BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang - SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN PERMINTAAN MATERIAL KONSTRUKSI PROYEK KALISOGO-WARU GAS DISTRIBUTION PIPELINE PADA KANTOR PROYEK PT. JFE ENGINEERING CORPORATION INDONESIA Repository - UNAIR REPOSITORY
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. JFE Engineering Corporation Indonesia adalah perusahaan terkemuka yang bergerak dibidang rekayasa teknik, pengadaan dan konstruksi yang mampu melaksanakan proyek besar di Indonesia. PT. JFE Engineering Corporation Indonesia adalah perusahaan yang sudah bersertifikat ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, dan OHSAS 18001:2007. Sejak berdiri pada tahun 1974, PT. JFE Engineering Corporation Indonesia telah terlibat dalam pengembangan industri minyak dan industri gas serta menyediakan berbagai macam layanan EPC ( Engineering Procurement Construction ) di Indonesia.
PT. JFE Engineering Corporation Indonesia saat ini sedang menangani proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline yaitu pembangunan jalur pipa guna pendistribusian gas dari Kalisogo sampai Waru untuk PT. PGN (persero) Tbk yang merupakan Klien dari PT. JFE Engineering Corporation Indonesia.
Dalam penanganannya, PT. JFE Engineering Corporation Indonesia membutuhkan sistem informasi untuk pengelolaan material konstruksi.
Dalam hal pengelolaan material konstruksi yang akan digunakan untuk proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline. PT. JFE Engineering Corporation Indonesia sendiri memiliki prosedur yang rumit, sehingga butuh ketelitian dan pengolahan data yang maksimal guna menunjang pendataan
1 material lebih cepat dan akurat. Pengelolaan material konstruksi yang akan digunakan untuk proyek pembangunan jalur pipa gas dari Kalisogo sampai Waru pada kantor proyek sendiri belum memanfaatkan sistem informasi secara optimal. PT. JFE Engineering Corporation Indonesia memiliki 2 cara penyimpanan data pengelolaan material konstruksi proyek, yaitu menyimpan data asli dalam bentuk arsip dan menduplikasi data dengan menggunakan perangkat lunak spreed sheet dan word processing yang menyebabkan data ganda dan rawan hilang. Dalam pengiriman data pengelolaan material konstruksi dari kantor proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia ke pusat masih menggunakan email yang menyebabkan tidak efisien waktu. Selain itu belum ada fitur untuk pengelolaan laporan, verifikasi laporan serta pengiriman laporan. Sehingga laporan yang dibuat serta dikirim manual tidak efektif dan memunculkan kemungkinan terjadinya kesalahan.
Untuk memudahkan dalam menangani masalah tentang pengelolaan material konstruksi untuk proyek pembangunan jalur pipa guna pendistribusian gas dari Kalisogo sampai Waru yang sedang dikerjakan oleh PT. JFE Engineering Corporation Indonesia, dibutuhkan suatu sistem yang cepat, tepat, dan akurat yang dapat membantu pengelolaan data material konstruksi proyek. Maka perlu dibuatkan suatu aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo
- –Waru Gas Distribution Pipeline. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan menjadi akurat, waktu pencarian, penyajian, dan pengiriman informasi lebih cepat, terhindar dari
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan tersebut maka didapatkan rumusan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia ?
2. Bagaimana mengolah dan menampilkan laporan permintaan material konstruksi untuk Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia ?
1.3 Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dan manfaat dari perancangan dan pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut:
1.3.1 Tujuan
Tujuan dibuatnya Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia adalah untuk:
1. Membuat Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia yang dapat mengurangi penggandaan data, kesalahan pendataan material konstruksi dan kesalahan pelaporan data.
2. Mengolah dan menampilkan data laporan pengelolaan permintaan material konstruksi proyek Kalisogo
- – Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia.
1.3.2 Manfaat
Pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia dapat memberikan manfaat, antara lain:
a. Dapat mempercepat dan mempermudah proses pengelolaan permintaan material konstruksi untuk proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline.
b. Dapat meminimalisir kesalahan dalam pendataan material konstruksi proyek Kalisogo
- – Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia.
c. Dapat meminimalisir kehilangan data dan data ganda pada pendataan material konstruksi proyek Kalisogo
- – Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia.
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah dari perencanaan dan pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia terbatas pada:
1. Proses Permintaan Material Konstruksi Proyek.
2. Proses Pengelolaan Persyaratan Dokumen Vendor.
3. Proses Pengelolaan List Persyaratan Dokumen Vendor.
4. Proses Pengelolaan Persyaratan Inspeksi.
5. Proses Pengelolaan Proforma Daftar Kemasan.
6. Proses Pengelolaan Daftar Penyimpangan.
7. Proses Pengelolaan Dokumen Pengiriman.
8. Proses Pengelolaan Dokumen Terlampir.
9. Proses Pembuatan Laporan.
BAB II ANALISA KEBUTUHAN
2.1 Metode Analisa Kebutuhan
Analisa dan desain sistem informasi merupakan penguraian dari suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan- kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Dalam bab ini akan dibahas lebih detail tentang sistem yang digunakan saat ini. Metode yang digunakan sistem pada saat ini adalah dengan menggunakan pendekatan proses oriented. Adapun metode analisa, kebutuhan dan desain sistem yang digunakan untuk perancangan dan pembuatan aplikasi yaitu Metode Analisa dan Desain Sistem, Gambaran Umum Perusahaan dan Sistem Kerja.
