Evaluasi sistem akuntansi persediaan : studi kasus pada instalasi farmasi Rumah Sakit Bhayangkara, Kalasan - USD Repository
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN
(Studi Kasus pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara, Kalasan)
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi Oleh:
ALBERTA PUNGKY FEBRIANA
NIM: 052114038
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
Skripsi
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN
( Studi Kasus pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara, Kalasan)
Oleh:
ALBERTA PUNGKY FEBRIANA
NIM: 052114038
Telah disetujui oleh:
PembimbingDrs. Edi Kustanto, M.M. Tanggal : ………………
Skripsi EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN Studi Kasus pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Kalasan Dipersiapkan dan ditulis oleh: ALBERTA PUNGKY FEBRIANA
NIM:052114038 Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji Pada Tanggal 26 Agustus 2009 Dan dinyatakan memenuhi syarat
Susunan Dewan Penguji Nama Lengkap Tanda Tangan
Ketua ………………………..…………. ………………..
Sekretaris ……………………………..……. ……………….. Anggota ………………………………….... ……………….. Anggota …………………………………… ………………..Yogyakarta,, ……………………. Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma
Dekan,
Drs. Y.P. Supardiyono, M.Si., Akt., QIA
Kupersembahkan karya tulis ini untuk: Yesus, Tuhan dan Allahku,
1. Bapak dan Ibu tercinta, serta 2.
3. Adik-adikku tersayang.
UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul: Evaluasi Sistem Akuntansi Persediaan: Studi Kasus pada Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara, Kalasan dan telah dimajukan untuk diuji
pada tanggal 26 Agustus 2009 adalah benar hasil karya saya.Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 31 Agustus 2009 Yang membuat pernyataan, Alberta Pungky Febriana
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama : Alberta Pungky Febriana
Nomor Mahasiswa : 052114038 Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN
(Studi Kasus pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara, Kalasan)
beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal: 31 Agustus 2009 Yang menyatakan, Alberta Pungky Febriana
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur aku haturkan dengan tulus kepada Allah Bapa di surga, Keluarga Kudus dari Nazareth : Santo Yoseph, Bunda Maria, dan Yesus yang senantiasa setia melindungi dan menyertai tiap langkah dalam hidupku ini.
Ucapan terima kasihku kepada :
1. Romo Dr. Ir. P. Wiryono P., S.J selaku Rektor Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta.
2. Drs. Y.P Supardiyono, M.Si., Akt selaku dosen anggota dosen penguji skripsi ini, serta Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta
3. Drs. Yusef Widya Karsana, M.Si., Akt selaku Dosen Pembimbing Akademik dan Kepala Program Studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta
4. Drs. Edi Kustanto, M.M. selaku dosen mata kuliah Metodologi Penelitian Terapan sekaligus dosen pembimbing Skripsi yang telah dengan sabar dan setia membimbing dan mengarahkan saya untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
5. Mas Nicko Kornelius Putra, S.E. selaku dosen penguji yang juga dengan setia mengarahkan dan membimbing saya untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan dalam skripsi ini.
6. Seluruh dosen dan karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta yang turut membantu proses belajar penulis selama masa kuliah.
7. Semua pihak Rumah Sakit Bhayangkara Kalasan yang telah banyak membantu dalam memberikan waktu dalam pengumpulan data untuk dapat menulis skripsi ini, terutama Om Agus yang telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian di Rumah Sakit ini, mbak Yanti yang banyak memberikan bimbingan, dan mbak Wiwid yang banyak meluangkan waktunya untuk membantu mengumpulkan data.
8. Bapak dan Ibu tercinta yang tak henti-hentinya mendoakan, mendidik, mendampingi, dan memberikan kasih sayang yang begitu besar kepada saya.
