Materi Tertib Administrasi Kepegawaian

BKD Kota Salatiga
2014

TERTIB
ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN

Mekanisme
Kepegawaian
Laporan peremajaan data & mekanisme
laporan bulanan kepegawaian:
 Nominatif/Rekap Pegawai.
 Laporan Peremajaan Data
Kepegawaian.
 Laporan Mutasi PNS dan Keluarganya.

Nominatif/Rekap
Pegawai







Berdasar Pangkat/Golongan.
Berdasar Gender.
Berdasar Jabatan.
Berdasar Usia.
Berdasar Status Kepegawaian.

Laporan Peremajaan Data
Kepegawaian





Pengangkatan CPNS/PNS
Kenaikan Pangkat
Kenaikan Gaji
Selesai Diklat

Laporan Mutasi PNS &
Keluarganya
Perubahan Nama
2. Perkawinan
3. Kelahiran
4. Perceraian
5. Kematian
6. Penanggungan Anak Tiri
7. Pengangkatan / Adopsi Anak
8. Pendidikan
9. Pindah Alamat
10. Pindah/Mutasi Instansi
11. Berhenti/Pensiun
1.

Fungsi Mekanisme Kepegawaian






Peremajaan data elektronik &
Peremajaan data fisik (arsip file
kepegawaian).
Perencanaan, pembinaan, dan
peningkatan kesejahteraan PNS.
Laporan peremajaan data dan
mekanisme laporan bulanan
kepegawaian ke BKD Provinsi Jawa
Tengah, BKN dan Taspen.

Kartu Istri (Karis)/Kartu Suami
(Karsu)
Dasar: Keputusan Kepala Badan Administrasi
Kepegawaian Negara Nomor
1158.a/KEP/1983 tentang Kartu Istri/Kartu
Suami Pegawai Negeri Sipil.
 Karis adalah kartu identitas bagi istri PNS.
 Karsu adalah kartu identitas bagi suami

PNS.
 Karis/Karsu PNS Pemkot Salatiga diusulterbitkan ke Kantor Regional I BKN
Yogyakarta.

Berkas Lampiran Usulan
Pembuatan Karis/Karsu








Surat Pengantar dari Kepala SKPD.
Mengisi Blangko Isian Laporan Perkawinan
sebanyak 2 lembar.
Foto copy Surat Nikah (dilegalisir) sebanyak 2
lembar.
Foto copy SK CPNS (dilegalisir) sebanyak 2 Lembar.

Foto copy SK PNS (dilegalisir) sebanyak 2 lembar.
Foto Istri/Suami hitam putih 2X3 sebanyak 2 lembar.
Jika Duda/Janda dilampirkan Surat Kematian/Akta
Cerai (dilegalisir) sebanyak 2 lembar.

Berkas Lampiran Usulan
Kehilangan Karis/Karsu










Surat Pengantar dari Kepala SKPD.
Mengisi Blangko Isian Laporan Kehilangan Karis/Karsu
sebanyak 2 lembar.

Surat Kehilangan dari Kantor Polisi (dilegalisir) sebanyak 2
lembar.
Mengisi Blangko Isian Laporan Perkawinan sebanyak 2
lembar.
Foto copy Surat Nikah (dilegalisir) sebanyak 2 lembar.
Foto copy SK CPNS (dilegalisir) sebanyak 2 Lembar.
Foto copy SK PNS (dilegalisir) sebanyak 2 lembar.
Foto Istri/Suami hitam putih 2X3 sebanyak 2 lembar.
Jika Duda/Janda dilampirkan Surat Kematian/Akta Cerai
(dilegalisir) sebanyak 2 lembar.

Kartu Pegawai Negeri Sipil
(Karpeg)
Dasar: Keputusan Kepala Badan
Administrasi Kepegawaian Negara
Nomor 01/KEP/1994 tentang Penetapan
Kartu Pegawai Negeri Sipil.
 Karpeg adalah kartu identitas bagi PNS.
 Karpeg PNS Pemkot Salatiga diusulterbitkan ke Kantor Regional I BKN
Yogyakarta.

