterfall [6]
II. METODE PENELITIAN
Sistem informasi (information system) menurut O’Brian
merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat
keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan
komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan,
mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah
organisasi. Analisis sistem informasi berjalan dibuat terlebih
dahulu untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan [2].
Penyewaan berasal dari kata dasar sewa yang berarti
pemindahan hak pakai suatu barang atau jasa. Menurut Kamus
Lengkap Bahasa Indonesia Pintar, sewa adalah “pemakaian,
peminjaman sesuatu dengan pembayar uang, yang boleh
dipakai” [3]. Kegiatan sewa-menyewa ini biasanya dituangkan
ke dalam perjanjian kedua belah pihak.
Perancangan sistem informasi penyewaan ruangan dan
fasilitas di PT. Indramas Jayalestari menggunakan program
aplikasi Visual Basic.Net (VB.Net) dengan bahasa
pemrograman berbasis ASP.Net. VB.Net adalah bahasa
pemograman yang digunakan dalam pembuatan sistem rekam
medis yang merupakan bahasa pemrograman berorientasi
obyek, tetapi masih mengizinkan para programmer untuk
mengimplemetasikan pemrograman terstruktur [4].
Sejak awal perkembangan bahasa BASIC (beginner’s allpurpose symbolic instruction code) yang dirilis pada bulan Mei
2001 yaitu Visual Basic 1.0 hingga Visual Basic 2010 atau
dikenal dengan istilah VB.Net. VB.Net 2010 adalah sebuah
bahasa pemrograman yang berpusat pada objek (object
oriented programming) yang digunakan dalam pembuatan
aplikasi Windows yang berbasis GUI (graphical user
interface). Program VB.net versi 2010 ini memiliki
keunggulan dibandingkan VB6 diantaranya bahasa
pemrograman ini berbasis objek dan memiliki akses penuh ke
net framework.. Net framework adalah perangkat lunak yang
mendukung proses pengembangan dan eksekusi program yang
2
Tahapan kegiatan perancangan sistem informasi ini
meliputi:
Analysis; proses pengumpulan kebutuhan yang
dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan
kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami
perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh
pengguna. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak tahap
ini perlu untuk didokumentasikan.
Design; proses multi langkah yang berfokus pada
desain pembuatan program perangkat lunak termasuk
struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi
antarmuka, dan prosedur pengkodean. Tahap ini
mentranslasikan kebutuhan perangkat lunak dari tahap
analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat
diimplementasikan menjadi program pada tahap
selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan
pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.
Coding; desain harus ditranslasikan ke dalam program
perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program
komputer yang sesuai dengan desain yang telah dibuat
pada tahap sebelumnya.
Testing; pengujian berfokus kepada perangkat lunak
dari segi logic dan fungsional serta memastikan bahwa
semua bagian telah diuji, hal ini dilakukan untuk
meminimalisasi kesalahan (error) dan memastikan
keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang
diinginkan.
Sebuah perangkat lunak mungkin dapat mengalami
perubahan ketika telah dikirimkan ke pengguna. Perubahan
tersebut dapat terjadi karena adanya kesalahan yang muncul
dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus
beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung dan
http://www.jsk.ac.id
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai
dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang
telah ada.
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Kebutuhan Sistem
Adapun proses bisnis dan alur informasi sistem informasi
penyewaan ruangan dan fasilitas yang sedang berjalan di PT.
Indramas Jayalestari dari proses pendaftaran, pembayaran
sampai dengan pembuatan laporan costumer dijelaskan
sebagai berikut:
Pendaftaran; pelanggan datang dan mengisi form
pendaftaran, kemudian bagian admin konfirmasi
pendaftaran bahwa costumer melakukan pendataan
sebelum melakukan penyewaan ruang dan fasilitas.
Selanjutnya, admin membuat daftar customer dari form
registrasi dan menyerahkannya ke BM Manager.
Penawaran; setelah admin menyerahkan laporan daftar
customer kepada BM Manager, BM Manager melihat
dan memperbarui daftar ruang dan fasilitas, apabila BM
Manager memperbarui daftar ruang dan fasilitas serta
dikonfirmasikan kembali kepada admin. Kemudian,
admin membuat data harga ruang dan fasilitas yang
diserahkan kepada costumer.
Penyewaan; setelah costumer melihat daftar harga
ruang dan fasilitas, costumer mengisi form penyewaan.
Setelah itu, costumer memberikan konfirmasi
penyewaan kepada admin bahwa customer akan
melakukan penyewaan ruang dan fasilitas. Kemudian,
admin membuat daftar penyewa sesuai dari form
penyewaan tersebut dan menyerahkan laporan daftar
penyewa kepada BM Manager.
Pembayaran; customer datang untuk melakukan
pembayaran dengan membawa uang tunai sesuai harga
sewa ruang dan fasilitas pada hari yang telah ditentukan
sebelumnya.
