RINGKASAN Analisis Lama Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Berdasarkan Theory of Constraints (Studi di RSU Haji Surabaya)

  SUMMARY Analysis of Long Time Outpatient Medical Record Documents Provision Based on Theory of Constraints (Case Study at RSU Haji Surabaya)

  Medical record services are part of the hospital quality control program, therefore there must be a standard procedure to assess the quality of services and overcome problems that arise (Depkes, 2006). The good quality of health services if it is supported by medical record processing to get a quick and timely medical record document in accordance with the provisions set by the hospital (Sabarguna, 2004). The implementation of medical records is required to provide excellent service to create satisfaction in patients, especially with a short waiting time. Provision of medical record documents that are fast becoming one of the factors that can influence patient satisfaction by the faster provision of medical record documents, the sooner the patients get services in the hospital.

  Based on Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 129/Menkes/ SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, Standar Pelayanan Minimal (SPM), one of which is the time of outpatient medical record documents provisions. Theory of constraint (TOC) is a process of thinking that is logically, systematically and structured. The TOC explained that organizational performance must be limited by a minimum of one constraint or constraint (Dettmer, 1998). The TOC considers the constraints to be a road opener where the rest of the system must be managed. The overall management of the system in accordance with the constraints on the system will achieve a stable flow (Groop, et al., 2010).

  The problem in this study is the high percentage of outpatient medical records RSU Haji Surabaya with the time to provide medical record documents that do not accordance to standart <20 minutes) by 65.15% in 2017 (Semester I).

This study aims to analyze the long-time provision for outpatient medical records at RSU Haji Surabaya based on the theory of constraints. The source of

  information in this study is 100 medical record documents and officers consisting of medical record officers and registration officers. Method for this study are indepth interview, observation, and group discussion.

  The results showed that medical record documents whose provision time accordance to standart (<20 minutes) were 7%. The average time to provide medical record documents is 54.84 minutes with an average registration time of 5.93 minutes, the time of searching and assembling medical record documents 48.91 minutes and the return time of medical record documents <1 day. Constraints in the process of providing medical record documents, among others, is the time to search for medical record documents and waiting time, such us waiting time for the queing note to the filling room and waiting time for the medical record document after the tracer.

  The causes of constraints by time of searching for medical record documents include resourcess constraints consist of routine retention is not carried out, medical record documents are not on the filling shelf and the accuracy of the officers is lacking (wrong sticker, incorrect grouping and mis-file), material constraints consist of the condition of full filling shelf and medical record documents is not in the shelf filling, policy constraints consist of Standar Operating

  Procedure

  (SOP) and task are less socialized. The causes of constraints on the waiting time include resourcess constraints, consist of the officers do not routinely pick up the public patient's queing note and the new JKN queing note from registration, the officers do not immediately distribute the medical record documents after the tracer and the officer does not immediately put the old JKN patient's queing note in the medical record searching box, policy constraints

  Standar Operating Procedure

  consist of (SOP) and task are less socialized and there is no standard time in each process of providing outpatient medical record documents.

  There are recommendations given by researchers in overcoming the causes of time constraints for finding and assembling outpatient medical record documents, among others, adding rack filling, conducting routine retention, disseminating SOPs and tasks to all officers by providing print outs of SOPs and tasks, making routine retention schedule on a specific date each month, and provide training to officers about medical record management. Recommendations in overcoming the constraints cause waiting time, among others, to move officers taking parts of the queing note and assembly medical record documents to the registration section, making routine maintenance programs, disseminate Standar

  Operating Procedure (SOP) and task to all officers by giving print outs of Standar Operating Procedure (SOP) and task, making time standards for each process of

  providing provide outpatient medical record documents and distributing once every 15 minutes so that medical record documents does not wait too long to be distributed.

