PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2012
PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 80 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan efisiensi dan tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan serta peningkatan pelayanan publik, telah ditetapkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
b. bahwa Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas perlu disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan perkembangan keadaan sehingga perlu diganti;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
Mengingat...
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035)
2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan
Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
3. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 91 Tahun 2011;
4. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 92 Tahun 2011;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI TENTANG PEDOMAN
TATA
NASKAH
DINAS INSTANSI
PEMERINTAH.
Pasal 1...
Pasal 1
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah adalah sebagaimana tercantum
Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
dalam
Pasal 2
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 merupakan acuan bagi seluruh instansi pemerintah dalam menyelenggarakan tata naskah dinas.
Pasal 3
Tata naskah dinas yang telah ada di instansi pemerintah secara bertahap agar disesuaikan dengan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini paling lambat 2 (dua) tahun sejak Peraturan Menteri ini ditetapkan.
Pasal 4
Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 5...
Pasal 5
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Peraturan
Menteri
ini dengan
penempatannya
dalam Berita
Negara Republik
Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 Desember 2012
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA,
ttd
AZWAR ABUBAKAR
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 9 Januari 2013
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
ttd
AMIR SYAMSUDIN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013 NOMOR 69
Salinan sesuai dengan aslinya KEMENTERIAN PAN DAN RB
Kepala Biro Hukum dan Humas,
Gatot Sugiharto
PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.
Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. Dengan adanya Undang Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu
Kebangsaan...
Kebangsaan, dan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, ketentuan dalam Pedoman Umum Tata Naskah Dinas tersebut perlu disesuaikan.
Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 perlu disempurnakan.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas pada instansi pemerintah.
2. Tujuan
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.
C. Sasaran
Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah adalah:
pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh instansi pemerintah;
2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;
3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;
4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;
5. berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.
D. Asas...
D. Asas
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini disusun berdasarkan asas sebagai berikut.
1. Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
2. Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
3. Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.
4. Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.
5. Kecepatan dan Ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
6. Keamanan
Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penanda
tangan...
tangan naskah dinas; penggunaan lambang negara dan logo dalam naskah dinas; serta perubahan, pencabutan,pembatalan, dan ralat naskah dinas.
F. Pengertian Umum
Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut.
1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.
3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.
5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri dan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi dan kabupaten/kota.
7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.
8. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas instansi pemerintah.
BAB II...
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan sebagai berikut.
A. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
1. Naskah Dinas Pengaturan
Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat edaran.
a. Peraturan
Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang- undangan.
b. Pedoman
1) Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.
2) Wewenang...
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan pejabat yang berwenang.
3) Susunan
a) Lampiran
Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris.
b) Kepala
Bagian kepala pedoman terdiri dari (1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari (1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, danpengertian umum; (2) materi pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan
penjabaran lebih lanjut.
d) Kaki...
d) Kaki
Bagian kaki pedoman terdiri dari (1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar. Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 1A dan 1B.
CONTOH 1A...
CONTOH 1B
FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA
Logo dan nama Logo instansi yang telah
dicetak
NAMA INSTANSI
LAMPIRAN PERATURAN KEPALA…………………
Penulisan Lampiran
REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN ... TENTANG ……………………………. PEDOMAN ………………………… …
PEDOMAN
Judul Pedoman yang
………………………………… ditulis dengan huruf
kapital
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Maksud dan Tujuan
…………………………...……………………………………………..…………………… Memuat latar
C. Sasaran
belakang tentang
………………………………..………………………………………..…………………….. ditetapkannya pedoman, maksud
D. Asas
dan tujuan, sasaran, ………………..……..….……………………………………………..…………………….. asas, ruang lingkup,
E. Ruang Lingkup dan pengertian
………………..……..….……………………………………………..………………….. umum
F. Pengertian Umum
BAB II
A. …………….…….………………………………………………………………………….. Terdiri dari konsepsi B. dan seterusnya
dasar/pokok-pokok
BAB III
A. ……...………….………………………………………………………………….. B. dan seterusnya
NAMA JABATAN,
Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis
Tanda Tangan
dengan huruf kapital
dan Cap jabatan
NAMA LENGKAP
c. Petunjuk...
c. Petunjuk Pelaksanaan
1) Pengertian
Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat
pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.
cara
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.
