Tata Cara Pengajuan LoA
TATA CARA PENGAJUAN
LETTER OF ACCEPTANCE
(LOA)
L O A
SMUP 2016
Tata Cara Pengajuan
Letter of Acceptance (LoA)
LoA merupakan salah satu syarat mutlak bagi calon peserta yang akan mendaftar
SMUP Program Doktor (S3). Adapun tata cara yang perlu dilakukan oleh calon
peserta adalah :
1. Calon peserta akses laman http://pendaftaran.unpad.ac.id.
2. Jika calon peserta telah memiliki account pendaftaran, login terlebih dahulu
dengan menggunakan NIK dan password. Jika belum memiliki account maka
langkah yang harus dilakukan akan dijelaskan mulai dari poin 3 di bawah ini.
3. Calon peserta melakukan pembuatan account dan pengisian identitas diri pada
form yang disediakan, dan pastikan data yag diisikan sesuai dengan identitas
peserta. Pilih menu 1 Pembuatan Account .
Gambar Menu Pembuatan Account
4. Maka akan tampil laman sebagai berikut :
Gambar Kolom Isian Pembuatan Account
pg. 1
Isikan Data :
a. Nama Lengkap
Kolom ini wajib diisi, isikan seuai nama lengkap yang tertera pada tanda
pengenal (KTP).
b. NIK/Nomor KTP
Kolom ini wajib diisi, isikan sesuai NIK/Nomor KTP yang tertera dengan
format angkat (numerik).
c. Email
Kolom ini wajib diisi, isikan dengan alamat email lengkap.
d. Nomor HP
Kolom ini wajib diisi, isikan dengan nomor HP tanpa tanda + . Misalnya
08112233445
e. Password
Kolom ini wajib diisi, isikan dengan password yang diinginkan, untuk
kemudian mohon diingat karena selalu digunakan selama proses pendaftaran.
Contoh pemilihan password yang aman :
-
Panjang karakter lebih dari 7 (tujuh) karakter.
-
Konten password terdiri dari gabungan karakter huruf, angka dan simbol.
-
Tidak mengandung data tanggal lahir atau tanggal penting.
f. Ulangi Password
Kolom ini wajib diisi, isilan dengan mengulang password yang sudah
dipilih/diisikan pada kolom Password sebelumnya (point 4.f.).
g. Tulis kode berikut ini (Capcha)
Isikan sesuai dengan tulisan yang tertera pada gambar.
Gambar Isian Capcha
pg. 2
5. Apabila data sudah benar dan lengkap, Klik tombol
Buat Account
untuk menyimpan data yang telah diisikan dan melanjutkan
ke proses selanjutnya.
6. Isikan Identitas
Gambar Kolom Isian Identitas Diri
a. Nama Lengkap
Kolom ini wajib diisi, isikan seuai nama lengkap yang tertera pada tanda
pengenal (KTP) dan tanpa gelar.
b. Provinsi Tempat Lahir
Kolom ini wajib diisi, pilih sesuai dengan provinsi tempat lahir.
c. Kabupaten/Kota Tempat Lahir
Kolom ini wajib diisi, pilih sesuai dengan kabupaten/kota tempat lahir.
d. Tempat Lahir
Kolom ini wajib diisi, isilah sesuai dengan tempat lahir yang tertera dalam akte
kelahiran/ijazah.
e. Tanggal Lahir
Kolom ini wajib diisi, isilah sesuai tanggal lahir dengan format tahun ‒ bulan
‒ tanggal.
pg. 3
f. Jenis Kelamin
Kolom ini wajib diisi, pilih sesuai dengan jenis kelamin Anda.
g. Agama
Kolom ini wajib diisi, pilih sesuai dengan agama yang dianut.
h. Golongan Darah
Kolom ini wajib diisi, pilih sesuai dengan golongan darah yang dimiliki.