9. Adekku Deta dan Siska, yang menjadi sahabat dalam suka dan duka.
10. Om Agus, Tante Eni, Satya, Bram, dan tak lupa Dinda yang selalu mendoakan dan mendukung saya.
11. Teman-teman Syantikara, Suster Ben tercinta, k’Nuri, k’Mega, k’Lau, k’Aga, k’Suti, k’Hana, k’Lani, k N’cis, k’Ntine, k’Gusti, Nopi, Windy, Dewi mehonk, Bening, Nita, Taco, Bon2, Gita, Achong, Cindy, Cinthya, Elis, Clara, Siska, Neng, Lisa..dan masih banyak lagi… hidup Cetz!!!
12. Teman-teman FKMKKP (Dewi, Santi, Rika, Viri, Prima, Tiko, Dani, Bram, Valen, dkk), para Romo (Rm Handi, Rm Danang, Rm Bagyo, Rm Bambang) dan para frater Semintari Tinggi St. Paulus Kentungan (fr Aan, fr Dedi, fr Kristi, fr Dodi, fr David, fr Lilik, fr Yodho, dkk), yang telah menjadi keluarga se-
13. Teman-teman seangkatan dan seperjuangan akuntansi Sadhar ’05 (terutama suster Edith, hehehe), teman-teman HIMAKS, teman-teman panitia SDSAC, teman- teman jurnal akuntansi, teman-teman brevet pajak STIE YKPN, teman-teman EEC, ayo semangat!! Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, segala kritik dan saran akan diterima dengan senang hati oleh penulis demi penyempurnaan skripsi ini.
Yograkarta, 31 Agustus 2009 Alberta Pungky Febriana
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ....................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................... iii HALAMAN PERSEMBAHAN .................................................................................. iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ................................... v LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI ................................................................. vi HALAMAN KATA PENGANTAR ............................................................................ vii DAFTAR ISI ........................................................................................ x DAFTAR TABEL ........................................................................................ xiv DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xv DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xvi ABSTRAK ........................................................................................ xviii ABSTRACT
........................................................................................ xix BAB
I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah .......................................................................
1 B. Rumusan Masalah .............................................................................
2 C. Batasan Masalah .............................................................................
2 D. Tujuan Penelitian .............................................................................
3 E. Manfaat Penelitian .............................................................................
3 F. Sistematika Penulisan ......................................................................
4 BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem ..................................................................................
6 1. Definisi Sistem .........................................................................
6 2. Karakteristik Sistem ...............................................................
7 3. Tujuan Penyusunan Sistem ......................................................
9
1. Definisi Sistem Akuntansi ........................................................
9 2. Komponen Utama Sebuah Sistem Informasi ...........................
10 3. Unsur-unsur Sistem Akuntansi Pokok ....................................
12 4. Elemen-elemen Sistem Akuntansi .........................................
16 C. Sistem Akuntansi Persediaan ..............................................................
17 1. Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan .................................
17 2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan .......
18 3. Dokumen yang Digunakan .......................................................
20 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan .........................................
22
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan ...................................................................................
23 D. Sistem Pengendalian Intern ..................................................................
32 1. Definisi Sistem Pengendalian Intern ........................................
32 2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern ..........................................
33
3. Unsur Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan ...................................................................................
33 E. Review Penelitian ................................................................................
36 BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian .....................................................................................
38 B. Tempat dan Waktu Penelitian .............................................................
38 C. Subyek dan Obyek Penelitian ..............................................................
38 D. Data yang Dicari ..................................................................................
39 E. Teknik Pengumpulan Data ..................................................................
40 F. Teknik Analisis Data ...........................................................................
40 BAB IV GAMBARAN UMUM INSTALASI FARMASI A. Sejarah Singkat Instalasi Farmasi .......................................................
42 B. Lokasi ..................................................................................................
44 C. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi .................................................
44
E. Personalia ............................................................................................
48 F. Kegiatan Instalasi Farmasi ..................................................................
48 BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi Data Sistem Akuntansi Persediaan di Instalasi Farmasi .....
49 1. Kegiatan Pokok yang Dilakukan di Instalasi Farmasi ...............
49 2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan .........
50 3. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan ........
51 4. Dokumen yang Digunakan .........................................................