3) Susunan
a) Lampiran
Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris.
b) Kepala
Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital,
dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris.
c) Batang...
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan
tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu;
(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.
d) Kaki
Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk
pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang
ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
4) Distribusi
Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku.
Format petunjuk pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2A dan 2B.
CONTOH 2A...
CONTOH 2A FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA
Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak
NAMA JABATAN ……………………….. REPUBLIK INDONESIA
LAMPIRAN
Penulisan Lampiran
PERATURANMENTERI …………… REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN ... TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN…………..
PETUNJUK PELAKSANAAN
Judul Juklak yang
………………………………… ditulis dengan
huruf kapital
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Memuat alasan ………………………...……………………………………………..…………………………. tentang ditetapkannya
B. Maksud dan Tujuan
petunjuk …………………………..………………………………………..…………………………. pelaksanaan, maksud dan tujuan, sasaran,
C. Ruang Lingkup
ruang lingkup, dan ……………..……..….……………………………………………..………………………….
D. Pengertian Umum
pengertian umum
BAB II PELAKSANAAN
Menunjukkan urutan tindakan,
A. …………………………………………………..…………………………. pengorganisasian,
B. dan seterusnya koordinasi , pengawasan
pengendalian, dsb.
NAMA JABATAN,
Nama jabatan dan
Tanda Tangan dan Cap jabatan
nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital
NAMA LENGKAP
CONTOH 2B...
CONTOH 2B FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA
Logo dan nama Logo instansi yang telah
dicetak
NAMA INSTANSI
LAMPIRAN
Penulisan Lampiran
PERATURAN KEPALA………… REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN ... TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN………..
PETUNJUK PELAKSANAAN
Judul Juklak yang
………………………………… ditulis dengan
huruf kapital
BAB I PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
………………………...…………………………………………..…………………………. Memuat alasan
tentang ………………………...……………………………………………..………………………….
B. Maksud dan Tujuan
ditetapkannya petunjuk
pelaksanaan, maksud …………………………..………………………………………..………………………….
C. Ruang Lingkup
dan tujuan, sasaran,
D. Pengertian Umum ruang lingkup, dan
………..……..….……………………………………………..…………………………. pengertian umum
Menunjukkan urutan
BAB II
tindakan,
pengorganisasian, A. koordinasi , …………………………………………………..…………………………. pengendalian, dsb. B. dan seterusnya
PELAKSANAAN
NAMA JABATAN,
Nama jabatan dan
Tanda Tangan dan Cap jabatan
nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital
NAMA LENGKAP
d. Standar...
d. Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan.
SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi pemerintahan diatur dengan peraturan perundang-undangan.
e. Surat Edaran
1) Pengertian
Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi pemerintah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat edaran terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara dan
nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris;
(2) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah lambang negara/logo instansi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris,
(3) kata...
(3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris di bawah kata tentang.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang
menjadi dasar pembuatan surat edaran; (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
c) Kaki
Bagian kaki surat edaran terdiri dari (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan
huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat penanda tangan; (4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan
huruf kapital; (5) cap dinas.
4) Distribusi
Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.
Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 3A dan 3B.
CONTOH 3A...
2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu Keputusan,
a. Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk:
1) menetapkan/mengubah
kepegawaian/personal/ keanggotaan/material/peristiwa;
status
2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim;
3) menetapkan pelimpahan wewenang.
b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari: (a) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama
jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(b) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; (e) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; (f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.
2) Konsiderans...
2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari (a) kata
yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan
tentang perlu ditetapkannya Keputusan; (b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan.
3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut. (a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan
huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital.
(b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata
menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital. (c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang- undangan.
4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.
5) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari (a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan; (b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf
kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan;
(d) nama...
(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
d. Pengabsahan
1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan.
2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.
e. Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.
f. Hal yang Perlu Diperhatikan
Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4.
