MAKALAH KESEKRETARISAN JURUSAN PENDIDI KA
MAKALAH
KESEKRETARISAN
Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Kesekretarisan
Dosen Pengampu : DRA.HJ.NANI SUTARNI. M.PD.
Disusun Oleh:
Wildan Muhammad Fikri
1406488
JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
BANDUNG
2014
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Puji syukur marilah kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat petunjukNyalah, kami selaku penyusun dapat menyelesaikan makalah ini sebaik-baiknya.
Penyusunan makalah ini bertujuan untuk :
1. Memenuhi salah satu tugas mata kuliah kesekretarisan
2. Menambah wawasan bagi para pembaca pada umumnya, dan bagi penyusun
pada khususnya.
Kami sangat menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih banyak
kekurangan, baik materi maupun penyajian serta penulisan yang tidak sesuai. Untuk itu
kami memohon maaf yang sebesar-besarnya, dan kami mengharapkan kritik dan juga
sarannya kepada semua pihak.
Kami juga mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak demi kesempurnaan
makalah ini untuk masa yang akan datang. Terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bandung, 20 September 2014
Penyusun,
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR......................................................................................
DAFTAR ISI....................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN...............................................................................
1.1 Latar Belakang............................................................................................
1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................
1.3 Tujuan.........................................................................................................
BAB II ISI........................................................................................................
2.1 Pengertian Kearsipan.................................................................................
2.2 Tujuan Kearsipan........................................................................................
2.3 Pengelolaan Kearsipan................................................................................
2.4 Sarana Kearsipan…………………………………………………………………
2.5 SistemKearsipan…………………………………………………………
BAB III PENUTUP .................................................................................……
3. 1 Kesimpulan ...........................................................................................…....
DAFTAR PUSTAKA ………………………………………….……….…..
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Arsip merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan organisasi. Arsip merupakan
suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Di dalam arsip
terkandung banyak sekali informasi, seperti sejarah berdirinya suatu organisasi, seperti
kegiatan yang telah dijalankan, maupun kegiatan-kegiatan yang akan di jalankan. Oleh
karena itu arsip dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman, informasi dan juga sebagai
pusat sejarah. Mengingat betapa pentingnya fungsi dari arsip ini, maka arsip juga di jadikan
salah satu bahan pertimbangan dalam menetapkan kebijakan kedepannya bagi suatu
organisasi.
Kearsipan merupakan suatu proses atau kegiatan yang di mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan serta
evaluasi menurut suatu system tertentu yang telah di tentukan.
Rumusan Masalah
Adapun Rumusan Masalah Ini Meliputi :
1. Apakah Yang Di Maksud Dengan Arsip?
2. Apa Tujuan Dari Pembuatan Arsip?
3. Bagaimana Mengelola Arsip?
4. Apa Saja Sarana Arsip Yang Di Gunakan?
5. Apa Saja System Terdapat Dalam Arsip?
1.2 Tujuan
1. Memberitahukan Pengertian Arsip
2. Menjelaskan Tujuan Arsip
3. Menerangkan Bagaimana Mengelola Arsip
4. Menjelasakan Sarana Apa Saja Yang Di Gunakan Dalam Arsip
5. Menjelaskan System Apa Saja Yang Terdapat Dalam Arsip
BAB II
ISI
2.1 Pengertian Arsip
Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan
suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.
Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip
dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran
maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang
dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan
Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan,
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur,
berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali.
2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang
dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan
sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.
c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barangbarang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
2.2Tujuan Arsip
1.Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
2.Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat
dan tepat
3.Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang kita
butuhkan
4.Untuk menghemat tempat penyimpanan.
5.Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6.Untuk menjaga kelestarian arsip.
Untuk menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggung jawaban, tentang
perencanaan, tentang pelaksanaan, dan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan
kemasyarakatan.
Dalam kegiatan menyelamatkan arsip yang memiliki informasi penting di dalamnya dan juga
merupakan bukti pertanggungjawaban yang sangat otentik, baik secara fisik maupun isinya,
maka arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem yang
memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali.
Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan banyak perlengkapan dan juga peralatan yang
cukup memadai baik dari segi jumlah maupun kualitas . Hal tersebut penting agar arsip arsip
tersebut dapat terlindung dari bahaya yang dapat mengancam menyebabkan terjadinya
bahaya kerusakan arsip pada arsip tersebut, adapun bahaya yang mengancam itu ialah seperti
bencana banjir, bahayan bencana kebakaran, bahaya tindakan pencurian, dan lain sebagainya.
Di setiap kantor tentu saja perlengkapan dan perlatan yang digunakan bermacam-macam
semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula
peralatan yang digunakan
2.3 Pengelolaan Arsip
1. Menyiangi arsip.
Arsip tidak teratur harus terlebih dahulu disiangi dari non arsip atau membuang sesuatu yang
tidak ada hubungannya dengan arsip seperti; map kosong, amplop, blanko, kardus berkas,
plastik-plastik dan lain sebagainya, hal ini dimaksudkan agar arsip menjadi bersih dan dapat
diber diberkaskan dengan baik.
2. Memilah arsip
Arsip-arsip yang telah terkumpul harus dipilah-pilah berdasarkan tahun terbitnya dan dipilah
berdasarkan Unit kerja pencipta arsip.
3. Menyatukan berkas
Berkas adalah kumpulan surat-surat yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan yang
saling berhubungan. Berkas ada yang berkelompok dan pula yang tuggal. Berkas yang
berkelompok terdiri dari beberapa item seperti arsip pendukung yang berkaitan yang
mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan dan lampiran-lampirannya. Apabila arsip yang
berkelompok tidak menyatu atau terpisah dengan item yang lain maka harus dicari dan
satukan sehingga menjadi berkas yang utuh.
4. Memasukkan berkas kedalam folder arsip
Folder adalah maf arsip yang mempunyai tab / telinga di sebelah kakan atas pada sisi
belakang folder. Pada tab ini di tulis judul / nama berkas. Folder ini hanya diisi dengan satu
berkas meskipun berkas tunggal (hanya satu lembar).
5. Mencatat / membuat daftar arsip
Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dicatat dalam Daftar Arsip secara berurutan
sesuai dengan tahun arsip dan klasifikasi masalah. Daftar arsip terdiri dari beberapa
kelompok arsip. Daftar Arsip Aktif, Daftar arsip in aktif atau daftar arsip yang diserahkan.
2.4 Sarana Arsip
1.
Map gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif. Arsip
dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alat untuk menggantungkan map
pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut dengan hanging
map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio.
Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi berkas. Tab ini
dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan.
Di dunia kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian,
terdapat warna lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya.
.
2. Filing cabinet, adalah semacam almari bersusun. Filing cabinet terdiri atas laci-laci. Pada
ujung atas laci tersebut terdapat hanger atau penggantung untuk menggantungkan map
gantung. Pada umumnya filing cabinet terbuat dari bahan metal
3. Guide, adalah alat penunjuk dari masing-masing sub pola klasifikasi arsip. Guide juga
dapat digunakan sebagai penyekat antara arsip dalam satu folder. Guide dilengkapi dengan
tab, sehingga memudahkan dalam membaca judul naskah yang terdapat di dalam folder.
Pada umumnya guide digunakan untuk penyimpanan arsip statis, namun banyak kalangan
juga menggunakannya untuk pengelolaan arsip dinamis.
4. Folder, adalah alat untuk mengelompokkan arsip sesuai pola klasifikasi yang digunakan.
Folder terbuat dari kertas. Folder digunakan untuk menyimpan arsip, yang kemudian folder
tersebut dimasukkan ke dalam boks arsip. Dalam satu folder dapat diisi dengan beberapa sub
pola klasifikasi, yang dipisahkan dengan guide.
5. Boks arsip, adalah kotak tempat menyimpan arsip inaktif dan arsip statis. Boks terbuat dari
bahan kertas kantor. Boks berbentuki balok dan dirancang sedemikian rupa sehingga dalam
merangkai boks tidak memerlukan perekat (lem). Boks arsip digunaka untuk menyimpan
berkas ukuran kertas folio.
6. Roll O Pact, adalah sarana penyimpanan arsip statis berbahan metal. Alat ini terdiri dari
almari-almari berjajar yang dapat digeser. Untuk menggeser almari, pada bagian bawahnya
terdapat lintasan rel.
