Performance Management Rafael Niko April 2018

PERFORMANCE MANAGEMENT

  Organization Development Compensation & Benefit

  Recruitment Training & Development

  

“How HR Works ?”

Personnel & Industrial Relation

  Performance Management Input: Vision and Mission of company Process:

• Gap on recruitment
• Performance Management
• Design KPI
• PDCA
• Performance Review
• Design the organization
• Job Analysis • Job Evaluation
• Market survey
• Define salary and the other benefit
• Selection • Hire
>TNA
• Fill the needs/gap
• Evaluation after

  Output: Input: Job description of job (complexity), quality of job holder (experience), Process:

  Input: Job Description (with specific requirements) Process:

• Sourcing the cand.

  Output: Input: Job Description Process:

  Output: Input:

  Process:

  Volume 1, Issue 1 April 2018 What ??

• Suatu kegiatan dimana organisasi mendapatkan informasi tentang kinerja seorang karyawan dalam mengerjakan pekerjaannya.

  terus menerus , bukan hanya satu

• Merupakan proses yang kejadian saja, dimana para atasan memastikan bahwa aktifitas dan hasil akhir para karyawan berkesinambungan dengan tujuan/ target organisasi.

  ggung jawab untuk

• Sistem yang membuat karyawan bertan memantau progress secara regular.

  Volume 1, Issue 1 April 2018 TUJUAN

• Mengetahui hasil pekerjaan karyawan selama periode waktu tertentu, performa istimewa (STAR), rata-rata.
• Menciptakan keterlibatan antara superior dan karyawan.
• Tools untuk alignment tujuan karyawan secara individu dengan tujuan perusahaan secara organisasi.
• Hasil dari Manajemen Kinerja dapat dihubungkan dengan sistem

  SDM :

• Learning & Development

  Volume 1, Issue 1 April 2018 MANFAAT

• Manfaat bagi pekerja,
• Feedback & information for employee - Self development, if any gap of competencies.
• Manfaat bagi perusahaan,
• Promotion (position/salary),
• transfer (mutasi), career,
• terminantion - TNA.

PERFORMANCE MANAGEMENT

  MANAJEMEN KINERJA PERFORMANCE APPRAISAL PENILAIAN KINERJA

PERFORMANCE PLANNING PERFORMANCE REVIEW PERFORMANCE APPRAISAL PERFORMANCE DEVELOPMENT

KOMPONEN PA

  PM Tujuan Mengevaluasi kinerja

  1. Meningkatkan kinerja karyawan karyawan

  2. Mengembangkan talent

  3. Mempersiapkan karir karyawan

  4. Meningkatkan kepuasan kerja

  5. Menggerakkan budaya perusahaan Proses 1 kali/ tahun Terus menerus sepanjang siklus tahunan dengan review secara periodik Keterlibatan karyawan Minim, bahkan jika ada Sangat intensif, sehingga :

  1. Memberikan masukan atas target dan tujuan

  2. Self evaluation

  3. Adanya kesempatan diskusi saat saat konseling

  4. Membuat development plan

  Manajemen Kinerja vs Penilaian Kinerja

• Penilaian kinerja hanyalah salah satu bagian dari proses yang lebih luas dalam manajemen kinerja.
• Proses Manajemen Kinerja terdiri dari :
• Menciptakan sebuah rencana kinerja ( performance plan) dengan karyawan
• Melaksanakan konseling secara berkala untuk memantau kinerja & membantu mereka mencapai atau melebihi target kinerja yang diharapkan
• Melakukan diskusi secara periodik tentang realisasi kinerja vs target/ harapan yang sudah disepakati

  SEIMBANG

• Mengetahui apa yang diharapkan dari hasil pekerjaan mereka.
• Mempunyai sebuah rencana kinerja, dan mereka terlibat dalam merumuskannya, memonitor secara mandiri atas pencapaian- pencapaian kinerja mereka
• Mempunyai “suara” dalam proses evaluasi kinerja
• Karyawan menerima rencana pengembangan kompetensi sesuai kebutuhan atau pengembangan karir.
• Memahami target perusahaan dan mereka memahami bagaimana keterlibatan mereka dalam mencapai target tersebut melalui kinerja