Kemudian,
customer
memberikan
konfirmasi pembayaran kepada admin bahwa customer
akan melakukan pembayaran secara tunai. Selanjutnya,
admin membuat tanda terima pembayaran dan customer
mendapatkan kwitansi pembayaran dari admin.
Laporan; Admin membuat data pembayaran sesuai dari
kuitansi pembayaran customer, membuat laporan
pembayaran kemudian diberikan kepada BM Manager.
Setiap bulan admin membuat data keuangan dan
diserahkan laporan keuangan kepada BM Manager.
Sistem informasi berjalan pada penyewaan ruangan dan
fasilitas di PT. Indramas Jayalestari masih menggunakan
bentuk fisik atas form pendaftaran dan penyewaan pelanggan
sehingga pencarian data membutuhkan waktu yang relatif
lama karena pemrosesan data menggunakan aplikasi
Microsoft Excel. Di samping itu, tidak adanya otomatisasi dari
proses perpanjangan sewa pelanggan sehingga berdampak
redundansi data antara pihak penyewa dan bagian admin. Oleh
karena itu, dibutuhkan sistem informasi penyewaan ruangan
dan fasilitas pada perusahaan yang secara otomatis dapat
3
ISSN : 2579-4477
menghubungkan antara proses satu dengan proses lainnya
meliputi: (1) proses pendaftaran; (2) proses penyewaan; (3)
proses perpanjang; (4) proses pembayaran; dan (5) proses
laporan. Laporan tersebut dapat dijadikan data untuk analisis
pelanggan guna meningkatkan pelayanan penyewaan ruangan
dan fasilitas di perusahaan tersebut.
B. Desain Sistem
Rancangan pada sistem informasi penyewaan ruangan dan
fasilitas yang telah dianalisis sebelumnya dibuatkan ke dalam
diagram konteks usulan tetap melalui interaksi 3 (tiga) entitas
pada berikut ini:
-
bayar
transaksi perpanjangan
penyewaan ruang dan fasilitas
regisrasi costumer
0.
SISTEM INFORMASI
PENYEWAAN
RUANGAN DAN
FASILITAS PADA PT.
INDRAMAS
JAYALESTARI
Customer
- penawaran
- kwitansi pembayaran
- harga ruang dan fasilitas
-
Laporan
Laporan
Laporan
Laporan
Laporan
-
bukti transfer
perpanjangan ruang dan fasilitas
data penyewa
data ruang dan fasilitas
data costumer
-
daftar costumer
form penawaran
invoice penyewaan
invoice perpanjangan
input pembayaran
data pembayaran
data keuangan
Admin
Costumer
Penyewaan
Perpanjangan
Pembayaran
Keuangan
BM Manager
Gbr. 2 Diagram Konteks Rancangan Sistem
Hasil rancangan skema diagram konteks yang diusulkan,
dituangkan ke dalam diagam overview rancangan sistem pada
gambar berikut ini:
Customer
Data Customer
Registrasi Customer
Laporan Customer
1.0
Pendaftaran
Daftar Customer
Customer
Penawaran
BM
Manager
Form Penawaran
2.0
Penawaran
Harga Ruang dan Fasilitas
Ruang dan
Fasilitas
Admin
Penawaran
Penyewaaan Ruang dan Fasilitas
Data Penyewa
3.0
Penyewaan
Laporan Penyewaan
Data Ruang dan Fasilitas
Invoice Penyewaan
Penyewaan
Transaksi Perpanjangan
Laporan Perpanjangan
Perpanjangan Ruang dan Fasilitas
4.0
Perpanjang
Invoice Perpanjangan
Perpanjang
Bayar
Kwitansi Pembayaran
Bukti Transfer
5.0
Pembayaran
Input Pembayaran
Kwitansi
Pembayaran
Laporan Pembayaran
6.0
Laporan
Laporan Keuangan
Data Pembayaran
Data Keuangan
Gbr. 3 Diagram Overview
Hasil rancangan diagram overview usulan, ditransformasi
menjadi skema relasi antar tabel atau dikenal dengan istilah
logical record structure (LRS) pada database penyewaan
ruangan dan fasilitas pada gambar berikut ini:
http://www.jsk.ac.id
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
Customer
Tabel Ruang dan
Fasilitas
Penawaran
Nama_customer
Alamat
No_telp
No_ktp
Nama_perusahaan
Id_customer
* No_penawaran
Tgl_penawaran
Lama_sewa
Grand_total
** Id_customer
Pendaftaran
Penawaran
Monitoring
Penyewaan
Transaksi
Perpanjangan
Ruang dan Fasilitas
* Id_customer
Master
Tabel Monitoring
Tabel Penawaran
Tabel Customer
ISSN : 2579-4477
Kode_ruang
* Kode_ruang
Lantai
Kode_ruang
Ukuran
Perpanjangan
Fasilitas
* No_monitoring
Ukuran
Status
Tgl_akhir_sewa
Pembayaran
Sewa
Pembayaran
Monitoring
Tgl_akhir_perpanjang
Nama_perusahaan
** Kode_ruang
Harga
** Kode_ruang
Kode_ruang
Ruangan List
Cetak
Penawaran
Cetak
Cetak
Penyewaan
Cetak
Perpanjangan
Laporan
Id_customer
