TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENJAJARAN DOKUMEN REKAM MEDIS PADA BAGIAN FILING DI RUMAH SAKIT KEN SARAS UNGARAN | Anggara | Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia 76 262 1 PB
tINJauaN PelaKSaNaaN SISteM PeNJaJaraN
doKuMeN reKaM MedIS Pada BaGIaN fIlING
dI ruMah SaKIt KeN SaraS uNGaraN
daru Cahyo angara1, tri lestari2, harjanti3
Mahasiawa aPIKeS Mitra husada Karanganyar
2,3
dosen aPIKeS Mitra husada Karanganyar
email: daruanggara188@yahoo.co.id,1 itri.apikes@yahoo.com2, jhan_thie18@yahoo.com2
1
Abstract
Pursuant to result of survey in execution of system of juxtaposition document of ill Medical record At home
Ken Saras Ungaran still be found a existence document of Medical Record which misallocation (misile).
That matter cause process of service to patient will become longer because worker do not ind document of
Medical record be at depository rack. Intention of this research is to know policy of hospital about system
of juxtaposition document of medical record in shares of iling of Hospital of Ken Saras Ungaran and know
system of execution of juxtaposition document of medical record [in] shares of iling of Hospital of Ken Saras
Ungaran.
Type of research is descriptive with approach restrofektif. Subyek of this research worker of medical record
part of iling and obyeknya of execution of system of juxtaposition document of medical record at begian
iling of Hospital of Ken Saras Ungaran. Way of data collecting with interview and observation analysed
descriptively. way of data collecting with interview and observation analysed descriptively. Instrument of
data collecting with guidance interview and the observation guidance. result of research in execution of
juxtaposition document of medical record not yet had procedure remain to xself, but the policy is contained
in procedure remain to be depository and the seeking document of medical record. In mentioning that system
of juxtaposition document of medical record use system of juxtaposition of Terminal of Digit of Filing or
system of inal number. While in execution of intake return document of medical record by worker of iling
pursuant to 1 digit of inal number. Moment depository and the intake return document of medical record still
be found document of medical record which misallocation (misile), what is because of worker of iling less
focus in depository document of medical record caused by additional duty and mistake of writing number of
medical record by registration worker. Better be a juxtaposition document of medical record Terminal Digit
of real correct Filing and a training worker of related/relevant iling with system of juxtaposition document
of medical record. In overcoming the happening of misallocation (misile) can be comb document of medical
record periodical (for example one week once).
Keywords: Misile, Filing, Document Medical Record, Terminal Digit Filing
abstrak
Berdasarkan hasil survey dalam pelaksanaan sistem penjajaran dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit Ken
Saras Ungaran masih ditemukan adanya dokumen Rekam Medis yang salah letak (misile). Hal itu menyebabkan
proses pelayanan terhadap pasien akan menjadi lebih lama karena petugas tidak menemukan dokumen Rekam
Medis berada pada rak penyimpanan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kebijakan rumah
sakit tentang sistem penjajaran dokumen rekam medis di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras Ungaran dan
mengetahui sistem pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran. Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan restrofektif. Subyek penelitian ini adalah petugas
rekam medis bagian iling dan obyeknya pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis pada begian iling
Rumah Sakit Ken Saras Ungaran. Cara pengumpulan data dengan wawancara dan observasi yang dianalisis
secara deskriptif. Cara pengumpulan data dengan wawancara dan observasi yang dianalisis secara deskriptif.
Instrumen pengumpulan data dengan pedoman wawancara dan pedoman observasi. Hasil penelitian dalam
pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis belum mempunyai prosedur tetap sendiri, namun kebijakannya
103
103
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1, Maret 2015
tercantum dalam prosedur tetap penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis. Didalamnya di sebutkan
bahwa sistem penjajaran dokumen rekam medis menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing atau
sistem angka akhir. Sedangkan dalam pelaksanaan pengambilan kembali dokumen rekam medis dilakukan
oleh petugas iling berdasarkan 1 digit angka akhir. Saat melakukan penyimpanan dan pengambilan kembali
dokumen rekam medis masih ditemukan dokumen rekam medis yang salah letak (misile), yang disebabkan
oleh petugas iling kurang fokus dalam melakukan penyimpanan dokumen rekam medis karena adanya tugas
tambahan dan kesalahan penulisan nomor rekam medis oleh petugas pendaftaran. Sebaiknya dilakukan
penjajaran dokumen rekam medis Terminal Digit Filing yang benar dan dilakukan pelatihan petugas filing
terkait dengan sistem penjajaran dokumen rekam medis. Dalam mengatasi terjadinya salah letak (miile) dapat
dilakukan dengan melakukan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik (misalnya satu minggu sekali).
Kata Kunci: Misile, Filing, Dokumen Rekam Medis, Terminal Digit Filing
tabel 1 dokumen rekam Medis Misile
PeNdahuluaN
Menurut PerMenKes No 269/MENKES/PER/
III/2008, Rekam Medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Pelayanan rekam medis pasien salah satunya
dilakukan oleh bagian penyimpanan (filing).
Dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat
inap maupun rawat darurat disimpan karena
memiliki sifat rahasia dan mempunyai aspek
hukum, maka keamanan fisik menjadi tanggung
jawab rumah sakit, sedangkan aspek isi rekam
medis merupakan milik pasien.
Penjajaran dokumen rekam medis bertujuan untuk
mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali
dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak
iling. Apabila pelaksanaan penjajaran dokumen
rekam medis masih ditemukan adanya salah letak
(misile), maka dapat menghambat dalam ketepatan
pengambilan dan pengembalian dokumen rekam
medis baik yang di simpan maupun yang akan
dipinjam.
Berdasarkan survey pendahuluan dari hasil
wawancara yang dilakukan dengan kepala rekam
medis di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran, sistem penyimpanan dokumen rekam
medis yang di terapkan adalah sistem penyimpanan
sentralisasi, sedangkan sistem penjajaran yang di
terapkan adalah sistem angka akhir (Terminal Digit
Filing). Di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran pada
saat pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis
masih ditemukan adanya dokumen rekam medis
salah letak penyimpanannya (misfile). Berikut
adalah dokumen rekam medis yang salah letak
(misile) :
104
Nomor rekam Medis
tersimpan
00 06 29
00 06 19
01 26 01
01 26 07
01 67 19
01 67 09
02 34 84
02 36 84
11 11 48
02 34 84
Kendala yang dihadapi dapat menghambat proses
pengambilan dokumen rekam medis menjadi lama.
