TAPPDF.COM PDF DOWNLOAD PENERAPAN SYSTEM APPLICATION AND ... JURNAL UNESA 1 PB
Penerapan System Application And Product (SAP)
PENERAPAN SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT (SAP) PADA ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN DI PT KAI (PERSERO) DAOP 8 SURABAYA
JURNAL
Oleh
AYU LAELY QOMARIYAH
11080554084
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
2015
0
Penerapan System Application And Product (SAP)
PENERAPAN SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT (SAP) PADA ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN DI PT KAI (PERSERO) DAOP 8 SURABAYA
Ayu Laely Qomariyah dan Durinta Puspasari
Program Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi,
Universitas Negeri Surabaya
Abstrak
Perkembangan teknologi informasi saat ini dipengaruhi oleh perkembangan zaman, sehingga menuntut perusaha an
agar beroperasi dan berkompetensi dengan baik. Jadi, dengan adanya hal tersebut maka pelaksanaan yang
dilakukan perusahaan adalah dengan cara meningkatkan produktivitas dan kualitas kegiatan perusahaan melalui
pengembangan sistem. Sekarang ini, PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya telah mengembangkan sistem yang baru
yaitu dengan menerapkan System Application and Product. SAP merupakan suatu produk perangkat lunak yang
memiliki aplikasi yang bermacam-macam dalam mengolah data salah satunya human resources khususnya tentang
kepegawaian, riwayat pendidikan, kenaikan pangkat, mutasi, gaji hingga urusan pensiun. Penelitian ini bertujuan
untuk menganalisis penerapan SAP, kelebihan SAP, dan kelemahan sistem sebelumnya dibandingkan dengan SAP
di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya. Metode penelitian ini menggunakan jenis penelitian studi deskriptif
kualitatif. Instrumen yang digunakan dalam penelitian adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Subjek
dalam penelitian ini adalah pegawai yang bekerja di bagian SDM PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya dengan
jumlah 5 orang. Sedangkan objek penelitian ini mengenai penerapan System Application and Product (SAP) pada
administrasi kepegawaian. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa dalam penerapan SAP di bagian SDM banyak
memberikan keuntungan bagi pegawai dalam pengelolaan kepegawaian. Hal ini dibuktikan dengan hasil
wawancara dan observasi yang menyatakan bahwa sistem yang digunakan saat ini adalah sistem yang efektif
karena mampu menampilkan data secara cepat, lengkap, dan akurat ketika data tersebut dibutuhkan. Dengan
demikian, sistem ini dapat membantu pekerjaan pegawai untuk selesai dengan tepat waktu jika dibandingkan
dengan sistem sebelumnya.
Kata kunci: SAP, administrasi kepegawaian
Abstract
The development of the information technology at this moment is influenced by the times, so demanding company to
operate and competent with properly. So, with that existence the implementation of the company is to improve the
productivity and quality of the company activity through the development of the system. This now, PT KAI (Persero)
Daop 8 Surabaya has developed a new system by implementing System Application and Product. SAP is a softwar e
product that has diverse application in data processing of the one is human resources in particular on personnel,
education history, promotions, mutation, salary until retire affairs. This research aimed to analyze the
implementation of SAP, SAP advantages, and weaknesses of the previous system compared to SAP in PT KAI
(Persero) Daop 8 Surabaya. This method of research used a descriptive qualitative type of research study. The
instruments used in the research were interview, observation, and documentation. The subjects in this research were
employees who worked in the human resources PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya with amount of 5 peoples. While
the object of this research about the implementation of System Application and Product (SAP) on personnel
administration. The results showed that use of SAP in the human resources department provides many benefit for
employees in personnel management. This is verified by the results of the interview and observation stating that the
current system is effective because the system is capable to display a quickly data, complete, and accurate when the
data is needed. Thus, this system can help employees to complete the work on time when compared with the previous
system.
Keywords: SAP, personnel administration
1
Penerapan System Application And Product (SAP)
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi saat ini
Operasi (Daop) 8 Surabaya. Saat ini PT KAI
pasti dipengaruhi oleh perkembangan zaman,
Daop 8 Surabaya telah menerapkan sistem
sehingga menuntut perusahaan agar beroperasi
informasi SDM (Sumber Daya Manusia) yang
dan berkompetensi dengan baik. Oleh karena itu,
baru, sistem ini bernama System Application and
peranan perusahaan pada sistem teknologi
Product (SAP). Berdasarkan studi pendahuluan
informasi juga dituntut untuk berubah. Dengan
yang telah dilakukan oleh peneliti bahwa
adanya hal tersebut, maka pelaksanaan yang
sebelum adanya pergantian sistem, awalnya PT
harus
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya menggunakan
dilakukan
meningkatkan
adalah
produktivitas
dengan
dan
cara
kualitas
beberapa
sistem antara lain:
tahun
1997
kegiatan perusahaan melalui pengembangan
menggunakan
sistem agar perusahaan berperan aktif dalam
(Simpers), tahun 2000 menggunakan Sistem
mengembangkan kinerja pegawai menjadi lebih
Informasi Pegawai Kereta Api (Sipeka), tahun
baik. Penggunaan sistem yang sesuai dengan
2009 menggunakan Concura HRMIS (Human
perkembangan zaman juga akan menguntungkan
Resource Management Information System), dan
perusahaan karena dapat mempercepat proses
tahun 2011 sampai saat ini menggunakan SAP.
Sistem
Informasi
Personalia
administrasi kepegawaian menjadi lebih efektif,
Dari berbagai sistem yang digunakan
efisien, serta dapat meningkatkan produktivitas
sebelum SAP ada beberapa permasalahan yang
atau kinerja pegawai.
terjadi, diantaranya: pertama, software yang ada
Perusahaan merupakan suatu tempat atau
tidak bisa memenuhi kebutuhan user dan
organisasi yang kegiatannya selalu berkaitan
tuntutan perusahaan. Kedua, aplikasi belum
antara
pegawainya.
mampu menyajikan laporan secara akurat dan
Perusahaan yang baik pasti memiliki keteraturan
belum bisa melakukan penelusuran data dengan
dalam
mengenai
baik. Ketiga, aplikasi belum di dukung dengan
administrasi kepegawaian. Karena di dalam
SOP (Standar Operasional Perusahaan) sehingga
administrasi kepegawaian memuat informasi
kinerja
mengenai data-data pegawai, analisa pekerjaan
merupakan suatu pedoman operasional yang
atau jabatan, pengembangan atau pelatihan
berisikan
pegawai,
perusahaan
pimpinan
maupun
memproses
data-data
kesejahteraan
pegawai,
kenaikan
tidak
berjalan
sistem
dalam
dan
maksimal.
prosedur
memudahkan
SOP
kegiatan
pekerjaan
pangkat, gaji, pensiun, dan lain sebagainya.
pegawai yang harus dijadikan sebagai dasar
Dengan begitu, maka perusahaan tersebut akan
dalam bekerja.
berkembang menjadi perusahaan besar yang
memiliki
kualitas
yang
baik.
Salah
Dengan
satu
perusahaan
didukungnya
dapat
SOP
menjadikannya
maka
sebagai
perusahaan besar di Indonesia adalah PT KAI
panduan dasar untuk mengembangkan sistem
(Persero), PT KAI (Persero) memiliki beberapa
pada bagian sumber daya manusia serta dapat
cabang salah satunya PT KAI (Persero) Daerah
mengukur kinerja pegawai sesuai standar yang
2
Penerapan System Application And Product (SAP)
telah ditetapkan perusahaan. Keempat, aplikasi
pegawai serta menampilkan seluruh laporan
yang digunakan adalah inhouse (hanya bisa
yang dibutuhkan sehingga aktivitas harian
diakses pada satu bagian saja) dan belum teruji
perusahaan akan lancar. Adapun alasan peneliti
secara umum sehingga banyak masalah yang
memilih PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya
timbul seperti virus, error , dan lain sebagainya.
dikarenakan perusahaan ini telah mendapatkan
Permasalahan yang terjadi pada sistem,
mengakibatkan
masalah
pada
penghargaan atas prestasi yang diraihnya,
diantaranya
kegiatan
BUMN
2012
award
yang
administrasi kepegawaian yang menyebabkan
dinobatkan sebagai the best of the best BUMN,
kinerja pegawai menjadi lambat, data yang
sebagai
dibutuhkan kurang terintegrasi dengan baik,
Perusahaan Pers) 2012, meraih gold winner
proses administrasi dan pencarian data yang
untuk kategori tactical marketing dan silver
dibutuhkan membutuhkan waktu yang lama
winner untuk strategical marketing tahun 2014,
karena sistem sebelumnya tidak memiliki menu
sebagai living legend company tahun 2014,
yang lengkap daripada sistem yang baru, serta
BUMN award 2014, HR (Human Resource)
data yang tersimpan di dalam sistem tidak dapat
excellence award 2014, Indonesia best CEO
langsung dicetak. Oleh karena itu, PT KAI
2014, dan sebagai bronze winner kategori the
(Persero)
senantiasa
best of state-owned enterprise inhouse magazine
melakukan pembaharuan sistem demi mencapai
2015 (http://www.kereta-api.co.id). Berdasarkan
tujuan yang diharapkan. System Application and
penjabaran tersebut baik berdasarkan alasan
Product (SAP) merupakan produk perangkat
maupun studi pendahuluan yang telah dilakukan
lunak atau software yang berguna untuk
penulis. Penulis tertarik untuk menganalisis
membantu
dan
tentang penerapan SAP, kelebihan SAP, dan
melakukan berbagai aktivitas sehari-hari salah
kelemahan sistem sebelumnya pada kegiatan
satunya yang berkaitan dengan pengolahan data
yang
tentang sumber daya manusia atau kepegawaian.
kepegawaian
Daop
8
Surabaya
perusahaan
merencanakan
korporasi
pilihan
berhubungan
SPS
dengan
dengan
(Serikat
administrasi
judul
penelitian
Di dalam SAP terdiri dari sejumlah
“Penerapan System Application and Product
modul/aplikasi dan tiap aplikasi bekerja secara
(SAP) Pada Administrasi Kepegawaian di PT
berkaitan satu dengan yang lainnya. Sistem ini
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya”.
diharapkan akan mampu membuat perusahaan
menyelesaikan
masalah
sebelumnya
serta
Fokus Penelitian
diharapkan dapat meningkatkan produktivitas
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka
atau kinerja pegawai dan mempercepat proses
dapat dirumuskan fokus penelitian sebagai
kegiatan administrasi kepegawaian. Sejalan
berikut:
dengan penelitian yang dilakukan oleh Wafi,
1)
Application
dkk (2013) yang menjelaskan bahwa dengan
bagaimana
and
penerapan
Product
(SAP)
System
pada
administrasi kepegawaian di PT KAI (Persero)
adanya sistem pada administrasi kepegawaian
Daop 8 Surabaya; 2) apa saja kelebihan dari
maka perusahaan akan mudah mengolah data
System Application and Product (SAP) pada
3
Penerapan System Application And Product (SAP)
administrasi kepegawaian di PT KAI (Persero)
sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah
Daop 8 Surabaya; 3) bagaimana kelemahan
disesuaikan
sistem sebelumnya dibandingkan dengan System
berubah; b) mudah diadaptasikan, yaitu sistem
Application and Product (SAP) di PT KAI
yang cepat mudah diadaptasikan dengan kondisi
(Persero) Daop 8 Surabaya.
baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun
dengan
keadaan
yang
sering
mengganggu fungsi utamanya; c) sistematis
yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit
Tujuan Penelitian
aktivitas pekerjaan yang telah ada; d) fungsional
Berdasarkan
fokus
penelitian
tersebut,
yaitu sistem yang dapat membantu mencapai
maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk
tujuan yang telah ditentukan; e) sederhana yaitu
menganalisis: 1) penerapan System Application
and
Product
(SAP)
pada
sistem
administrasi
yang
mudah
dipahami
dan
dapat
dilaksanakan; f) pemanfaatan sumber daya yang
kepegawaian di PT KAI (Persero) Daop 8
optimal yaitu sistem yang dirancang dengan baik
Surabaya; 2) kelebihan System Application and
akan menjadikan penggunaan sumber daya yang
Product (SAP) pada administrasi kepegawaian
dimiliki
di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya; 3)
organisasi
dapat
dioptimalkan
pemanfaatannya (dalam Sukoco, 2007).
kelemahan sistem sebelumnya dibandingkan
dengan System Application and Product (SAP)
SAP (System Application and Product)
di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya.
