MAKALAH TUGAS MANAJEMEN AUDIT Budaya 5S
MAKALAH
TUGAS MANAJEMEN AUDIT
Budaya 5S
(MANAGEMENT TOOLS)
Dosen : Hisar Pangaribuan
UNIVERSITAS ADVENT INDONESIA
2016/2017
NAMA
: RUTH PAULA MARGARETHA
NIM
: 1432077
Kata Pengantar
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas anugerahNya
yang telah dilimpahkan bagi kita,sehingga saya dapat menyajikan makalah “Penerapan
Budaya 5S” ini dapat diselesaikan dengan baik.
Penyusunan karya tulis ini di latar belakangi oleh keinginan penulis untuk memberikan
informasi seputar Budaya 5S kepada para pembaca dan sebagai pemenuhan penyelesaian
tugas Manajemen Audit.
Penulisan Karya Ilmiah ini berdasarkan fakta yang ada di sekitar kita yang mungkin
tidak kita sadari. Saya berharap Karya tulis Ilmiah ini dapat membimbing para pembaca agar
memahami Budaya 5S.
Saya selaku penyusun menyadari sepenuhnya bahwa Karya Ilmiah yang disusun ini
masih belum atau jauh dari sempurna untuk itu saran dan kritik yang bersifat membangun
sangat saya butuhkan untuk lanjutan penyempurnaan penyusunan Karya Ilmiah berikutnya.
Akhir kata, tidak lupa saya ucapkan terima kasih atas segala bentuk dukungan data dari
berbagai pihak dan buku demi kelangsungan penyelesaian dalam penulisan Karya Ilmiah
yang saya buat ini.
I
Daftar Isi
Kata Pengantar ............................................................................................................ I
Daftar Isi
............................................................................................................ II
Bab 1 Pendahuluan
A. Latar Belakang............................................................................... 1
B. Rumusan Masalah.......................................................................... 2
C. Tujuan Penulisan............................................................................ 3
Bab 2 Pembahasan
A. Apa yang dimaksud dengan 5S..................................................... 4
B. Manfaat Penerapan Budaya 5S.................................................... 4
C. Manfaat Penerapan 5S Secara Umum yang Menghasilkan
Manfaat bagi Perusahaan.............................................................. 4
D. Keuntungan Penerapan Budaya 5S............................................... 5
E. Dasar-dasar 5S............................................................................. 6
F. Contoh Perusahaan yang Menerapkan Budaya 5S...................... 12
Bab 3 Penutup
A. Kesimpulan................................................................................. 14
B. Saran............................................................................................ 15
II
BAB I
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam kehidupan sehari-hari atau di lingkungan kerja sangat diperhatikankeamanan
dan kenyamanan dalam melakukan kegiatan atau aktivitas. Hal tersebut tentusangat
berpengaruh terhadap produktivitas dari karyawan di perusahaan. Untuk mewujudkan
terciptanya lingkungan kerja yang aman dan nyaman, hal yang perludiperhatikan adalah
kondisi di sekitar lingkungan kerja. Selain itu juga diperlukan adanya budaya kerja yang baik
dari karyawan itu sendiri. Budaya kerja di perusahaan perlu diciptakan dan dibutuhkan untuk
perkembangan perusahaan dimasa yang akandatang dalam menghadapi tantangan di dunia
industri
Kebudayaan adalah sesuatu yang akan memengaruhi tingkat pengetahuan, dan
meliputi sistem ide atau gagasan yang terdapat dalam pikiran manusia, sehingga dalam
kehidupan sehari-hari, kebudayaan itu bersifat abstrak. Kemajuan suatu negara maupun
perusahaan, tidaklah dapat terlepas dari Budaya yang berkembang di negara maupun di
perusahaan tersebut. Saat ini Perusahaan/Organisasi dihadapkan pada persaingan yang sangat
luar biasa. Perusahaan / Organisasi yang unggul, harus memiliki, dan mengimplementasikan
Budaya Kerja Perusahaan / Organisasi yang unggul.
Tanggal 27 Oktober 2014, diangkat Menko Pembangunan Manusia dan Kebudayaan,
sekaligus menggantikan nama Menko Kesejahteraan Rakyat. Nama Pembangunan Manusia
dan Kebudayaan memang jauh lebih tepat dengan kata Kesejahteraan. Dengan pembangunan
Manusia dan Kebudayaan yang optimal, secara otomatis Indonesia akan menjadi negara yang
sejahtera dan makmur; dikarenakan damai penuh toleransi, penuh pekerja keras, disiplin dan
hal positif lainnya.
Di Eropa, perkembangan budaya Jerman dimulai dari Otto von Bismarck (18151895), seorang bangsawan Prusia yang tampil sebagai Kanzler, perdana menteri. Inilah orang
yang mendapat julukan 'perdana menteri besi', der eiserne Kanzler dan dapat menyatukan
bangsa Jerman dalam satu negara. Akhirnya berdirilah Negara Jerman, dengan Wilhelm I dari
Prusia diangkat jadi Kaisar Wilhelm I dari Jerman.
1
Dengan pengembangan Budaya unggulan selama lebih dari 100 tahun, saat ini Jerman
telah menjadi salah satu negara termaju di Eropa dan Dunia; dengan budaya unggulnya:
berdisiplin tinggi, menghargai waktu, pekerja keras, teliti, berorientasi sukses, tidak hedonis,
hemat dan bersahaja, suka menabung dan investasi serta berorientasi kepada Integritas.
Perusahaan-perusahaan Jerman dengan Budaya Perusahaan unggulnya, juga terkenal kualitas
produknya seperti: Bayer, Mercedez, BMW, Volkswagen, Siemens, Bosch, Adidas, Nivea
dan Allianz.
Di Asia, perkembangan budaya Jepang, juga mengalami perkembangan yang sangat
luar biasa, diantaranya kemenangan Jepang atas Rusia tahun 1905, awal kebangkitan Jepang
dan Asia. Dimulai dari restorasi Meiji, Masa Meiji (1867 – 1912) merupakan salah satu
periode yang paling istimewa dalam sejarah Jepang. Di bawah pimpinan kaisar Meiji, Jepang
bergerak maju sehingga hanya dalam beberapa dasawarsa mencapai pembentukan suatu
bangsa modern yang memiliki perindustrian modern dan lembaga-lembaga politik
modern.Pada tahun-tahun pertama pemerintahannya, kaisar Meiji memindahkan ibukota
kekaisaran dari Kyoto ke Edo. Edo pun berganti nama baru menjadi Tokyo (ibu kota Timur).
Dibuat undang-undang dasar yang menetapkan sebuah kabinet dan badan-badan legistlatif.
Golongan-golongan masyarakat selama masa Edo yang membuat masyarakat terbagi
berdasarkan kasta, dihapuskan. Kaisar Meiji membawa pencerahan dalam membimbing
bangsanya melewati peralihan yang sangat mencuat. Lalu berakhir pada saat meninggalnya
kaisar Meiji pada tahun 1912.
Tetapi pengembangan Budaya diteruskan oleh penerusnya Kaisar Taisho dan Kaisar
Hirohito, menjadikan jepang menjadi Bangsa Unggul. Bahkan setelah kekalahan perang
dunia ke 2 yang menghancurkan Jepang, dengan budaya-nya yang sangat kuat sekali
menjadikan Jepang menjadi negara Industri maju, dalan Industri, Jepang melebihi Jerman dan
negara Eropa lainnya. Salah satu budaya unggulannya yang dikembangkan di Jepang, untuk
menjadi organisasi/ perusahaan unggulan adalah Budaya Kerja Unggulan.
Kaizen (Perbaikan Berkesinambungan): Mendorong bangsa Jepang selalu memiliki
komitmen tinggi pada setiap pekerjaannya. Setiap pekerjaan harus dilaksanakan dan
diselesaikan tepat waktu dan sesuai jadwal, agar tidak menimbulkan pemborosan biaya. Jika
tidak tepat waktu sesuai jadwal, maka penyelesaian pekerjaan terhambat dan menimbulkan
kerugian. Perusahaan di Jepang menerapkan peraturan “Tepat Waktu”. Inti Kaizen: optimal
biaya dan waktu dalam menghasilkan produk yang berkualitas tinggi. 5S(Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu dan Shitsuke) merupakan “Intisari untuk Kaizen”.
B. Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan 5S?
2. Apa manfaat dari 5S bagi perusahaan?
3.
Seberapa besar pengaruh budaya organisasi perusahaan terhadap produktivitas
kerja karyawan?
