Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Sukaramai Kecamatan Medan Area Tahun 2017 Chapter III VI
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan
kualitatif. Menurut Moleong (2010), penelitian kualitatif adalah penelitian yang
bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek
penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, dan lain-lain secara
holistik dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa pada suatu
konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode
alamiah. Bogdan dan Taylor (1992) mendefinisikan “metodologi kualitatif”
sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata
tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati.
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian
3.2.1 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Puskesmas Sukaramai Kecamatan Medan
Area, Kota Medan, Sumatera Utara.
3.2.2 Waktu Penelitian
Penelitian ini dimulai dari survei pendahuluan yang dilaksanakan pada
bulan Juni 2016 sampai dengan selesai.
3.3 Informan Penelitian
Pemilihan informan pada penelitian kualitatif berdasarkan kesesuaian dan
kecukupan. Prinsip kesesuaian informan dipilih berdasarkan pengetahuan dan
kesesuaian dengan topik penelitian, prinsip kecukupan informan yang dipilih
Universitas Sumatera Utara
mampu menggambarkan dan memberikan informasi yang cukup mengenai topik
penelitian.
Berdasarkan kedua prinsip tersebut, informan dalam penelitian ini
berjumlah 6 (enam) orang yang terdiri dari:
a. Kepala Puskesmas
b. Petugas SP2TP
c. Petugas KIA
d. Petugas Gizi
e. Petugas Kesling
f. Petugas Promkes
3.4 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data pada penelitian ini adalah wawancara mendalam
kepada informan penelitian.
3.5 Instrumen Penelitian
Instrumen yang digunakan pada penelitian ini adalah wawancara mendalam
yang menggunakan panduan wawancara.
3.6 Pengujian Keabsahan Data
Peneliti melakukan triangulasi dalam menguji keabsahan data dalam
penelitian ini. Triangulasi yang akan dilaksanakan dalam penelitian ini adalah
triangulasi sumber. Triangulasi sumber untuk menguji kredibilitas data dilakukan
dengan mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber (Sugiyono,
2008).
Universitas Sumatera Utara
3.7 Analisis Data
Pada penelitian kualitatif, analisis data lebih difokuskan selama proses di
lapangan bersamaan dengan pengumpulan data (Sugiyono, 2008). Tiga jalur
analisis data yang digunakan adalah dengan reduksi data, penyajian data, dan
penarikan kesimpulan.
1. Reduksi data
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,
memfokuskan pada hal-hal yang penting dicari tema dan polanya. Pada penelitian
ini, reduksi data dilakukan dengan memilah hasil wawancara, observasi dan
telaah dokumen sesuai dengan tema penelitian, lalu dari hasil tersebut disusun
suatu rangkuman.
2. Penyajian data
Dalam penelitian kualitatif, penyajian data bisa dilaksanakan dalam
bentuk uraian singkat, bagan, hubungannya antar kategori, flow chart dan
jenisnya. Pada penelitian ini penyajian data dilaksanakan dalam bentuk uraian
singkat.
3. Penarikan kesimpulan
Langkah ketiga dalam analisis data kualitatif menurut Miles dan
Huberman (2007) adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan awal
yang ditemukan masih bersifat sementara dan akan berubah bila tidak ditemukan
bukti-bukti yang kuat yang mendukung pada tahap pengumpulan data berikutnya.
Tahap akhir analisis data pada penelitian ini adalah menarik suatu kesimpulan
berdasarkan hasil yang telah direduksi dan disajikan sebelumnya.
Universitas Sumatera Utara
3.8 Definisi Operasional
a. Sumber Daya Manusia (SDM) adalah orang-orang yang terlibat dalam
pekerjaan dan pengelolaan SIMPUS (berupa Kepala Puskesmas, petugas
SP2TP, dan para petugas pemegang program) di Puskesmas Sukaramai
Kecamatan Medan Area, Kota Medan, Sumatera Utara.
b. Teknologi adalah program yang digunakan dalam pengelolaan data di
Puskesmas Sukaramai Kecamatan Medan Area, Kota Medan, Sumatera
Utara.
c. Kualitas sistem berkaitan dengan kemudahan untuk dipelajari serta
kemudahan ketepatan informasi dalam menggunakan SIMPUS.
d. Data adalah fakta atau gambaran kasar tentang keadaan pasien yang belum
diolah yang dikumpulkan dari berbagai sumber data.
e. Data yang lengkap adalah lembar formulir isian terisi semua.
f. Data yang akurat adalah data yang diperoleh dari sumber yang tepat.
g. Data yang tepat waktu adalah data yang diserahkan sesuai dengan jadwal
yang ditetapkan.
h. Pengelolaan data merupakan proses yang dilakukan setelah data terkumpul.
i. Pengumpulan adalah semua proses yang berkaitan dengan terkumpulnya data
dari berbagai sumber.
j. Pengolahan data adalah proses yang berkaitan dengan cara mengolah data
menjadi informasi.
k. Penyajian dan penyebarluasan data adalah proses yang berkaitan dengan cara
menyajikan dan menyebarkan data yang sudah diolah.
Universitas Sumatera Utara
l. Penataan dokumentasi adalah proses yang berkaitan dengan menyimpan data
dan proses pencarian kembali data yang sudah tersimpan.
m. Informasi yang dihasilkan berupa informasi yang bisa digunakan sebagai
dasar pengambilan keputusan dikaitkan dengan perencanaan.
n. Informasi yang akurat adalah informasi yang tepat (jelas, tidak bias).
o. Informasi yang tepat waktu adalah informasi yang dihasilkan tidak terlambat.
p. Informasi yang relevan adalah informasi yang mempunyai manfaat untuk
pihak Puskesmas.
q. Informasi yang lengkap adalah informasi yang dihasilkan cukup untuk proses
pengambilan keputusan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
HASIL PENELITIAN
4.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian
Puskesmas Sukaramai terletak di Jalan Ar-Hakim Gg. Kantil Kelurahan
Tegal Sari I Kecamatan Medan Area, Kota Medan, Provinsi Sumatera Utara
dengan letak geografis :
Sebelah Utara
: Kelurahan Sukaramai II
Sebelah Selatan
: Kelurahan Sukaramai I
Sebelah Barat
: Kelurahan Pasar Merah Barat
Sebelah Timur
: Kecamatan Medan Denai
Dalam melaksanakan kegiatannya, Puskesmas Sukaramai mempunyai
empat wilayah kerja yaitu Kelurahan Tegal Sari I, Kelurahan Tegal Sari II,
Kelurahan Tegal Sari III, dan Kelurahan Pasar Merah Timur. Luas wilayah
Puskesmas Sukaramai adalah 153,1 Ha dengan jumlah lingkungan 43 serta jumlah
penduduk 46.245 jiwa.
Adapun visi dan misi Puskesmas Sukaramai adalah sebagai berikut :
a.
Visi : Tercapainya Kecamatan sehat menuju terwujudnya Indonesia sehat.
b.
Misi : Menggerakkan pembangunan berwawasan kesehatan di wilayah
kerjanya, mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan masyarakat
di wilayah kerjanya, memelihara dan meningkatkan mutu, pemerataan, dan
keterjangkauan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan, serta memelihara
dan meningkatkan kesehatan perorangan, keluarga, masyarakat beserta
lingkungannya.
Universitas Sumatera Utara
Jumlah tenaga kesehatan yang ada di Puskesmas Sukaramai adalah seperti
yang tertlihat pada tabel di bawah :
Tabel 4.1 Jumlah Tenaga Kesehatan di Puskesmas Sukaramai,
Kecamatan Medan Area, Kota Medan
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Tenaga
Jumlah
Dokter umum
4
Dokter gigi
2
Paramedis
14
Petugas Kesling
1
Analis
2
Gizi
1
SKM
2
Apoteker
1
Asisten Apoteker
1
Sanitarian
1
Total
29
Sumber : Puskesmas Sukaramai Kecamatan Medan Area Kota Medan
Tahun 2017
4.2 Distribusi Informan Berdasarkan Karakteristik
Berikut adalah distribusi informan berdasarkan karakteristik yang
merupakan petugas di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan Area, Kota
Medan :
Tabel 4.2 Distribusi Informan Berdasarkan Karateristik
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Nama
dr. Juminar Helen
Wahyuni Naz, S.Kep
Anita Simanjuntak, A.M.Keb
NeriannaTampubolon, A.Md
Juliana Elisabet N, S.KM
Katerina, S.KM
Jabatan
Kepala Puskesmas
Petugas SP2TP
Petugas KIA
Petugas Gizi
Petugas Kesling
Petugas Promkes
Informan
Kunci
Utama
Tambahan
Tambahan
Tambahan
Tambahan
Universitas Sumatera Utara
4.3 Pelaksanaan SIMPUS di Pusesmas Sukaramai, Kecamatan Medan Area,
Kota Medan
Bentuk sederhana suatu sistem terdiri atas input, proses, dan output.
Adapun gambaran dari ketiga unsur ini di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan
Medan Area, Kota Medan adalah sebagai berikut :
4.3.1 Input
Merupakan unsur masukan dari suatu sistem. Pada penelitian ini, peneliti
memfokuskan pada SDM (Kepala Puskesmas, petugas SP2TP, dan para
pemegang program), teknologi, dan data (lengkap, akurat, dan tepat waktu).
1. SDM
Sejak SIMPUS diterapkan di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan
Area, Kota Medan tahun 2014 belum mengalami pergantian personil. Petugas
yang menjabat sekarang berlatar belakang pendidikan keperawatan, sampai
sekarang ia sudah menjabat selama kurang lebih 8 tahun dan belum pernah
mengikuti pendidikan atau pelatihan tentang SIMPUS. Berikut adalah hasil
wawancara dengan informan :
Tabel 4.3 Matriks Pernyataan Informan tentang Pelaksanaan SIMPUS
Informan
Petugas SP2TP
Pernyataan
Saya bekerja di Puskesmas Sukaramai ini sudah
sekitar 8 tahun. SIMPUS sendiri mulai
dilaksanakan sekitar awal 2014 semenjak adanya
BPJS, input datanya kan via online, jadi sekalian
juga pencatatan dan pelaporan Puskesmasnya
juga online. Tetapi dari Dinas Kesehatan Kota
Medan sendiri belum pernah memberi pelatihan
tentang penggunaan SIMPUS, melainkan hanya
sebatas sosialisasi saja tanpa ada pelatihan
khusus. Jadi saya sendiri hanya menyesuaikan
saja terhadap tuntutan mengoperasikan komputer
Universitas Sumatera Utara
untuk menginput data secara online. Namun saya
pernah mendengar pada saat rapat di Dinas
Kesehatan bahwasanya akan diadakan pelatihan
mengenai SIMPUS tetapi kapan pastinya pihak
Dinas Kesehatan sendiri belum memastikan.
Kepala Puskesmas SIMPUS ya memang sangat diperlukan, tetapi di
Puskesmas Sukaramai belum terlaksana secara
baik. Kebanyakan masih diolah secara manual.