SAP (System Application and Product)
adalah suatu software yang dikembangkan untuk
LANDASAN TEORI
mendukung suatu organisasi dalam menjalankan
Sistem
kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan
efektif.
Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani
SAP
juga
merupakan
software
“systema ” yang artinya suatu keseluruhan yang
Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu
kompleks yang disatupadukan (a complex a
suatu tools IT dan manajemen untuk membantu
whole put together ). Menurut McLeod, “sistem
perusahaan
adalah
berbagai aktivitas sehari-hari. SAP terdiri dari
sekelompok
elemen-elemen
yang
merencanakan
modul/aplikasi
dan
yang
melakukan
terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk
sejumlah
mempunyai
mencapai tujuan” (dalam Yakub, 2012:1).
kemampuan mendukung semua transaksi yang
Dengan demikian sistem merupakan bagian dari
perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap
suatu jaringan kerja dari prosedur dan komponen
aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan
pendukung yang saling berhubungan untuk
yang lainnya (Seto, 2013).
Sedangkan pengertian dari modul di dalam
melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu.
beberapa
SAP adalah suatu unit piranti lunak yang berdiri
karakteristik sistem yang mempengaruhinya,
sendiri dari model, tampilan, dan pendukung
diantaranya: a) fleksibel, merupakan sistem yang
lainnya (Yii, 2009). Jadi, kesimpulannya SAP
terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun
merupakan suatu produk perangkat lunak atau
Sistem
yang
baik
memiliki
4
Penerapan System Application And Product (SAP)
software yang digunakan perusahaan dalam
formasi pengadaan pegawai, pendidikan dan
mempermudah kinerja pegawai dalam mencapai
pelatihan pegawai, kewajiban, hak-hak dan
tujuan yang diharapkan. Dengan adanya suatu
disiplin serta kode etik pegawai, kesejahteraan
produk perangkat lunak maka pegawai tidak
pegawai,
akan kesulitan dan lama dalam mengolah data-
mutasi,
data yang berhubungan dengan kepegawaian
pengangkatan dalam jabatan, pemberhentian,
ataupun yang lainnya.
pensiun, penghargaan dan sub sistem lainnya,
SAP
memiliki
beberapa
keuntungan
transaksi
yang
cuti,
promosi,
kenaikan
pangkat,
dan faktor (Harsono, 2011).
modul/aplikasi yang mempunyai kemampuan
semua
demosi,
pegawai,
yang selalu dipengaruhi geografi, demografi,
diantaranya adalah: a) SAP terdiri dari sejumlah
mendukung
sumpah/janji
Adapun prinsip-prinsip dalam kegiatan
perlu
sistem administrasi kepegawaian yang akurat
dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi
harus
bekerja secara berkaitan satu dengan yang
pemerintah di bidang kepegawaian; b) data
lainnya;
umum
b)
SAP
mempunyai
netweaver
memuat:
pegawai
a)
per
kebijakan-kebijakan
individu;
c)
sistem
platform, yang men-support development dan
pembinaan
software logistic; c) SAP mempunyai ABAP
pegawai; d) data gaji beserta tunjangan-
atau
tunjangan yang diterimanya; e) data keluarga
programmer ,
yang
mempermudah
dan
pengembangan
individu
developer untuk implementasi business logic; d)
dan
mendukung integrasi proses bisnis perusahaan-
penyusunan DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
perusahaan besar; e) semua informasi yang
dengan menggunakan standar yang berlaku; g)
tersimpan di dalam SAP dapat diakses oleh
untuk
bagian organisasi yang membutuhkan pada saat
kepegawaian yang tidak dapat diakses oleh unit
dibutuhkan (Seto, 2013).
lain
perubahan jumlah
menjaga
Administrasi Kepegawaian
negara/pemerintah
dalam
kepada
memperlancar
masyarakat.
rangka
di
sesuai
mengenai
kebutuhan kelengkapan data perusahaan.
memperlancar
pemberian
pelayanan
Dengan
demikian,
dengan
kegiatan
didalam
yang tersimpan akan lengkap sesuai dengan
bidang
Administrasi
sifat-sifat
kepegawaian
merupakan
sistem, maka sifat-sifat yang dimilikinya antara
lain: a) abstrak, disebut abstrak karena tidak
dapat terlihat wujudnya kecuali kebijakan yang
administrasi kepegawaian merupakan suatu
sistem,
Jadi,
data
yang harus dipenuhi supaya data dan informasi
pencapaian tujuan negara maupun pemerintah
untuk
ada
f)
maka harus memuat berbagai prinsip-prinsip
merupakan proses kegiatan penyelenggaraan
kepegawaian
2007).
PNS;
administrasi kepegawaian di dalam suatu sistem
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya
kebijakan
kerahasiaan
(Sedarmayanti,
penyelenggaraan
keluarga
berkaitan
yang
dengan
kepegawaian;
b)
buatan
manusia (Man Made Systems), Suatu sistem
dimilikinya. Administrasi kepegawaian sebagai
yang ada di dalam suatu organisasi atau
suatu sistem terdiri dari berbagai macam sub
perusahaan pastilah diciptakan atau dibuat oleh
sistem antara lain: analisa pekerjaan/jabatan,
5
Penerapan System Application And Product (SAP)
manusia yang handal dalam bidangnya; c)
dan grafik kelulusan kerja praktik dan tugas
terbuka (Open Systems), suatu sistem dikatakan
akhir I.
terbuka, karena suatu sistem selalu beradaptasi
sesuai
dengan
perubahan
perkembangan
lingkungan;
d)
dan
(2013) dalam jurnalnya yang berjudul “Analisis
(Living
Atas Efisiensi dan Efektivitas Penerapan Sistem
zaman
hidup
Penelitian yang dilakukan oleh Ningrum
Systems), suatu sistem dikatakan hidup, karena
Informasi
sistem
Internal
selalu
berkembang
sesuai
dengan
Akuntansi
Pada
Terkait
STIE
Pengendalian
WIDYA
GAMA
perkembangan lingkungan dan tuntutan dari
LUMAJANG”. Subjek dalam penelitian ini
masyarakat; e) kompleks, suatu sistem dikatakan
adalah pihak-pihak yang bekerja pada
kompleks, karena di dalamnya terdapat berbagai
WIDYA GAMA terutama pada pihak yang
macam sub sistem yang saling berhubungan satu
berhubungan
dengan yang lainnya dalam rangka mencapai
keuangan yaitu ketua, pembantu ketua II selaku
tujuan yang telah ditentukan (Harsono, 2011).
penanggungjawab bidang administrasi umum
Berdasarkan
maka
dan keuangan, karyawan bagian keuangan, dan
kesimpulannya adalah setiap sistem administrasi
beberapa mahasiswa sebagai sumber pendukung.
memiliki sifat tersendiri berdasarkan kondisi dan
Penelitian ini dilakukan di STIE WIDYA
situasi pada sistem tersebut.
GAMA LUMAJANG. Hasil penelitian ini
penjabaran
tersebut,
dengan
menunjukkan
bahwa
pelaksanaan
untuk
STIE
prosedur
meningkatkan
efisiensi dan efektivitas pada organisasi maka
Penelitian Terdahulu yang Relevan
dapat memanfaatkan software yang sesuai
Penelitian yang dilakukan oleh Antonio dan
dengan
kebutuhan
Safriadi (2012) dalam jurnalnya yang berjudul
menggunakan
sistem
“Rancang
terintegrasi
maka
Bangun
Sistem
Informasi
organisasi.
Dan
komputerisasi
seluruh
jika
yang
proses
Administrasi Informatika (SI-ADIF)”. Subjek
pendokumentasian dan pencatatan akan lebih
dalam penelitian ini adalah petugas administrasi
teratur. Selain itu, organisasi tersebut harus
akademik dan penelitian ini dilakukan di
dapat memaksimalkan kemampuan sumber daya
Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura pada
manusia yang lebih baik agar dapat memberikan
Prodi Teknik Informatika. Hasil penelitian ini
kinerja yang baik.
menunjukkan
informasi
Penelitian yang dilakukan oleh Wafi, dkk
administrasi memberikan kemudahan kepada
(2013) dalam jurnalnya yang berjudul “Rancang
petugas administrasi akademik dalam mengolah
Bangun Sistem Informasi Kepegawaian (Studi
data-data mahasiswa agar terintegrasi dengan
Kasus PKIS Sekar Tanjung Pasuruan)”. Subjek
baik, sistem informasi administrasi memberikan
dalam penelitian ini adalah
informasi data mahasiswa secara cepat dan
(Human Resource Department) dan penelitian
valid,
ini dilakukan di Pusat Koperasi Industri Susu
serta
bahwa
sistem
sistem
informasi
administrasi
menghasilkan data berupa surat-surat, DPNA
(PKSI)
penelitian
6
Sekar
ini
Tanjung,
pegawai HRD
Pasuruan.
menunjukkan
bahwa
Hasil
sistem
Penerapan System Application And Product (SAP)
informasi
kepegawaian
Sekar
Selanjutnya penelitian ini dilakukan di PT KAI
data
(Persero) Daop 8 Surabaya yang beralamat di
pegawai yang ada serta dapat menampilkan
Jalan Gubeng Masjid Surabaya 60131, Jawa
seluruh
Timur.
Tanjung
dapat
pada
membantu
laporan
yang
PKIS
mengolah
dibutuhkan
untuk
Teknik
pengumpulan
data
yang
memperlancar aktivitas harian perusahaan dan
digunakan yaitu wawancara, observasi, dan
laporan yang dihasilkan diharapkan membantu
dokumentasi.
pihak
manajemen
dalam
pengambilan
Dalam penelitian kualitatif deskriptif ini,
keputusan.
instrumen yang paling utama digunakan adalah:
Penelitian yang dilakukan oleh Ziemba and
1)
instrumen
wawancara
yaitu
dengan
Oblak (2013) dalam jurnalnya yang berjudul
menggunakan seperangkat daftar pertanyaan
“Critical Success Factors for ERP Systems
melalui pedoman wawancara; 2) observasi yaitu
Implementation
in
Public
Administration ”.
dilakukan
dengan
cara
pengamatan
dan
Subjek dalam penelitian ini adalah pegawai
pencatatan
administrasi dan penelitian ini dilakukan di
menggunakan
gedung perwakilan pemerintah Polandia. Hasil
penerapan SAP terhadap pengurusan pekerjaan
penelitian ini menunjukkan bahwa tujuan dari
pegawai bidang SDM; 3) dokumentasi yaitu
penelitian ini adalah mengeksplorasi faktor
digunakan untuk memperoleh data mengenai
penentu keberhasilan pada implementasi sistem
sejarah
ERP dalam administrasi publik. Pada instansi
organisasi, gambar tampilan SAP, laporan hasil
pemerintah serta organisasi bisnis saat ini
pekerjaan, surat, foto pegawai, dan hal-hal
menggunakan
bisnisnya.
Hal
manajemen
ini
atau
secara
lembar
profil
langsung
dengan
observasi
mengenai
perusahaan,
struktur
proses
pada
lainnya yang berhubungan dengan penelitian ini
memungkinkan
untuk
khususnya mengenai administrasi kepegawaian
meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses
di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya.
pemerintahan. Dengan demikian, pelaksanaan
Teknik analisis yang digunakan dalam
pekerjaan terkait erat dengan pelaksanaan sistem
penelitian ini menggunakan teknik analisis data
informasi khususnya ERP.
menurut Miles dan Huberman yaitu melalui
pendekatan pengumpulan data, reduksi data,
display data, dan menarik kesimpulan/verifikasi
METODE PENELITIAN
(Mukhtar, 2013). Pada proses pengumpulan data
Jenis penelitian yang digunakan dalam
yaitu
penelitian ini adalah studi deskriptif kualitatif.
dengan
menggunakan
seperangkat instrumen yang telah disiapkan
Subjek dalam penelitian adalah pegawai yang
penulis guna memperoleh informasi melalui
bekerja di bagian SDM PT KAI (Persero) Daop
wawancara, observasi, dan dokumentasi. Untuk
8 Surabaya dengan jumlah 5 orang, terdiri dari 4
reduksi data yang dilakukan dengan memilah
staf pelaksana SDM dan 1 officer payroll
dan memilih serta menyederhanakan data yang
application. Sedangkan objek dari penelitian ini
adalah penerapan System Application
dilakukan
terkait dengan kepentingan penelitian. Sehingga
and
reduksi data yang dilakukan oleh penulis
Product (SAP) pada administrasi kepegawaian.
