BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Perpustakaan - Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Berbasi s WEB dengan Mengoptimalkan Asynchronous Javascript and XML (AJAX) di madrasah Auliyah Negeri 1 Medan
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Perpustakaan
Perkembangan perpustakaan pada era masyarakat informasi dewasa ini telah dimanfaatkan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi dan pelestarian pada ilmu pengetahuan. Peran perpustakaan telah berkembang menjadi pusat komunitas, artinya masyarakat dapat berkumpul di perpustakaan dalam rangka pengembangan pengetahuan dan budaya melalui berbagai aktifitas keilmuan dan sosial.
2.1.1 Pengertian Perpustakaan
Pengertian perpustakaan berkembang dari waktu ke waktu. Pada abad ke-19 perpustakaan didefinisikan sebagai "suatu gedung, ruangan atau sejumlah ruangan yang berisi koleksi buku yang dipelihara dengan baik, dapat digunakan oleh masyarakat atau golongan masyarakat tertentu" (Pelayanan Referensi di Perpustakaan, Sumardji, 1992). Kemudian The American Library Association (ALA) menggunakan istilah perpustakaan untuk suatu pengertian yang luas yaitu "pusat media, pusat belajar, pusat sumber pendidikan, pusat informasi, pusat dokumenstasi dan pusat rujukan" (Pelayanan Referensi di Perpustakaan, Sumardji, 1992). Sedangkan menurut Keputusan Presiden RI nomor 11, disebutkan bahwa "perpustakaan merupakan salah satu sarana pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional" (Pelayanan Referensi di Perpustakaan, Sumardji, 1992).
2.1.2 Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan menurut tujuannya dibagi menjadi dua yaitu (Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah, Damono, 1994) : 1.
Perpustakaan umum Perpustakaan umum memiliki buku-buku yang terdiri dari berbagai jenis ilmu pengetahuan dan bersifat terbuka untuk semua kalangan.
2. Perpustakaan khusus
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang memiliki buku-buku dengan jenis ilmu pengetahuan tertentu dan bersifat tertutup untuk suatu organisasi atau kelompok tertentu saja. Dari kedua jenis perpustakaan di atas maka MAN 1 Medan memiliki kategori perpustakaan khusus. Karena hanya memiliki buku-buku akademis dan diperuntukkan bagi siswa, guru, dan staf dari MAN 1 Medan saja. Perpustakaan di MAN 1 Medan dapat didefinisikan sebagai perpustakaan sekolah. Adapun pengertian perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang berada dalam suatu sekolah yang kedudukan dan tanggung jawabnya kepada kepala sekolah, yang melayani aktifitas akadernik sekolah yang bersangkutan (Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah, Damono, 1994).
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah dalam perannya di dunia pendidikan mempunyai fungsi sebagai (Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah, Damono, 1994) : 1.
Pusat kegiatan belajar-mengajar untuk pendidikan seperti tercantum dalam kurikulum sekolah.
2. Pusat penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa mengembangkan kreatifitas dan imajinasinya.
3. Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang (buku- buku hiburan) .
4. Pusat belajar mandiri bagi siswa.
5. Pusat pelayanan peminjaman buku untuk para siswa sehingga siswa dapat mengembangkan ilmunya di luar perpustakaan.
Dari beberapa fungsi tersebut maka dapat dilihat bahwa sudah semestinya perpustakaan menjadi bagian integral dari sistem pembelajaran, bukan lagi menjadi pelengkap saja bagi keberadaan sebuah sekolah.
2.2 Konsep Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi terdiri dari banyak jenis, salah satunya adalah sistem informasi manajemen. Adapun sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah kelengkapan pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi. Pada SIM, masukan yang diberikan berupa data transaksi yang telah diproses, beberapa data yang asli, model-model pengolahan data. Kemudian data-data tersebut akan diproses. Proses yang terjadi berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusan- keputusan yang rutin dan jawaban dari query yang diberikan (Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006).
Konsep tentang sistem informasi manajemen dapat dibagi dalam beberapa tahap yaitu data, informasi, sistem, sistem informasi, dan sistem informasi manajemen.
