Untuk pengumuman lebih lanjut, silahkan .

KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA
WILAYAH VII
Jalan Dr. Ir. H. Soekarno, No. 177 Surabaya 60117
Telepon. (031) 5925418, 5925419, 5947473, Faks.(031) 5947479
Laman : http://www.kopertis7.go.id, Surel : info@kopertis7.go.id
Nomor
Lampiran
Hal

: 2330 /K7/KP/2017
: 1 (satu) berkas
: Pelaporan Presensi Dosen PNS Dpk
Secara On-Line

9 Oktober 2017

Yth. Rektor/Ketua/Direktur Perguruan Tinggi Swasta
(yang memiliki Dosen PNS Dpk)
di Lingkungan Kopertis Wilayah VII
Dalam rangka mewujudkan efisiensi dan efektifitas layanan pelaporan presensi dosen,

bersama ini kami sampaikan dengan hormat hal-hal sebagai berikut :
1.

Pelaporan presensi dosen PNS Dpk Kopertis Wilayah VII yang semula disampaikan secara
langsung melalui kantor Kopertis Wilayah VII, terhitung sejak tanggal 1 November 2017
akan dilakukan secara online melalui laman http://presensi.kopertis7.go.id, dengan
panduan dan tata cara pelaporan sebagaimana terlampir;

2.

Pelaporan Pengajuan presensi Dosen Dpk dilakukan pada periode pengusulan Reguler
yaitu tiap awal bulan sejak tanggal 1 pukul 00.00 WIB s.d tanggal 7 pukul 23.59 WIB.
Setelah melewati masa periode pengusulan, sistem pelaporan akan non aktif. Konsekuensi
atas keterlambatan pelaporan, dapat dilihat pada panduan;

3.

Presensi Dosen Dpk yang dilaporkan pada periode yang sedang berjalan adalah presensi
Dosen Dpk pada bulan sebelumnya.
Contoh : Pelaporan presensi yang dilaksanakan pada bulan Oktober 2017, yang dilaporkan

adalah presensi dosen pada bulan September 2017.

4.

Khusus pada bulan Oktober 2017 perguruan tinggi sudah dapat melakukan percobaan
pelaporan presensi dosen Dpk secara online, dengan ketentuan sebagai berikut :
a. masa periode pengusulan presensi pada bulan Oktober 2017 dibuka sampai tanggal
20 Oktober 2017 pukul 23.59 WIB;
b. bagi perguruan tinggi yang telah melakukan pelaporan presensi dosen pada bulan
Oktober 2017 secara online tidak perlu lagi menyampaikan laporan presensi Dosen
Dpk secara langsung ke kantor Kopertis VII;
c. bagi perguruan tinggi yang telah menyampaikan laporan presensi pada bulan Oktober
2017 secara langsung ke kantor Kopertis VII, tidak perlu melakukan pelaporan
presensi dosen secara online;
d. Apabila terdapat perguruan tinggi yang menyampaikan laporan presensi pada bulan
Oktober 2017 secara online dan sekaligus juga menyampaikan langsung kepada
Kopertis VII, maka dalam hal terdapat perbedaan data yang disampaikan, maka data
yang akan digunakan adalah data yang disampaikan secara langsung;

Demikian untuk dilaksanakan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami sampaikan

terima kasih.

KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA
WILAYAH VII
Jalan Dr. Ir. H. Soekarno, No. 177 Surabaya 60117
Telepon. (031) 5925418, 5925419, 5947473, Faks.(031) 5947479
Laman : http://www.kopertis7.go.id, Surel : info@kopertis7.go.id

PETUNJUK DAN TATA CARA PENGAJUAN LAPORAN PRESENSI
DOSEN PNS DPK KOPERTIS VII

1.

Silahkan masuk pada laman (web) : http://presensi.kopertis7.go.id.

2.

Selanjutnya akan tampak halaman login seperti dibawah.


3.

Lanjutkan dengan login menggunakan akun dan password yang sama dengan akun pada
layanan online Siladikti Kopertis VII.

4.

Setelah login, akan tampak halaman Dashbord seperti dibawah ini.

5.

Pada halaman Dashbord, terdapat menu pada bagian paling atas yaitu :
a. Home, merupakan menu untuk kembali pada halaman dashboard
b. Presensi Dosen, di dalamnya akan terdapat menu untuk mengakses halaman
manajemen pengajuan presensi dosen PNS Dpk
c. Data Dosen, merupakan menu untuk mengakses data Dosen PNS Dpk pada lembaga
Saudara;

6.