Selain itu menjadikan dokumen rekam medis yang
dicari juga tidak ditemukan atau tidak tersedia
dengan cepat sehingga petugas akan membuatkan
dokumen rekam medis baru, apabila dokumen
rekam medis tersebut dapat ditemukan di kemudian
hari maka dokumen rekam medis yang baru akan
digabung dengan yang lama. Oleh karena itu
peneliti tertarik mengambil judul penelitian tentang
“Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran Dokumen
Rekam Medis Pada Bagian Filing Rumah Sakit Ken
Saras Ungaran”.
Metode PeNelItIaN
Jenis penelitian ini adalah deskriptif. Deskriptif
yaitu menggambarkan hasil penelitian yang hasilnya
berupa deskripsi (penggambaran) keadaan obyek
penelitian tanpa memberikan kesimpulan yang
berlaku umum (generalisasi). Dalam penelitian ini
menggambarkan tentang pelaksanaan penjajaran
dokumen rekam medis di bagian iling Rumah Sakit
Ken Saras Ungaran (Taufiqurohman, 2009).
Subyek dalam penelitian ini yang digunakan adalah
petugas bagian filing Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran, sedangkan obyek dalam penelitian ini
adalah pelaksanaan sistem penjajaran dokumen
rekam medis pada bagian iling di Rumah Sakit
Daru Cahyo Angara, dkk. Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran ...
c)
Ken Saras Ungaran. Cara Pengumpulan Data
yaitu Observasi dan Wawancara tidak terstuktur.
Pengolahan data dilakukan Colecting, editing,
Penyajian data yaitu menyajikan hasil penelitian
dalam bentuk kalimat yang menggambarkan tentang
pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam
medis pada bagian iling di Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran. Analisis data dilakukan dengan deskriptif.
haSIl PeNelItIaN daN PeMBahaSaN
Rumah Sakit Ken Saras Ungaran mempunyai
kebijakan terkait dengan pelayanan rekam medis di
bagian iling, yaitu :
a.
b.
Prosedur tetap No. 013.SPI/IRM-KS/I/2011
yang terbit pada tanggal 11 januari 2011 tantang
Pelayanan Rekam Medis di Bagian Filing
(lampiran 2). Didalamnya dijelaskan bahwa
dokumen rekam medis disimpan berdasarkan
metode angka akhir (Terminal Digit Filing).
Kebijakan tentang pelayanan rekam medis di
bagian iling adalah :
1) Yang berhak mengambil dan menyimpan
dokumrn RM dari rak iling dalah petugas
iling.
2) Petugas menyortir berkas RM, mencatat
dan mengekspedisi serta menyimpan
berkas RM
Contoh :
00 - 13 – 24
I II III
3) Selain petugas RM tidak diijinkan masuk
ruang iling.
Prosedur tetap No. 014/SPI/IRM-KS/I/2011
yang terbit pada tanggal 11 januari 2011 tentang
Sistem Penyimpanan dan Pencarian Kembali
Dokumen Rekam Medis yang memuat tentang
kebijakan sistem penyimpanan di IRM adalah
sentralisasi, satu orang mempunyai satu nomor
yang berlaku di RS Ken Saras untuk selamanya.
Adapun prosedur penyimpanan dan pencarian
kembali berkas RM di Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran adalah sebagai berikut :
1) Penyimpanan berkas RM :
a) Petugas penyimpanan menerima dokumen RM yang telah diproses secara
lengkap di IRM.
b) Petugas menyortir dokumen RM
menurut angka akhir,
c.
d.
Petugas menyusun sesuai sistem Terminal Digit Filing.
d) Petugas menyimpan dokumen RM
dalam rak penyimpanan berdasarkan
sistem Terminal Digit Filing (Sistem
Angka Akhir).
2) Pencarian kembali berkas RM :
a) Petugas menulis nomor RM pada
tracer.
b) Petugas mencari dalam rak yang
bertanda angka akhir dari nomor RM
pasien.
c) Petugas mencatat dokumen yang dipinjam dalam buku peminjam dokumen
RM.
d) Apabila diketahui nomor RM, petugas
mencari melalui IUP/ billing system.
Kemudian mencarinya dalam rak penyimpanan dengan cara diatas.
e) Apabila diketahui, petugas mencari di
rak penyimpanan.
Prosedur tetap No. 037/SPI/IRM-KS/I/2011
yang terbit pada tanggal 11 januari 2011 tentang
kebijakan Peminjaman Dokumen Rekam Medis.
Isi dari kebijakan tersebut antara lain :
1) Dokumen Rekam Medis adalah milik
Rumah Sakit, sedangkan isi RM
adalah milik pasien yang wajib dijaga
kerahasiaannya.
2) Pada prinsipnya RM tidak boleh dipinjam
keluar Rumah Sakit lain, hanya akan
dibuatkan ringkasan (resume) oleh dokter
yang merawat pasien.
3) Untuk kepentingan riset/penelitian dokter
atau pihak lain dapat meminjam RM pasien
setelah ada rekomendasi dari Direktur Utama.
4) Dalam hal riset/penelitian hanya dilakukan
di ruang IRM yang telah disediakan.
5) Demi tertibnya pelayanan RM untuk
keperluan riset/penelitian dapat
menghubungi IRM dengan mengajukan
surat permohonan peminjaman atau
mengisi formulir yang telah tersedia.
6) Untuk memudahkan pemonitoran berkas
yang dipinjam, ditandatangani oleh
peminjam.
Prosedur tetap No. 038/SPIU/IRM-KS/I/2011
tentang Penggunaan Tracer mencantumkan
kebijakan penggunaan tracer yaitu :
1) Berkas Rekam Medis tidak boleh keluar
dari ruang Rekam Medis tanpa tanda
keluar/tracer.