56 5. Catatan Akuntansi yang Digunakan ..........................................
57 6. Bagan Alir Dokumen ................................................................
59 B. Perbandingan Teori dan Praktek Sistem Akuntansi Persediaan yang diterapkan di Instalasi Farmasi ...................................................
65 1. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan .........
65 2. Dokumen yang Digunakan ........................................................
66 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan ..........................................
68
4. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara Tegas .............................................................
69 5. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan .................................
71
6. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas Unit Organisasi ...................................................................................
72 7. Kompetensi Karyawan yang Memadai .......................................
74 C. Pembahasan Hasil Perbandingan Teori dan Praktek Sistem Akuntansi Persediaan yang Memenuhi Sistem Pengendalian Intern di Instalasi Farmasi
1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Fungsional Secara Tegas ...........................................................
75 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ..................................
76
3. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas Unit
4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggungjawabnya ...
78 BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan ........................................................................................
80 B. Keterbatasan Penelitian .....................................................................
80 C. Saran .................................................................................................
81 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................
82 LAMPIRAN ...........................................................................................................
83
DAFTAR TABEL
Tabel V.1 : Perbandingan teori dan praktek fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan ...................................................................
65 Tabel V.2 : Perbandingan teori dan praktek dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan ...................................................................
66 Tabel V.3 : Perbandingan teori dan praktek catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan ........................................................
68 Tabel V.4 : Perbandingan teori dan praktek struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas dalam sistem akuntansi persediaan .................................................................. .
69 Tabel V.5 : Perbandingan teori dan praktek sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi persediaan ......................................
71 Tabel V.6 : Perbandingan teori dan praktek tentang praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi dalam sistem akuntansi persediaan ...................................................................
72 Tabel V.7 : Perbandingan teori dan praktek tentang kompetensi karyawan yang memadai. .......................................................................................
74 Tabel V.8 : Tabel Pembahasan..................................................................................
79
DAFTAR GAMBAR
Gambar IV.1 : Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Sumber: Arsip Rumah Sakit Bhayangkara ................................
45 Gambar V.1 : Prosedur Pemesanan Persediaan Obat-Obatan (Umum) ............
59 Gambar V.2 Prosedur Penerimaan Persediaan Obat-Obatan (Umum) ...........
60 Gambar V.3 : Prosedur Pemesanan Persediaan Obat-obatan (Anggota) .........
61 Gambar V.4 : Prosedur Penerimaan Persediaan Obat-Obatan (Anggota) .........
62 Gambar V.5 : Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang .............
63 Gambar V.6 : Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan ......................................
64
DAFTAR LAMPIRAN
Dokumen-dokumen standar yang digunakan : 1.
Formulir Rencana Kebutuhan Materiil Kesehatan APBN (FRKMK APBN) ........ 84 2. Formulir Laporan Pemakaian dan Sisa Pakai Materiil Kesehatan Anggaran DPK
(FLPSPMKA DPK) ................................................................................................ 85 3.
Formulir Laporan Pemakaian dan Sisa Pakai Materiil Kesehatan Anggaran APBN
(FLPSPMKA APBN) .............................................................................................. 86 4.
Formulir Laporan Pengadaan Sendiri (DPK) .......................................................... 87 5. Formulir Berita Acara Pengujian Material Kesehatan ............................................ 88 6. Formulir Lampiran Berita Acara Pengujian Materiil Kesehatan ............................ 89 7. Formulir Berita Acara Penerimaan Material Kesehatan ........................................ 90 8. Formulir Lampiran Berita Acara Penerimaan Materiil Kesehatan ........................ 91 9. Formulir Berita Acara Pengujian dan Penerimaan Materiil Kesehatan .................. 92 10.