Pembayaran
Perpanjangan
Admin
Login
Menu
Utama
Laporan
Penyewaan
Laporan
Perpanjangan
Log In
Akses
Log Off
Exit
Penyewaan
Ruangan
Kwitansi
Master
Pembayaran
* No_kwitansi
* No_bayar
Tanggal_bayar
Jumlah_bayar
No_bayar
Customer
Grand_total
Terbilang
** No_bayar
** No_penyewaan
** Id_customer
** No_perpanjangan
Tabel Kwitansi
Perpanjang
Tabel Pembayaran
No_bayar
* No_perpanjangan
Tgl_perpanjangan
Total_perpanjangan
No_penyewaan
** No_sewa
** No_bayar
Tabel Perpanjang
* No_sewa
Tgl_penyewaan
Tgl_mulai_sewa
Tgl_akhir_sewa
Lama_sewa
Total_sewa_ruangan
Total_sewa_fasilitas
Grand_total
** Kode_ruang
** No_monitoring
Tabel Penyewaan
Gbr. 4 Relasi Antar Tabel Database
Hasil rancangan skema relasi antar tabel dalam sistem
database penyewaan ruangan dan fasilitas di atas
menunjukkan representasi dari struktur record-record pada
tabel-tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar himpunan
entitas. Himpunan entitas akan selalu berinteraksi dengan
lingkungannya.
Interaksi
ini
ditujukan
untuk
mengkomunikasikan percakapan antara pengguna data ke
sistem, menampilkan output informasi kepada pengguna atau
dapat keduanya.
Fasilitas
Monitoring
Laporan
Penyewaan
BM Manager
Laporan
Laporan
Perpanjangan
Log In
Akses
Log Off
Exit
Gbr. 5 Struktur Tampilan
D. Pengujian
Desain sistem ditranslasikan ke dalam program aplikasi
VB.Net menggunakan database SQL Server 2014. Layar
dialog (interface) yang harus dibentuk sedemikian rupa
sehingga informasi, instruksi dan bantuan-bantuan selalu
ditampilkan pada area yang sudah pasti pada gambar berikut
ini:
Pengujian Login Admin
C. Pengkodean
Desain sistem ditranslasikan ke dalam program aplikasi
VB.Net menggunakan database SQL Server 2014. Layar
dialog (interface) yang harus dibentuk sedemikian rupa
sehingga informasi, instruksi dan bantuan-bantuan selalu
ditampilkan pada area yang sudah pasti pada gambar berikut
ini:
Gbr. 6 Tampilan Login Admin
4
Ruangan List
http://www.jsk.ac.id
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
Pengujian Login BM Manager
ISSN : 2579-4477
Pengujian Menu Transaksi Penawaran
Gbr. 10 Tampilan Menu Transaksi Penawaran
Pengujian Menu Transaksi Penyewaan
Gbr. 7 Tampilan Login BM Manager
Pengujian Menu Utama
Gbr. 11 Tampilan Menu Transaksi Penyewaan
Pengujian Menu Transaksi Perpanjangan Fasilitas
Gbr. 8 Tampilan Menu Utama
Pengujian Menu Master Pendaftaran
Gbr. 12 Tampilan Menu Transaksi Perpanjangan Fasilitas
Pengujian Menu Transaksi Pembayaran Sewa
Gbr. 13 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran Sewa
Gbr. 9 Tampilan Menu Master Pendaftaran
5
http://www.jsk.ac.id
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
Pengujian Menu Transaksi Pembayaran Perpanjangan
ISSN : 2579-4477
Pengujian Menu Laporan Penyewaan Fasilitas
Gbr. 14 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran Perpanjangan
Pengujian Menu Monitoring Ruang List
Gbr. 17 Tampilan Output Laporan Penyewaan Fasilitas
Pengujian Menu Laporan Perpanjangan Ruangan
Gbr. 18 Tampilan Output Laporan Penyewaan Perpanjangan
Gbr. 15 Tampilan Menu Monitoring Ruang List
Pengujian Menu Laporan Perpanjangan Fasilitas
Pengujian Menu Laporan Penyewaan
Gbr. 19 Tampilan Output Laporan Perpanjangan Fasilitas
IV. SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan yang dilakukan
sebelumnya mengenai rancangan sistem informasi penyewaan
ruangan dan fasilitas PT. Indramas Jayalestari, maka simpulan
dari penelitian ini adalah:
1. Rancangan sistem informasi penyewaan ruang dan
fasilitas telah dapat menyimpan data dengan baik.
Pencarian daftar customer dan daftar penyewa dapat
lebih mudah dan cepat dibandingkan dengan
sebelumnya yang harus mencari data terlalu lama dan
kurang efisien.
Gbr. 16 Tampilan Output Laporan Penyewaan
6
http://www.jsk.ac.id
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
ISSN : 2579-4477
2. Sistem ini memudahkan adminstrasi untuk mengolah
dan mengetahui daftar customer dan daftar penyewa,
dan memudahkan dalam pembuatan laporan- laporan.