2.1.1 Metode Analisa dan Desain Sistem
Analisa dan desain sistem informasi merupakan sebuah metode yang diciptakan untuk menciptakan dan memelihara sistem informasi yang menjalankan fungsi bisnis tertentu. Tujuannya adalah meningkatkan efisiensi kinerja user dengan menerapkan solusi perangkat lunak yang tepat untuk mengerjakan tugas/pekerjaan tertentu. Pendekatan terstruktur merupakan suatu metode pendekatan perlu digunakan untuk menjamin keberhasilan penggunaan perangkat lunak tersebut.
Analisa sistem terstruktur adalah pendekatan dalam analisa sistem yang bermula dari deskripsi sangat umum mengenai sistem tertentu dan kemudian di proses dengan rangkaian langkah-langkah logis yang semakin rinci. Untuk mendefinisikan kebutuhan data dalam suatu pendekatan proses-
oriented akan dijalankan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Mendefinisikan masalah.
2. Mengidentiikasikan keputusan solusi yang dibutuhkan.
3. Menjabarkan kebutuhan informasi.
4. Menentukan pemrosesan yang dibutuhkan.
5. Menentukan spesifikasi kebutuhan data.
Pendekatan proses process
- –oriented terkadang disebut pendekatan
problem-oriented karena dimulai dengan identifikasi suatu masalah. Masalah
dapat baik atau buruk atau dapat menjadi suatu ancaman bagi instansi atau peluang untuk dieksploitasi. Setelah masalah terindentifikasi, data dan pemrosesan yang berhubungan dengan solusi masalah tersebut juga akan dapat ditentukan. Kekuatan dari pendekatan proses-oriented adalah bahwa pendekatan ini dapat mengatasi masalah dengan baik.
Berikut merupakan sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data, seperti :
A. Diagram Jenjang
Diagram jenjang disebut juga Hierarchy plus Input
- – Proses – Output
(HIPO), merupakan paket yang berisikan suatu set diagram yang secara garis
- – menjelaskan fungsi suatu sistem dari tingkat umum ke tingkat khusus. Mula mula tiap fungsi utama diindentifikasikan dan kemudian dibagi lagi kedalam tingkatan fungsi yang lebih. Contoh pembuatan Diagram Jenjang dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2. 1 Contoh Struktur Diagram Jenjang
Bagan Alir Dokumen (Document Flow Diagram) atau disebut juga bagan alir formulir (form flow chart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan- tembusannya (Whitten dkk, 2004). Komponen dari bagan tersebut ditunjukkan pada Tabel 2.1.
Tabel 2. 1 Tabel Simbol-Simbol Document Flow Diagram Simbol Gambar Penjelasan
- – Simbol Utama Simbol Titik Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.
Terminal Simbol Dokumen Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.
Simbol Proses Menunjukkan pekerjaan manual.
Manual Simbol Proses Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.
Simbol Menunjukkan kondisi tertentu yang akan Keputusan/Decision menghasilkan dua kemungkinan jawaban, yaitu “ya” atau “tidak”.
Simbol Penghubung
a. Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama.
b. Menunjukkan penghubung ke halaman ini. Simbol
a. File non-komputer yang diarsipkan urut Penyimpanan angka (numerical). Offline
b. File non-komputer yang diarsipkan urut huruf (alphabetical).
c. File non-komputer yang diarsipkan urut tanggal (chronological). Simbol Garis Alir Menunjukkan arus dari proses. Simbol Penjelasan a. Menunjukkan penjelasan dari suatu proses.
b. Menunjukkan penjelasan dari suatu proses yang berasal dari luar system.
B. Data Flow Diagram.
Data Flow Diagram atau Diagram Alir Data merupakan suatu diagram
yang menggunakan simbol dalam menggambarkan aliran dari data sistem, yang penggunanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan aliran data. DFD sering juga disebut dengan nama Bubble chart,
Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. Simbol dalam Data Flow Diagram adalah: (Jogiyanto, 1990).
Tabel 2. 2 Tabel Simbol
- – Simbol Data low Diagram (DFD) Simbol Gambar Penjelasan Terminator Terminator merupakan sumber atau tujuan data dilambangkan dengan persegi panjang.
Data Flow (arus Data)
Data Flow atau Arus Data menunjukkan keluar atau masuk ke suatu proses. Jadi sebagai alur data atau informasi dari suatu bagian kebagian lainnya dalam suatu sistem.
