Administrasi Kearsipan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali BAB 0
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ADMIINISTR
RASI KEARSIPA
AN DINA
AS PENDIDIKA
AN
P
PEMUDA
A DAN OLAHR
RAGA KABUPA
K
ATEN
BOYOL
LALI
TUGAS AKHIR
Diajukann Untuk Meemenuhi Seebagian Perssyaratan Daalam Mempeeroleh Sebu
utan
V
Vokasi
Ahli Madya (A. Md.) dalam
m bidang
dministrasi
Mannajemen Ad
Oleh:
Pungkyy Dharmawaan Wicaksaana
D15130
077
PRO
OGRAM ST
TUDI DIPL
LOMA III MANAJEME
M
EN ADMIN
NISTRASI
FA
AKULTAS ILMU
I
SOSIAL DAN POLITIK
P
UNIVERS
SITAS SEB
BELAS MA
ARET
SURAKA
ARTA
2016
6
commit to user
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“Langit yang tujuh, bumi dan semua yang ada di dalamnya
bertasbih kepada Allah SWT. Dan tak ada satupun
melainkan bertasbih dan memuji-Nya, tetapi kamu
sekalian tidak mengerti tasbih mereka. Sesungguhnya Dia
adalah Maha Penyantun lagi Maha pengampun”
(QS. Al_Israa’ ayat: 44)
“Saya tidak pernah gagal. Tetapi saya justru menemukan
10.000 cara yang tidak tepat.”(Thomas Alva Edison)
“Kesuksesan seseorang tidak diukur dalam meter,
kilogram, gelar universitas, atau latar belakang keluarga.
Namun diukur dengan cara berfikir.” (David J. Schwartz)
“Titik awal dari semua prestasi adalah keinginan yang
kuat.” (Napoleon Hill)
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Ibu tercinta terima kasih untuk segala
do’a,kasih sayang, perhatian, pengertian, dan
dukungannya.
Bapak tercinta yang selalu memberi motivasi
dan semangat terus menerus.
Keluarga besarku yang tidak bisa saya
sebutkan satu persatu, terimakasih sudah
memberi warna dalam hidupku.
Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si yang selalu
bersemangat dalam membimbing Tugas Akhir
ini.
Para Sahabatku jurusan Manajemen
Administrasi khususnya kelas A yang tak
mungkin bisa aku sebutkan satu persatu yang
selalu memberi support dan terimakasih telah
memberi pengalaman berkesan selama 3
tahun bersama.
Untuk penulis sendiri yang telah berusaha
penuh untuk menyelesaikan Program Studi
D III Manajemen Administrasi.
commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT atas berkat, rahmat, petunjuk dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan tugas akhir, yang berjudul “Administrasi Kearsipan
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali”.
Tugas Akhir ini disusun dan diajukan dalam rangka untuk memenuhi
persyaratan dalam memperoleh sebutan Vocation Ahli Madya (A.Md) dalam
bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Universitas Sebelas Maret.
Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya
bantuan, dorongan, bimbingan, dan petunjuk dari berbagai pihak. Dalam
kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati menyampaikan terima
kasih kepada pihak-pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah
membantu hingga terselesaikannya tugas akhir ini, khususnya kepada:
1. Ibu
Endang
Martini
S.Pd.,
M.Si.selaku
dosen
pembimbingTugasAkhiryang telah memberikan pengarahan, saran dan
bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku penguji Tugas Akhir ini.
3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret.
4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
5. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan
ilmunya kepada penulis.
6. Bapak Budi Suprapto, SE selaku Kepala Subbagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten
Boyolali yang telah memberikan izin penulis untuk melaksanakan program
commit to user
magang dan pengamatan untuk penulisan tugas akhir ini.
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
7. Lilis, Ella yang telah memberi semangat, membantu dan memberikan
saran kepada penulis.
8. Seluruh pegawai Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten
Boyolali, yang telah banyak membantu dalam penulisan tugas akhir ini.
9. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan dukungan
moral dan materil.
10. Sahabat-sahabat penulis yang selalu menemani dan menghibur dalam
kejenuhan.