Padahal dengan adanya SIMPUS yang
dimanfaatkan dengan baik tentunya akan sangat
bermanfaat. Data-data yang diolah akan lebih
akurat. Wah kalau dari Dinas Kesehatan
mengadakan pelatihan ya tentu saya sangat
bersedia mengikutsertakan staf untuk mengikuti
pelatihan tersebut. Karena itulah gunanya untuk
menyimpan informasi dan menyimpan data agar
datanya akurat, dan juga dengan sistem online
diharapkan dapat menghindari pengumpulan data
yang tertunda.
Berdasarkan hasil wawancara didapatkan bahwa petugas SP2TP yang
menjabat sekarang memiliki latar pendidikan dari keperawatan yang selama
menjabat lebih kurang 8 tahun belum pernah mendapatkan pelatihan tentang
SIMPUS.
a. Alasan menggunakan SIMPUS
Perkembangan kemajuan teknologi dan informasi yang semakin pesat,
mendorong Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan Area, Kota Medan untuk
menggunakan SIMPUS sejak tahun 2014. Alasan dari informan dalam
menggunakan SIMPUS adalah sebagai berikut :
Tabel 4.4 Matriks Pernyataan Informan tentang Alasan Menggunakan
SIMPUS
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas Kita menggunakan SIMPUS ini kan sesuai
Universitas Sumatera Utara
dengan apa yang diinstruksikan oleh Dinas
Kesehatan dan juga undang-undang tentang
Pengembangan Jaringan Komputer Online Sistem
Informasi Kesehatan Nasional (SIKNAS Online),
jadi kita juga harus bisa beradaptasi dengan
aturan yang berlaku saat ini selain juga membantu
kita dalam bekerja. Karena kan dengan sistem
online dapat membuat pekerjaan kita lebih
mudah.
Petugas SP2TP
Karena adanya peraturan dari Dinas Kesehatan
yang mengharuskan pencatatan dan pelaporan
dikumpul dalam bentuk laporan dan juga dengan
sistem online, jadi ya mau tak mau kita disini
harus bisa menyesuaikan dengan keterampilan
kita dalam menggunakan komputer untuk
menginput data.
Pelaksanaan SIMPUS didasari oleh tuntutan perkembangan kemajuan
teknologi dalam menghasilkan informasi yang harus cepat, akurat, dan up to date.
b. Peran Kepala Puskesmas sebagai manajer dalam pelaksanaan SIMPUS
Komunikasi merupakan tahap awal yang dilakukan pada penerapan
pelayanan yang diberikan ke masyarakat atau komunikasi antara para petugas di
Puskesmas dalam merencanakan program pelayanan kesehatan masyarakat.
Kepala Puskesmas harus bisa mengobservasi berbagai keterlamabatan maupun
ketidakakuratan dalam pengumpulan data oleh para pemegang program.
Tabel 4.5 Matriks Pernyataan Informan tentang Peran Kepala
Puskesmas sebagai Manajer dalam Pelaksanaan SIMPUS
Informan
Kepala Puskesmas
Pernyataan
Kita selalu mengadakan evaluasi setiap ada
kegiatan mini lokakarya. Disitu kita membahas
dimana ada kendala, hambatan, dan masalahnya.
Masalahnya sendiri yaitu diantaranya pemegang
program ada yang tidak tepat waktu dalam
mengumpulkan laporan, adanya kendala yang
Universitas Sumatera Utara
dihadapi petugas di lapangan, adanya pegawai
yang sering absen sehingga menyebabkan
pekerjaan terbengkalai. Selain itu di setiap
minggunya kita juga mengadakan briefing kepada
para petugas agar mereka bekerja lebih sigap dan
juga tepat waktu.
Tugas dari seorang pimpinan adalah melakukan pengawasan, evaluasi,
serta juga harus bisa memotivasi bawahannya. Hal tersebut harus tercermin dalam
diri seorang Kepala Puskesmas agar para petugas bekerja dengan lebih giat dan
tepat waktu untuk mencapai visi dan misi Puskesmas tersebut.
2. Teknologi
Pada dasarnya SIMPUS mudah untuk dipelajari bagi para pengguna,
walaupun terkadang masih ditemui masalah, masalah tersebut masih bisa diatasi
seperti yang diungkapkan oleh informan :
Tabel 4.6 Matriks Pernyataan Informan tentang Kualitas SIMPUS
Informan
Petugas SP2TP
Pernyataan
Sejauh ini saya rasa mudah untuk dipelajari,
meskipun pertama-tama agak kesulitan, tetapi
lama-kelamaan bisa menyesuaikan. Tidak ada
masalah dalam mengoperasikan sistem onlinenya, waktu pertama kali wajar saja masih bingung
karena hal yang baru, tetapi bisa diatasi. Ya
memang butuh waktu yang agak lama karena kita
harus teliti agar tidak salah.
Kepala Puskesmas
Saya lihat petugas SP2TP tidak ada kendala
dalam menginput data secara online. Masalahnya
ya palingan kalau konektivitas jaringan
internetnya lambat ataupun kendala pada waktu
proses upload-nya.
Masalah lain yang sering dihadapi adalah dengan adanya SIMPUS
adalah, seperti yang disampaikan oleh informan sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
Tabel 4.7 Matriks Pernyataan Informan tentang Masalah yang Dihadapi
dengan Adanya SIMPUS
Informan
Kepala Puskesmas
Pernyataan
SIMPUS itu kan suatu sistem yang dikembangkan
supaya bisa lebih akurat pelaporan dengan
memanfaatkan teknologi tentunya, dibalik itu
kerjaannya nya jadi double karena kan manual
juga, dimasukkan ke SIMPUS juga. Kendalanya
ya itu tadi kalau jaringannya lambat jadi ya input
data juga lama.
Petugas SP2TP
Kita tetap dua kali kerja, satu secara manual baru
kita input ke programnya, agak ribet memang,
apalagi peran jaringan komputer juga sangat
penting, karena kalau jaringan bagus laporan
cepat sampainya dibanding dengan manual.
Ketepatan informasi yang dihasilkan dengan menggunakan SIMPUS
tergantung pada data yang dimasukkan ke dalamnya serta ketelitian petugas
dalam proses entry. Hal ini diungkapkan oleh informan sebagai berikut :
Tabel 4.8 Matriks Pernyataan Informan tentang Ketepatan Informasi
yang Dihasilkan oleh SIMPUS
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Data yang dimasukkan tentunya harus tepat,
karena nantinya akan memberikan output yang
sesuai dengan yang dimasukkan. Jika salah
memasukkan data, otomatis hasil juga salah.
Petugas SP2TP
Tergantung data yang diinput, kalau datanya yang
direkap tepat dan benar, hasilnya pun tentu benar,
petugas juga berperan, kalau laporan yang
diberikan salah informasi yang dihasilkan juga
salah.
Di balik SIMPUS yang mudah untuk dipelajari dan data yang diolah
tergantung dengan data yang dimasukkan, namun dalam pelaksanaannya masih
Universitas Sumatera Utara
ditemukan beberapa kendala yaitu berkaitan dengan input data secara online yang
memakan waktu lama, pekerjaan menjadi bertambah, karena harus dua kali kerja
(manual dan entry data secara online). Kondisi jaringan yang tidak menentu juga
menghambat cepat tidaknya laporan sampai kepada pihak yang terkait,
bahkan terkadang kondisi jaringan yang tidak bagus menyebabkan halaman yang
diakses tidak dapat muncul.
3. Data
Untuk menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan
tentunya dibutuhkan data yang lengkap, akurat dan tepat waktu.
a. Lengkap
Data dikatakan sudah lengkap karena formulir LB1 yang ada sudah diisi
dengan lengkap. Pernyataan informan yang mendukung hal tersebut adalah
sebagai berikut :
Tabel 4.9 Matriks Pernyataan Informan tentang Kelengkapan Data
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Tentunya lengkap ya. kan kita udah ada format
LB1 tersendiri untuk diisi, jadi lebih mudah untuk
dilihat lengkap ata tidaknya.
Petugas SP2TP
Dari laporan LB1 yang saya terima, terkadang
datanya terisi lengkap terkadang juga ada yang
tidak lengkap. Tetapi selalu saya himbau
bahwasanya data yang dilaporkan harus benarbenar lengkap.
Universitas Sumatera Utara
b. Akurat
Sama halnya dengan kelengkapan data, data yang diperoleh juga sudah
akurat karena berasal dari sumber dan cara pengisian formulir yang tepat.
Berikut pernyataan informan berdasarkan hasil wawancara :
Tabel 4.10 Matriks Pernyataan Informan tentang Keakuratan Data
Informan
Kepala Puskesmas
Pernyataan
Kita sudah ada format tersendiri untuk di isi oleh
para pemegang program, jadi selain memudahkan
untuk mengecek kelengkapan, akurat atau
tidaknya juga dapat dipakai.
Petugas SP2TP
Kalau dibilang akurat sih ya akurat, karena kan
diisi oleh mereka yang diberi tanggungjawab dan
sudah sesuai dengan form yang diberikan.
c. Tepat waktu
Data belum dapat terkumpul dengan tepat waktu. Berikut pernyataan yang
menguatkan dari masing-masing informan :
Tabel 4.11 Matriks Pernyataan Informan tentang Ketepatan Waktu
Pengumpulan Data
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Kadang-kadang tepat waktu, kadang-kadang telat.
Petugas SP2TP
Terkadang tepat waktu, terkadang masih ada yang
terlambat mengumpulkan.
4.3.2 Proses
1. Pengumpulan data
Data-data yang berasal dari para pemegang program diserahkan langsung
kepada petugas SP2TP Puskesmas berupa laporan paling lambat sebelum tanggal
Universitas Sumatera Utara
1 setiap bulannya. Laporan ini berisikan data-data yang diisi sesuai dengan format
dari masing-masing pemegang program.
Masalah yang sering muncul pada proses pengumpulan data ini adalah
keterlambatan penyerahan data kepada petugas SP2TP dan format laporan oleh
petugas kesling yang sering mengalami kendala pada saat di lapangan, yaitu
masyarakat yang dikunjungi banyak yang mengadakan penolakan untuk disurvei.
Hal ini menyebabkan data yang terkumpul tidak lengkap. Berikut paparan dari
para informan :
Tabel 4.12 Matriks Pernyataan Informan tentang Proses Pengumpulan
Data
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Kalau di Puskesmas Sukaramai ini para
pemegang program sudah harus mengumpulkan
laporan kepada petugas SP2TP sebelum tanggal 1
setiap bulannya. Karena nanti tanggal 1 petugas
SP2TP sudah mulai mengirim laporan secara
online kepada Dinas Kesehatan Kota Medan, baru
kemudian sebelum tanggal 5 kita juga sudah
harus mengantarkan print out laporan ke Dinas
Kesehatan.
Petugas SP2TP
Pengumpulan data oleh para pemegang program
terkadang masih
ada
yang mengalami
keterlambatan, terutama pada bagian petugas
kesling.