7. Apabila data sudah benar dan lengkap, Klik tombol
Selanjutnya untuk menyimpan data yang telah diisikan dan melanjutkan ke
proses selanjutnya.
8. Data Alamat
Gambar Kolom Isian Alamat Peserta
a. Alamat Rumah
Kolom ini wajib diisi, isilah dengan alamat rumah selengkapnya yaitu nama
jalan, nomor rumah, RT/RW.
b. Provinsi
Kolom ini wajib diisi, pilih provinsi tempat tinggal.
c. Kabupaten/Kota
Kolom ini wajib diisi, pilih Kabupaten/Kota tempat tinggal.
pg. 4
d. Kode Pos
Kolom ini wajib diisi, isilah dengan kode pos (format numerik). Kode Pos
dapat dicari melalui laman http://kodepos.posindonesia.co.id atau melalui
pengiriman
sms
ke
8161
dengan
format
sms:
kodeposnama kecamatan
e. Telepon Rumah
Kolom ini tidak wajib diisi, isilah nomor telepon rumah dengan
menambahkan kode area tanpa spasi, tanda kurung atau strip/dash. Hanya
boleh diisi satu nomor.
f.
Handphone
Kolom ini wajib diisi, isilah sesuai dengan nomor handphone yang dimiliki.
Pastikan
nomornya
masih
aktif
karena
akan
digunakan
untuk
menginformasikan berbagai informasi penting seputar account atau proses
pendaftaran. Hanya diperkenankan diisi dengan satu nomor.
g. Email
Kolom ini wajib diisi, isilah sesuai dengan alamat email yang dimiliki dengan
lengkap. Pastikan alamat email masih aktif karena akan digunakan untuk
menginformasikan berbagai informasi penting seputar account atau proses
pendaftaran. Contoh: xxxxx@mail.com.
9. Apabila
data
sudah
benar
dan
lengkap,
Klik
tombol
Selanjutnya
untuk menyimpan data yang telah diisikan dan melanjutkan
ke proses selanjutnya.
10. Upload Foto
Gambar Kolom Isian Upload Foto
pg. 5
Pada proses ini diminta me-upload foto. Foto harus sudah siap untuk dipasang
di Kartu Peserta Ujian, yaitu berukuran rasio 3x4 (portrait), misalnya berukuran
300 pixel x 400 pixel, wajah terlihat jelas, berpakaian dan berpose formal untuk
keperluan akademik. Perhatikan preview hasil upload foto Anda, bila belum
sesuai (foto tidak jelas, terlalu kecil, atau menjadi pendek/panjang), silakan
perbaiki dan upload ulang, karena foto akan langsung ditempel di Kartu Peserta
Ujian tanpa diolah/diedit oleh sistem. Apabila sudah lengkap, klik tombol
"Selanjutnya"
untuk menyimpan data dan melanjutkan ke
proses selanjutnya.
11. Upload KTP
Gambar Kolom Isian Upload KTP
Pada
proses
ini
diminta
me-upload
KTP.
Perhatikan preview hasil upload KTP Anda, bila belum sesuai (KTP tidak jelas,
terlalu kecil, atau menjadi pendek/panjang), silakan perbaiki dan upload ulang,
klik tombol "Selanjutnya"
untuk menyimpan data dan
melanjutkan ke proses selanjutnya.
12. Setelah proses pengisian identitas diri selesai, maka akan masuk ke laman
Dashboard .
pg. 6
Gambar Dashboard Portal Peserta
13. Klik menu Direktori Kepakaran , seperti gambar berikut ini.
pg. 7
14. Akan tampil laman sebagai berikut.
Gambar Kolom Pencarian Kepakaran
Calon peserta dapat mencari berdasarkan :
a.
Unit Kerja , yaitu lokasi Fakultas tempat Calon Promotor.
b. Kepakaran, yaitu bidang kepakaran/penelitian yang akan diajukan.
c. Dosen, yaitu pencarian berdasarkan nama Dosen/Calon Promotor yang
dikehendaki.