105
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1, Maret 2015
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas
iling terkait kebijakan tentang penjajaran dokumen
rekam medis, di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran
menggunakan sistem penjajaran angka akhir
(Terminal Digit Filing). Sedangkan kebijakan
tentang pengambilan kembali dokumen rekam medis
di lakukan oleh petugas iling dengan cara dicari
menurut angka akhir dan dokumen yang diambil
digantikan dengan tracer.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan
dengan petugas pada bagian iling di Rumah
Sakit Ken Saras Ungaran, dalam pelaksanaan
sistem penjajaran dokumen rekam medis
masih di temukan adanya dokumen salah letak
(misile). Misile terjadi karena petugas tidak
fokus saat proses pengembalian dokumen rekam
medis dikarenakan beban kerja petugas tidak
hanya menyimpan dan mengambil dokumen
rekam medis saja, tetapi ada tugas tambahan
yang harus di kerjakan oleh petugas iling. Tugas
tambahan tersebut antara lain :
1.
Pelaksanaan Penjajaran Dokumen Rekam Medis
Pelaksanaan sistem penjajaran di Rumah Sakit
Ken Saras Ungaran yaitu berdasarkan angka
akhir. Adapun sistem penjajarannya sebagai
berikut :
a.
Dalam pelaksanaan sistem penjajaran tersebut
diatas, terbagi menjadi 10 almari yaitu almari 00,
01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, dan 09.
d.
2)
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
106
Tracer dapat dipakai berulang ulang sampai
tulisannya penuh.
Almari 00
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 0,
yaitu 00, 10 ,20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90
Almari 01
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 1,
yaitu 01, 11, 21, 31, 41, 51, 61, 71, 81, 91
Almari 02
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 2,
yaitu : 02, 12, 22, 32, 42. 52, 62, 72, 82, 92
Almari 03
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 3,
yaitu : 03, 13, 23, 33, 43, 53, 63, 73, 83, 93
Almari 04
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 4,
yaitu : 04, 14, 24, 34, 44, 54, 64, 74, 84, 94
Almari 05
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 5,
yaitu : 05, 15, 25, 35, 45, 55, 65, 75, 85, 95
Almari 06
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 6,
yaitu : 06, 16, 26, 36, 46, 56, 66, 76, 86, 96
Almari 07
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 7,
yaitu : 07, 17, 27, 37, 47, 57, 67, 77, 87, 97
Almari 08
Terdiri dari 10 rak yang bertanda akhir 8,
yaitu : 08, 18, 28, 38, 48, 58, 68, 78, 88, 98
Almari 09
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 9,
yaitu : 09, 19, 29, 39, 49, 59, 69, 79, 89, 99
b.
c.
e.
Meneliti kelengkapan formulir dokumen
rekam medis
Melengkapi formulir dokumen rekam
medis
Menyediakan formulir dokumen rekam
medis
Mengambil dokumen rekam medis yang
belum kembali ke bagian iling
Memfotocopy apabila diperlukan.
Pembagian petugas di bagian iling di Rumah
Sakit Ken Saras Ungaran hanya ada 2 pegawai
dengan pembagian kerja menjadi 2 shift, yaitu
dari jam 07.00 sampai jam 14.00 untuk shift
pagi dan jam 14.00 sampai jam 21.00 untuk
shift siang.
Dengan adanya dokumen rekam medis salah
letak (misfile) akan mengakibatkan proses
pengambilan dokumen rekam medis lama
apabila tidak ditemukan dalam rak penyimpanan.
Berdasarkan prosedur tetap No. 014/SPI/IRMKS/I/2006 tentang penyimpanan dan pencarian
dokumen rekam medis pada bagian iling di
Rumah Sakit Ken Saras Ungaran (Lampiran 3),
apabila dokumen rekam medis tidak ditemukan
pada tempatnya, maka petugas menelusuri
berkas RM berdasarkan petunjuk yang ada
pada tracer.
PeMBahaSaN
Kebijakan tentang Penjajaran dan Pengambilan
Kembali Dokumen Rekam Medis di Bagian Filing
Urmah Sakit Ken Saras Ungaran.
Kebijakan tentang sistem penjajaran dokumen
rekam medis di rumah sakit Ken Saras Ungaran
sudah dijalankan oleh petugas iling. Petugas iling
Daru Cahyo Angara, dkk. Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran ...
bekerja sesuai dengan prosedur tetap dan kebijakan
tersebut. Namun, belum ada prosedur tetap yang
khusus tentang sistem penjajaran yang berisi tentang
bagaimana prosedur atau langkah-langkah dalam
melaksanakan sistem penjajaran dokumen rekam
medis angka akhir (Terminal Digit Filing) yang
benar, yaitu
a)
b)
c)
pelaksanaannya, bagian iling rumah sakit Ken
Saras Ungaran hanya terdapat 10 section, yaitu
mulai dari nomor 00 sampai 09.
a.
Kelebihan sistem penjajaran angka akhir
(Terminal Digit Filing) adalah :
1) Penambahan jumlah dokumen rekam
medis selalu tersebar secara merata ke
100 kelompok (section) didalam rak
penyimpanan.
2) Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section
tertentu misalnya ada 4 petugas
masing-masing diserahi section 00-24,
section 25-49.
3) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat
setip petugas rata-rata mengerjakan
jumlah rekam medis yang hampir
sama setiap harinya untuk setiap
harinya.
4) Rekam medis inaktif dapat diambil
dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya dokumen
rekam medis baru di section tersebut.
5) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan
timbulnya rak-rak kosong.
6) Dengan terkontrolnya rekam medis,
membantu memudahkan perencanaan
peralatan penyimpanan (jumlah rak)
7) Kekeliruan menyimpan (misile) dapat
dicegah karena petugas penyimpanan
hanya memperhatikan 2 angka saja
dalam memasukkan rekam medis
kedalam rak, sehingga jarang terjadi
kekeliruan membaca angka.
b.