2
C. Tujuan Penulisan
1. Agar dapat mengetahui budaya 5S
2. Agar mengetahui manfaat dari 5S bagi perusahaan
3. Agar dapat mengetahui seberapa besar pengaruh budaya organisasi perusahaan
terhadap produktivitas kerja karyawan
:
3
BAB II
PEMBAHASAN
A. Apa yang dimaksud dengan 5S?
5S adalah pemanfaatan tempat kerja yang mencakup peralatan, dokumen, bangunan
dan ruangan untuk melatih kebiasaan para pekerja dalam usaha meningkatkan disiplin kerja.
Sistem manajemen tata graha (good house keeping management) yang dilakukan dalam
mengelola tempat kerja (perkantoran, gudang, area kerja bengkel, laboratorium,
produksi/pembangkit, dan area pendukung lain seperti fasilitas publik). Tempat kerja yang
bersih, rapih, aman dan nyaman yang akan menghasilkan produk dengan kualitas tinggi,
penekanan biaya, penyelesaian tepat waktu, safety terjamin, moral tinggi dan lingkungan
terjamin.
B. Manfaat Penerapan Budaya 5S
Budaya 5R (5S) saat ini sudah banyak diterapkan pada banyak perusahaan (organisasi),
terbukti melalui penerapkan budaya 5R (5S) tersebut banyak perusahaan-perusahaan yang
tumbuh berkembang menjadi perusahaan maju dan berdaya saing tinggi. Budaya 5R (5S)
merupakan investasi awal bagi sebuah perusahaan untuk menuju kesuksesan berkelanjutan.
Maka,adapun manfaat dari penerapan budaya 5S adalah :
1) Meningkatkan produktivitas karena pengaturan tempat kerja yang lebih efisien.
2) Meningkatkan kenyamanan karena tempat kerja selalu bersih dan menjadi
luas/lapang.
3) Mengurangi bahaya di tempat kerja karena kualitas tempat kerja yang bagus/baik.
4) Menambah penghematan karena menghilangkan berbagai pemborosan di tempat
kerja.
C. Manfaat Penerapan 5S Secara Umum yang Menghasilkan
Manfaat bagi Perusahaan
1. Meningkatkan semangat kerja tim.
2. Tempat kerja yang lebih bersih, rapi dan teratur.
3. Lingkungan kerja yang lebih aman dan nyaman.
4. Pengunaan ruang kerja secara optimal.
5. Mempermudah pemeliharaan rutin.
6. Mengadakan standar kerja yang jelas.
7. Kendali persediaan yang lebih efektif.
8. Mengurangi biaya operasional.
9. Meningkatkan citra perusahaan.
10. Mengurangi keluhan pelanggan.
4
Dalam penerapannya 5S juga dapat diterapkan dalam kehidupan pribadi, untuk menjadi
pribadi unggulan, juga dapat diterapkan dalam organisasi seperti Universitas dan Sekolah,
untuk menjadi Universitas dan Sekolah unggulan. Budaya Negatif seperti juga kebiasaan dan
sikap negatif, haruslah diganti dengan Budaya Positif. Perlu penanaman budaya anti bullying
(intimidasi), budaya anti premanisme, budaya anti narkoba, budaya anti rokok, budaya anti
minuman keras, budaya toleransi dan lainnya melalui penyuluhan, pengawasan dan hukuman
tanpa pandang bulu. Implementasi Budaya yang baik dan unggul, yang dimulai dari
perusahaan/organisasi yang pada akhirnya akan menjadikan kita menjadi bangsa unggul,
yang akan membawa kita kepada kehidupan yang lebih baik, makmur, damai dan sejahtera.
D. Keuntungan Penerapan Budaya 5S
1. Zero Breakdown, berarti pemeliharaan lebih baik:
a. Scrap, debu, geram – geram dan potongan – potongan di lantai dan di mesin
menjadi berkurang
b. Dengan membersihkan mesin secara teliti dan teratur anda dapat mengetahui
kondisi mesin setiap saat
c. Pemeriksaan dan pemeliharaan tiap hari dapat menghindari kerusakan mesin
menjadi parah di masa yang akan datang.
2. Zero Defect, yang berarti kualitas lebih baik:
a. Jika segala sesuatunya ada pada tempatnya, anda terhindar dari mengambil
barang yang salah;
b. Tempat kerja yang bersih akan memberi semangat kerja bagi siapa saja;
c. Alat pengukur dan indikator dapat bekerja dengan baik maka kualitas akan
baik.
3. Zero Waste, yang berarti mengurangi biaya dan efisiensi meningkat:
a. Inventory dan barang dalam proses menjadi lebih sedikit;
b. Ruangan–ruangan yang terpakai untuk barang–barang yang tidak diperlukan
menjadi berkurang;
c. Gerakan–gerakan yang tidak diperlukan seperti menghindarkan dan mencari
dapat berkurang;
d. Mengurangi gerakan – gerakan produksi yang tidak diperlukan seperti,
mengangkat, meletakkan, menghitung dan memindahkan.
4. Zero Set Up Time, berarti tidak ada waktu yang terbuang:
a. Karena segalanya ditata dengan teratur maka waktu yang terbuang untuk
mencari alat dapat ditekan;
b. Tempat kerja yang bersih dapat meningkatkan efisiensi dan memudahkan
orang untuk mengetahui cara pengoperasian, peserta pelatihan sekalipun dapat
dengan mudah mengoperasikannya.
5
5. Zero Late Delivery, berarti dapat memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu:
a. Karena tidak ada produksi yang rusak maka anda dapat memenuhi permintaan
langganan tepat waktu;
b. Lingkungan kerja pabrik yang baik mempercepat proses produksi, tak ada
yang terbuang dan efisiensi meningkat.
6. Zero Injury, yang berarti keselamatan kerja lebih baik:
a. Peralatan yang bersih dan mengkilap mudah mengamati kerusakan dan
bahaya;
b. Jika tahu dimana peralatan disimpan, anda dapat lebih cepat mengambilnya
jika diperlukan
c. Jika anda meletakkan sesuatu dengan aman maka anda dapat menghindari
peralatan tersebut berjatuhan menimpa anda;
d. Jika ada api dan gempa anda tahu dimana letak pintu darurat dan alat
pemadam kebakaran.
7. Zero Customer Claim, berarti pelanggan menaruh tingkat kepercayaan yang tinggi:
a. Pabrik yang bersih tidak memproduksi barang yang rusak
b. Pabrik yang bersih dapat memproduksi barang yang menjamin keselamatan
pemakai.
c. Zero Deficit, berarti perusahaan anda tambah maju:
d. Jika 5S/5R telah dijalankan dengan baik, pasti tempat kerja menjadi nyaman
dan menarik, tak ada waste, tak ada kecelakaan, tak ada kerusakan mesin dan
tak ada produk yang rusak, Anda dapat memenuhi keinginan dan harapan
pelanggan.
E. Dasar-dasar dari 5S
1. Seiri yang artinya Organization
Seiri juga memiliki arti (Ringkas – Sisih – Keteraturan - Pemilahan - Sort).
Seiri merupakan langkah awal dalam menjalankan budaya 5S, yaitu
membuang/menyortir/ menyingkirkan barang-barang, file-file yang tidak digunakan
lagi ke tempat pembuangan. Semua barang yang ada di lokasi kerja, hanyalah barang
yang benar-benar dibutuhkan untuk aktivitas kerja. Tindakan dilakukan agar tempat
penyimpanan menjadi lebih efisien, karena dipergunakan untuk menyimpan barang
atau file yang memang penting dan dibutuhkan, serta bertujuan juga agar tempat kerja
terlihat lebih rapi dan tidak berantakan.
Keuntungan yang akan didapat dalam menerapkan Seiri (Ringkas-Sisih–KeteraturanPemilahan–Sort):
1. Kuantitatif
1) Penghematan pemakaian ruangan.
2) Persediaan dan produk barang yang bermutu.
3) Kecepatan waktu pencarian barang/dokumen yang dibutuhkan.
6
2. Kualitatif
1) Tempat kerja lebih aman.
2) Suasana kerja lebih nyaman.
3) Mencegah tempat/alat/bahan menjadi rusak lebih awal.
Gambar 1.1 Contoh dari Seiri
Apabila SEIRI tak terpenuhi maka:
•
Suasana dan kegiatan kerja terganggu
•
Sulit meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas kerja
2. Seiton yang artinya Neatness
Yang dimaksud dengan Seiton adalah (Rapi – Susun – Kerapian – Penataan Set In Order). Setelah menyortir semua barang atau file yang tidak dipergunakan lagi,
pastikan segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan, sehingga
selalu siap digunakan pada saat diperlukan. Pastikan bahwa:
1. Setiap barang punya tempat.
2. Setiap tempat punya nama untuk barang tertentu.
3. Buat menjadi terorganisir dan sistematis.
4.Beri nama pada setiap tempat penyimpanan yang mudah diingat, dapat
menggunakan kode pada tempat penyimpan:
1) Bila berbentuk barang, berikan label dengan nama atau visual sebagai ciri khas.