15. Setelah menentukan kriteria pencarian, klik tombol Cari , maka data Calon
Promotor/Pakar di Direktori Kepakaran akan tampil sebagai berikut.
Gambar Detail Data Pakar/Calon Promotor
16. Setelah yakin menentukan Calon Promotor, klik tombol
di bawah foto Calon Promotor.
pg. 8
Ajukan LoA
17. Isikan kolom berikut.
Gambar Kolom Isian Pengajuan LoA
a. Topik yang Diminati, kolom ini wajib diisi. Isilah dengan inti dari topik
penelitian yang akan diajukan.
b. Uraian, kolom ini wajib diisi. Isilah dengan uraian singkat mengenai
penelitian Anda.
c. Setelah semua data terisi, klik tombol
Ajukan
untuk
melanjutkan ke proses selanjutnya.
18. Data dari ajuan LoA yang telah dilakukan sebelumnya akan tampil pada tabel.
Pengajuan Calon Promotor dapat lebih dari 1 (satu) orang, tetapi LoA yang
diterbitkan hanya dari 1 (satu) Calon Promotor.
Gambar Tabel Pengajuan LoA
19. Selain tampil pada tabel, calon peserta dan calon promotor akan mendapatkan
notifikasi dari sistem berupa SMS (ke nomor yang didaftarkan pada saat
Pembuatan Account). Seperti gambar berikut.
pg. 9
Gambar SMS Konfirmasi Pengajuan LoA untuk Peserta
20. Setelah
mendapatkan
nomor
kontak
dari
Calon
Promotor,
Peserta
berkomunikasi dan bertemu dengan Calon Promotor. Jika Calon Promotor
menyetujui Proposal Peserta, maka status LoA di tabel ajuan akan diberi status
DISETUJUI . Jika ditolak, maka peserta dapat mengajukan LoA kepada Calon
Promotor yang lain di laman yang sama.
21. Klik Logout untuk mengakhiri.
Gambar Menu Logout
----------- SELESAI -----------
pg. 10
LETTER OF ACCEPTANCE
(LOA)
L O A
SMUP 2016
Tata Cara Pengajuan
Letter of Acceptance (LoA)
LoA merupakan salah satu syarat mutlak bagi calon peserta yang akan mendaftar
SMUP Program Doktor (S3). Adapun tata cara yang perlu dilakukan oleh calon
peserta adalah :
1. Calon peserta akses laman http://pendaftaran.unpad.ac.id.
2. Jika calon peserta telah memiliki account pendaftaran, login terlebih dahulu
dengan menggunakan NIK dan password. Jika belum memiliki account maka
langkah yang harus dilakukan akan dijelaskan mulai dari poin 3 di bawah ini.
3. Calon peserta melakukan pembuatan account dan pengisian identitas diri pada
form yang disediakan, dan pastikan data yag diisikan sesuai dengan identitas
peserta. Pilih menu 1 Pembuatan Account .
Gambar Menu Pembuatan Account
4. Maka akan tampil laman sebagai berikut :
Gambar Kolom Isian Pembuatan Account
pg. 1
Isikan Data :
a. Nama Lengkap
Kolom ini wajib diisi, isikan seuai nama lengkap yang tertera pada tanda
pengenal (KTP).
b. NIK/Nomor KTP
Kolom ini wajib diisi, isikan sesuai NIK/Nomor KTP yang tertera dengan
format angkat (numerik).
c. Email
Kolom ini wajib diisi, isikan dengan alamat email lengkap.
d. Nomor HP
Kolom ini wajib diisi, isikan dengan nomor HP tanpa tanda + . Misalnya
08112233445
e. Password
Kolom ini wajib diisi, isikan dengan password yang diinginkan, untuk
kemudian mohon diingat karena selalu digunakan selama proses pendaftaran.
Contoh pemilihan password yang aman :
-
Panjang karakter lebih dari 7 (tujuh) karakter.