Roll o pact berukuran besar dan harganya relative mahal. Pada umumnya, satu buah roll o
pact mampu menampung 150 boks arsip. Alat ini banyak diminati karena selain mampu
menampung banyak boks, alat ini juga hemat tempat atau ruang karena dapat disatukan dan
dapat digeser dengan mudah. Selain itu, alat ini memiliki daya tahan cukup lama dan mudah
dibersihkan.
2.5 Sistem Kearsipan
A.Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan
menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap
nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek
masalah.Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang
dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan
petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen
disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa :- Nama orang- Nama perusahaan / organisasiNama tempat / daerah- Nama benda / barang- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem
pengarsipan yang dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit
atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut
melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat
yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.Unit adalah
bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari
suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian
yang disebut unit.Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan
pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.Koding adalah suatu
kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol
adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang
dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang
dipakai.Ada dua macam petunjuk silang.a. Petunjuk silang langsungAdalah petunjuk silang
yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen
yang berisi lebih dari satu masalah.b. Petunjuk silang tak langsungAdalah petunjuk silang
yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya
yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :- Membaca surat atau
dokumen dengan teliti dan seksama- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap
untuk disimpan.- Menetapkan caption atau judul surat- Mengindeks tanda pengenal sesuai
peraturan- Membuat petunjuk silang- Memberi kode surat- Menyortir, yaitu memilah-milah
atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.Menyusun menurut susunan abjad.- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu
tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah- Filling cabinet; adalah
lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, suratsurat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.- Folder; adalah tempat untuk menyimpan
dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi
tanpa daun penutup.- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder.
Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton
tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada
perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.1. Daftar Indeks; adalah daftar yang
memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem
ini diterapkan.Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok
tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian
pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil,
disebut sub pembagian pembantu.2. Perlengkapan menyimpan surat- Filling Cabinet- GuideFolder- Kartu kendali3. Pemberian kode surat4. Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca
surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali5.
Menyimpan kartu kendali.
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam :
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)Sistem ini menetapkan kode
surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan
dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- GuideFolderb. Daftar klasifikasi nomorc. Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang
memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor
tertentu.Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan /
masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat
pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada
pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman pemberian kode
surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan
suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet
diperlukan 10 guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru
dalam setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih
dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam
kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam
folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu
kendali.
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode
penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem
penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu
dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling
cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu
kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam
sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan
penyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta.
Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb.
Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc. Sisa seluruh
angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folderCara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan
dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle DigitSistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal
Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua
angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan
kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang
kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat
dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode
kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam
angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan
warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir
bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1
huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan
nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.Surat disimpan dan diketemukan
kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota
dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder
yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu
dengan sistem abjad atau sistem tanggal.Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem
ini- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet,
guide, folder, dan kartu kendali.- Penyimpanan surat melalui prosedura. Melihat tanda
pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai
diproses dan boleh disimpan.b. Membaca suratc. Memberi kode suratd. Mencatat surat pada
kartu kendalie. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masingf. Menyimpan
suratg. Menyimpan kartu kendali- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama
seperti sistem-sistem lainnya.
E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat
diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)Yang diperlukan
untuk sistem ini adalah- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci
dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder,
dan kartu kendali.- Pembagian sistem tanggala. Pembagian utama menggambarkan tahun
(judul laci)b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)c. Pembagian kecil
menggambarkan tanggal (judul folder)- Susunan guide dan folder dalam filling cabineta. Laci
menggambarkan tahunb. Guide menggambarkan bulanc. Folder menggambarkan tanggal
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c.. Menyimpan surat.
2.6
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Arsip sebagai sumber informasi dapat dijadikan bahan pengambilan keputusan bagi
pimpinan organisasi, oleh karena itu perlu di manage dengan sebaik-baiknya agar setiap
kali diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.
Arsip juga harus di jaga dan diamankan dengan baik supaya arsip tidak rusak
karena arsip adalah hal yang terpenting dalam perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html/
http://www.dian4ngraeni.wordpress.com/2013/10/27/sistem-kearsipan/
http://www.erinherlian.blogspot.com/2012/10/pengertian-kearsipan.html?m=1
KESEKRETARISAN
Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Kesekretarisan
Dosen Pengampu : DRA.HJ.NANI SUTARNI. M.PD.
