PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2012

PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 80 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan efisiensi dan tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan serta peningkatan pelayanan publik, telah ditetapkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

b. bahwa Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas perlu disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan perkembangan keadaan sehingga perlu diganti;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;

Mengingat...

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035)

2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang

Pembentukan

Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);

3. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 91 Tahun 2011;

4. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 92 Tahun 2011;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI TENTANG PEDOMAN

TATA

NASKAH

DINAS INSTANSI

PEMERINTAH.

Pasal 1...

Pasal 1

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah adalah sebagaimana tercantum

Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

dalam

Pasal 2

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 merupakan acuan bagi seluruh instansi pemerintah dalam menyelenggarakan tata naskah dinas.

Pasal 3

Tata naskah dinas yang telah ada di instansi pemerintah secara bertahap agar disesuaikan dengan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini paling lambat 2 (dua) tahun sejak Peraturan Menteri ini ditetapkan.

Pasal 4

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 5...

Pasal 5

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan

Peraturan

Menteri

ini dengan

penempatannya

dalam Berita

Negara Republik

Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 Desember 2012

MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA,

ttd

AZWAR ABUBAKAR

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 9 Januari 2013

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

AMIR SYAMSUDIN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013 NOMOR 69

Salinan sesuai dengan aslinya KEMENTERIAN PAN DAN RB

Kepala Biro Hukum dan Humas,

Gatot Sugiharto

PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.

Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. Dengan adanya Undang Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu

Kebangsaan...

Kebangsaan, dan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, ketentuan dalam Pedoman Umum Tata Naskah Dinas tersebut perlu disesuaikan.

Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 perlu disempurnakan.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas pada instansi pemerintah.

2. Tujuan

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.

C. Sasaran

Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah adalah:

pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh instansi pemerintah;

2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;

4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;

5. berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.

D. Asas...

D. Asas

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini disusun berdasarkan asas sebagai berikut.

1. Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.

3. Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.

4. Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan

Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. Keamanan

Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

E. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penanda

tangan...

tangan naskah dinas; penggunaan lambang negara dan logo dalam naskah dinas; serta perubahan, pencabutan,pembatalan, dan ralat naskah dinas.

F. Pengertian Umum

Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut.

1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.

3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi

penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.

5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri dan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi dan kabupaten/kota.

7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.

8. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas instansi pemerintah.

BAB II...

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan sebagai berikut.

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.

1. Naskah Dinas Pengaturan

Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat edaran.

a. Peraturan

Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang- undangan.

b. Pedoman

1) Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.

2) Wewenang...

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan pejabat yang berwenang.

3) Susunan

a) Lampiran

Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris.

b) Kepala

Bagian kepala pedoman terdiri dari (1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari (1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, danpengertian umum; (2) materi pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan

penjabaran lebih lanjut.

d) Kaki...

d) Kaki

Bagian kaki pedoman terdiri dari (1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa

mencantumkan gelar. Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 1A dan 1B.

CONTOH 1A...

CONTOH 1B

FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

Logo dan nama Logo instansi yang telah

dicetak

NAMA INSTANSI

LAMPIRAN PERATURAN KEPALA…………………

Penulisan Lampiran

REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN ... TENTANG ……………………………. PEDOMAN ………………………… …

PEDOMAN

Judul Pedoman yang

………………………………… ditulis dengan huruf

kapital

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

B. Maksud dan Tujuan

…………………………...……………………………………………..…………………… Memuat latar

C. Sasaran

belakang tentang

………………………………..………………………………………..…………………….. ditetapkannya pedoman, maksud

D. Asas

dan tujuan, sasaran, ………………..……..….……………………………………………..…………………….. asas, ruang lingkup,

E. Ruang Lingkup dan pengertian

………………..……..….……………………………………………..………………….. umum

F. Pengertian Umum

BAB II

A. …………….…….………………………………………………………………………….. Terdiri dari konsepsi B. dan seterusnya

dasar/pokok-pokok

BAB III

A. ……...………….………………………………………………………………….. B. dan seterusnya

NAMA JABATAN,

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis

Tanda Tangan

dengan huruf kapital

dan Cap jabatan

NAMA LENGKAP

c. Petunjuk...

c. Petunjuk Pelaksanaan

1) Pengertian

Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat

pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.

cara

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.