2) Bila berbentuk file atau softcopy data, atur semua folder di komputer.
3) Pastikan agar mudah mengidentifikasi, saat file, barang ataupun benda tersebut
dibutuhkan, sehingga tidak perlu membuang banyak waktu untuk mencarinya.
Keuntungan yang akan didapat dalam menerapkan Seiton (Rapi – Susun – Kerapian –
Penataan - Set in Order):
1. Kuantitatif
1) Kendali persediaan dan produk, secara efisien.
2) Waktu pencarian yang cepat.
3) Proses kerja yang lebih cepat.
4) Menghindari kesalahan.
5) Meminimalkan terjadinya kehilangan peralatan.
7
2. Kualitatif
1) Suasana kerja akan lebih nyaman.
2) Mendidik dan meningkatkan disiplin karyawan.
3) Memacu karyawan, agar terus menghasilkan ide yang kreatif.
4) Moral karyawan menjadi lebih tinggi.
5) Merasa aman di tempat kerja.
6) Menerapkan FIFO.
Gambar 2.1
3. Seiso yang artinya Cleaning
Yang dimaksud dengan Seiso adalah (Resik – Sapu – Kebersihan –
Pembersihan – Shine). Setelah menjadi rapi, langkah berikutnya adalah
membersihkan tempat kerja, ruangan kerja, peralatan dan lingkungan kerja.
Tumbuhkan pemikiran bahwa kebersihan merupakan hal yang fital dalam kehidupan,
jika kita tidak menjaga kebersihan, lingkungan akan menjadi kotor dan menjadi faktor
utama terjangkitnya penyakit tidak nyaman. Menyebabkan berkurangnya
produktivitas dan berakibat banyak kerugian. Lakukanlah pembersihan harian,
pemeriksaan kebersihan dan pemeliharaan kebersihan.
Keuntungan yang akan didapat dalam menerapkan Seiso (Resik-Sapu-KebersihanPembersihan–Shine):
1. Kuantitatif
1) Sistem pengawasan persediaan dan produk yang lebih murah dan hemat.
2) Meminimalkan biaya kerusakan pada peralatan.
3) Proses kerja cepat dan tidak berulang “Benar pada saat melakukan pekerjaannya
pertama kali”.
4) Meningkatkan kualitas produk.
5) Waktu melakukan pembersihan lebih cepat.
8
2. Kualitatif
1) Suasana kerja lebih nyaman dan ceria.
2) Karyawan terus menghasilkan ide yang kreatif.
3) Moral karyawan meningkat.
4) Aman di tempat kerja.
Seiso memiliki 3 tahap kegiatan yaitu :
Tiga tahap kegiatan SEISO
1. Sifat operasi kebersihan
•
Temukan sebab kekotoran
•
Lakukan pembersihannya
2. Obyek pembersihan
•
Tempat kerja
•
Peralatan kerja
3. Mencegah kerusakan
•
Cari penyebab kerusakan pada peralatan
•
Penggunaan peralatan secara tepat sesuai fungsinya
Peran karyawan merupakan indikator keberhasilan budaya kerja
Membiasakan bekerja dalam tahab RESIK untuk menjadi bagian dari budaya kerja
belum tentu mudah, karena ada unsur perubahan perilaku seseorang, akan tetapi hal
itu dapat diupayakan secara bertahap, melalui:
•
Komitmen pimpinan yang disertai dengan keteladanan
•
Kampanye program RESIK
•
Sistem yang mampu dikerjakan oleh karyawan
•
Sarana dan prasarana cukup
Gambar 3.1
9
4. Seiketsu yang artinya Standardization
Yang dimaksud dengan Seiketsu adalah (Rawat – Seragam – Kepatuhan –
Pemantapan – Standadized). Tahap ini adalah tahap yang sukar. Untuk menjaga
ketiga tahap yang sudah dijalankan sebelumnya secara rutin. Tahap ini dapat juga
disebut tahap perawatan, merupakan standarisasi dan konsistensi dari masing-masing
individu untuk melakukan tahapan-tahapan sebelumnya. Membuat standarisasi dan
semua individu harus patuh pada standar yang telah ditentukan. Dapat dimotivasi
dengan memberikan hadiah atau hukuman.
Tujuan dan sasarannya antara lain:
a. Mempertahankan kondisi lingkungan kerja yang sudah baik
b. Harus ada standard yang seragam, dalam pemberian label petunjuk pada
semua kondisi operasi
c. Memeriksa keadaan tempat kerja dean peralatan yang digunakan
d. Tersedia tempat sampah
Dalam tahap rawat ini mempertahankan adalah lebih sulit dibandingkan dengan meraih,
karena mempertahankan membutuhkan konsistensi bekerja secara berkesinambungan.
Mempertahankan kondisi tempat kerja yang sudah baik ini diperlukan peran serta seluruh
karyawan untuk berpartisipasi. Seluruh karyawan harus mempunyai tekad yang sama
untuk mempertahankannya yaitu dengan tiga prinsip:
a. Tidak ada barang yang tidak perlu
b. Tidak berserakan
c. Tidak kotor
Keuntungan yang akan didapat dalam menerapkan Seiketsu (Rawat-Seragam-KepatuhanPemantapan–Standardize):
1. Kuantitatif
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Biaya penyelenggaran operasi yang rendah.
Biaya pengeluaran tambahan (overhead) yang rendah.
Efisiensi dari proses meningkat.
Kuantitas pengeluaran menurun.
Sedikit keluhan dari pelanggan.
Produktivitas karyawan meningkat.
2. Kualitatif
1)
2)
3)
4)
5)
Mendidik disiplin karyawan positif.
Karyawan terus menghasilkan ide kreatif.
Kemahiran karyawan meningkat.
Karyawan setia kepada organisasi.
Citra organisasi meningkat
10
Gambar 4.1
5. Shitsuke yang artinya Discipline
Yang dimaksud dengan Shitsuke juga adalah (Rajin – Senantiasa – Kedisiplinan –
Pembiasaan –Suistain) Pemeliharaan kedisiplinan pribadi meliputi suatu kebiasaan
dan pemeliharaan program 5S yang sudah berjalan. Bila berada pada posisi sebagai
atasan, buatlah standarisasi 5S serta berikan pelatihan 5S, agar seluruh karyawan
perusahaan dapat mengerti akan kegunaan dari 5S sebagai dasar kemajuan
perusahaan, karena dengan menerapkan 5S yang praktis dan ringkas bertujuan pada
efisiensi, pelayanan yang baik, keamanan bekerja serta peningkatan produktivitas dan
profit.
Keuntungan yang akan didapat dalam menerapkan Shitsuke (Rajin-Senantiasa- KedisiplinanPembiasaan–Sustain):
1. Kuantitatif
1)
2)
3)
4)
5)
Biaya pengeluaran rendah.
Produktivitas karyawan meningkat.
Kualitas produk/layanan meningkat.
Memperoleh manfaat dari pelaksanaan 5S.
Meminimalkan kecelakaan di tempat kerja.
2. Kualitatif
1) Disiplin karyawan meningkat dan inovatif.
2)
3)
4)
5)
Ketrampilan karyawan meningkat.
Kesehatan karyawan bertambah baik.
Karyawan setia kepada organisasi.
Budaya kerja antar tim yang tinggi.
11
Gambar 5.1
F. Contoh Perusahaan yang Menerapkan Budaya 5S
Sebagai contoh perusahaan yang menerapkan budaya kerja 5S adalah Toyota.
Toyota salah satu merk mobil dengan pangsa pasar terbesar di Indonesia saat ini.
Toyota dikenal sebagai perusahaan produsen mobil dengan kualitas yang baik. Tentu kita tak
perlu meragukan kualitas mobil Toyota. Tiap harinya mobil bermerk Toyota melintas tak
hentinya, bukti kepepercayaan masyarakat kepada Toyota. Toyota Indonesia kini sudah hadir
di Indonesia dengan kualitas produk terpercaya selama 25 tahun. Membangun perusahaan
dari awal sampai saat ini 25 tahun,bukanlah hal yang mudah. Faktor Sumber Daya Manusia
(SDM) menjadi saat penting. Dan penerapan budaya kerja yang terjadi dimiliki perusahaan
Toyota yaitu budaya kerja “Kepatuhan pada Tujuan” dimana mengharuskan seluruh elemen
organisasi untuk belajar. Dapat dikatakan kekurangan-kekurangan yang ada dalam
perusahaan adalah suatu metode pembelajaran untuk melakukan perbaikan yang lebih baik.
