panduan pengabdian 2017 ANW
PEDOMAN
PENYUSUNAN DAFTAR NOMINATIF DAN
PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
TAHUN 2017
A. PENJELASAN PENGGUNAAN BIAYA
a. Relevansi belanja dengan program
b. Komposisi penggunaan biaya adalah sebagai berikut:
c. Honorarium/Upah (tidak lebih dari 30%)
d. Bahan habis dan suku Cadang
e. Perjalanan (maksimal 15%)
f. Lain-lain
B. PENGISIAN FORMULIR RENCANA BIAYA
Isilah secara rinci kolom-kolom dalam formulir, sebagai berikut.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Sebutkan nama jenis bahan dengan spesifikasinya,
Volume/jumlah per jenis bahan yang diperlukan,
Satuan masing-masing bahan yang diperlukan,
Harga satuan per jenis bahan,
Jumlah biaya per jenis bahan, dan
Jumlah biaya seluruh bahan yang diperlukan.
C. PEMBAYARAN BIAYA DAN PENYERAHAN BUKU LAPORAN
Pembayaran biaya kegiatan diatur dua tahap sebagai berikut.
I. TAHAP PERTAMA
Setelah pelaksana menyerahkan proposal kegiatan/proposal
berikut
nominatif
penggunaan
biaya
yang
telah
dikoreksi/disetujui oleh Fakultas dan Ketua Departemen
menandatangani Surat Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian, biaya
tahap pertama dapat dibayarkan sebesar 70% dari jumlah biaya
netto.
II. TAHAP KEDUA
Untuk pembayaran tahap ke-II sebesar 30%, pelaksana
berkewajiban:
1. Menyerahkan Laporan pengabdian (berupa graphical abstract
dan poster pengabdian) rangkap 2 sudah dijilid (1 eks. asli
dan 1 eks. fotokopi) ke Bagian adminsitrasi PPM dan telah
disetujui oleh Fakultas. Penyerahan laporan selambatlambatnya pada tanggal tersebut dalam surat perjanjian dan
dibuktikan dengan tanda terima.
2. Melaporkan barang yang bersifat aset dari hasil pembelian
dengan dana pengabdian ke masing-masing unit.
3. Semua pengeluaran yang terkena pajak segera disetorkan
pada saat dipungut, dilampiri dengan bukti setor dan e.faktur
(untuk pembelian barang).
4. Apabila ada sisa anggaran dikoordinasikan dengan bagian
administrasi PPM Fakultas, yang selanjutnya akan diteruskan
ke Direktorat Keuangan UGM.
III. Alokasi Dana
Alokasi dana untuk biaya riil yang di operasionalkan pelaksana di
lapangan sesuai daftar alokasi terlampir.
D. PROSEDUR PENGUSULAN KEGIATAN
1. Ketua Departemen mengajukan proposal kegiatan Pengabdian
kepada Masyarakat dengan biaya sesuai dengan kebutuhan
kegiatan pengabdian kepada masyarakat tiap departemen,
diserahkan ke Bagian administrasi PPM Fakultas rangkap 2 (dua)
bendel.
2. Besaran dana tiap proposal maksimum Rp 15.000.000,(limabelas juta rupiah) atau disesuaikan dengan alokasi
Departemen.
3. Proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat harus sesuai
dengan format seperti pada lampiran.
4. Setelah usulan dikoreksi oleh Fakultas, dikembalikan kepada
Koordinator untuk diperbaiki rangkap 2.
5. Perbaikan rangkap 2 (dijilid menggunakan sampul mika
transparan) serta hasil review yang berisi saran/koreksi
diserahkan ke Bagian administrasi PPM, untuk dimintakan
persetujuan Fakultas.
6. Persetujuan Fakultas tersebut untuk dasar pembuatan surat
perjanjian dan Surat Keputusan Dekan tentang pengangkatan
tim pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
7. Setelah Surat Perjanjian ditandatangani oleh Ketua Jurusan dan
Dekan, Koordinator dapat menerima dana tahap pertama
sebesar 70%.
8. Semua bukti pengeluaran wajib didokumentasikan dan disimpan
di setiap Departemen atau masing-masing penerima dana.