Process
(Proses) Proses merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses, untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
Data Store
(simpan Data)
Data Store digunakan sebagai sarana untuk
pengumpulan data. Data Store juga diberi nama.
C. Conceptual Data Model (CDM)
CDM merupakan analisa struktur data dari sebuah sistem informasi untuk melakukan identifikasi entitas, atribut dan relasi antar entitas. CDM menguraikan hubungan konseptual dari sistem informasi tanpa memperhatikan struktur fisik sebenarnya (Jeffrey L.Whitten, 2004, dkk.).
Berikut adalah objek-objek yang digunakan dalam CDM yang dikemukakan oleh Edi Winarko (Winarko, 2006) dijelaskan pada Tabel 2.3.
Tabel 2. 3 Tabel Simbol
- – Simbol Conceptual Data Model No. Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Entitas Suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai.
2. Relasi Menunjukkan adanya hubungan di antara sejumlah entitas yang berbeda.
3. Atribut Mendeskripsikan karakter entitas (atribut sebagai key diberi garis bawah).
4. Kardinalitas Penghubung antara relasi dengan entitas, relasi dan entitas dengan atribut. Terdapat macam-macam kardinalitas dalam CDM. Simbol kardinalitas relasi pada CDM dapat dilihat pada Tabel 2.4.
Tabel 2. 4 Tabel Simbol – Simbol Kardinalitas CDM. No. Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Mandatory Relasi antara entitas pertama dengan entittas kedua harus memiliki nilai.
2. Non Mandatory Relasi antara entitas pertama dengan entitas kedua tidak harus memiliki nilai.
3. Dependent Entitas pertama keberadaanya bergantung pada entitas kedua. Kardinalitas relasi dalam CDM dapat berupa:
a. Satu ke Satu (One to One) Setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen pada entitas kedua. Sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen pada entitas pertama. Kardinalitas satu ke satu (one to one) dijelaskan pada Tabel 2.5.
Tabel 2. 5 Tabel Kardinalitas Satu ke Satu No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke satu non mandatory.
2. Kardinalitas satu mandatory ke satu mandatory
3. Kardinalitas satu mandatory ke satu non mandatory.
4. Kardinalitas satu non mandatory ke satu mandatory. b. Satu Ke Banyak (One to Many) Hubungan one to many berarti setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas kedua.
Sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen dari entitas pertama. Kardinalitas satu ke banyak (one to many) dijelaskan pada Tabel 2.6.
Tabel 2. 6 Tabel Kardinalitas Satu ke Banyak No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak non mandatory.
2. Kardinalitas satu mandatory ke banyak mandatory.
3. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak mandatory.
4. Kardinalitas satu mandatory ke banyak non mandatory.
c. Banyak ke Satu (Many to One) Hubungan many to one, setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen dari entitas kedua. Sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas pertama. Kardinalitas banyak ke satu (many to one) dijelaskan pada Tabel 2.7.
Tabel 2. 7 Tabel Kardinalitas Banyak ke Satu No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak non mandatory.
2. Kardinalitas satu mandatory ke banyak mandatory.
3. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak mandatory.
4. Kardinalitas satu mandatory ke banyak non mandatory.
d. Banyak ke Banyak (Many to Many) Setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas kedua. Dan sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas pertama. Kardinalitas banyak ke banyak dijelaskan pada Tabel 2.8.
Tabel 2. 8 Tabel Kardinalitas Banyak ke Banyak No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak non mandatory.
2. Kardinalitas satu mandatory ke banyak mandatory.
3. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak mandatory.
4. Kardinalitas satu mandatory ke banyak non mandatory.
D. Physical Data Model (PDM)
1. Data Model Data merupakan bentuk simbol yang mewakili, menggambarkan atau membuktikan keberadaan suatu benda, peristiwa atau fakta. Akan tetapi simbol simbol data tersebut tidak sama dengan kenyataannya, sehingga dapat dinyatakan bahwa simbol data tidak pernah lengkap mewakili kenyataan dan hal ini tergantung kepada siapa pemakainya. Konsep yang dipakai pada model penyimpanan data oleh komputer, data harus dikenali dan di kategorikan untuk mempermudah pengelolaannya seperti penyimpanan, perubahan, penyimpanan dan pemanggilan kembali untuk penyimpanan data. Oleh karena itu, bentuk dan pengertian struktur dari bagian data bagi mereka relatif sama untuk semua organisasi dan pemakai data dalam organisasi. Pengertian ini menyatakan sebuah model data. Sebuah model data adalah sebuah perwakilan abstrak dari data, dua kategori umum dari model data, yaitu:
1. Model Logika Data (Logical Data Model)
Logical Data Model yaitu konsep bagaimana data dapat merepresentasikan
sebuah kenyataan, dimasukkan ke dalam sebuah pemrosesan logika dan dapat menghasilkan informasi.