Berkas Lampiran Usulan
Pembuatan Karpeg






Surat Pengantar dari Kepala SKPD.
Foto copy SK CPNS (dilegalisir)
sebanyak 2 Lembar.
Foto copy SK PNS (dilegalisir) sebanyak
2 lembar.
Foto copy STTPL (dilegalisir) sebanyak
2 lembar.
Foto hitam putih 2X3 sebanyak 2
lembar.

Berkas Lampiran Usulan

Kehilangan Karpeg








Surat Pengantar dari Kepala SKPD.
Mengisi Blangko Isian Laporan Kehilangan
Karpeg sebanyak 2 lembar.
Surat Kehilangan dari Kantor Polisi (dilegalisir)
sebanyak 2 lembar.
Foto copy SK CPNS (dilegalisir) sebanyak 2
Lembar.
Foto copy SK PNS (dilegalisir) sebanyak 2 lembar.
Foto copy STTPL (dilegalisir) sebanyak 2 lembar.
Foto hitam putih 2X3 sebanyak 2 lembar.

Kartu Taspen
Dasar: Peraturan Menteri Keuangan Nomor
478/KMK.06/2002 tentang Persyaratan dan
Besar Manfaat Tabungan Hari Tua bagi
Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah
dengan Peraturan Menteri Keuangan
Nomor:500/KMK.06/2004.
 Kartu Taspen adalah kartu identitas sebagai
bukti kepesertaan asuransi dari PT. Taspen.
 Kartu Taspen PNS Pemkot Salatiga diusulterbitkan ke PT. Taspen, Kantor Cabang
Semarang.

Sekilas Kartu Taspen
Setiap PNS wajib menjadi peserta dari suatu
badan asuransi sosial yang dibentuk oleh
pemerintah, dalam hal ini adalah PT. Taspen.
Sebagai bukti kepesertaan, PT. Taspen Persero
menerbitkan Kartu Taspen bagi pesertanya.
Kepesertaan asuransi dimaksudkan untuk
memberikan jaminan hari tua berupa pemberian

uang pensiun setiap bulan dan Tabungan Hari
Tua (THT) kepada PNS atau kepada ahli waris
apabila peserta meninggal dunia.

Berkas Lampiran Usulan
Pembuatan Kartu Taspen






Surat Pengantar dari Kepala SKPD.
Foto copy SK CPNS (dilegalisir)
sebanyak 2 Lembar.
Foto copy SK PNS (dilegalisir) sebanyak
2 lembar.
Foto copy SPMT (dilegalisir) sebanyak 2
lembar.
KP-4

Berkas Lampiran Usulan
Kehilangan Kartu Taspen







Surat Pengantar dari Kepala SKPD.
Surat Kehilangan dari Kantor Polisi
(dilegalisir) sebanyak 2 lembar.
Foto copy SK CPNS (dilegalisir) sebanyak 2
Lembar.
Foto copy SK PNS (dilegalisir) sebanyak 2
lembar.
Foto copy SPMT (dilegalisir) sebanyak 2
lembar.
KP-4.

Kartu PNS Elektronik
(KPE)



Dasar: Perka BKN Nomor 7 Tahun 2008 tentang
Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik.
KPE merupakan kartu identitas PNS yang
menggunakan teknologi smartcard dan
otentifikasi sidik jari, sehingga selain sebagai
identitas, KPE juga dapat dimanfatkan untuk
berbagai layanan seperti perbankan, kesehatan,
Taspen, Taperum, dan aktivitas transaksi
merchant, serta fungsi-fungsi lain dalam rangka
meningkatkan kesejahteraan, serta mendukung
profesionalisme PNS.



KPE diberikan kepada setiap PNS dan
tetap berlaku setelah PNS yang
bersangkutan pensiun. Kepada
suami/isteri dan anak yang menjadi
tanggungan PNS diberikan KPE
tambahan. KPE ini nantinya akan
menggantikan fungsi KARPEG yang
selama ini kita gunakan.

Pengurusan KPE Salah


KPE salah merupakan implikasi dari
kesalahan SK Konversi NIP. Kesalahan
ini dapat berupa kesalahan penulisan
nama (salah huruf, kata atau spasi
nama) atau kesalahan NIP (tanggal
lahir, TMT CPNS, atau jenis kelamin).