Formulir Lampiran Pengujian dan Penerimaan Materiil Kesehatan ....................... 93 11. Buku pertanggung jawaban ..................................................................................... 94 12. Kartu Stock Materiil Kesehatan .............................................................................. 95 13. Kartu Label Materiil Kesehatan .............................................................................. 96 14. Formulir Surat Perintah Pengeluaran Materiil (SPPM) Anggaran DPK ............... 97 15. Formulir Daftar Pengepakan Materiil Kesehatan ................................................... 98
16. Formulir Surat Ijin Jalan Materiil Kesehatan ......................................................... 99 17.
Faktur pembelian ................................................................................................ 100
Dokumen-dokumen yang dirancang sendiri oleh pihak Apotek : 18.
Buku Keuangan Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY............. 101 19. Surat Permohonan Obat/ Alkes ke Gudang ............................................................ 102 20. Bukti Penyerahaan Materiil dari Gudang Obat ...................................................... 103 21. Format Laporan Narkotika dan Psikotropika Rumah Sakit Bhayangkara .............. 104 22. Surat pesanan
................................................................................................ 105 23.
Surat Pesanan Psikotropika ..................................................................................... 106 24. Surat Pesanan Narkotika ......................................................................................... 107 25.
Copy resep
................................................................................................ 108 26.
Kartu Stock
....................................................................................................... 109
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN
(Studi Kasus pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara Kalasan)
ALBERTA PUNGKY FEBRIANA
NIM: 052114038
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2009
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi persediaan yang dilaksanakan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara sudah sesuai dengan teori.
Langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut adalah sebagai berikut: (1) Mendeskripsikan sistem akuntansi persediaan yang dilaksanakan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara. (2) Membandingkan hasil temuan lapangan dengan teori sistem akuntansi persediaan yang memenuhi syarat sistem pengendalian intern.
Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi persediaan yang dijalankan di Instalasi Farmasi belum sesuai dengan teori. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya ketidaksesuaian antara teori dan praktek yang dijalankan, diantaranya: pemisahan tanggung jawab fungsional dalam struktur organisasi masih perlu ditingkatkan dengan mengacu pada prinsip pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan aktiva dan fungsi pencatatan, kurangnya beberapa dokumen dan catatan akuntansi, pelaksanaan perhitungan fisik persediaan yang kurang sesuai, dan pemberian nomor urut tercetak pada tiap formulir yang digunakan.
ABSTRACT
AN EVALUATION ON ACCOUNTING SYSTEM OF INVENTORY
(A Case Study at Pharmacy Installation of Bhayangkara Hospital, Kalasan)
ALBERTA PUNGKY FEBRIANA
NIM: 052114038
SANATA DHARMA UNIVERSITY
YOGYAKARTA
2009
The aim of this research was to know whether the implementation of the inventory accounting system in the Pharmacy Installation of Bhayangkara Hospital had been suitable with the theory.
The steps done to achieve the goal of this research were: (1) doing the descriptive analysis on inventory accounting system applied by the Pharmacy Installation of Bhayangkara Hospital, and (2) comparing between the finding and the theories and the practical of inventory accounting system fulfilling the requirement for internal control system.
Based on the research and the analysis result, it could be concluded that the inventory accounting system applied by the Pharmacy Installation has not been suitable with the theory. It could be seen from the incompatibility between the theory and the practice of the inventory accounting system, such as: the functional responsibility separation in the organization structure still need to be improved based on the principals of the operation function, the assets storage function, and the book keeping function, the lack of some documents and the accounting records, the inappropriate implementation
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Rumah Sakit Bhayangkara merupakan salah satu instansi pemerintah
yang bergerak dalam bidang jasa kesehatan untuk melayani kebutuhan anggota Bhayangkara dan masyarakat umum. Rumah Sakit Bhayangkara memiliki Instalasi Farmasi yang berperan dalam penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian, dan penjualan obat-obatan yang digunakan dalam aktivitas pelayanan di Rumah Sakit tersebut.
Pada umumnya, persediaan obat-obatan merupakan aktiva lancar yang cukup besar jumlahnya dan relatif mudah menimbulkan penyelewengan, sehingga perlu dilindungi dan diawasi. Selain itu, jika volume transaksi meningkat dan frekuensinya banyak, kemungkinan terjadinya kesalahan, pemborosan, dan kecurangan akan bertambah besar.