Petugas Kesling
Kita dijadwalkan mengumpulkan laporan kalau
bisa sih awal bulan ya kepada petugas SP2TP,
nah setelah itu kan dia yang melaporkan. Tetapi
memang dari kesling sendiri sering terjadi
kendala pada saat turun ke lapangan. Misalnya
pada saat
pemeriksaan rumah sehat setiap
minggunya, masyarakat banyak sekali yang tidak
welcome dengan kedatangan kita. Hal ini tentu
memakan banyak waktu karena kita harus
Universitas Sumatera Utara
mencari masyarakat lain yang bersedia untuk
disurvei sehingga dari kesling sendiri masih
sering terlambat mengumpulkan data.
Petugas KIA
Dari KIA sendiri kami tidak pernah mengalami
kendala dalam pengumpulan data. Kami selalu
mengumpulkan data tepat sebelum tanggal 1
kepada petugas SP2TP.
Petugas Gizi
Sejauh kami mengumpulkan data tiap bulannya
kami tidak mengalami kendala keterlambatan.
Hanya saja memang data yang mau diisi diform
memang banyak yaitu mengenai kasus yang
berhubungan dengan penyakit pada balita, tetapi
karena para Ibu disini sangat berkoordinasi jadi
pendataan yang dilakukan juga mudah.
Petugas Promkes
Kalau promkes itu kita langsung turun ke
lapangan. Kita melihat PHBS masyarakat dan
juga pelaksanaan posyandu. Dari situ data yang
kita dapatkan dari lapangan misalnya kita melihat
bagaimana PHBS di masyarakat disitu kita
mengisi sesuai form yang disediakan, setelah itu
data yang diperoleh kita rekapitulasi secara
manual. Lalu kita kumpulkan ke petugas SP2TP
pada awal bulan sebelum tanggal 5 karena
petugas SP2TP kan juga mau merekap datanya.
Kami
tidak
mengalami
kendala
yang
menyebabkan
keterlambatan
pada
saat
pengumpulan data.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa proses pengumpulan
data yang dilakukan oleh para pemegang program kepada petugas SP2TP yang
harus diserahkan paling lambat sebelum tanggal 1 setiap bulannya, akan tetapi,
keterlambatan dalam pengumpulan data masih sering terjadi, terutama pada
bagian kesling yang menghambat proses pengumpulan data.
Universitas Sumatera Utara
2. Pengolahan Data
Data yang terkumpul dari para pemegang program direkap secara manual
oleh petugas SP2TP. Setelah itu hasil rekapan di input secara online dengan
format laporan yang telah disediakan. Hal ini berdasarkan hasil wawancara
dengan informan :
Tabel 4.13 Pernyataan Informan tentang Proses Pengolahan Data
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Ketika para pemegang program sudah merekap
laporannya, maka kemudian mereka akan
mengumpulkan kepada petugas SP2TP. Lalu
petugas SP2TP merekap data yang dikumpulkan
tadi secara manual dulu baru kemudian datanya
dientry secara online ke komputer.
Petugas SP2TP
Saya merekap data dua kali, pertama saya rekap
secara manual kemudian baru saya entry datadatanya ke komputer.
Akibat keterlambatan petugas kesling dalam pengumpulan data, terkadang
proses pengolahan juga menjadi telat bahkan ada
laporan
yang
tidak
terekapitulasi, sehingga tidak masuk dalam laporan.
Tabel 4.14 Matriks Pernyataan Informan tentang Keterlambatan dalam
Pengumpulan Data
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Data yang telat diserahkan, otomatis data juga
terlambat untuk diolah, jika sampai dengan batas
waktu yang ditetapkan belum terkumpul, otomatis
data tersebut tidak ikut diinput sehingga tidak
masuk ke dalam laporan.
Petugas SP2TP
Laporan telat masuk, tentu telat juga
mengolahnya. Laporan dari petugas kesling juga
Universitas Sumatera Utara
terkadang ada yang tidak kita dimasukkan. Tentu
laporannya menjadi kurang lengkap.
Kesimpulan yang dapat ditarik dari pernyataan di atas adalah proses
pengolahan dilakukan dengan dua cara, yaitu manual dan juga dengan
menggunakkan komputer secara online. Akibat keterlambatan pengumpulan data,
hal tersebut juga menyebabkan keterlambatan proses pengolahan data, bahkan
data ada yang tidak diolah sama sekali.
3. Penyajian dan penyebarluasan informasi
Data yang sudah diolah disajikan dalam bentuk laporan yang terangkum
dengan laporan lain dalam bentuk laporan terpadu Puskesmas yaitu laporan
SP2TP (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Tingkat Kota Medan).
Selanjutnya laporan akan dikirim ke Dinas Kesehatan Kota secara online juga
disertai dengan print out.
Tabel 4.15 Matriks Pernyataan Informan tentang Penyajian dan
Penyebarluasan Informasi
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Laporan akan dikirim secara online dan juga
disertai dengan pengumpulan print out ke Dinas
Kesehatan Kota Medan.
Petugas SP2TP
Kita mengirimkan laporan dua kali, pertama
secara online baru kemudian kita mengantar print
out ke Dinas Kesehatan Kota Medan.
Berdasarkan hasil wawancara dapat dilihat bahwa
informasi yang
dihasilkan berupa laporan yang dikirim secara online dan tidak online (diserahkan
Universitas Sumatera Utara
langsung berupa print out) kepada pihak Dinas Kesehatan Kota Medan dalam
bentuk laporan SP2TP.
4. Penataan Dokumentasi
Proses penataan dokumentasi, termasuk didalamnya proses penyimpanan
dan pencarian kembali data. Proses penyimpanan dilakukan setelah data yang
terkumpul di input ke dalam komputer. Data disimpan dalam 2 bentuk yaitu file
untuk hasil print out sebagai pertinggal.
Tabel
4.16
Matriks
Pernyataan
Informan
tentang
Penataan
Dokumentasi
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Setelah diinput, nanti hasilnya akan tersimpan
sesuai dengan jenis laporan yang kita kerjakan,
lalu kita print kemudian hasilnya kita simpan
untuk pertinggal kita sendiri dan juga untuk
dikirim ke Dinas.
Petugas SP2TP
Di Puskesmas sendiri kita juga membuat
pertinggal, kalau yang untuk pertinggal dan
dikirim ke Dinas kita print, di komputer pun
laporan juga sudah tersimpan.
4.3.3 Output
Output yang dihasilkan berupa informasi yang harapannya informasi
tersebut akurat, relevan, tepat waktu dan lengkap.
1. Akurat
Input data dilakukan oleh petugas SP2TP setelah data tersebut direkap
sebelumnya, sehingga kesalahan akibat kurang ketelitian dari sumber data dapat
Universitas Sumatera Utara
diatasi. Informasi dinilai akurat, karena sesuai dengan data (hasil rekapan)
dimasukan tanpa ada yang diubah sebelumnya.
Tabel 4.17 Matriks Pernyataan Informan tentang Keakuratan Informasi
yang Dihasilkan
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Kalau data yangdimasukkan akurat, secara tidak
langsung infomasi yang dihasilkan juga akurat.
Petugas SP2TP
Akurat, karena data yang diasukkan tetap itu
yang jadi informasi, tidak ada yang di ubah-ubah.
Berdasarkan hasil wawancara di atas, informasi yang dihasilkan sudah
akurat karena data yang dimasukkan tidak ada yang diubah.
2. Tepat waktu
Informasi dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota Medan paling lambat
tanggal 5 setiap bulannya. Permasalahan yang ada berkaitan dengan
keterlambatan dalam pengiriman data, disebabkan karena proses pengumpulan
data oleh pemegang program yang tidak tepat waktu.
Tabel 4.18 Matriks Pernyataan Informan tentang Ketepatan Waktu
Informasi yang Dihasilkan
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Dilaporkan pada pihak Dinas Kesehatan Kota
pada tanggal 5 setiap bulannya pernah juga telat,
tetapi tidak sering.
Petugas SP2TP
Laporan ke Dinas tanggal 5, pernah juga telat
karena pengumpulan datanya terlambat, maka
laporannya juga terlambat.
Universitas Sumatera Utara
Kesimpulan yang dapat di ambil adalah proses pengumpulan data yang
terlambat mengakibatkan informasi yang dihasilkan juga tidak tepat waktu.
3. Relevan
Informasi yang dihasilkan sudah relevan, karena informasi yang digunakan
untuk pengambilan keputusan dalam hal ini berkaitan dengan perencanaan,
walaupun hanya sebatas merencanakan dan harus mengikuti panduan yang telah
disediakan oleh Dinas Kesehatan Kota.
Tabel 4.19 Matriks Pernyataan Informan tentang Relevansi Informasi
yang Dihasilkan
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Hal ini tentu ada kaitannya dengan pembuatan
POA dari masing-masing program dan yang
menentukan tetaplah Dinas. Jadi kita ikuti saja
prosedur yang ada.
Petugas SP2TP
Dari Dinas sendiri kan memang sudah membuat
panduan perencanaan kegiatan apa saja yang
diperuntukkan kepada masing-masing pemegang
program di Puskesmas, bukan Puskesmas sendiri
yang membuat karena memang panduannya
tersebut sudah disediakan oleh Dinas.
Hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa informasi yang
dihasilkan oleh SIMPUS sudah relevan karena digunakan sebagai dasar
perencanaan di Puskesmas, dimana panduan perencanaannya memang sudah
diberikan oleh Dinas Kesehatan.
4. Lengkap
Jika dikaitkan dengan kebutuhan informasi dalam proses perencanaan
di Puskesmas, informasi yang dihasilkan masih belum lengkap, namun hal ini di
Universitas Sumatera Utara
atasi dengan pemakaian informasi
yang dihasilkan dengan cara pengelolaan
secara manual.
Tabel 4.20 Matriks Pernyataan Informan tentang Kelengkapan
Informasi yang Dihasilkan
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Seharusnya memang cukup ya karena rasanya
sudah menggambarkan program, wilayah kerja,
apa kendala-kendala yang dihadapi, namun masih
ada yang belum terpenuhi untuk kelengkapan data
oleh karena kendala di lapangan tadi.
Petugas SP2TP
Misalnya ada informasi yang kurang, misalnya
penyakit karena formatnya sudah kayak gitu, jadi
ya tidak bisa ditambahkan, kalau manual kan bisa
ditambahkan di bawahnya dengan cara kita tulis.
Kesimpulan yang dapat diambil dari uraian di atas adalah, informasi yang
dihasilkan oleh SIMPUS belum lengkap, hal ini disebabkan karena keterlambatan
proses pengumpulan data sehingga proses pengolahan data juga menjadi terlambat
bahkan terkadang ada data yang tidak direkap.
Universitas Sumatera Utara
BAB V
PEMBAHASAN
5.1 Pelaksanaan SIMPUS di Puskesmas Sukaramai Kecamatan Medan Area
Kota Medan
Menurut Sutanta (2003), Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan
kumpulan subsistem yang saling berhubungan, berinteraksi, bekerjasama untuk
melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data,
kemudian mengolahnya (processing) dan menghasilkan keluaran (output) berupa
informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan. Sabarguna (2007) juga
menyatakan bahwa bentuk sederhana suatu sistem adalah masukan, proses dan
keluaran.