Persyaratan Pengurusan KPE
Salah
Surat pengantar dari SKPD .
 KPE asli yang salah.
 Foto copy SK CPNS .
 Foto copy SK Konversi NIP.
* Persyaratan di atas dilegalisir dan dibuat
rangkap 2.


Pengurusan KPE Rusak


KPE rusak berupa kerusakan fiisik KPE
seperti terbelah, patah, atau pecah pada
bagian sudut yang berakibat kartu tidak
berbaca oleh mesin, atau media
penyimpanan data yang tidak berfungsi,
dan sebagainya.

Persyaratan Pengurusan KPE
Rusak
Surat pengantar dari SKPD .
 KPE asli yang rusak.
 Foto copy SK CPNS .
 Foto copy SK Konversi NIP.
* Persyaratan di atas dilegalisir dan dibuat
rangkap 2.


Pengurusan KPE Hilang


KPE PNS yang hilang karena pencurian,
kecopetan, tertinggal, dan sebagainya
dapat diterbitkan kembali.

Persyaratan Pengurusan KPE
Hilang
Surat pengantar dari SKPD .
 Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan
Barang/Surat Berharga dari Kepolisian.
 Foto copy SK CPNS .
 Foto copy SK Konversi NIP.
 Foto copy rekening Bank Jateng (rekening
pengganti).
* Persyaratan di atas dilegalisir dan dibuat
rangkap 2.


Cuti PNS





Cuti adalah tidak masuk kerja yang
diizinkan dalam jangka waktu tertentu.
PNS yang sedang menjalankan cuti
tahunan, cuti besar, dan cuti karena alasan
penting, dapat dipanggil kembali bekerja
apabila kepentingan dinas mendesak.
Jangka waktu cuti yang belum dijalankan
itu tetap menjadi hak PNS yang
bersangkutan.

Pemberian Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya

Dasar: PP Nomor 25 Tahun 1994 tentang Tanda
Kehormatan Satyalancana Karya Satya.
Satyalancana Karya Satya merupakan tanda
kehormatan yang diberikan kepada Korps
PNS Republik Indonesia yg telah berbakti
selama 10 atau 20 atau 30 tahun lebih secara
terus menerus dengan menunjukkan
kecakapan, kedisiplinan, kesetiaan dan
pengabdian sehingga dapat dijadikan teladan
bagi PNS lainnya.

Persyaratan Umum :





Warga Negara Indonesia.
Memiliki integritas moral dan keteladanan .
Setia dan tidak mengkhianati bangsa dan
negara.
Tidak pernah dipidana penjara berdasarkan
putusan pengadilan yang telah memperoleh
kekuatan hukum tetap karena melakukan
tindak pidana yang diancam dengan pidana
penjara paling sedikit 5 (lima) tahun.

Persyaratan Khusus :










PNS yang telah bekerja dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila, UUD
Republik Indonesia Tahun 1945, Negara dan Pemerintah serta dengan penuh
pengabdian, kejujuran, kecakapan dan disiplin secara terus-menerus paling
singkat 10 tahun, 20 tahun dan 30 tahun.
Selama menjadi PNS ybs tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat ringan,
sedang, berat dan tidak pernah mengambil cuti diluar tanggungan negara.
Melampirkan foto copy surat keputusan pengangkatan sebagai CPNS (80%) dan
PNS (100%) yang dilegalisir.
Melampirkan foto copy surat keputusan pangkat terakhir yang dilegalisir .
Melampirkan foto copy surat keputusan jabatan terakhir yang dilegalisir.
Melampirkan foto copy piagam Satyalancana Karya Satya 10 tahun, 20 puluh
tahun, apabila telah memilikinya yang dilegalisir.
Melampirkan surat tidak sedang menjalani hukuman disiplin dari kepala SKPD
yang bersangkutan.
Melampirkan daftar riwayat pekerjaan dari PNS yang bersangkutan.

* Catatan: Usulan dimaksud beserta lampiran dibuat dalam rangkap dua.