3. Dengan adanya sistem terkomputerisasi, kesalahan
dapat diminimalisir yang berdampak pada data hilang
atau terselipnya dengan data yang lain.
Berdasarkan simpulan di atas maka dapat diajukan
beberapa saran penelitian sebagai berikut:
1. Implementasi sistem informasi ini hendaknya dilakukan
secara berkesinambungan dengan memaksimalkan
penggunaan database yang telah terkomputerisasi.
2. Perusahaan menempatkan penggunaan anti virus pada
setiap unit komputer untuk mencegah hilang dan
kerusakan data.
REFERENSI
[1] Oktavia, Tanty, "Peran Serta Strategi Sistem Informasi Terhadap
Keberhasilan Penerapan Teknologi Informasi Perusahaan," ComTech, vol.
2, no. 1, pp. 42-51, Juni 2011.
[2] Yakub, Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012.
[3] Handayani, Puthot Tunggal; Suryani, Pujo Adhi, Kamus Lengkap Bahasa
Indonesia - Pintar. Surabaya: Giri Utama, 2016.
[4] I Gusti Ngurah Suryantara, Merancang Aplikasi Rekam Medis dengan
VB.NET (Indonesian Edition). Jakarta: Elex Media Komputindo, 2015.
[5] Budi Raharjo, Mudah Belajar VISUAL BASIC.NET. Bandung:
Informatika, 2016.
[6] A.S. Rosa and M. Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung:
Informatika, 2013.
UCAPAN TERIMA KASIH
Judul untuk ucapan terima kasih ditujukan kepada pihak
yang telah membantu penelitian dan juga pada tim JSK yang
telah memuat tulisan
7
http://www.jsk.ac.id
ISSN : 2579-4477
ANALISIS DAN PERACANGAN SISTEM INFORMASI PENYEWAAN
RUANGAN DAN FASILITAS PADA PT. INDRAMAS JAYALESTARI
Ramdani1, T. Husain2
1,2
Jurusan Sistem Informasi / STMIK Widuri
Jalan Palmerah Barat No. 353, Jakarta Selatan – 12210 Indonesia
thusain1819@gmail.com
Abstrak—PT. Indramas Jayalestari adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang building
management, seperti penyewaan ruangan dan fasilitas. Perusahaan hingga saat ini masih belum
menggunakan sistem informasi yang terintegrasi dengan baik, perusahaan mengalami kesulitan untuk
pencarian data dan pemrosesan data serta penyajian laporan yang membutuhkan waktu yang relatif lama.
Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem informasi berjalan dan membuat aplikasi penyewaan
ruangan dan fasilitas berbasis ASP.Net sehingga rancangan input dan output serta laporan-laporan dengan
menggunakan format yang terkomputerisasi dapat mendukung proses kesinambungan (kontinuitas) antara
proses satu dengan proses lainnya. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan studi
pustaka, wawancara dan observasi. Analisis sistem berjalan menggunakan entity-relationship model (ERM).
Perancangan sistem menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic. Net dengan database SQL Server. Hasil
dari perancangan sistem informasi diharapkan dapat memecahkan permasalahan sistem berjalan dengan
pembuatan database yang terkomputerisasi sehingga dapat menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan
informatif.
Keywords— penyewaan ruang dan fasilitas, Visual Basic.Net, database terkomputerisasi
Abstract—PT. Indramas Jayalestari is one of the companies occupied in the building management, such as
room leasehold and facilities. Currently, the company is still processing data not yet entirely the use of
integrated information systems, the companies has difficulty in terms of data costumer search and the
process of recording and report presenting takes a relatively long time. The purpose of this research is to
analyze the current information system and make an ASP.Net based application for room leasehold and
facilities so the design inputs and outputs and reports using a computerized format can support
sustainable process (continuity) between one process to the future process. This application is expected to
provide accurate information about the process of costumer room leasehold and facilities. The method
used is qualitative research method through the study of literature, interview and observation. Analysis of
current systems using the entity-relationship model (ERM). The design of system using the Visual Basic.Net
language programming with a SQL-Server database. The result of this design is expected to solve the
problems or current system throught making a computerized database as of can produce information with
quickly, accurately and informative.
Keywords— room leasehold and amenities; Visual Basic.Net; computerized database
I. PENDAHULUAN
Teknologi informasi tidak dipandang sebagai tools
pendukung organisasi, teknologi menjadi faktor utama
kesuksesan proses bisnis organisasi di era informasi ini.
Banyak perusahaan dituntut untuk mengimplementasikan
seperangkat teknologi di lingkungan bisnisnya agar tetap
memiliki competitive advantages. Keterlibatan sistem
informasi dapat memberikan suatu kontribusi positif terhadap
kemajuan pelaksanaan operasional perusahaan. Perencanaan
sistem informasi harus disesuaikan dengan strategi bisnis dan
perencanaan strategi sistem informasinya [1].