• Mengelola sebagai sebuah PROSES, bukan hanya suatu kejadian
• Memiliki tujuan yang SMART
• Ekspektasi kinerja dipastikan selaras dengan strategi bisnis dan keseimbangan antara APA dan BAGAIMANA
• Rasa memiliki dan bertanggung jawab harus dibagikan sesuai posisi
• Suatu sistem terhubung dengan sistem pada posisi yang lain

  tency

  RESULT COMPET ENCIES PERFORMAN CE KPI

• Mengambarkan aspek hasil kerja (results) karyawan.
• Pengukuran hasil kerja dilakukan

• • Mengambarkan

  aspek kompetensi (kecakapan) yang perlu dimiliki oleh karyawan agar mampu
• Performance Appraisal • Performance Review

  erf ormnace Job profile KPI

• Job
• Identifying

  Performance description

• Defining

  Performance can be

• Work Flow
• Measuring

  measured Area

• Expected
• Monitoring

  more Results

• Reporting

  objectively ATASAN

KA RYAWAN

KEY RESULT AREA

  

The areas of performance and tell you how you have done in a

perspective or Critical Succes Factor”

  (pekerjaan, tugas, pekerjaan) (pekerjaan, tugas, pekerjaan) (pekerjaan, tugas, pekerjaan) dan atau

  KRA =

  (aktivitas, aktivitas, aktivitas)

KEY RESULT AREA KRA

  1 KRA

  2 KRA

  3 1 position = KRA

  4 KRA

  5 KRA

  6

KEY RESULT AREA KRA

  1 KRA

  2 KRA

  3 1 position = KRA

  4 KRA

  5 KRA

  6

  , sebaiknya

KEY RESULT AREA

• Mendukung tujuan/ target departemen/ suatu fungsi

  3 hingga 7 untuk setiap posisi

• Terdiri dari
• Dapat dideskripsi dalam beberapa kata, namun bukan seberapa

  banyak atau kapan

• Dapat dilaksanakan atau masih dalam rentang tanggung jawab karyawan
• TIDAK BERUBAH selama tidak ada perubahan Jabatan

  = KPI/ Indikator Kinerja

  1 KPI/ Indikator Kinerja

1 KRA

  2 KPI/ Indikator Kinerja

  3 Max.

  KEY PERFORMANCE INDICATOR Indikator Kinerja ≠

  (pekerjaan, tugas, pekerjaan, tugas,pekerjaan,tugas pekerjaan, tugas) (pekerjaan, tugas, pekerjaan, tugas,pekerjaan,tugas pekerjaan, tugas) (pekerjaan, tugas, pekerjaan, tugas,pekerjaan,tugas pekerjaan, tugas) dan atau

  

(aktivitas, aktivitas, aktivitas, aktivitas, aktivitas, aktivitas, aktivitas)

KEY PERFORMANCE INDICATOR

  

=

  Serangkaian indikator prestasi dengan pengukuran SPESIFIK yang mengindikasikan keberhasilan dalam kriteria KRA tertentu

  

Maka, jumlah KPI/ Indikator Kinerja dalam 1 posisi

1 x (3 s/d 7 KRA) x (1 s/d 3 KPI) = 4 s/d 15 kriteria, (21 max )

  Langkah-langkah penyusunan KPI 1.

• Main job review 2.
• Additional task review (ex : project) 3.
• Analisis dan padukan langkah 1 dan 2 untuk dijadikan sebagai sasaran kinerja 4.
• Tentukan KPI & bobotnya

1. Main job Review

• Review main task and job desc;
• Expectations from the results of the main task; • Discuss with superior about main task.

  Ex :

  NO Main task Expectation

  1. Recruitment Fullfillment of man power request (on time exactly, quantity and quality

  2. Training & development Implementation of training have impact

2. Additional task Review

• Perform additional task review that has not been listed; • Focus only on important strategic work.