3) Susunan

a) Lampiran

Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris.

b) Kepala

Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital,

dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris.

c) Batang...

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan

tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu;

(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.

d) Kaki

Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk

pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang

ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi

Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku.

Format petunjuk pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2A dan 2B.

CONTOH 2A...

CONTOH 2A FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak

NAMA JABATAN ……………………….. REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN

Penulisan Lampiran

PERATURANMENTERI …………… REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN ... TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN…………..

PETUNJUK PELAKSANAAN

Judul Juklak yang

………………………………… ditulis dengan

huruf kapital

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Memuat alasan ………………………...……………………………………………..…………………………. tentang ditetapkannya

B. Maksud dan Tujuan

petunjuk …………………………..………………………………………..…………………………. pelaksanaan, maksud dan tujuan, sasaran,

C. Ruang Lingkup

ruang lingkup, dan ……………..……..….……………………………………………..………………………….

D. Pengertian Umum

pengertian umum

BAB II PELAKSANAAN

Menunjukkan urutan tindakan,

A. …………………………………………………..…………………………. pengorganisasian,

B. dan seterusnya koordinasi , pengawasan

pengendalian, dsb.

NAMA JABATAN,

Nama jabatan dan

Tanda Tangan dan Cap jabatan

nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital

NAMA LENGKAP

CONTOH 2B...

CONTOH 2B FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

Logo dan nama Logo instansi yang telah

dicetak

NAMA INSTANSI

LAMPIRAN

Penulisan Lampiran

PERATURAN KEPALA………… REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN ... TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN………..

PETUNJUK PELAKSANAAN

Judul Juklak yang

………………………………… ditulis dengan

huruf kapital

BAB I PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

………………………...…………………………………………..…………………………. Memuat alasan

tentang ………………………...……………………………………………..………………………….

B. Maksud dan Tujuan

ditetapkannya petunjuk

pelaksanaan, maksud …………………………..………………………………………..………………………….

C. Ruang Lingkup

dan tujuan, sasaran,

D. Pengertian Umum ruang lingkup, dan

………..……..….……………………………………………..…………………………. pengertian umum

Menunjukkan urutan

BAB II

tindakan,

pengorganisasian, A. koordinasi , …………………………………………………..…………………………. pengendalian, dsb. B. dan seterusnya

PELAKSANAAN

NAMA JABATAN,

Nama jabatan dan

Tanda Tangan dan Cap jabatan

nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital

NAMA LENGKAP

d. Standar...

d. Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan.

SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi pemerintahan diatur dengan peraturan perundang-undangan.

e. Surat Edaran

1) Pengertian

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi pemerintah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat edaran terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara dan

nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris;

(2) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah lambang negara/logo instansi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris,

(3) kata...

(3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf

kapital secara simetris di bawah kata tentang.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang

menjadi dasar pembuatan surat edaran; (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

c) Kaki

Bagian kaki surat edaran terdiri dari (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan

huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat penanda tangan; (4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan

huruf kapital; (5) cap dinas.

4) Distribusi

Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.

Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 3A dan 3B.

CONTOH 3A...

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)

Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu Keputusan,

a. Pengertian

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk:

1) menetapkan/mengubah

kepegawaian/personal/ keanggotaan/material/peristiwa;

status

2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim;

3) menetapkan pelimpahan wewenang.

b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari: (a) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama

jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(b) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; (e) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; (f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis

dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.

2) Konsiderans...

2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari (a) kata

yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan

tentang perlu ditetapkannya Keputusan; (b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan.

3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut. (a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan

huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital.

(b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata

menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital. (c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang- undangan.

4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.

5) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari (a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan; (b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf

kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan;

(d) nama...

(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

d. Pengabsahan

1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan.