11. Teman-teman Manajemen Administrasitahun 2013 khususnya kelas A
yang selalu menjadi penyemangat, teman seperjuangan dan teman belajar
yang menyenangkan.
12. Semuapihak
yang
telahmembantudalampenulisanlaporantugasakhirini,
yang tidakdapatpenulissebutkansatu-persatu.
Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini masih banyak
terdapat kekurangan, sehingga penulis mengharapkan adanya saran dan kritik
yang membangun, guna penulisan yang lebih baik selanjutnya. Semoga Tugas
Akhir iini dapat bermanfaat bagi semuanya, Amin Ya Robbal ‘alamin.
Boyolali, 30 Mei 2016
Pungky Dharmawan Wicaksana
commit to user
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..........................................................................................i
HALAMAN PERSETUJUAN ...........................................................................ii
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................iii
HALAMAN PERNYATAAN ...........................................................................iv
HALAMAN MOTTO ........................................................................................v
HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................vi
KATA PENGANTAR .......................................................................................vii
DAFTAR ISI ......................................................................................................ix
DAFTAR BAGAN ............................................................................................xii
DAFTAR GAMBAR .........................................................................................xiii
DAFTAR TABEL ..............................................................................................xiv
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................xv
ABSTRAK .........................................................................................................xvi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah .........................................................................1
B. Rumusan Masalah ..................................................................................3
C. Tujuan Pengamatan ................................................................................3
D. Manfaat Pengamatan...............................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Pengertian Administrasi, Kearsipan, dan Administrasi Kearsipan ........5
1. Administrasi ....................................................................................5
a. Pengertian administrasi ............................................................5
b. Unsur-unsur administrasi .........................................................6
c. Proses-proses administrasi .......................................................8
2. Kearsipan .........................................................................................8
a. Pengertian arsip ........................................................................8
b. Tujuan arsip ..............................................................................9
commit to user
c. Jenis arsip .................................................................................10
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
d. Fasilitas kearsipan ....................................................................13
e. Ruang kearsipan .......................................................................21
f. Pegawai kearsipan ....................................................................22
3. Administrasi Kearsipan...................................................................23
a. Pengertian administrasi kearsipan ............................................23
b. Proses administrasi kearsipan ..................................................24
B. Metode Pengamatan ...............................................................................40
1. Lokasi Pengamatan .........................................................................40
2. Jenis pengamatan ............................................................................41
3. Sumber Data ...................................................................................42
4. Teknik Pengumpulan data ..............................................................43
5. Teknik Analisis Data ......................................................................44
BAB III DESKRIPSI INSTANSI
A. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali .............49
1. Alamat ............................................................................................50
2. Dasar hukum ..................................................................................50
3. Visi dan misi ..................................................................................50
4. Tujuan ............................................................................................50
5. Data pegawai ..................................................................................51
6. Analisis jabatan ..............................................................................53
7. Struktur organisasi dinas ................................................................101
B. BidangPendidikan Anak Usia Dini, Non Formal dan Informal ...........102
1. Dasar hukum ..................................................................................102
2. Tujuan ............................................................................................102
3. Struktur organisasi bidang PAUDNFI ...........................................103
BAB IV PEMBAHASAN
A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip .........................................................104
B. Penyimpanan Arsip ...............................................................................112
C. Pemeliharaan Arsip ...............................................................................115
D. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ......................................................116
commit to user
E. Fasilitas arsip ........................................................................................118