Penggunaan sistem informasi dapat digunakan di suatu
bagian perusahaan, seperti halnya yang dilakukan dalam
pengelolaan manajemen gedung (building management) yang
1
membutuhkan informasi secara real time dalam memberikan
pelayanan yang efektif dan optimal kepada pelanggan
(costumer). Building management adalah suatu perusahaan
yang menyediakan pelayanan jasa persewaan ruang kantor
dan tempat usaha dan juga fasilitas penunjang di dalamnya.
PT. Indramas Jayalestari yang bergerak di bidang building
management menyediakan ruangan dan fasilitas gedung untuk
disewakan kepada pihak luar atau pihak penyewa.
Sebelumnya pihak penyewa harus melengkapi persyaratan
dengan mengisi formulir registrasi terlebih dahulu.
Perusahaan yang berdiri sejak tahun 1998 hingga saat ini
belum menggunakan sistem informasi yang terintegrasi
dengan baik. Formulir (form) penyewaan ruangan dalam
bentuk file / berkas yang tidak konsisten terisi dengan
http://www.jsk.ac.id
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
lengkap, pemrosesan data costumer hanya dilakukan secara
semi terkomputerisasi menggunakan Microsoft Excel.
Penyimpanan dokumen costumer hanya diarsipkan ke dalam
berkas fisik sehingga administrasi penyewaan tidak dapat
meninjau dokumen secara up-to-dated, dokumen terkadang
tercecer yang pada akhirnya pihak manajemen sering
mengalami kesulitan untuk pencarian data dan pembuatan
laporan transaksi penyewaan costumer harian, mingguan
maupun bulanan.
Pentingnya penelitian ini dilakukan di PT. Indramas
Jayalestari ditujukan untuk mengidentifikasi masalahmasalah: (1) perusahaan menggunakan aplikasi sederhana
pada Microsoft Office yaitu MS-Excel sehingga data costumer
berpotensi redundansi dan double data; (2) Terdapat kesulitan
dalam melakukan pencarian data costumer; dan (3) proses
pencatatan dan pembuatan laporan yang disajikan
memerlukan waktu yang relatif tidak singkat. Adapun tujuan
dari penelitian ini adalah mengetahui prosedur dan
menganalisis sistem informasi berjalan serta membuat
rancangan sistem informasi penyewaan ruangan dan fasilitas
pada PT. Indramas Jayalestari.
ISSN : 2579-4477
dikembangkan oleh Microsoft Windows yang diklasifikasikan
menjadi (1) .Net Class Library; dan (2) common language
runtime (CLR) [5].
Metode penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian
kualitatif. Pengumpulan data dilakukan untuk menganalisis
sistem informasi berjalan dengan tujuan mengidentifikasi
kebutuhan pengguna yang informasinya diperoleh melalui
wawancara kepada key-informan seperti, divisi HRD, kepala
operasional, dan building manager. Perancangan aplikasi ini
menggunakan model sekuensial linier melalui tahap demi
tahap secara berurutan dari analisis, desain, pengkodean dan
tahap pengujian [6].
Gbr. 1 Ilustrasi Model Waterfall [6]
II. METODE PENELITIAN
Sistem informasi (information system) menurut O’Brian
merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat
keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan
komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan,
mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah
organisasi. Analisis sistem informasi berjalan dibuat terlebih
dahulu untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan [2].
Penyewaan berasal dari kata dasar sewa yang berarti
pemindahan hak pakai suatu barang atau jasa. Menurut Kamus
Lengkap Bahasa Indonesia Pintar, sewa adalah “pemakaian,
peminjaman sesuatu dengan pembayar uang, yang boleh
dipakai” [3]. Kegiatan sewa-menyewa ini biasanya dituangkan
ke dalam perjanjian kedua belah pihak.
Perancangan sistem informasi penyewaan ruangan dan
fasilitas di PT. Indramas Jayalestari menggunakan program
aplikasi Visual Basic.Net (VB.Net) dengan bahasa
pemrograman berbasis ASP.Net. VB.Net adalah bahasa
pemograman yang digunakan dalam pembuatan sistem rekam
medis yang merupakan bahasa pemrograman berorientasi
obyek, tetapi masih mengizinkan para programmer untuk
mengimplemetasikan pemrograman terstruktur [4].
Sejak awal perkembangan bahasa BASIC (beginner’s allpurpose symbolic instruction code) yang dirilis pada bulan Mei
2001 yaitu Visual Basic 1.0 hingga Visual Basic 2010 atau
dikenal dengan istilah VB.Net. VB.Net 2010 adalah sebuah
bahasa pemrograman yang berpusat pada objek (object
oriented programming) yang digunakan dalam pembuatan
aplikasi Windows yang berbasis GUI (graphical user
interface). Program VB.net versi 2010 ini memiliki
keunggulan dibandingkan VB6 diantaranya bahasa
pemrograman ini berbasis objek dan memiliki akses penuh ke
net framework.. Net framework adalah perangkat lunak yang
mendukung proses pengembangan dan eksekusi program yang
2
Tahapan kegiatan perancangan sistem informasi ini
meliputi:
Analysis; proses pengumpulan kebutuhan yang
dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan
kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami
perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh
pengguna. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak tahap
ini perlu untuk didokumentasikan.