CONTOH 4...
3. Naskah Dinas Penugasan
a. Instruksi
1) Pengertian
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala instruksi terdiri dari (1) kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara dan
tulisan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; (4) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; (5) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; (6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris.
b) Konsiderans...
b) Konsiderans
Bagian konsiderans instruksi terdiri dari (1) kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan
instruksi; (2) kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai
landasan penetapan instruksi.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi.
d) Kaki
Bagian kaki instruksi terdiri dari (1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal
penetapan instruksi; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang
ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
4) Distribusi dan Tembusan
Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang- undangan.
b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
Format instruksi dapat dilihat pada Contoh 5A dan 5B.
CONTOH 5A...
CONTOH 5A
FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA
Lambang Negara dan nama jabatan yang telah
NAMA JABATAN
dicetak
……………………….. REPUBLIK INDONESIA
INSTRUKSI …………………….………………
NOMOR … TAHUN ….
Judul Instruksi
TENTANG
yang ditulis
dengan huruf
NAMA JABATAN …………………………………..
kapital
Dalam rangka …………………….………..………..………... dengan ini memberi instruksi Memuat alasan tentang perlu Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai; ditetapkan Instruksi 2. Nama/Jabatan Pegawai;
3. Nama/Jabatan Pegawai; 4. Nama/Jabatan Pegawai;
Daftar pejabat yang menerima Instruksi
Untuk : Memuat substansi KESATU : …………………………………………………………………………..
tentang arahan yang diinstruksikan
KEDUA: …………………………………………………………………………..
KETIGA: …………………………………………………………………………..
KEEMPAT: Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.
Instruksi …. ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Kota sesuai dengan alamat instansi dan
Dikeluarkan di ……………………
tanggal pada penandatanganan tanggal …………………...
NAMA JABATAN,
Tanda Tangan dan Cap jabatan
Nama jabatan dan nama lengkap yang
NAMA LENGKAP
ditulis dengan huruf kapital
CONTOH 5B...
CONTOH 5B
FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA
Logo dan nama Logo jabatan yang telah dicetak
NAMA INSTANSI
INSTRUKSI …………………….………………
NOMOR … TAHUN ….
Judul Instruksi
…………………………………………………………. yang ditulis
TENTANG
dengan huruf
NAMA JABATAN …………………………………..
kapital Memuat alasan
D alam rangka …………………….………..………..………... dengan ini memberi instruksi tentang perlu ditetapkan
Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai; Instruksi 2. Nama/Jabatan Pegawai;
3. Nama/Jabatan Pegawai; 4. Nama/Jabatan Pegawai;
Daftar pejabat yang menerima Instruksi
Untuk : Memuat substansi KESATU : …………………………………………………………………………..
tentang arahan yang diinstruksikan
KEDUA: …………………………………………………………………………..
KETIGA: …………………………………………………………………………..
KEEMPAT: Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.
Instruksi …. ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Kota sesuai dengan alamat instansi dan
Dikeluarkan tanggal di …………………… penandatanganan
p ada tanggal …………………...
NAMA JABATAN,
Nama jabatan dan
Tanda Tangan dan Cap jabatan
nama lengkap yang ditulis dengan huruf
NAMA LENGKAP
kapital
b. Surat...
b. Surat Perintah
1) Pengertian
Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat perintah terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris;
(2) kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut. (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar:
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.
(2) Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan.
c) Kaki...
c) Kaki
Bagian kaki surat perintah terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat perintah; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis
dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah,
yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;
(5) cap dinas.
4) Distribusi dan Tembusan
a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah.
b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.
c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
Format surat perintah dapat dilihat pada Contoh 6A dan 6B.
CONTOH 6A...
CONTOH 6A FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA
Lambang Negara dan
nama jabatan yang telah
NAMA JABATAN
dicetak
……………………….. REPUBLIK INDONESIA
SURAT PERINTAH NOMOR …/../../..