Kekurangan sistem penjajaran angka akhir
(Termilal Digit Filing) adalah :
1) Latihan dan bimbingan bagi petugas
penyimpanan dalam sistem angka
akhir lebih lama dibandingkan latihan
menggunakan nomor langsung tetapi
pada umumnya petugas dapat dilatih
dalam waktu yang tidak lama.
2) Membutuhkan biaya lebih besar
karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.
(Depkes RI, 2006)
Petugas mengingat digit primer dan membawa
catatan ke area primer yang sesuai.
Disetiap bagian primer, Kelompok catatan diatur
menurut digit sekunder.
Setelah menemukan digit sekunder, petugas
mengarsipkan secara berurutan menurut digit
tertier. (Huffman, 1999)
Dalam kebijakan tersebut terdapat kekeliruan dalam
istilah penyimpanan dan penomoran. Menurut
Depkes RI (2006), penyimpanan sentralisasi adalah
penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat
jalan dan rawat inap disimpan dalam satu map.
Sedangkan satu orang mempunyai satu nomor untuk
selamanya adalah pengertian dari sistem penomoran.
Selain itu terdapat pula kesalahan dalam penulisan
comtoh penjajaran dokumen rekam medis menurut
angka akhir. Menurut Depkes RI (2006) tentang
sistem penjajaran angka akhir, 2 digit terakhir adalah
angka primer, 2 digit tengah adalah angka sekunder,
dan 2 digit terdepan adalah angka tertier.
1.
Pelaksanaan Penjajaran dokumen rekam
Medis di Bagian Filing rumah Sakit Ken
Saras ungaran.
Dalam pelaksanaan penjajaran dokumen
rekam medis di Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran, sistem penjajaran yang digunakan
bukan merupakan penerapan sistem penjajaran
angka akhir (Terminal Digit Filing) yang
benar menurut DepKes RI (2006) yaitu sistem
penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak
penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen
rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam
medis pada 2 angka kelompok akhir.
Pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis
di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran, penjajaran
dokumen rekam medis dijajarkan berdasarkan
rutan nomor rekam medis pada 1 digit angka
akhir.:
Menurut Depkes RI (2006), penjajaran angka
akhir (Terminal digit iling) terdiri dari 100
section karena menggunakan nomor akhir
mulai dari 00 sampai 99. Sedangkan dalam
Berdasarkan hasil wawancara dengan
petugas iling di Rumah Sakit Ken Saras
107
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1, Maret 2015
Ungaran, latar belakang pendidikan
petugas iling adalah SMA sehingga belum
ada pengetahuan khusus tentang rekam
medis. faktor penyebab terjadinya misile
adalah adanya faktor kelelahan petugas
iling. Menurut Budiono (2000), kelelahan
adalah kondisi melemahnya tenaga untuk
melakukan suatu kegiatan.
Di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran dalam pembagian tugas sebaiknya
sesuai dengan unit kerja rekam medis
masing masing agar petugas iling bisa
fokus terhadap tugas pokoknya di bagian
iling.
Di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran dalam
pelaksanaan penjajaran dokumen rekam
medis masih ditemukan dokumen rekam
medis salah letak (misfile). Pada saat
petugas menemukan dokumen rekam medis
salah letak maka petugas akan mengambil
dokumen rekam medis tersebut dan
mengembalikannya ke rak penyimpanan
yang sesuai dengan nomor rekam medis.
Dalam mengatasi terjadinya salah letak
dapat dilakukan dengan melakukan
penyisiran dokumen rekam medis secara
periodik.
Menurut Depkes RI (2006), penyisiran
dokumen rekam medis adalah pengamatan
terhadap penyimpanan yang dilakukan
secara periodik untuk menemukan salah
simpan dan menemukan kartu pinjam yang
rekam medisnya belum dikembalikan.
Di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran,
apabila akan dilakukan perubahan sistem
penjajaran dokumen rekam medis yang
benar, maka bisa dilakukan dengan cara
mengambil dan mengurutkan dokumen
rekam medis yang mempunyai nomor rak
00 terlebih dahulu sampai rak 09.
SIMPulaN
1.
108
Kebijakan sistem penjajaran yang digunakan
di bagian iling rumah sakit Ken Saras dalam
prosedur tetap No. 014/SPI/IRM-KS/I/2011
yang terbit pada tanggal 11 januari 2006 adalah
dengan sistem Terminal Digit Filing. Sedangkan
2.
kebijakan pengambilan kembali dokumen rekam
medis dilakukan oleh petugas iling berdasarkan
angka akhir.
Pelaksanaan penjajaran dokumen rekam
medis di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras
adalah dengan sistem angka akhir (Terminal
Digit Filing) atau sistem angka akhir. Namun,
belum sesuai dengan sistem penjajaran angka
akhir (Terminal Digit Filing) yang benar. Di
bagian iling Rumah Sakit Ken Saras Ungaran
masih ditemukan adanya salah letak dokumen
rekam medis (misile). Misile terjadi karena
petugas tidak fokus saat proses pengembalian
dokumen rekam medis dikarenakan beban
kerja petugas tidak hanya menyimpan dan
mengambil dokumen rekam medis saja, tetapi
ada tugas tambahan yang harus di kerjakan oleh
petugas iling. Menurut Prosedur Tetap No.
014/SPI/IRM-KS/I/2011 di Rumah Sakit Ken
Saras Ungaran, Apabila dokumen rekam medis
tidak ditemukan pada tempatnya, maka petugas
menelusuri berkas rekam medis berdasarkan
petunjuk yang ada pada tracer.
daftar PuStaKa
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2006.
Pedoman penyelenggaraan dan Prosedur
rekam Medis. Jakarta : Depkes RI.
, 2008. PerMenKes, RI NOo. 269/MENKES/
PER/III/2008 tentang rekam Medis. Jakarta:
Depkes RI
Huffman. Edna K. 1999. health Information
Menagement. Padang : Apikes Dharma
Lanbawa
Notoatmodjo S. 2005. Metodologi Penelitian
Kesehatan. Jakarta : PT Rineka Cipta
Rustiyanto, eri. 2011. Manajemen Filing Dokumen
rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia
Sugiyono, 2010. Metode Penelitian Pendidikan.