Untuk melakukan pelaporan, silahkan masuk pada menu “Presensi Dosen” pada
dashboard dan lanjutkan pada menu “Ajukan Presensi”

7.

Selanjutnya akan tampak halaman pengajuan presensi Dosen Dpk seperti dibawah ini.

8.

Pada halaman manajemen pengajuan presensi Dosen Dpk, terdapat beberapa
keterangan yang perlu diperhatikan yaitu :

a.

Tahun
di dalamnya terdapat pilihan tahun periode pengajuan

b.

Periode (tertera dalam contoh : “Periode Oktober 2017”)

merupakan informasi periode pelaporan yang sedang aktif. Periode pelaporan aktif
adalah periode yang sedang aktif untuk melaporkan presensi dosen pada bulan
sebelumnya. Dalam contoh diatas, presensi yang dilaporkan adalah presensi bulan
September 2017

c.
merupakan informasi tentang jenis periode yang sedang presensi.
d.

...
merupakan informasi tentang batas akhir waktu pelaporan yang sedang aktif

9.

Silahkan klik

untuk melanjutkan dan selanjutnya akan nampak tampilan

seperti dibawah ini


10. Untuk mengajukan laporan presensi Dosen Dpk, silahkan klik menu

dan

selanjutnya akan tampak halaman daftar nama Dosen PNS Dpk yang dapat diajukan
laporannya seperti contoh dibawah ini.

Klik pada kolom/tanda kotak yang disediakan disamping masing-masing nama dosen
yang akan diajukan pelaporannya hingga muncul tanda

√,

atau Klik pada kolom/tanda

kotak yang paling atas untuk menandai seluruh nama dosen yang akan diajukan
pelaporannya, kemudian tekan menu

.

Lanjutkan dengan mengunggah/upload Surat Pengantar laporan presensi dosen dari

Pimpinan Perguruan Tinggi pada menu “Upload Dokumen”. Selesaikan langkah ini
dengan menekan menu

.

.

11. Kembalilah ke halaman manajemen pengajuan presensi dengan menekan menu
kemudian akan tampak daftar nama dosen yang telah ditambahkan pada tahap
sebelumnya, yang saat ini berada pada menu “DRAFT”

Kemudian klik menu

untuk melakukan input data presensi masing-masing dosen.

12. Selanjutnya akan nampak halaman input data presensi sebagaimana dibawah ini

Pada tampilan diatas terlihat keterangan Identitas Dosen berupa NIDN dan Nama, serta
informasi hari efektif kerja pada bulan presensi yang sedang dilaporkan yang meliputi :
1. Jumlah Hari Efektif Kerja dalam sebulan,

2. Jumlah Hari Efektif Kerja Dosen yang bersangkutan
3. Rincian jumlah ketidakhadiran Dosen yang bersangkutan

 Isikan rincian/detail presensi dosen yang bersangkutan dengan memasukkan data
ketidakhadiran terlebih dahulu, yang meliputi jumlah hari cuti, jumlah hari ijin, jumlah
hari Alpha, jumlah hari sakit, dan jumlah hari tugas. Kemudian tekan “ENTER”
 Hari Efektif Kerja Dosen yang bersangkutan akan secara otomatis ditampilkan
disesuaikan dari pengurangan jumlah hari cuti/jumlah hari ijin/jumlah hari
Alpha/jumlah hari sakit/jumlah hari tugas/hari libur PT yang di inputkan.
 Libur PT adalah libur khusus yang hanya berlaku di Perguruan Tinggi. Sedangkan hari
libur seperti libur hari Sabtu, libur hari Jumat untuk perguruan tinggi bernuasa Islam,
libur hari Minggu, atau libur hari besar nasional adalah hari libur umum. Penggunaan
Libur PT dapat dibaca pada klausul “Catatan” di bagian bawah.
 Bila

terdapat

Dosen

yang


dilaporkan

tidak

masuk

kerja

karena

cuti/ijin/Alpha/sakit/tugas, lampirkan dokumen pendukung yang menerangkan
ketidakhadiran yang bersangkutan pada menu upload dokumen. Misalnya bila
terdapat dosen yang dilaporkan sakit, maka lampirkan surat keterangan sakit dari
dokter, atau bila terdapat dosen yang dilaporkan tugas, maka lampirkan surat
penugasan dari Pimpinan PTS.