2. Model Fisik Data (Physical Data Model)
Physical Data Model yaitu konsep bagaimana data disimpan pada
media penyimpanan (storage) dalam suatu susunan secara fisik. Aspek yang menentukan kualitas dari model dan arsitektur data adalah:
a. Structure
Menerangkan bagaimana data disusun secara hierarchical, network, relational , atau object-oriented.
b. Integrity
Menunjukkan bagaimana data dapat dihubungkan sesuai aspek strukturnya.
c. Manipulation
Menunjukkan bagaimana data dapat diolah berdasarkan logika pengolahan data tertentu.
d. Querying
Menunjukkan bagaimana kumpulan data dapat diseleksi sesuai logika pengolahan data tertentu. Contoh pemanfaatannya secara praktis adalah pada pemanfaatan relational model, di mana kumpulan data dinyatakan sebagai hubungan matematis pada Sistem Pengelolaan Basis Data (Database Management System-DBMS).
2.1.2 Metode Analisa Kebutuhan
Metode analisa kebutuhan sistem pengelolaan permintaan material konstruksi proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline menggunakan diagram fishbone . Diagram Fishbone adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi permasalahan dan penyebab dari suatu masalah. Karena dari fungsinya tersebut, diagram fishbone sering juga disebut Cause and Effect diagram. Didalam diagram fishbone penyebab biasanya berupa suatu permasalahan yang akan diperbaiki dan permasalahan tersebut ditempatkan pada “kepala ikan”. Penyebab dari masalah kemudian diletakkan sepanjang “tulang”, dan diklasifikasikan ke dalam tipe yang berbeda sepanjang cabang, sesuai dengan urutan penyebab.
Gambar 2. 2 Struktur Umum Diagram Fishbone
Gambar diatas adalah gambar diagram fishbone dimana problem merupakan permasalahan utama dari sistem yang akan dibangun. Tulang rusuk yang besar
(Main cause) adalah penyebab utama dari permasalahan utama. Level 1 cause adalah penyebab dari main cause dan seterusnya.
Untuk menganalisa kebutuhan sistem metode survei yang dilakukan yaitu dengan wawancara dan analisa dokumen. Wawancara dilakukan dengan Manajer Konstruksi PT. JFE Engineering Corporation Indonesia. Tujuan wawancara untuk mengetahui permasalahan dan kendala pada sistem saat ini yang sedang berjalan, untuk mengetahui proses atau prosedur kerja, dan untuk mendapatkan format- format data dalam proses transaksi tersebut.
Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia saat ini antara lain :
a. Permintaan Material Pada form ini menjelaskan mengenai dimana nantinya material akan dikirimkan, tanggal berapa material harus sudah ada di gudang proyek, status permintaan dan pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam menyiapkan, memeriksa dan menyetujui permintaan material konstruksi proyek.
b. Revision Notes Pada form ini berisikan tabel yang menjelaskan mengenai status dokumen permintaan material, apakah dokumen permintaan material masih dimintakan penawaran kepada Vendor atau telah dikeluarkan kembali untuk pembelian.
c. Daftar Item Daftar Item memiliki dua form yang berbeda. Form pertama menjelaskan mengenai persyaratan untuk Vendor. Bahwa Vendor akan memberikan item atau material yang diminta dengan spesifikasi yang ditentukan oleh PT. JFE Engineering Corporation Indonesia, seperti : spesifikasi material yang diminta, pengujian dan inspeksi material yang nantinya akan dilakukan harus mengikuti persyaratan inspeksi yang telah ditentukan, dokumen yang terlibat nantinya harus sesuai dengan persyaratan dokumen untuk Vendor yang juga telah ditentukan, spesifikasi pengemasan, spesifikasi transportasi, asuransi dan jaminan. Serta contact person penanggung jawab untuk masalah teknis maupun komersial. Form kedua berisikan list dokumen yang terlampir pada permintaan material konstruksi proyek.
d. Persyaratan Dokumen untuk Vendor Form ini menjelaskan tata cara pembuatan, penyerahan dan penyelesaian tiap-tiap dokumen yang nantinya harus disertakan oleh Vendor.
e. Tabel Persyaratan Dokumen untuk Vendor Form ini berupa tabel yang berisikan list dokumen yang harus disertakan oleh Vendor sesuai dengan kebutuhan yang ditentukan oleh PT. JFE Engineering Corporation Indonesia. f. Persyaratan Inspeksi Pada form ini berisikan persyaratan pengujian dan inspeksi untuk material serta dokumen yang terlibat, seperti : oleh siapa pengujian dan inspeksi dilakukan serta penjelasan mengenai isi dari tabel persyaratan inspeksi.
g. Tabel Persyaratan Inspeksi Form ini berupa tabel persyaratan inspeksi dari form persyaratan inspeksi.
h. Proforma Daftar Kemasan Form ini digunakan untuk mencatat cara pengemasan atau pemaketan material, dimensi dari paket, jumlah paket serta komentar mengenai informasi tata cara memeperlakukan paket. i. Persyaratan Umum
From ini digunakan untuk menjelaskan persyaratan umum yang harus dipenuhi oleh Vendor. j. MTO Form ini digunakan untuk mencatat jumlah material yang diminta. k. Subduct Typical Drawing Form ini berisi gambar material konstruksi yang diinginkan. l. Shipping Document Form ini digunakan untuk mencatat nama dokumen yang harus disertakan oleh Vendor nantinya, jumlah dokumen dan status dari dokumen serta catatan jika ada.
