Harus mengetahui dan memahami sifat pertemuan Tahu kedudukan atau pangkat Memahami perilaku tamu yang datang ke kantor Sekretaris wajib menanyakan nama Sekretaris wajib menanyakan keperluan Sekretaris wajib mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan

HANDLING TAMU

  EVADA EL UMMAH KHOIRO, S.AB.,M.AB PERTEMUAN 5 PRODI D3 ADM. NIAGA SMT 2

TH AJARAN 2016/2017

A. Pengertian Tamu Kantor

  Adalah Seseorang atau kelompok yang datang ke sebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu.

  Tugas sekretaris: mengatur

  • Mulai dari membuat janji

  pertemuan antara

  • Konfirmasi, sampai

  pimpinan dengan tamu-

  • Menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor tamu.
  • Menciptakan suasana yang menyenangkan

  FUNGSI:

  • Agar tamu merasa nyaman
  • Mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama

KEWAJIBAN SEKRETARIS

  

Harus mengetahui dan memahami sifat pertemuan

Tahu kedudukan atau pangkat Memahami perilaku tamu yang datang ke kantor Sekretaris wajib menanyakan nama Sekretaris wajib menanyakan keperluan

Sekretaris wajib mengantar tamu bertemu dengan

pimpinan yang akan ditemuinya

B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan

  

Dalam Menerima Tamu (prinsip umum)

Prioritas perlu dipertimbangkan:

  • Apabila sudah ada janji, tepati waktu
  • Apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat

  

Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum,

Berikan sapaan ramah kepada tamu

  Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi. Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti:

  Secara khusus, hal yg harus dipehatikan: Penanganan ruangan tamu

  • buku tamu
  • kartu pengenal tamu
  • majalah/koran
  • brosur/katalog perusahaan
  • tempat sampah/asbak Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat
Melayani tamu: 

  

Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau

penampilan.

  Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.

   Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.

  

Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekedar

menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.

   Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak

   Ketika mengantar tamu ketempat tujuan 1.

  Berjalan agak kedepan 2. Posisi sedikit miring sambil 3. Sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.

   Membukakan pintu untuk tamu 1. kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk,

  2.

bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan

persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.

  

Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan

menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

C. Yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu 1.

  Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.

  2. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.

  3. Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.

  4. Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.

  5. Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan

  Etika sekretaris Berpenampilan rapi, bersih dan segar Berperilaku sopan dan ramah Ekspresi wajah yang hangat Menghafal nama tamu Senang bergaul dan luwes Menjadi pendengar yang baik Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku Bersikap hormat kepada tamu Memiliki semangat kerja yang tinggi Nada suara yang enak dan jelas Tenang dan menangani complain secara profesional Tidak menginterupsi pembicaraan tamu Tulus melayani tamu

D. Cara pelayanan tamu kantor

  Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya Memberikan kesan yang paling menyenangkan Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan pelayanan sebaik- baiknya secara wajar Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu

  Petunjuk Praktis Menghadapi Tamu Kantor Bersiaplah dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya setiap saat diri. Perhatikan

  Ceria dengan sikap bersahabat wajah Bila sedang

  Beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu menelpon dan duduk. tamu masuk Setelah telepon

  Berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya selesai Sapalah tamu

  “Selamat siang ada yang bisa saya bantu....” terlebih dahulu

  Suara Tidak terlalu keras dan tidak tinggi Sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan

  Bila anda mengenal tamu Sapalah dengan menyebut namanya Sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan

  Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama Tanyakan secara sopan nama dan dari mana seperti

  “Bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “Bapak dari perusahaan mana?”

LANGKAH MENERIMA TAMU

  Ucapkan salam Mengisi daftar tamu Mengantar tamu Tamu diterima oleh sekretaris pimpinan Tamu dipersilahkan menunggu Memberitahu kepada pimpinan

  

Contoh bentuk percakapan saat

menerima tamu: “Selamat Pagi/Siang/Bapak/Ibu ada yang bisa saya bantu”

  Jangan menggunakan kata sapaan seperti Mbak/Mas Saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu: “Mohon maaf Bapak/Ibu untuk kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan .”