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ...........................................................................................124
B. Saran .....................................................................................................126
Daftar Pustaka
Lampiran
commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif ..................................................................48
Bagan 4. 1 Alur pengelolaan Surat Masuk .........................................................108
Bagan 4.2 Alur pengelolaan Surat Keluar .........................................................111
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1
Stopmap....................................................................................13
Gambar 2. 2
Stopmap....................................................................................14
Gambar 2. 3
Map jepitan ...............................................................................14
Gambar 2. 4
Map tebal..................................................................................15
Gambar 2. 5
folder........................................................................................16
Gambar 2. 6
guide.........................................................................................16
Gambar 2. 7
filing
cabinet.............................................................................17Gambar 2. 8
almari
arsip ...............................................................................18Gambar 2. 9
rak
arsip....................................................................................18Gambar 2. 10 rotari
filing...............................................................................19Gambar 2. 11
meja
arsip.................................................................................20
Gambar 2. 12 alat tulis
kantor.........................................................................20Gambar 2. 13
kartu
kendali.............................................................................27
Gambar 2. 14 lembar tunjuk silang.................................................................27
Gambar 2. 15 buku agenda surat masuk.........................................................28
Gambar 2. 16 buku ekspedisi
internal.............................................................28Gambar 2. 17
buku agenda
surat keluar..........................................................29
Gambar 3. 1
Struktur organisasi dinas ..........................................................101
Gambar 3. 2
Struktur organisasi Paudnfi ......................................................103
Gambar 4. 1
macam-macam arsip dinas ......................................................105
Gambar 4. 2
arsip di bidang PAUDNFI ......................................................113
Gambar 4. 3
fasilitas kearsipan dinas ...........................................................121
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Data Karyawan berdasarkan statusnya ...........................................52
Tabel 3.2 Data Karyawan berdasarkan pendidikannya ..................................52
Tabel 3.3 Data Karyawan berdasarkan golongannya .....................................52
commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Tugas
2. Surat Keterangan Magang
3. From Monitoring Magang
4. From Penilaian Magang
5. Surat keterangan selesai magang
6. Pedoman wawancara
commit to user
xvi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Pungky Dharmawan Wicaksana. D1513077. ADMINISTRASI KEARSIPAN
DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN
BOYOLALI. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret.
Tahun 2016. Hal 126.
Arsip merupakan salah satu pekerjaan kantor yang berupa warkat, suratsurat, dan dokumen/berkas kantor lainnya yang disimpan dan dipelihara untuk
membantu kelancaran kegiatan perkantoran dalam rangka mencapai tujuan.Dinas
Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali merupakan salah satu
instansi pemerintahan yang memberikan pelayanan pendidikan bagi masyarakat.
Oleh karena itu, keberadaan arsip sangat menunjang peningkatan kualitas kinerja
dan pelayanan administrasi Dinas Pendidikan. Pengelolaan arsip yang dilakukan
harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang telah ditetapkan, agar arsip dapat
memberikan manfaat bagi kegiatan operasional Dinas Pendidikan.Tujuan dari
pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana Administrasi Kearsipanpada
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali.
Metode yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan
menggambarkanadministrasi kearsipan mulai dari surat masuk diterima petugas
satpam sampai dengan dimusnahkan yang dituangkan dalam bentuk kalimatkalimat dan bentuk bagan sebagai pendukung dan berdasarkan fakta-fakta yang
ada. Teknik pengumpulan data berupa wawancara dengan karyawan, observasi,
dokumentasi dan studi pustaka. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan
dan dokumen.Teknik analisis data yang digunakan yaitu teknik analisis interaktif
yaitu dalam bentuk proses pengumpulan data selama kegiatan pengumpulan data
berlangsung.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada Dinas Pendidikan
Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali, diketahui bahwa adminitrasi kersipan
mengenaisurat masuk: surat diterima satpam, diberikan ke subbag umum dan
kepegawaian untuk diproses, diberikan kepala dinas dan sekretaris untuk
ditindaklanjuti, dimasukan buku agenda, diedarkanke bidang/subbgaian, surat
terima staff dan dimasukan buku agenda milik bidang/subbagian, diserahkan
kepala bidang/kepala subbagian, dikembalikan ke staff untuk diarsipkan. Untuk
pengurusan surat keluar: kepala bidang/kepala subbagian memuat konsep surat,
surat diketik staff, dimintakan paraf kebid/kasubbag, dimintakan tandatangan
kepala dinas, dimintakan nomor dan cap di subbag umum dan kepegawaian.
Administrasi kearsipan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten
Boyolali sudah berjalan dengan baik dan penulis tidak menemukan ada kendala
dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar.
