KERANGKA KENDALI MANAJEMEN (KENDALI UMUM)

N. Tri Suswanto Saptadi

1. Kendali Manajemen Atas

2. Kendali Manajemen Pengembangan Sistem

3. Kendali Manajemen Pemrograman

4. Kendali Manajemen Sumber Data

5. Kendali Manajemen Keamanan

6. Kendali Manajemen Operasi

7. Kendali Manajemen Quality Assurance POKOK PEMBAHASAN

1. Organisasi dan Manajemen

JENIS PENGENDALIAN UMUM (1 DARI 2) Kategori Pengendalian Jenis-jenis Pengendalian

Pemisahan fungsi Departemen TI dan non TI
- Pemisahan fungsi dalam Departemen TI
Otorisasi Transaksi - Pengendalian Personil - Perencanaan, penganggaran dan sistem pembebanan kepada pemakai

2. Piranti Lunak dan Keras

Pengendalian Piranti Keras - Pengendalian Piranti Lunak

3. Pengendalian Akses - Pembatasan akses fisik dan logik

Dokumentasi program
Fasilitas-fasilitas online

4. Data dan Prosedur - Control Group

File dan database
Prosedur-prosedur standar
Keamanan fisik
Pemeriksaan Intern

JENIS PENGENDALIAN UMUM (2 DARI 2) Kategori Pengendalian Jenis-jenis Pengendalian

5. Pengembangan Sistem Baru

- Partisipasi manajemen dan pemakai
- Pengembangan standar dan pedoman
Manajemen Proyek - Pengujian sistem dan konversi
Penelaahan setelah pemasangan

6. Pemeliharaan Program

Otorisasi dan Persetujuan
- Prosedur Standar dan Dokumentasi
- Pengendalian Pemrogram dan pelaksana
Pengujian terhadap perubahan

7. Dokumentasi - Dokumentasi standar dan dokumentasi pendefinisian masalah

Dokumentasi sistem
Dokumentasi program
Dokumentasi operasional
Dokumentasi pemakai

KENDALI MANAJEMEN ATAS



Manajemen Atas di Indonesia disebut Direksi, terdiri dari Direktur Utama dan direktur lainnya. Bertanggungjawab terhadap seluruh operasi perusahaan termasuk bidang TI.

 Pengendalian manajemen atas adalah sistem

pengendalian intern yang ada pada suatu organisasi yang mendukung keterlibatan, kepedulian, dan

tanggungjawab pimpinan organisasi terhadap kegiatan TI, berikut konsekuensi, dampak dan syarat

yang harus dipenuhi demi berjalannya sistem secara memadai.

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN DALAM MENGATUR SISTEM INFORMASI, DAPAT DIGOLONGKAN KE DALAM 4 KATEGORI (RON WEBER), YAITU : Planning:

Menentukan sasaran dari Sistem Informasi yang harus sejalan dengan sasaran bisnis dan dapat mendukung keberhasilan bisnis.

1. Bertanggungjawab dalam penyusunan rencana yang

meliputi 3 hal :

mengetahui kesempatan & masalah dalam

organisasi

mengidentifikasi sumberdaya yang diperlukan

untuk menyediakan teknologi dan informasi

membuat strategi dan taktik yang diperlukan

untuk memperoleh sumberdaya tersebut

2. Jenis perencanaan dibedakan menjadi:

Strategic plan (bersifat jangka panjang)
Operational plan (bersifat jangka pendek 1-3 tahun)

3. Strategic plan berisi:

Penilaian terhadap kondisi teknologi saat ini
Tujuan dan arah jangka panjang
Strategi pengembangan, visi di bidang TI, aplikasi masa depan, kebutuhan dana

4. Operational Plan berisi:

Progress report: keberhasilan dan kegagalan pencapaian rencana
Keterangan pengembangan & perubahan sistem,
Jadwal implementasi:keterangan mulai/selesai proyek utama, kejadian yang penting

KOMITE PENGARAH (STEERING COMMITTEE)

dibentuk untuk merencanakan dan mengembangkan sistem informasi dan men-set aplikasi yang harus didahulukan, menentukan sumber pendanaan

PENILAIAN ATAS SISTEM YANG BERJALAN

Sebelum mengembangkan atau mengubah strategi atau rencana IT jangka panjang, manajemen IT perlu menilai Sistem Informasi yang ada , dalam kaitan dengan derajat tingkat dari otomasi bisnis,

kemampuan, stabilitas, kompleksitas, biaya-biaya, kekuatan-kekuatan, dan kelemahan-kelemahan , untuk

menentukan tingkat derajat kepada yang mana sistem yang berjalan mendukung persyaratan-persyaratan organisasi bisnis.

