A. CARA MEMULAI APLIKASI MICROSOFT WORD - Aplikasi Software Pengolah Kata

   Aplikasi Software Pengolah Kata :  PENGENALAN SOFTWARE APLIKASI DAN MENU-MENU SOFTWARE PENGOLAH KATA

  Microsoft Word merupakan program pengolah kata yang cukup lengkap dan lebih otomatis,

  bahkan perintah dan fungsi yang disediakan oleh software ini menunjang berbagai keperluan mulai dari pengetikan atau penyusunan naskah biasa, laporan, surat kabar sampai dengan fax.

A. CARA MEMULAI APLIKASI MICROSOFT WORD

  Langkah-langkah : 1) Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.

  2) Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Office Word 2007.

  3) Muncul Gambar berikut Unsur-unsur utama Layar Ms Word.

a. Title Bar

  berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan, atau menyembunyikan jendela program, dan menutup program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore, dan

  Close.

b. Office Button

  berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan dokumen seperti membuat dokumen baru (New), membuka dokumen (Open), menyimpan dokumen (Save), mencetak dokumen (Print), dan sebagainya

  c. Quick Access Toolbar

  berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif penggunaan perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan shortcut dari Office ButtonOpen, atau tool Save merupakan shortcut dari Office ButtonSave.

  d. Menu Bar berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya.

  Sebagai contoh, pada menu Home terdapat submenu Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing yang didalamnya berisi perintah-perintah sesuai kategorinya.

  e. Ribbon berisi perintah-perintah khusus yang merupakan submenu dari Menu Bar.

  f. Ruler

  merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara horizontal, yaitu di atas dokumen, dan secara vertikal, yaitu di sebelah kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk mempermudah melakukan pengaturan letak halaman.

  g. Status Bar

  adalah baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokumen yang sedang ditampilkan Ket :

  Page : menampilkan informasi halaman Words : Menampilkan jumlah halaman, kata, huruf (tanpa spasi), huruf (dengan

  spasi), paragraf, dan baris h.

   View Toolbar

  berisi pengaturan jenis tampilan dokumen, antara lain :  Print Layout : memberikan tampilan sesuai hasil yang akan diterima pada saat dicetak (default).

   Full Screen Reading : memberikan tampilan halaman penuh.

   Web Layout: memberikan tampilan sesuai hasil yang ditampilkan di dalam jendela browser.  Outline : memberikan tampilan sesuai heading di dalam dokumen dan tingkatan di dalam struktur dokumen.  Draft : memberikan tampilan yang berkelanjutan (menggabungkan seluruh halaman seperti dalam satu gulungan). Tiap halaman dipisahkan oleh garis titik-titik.

   MEMBUAT, MEMBUKA DAN MENYIMPAN FILE DOCUMENT A.

   MEMBUAT DOKUMEN BARU DI MICROSOFT WORD 2007 1.

   Klik Office Buttom New.

2. Pada Kotak Dialog yang muncul Pilih Blank Document  klik tombol Create.

  3. Pada kotak dialog New document, di bawah menu Templates, terdapat beberapa pilihan seperti :  Blank document, untuk dokumen yang kosong.  Installed template untuk membuat dokumen dari beberapa template yang disertakan dalam paket Microsoft Word.

   My Template untuk dokumen dari template buatan.  New from existing untuk membuat dokumen dari beberapa template yang terdapat pada file yang telah disimpan.

   Jika komputer yang sedang digunakan terhubung ke internet, kita juga dapat menggunakan template yang disediakan pada Microsoft Office Online.  Jika sudah dipilih, klik Create.

B. MENYIMPAN DOKUMEN

  Untuk menyimpan dokumen klik office button kemudian pilih Save atau klik button pada Toolbar. Akan muncul gambar berikut : C.

MEMBUKA DOKUMEN

  Untuk membuka dokumen klik office button dan pilih Open, Word akan menampilkan dialog box berikut :

D. MEMASUKKAN TEKS

  Setelah mengenal dasar-dasar layar Word, teks dapat langsung dimasukkan. Ada beberapa hal yang perlu diketahui : Tab digunakan untuk mengidentasi pada baris pertama.