Nama Jabatan
a. bahwa …………………………………………………………….…; b. bahwa ……………………………………………………………..…;
Memuat Dasar Peraturan/ dasar : 1. …………………………………………………………………………; ditetapkan Surat
Perintah
Daftar Pejabat Kepada
Memberi Perintah
yang menerima
perintah
3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.
Memuat Substansi Untuk
arahan yang
diperintahkan
3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.
Kota sesuai alamat instansi dan tanggal
Nama Tempat, Tanggal
penandatanganan
Nama Jabatan,
Nama jabatan dan
Tanda Tangan dan Cap Instansi
nama lengkap yang ditulis dengan
Nama Lengkap
huruf awal kapital
Tembusan: 1. .... 2. .…
CONTOH 6B
CONTOH 6B...
FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA
Logo dan nama Logo instansi yang telah
dicetak
NAMA INSTANSI
SURAT PERINTAH
NOMOR …/../../..
Nama Jabatan
a. bahwa …………………………………………………………….…; b. bahwa ……………………………………………………………..…;
Memuat Peraturan/ dasar Dasar
ditetapkan Surat
Perintah
Daftar Pejabat Kepada
Memberi Perintah
yang menerima
perintah
3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.
Memuat Substansi Untuk
arahan yang
diperintahkan
3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.
Kota sesuai alamat instansi dan tanggal
Nama Tempat, Tanggal
penandatanganan
Nama Jabatan,
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama jabatan dan nama lengkap yang Nama Lengkap ditulis dengan huruf awal kapital
Tembusan: 1. .... 2. .…
c. Surat Tugas
c.Surat...
1) Pengertian
Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris;
(2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal berikut. (1) Konsiderans
dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat
meliputi pertimbangan
ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
mendapat...
c) Kaki
Bagian kaki surat tugas terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis
dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas,
yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;
(5) cap dinas.
4) Distribusi dan Tembusan
a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.
b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.
c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
Format surat tugas dapat dilihat pada Contoh 7.
CONTOH 7...
CONTOH 7 FORMAT SURAT TUGAS
Logo Logo dan nama
instansi yang telah dicetak
NAMA INSTANSI
Penomoran yang
SURAT TUGAS
berurutan dalam
NOMOR …/../../2012 satu tahun takwin
…………………….. Nama Jabatan
yang menandatangani
Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….… b. bahwa ……………………………………………………………..… Memuat
Peraturan/ dasar Dasar : 1. ………………………………………………………………………; ditetapkan Surat Tugas 2. ………………………………………………………………………;
Memberi Tugas
Daftar Pejabat Kepada : 1. ………………………………………………………………………; yang menerima 2. ………………………………………………………………………; tugas
4. dan seterusnya.
Memuat Substansi Untuk arahan yang : 1. ………………………………………………………………………; 2. ………………………………………………………………………; ditugaskan
4. dan seterusnya.
Kota sesuai alamat instansi dan tanggal
Nama Tempat, Tanggal
penandatanganan
Nama Jabatan,
Nama jabatan dan
Tanda Tangan dan Cap Instansi
nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital
Nama Lengkap
Tembusan: 1. .... 2. .…
B. Naskah...
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Intern
a. Nota Dinas
1) Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala nota dinas terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan
organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; (2) kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti
dengan tanda baca titik; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang...
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas.
c) Kaki
Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu).
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.
b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi.
c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.
Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 8.
CONTOH 8...
b. Memorandum
1) Pengertian
Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala memorandum terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan
organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri/pejabat negara, kop naskah dinas menggunakan lambang negara;
(2) kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital; (3) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan
huruf kapital; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang Tubuh
Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan.
c) Kaki...
c) Kaki
Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan.
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas;
b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi;
c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.
Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 9A dan 9B.
CONTOH 9A...
2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu surat dinas.
a. Pengertian
Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.
b. Wewenang Penandatanganan
Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat dinas terdiri dari
a) kop surat dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara) secara simetris;
b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;
c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
d) kata Yth., ditulis di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat;
e) alamat surat, ditulis di bawah Yth.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup.
3) Kaki...