5.1.1 Input
1. Sumber Daya Manusia
Berdasarkan hasil wawancara oleh Kepala Puskesmas, petugas SP2TP,
dan beberapa pemegang program di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan
Area, Kota Medan, sejauh ini laporan bulanan yang dikirim ke Dinas Kesehatan
Kota dilakukan secara online dan juga diserahkan dalam bentuk print out. Namun
mereka belum mendapatkan pelatihan tentang SIMPUS oleh Dinas Kesehatan
Kota Medan. Walaupun sampai sejauh ini kendala yang muncul masih bisa
diatasi, pelatihan tentang SIMPUS seharusnya ada karena sangat penting bagi
petugas untuk lebih meningkatkan pengetahuan dan keterampilan sehingga kinerja
dan produktivitas petugas lebih baik lagi, seperti yang diungkapkan oleh Siagian
(2000), sumber daya manusia sebagai resource yang strategis. Betapapun
Universitas Sumatera Utara
cermatnya prosedur kerja dirancang, lengkapnya infrastuktur fisik, canggihnya
teknologi perangkat keras dan mutakhirnya perangkat lunak yang tersedia, pada
analisis terakhir kesemuanya itu sangat tergantung pada unsur manusia yang
memanfaatkan dan menggunakannya.
Ditambah lagi dengan para petugas yang kurang menguasai IT, pelatihan
tentang SIMPUS tentunya sangat dibutuhkan dalam melaksanakan tugasnya,
karena pendidikan dan pelatihan merupakan upaya pembinaan dan pengembangan
untuk meningkatkan produktivitas, tingkat kinerja yang baik dan ini adalah suatu
bagian yang utama dalam manajemen yang strategis di institusi pelayanan
kesehatan (Hatta, 2008). Pembinaan dapat dilakukan melalui kegiatan-kegiatan
pelatihan, pengkajian, bimbingan teknis dan kerja sama internal dan eksternal
yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dalam memberikan pelayanan
informasi (Sutabri, 2005).
Pengggunaan SIMPUS di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan Area,
Kota Medan didasari oleh tuntutan perkembangan kemajuan teknologi dalam
menghasilkan informasi yang harus cepat, akurat, dan up to date. Ini sesuai
dengan salah satu latar belakang SIMPUS (Sutanto dalam Barsasella) : yaitu
Memasuki era otonomi daerah mutlak diperlukan informasi yang tepat, akurat dan
up to date berkenaan dengan data orang sakit, ketersedian obat, jumlah ibu hamil,
masalah imunisasi dan lain-lain. Selain itu, hal tersebut juga didukung oleh
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 932/Menkes/SK/VIII/2002 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Pengembangan Sistem Laporan Informasi Kesehatan
Kabupaten
atau
Kota,
Keputusan
Menteri
Kesehatan
Nomor
Universitas Sumatera Utara
128/Menkes/SK/II/2004 tentang Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan Masyarakat,
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 511 tahun 2002 tentang Strategi
Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan Nasional (SIKNAS), serta Keputusan
Menteri Kesehatan No 837 tahun 2007 tentang Pengembangan Jaringan Komputer
Online Sistem Informasi Kesehatan Nasional (SIKNAS Online).
2. Teknologi
Penerapan SIMPUS di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan Area,
Kota Medan memiliki kekurangan dan kelebihan. Berdasarkan hasil wawancara,
meskipun para petugas belum pernah mendapatkan pelatihan dari Dinas
Kesehatan, namun mereka dapat beradaptasi dengan sistem online tersebut.
Hal ini sesuai dengan pernyataan Barsasella (2012), bahwa salah satu
keunggulan dari SIMPUS adalah mudah dipelajari. Sejalan dengan itu Verbeek
(2009) menyebutkan bahwa teknologi dapat membantu kehidupan yang lebih
baik. Pada dasarnya teknologi sangat berpengaruh terhadap manusia terutama
kondisi emosional manusia. Semakin mudah teknologi untuk dipelajari dan
digunakan maka manusia akan semakin sering menggunakan teknologi tersebut.
Ketepatan data yang diolah oleh SIMPUS tergantung dengan data yang
dimasukkan, jika data yang dimasukkan tepat maka, hasil yang diperoleh juga
tepat. Ketelitian petugas memberi kontribusi terhadap ketepatan data yang
Universitas Sumatera Utara
dimasukkan. Ini sesuai dengan pernyataan Sabarguna (2007) bahwa salah satu
manfaat SIM adalah ketepatan informasi yang didapat.
Dibalik kelebihannya, SIMPUS juga memiliki kelemahan berupa kendala
yang ditemukan saat pelaksanaan program tersebut, diantaranya yaitu beban kerja
menjadi bertambah, karena harus dua kali kerja, petugas merekapitulasi data
terlebih dahulu, lalu meng-input nya secara online. Kondisi jaringan yang tidak
menentu juga menghambat cepat tidaknya laporan sampai kepada pihak yang
terkait, bahkan terkadang kondisi jaringan yang tidak bagus menyebabkan
halaman yang diakses tidak dapat muncul akibatnya proses input data tidak dapat
dilakukan.
Kenyataan ini tentunya bertolak belakang dengan pendapat Sabarguna
(2007) bahwa manfaat SIM yaitu kecepatan informasi yang didapat, kemudahan
pengoperasian, dan mengurangi beban kerja.
3. Data
Menurut Hatta (2008), ketersediaan data dan informasi yang akurat,
terjangkau dan tepat waktu merupakan syarat mutlak pengambilan keputusan
manajemen (evidence-based decisi on making). Weiskopf dan Weng (2013)
mengidentifikasi lima dimensi kualitas suatu data yaitu : lengkap (completeness),
akurat/tepat (correctness), dapat dipercaya (plausibility) dan umum (currency).
Berdasarkan hasil penelitian didapat bahwa data :
Universitas Sumatera Utara
a. Lengkap
Data yang diperoleh petugas SP2TP dari para pemegang program sudah bisa
dikatakkan lengkap karena data mudah untuk didapatkan (sumber data jelas dan
tetap) dan form laporan terisi dengan lengkap.
b. Akurat
Data sudah akurat atau tepat karena didapat dari sumber
yang tepat
(memang mereka yang berkecimpung di dalamnya) dan cara pengisian form
laporan yang tepat.
c. Tepat waktu
Ketepatan waktu pengumpulan data masih kurang, hal ini terlihat
dalam proses pengumpulan data yang masih sering terlambat tentunya akan
berakibat pada keterlambatan proses pengolahan yang pada akhirnya akan
berlanjut pada keterlambatan informasi yang dihasilkan.
5.1.2 Proses
Menurut Sutabri (2005), transformasi informasi adalah komponen proses
dalam pengelolaan sistem informasi yang berfungsi memproses data menjadi
informasi sehingga dapat dihasilkan produk informasi yang diperlukan bagi para
pemakai informasi. Terdiri dari :
1. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilaksanakan sesuai dengan jenis data, objek dan
sumber data serta persiapan pengumpulan data. Cara memperoleh data ialah bisa
secara langsung ataupun tidak langsung (Siagian, 2000).
Universitas Sumatera Utara
Proses pengumpulan data dilakukan oleh sumber data (para petugas
pemegang program kepada petugas SP2TP berupa laporan bulanan yang harus
diserahkan paling lambat tanggal 1 setiap bulannya. Berdasarkan teori di atas,
pengumpulan data sudah sesuai dengan objek dan sumber data yaitu berasal dari
para petugas pemegang program di Puskesmas Sukaramai. Proses pengumpulan
data dilaksanakan secara tidak langsung berupa pengisian form laporan. Dalam
pelaksanannya berbagai kendala yang dihadapi diantaranya pengumpulan data
yang masih sering terlambat oleh petugas pemegang program yang menyebabkan
data yang terkumpul tidak lengkap.
2. Pengolahan Data
Pengolahan data ialah proses mengubah bentuk dan makna data menjadi
informasi dan dapat digunakan dalam mendukung berbagai kegiatan manajemen
bisnis termasuk kegiatan pengambilan keputusan (Siagian, 2000).
Pengolahan data dapat dilakukan secara manual ataupun dengan bantuan
komputer (Sutabri, 2005). Pengolahan data dari sumber data dilakukan secara
manual dengan bantuan komputer oleh petugas SP2TP. Hasil rekapan data
tersebut dimasukkan ke dalam program SIMPUS. Masalah yang muncul adalah
akibat keterlambatan pengumpulan data oleh para pemegang program bisa
menyebabkan keterlambatan proses pengolahan data jika petugas tetap menunggu
sampai semua data terkumpul atau data bisa tidak diolah sama sekali karena
petugas sudah merekapitulasi dan melakukan input data secara online sehingga
akibat tidak rapinya proses manual sebelum data di-input, akan berpengaruh
Universitas Sumatera Utara
terhadap waktu pengolahan dan kelengkapan data yang di-input ke dalam
komputer.
Cara pengolahan data sudah sesuai dengan teori yang diungkapkan oleh
Sutabri (2005) akan tetapi mengenai kendala di lapangan tentang tidak rapinya
proses manual bertolak belakang dengan yang seharusnya, seperti yang di
ungkapkan oleh Sabarguna (2007) bahwa sistem informasi yang komputerisasi
tidak dapat dikembangkan secara baik tanpa mengembangkan sistem manual,
sebab kompterisasi juga memiliki keterbatasan, misalnya keterbatasan sistem
(harus jelas didasari oleh manual, jadi manual harus dirapikan dulu, baru sistem
yang komputerisasi dikembangkan).
3. Penyajian dan penyebarluasan data
Hasil penelitian menyebutkan bahwa penyajian data yang sudah diolah
menjadi informasi dalam bentuk laporan disebarluaskan secara langsung (online)
dan tidak langsung (diserahkan berupa print out) kepada pihak Dinas Kesehatan Kota
dalam bentuk laporan SP2TP yang didalamnya juga terdapat laporan lain. Ini sudah
sesuai dengan pernyataan Sutabri (2005) bahwa penyajian data dan informasi
dilakukan baik secara visual mapupun dalam bentuk publikasi dengan metode
komunikasi langsung atau tak langsung.
4. Penataan Dokumentasi
Pendokumentaian dapat dilakukan dengan cara yang lama (file) dan cara
baru
(komputerisasi).
Contohnya
perpustakaan
bertalian
dengan
upaya
pengumpulan, pemeliharaan, penyimpanan, pengaturan dan pendayagunaan
informasi (Sutabri, 2005).
Universitas Sumatera Utara
Pendokumentasian yang dilakukan terhadap informasi dilakukan dengan
kedua cara tersebut, yaitu dengan cara lama berupa hasil print out sebagai
pertinggal untuk Puskesmas dan juga Dinas Kesehatan Kota Medan dan dengan
cara baru yaitu informasi disimpan di dalam SIMPUS sesuai dengan jenis laporan
yang dipilih sebelum data di input.