• Word secara otomatis akan memulai baris baru sewaktu teks mencapai tepi kanan - halaman. Apabila terjadi kesalahan mengetik tekan Backspace untuk menghapusnya.
• Tekan Enter untuk menambah baris kosong. - Titik Sisip (kursor) Digunakan untuk memulai memasukkan teks.
• Penunjuk Mouse bergerak dilayar sewaktu mouse digerakkan. Penunjuk ini tampak dalam
• bentuk huruf I atau panah.

  E. MENGGUNAKAN KEYBOARD

  Jika anda menggunakan tombol pada numeric keypad, pastikan bahwa NUM LOCK dalam keadaan off. Perhatikan tabel berikut ini :

1. Klik Menu Page Layout

  Center (Ctrl + E) : Perataan teks di tengah. Align Right (Ctrl + R): Perataan teks sebelah kanan. Justify (Ctrl + J) : Perataan teks sebelah kiri dan kanan

  Untuk meratakan teks, pilih salah satu bentuk perataan yang diinginkan Align Left (Ctrl + L) : Perataan teks sebelah kiri.

  Width : Menentukan ukuran lebar kertas. Height : Menentukan ukuran tinggi kertas.

  Preview : Tampilan layar Word.

  Gutter Position : Letak gutter.

Orientation : Pengaturan arah cetakan halaman dengan Portrait

(memanjang) dan Landscape (melebar).

  

Bottom : Jarak antara sisi bawah kertas dengan teks/naskah.

Left : Jarak antara sisi kiri kertas dengan sisi kiri naskah.

Right : Jarak antara sisi kanan kertas dengan sisi kanan naskah. Gutter : Jarak spasi tambahan pada margin kiri yang ditujukan sebagai tempat penjilidan.

  c) Jika tidak ada ukuran yang cocok, klik di Custom Margin dan tentukan :

Top : Jarak antara sisi atas kertas dengan teks/naskah.

  b) Pilih bentuk margin yang diinginkan

  a) Klik Tab Margin

   MENGATUR SETTING HALAMAN ( MARGIN DAN UKURAN KERTAS )

  Click tombol X yang ada di pojok kanan atas window Word maka aplikasi word akan hilang atau klik office button  pilih Exit Word  PENGOLAHAN DAN PENGATURAN, SERTA ISIAN BERULANG PADA FILE DOCUMENT A.

  G. KELUAR DARI WORD

  Bila sudah selesai mengerjakan suatu dokumen dan sudah selesai menyimpannya, mungkin perlu menutup dokumen dan setelah itu mengerjakan dokumen lain. Klik office button dan pilih Close.

  F. MENUTUP DOKUMEN

2. Paper Size a) Klik di SIZE, kemudian tentukan ukuran kertas yang di inginkan.

b) Jika tidak ada yang sesuai klik di More Paper Size Contoh : A4, Legal, dll.

B. PENGATURAN PERATAAN TEKS

  C. MEMFORMAT KARAKTER HURUF PADA NASKAH

  Klik Menu Home  pada Ribbon Font

  Font : Memilih Jenis Huruf Font Size : ukuran huruf Bold : ketebalan huruf Italic : memiringkan huruf Underline : memberi garis bawah pada huru Font Color : memilih warna huruf

  D. MEMBUAT BLOCK PADA TEKS

  Menggunakan Keyboard, tempatkan kursor pada awal kata / kalimat yang akan diblock.Tekan tombol Shift sambil menekan tanda panah (  ) ke awal kata / kalimat.