Untuk dapat mengelola persediaannya, Instalasi Farmasi membutuhkan sistem akuntansi persediaan yang memadai. Setiap sistem dibuat untuk menangani aktivitas yang dilaksanakan berulangkali atau yang secara rutin terjadi, misalnya pembayaran uang sekolah, penjualan barang dagangan di toko, pengambilan stok persediaan di gudang, dan lain sebagainya. Sistem akuntansi persediaan terdiri dari beberapa prosedur yang saling berhubungan sehingga pemanfaatan aktiva dapat dikendalikan dan diawasi dengan baik. Tujuan dibuatnya sistem akuntansi persediaan adalah untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Dalam sistem akuntansi persediaan, terdapat pula sistem pengendalian intern (SPI).
Sistem pengendalian intern ini dibentuk untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Berdasarkan uraian di atas, penulis ingin mencoba untuk mengevaluasi sistem akuntansi persediaan yang diterapkan dan memberikan rekomendasi sebagai upaya untuk meningkatkan keandalan sistem akuntansi persediaan yang diterapkan.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang dibahas melalui penulisan ini adalah: Apakah sistem akuntansi persediaan yang telah dilaksanakan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara sudah sesuai dengan teori? C.
Batasan Masalah
Dalam penelitian ini permasalahan akan dibatasi pada pelaksanaan sistem akuntansi persediaan yang diterapkan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit
D. Tujuan Penelitian
Melalui penulisan karya tulis ini, tujuan yang ingin dicapai penulis adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi persediaan yang dilaksanakan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara sudah sesuai dengan teori.
E. Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit Bhayangkara Kalasan Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan untuk menambah bahan masukan bagi pengelola Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Bhayangkara Kalasan dalam mengelola persediaan di Instalasi Farmasi tersebut.
2. Bagi Universitas Sanata Dharma Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi dan menambah referensi kepustakaan yang berguna bagi seluruh mahasiswa/i
Universitas Sanata Dharma sehingga dapat memperkaya pengetahuan dan mengembangkan mutu pendidikan
3. Bagi Penulis Penelitian ini bermanfaat untuk menambah pengetahuan penulis mengenai pengelolaan termasuk pencatatan persediaan khususnya di
Instalasi Farmasi serta dapat digunakan sebagai sarana untuk menerapkan teori yang diperoleh dalam praktek yang sesungguhnya.
F. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan Merupakan bab yang menguraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II Landasan Teori Merupakan bab yang menguraikan tinjauan pustaka yang menjadi acuan penulis dalam melaksanakan penelitian ini yaitu penjelasan mengenai sistem dan prosedur, pengertian sistem akuntansi, sistem akuntansi persediaan, dan sistem pengendalian intern.
Bab III Metode Penelitian Merupakan bab yang menguraikan jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.
Bab IV Gambaran Umum Rumah Sakit Bab ini menguraikan atau menceritakan secara singkat tentang gambaran umum tentang Rumah Sakit dan Instalasi Farmasi Bhayangkara Kalasan.
Bab V Pembahasan Merupakan bab yang mendeskripsikan jalannya sistem akuntansi persediaan dan perbandingannya dengan teori. Bab VI Penutup Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil evaluasi dan juga saran yang ditujukan kepada pengelola Instalasi Farmasi agar dapat membantu menciptakan kebijakan dan program-program untuk dapat menjalankan kegiatan operasional Rumah Sakit Bhayangkara yang lebih baik.
BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem 1. Definisi Sistem Ada berbagai macam definisi mengenai sistem. Berikut ini disajikan beberapa definisi yang berbeda. Menurut Steven A. Moscove dalam Zaki Baridwan (1991:4), “Sistem
adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut subsistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan tertentu”.