Permasalahan yang terjadi di lapangan berkaitan dengan hilangnya data
di program komputer dengan sendirinya, tanpa diketahui penyebabnya, akibatnya
petugas harus meng-input kembali data yang hilang. Seperti yang diungkapkan
oleh Kusemadewi (2009) bahwa keamanan merupakan salah satu faktor penting
dalam pengembangan sistem yang berfungsi untuk mengamankan sistem dari
kemungkinan-kemungkinan gangguan dan ancaman dari luar yang akan
menggangu kinerja keseluruhan sistem, akan tetapi kenyataaannya keamanan
masih belum terlaksanakan.
Siagian (2000) menyatakan bahwa pentingnya penelusuran yang mudah
dan pengambilan dari tempat penyimpanan dengan cepat terlihat dari dua hal yaitu
untuk disampaikan kepada para pengambil keputusan dan sebagai bahan bagi
pihak-pihak lain dalam perusahaan untuk diproses lebih lanjut. Pada kenyataannya
di lapangan pencarian kembali data yang tersimpan tergantung pada kondisi
jaringan, jika jaringan bagus, data bisa dibuka, namun jika tidak data sudah untuk
dibuka bahkan terkadang tidak bisa dibuka sama sekali tentunya ini berbeda jauh
dengan teori yang seharusnya.
Universitas Sumatera Utara
5.1.3 Output
Kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu, informasi harus
akurat (accurate), tepat waktu (timelines) dan relevan (relevance) (Sutabri, 2005).
Siagian (2000), menambahakan informasi yang mampu mendukung proses
pengambilan keputusan adalah paling sedikit 5 (lima) persyaratan yaitu, lengkap,
mutakhir, akurat, dapat dipercaya dan disimpan sedemikian rupa.
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa informasi yang dihasilkan oleh
SIMPUS sudah mencerminkan maksud dari laporan tersebut, karena informasi
sesuai dengan data yang dimasukkan tidak ada yang di ubah-ubah sebelumnya.
Data yang dimasukkan berupa data yang sudah direkap sebelumnya oleh petugas,
kemudian di input ke dalam SIMPUS sehingga didapatkan informasi dalam
bentuk laporan.
2. Tepat waktu (timelines)
Seharusnya informasi yang dihasilkan oleh SIMPUS dikirim ke Dinas
Kesehatan Kota setiap tanggal 5 setiap bulannya, akan tetapi dalam
pelaksanaannya pernah juga terjadi keterlambatan pengiriman informasi akibat
dari pengumpulan data yang tidak tepat waktu, kemudian petugas tetap menunggu
sampai data terkumpul dengan lengkap sehingga menyebabkan proses pengolahan
Universitas Sumatera Utara
menjadi terlambat dan pada akhirnya informasi yang dihasilkan menjadi
terlambat, proses pengiriman juga menjadi tidak tepat waktu.
Hal ini bertolak belakang dengan pernyataan Kusumadewi (2009) bahwa
informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat, karena informasi
yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi apalagi untuk pengambilan
keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka akan berkibat fatal bagi
organisasi. Dewasa ini, mahalnya informasi disebabkan karena harus cepatnya
informasi tersebut dikirim atau didapat sehingga diperlukan teknologi mutakhir
untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk orang satu dengan yang lain berbeda (Sutabri, 2005). Pada
kenyataannya informasi yang dihasilkan oleh SIMPUS digunakan sebagai salah
satu informasi dalam perencaaan di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan
Area, Kota Medan. Peran ini belum terlalu tampak, karena pihak Puskesmas
membuat perencanaan lebih berlandaskan pada panduan yang diberikan oleh
pihak Dinas Kesehatan.
4. Lengkap
Informasi yang dihasilkan oleh SIMPUS belum lengkap, ini disebabkan
karena keterlambatan proses pengumpulan data, kemudian petugas merekap dan
meng-input data dan menunggu sampai data yang terkumpul lengkap, sehingga
informasi yang dihasilkan tidak lengkap.
Universitas Sumatera Utara
Jika dibandingkan dengan pernyataan Siagian (2000) yaitu informasi yang
mampu mendukung proses pengambilan keputusan adalah paling sedikit 5 (lima)
persyaratan yaitu, lengkap, mutakhir, akurat, dapat dipercaya dan disimpan
sedemikian rupa, maka informasi yang dihasilkan oleh SIMPUS belum mampu
mendukung proses pengambilan keputusan.
Universitas Sumatera Utara
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Pelaksanaan SIMPUS dalam menghasilkan informasi yang digunakan sebagai
dasar pengambilan keputusan di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan Area,
Kota Medan masih belum maksimal karena masih ditemukan kendala dalam
pelaksanaannya, yaitu:
1. Petugas SP2TP di Puskesmas Sukaramai belum pernah mendapatkan pelatihan
tentang SIMPUS, data belum terkumpul tepat waktu, serta teknologi komputer
yang masih mengalami gangguan konektivitas sehingga belum memberikan
kemudahan seutuhnya kepada pengguna.
2. Pengumpulan data yang belum tepat waktu oleh pemegang program kepada
petugas SP2TP yang memberikan dampak pada proses pengolahan data yaitu
data yang diolah menjadi tidak tepat waktu.
3. Proses pengumpulan data yang terlambat menyebabkan proses pengolahan data
juga ikut terlambat dan pada akhirnya informasi yang dihasilkan juga menjadi
terlambat.
6.2 Saran
1.
Bagi pihak Dinas Kesehatan Kota Medan agar mengupayakan pelatihan
tentang SIMPUS bagi para petugas SP2TP dalam meningkatkan pengetahuan
dan keterampilan.
2.
Bagi Kepala Puskesmas Sukaramai agar lebih mengupayakan fungsi
manajemen, salah satunya berupa fungsi pengawasan kepada para pemegang
Universitas Sumatera Utara
program untuk lebih disiplin dan tepat waktu dalam mengumpulkan data,
karena proses pengumpulan data yang terlambat akan menyebabkan proses
pengolahan data juga terlambat dan pada akhirnya informasi yang dihasilkan
juga terlambat bahkan bisa menjadi tidak lengkap.
3.
Bagi para pemegang program di Puskesmas Sukaramai agar lebih
mengupayakan tindakan disiplin dalam mengumpulkan data kepada petugas
SP2TP di Puskesmas Sukaramai, sehingga data yang dikumpulkan dapat
dikelola, serta informasi yang dihasilkan akurat, tepat waktu, relevan, dan
lengkap.
Universitas Sumatera Utara
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan
kualitatif. Menurut Moleong (2010), penelitian kualitatif adalah penelitian yang
bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek
penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, dan lain-lain secara
holistik dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa pada suatu
konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode
alamiah. Bogdan dan Taylor (1992) mendefinisikan “metodologi kualitatif”
sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata
tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati.
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian
3.2.1 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Puskesmas Sukaramai Kecamatan Medan
Area, Kota Medan, Sumatera Utara.
3.2.2 Waktu Penelitian
Penelitian ini dimulai dari survei pendahuluan yang dilaksanakan pada
bulan Juni 2016 sampai dengan selesai.
3.3 Informan Penelitian
Pemilihan informan pada penelitian kualitatif berdasarkan kesesuaian dan
kecukupan. Prinsip kesesuaian informan dipilih berdasarkan pengetahuan dan
kesesuaian dengan topik penelitian, prinsip kecukupan informan yang dipilih
Universitas Sumatera Utara
mampu menggambarkan dan memberikan informasi yang cukup mengenai topik
penelitian.
Berdasarkan kedua prinsip tersebut, informan dalam penelitian ini
berjumlah 6 (enam) orang yang terdiri dari:
a. Kepala Puskesmas
b. Petugas SP2TP
c. Petugas KIA
d. Petugas Gizi
e. Petugas Kesling
f. Petugas Promkes
3.4 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data pada penelitian ini adalah wawancara mendalam
kepada informan penelitian.
3.5 Instrumen Penelitian
Instrumen yang digunakan pada penelitian ini adalah wawancara mendalam
yang menggunakan panduan wawancara.
3.6 Pengujian Keabsahan Data
Peneliti melakukan triangulasi dalam menguji keabsahan data dalam
penelitian ini. Triangulasi yang akan dilaksanakan dalam penelitian ini adalah
triangulasi sumber. Triangulasi sumber untuk menguji kredibilitas data dilakukan
dengan mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber (Sugiyono,
2008).
Universitas Sumatera Utara
3.7 Analisis Data
Pada penelitian kualitatif, analisis data lebih difokuskan selama proses di
lapangan bersamaan dengan pengumpulan data (Sugiyono, 2008). Tiga jalur
analisis data yang digunakan adalah dengan reduksi data, penyajian data, dan
penarikan kesimpulan.
1. Reduksi data
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,
memfokuskan pada hal-hal yang penting dicari tema dan polanya. Pada penelitian
ini, reduksi data dilakukan dengan memilah hasil wawancara, observasi dan
telaah dokumen sesuai dengan tema penelitian, lalu dari hasil tersebut disusun
suatu rangkuman.
2. Penyajian data
Dalam penelitian kualitatif, penyajian data bisa dilaksanakan dalam
bentuk uraian singkat, bagan, hubungannya antar kategori, flow chart dan
jenisnya. Pada penelitian ini penyajian data dilaksanakan dalam bentuk uraian
singkat.
3. Penarikan kesimpulan
Langkah ketiga dalam analisis data kualitatif menurut Miles dan
Huberman (2007) adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan awal
yang ditemukan masih bersifat sementara dan akan berubah bila tidak ditemukan
bukti-bukti yang kuat yang mendukung pada tahap pengumpulan data berikutnya.
Tahap akhir analisis data pada penelitian ini adalah menarik suatu kesimpulan
berdasarkan hasil yang telah direduksi dan disajikan sebelumnya.
Universitas Sumatera Utara
3.8 Definisi Operasional
a. Sumber Daya Manusia (SDM) adalah orang-orang yang terlibat dalam
pekerjaan dan pengelolaan SIMPUS (berupa Kepala Puskesmas, petugas
SP2TP, dan para petugas pemegang program) di Puskesmas Sukaramai
Kecamatan Medan Area, Kota Medan, Sumatera Utara.
b. Teknologi adalah program yang digunakan dalam pengelolaan data di
Puskesmas Sukaramai Kecamatan Medan Area, Kota Medan, Sumatera
Utara.
c. Kualitas sistem berkaitan dengan kemudahan untuk dipelajari serta
kemudahan ketepatan informasi dalam menggunakan SIMPUS.
d. Data adalah fakta atau gambaran kasar tentang keadaan pasien yang belum
diolah yang dikumpulkan dari berbagai sumber data.
e. Data yang lengkap adalah lembar formulir isian terisi semua.
f. Data yang akurat adalah data yang diperoleh dari sumber yang tepat.
g. Data yang tepat waktu adalah data yang diserahkan sesuai dengan jadwal
yang ditetapkan.
h. Pengelolaan data merupakan proses yang dilakukan setelah data terkumpul.
i. Pengumpulan adalah semua proses yang berkaitan dengan terkumpulnya data
dari berbagai sumber.
j. Pengolahan data adalah proses yang berkaitan dengan cara mengolah data
menjadi informasi.
k. Penyajian dan penyebarluasan data adalah proses yang berkaitan dengan cara
menyajikan dan menyebarkan data yang sudah diolah.