2.2 Analisa Permasalahan
Adapun tujuan dan manfaat dari perancangan dan pembuatan aplikasi sistem ini adalah sebagai berikut:
2.2.1 Sejarah Singkat
PT. JFE Engineering Corporation Indonesia adalah perusahaan terkemuka yang bergerak dibidang Rekayasa Teknik, Pengadaan dan Konstruksi yang mampu melaksanakan proyek besar di Indonesia. Perusahaan yang sudah bersertifikat ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, dan OHSAS 18001:2007. Sejak berdiri pada tahun 1974, PT. JFE Engineering Corporation Indonesia telah terlibat dalam pengembangan industri minyak dan industri gas serta menyediakan berbagai macam layanan EPC ( Engineering Procurement Construction ) di Indonesia.
PT. JFE Engineering Corporation Indonesia memiliki reputasi yang baik untuk keahlian di bidang perencanaan, konstruksi dan kemampuan untuk menyelesaikan proyek yang sulit, dan hal ini memacu peningkatan kualitas dan kemampuan kerja karyawan, dan juga dalam hal sistem manajemen serta hubungan dengan pelanggan.
PT. JFE Engineering Corporation Indonesia senantiasa berusaha untuk mewujudkan target dan harapan pelanggan dengan melaksanakan pekerjaan secara terencana dan terkontrol, menggunakan material sesuai standart yang ditentukan pelanggan. Dalam kerjasama dengan JFE Engineering Corporation Jepang ( Kelompok Perusahaan ) telah berhasil menyediakan layanan desain perencanaan untuk pelanggan. Desain perencanaan dilakukan di kantor pusat Jakarta yang mana sebagian besar desain perencanaan utama dan berskala besar dilakukan di JFE Engineering Corporation Jepang. PT. JFE Engineering Corporation Indonesia dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan berupa desain dasar dan perencanaan detail yang diperlukan untuk merumuskan efektifitas pelaksanaan proyek.
2.2.2 Lokasi Instansi
Kantor Pusat PT. JFE Engineering Corporation Indonesia berlokasi pada Sentral Senayan III Building 13th Floor Jl. Asia Afrika No.8, Glora Bung Karno, Jakarta Pusat 10270.
Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia saat ini berlokasi pada Ruko Permata Regency R3-40, Tanggulangin, Sidoarjo.
2.2.3 Struktur Organisasi
Berikut ini adalah Struktur Organisasi Umum dari PT. JFE Engineering Corporation Indonesia: Gambar 2. 3 Struktur Organisasi PT. JFE Engineering Corporation Indonesia
2.3 Sistem Kerja Saat Ini
Sistem kerja saat ini menceritakan bagian yang terlibat, proses dan prosedur kerja dan permasalahan sistem saat ini yaitu:
2.4 Bagian Yang Terlibat
Bagian-bagian yang terlibat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Walisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia ini adalah:
1. Supervisor Construction
a. Menyiapkan dokumen permintaan material konstruksi dan dokumen lain yang terlibat.
b. Verifikasi prepared dokumen permintaan material konstruksi. c. Menyerahkan dokumen permintaan material konstruksi kepada Warehouseman .
2. Warehouseman
a. Bertanggung jawab men-scan dan mengirimkan softcopy dokumen permintaan material konstruksi kepada Supervisor Construction.
b. Memintakan persetujuan untuk dokumen permintaan material konstruksi kepada Manajer Proyek.
c. Menyimpan dokumen permintaan material konstruksi terverifikasi dalam bentuk arsip d. Bertanggung jawab men-scan dan mengirimkan softcopy dokumen permintaan material konstruksi terverifikasi kepada Divisi
Procurement .
3. Manajer Proyek a. Memeriksa dokumen permintaan material konstruksi.
b. Verifikasi checked dokumen permintaan material konstruksi.
c. Bertanggung jawab men-scan dan mengirimkan softcopy dokumen permintaan material konstruksi verifikasi checked kepada Direktur Proyek.