  RINGKASAN Analisis Lama Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Berdasarkan Theory of Constraints (Studi di RSU Haji Surabaya)

  Pelayanan rekam medis merupakan bagian dari program pengendalian mutu rumah sakit, untuk itu harus ada prosedur baku untuk menilai kualitas pelayanan dan menanggulangi masalah yang timbul (Depkes 2007). Mutu pelayanan kesehatan dikatakan baik bila didukung pengolahan rekam medis dalam mendapatkan kembali dokumen rekam medis yang cepat dan tepat waktu sesuai ketentuan yang ditetapkan rumah sakit (Sabarguna, 2004). Penyelenggaraan rekam medis dituntut untuk memberikan pelayanan yang prima untuk menciptakan kepuasan pada pasiennya terutama dengan waktu tunggu yang singkat. Penyediaan dokumen rekam medis yang cepat menjadi salah satu faktor yang dapat mempengaruhi kepuasan pasien dengan semakin cepat penyediaan dokumen rekam medis maka semakin cepat pula pasien mendapatkan pelayanan di rumah sakit.

  Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 129/Menkes/ SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, Standar Pelayanan Minimal (SPM) untuk rekam medis salah satunya yaitu waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan. Theory of constraint (TOC) merupakan proses berfikir yang secara logis, sistematis dan terstruktur. TOC menjelaskan bahwa kinerja organisasi pasti dibatasi oleh minimal satu constraint atau kendala (Dettmer, 1998). TOC menganggap kendala sebagai pembuka jalan dimana sisa sistem harus dikelola. Pengelolaan keseluruhan sistem sesuai dengan kendala pada sistem akan mencapai alur yang stabil (Groop, et al., 2010).

  Masalah dalam penelitian ini adalah tingginya persentase dokumen rekam medis rawat jalan RSU Haji Surabaya dengan waktu penyediaan dokumen rekam medis yang tidak sesuai target <20 menit) sebesar 65,15% pada tahun 2017 (Semester I). Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis lamanya waktu penyediaan dokumen rekam medis (DRM) rawat jalan di RSU Haji Surabaya berdasarkan theory of constraint. Sumber informasi pada penelitian ini adalah dokumen rekam medis yang berjumlah 100 dan petugas yang terdiri dari petugas rekam medis dan petugas pendaftaran. Metode pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu melalui indepth interview (wawancara mendalam), observasi, dan diskusi kelompok.

  Hasil penelitian menunjukkan bahwa dokumen rekam medis yang waktu penyediaannya memenuhi target (<20 menit) sebesar 7%. Rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis 54,84 menit dengan waktu pendaftaran rata- rata 5,93 menit, waktu pencarian dan perakitan dokumen rekam medis 48,91 menit dan waktu pengembalian dokumen rekam medis < 1 hari. Constraints pada proses penyediaan dokumen rekam medis antara lain waktu pencarian dokumen rekam medis dan terjadi waktu tunggu yaitu waktu tunggu kitir ke ruang filling dan waktu tunggu dokumen rekam medis setelah tracer.

  Penyebab constraints pada waktu pencarian dokumen rekam medis yang menjadi prioritas antara lain resourcess constraints yaitu retensi tidak rutin dilakukan, dokumen rekam medis (DRM) tidak ada di rak filling dan ketelitian petugas kurang (salah sticker, salah pengelompokkan dan salah urut penyimpanan), material constraints yaitu kondisi rak filling penuh dan dokumen rekam medis (DRM) tidak ada di rak filling, policy constraints yaitu SOP dan tupoksi kurang disosialisasikan. Penyebab constraints pada waktu tunggu yang menjadi prioritas antara lain resourcess constraints yaitu petugas tidak rutin mengambil kitir pasien umum dan JKN baru dari pendaftaran, petugas tidak segera mendistribusikan DRM setelah tracer dan petugas tidak segera meletakkan kitir pasien JKN lama pada kotak petugas pencarian DRM, policy constraints yaitu SOP dan tupoksi kurang disosialisasikan dan tidak ada standar waktu pada masing-masing proses penyediaan dokumen rekam medis (DRM) rawat jalan.