  Atau bisa menggunakan Mouse

  1. Klik kiri tanpa dilepas (drag ) pada awal kata / kalimat yang akan diblock

  2. Seret penunjuk mouse hingga ke akhir kata / kalimat yang akan diblock

  3. Lepas klik mouse tersebut

  4. Untuk menghilangkan tanda block di teks klik di sembarang tempat dalam jendela dokumen.

E. MENGCOPY KATA / KALIMAT

  1. Block kata / kalimat yang akan di-copy

  2. Klik Home  klik Copy ([ada ribbon Clipboard) atau Ctrl + C

  3. Letakkan kursor pada tempat yang akan diletakkan hasil copy-an

  4. Klik Paste atau dengan tombol Ctrl + V

F. MEMINDAHKAN KATA / KALIMAT

  Apabila dalam pengetikan tidak sengaja melakukan kesalahan, baik dalam pengeditan, pemformatan dan lain sebagainya maka gunakan : : Membatalkan pengeditan.

  1. Undo (Ctrl + Z) : Membatalkan pembatalan pengeditan

  2. Redo/Repeat (Ctrl + Y)

G. CHANGE CASE Blok kalimat / kata yang ingin dirubah format hurufnya.

  Klik menu Home  Change Case (pada Ribbon Font) 1. Sentence case : Mengubah kalimat pada teks dengan diawali huruf besar.

  

: Mengubah kata atau kalimat dengan huruf kecil.

  2. Lowercase 3. UPPERCASE : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf besar.

  : Mengubah setiap awal kata dengan huruf besar.

  4. Title Case 5. tONGLE cASE : Mengubah setiap awal kata dengan huruf kecil H.

   FIND, REPLACE, and GO TO

  1. Find (Mencari)

• Klik Home Find (ribbon Editing) atau Ctrl + F - Ketik kata yang akan dicari di kotak Find What - Klik Find Next untuk mencari
• Tutup jendela tampilan ( X ) Find and Replace

  2. Replace (Mengganti)

• Klik Home Replace (ribbon Editing) atau Ctrl + H - Ketik kata yang ada pada dokumen yang ingin diganti di kotak Find What - Ketik kata pengganti di kotak Replace With - Klik Replace All (Untuk mengganti semua kata) atau Replace (untuk mengganti satu kata saja)
• Tutup jendela tampilan Find and Replace 3.

   Go To (Menuju Ke Halaman Tertentu)

• Klik Home Go To (ribbon Editing) atau Ctrl + G
• Ketik angka atau nomor halaman yang dituju pada Enter Page NumberLalu klik Next I.

• Klik Home Pilih Line Spacing (Ribbon Paragraph )
• Klik Line Spacing Options - Pada Tab Menu Indent and Spacing tentukan berapa spasi (Line Spacing) yang diinginkan
• Klik Ok
• Untuk 1 spasi tekan Ctrl + 1 (Single)
• Untuk 1½ spasi tekan Ctrl + 5 (1,5 lines)
• Untuk 2 spasi tekan Ctrl + 2 (Double) J.
• Klik Home Bullets (pada Ribbon Paragraph)Pilih Bullets sesuai keinginan 2.
• Blok atau tandai bagian naskah yang ingin dibuat Numbering/penomoran
• Klik Home Numbering (pada Ribbon Paragraph)Pilih Numbering sesuai keinginan K.

• Dari tab Menu Page Layout  klik Page Borders (pada Ribbon Page Background)
• Page Border : Membuat garis bingkai halaman.
• Klik OK L.
• Dari tab Menu Page Layout  klik Column (pada Ribbon Page Setup)
• Tentukan jumlah kolom yang diinginkan

  Page numbering : Mengatur urutan nomor halaman.

  o Number format : Memilih format nomor halaman.

  Klik icon Page Number

   Distance from text : Memodifikasi jarak drop cap dengan teks

   Lines to drop : Tentukan jumlah baris tinggi drop cap.

   Font : Pilih jenis huruf.

  Tentukan pengaturannya :  Position : Pilih letak teks yang diinginkan.

  Pilih Dropped atau In Margin

   COLUMNS

  o Setting : Memilih bentuk bingkai halaman. o Style : Memilih bentuk garis bingkai halaman. o Color : Memilih warna garis bingkai halaman. o Width : Memilih ketebalan garis bingkai halaman. o Art : Memilih jenis bingkai halaman. o Options : Memberikan pilihan pada jarak bingkai.

