PANDUAN PROPOSAL ORMAWA
PANDUAN
PROSEDUR PENGAJUAN PROPOSAL KEGI ATAN DAN LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN
BAGIAN KEMAHASISWAAN
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SURABAYA
JL. JEMURSARI NO. 51-57 SURABAYA
(2)
BAB I
PROSEDUR
PENGAJUAN PROPOSAL KEGI ATAN KEMAHASI WAAN
A. DEFINISI
Pengajuan Pr oposal Kegiatan Kemahasisw aan adalah pengajuan kegiatan yang dibuat oleh Lembaga Kemahasiswaan Tingkat Univer sitas, Fakultas, ser ta Pr ogr am St udi yang merupakan pr ogr am ker ja Or mawa sehingga kegiatan dapat dilaksanakan sesuai pr osedur yang ber laku.
B. KETENTUAN
1 . Lembaga Kemahasiswaan Tingkat Univer sitas
a. Pr oposal yang diajukan ter masuk dalam pr ogram ker ja yang direncanakan dalam 1 tahun per iode masa ker ja
b. Pr oposal diajukan pada bagian kemahasisw aan paling lambat 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan kegiatan
c. Pr oposal yang diajukan har us sepengetahuan pembimbing Or maw a, Ketua Or mawa, Dan Kepala Bir o Akamaw a
d. Pr oposal yang diser ahkan ke Bir o Akamaw a adalah pr oposal asli bukan fotokopi. e. Pr oposal kegiatan sekur ang-kurangnya memuat halaman pengesahan, latar
belakang kegiatan, per encanaan kegiat an, pendanaan kegiat an ser ta halaman pengesahan pendanaan
2 . Lembaga Kemahasiswaan Tingkat Fakultas
a. Pr oposal yang diajukan termasuk dalam pr ogr am ker ja yang direncanakan dalam 1 t ahun per iode masa ker ja.
b. Pr oposal diajukan pada bagian kemahasiswaan paling lambat 2 ( dua) minggu sebelum pelaksanaan kegiatan.
c. Pr oposal yang diajukan har us sepenget ahuan Pembimbing Ormawa, Ketua Or mawa, Dan Dekan Fakult as, dan Kepala Bir o Akamaw a.
d. Pr oposal yang diserahkan ke Bir o Akamaw a alah pr oposal asli bukan fotokopian. e. Pr oposal kegiatan sekur ang-kurangnya memuat halaman pengesahan, latar
belakang kegiatan, per encanaan kegiatan, pendanaan kegiat an ser ta halaman pengesahan pendanaan
3 . Lembaga Kemahasiswaan Tingkat Program Studi
a. Pr oposal yang diajukan ter masuk dalam pr ogram ker ja yang direncanakan dalam 1 tahun per iode masa ker ja
b. Pr oposal diajukan pada bagian kemahasisw aan paling lambat 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan kegiatan
c. Pr oposal yang diajukan harus sepengetahuan Pembimbing Ormawa, Ketua Or mawa, dan Dekan Fakultas, Ket ua Pr ogr am Studi dan Kepala Bir o Akamawa d. Pr oposal yang diser ahkan ke Bir o Akamaw a alah pr oposal asli bukan fotokopian.
(3)
e. Pr oposal kegiatan sekur ang-kurangnya memuat halaman pengesahan, latar belakang kegiatan, per encanaan kegiat an, pendanaan kegiat an ser ta halaman pengesahan pendanaan
C. ALUR PENCAIRAN DANA KEGIATAN MAHASISWA 1 . Lembaga Or mawa Tingkat Universitas
2 . Lembaga Or mawa Tingkat Fakultas
3 . Lembaga Or mawa Tingkat Program Studi
Ormawa Tingkat Universitas Persetujuan: 1. Pembimbing Ormawa 2. Dekan Fakultas Bagian Kemahasiswaan Persetujuan: Kepala Biro Akamawa Bagian Keuangan/ Warek II Proses Pencairan Dana Ormawa Tingkat Universitas Persetujuan: Pembimbing Ormawa Bagian Kemahasiswaan Persetujuan: Kepala Biro Akamawa Bagian Keuangan/ Warek II Proses Pencairan Dana Ambil Dana di Bag.