Inti utama dari filosofi Toyota adalah bahwa budaya harus mendukung orang dalam
pekerjaannya.
Perusahaan Toyota juga saat ini menerapkan budaya kerja “Perubahan Tiada Henti”.
Mereka mengimplemetasikan budaya Kaizen. Pengimplementasian semangat kaizen yang
efektif lewat kelompok-kelompok kecil yang terdiri atas 7-10 orang. Dalam kelompokkelompok kecil itu bersama-sama mencari permasalahan untuk dipecahkan lewat inovasi dan
memperbaiki keadaan.
12
Dan dengan tagline “Membangun manusia sebelum membuat produk” Toyota
menjaga kualitas produk secara tak langsung lewat manusia (SDM). SDM yang berkualitas
pastinya akan menghasilkan karya dan kontribusi yang baik bagi perusahaan. QCC yang
dilakukan Toyota Indonesia adalah realisasi dari budaya kerja Kaizen yang sesuai dengan
Toyota Way dan semangat Toyota Berbagi.
Kaizen senfiri adalah sebuah system perbaikan terus-menerus pada kualitas,
teknologi, proses, budaya perusahaan, produktivitas, keselamatan, dan kepemimpinan. Kunci
Kaizen adalah pada “Perbaikan Terus Menerus”, perubahan kea rah yang baik dan semakin
baik. Bukan perubahan yang besar, namun perubahan-perubahan kecil yang konsisten
sehingga berdampak besar. Kaizen di Toyota Indonesia dengan dua pilar, Quality Control
System (QCC) dan suggestion system (SS). Hal kecil yang diwujudkan di Toyota Indonesia.
Di toilet perempuan ternyata ada kebiasaan “flushing” dua kali, padahal sebenannya cukup
kali. Akhirnya dengan QCC maka kebiasaan “:flushing” satu kali di toilet perempuan bisa
menghemat biaya penggunaan air sebesar 12 juta rupiah. Mungkin hal yang dianggap sepele,
namun ada dampak besar yang dihasilkan dengan adanya QCC di Toyota Indonesia.
Pendekatan secara personal dilakukan lewat QCC sehingga karyawan memiliki
produktivitas yang meningkat. Pimpinan berbincang dengan bawahan, sehingga pimpinan
mengetahui kelemahan dan memberikan semangat bawahan. Bawahan merasa diapresiasi
oleh pimpinan. Toyotapun tak dengan mudah mengimplementasikan QCC kepada semua
karyawan, berawal dari kegiatan sukarela hingga diwajibkan.
Karena lewat QCC yang dilakukan ternyata produktivitas meningkat dengan mutu
yang terjaga dengan baik. Toyota dari waktu ke waktu menerima permintaan akan produksi
mobil, atas hal tersebut Toyota ingin permintaan dipenuhi dengan kualitas produk yang baik.
Semuanya tak lepas dari SDM yang produktif dan berkontribusi, menyelesaikan masalah
untuk perbaikan berkelanjutan. QCC bisa dilaksanakan dengan baik oleh Toyota Indonesia
dengan baik. Membuat SDM berkualitas yang menghasilkan produk yang juga berkualitas.
Dengan konsisten dan berkelanjutan. Toyota Indonesia dalam buku Perubahan Tiada Henti
mengungkap detail realisasi QCC sejak awal Toyota Indonesia berdiri,hingga kini dengan
konsisten. Sekalipun pernah terjadi penyesuian karena Toyota Indonesia pernah melakukan
penggabungan beberapa perusahaan (merger), namun QCC tetap bisa ikut disesuaikan,
dibiasakan, dan menjadi budaya kerja.
13
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pada saat ini, perusahaan/organisasi yang dapat bertahan dan menjadi yang terbaik,
adalah perusahaan/organisasi yang berorientasi pada pengembangan budaya unggul pada
perusahaan/organisasinya. Budaya kerja yang saat ini diakui sebagai yang terbaik adalah
Budaya Kerja Unggulan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke). Mudah dimengerti
tetapi sangat sulit diaplikasikan tanpa keseriusan.
Penerapan Budaya Kerja Unggulan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) di
Indonesia, relatif sangat baru. Dalam pengamatan saya, hampir tidak ada
perusahaan/organisasi di Indonesia yang menerapkan secara “All Out”. Data juga agak sulit
didapat (karena sedikit sekali yang baru mengaplikasikan 5S secara coba-coba). Bila ada
Mahasiswa/umum yang ingin melakukan penelitian, thesis, penerapan ataupun assessment
(penaksiran/penilaian) tentang kesuksesan dalam penerapan budaya kerja 5S, saya siap
membantu.
Hasil akhir dari kesuksesan penerapan 5S, antara lain: Menurunkan pemborosan,
Meningkatkan mutu dan produktivitas, Menghindari kecelakaan kerja, Meningkatkan kinerja
tim, Absensi yang rendah, Peningkatan dan perbaikan kinerja yang berkelanjutan, Peralatan
kantor dan lokasi kerja yang teratur, rapi dan bersih, Gugus mutu yang berjalan dengan baik,
Hasil produksi yang berkualitas baik, Keunggulan untuk mempunyai karyawan yang
bermental maju serta bersikap dan berperilaku positif serta Langkah awal menuju perusahaan
kelas dunia.
Dari uraian-uraian yang telah dipaparkan di atas dapat disimpulkan bahwa, budaya itu
sangat berpengaruh sekali terhadap produktivitas kerja karyawan di suatu perusahaan dan
juga bisa membuat suatu kebiasaan didalam perusahaan tersebut yang akan berlangsung
secara terus menerus.
Demikian yang dapat saya sampaikan mengenai materi “Penerapan Budaya 5S”,
tentunya masih banyak kekurangan dan salah dalam membuat makalah ini, kerena kurangnya
referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini.
Penulis banyak berharap para pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang
membangun kepada penulis demi sempurnanya makalah ini dan penulisan makalah di
kesempatan-kesempatan berikutnya. Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada
khususnya dan juga para pembaca pada umumnya.
14
B. Saran
Untuk menjadi Bangsa unggul, Indonesia perlu memperkuat kekuatan Industrinya
selain kekuatan bersenjata, dengan memperkuat budaya kerjanya seperti Jepang dan Jerman.
Indonesia perlu memperkenalkan, mensosialisasikan dan mengimplementasikan Budaya
Kerja 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke). Sebuah langkah awal menuju
perusahaan kelas dunia.
Dalam implementasi 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke), haruslah
dilakukan bertahap, harus dilakukan melalui tahapan pengenalan, perubahan sikap dan
kebiasaaan para pekerja, serta tahapan penerimaan Budaya kerja yang baru tersebut.
15
Daftar Pustaka
Chandra
Suwondo.2012.Penerapan
Budaya
Kerja
Ungulan
5S(Seiri,Seiton,Seiso,Seiketsu,dan Shitsuke.Jurnal Magister Manajemen.1(1):29-48, 2012.
[Online].
https://www.google.co.id/url?
sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjvkYbGoK7
TAhUEs48KHb1cB5kQFggjMAA&url=http%3A%2F%2Fasmi.ac.id%2Fe-journals%2Ffiles
%2F23_2-6-1-PB.pdf&usg=AFQjCNH02cJNbf0OZKNtm7qjnS4ef0SxmA
Haryadi,B,.&
Putra,B.H,.(2014).
Analisis
Prinsip
Kerja
5S
(Seiri,Seiton,Seiso,Seiketsu, dan Shitsuke.Jurnal Agora.2(2),2014. [Online]
https://www.google.co.id/url?
sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=7&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjvkYbGoK7
TAhUEs48KHb1cB5kQFghOMAY&url=http%3A%2F%2Fdownload.portalgaruda.org
%2Farticle.php%3Farticle%3D194352%26val%3D6509%26title%3DANALISIS
%2520PRINSIP%2520KERJA%25205S%2520(Seiri%2C%2520Seiton%2C%2520Seiso
%2C%2520Seiketsu%2C%2520Setsuke)%2520PADA%2520CV.%2520KOKOH
%2520BERSATU%2520PLASTIK%2C
%2520SURABAYA&usg=AFQjCNFq9REVPfqo7NCc6NYqijbpWuejrg
http://www.kompasiana.com/kokogiovanni/pembelajaran-berharga-dari-budaya-kerjaqcc-dari-toyota-indonesia_57bc0fb3a723bdcf51b1c100
http://rajapresentasi.com/2012/02/apa-itu-5s-5r-cara-menerapkan-sistem-5s/
http://sistemmanajemenkeselamatankerja.blogspot.co.id
16
TUGAS MANAJEMEN AUDIT
Budaya 5S
(MANAGEMENT TOOLS)
Dosen : Hisar Pangaribuan
UNIVERSITAS ADVENT INDONESIA
2016/2017
NAMA
: RUTH PAULA MARGARETHA
NIM
: 1432077
Kata Pengantar
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas anugerahNya
yang telah dilimpahkan bagi kita,sehingga saya dapat menyajikan makalah “Penerapan
Budaya 5S” ini dapat diselesaikan dengan baik.