   BORDERS and SHADING

   Numbering

   BULLETS and NUMBERING 1. Bullets - Blok atau tandai bagian naskah yang ingin dibuat Bullets.

  Blok kalimat yang ingin diatur paragrafnya  Tekan tombol kombinasi :

  Atau dengan cara lain :

   MENGATUR PARAGRAF dan SPASI

M. DROP CAP

• Klik tab Menu Insert Klik Drop Cap -
• Seandainya bentuknya tidak sesuai klik di Drop Cap Options -

• Klik OK

N. MENYISIP NOMOR HALAMAN

• Klik tab Insert -

• Klik tanda panah kebawah dan tentukan posisi number
• Jika tidak ada yang sesuai, klik di Format Page Number  Format : Memodifikasikan format nomor halaman.

   Continue from previous section : Penomoran halaman secara berurutan mulai dari awal hingga akhir.

   Start At : Pengaturan nomor halaman awal O.

MEMBUAT HEADER DAN FOOTER

  Klik Insert  Klik Header  klik atau Footer (ribbon Header & Footer) - Klik tanda panah ke bawah dan tentukan posisi Header

• Isikan catatan atas pada kolom Header dan catatan bawah pada kolom Footer -

  Klik Close

• P.

MEMBUAT TEKS WORDART

  Klik Insert  Klik di icon WordArt (ribbon Text)

• Klik tanda panah kebawah dan pilih desain WordArt.
• Edit WordArt Text : Ketik teks pada kotak teks.
• : Memilih jenis huruf.

  Font

• : Memilih ukuran huruf.

  Size

• B (Bold) : Teks WordArt cetak tebal.
• : teks WordArt cetak miring

  I (Italic) Klik Ok

• Q.

   MENYISIP GAMBAR

  Untuk menyisipkan file gambar yang telah disediakan oleh Ms. Word

• Klik tab menu Insert  Clip Art. Pada bagian Search for: dapat diisi dengan kata petunjuk yang berhubungan, misalnya animals. Maka akan di dapat hasil seperti berikut : Untuk menyisipkan gambar dari file
• Kilk Insert  Picture sehingga muncul dialog box seperti berikut :

  R. MEMBUAT TABLE WORD

  Klik tab Insert  Klik Table - Klik tanda panah kebawah dan tentukan jumlah baris dan kolom yang dibutuhkan.

• Jika tidak ada bentuk kolom yang sesuai, klik Insert Table -  : Ukuran table.

  Table size

   : Tentukan jumlah kolom.

  Number of columns  : Tentukan jumlah baris

  Number of rows  AutoFit behavior : Pengepasan tabel otomatis.  : Memilih bentuk format tabel.

  AutoFormat

  OK -

• Dari menu Table, pilih:

  Cara Menggunakan Formula

  Atau

  Klik pointer pada gambar AutoShape yang ingin diisi tulisan di dalamnya

  Klik tanda panah kebawah

   MENGGUNAKAN DRAWING Cara Menggunakan AutoShapes

   Klik OK S.

   =Sum(Above) → Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada atasnya

   =Sum(Right) → Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada sebelah kanan

   =Sum(Left) → Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada sebelah kiri

   =Product(Above) → Untuk mengalikan semua bilangan yang ada diatasnya

   =Product(Right) → Untuk mengalikan semua bilangan yang ada sebelah kanan

   =Product(Left) → Untuk mengalikan semua bilangan yang ada sebelah kiri

   Isikan kotak Formula dengan rumus :

   Klik tab Layout  Klik di icon Formula

   Letakkan kursor pada sel tabel yang akan diisi rumus

   Table Properties : Memodifikasikan tabel, kolom, baris atau sel

  Ketikkan Teks yang diinginkan dalam kotak tersebut

   Split Cells : Membagi sel.

  Fasilitas Pengolahan Tabel

   Draw Table : Menggambar kotak tabel.