7
Penerapan System Application And Product (SAP)
berdasarkan pedoman wawancara yang melalui
selaku asisten manager SDM dan Bapak
indikator
Achmad Romadhoni selaku officer human
tentang
sistem,
administrasi
kepegawaian, dan SAP.
resources applications.
Sedangkan display atau penyajian data
HASIL DAN PEMBAHASAN
menggunakan diagram tulang ikan atau fish
bone diagram. Kegunaan display data dalam
Hasil dan pembahasan dalam penelitian ini
penelitian ini adalah untuk membantu penulis
dalam
memahami
apa
yang
yaitu memadukan antara hasil yang diperoleh di
terjadi,
lapangan dengan kajian teori serta penelitian
merencanakan analisis selanjutnya berdasarkan
apa
yang
sudah
dipahami
terdahulu yang relevan. Selanjutnya penulis
sebelumnya.
menganalisis fokus penelitian mengenai: 1)
Selanjutnya adalah menarik kesimpulan atau
penerapan System Application And Product
verifikasi. Penulis menyimpulkan bahwa dengan
(SAP) pada administrasi kepegawaian di PT
diterapkannya SAP, maka pegawai dapat bekerja
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya; 2) kelebihan
dengan cepat dalam memproses pengelolaan
administrasi
kepegawaian
dari System Application And Product (SAP); 3)
dibanding
kelemahan sistem sebelumnya dibandingkan
menggunakan sistem sebelumnya yaitu Concura
HRMIS.
Sistem
yang
baru
ini
dengan System Application and Product (SAP).
memiliki
Pada
kelebihan yaitu proses penyajian datanya lebih
proses
pengurusan
administrasi
kepegawaian yaitu dimulai dari pencatatan data
cepat, akurat, lengkap, dan tepat sehingga sangat
pegawai yang diterima bekerja yaitu dimulai
membantu pegawai untuk dapat bekerja dengan
dari
cepat sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan
pengumpulan
ijazah,
akte
kelahiran,
fotokopi KTP. Setelah data tersebut terkumpul
perusahaan. Dan juga membuat pegawai untuk
barulah user melakukan entry data ke dalam
dapat menyelesaikan tugasnya dengan tepat pada
sistem untuk mencatat data pegawai sesuai
waktunya.
dengan data yang diberikan mulai dari nama
Untuk melakukan uji keabsahan data dalam
lengkap, tempat dan tanggal lahir, umur, agama,
penelitian ini peneliti menggunakan triangulasi
jenis kelamin, pendidikan, alamat rumah, status
sumber. Triangulasi merupakan teknik yang
nikah, tanggal nikah, tanggal lulus sekolah
digunakan untuk menguji kepercayaan data
sampai perguruan tinggi. Selanjutnya user akan
dengan memanfaatkan hal-hal lain yang ada di
mengisi NIPP, NIP, golongan, pangkat, serta
luar data tersebut untuk keperluan mengadakan
jabatan, tahun masuk kerja pegawai, jabatan,
pengecekan atau sebagai pembanding terhadap
masa kerja pegawai, sampai tahun pensiun.
data yang telah dikumpulkan (Mukhtar, 2013).
Bagi pegawai yang baru masuk bekerja
Selain itu, triangulasi sumber juga berarti
akan mendapatkan pelatihan dari perusahaan.
mendapatkan data dari sumber yang berbeda-
Tapi tidak menutup kemungkinan bagi pegawai
beda dengan teknik yang sama (Sugiyono,
yang sudah lama bekerja juga akan mendapat
2014:83). Dengan demikian, yang menjadi
pelatihan
triangulasi sumber adalah Ibu Piput Riwayati
jika
pengembangan
8
perusahaan
sistem.
Proses
mengadakan
pengadaan
Penerapan System Application And Product (SAP)
pelatihan yang pertama itu harus ada usulan dari
Executive Vice President (EVP) untuk dilakukan
manager SDM, kemudian peserta pelatihan
persetujuan dan penandatangan. Selanjutnya
(pegawai) akan disuruh untuk melengkapi
berkas tersebut dikirim ke kantor pusat untuk
berkas
yang
disetujui oleh masing-masing direksi dan setelah
mengikuti pelatihan. Selanjutnya berkas tersebut
disetujui berkasnya dikirim ke kantor daerah dan
dikirimkan ke pelaksana teknis di Bandung
pegawai tersebut menjalankan tes wawancara
sebagai tempat pelatihan.
dan psikotes ketika pegawai tersebut lolos maka
sesuai
persyaratan
pegawai
Setelah berkasnya disetujui barulah ada
berkasnya akan diproses ke dalam SAP yaitu
pemanggilan diklat atau pelatihan. Pegawai yang
dengan memasukkan data ke dalam menu
terpilih
mutasi.
mendapatkan
pelatihan
akan
mendapatkan pengajaran dan pengujian terhadap
Setelah data sudah dimasukkan ke dalam
materi yang diberikan yaitu selama 3 bulan.
SAP maka langsung dapat mencetak SK mutasi
Setelah mendapatkan pelatihan dan dinyatakan
yang dilakukan oleh user HR. Dari hasil cetakan
lulus maka langsung mendapatkan sertifikat dan
tersebut kemudian ditandatangani oleh manager
pegawai tersebut dapat kembali bekerja serta
SDM sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
pengaplikasikan teori dan praktik yang sudah di
Sedangkan untuk pengurusan penggajian setiap
dapat melalui kegiatan pelatihan. Adapun hal
user HR di daerah setiap bulannya harus
yang harus dilakukan pegawai setelah kembali
melakukan transaksi gaji dan NPWP yang
dari pelatihan yaitu harus memberikan fotokopi
dibatasi dari tanggal 1 sampai 20. Dalam hal
sertifikat pelatihan kepada pegawai SDM untuk
penggajian, disesuaikan dengan golongan, beban
dilakukan
sistem.
kerja, dan jabatan pegawai. Untuk gaji pokok
Pencatatan yang dilakukan user HR adalah
antara semua pegawai sama yang membedakan
dengan men-scan data kemudian melakukan
adalah
entry data terkait dengan nilai dan tanggal
tunjangannya sedikit jika dibandingkan dengan
pelatihan.
masinis yang tunjangannya banyak dikarenakan
pencatatan
ke
dalam
tunjangan.
Pegawai
administrasi
Kemudian proses pengangkatan jabatan, hal
beban pekerjaannya berat. Setelah melakukan
pertama yang dilakukan adalah melihat dari
transaksi gaji dan memasukkan ke dalam sistem.
golongan dan jabatan lalu mengajukan usulan
Maka sistem langsung dikunci dan diambil alih
kepada manager SDM. Setelah itu manager
oleh kantor pusat untuk diproses dan diterbitkan
mempersiapkan rencana mutasi dan membuat
nota permintaan dana. Setelah nota permintaan
rancangan pengangkatan jabatan. Selanjutnya
dana diterbitkan maka nota tersebut mendapat
berkas tersebut diserahkan ke manager Humasda
persetujuan dan penandatangan oleh atasan.
untuk ditandatangani berkasnya. Setelah itu
Kemudian gaji langsung ditransfer ke nomor
berkasnya diserahkan ke atasan tertinggi di
rekening masing-masing pegawai.
Daop 8 yang dikenal sebagai wakil kepala atau
Sedangkan untuk urusan pensiun, jika
Deputy Executive Vice President (Deputy EVP)
pegawai yang bersangkutan telah mencapai usia
dan kepala tertinggi atau dikenal sebagai
maksimal yaitu 56 tahun. Maka pegawai tersebut
9
Penerapan System Application And Product (SAP)
harus mengurus berkas untuk mengajukan
menuntut perusahaan untuk lebih berkompetensi
pensiun.
administrasinya
dan mengembangkan sistem yang digunakan
dilengkapi barulah berkas tersebut dikirim ke
sesuai dengan perkembangan zaman sehingga
kantor pusat untuk ditindaklanjuti. Setelah
pengolahan data pegawai lebih cepat dan efektif.
mendapat persetujuan pensiun dari direksi
Adanya pergantian sistem yang baru ini
kemudian berkas tersebut dikirim kembali ke
dipengaruhi oleh faktor dari dalam dan luar
daerah untuk segera dilakukan pencatatan ke
perusahaan. Faktor dari dalam perusahaan
dalam SAP. Bagi pegawai pensiunan dari ex
disebabkan
PNS akan mendapat surat pengantar BKN
menggunakan SAP, perusahaan menggunakan
sedangkan PNS murni dan pegawai Perum akan
sistem yang bernama Concura HRMIS (Human
langsung dicetak SK pensiun yang sudah
Resource Management Information System)
ditandatangani oleh direksi.
pada tahun 2009. Dan sistem ini hanya bertahan
Setelah
berkas
karena
pada
saat
sebelum
Dengan semakin berkembangnya teknologi
sampai 2 tahun saja. Sistem Concura HRMIS
membuat proses administrasi di PT KAI
memiliki kelemahan dalam hal pengurusan dan
(Persero) Daop 8 Surabaya semakin berjalan
pengolahan data
dengan
setiap
kepegawaian. Sistem tersebut juga kurang
pengurusaan administrasinya selalu dicatat ke
memenuhi kebutuhan pegawai bidang SDM dan
dalam SAP. Dengan adanya pemanfaatan dari
tujuan perusahaan. Kelemahan pada sistem
SAP, maka akan mempermudah pengelolaan
tersebut membuat kinerja pegawai semakin
dan pengurusan administrasi kepegawaian bagi
lambat karena sistemnya mudah terkena virus
pegawai SDM untuk mewujudkan tujuan yang
dan terjadi error ketika digunakan.
baik
dan
teratur
karena
bagi
bidang
administrasi
telah ditentukan perusahaan. Hal ini sesuai
Sedangkan faktor dari luar perusahan
dengan penelitian yang dilakukan oleh Wafi,
adalah dengan mencontoh perusahaan kereta api
dkk (2013) yang menjelaskan bahwa, “dengan
di luar negeri yang sudah sukses menggunakan
adanya sistem pada administrasi kepegawaian
sistem
maka perusahaan akan mudah mengolah data
perusahaan kereta api di luar negeri yang sudah
pegawai serta menampilkan seluruh laporan
menggunakan SAP. Dan beberapa perusahaan
yang dibutuhkan sehingga aktivitas harian
dalam negeri yang bergerak di bidang selain
perusahaan akan lancar”.
kereta api yang juga sudah menggunakan SAP.
yang
Penggunaan
Berdasarkan hal tersebut, juga sesuai
bernama
sistem
ini
SAP.
pun
Tak
sudah
hanya
teruji
dengan teori menurut McLeod dan Schell
keberhasilan dalam meningkatkan produktivitas
mengenai karakteristik sistem salah satunya
kinerja pegawai karena memiliki kelengkapan
tentang karakteristik sistem yang fungsional
menu dan kemanannya terjamin.
dijelaskan bahwa, “sistem yang efektif harus
Dengan adanya hal tersebut, pada tahun
dapat membantu mencapai tujuan yang telah
2011 PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya beralih
ditentukan” (dalam Sukoco, 2007). Dalam
menggunakan sistem yang bernama SAP agar
perkembangan tekonologi informasi saat ini,
mencapai tujuan yang diharapkan. Dalam hal ini
10
Penerapan System Application And Product (SAP)
penulis melakukan wawancara dan observasi
Keberhasilan dari penerapan sistem ini
guna mengetahui keadaan perusahaan setelah
juga tidak terlepas dari adanya jaringan internet
menerapkan SAP. Berdasarkan hasil wawancara
yang baik dan kemampuan sumber daya
dengan
triangulasi
manusia yang berkompeten. Dengan demikian,
sumber dan narasumber pada subjek penelitian
penerapan SAP dapat membantu pegawai untuk
dapat disimpulkan bahwa penggunaan SAP
melaksanakan pekerjaan dengan mudah dan
sudah
mendukung
cepat dalam mengolah data kepegawaian. Hal ini
kebutuhan pegawai SDM ke depannya yaitu
sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh
dalam hal pengelolaan data dan pengambilan
Antonio dan Safriadi (2012) yang menunjukkan
data kepegawaian. Sistem ini juga mudah
bahwa
diadaptasikan dan mudah dipahami pegawai
memberikan
karena menu-menu yang ada di dalamnya sudah
administrasi dalam mengolah data-data agar
familiar dan juga sebelum digunakan secara
terintegrasi dengan baik, sistem informasi
serentak pegawai mendapat pelatihan paling
administrasi memberikan informasi data secara
lama 3 bulan dan paling cepat adalah 3 minggu
cepat dan valid.
pegawai
dianggap
yang
menjadi
sesuai
dan
di Kota Bandung, Jawa Barat.