PERAN PENGAUDIT DI DALAM MENGEVALUASI PROSES PERENCANAAN

Auditor bertugas untuk mengumpulkan dan mengevaluasi bukti, untuk meyakinkan manajemen dalam proses perencanaan yang sedang berlangsung di dalam organisasi .

AUDITOR HARUS DAPAT MENGIDENTIFIKASI :

Kegagalan-kegagalan IT yang menyebabkan tidak tercapainya misi dan sasaran organisasi.
Kegagalan-kegagalan IT yang menyebabkan kehilangan biaya dan waktu
Kehilangan peluang bisnis
Kehilangan peluang IT
Tidak cukup kontrol karena perencanaan yang lemah

2. ORGANIZING

menemukan, alokasi, dan mendapatkan sumberdaya informasi yang diperlukan (hardware, software, jaringan, fasilitas, manusia dan data) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada proses perencanaan.

ORGANIZING Pada tahap ini, top management perlu mendapatkan dan mengelola staff informasi dengan alasan :

1. Efektivitas fungsi sistem informasi tergantung pada kualitas staf

2. Jumlah teknisi sistem informasi yang bermutu tinggi masih terbatas

3. Manusia cenderung untuk melakukan kecurangan

IT MANAGEMENT FRAMEWORK

Board of Directors Management sub-committee/IT sub-committee Top-level Management steering-committee Information Security Audit Human Other functional

Technology Resource areas Lokasi atau penempatan fungsi /bagian sistem informasi pada struktur organisasi memiliki dampak yang cukup besar terhadap efektivitas kerja. Struktur organisasi pusat komputer terdiri dari :

1. Bagian Aplikasi : para programmer dan sistem analis

2. Bagian Produksi : para operator yang menjalankan operasional komputer

3. Bagian Dukungan Teknis : ahli database, operating system, komunikasi data

SENTRALISASI - DESENTRALISASI

Alasan Sentralisasi : Top management mengendalikan fungsi SI, penyediaan hardware, software, dan personil lebih ekonomis.

Alasan Desentralisasi : peningkatan kapasitas organisasi untuk memanfaatkan kesempatan yang ada di bidang SI, mengurangi biaya yang berhubungan dengan aktivitas SI.

3. ACTUATING

Pimpinan memberikan pengarahan, perhatian, pembinaan, mendorong motivasi, memberi kesempatan pelatihan, sehingga personil dapat bekerja sebaik- baiknya.

Personil komputer adalah knowledge worker, yaitu

pegawai profesional yang mempunyai keahlian teknis, karena itu perlu mendapat perlakuan yang berbeda dalam hal karier, otoritas dan lingkungan kerja.

Manajer di bidang SI harus memiliki karakter :

Sadar hasil yang timbul dari tindakannya, simpati, dapat menganalisa secara objektif, bertanggungjawab, pintar, kreatif, dan memiliki keinginan untuk pencapaian tertinggi.

KEBIJAKAN DAN PROSEDUR SDM YANG BERHUBUNGAN DENGAN SI

Personnel Recruitment and Promotion
Promotion of personnel
Personnel Training
Cross-Training or staff Backup
Employee Job Performance Evaluation
Job Change and Termination
Outsourcing Practices

MENGAPA PERLU OUTSOURCING ?