Kemahasiswaan dengan menunjukan bukti telah menembusi proposal ke
MPM Ormawa Tingkat Universitas Persetujuan: 1. Pembimbing Ormawa 2. Dekan Fakultas Bagian Kemahasiswaan Persetujuan: Kepala Biro Akamawa Bagian Keuangan/ Warek II Proses Pencairan Dana Ambil Dana di Bag.
Kemahasiswaan dengan menunjukan bukti telah menembusi
proposal ke MPM
Ambil Dana di Bag. Kemahasiswaan dengan
menunjukan bukti telah menembusi proposal ke
(4)
JUDUL KEGI ATAN KEMAHASI SW AAN
NAMA ORMAWA
PROGRAM STUDI (
dicant umkan jika dar i or mawa t ingkat pr ogr am st udi
)
FAKULTAS (
dicant umkan jika dar i or mawa t ingkat Fakult as)
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SURABAYA
TAHUN PELAKSANAAN
LOGO
ORMAWA
D. COVER PROPOSAL(5)
LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL
Dengan ini, kami yang ber tanda tangan di bawah ini t elah menyetujui pr oposal kegiatan ……….
Univer sitas Nahdlat ul Ulama Surabaya
Kota, dd, mm, yyyy
Ketua Or maw a Univer sitas Ketua Pelaksana
NIM. NIM.
Mengetahui,
Ka. Bir o Akademik dan Kemahasiswaan Pembina Or maw a Univer sitas
NPP. NPP.
Menyetujui,
Wakil Rektor I
Bidang Ak ademik dan Kemahasiswaan
NPP/ NIP
(6)
LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL
Dengan ini, kami yang ber tanda tangan di bawah ini t elah menyetujui pr oposal kegiatan ……….
Fakult as……….Univer sitas Nahdlatul Ulama Sur abaya
Kota, dd, mm, yyyy
Ketua Or maw a Fakultas Ketua Pelaksana
NIM. NIM.
Mengetahui,
Dekan Fakultas……… Pembina Or maw a Fakultas
NPP. NPP.
Ka. Bir o Ak ademik dan Kemahasiswaan
NPP.
Menyetujui,
Wakil Rektor I
Bidang Ak ademik dan Kemahasiswaan
NPP/ NIP
(7)
LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL
Dengan ini, kami yang ber tanda tangan di bawah ini t elah menyetujui pr oposal kegiatan ……….
Pr ogr am Studi ……….Fakult as………. Univer sitas Nahdlat ul Ulama Surabaya
Kota, dd, mm, yyyy
Ketua Or maw a Pr odi Ketua Pelaksana
NIM. NIM.
Mengetahui,
Ka. Pr odi……… Pembina Or maw a Pr ogr am Studi
NPP. NPP. Ka. Bir o Akademik dan Kemahasiswaan
NPP
Dekan Fakultas……….
NPP.
Menyetujui,
Wakil Rektor I
Bidang Ak ademik dan Kemahasiswaan
NPP/ NIP
(8)
LEMBAR PENGESAHAN PENDANAAN PROPOSAL KEGIATAN
Dengan ini, kami yang ber tanda t angan di bawah ini telah menyetujui pendanaan pr oposal kegiatan ……….……….
Univer sitas Nahdlat ul Ulama Surabaya
Kota, dd, mm, yyyy
Ketua Or maw a Univer sitas Ketua Pelaksana
NIM. NIM.
Mengetahui,
Ka. Bir o Akademik dan Kemahasiswaan Pembina Or maw a Univer sitas
NPP. NPP.
Menyetujui.
Wakil Rek tor II
NPP/ NIP
(9)
LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL
Dengan ini, kami yang ber tanda t angan di bawah ini telah menyetujui pendanaan pr oposal kegiatan ………. Fakult as……….Univer sitas Nahdlatul Ulama Sur abaya
Kota, dd, mm, yyyy
Ketua Or maw a Fakultas Ketua Pelaksana
NIM. NIM.