Dalam hal
sistem
informasi
kemudahan
administrasi
kepada
petugas
Berdasarkan hal tersebut juga sesuai dengan
pengecekan
pegawai
teori mengenai karakteristik sistem menurut
menjadi lebih mudah dan cepat karena tampilan
McLeod dan Schell yaitu sebuah sistem yang
menu-menunya sangat terperinci, data yang
baik memiliki karakteristik sebagai berikut: (1)
tersimpan bisa langsung dicetak. Sehingga
fleksibel merupakan sistem yang terstruktur dan
pegawai tidak perlu memerlukan waktu yang
terorganisir dengan baik, namun sebaiknya
lama untuk mengecek data pegawai. Selain itu
cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan
sistem ini juga sangat cepat dan lengkap dalam
dengan keadaan yang sering berubah; (2) mudah
hal penyajian, pengambilan, serta pengolahan
diadaptasikan yaitu sistem yang baik juga harus
data. Kriteria sistem yang cepat dan lengkap
cepat mudah diadaptasikan dengan kondisi baru
menurut pendapat pegawai SDM adalah pegawai
tanpa mengubah sistem yang lama maupun
tidak perlu lagi membuka berkas-berkas di
mengganggu fungsi utamanya; (3) sistematis
dalam map untuk mencari data-data yang
yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit
penting karena di dalam sistem SAP sudah bisa
aktivitas
mencatat semua hal mengenai kepegawaian
fungsional
secara
hal
mencapai tujuan yang telah ditentukan; (5)
pengurusan proses mutasi menggunakan sistem
sederhana yaitu sebuah sistem seharusnya lebih
yang baru ini dapat diproses selama 5 menit saja,
sederhana sehingga lebih mudah dipahami dan
berbeda
digunakan
dilaksanakan; (6) pemanfaatan sumber daya
sebelumnya yaitu memerlukan waktu yang
yang optimal yaitu sistem yang dirancang
cukup
dengan baik akan menjadikan penggunaan
lengkap.
dengan
lama
data
Sedangkan
sistem
sekitar
yang
1
dalam
minggu
untuk
pengurusannya.
pekerjaan
yaitu
yang
harus
telah
dapat
ada;
(4)
membantu
sumber daya yang dimiliki organisasi dapat
11
Penerapan System Application And Product (SAP)
dioptimalkan pemanfaatannya (dalam Sukoco,
kinerja tidak berjalan maksimal; (7) terdapat
2007). Jadi, sistem yang baik memiliki beberapa
peluang untuk penyalahgunaan sistem informasi
macam karakteristik yang diharapkan agar
oleh
pengguna atau user bisa lebih efisien dan efektif
pembocoran informasi perusahaan; (8) vendor
dalam melaksanakan pekerjaannya yaitu dapat
tidak
menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan waktu
perusahaan; (9) relatif sulit melakukan perbaikan
yang ditentukan.
dan
vendor
misalnya
memahami
pembajakan
kebutuhan
pengembangan
atau
sistem dalam
sistem
karena
Penerapan SAP juga tidak terlepas dari
pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh
pengaruh penggunaan sistem yang sebelumnya.
vendor , sedangkan perusahaan umumnya hanya
Sistem yang digunakan perusahaan sebelumnya
terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
adalah
sistem
Concura
HRMIS
(Human
Hal ini berbeda dengan penelitian yang
Resource Management Information System)
dilakukan
yaitu sebuah aplikasi perangkat lunak atau
menunjukkan
software yang digunakan untuk mengelola
efisiensi dan efektivitas pada organisasi maka
urusan manajemen sumber daya manusia.
dapat memanfaatkan software yang sesuai
Sistem ini hanya digunakan perusahaan dengan
dengan
jangka waku selama 2 tahun karena sistem ini
menggunakan
sistem
memiliki banyak kelemahan yang menjadikan
terintegrasi
maka
user HR kesulitan dan memerlukan waktu yang
pendokumentasian dan pencatatan akan lebih
lama
teratur. Selain itu, organisasi tersebut harus
untuk
proses
pengolahan
data
oleh
Ningrum
bahwa
kebutuhan
(2013)
untuk
yang
meningkatkan
organisasi.
Dan
komputerisasi
seluruh
jika
yang
proses
dapat memaksimalkan kemampuan sumber daya
kepegawaian.
manusia yang lebih baik agar dapat memberikan
Kelemahan dari sistem concura HRMIS
kinerja yang baik.
diantaranya: (1) tampilan menu yang tidak
lengkap; (2) sistem concura HRMIS tidak
Berdasarkan hal tersebut maka perusahaan
terintegrasi atau terhubung dengan pegawai di
mengganti dan mengembangkan sistem yang
bagian lain dan kantor pusat atau yang dikenal
baru yaitu SAP agar dapat memanfaatkan
dengan inhouse; (3) tingkat keamanan sistem
software
concura HRMIS yang tidak terjamin karena
organisasi.
belum sistem ini belum teruji secara umum
menunjukkan banyak kelemahan dibandingkan
sehingga terdapat masalah yang timbul seperti
dengan sistem yang digunakan saat ini yaitu
virus dan error ; (4) software tidak bisa
SAP, SAP sangat banyak manfaatnya walaupun
memenuhi
yang
sesuai
Jadi,
dengan
sistem
yang
kebutuhan
sebelumnya
dan
tuntutan
menurut pendapat pegawai sistem ini juga untuk
belum
mampu
kedepannya perlu ada pembaharuan lagi supaya
menyajikan laporan secara akurat dan belum
tidak ketinggalan zaman. Hal ini sesuai teori
bisa melakukan penelusuran data dengan baik;
mengenai sifat sistem administrasi kepegawaian
(6) software belum didukung dengan SOP
yaitu: (1) abstrak yaitu sistem yang tidak dapat
(Standar Operasional Perusahaan) sehingga
terlihat
perusahaan;
kebutuhan
(5)
user
software
12
wujudnya
kecuali
kebijakan
yang
Penerapan System Application And Product (SAP)
berkaitan dengan kepegawaian; (2) buatan
dan memperbaharui sistem yang digunakan agar
manusia yaitu suatu sistem diciptakan atau
aktivitas dan kinerja pegawai semakin baik; 2)
dibuat
dalam
Dalam penerapan SAP secara keseluruhan sudah
bidangnya; (3) terbuka yaitu suatu sistem yang
berjalan dengan baik dan juga memberikan
selalu beradaptasi sesuai dengan perkembangan
manfaat kepada user dalam proses pengelolaan
zaman dan perubahan lingkungan, (4) hidup
administrasi
yang merupakan sistem yang selalu berkembang
adanya sistem yang baru ini perusahaan juga
sesuai dengan perkembangan lingkungan dan
lebih
tuntutan dari masyarakat; (5) kompleks yaitu
pengembangan
suatu sistem dikatakan yang di dalamnya
kedepannya.
terdapat berbagai macam sub sistem yang saling
memiliki pegawai SDM yang berkompeten
berhubungan satu dengan yang lainnya dalam
dalam
rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan
kepegawaian.
oleh manusia
yang handal
kepegawaian.
memperhatikan
Semoga
pemeliharaan
terhadap
Selain
urusan
dengan
itu
dan
sistem
untuk
perusahaan
juga
pengelolaan
administrasi
(Harsono, 2011).
Saran
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka
peneliti dapat memberikan beberapa saran
Simpulan
mengenai penerapan SAP yaitu sebagai berikut:
Berdasarkan
penelitian
yang
telah
1) Dengan adanya penerapan sistem yang baru
dilakukan peneliti mengenai penerapan System
Application
and
Product
(SAP)
ini,
pada
menghabiskan waktu yang cukup lama; 2)
Surabaya telah menerapkan SAP yang berfungsi
Walaupun hanya pegawai khusus yang dapat
sebagai pengolahan dan pengurusan administrasi
meng-entry,
kepegawaian pada bagian SDM. Penerapan
menyelesaikan
mendukung
masalah
yang
terjadi
mengelola
dan
kedepannya
membuka
pegawai
berkas-berkas
lagi.
tidak
perlu
Di
dalam
dan
target
officer
HR
dapat
lebih
menguasai
jaringan intranet yang baik sehingga dapat
menciptakan kecepatan dan kemudahan dalam
pengelolaan data.
faktor dari luar dan dalam perusahaan yang ingin
tujuan
tugas
Diharapkan perusahaan dapat mempertahankan
penerapan sistem ini juga tidak terlepas dari
mencapai
seperti
dan
perkembangan teknologi informasi saat ini; 3)
pengolahan dan penyajian data yang lebih akurat
sehingga
data
meng-edit,
banyak belajar tentang hal seperti itu agar
sistem yang baru ini mampu mempercepat
tepat
meng-update,
applications. Diharapkan pegawai yang lain juga
pada
penggunaan sistem sebelumnya. Penggunaan
dan
penambahan
meng-edit, dan mengelola data sehingga tidak
sebagai berikut: 1) PT KAI (Persero) Daop 8
mampu
ada
applications dalam meng-entry, meng-update,
Daop 8 Surabaya, maka dapat disimpulkan
ini
kedepannya
pegawai yang dapat membantu officer HR
administrasi kepegawaian di PT KAI (Persero)
sistem
semoga
perusahaan
kedepannya yaitu senantiasa mengembangkan
13
Penerapan System Application And Product (SAP)
DAFTAR PUSTAKA
(Simpeg) Berbasis Web (Studi Kasus:
Subbag Administrasi Kepegawaian Pusat
Antonio, Harianto dan Safriadi, Novi. 2012.
Rancang
Bangun
Administrasi
(Online),
Sistem
Studi
(SI-ADIF),
Informatika
Vol.
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Program
Informasi
4,
No.
diterbitkan.
2,
Informatika .
Teknik
Jakarta:
Skripsi
Universitas
Islam
Negeri Syarif Hidayatullah.
(http://download.portalgaruda.org/article.
php?article=32932&val=2337, diakses 26
Sedarmayanti. 2007. Manajemen Sumber Daya
Januari 2015).
Manusia
Reformasi
Manajemen
Harsono.
2011.
Sistem
Administrasi
Pegawai
Birokrasi
dan
Negeri
Sipil.
Bandung: Refika Aditama.
Kepegawaian. Bandung: Fokusmedia.
Seto, Bagus Dwi. 2013. Definisi SAP (System
Http://www.kereta-api.co.id, diakses 17 Februari
Application
2015.
and
Product
in
data
processing), (Online), (http://bagusdwiseto.
blogspot.com/2013/04/definisi-sap-systemLuthfiyah, Fitwi. 2011. Penelitian Kualitatif
(Metode
application-and.html, diakses 5 Februari
Pengumpulan
2015.
Data ),(Online),(http://fitwiethayalisyi.word
press.com/ teknologi-pendidikan/penelitian-
Sugiyono. 2014. Memahami Penelitian
kualitatif-metode-pengumpulandata/,
Kualitatif. Bandung:Alfabeta.
diakses 5 Februari 2015).
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen
Mukhtar. 2013. Metode Praktis Penelitian
Administrasi Perkantoran Modern . Jakarta:
Deskriptif Kualitatif. Jakarta: Referensi.
Erlangga.
Ningrum, Pratiwi Nindya. 2013. Analisis Atas
Syafri,
Efisiensi dan Efektivitas Penerapan Sistem
Wirman.
2012.
Studi
Tentang
Administrasi Publik. Jakarta: Erlangga.
Informasi Akuntansi Terkait Pengendalian
Internal Pada STIE WIDYA LUMAJANG,
(Online),
Vol.
2,
No.
Wafi, Rokhmad Fadhlul, Wurijanto Tutut, dan
2,
Tony Soebijono. 2013. Rancang Bangun
(http://journal.ubaya.ac.id/index.
Sistem
php/jimus/article/viewFile/327/318,
Informasi
Kepegawaian
(Studi
Kasus PKIS Sekar Tanjung Pasuruan),
diakses 28 April 2015).
(Online),
Vol.
2,
No.
2,
(http://jurnal.stikom.edu/index.php/jsika/art
Nurbaity, Siti. 2010. Pengembangan Sistem
icle/view/225/150,
Informasi Kepegawaian
2015).
14
diakses
5
Februari
Penerapan System Application And Product (SAP)
Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Yii.
2009.
Modul,
(Online),
(http://www.yiiframework.com/
License/), diakses 24 Februari 2015.
Ziemba, Ewa and Oblak, Iwona. 2013. Critical
Success
Factors
for
ERP
Systems
Implementation in Public Administration,
(Online),
Volume
8,
(http://www.ijikm.org/Volume8/IJIKMv8p
001-019ZiembaFT85.pdf,
diunduh
9
Februari 2015).