Disusun Oleh:
Wildan Muhammad Fikri
1406488
JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
BANDUNG
2014
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Puji syukur marilah kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat petunjukNyalah, kami selaku penyusun dapat menyelesaikan makalah ini sebaik-baiknya.
Penyusunan makalah ini bertujuan untuk :
1. Memenuhi salah satu tugas mata kuliah kesekretarisan
2. Menambah wawasan bagi para pembaca pada umumnya, dan bagi penyusun
pada khususnya.
Kami sangat menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih banyak
kekurangan, baik materi maupun penyajian serta penulisan yang tidak sesuai. Untuk itu
kami memohon maaf yang sebesar-besarnya, dan kami mengharapkan kritik dan juga
sarannya kepada semua pihak.
Kami juga mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak demi kesempurnaan
makalah ini untuk masa yang akan datang. Terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bandung, 20 September 2014
Penyusun,
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR......................................................................................
DAFTAR ISI....................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN...............................................................................
1.1 Latar Belakang............................................................................................
1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................
1.3 Tujuan.........................................................................................................
BAB II ISI........................................................................................................
2.1 Pengertian Kearsipan.................................................................................
2.2 Tujuan Kearsipan........................................................................................
2.3 Pengelolaan Kearsipan................................................................................
2.4 Sarana Kearsipan…………………………………………………………………
2.5 SistemKearsipan…………………………………………………………
BAB III PENUTUP .................................................................................……
3. 1 Kesimpulan ...........................................................................................…....
DAFTAR PUSTAKA ………………………………………….……….…..
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Arsip merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan organisasi. Arsip merupakan
suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Di dalam arsip
terkandung banyak sekali informasi, seperti sejarah berdirinya suatu organisasi, seperti
kegiatan yang telah dijalankan, maupun kegiatan-kegiatan yang akan di jalankan. Oleh
karena itu arsip dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman, informasi dan juga sebagai
pusat sejarah. Mengingat betapa pentingnya fungsi dari arsip ini, maka arsip juga di jadikan
salah satu bahan pertimbangan dalam menetapkan kebijakan kedepannya bagi suatu
organisasi.
Kearsipan merupakan suatu proses atau kegiatan yang di mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan serta
evaluasi menurut suatu system tertentu yang telah di tentukan.
Rumusan Masalah
Adapun Rumusan Masalah Ini Meliputi :
1. Apakah Yang Di Maksud Dengan Arsip?
2. Apa Tujuan Dari Pembuatan Arsip?
3. Bagaimana Mengelola Arsip?
4. Apa Saja Sarana Arsip Yang Di Gunakan?
5. Apa Saja System Terdapat Dalam Arsip?
1.2 Tujuan
1. Memberitahukan Pengertian Arsip
2. Menjelaskan Tujuan Arsip
3. Menerangkan Bagaimana Mengelola Arsip
4. Menjelasakan Sarana Apa Saja Yang Di Gunakan Dalam Arsip
5. Menjelaskan System Apa Saja Yang Terdapat Dalam Arsip
BAB II
ISI
2.1 Pengertian Arsip
Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan
suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.
Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip
dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran
maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang
dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan
Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan,
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur,
berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali.
2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang
dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan
sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.
c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barangbarang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
2.2Tujuan Arsip
1.Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
2.Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat
dan tepat
3.Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang kita
butuhkan
4.Untuk menghemat tempat penyimpanan.
5.Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6.Untuk menjaga kelestarian arsip.
Untuk menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggung jawaban, tentang
perencanaan, tentang pelaksanaan, dan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan
kemasyarakatan.
Dalam kegiatan menyelamatkan arsip yang memiliki informasi penting di dalamnya dan juga
merupakan bukti pertanggungjawaban yang sangat otentik, baik secara fisik maupun isinya,
maka arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem yang
memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali.
Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan banyak perlengkapan dan juga peralatan yang
cukup memadai baik dari segi jumlah maupun kualitas . Hal tersebut penting agar arsip arsip
tersebut dapat terlindung dari bahaya yang dapat mengancam menyebabkan terjadinya
bahaya kerusakan arsip pada arsip tersebut, adapun bahaya yang mengancam itu ialah seperti
bencana banjir, bahayan bencana kebakaran, bahaya tindakan pencurian, dan lain sebagainya.
Di setiap kantor tentu saja perlengkapan dan perlatan yang digunakan bermacam-macam
semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula
peralatan yang digunakan
2.3 Pengelolaan Arsip
1. Menyiangi arsip.
Arsip tidak teratur harus terlebih dahulu disiangi dari non arsip atau membuang sesuatu yang
tidak ada hubungannya dengan arsip seperti; map kosong, amplop, blanko, kardus berkas,
plastik-plastik dan lain sebagainya, hal ini dimaksudkan agar arsip menjadi bersih dan dapat
diber diberkaskan dengan baik.
2. Memilah arsip
Arsip-arsip yang telah terkumpul harus dipilah-pilah berdasarkan tahun terbitnya dan dipilah
berdasarkan Unit kerja pencipta arsip.
3. Menyatukan berkas
Berkas adalah kumpulan surat-surat yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan yang
saling berhubungan. Berkas ada yang berkelompok dan pula yang tuggal. Berkas yang
berkelompok terdiri dari beberapa item seperti arsip pendukung yang berkaitan yang
mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan dan lampiran-lampirannya. Apabila arsip yang
berkelompok tidak menyatu atau terpisah dengan item yang lain maka harus dicari dan
satukan sehingga menjadi berkas yang utuh.
4. Memasukkan berkas kedalam folder arsip
Folder adalah maf arsip yang mempunyai tab / telinga di sebelah kakan atas pada sisi
belakang folder. Pada tab ini di tulis judul / nama berkas. Folder ini hanya diisi dengan satu
berkas meskipun berkas tunggal (hanya satu lembar).
5. Mencatat / membuat daftar arsip
Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dicatat dalam Daftar Arsip secara berurutan
sesuai dengan tahun arsip dan klasifikasi masalah. Daftar arsip terdiri dari beberapa
kelompok arsip. Daftar Arsip Aktif, Daftar arsip in aktif atau daftar arsip yang diserahkan.
2.4 Sarana Arsip
1.
Map gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif. Arsip
dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alat untuk menggantungkan map
pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut dengan hanging
map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio.
Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi berkas. Tab ini
dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan.
Di dunia kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian,
terdapat warna lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya.
.
2. Filing cabinet, adalah semacam almari bersusun. Filing cabinet terdiri atas laci-laci. Pada
ujung atas laci tersebut terdapat hanger atau penggantung untuk menggantungkan map
gantung. Pada umumnya filing cabinet terbuat dari bahan metal
3. Guide, adalah alat penunjuk dari masing-masing sub pola klasifikasi arsip. Guide juga
dapat digunakan sebagai penyekat antara arsip dalam satu folder. Guide dilengkapi dengan
tab, sehingga memudahkan dalam membaca judul naskah yang terdapat di dalam folder.
Pada umumnya guide digunakan untuk penyimpanan arsip statis, namun banyak kalangan
juga menggunakannya untuk pengelolaan arsip dinamis.
4. Folder, adalah alat untuk mengelompokkan arsip sesuai pola klasifikasi yang digunakan.
Folder terbuat dari kertas. Folder digunakan untuk menyimpan arsip, yang kemudian folder
tersebut dimasukkan ke dalam boks arsip. Dalam satu folder dapat diisi dengan beberapa sub
pola klasifikasi, yang dipisahkan dengan guide.
5. Boks arsip, adalah kotak tempat menyimpan arsip inaktif dan arsip statis. Boks terbuat dari
bahan kertas kantor. Boks berbentuki balok dan dirancang sedemikian rupa sehingga dalam
merangkai boks tidak memerlukan perekat (lem). Boks arsip digunaka untuk menyimpan
berkas ukuran kertas folio.
6. Roll O Pact, adalah sarana penyimpanan arsip statis berbahan metal. Alat ini terdiri dari
almari-almari berjajar yang dapat digeser. Untuk menggeser almari, pada bagian bawahnya
terdapat lintasan rel.
