1. Membuat Surat menyurat - Pengolah Kata untuk Menghasilkan Informasi

ALAT PERAGA PERSATUAN PEMBELAJARAN

  Kompetensi Standard Kompetensi:  Menerapkan perangkat lunak pengolah kata (word processing) untuk menghasilkan informasi. Kompetensi Dasar :

•  Mengidentifikasi fungsi perangkat lunak pengolah kata
•  Membuat berkas dengan mengunakan program pengolah kata
•  Memodifikasi berkas mengunakan program pengolah kata
•  Membuat tabel sederhana dan menempatkan gambar program pengolah kata

  Indikator :

•  Mengidentifikasi letak program pengolah kata
•  Menjalankan program pengolah kata
•  Membuka berkas baru
•  Mengunakan pengolah kata untuk pengolahan file
•  Menggunakan menu yang berkaitan dengan editing
•  Menggunakan menu yang berkaitan dengan format paragraf dan font
•  Menyimpan berkas sesuai dengan nama file dan forlder yang di inginkan
•  Membuka dan mengedit berkas yang pernah dibuat
•  Menggunakan fasilitas pengolahan kata dan pengabungan kata
•  Menggunakan menu insert dan menu yang berkaitan setting halaman untuk mengelola berkas
•  Mengatur orientasi halaman ( potrait atau landscape )
•  Mengunakan fasilitas print preview dalam mengelola pencetakan berkas
•  Mencetak berkas sesuai dengan format yang diinginkan
•  Membuat tabel dengan berbagai format
•  Mengedit tabel
•  Membuat word art menyisipkan dalam berkas

  Materi Mengidentifikasi Perangkat Lunak Pengolah Kata

  Program pengolah kata yang akan dibahas pada materi ini adalah Microsoft Word 2003, sebuah versi dari  Microsoft Word ( MS. Word ) yang cukup tinggi. Pembahasan pada materi ini akan memberikan dasar  yang mudah sehingga apa pun versi MS. Word yang digunakan prinsip operasinya sama.

  

Microsoft Word adalah aplikasi program pengolah kata yang dikeluarkan oleh Perusahaan Microsoft yang

  mempunyai beberapa fungsi antara lain :

  1 Membuat Surat menyurat .

  2 Membuat Karya Tulis, Skripsi dan lain-lain .

  3 Membuat tabel dengan perhitungan atau tanpa perhitungan .

  4 Membuat grafik .

  5 Membuat tulisan menarik dengan mengunakan gambar .

  6 Dll .

     

  1 .

  1. Klik menu File

  Untuk membuat berkas baru, dapat dilakukan melalui menu File , dengan langkah-langkah  sebagai  berikut :

  Membuat Berkas Baru

  kumpulan perintah yang disusun berdasarkan fungsinya. Setiap menu terdiri dari submenu, seperti gambar dibawah ini :  

  Window dan Help. Dimana menu tersebut mempunyai fungsi kumpulan-

        Microsoft Word mempunyai Menu Utama atau dikenal dengan Menu Baru yang terdiri atas File, Edit, View, Insert, Format, Table, Tools, Data,

  Menu Microsoft Word

  Selanjutnya, akan tampil lembar kerja Microsoft Word (Layar Editing) sebagai berikut :          

  Klik program --> geser mouse ke kanan --> Pilih Microsot office --> geser kembali ke kanan --> pilih Microsoft Word.        

  4 .

  Klik start

  Tunggu sampai muncul desktop windows XP (sesuai dengan sistem operasi yang digunakan, contoh windows XP) 3 .

  2 .

  Nyalakan Komputer

     

  Keunggulan dari Microsoft Word adalah :

  Mengaktifkan Program

  Kemampuan menyimpa file dalam bentuk web    

  Mampu menyisipkan gambar dan grafik ataupun objek lainnya yang membuat naskah terlihat lebih menarik 7 .

  6 .

  Dapat melakukan pengiriman e-mail dan fax langsung terhubung dengan internet

  5 .