Kata kunci: Administrasi, Arsip, dan
Administrasi
commit
to user Kearsipan
xvii
digilib.uns.ac.id
ADMIINISTR
RASI KEARSIPA
AN DINA
AS PENDIDIKA
AN
P
PEMUDA
A DAN OLAHR
RAGA KABUPA
K
ATEN
BOYOL
LALI
TUGAS AKHIR
Diajukann Untuk Meemenuhi Seebagian Perssyaratan Daalam Mempeeroleh Sebu
utan
V
Vokasi
Ahli Madya (A. Md.) dalam
m bidang
dministrasi
Mannajemen Ad
Oleh:
Pungkyy Dharmawaan Wicaksaana
D15130
077
PRO
OGRAM ST
TUDI DIPL
LOMA III MANAJEME
M
EN ADMIN
NISTRASI
FA
AKULTAS ILMU
I
SOSIAL DAN POLITIK
P
UNIVERS
SITAS SEB
BELAS MA
ARET
SURAKA
ARTA
2016
6
commit to user
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“Langit yang tujuh, bumi dan semua yang ada di dalamnya
bertasbih kepada Allah SWT. Dan tak ada satupun
melainkan bertasbih dan memuji-Nya, tetapi kamu
sekalian tidak mengerti tasbih mereka. Sesungguhnya Dia
adalah Maha Penyantun lagi Maha pengampun”
(QS. Al_Israa’ ayat: 44)
“Saya tidak pernah gagal. Tetapi saya justru menemukan
10.000 cara yang tidak tepat.”(Thomas Alva Edison)
“Kesuksesan seseorang tidak diukur dalam meter,
kilogram, gelar universitas, atau latar belakang keluarga.
Namun diukur dengan cara berfikir.” (David J. Schwartz)
“Titik awal dari semua prestasi adalah keinginan yang
kuat.” (Napoleon Hill)
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Ibu tercinta terima kasih untuk segala
do’a,kasih sayang, perhatian, pengertian, dan
dukungannya.
Bapak tercinta yang selalu memberi motivasi
dan semangat terus menerus.
Keluarga besarku yang tidak bisa saya
sebutkan satu persatu, terimakasih sudah
memberi warna dalam hidupku.
Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si yang selalu
bersemangat dalam membimbing Tugas Akhir
ini.
Para Sahabatku jurusan Manajemen
Administrasi khususnya kelas A yang tak
mungkin bisa aku sebutkan satu persatu yang
selalu memberi support dan terimakasih telah
memberi pengalaman berkesan selama 3
tahun bersama.
Untuk penulis sendiri yang telah berusaha
penuh untuk menyelesaikan Program Studi
D III Manajemen Administrasi.
commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT atas berkat, rahmat, petunjuk dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan tugas akhir, yang berjudul “Administrasi Kearsipan
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali”.
Tugas Akhir ini disusun dan diajukan dalam rangka untuk memenuhi
persyaratan dalam memperoleh sebutan Vocation Ahli Madya (A.Md) dalam
bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Universitas Sebelas Maret.
Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya
bantuan, dorongan, bimbingan, dan petunjuk dari berbagai pihak. Dalam
kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati menyampaikan terima
kasih kepada pihak-pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah
membantu hingga terselesaikannya tugas akhir ini, khususnya kepada:
1. Ibu
Endang
Martini
S.Pd.,
M.Si.selaku
dosen
pembimbingTugasAkhiryang telah memberikan pengarahan, saran dan
bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku penguji Tugas Akhir ini.
3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret.
4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
5. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan
ilmunya kepada penulis.
6. Bapak Budi Suprapto, SE selaku Kepala Subbagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten
Boyolali yang telah memberikan izin penulis untuk melaksanakan program
commit to user
magang dan pengamatan untuk penulisan tugas akhir ini.
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
7. Lilis, Ella yang telah memberi semangat, membantu dan memberikan
saran kepada penulis.
8. Seluruh pegawai Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten
Boyolali, yang telah banyak membantu dalam penulisan tugas akhir ini.
9. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan dukungan
moral dan materil.
10. Sahabat-sahabat penulis yang selalu menemani dan menghibur dalam
kejenuhan.