Design; proses multi langkah yang berfokus pada
desain pembuatan program perangkat lunak termasuk
struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi
antarmuka, dan prosedur pengkodean. Tahap ini
mentranslasikan kebutuhan perangkat lunak dari tahap
analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat
diimplementasikan menjadi program pada tahap
selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan
pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.
Coding; desain harus ditranslasikan ke dalam program
perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program
komputer yang sesuai dengan desain yang telah dibuat
pada tahap sebelumnya.
Testing; pengujian berfokus kepada perangkat lunak
dari segi logic dan fungsional serta memastikan bahwa
semua bagian telah diuji, hal ini dilakukan untuk
meminimalisasi kesalahan (error) dan memastikan
keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang
diinginkan.
Sebuah perangkat lunak mungkin dapat mengalami
perubahan ketika telah dikirimkan ke pengguna. Perubahan
tersebut dapat terjadi karena adanya kesalahan yang muncul
dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus
beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung dan
http://www.jsk.ac.id
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai
dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang
telah ada.
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Kebutuhan Sistem
Adapun proses bisnis dan alur informasi sistem informasi
penyewaan ruangan dan fasilitas yang sedang berjalan di PT.
Indramas Jayalestari dari proses pendaftaran, pembayaran
sampai dengan pembuatan laporan costumer dijelaskan
sebagai berikut:
Pendaftaran; pelanggan datang dan mengisi form
pendaftaran, kemudian bagian admin konfirmasi
pendaftaran bahwa costumer melakukan pendataan
sebelum melakukan penyewaan ruang dan fasilitas.
Selanjutnya, admin membuat daftar customer dari form
registrasi dan menyerahkannya ke BM Manager.
Penawaran; setelah admin menyerahkan laporan daftar
customer kepada BM Manager, BM Manager melihat
dan memperbarui daftar ruang dan fasilitas, apabila BM
Manager memperbarui daftar ruang dan fasilitas serta
dikonfirmasikan kembali kepada admin. Kemudian,
admin membuat data harga ruang dan fasilitas yang
diserahkan kepada costumer.
Penyewaan; setelah costumer melihat daftar harga
ruang dan fasilitas, costumer mengisi form penyewaan.
Setelah itu, costumer memberikan konfirmasi
penyewaan kepada admin bahwa customer akan
melakukan penyewaan ruang dan fasilitas. Kemudian,
admin membuat daftar penyewa sesuai dari form
penyewaan tersebut dan menyerahkan laporan daftar
penyewa kepada BM Manager.
Pembayaran; customer datang untuk melakukan
pembayaran dengan membawa uang tunai sesuai harga
sewa ruang dan fasilitas pada hari yang telah ditentukan
sebelumnya.
Kemudian,
customer
memberikan
konfirmasi pembayaran kepada admin bahwa customer
akan melakukan pembayaran secara tunai. Selanjutnya,
admin membuat tanda terima pembayaran dan customer
mendapatkan kwitansi pembayaran dari admin.
Laporan; Admin membuat data pembayaran sesuai dari
kuitansi pembayaran customer, membuat laporan
pembayaran kemudian diberikan kepada BM Manager.
Setiap bulan admin membuat data keuangan dan
diserahkan laporan keuangan kepada BM Manager.
Sistem informasi berjalan pada penyewaan ruangan dan
fasilitas di PT. Indramas Jayalestari masih menggunakan
bentuk fisik atas form pendaftaran dan penyewaan pelanggan
sehingga pencarian data membutuhkan waktu yang relatif
lama karena pemrosesan data menggunakan aplikasi
Microsoft Excel. Di samping itu, tidak adanya otomatisasi dari
proses perpanjangan sewa pelanggan sehingga berdampak
redundansi data antara pihak penyewa dan bagian admin. Oleh
karena itu, dibutuhkan sistem informasi penyewaan ruangan
dan fasilitas pada perusahaan yang secara otomatis dapat
3
ISSN : 2579-4477
menghubungkan antara proses satu dengan proses lainnya
meliputi: (1) proses pendaftaran; (2) proses penyewaan; (3)
proses perpanjang; (4) proses pembayaran; dan (5) proses
laporan. Laporan tersebut dapat dijadikan data untuk analisis
pelanggan guna meningkatkan pelayanan penyewaan ruangan
dan fasilitas di perusahaan tersebut.
B. Desain Sistem
Rancangan pada sistem informasi penyewaan ruangan dan
fasilitas yang telah dianalisis sebelumnya dibuatkan ke dalam
diagram konteks usulan tetap melalui interaksi 3 (tiga) entitas
pada berikut ini:
-
bayar
transaksi perpanjangan
penyewaan ruang dan fasilitas
regisrasi costumer
0.