  Ex :

  NO Additional task Expectation

  1. Project Plan Expantion Fullfillment the needs of legal requirement comply to regulation

  2. New Product varian Implementation of trial new product on schedule

3. Analisis dan padukan

• Analyze result of step1 and 2;
• Set performance goals;
• Develop to be at least 3 performance goals;

  Ex :

  NO Additional task Expectation

  1. Project Plan Expantion Fullfillment the needs of legal requirement comply to regulation

4. Tentukan KPI dan bobotnya

• Develop KPIs for all objectives
• Tentukan bobot masing-masing KPI, total bobot KPI harus 100%
• Skala prioritas organisasi, tercermin dari besarnya bobot KPI
• Range 5% max. 30%

  5. Set target masing-masing KPI KPI >> KATA KERJA HASIL yang DAPAT KAPAN/ Target DIUKUR WAKTU

  Awali dengan kata Cantumkan ukuran, Cantumkan target kerja, seperti : seperti : jangka waktu, seperti:

  ~ Sekian % ▪ Meningkatkan

  ● Akhir semester 1 ~ Seberapa banyak

  ▪ Menyelesaikan ● Akhir tahun fiskal

  ~ Seberapa cepat ▪ Melakukan

  ● Mingguan ~ Seberapa besar

  ▪ Menurunkan ● Akhir tahun

  TARGET =

  Angka pencapaian yang diharapkan dari setiap KPI yang dipilih. - Batas angka yang menunjukkan seorang karyawan dapat dikatakan - SUKSES/ ACHIEVE atau tidak pada indikator kinerja yang dipilih

  UNIT of MEASUREMENT =

• - criteria pengukuran yang digunakan dalam KPI, misalnya percentage,

  KRA KPI UoM TARGET HEALTH Weight kg 70 kg

  Kolesterol mG/dl 200 mG/ dl CAREERS Salary Monthly Salary 25 mio LECTURES Lecture period Years 4 years

  Ex : KPI Pattern

  Target KPI harus SMART S

  Specific, Stretching, Simple, Significant -

• .

  mendefinisikan hasil yang harus dicapai dalam lingkup

  Indikator kinerja

  suatu pekerjaan

  DETAIL “What has to be done?” & “What outcomes will there be?”

  contoh:

• mencapai rata-rata kunjungan customer…
• menanggapi seluruh permintaan pelanggan…

  Target KPI harus SMART S

  Specific, Stretching, Simple, Significant -

• .
>What: apa yang ingin saya capai?
• Why: Mengapa harus dicapai? (alasan yang spesifik; tujuan dan keuntungan dari pencapaian target tersebut)
• Who: Siapa yang terlibat?
• Where: Dimana target akan dicapai? (identifikasi lokasi)
• Which: Identifikasi persyaratan untuk mencapai target dan kendala

  Target KPI harus SMART M

• - Manageable
• Measurable, Meaningful, Motivational,

  “Jika target tidak dapat diukur, mustahil untuk mengetahui apakah anda telah membuat kemajuan dalam mencapai tujuan akhirnya ”

  Sebuah indikator kinerja yang terukur Kriteria :

• Quantity/ number of unit  “How many orders per day”

  Target KPI harus SMART A

• - Action Focus Indikator kinerja harus menantang, namun masih dapat dicapai.
• Attainable, Achieveable, Adjustable, Align,

  

“KPIs should work to motivate your employees to work hard,

but not be unrealistic and out of reach”

  Target yang attainable akan menjawab pertanyaan seperti :

  Target KPI harus SMART R

• - Indikator kinerja harus berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan yang
• Relevant

  berada dalam ruang lingkup suatu departemen/ bagian secara khusus, dan di dalam suatu organisasi secara umumnya. JOB DESCRIPTION

• Relevan dengan Objective Performance & KPI

  Target KPI harus

SMART

T

• - Harus terikat secara waktu dan sangat disarankan untuk mengidentifikasi jangka waktu atau frekuensi aktivitas.
• Timebound, Timeline, Time factor

  “Each KPI will be different and should reflect all time phases.”