11. Teman-teman Manajemen Administrasitahun 2013 khususnya kelas A
yang selalu menjadi penyemangat, teman seperjuangan dan teman belajar
yang menyenangkan.
12. Semuapihak
yang
telahmembantudalampenulisanlaporantugasakhirini,
yang tidakdapatpenulissebutkansatu-persatu.
Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini masih banyak
terdapat kekurangan, sehingga penulis mengharapkan adanya saran dan kritik
yang membangun, guna penulisan yang lebih baik selanjutnya. Semoga Tugas
Akhir iini dapat bermanfaat bagi semuanya, Amin Ya Robbal ‘alamin.
Boyolali, 30 Mei 2016
Pungky Dharmawan Wicaksana
commit to user
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..........................................................................................i
HALAMAN PERSETUJUAN ...........................................................................ii
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................iii
HALAMAN PERNYATAAN ...........................................................................iv
HALAMAN MOTTO ........................................................................................v
HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................vi
KATA PENGANTAR .......................................................................................vii
DAFTAR ISI ......................................................................................................ix
DAFTAR BAGAN ............................................................................................xii
DAFTAR GAMBAR .........................................................................................xiii
DAFTAR TABEL ..............................................................................................xiv
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................xv
ABSTRAK .........................................................................................................xvi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah .........................................................................1
B. Rumusan Masalah ..................................................................................3
C. Tujuan Pengamatan ................................................................................3
D. Manfaat Pengamatan...............................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Pengertian Administrasi, Kearsipan, dan Administrasi Kearsipan ........5
1. Administrasi ....................................................................................5
a. Pengertian administrasi ............................................................5
b. Unsur-unsur administrasi .........................................................6
c. Proses-proses administrasi .......................................................8
2. Kearsipan .........................................................................................8
a. Pengertian arsip ........................................................................8
b. Tujuan arsip ..............................................................................9
commit to user
c. Jenis arsip .................................................................................10
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
d. Fasilitas kearsipan ....................................................................13
e. Ruang kearsipan .......................................................................21
f. Pegawai kearsipan ....................................................................22
3. Administrasi Kearsipan...................................................................23
a. Pengertian administrasi kearsipan ............................................23
b. Proses administrasi kearsipan ..................................................24
B. Metode Pengamatan ...............................................................................40
1. Lokasi Pengamatan .........................................................................40
2. Jenis pengamatan ............................................................................41
3. Sumber Data ...................................................................................42
4. Teknik Pengumpulan data ..............................................................43
5. Teknik Analisis Data ......................................................................44
BAB III DESKRIPSI INSTANSI
A. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali .............49
1. Alamat ............................................................................................50
2. Dasar hukum ..................................................................................50
3. Visi dan misi ..................................................................................50
4. Tujuan ............................................................................................50
5. Data pegawai ..................................................................................51
6. Analisis jabatan ..............................................................................53
7. Struktur organisasi dinas ................................................................101
B. BidangPendidikan Anak Usia Dini, Non Formal dan Informal ...........102
1. Dasar hukum ..................................................................................102
2. Tujuan ............................................................................................102
3. Struktur organisasi bidang PAUDNFI ...........................................103
BAB IV PEMBAHASAN
A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip .........................................................104
B. Penyimpanan Arsip ...............................................................................112
C. Pemeliharaan Arsip ...............................................................................115
D. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ......................................................116
commit to user
E. Fasilitas arsip ........................................................................................118