SISTEM INFORMASI
PENYEWAAN
RUANGAN DAN
FASILITAS PADA PT.
INDRAMAS
JAYALESTARI
Customer
- penawaran
- kwitansi pembayaran
- harga ruang dan fasilitas
-
Laporan
Laporan
Laporan
Laporan
Laporan
-
bukti transfer
perpanjangan ruang dan fasilitas
data penyewa
data ruang dan fasilitas
data costumer
-
daftar costumer
form penawaran
invoice penyewaan
invoice perpanjangan
input pembayaran
data pembayaran
data keuangan
Admin
Costumer
Penyewaan
Perpanjangan
Pembayaran
Keuangan
BM Manager
Gbr. 2 Diagram Konteks Rancangan Sistem
Hasil rancangan skema diagram konteks yang diusulkan,
dituangkan ke dalam diagam overview rancangan sistem pada
gambar berikut ini:
Customer
Data Customer
Registrasi Customer
Laporan Customer
1.0
Pendaftaran
Daftar Customer
Customer
Penawaran
BM
Manager
Form Penawaran
2.0
Penawaran
Harga Ruang dan Fasilitas
Ruang dan
Fasilitas
Admin
Penawaran
Penyewaaan Ruang dan Fasilitas
Data Penyewa
3.0
Penyewaan
Laporan Penyewaan
Data Ruang dan Fasilitas
Invoice Penyewaan
Penyewaan
Transaksi Perpanjangan
Laporan Perpanjangan
Perpanjangan Ruang dan Fasilitas
4.0
Perpanjang
Invoice Perpanjangan
Perpanjang
Bayar
Kwitansi Pembayaran
Bukti Transfer
5.0
Pembayaran
Input Pembayaran
Kwitansi
Pembayaran
Laporan Pembayaran
6.0
Laporan
Laporan Keuangan
Data Pembayaran
Data Keuangan
Gbr. 3 Diagram Overview
Hasil rancangan diagram overview usulan, ditransformasi
menjadi skema relasi antar tabel atau dikenal dengan istilah
logical record structure (LRS) pada database penyewaan
ruangan dan fasilitas pada gambar berikut ini:
http://www.jsk.ac.id
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
Customer
Tabel Ruang dan
Fasilitas
Penawaran
Nama_customer
Alamat
No_telp
No_ktp
Nama_perusahaan
Id_customer
* No_penawaran
Tgl_penawaran
Lama_sewa
Grand_total
** Id_customer
Pendaftaran
Penawaran
Monitoring
Penyewaan
Transaksi
Perpanjangan
Ruang dan Fasilitas
* Id_customer
Master
Tabel Monitoring
Tabel Penawaran
Tabel Customer
ISSN : 2579-4477
Kode_ruang
* Kode_ruang
Lantai
Kode_ruang
Ukuran
Perpanjangan
Fasilitas
* No_monitoring
Ukuran
Status
Tgl_akhir_sewa
Pembayaran
Sewa
Pembayaran
Monitoring
Tgl_akhir_perpanjang
Nama_perusahaan
** Kode_ruang
Harga
** Kode_ruang
Kode_ruang
Ruangan List
Cetak
Penawaran
Cetak
Cetak
Penyewaan
Cetak
Perpanjangan
Laporan
Id_customer
Pembayaran
Perpanjangan
Admin
Login
Menu
Utama
Laporan
Penyewaan
Laporan
Perpanjangan
Log In
Akses
Log Off
Exit
Penyewaan
Ruangan
Kwitansi
Master
Pembayaran
* No_kwitansi
* No_bayar
Tanggal_bayar
Jumlah_bayar
No_bayar
Customer
Grand_total
Terbilang
** No_bayar
** No_penyewaan
** Id_customer
** No_perpanjangan
Tabel Kwitansi
Perpanjang
Tabel Pembayaran
No_bayar
* No_perpanjangan
Tgl_perpanjangan
Total_perpanjangan
No_penyewaan
** No_sewa
** No_bayar
Tabel Perpanjang
* No_sewa
Tgl_penyewaan
Tgl_mulai_sewa
Tgl_akhir_sewa
Lama_sewa
Total_sewa_ruangan
Total_sewa_fasilitas
Grand_total
** Kode_ruang
** No_monitoring
Tabel Penyewaan
Gbr. 4 Relasi Antar Tabel Database
Hasil rancangan skema relasi antar tabel dalam sistem
database penyewaan ruangan dan fasilitas di atas
menunjukkan representasi dari struktur record-record pada
tabel-tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar himpunan
entitas. Himpunan entitas akan selalu berinteraksi dengan
lingkungannya.
Interaksi
ini
ditujukan
untuk
mengkomunikasikan percakapan antara pengguna data ke
sistem, menampilkan output informasi kepada pengguna atau
dapat keduanya.