4. Direktur Proyek a. Verifikasi approved dokumen permintaan material konstruksi.
2.5 Proses Kerja
Proses kerja yang ada di Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline PT. JFE Engineering Corporation Indonesia saat ini adalah sebagai berikut:
Proses Permintaan Material Konstruksi
2.5.1 Proses Permintaan Material Konstruksi adalah proses yang dilakukan
untuk meminta material konstruksi yang dibutuhkan oleh kantor proyek kepada Divisi Procurement pusat. Pada proses permintaan material konstruksi akan menghasilkan dokumen permintaan material konstruksi, seperti : dokumen penerimaan, revision notes, daftar item, persyaratan dokumen Vendor, list persyaratan dokumen Vendor, persyaratan inspeksi, tabel persyaratan inspeksi, proforma daftar kemasan, daftar penyimpangan, persyaratan umum, MTO, foto material diminta dan shipping document yang disiapkan oleh Supervisor
Construction . Dokumen permintaan material konstruksi akan diverifikasi oleh Supervisor Construction sebagai prepared, Manajer Proyek sebagai checked dan
Direktur Proyek sebagai approved.
2.6 Prosedur Kerja
Adapun prosedur untuk masing-masing proses dalam sistem kerja, dapat dijabarkan sebagai berikut:
2.6.1 Prosedur Permintaan Material Kontruksi
a. Supervisor Construction menyiapkan dokumen permintaan material konstruksi yang terdiri dari dokumen permintaan material, revision
notes , daftar item, persyaratan dokumen Vendor, tabel persyaratan
dokumen Vendor, persyaratan inspeksi, tabel persyaratan inspeksi, proforma daftar kemasan, daftar penyimpangan, persyaratan umum, MTO, subduct typical drawing, shipping document.
b. Supervisor Construction melakukan verifikasi prepared dokumen permintaan material konstruksi.
c. Supervisor Construction menyerahkan dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared kepada Warehouseman.
d. Warehouseman menduplikasi dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared.
e. Warehouseman menyerahkan duplikasi dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared kepada Supervisor Construction.
f. Warehouseman menyerahkan dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared yang asli kepada Manajer Proyek.
g. Manajer Proyek melakukan verifikasi checked dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared yang asli. h. Manajer Proyek men-scan dan mengirim softcopy dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared dan checked kepada Direktur Proyek. i. Direktur Proyek mencetak dan melakukan verifikasi approved dokumen permintaan material konstruksi verifikasi prepared dan
checked .
j. Direktur Proyek menyerahkan dokumen permintaan material konstruksi terverifikasi kepada Divisi Procurement.
Document flow diagram proses permintaan material konstruksi pada sistem
informasi pengelolaan permintaan material konstruksi proyek Kalisogo-Waru gas distribution pipeline PT. JFE Engineering Corporation Indonesia, mengacu pada Gambar 2.4
Gambar 2. 4 Document Flow Proses Permintaan Material Konstruksi
2.6.2 Permasalahan Sistem Saat Ini
Pengelolaan data permintaan material konstruksi proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline PT. JFE Engineering Corporation Indonesia memiliki beberapa proses yang harus dilakukan yaitu, proses permintaan material konstruksi proyek, pengelolaan persyaratan dokumen vendor, pengelolaan list persyaratan dokumen vendor, pengelolaan kebutuhan inspeksi, pengelolaan proforma daftar kemasan, pengelolaan daftar penyimpangan, pengelolaan dokumen pengiriman dan pengelolaan dokumen terlampir. Sistem penyimpanan data pengelolaan permintaan material konstruksi proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline PT. JFE Engineering Corporation Indonesia belum menggunakan Database Management System tetapi masih menggunakan spreed
sheet dan word processing, hal ini menyebabkan terjadinya data ganda dan data
hilang. Dalam pengiriman laporan untuk verifikasi masih menggunakan email yang menyebabkan tidak efisien waktu. Ketika verifikasi aktor yang terlibat harus melakukan cetak laporan sebelum melakukan verifikasi dan melakukan scan laporan untuk mengirim kembali laporan. Pada penyimpanan laporan masih membutuhkan tempat yang cukup besar, karena laporan disimpan masih dalam bentuk arsip.
Masalah yang kedua adalah banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan penyimpanan laporan, verifikasi, dan pengiriman laporan. Pembuatan laporan yang masih manual yang terkadang membuat petugas bisa melakukan human error dalam menyelesaikan tugasnya masing-masing.
Sistem Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek kurang maksimal Pengulangan kerja saat Pengiriman dokumen
Pencarian dokumen
Membutuhkan
Waktu lama
Penyimpanan dokumen Membutuhkan tempat besar Peletakan dokumen masih belum terkoordinir Penyimpanan dokumen dalam bentuk arsip Harus selalu melakukan scan dan cetak dokumen Melakukan pengiriman dokumen via email Penyimpanan dokumen dalam bentuk arsipGambar 2. 5 Fishbone Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline PT. JFE Engineering Corporation Indonesia.