Roll o pact berukuran besar dan harganya relative mahal. Pada umumnya, satu buah roll o
pact mampu menampung 150 boks arsip. Alat ini banyak diminati karena selain mampu
menampung banyak boks, alat ini juga hemat tempat atau ruang karena dapat disatukan dan
dapat digeser dengan mudah. Selain itu, alat ini memiliki daya tahan cukup lama dan mudah
dibersihkan.
2.5 Sistem Kearsipan
A.Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan
menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap
nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek
masalah.Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang
dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan
petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen
disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa :- Nama orang- Nama perusahaan / organisasiNama tempat / daerah- Nama benda / barang- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem
pengarsipan yang dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit
atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut
melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat
yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.Unit adalah
bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari
suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian
yang disebut unit.Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan
pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.Koding adalah suatu
kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol
adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang
dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang
dipakai.Ada dua macam petunjuk silang.a. Petunjuk silang langsungAdalah petunjuk silang
yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen
yang berisi lebih dari satu masalah.b. Petunjuk silang tak langsungAdalah petunjuk silang
yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya
yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :- Membaca surat atau
dokumen dengan teliti dan seksama- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap
untuk disimpan.- Menetapkan caption atau judul surat- Mengindeks tanda pengenal sesuai
peraturan- Membuat petunjuk silang- Memberi kode surat- Menyortir, yaitu memilah-milah
atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.Menyusun menurut susunan abjad.- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu
tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah- Filling cabinet; adalah
lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, suratsurat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.- Folder; adalah tempat untuk menyimpan
dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi
tanpa daun penutup.- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder.
Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton
tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada
perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.1. Daftar Indeks; adalah daftar yang
memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem
ini diterapkan.Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok
tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian
pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil,
disebut sub pembagian pembantu.2. Perlengkapan menyimpan surat- Filling Cabinet- GuideFolder- Kartu kendali3. Pemberian kode surat4. Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca
surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali5.
Menyimpan kartu kendali.
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam :
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)Sistem ini menetapkan kode
surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan
dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- GuideFolderb. Daftar klasifikasi nomorc. Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang
memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor
tertentu.Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan /
masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat
pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada
pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman pemberian kode
surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan
suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet
diperlukan 10 guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru
dalam setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih
dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam
kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam
folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu
kendali.
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode
penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem
penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu
dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling
cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu
kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam
sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan
penyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta.
Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb.
Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc. Sisa seluruh
angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folderCara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan
dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle DigitSistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal
Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua
angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan
kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang
kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat
dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode
kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam
angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan
warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir
bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1
huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan
nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.Surat disimpan dan diketemukan
kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota
dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder
yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu
dengan sistem abjad atau sistem tanggal.Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem
ini- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet,
guide, folder, dan kartu kendali.- Penyimpanan surat melalui prosedura. Melihat tanda
pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai
diproses dan boleh disimpan.b. Membaca suratc. Memberi kode suratd. Mencatat surat pada
kartu kendalie. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masingf. Menyimpan
suratg. Menyimpan kartu kendali- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama
seperti sistem-sistem lainnya.
E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat
diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)Yang diperlukan
untuk sistem ini adalah- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci
dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder,
dan kartu kendali.- Pembagian sistem tanggala. Pembagian utama menggambarkan tahun
(judul laci)b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)c. Pembagian kecil
menggambarkan tanggal (judul folder)- Susunan guide dan folder dalam filling cabineta. Laci
menggambarkan tahunb. Guide menggambarkan bulanc. Folder menggambarkan tanggal
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c.. Menyimpan surat.
2.6
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Arsip sebagai sumber informasi dapat dijadikan bahan pengambilan keputusan bagi
pimpinan organisasi, oleh karena itu perlu di manage dengan sebaik-baiknya agar setiap
kali diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.
Arsip juga harus di jaga dan diamankan dengan baik supaya arsip tidak rusak
karena arsip adalah hal yang terpenting dalam perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html/
http://www.dian4ngraeni.wordpress.com/2013/10/27/sistem-kearsipan/
http://www.erinherlian.blogspot.com/2012/10/pengertian-kearsipan.html?m=1