Bandung : Alfabetika
Taufiqurahman MA. 2003. Metodologi Penelitian
Kedokteran dan Kesehatan. Klaten Selatan
: CSGF
doKuMeN reKaM MedIS Pada BaGIaN fIlING
dI ruMah SaKIt KeN SaraS uNGaraN
daru Cahyo angara1, tri lestari2, harjanti3
Mahasiawa aPIKeS Mitra husada Karanganyar
2,3
dosen aPIKeS Mitra husada Karanganyar
email: daruanggara188@yahoo.co.id,1 itri.apikes@yahoo.com2, jhan_thie18@yahoo.com2
1
Abstract
Pursuant to result of survey in execution of system of juxtaposition document of ill Medical record At home
Ken Saras Ungaran still be found a existence document of Medical Record which misallocation (misile).
That matter cause process of service to patient will become longer because worker do not ind document of
Medical record be at depository rack. Intention of this research is to know policy of hospital about system
of juxtaposition document of medical record in shares of iling of Hospital of Ken Saras Ungaran and know
system of execution of juxtaposition document of medical record [in] shares of iling of Hospital of Ken Saras
Ungaran.
Type of research is descriptive with approach restrofektif. Subyek of this research worker of medical record
part of iling and obyeknya of execution of system of juxtaposition document of medical record at begian
iling of Hospital of Ken Saras Ungaran. Way of data collecting with interview and observation analysed
descriptively. way of data collecting with interview and observation analysed descriptively. Instrument of
data collecting with guidance interview and the observation guidance. result of research in execution of
juxtaposition document of medical record not yet had procedure remain to xself, but the policy is contained
in procedure remain to be depository and the seeking document of medical record. In mentioning that system
of juxtaposition document of medical record use system of juxtaposition of Terminal of Digit of Filing or
system of inal number. While in execution of intake return document of medical record by worker of iling
pursuant to 1 digit of inal number. Moment depository and the intake return document of medical record still
be found document of medical record which misallocation (misile), what is because of worker of iling less
focus in depository document of medical record caused by additional duty and mistake of writing number of
medical record by registration worker. Better be a juxtaposition document of medical record Terminal Digit
of real correct Filing and a training worker of related/relevant iling with system of juxtaposition document
of medical record. In overcoming the happening of misallocation (misile) can be comb document of medical
record periodical (for example one week once).
Keywords: Misile, Filing, Document Medical Record, Terminal Digit Filing
abstrak
Berdasarkan hasil survey dalam pelaksanaan sistem penjajaran dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit Ken
Saras Ungaran masih ditemukan adanya dokumen Rekam Medis yang salah letak (misile). Hal itu menyebabkan
proses pelayanan terhadap pasien akan menjadi lebih lama karena petugas tidak menemukan dokumen Rekam
Medis berada pada rak penyimpanan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kebijakan rumah
sakit tentang sistem penjajaran dokumen rekam medis di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras Ungaran dan
mengetahui sistem pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran. Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan restrofektif. Subyek penelitian ini adalah petugas
rekam medis bagian iling dan obyeknya pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis pada begian iling
Rumah Sakit Ken Saras Ungaran. Cara pengumpulan data dengan wawancara dan observasi yang dianalisis
secara deskriptif. Cara pengumpulan data dengan wawancara dan observasi yang dianalisis secara deskriptif.
Instrumen pengumpulan data dengan pedoman wawancara dan pedoman observasi. Hasil penelitian dalam
pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis belum mempunyai prosedur tetap sendiri, namun kebijakannya
103
103
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1, Maret 2015
tercantum dalam prosedur tetap penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis. Didalamnya di sebutkan
bahwa sistem penjajaran dokumen rekam medis menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing atau
sistem angka akhir. Sedangkan dalam pelaksanaan pengambilan kembali dokumen rekam medis dilakukan
oleh petugas iling berdasarkan 1 digit angka akhir. Saat melakukan penyimpanan dan pengambilan kembali
dokumen rekam medis masih ditemukan dokumen rekam medis yang salah letak (misile), yang disebabkan
oleh petugas iling kurang fokus dalam melakukan penyimpanan dokumen rekam medis karena adanya tugas
tambahan dan kesalahan penulisan nomor rekam medis oleh petugas pendaftaran. Sebaiknya dilakukan
penjajaran dokumen rekam medis Terminal Digit Filing yang benar dan dilakukan pelatihan petugas filing
terkait dengan sistem penjajaran dokumen rekam medis. Dalam mengatasi terjadinya salah letak (miile) dapat
dilakukan dengan melakukan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik (misalnya satu minggu sekali).
Kata Kunci: Misile, Filing, Dokumen Rekam Medis, Terminal Digit Filing
tabel 1 dokumen rekam Medis Misile
PeNdahuluaN
Menurut PerMenKes No 269/MENKES/PER/
III/2008, Rekam Medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Pelayanan rekam medis pasien salah satunya
dilakukan oleh bagian penyimpanan (filing).
Dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat
inap maupun rawat darurat disimpan karena
memiliki sifat rahasia dan mempunyai aspek
hukum, maka keamanan fisik menjadi tanggung
jawab rumah sakit, sedangkan aspek isi rekam
medis merupakan milik pasien.
Penjajaran dokumen rekam medis bertujuan untuk
mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali
dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak
iling. Apabila pelaksanaan penjajaran dokumen
rekam medis masih ditemukan adanya salah letak
(misile), maka dapat menghambat dalam ketepatan
pengambilan dan pengembalian dokumen rekam
medis baik yang di simpan maupun yang akan
dipinjam.
Berdasarkan survey pendahuluan dari hasil
wawancara yang dilakukan dengan kepala rekam
medis di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran, sistem penyimpanan dokumen rekam
medis yang di terapkan adalah sistem penyimpanan
sentralisasi, sedangkan sistem penjajaran yang di
terapkan adalah sistem angka akhir (Terminal Digit
Filing). Di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran pada
saat pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis
masih ditemukan adanya dokumen rekam medis
salah letak penyimpanannya (misfile). Berikut
adalah dokumen rekam medis yang salah letak
(misile) :
104
Nomor rekam Medis
tersimpan
00 06 29
00 06 19
01 26 01
01 26 07
01 67 19
01 67 09
02 34 84
02 36 84
11 11 48
02 34 84
Kendala yang dihadapi dapat menghambat proses
pengambilan dokumen rekam medis menjadi lama.