Universitas Sumatera Utara
l. Penataan dokumentasi adalah proses yang berkaitan dengan menyimpan data
dan proses pencarian kembali data yang sudah tersimpan.
m. Informasi yang dihasilkan berupa informasi yang bisa digunakan sebagai
dasar pengambilan keputusan dikaitkan dengan perencanaan.
n. Informasi yang akurat adalah informasi yang tepat (jelas, tidak bias).
o. Informasi yang tepat waktu adalah informasi yang dihasilkan tidak terlambat.
p. Informasi yang relevan adalah informasi yang mempunyai manfaat untuk
pihak Puskesmas.
q. Informasi yang lengkap adalah informasi yang dihasilkan cukup untuk proses
pengambilan keputusan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
HASIL PENELITIAN
4.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian
Puskesmas Sukaramai terletak di Jalan Ar-Hakim Gg. Kantil Kelurahan
Tegal Sari I Kecamatan Medan Area, Kota Medan, Provinsi Sumatera Utara
dengan letak geografis :
Sebelah Utara
: Kelurahan Sukaramai II
Sebelah Selatan
: Kelurahan Sukaramai I
Sebelah Barat
: Kelurahan Pasar Merah Barat
Sebelah Timur
: Kecamatan Medan Denai
Dalam melaksanakan kegiatannya, Puskesmas Sukaramai mempunyai
empat wilayah kerja yaitu Kelurahan Tegal Sari I, Kelurahan Tegal Sari II,
Kelurahan Tegal Sari III, dan Kelurahan Pasar Merah Timur. Luas wilayah
Puskesmas Sukaramai adalah 153,1 Ha dengan jumlah lingkungan 43 serta jumlah
penduduk 46.245 jiwa.
Adapun visi dan misi Puskesmas Sukaramai adalah sebagai berikut :
a.
Visi : Tercapainya Kecamatan sehat menuju terwujudnya Indonesia sehat.
b.
Misi : Menggerakkan pembangunan berwawasan kesehatan di wilayah
kerjanya, mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan masyarakat
di wilayah kerjanya, memelihara dan meningkatkan mutu, pemerataan, dan
keterjangkauan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan, serta memelihara
dan meningkatkan kesehatan perorangan, keluarga, masyarakat beserta
lingkungannya.
Universitas Sumatera Utara
Jumlah tenaga kesehatan yang ada di Puskesmas Sukaramai adalah seperti
yang tertlihat pada tabel di bawah :
Tabel 4.1 Jumlah Tenaga Kesehatan di Puskesmas Sukaramai,
Kecamatan Medan Area, Kota Medan
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Tenaga
Jumlah
Dokter umum
4
Dokter gigi
2
Paramedis
14
Petugas Kesling
1
Analis
2
Gizi
1
SKM
2
Apoteker
1
Asisten Apoteker
1
Sanitarian
1
Total
29
Sumber : Puskesmas Sukaramai Kecamatan Medan Area Kota Medan
Tahun 2017
4.2 Distribusi Informan Berdasarkan Karakteristik
Berikut adalah distribusi informan berdasarkan karakteristik yang
merupakan petugas di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan Area, Kota
Medan :
Tabel 4.2 Distribusi Informan Berdasarkan Karateristik
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Nama
dr. Juminar Helen
Wahyuni Naz, S.Kep
Anita Simanjuntak, A.M.Keb
NeriannaTampubolon, A.Md
Juliana Elisabet N, S.KM
Katerina, S.KM
Jabatan
Kepala Puskesmas
Petugas SP2TP
Petugas KIA
Petugas Gizi
Petugas Kesling
Petugas Promkes
Informan
Kunci
Utama
Tambahan
Tambahan
Tambahan
Tambahan
Universitas Sumatera Utara
4.3 Pelaksanaan SIMPUS di Pusesmas Sukaramai, Kecamatan Medan Area,
Kota Medan
Bentuk sederhana suatu sistem terdiri atas input, proses, dan output.
Adapun gambaran dari ketiga unsur ini di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan
Medan Area, Kota Medan adalah sebagai berikut :
4.3.1 Input
Merupakan unsur masukan dari suatu sistem. Pada penelitian ini, peneliti
memfokuskan pada SDM (Kepala Puskesmas, petugas SP2TP, dan para
pemegang program), teknologi, dan data (lengkap, akurat, dan tepat waktu).
1. SDM
Sejak SIMPUS diterapkan di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan
Area, Kota Medan tahun 2014 belum mengalami pergantian personil. Petugas
yang menjabat sekarang berlatar belakang pendidikan keperawatan, sampai
sekarang ia sudah menjabat selama kurang lebih 8 tahun dan belum pernah
mengikuti pendidikan atau pelatihan tentang SIMPUS. Berikut adalah hasil
wawancara dengan informan :
Tabel 4.3 Matriks Pernyataan Informan tentang Pelaksanaan SIMPUS
Informan
Petugas SP2TP
Pernyataan
Saya bekerja di Puskesmas Sukaramai ini sudah
sekitar 8 tahun. SIMPUS sendiri mulai
dilaksanakan sekitar awal 2014 semenjak adanya
BPJS, input datanya kan via online, jadi sekalian
juga pencatatan dan pelaporan Puskesmasnya
juga online. Tetapi dari Dinas Kesehatan Kota
Medan sendiri belum pernah memberi pelatihan
tentang penggunaan SIMPUS, melainkan hanya
sebatas sosialisasi saja tanpa ada pelatihan
khusus. Jadi saya sendiri hanya menyesuaikan
saja terhadap tuntutan mengoperasikan komputer
Universitas Sumatera Utara
untuk menginput data secara online. Namun saya
pernah mendengar pada saat rapat di Dinas
Kesehatan bahwasanya akan diadakan pelatihan
mengenai SIMPUS tetapi kapan pastinya pihak
Dinas Kesehatan sendiri belum memastikan.
Kepala Puskesmas SIMPUS ya memang sangat diperlukan, tetapi di
Puskesmas Sukaramai belum terlaksana secara
baik. Kebanyakan masih diolah secara manual.
Padahal dengan adanya SIMPUS yang
dimanfaatkan dengan baik tentunya akan sangat
bermanfaat. Data-data yang diolah akan lebih
akurat. Wah kalau dari Dinas Kesehatan
mengadakan pelatihan ya tentu saya sangat
bersedia mengikutsertakan staf untuk mengikuti
pelatihan tersebut. Karena itulah gunanya untuk
menyimpan informasi dan menyimpan data agar
datanya akurat, dan juga dengan sistem online
diharapkan dapat menghindari pengumpulan data
yang tertunda.
Berdasarkan hasil wawancara didapatkan bahwa petugas SP2TP yang
menjabat sekarang memiliki latar pendidikan dari keperawatan yang selama
menjabat lebih kurang 8 tahun belum pernah mendapatkan pelatihan tentang
SIMPUS.
a. Alasan menggunakan SIMPUS
Perkembangan kemajuan teknologi dan informasi yang semakin pesat,
mendorong Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan Area, Kota Medan untuk
menggunakan SIMPUS sejak tahun 2014. Alasan dari informan dalam
menggunakan SIMPUS adalah sebagai berikut :
Tabel 4.4 Matriks Pernyataan Informan tentang Alasan Menggunakan
SIMPUS
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas Kita menggunakan SIMPUS ini kan sesuai
Universitas Sumatera Utara
dengan apa yang diinstruksikan oleh Dinas
Kesehatan dan juga undang-undang tentang
Pengembangan Jaringan Komputer Online Sistem
Informasi Kesehatan Nasional (SIKNAS Online),
jadi kita juga harus bisa beradaptasi dengan
aturan yang berlaku saat ini selain juga membantu
kita dalam bekerja. Karena kan dengan sistem
online dapat membuat pekerjaan kita lebih
mudah.
Petugas SP2TP
Karena adanya peraturan dari Dinas Kesehatan
yang mengharuskan pencatatan dan pelaporan
dikumpul dalam bentuk laporan dan juga dengan
sistem online, jadi ya mau tak mau kita disini
harus bisa menyesuaikan dengan keterampilan
kita dalam menggunakan komputer untuk
menginput data.
Pelaksanaan SIMPUS didasari oleh tuntutan perkembangan kemajuan
teknologi dalam menghasilkan informasi yang harus cepat, akurat, dan up to date.
b. Peran Kepala Puskesmas sebagai manajer dalam pelaksanaan SIMPUS
Komunikasi merupakan tahap awal yang dilakukan pada penerapan
pelayanan yang diberikan ke masyarakat atau komunikasi antara para petugas di
Puskesmas dalam merencanakan program pelayanan kesehatan masyarakat.
Kepala Puskesmas harus bisa mengobservasi berbagai keterlamabatan maupun
ketidakakuratan dalam pengumpulan data oleh para pemegang program.
Tabel 4.5 Matriks Pernyataan Informan tentang Peran Kepala
Puskesmas sebagai Manajer dalam Pelaksanaan SIMPUS
Informan
Kepala Puskesmas
Pernyataan
Kita selalu mengadakan evaluasi setiap ada
kegiatan mini lokakarya. Disitu kita membahas
dimana ada kendala, hambatan, dan masalahnya.
Masalahnya sendiri yaitu diantaranya pemegang
program ada yang tidak tepat waktu dalam
mengumpulkan laporan, adanya kendala yang
Universitas Sumatera Utara
dihadapi petugas di lapangan, adanya pegawai
yang sering absen sehingga menyebabkan
pekerjaan terbengkalai. Selain itu di setiap
minggunya kita juga mengadakan briefing kepada
para petugas agar mereka bekerja lebih sigap dan
juga tepat waktu.
Tugas dari seorang pimpinan adalah melakukan pengawasan, evaluasi,
serta juga harus bisa memotivasi bawahannya. Hal tersebut harus tercermin dalam
diri seorang Kepala Puskesmas agar para petugas bekerja dengan lebih giat dan
tepat waktu untuk mencapai visi dan misi Puskesmas tersebut.
2. Teknologi
Pada dasarnya SIMPUS mudah untuk dipelajari bagi para pengguna,
walaupun terkadang masih ditemui masalah, masalah tersebut masih bisa diatasi
seperti yang diungkapkan oleh informan :
Tabel 4.6 Matriks Pernyataan Informan tentang Kualitas SIMPUS
Informan
Petugas SP2TP
Pernyataan
Sejauh ini saya rasa mudah untuk dipelajari,
meskipun pertama-tama agak kesulitan, tetapi
lama-kelamaan bisa menyesuaikan. Tidak ada
masalah dalam mengoperasikan sistem onlinenya, waktu pertama kali wajar saja masih bingung
karena hal yang baru, tetapi bisa diatasi. Ya
memang butuh waktu yang agak lama karena kita
harus teliti agar tidak salah.
