Administrasi pengajuan izin belajar pns di dinas pendidikan pemuda dan olahraga Kabupaten Karanganyar AWAL

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ADMINISTRASI PENGAJUAN IZIN BELAJAR PNS DI DINAS
PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN
KARANGANYAR

Tugas Akhir
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya ( A.Md ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi

Oleh :

Novan Arendra Putera Perdana
D1512058

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA
commit to user

2015

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ADMINISTRASI PENGAJUAN IZIN BELAJAR PNS DI DINAS
PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN
KARANGANYAR

Tugas Akhir
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya ( A.Md ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi

Oleh :

Novan Arendra Putera Perdana
D1512058

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user

2015
i

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN
ADMINISTRASI PENGAJUAN IZIN BELAJAR PNS DI DINAS
PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA
KABUPATENKARANGANYAR

Disusun Oleh:
Novan Arendra Putera Perdana
D1512058

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing

Faizatul Ansoriyah S.Sos,M.Si
NIP. 198203042008122003

commit to user

ii

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PENGESAHAN
ADMINISTRASI PENGAJUAN IZIN BELAJAR PNS DI DINAS
PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN
KARANGANYAR
Disusun Oleh :
Novan Arendra Putera Perdana
D1512058

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta

Tim Penguji

Pada hari

: Jum’at

Tanggal

: 29 Mei 2015

Nama

Tanda Tangan

1. Penguji 1

Herwan Parwiyanto, S.Sos.,M.Si

2. Penguji 2

Faizatul Ansoriyah S.Sos.,M.Si
Mengetahui,

Dekan ,

Ketua Program,

Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si

Drs.Sudarto, M.Si

NIP. 19610825 198601 2 001

commit to user

iii

NIP. 19550202 198503 1 006

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN

Nama : Novan Arendra Putera Perdana
NIM

: D1512058

Menyatakan

dengan

“ADMINISTRASI
PENDIDIKAN

sesungguhnya

PENGAJUAN
PEMUDA

bahwa
IZIN

DAN

tugas

BELAJAR

akhir
PNS

OLAHRAGA

dengan
DI

judul
DINAS

KABUPATEN

KARANGANYAR” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya
saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan daftar pustaka

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Mei 2015

Yang Membuat Pernyataan,

Novan Arendra P.P

commit to user

iv

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

MOTTO
 Hanya kepada Allah tempat kita meminta dan memohon, dimanapun kita
dan kapanpun kita berada, karena Dia-lah Maha Pencipta di dunia ini.
(Penulis)

 Harga kebaikan manusia adalah diukur menurut apa yang telah
dilaksanakan atau diperbuatnya.
(Ali Bin Abi Thalib)

 Jika hari ini engkau tak bisa menjadi seperti yang yang kau inginkan,
maka yakinlah, bahwa engkau hanya berpindah dari satu takdir ke takdir
yang lain.
(Ustadz Aan Chandra Thalib)

 Resiko dari menyerah adalah kehilangan keberhasilan yang terletak dekat
di tikungan di depan sana. Jangan menyerah.
(Mario Teguh)

 Masa depan tergantung pada apa yang kita lakukan hari ini.
(Mahatma Gandhi)

commit to user

v

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada :
1. Keluargaku tercinta, terutama Ibuku, Ayahku, Adikku yang selalu
memberi dorongan lahir dan batin untuk keberhasilan masa depanku dan
hidupku.
2. Fitria Wulandari yang selalu memberiku semangat disaat terpuruk
sekalipun.
3. Kepala Bidang PTK beserta staf PTK yang telah memberikan informasi
dan pengalaman yang berharga.
4. Ibu Faizatul Ansoriyah S.Sos,M.Si, yang sudah membimbing saya dalam
pembuatan Tugas Akhir ini.
5. Teman-temanku Manajemen Administrasi angkatan tahun 2012 baik kelas
B maupun kelas A.
6. Pembaca yang berhati mulia.

commit to user

vi

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, telah melimpahkan
berkah, rahmat, ridho, dan kemudahannya, sehingga Tugas Akhir ini dapat penulis
selesaikan. Tugas Akhir merupakan salah satu syarat memperoleh gelar Ahli
Madya.
Atas terselesaikannya penulisan Tugas Akhir ini, penulis mengucapkan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Ibu Faizatul Ansoriyah S.Sos,M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah
memberikan bimbingan selama penulisan Tugas Akhir.
2. Bapak Herwan Parwiyanto S.Sos, M.Si selaku Dosen Penguji yang telah
memberikan pengarahan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku ketua program studi D-III Manajemen
AdministrasiFakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
5. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku sekretaris program studi D-III Manajemen
AdministrasiFakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
6. Bapak Drs. Marjono ,MM selaku Kepala bidang PTK Dinas Pendidikan
Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karanganyar yang telah membantu
memberikan data dan informasi yang diperlukan penulis selama
pembuatan Tugas Akhir.
7. Ibu Gendro Pujaningsih S, S.Pd. MM selaku staf bidang PTK Dinas
Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karanganyar yang telah
membantu memberikan data dan informasi yang diperlukan penulis selama
pembuatan Tugas Akhir.

commit to user

vii

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

8. Ibukku, Ayahku, Adikku tersayang yang selalu senantiasa memberikan
doa dan dukungan.
9. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III
Manajemen Administrasi angkatan 2012
10. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Tugas akhir ini
yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
11. Pembaca yang berhati mulia.
Penulis menyadari bahwa dalam Penulisan Tugas Akhir ini masih banyak
kekurangan, baik dalam penyajian, maupun penyusunan didalamnya. Saran dan
kritik yang membangun dan berguna akan penulis terima dengan senang hati dan
kerendahan hati, demi perbaikan yang lebih baik selanjutnya. Semoga bermanfaat.