  Terdapat rekomendasi yang diberikan peneliti dalam mengatasi penyebab

  constraints lama waktu pencarian dan perakitan dokumen rekam medis (DRM)

  rawat jalan antara lain penambahan rak filling, melakukan retensi rutin, melakukan sosialisasi SOP dan tupoksi kepada semua petugas dengan cara memberikan print

  out SOP dan tupoksi, membuat jadwal rutin retensi pada tanggal tertentu setiap

  bulan, dan memberikan pelatihan kepada petugas tentang manajemen rekam medis. Rekomendasi dalam mengatasi penyebab constraints waktu tunggu antara lain memindahkan petugas bagian pengambilan kitir dan perakitan DRM ke bagian pandaftaran, membuat program maintenance rutin, melakukan sosialisasi SOP dan tupoksi kepada semua petugas dengan cara memberikan print out SOP dan tupoksi, membuat standar waktu pada masing-masing tahapan proses penyediaan dokumen rekam medis (DRM) rawat jalan dan melakukan distribusi tiap 15 menit sekali sehingga DRM tidak terlalu lama menunggu untuk didistribusikan.

  ABSTRACT Analysis of Long Time Outpatient Medical Record Documents Provision Based on Theory of Constraints (Case Study at RSU Haji Surabaya)

This study aims to analyze the long-time provision for outpatient medical records at RSU Haji Surabaya based on the theory of constraints. The source of

  information in this study is 100 medical record documents and officers consisting of medical record officers and registration officers. Method for this study are indepth interview, observation, and group discussion

  The results showed that average time to provide medical record is 54.84 minutes with an average registration time of 5.93 minutes and the time of searching assembling medical record 48.91 minutes Constraints in the process of providing medical record were time to search for medical record and waiting time, such us waiting time for queing note to the filling room and waiting time for medical record after tracer.

  The causes of constraints on time of searching for medical record consist of routine retention is not carried out, medical record were not on the filling shelf and accuracy of the officers was lacking (wrong sticker, incorrect grouping and misfile), full filling shelf and medical record was not in the shelf filling, Standar Operating Procedure (SOP) and task were less socialized. The causes of constraints on waiting time consist of the officers did not routinely pick up the public patient's queing note and the new JKN queing note from registration, the officers did not immediately distribute the medical record after the tracer and the officer did not immediately put the old JKN patient's queing note in the searching

  Standar Operating Procedure

  box, (SOP) and task were less socialized and there was no standard time in each process of providing outpatient medical record.

  

Keywords: medical record, waiting time, theory of constraint, outpatient, time

  ABSTRAK Analisis Lama Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Berdasarkan Theory of Constraints (Studi di RSU Haji Surabaya)

  Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis lamanya waktu penyediaan dokumen rekam medis (DRM) rawat jalan di RSU Haji Surabaya berdasarkan

  theory of constraint . Sumber informasi pada penelitian ini adalah dokumen rekam

  medis yang berjumlah 100 dan petugas yang terdiri dari petugas rekam medis dan petugas pendaftaran. Metode pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu melalui

  indepth interview (wawancara mendalam), observasi, dan diskusi kelompok.

  Hasil penelitian menunjukkan bahwa rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis 54.84 menit dengan waktu pendaftaran rata-rata 5.93 menit dan waktu pencarian dan perakitan dokumen rekam medis 48.91 menit. Constraints pada proses penyediaan dokumen rekam medis antara lain waktu pencarian dokumen rekam medis dan terjadi waktu tunggu yaitu waktu tunggu kitir ke ruang filling dan waktu tunggu dokumen rekam medis setelah tracer.

  Penyebab constraints pada waktu pencarian dokumen rekam medis yang menjadi prioritas antara lain retensi tidak rutin dilakukan, dokumen rekam medis (DRM) tidak ada di rak filling dan ketelitian petugas kurang (salah sticker, salah pengelompokkan dan salah urut penyimpanan), kondisi rak filling penuh dan dokumen rekam medis (DRM) tidak ada di rak filling, SOP dan tupoksi kurang disosialisasikan. Penyebab constraints pada waktu tunggu yang menjadi prioritas antara lain petugas tidak rutin mengambil kitir pasien umum dan JKN baru dari pendaftaran, petugas tidak segera mendistribusikan DRM setelah tracer dan petugas tidak segera meletakkan kitir pasien JKN lama pada kotak petugas pencarian DRM, SOP dan tupoksi kurang disosialisasikan dan tidak ada standar waktu pada setiap proses penyediaan dokumen rekam medis (DRM) rawat jalan.

  

Keywords: rekam medis, waktu tunggu, theory of constraint, rawat jalan, waktu