15
PENERAPAN SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT (SAP) PADA ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN DI PT KAI (PERSERO) DAOP 8 SURABAYA
JURNAL
Oleh
AYU LAELY QOMARIYAH
11080554084
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
2015
0
Penerapan System Application And Product (SAP)
PENERAPAN SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT (SAP) PADA ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN DI PT KAI (PERSERO) DAOP 8 SURABAYA
Ayu Laely Qomariyah dan Durinta Puspasari
Program Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi,
Universitas Negeri Surabaya
Abstrak
Perkembangan teknologi informasi saat ini dipengaruhi oleh perkembangan zaman, sehingga menuntut perusaha an
agar beroperasi dan berkompetensi dengan baik. Jadi, dengan adanya hal tersebut maka pelaksanaan yang
dilakukan perusahaan adalah dengan cara meningkatkan produktivitas dan kualitas kegiatan perusahaan melalui
pengembangan sistem. Sekarang ini, PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya telah mengembangkan sistem yang baru
yaitu dengan menerapkan System Application and Product. SAP merupakan suatu produk perangkat lunak yang
memiliki aplikasi yang bermacam-macam dalam mengolah data salah satunya human resources khususnya tentang
kepegawaian, riwayat pendidikan, kenaikan pangkat, mutasi, gaji hingga urusan pensiun. Penelitian ini bertujuan
untuk menganalisis penerapan SAP, kelebihan SAP, dan kelemahan sistem sebelumnya dibandingkan dengan SAP
di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya. Metode penelitian ini menggunakan jenis penelitian studi deskriptif
kualitatif. Instrumen yang digunakan dalam penelitian adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Subjek
dalam penelitian ini adalah pegawai yang bekerja di bagian SDM PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya dengan
jumlah 5 orang. Sedangkan objek penelitian ini mengenai penerapan System Application and Product (SAP) pada
administrasi kepegawaian. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa dalam penerapan SAP di bagian SDM banyak
memberikan keuntungan bagi pegawai dalam pengelolaan kepegawaian. Hal ini dibuktikan dengan hasil
wawancara dan observasi yang menyatakan bahwa sistem yang digunakan saat ini adalah sistem yang efektif
karena mampu menampilkan data secara cepat, lengkap, dan akurat ketika data tersebut dibutuhkan. Dengan
demikian, sistem ini dapat membantu pekerjaan pegawai untuk selesai dengan tepat waktu jika dibandingkan
dengan sistem sebelumnya.
Kata kunci: SAP, administrasi kepegawaian
Abstract
The development of the information technology at this moment is influenced by the times, so demanding company to
operate and competent with properly. So, with that existence the implementation of the company is to improve the
productivity and quality of the company activity through the development of the system. This now, PT KAI (Persero)
Daop 8 Surabaya has developed a new system by implementing System Application and Product. SAP is a softwar e
product that has diverse application in data processing of the one is human resources in particular on personnel,
education history, promotions, mutation, salary until retire affairs. This research aimed to analyze the
implementation of SAP, SAP advantages, and weaknesses of the previous system compared to SAP in PT KAI
(Persero) Daop 8 Surabaya. This method of research used a descriptive qualitative type of research study. The
instruments used in the research were interview, observation, and documentation. The subjects in this research were
employees who worked in the human resources PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya with amount of 5 peoples. While
the object of this research about the implementation of System Application and Product (SAP) on personnel
administration. The results showed that use of SAP in the human resources department provides many benefit for
employees in personnel management. This is verified by the results of the interview and observation stating that the
current system is effective because the system is capable to display a quickly data, complete, and accurate when the
data is needed. Thus, this system can help employees to complete the work on time when compared with the previous
system.
Keywords: SAP, personnel administration
1
Penerapan System Application And Product (SAP)
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi saat ini
Operasi (Daop) 8 Surabaya. Saat ini PT KAI
pasti dipengaruhi oleh perkembangan zaman,
Daop 8 Surabaya telah menerapkan sistem
sehingga menuntut perusahaan agar beroperasi
informasi SDM (Sumber Daya Manusia) yang
dan berkompetensi dengan baik. Oleh karena itu,
baru, sistem ini bernama System Application and
peranan perusahaan pada sistem teknologi
Product (SAP). Berdasarkan studi pendahuluan
informasi juga dituntut untuk berubah. Dengan
yang telah dilakukan oleh peneliti bahwa
adanya hal tersebut, maka pelaksanaan yang
sebelum adanya pergantian sistem, awalnya PT
harus
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya menggunakan
dilakukan
meningkatkan
adalah
produktivitas
dengan
dan
cara
kualitas
beberapa
sistem antara lain:
tahun
1997
kegiatan perusahaan melalui pengembangan
menggunakan
sistem agar perusahaan berperan aktif dalam
(Simpers), tahun 2000 menggunakan Sistem
mengembangkan kinerja pegawai menjadi lebih
Informasi Pegawai Kereta Api (Sipeka), tahun
baik. Penggunaan sistem yang sesuai dengan
2009 menggunakan Concura HRMIS (Human
perkembangan zaman juga akan menguntungkan
Resource Management Information System), dan
perusahaan karena dapat mempercepat proses
tahun 2011 sampai saat ini menggunakan SAP.
Sistem
Informasi
Personalia
administrasi kepegawaian menjadi lebih efektif,
Dari berbagai sistem yang digunakan
efisien, serta dapat meningkatkan produktivitas
sebelum SAP ada beberapa permasalahan yang
atau kinerja pegawai.
terjadi, diantaranya: pertama, software yang ada
Perusahaan merupakan suatu tempat atau
tidak bisa memenuhi kebutuhan user dan
organisasi yang kegiatannya selalu berkaitan
tuntutan perusahaan. Kedua, aplikasi belum
antara
pegawainya.
mampu menyajikan laporan secara akurat dan
Perusahaan yang baik pasti memiliki keteraturan
belum bisa melakukan penelusuran data dengan
dalam
mengenai
baik. Ketiga, aplikasi belum di dukung dengan
administrasi kepegawaian. Karena di dalam
SOP (Standar Operasional Perusahaan) sehingga
administrasi kepegawaian memuat informasi
kinerja
mengenai data-data pegawai, analisa pekerjaan
merupakan suatu pedoman operasional yang
atau jabatan, pengembangan atau pelatihan
berisikan
pegawai,
perusahaan
pimpinan
maupun
memproses
data-data
kesejahteraan
pegawai,
kenaikan
tidak
berjalan
sistem
dalam
dan
maksimal.
prosedur
memudahkan
SOP
kegiatan
pekerjaan
pangkat, gaji, pensiun, dan lain sebagainya.
pegawai yang harus dijadikan sebagai dasar
Dengan begitu, maka perusahaan tersebut akan
dalam bekerja.
berkembang menjadi perusahaan besar yang
memiliki
kualitas
yang
baik.
Salah
Dengan
satu
perusahaan
didukungnya
dapat
SOP
menjadikannya
maka
sebagai
perusahaan besar di Indonesia adalah PT KAI
panduan dasar untuk mengembangkan sistem
(Persero), PT KAI (Persero) memiliki beberapa
pada bagian sumber daya manusia serta dapat
cabang salah satunya PT KAI (Persero) Daerah
mengukur kinerja pegawai sesuai standar yang
2
Penerapan System Application And Product (SAP)
telah ditetapkan perusahaan. Keempat, aplikasi
pegawai serta menampilkan seluruh laporan
yang digunakan adalah inhouse (hanya bisa
yang dibutuhkan sehingga aktivitas harian
diakses pada satu bagian saja) dan belum teruji
perusahaan akan lancar. Adapun alasan peneliti
secara umum sehingga banyak masalah yang
memilih PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya
timbul seperti virus, error , dan lain sebagainya.
dikarenakan perusahaan ini telah mendapatkan
Permasalahan yang terjadi pada sistem,
mengakibatkan
masalah
pada
penghargaan atas prestasi yang diraihnya,
diantaranya
kegiatan
BUMN
2012
award
yang
administrasi kepegawaian yang menyebabkan
dinobatkan sebagai the best of the best BUMN,
kinerja pegawai menjadi lambat, data yang
sebagai
dibutuhkan kurang terintegrasi dengan baik,
Perusahaan Pers) 2012, meraih gold winner
proses administrasi dan pencarian data yang
untuk kategori tactical marketing dan silver
dibutuhkan membutuhkan waktu yang lama
winner untuk strategical marketing tahun 2014,
karena sistem sebelumnya tidak memiliki menu
sebagai living legend company tahun 2014,
yang lengkap daripada sistem yang baru, serta
BUMN award 2014, HR (Human Resource)
data yang tersimpan di dalam sistem tidak dapat
excellence award 2014, Indonesia best CEO
langsung dicetak. Oleh karena itu, PT KAI
2014, dan sebagai bronze winner kategori the
(Persero)
senantiasa
best of state-owned enterprise inhouse magazine
melakukan pembaharuan sistem demi mencapai
2015 (http://www.kereta-api.co.id). Berdasarkan
tujuan yang diharapkan. System Application and
penjabaran tersebut baik berdasarkan alasan
Product (SAP) merupakan produk perangkat
maupun studi pendahuluan yang telah dilakukan
lunak atau software yang berguna untuk
penulis. Penulis tertarik untuk menganalisis
membantu
dan
tentang penerapan SAP, kelebihan SAP, dan
melakukan berbagai aktivitas sehari-hari salah
kelemahan sistem sebelumnya pada kegiatan
satunya yang berkaitan dengan pengolahan data
yang
tentang sumber daya manusia atau kepegawaian.
kepegawaian
Daop
8
Surabaya
perusahaan
merencanakan
korporasi
pilihan
berhubungan
SPS
dengan
dengan
(Serikat
administrasi
judul
penelitian
Di dalam SAP terdiri dari sejumlah
“Penerapan System Application and Product
modul/aplikasi dan tiap aplikasi bekerja secara
(SAP) Pada Administrasi Kepegawaian di PT
berkaitan satu dengan yang lainnya. Sistem ini
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya”.
diharapkan akan mampu membuat perusahaan
menyelesaikan
masalah
sebelumnya
serta
Fokus Penelitian
diharapkan dapat meningkatkan produktivitas
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka
atau kinerja pegawai dan mempercepat proses
dapat dirumuskan fokus penelitian sebagai
kegiatan administrasi kepegawaian. Sejalan
berikut:
dengan penelitian yang dilakukan oleh Wafi,
1)
Application
dkk (2013) yang menjelaskan bahwa dengan
bagaimana
and
penerapan
Product
(SAP)
System
pada
administrasi kepegawaian di PT KAI (Persero)
adanya sistem pada administrasi kepegawaian
Daop 8 Surabaya; 2) apa saja kelebihan dari
maka perusahaan akan mudah mengolah data
System Application and Product (SAP) pada
3
Penerapan System Application And Product (SAP)
administrasi kepegawaian di PT KAI (Persero)
sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah
Daop 8 Surabaya; 3) bagaimana kelemahan
disesuaikan
sistem sebelumnya dibandingkan dengan System
berubah; b) mudah diadaptasikan, yaitu sistem
Application and Product (SAP) di PT KAI
yang cepat mudah diadaptasikan dengan kondisi
(Persero) Daop 8 Surabaya.
baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun
dengan
keadaan
yang
sering
mengganggu fungsi utamanya; c) sistematis
yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit
Tujuan Penelitian
aktivitas pekerjaan yang telah ada; d) fungsional
Berdasarkan
fokus
penelitian
tersebut,
yaitu sistem yang dapat membantu mencapai
maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk
tujuan yang telah ditentukan; e) sederhana yaitu
menganalisis: 1) penerapan System Application
and
Product
(SAP)
pada
sistem
administrasi
yang
mudah
dipahami
dan
dapat
dilaksanakan; f) pemanfaatan sumber daya yang
kepegawaian di PT KAI (Persero) Daop 8
optimal yaitu sistem yang dirancang dengan baik
Surabaya; 2) kelebihan System Application and
akan menjadikan penggunaan sumber daya yang
Product (SAP) pada administrasi kepegawaian
dimiliki
di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya; 3)
organisasi
dapat
dioptimalkan
pemanfaatannya (dalam Sukoco, 2007).
kelemahan sistem sebelumnya dibandingkan
dengan System Application and Product (SAP)
SAP (System Application and Product)
di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya.
SAP (System Application and Product)
adalah suatu software yang dikembangkan untuk
LANDASAN TEORI
mendukung suatu organisasi dalam menjalankan
Sistem
kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan
efektif.
Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani
SAP
juga
merupakan
software
“systema ” yang artinya suatu keseluruhan yang
Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu
kompleks yang disatupadukan (a complex a
suatu tools IT dan manajemen untuk membantu
whole put together ). Menurut McLeod, “sistem
perusahaan
adalah
berbagai aktivitas sehari-hari. SAP terdiri dari
sekelompok
elemen-elemen
yang
merencanakan
modul/aplikasi
dan
yang
melakukan
terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk
sejumlah
mempunyai
mencapai tujuan” (dalam Yakub, 2012:1).
kemampuan mendukung semua transaksi yang
Dengan demikian sistem merupakan bagian dari
perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap
suatu jaringan kerja dari prosedur dan komponen
aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan
pendukung yang saling berhubungan untuk
yang lainnya (Seto, 2013).
Sedangkan pengertian dari modul di dalam
melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu.
beberapa
SAP adalah suatu unit piranti lunak yang berdiri
karakteristik sistem yang mempengaruhinya,
sendiri dari model, tampilan, dan pendukung
diantaranya: a) fleksibel, merupakan sistem yang
lainnya (Yii, 2009). Jadi, kesimpulannya SAP
terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun
merupakan suatu produk perangkat lunak atau
Sistem
yang
baik
memiliki
4
Penerapan System Application And Product (SAP)
software yang digunakan perusahaan dalam
formasi pengadaan pegawai, pendidikan dan
mempermudah kinerja pegawai dalam mencapai
pelatihan pegawai, kewajiban, hak-hak dan
tujuan yang diharapkan. Dengan adanya suatu
disiplin serta kode etik pegawai, kesejahteraan
produk perangkat lunak maka pegawai tidak
pegawai,
akan kesulitan dan lama dalam mengolah data-
mutasi,
data yang berhubungan dengan kepegawaian
pengangkatan dalam jabatan, pemberhentian,
ataupun yang lainnya.
pensiun, penghargaan dan sub sistem lainnya,
SAP
memiliki
beberapa
keuntungan
transaksi
yang
cuti,
promosi,
kenaikan
pangkat,
dan faktor (Harsono, 2011).
modul/aplikasi yang mempunyai kemampuan
semua
demosi,
pegawai,
yang selalu dipengaruhi geografi, demografi,
diantaranya adalah: a) SAP terdiri dari sejumlah
mendukung
sumpah/janji
Adapun prinsip-prinsip dalam kegiatan
perlu
sistem administrasi kepegawaian yang akurat
dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi
harus
bekerja secara berkaitan satu dengan yang
pemerintah di bidang kepegawaian; b) data
lainnya;
umum
b)
SAP
mempunyai
netweaver
memuat:
pegawai
a)
per
kebijakan-kebijakan
individu;
c)
sistem
platform, yang men-support development dan
pembinaan
software logistic; c) SAP mempunyai ABAP
pegawai; d) data gaji beserta tunjangan-
atau
tunjangan yang diterimanya; e) data keluarga
programmer ,
yang
mempermudah
dan
pengembangan
individu
developer untuk implementasi business logic; d)
dan
mendukung integrasi proses bisnis perusahaan-
penyusunan DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
perusahaan besar; e) semua informasi yang
dengan menggunakan standar yang berlaku; g)
tersimpan di dalam SAP dapat diakses oleh
untuk
bagian organisasi yang membutuhkan pada saat
kepegawaian yang tidak dapat diakses oleh unit
dibutuhkan (Seto, 2013).
lain
perubahan jumlah
menjaga
Administrasi Kepegawaian
negara/pemerintah
dalam
kepada
memperlancar
masyarakat.
rangka
di
sesuai
mengenai
kebutuhan kelengkapan data perusahaan.
memperlancar
pemberian
pelayanan
Dengan
demikian,
dengan
kegiatan
didalam
yang tersimpan akan lengkap sesuai dengan
bidang
Administrasi
sifat-sifat
kepegawaian
merupakan
sistem, maka sifat-sifat yang dimilikinya antara
lain: a) abstrak, disebut abstrak karena tidak
dapat terlihat wujudnya kecuali kebijakan yang
administrasi kepegawaian merupakan suatu
sistem,
Jadi,
data
yang harus dipenuhi supaya data dan informasi
pencapaian tujuan negara maupun pemerintah
untuk
ada
f)
maka harus memuat berbagai prinsip-prinsip
merupakan proses kegiatan penyelenggaraan
kepegawaian
2007).
PNS;
administrasi kepegawaian di dalam suatu sistem
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya
kebijakan
kerahasiaan
(Sedarmayanti,
penyelenggaraan
keluarga
berkaitan
yang
dengan
kepegawaian;
b)
buatan
manusia (Man Made Systems), Suatu sistem
dimilikinya. Administrasi kepegawaian sebagai
yang ada di dalam suatu organisasi atau
suatu sistem terdiri dari berbagai macam sub
perusahaan pastilah diciptakan atau dibuat oleh
sistem antara lain: analisa pekerjaan/jabatan,
5
Penerapan System Application And Product (SAP)
manusia yang handal dalam bidangnya; c)
dan grafik kelulusan kerja praktik dan tugas
terbuka (Open Systems), suatu sistem dikatakan
akhir I.
terbuka, karena suatu sistem selalu beradaptasi
sesuai
dengan
perubahan
perkembangan
lingkungan;
d)
dan
(2013) dalam jurnalnya yang berjudul “Analisis
(Living
Atas Efisiensi dan Efektivitas Penerapan Sistem
zaman
hidup
Penelitian yang dilakukan oleh Ningrum
Systems), suatu sistem dikatakan hidup, karena
Informasi
sistem
Internal
selalu
berkembang
sesuai
dengan
Akuntansi
Pada
Terkait
STIE
Pengendalian
WIDYA
GAMA
perkembangan lingkungan dan tuntutan dari
LUMAJANG”. Subjek dalam penelitian ini
masyarakat; e) kompleks, suatu sistem dikatakan
adalah pihak-pihak yang bekerja pada
kompleks, karena di dalamnya terdapat berbagai
WIDYA GAMA terutama pada pihak yang
macam sub sistem yang saling berhubungan satu
berhubungan
dengan yang lainnya dalam rangka mencapai
keuangan yaitu ketua, pembantu ketua II selaku
tujuan yang telah ditentukan (Harsono, 2011).
penanggungjawab bidang administrasi umum
Berdasarkan
maka
dan keuangan, karyawan bagian keuangan, dan
kesimpulannya adalah setiap sistem administrasi
beberapa mahasiswa sebagai sumber pendukung.
memiliki sifat tersendiri berdasarkan kondisi dan
Penelitian ini dilakukan di STIE WIDYA
situasi pada sistem tersebut.
GAMA LUMAJANG. Hasil penelitian ini
penjabaran
tersebut,
dengan
menunjukkan
bahwa
pelaksanaan
untuk
STIE
prosedur
meningkatkan
efisiensi dan efektivitas pada organisasi maka
Penelitian Terdahulu yang Relevan
dapat memanfaatkan software yang sesuai
Penelitian yang dilakukan oleh Antonio dan
dengan
kebutuhan
Safriadi (2012) dalam jurnalnya yang berjudul
menggunakan
sistem
“Rancang
terintegrasi
maka
Bangun
Sistem
Informasi
organisasi.
Dan
komputerisasi
seluruh
jika
yang
proses
Administrasi Informatika (SI-ADIF)”. Subjek
pendokumentasian dan pencatatan akan lebih
dalam penelitian ini adalah petugas administrasi
teratur. Selain itu, organisasi tersebut harus
akademik dan penelitian ini dilakukan di
dapat memaksimalkan kemampuan sumber daya
Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura pada
manusia yang lebih baik agar dapat memberikan
Prodi Teknik Informatika. Hasil penelitian ini
kinerja yang baik.
menunjukkan
informasi
Penelitian yang dilakukan oleh Wafi, dkk
administrasi memberikan kemudahan kepada
(2013) dalam jurnalnya yang berjudul “Rancang
petugas administrasi akademik dalam mengolah
Bangun Sistem Informasi Kepegawaian (Studi
data-data mahasiswa agar terintegrasi dengan
Kasus PKIS Sekar Tanjung Pasuruan)”. Subjek
baik, sistem informasi administrasi memberikan
dalam penelitian ini adalah
informasi data mahasiswa secara cepat dan
(Human Resource Department) dan penelitian
valid,
ini dilakukan di Pusat Koperasi Industri Susu
serta
bahwa
sistem
sistem
informasi
administrasi
menghasilkan data berupa surat-surat, DPNA
(PKSI)
penelitian
6
Sekar
ini
Tanjung,
pegawai HRD
Pasuruan.
menunjukkan
bahwa
Hasil
sistem
Penerapan System Application And Product (SAP)
informasi
kepegawaian
Sekar
Selanjutnya penelitian ini dilakukan di PT KAI
data
(Persero) Daop 8 Surabaya yang beralamat di
pegawai yang ada serta dapat menampilkan
Jalan Gubeng Masjid Surabaya 60131, Jawa
seluruh
Timur.
Tanjung
dapat
pada
membantu
laporan
yang
PKIS
mengolah
dibutuhkan
untuk
Teknik
pengumpulan
data
yang
memperlancar aktivitas harian perusahaan dan
digunakan yaitu wawancara, observasi, dan
laporan yang dihasilkan diharapkan membantu
dokumentasi.
pihak
manajemen
dalam
pengambilan
Dalam penelitian kualitatif deskriptif ini,
keputusan.
instrumen yang paling utama digunakan adalah:
Penelitian yang dilakukan oleh Ziemba and
1)
instrumen
wawancara
yaitu
dengan
Oblak (2013) dalam jurnalnya yang berjudul
menggunakan seperangkat daftar pertanyaan
“Critical Success Factors for ERP Systems
melalui pedoman wawancara; 2) observasi yaitu
Implementation
in
Public
Administration ”.
dilakukan
dengan
cara
pengamatan
dan
Subjek dalam penelitian ini adalah pegawai
pencatatan
administrasi dan penelitian ini dilakukan di
menggunakan
gedung perwakilan pemerintah Polandia. Hasil
penerapan SAP terhadap pengurusan pekerjaan
penelitian ini menunjukkan bahwa tujuan dari
pegawai bidang SDM; 3) dokumentasi yaitu
penelitian ini adalah mengeksplorasi faktor
digunakan untuk memperoleh data mengenai
penentu keberhasilan pada implementasi sistem
sejarah
ERP dalam administrasi publik. Pada instansi
organisasi, gambar tampilan SAP, laporan hasil
pemerintah serta organisasi bisnis saat ini
pekerjaan, surat, foto pegawai, dan hal-hal
menggunakan
bisnisnya.
Hal
manajemen
ini
atau
secara
lembar
profil
langsung
dengan
observasi
mengenai
perusahaan,
struktur
proses
pada
lainnya yang berhubungan dengan penelitian ini
memungkinkan
untuk
khususnya mengenai administrasi kepegawaian
meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses
di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya.
pemerintahan. Dengan demikian, pelaksanaan
Teknik analisis yang digunakan dalam
pekerjaan terkait erat dengan pelaksanaan sistem
penelitian ini menggunakan teknik analisis data
informasi khususnya ERP.
menurut Miles dan Huberman yaitu melalui
pendekatan pengumpulan data, reduksi data,
display data, dan menarik kesimpulan/verifikasi
METODE PENELITIAN
(Mukhtar, 2013). Pada proses pengumpulan data
Jenis penelitian yang digunakan dalam
yaitu
penelitian ini adalah studi deskriptif kualitatif.
dengan
menggunakan
seperangkat instrumen yang telah disiapkan
Subjek dalam penelitian adalah pegawai yang
penulis guna memperoleh informasi melalui
bekerja di bagian SDM PT KAI (Persero) Daop
wawancara, observasi, dan dokumentasi. Untuk
8 Surabaya dengan jumlah 5 orang, terdiri dari 4
reduksi data yang dilakukan dengan memilah
staf pelaksana SDM dan 1 officer payroll
dan memilih serta menyederhanakan data yang
application. Sedangkan objek dari penelitian ini
adalah penerapan System Application
dilakukan
terkait dengan kepentingan penelitian. Sehingga
and
reduksi data yang dilakukan oleh penulis
Product (SAP) pada administrasi kepegawaian.
7
Penerapan System Application And Product (SAP)
berdasarkan pedoman wawancara yang melalui
selaku asisten manager SDM dan Bapak
indikator
Achmad Romadhoni selaku officer human
tentang
sistem,
administrasi
kepegawaian, dan SAP.
resources applications.