9. Disarankan tiap Departemen memiliki staf yang bertugas
melakukan dokumentasi administrasi dan keuangan
untuk
kegiatan Pengabdian.
10.
Dana berasal dari BPPTNBH 2017 sehingga harus
mengikuti peraturan dan SBU yang berlaku.
E. LAPORAN AKHIR KEGIATAN
1. Kegiatan pengabdian wajib didokumentasikan dengan baik
berupa foto-foto kegiatan (minimal 10 foto) dan video dengan
durasi 5-10 menit yang berisi kompilasi kegiatan yang
dilakukan di lokasi.
2. Adanya surat keterangan dari pemerintah desa setempat
mengenai kegiatan pengabdian di lokasi.
3. Laporan akhir berupa graphical abstract/ poster kegiatan
pengabdian, dengan format menyusul.
F. AGENDA KEGIATAN
Tanggal
Agenda
Keterangan
3 Februari 2017 Program dilaunching dan
ditawarkan ke Departemen
4-24 Februari
2017
Pembuatan proposal oleh
dosen pengusul dan
koordinasi di tingkat
Departemen
27 Februari
2017
Batas pengumpulan
proposal hibah dari KUD
PPM ke Fakultas Teknik
Ke Pak Murdiono PPM
1-15 Maret
2017
Review Proposal
Pembagian reviewer (8 Dep)
20 Maret 2017
Pengumuman Hasil review
21-26 Maret
2017
Perbaikan proposal
1 April 2017
Pelaksanaan Kontrak
15 November
2017
Batas Akhir pengumpulan
Laporan
Oleh PIC tiap proposal
- Dokumentasi dan vlog
- Surat keterangan
pemerintah desa
setempat
- Laporan berupa
graphical abstract/
poster
Yogyakarta, 2 Februari 2017
Dekan
Prof. Ir. Panut Mulyono, M.Eng.,
D.Eng.
NIP 196006011988031001
LAMPIRAN-LAMPIRAN:
1. Alokasi dana per departemen
2. Blanko usulan kegiatan
PENYUSUNAN DAFTAR NOMINATIF DAN
PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
TAHUN 2017
A. PENJELASAN PENGGUNAAN BIAYA
a. Relevansi belanja dengan program
b. Komposisi penggunaan biaya adalah sebagai berikut:
c. Honorarium/Upah (tidak lebih dari 30%)
d. Bahan habis dan suku Cadang
e. Perjalanan (maksimal 15%)
f. Lain-lain
B. PENGISIAN FORMULIR RENCANA BIAYA
Isilah secara rinci kolom-kolom dalam formulir, sebagai berikut.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Sebutkan nama jenis bahan dengan spesifikasinya,
Volume/jumlah per jenis bahan yang diperlukan,
Satuan masing-masing bahan yang diperlukan,
Harga satuan per jenis bahan,
Jumlah biaya per jenis bahan, dan
Jumlah biaya seluruh bahan yang diperlukan.
C. PEMBAYARAN BIAYA DAN PENYERAHAN BUKU LAPORAN
Pembayaran biaya kegiatan diatur dua tahap sebagai berikut.
I. TAHAP PERTAMA
Setelah pelaksana menyerahkan proposal kegiatan/proposal
berikut
nominatif
penggunaan
biaya
yang
telah
dikoreksi/disetujui oleh Fakultas dan Ketua Departemen
menandatangani Surat Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian, biaya
tahap pertama dapat dibayarkan sebesar 70% dari jumlah biaya
netto.
II. TAHAP KEDUA
Untuk pembayaran tahap ke-II sebesar 30%, pelaksana
berkewajiban:
1. Menyerahkan Laporan pengabdian (berupa graphical abstract
dan poster pengabdian) rangkap 2 sudah dijilid (1 eks. asli
dan 1 eks. fotokopi) ke Bagian adminsitrasi PPM dan telah
disetujui oleh Fakultas. Penyerahan laporan selambatlambatnya pada tanggal tersebut dalam surat perjanjian dan
dibuktikan dengan tanda terima.