Penyusunan karya tulis ini di latar belakangi oleh keinginan penulis untuk memberikan
informasi seputar Budaya 5S kepada para pembaca dan sebagai pemenuhan penyelesaian
tugas Manajemen Audit.
Penulisan Karya Ilmiah ini berdasarkan fakta yang ada di sekitar kita yang mungkin
tidak kita sadari. Saya berharap Karya tulis Ilmiah ini dapat membimbing para pembaca agar
memahami Budaya 5S.
Saya selaku penyusun menyadari sepenuhnya bahwa Karya Ilmiah yang disusun ini
masih belum atau jauh dari sempurna untuk itu saran dan kritik yang bersifat membangun
sangat saya butuhkan untuk lanjutan penyempurnaan penyusunan Karya Ilmiah berikutnya.
Akhir kata, tidak lupa saya ucapkan terima kasih atas segala bentuk dukungan data dari
berbagai pihak dan buku demi kelangsungan penyelesaian dalam penulisan Karya Ilmiah
yang saya buat ini.
I
Daftar Isi
Kata Pengantar ............................................................................................................ I
Daftar Isi
............................................................................................................ II
Bab 1 Pendahuluan
A. Latar Belakang............................................................................... 1
B. Rumusan Masalah.......................................................................... 2
C. Tujuan Penulisan............................................................................ 3
Bab 2 Pembahasan
A. Apa yang dimaksud dengan 5S..................................................... 4
B. Manfaat Penerapan Budaya 5S.................................................... 4
C. Manfaat Penerapan 5S Secara Umum yang Menghasilkan
Manfaat bagi Perusahaan.............................................................. 4
D. Keuntungan Penerapan Budaya 5S............................................... 5
E. Dasar-dasar 5S............................................................................. 6
F. Contoh Perusahaan yang Menerapkan Budaya 5S...................... 12
Bab 3 Penutup
A. Kesimpulan................................................................................. 14
B. Saran............................................................................................ 15
II
BAB I
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam kehidupan sehari-hari atau di lingkungan kerja sangat diperhatikankeamanan
dan kenyamanan dalam melakukan kegiatan atau aktivitas. Hal tersebut tentusangat
berpengaruh terhadap produktivitas dari karyawan di perusahaan. Untuk mewujudkan
terciptanya lingkungan kerja yang aman dan nyaman, hal yang perludiperhatikan adalah
kondisi di sekitar lingkungan kerja. Selain itu juga diperlukan adanya budaya kerja yang baik
dari karyawan itu sendiri. Budaya kerja di perusahaan perlu diciptakan dan dibutuhkan untuk
perkembangan perusahaan dimasa yang akandatang dalam menghadapi tantangan di dunia
industri
Kebudayaan adalah sesuatu yang akan memengaruhi tingkat pengetahuan, dan
meliputi sistem ide atau gagasan yang terdapat dalam pikiran manusia, sehingga dalam
kehidupan sehari-hari, kebudayaan itu bersifat abstrak. Kemajuan suatu negara maupun
perusahaan, tidaklah dapat terlepas dari Budaya yang berkembang di negara maupun di
perusahaan tersebut. Saat ini Perusahaan/Organisasi dihadapkan pada persaingan yang sangat
luar biasa. Perusahaan / Organisasi yang unggul, harus memiliki, dan mengimplementasikan
Budaya Kerja Perusahaan / Organisasi yang unggul.
Tanggal 27 Oktober 2014, diangkat Menko Pembangunan Manusia dan Kebudayaan,
sekaligus menggantikan nama Menko Kesejahteraan Rakyat. Nama Pembangunan Manusia
dan Kebudayaan memang jauh lebih tepat dengan kata Kesejahteraan. Dengan pembangunan
Manusia dan Kebudayaan yang optimal, secara otomatis Indonesia akan menjadi negara yang
sejahtera dan makmur; dikarenakan damai penuh toleransi, penuh pekerja keras, disiplin dan
hal positif lainnya.
Di Eropa, perkembangan budaya Jerman dimulai dari Otto von Bismarck (18151895), seorang bangsawan Prusia yang tampil sebagai Kanzler, perdana menteri. Inilah orang
yang mendapat julukan 'perdana menteri besi', der eiserne Kanzler dan dapat menyatukan
bangsa Jerman dalam satu negara. Akhirnya berdirilah Negara Jerman, dengan Wilhelm I dari
Prusia diangkat jadi Kaisar Wilhelm I dari Jerman.
1
Dengan pengembangan Budaya unggulan selama lebih dari 100 tahun, saat ini Jerman
telah menjadi salah satu negara termaju di Eropa dan Dunia; dengan budaya unggulnya:
berdisiplin tinggi, menghargai waktu, pekerja keras, teliti, berorientasi sukses, tidak hedonis,
hemat dan bersahaja, suka menabung dan investasi serta berorientasi kepada Integritas.
Perusahaan-perusahaan Jerman dengan Budaya Perusahaan unggulnya, juga terkenal kualitas
produknya seperti: Bayer, Mercedez, BMW, Volkswagen, Siemens, Bosch, Adidas, Nivea
dan Allianz.
Di Asia, perkembangan budaya Jepang, juga mengalami perkembangan yang sangat
luar biasa, diantaranya kemenangan Jepang atas Rusia tahun 1905, awal kebangkitan Jepang
dan Asia. Dimulai dari restorasi Meiji, Masa Meiji (1867 – 1912) merupakan salah satu
periode yang paling istimewa dalam sejarah Jepang. Di bawah pimpinan kaisar Meiji, Jepang
bergerak maju sehingga hanya dalam beberapa dasawarsa mencapai pembentukan suatu
bangsa modern yang memiliki perindustrian modern dan lembaga-lembaga politik
modern.Pada tahun-tahun pertama pemerintahannya, kaisar Meiji memindahkan ibukota
kekaisaran dari Kyoto ke Edo. Edo pun berganti nama baru menjadi Tokyo (ibu kota Timur).
Dibuat undang-undang dasar yang menetapkan sebuah kabinet dan badan-badan legistlatif.
Golongan-golongan masyarakat selama masa Edo yang membuat masyarakat terbagi
berdasarkan kasta, dihapuskan. Kaisar Meiji membawa pencerahan dalam membimbing
bangsanya melewati peralihan yang sangat mencuat. Lalu berakhir pada saat meninggalnya
kaisar Meiji pada tahun 1912.
Tetapi pengembangan Budaya diteruskan oleh penerusnya Kaisar Taisho dan Kaisar
Hirohito, menjadikan jepang menjadi Bangsa Unggul. Bahkan setelah kekalahan perang
dunia ke 2 yang menghancurkan Jepang, dengan budaya-nya yang sangat kuat sekali
menjadikan Jepang menjadi negara Industri maju, dalan Industri, Jepang melebihi Jerman dan
negara Eropa lainnya. Salah satu budaya unggulannya yang dikembangkan di Jepang, untuk
menjadi organisasi/ perusahaan unggulan adalah Budaya Kerja Unggulan.
Kaizen (Perbaikan Berkesinambungan): Mendorong bangsa Jepang selalu memiliki
komitmen tinggi pada setiap pekerjaannya. Setiap pekerjaan harus dilaksanakan dan
diselesaikan tepat waktu dan sesuai jadwal, agar tidak menimbulkan pemborosan biaya. Jika
tidak tepat waktu sesuai jadwal, maka penyelesaian pekerjaan terhambat dan menimbulkan
kerugian. Perusahaan di Jepang menerapkan peraturan “Tepat Waktu”. Inti Kaizen: optimal
biaya dan waktu dalam menghasilkan produk yang berkualitas tinggi. 5S(Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu dan Shitsuke) merupakan “Intisari untuk Kaizen”.
B. Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan 5S?
2. Apa manfaat dari 5S bagi perusahaan?
3.
Seberapa besar pengaruh budaya organisasi perusahaan terhadap produktivitas
kerja karyawan?