Sedangkan display atau penyajian data
HASIL DAN PEMBAHASAN
menggunakan diagram tulang ikan atau fish
bone diagram. Kegunaan display data dalam
Hasil dan pembahasan dalam penelitian ini
penelitian ini adalah untuk membantu penulis
dalam
memahami
apa
yang
yaitu memadukan antara hasil yang diperoleh di
terjadi,
lapangan dengan kajian teori serta penelitian
merencanakan analisis selanjutnya berdasarkan
apa
yang
sudah
dipahami
terdahulu yang relevan. Selanjutnya penulis
sebelumnya.
menganalisis fokus penelitian mengenai: 1)
Selanjutnya adalah menarik kesimpulan atau
penerapan System Application And Product
verifikasi. Penulis menyimpulkan bahwa dengan
(SAP) pada administrasi kepegawaian di PT
diterapkannya SAP, maka pegawai dapat bekerja
KAI (Persero) Daop 8 Surabaya; 2) kelebihan
dengan cepat dalam memproses pengelolaan
administrasi
kepegawaian
dari System Application And Product (SAP); 3)
dibanding
kelemahan sistem sebelumnya dibandingkan
menggunakan sistem sebelumnya yaitu Concura
HRMIS.
Sistem
yang
baru
ini
dengan System Application and Product (SAP).
memiliki
Pada
kelebihan yaitu proses penyajian datanya lebih
proses
pengurusan
administrasi
kepegawaian yaitu dimulai dari pencatatan data
cepat, akurat, lengkap, dan tepat sehingga sangat
pegawai yang diterima bekerja yaitu dimulai
membantu pegawai untuk dapat bekerja dengan
dari
cepat sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan
pengumpulan
ijazah,
akte
kelahiran,
fotokopi KTP. Setelah data tersebut terkumpul
perusahaan. Dan juga membuat pegawai untuk
barulah user melakukan entry data ke dalam
dapat menyelesaikan tugasnya dengan tepat pada
sistem untuk mencatat data pegawai sesuai
waktunya.
dengan data yang diberikan mulai dari nama
Untuk melakukan uji keabsahan data dalam
lengkap, tempat dan tanggal lahir, umur, agama,
penelitian ini peneliti menggunakan triangulasi
jenis kelamin, pendidikan, alamat rumah, status
sumber. Triangulasi merupakan teknik yang
nikah, tanggal nikah, tanggal lulus sekolah
digunakan untuk menguji kepercayaan data
sampai perguruan tinggi. Selanjutnya user akan
dengan memanfaatkan hal-hal lain yang ada di
mengisi NIPP, NIP, golongan, pangkat, serta
luar data tersebut untuk keperluan mengadakan
jabatan, tahun masuk kerja pegawai, jabatan,
pengecekan atau sebagai pembanding terhadap
masa kerja pegawai, sampai tahun pensiun.
data yang telah dikumpulkan (Mukhtar, 2013).
Bagi pegawai yang baru masuk bekerja
Selain itu, triangulasi sumber juga berarti
akan mendapatkan pelatihan dari perusahaan.
mendapatkan data dari sumber yang berbeda-
Tapi tidak menutup kemungkinan bagi pegawai
beda dengan teknik yang sama (Sugiyono,
yang sudah lama bekerja juga akan mendapat
2014:83). Dengan demikian, yang menjadi
pelatihan
triangulasi sumber adalah Ibu Piput Riwayati
jika
pengembangan
8
perusahaan
sistem.
Proses
mengadakan
pengadaan
Penerapan System Application And Product (SAP)
pelatihan yang pertama itu harus ada usulan dari
Executive Vice President (EVP) untuk dilakukan
manager SDM, kemudian peserta pelatihan
persetujuan dan penandatangan. Selanjutnya
(pegawai) akan disuruh untuk melengkapi
berkas tersebut dikirim ke kantor pusat untuk
berkas
yang
disetujui oleh masing-masing direksi dan setelah
mengikuti pelatihan. Selanjutnya berkas tersebut
disetujui berkasnya dikirim ke kantor daerah dan
dikirimkan ke pelaksana teknis di Bandung
pegawai tersebut menjalankan tes wawancara
sebagai tempat pelatihan.
dan psikotes ketika pegawai tersebut lolos maka
sesuai
persyaratan
pegawai
Setelah berkasnya disetujui barulah ada
berkasnya akan diproses ke dalam SAP yaitu
pemanggilan diklat atau pelatihan. Pegawai yang
dengan memasukkan data ke dalam menu
terpilih
mutasi.
mendapatkan
pelatihan
akan
mendapatkan pengajaran dan pengujian terhadap
Setelah data sudah dimasukkan ke dalam
materi yang diberikan yaitu selama 3 bulan.
SAP maka langsung dapat mencetak SK mutasi
Setelah mendapatkan pelatihan dan dinyatakan
yang dilakukan oleh user HR. Dari hasil cetakan
lulus maka langsung mendapatkan sertifikat dan
tersebut kemudian ditandatangani oleh manager
pegawai tersebut dapat kembali bekerja serta
SDM sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
pengaplikasikan teori dan praktik yang sudah di
Sedangkan untuk pengurusan penggajian setiap
dapat melalui kegiatan pelatihan. Adapun hal
user HR di daerah setiap bulannya harus
yang harus dilakukan pegawai setelah kembali
melakukan transaksi gaji dan NPWP yang
dari pelatihan yaitu harus memberikan fotokopi
dibatasi dari tanggal 1 sampai 20. Dalam hal
sertifikat pelatihan kepada pegawai SDM untuk
penggajian, disesuaikan dengan golongan, beban
dilakukan
sistem.
kerja, dan jabatan pegawai. Untuk gaji pokok
Pencatatan yang dilakukan user HR adalah
antara semua pegawai sama yang membedakan
dengan men-scan data kemudian melakukan
adalah
entry data terkait dengan nilai dan tanggal
tunjangannya sedikit jika dibandingkan dengan
pelatihan.
masinis yang tunjangannya banyak dikarenakan
pencatatan
ke
dalam
tunjangan.
Pegawai
administrasi
Kemudian proses pengangkatan jabatan, hal
beban pekerjaannya berat. Setelah melakukan
pertama yang dilakukan adalah melihat dari
transaksi gaji dan memasukkan ke dalam sistem.
golongan dan jabatan lalu mengajukan usulan
Maka sistem langsung dikunci dan diambil alih
kepada manager SDM. Setelah itu manager
oleh kantor pusat untuk diproses dan diterbitkan
mempersiapkan rencana mutasi dan membuat
nota permintaan dana. Setelah nota permintaan
rancangan pengangkatan jabatan. Selanjutnya
dana diterbitkan maka nota tersebut mendapat
berkas tersebut diserahkan ke manager Humasda
persetujuan dan penandatangan oleh atasan.
untuk ditandatangani berkasnya. Setelah itu
Kemudian gaji langsung ditransfer ke nomor
berkasnya diserahkan ke atasan tertinggi di
rekening masing-masing pegawai.
Daop 8 yang dikenal sebagai wakil kepala atau
Sedangkan untuk urusan pensiun, jika
Deputy Executive Vice President (Deputy EVP)
pegawai yang bersangkutan telah mencapai usia
dan kepala tertinggi atau dikenal sebagai
maksimal yaitu 56 tahun. Maka pegawai tersebut
9
Penerapan System Application And Product (SAP)
harus mengurus berkas untuk mengajukan
menuntut perusahaan untuk lebih berkompetensi
pensiun.
administrasinya
dan mengembangkan sistem yang digunakan
dilengkapi barulah berkas tersebut dikirim ke
sesuai dengan perkembangan zaman sehingga
kantor pusat untuk ditindaklanjuti. Setelah
pengolahan data pegawai lebih cepat dan efektif.
mendapat persetujuan pensiun dari direksi
Adanya pergantian sistem yang baru ini
kemudian berkas tersebut dikirim kembali ke
dipengaruhi oleh faktor dari dalam dan luar
daerah untuk segera dilakukan pencatatan ke
perusahaan. Faktor dari dalam perusahaan
dalam SAP. Bagi pegawai pensiunan dari ex
disebabkan
PNS akan mendapat surat pengantar BKN
menggunakan SAP, perusahaan menggunakan
sedangkan PNS murni dan pegawai Perum akan
sistem yang bernama Concura HRMIS (Human
langsung dicetak SK pensiun yang sudah
Resource Management Information System)
ditandatangani oleh direksi.
pada tahun 2009. Dan sistem ini hanya bertahan
Setelah
berkas
karena
pada
saat
sebelum
Dengan semakin berkembangnya teknologi
sampai 2 tahun saja. Sistem Concura HRMIS
membuat proses administrasi di PT KAI
memiliki kelemahan dalam hal pengurusan dan
(Persero) Daop 8 Surabaya semakin berjalan
pengolahan data
dengan
setiap
kepegawaian. Sistem tersebut juga kurang
pengurusaan administrasinya selalu dicatat ke
memenuhi kebutuhan pegawai bidang SDM dan
dalam SAP. Dengan adanya pemanfaatan dari
tujuan perusahaan. Kelemahan pada sistem
SAP, maka akan mempermudah pengelolaan
tersebut membuat kinerja pegawai semakin
dan pengurusan administrasi kepegawaian bagi
lambat karena sistemnya mudah terkena virus
pegawai SDM untuk mewujudkan tujuan yang
dan terjadi error ketika digunakan.
baik
dan
teratur
karena
bagi
bidang
administrasi
telah ditentukan perusahaan. Hal ini sesuai
Sedangkan faktor dari luar perusahan
dengan penelitian yang dilakukan oleh Wafi,
adalah dengan mencontoh perusahaan kereta api
dkk (2013) yang menjelaskan bahwa, “dengan
di luar negeri yang sudah sukses menggunakan
adanya sistem pada administrasi kepegawaian
sistem
maka perusahaan akan mudah mengolah data
perusahaan kereta api di luar negeri yang sudah
pegawai serta menampilkan seluruh laporan
menggunakan SAP. Dan beberapa perusahaan
yang dibutuhkan sehingga aktivitas harian
dalam negeri yang bergerak di bidang selain
perusahaan akan lancar”.
kereta api yang juga sudah menggunakan SAP.
yang
Penggunaan
Berdasarkan hal tersebut, juga sesuai
bernama
sistem
ini
SAP.
pun
Tak
sudah
hanya
teruji
dengan teori menurut McLeod dan Schell
keberhasilan dalam meningkatkan produktivitas
mengenai karakteristik sistem salah satunya
kinerja pegawai karena memiliki kelengkapan
tentang karakteristik sistem yang fungsional
menu dan kemanannya terjamin.
dijelaskan bahwa, “sistem yang efektif harus
Dengan adanya hal tersebut, pada tahun
dapat membantu mencapai tujuan yang telah
2011 PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya beralih
ditentukan” (dalam Sukoco, 2007). Dalam
menggunakan sistem yang bernama SAP agar
perkembangan tekonologi informasi saat ini,
mencapai tujuan yang diharapkan. Dalam hal ini
10
Penerapan System Application And Product (SAP)
penulis melakukan wawancara dan observasi
Keberhasilan dari penerapan sistem ini
guna mengetahui keadaan perusahaan setelah
juga tidak terlepas dari adanya jaringan internet
menerapkan SAP. Berdasarkan hasil wawancara
yang baik dan kemampuan sumber daya
dengan
triangulasi
manusia yang berkompeten. Dengan demikian,
sumber dan narasumber pada subjek penelitian
penerapan SAP dapat membantu pegawai untuk
dapat disimpulkan bahwa penggunaan SAP
melaksanakan pekerjaan dengan mudah dan
sudah
mendukung
cepat dalam mengolah data kepegawaian. Hal ini
kebutuhan pegawai SDM ke depannya yaitu
sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh
dalam hal pengelolaan data dan pengambilan
Antonio dan Safriadi (2012) yang menunjukkan
data kepegawaian. Sistem ini juga mudah
bahwa
diadaptasikan dan mudah dipahami pegawai
memberikan
karena menu-menu yang ada di dalamnya sudah
administrasi dalam mengolah data-data agar
familiar dan juga sebelum digunakan secara
terintegrasi dengan baik, sistem informasi
serentak pegawai mendapat pelatihan paling
administrasi memberikan informasi data secara
lama 3 bulan dan paling cepat adalah 3 minggu
cepat dan valid.
pegawai
dianggap
yang
menjadi
sesuai
dan
di Kota Bandung, Jawa Barat.