2.2.1 Data
Data berupa catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud dan segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan di dalam pembuatan keputusan disebut informasi (Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006). Oleh karena itu, data harus diproses agar menjadi lebih berarti dan berguna.
Dilihat dari sistem pengolahan data, dapat dibagi dalam tiga tahap dasar yaitu (Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006): 1.
Membaca data atau input data.
2. Mengolah data atau proses 3.
Hasil atau output. Pengolahan data melalui komputer meliputi beberapa bagian antara lain (Pengenalan Teknologi Informasi, Abdul Kadir, 2005): 1.
Recording (Perekaman) Data yang diolah dan ditulis dalam suatu formulir dasar dari pengolahan data selanjutnya.
2. Clasifying (Klasifikasi) Pemberian suatu identifikasi ke dalam data yang diolah, klasifikasi yang sering dibuat adalah kode-kode seperti numerik, alphanumerik dan sebagainya.
3. Sorting (Pengurutan) Setelah data yang akan diolah diberi identifikasi maka data perlu diatur/diurut menurut kode klasifikasinya dan biasanya diurut menurut kode numeriknya.
4. Calculating (Penghitungan) Pelaksanaan penghitungan sangat diperlukan dalam menghitung data yang masuk dan data yang keluar.
5. Storing (Penyimpanan) Penyimpan data yang sejenis dalam bentuk referensi yang akan datang perlu dilakukan. Periode penyimpanan setiap data berlainan antar data yang satu dengan yang lain.
6. Summarizing (Penyusunan) Untuk memungkinkan dilakukannya analisa terhadap, data atau informasi yang dihasilkan, maka perlu dilakukan pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan yang membutuhkan informasi.
7. Retrieving (Pencarian ) Pencarian data ke dalam file distore atau disimpan terdiri dari beberapa cara disesuaikan dengan penyimpanan.
8. Reproducing (Penggandaan) Data yang dimiliki dapat diperbanyak sesuai dengan keinginan, penggandaan dapat dilakukan dengan foto copy.
9. Distribute (Pembagian) Dalam pengolahan data, informasi yang dihasilkan berasal dari beberapa, bagian sehingga diadakan pembagian laporan.
2.2.2 Informasi
Pengertian informasi menurut sejumlah pakar (Pengenalan Teknologi Informasi, Abdul Kadir, 2005): 1.
Menurut Davis Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
2. Menurut Andri Kristanto Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.
3. Menurut Jogiyanto Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Adapun pengertian umum Informasi dalam manajemen adalah data yang telah diolah sehingga menjadi lebih berguna dan berarti untuk pengambilan keputusan.
2.2.3 Sistem
Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani yaitu sustema yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama. Pengertian sistem menurut Wikipedia Indonesia adalah sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Pengertian umum dari sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Pengertian Sistem Menurut Para Ahli (Pengertian dan Manfaat Sistem - Informasi Manajemen, Duniabaca.com, 2012); 1.
L. James Havery Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
2. John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi- fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.
3. C.W. Churchman.
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.
4. J.C. Hinggins Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.
5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
Esensi sistem terdiri dari (Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006): 1.
Komponen-komponen dalam sistem tersebut, mencakup perangkat keras/hardware.
- perangkat lunak/software.
- prosedur-prosedur/procedure.
- perangkat manusia/brainware.
- Informasi/information itu sendiri.
- 2.
Fungsi-fungsi teknologi di dalam sistem yaitu: input.
- proses/process.
- output.
- penyimpanan/storage. >Komunikasi/communication.
Objek Yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Objek dapat berupa benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus tergantung kepada sifat sistem tersebut.
2. Atribut Yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya.
3. Hubungan internal Hubungan internal masing–masing objek di dalam sistem.
4. Lingkungan Tempat di mana sistem berada.
Syarat-syarat sistem (sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Ety Rochaety, 2006): 1.
Sistem harus dibentuk untuk menyelessikan masalah.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
2.2.4 Sistem Informasi
Sistem Informasi menurut beberapa pakar adalah : 1.