Kepala Puskesmas
Saya lihat petugas SP2TP tidak ada kendala
dalam menginput data secara online. Masalahnya
ya palingan kalau konektivitas jaringan
internetnya lambat ataupun kendala pada waktu
proses upload-nya.
Masalah lain yang sering dihadapi adalah dengan adanya SIMPUS
adalah, seperti yang disampaikan oleh informan sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
Tabel 4.7 Matriks Pernyataan Informan tentang Masalah yang Dihadapi
dengan Adanya SIMPUS
Informan
Kepala Puskesmas
Pernyataan
SIMPUS itu kan suatu sistem yang dikembangkan
supaya bisa lebih akurat pelaporan dengan
memanfaatkan teknologi tentunya, dibalik itu
kerjaannya nya jadi double karena kan manual
juga, dimasukkan ke SIMPUS juga. Kendalanya
ya itu tadi kalau jaringannya lambat jadi ya input
data juga lama.
Petugas SP2TP
Kita tetap dua kali kerja, satu secara manual baru
kita input ke programnya, agak ribet memang,
apalagi peran jaringan komputer juga sangat
penting, karena kalau jaringan bagus laporan
cepat sampainya dibanding dengan manual.
Ketepatan informasi yang dihasilkan dengan menggunakan SIMPUS
tergantung pada data yang dimasukkan ke dalamnya serta ketelitian petugas
dalam proses entry. Hal ini diungkapkan oleh informan sebagai berikut :
Tabel 4.8 Matriks Pernyataan Informan tentang Ketepatan Informasi
yang Dihasilkan oleh SIMPUS
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Data yang dimasukkan tentunya harus tepat,
karena nantinya akan memberikan output yang
sesuai dengan yang dimasukkan. Jika salah
memasukkan data, otomatis hasil juga salah.
Petugas SP2TP
Tergantung data yang diinput, kalau datanya yang
direkap tepat dan benar, hasilnya pun tentu benar,
petugas juga berperan, kalau laporan yang
diberikan salah informasi yang dihasilkan juga
salah.
Di balik SIMPUS yang mudah untuk dipelajari dan data yang diolah
tergantung dengan data yang dimasukkan, namun dalam pelaksanaannya masih
Universitas Sumatera Utara
ditemukan beberapa kendala yaitu berkaitan dengan input data secara online yang
memakan waktu lama, pekerjaan menjadi bertambah, karena harus dua kali kerja
(manual dan entry data secara online). Kondisi jaringan yang tidak menentu juga
menghambat cepat tidaknya laporan sampai kepada pihak yang terkait,
bahkan terkadang kondisi jaringan yang tidak bagus menyebabkan halaman yang
diakses tidak dapat muncul.
3. Data
Untuk menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan
tentunya dibutuhkan data yang lengkap, akurat dan tepat waktu.
a. Lengkap
Data dikatakan sudah lengkap karena formulir LB1 yang ada sudah diisi
dengan lengkap. Pernyataan informan yang mendukung hal tersebut adalah
sebagai berikut :
Tabel 4.9 Matriks Pernyataan Informan tentang Kelengkapan Data
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Tentunya lengkap ya. kan kita udah ada format
LB1 tersendiri untuk diisi, jadi lebih mudah untuk
dilihat lengkap ata tidaknya.
Petugas SP2TP
Dari laporan LB1 yang saya terima, terkadang
datanya terisi lengkap terkadang juga ada yang
tidak lengkap. Tetapi selalu saya himbau
bahwasanya data yang dilaporkan harus benarbenar lengkap.
Universitas Sumatera Utara
b. Akurat
Sama halnya dengan kelengkapan data, data yang diperoleh juga sudah
akurat karena berasal dari sumber dan cara pengisian formulir yang tepat.
Berikut pernyataan informan berdasarkan hasil wawancara :
Tabel 4.10 Matriks Pernyataan Informan tentang Keakuratan Data
Informan
Kepala Puskesmas
Pernyataan
Kita sudah ada format tersendiri untuk di isi oleh
para pemegang program, jadi selain memudahkan
untuk mengecek kelengkapan, akurat atau
tidaknya juga dapat dipakai.
Petugas SP2TP
Kalau dibilang akurat sih ya akurat, karena kan
diisi oleh mereka yang diberi tanggungjawab dan
sudah sesuai dengan form yang diberikan.
c. Tepat waktu
Data belum dapat terkumpul dengan tepat waktu. Berikut pernyataan yang
menguatkan dari masing-masing informan :
Tabel 4.11 Matriks Pernyataan Informan tentang Ketepatan Waktu
Pengumpulan Data
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Kadang-kadang tepat waktu, kadang-kadang telat.
Petugas SP2TP
Terkadang tepat waktu, terkadang masih ada yang
terlambat mengumpulkan.
4.3.2 Proses
1. Pengumpulan data
Data-data yang berasal dari para pemegang program diserahkan langsung
kepada petugas SP2TP Puskesmas berupa laporan paling lambat sebelum tanggal
Universitas Sumatera Utara
1 setiap bulannya. Laporan ini berisikan data-data yang diisi sesuai dengan format
dari masing-masing pemegang program.
Masalah yang sering muncul pada proses pengumpulan data ini adalah
keterlambatan penyerahan data kepada petugas SP2TP dan format laporan oleh
petugas kesling yang sering mengalami kendala pada saat di lapangan, yaitu
masyarakat yang dikunjungi banyak yang mengadakan penolakan untuk disurvei.
Hal ini menyebabkan data yang terkumpul tidak lengkap. Berikut paparan dari
para informan :
Tabel 4.12 Matriks Pernyataan Informan tentang Proses Pengumpulan
Data
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Kalau di Puskesmas Sukaramai ini para
pemegang program sudah harus mengumpulkan
laporan kepada petugas SP2TP sebelum tanggal 1
setiap bulannya. Karena nanti tanggal 1 petugas
SP2TP sudah mulai mengirim laporan secara
online kepada Dinas Kesehatan Kota Medan, baru
kemudian sebelum tanggal 5 kita juga sudah
harus mengantarkan print out laporan ke Dinas
Kesehatan.
Petugas SP2TP
Pengumpulan data oleh para pemegang program
terkadang masih
ada
yang mengalami
keterlambatan, terutama pada bagian petugas
kesling.
Petugas Kesling
Kita dijadwalkan mengumpulkan laporan kalau
bisa sih awal bulan ya kepada petugas SP2TP,
nah setelah itu kan dia yang melaporkan. Tetapi
memang dari kesling sendiri sering terjadi
kendala pada saat turun ke lapangan. Misalnya
pada saat
pemeriksaan rumah sehat setiap
minggunya, masyarakat banyak sekali yang tidak
welcome dengan kedatangan kita. Hal ini tentu
memakan banyak waktu karena kita harus
Universitas Sumatera Utara
mencari masyarakat lain yang bersedia untuk
disurvei sehingga dari kesling sendiri masih
sering terlambat mengumpulkan data.
Petugas KIA
Dari KIA sendiri kami tidak pernah mengalami
kendala dalam pengumpulan data. Kami selalu
mengumpulkan data tepat sebelum tanggal 1
kepada petugas SP2TP.
Petugas Gizi
Sejauh kami mengumpulkan data tiap bulannya
kami tidak mengalami kendala keterlambatan.
Hanya saja memang data yang mau diisi diform
memang banyak yaitu mengenai kasus yang
berhubungan dengan penyakit pada balita, tetapi
karena para Ibu disini sangat berkoordinasi jadi
pendataan yang dilakukan juga mudah.
Petugas Promkes
Kalau promkes itu kita langsung turun ke
lapangan. Kita melihat PHBS masyarakat dan
juga pelaksanaan posyandu. Dari situ data yang
kita dapatkan dari lapangan misalnya kita melihat
bagaimana PHBS di masyarakat disitu kita
mengisi sesuai form yang disediakan, setelah itu
data yang diperoleh kita rekapitulasi secara
manual. Lalu kita kumpulkan ke petugas SP2TP
pada awal bulan sebelum tanggal 5 karena
petugas SP2TP kan juga mau merekap datanya.
Kami
tidak
mengalami
kendala
yang
menyebabkan
keterlambatan
pada
saat
pengumpulan data.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa proses pengumpulan
data yang dilakukan oleh para pemegang program kepada petugas SP2TP yang
harus diserahkan paling lambat sebelum tanggal 1 setiap bulannya, akan tetapi,
keterlambatan dalam pengumpulan data masih sering terjadi, terutama pada
bagian kesling yang menghambat proses pengumpulan data.
Universitas Sumatera Utara
2. Pengolahan Data
Data yang terkumpul dari para pemegang program direkap secara manual
oleh petugas SP2TP. Setelah itu hasil rekapan di input secara online dengan
format laporan yang telah disediakan. Hal ini berdasarkan hasil wawancara
dengan informan :
Tabel 4.13 Pernyataan Informan tentang Proses Pengolahan Data
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Ketika para pemegang program sudah merekap
laporannya, maka kemudian mereka akan
mengumpulkan kepada petugas SP2TP. Lalu
petugas SP2TP merekap data yang dikumpulkan
tadi secara manual dulu baru kemudian datanya
dientry secara online ke komputer.
Petugas SP2TP
Saya merekap data dua kali, pertama saya rekap
secara manual kemudian baru saya entry datadatanya ke komputer.
Akibat keterlambatan petugas kesling dalam pengumpulan data, terkadang
proses pengolahan juga menjadi telat bahkan ada
laporan
yang
tidak
terekapitulasi, sehingga tidak masuk dalam laporan.
Tabel 4.14 Matriks Pernyataan Informan tentang Keterlambatan dalam
Pengumpulan Data
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Data yang telat diserahkan, otomatis data juga
terlambat untuk diolah, jika sampai dengan batas
waktu yang ditetapkan belum terkumpul, otomatis
data tersebut tidak ikut diinput sehingga tidak
masuk ke dalam laporan.
Petugas SP2TP
Laporan telat masuk, tentu telat juga
mengolahnya. Laporan dari petugas kesling juga
Universitas Sumatera Utara
terkadang ada yang tidak kita dimasukkan. Tentu
laporannya menjadi kurang lengkap.
Kesimpulan yang dapat ditarik dari pernyataan di atas adalah proses
pengolahan dilakukan dengan dua cara, yaitu manual dan juga dengan
menggunakkan komputer secara online. Akibat keterlambatan pengumpulan data,
hal tersebut juga menyebabkan keterlambatan proses pengolahan data, bahkan
data ada yang tidak diolah sama sekali.
3. Penyajian dan penyebarluasan informasi
Data yang sudah diolah disajikan dalam bentuk laporan yang terangkum
dengan laporan lain dalam bentuk laporan terpadu Puskesmas yaitu laporan
SP2TP (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Tingkat Kota Medan).
Selanjutnya laporan akan dikirim ke Dinas Kesehatan Kota secara online juga
disertai dengan print out.