Selain itu menjadikan dokumen rekam medis yang
dicari juga tidak ditemukan atau tidak tersedia
dengan cepat sehingga petugas akan membuatkan
dokumen rekam medis baru, apabila dokumen
rekam medis tersebut dapat ditemukan di kemudian
hari maka dokumen rekam medis yang baru akan
digabung dengan yang lama. Oleh karena itu
peneliti tertarik mengambil judul penelitian tentang
“Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran Dokumen
Rekam Medis Pada Bagian Filing Rumah Sakit Ken
Saras Ungaran”.
Metode PeNelItIaN
Jenis penelitian ini adalah deskriptif. Deskriptif
yaitu menggambarkan hasil penelitian yang hasilnya
berupa deskripsi (penggambaran) keadaan obyek
penelitian tanpa memberikan kesimpulan yang
berlaku umum (generalisasi). Dalam penelitian ini
menggambarkan tentang pelaksanaan penjajaran
dokumen rekam medis di bagian iling Rumah Sakit
Ken Saras Ungaran (Taufiqurohman, 2009).
Subyek dalam penelitian ini yang digunakan adalah
petugas bagian filing Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran, sedangkan obyek dalam penelitian ini
adalah pelaksanaan sistem penjajaran dokumen
rekam medis pada bagian iling di Rumah Sakit
Daru Cahyo Angara, dkk. Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran ...
c)
Ken Saras Ungaran. Cara Pengumpulan Data
yaitu Observasi dan Wawancara tidak terstuktur.
Pengolahan data dilakukan Colecting, editing,
Penyajian data yaitu menyajikan hasil penelitian
dalam bentuk kalimat yang menggambarkan tentang
pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam
medis pada bagian iling di Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran. Analisis data dilakukan dengan deskriptif.
haSIl PeNelItIaN daN PeMBahaSaN
Rumah Sakit Ken Saras Ungaran mempunyai
kebijakan terkait dengan pelayanan rekam medis di
bagian iling, yaitu :
a.
b.
Prosedur tetap No. 013.SPI/IRM-KS/I/2011
yang terbit pada tanggal 11 januari 2011 tantang
Pelayanan Rekam Medis di Bagian Filing
(lampiran 2). Didalamnya dijelaskan bahwa
dokumen rekam medis disimpan berdasarkan
metode angka akhir (Terminal Digit Filing).
Kebijakan tentang pelayanan rekam medis di
bagian iling adalah :
1) Yang berhak mengambil dan menyimpan
dokumrn RM dari rak iling dalah petugas
iling.
2) Petugas menyortir berkas RM, mencatat
dan mengekspedisi serta menyimpan
berkas RM
Contoh :
00 - 13 – 24
I II III
3) Selain petugas RM tidak diijinkan masuk
ruang iling.
Prosedur tetap No. 014/SPI/IRM-KS/I/2011
yang terbit pada tanggal 11 januari 2011 tentang
Sistem Penyimpanan dan Pencarian Kembali
Dokumen Rekam Medis yang memuat tentang
kebijakan sistem penyimpanan di IRM adalah
sentralisasi, satu orang mempunyai satu nomor
yang berlaku di RS Ken Saras untuk selamanya.
Adapun prosedur penyimpanan dan pencarian
kembali berkas RM di Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran adalah sebagai berikut :
1) Penyimpanan berkas RM :
a) Petugas penyimpanan menerima dokumen RM yang telah diproses secara
lengkap di IRM.
b) Petugas menyortir dokumen RM
menurut angka akhir,
c.
d.
Petugas menyusun sesuai sistem Terminal Digit Filing.
d) Petugas menyimpan dokumen RM
dalam rak penyimpanan berdasarkan
sistem Terminal Digit Filing (Sistem
Angka Akhir).
2) Pencarian kembali berkas RM :
a) Petugas menulis nomor RM pada
tracer.
b) Petugas mencari dalam rak yang
bertanda angka akhir dari nomor RM
pasien.
c) Petugas mencatat dokumen yang dipinjam dalam buku peminjam dokumen
RM.
d) Apabila diketahui nomor RM, petugas
mencari melalui IUP/ billing system.
Kemudian mencarinya dalam rak penyimpanan dengan cara diatas.
e) Apabila diketahui, petugas mencari di
rak penyimpanan.
Prosedur tetap No. 037/SPI/IRM-KS/I/2011
yang terbit pada tanggal 11 januari 2011 tentang
kebijakan Peminjaman Dokumen Rekam Medis.
Isi dari kebijakan tersebut antara lain :
1) Dokumen Rekam Medis adalah milik
Rumah Sakit, sedangkan isi RM
adalah milik pasien yang wajib dijaga
kerahasiaannya.
2) Pada prinsipnya RM tidak boleh dipinjam
keluar Rumah Sakit lain, hanya akan
dibuatkan ringkasan (resume) oleh dokter
yang merawat pasien.
3) Untuk kepentingan riset/penelitian dokter
atau pihak lain dapat meminjam RM pasien
setelah ada rekomendasi dari Direktur Utama.
4) Dalam hal riset/penelitian hanya dilakukan
di ruang IRM yang telah disediakan.
5) Demi tertibnya pelayanan RM untuk
keperluan riset/penelitian dapat
menghubungi IRM dengan mengajukan
surat permohonan peminjaman atau
mengisi formulir yang telah tersedia.
6) Untuk memudahkan pemonitoran berkas
yang dipinjam, ditandatangani oleh
peminjam.
Prosedur tetap No. 038/SPIU/IRM-KS/I/2011
tentang Penggunaan Tracer mencantumkan
kebijakan penggunaan tracer yaitu :
1) Berkas Rekam Medis tidak boleh keluar
dari ruang Rekam Medis tanpa tanda
keluar/tracer.