  WYSIWYG ( What You See Is What You Get ), yaitu apa yang dilihat di monitor akan sama dengan hasil cetakan.

  4 .

  Kualitas baik dan bagus dalam pencetakkan

  3 .

  Mudah memanajemen file dan fasilitas autorecovery bila terjadi padam listrik

  2 .

  Mudah dalam pengoperasian

  1 .

  2. Klik New, window akan menampilkan kotak dialog seperti gambar di bawah ini:

   

  3. Kemudian klik Blank Document untuk membuat berkas baru, untuk langkah cepatnya tanpa  melalui menu file yaitu dengan mengklik Ikon New ( ) pada Toolbar Ikon.    

  Menyimpan Berkas Baru

        Setelah mengetik artikel atau tulisan, kita dapat menyimpan berkas tersebut dengan tujuan  agar artikel atau tulisan tidak hilang. Penyimpanan tersebut dapat di simpan di harddisk, 

  Flask Dish atau Disket tergantung kebutuhan. Adapun langkah untuk menyimpan berkas  adalah sebagai berikut :   1.

  Pada Menu File klik `Save` atau ikon   maka akan tampil kotak dialog seperti  dibawah ini :       2. Isi nama File pada kotak ` File Name`   3. Kemudian arahkan penyimpanan yang dilakukan dengan mengklik tanda panah ke bawah  paling atas    

  Pengaturan Format Paragraf

        Agar tampilan teks terlihat bagus, perlu adanya pengaturan format paragraf yang baik . 

  Format Paragraf dapat dilakukan dengan menu pulldown ( melalui menu Format ) atau menu  toolbar yang tersedia.   1. Mengatur Paragraf dengan menu pulldown     * Klik menu Format     * Klik Paragraph, maka akan tampil kotak dialog :     * Klik Tab Indents dan Spacing, tentukan :       Alignment : Perataan teks terdiri dari ( Left, center, right dan Justify )       Identation : Batas kiri dan kanan paragraf       Special : Indent menggantung (hanging) dan menjorok ( First line )       Line Spacing : Jarak baris pengetikan     * Klik OK              

      * Klik Ikon yang diperlukan                                       * Keterangan :       a. Perataan teks kiri ( Left)       b. Perataan teks tengah ( center )       c. Perataan teks kanan ( Right ) dan d. Perataan teks penuh atau kiri dan kanan (Justify)

     

  3 Mengatur Jarak Baris (Line Spacing) dengan Ikon .

    Pengaturan spasi atau jarak baris selain dengan menu Pulldown seperti pada gambar kotak dialog.

  Paragraf, dapat dilakukan pula dengan menggunakan Ikon line spacing. Langkahnya adalah sebagai berikut :

   

• Klik ikon line spacing   *Pilih jarak baris atau spasi yang diperlukan.

    Perhatikan gambar berikut :

                   

  4 Bullets and Numbering .

    Bullets merupakan alat pemberian nomor di depan suatu paragraf dalam bentuk karakter tertentu, sedangkan numbering merupakan alat pemberian nomor di depan suatu paragraf dalam bentuk angka atau alfabet. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

   

• Klik menu Format   *Klik Bullets and numbering   *Pilih Bullet yang diinginkan        
• Pilih Numbered yang di inginkan

       

               

  5 . Pengaturan Font (Huruf)

    Aktivitas menarik dari Word adalah bermain-main dengan font ( Jenis huruf ). Penggunaan font berarti mencakup antara lain penebalan font ( bold ), pemiringan font ( Italic ), pemberian garis bawah (underline), penggantian ukuran font (size), bentuk font (style), warna font dan latar belakang. Bila teks/tulisan sudah diketik dulu maka harus melakukan pemblokkan terlebih dahulu.