Catatan :
Memperhatikan ketentuan PP Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin PNS, jumlah hari kerja
efektif Dosen Dpk di PTS adalah sama dengan jumlah hari kerja efektif PNS Kopertis

Wilayah VII, namun dalam hal sesuatu dan lain hal, jumlah hari kerja efektif Dosen di PTS
dimungkinkan berbeda dengan jumlah hari kerja di Kopertis.
Untuk itu apabila hari efektif kerja di PTS ternyata lebih banyak daripada hari efektif kerja
Kopertis VII maka jumlah hari kerja yang dihitung adalah jumlah hari kerja efektif Kopertis dan
terhadap selisih hari kerja tersebut tidak dilakukan pembayaran uang makan.
Sedangkan bila jumlah hari kerja efektif Dosen di PTS ternyata lebih sedikit dari jumlah hari
kerja Kopertis Wilayah VII, maka selisih/kekurangan jumlah hari kerja dapat dimasukkan dalam
hari libur internal/LIBUR PT dan tidak perlu disertai dengan upload dokumen pendukung.

13. Setelah input data Dosen selesai, klik

kemudian lanjutkan klik menu

untuk kembali pada halaman manajemen pengajuan presensi. Lakukan input data
kehadiran untuk tiap dosen yang akan diajukan laporan presensi’nya sesuai langkah pada
angka 12 tersebut diatas.

14. Setelah melaksanakan input data kehadiran seluruh dosen, ajukan laporan data presensi
masing-masing dosen dengan klik menu

. Pastikan sebelum mengajukan laporan,

seluruh data presensi dosen telah terisi seluruhnya dan telah terisi dengan benar.
15. Selanjutnya, daftar Dosen yang telah diajukan pelaporannya akan berada pada menu
“DIAJUKAN”

16. Setiap pengajuan laporan presensi akan akan diverifikasi oleh Kopertis Wilayah VII,
dimana status Pengajuan Laporan presensi Dosen dapat dilihat pada kolom
KETERANGAN.

Contoh tampilan keterangan masih dalam proses / belum diperiksa Kopertis VII

Setiap laporan yang telah diverifikasi dan dinyatakan disetujui, maka daftar laporan dosen
akan berpindah pada menu “DISETUJUI”.

Contoh tampilan keterangan Laporan yang telah disetujui

Sedangkan apabila terdapat pengajuan laporan presensi yang berdasarkan verifikasi
ternyata terdapat kekurangan, revisi, ataupun ditolak, maka status laporan Dosen yang
diajukan akan kembali pada menu “DRAFT” dan dapat diperbaiki sampai dengan batas
waktu yang ditentukan dalam keterangan.

Contoh tampilan Laporan yang ditolak / perlu direvisi disertai dengan keterangan dan batas waktu revisinya

17. Hal-hal yang perlu diperhatikan :
a. Masa pengajuan laporan presensi adalah setiap awal bulan pada tanggal 1 pukul
00.00 WIB s.d tanggal 7 pukul 23.59 WIB;
b. Verifikasi laporan akan dilakukan oleh Kopertis Wilayah VII setelah satu hari sejak
dilakukan pelaporan sampai dengan selambat-lambatnya tanggal 10 pada bulan
tersebut;
c. Apabila terdapat kekurangan/revisi yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi
berdasarkan hasil verifikasi, PTS diberikan waktu untuk melengkapi kekurangan
tersebut sampai dengan batas waktu yang ditampilkan pada halaman pada
keterangan pada halaman pelaporan masing-masing dosen.
d. Keterlambatan pelaporan dan/atau keterlambatan melengkapi kekurangan akan
menyebabkan dosen yang bersangkutan dianggap tidak mengisi presensi dan jumlah
hari kehadiran dianggap nol (0). Konsekuensi atas hal tersebut yaitu menyebabkan
tunjangan uang makan dosen yang bersangkutan tidak terbayarkan dan berpotensi
mendapatkan sanksi disiplin sesuai ketentuan PP Nomor 53 tahun 2010.
Demikian untuk menjadi perhatian.
Koordinator,

Prof. Dr. Ir. Suprapto, DEA.
NIP196006241987011001