2
C. Tujuan Penulisan
1. Agar dapat mengetahui budaya 5S
2. Agar mengetahui manfaat dari 5S bagi perusahaan
3. Agar dapat mengetahui seberapa besar pengaruh budaya organisasi perusahaan
terhadap produktivitas kerja karyawan
:
3
BAB II
PEMBAHASAN
A. Apa yang dimaksud dengan 5S?
5S adalah pemanfaatan tempat kerja yang mencakup peralatan, dokumen, bangunan
dan ruangan untuk melatih kebiasaan para pekerja dalam usaha meningkatkan disiplin kerja.
Sistem manajemen tata graha (good house keeping management) yang dilakukan dalam
mengelola tempat kerja (perkantoran, gudang, area kerja bengkel, laboratorium,
produksi/pembangkit, dan area pendukung lain seperti fasilitas publik). Tempat kerja yang
bersih, rapih, aman dan nyaman yang akan menghasilkan produk dengan kualitas tinggi,
penekanan biaya, penyelesaian tepat waktu, safety terjamin, moral tinggi dan lingkungan
terjamin.
B. Manfaat Penerapan Budaya 5S
Budaya 5R (5S) saat ini sudah banyak diterapkan pada banyak perusahaan (organisasi),
terbukti melalui penerapkan budaya 5R (5S) tersebut banyak perusahaan-perusahaan yang
tumbuh berkembang menjadi perusahaan maju dan berdaya saing tinggi. Budaya 5R (5S)
merupakan investasi awal bagi sebuah perusahaan untuk menuju kesuksesan berkelanjutan.
Maka,adapun manfaat dari penerapan budaya 5S adalah :
1) Meningkatkan produktivitas karena pengaturan tempat kerja yang lebih efisien.
2) Meningkatkan kenyamanan karena tempat kerja selalu bersih dan menjadi
luas/lapang.
3) Mengurangi bahaya di tempat kerja karena kualitas tempat kerja yang bagus/baik.
4) Menambah penghematan karena menghilangkan berbagai pemborosan di tempat
kerja.
C. Manfaat Penerapan 5S Secara Umum yang Menghasilkan
Manfaat bagi Perusahaan
1. Meningkatkan semangat kerja tim.
2. Tempat kerja yang lebih bersih, rapi dan teratur.
3. Lingkungan kerja yang lebih aman dan nyaman.
4. Pengunaan ruang kerja secara optimal.
5. Mempermudah pemeliharaan rutin.
6. Mengadakan standar kerja yang jelas.
7. Kendali persediaan yang lebih efektif.
8. Mengurangi biaya operasional.
9. Meningkatkan citra perusahaan.
10. Mengurangi keluhan pelanggan.
4
Dalam penerapannya 5S juga dapat diterapkan dalam kehidupan pribadi, untuk menjadi
pribadi unggulan, juga dapat diterapkan dalam organisasi seperti Universitas dan Sekolah,
untuk menjadi Universitas dan Sekolah unggulan. Budaya Negatif seperti juga kebiasaan dan
sikap negatif, haruslah diganti dengan Budaya Positif. Perlu penanaman budaya anti bullying
(intimidasi), budaya anti premanisme, budaya anti narkoba, budaya anti rokok, budaya anti
minuman keras, budaya toleransi dan lainnya melalui penyuluhan, pengawasan dan hukuman
tanpa pandang bulu. Implementasi Budaya yang baik dan unggul, yang dimulai dari
perusahaan/organisasi yang pada akhirnya akan menjadikan kita menjadi bangsa unggul,
yang akan membawa kita kepada kehidupan yang lebih baik, makmur, damai dan sejahtera.
D. Keuntungan Penerapan Budaya 5S
1. Zero Breakdown, berarti pemeliharaan lebih baik:
a. Scrap, debu, geram – geram dan potongan – potongan di lantai dan di mesin
menjadi berkurang
b. Dengan membersihkan mesin secara teliti dan teratur anda dapat mengetahui
kondisi mesin setiap saat
c. Pemeriksaan dan pemeliharaan tiap hari dapat menghindari kerusakan mesin
menjadi parah di masa yang akan datang.
2. Zero Defect, yang berarti kualitas lebih baik:
a. Jika segala sesuatunya ada pada tempatnya, anda terhindar dari mengambil
barang yang salah;
b. Tempat kerja yang bersih akan memberi semangat kerja bagi siapa saja;
c. Alat pengukur dan indikator dapat bekerja dengan baik maka kualitas akan
baik.
3. Zero Waste, yang berarti mengurangi biaya dan efisiensi meningkat:
a. Inventory dan barang dalam proses menjadi lebih sedikit;
b. Ruangan–ruangan yang terpakai untuk barang–barang yang tidak diperlukan
menjadi berkurang;
c. Gerakan–gerakan yang tidak diperlukan seperti menghindarkan dan mencari
dapat berkurang;
d. Mengurangi gerakan – gerakan produksi yang tidak diperlukan seperti,
mengangkat, meletakkan, menghitung dan memindahkan.
4. Zero Set Up Time, berarti tidak ada waktu yang terbuang:
a. Karena segalanya ditata dengan teratur maka waktu yang terbuang untuk
mencari alat dapat ditekan;
b. Tempat kerja yang bersih dapat meningkatkan efisiensi dan memudahkan
orang untuk mengetahui cara pengoperasian, peserta pelatihan sekalipun dapat
dengan mudah mengoperasikannya.
5
5. Zero Late Delivery, berarti dapat memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu:
a. Karena tidak ada produksi yang rusak maka anda dapat memenuhi permintaan
langganan tepat waktu;
b. Lingkungan kerja pabrik yang baik mempercepat proses produksi, tak ada
yang terbuang dan efisiensi meningkat.
6. Zero Injury, yang berarti keselamatan kerja lebih baik:
a. Peralatan yang bersih dan mengkilap mudah mengamati kerusakan dan
bahaya;
b. Jika tahu dimana peralatan disimpan, anda dapat lebih cepat mengambilnya
jika diperlukan
c. Jika anda meletakkan sesuatu dengan aman maka anda dapat menghindari
peralatan tersebut berjatuhan menimpa anda;
d. Jika ada api dan gempa anda tahu dimana letak pintu darurat dan alat
pemadam kebakaran.
7. Zero Customer Claim, berarti pelanggan menaruh tingkat kepercayaan yang tinggi:
a. Pabrik yang bersih tidak memproduksi barang yang rusak
b. Pabrik yang bersih dapat memproduksi barang yang menjamin keselamatan
pemakai.
c. Zero Deficit, berarti perusahaan anda tambah maju:
d. Jika 5S/5R telah dijalankan dengan baik, pasti tempat kerja menjadi nyaman
dan menarik, tak ada waste, tak ada kecelakaan, tak ada kerusakan mesin dan
tak ada produk yang rusak, Anda dapat memenuhi keinginan dan harapan
pelanggan.
E. Dasar-dasar dari 5S
1. Seiri yang artinya Organization
Seiri juga memiliki arti (Ringkas – Sisih – Keteraturan - Pemilahan - Sort).
Seiri merupakan langkah awal dalam menjalankan budaya 5S, yaitu
membuang/menyortir/ menyingkirkan barang-barang, file-file yang tidak digunakan
lagi ke tempat pembuangan. Semua barang yang ada di lokasi kerja, hanyalah barang
yang benar-benar dibutuhkan untuk aktivitas kerja. Tindakan dilakukan agar tempat
penyimpanan menjadi lebih efisien, karena dipergunakan untuk menyimpan barang
atau file yang memang penting dan dibutuhkan, serta bertujuan juga agar tempat kerja
terlihat lebih rapi dan tidak berantakan.
Keuntungan yang akan didapat dalam menerapkan Seiri (Ringkas-Sisih–KeteraturanPemilahan–Sort):
1. Kuantitatif
1) Penghematan pemakaian ruangan.
2) Persediaan dan produk barang yang bermutu.
3) Kecepatan waktu pencarian barang/dokumen yang dibutuhkan.
6
2. Kualitatif
1) Tempat kerja lebih aman.
2) Suasana kerja lebih nyaman.
3) Mencegah tempat/alat/bahan menjadi rusak lebih awal.
Gambar 1.1 Contoh dari Seiri
Apabila SEIRI tak terpenuhi maka:
•
Suasana dan kegiatan kerja terganggu
•
Sulit meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas kerja
2. Seiton yang artinya Neatness
Yang dimaksud dengan Seiton adalah (Rapi – Susun – Kerapian – Penataan Set In Order). Setelah menyortir semua barang atau file yang tidak dipergunakan lagi,
pastikan segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan, sehingga
selalu siap digunakan pada saat diperlukan. Pastikan bahwa:
1. Setiap barang punya tempat.
2. Setiap tempat punya nama untuk barang tertentu.
3. Buat menjadi terorganisir dan sistematis.
4.Beri nama pada setiap tempat penyimpanan yang mudah diingat, dapat
menggunakan kode pada tempat penyimpan:
1) Bila berbentuk barang, berikan label dengan nama atau visual sebagai ciri khas.