105
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1, Maret 2015
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas
iling terkait kebijakan tentang penjajaran dokumen
rekam medis, di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran
menggunakan sistem penjajaran angka akhir
(Terminal Digit Filing). Sedangkan kebijakan
tentang pengambilan kembali dokumen rekam medis
di lakukan oleh petugas iling dengan cara dicari
menurut angka akhir dan dokumen yang diambil
digantikan dengan tracer.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan
dengan petugas pada bagian iling di Rumah
Sakit Ken Saras Ungaran, dalam pelaksanaan
sistem penjajaran dokumen rekam medis
masih di temukan adanya dokumen salah letak
(misile). Misile terjadi karena petugas tidak
fokus saat proses pengembalian dokumen rekam
medis dikarenakan beban kerja petugas tidak
hanya menyimpan dan mengambil dokumen
rekam medis saja, tetapi ada tugas tambahan
yang harus di kerjakan oleh petugas iling. Tugas
tambahan tersebut antara lain :
1.
Pelaksanaan Penjajaran Dokumen Rekam Medis
Pelaksanaan sistem penjajaran di Rumah Sakit
Ken Saras Ungaran yaitu berdasarkan angka
akhir. Adapun sistem penjajarannya sebagai
berikut :
a.
Dalam pelaksanaan sistem penjajaran tersebut
diatas, terbagi menjadi 10 almari yaitu almari 00,
01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, dan 09.
d.
2)
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
106
Tracer dapat dipakai berulang ulang sampai
tulisannya penuh.
Almari 00
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 0,
yaitu 00, 10 ,20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90
Almari 01
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 1,
yaitu 01, 11, 21, 31, 41, 51, 61, 71, 81, 91
Almari 02
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 2,
yaitu : 02, 12, 22, 32, 42. 52, 62, 72, 82, 92
Almari 03
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 3,
yaitu : 03, 13, 23, 33, 43, 53, 63, 73, 83, 93
Almari 04
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 4,
yaitu : 04, 14, 24, 34, 44, 54, 64, 74, 84, 94
Almari 05
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 5,
yaitu : 05, 15, 25, 35, 45, 55, 65, 75, 85, 95
Almari 06
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 6,
yaitu : 06, 16, 26, 36, 46, 56, 66, 76, 86, 96
Almari 07
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 7,
yaitu : 07, 17, 27, 37, 47, 57, 67, 77, 87, 97
Almari 08
Terdiri dari 10 rak yang bertanda akhir 8,
yaitu : 08, 18, 28, 38, 48, 58, 68, 78, 88, 98
Almari 09
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 9,
yaitu : 09, 19, 29, 39, 49, 59, 69, 79, 89, 99
b.
c.
e.
Meneliti kelengkapan formulir dokumen
rekam medis
Melengkapi formulir dokumen rekam
medis
Menyediakan formulir dokumen rekam
medis
Mengambil dokumen rekam medis yang
belum kembali ke bagian iling
Memfotocopy apabila diperlukan.
Pembagian petugas di bagian iling di Rumah
Sakit Ken Saras Ungaran hanya ada 2 pegawai
dengan pembagian kerja menjadi 2 shift, yaitu
dari jam 07.00 sampai jam 14.00 untuk shift
pagi dan jam 14.00 sampai jam 21.00 untuk
shift siang.
Dengan adanya dokumen rekam medis salah
letak (misfile) akan mengakibatkan proses
pengambilan dokumen rekam medis lama
apabila tidak ditemukan dalam rak penyimpanan.
Berdasarkan prosedur tetap No. 014/SPI/IRMKS/I/2006 tentang penyimpanan dan pencarian
dokumen rekam medis pada bagian iling di
Rumah Sakit Ken Saras Ungaran (Lampiran 3),
apabila dokumen rekam medis tidak ditemukan
pada tempatnya, maka petugas menelusuri
berkas RM berdasarkan petunjuk yang ada
pada tracer.
PeMBahaSaN
Kebijakan tentang Penjajaran dan Pengambilan
Kembali Dokumen Rekam Medis di Bagian Filing
Urmah Sakit Ken Saras Ungaran.
Kebijakan tentang sistem penjajaran dokumen
rekam medis di rumah sakit Ken Saras Ungaran
sudah dijalankan oleh petugas iling. Petugas iling
Daru Cahyo Angara, dkk. Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran ...
bekerja sesuai dengan prosedur tetap dan kebijakan
tersebut. Namun, belum ada prosedur tetap yang
khusus tentang sistem penjajaran yang berisi tentang
bagaimana prosedur atau langkah-langkah dalam
melaksanakan sistem penjajaran dokumen rekam
medis angka akhir (Terminal Digit Filing) yang
benar, yaitu
a)
b)
c)
pelaksanaannya, bagian iling rumah sakit Ken
Saras Ungaran hanya terdapat 10 section, yaitu
mulai dari nomor 00 sampai 09.
a.
Kelebihan sistem penjajaran angka akhir
(Terminal Digit Filing) adalah :
1) Penambahan jumlah dokumen rekam
medis selalu tersebar secara merata ke
100 kelompok (section) didalam rak
penyimpanan.
2) Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section
tertentu misalnya ada 4 petugas
masing-masing diserahi section 00-24,
section 25-49.
3) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat
setip petugas rata-rata mengerjakan
jumlah rekam medis yang hampir
sama setiap harinya untuk setiap
harinya.
4) Rekam medis inaktif dapat diambil
dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya dokumen
rekam medis baru di section tersebut.
5) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan
timbulnya rak-rak kosong.
6) Dengan terkontrolnya rekam medis,
membantu memudahkan perencanaan
peralatan penyimpanan (jumlah rak)
7) Kekeliruan menyimpan (misile) dapat
dicegah karena petugas penyimpanan
hanya memperhatikan 2 angka saja
dalam memasukkan rekam medis
kedalam rak, sehingga jarang terjadi
kekeliruan membaca angka.
b.
Kekurangan sistem penjajaran angka akhir
(Termilal Digit Filing) adalah :
1) Latihan dan bimbingan bagi petugas
penyimpanan dalam sistem angka
akhir lebih lama dibandingkan latihan
menggunakan nomor langsung tetapi
pada umumnya petugas dapat dilatih
dalam waktu yang tidak lama.