  Perhatikan Langkah-langkahnya :  

  Mengubah font dengan menggunakan Menu Bar

    *Sorot Teks atau Blok dulu tulisan/teks  

• Klik Menu Format  
• Klik Font maka akan tampil kotak dialog  
• Setelah di pilih, maka OK                  

  Adalah Jenis-jenis Font   Menggubah Style Font :  

• Regular : Sesuai dengan aslinya artinya tidak diberikan Style - Italic : memringkan font
• Bold : menebalkan Font - Bold Italic : memiringkan font dan menebalkan font

    Mewarnai Font  

  Mengubah ukuran Font Memberi garis dibawah font, jika diberi garis maka underline color akan berfungsi untuk menentukan warna garis.       Menggubah Font dengan mengunakan Ikon

•  

  Klik ikon seperti gambar di samping yang terdapat pada Toolbar Ikon

    *Klik pilihan yang diinginkan, dimana :    

  B : untuk menebalkan font (Bold) I : untuk memiringkan font (Italic) U : untuk mengarisbawahi font (Underline)

       

  6 Format Case Text .

    Fungsi format ini adalah untuk mengubah huruf dalam suatu kata kalimat, paragraf, atau seluruh halaman menjadi huruf besar (Capital), huruf kecil (lower), Huruf besar dalam satu kalimat, dan lain-lain.

  Perhatikan langkah-langkah berikut ini :   *Blok Teks yang akan dirubah Case Text-nya   *Klik menu format  

• Klik Change Case  
• Tentukan Pilihan     Sentence case : huruf kapital dalam satu kalimat

  Lower case : huruf menjadi kecil

  semua

  UPPERCASE : huruf kapital semua Title Case : huruf depan kapital

  dalam setiap kata

  Toggle : huruf depan kapital

  atau lower dalam setiap satu kata tergantung asal hurufnya dalam setiap satu kata.

    Memodifikasi Berkas

  1. Membuka berkas yang telah disimpan

    Membuka berkas yang telah kita buat dapat dilakukan dengan cara menggunakan menu Pulldown, ikon atau keyboard kombinasi. Berikut ini cara membuka berkas baru dengan menggunakan menu Pulldown.

   

• Klik menu File  
• Klik Open  
• Tentukan directory file akan dibuka  
• Klik nama file yang akan dibuka   * Klik Open

        Selain itu, membuka file open dapat dengan menggunakan ikon.

  Caranya dengan mengklik ikon open atau dapat pula dilakukan keyboard dengan menekan kombinasi tombol keyboard Ctrl + O.    

2. Memperbaiki berkas yang telah tersimpan dengan Editing

    Kemungkinan berkas memerlukan suatu perbaikan (editing ), perubahan, pengurangan,  atau  penambahan. Dalam mengedit, ada istilah blok yang selanjutnya dapat dilanjutkan dengan menghapus, mengcopy atau memindahkan berkas.   A. Blok     Blok adalah istilah dalam komputer yang berfungsi untuk menandai atau memilih teks  tertentu. Untuk  memblokan, ada cara yang dapat dilakukan :

      1) memblok satu kata           : klik ganda     2) memblok satu baris          : klik di kiri baris pada atau selection bar dengan kursor menghadap serong ke kanan     3) memblok satu kalimat      : Tekan tombol Ctrl diikuti klik pada kalimat tersebut     4) memblok satu paragraf    : Tiga kali klik pada paragraf tersebut     5) memblok seluruh naskah : Tiga kali klik kiri baris pada atau selection bar dengan  kursor 

                                            menghadap serong ke kanan. Dapat pula dengan menekan keyboard : Ctrl + A     6) memblok per satu huruf   : Tekan keyboard Shift dengan arrow key (tanda panah)           B. Menghapus (del) dan Memotong (cut) Dokumen     Ada dua pengertian menghapus dan memotong. Menghapus adalah tindakan  menghilangkan  tulisan/teks secara permanen, sedangkan memotong adalah tindakan menghilangkan  tulisan/teks dengan tujuan untuk dipindahkan ke tempat lain atau baris baru.

            Untuk memotong teks/tulisan dapat dilakukan dengan cara :     1. Klik menu Edit     2.