   Insert : Menyisip tabel, kolom, baris atau sel.

   Delete : Menghapus tabel, kolom, baris atau sel.

   Select : Memilih tabel, kolom, baris atau sel.

   Merge Cells : Menggabungkan sel.

   Split Table : Membagi tabel.

   Hide Gridlines : Menyembunyikan garis bantu tabel.

   Table AutoFormat : Memilih format tabel.

   Auto Fit : Mengepas kolom / baris otomatis.

   Heading Rows Repeat : Mengulangi judul tabel ke tabel halaman berikutnya.

   Convert : Mengubah jenis penulisan teks menjadi tabel atau sebaliknya.

   Sort : Mengurutkan data tabel.

   Formula : Operasi perhitungan data tabel.

• Membuat AutoShape
• Klik tab Insert Klik icon Shapes 
• Pilih bentuk yang diinginkan
• Letakkan penunjuk mouse diawal gambar lalu drag (seret) sesuai dengan keinginan, lalu lepas drag-nya.
• Memasukkan Teks pada AutoShape
• Klik gambar AutoShape yang ingin diisi teks di dalamnya
• Klik icon Text Box 
• Ketikkan Teks yang diinginkan dalam kotak tersebut
• Klik kanan gambar AutoShape yang ingin diisi teks di dalamnya
• Klik Add Text 

  T. RUMUS Membuat Typesetting Matematis

  Klik tab Insert  Klik icon Equation  Klik tanda panah kebawah dan pilih jenis Equation yang anda inginkan 

  Jika tidak ada yang cocok klik di Insert New Equation 

  Ketik Equation yang anda inginkan 

  Jika telah selesai klik sembarang tempat dalam lembaran kerja

  Subscript (Pangkat bawah) dan Superscript (Pangkat Atas)

  Blok huruf atau kalimat yang akan dijadikan subscript atau superscript

• Klik tab Insert  klik icon Subscript atau Superscript 

  Dapat juga dengan menekan tombol kombinasi:

   (Ctr) + (=) atau klik icon (untuk subscript / huruf agak kecil dan kebawah sedikit)  (Ctrl) + (Shift) + (=) atau klik icon (untuk superscript / huruf agak kecil dan sedikit ke atas) U.

MAIL MERGE

  Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama

  untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

   Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

   Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut :

  1. Tuliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Ms Word 2007 seperti di gambar:

  2. Pilih menu Mailings

  3. Pilih menut start Mail Merge

  4. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard

  5. Di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih

  letters untuk membuat tipe

  dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.

  6. Pada step ke-2, pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat.Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.

  7. Pilih lah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimasukkan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create.

  8. Setelah muncul menu New addres list, pilih sub menu Customize Address list. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan.

9. Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.

  Add. Isi kolom kosong

  10. Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu insert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh : nama, tempat (lihat gambar)

  11. Setelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry. Contoh : judul nama diisi dengan Rudi, Desy, Hadi, Romy.Untuk mengakhiri tekan OK

  12. Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my dockumen. Beri nama file data tersebut, misalnya latihan mail merge. Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK.

  13. Namun jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit.

  14. Jika sudah kembali ke lembar kerja di Ms WORD, pilihlah menu insert Merge field.

  15. Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada.

  16. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results

  hasilnya :

   PENCETAKAN FILE DOCUMENT

   Langkah yang dilakukan untuk mencetak dokumen adalah :  Klik icon Office Button  Pilih Print Atau tekan tombol alternatif Ctrl + P di keyboard  Tentukan jenis printer pada kotak Printer Name  Pada kotak Page range :

  All : Untuk mencetak semua lembaran pada file tersebut

• Current page : Mencetak hanya pada halaman dimana kursor itu diletakkan - Pages : Mengisi halaman dokumen yang akan dicetak
• Number of Copies : Untuk mencetak dokumen berapa rangkap halaman yang akan -

  di print

  Properties : Untuk mengatur setup mencetak

• Klik Ok