Mengetahui,
Dekan Fakultas……… Pembina Or maw a Fakultas
NPP. NPP.
Ka. Bir o Ak ademik dan Kemahasiswaan
NPP.
Menyetujui
Wakil Rek tor II
NPP
(10)
LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL
Dengan ini, kami yang ber tanda t angan di bawah ini telah menyetujui pendanaan pr oposal kegiatan ……….……….
Pr ogr am Studi ……….Fakult as………. Univer sitas Nahdlat ul Ulama Surabaya
Kota, dd, mm, yyyy
Ketua Or maw a Pr odi Ketua Pelaksana
NIM. NIM.
Mengetahui,
Ka. Pr odi……… Pembina Or maw a Pr ogr am Studi
NPP. NPP. Ka. Bir o Akademik dan Kemahasiswaan
NPP
Dekan Fakultas……….
NPP.
Menyetujui,
Wakil Rek tor II
NPP/ NIP
(11)
K. Kewajiban Pasca Pelaksanaan Kegiatan
1. Lapor an per tanggungjawaban dan lapor an penggunaan dana ser ta kw it ansi asli w ajib diserahkan ke bagian kemahasisw aan, maksimal 2 (dua) minggu setelah kegiatan dilaksanakan
2. Lapor an per tanggungjaw aban ( LPJ) dijilid, minimal ber isi: r incian kegiat an, dokumentasi, per encanaan anggr an dan r ealisasi anggar an, fotokopi laporan penggunaan dana.
3. Lapor an penggunaan dana dipisah dengan LPJ (t anpa dijilid) , ber isi:
a. t abel penggunaan dana yang ditandatangani oleh ketua pelaksana, ketua or mawa dan Pembina.
b. Kw itansi asli penggunaan dana sesuai nominal yang ditulis di tabel penggunaan dana
c. Not a/ kw itansi ≥ Rp. 1.000.000,-, w ajib menggunakan materai 6000 4. Jika ter dapat sisa dana, maka w ajib mengembalikannya ke pihak univer sitas.
(12)
BAB I I
PROSEDUR
PENGAJUAN SURAT TUGAS UNTUK KEGI ATAN ORMAWA
A. ALUR PERMOHONAN SURAT TUGAS
CATATAN:
1. Pengajuan sur at tugas minimal 3 har i sebelum pelaksanaan kegiat an
2. Unt uk Ormawa Tingkat Universitas, sur at kepada Univer sitas, ditujukan kepada Rektor Univer sitas
Unt uk Ormawa Tingkat Fakultas/ Prodi, sur at kepada Fakult as/ Pr odi, sur at ditujukan kepada Dekan Fakultas
3. Pengajuan sur at tugas t anpa adanya surat pengantar , maka t idak akan dipr oses 4. Setelah kegiat an telah dilaksanakan, wajib mengembalikan 1 lembar sur at t ugas
yang t elah ditanda tangani oleh koor dinator kegiatan kepada: a. Bagian kemahasiswaan : untuk Ormawa Tingkat Univer sit as b. Fakultas/ Pr odi : untuk Ormawa Tingkat Fakultas/ Pr odi
5. Pelaksanaan kegiatan di luar izin/ sur at tugas dar i Universitas/ Fakult as/ Pr odi, maka bukan menjadi tanggung jawab Univer sitas (illegal)
ORMAWA MEMBAWA SURAT/POSTER/ UNDANGAN SEBAGAI
PENGANTAR DIBUATKANNYA SURAT
TUGAS
ORMAWA MENYERAHKAN SURAT PENGATAR
KEPADA BAGIAN KEMAHASISWAAN/
FAKULTAS/ PRODI
BAGIAN KEMAHASISWAAN MEMBUATKAN SURAT
TUGAS UNTUK OLEH WAREK I / BIRO AKAMAWA/ DEKAN
(13)
BAB I I I
PROSEDUR
SURAT MENYURAT
1. Sur at menyur at dalam lingkungan Unusa (baik antar Or mawa, peminjaman sar pra, dan per mohonan obat-obatan) minimal 1 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan
2. Sur at menyurat di luar lingkungan Unusa, diber ikan minimal 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiat an
3. Sur at menyur at mengikut i for mat yang diber ikan oleh Univer sitas
4. Pelaksanaan kegiatan tanpa diket ahui oleh pihak Univer sitas/ Fakult as/ Pr odi, maka bukan menjadi tanggung jawab Univer sitas (illegal)
5. Penomoran sur at ditent ukan dengan for mat sebagai ber ikut: a. Or mawa Tingkat Univer sitas
……….( no ur ut surat)/ UNUSA . ( Ormawa Univer sitas) / Adm. I ( internal) / E ( eksternal) / (bulan dalam angka romawi) / (tahun pelaksanaan 4 digit)
Contoh: 01/ UNUSA.MPM/ Adm.I/ XII/ 2016 (untuk inter nal) 01/ UNUSA.BEM/ Adm. E/ XII/ 2016 (unt uk eskt er nal) b. Or mawa Tingkat Fakult as/ Pr odi
……….( no urut surat) / ( Nama Fakultas ( disingkat) . ( Ormawa Fakultas/ Prodi) / Adm. I ( inter nal) / E ( eksternal) / ( bulan dalam angka romawi)/ ( tahun pelaksanaan 4 digit)
Contoh: 01/ FKK.BEM/ Adm.I/ XII/ 2016 (untuk inter nal) 01/ FT.HIMA/ Adm. E/ XII/ 2016 (unt uk eskt er nal)
(14)
KOP SURAT
Surabaya, ... Nomor :
Perihal :
Kepada Yth.
...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Pembina
(……….)
Ketua Or maw a
(……….)
Ketua Pelaksana
(……….)
Mengetahui, Ka.Bir o Akamawa
(……….)
Format surat menyurat Ormawa Tingkat Universitas Logo
unusa
Logo Ormawa
(15)
KOP SURAT
Surabaya, ... Nomor :
Perihal :
Kepada Yth.
...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Pembina
(……….)
Ketua Or maw a
(……….)
Ketua Pelaksana
(……….)
Mengetahui, Ka. Bir o Akamawa
(………..………….)
Dekan Fakultas
(……….……….)
(16)
KOP SURAT
Surabaya, ... Nomor :
Perihal :
Kepada Yth.
...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Pembina
(……….)
Ketua Or maw a
(……….)
Ketua Pelaksana
(……….)
Mengetahui,
Ka. Bir o Akamawa
(……….)
Dekan Fakultas
(……….)
Ka. Pr odi
(……….)
(1)
K. Kewajiban Pasca Pelaksanaan Kegiatan
1. Lapor an per tanggungjawaban dan lapor an penggunaan dana ser ta kw it ansi asli w ajib diserahkan ke bagian kemahasisw aan, maksimal 2 (dua) minggu setelah kegiatan dilaksanakan
2. Lapor an per tanggungjaw aban ( LPJ) dijilid, minimal ber isi: r incian kegiat an, dokumentasi, per encanaan anggr an dan r ealisasi anggar an, fotokopi laporan penggunaan dana.
3. Lapor an penggunaan dana dipisah dengan LPJ (t anpa dijilid) , ber isi:
a. t abel penggunaan dana yang ditandatangani oleh ketua pelaksana, ketua or mawa dan Pembina.
b. Kw itansi asli penggunaan dana sesuai nominal yang ditulis di tabel penggunaan dana
c. Not a/ kw itansi ≥ Rp. 1.000.000,-, w ajib menggunakan materai 6000 4. Jika ter dapat sisa dana, maka w ajib mengembalikannya ke pihak univer sitas.