  Klik Cut atau Klik Ikon Cut        atau dengan menekan tombol kombinasi keyboard : Ctrl + X             Untuk menghapus teks dapat dilakukan dengan cara :     1. Menekan keyboard `Backspace` : menghapus satu karakter di sebelah kiri kursor     2. Menekan `Ctrl` + `Backspace` : menghapus satu kata di sebelah kiri kursor     3. Menekan `Delete` : menghapus satu karakter di sebelah kanan kursor     4. Menekan `Ctrl` + `Delete` : menghapus satu kata di sebelah kanan kursor           C. Mengcopy atau menyalin berkas     Mengcopy teks dapat dilakukan dengan cara     * Blokkan dulu teks yang akan di copy     * Klik menu Edit     * Klik Copy       atau Ikon copy   atau tekan tombol kombinasi : Ctrl + C           D. Menempatkan kembali Dokumen yang telah dipotong atau di-copy     Menempatkan kembali teks yang telah dicopy atau telah dipotong dengan cara adalah  sebagai berikut :

      * Klik menu Edit     * Klik Paste       atau Klik Ikon paste   atau tekan tombol kombinasi keyboard : Ctrl + V

     

3 Pembuatan dan Penghapusan Nomor Halaman (Page Number) .

    Untuk mengetahui jumlah halaman atau posisi halaman yang diketik, sebaiknya setiap  halaman diberikan nomor. Selain membuat nomor halaman, dapat pula menghapus nomor  halaman itu, caranya adalah:

    A Membuat Nomor Halaman .   *Klik menu insert   *Klik page numbers   *Tentukan letak nomor pada Pilihan Position dan Letak (Perataan) nomor halaman pada  pilihan Alignment, untuk mengosongkan nomor halaman pertama hilangkan tanda cek  pada ` Show number on first page `

          *Klik Format   *Tentukan bentuk nomor halaman pada pilihan Number Format

      *Klik OK     *Klik OK             B Menghapus nomor halaman .

      untuk menghapus nomor halaman adalah sebagai berikut     *Double klik nomor halaman yang sudah dibuat     *Kemudian klik nomor halaman sampai muncul bingkainya     *Tekan Delete pada keyboard              

4.Mengatur ukuran kertas dan tampilan kertas

    Untuk mencetak berkas, sebelumnya kita dapat mengatur ukuran kertas yang akan dicetak  seperti Letter (kertas kwarto), A4, Folio, (Legal), dll. Serta dapat mengatur tampilan kertas  apakah Potrait (berdiri tegak) dan Landscape ( tiduran ). Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

    * Pada saat kotak dialog Print telah tampil pilih properties   * Tentukan :     >Paper size : ukuran kertas

•  width : besarnya lebar ukuran kertas
•  height : besarnya tinggi ukuran kertas     >Orientation      
•  Potrait              
•  Landscape    * Klik OK

     

5. Pencetakan Berkas

    Naskah yang diketik dapat dilihat terlebih dahulu tampilannya pada layar monitor ( print preview ) sebelum dicetak ke kertas melalui printer. Berikut langkah-langkahnya ;   A. Menampilkan hasil cetakan di monitor   * Klik menu file

•  

  Klik Print Preview atau ikon    * Gunakan Ikon pada toolbar yang ada untuk mengatur format tampilan tersebut seperti gambar di  bawah ini :       Keterangan :     1) Print              : untuk mencetak ke printer     2) Magnifier       : untuk mengaktifkan kursor pada tampilan preview dan dapat     3) One Page      : tampilan di layar satu halaman     4) Multiple page : tampilan di layar beberapa halaman     5) Zoom            : mengatur besar/kecil tampilan naskah     6) View Ruler     : menampilkan/menyembunyikan ruler line     7) Shrik to fit     : mengatur halam kembali dengan merubah naskah ukuran huruf menjadi lebih kecil 0.5 pt     8) Full screen     : menampilkan naskah satu layar penuh     9) Close             : menutup ( mengakhiri ) perintah Print Preview             B. Mencetak dokumen

      * Klik print     * Tentukan       - Nama                    : jenis printer yang digunakan       - Page range          : nomor halaman yang akan dicetak       - All                         : semua halaman