   Apakah sudah d t n eable an able cific Bou NO Indikator Kinerja/ KPI SMART e lev ain e Sp tt R A Time Measur

  1 Mengurangi kesalahan pengiriman untuk pelanggan wilayah Barat sebanyak 5% pada akhir kuartal ketiga.

2 Mengelola/ memprioritaskan waktu yang dihabiskan untuk setiap proyek.

  3 Menyelesaikan pelatihan untuk semua customer service representative mengenai sistem distribusi pelanggan baru pada akhir siklus kinerja.

  4 Memimpin kelompok pegawai lintas fungsi untuk membangun rekomendasi bagi inisiatif strategi baru.

   Apakah sudah d t n eable an able cific Bou NO Indikator Kinerja/ KPI SMART e lev ain e Sp tt R A Time Measur

  6 Mencapai rating "meet expectations " pada kualitas kerja, ketepatan waktu, dan ukuran kepuasan pelanggan pada formulir umpan balik pasca-proyek.

  7 Mencapai pendapatan di pasar wilayah timur dari sebesar Rp 1.9 Milyar menjadi Rp 2.5 Milyar di akhir tahun fiskal.

8 Meningkatkan pengetahuan mengenai tren pasar melalui publikasi, jurnal, dan buku.

   Indikator Kinerja menjadi

NO Indikator Kinerja/ KPI sebelum Indikator Kinerja/ KPI sesudah

  1 Memonitor kepuasan pelanggan secara teratur untuk memastikan bahwa harapan pelanggan terpenuhi atau terlampaui.

  2 Tidak ada pegawai yang keluar dengan sukarela di departemen saya karena masalah kepuasan pegawai.

3 Menjaga keakuratan dan up-to-date informasi dalam database klien.

  Dasar penetapan TARGET KPI

• Based on DATA
• DATA dapat diakukan dengan benchmark dari industry sejenis,

  “MUST apple to apple”

• TARGET dari stakeholder

  Kriteria penetapan TARGET KPI

• Incremental (Traditional)

  Penyempurnaan secara gradual; misal mencapai pertumbuhan penjualan sebesar 10% per tahun

• Stretch (Quantum Leap) Merupakan target yang ambisius (strech) namun tetap bisa dicapai.

  Misal pertumbuhan profit sebesar 40 %

• Entitlement (Perfection) Target yang mengarah pada kesempurnaan.

  Ex : Metode six sigma, dimana hanya ada kesalahan 3 per 1,000,000,-

KPI PRODUCTION MANAGER

  

NO KRA KPI UoM Bobot Target Real Score Total

Score

  1. Machine Reduce % 20 % 5 % Breakdown Downtime Reduce Time 20 %

  3 Unplanned

  2. Production % OR % 20 % 100 % Output

  3. Yield Waste % 20 % 0.2 %

  4. Labor Cost Overtime

  IDR/ 20 %

  40 IDR/crt Cost crt MONITORING by MONTHLY

  

KRA/ Objectives Indikator Kerja/ KPI Alat Pemantau Target Hasil Rating

Tersedianya SDM yang kompeten Memenuhi seluruh kebutuhan SDM sesuai kebutuhan organisasi

  Laporan pemenuhan SDM Melaksanakan program pengembangan karyawan (IDP) untuk pemenuhan gap kompetensi matriks kompetensi standard vs actual

  Memberikan pembekalan coaching/ counselling kepada jajaran struktural

  Laporan pelaksanaan coaching/ counselling

  Implementasi Nilai- nilai dasar perusahaan

  Memastikan seluruh karyawan memahami budaya perusahaan Laporan sosialisasi basic mentality dan peraturan

  

MELA KSANAKAN dan

MEMO NITOR KINERJA

  

Beberapa hal penting agar rencana kinerja tetap pada

jalur yang tepat

   Karyawan bertanggung jawab untuk memonitor perkembangan mereka berdasarkan metode pengukuran/ pelacakan yang telah disepakati.