Fasilitas
Monitoring
Laporan
Penyewaan
BM Manager
Laporan
Laporan
Perpanjangan
Log In
Akses
Log Off
Exit
Gbr. 5 Struktur Tampilan
D. Pengujian
Desain sistem ditranslasikan ke dalam program aplikasi
VB.Net menggunakan database SQL Server 2014. Layar
dialog (interface) yang harus dibentuk sedemikian rupa
sehingga informasi, instruksi dan bantuan-bantuan selalu
ditampilkan pada area yang sudah pasti pada gambar berikut
ini:
Pengujian Login Admin
C. Pengkodean
Desain sistem ditranslasikan ke dalam program aplikasi
VB.Net menggunakan database SQL Server 2014. Layar
dialog (interface) yang harus dibentuk sedemikian rupa
sehingga informasi, instruksi dan bantuan-bantuan selalu
ditampilkan pada area yang sudah pasti pada gambar berikut
ini:
Gbr. 6 Tampilan Login Admin
4
Ruangan List
http://www.jsk.ac.id
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
Pengujian Login BM Manager
ISSN : 2579-4477
Pengujian Menu Transaksi Penawaran
Gbr. 10 Tampilan Menu Transaksi Penawaran
Pengujian Menu Transaksi Penyewaan
Gbr. 7 Tampilan Login BM Manager
Pengujian Menu Utama
Gbr. 11 Tampilan Menu Transaksi Penyewaan
Pengujian Menu Transaksi Perpanjangan Fasilitas
Gbr. 8 Tampilan Menu Utama
Pengujian Menu Master Pendaftaran
Gbr. 12 Tampilan Menu Transaksi Perpanjangan Fasilitas
Pengujian Menu Transaksi Pembayaran Sewa
Gbr. 13 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran Sewa
Gbr. 9 Tampilan Menu Master Pendaftaran
5
http://www.jsk.ac.id
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
Pengujian Menu Transaksi Pembayaran Perpanjangan
ISSN : 2579-4477
Pengujian Menu Laporan Penyewaan Fasilitas
Gbr. 14 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran Perpanjangan
Pengujian Menu Monitoring Ruang List
Gbr. 17 Tampilan Output Laporan Penyewaan Fasilitas
Pengujian Menu Laporan Perpanjangan Ruangan
Gbr. 18 Tampilan Output Laporan Penyewaan Perpanjangan
Gbr. 15 Tampilan Menu Monitoring Ruang List
Pengujian Menu Laporan Perpanjangan Fasilitas
Pengujian Menu Laporan Penyewaan
Gbr. 19 Tampilan Output Laporan Perpanjangan Fasilitas
IV. SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan yang dilakukan
sebelumnya mengenai rancangan sistem informasi penyewaan
ruangan dan fasilitas PT. Indramas Jayalestari, maka simpulan
dari penelitian ini adalah:
1. Rancangan sistem informasi penyewaan ruang dan
fasilitas telah dapat menyimpan data dengan baik.
Pencarian daftar customer dan daftar penyewa dapat
lebih mudah dan cepat dibandingkan dengan
sebelumnya yang harus mencari data terlalu lama dan
kurang efisien.
Gbr. 16 Tampilan Output Laporan Penyewaan
6
http://www.jsk.ac.id
JSK (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi) Vol 01 No 02
ISSN : 2579-4477
2. Sistem ini memudahkan adminstrasi untuk mengolah
dan mengetahui daftar customer dan daftar penyewa,
dan memudahkan dalam pembuatan laporan- laporan.
3. Dengan adanya sistem terkomputerisasi, kesalahan
dapat diminimalisir yang berdampak pada data hilang
atau terselipnya dengan data yang lain.
Berdasarkan simpulan di atas maka dapat diajukan
beberapa saran penelitian sebagai berikut:
1. Implementasi sistem informasi ini hendaknya dilakukan
secara berkesinambungan dengan memaksimalkan
penggunaan database yang telah terkomputerisasi.
2. Perusahaan menempatkan penggunaan anti virus pada
setiap unit komputer untuk mencegah hilang dan
kerusakan data.
REFERENSI
[1] Oktavia, Tanty, "Peran Serta Strategi Sistem Informasi Terhadap
Keberhasilan Penerapan Teknologi Informasi Perusahaan," ComTech, vol.
2, no. 1, pp. 42-51, Juni 2011.
[2] Yakub, Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012.
[3] Handayani, Puthot Tunggal; Suryani, Pujo Adhi, Kamus Lengkap Bahasa
Indonesia - Pintar. Surabaya: Giri Utama, 2016.
[4] I Gusti Ngurah Suryantara, Merancang Aplikasi Rekam Medis dengan
VB.NET (Indonesian Edition). Jakarta: Elex Media Komputindo, 2015.
[5] Budi Raharjo, Mudah Belajar VISUAL BASIC.NET. Bandung:
Informatika, 2016.
[6] A.S. Rosa and M. Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung:
Informatika, 2013.
UCAPAN TERIMA KASIH
Judul untuk ucapan terima kasih ditujukan kepada pihak
yang telah membantu penelitian dan juga pada tim JSK yang
telah memuat tulisan
7
http://www.jsk.ac.id