Menurut Mulyadi (2001:2), “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, untuk mencapai tujuan tertentu.Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu depertemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
Dari definisi yang telah diuraikan di atas, maka kita dapat menyimpulkan pengertian sistem secara umum, yaitu bahwa setiap sistem memiliki unsur-unsur di dalamnya yang disebut dengan subsistem, unsur- suatu kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan bersama. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan sebuah sistem dirancang untuk menangani suatu kegiatan yang dilakukan berulang-kali dan secara rutin terjadi. Seringkali, sistem juga dapat diartikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang berkaitan satu sama lain dan membentuk pola tertentu untuk melaksanakan kegiatan pokok suatu perusahaan. Sedangkan prosedur merupakan urutan serangkaian kegiatan klerikal yang melibatkan beberapa orang untuk menjamin transaksi perusahaan yang dilakukan secara seragam dan berulang-ulang.
2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (1989:3), ada delapan karakteristik sistem, yaitu:
a. Sebuah sistem memiliki komponen-komponen yang saling berinteraksi satu sama lain dan membentuk satu kesatuan untuk menjalankan suatu fungsi tertentu yang mempunyai pengaruh terhadap proses sistem secara keseluruhan.
b. Setiap sistem memiliki batas berupa daerah yang membatasi sistem yang satu dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sebuah sistem tersebut. c. Lingkungan di luar sistem (di luar batas sistem) ada yang bersifat menguntungkan namun ada juga yang bersifat merugikan.
d. Media penghubung yang menghubungkan subsistem yang satu dengan subsistem lainnya dalam sebuah sistem disebut dengan penghubung sistem. Penghubung sistem ini memungkinkan sumber daya suatu subsistem mengalir ke subsistem yang lainnya. Misalnya keluaran
(output) suatu sistem tertentu dapat menjadi masukan (input) dari sistem yang lainnya.
e. Masukan (input) sebuah sistem dapat berupa maintenance input (energi yang dimasukkan supaya sebuah sistem dapat beroperasi) maupun
signal input (energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran).
f. Keluaran (output) sebuah sistem merupakan hasil dari pengolahan sebuah sistem, dan dapat diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan keluaran yang tidak berguna.
g. Setiap sistem mempunyai suatu pengolah sistem yang berfungsi mengubah masukan menjadi keluaran.
Setiap sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang akan dicapai. Sasaran dari sebuah sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dihasilkan. Sebuah sistem akan dikatakan berhasil apabila tujuan dan sasarannya
3. Tujuan Penyusunan Sistem
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut : a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
B. Sistem Akuntansi 1. Definisi Sistem Akuntansi
Ada berbagai macam definisi mengenai sistem akuntansi. Berikut ini disajikan beberapa definisi yang berbeda: Menurut Mulyadi (2001:3), “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur- prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. (Howard F. Stettler dalam Zaki Baridwan, 1991:4)
Secara umum, sistem akuntansi dapat diartikan sebagai sekelompok prosedur yang mengorganisasi formulir, catatan, dan dokumen lainnya yang digunakan untuk mengolah data untuk menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan untuk memudahkan proses pengelolaan dan pengendalian operasi perusahaan.
2. Komponen Utama Sebuah Sistem Informasi
Menurut Mulyadi (2001:11), sistem informasi memiliki komponen utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi, yang terdiri atas: 1) Blok Masukan (Input Block)
Masukan adalah data yang dimaskukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Masukan terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah dan pesan.
2) Blok Model (Model Block) Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran. Logico-
mathematical models dapat mengkombinasi unsur-unsur data untuk
menyediakan jawaban atas suatu pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu laporan ringkas.
3) Blok Keluaran (Output Block) Keluaran suatu sistem merupakan faktor utama yang mementukan blok- blok lain suatu sistem informasi. Keluaran sistem informasi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat order pembelian, cek, laporan pelaksanaan anggaran, jawaban, atas suatu pertanyaan, pesan, perintah, hasil suatu pengambilan keputusan yang deprogram, scenario dan simulasi serta aturan pengambilan keputusan.
4) Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan sekaligus mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem.
5) Blok Basis Data (Data Base Block) Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.