2. Melaporkan barang yang bersifat aset dari hasil pembelian
dengan dana pengabdian ke masing-masing unit.
3. Semua pengeluaran yang terkena pajak segera disetorkan
pada saat dipungut, dilampiri dengan bukti setor dan e.faktur
(untuk pembelian barang).
4. Apabila ada sisa anggaran dikoordinasikan dengan bagian
administrasi PPM Fakultas, yang selanjutnya akan diteruskan
ke Direktorat Keuangan UGM.
III. Alokasi Dana
Alokasi dana untuk biaya riil yang di operasionalkan pelaksana di
lapangan sesuai daftar alokasi terlampir.
D. PROSEDUR PENGUSULAN KEGIATAN
1. Ketua Departemen mengajukan proposal kegiatan Pengabdian
kepada Masyarakat dengan biaya sesuai dengan kebutuhan
kegiatan pengabdian kepada masyarakat tiap departemen,
diserahkan ke Bagian administrasi PPM Fakultas rangkap 2 (dua)
bendel.
2. Besaran dana tiap proposal maksimum Rp 15.000.000,(limabelas juta rupiah) atau disesuaikan dengan alokasi
Departemen.
3. Proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat harus sesuai
dengan format seperti pada lampiran.
4. Setelah usulan dikoreksi oleh Fakultas, dikembalikan kepada
Koordinator untuk diperbaiki rangkap 2.
5. Perbaikan rangkap 2 (dijilid menggunakan sampul mika
transparan) serta hasil review yang berisi saran/koreksi
diserahkan ke Bagian administrasi PPM, untuk dimintakan
persetujuan Fakultas.
6. Persetujuan Fakultas tersebut untuk dasar pembuatan surat
perjanjian dan Surat Keputusan Dekan tentang pengangkatan
tim pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
7. Setelah Surat Perjanjian ditandatangani oleh Ketua Jurusan dan
Dekan, Koordinator dapat menerima dana tahap pertama
sebesar 70%.
8. Semua bukti pengeluaran wajib didokumentasikan dan disimpan
di setiap Departemen atau masing-masing penerima dana.
9. Disarankan tiap Departemen memiliki staf yang bertugas
melakukan dokumentasi administrasi dan keuangan
untuk
kegiatan Pengabdian.
10.
Dana berasal dari BPPTNBH 2017 sehingga harus
mengikuti peraturan dan SBU yang berlaku.
E. LAPORAN AKHIR KEGIATAN
1. Kegiatan pengabdian wajib didokumentasikan dengan baik
berupa foto-foto kegiatan (minimal 10 foto) dan video dengan
durasi 5-10 menit yang berisi kompilasi kegiatan yang
dilakukan di lokasi.
2. Adanya surat keterangan dari pemerintah desa setempat
mengenai kegiatan pengabdian di lokasi.
3. Laporan akhir berupa graphical abstract/ poster kegiatan
pengabdian, dengan format menyusul.
F. AGENDA KEGIATAN
Tanggal
Agenda
Keterangan
3 Februari 2017 Program dilaunching dan
ditawarkan ke Departemen
4-24 Februari
2017
Pembuatan proposal oleh
dosen pengusul dan
koordinasi di tingkat
Departemen
27 Februari
2017
Batas pengumpulan
proposal hibah dari KUD
PPM ke Fakultas Teknik
Ke Pak Murdiono PPM
1-15 Maret
2017
Review Proposal
Pembagian reviewer (8 Dep)
20 Maret 2017
Pengumuman Hasil review
21-26 Maret
2017
Perbaikan proposal
1 April 2017
Pelaksanaan Kontrak
15 November
2017
Batas Akhir pengumpulan
Laporan
Oleh PIC tiap proposal
- Dokumentasi dan vlog
- Surat keterangan
pemerintah desa
setempat
- Laporan berupa
graphical abstract/
poster
Yogyakarta, 2 Februari 2017
Dekan
Prof. Ir. Panut Mulyono, M.Eng.,
D.Eng.
NIP 196006011988031001
LAMPIRAN-LAMPIRAN:
1. Alokasi dana per departemen
2. Blanko usulan kegiatan