(2)
BAB I I
PROSEDUR
PENGAJUAN SURAT TUGAS UNTUK KEGI ATAN ORMAWA
A. ALUR PERMOHONAN SURAT TUGAS
CATATAN:
1. Pengajuan sur at tugas minimal 3 har i sebelum pelaksanaan kegiat an
2. Unt uk Ormawa Tingkat Universitas, sur at kepada Univer sitas, ditujukan kepada Rektor Univer sitas
Unt uk Ormawa Tingkat Fakultas/ Prodi, sur at kepada Fakult as/ Pr odi, sur at ditujukan kepada Dekan Fakultas
3. Pengajuan sur at tugas t anpa adanya surat pengantar , maka t idak akan dipr oses 4. Setelah kegiat an telah dilaksanakan, wajib mengembalikan 1 lembar sur at t ugas
yang t elah ditanda tangani oleh koor dinator kegiatan kepada: a. Bagian kemahasiswaan : untuk Ormawa Tingkat Univer sit as b. Fakultas/ Pr odi : untuk Ormawa Tingkat Fakultas/ Pr odi
5. Pelaksanaan kegiatan di luar izin/ sur at tugas dar i Universitas/ Fakult as/ Pr odi, maka bukan menjadi tanggung jawab Univer sitas (illegal)
ORMAWA MEMBAWA SURAT/POSTER/
UNDANGAN SEBAGAI
PENGANTAR DIBUATKANNYA SURAT
TUGAS
ORMAWA MENYERAHKAN SURAT PENGATAR
KEPADA BAGIAN KEMAHASISWAAN/
FAKULTAS/ PRODI
BAGIAN KEMAHASISWAAN MEMBUATKAN SURAT
TUGAS UNTUK OLEH WAREK I / BIRO AKAMAWA/ DEKAN
(3)
BAB I I I
PROSEDUR
SURAT MENYURAT
1. Sur at menyur at dalam lingkungan Unusa (baik antar Or mawa, peminjaman sar pra, dan per mohonan obat-obatan) minimal 1 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan
2. Sur at menyurat di luar lingkungan Unusa, diber ikan minimal 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiat an
3. Sur at menyur at mengikut i for mat yang diber ikan oleh Univer sitas
4. Pelaksanaan kegiatan tanpa diket ahui oleh pihak Univer sitas/ Fakult as/ Pr odi, maka bukan menjadi tanggung jawab Univer sitas (illegal)
5. Penomoran sur at ditent ukan dengan for mat sebagai ber ikut: a. Or mawa Tingkat Univer sitas
……….( no ur ut surat)/ UNUSA . ( Ormawa Univer sitas) / Adm. I ( internal) / E ( eksternal) / (bulan dalam angka romawi) / (tahun pelaksanaan 4 digit)
Contoh: 01/ UNUSA.MPM/ Adm.I/ XII/ 2016 (untuk inter nal)
01/ UNUSA.BEM/ Adm. E/ XII/ 2016 (unt uk eskt er nal) b. Or mawa Tingkat Fakult as/ Pr odi
……….( no urut surat) / ( Nama Fakultas ( disingkat) . ( Ormawa Fakultas/ Prodi) / Adm. I ( inter nal) / E ( eksternal) / ( bulan dalam angka romawi)/ ( tahun pelaksanaan 4 digit)
Contoh: 01/ FKK.BEM/ Adm.I/ XII/ 2016 (untuk inter nal) 01/ FT.HIMA/ Adm. E/ XII/ 2016 (unt uk eskt er nal)
(4)
KOP SURAT
Surabaya, ... Nomor :
Perihal :
Kepada Yth.
...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Pembina
(……….)
Ketua Or maw a
(……….)
Ketua Pelaksana
(……….)
Mengetahui, Ka.Bir o Akamawa
(……….) Format surat menyurat Ormawa Tingkat Universitas
Logo unusa
Logo Ormawa
(5)
KOP SURAT
Surabaya, ... Nomor :
Perihal :
Kepada Yth.
...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Pembina
(……….)
Ketua Or maw a
(……….)
Ketua Pelaksana
(……….)
Mengetahui, Ka. Bir o Akamawa
(………..………….)
Dekan Fakultas
(……….……….) Format surat menyurat Ormawa Tingkat Fakultas
(6)
KOP SURAT
Surabaya, ... Nomor :
Perihal :
Kepada Yth.
...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Pembina
(……….)
Ketua Or maw a
(……….)
Ketua Pelaksana
(……….)
Mengetahui,
Ka. Bir o Akamawa
(……….)
Dekan Fakultas
(……….)
Ka. Pr odi
(……….) Format surat menyurat Ormawa Tingkat Prodi