6) Blok Pengendalian (Control Block) Merupakan perancangan cara untuk menjamin perlindungan, integritas, dan kelancaran, jalannya sistem informasi, karena sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan, dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, sabotase, orang-orang yang dibayar untuk melakukan 3.
Unsur-unsur Sistem Akuntansi Pokok
Menurut Mulyadi (2001:3-5), unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah sebagai berikut: a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.
Menurut Mulyadi (2001:82) dalam merancang suatu formulir, terdapat prinsip-prinsip dasar yang perlu diperhatikan, yaitu: 1). Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy formulir. 2). Hindari duplikasi dalam pengumpulan data. 3). Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin. 4). Masukkan unsur internal check dalam rancangan formulir. 5). Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi pihak luar .
6). Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi. 7). Beri nomor untuk identifikasi formulir 8). Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian
9). Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri dan juga jika bergaris, pengisian formulir akan memakan waktu yang lama.
11). Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membutuhkan tanda √, atau ×, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisiannya
12). Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper). 13). Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.
b. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam merancang jurnal, perlu diperhatikan beberapa prinsip dasar, antara lain (Mulyadi, 2001:104) :
1). Harus tersedia jurnal dalan jumlah yang memadai sehingga memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat dengan segera transaksi keuangan yang terjadi. 2). Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam penggolongan pokok tertentu seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan dan pembelian.
3). Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci harus digunakan kolom-kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkinkan pembukuan (posting) jumlah per kolom ke dalam rekening yang bersangkutan di dalam buku besar.
4). Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan dalam buku besar, yang akan menerima jumlah yang akan dibukukan dalam jurnal. 5). Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 6). Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat minimum. 7). Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan jurnal sehingga pertanggungjawaban kebenaran informasi ditentukan.
c. Buku Besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. d. Buku Pembantu Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
e. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.
4. Elemen-elemen Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari beberapa subsistem yang saling berkaitan atau dapat juga dikatakan terdiri dari prosedur-prosedur yang berhubungan.
Sistem akuntansi terdiri dari (Baridwan, 2002:5):
a. Sistem akuntansi utama Terdiri dari klasifikasi rekening riil dan nominal, buku besar, jurnal dan bukti transaksi. b. Sistem penjualan dan penerimaan uang Terdiri dari order penjualan, perintah pengiriman, pembuatan faktur (penagihan), distribusi penjualan, piutang, penerimaan uang dan pengawasan kredit.
c. Sistem pembelian dan pengeluaran uang Terdiri dari order pembelian dan laporan penerimaan barang, distribusi pembelian dan biaya, utang (voucher), prosedur pengeluaran uang.
d. Sistem pencatatan waktu dan penggajian Terdiri dari personalia, pencatatan waktu, penggajian, distribusi gaji dan upah e. Sistem Produksi dan biaya produksi Terdiri dari order produksi, pengawasan persediaan dan akuntansi biaya.
C. Sistem Akuntansi Persediaan 1. Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan
Sistem akuntansi persediaan adalah sistem akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi persediaan yang disimpan di gudang. Persediaan sendiri merupakan aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau dalam bentuk bahan atau pelengkap (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan
a. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab dalam penyimpanan barang persediaan. Selain itu dalam sistem perhitungan fisik juga bertanggung jawab untuk melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
b. Fungsi Penjualan / pemakaian barang Fungsi penjualan bertanggung jawab atas penjualan barang.
c. Fungsi Pembelian Fungsi ini bertanggung jawab membeli persediaan yang hampir habis kepada pemasok.
d. Fungsi Penerimaan Barang Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan. e. Fungsi Akuntansi Fungsi ini berperan sebagai pencatat uang dan fungsi pencatat persediaan. Selain itu dalam sistem perhitungan fisik juga bertanggung jawab untuk:
1). Mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil perhitungan fisik.
2). Mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik.
3). Mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik.
4). Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan.
5). Membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
f. Fungsi Perhitungan Fisik Persediaan Panitia ini melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil perhitungan fisik tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk digunakan sebagai dasar penyesuaian terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan.
3. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan adalah:
a. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitive) yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.