Surakarta,

Penulis

commit to user

viii

Mei 2015

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i
PERSETUJUAN ............................................................................................. ii
PENGESAHAN .............................................................................................. iii
PERNYATAAN .............................................................................................. iv
MOTTO .......................................................................................................... v
PERSEMBAHAN ........................................................................................... vi
KATA PENGANTAR .................................................................................... vii
DAFTAR ISI ................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL .......................................................................................... xi
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xii
ABSTRAK ...................................................................................................... xiii
ABSTRACT .................................................................................................... xiv

BAB I

PENDAHULUAN .................................................................. 1
A. Latar Belakang Masalah ...................................................... 1
B. Perumusan Masalah ............................................................. 3
C. Tujuan Pengamatan ............................................................. 3
D. Manfaat Pengamatan ........................................................... 4

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 5
A. Tinjauan Pustaka .................................................................. 5
1. Pengertian Administrasi................................................ 5
2. Unsur-unsur Admnistrasi .............................................. 7
3. Fungsi Primer Administrasi .......................................... 8
4. Fungsi Sekunderr Administrasi .................................... 11
5. Izin Belajar.................................................................... 15
6. Ketentuan Izin Belajar .................................................. 15
7. Persyaratan Izin Belajar ................................................ 16
8. Administrasi Izin Belajar .............................................. 17
commit to user

ix

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

B. Metode Pengamatan ............................................................. 17
A. Jenis Pengamatan .......................................................... 17
B. Lokasi Pengamatan ....................................................... 18
C. Sumber Data ................................................................. 18
D. Teknik Pengumpulan Data ........................................... 20
E. Teknik Analisis Data .................................................... 21

BAB III

DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ................................ 23
A. Nama Intansi Magang ....................................................... 23
B. Alamat Instansi Magang .................................................... 23
C. Dasar Hukum ..................................................................... 23
D. Visi dan Misi Intansi Magang ........................................... 23
E. Tugas Pokok, dan Fungsi .................................................. 24
F. Struktur Organisasi ............................................................ 26
G. Tugas Pokok Bidang Pendidik dan Tenaga Kependidikan 33

BAB IV

PEMBAHASAN DAN PENGAMATAN ........................... 39
A. Administrasi Pengajuan Izin Belajar ................................. 39
B. Kendala yang dihadapi dalam pengadministrasian
atau pengajuan izin belajar ................................................66

BAB V

PENUTUP ............................................................................. 67
A. Kesimpulan ........................................................................ 67
B. Saran .................................................................................. 68

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 69
LAMPIRAN

commit to user

x

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Data PNS yang mengajukan izin belajar ...........................................2
Tabel 3.2 Keterangan Nama Pejabat yang Menjabat di Dinas Pendidikan Pemuda
dan Olahraga Kabupaten Karanganyar ............................................................ 28

commit to user

xi

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Pemuda
dan Olahraga Kabupaten Karanganyar ........................................................... 26
Gambar 3.2 Gambar Kode Registrasi / Identitas BMN ................................... 32
Gambar4.3Alur Pengajuan Izin Belajar ........................................................... 41
Gambar 4.4 Surat Permohonan Kepada Bupati ............................................... 43
Gambar 4.5 Rekomendasi Ijin Belajar dari UPT, PUD, NFI dan SD .............. 44
Gambar 4.6 Surat Keterangan Jarak Tempat Tinggal- tempat tinggal............. 45
Gambar 4.7 Surat Keterangan Belajar Dari Universitas .................................. 46
Gambar 4.8 Surat Keterangan Jam Mengajar dari Kepala Sekolah ................. 47
Gambar 4.9 Surat Keterangan Akreditasi dari BAN bahwa Prodi dengan nilai
minimal B ......................................................................................................... 52
Gambar 4.10 Jadwal Mengajar ........................................................................ 53
Gambar 4.11 Jadwal Waktu Kuliah dan Dosen Pengampu ............................. 55
Gambar 4.12 Fotocopy SK Pengangkatan ....................................................... 56
Gambar 4.13 Fotocopy SK Terakhir ................................................................ 58
Gambar 4.14 Fotocopy Karpeg ........................................................................ 59
Gambar 4.15 Fotocopy Ijazah Terakhir ........................................................... 60
Gambar 4.16 Daftar Riwayat Hidup/pekerjaan ................................................ 62
Gambar 4.17 Surat Keterangan Dokter ............................................................ 63
Gambar 4.18 Fotocopy Dp3 Terakhir .............................................................. 6
commit to user