2) Bila berbentuk file atau softcopy data, atur semua folder di komputer.
3) Pastikan agar mudah mengidentifikasi, saat file, barang ataupun benda tersebut
dibutuhkan, sehingga tidak perlu membuang banyak waktu untuk mencarinya.
Keuntungan yang akan didapat dalam menerapkan Seiton (Rapi – Susun – Kerapian –
Penataan - Set in Order):
1. Kuantitatif
1) Kendali persediaan dan produk, secara efisien.
2) Waktu pencarian yang cepat.
3) Proses kerja yang lebih cepat.
4) Menghindari kesalahan.
5) Meminimalkan terjadinya kehilangan peralatan.
7
2. Kualitatif
1) Suasana kerja akan lebih nyaman.
2) Mendidik dan meningkatkan disiplin karyawan.
3) Memacu karyawan, agar terus menghasilkan ide yang kreatif.
4) Moral karyawan menjadi lebih tinggi.
5) Merasa aman di tempat kerja.
6) Menerapkan FIFO.
Gambar 2.1
3. Seiso yang artinya Cleaning
Yang dimaksud dengan Seiso adalah (Resik – Sapu – Kebersihan –
Pembersihan – Shine). Setelah menjadi rapi, langkah berikutnya adalah
membersihkan tempat kerja, ruangan kerja, peralatan dan lingkungan kerja.
Tumbuhkan pemikiran bahwa kebersihan merupakan hal yang fital dalam kehidupan,
jika kita tidak menjaga kebersihan, lingkungan akan menjadi kotor dan menjadi faktor
utama terjangkitnya penyakit tidak nyaman. Menyebabkan berkurangnya
produktivitas dan berakibat banyak kerugian. Lakukanlah pembersihan harian,
pemeriksaan kebersihan dan pemeliharaan kebersihan.
Keuntungan yang akan didapat dalam menerapkan Seiso (Resik-Sapu-KebersihanPembersihan–Shine):
1. Kuantitatif
1) Sistem pengawasan persediaan dan produk yang lebih murah dan hemat.
2) Meminimalkan biaya kerusakan pada peralatan.
3) Proses kerja cepat dan tidak berulang “Benar pada saat melakukan pekerjaannya
pertama kali”.
4) Meningkatkan kualitas produk.
5) Waktu melakukan pembersihan lebih cepat.
8
2. Kualitatif
1) Suasana kerja lebih nyaman dan ceria.
2) Karyawan terus menghasilkan ide yang kreatif.
3) Moral karyawan meningkat.
4) Aman di tempat kerja.
Seiso memiliki 3 tahap kegiatan yaitu :
Tiga tahap kegiatan SEISO
1. Sifat operasi kebersihan
•
Temukan sebab kekotoran
•
Lakukan pembersihannya
2. Obyek pembersihan
•
Tempat kerja
•
Peralatan kerja
3. Mencegah kerusakan
•
Cari penyebab kerusakan pada peralatan
•
Penggunaan peralatan secara tepat sesuai fungsinya
Peran karyawan merupakan indikator keberhasilan budaya kerja
Membiasakan bekerja dalam tahab RESIK untuk menjadi bagian dari budaya kerja
belum tentu mudah, karena ada unsur perubahan perilaku seseorang, akan tetapi hal
itu dapat diupayakan secara bertahap, melalui:
•
Komitmen pimpinan yang disertai dengan keteladanan
•
Kampanye program RESIK
•
Sistem yang mampu dikerjakan oleh karyawan
•
Sarana dan prasarana cukup
Gambar 3.1
9
4. Seiketsu yang artinya Standardization
Yang dimaksud dengan Seiketsu adalah (Rawat – Seragam – Kepatuhan –
Pemantapan – Standadized). Tahap ini adalah tahap yang sukar. Untuk menjaga
ketiga tahap yang sudah dijalankan sebelumnya secara rutin. Tahap ini dapat juga
disebut tahap perawatan, merupakan standarisasi dan konsistensi dari masing-masing
individu untuk melakukan tahapan-tahapan sebelumnya. Membuat standarisasi dan
semua individu harus patuh pada standar yang telah ditentukan. Dapat dimotivasi
dengan memberikan hadiah atau hukuman.
Tujuan dan sasarannya antara lain:
a. Mempertahankan kondisi lingkungan kerja yang sudah baik
b. Harus ada standard yang seragam, dalam pemberian label petunjuk pada
semua kondisi operasi
c. Memeriksa keadaan tempat kerja dean peralatan yang digunakan
d. Tersedia tempat sampah
Dalam tahap rawat ini mempertahankan adalah lebih sulit dibandingkan dengan meraih,
karena mempertahankan membutuhkan konsistensi bekerja secara berkesinambungan.
Mempertahankan kondisi tempat kerja yang sudah baik ini diperlukan peran serta seluruh
karyawan untuk berpartisipasi. Seluruh karyawan harus mempunyai tekad yang sama
untuk mempertahankannya yaitu dengan tiga prinsip:
a. Tidak ada barang yang tidak perlu
b. Tidak berserakan
c. Tidak kotor
Keuntungan yang akan didapat dalam menerapkan Seiketsu (Rawat-Seragam-KepatuhanPemantapan–Standardize):
1. Kuantitatif
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Biaya penyelenggaran operasi yang rendah.
Biaya pengeluaran tambahan (overhead) yang rendah.
Efisiensi dari proses meningkat.
Kuantitas pengeluaran menurun.
Sedikit keluhan dari pelanggan.
Produktivitas karyawan meningkat.
2. Kualitatif
1)
2)
3)
4)
5)
Mendidik disiplin karyawan positif.
Karyawan terus menghasilkan ide kreatif.
Kemahiran karyawan meningkat.
Karyawan setia kepada organisasi.
Citra organisasi meningkat
10
Gambar 4.1
5. Shitsuke yang artinya Discipline
Yang dimaksud dengan Shitsuke juga adalah (Rajin – Senantiasa – Kedisiplinan –
Pembiasaan –Suistain) Pemeliharaan kedisiplinan pribadi meliputi suatu kebiasaan
dan pemeliharaan program 5S yang sudah berjalan. Bila berada pada posisi sebagai
atasan, buatlah standarisasi 5S serta berikan pelatihan 5S, agar seluruh karyawan
perusahaan dapat mengerti akan kegunaan dari 5S sebagai dasar kemajuan
perusahaan, karena dengan menerapkan 5S yang praktis dan ringkas bertujuan pada
efisiensi, pelayanan yang baik, keamanan bekerja serta peningkatan produktivitas dan
profit.
Keuntungan yang akan didapat dalam menerapkan Shitsuke (Rajin-Senantiasa- KedisiplinanPembiasaan–Sustain):
1. Kuantitatif
1)
2)
3)
4)
5)
Biaya pengeluaran rendah.
Produktivitas karyawan meningkat.
Kualitas produk/layanan meningkat.
Memperoleh manfaat dari pelaksanaan 5S.
Meminimalkan kecelakaan di tempat kerja.
2. Kualitatif
1) Disiplin karyawan meningkat dan inovatif.
2)
3)
4)
5)
Ketrampilan karyawan meningkat.
Kesehatan karyawan bertambah baik.
Karyawan setia kepada organisasi.
Budaya kerja antar tim yang tinggi.
11
Gambar 5.1
F. Contoh Perusahaan yang Menerapkan Budaya 5S
Sebagai contoh perusahaan yang menerapkan budaya kerja 5S adalah Toyota.
Toyota salah satu merk mobil dengan pangsa pasar terbesar di Indonesia saat ini.
Toyota dikenal sebagai perusahaan produsen mobil dengan kualitas yang baik. Tentu kita tak
perlu meragukan kualitas mobil Toyota. Tiap harinya mobil bermerk Toyota melintas tak
hentinya, bukti kepepercayaan masyarakat kepada Toyota. Toyota Indonesia kini sudah hadir
di Indonesia dengan kualitas produk terpercaya selama 25 tahun. Membangun perusahaan
dari awal sampai saat ini 25 tahun,bukanlah hal yang mudah. Faktor Sumber Daya Manusia
(SDM) menjadi saat penting. Dan penerapan budaya kerja yang terjadi dimiliki perusahaan
Toyota yaitu budaya kerja “Kepatuhan pada Tujuan” dimana mengharuskan seluruh elemen
organisasi untuk belajar. Dapat dikatakan kekurangan-kekurangan yang ada dalam
perusahaan adalah suatu metode pembelajaran untuk melakukan perbaikan yang lebih baik.