   Karyawan mengetahui bahwa mereka dapat mencari dan bertindak atas yang ada, baik atas

  feedback “APA” dan “BAGAIMANA”.

   Atasan maupun karyawan tersebut menyadari akan kesempatan- kesempatan melakukan bimbingan dan kesempatan.

  )  Perlu dijadwalkan satu kali sesi review di tengah tahun ( mid year untuk melihat perkembangan kinerja. Proses karyawan memonitor kinerja (tracking)

  Pegawai melakukan pelacakan (tracking) akan kemajuan mereka dapat dilakukan melalui berbagai sumber : 1. laporan, 2. survey, 3. evaluasi, 4. spesifikasi kualitas, 5. catatan waktu, 6. catatan keluhan pelanggan, 7. pengamatan manager,

  Atasan melakukan / ulasan secara berkala di tengah

  review

  periode untuk memperkecil peluang terjadinya kejutan- kejutan yang tidak diinginkan pada akhir tahun.

  Kesempatan

Informal…

  Sesi DISKUSI KARYAWAN ATASAN

• Membuka diskusi dengan menyebutkan tujuan sesi ini
• Mendukung pegawai untuk melakukan proses dis
• Menggunakan lembaran kinerja sebagai panduan untuk mendiskusikan hasil akhir, menyepakati penilaian dan mengidentifikasikan kekuatan
>Mendukung pegawai untuk berbagi data kinerja dan rasional akan penilaian serta menanyakan pertanyaan klarifikasi
• Menutup dengan rangkuman jalannya diskusi

  dan area pengembangan

• Berdiskusi dengan pegawai tentang area kekuatan dan area pengembangannya

  KOMPETENSI Kompetensi Pengembangan KRA Aktivitas Pengembangan Batas waktu pengembangan Generic :

  Bulan/ semesater/ tahun Technical :

  Bulan/ semesater/ tahun Generic

  kompetensi adalah kompetensi non teknis yang berkontribusi terhadap pencapaian performance kerja. Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan untuk mengelola pekerjaan dan membangun interaksi dengan orang lain. Misal : problem solving, leadership, communication, dll

  Technical kompetensi teknis yang digunakan dalam pekerjaan

  KOMPETENSI

• Managerial Competencies

  Job (Generic)

  Description

• Technical Competencies

  KPI (Functional)

  Position Title

  KOMPETENSI

• Communication skill

  Managerial • Leadership

• Planning & Organization

  Competencies

• Problem Solving • HR Management & Strategy

  Technical

• Recuitment Skill

  (Functional)

• Production Planning

  Competencies

• Organizational Development

  KOMPETENSI

BIAS DALAM PENILAIAN KOMPETENSI

• Leniency Error – Semua kandidat dinilai superior / sangat baik dan baik
• Central Tendency Error – Semua kandidat dinilai rata-rata(nilai tengah)
• Contrast Effect – Impresi terhadap kandidat sebelumnya mempengaruhi penilaian terhadap kandidat berikutnya
• Halo Effect – Satu atau dua kesan baik/buruk dari kandidat dijadikan

  KOMPETENSI

BIAS DALAM PENILAIAN KOMPETENSI

• Recency Error – Mendasarkan keseluruhan penilaian hanya kejadian yang baru saja berlalu (lupa dengan kejadian yang sudah lama berlangsung)

  “Similar-To-Me-Error” – Menilai kandidat secara positif karena ia •

  memiliki beberapa kesamaan karakteristik dengan penilai (sama sekolah, sama suku, sama kepribadian, sama daerah asal)

  KOMPETENSI

BIAS DALAM PENILAIAN KOMPETENSI

• Recency Error – Mendasarkan keseluruhan penilaian hanya kejadian yang baru saja berlalu (lupa dengan kejadian yang sudah lama berlangsung)

  “Similar-To-Me-Error” – Menilai kandidat secara positif karena ia •

  memiliki beberapa kesamaan karakteristik dengan penilai (sama sekolah, sama suku, sama kepribadian, sama daerah asal)

  EVALUASI akhir tahun

  Persiapan Evaluasi akhir tahun KARYAWAN

  1. Mengumpulkan dan menyusun data-data kinerja yang ada

  2. Menentukan nilai sementara KPI/ Indikator Kinerja

  3. Identifikasi area pengembangan yang sudah menjadi kekuatan maupun yang masih memerlukan peningkatan pada lembar Individual Development Plan/ Rencana Pengembangan .