Untuk mengurangi dan mengendalikan biaya operasi
Untuk memperbaiki fokus dari organisasi
Untuk mendapatkan akses kemampuan kelas dunia
Ketiadaan sumber daya internal
Untuk mempercepat manfaat dari rancang-bangun ulang
Fungsi yang sulit untuk mengatur /kontrol ke luar
Untuk membuat dana investasi yang tersedia
Untuk berbagi resiko
Mengalihkan sumber daya untuk tujuan-tujuan yang lain

FUNGSI SI YANG AKAN DI- OUTSOURCED

Data entry
Design and development of new applications,
Maintenance of new applications
Conversion of legacy applications to new platforms
Help desk or call center
Data center operations

4. CONTROLLING

pimpinan melakukan pengawasan apakah kinerja atau realisasi pelaksanaan kegiatan unit tersebut sudah sesuai rencana atau terjadi penyimpangan. (besarnya dana yang dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan SI)

EVALUASI TERHADAP KONTROL FUNGSI SI :

1. Evaluasi terhadap fungsi unit SI

2. Evaluasi penyebaran TI

3. Evaluasi aktivitas SI

4. Evaluasi yang diberikan SI kepada user

5. Evaluasi pemakai jasa SI

MONITORING DAN MENGEVALUASI PERENCANAAN TI

 Manajemen itu perlu menetapkan proses-

proses untuk menangkap dan melaporkan umpan balik dari pemilik-pemilik proses bisnis dan para pemakai, mengenai mutu dan kegunaan dari rencana-rencana jangka panjang dan jangka pendek. Umpan balik diperoleh harus dievaluasi dan dipertimbangkan untuk perencanaan IT masa depan.

KENDALI MANAJEMEN PENGEMBANGAN SISTEM

Tujuan Pengendalian Pengembangan Sistem adalah agar semua staf TI memahami pentingnya metodologi pengembangan sistem dan pengendalian, dan sistem dokumentasi.

HAL PENTING DALAM KENDALI PENGEMBANGAN SISTEM:

Pengembangan sistem harus melibatkan pemakai, manajemen, dan auditor (quality assurance)
Adanya standar, pedoman, prosedur
Melaksanakan pengujian sistem dan konversi dengan cermat
Penelaahan setelah pemasangan atau instalasi

MANAJEMEN PENGEMBANGAN SISTEM MENCAKUP HAL-HAL DAN KEBIJAKAN MENGENAI :

1. Analisa : Identifikasi masalah dengan mengevaluasi

kerja sistem yang telah ada, agar dapat mengusulkan rancangan yang baru yang lebih baik.

2. Desain : user interface, data-relasi, proses-program dan

prosedur

3. Testing & Implementasi : memastikan bahwa seluruh

instruksi dalam program sudah sesuai dengan spesifikasi.

4. Maintenance : Perubahan yang disebabkan oleh

perubahan kebutuhan pemakai atau lingkungan eksternal.

PENGUJIAN KEBERHASILAN SISTEM

1. Pengujian program : pengujian terhadap akurasi, kelengkapan dan efisiensi.

2. Pengujian sistem : pengujian terhadap akurasi berbagai program, media, inteface dan subsistem .

3. Pengujian pengguna : pengujian terhadap keseluruhan sistem, meliputi struktur organisasi, perancangan pekerjaan,

system interface, program dan prosedur.

4. Pengujian jaminan kualitas : pengujian untuk meyakinkan bahwa sistem telah sesuai dengan standar.

STANDAR KEGIATAN PENGEMBANGAN APLIKASI Jenis Standar Keterangan Standar Metode Pedoman atau prosedur yang harus diikuti : bagaimana melakukan analisa, desain, pemrograman dan bagaimana sistem dioperasikan

Standar Kinerja Pedoman tentang sumberdaya dan hasil yang dicapai.

Misal : Acuan response time suatu online systems, waktu untuk test Standar Dokumentasi Dokumentasi kegiatan system.

Misal : format spesifikasi program, pedoman kerja operator Standar project- control

Pedoman pengelolaan proyek/tim aplikasi. Misal : Monitor prosedur kerja proyek

Stándar post-audit Pedoman ex post reviews terhadap kegiatan teknis yang dilakukan.

KERANGKA KENDALI MANAJEMEN (KENDALI UMUM)