Inti utama dari filosofi Toyota adalah bahwa budaya harus mendukung orang dalam
pekerjaannya.
Perusahaan Toyota juga saat ini menerapkan budaya kerja “Perubahan Tiada Henti”.
Mereka mengimplemetasikan budaya Kaizen. Pengimplementasian semangat kaizen yang
efektif lewat kelompok-kelompok kecil yang terdiri atas 7-10 orang. Dalam kelompokkelompok kecil itu bersama-sama mencari permasalahan untuk dipecahkan lewat inovasi dan
memperbaiki keadaan.
12
Dan dengan tagline “Membangun manusia sebelum membuat produk” Toyota
menjaga kualitas produk secara tak langsung lewat manusia (SDM). SDM yang berkualitas
pastinya akan menghasilkan karya dan kontribusi yang baik bagi perusahaan. QCC yang
dilakukan Toyota Indonesia adalah realisasi dari budaya kerja Kaizen yang sesuai dengan
Toyota Way dan semangat Toyota Berbagi.
Kaizen senfiri adalah sebuah system perbaikan terus-menerus pada kualitas,
teknologi, proses, budaya perusahaan, produktivitas, keselamatan, dan kepemimpinan. Kunci
Kaizen adalah pada “Perbaikan Terus Menerus”, perubahan kea rah yang baik dan semakin
baik. Bukan perubahan yang besar, namun perubahan-perubahan kecil yang konsisten
sehingga berdampak besar. Kaizen di Toyota Indonesia dengan dua pilar, Quality Control
System (QCC) dan suggestion system (SS). Hal kecil yang diwujudkan di Toyota Indonesia.
Di toilet perempuan ternyata ada kebiasaan “flushing” dua kali, padahal sebenannya cukup
kali. Akhirnya dengan QCC maka kebiasaan “:flushing” satu kali di toilet perempuan bisa
menghemat biaya penggunaan air sebesar 12 juta rupiah. Mungkin hal yang dianggap sepele,
namun ada dampak besar yang dihasilkan dengan adanya QCC di Toyota Indonesia.
Pendekatan secara personal dilakukan lewat QCC sehingga karyawan memiliki
produktivitas yang meningkat. Pimpinan berbincang dengan bawahan, sehingga pimpinan
mengetahui kelemahan dan memberikan semangat bawahan. Bawahan merasa diapresiasi
oleh pimpinan. Toyotapun tak dengan mudah mengimplementasikan QCC kepada semua
karyawan, berawal dari kegiatan sukarela hingga diwajibkan.
Karena lewat QCC yang dilakukan ternyata produktivitas meningkat dengan mutu
yang terjaga dengan baik. Toyota dari waktu ke waktu menerima permintaan akan produksi
mobil, atas hal tersebut Toyota ingin permintaan dipenuhi dengan kualitas produk yang baik.
Semuanya tak lepas dari SDM yang produktif dan berkontribusi, menyelesaikan masalah
untuk perbaikan berkelanjutan. QCC bisa dilaksanakan dengan baik oleh Toyota Indonesia
dengan baik. Membuat SDM berkualitas yang menghasilkan produk yang juga berkualitas.
Dengan konsisten dan berkelanjutan. Toyota Indonesia dalam buku Perubahan Tiada Henti
mengungkap detail realisasi QCC sejak awal Toyota Indonesia berdiri,hingga kini dengan
konsisten. Sekalipun pernah terjadi penyesuian karena Toyota Indonesia pernah melakukan
penggabungan beberapa perusahaan (merger), namun QCC tetap bisa ikut disesuaikan,
dibiasakan, dan menjadi budaya kerja.
13
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pada saat ini, perusahaan/organisasi yang dapat bertahan dan menjadi yang terbaik,
adalah perusahaan/organisasi yang berorientasi pada pengembangan budaya unggul pada
perusahaan/organisasinya. Budaya kerja yang saat ini diakui sebagai yang terbaik adalah
Budaya Kerja Unggulan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke). Mudah dimengerti
tetapi sangat sulit diaplikasikan tanpa keseriusan.
Penerapan Budaya Kerja Unggulan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) di
Indonesia, relatif sangat baru. Dalam pengamatan saya, hampir tidak ada
perusahaan/organisasi di Indonesia yang menerapkan secara “All Out”. Data juga agak sulit
didapat (karena sedikit sekali yang baru mengaplikasikan 5S secara coba-coba). Bila ada
Mahasiswa/umum yang ingin melakukan penelitian, thesis, penerapan ataupun assessment
(penaksiran/penilaian) tentang kesuksesan dalam penerapan budaya kerja 5S, saya siap
membantu.
Hasil akhir dari kesuksesan penerapan 5S, antara lain: Menurunkan pemborosan,
Meningkatkan mutu dan produktivitas, Menghindari kecelakaan kerja, Meningkatkan kinerja
tim, Absensi yang rendah, Peningkatan dan perbaikan kinerja yang berkelanjutan, Peralatan
kantor dan lokasi kerja yang teratur, rapi dan bersih, Gugus mutu yang berjalan dengan baik,
Hasil produksi yang berkualitas baik, Keunggulan untuk mempunyai karyawan yang
bermental maju serta bersikap dan berperilaku positif serta Langkah awal menuju perusahaan
kelas dunia.
Dari uraian-uraian yang telah dipaparkan di atas dapat disimpulkan bahwa, budaya itu
sangat berpengaruh sekali terhadap produktivitas kerja karyawan di suatu perusahaan dan
juga bisa membuat suatu kebiasaan didalam perusahaan tersebut yang akan berlangsung
secara terus menerus.
Demikian yang dapat saya sampaikan mengenai materi “Penerapan Budaya 5S”,
tentunya masih banyak kekurangan dan salah dalam membuat makalah ini, kerena kurangnya
referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini.
Penulis banyak berharap para pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang
membangun kepada penulis demi sempurnanya makalah ini dan penulisan makalah di
kesempatan-kesempatan berikutnya. Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada
khususnya dan juga para pembaca pada umumnya.
14
B. Saran
Untuk menjadi Bangsa unggul, Indonesia perlu memperkuat kekuatan Industrinya
selain kekuatan bersenjata, dengan memperkuat budaya kerjanya seperti Jepang dan Jerman.
Indonesia perlu memperkenalkan, mensosialisasikan dan mengimplementasikan Budaya
Kerja 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke). Sebuah langkah awal menuju
perusahaan kelas dunia.
Dalam implementasi 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke), haruslah
dilakukan bertahap, harus dilakukan melalui tahapan pengenalan, perubahan sikap dan
kebiasaaan para pekerja, serta tahapan penerimaan Budaya kerja yang baru tersebut.
15
Daftar Pustaka
Chandra
Suwondo.2012.Penerapan
Budaya
Kerja
Ungulan
5S(Seiri,Seiton,Seiso,Seiketsu,dan Shitsuke.Jurnal Magister Manajemen.1(1):29-48, 2012.
[Online].
https://www.google.co.id/url?
sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjvkYbGoK7
TAhUEs48KHb1cB5kQFggjMAA&url=http%3A%2F%2Fasmi.ac.id%2Fe-journals%2Ffiles
%2F23_2-6-1-PB.pdf&usg=AFQjCNH02cJNbf0OZKNtm7qjnS4ef0SxmA
Haryadi,B,.&
Putra,B.H,.(2014).
Analisis
Prinsip
Kerja
5S
(Seiri,Seiton,Seiso,Seiketsu, dan Shitsuke.Jurnal Agora.2(2),2014. [Online]
https://www.google.co.id/url?
sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=7&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjvkYbGoK7
TAhUEs48KHb1cB5kQFghOMAY&url=http%3A%2F%2Fdownload.portalgaruda.org
%2Farticle.php%3Farticle%3D194352%26val%3D6509%26title%3DANALISIS
%2520PRINSIP%2520KERJA%25205S%2520(Seiri%2C%2520Seiton%2C%2520Seiso
%2C%2520Seiketsu%2C%2520Setsuke)%2520PADA%2520CV.%2520KOKOH
%2520BERSATU%2520PLASTIK%2C
%2520SURABAYA&usg=AFQjCNFq9REVPfqo7NCc6NYqijbpWuejrg
http://www.kompasiana.com/kokogiovanni/pembelajaran-berharga-dari-budaya-kerjaqcc-dari-toyota-indonesia_57bc0fb3a723bdcf51b1c100
http://rajapresentasi.com/2012/02/apa-itu-5s-5r-cara-menerapkan-sistem-5s/
http://sistemmanajemenkeselamatankerja.blogspot.co.id
16