  “Jika berkenan, saya bisa menuliskannya untuk Bapak/Ibu .” Saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada: “Mohon maaf Bapak/Ibu, “Mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami saat ini pimpinan kami

  1

  2 tidak ada di tempat. sedang tidak ada di tempat Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan Bagaimana kalau saya saya pastikan pimpinan buatkan janji bertemu kami akan menghubungi dengan pimpinan kami di Bapak/Ibu secepatnya hari lain? ”

  Bagaimana kalau besok ?” (Sebutkan hari dan jam lain sesuai dengan

F. Formulir Kedatangan Tamu

  

Hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan

telpon

   Informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya

   Form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan.

   Harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.

  Contoh Formulir

Kedatangan Tamu

E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayanannya:

  • Sapa dan tanyakan keperluannya
  • Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk
  • Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji
  • Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin
  • Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta
  • Persilahkan tamu untuk mengisi
  • Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar

  Tamu deng an perjanjian

  Ta m u ta k dikenal

  Tamu menola k memberi ta hu k eper lu ann y a

  formulir tamu

  dengan lengkap , jelaskan alasan Anda

  • Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu
  • Sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
  • Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain
  • >Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu
  • Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusaha mengusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, (ingat jangan pasang muka kecut atau judes)

  Ta m u at au pela ngga n yang da ta ng ta npa perjanjian

  Anggot a kelu arga atau te m an at asan

  Ta mu yang tak diing inkan

  • Perlakukan dengan baik
  • Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukanny a saat ini
  • Perlakukan sewajarnya, waspada dan bersiaplah membantu bila diperlukan
  • Terima secara wajar, tidak gaduh
  • Bila hendak membicaraka n masalah yang memakan waktu lama, ajak keruang tamu
  • Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu
  • >Meminta maaf dan jelaskan alasannya
  • Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru

  P ramu nia ga ata u sales man

  Ta mu lanj ut us ia atau cac at fisik

  A ng gota keluar ga ata u teman dekat sekretar is

  Tamu ketika ata san mem b a ta lka n jan ji

  Melayani tamu menurut kepentingannya

Tamu yg minta dana Tamu yg menawarkan Tamu yang ingin membeli

barang atau sumbangan barang atau jasa.

  biasanya ingin bertemu umumnya tamu ini sangat biasanya banyak bertingkah langsung dengan pimpinan sopan dan menyenangkan

  Ingin diperhatikan, melayaninya dengan sabar dan meminta bertemu langsung diistimewakan, bahkan oleh ramah dengan pimpinan pimpinan atur taktik dan strategi dalam menyodorkan formulir isian

  Bawa ke bagian pembelian melayani tamu tersebut memuat nama, alamat, instansi,

  Jangan lupa tawarkan minum atau maksud sumbangan persilakan untuk menghungi bagian lain (menangani dana) Jadi tidak harus bertemu

  Tamu aparat pemerintah: Bersifat kunjungan rutin

  Biasanya tidak meminta untuk bertemu pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi Sekretaris memberi laporan kepada pimpinan Pimpinan ingin bertemu untuk suatu hal penting

  Bersifat kunjungan khusus

Bentuk rombongan/ protokol

Pimpinan mutlak harus menyambut sendiri

Sekretaris wajib mengatur tata

upacara penyambutan tamu

Hidangkan makanan kecil dan minuman Siapkan cendera mata Pesanlah hotel, bila ada hal tak terduga

  Tamu Teman Pimpinan teman bisnis,relasi,atau mungkin teman sekolah dulu sekretaris harus mengenal tamu Tanyakan boleh menemui sekarang atau tidak Bila sibuk, persilakan ia untuk menunggu Penting!! Keperluannya, sekedar kangen, atau ada urusan bisnis penting