Dalam hal
sistem
informasi
kemudahan
administrasi
kepada
petugas
Berdasarkan hal tersebut juga sesuai dengan
pengecekan
pegawai
teori mengenai karakteristik sistem menurut
menjadi lebih mudah dan cepat karena tampilan
McLeod dan Schell yaitu sebuah sistem yang
menu-menunya sangat terperinci, data yang
baik memiliki karakteristik sebagai berikut: (1)
tersimpan bisa langsung dicetak. Sehingga
fleksibel merupakan sistem yang terstruktur dan
pegawai tidak perlu memerlukan waktu yang
terorganisir dengan baik, namun sebaiknya
lama untuk mengecek data pegawai. Selain itu
cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan
sistem ini juga sangat cepat dan lengkap dalam
dengan keadaan yang sering berubah; (2) mudah
hal penyajian, pengambilan, serta pengolahan
diadaptasikan yaitu sistem yang baik juga harus
data. Kriteria sistem yang cepat dan lengkap
cepat mudah diadaptasikan dengan kondisi baru
menurut pendapat pegawai SDM adalah pegawai
tanpa mengubah sistem yang lama maupun
tidak perlu lagi membuka berkas-berkas di
mengganggu fungsi utamanya; (3) sistematis
dalam map untuk mencari data-data yang
yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit
penting karena di dalam sistem SAP sudah bisa
aktivitas
mencatat semua hal mengenai kepegawaian
fungsional
secara
hal
mencapai tujuan yang telah ditentukan; (5)
pengurusan proses mutasi menggunakan sistem
sederhana yaitu sebuah sistem seharusnya lebih
yang baru ini dapat diproses selama 5 menit saja,
sederhana sehingga lebih mudah dipahami dan
berbeda
digunakan
dilaksanakan; (6) pemanfaatan sumber daya
sebelumnya yaitu memerlukan waktu yang
yang optimal yaitu sistem yang dirancang
cukup
dengan baik akan menjadikan penggunaan
lengkap.
dengan
lama
data
Sedangkan
sistem
sekitar
yang
1
dalam
minggu
untuk
pengurusannya.
pekerjaan
yaitu
yang
harus
telah
dapat
ada;
(4)
membantu
sumber daya yang dimiliki organisasi dapat
11
Penerapan System Application And Product (SAP)
dioptimalkan pemanfaatannya (dalam Sukoco,
kinerja tidak berjalan maksimal; (7) terdapat
2007). Jadi, sistem yang baik memiliki beberapa
peluang untuk penyalahgunaan sistem informasi
macam karakteristik yang diharapkan agar
oleh
pengguna atau user bisa lebih efisien dan efektif
pembocoran informasi perusahaan; (8) vendor
dalam melaksanakan pekerjaannya yaitu dapat
tidak
menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan waktu
perusahaan; (9) relatif sulit melakukan perbaikan
yang ditentukan.
dan
vendor
misalnya
memahami
pembajakan
kebutuhan
pengembangan
atau
sistem dalam
sistem
karena
Penerapan SAP juga tidak terlepas dari
pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh
pengaruh penggunaan sistem yang sebelumnya.
vendor , sedangkan perusahaan umumnya hanya
Sistem yang digunakan perusahaan sebelumnya
terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
adalah
sistem
Concura
HRMIS
(Human
Hal ini berbeda dengan penelitian yang
Resource Management Information System)
dilakukan
yaitu sebuah aplikasi perangkat lunak atau
menunjukkan
software yang digunakan untuk mengelola
efisiensi dan efektivitas pada organisasi maka
urusan manajemen sumber daya manusia.
dapat memanfaatkan software yang sesuai
Sistem ini hanya digunakan perusahaan dengan
dengan
jangka waku selama 2 tahun karena sistem ini
menggunakan
sistem
memiliki banyak kelemahan yang menjadikan
terintegrasi
maka
user HR kesulitan dan memerlukan waktu yang
pendokumentasian dan pencatatan akan lebih
lama
teratur. Selain itu, organisasi tersebut harus
untuk
proses
pengolahan
data
oleh
Ningrum
bahwa
kebutuhan
(2013)
untuk
yang
meningkatkan
organisasi.
Dan
komputerisasi
seluruh
jika
yang
proses
dapat memaksimalkan kemampuan sumber daya
kepegawaian.
manusia yang lebih baik agar dapat memberikan
Kelemahan dari sistem concura HRMIS
kinerja yang baik.
diantaranya: (1) tampilan menu yang tidak
lengkap; (2) sistem concura HRMIS tidak
Berdasarkan hal tersebut maka perusahaan
terintegrasi atau terhubung dengan pegawai di
mengganti dan mengembangkan sistem yang
bagian lain dan kantor pusat atau yang dikenal
baru yaitu SAP agar dapat memanfaatkan
dengan inhouse; (3) tingkat keamanan sistem
software
concura HRMIS yang tidak terjamin karena
organisasi.
belum sistem ini belum teruji secara umum
menunjukkan banyak kelemahan dibandingkan
sehingga terdapat masalah yang timbul seperti
dengan sistem yang digunakan saat ini yaitu
virus dan error ; (4) software tidak bisa
SAP, SAP sangat banyak manfaatnya walaupun
memenuhi
yang
sesuai
Jadi,
dengan
sistem
yang
kebutuhan
sebelumnya
dan
tuntutan
menurut pendapat pegawai sistem ini juga untuk
belum
mampu
kedepannya perlu ada pembaharuan lagi supaya
menyajikan laporan secara akurat dan belum
tidak ketinggalan zaman. Hal ini sesuai teori
bisa melakukan penelusuran data dengan baik;
mengenai sifat sistem administrasi kepegawaian
(6) software belum didukung dengan SOP
yaitu: (1) abstrak yaitu sistem yang tidak dapat
(Standar Operasional Perusahaan) sehingga
terlihat
perusahaan;
kebutuhan
(5)
user
software
12
wujudnya
kecuali
kebijakan
yang
Penerapan System Application And Product (SAP)
berkaitan dengan kepegawaian; (2) buatan
dan memperbaharui sistem yang digunakan agar
manusia yaitu suatu sistem diciptakan atau
aktivitas dan kinerja pegawai semakin baik; 2)
dibuat
dalam
Dalam penerapan SAP secara keseluruhan sudah
bidangnya; (3) terbuka yaitu suatu sistem yang
berjalan dengan baik dan juga memberikan
selalu beradaptasi sesuai dengan perkembangan
manfaat kepada user dalam proses pengelolaan
zaman dan perubahan lingkungan, (4) hidup
administrasi
yang merupakan sistem yang selalu berkembang
adanya sistem yang baru ini perusahaan juga
sesuai dengan perkembangan lingkungan dan
lebih
tuntutan dari masyarakat; (5) kompleks yaitu
pengembangan
suatu sistem dikatakan yang di dalamnya
kedepannya.
terdapat berbagai macam sub sistem yang saling
memiliki pegawai SDM yang berkompeten
berhubungan satu dengan yang lainnya dalam
dalam
rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan
kepegawaian.
oleh manusia
yang handal
kepegawaian.
memperhatikan
Semoga
pemeliharaan
terhadap
Selain
urusan
dengan
itu
dan
sistem
untuk
perusahaan
juga
pengelolaan
administrasi
(Harsono, 2011).
Saran
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka
peneliti dapat memberikan beberapa saran
Simpulan
mengenai penerapan SAP yaitu sebagai berikut:
Berdasarkan
penelitian
yang
telah
1) Dengan adanya penerapan sistem yang baru
dilakukan peneliti mengenai penerapan System
Application
and
Product
(SAP)
ini,
pada
menghabiskan waktu yang cukup lama; 2)
Surabaya telah menerapkan SAP yang berfungsi
Walaupun hanya pegawai khusus yang dapat
sebagai pengolahan dan pengurusan administrasi
meng-entry,
kepegawaian pada bagian SDM. Penerapan
menyelesaikan
mendukung
masalah
yang
terjadi
mengelola
dan
kedepannya
membuka
pegawai
berkas-berkas
lagi.
tidak
perlu
Di
dalam
dan
target
officer
HR
dapat
lebih
menguasai
jaringan intranet yang baik sehingga dapat
menciptakan kecepatan dan kemudahan dalam
pengelolaan data.
faktor dari luar dan dalam perusahaan yang ingin
tujuan
tugas
Diharapkan perusahaan dapat mempertahankan
penerapan sistem ini juga tidak terlepas dari
mencapai
seperti
dan
perkembangan teknologi informasi saat ini; 3)
pengolahan dan penyajian data yang lebih akurat
sehingga
data
meng-edit,
banyak belajar tentang hal seperti itu agar
sistem yang baru ini mampu mempercepat
tepat
meng-update,
applications. Diharapkan pegawai yang lain juga
pada
penggunaan sistem sebelumnya. Penggunaan
dan
penambahan
meng-edit, dan mengelola data sehingga tidak
sebagai berikut: 1) PT KAI (Persero) Daop 8
mampu
ada
applications dalam meng-entry, meng-update,
Daop 8 Surabaya, maka dapat disimpulkan
ini
kedepannya
pegawai yang dapat membantu officer HR
administrasi kepegawaian di PT KAI (Persero)
sistem
semoga
perusahaan
kedepannya yaitu senantiasa mengembangkan
13
Penerapan System Application And Product (SAP)
DAFTAR PUSTAKA
(Simpeg) Berbasis Web (Studi Kasus:
Subbag Administrasi Kepegawaian Pusat
Antonio, Harianto dan Safriadi, Novi. 2012.
Rancang
Bangun
Administrasi
(Online),
Sistem
Studi
(SI-ADIF),
Informatika
Vol.
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Program
Informasi
4,
No.
diterbitkan.
2,
Informatika .
Teknik
Jakarta:
Skripsi
Universitas
Islam
Negeri Syarif Hidayatullah.
(http://download.portalgaruda.org/article.
php?article=32932&val=2337, diakses 26
Sedarmayanti. 2007. Manajemen Sumber Daya
Januari 2015).
Manusia
Reformasi
Manajemen
Harsono.
2011.
Sistem
Administrasi
Pegawai
Birokrasi
dan
Negeri
Sipil.
Bandung: Refika Aditama.
Kepegawaian. Bandung: Fokusmedia.
Seto, Bagus Dwi. 2013. Definisi SAP (System
Http://www.kereta-api.co.id, diakses 17 Februari
Application
2015.
and
Product
in
data
processing), (Online), (http://bagusdwiseto.
blogspot.com/2013/04/definisi-sap-systemLuthfiyah, Fitwi. 2011. Penelitian Kualitatif
(Metode
application-and.html, diakses 5 Februari
Pengumpulan
2015.
Data ),(Online),(http://fitwiethayalisyi.word
press.com/ teknologi-pendidikan/penelitian-
Sugiyono. 2014. Memahami Penelitian
kualitatif-metode-pengumpulandata/,
Kualitatif. Bandung:Alfabeta.
diakses 5 Februari 2015).
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen
Mukhtar. 2013. Metode Praktis Penelitian
Administrasi Perkantoran Modern . Jakarta:
Deskriptif Kualitatif. Jakarta: Referensi.
Erlangga.
Ningrum, Pratiwi Nindya. 2013. Analisis Atas
Syafri,
Efisiensi dan Efektivitas Penerapan Sistem
Wirman.
2012.
Studi
Tentang
Administrasi Publik. Jakarta: Erlangga.
Informasi Akuntansi Terkait Pengendalian
Internal Pada STIE WIDYA LUMAJANG,
(Online),
Vol.
2,
No.
Wafi, Rokhmad Fadhlul, Wurijanto Tutut, dan
2,
Tony Soebijono. 2013. Rancang Bangun
(http://journal.ubaya.ac.id/index.
Sistem
php/jimus/article/viewFile/327/318,
Informasi
Kepegawaian
(Studi
Kasus PKIS Sekar Tanjung Pasuruan),
diakses 28 April 2015).
(Online),
Vol.
2,
No.
2,
(http://jurnal.stikom.edu/index.php/jsika/art
Nurbaity, Siti. 2010. Pengembangan Sistem
icle/view/225/150,
Informasi Kepegawaian
2015).
14
diakses
5
Februari
Penerapan System Application And Product (SAP)
Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Yii.
2009.
Modul,
(Online),
(http://www.yiiframework.com/
License/), diakses 24 Februari 2015.
Ziemba, Ewa and Oblak, Iwona. 2013. Critical
Success
Factors
for
ERP
Systems
Implementation in Public Administration,
(Online),
Volume
8,
(http://www.ijikm.org/Volume8/IJIKMv8p
001-019ZiembaFT85.pdf,
diunduh
9
Februari 2015).
15