2.7 Kebutuhan Fungsional Sistem Baru
Kebutuhan sistem yang baru akan dilengkapi dengan fitur-fitur sebagai berikut:
1. Fitur Login Fitur ini untuk memberikan batasan hak akses pengguna agar tidak terjadi penyalahgunaan hak akses.
2. Fitur Permintaan Material Konstruksi Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan dokumen permintaan material konstruksi dan memudahkan Manajer Poyek serta Diretur Proyek dalam melakukan verifikasi dokumen permintaan material konstruksi.
3. Fitur Persyaratan Dokumen Vendor Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan persyaratan dokumen vendor.
4. Fitur List Persyaratan Dokumen Vendor Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan list persyaratan dokumen vendor.
5. Fitur Persyaratan Inspeksi Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan dokumen persyaratan inspeksi dan tabel persyaratan inspeksi.
6. Fitur Proforma Daftar Kemasan Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan dokumen proforma daftar kemasan.
7. Fitur Daftar Penyimpangan Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan dokumen daftar penyimpangan material konstruksi proyek.
8. Fitur Dokumen Pengiriman Fitur ini dapat memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan shipping document.
9. Fitur Dokumen Terlampir Fitur ini memudahkan Supervisor Construction dalam pembuatan dokumen terlampir.
10. Fitur Pembuatan Laporan Fitur ini akan memudahkan Supervisor Construction untuk membuat laporan.
11. Fitur email gateway Fitur ini untuk remainder verifikasi dokumen permintaan material konstruksi proyek.
BAB III DESAIN SISTEM Desain sistem adalah spesifikasi atau konstruksi solusi yang teknis dan
berbasis komputer untuk persyaratan bisnis yang diidentifikasi dalam analisis sistem (Whitten, 2004). Desain sistem ini akan mengidentifikasi komponen- komponen sistem informasi yang akan didesain. Desain sistem juga dapat diartikan sebagai sebuah tahapan setelah analisa kebutuhan dari siklus pengembangan sistem yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Sedangkan desain sistem yang akan dijelaskan pada laporan berikut ini adalah menyangkut desain model, desain database serta desain input dan output.
3.1 Sistem Kerja Baru
Sistem kerja yang akan dibuat adalah sistem penyimpanan data pengelolaan permintaan material konstruksi proyek ke database sampai pembuatan laporannya.
3.1.1 Proses Kerja Baru
Proses kerja baru Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia :
33
3.1.1.1 Proses Permintaan Material Konstruksi Proyek
Proses permintaan material konstruksi proyek ini digunakan untuk merekap data permintaan material konstruksi untuk proyek, persyaratan- persyaratan yang bersangkutan dan dokumen-dokumen yang harus disertakan. Pada proses ini juga terdapat proses verifikasi dokumen permintaan material konstruksi proyek yang dilakukan oleh Supervisor Construction, Manajer Proyek dan Direktur Proyek. Yang dapat mengunakan fitur ini adalah Supervisor
Construction untuk menyiapkan serta verifikasi dokumen permintaan material konstruksi, Manajer Proyek dan Direktur proyek untuk verifikasi.
3.1.1.2 Proses Pengelolaan Persyaratan Dokumen Vendor
Proses Pengelolaan Persyaratan Dokumen Vendor ini digunakan untuk merekap data persyaratan dokumen vendor yang menjelaskan tata cara pembuatan, penyerahan dan penyelesaian tiap-tiap dokumen yang nantinya harus disertakan oleh Vendor. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah Supervisor
Construction untuk menyiapkan persyaratan dokumen vendor dan Divisi Procurement dapat mencetak persyaratan dokumen vendor.
3.1.1.3 Proses Pengelolaan List Persyaratan Dokumen Vendor
Proses Pengelolaan List Persyaratan Dokumen Vendor ini digunakan untuk merekap data list dokumen yang harus disertakan oleh Vendor sesuai dengan kebutuhan yang ditentukan oleh PT. JFE Engineering Corporation Indonesia. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah Supervisor Construction untuk menyiapkan list persyaratan dokumen vendor dan Divisi Procurement dapat mencetak list persyaratan dokumen vendor.
3.1.1.4 Proses Pengelolaan Kebutuhan Inspeksi
Proses Pengelolaan Kebutuhan Inspeksi ini digunakan untuk merekap data persyaratan inspeksi terhadap material konstruksi yang menjelaskan persyaratan pengujian dan inspeksi untuk material serta dokumen yang terlibat. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah Supervisor Construction untuk menyiapkan kebutuhan inspeksi dan Divisi Procurement dapat mencetak kebutuhan inspeksi.
3.1.1.5 Proses Pengelolaan Proforma Daftar Kemasan
Proses Pengelolaan Proforma Daftar Kemasan ini digunakan untuk merekap data daftar kemasan yang digunakan untuk mengemas material konstruksi saat di kirim ke situs proyek. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah
Supervisor Construction untuk merekap data daftar kemasan dan Divisi Procurement dapat mencetak proforma daftar kemasan.