John F Nash Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.
2. Henry Lucas Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.
3. John F Nash dan Martil B. Robert Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal.
Dari ketiga pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan.
Adapun tujuan sistem informasi adalah : 1. Menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen.
2. Membantu petugas di dalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari.
3. Menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan.
2.2.5 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida yaitu Lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan kedua terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen (Sistem Jormasi Manajemen dan Fungsi SIM, www.yoyoke.web.ugm.ac.id, 2012).
Pengertian sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model
manajemen dan keputusan, dan sebuah database.Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajemen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-- masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut (Sistem Informasi Manajemen dan Fungsi SIM, www.yoyoke.web.ugm. ac.id, 2012): 1.
Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem Informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif 4.
Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan dan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan, membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka.
12. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dan mengalokasi sumber daya.
14. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi di mana, suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya.
15. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut
database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap,
subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.
2.3 Konsep PHP dan AJAX
PHP dan AJAX digunakan oleh penulis untuk merancang website tentang Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan MAN 1 Medan. Oleh karena itu, perlu pemahaman tentang website, PHP, dan AJAX.
2.3.1 Website
Website berdasarkan strukturnya dapat dikatakan halaman yang berisi informasi yang
dibangun oleh beberapa aplikasi dan bahasa pemrograman yang diorientasikan agar dapat diakses melalui internet.
Menurut definisi umumnya "Website merupakan kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait di mana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink)" (Website adalah..., www.proweb.co.id., 2010).
2.3.2 PHP
Website dapat dibuat dengan menggunakan MySQL, PHP, CSS, dan Javascript. PHP
merupakan bahasa pemrograman dengan internet yang digunakan untuk berinteraksi sepenuhnya dengan server dan memberikan pengembalian informasi kepada client (Mastering Ajax dan PHP, Abdul Kadir , 2009).
Menurut struktur bahasanya PHP dimulai dengan tag "<?php" dan diakhiri dengan "?>". File PHP disimpan dengan ekstensi "nama_file.php".
PHP dapat dijelaskan oleh flowchart berikut :
CLIENT SERVER
PHP
Gambar 2.1 Flowchart PHPDari flowchart di atas dapat disimpulkan bahwa eksekusi permintaan terjadi di server setelah permintaan client dikirim ke server. Setelah itu, server menanggapi permintaan dan mengirim balik hasil eksekusi ke client.
2.3.3 AJAX
"AJAX adalah suatu lapisan yang terdiri dari Javascript dan XML yang diproses pada sisi client sebagai perantara untuk berinteraksi dengan database server" (Mastering Ajax dan PHP, Abdul Kadir, 2009). Dengan demikian AJAX disimpan dalam bentuk ekstensi javascript yaitu "nama file.js". Adapun cara mengaktifkan ajax pada
_
javascript dapat menggunakan fungsi berikut :
var xmlhttp = buatobjek(); function buatobjek(){ var obj = null; try{ obj = new ActiveXObject("Microsoft.XMLHTTP”); catch(e){ try{ obj = new XMLHttpRequest(); } catch(e){}
} if(obj == null){ alert(“Browser tidak mendukung Ajax”); } return obj; }
atau
var xmlhttp = buatobjek; function buatobjek(){ var obj = null; if(window.ActiveXObject) obj = new ActiveXObject(“Microsoft.XMLHTTP”);
else{ if(window.XMLHttpRequest) obj = new XMLHttpRequest(); } if(obj == null) alert("browser tidak mendukung AJAX”); return obj; }
AJAX dapat dijelaskan oleh flowchart berikut :
CLIENT LAPISAN SERVER AJAX
Gambar 2.2 Flowchart AJAX
Flowchart di atas menjelaskan bahwa client melakukan suatu permintaan dan disaring
oleh lapisan ajax, jika permintaan membutuhkan eksekusi dari server maka permintaan akan diteruskan ke server. Sebaliknya, jika masih dapat ditangani oleh lapisan ajax maka permintaan akan di respon langsung oleh javascript.