-
Konten password terdiri dari gabungan karakter huruf, angka dan simbol.
-
Tidak mengandung data tanggal lahir atau tanggal penting.
f. Ulangi Password
Kolom ini wajib diisi, isilan dengan mengulang password yang sudah
dipilih/diisikan pada kolom Password sebelumnya (point 4.f.).
g. Tulis kode berikut ini (Capcha)
Isikan sesuai dengan tulisan yang tertera pada gambar.
Gambar Isian Capcha
pg. 2
5. Apabila data sudah benar dan lengkap, Klik tombol
Buat Account
untuk menyimpan data yang telah diisikan dan melanjutkan
ke proses selanjutnya.
6. Isikan Identitas
Gambar Kolom Isian Identitas Diri
a. Nama Lengkap
Kolom ini wajib diisi, isikan seuai nama lengkap yang tertera pada tanda
pengenal (KTP) dan tanpa gelar.
b. Provinsi Tempat Lahir
Kolom ini wajib diisi, pilih sesuai dengan provinsi tempat lahir.
c. Kabupaten/Kota Tempat Lahir
Kolom ini wajib diisi, pilih sesuai dengan kabupaten/kota tempat lahir.
d. Tempat Lahir
Kolom ini wajib diisi, isilah sesuai dengan tempat lahir yang tertera dalam akte
kelahiran/ijazah.
e. Tanggal Lahir
Kolom ini wajib diisi, isilah sesuai tanggal lahir dengan format tahun ‒ bulan
‒ tanggal.
pg. 3
f. Jenis Kelamin
Kolom ini wajib diisi, pilih sesuai dengan jenis kelamin Anda.
g. Agama
Kolom ini wajib diisi, pilih sesuai dengan agama yang dianut.
h. Golongan Darah
Kolom ini wajib diisi, pilih sesuai dengan golongan darah yang dimiliki.
7. Apabila data sudah benar dan lengkap, Klik tombol
Selanjutnya untuk menyimpan data yang telah diisikan dan melanjutkan ke
proses selanjutnya.
8. Data Alamat
Gambar Kolom Isian Alamat Peserta
a. Alamat Rumah
Kolom ini wajib diisi, isilah dengan alamat rumah selengkapnya yaitu nama
jalan, nomor rumah, RT/RW.
b. Provinsi
Kolom ini wajib diisi, pilih provinsi tempat tinggal.
c. Kabupaten/Kota
Kolom ini wajib diisi, pilih Kabupaten/Kota tempat tinggal.
pg. 4
d. Kode Pos
Kolom ini wajib diisi, isilah dengan kode pos (format numerik). Kode Pos
dapat dicari melalui laman http://kodepos.posindonesia.co.id atau melalui
pengiriman
sms
ke
8161
dengan
format
sms:
kodeposnama kecamatan
e. Telepon Rumah
Kolom ini tidak wajib diisi, isilah nomor telepon rumah dengan
menambahkan kode area tanpa spasi, tanda kurung atau strip/dash. Hanya
boleh diisi satu nomor.
f.
Handphone
Kolom ini wajib diisi, isilah sesuai dengan nomor handphone yang dimiliki.
Pastikan
nomornya
masih
aktif
karena
akan
digunakan
untuk
menginformasikan berbagai informasi penting seputar account atau proses
pendaftaran. Hanya diperkenankan diisi dengan satu nomor.
g. Email
Kolom ini wajib diisi, isilah sesuai dengan alamat email yang dimiliki dengan
lengkap. Pastikan alamat email masih aktif karena akan digunakan untuk
menginformasikan berbagai informasi penting seputar account atau proses
pendaftaran. Contoh: xxxxx@mail.com.
9. Apabila
data
sudah
benar
dan
lengkap,
Klik
tombol
Selanjutnya
untuk menyimpan data yang telah diisikan dan melanjutkan
ke proses selanjutnya.