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ...........................................................................................124
B. Saran .....................................................................................................126
Daftar Pustaka
Lampiran
commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif ..................................................................48
Bagan 4. 1 Alur pengelolaan Surat Masuk .........................................................108
Bagan 4.2 Alur pengelolaan Surat Keluar .........................................................111
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1
Stopmap....................................................................................13
Gambar 2. 2
Stopmap....................................................................................14
Gambar 2. 3
Map jepitan ...............................................................................14
Gambar 2. 4
Map tebal..................................................................................15
Gambar 2. 5
folder........................................................................................16
Gambar 2. 6
guide.........................................................................................16
Gambar 2. 7
filing
cabinet.............................................................................17Gambar 2. 8
almari
arsip ...............................................................................18Gambar 2. 9
rak
arsip....................................................................................18Gambar 2. 10 rotari
filing...............................................................................19Gambar 2. 11
meja
arsip.................................................................................20
Gambar 2. 12 alat tulis
kantor.........................................................................20Gambar 2. 13
kartu
kendali.............................................................................27
Gambar 2. 14 lembar tunjuk silang.................................................................27
Gambar 2. 15 buku agenda surat masuk.........................................................28
Gambar 2. 16 buku ekspedisi
internal.............................................................28Gambar 2. 17
buku agenda
surat keluar..........................................................29
Gambar 3. 1
Struktur organisasi dinas ..........................................................101
Gambar 3. 2
Struktur organisasi Paudnfi ......................................................103
Gambar 4. 1
macam-macam arsip dinas ......................................................105
Gambar 4. 2
arsip di bidang PAUDNFI ......................................................113
Gambar 4. 3
fasilitas kearsipan dinas ...........................................................121
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Data Karyawan berdasarkan statusnya ...........................................52
Tabel 3.2 Data Karyawan berdasarkan pendidikannya ..................................52
Tabel 3.3 Data Karyawan berdasarkan golongannya .....................................52
commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Tugas
2. Surat Keterangan Magang
3. From Monitoring Magang
4. From Penilaian Magang
5. Surat keterangan selesai magang
6. Pedoman wawancara
commit to user
xvi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Pungky Dharmawan Wicaksana. D1513077. ADMINISTRASI KEARSIPAN
DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN
BOYOLALI. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret.
Tahun 2016. Hal 126.
Arsip merupakan salah satu pekerjaan kantor yang berupa warkat, suratsurat, dan dokumen/berkas kantor lainnya yang disimpan dan dipelihara untuk
membantu kelancaran kegiatan perkantoran dalam rangka mencapai tujuan.Dinas
Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali merupakan salah satu
instansi pemerintahan yang memberikan pelayanan pendidikan bagi masyarakat.
Oleh karena itu, keberadaan arsip sangat menunjang peningkatan kualitas kinerja
dan pelayanan administrasi Dinas Pendidikan. Pengelolaan arsip yang dilakukan
harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang telah ditetapkan, agar arsip dapat
memberikan manfaat bagi kegiatan operasional Dinas Pendidikan.Tujuan dari
pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana Administrasi Kearsipanpada
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali.
Metode yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan
menggambarkanadministrasi kearsipan mulai dari surat masuk diterima petugas
satpam sampai dengan dimusnahkan yang dituangkan dalam bentuk kalimatkalimat dan bentuk bagan sebagai pendukung dan berdasarkan fakta-fakta yang
ada. Teknik pengumpulan data berupa wawancara dengan karyawan, observasi,
dokumentasi dan studi pustaka. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan
dan dokumen.Teknik analisis data yang digunakan yaitu teknik analisis interaktif
yaitu dalam bentuk proses pengumpulan data selama kegiatan pengumpulan data
berlangsung.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada Dinas Pendidikan
Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali, diketahui bahwa adminitrasi kersipan
mengenaisurat masuk: surat diterima satpam, diberikan ke subbag umum dan
kepegawaian untuk diproses, diberikan kepala dinas dan sekretaris untuk
ditindaklanjuti, dimasukan buku agenda, diedarkanke bidang/subbgaian, surat
terima staff dan dimasukan buku agenda milik bidang/subbagian, diserahkan
kepala bidang/kepala subbagian, dikembalikan ke staff untuk diarsipkan. Untuk
pengurusan surat keluar: kepala bidang/kepala subbagian memuat konsep surat,
surat diketik staff, dimintakan paraf kebid/kasubbag, dimintakan tandatangan
kepala dinas, dimintakan nomor dan cap di subbag umum dan kepegawaian.
Administrasi kearsipan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten
Boyolali sudah berjalan dengan baik dan penulis tidak menemukan ada kendala
dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar.
Kata kunci: Administrasi, Arsip, dan
Administrasi
commit
to user Kearsipan
xvii