  4. Menyediakan salinan lembar kinerja yang telah diisi secara lengkap

  Persiapan Evaluasi akhir tahun ATASAN

  1. Memeriksa data-data yang diberikan oleh karyawan/ bawahan terlebih dahulu

  2. Mengumpulkan/ meminta data tambahan yang menunjukan pencapaian kinerjanya

  3. Mengevaluasi data dan menentukan nilai sementara

  4. Mengidentifikasi kekuatan dan area pengembangan bagi pegawai

  5. Mengatur tempat pertemuan yang private serta menyediakan waktu yang cukup dan khusus

  Individual Development Plan

• Dokumen pengembangan yang merupakan hasil kesepakatan antara atasan dan karyawannya yang diprakarsai dan disiapkan oleh atasan dari karyawan tersebut
• Rencana pengembangan karyawan secara tertulis, yang mencakup pengembangan dalam performance, value, technical competency dan generic competency yang ditetapkan suatu

  Individual Development Plan

  Langkah yang digunakan untuk mengatur dan menentukan prioritas pengembangan dan pembelajaran yang akan membantu karyawan dalam :

• Identifikasi skill & knowledge yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan
• Membantu meningkatkan performa kerja
• Menyiapkan diri untuk peningkatan tanggung jawab kerja
• Pengembangan Value Peningkatan Kompetensi, dll

  When, Why, and How ? When…

• Setelah mengikuti competency assesment, setelah penilaian Value, setelah penilaian IPP

• IDP harus diupdate melalui proses monitoring perilaku karyawan dan

  dikomunikasikan dalam proses C&C minimal 3 bulan sekali

  Why…

• people development.

  IDP penting karena merupakan ”kendaraan” untuk menggulirkan proses

• Selain itu, IDP penting untuk memastikan bahwa ada keselarasan

  antara skill yang diperlukan perusahaan untuk mencapai kesuksesan

  dengan kompetensi yang dimiliki dan atau dibutuhkan karyawan untuk

  mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan

  How…

  Media pengembangan 

  Coaching & On the job development 

  Assignment 

  Job Rotation 

  Training 

  Courses 

  Seminar 

  Workshop 

  Career-based Leadership 

  Self Study Program 

  Book Reading 

  Professional Club 

  Benchmark 

  Sharing Session 

  Counseling Collect Data Prepare

  IDP Draft Discuss with Subordinates Approve

  IDP Observe behavior changes

  Write progress value, performance , behavior on

  IDP form Prepare counseling with

  Discuss progress value,

Listen

expectation and constrain

  Prepare next plan with Prepare IDP Monitor IDP Progress Coaching & Counseling

  Steps for conduct Individual Development Plan

  Media Pengembangan

  Behavior Counseling

  Self Talk Sharing Session

  Rule/Norm Leadership Program

  Belief Values

  Coaching & Conseling is...

• Kegiatan untuk membantu orang lain memahami permasalahan yang mereka hadapi, mengidentifikasi dan mengembangkan perilaku alternatif untuk pemecahan masalah
• Coaching & Counseling yang dimaksud merupakan bimbingan dan masukkan kepada karyawan yang bersangkutan agar mampu untuk meningkatkan ketrampilan

  kerja maupun pemahaman aspek-aspek kerja dilingkungan.

  Contoh C&C

  Contoh C&C

  Semoga dapat bermanfaat …

SEKIAN dan TERIMA KASIH