10. Upload Foto
Gambar Kolom Isian Upload Foto
pg. 5
Pada proses ini diminta me-upload foto. Foto harus sudah siap untuk dipasang
di Kartu Peserta Ujian, yaitu berukuran rasio 3x4 (portrait), misalnya berukuran
300 pixel x 400 pixel, wajah terlihat jelas, berpakaian dan berpose formal untuk
keperluan akademik. Perhatikan preview hasil upload foto Anda, bila belum
sesuai (foto tidak jelas, terlalu kecil, atau menjadi pendek/panjang), silakan
perbaiki dan upload ulang, karena foto akan langsung ditempel di Kartu Peserta
Ujian tanpa diolah/diedit oleh sistem. Apabila sudah lengkap, klik tombol
"Selanjutnya"
untuk menyimpan data dan melanjutkan ke
proses selanjutnya.
11. Upload KTP
Gambar Kolom Isian Upload KTP
Pada
proses
ini
diminta
me-upload
KTP.
Perhatikan preview hasil upload KTP Anda, bila belum sesuai (KTP tidak jelas,
terlalu kecil, atau menjadi pendek/panjang), silakan perbaiki dan upload ulang,
klik tombol "Selanjutnya"
untuk menyimpan data dan
melanjutkan ke proses selanjutnya.
12. Setelah proses pengisian identitas diri selesai, maka akan masuk ke laman
Dashboard .
pg. 6
Gambar Dashboard Portal Peserta
13. Klik menu Direktori Kepakaran , seperti gambar berikut ini.
pg. 7
14. Akan tampil laman sebagai berikut.
Gambar Kolom Pencarian Kepakaran
Calon peserta dapat mencari berdasarkan :
a.
Unit Kerja , yaitu lokasi Fakultas tempat Calon Promotor.
b. Kepakaran, yaitu bidang kepakaran/penelitian yang akan diajukan.
c. Dosen, yaitu pencarian berdasarkan nama Dosen/Calon Promotor yang
dikehendaki.
15. Setelah menentukan kriteria pencarian, klik tombol Cari , maka data Calon
Promotor/Pakar di Direktori Kepakaran akan tampil sebagai berikut.
Gambar Detail Data Pakar/Calon Promotor
16. Setelah yakin menentukan Calon Promotor, klik tombol
di bawah foto Calon Promotor.
pg. 8
Ajukan LoA
17. Isikan kolom berikut.
Gambar Kolom Isian Pengajuan LoA
a. Topik yang Diminati, kolom ini wajib diisi. Isilah dengan inti dari topik
penelitian yang akan diajukan.
b. Uraian, kolom ini wajib diisi. Isilah dengan uraian singkat mengenai
penelitian Anda.
c. Setelah semua data terisi, klik tombol
Ajukan
untuk
melanjutkan ke proses selanjutnya.
18. Data dari ajuan LoA yang telah dilakukan sebelumnya akan tampil pada tabel.
Pengajuan Calon Promotor dapat lebih dari 1 (satu) orang, tetapi LoA yang
diterbitkan hanya dari 1 (satu) Calon Promotor.
Gambar Tabel Pengajuan LoA
19. Selain tampil pada tabel, calon peserta dan calon promotor akan mendapatkan
notifikasi dari sistem berupa SMS (ke nomor yang didaftarkan pada saat
Pembuatan Account). Seperti gambar berikut.
pg. 9
Gambar SMS Konfirmasi Pengajuan LoA untuk Peserta
20. Setelah
mendapatkan
nomor
kontak
dari
Calon
Promotor,
Peserta
berkomunikasi dan bertemu dengan Calon Promotor. Jika Calon Promotor
menyetujui Proposal Peserta, maka status LoA di tabel ajuan akan diberi status
DISETUJUI . Jika ditolak, maka peserta dapat mengajukan LoA kepada Calon
Promotor yang lain di laman yang sama.
21. Klik Logout untuk mengakhiri.
Gambar Menu Logout
----------- SELESAI -----------
pg. 10