Tunjangan Anak
Dasar: Pasal 16 Peraturan Pemerintah No. 7 tahun 1977 tentang
Penggajian PNS.
 Kepada PNS yang beristeri/bersuami diberikan tunjangan
isteri/suami sebesar 5% (lima persen) dari gaji pokok, dengan
ketentuan apabila suami isteri kedua-duanya berkedudukan
sebagai Pegawai Negeri, maka tunjangan ini hanya diberikan
kepada yang mempunyai gaji pokok lebih tinggi.
 Kepada PNS yang mempunyai anak atau anak angkat yang
berumur kurang dari 18 (delapan belas) tahun, belum pernah
kawin, tidak mempunyai penghasilan sendiri, dan nyata menjadi
tanggungannya, diberikan tunjangan anak sebesar 2% (dua
persen) dari gaji pokok untuk tiap-tiap anak.
 Tunjangan anak sebagaimana dalam ayat (2) diberikan sebanyakbanyaknya untuk 3 (tiga) orang anak, termasuk 1 (satu) orang
anak angkat.

Kesimpulan dari PP No. 7 tahun
1977 pasal 16








PNS yang beristeri/bersuami diberikan tunjangan isteri/suami
sebesar 5 % dari gaji pokok.
PNS yang mempunyai anak atau anak angkat yang berumur
kurang dari 21 (dua puluh satu) tahun, belum pernah kawin, tidak
mempunyai penghasilan sendiri, dan nyata menjadi
tanggungannya, diberikan tunjangan anak sebesar 2 % dari gaji
pokok untuk tiap-tiap anak.
Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 dapat
diperpanjang sampai umur 25 (dua puluh lima) tahun apabila anak
tersebut masih bersekolah.
Tunjangan anak diberikan sebanyak-banyaknya untuk 3 (tiga)
orang anak, termasuk anak angkat.
Apabila suami isteri kedua-duanya berkedudukan sebagai Pegawai
Negeri, maka tunjangan keluarga diberikan kepada yang
mempunyai gaji pokok yang lebih tinggi.

Tunjangan Anak







Diberikan maksimal untuk dua orang anak
Dalam hal pegawai negeri pada tanggal 1 Maret 1994 telah
memperoleh tunjangan anak untuk lebih dari dua orang anak,
kepadanya tetap diberikan tunjangan anak untuk jumlah menurut
keadaan pada tanggal tersebut. Apabila setelah tanggal tersebut
jumlah anak yang memperoleh tunjangan anak berkurang karena
menjadi dewasa, kawin atau meninggal, pengurangan tersebut
tidak dapat digantikan, kecuali jumlah anak menjadi kurang dari
dua; besarnya tunjangan anak adalah 2% per anak dari gaji pokok
Tunjangan anak dihentikan pada bulan berikutnya setelah tidak
memenuhi ketentuan pemberian tunjangan anak atau meninggal
dunia
Pegawai wajib melaporkan bahwa anak yang masuk dalam
tanggungan pegawai tersebut telah tidak memenuhi ketentuan
pemberian tunjangan anak atau meninggal dunia

Batas usia anak seperti tersebut diatas dapat
diperpanjang dari usia 21 tahun sampai usia 25
tahun, apabila anak tersebut masih bersekolah
dengan ketentuan sebagai berikut:
 dapat menunjukan surat pernyataaan dari
kepala sekolah/kursus/perguruan tinggi bahwa
anak tersebut masih sekolah/kursus/kuliah;
 masa pelajaran pada sekolah/kursus/perguruan
tinggi tersebut sekurang-kurangnya satu tahun;
 tidak menerima beasiswa.

Dokumen yang harus disiapkan untuk
bisa mendapat Tunjangan Anak







Akta atau surat keterangan kelahiran anak dari pejabat yang
berwenang pada Kantor Catatan Sipil/lurah/camat setempat.
Surat keputusan pengadilan yang memutuskan/mensahkan
perceraian di mana anak menjadi tanggungan penuh
janda/duda untuk tunjangan anak tiri bagi janda/duda yang
bercerai.
Surat keterangan dari lurah/camat bahwa anak-anak tersebut
adalah perlu tanggungan si janda/duda untuk tunjangan anak
tiri bagi janda/duda yang suami/isterinya meninggal dunia.
Surat keputusan Pengadilan Negeri tentang pengangkatan
anak (hukum adopsi) untuk tunjangan anak bagi anak angkat
(apabila pegawai mengangkat anak lebih dari 1 anak angkat,
maka pembayaran tunjangan anak untuk anak angkat
maksimal 1 anak).

Terima Kasih