2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.

e. Distribusi

Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

f. Hal yang Perlu Diperhatikan

Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4.

CONTOH 4...

3. Naskah Dinas Penugasan

a. Instruksi

1) Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala instruksi terdiri dari (1) kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara dan

tulisan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; (4) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; (5) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; (6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris.

b) Konsiderans...

b) Konsiderans

Bagian konsiderans instruksi terdiri dari (1) kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan

instruksi; (2) kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai

landasan penetapan instruksi.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi.

d) Kaki

Bagian kaki instruksi terdiri dari (1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal

penetapan instruksi; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang

ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi dan Tembusan

Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang- undangan.

b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

Format instruksi dapat dilihat pada Contoh 5A dan 5B.

CONTOH 5A...

CONTOH 5A

FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

Lambang Negara dan nama jabatan yang telah

NAMA JABATAN

dicetak

……………………….. REPUBLIK INDONESIA

INSTRUKSI …………………….………………

NOMOR … TAHUN ….

Judul Instruksi

TENTANG

yang ditulis

dengan huruf

NAMA JABATAN …………………………………..

kapital

Dalam rangka …………………….………..………..………... dengan ini memberi instruksi Memuat alasan tentang perlu Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai; ditetapkan Instruksi 2. Nama/Jabatan Pegawai;

3. Nama/Jabatan Pegawai; 4. Nama/Jabatan Pegawai;

Daftar pejabat yang menerima Instruksi

Untuk : Memuat substansi KESATU : …………………………………………………………………………..

tentang arahan yang diinstruksikan

KEDUA: …………………………………………………………………………..

KETIGA: …………………………………………………………………………..

KEEMPAT: Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.

Instruksi …. ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Kota sesuai dengan alamat instansi dan

Dikeluarkan di ……………………

tanggal pada penandatanganan tanggal …………………...

NAMA JABATAN,

Tanda Tangan dan Cap jabatan

Nama jabatan dan nama lengkap yang

NAMA LENGKAP

ditulis dengan huruf kapital

CONTOH 5B...

CONTOH 5B

FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

Logo dan nama Logo jabatan yang telah dicetak

NAMA INSTANSI

INSTRUKSI …………………….………………

NOMOR … TAHUN ….

Judul Instruksi

…………………………………………………………. yang ditulis

TENTANG

dengan huruf

NAMA JABATAN …………………………………..

kapital Memuat alasan

D alam rangka …………………….………..………..………... dengan ini memberi instruksi tentang perlu ditetapkan

Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai; Instruksi 2. Nama/Jabatan Pegawai;

3. Nama/Jabatan Pegawai; 4. Nama/Jabatan Pegawai;

Daftar pejabat yang menerima Instruksi

Untuk : Memuat substansi KESATU : …………………………………………………………………………..

tentang arahan yang diinstruksikan

KEDUA: …………………………………………………………………………..

KETIGA: …………………………………………………………………………..

KEEMPAT: Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.

Instruksi …. ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Kota sesuai dengan alamat instansi dan

Dikeluarkan tanggal di …………………… penandatanganan

p ada tanggal …………………...

NAMA JABATAN,

Nama jabatan dan

Tanda Tangan dan Cap jabatan

nama lengkap yang ditulis dengan huruf

NAMA LENGKAP

kapital

b. Surat...

b. Surat Perintah

1) Pengertian

Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat perintah terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris;

(2) kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut. (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar:

pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.

(2) Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan.

c) Kaki...

c) Kaki

Bagian kaki surat perintah terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat perintah; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis

dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah,

yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;

(5) cap dinas.

4) Distribusi dan Tembusan

a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah.

b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.

c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.

Format surat perintah dapat dilihat pada Contoh 6A dan 6B.

CONTOH 6A...

CONTOH 6A FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

Lambang Negara dan

nama jabatan yang telah

NAMA JABATAN

dicetak

……………………….. REPUBLIK INDONESIA

SURAT PERINTAH NOMOR …/../../..