3) Kaki
Bagian kaki surat dinas terdiri dari
a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma;
b) tanda tangan pejabat;
c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital;
d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan;
e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada)
d. Distribusi
Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.
e. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas;
2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya;
3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.
Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 10.
CONTOH 10A...
3. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
b. Kewenangan
Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat undangan terdiri dari
a) kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara);
b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan;
c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
d) kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari
a) alinea pembuka;
b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara;
c) alinea penutup.
3) Kaki...
3) Kaki
Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran;
2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.
Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 11.
CONTOH 11A...
CONTOH 11A FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA
nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak
NAMA JABATAN ……………………….. REPUBLIK INDONESIA
Tempat dan Nomor : ../../../../… Tempat, (Tgl.,Bln.,Thn)
tanggal Sifat :
pembuatan surat Lampiran : Hal :
Yth. ………………………….… …….………………………….…
Alamat tujuan yang ………….…………………….…
ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup ………………………………(Alinea Pembuka dan isi)..………………….. banyak, dapat dibuat ……………………………………………………..……………………………………… pada daftar lampiran
pada hari, tanggal: ……………………………… waktu
………………………………(Alinea Penutup)……………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… ……………………………………………………..………………………………………
Nama Jabatan,
Nama jabatan dan nama
lengkap yang ditulis dengan
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap huruf awal kapital
Tembusan: 1. …………………. 2. …………………. 3. ………………….
CONTOH 11B...
CONTOH 11D FORMAT KARTU UNDANGAN
NAMA JABATAN ……………………….. REPUBLIK INDONESIA
Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara
pada acara
hari …………/ (tanggal) ………, pukul ………….WIB
bertempat di ……………………
Harap hadir 30 menit sebelum Pakaian : Acara dimulai dan undangan Laki- laki : ……………… dibawa Per empuan: ………………
Konfirmasi: TNI/Polri : ……………… ………………………….
C. Naskah...
C. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama.
a. Perjanjian Dalam Negeri
1) Pengertian
Kerja sama perjanjian dalam negeri antarinstansi baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Perjanjian yang dilakukan antarinstansi pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari (1) lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan secara
simetris, atau logo (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi;
(2) nama instansi; (3) judul perjanjian; dan (4) nomor.
b) Batang...
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.
c) Kaki
Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
b. Perjanjian Internasional
Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 12A dan 12B.
CONTOH 12A...
Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN
Pasal 6 LAIN-LAIN
Apabila terjadi haL-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.
(2) Yang termasuk force Majeure adalah: a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter;
c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.
(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
Pasal 7 PENUTUP
Nama Institusi Nama Institusi
Nama Jabatan Nama Jabatan
Tanda Tangan Tanda tangan
Nama Nama
CONTOH 12B...
CONTOH 12B FORMAT PERJANJIAN KERJA SAMA PEMERINTAH LINGKUP NASIONAL
KERJA SAMA ANTARA
Judul perjanjian
(Kementerian/Lembaga dan Pemda) (nama naskah
dinas, para pihak, objek
DAN
perjanjian)
(Kementerian/Lembaga dan Pemda)
TENTANG (Program) ………………………………………....
…………………….. yang berurutan
dalam satu tahun takwin (Kementerian/Lembaga dan Pemda) dan (Kementerian/Lembaga dan Pemda) …………………………………………………………………….
Kedua belah pihak sepakat untuk mangadakan kerja sama dalam rangka (Program) …………….. dengan ketentuan sebagai berikut.
Pasal 1 TUJUAN KERJA SAMA
Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJASAMA
Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN
Pasal 4 PEMBIAYAAN
Pasal 5...
Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN
Pasal 6 LAIN-LAIN
(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tagas pekerjaan dengan porsetujuan kedua betah pihak.
(2) Yang termasuk force majeure adalah a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.
(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh pihak pertama dan pihak kedua.
Pasal 7 PENUTUP
Nama Institusi Nama Institusi
Nama Jabatan, Nama Jabatan,
Tanda Tangan Tanda Tangan
Nama Nama
2. Surat...
2. Surat Kuasa
a. Pengertian
Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
b. Susunan