3.1.1.6 Proses Pengelolaan Daftar Penyimpangan
Proses Pengelolaan Daftar Penyimpangan ini digunakan untuk merekap data material yang menyimpang dari yang di minta. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah Supervisor Construction untuk menyiapkan daftar penyimpangan dan Divisi Procurement dapat mencetak daftar penyimpangan.
3.1.1.7 Proses Pengelolaan Dokumen Pengiriman
Proses Pengelolaan Dokumen Pengiriman ini digunakan untuk merekap data dokumen maupun sertifikat material yang harus disertakan oleh Vendor nantinya pada saat pengiriman material konstruksi ke situs proyek. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah Supervisor Construction untuk menyiapkan dokumen pengiriman dan Divisi Procurement dapat mencetak dokumen pengiriman.
3.1.1.8 Proses Pengelolaan Dokumen Terlampir
Proses Pengelolaan Dokumen Terlampir ini digunakan untuk me-list dokumen yang terlibat dalam permintaan material konstruksi proyek. Yang dapat menggunakan fitur ini adalah Supervisor Construction untuk menyiapkan dokumen terlampir dan Divisi Procurement dapat mencetak dokumen terlampir.
3.1.1.9 Proses Pembuatan Laporan Proses ini digunakan untuk mengenerate laporan permintaan material.
Yang dapat menggunakan fitur ini adalah Direktur Proyek untuk mendapatkan laporan permintaan material.
3.1.2 Prosedur Sistem Kerja Baru
Prosedur sistem kerja yang ada pada Sistem Informasi Pengelolaan Permintaan Material Konstruksi Proyek Kalisogo-Waru Gas Distribution Pipeline pada Kantor Proyek PT. JFE Engineering Corporation Indonesia adalah sebagai berikut:
3.1.2.1 Prosedur Permintaan Material Konstruksi Proyek
Prosedur dalam permintaan material konstruksi proyek adalah sebagai berikut :
1. Supervisor Construction login, kemudian memilih menu transaksi permintaan material konstruksi proyek.
2. Supervisor Construction mengisi form permintaan material konstruksi proyek dan melakukan verifikasi prepared dengan mengisi data diri pada tabel verifikasi. Kemudian memilih tombol simpan untuk menyimpan data permintaan material konstruksi.
3. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data transaksi permintaan material konstruksi berhasil di simpan.
4. Manajer Proyek login, dan memilih menu verifikasi permintaan material konstruksi.
5. Manajer Proyek memilih tombol cari permintaan dan memilih permintaan material konstruksi proyek yang akan di verifikasi checked. Kemudian Manajer Proyek mengisi tabel verifikasi dan memilih tombol simpan untuk menyimpan data verifikasi permintaan material konstruksi proyek.
6. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data permintaan material konstruksi proyek verifikasi checked telah berhasil di simpan.
7. Direktur Proyek login, dan memilih manu verifikasi permintaan material konstruksi.
8. Direktur Proyek memilih tombol cari permintaan dan memilih permintaan material konstruksi proyek yang akan di verifikasi approved. Kemudian Direktur Proyek mengisi tabel verifikasi dan memilih tombol simpan untuk menyimpan data permintaan material konstruksi terverifikasi.
9. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data permintaan material konstruksi proyek terverifikasi telah berhasil di simpan dan hasil output form berupa form yang siap cetak.
3.1.2.2 Prosedur Persyaratan Dokumen Vendor
1. Supervisor Construction memilih tombol next setelah mengisi form permintaan material konstruksi proyek untuk mengisi form selanjutnya yaitu form persyaratan dokumen vendor dan memilih tombol simpan untuk menyimpan data persyaratan dokumen vendor.
2. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data persyaratan dokumen vendor telah berhasil di simpan.
3.1.2.3 Prosedur List Persyaratan Dokumen Vendor
1. Supervisor Construction memilih tombol next setelah mengisi form persyaratan dokumen vendor untuk mengisi form selanjutnya yaitu form list persyaratan dokumen vendor dan memilih tombol simpan untuk menyimpan data list persyaratan dokumen vendor.
2. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa data list persyaratan dokumen vendor telah berhasil di simpan.
3.1.2.4 Prosedur Kebutuhan Inspeksi
1. Supervisor Construction memilih tombol next setelah mengisi form list persyaratan dokumen vendor untuk mengisi form selanjutnya yaitu form kebutuhan inspeksi dan memilih tombol simpan untuk menyimpan data kebutuhan inspeksi.
2. Sistem akan memberikan permberitahuan bahwa data kebutuhan inspeksi telah berhasl di simpan.
3.1.2.5 Prosedur Proforma Daftar Kemasan
1. Supervisor Construction memilih tombol next setelah mengisi form kebutuhan inspeksi. Memilih nama Vendor dan memilih tombol cari material konstruksi untuk memilih material konstruksi yang akan di inputkan. Kemudian memilih tombol simpan untuk menyimpan data proforma daftar kemasan.