  Current Page       : halaman tertentu       -             1-3 : halaman 1 sampai dengan 3             1,3 : halaman 1 sampai dengan 3             3 : halaman 3 saja

        - Number of copies : jumlah halaman yang akan dicetak     * Klik OK      

    Menyisipkan Tabel dan Gambar

  1. Menyisipkan Tabel   A. Membuat Tabel     Membuat tabel ada 2 cara dengan mengunakan menu pulldown atau dengan  mengunakan

  Ikon Insert Table.     a. Dengan mengunakan Pulldown cara adalah sebagai berikut :       * Klik menu Table       * Klik insert       * Klik insert table, maka akan tampil kotak dialog :       * Isi jumlah kolom yang diperlukan pada kotak Number of columns       * Isi jumlah baris yang diperlukanpada kotak Number of rows       * Klik OK             

              b. Dengan menggunakan ikon insert table       * Klik Ikon insert table       * Blok jumlah baris dan kolom yang dibutuhkan       * maka tabel akan muncul seperti gambar di bawah ini                        B. Menyisipkan Kolom dan Baris     Dalam membuat table ada kemungkinan untuk menambah kolom atau baris bahkan  menghapus kolom atau baris. Untuk melakukan itu langkah-langkahnya adalah sebagai  berikut :

      Untuk menambahkan baris atau kolom     1. Klik salah satu baris atau kolom yang ingin di tambahkan.     2. Klik menu Table     3. Arahkan ke Insert     4. Pilihlah :

                  Table : untuk menambahkan tabel di dalam baris atau kolom         Column to the left : menambah kolom di sebelah kiri         Column to the Right : menambah kolom di sebelah kanan         Row to the Left : menambah baris di sebelah kiri         Row to the Right : menambah baris di sebelah kanan         Cells : terdapat pilihan 

   Shift cell the right ( menambahkan cell ke kanan),    Shift cell the down ( menambahkan cell ke bawah), 

    Insert entire row   (menambahkan Kolom),    Insert entire column ( menambahkan kolom )

                          C. Menghapus Baris dan Kolom     Dalam membuat tabel ada kemungkinan mempunyai baris dan kolom yang tidak  diperlukan untuk itu baris dan kolom tersebut perlu dihapus. Berikut adalah langkah menghapus  baris dan kolom.     * Klik baris dan kolom yang akan dihapus     * Klik menu table     * Arahkan ke "delete"       Pilihlah :         Table : menghapus table         Column : menghapus kolom         Rows : menghapus baris

         

     

  2. Menyisipkan Gambar   A. Menyisipkan Clip Art     * Klik menu Insert     * Arahkan ke Picture     * Klik ClipArt hingga muncul dialog sebagai berikut :           * Klik clip organizer, maka akan tampil kotak dialog dibawah ini :           * Pilih clip collection list     * klik tanda panah pada gambar yang diinginkan     * Klik copy     * Klik close     * Klik menu edit     * Klik Paste           B. Menyisipkan File Gambar     * Klik menu insert     * Arahkan ke Picture     * Klik From file     * Pilih gambar pada folder tertentu

                  C. Menyisipkan Word Art     Microsoft word 2003 memiliki fasilitas seni tulisan atau teks yang biasa disebut dengan WordArt. 

  WordSrt diperlukan untuk melengkapi dokumen agar terlihat lebih menarik. Langkah untuk  membuat WordArt adalah sebagai berikut :     * Klik menu Insert     * Arahkan ke Picture     * Pilih WordArt      

    Simulasi Latihan

  Latihan 1 Latihan 2 Tes Tim

TIM PENGEMBANG

  Penulis : Villia Eka Meyana, S.Si Pengkaji Materi : Drs. Pitoyo Yuliatmojo, MT Pengkaji Media : Nasehadin, S.Kom Pemrogram : Arum B. Satriani, S.Kom Pendesain Grafis : Irwan Kustiawan Quality Control : Drs. Kenthut / Drs. Gatot Pramono, M.Pet