Nama Jabatan

a. bahwa …………………………………………………………….…; b. bahwa ……………………………………………………………..…;

Memuat Dasar Peraturan/ dasar : 1. …………………………………………………………………………; ditetapkan Surat

Perintah

Daftar Pejabat Kepada

Memberi Perintah

yang menerima

perintah

3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.

Memuat Substansi Untuk

arahan yang

diperintahkan

3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal

Nama Tempat, Tanggal

penandatanganan

Nama Jabatan,

Nama jabatan dan

Tanda Tangan dan Cap Instansi

nama lengkap yang ditulis dengan

Nama Lengkap

huruf awal kapital

Tembusan: 1. .... 2. .…

CONTOH 6B

CONTOH 6B...

FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

Logo dan nama Logo instansi yang telah

dicetak

NAMA INSTANSI

SURAT PERINTAH

NOMOR …/../../..

Nama Jabatan

a. bahwa …………………………………………………………….…; b. bahwa ……………………………………………………………..…;

Memuat Peraturan/ dasar Dasar

ditetapkan Surat

Perintah

Daftar Pejabat Kepada

Memberi Perintah

yang menerima

perintah

3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.

Memuat Substansi Untuk

arahan yang

diperintahkan

3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal

Nama Tempat, Tanggal

penandatanganan

Nama Jabatan,

Tanda Tangan dan Cap Instansi

Nama jabatan dan nama lengkap yang Nama Lengkap ditulis dengan huruf awal kapital

Tembusan: 1. .... 2. .…

c. Surat Tugas

c.Surat...

1) Pengertian

Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris;

(2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal berikut. (1) Konsiderans

dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat

meliputi pertimbangan

ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

mendapat...

c) Kaki

Bagian kaki surat tugas terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis

dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas,

yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;

(5) cap dinas.

4) Distribusi dan Tembusan

a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.

b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.

c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.

Format surat tugas dapat dilihat pada Contoh 7.

CONTOH 7...

CONTOH 7 FORMAT SURAT TUGAS

Logo Logo dan nama

instansi yang telah dicetak

NAMA INSTANSI

Penomoran yang

SURAT TUGAS

berurutan dalam

NOMOR …/../../2012 satu tahun takwin

…………………….. Nama Jabatan

yang menandatangani

Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….… b. bahwa ……………………………………………………………..… Memuat

Peraturan/ dasar Dasar : 1. ………………………………………………………………………; ditetapkan Surat Tugas 2. ………………………………………………………………………;

Memberi Tugas

Daftar Pejabat Kepada : 1. ………………………………………………………………………; yang menerima 2. ………………………………………………………………………; tugas

4. dan seterusnya.

Memuat Substansi Untuk arahan yang : 1. ………………………………………………………………………; 2. ………………………………………………………………………; ditugaskan

4. dan seterusnya.

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal

Nama Tempat, Tanggal

penandatanganan

Nama Jabatan,

Nama jabatan dan

Tanda Tangan dan Cap Instansi

nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital

Nama Lengkap

Tembusan: 1. .... 2. .…

B. Naskah...

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern

a. Nota Dinas

1) Pengertian

Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala nota dinas terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan

organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; (2) kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti

dengan tanda baca titik; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang...

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas.

c) Kaki

Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu).

4) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.

b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi.

c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.

Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 8.

CONTOH 8...

b. Memorandum

1) Pengertian

Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala memorandum terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan

organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri/pejabat negara, kop naskah dinas menggunakan lambang negara;

(2) kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital; (3) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan

huruf kapital; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan.

c) Kaki...

c) Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan.

4) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas;

b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi;

c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.

Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 9A dan 9B.

CONTOH 9A...

2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern

Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu surat dinas.

a. Pengertian

Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan

pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.

b. Wewenang Penandatanganan

Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat dinas terdiri dari

a) kop surat dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara) secara simetris;

b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) kata Yth., ditulis di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat;

e) alamat surat, ditulis di bawah Yth.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup.

3) Kaki...

3) Kaki

Bagian kaki surat dinas terdiri dari

a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma;

b) tanda tangan pejabat;

c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital;

d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan;

e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada)

d. Distribusi

Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas;

2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya;

3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.

Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 10.

CONTOH 10A...

3. Surat Undangan

a. Pengertian

Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

b. Kewenangan

Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat undangan terdiri dari

a) kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara);

b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari

a) alinea pembuka;

b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara;

c) alinea penutup.

3) Kaki...

3) Kaki

Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital.

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran;

2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.

Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 11.

CONTOH 11A...

CONTOH 11A FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak

NAMA JABATAN ……………………….. REPUBLIK INDONESIA

Tempat dan Nomor : ../../../../… Tempat, (Tgl.,Bln.,Thn)

tanggal Sifat :

pembuatan surat Lampiran : Hal :

Yth. ………………………….… …….………………………….…

Alamat tujuan yang ………….…………………….…

ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup ………………………………(Alinea Pembuka dan isi)..………………….. banyak, dapat dibuat ……………………………………………………..……………………………………… pada daftar lampiran

pada hari, tanggal: ……………………………… waktu

………………………………(Alinea Penutup)……………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… ……………………………………………………..………………………………………

Nama Jabatan,

Nama jabatan dan nama

lengkap yang ditulis dengan

(Tanda Tangan dan Cap Instansi)

Nama Lengkap huruf awal kapital

Tembusan: 1. …………………. 2. …………………. 3. ………………….

CONTOH 11B...

CONTOH 11D FORMAT KARTU UNDANGAN

NAMA JABATAN ……………………….. REPUBLIK INDONESIA

Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara

pada acara

hari …………/ (tanggal) ………, pukul ………….WIB

bertempat di ……………………

 Harap hadir 30 menit sebelum Pakaian : Acara dimulai dan undangan Laki- laki : ……………… dibawa Per empuan: ………………

 Konfirmasi: TNI/Polri : ……………… ………………………….

C. Naskah...

C. Naskah Dinas Khusus

1. Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama.

a. Perjanjian Dalam Negeri

1) Pengertian

Kerja sama perjanjian dalam negeri antarinstansi baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Perjanjian yang dilakukan antarinstansi pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari (1) lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan secara

simetris, atau logo (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi;

(2) nama instansi; (3) judul perjanjian; dan (4) nomor.

b) Batang...

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.

c) Kaki

Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

b. Perjanjian Internasional

Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 12A dan 12B.

CONTOH 12A...

Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN

Pasal 6 LAIN-LAIN

Apabila terjadi haL-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.

(2) Yang termasuk force Majeure adalah: a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter;

c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.

Pasal 7 PENUTUP

Nama Institusi Nama Institusi

Nama Jabatan Nama Jabatan

Tanda Tangan Tanda tangan

Nama Nama

CONTOH 12B...

CONTOH 12B FORMAT PERJANJIAN KERJA SAMA PEMERINTAH LINGKUP NASIONAL

KERJA SAMA ANTARA

Judul perjanjian

(Kementerian/Lembaga dan Pemda) (nama naskah

dinas, para pihak, objek

DAN

perjanjian)

(Kementerian/Lembaga dan Pemda)

TENTANG (Program) ………………………………………....

…………………….. yang berurutan

dalam satu tahun takwin (Kementerian/Lembaga dan Pemda) dan (Kementerian/Lembaga dan Pemda) …………………………………………………………………….

Kedua belah pihak sepakat untuk mangadakan kerja sama dalam rangka (Program) …………….. dengan ketentuan sebagai berikut.

Pasal 1 TUJUAN KERJA SAMA

Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJASAMA

Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN

Pasal 4 PEMBIAYAAN

Pasal 5...

Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN

Pasal 6 LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tagas pekerjaan dengan porsetujuan kedua betah pihak.

(2) Yang termasuk force majeure adalah a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh pihak pertama dan pihak kedua.

Pasal 7 PENUTUP

Nama Institusi Nama Institusi

Nama Jabatan, Nama Jabatan,

Tanda Tangan Tanda Tangan

Nama Nama

2. Surat...

2. Surat Kuasa

a. Pengertian

Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.

b. Susunan