xii

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ABSTRAK
Novan Arendra Putera Perdana, D1512058,“ADMINISTRASI PENGAJUAN
IZIN BELAJAR PNS DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA
KABUPATEN KARANGANYAR”, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen
Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2015, 73 Halaman.
Menurut Peraturan Bupati Karanganyar Nomor 21 Tahun 2011 Bab 1
Pasal 1, Izin Belajar adalah izin yang diberikan oleh Pejabat yang berwenang
kepada PNS untuk mengikuti pendidikan formal pada suatu lembaga pendidikan
formal tertentu dengan biaya sendiri yang proses perkuliahannya dilakukan diluar
jam kerja, sedangkan menurut Peraturan Bupati Karanganyar Nomor 21 Tahun
2011 Bab IV Pasal 7 Ayat 1, izin belajar diberikan kepada Pegawai yang akan
mengikuti pendidikan formal pada suatu lembaga pendidikan formal tertentu
dengan biaya pendidikan bersumber sepenuhnya dari biaya sendiri.
Pengamatan ini menggunakan metode deskriptif kualitatif, yaitu
mendeskripsikan admnistrasi pengajuan izin belajar PNS di Dinas Pendidikan
Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karanganyar. Sumber data yang diperoleh
berasal dari narasumber, aktivitas, dokumen, dan arsip terkait dengan administrasi
izin belajar. Teknik pengumpulan data berasal dari wawancara, observasi, dan
melalui dokumen yang berupa arsip ataupun berkas yang berhubungan dengan
izin belajar.
Berdasarkan hasil pengamatan dapat diketahui bahwa administrasi yang
harus dipenuhi oleh pemohon izin belajar adalah pemohon mengumpulkan
dokumen-dokumen yang berkaitan dengan izin belajar sesuai dengan ketentuan
yang berlaku. Namun sebelum itu pemohon harus memenuhi beberapa syarat
pemohon izin belajar. Setelah pemohon memenuhi syarat tersebut, pemohon harus
memenuhi dokumen-dokumen yang berlaku sesuai ketentuan. Setelah itu
pemohon menyerahkan dokumen kepada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga
untuk diteliti, setelah lengkap, Dinas Dikpora mengirim berkas kepada Bupati
melalui Setda Kabupaten Karanganyar, setelah lengkap kemudian Sekretaris
Daerah mengirim ke Badan Kepegawaian Daerah bagian Pengembangan, setelah
lengkap kemudian Badan Kepegawaian Daerah menerbitkan surat izin belajar
kepada pemohon dan dikirim melalui Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga
Kabupaten Karanganyar. Kendala yang dihadapi adalah minimnya staf yang
mengurusi izin belajar di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten
Karanganyar, sedangkan banyak pemohon yang mengajukan izin belajar.
Keyword : izin belajar, pemohon, Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga,
dokumen

commit to user

xiii

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ABSTRACT
NOVAN
ARENDRA
PUTERA
PERDANA,
D1512058.
“THE
ADMINISTRATION OF LEARNING PERMISSION APPLICATION FOR
CIVIL SERVANT IN EDUCATION, YOUTH AND SPORT OFFICE OF
KARANGANYAR REGENCY” Final Project, Administrative Management
Undergraduate Program, Social and Political Sciences, Sebelas Maret
University, 2015, 73 pages.
Learning permission, according to Karanganyar Regent’s Regulation
Number 21 of 2011 in chapter 1, Article 1, is the permission (license) given by the
authorized official to Civil Servant to attend formal education in a certain formal
education institution with their own fund, the studying process of which is
conducted beyond the work hour, while according to Karanganyar Regent’s
Regulation Number 21 of 2011 in chapter IV, Article 7 clause 1, learning
permission is give to the servants who want to attend formal education in a certain
formal education institution with tuition deriving completely from their own fund.
The observation used a descriptive qualitative method, describing the
administration of learning permission application for civil servant in Education,
Youth and Sport Office of Karanganyar Regency. The data source derived from
informant, activity, document, and archive related to learning permission
administration. Techniques of collecting data used deriving from interview,
observation, and document constituting archive and document related to learning
permission.
Considering the result of observation, it could be found that the
administration the learning permission applicant should meet includes collecting
the documents related to learning permission consistent with the enacted
condition. However, the applicant should first meet several conditions of learning
permission applicant. Then, the applicant should meet the documents consistent
with the enacted requirement. Thereafter the applicant submitted the document to
Education, Youth and Sport Office of Karanganyar Regency to be studied. Having
these been completed, the Office would send the document to Regency through
Karanganyar Regency’s Local Secretariat, to be forwarded to Development
Division of Local Personnel Agency later. Later the Local Personnel Office
published the Learning Permission Letter for the applicant and sent through the
Education, Youth and Sport Office of Karanganyar Regency. The constraints
encountered included the limited number of staffs dealing with the learning
permission in Education, Youth and Sport Office of Karanganyar Regency, while
there were so many applicants applying for learning permission.

Keywords: learning permission, applicant, Education, Youth and Sport Office of
Karanganyar Regency

commit to user

xiv