2) Membutuhkan biaya lebih besar
karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.
(Depkes RI, 2006)
Petugas mengingat digit primer dan membawa
catatan ke area primer yang sesuai.
Disetiap bagian primer, Kelompok catatan diatur
menurut digit sekunder.
Setelah menemukan digit sekunder, petugas
mengarsipkan secara berurutan menurut digit
tertier. (Huffman, 1999)
Dalam kebijakan tersebut terdapat kekeliruan dalam
istilah penyimpanan dan penomoran. Menurut
Depkes RI (2006), penyimpanan sentralisasi adalah
penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat
jalan dan rawat inap disimpan dalam satu map.
Sedangkan satu orang mempunyai satu nomor untuk
selamanya adalah pengertian dari sistem penomoran.
Selain itu terdapat pula kesalahan dalam penulisan
comtoh penjajaran dokumen rekam medis menurut
angka akhir. Menurut Depkes RI (2006) tentang
sistem penjajaran angka akhir, 2 digit terakhir adalah
angka primer, 2 digit tengah adalah angka sekunder,
dan 2 digit terdepan adalah angka tertier.
1.
Pelaksanaan Penjajaran dokumen rekam
Medis di Bagian Filing rumah Sakit Ken
Saras ungaran.
Dalam pelaksanaan penjajaran dokumen
rekam medis di Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran, sistem penjajaran yang digunakan
bukan merupakan penerapan sistem penjajaran
angka akhir (Terminal Digit Filing) yang
benar menurut DepKes RI (2006) yaitu sistem
penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak
penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen
rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam
medis pada 2 angka kelompok akhir.
Pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis
di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran, penjajaran
dokumen rekam medis dijajarkan berdasarkan
rutan nomor rekam medis pada 1 digit angka
akhir.:
Menurut Depkes RI (2006), penjajaran angka
akhir (Terminal digit iling) terdiri dari 100
section karena menggunakan nomor akhir
mulai dari 00 sampai 99. Sedangkan dalam
Berdasarkan hasil wawancara dengan
petugas iling di Rumah Sakit Ken Saras
107
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1, Maret 2015
Ungaran, latar belakang pendidikan
petugas iling adalah SMA sehingga belum
ada pengetahuan khusus tentang rekam
medis. faktor penyebab terjadinya misile
adalah adanya faktor kelelahan petugas
iling. Menurut Budiono (2000), kelelahan
adalah kondisi melemahnya tenaga untuk
melakukan suatu kegiatan.
Di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras
Ungaran dalam pembagian tugas sebaiknya
sesuai dengan unit kerja rekam medis
masing masing agar petugas iling bisa
fokus terhadap tugas pokoknya di bagian
iling.
Di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran dalam
pelaksanaan penjajaran dokumen rekam
medis masih ditemukan dokumen rekam
medis salah letak (misfile). Pada saat
petugas menemukan dokumen rekam medis
salah letak maka petugas akan mengambil
dokumen rekam medis tersebut dan
mengembalikannya ke rak penyimpanan
yang sesuai dengan nomor rekam medis.
Dalam mengatasi terjadinya salah letak
dapat dilakukan dengan melakukan
penyisiran dokumen rekam medis secara
periodik.
Menurut Depkes RI (2006), penyisiran
dokumen rekam medis adalah pengamatan
terhadap penyimpanan yang dilakukan
secara periodik untuk menemukan salah
simpan dan menemukan kartu pinjam yang
rekam medisnya belum dikembalikan.
Di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran,
apabila akan dilakukan perubahan sistem
penjajaran dokumen rekam medis yang
benar, maka bisa dilakukan dengan cara
mengambil dan mengurutkan dokumen
rekam medis yang mempunyai nomor rak
00 terlebih dahulu sampai rak 09.
SIMPulaN
1.
108
Kebijakan sistem penjajaran yang digunakan
di bagian iling rumah sakit Ken Saras dalam
prosedur tetap No. 014/SPI/IRM-KS/I/2011
yang terbit pada tanggal 11 januari 2006 adalah
dengan sistem Terminal Digit Filing. Sedangkan
2.
kebijakan pengambilan kembali dokumen rekam
medis dilakukan oleh petugas iling berdasarkan
angka akhir.
Pelaksanaan penjajaran dokumen rekam
medis di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras
adalah dengan sistem angka akhir (Terminal
Digit Filing) atau sistem angka akhir. Namun,
belum sesuai dengan sistem penjajaran angka
akhir (Terminal Digit Filing) yang benar. Di
bagian iling Rumah Sakit Ken Saras Ungaran
masih ditemukan adanya salah letak dokumen
rekam medis (misile). Misile terjadi karena
petugas tidak fokus saat proses pengembalian
dokumen rekam medis dikarenakan beban
kerja petugas tidak hanya menyimpan dan
mengambil dokumen rekam medis saja, tetapi
ada tugas tambahan yang harus di kerjakan oleh
petugas iling. Menurut Prosedur Tetap No.
014/SPI/IRM-KS/I/2011 di Rumah Sakit Ken
Saras Ungaran, Apabila dokumen rekam medis
tidak ditemukan pada tempatnya, maka petugas
menelusuri berkas rekam medis berdasarkan
petunjuk yang ada pada tracer.
daftar PuStaKa
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2006.
Pedoman penyelenggaraan dan Prosedur
rekam Medis. Jakarta : Depkes RI.
, 2008. PerMenKes, RI NOo. 269/MENKES/
PER/III/2008 tentang rekam Medis. Jakarta:
Depkes RI
Huffman. Edna K. 1999. health Information
Menagement. Padang : Apikes Dharma
Lanbawa
Notoatmodjo S. 2005. Metodologi Penelitian
Kesehatan. Jakarta : PT Rineka Cipta
Rustiyanto, eri. 2011. Manajemen Filing Dokumen
rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia
Sugiyono, 2010. Metode Penelitian Pendidikan.
Bandung : Alfabetika
Taufiqurahman MA. 2003. Metodologi Penelitian
Kedokteran dan Kesehatan. Klaten Selatan
: CSGF