Tabel 4.15 Matriks Pernyataan Informan tentang Penyajian dan
Penyebarluasan Informasi
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Laporan akan dikirim secara online dan juga
disertai dengan pengumpulan print out ke Dinas
Kesehatan Kota Medan.
Petugas SP2TP
Kita mengirimkan laporan dua kali, pertama
secara online baru kemudian kita mengantar print
out ke Dinas Kesehatan Kota Medan.
Berdasarkan hasil wawancara dapat dilihat bahwa
informasi yang
dihasilkan berupa laporan yang dikirim secara online dan tidak online (diserahkan
Universitas Sumatera Utara
langsung berupa print out) kepada pihak Dinas Kesehatan Kota Medan dalam
bentuk laporan SP2TP.
4. Penataan Dokumentasi
Proses penataan dokumentasi, termasuk didalamnya proses penyimpanan
dan pencarian kembali data. Proses penyimpanan dilakukan setelah data yang
terkumpul di input ke dalam komputer. Data disimpan dalam 2 bentuk yaitu file
untuk hasil print out sebagai pertinggal.
Tabel
4.16
Matriks
Pernyataan
Informan
tentang
Penataan
Dokumentasi
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Setelah diinput, nanti hasilnya akan tersimpan
sesuai dengan jenis laporan yang kita kerjakan,
lalu kita print kemudian hasilnya kita simpan
untuk pertinggal kita sendiri dan juga untuk
dikirim ke Dinas.
Petugas SP2TP
Di Puskesmas sendiri kita juga membuat
pertinggal, kalau yang untuk pertinggal dan
dikirim ke Dinas kita print, di komputer pun
laporan juga sudah tersimpan.
4.3.3 Output
Output yang dihasilkan berupa informasi yang harapannya informasi
tersebut akurat, relevan, tepat waktu dan lengkap.
1. Akurat
Input data dilakukan oleh petugas SP2TP setelah data tersebut direkap
sebelumnya, sehingga kesalahan akibat kurang ketelitian dari sumber data dapat
Universitas Sumatera Utara
diatasi. Informasi dinilai akurat, karena sesuai dengan data (hasil rekapan)
dimasukan tanpa ada yang diubah sebelumnya.
Tabel 4.17 Matriks Pernyataan Informan tentang Keakuratan Informasi
yang Dihasilkan
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Kalau data yangdimasukkan akurat, secara tidak
langsung infomasi yang dihasilkan juga akurat.
Petugas SP2TP
Akurat, karena data yang diasukkan tetap itu
yang jadi informasi, tidak ada yang di ubah-ubah.
Berdasarkan hasil wawancara di atas, informasi yang dihasilkan sudah
akurat karena data yang dimasukkan tidak ada yang diubah.
2. Tepat waktu
Informasi dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota Medan paling lambat
tanggal 5 setiap bulannya. Permasalahan yang ada berkaitan dengan
keterlambatan dalam pengiriman data, disebabkan karena proses pengumpulan
data oleh pemegang program yang tidak tepat waktu.
Tabel 4.18 Matriks Pernyataan Informan tentang Ketepatan Waktu
Informasi yang Dihasilkan
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Dilaporkan pada pihak Dinas Kesehatan Kota
pada tanggal 5 setiap bulannya pernah juga telat,
tetapi tidak sering.
Petugas SP2TP
Laporan ke Dinas tanggal 5, pernah juga telat
karena pengumpulan datanya terlambat, maka
laporannya juga terlambat.
Universitas Sumatera Utara
Kesimpulan yang dapat di ambil adalah proses pengumpulan data yang
terlambat mengakibatkan informasi yang dihasilkan juga tidak tepat waktu.
3. Relevan
Informasi yang dihasilkan sudah relevan, karena informasi yang digunakan
untuk pengambilan keputusan dalam hal ini berkaitan dengan perencanaan,
walaupun hanya sebatas merencanakan dan harus mengikuti panduan yang telah
disediakan oleh Dinas Kesehatan Kota.
Tabel 4.19 Matriks Pernyataan Informan tentang Relevansi Informasi
yang Dihasilkan
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Hal ini tentu ada kaitannya dengan pembuatan
POA dari masing-masing program dan yang
menentukan tetaplah Dinas. Jadi kita ikuti saja
prosedur yang ada.
Petugas SP2TP
Dari Dinas sendiri kan memang sudah membuat
panduan perencanaan kegiatan apa saja yang
diperuntukkan kepada masing-masing pemegang
program di Puskesmas, bukan Puskesmas sendiri
yang membuat karena memang panduannya
tersebut sudah disediakan oleh Dinas.
Hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa informasi yang
dihasilkan oleh SIMPUS sudah relevan karena digunakan sebagai dasar
perencanaan di Puskesmas, dimana panduan perencanaannya memang sudah
diberikan oleh Dinas Kesehatan.
4. Lengkap
Jika dikaitkan dengan kebutuhan informasi dalam proses perencanaan
di Puskesmas, informasi yang dihasilkan masih belum lengkap, namun hal ini di
Universitas Sumatera Utara
atasi dengan pemakaian informasi
yang dihasilkan dengan cara pengelolaan
secara manual.
Tabel 4.20 Matriks Pernyataan Informan tentang Kelengkapan
Informasi yang Dihasilkan
Informan
Pernyataan
Kepala Puskesmas
Seharusnya memang cukup ya karena rasanya
sudah menggambarkan program, wilayah kerja,
apa kendala-kendala yang dihadapi, namun masih
ada yang belum terpenuhi untuk kelengkapan data
oleh karena kendala di lapangan tadi.
Petugas SP2TP
Misalnya ada informasi yang kurang, misalnya
penyakit karena formatnya sudah kayak gitu, jadi
ya tidak bisa ditambahkan, kalau manual kan bisa
ditambahkan di bawahnya dengan cara kita tulis.
Kesimpulan yang dapat diambil dari uraian di atas adalah, informasi yang
dihasilkan oleh SIMPUS belum lengkap, hal ini disebabkan karena keterlambatan
proses pengumpulan data sehingga proses pengolahan data juga menjadi terlambat
bahkan terkadang ada data yang tidak direkap.
Universitas Sumatera Utara
BAB V
PEMBAHASAN
5.1 Pelaksanaan SIMPUS di Puskesmas Sukaramai Kecamatan Medan Area
Kota Medan
Menurut Sutanta (2003), Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan
kumpulan subsistem yang saling berhubungan, berinteraksi, bekerjasama untuk
melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data,
kemudian mengolahnya (processing) dan menghasilkan keluaran (output) berupa
informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan. Sabarguna (2007) juga
menyatakan bahwa bentuk sederhana suatu sistem adalah masukan, proses dan
keluaran.
5.1.1 Input
1. Sumber Daya Manusia
Berdasarkan hasil wawancara oleh Kepala Puskesmas, petugas SP2TP,
dan beberapa pemegang program di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan
Area, Kota Medan, sejauh ini laporan bulanan yang dikirim ke Dinas Kesehatan
Kota dilakukan secara online dan juga diserahkan dalam bentuk print out. Namun
mereka belum mendapatkan pelatihan tentang SIMPUS oleh Dinas Kesehatan
Kota Medan. Walaupun sampai sejauh ini kendala yang muncul masih bisa
diatasi, pelatihan tentang SIMPUS seharusnya ada karena sangat penting bagi
petugas untuk lebih meningkatkan pengetahuan dan keterampilan sehingga kinerja
dan produktivitas petugas lebih baik lagi, seperti yang diungkapkan oleh Siagian
(2000), sumber daya manusia sebagai resource yang strategis. Betapapun
Universitas Sumatera Utara
cermatnya prosedur kerja dirancang, lengkapnya infrastuktur fisik, canggihnya
teknologi perangkat keras dan mutakhirnya perangkat lunak yang tersedia, pada
analisis terakhir kesemuanya itu sangat tergantung pada unsur manusia yang
memanfaatkan dan menggunakannya.
Ditambah lagi dengan para petugas yang kurang menguasai IT, pelatihan
tentang SIMPUS tentunya sangat dibutuhkan dalam melaksanakan tugasnya,
karena pendidikan dan pelatihan merupakan upaya pembinaan dan pengembangan
untuk meningkatkan produktivitas, tingkat kinerja yang baik dan ini adalah suatu
bagian yang utama dalam manajemen yang strategis di institusi pelayanan
kesehatan (Hatta, 2008). Pembinaan dapat dilakukan melalui kegiatan-kegiatan
pelatihan, pengkajian, bimbingan teknis dan kerja sama internal dan eksternal
yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dalam memberikan pelayanan
informasi (Sutabri, 2005).
Pengggunaan SIMPUS di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan Area,
Kota Medan didasari oleh tuntutan perkembangan kemajuan teknologi dalam
menghasilkan informasi yang harus cepat, akurat, dan up to date. Ini sesuai
dengan salah satu latar belakang SIMPUS (Sutanto dalam Barsasella) : yaitu
Memasuki era otonomi daerah mutlak diperlukan informasi yang tepat, akurat dan
up to date berkenaan dengan data orang sakit, ketersedian obat, jumlah ibu hamil,
masalah imunisasi dan lain-lain. Selain itu, hal tersebut juga didukung oleh
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 932/Menkes/SK/VIII/2002 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Pengembangan Sistem Laporan Informasi Kesehatan
Kabupaten
atau
Kota,
Keputusan
Menteri
Kesehatan
Nomor
Universitas Sumatera Utara
128/Menkes/SK/II/2004 tentang Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan Masyarakat,
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 511 tahun 2002 tentang Strategi
Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan Nasional (SIKNAS), serta Keputusan
Menteri Kesehatan No 837 tahun 2007 tentang Pengembangan Jaringan Komputer
Online Sistem Informasi Kesehatan Nasional (SIKNAS Online).
2. Teknologi
Penerapan SIMPUS di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan Area,
Kota Medan memiliki kekurangan dan kelebihan. Berdasarkan hasil wawancara,
meskipun para petugas belum pernah mendapatkan pelatihan dari Dinas
Kesehatan, namun mereka dapat beradaptasi dengan sistem online tersebut.
Hal ini sesuai dengan pernyataan Barsasella (2012), bahwa salah satu
keunggulan dari SIMPUS adalah mudah dipelajari. Sejalan dengan itu Verbeek
(2009) menyebutkan bahwa teknologi dapat membantu kehidupan yang lebih
baik. Pada dasarnya teknologi sangat berpengaruh terhadap manusia terutama
kondisi emosional manusia. Semakin mudah teknologi untuk dipelajari dan
digunakan maka manusia akan semakin sering menggunakan teknologi tersebut.
Ketepatan data yang diolah oleh SIMPUS tergantung dengan data yang
dimasukkan, jika data yang dimasukkan tepat maka, hasil yang diperoleh juga
tepat. Ketelitian petugas memberi kontribusi terhadap ketepatan data yang
Universitas Sumatera Utara
dimasukkan. Ini sesuai dengan pernyataan Sabarguna (2007) bahwa salah satu
manfaat SIM adalah ketepatan informasi yang didapat.
Dibalik kelebihannya, SIMPUS juga memiliki kelemahan berupa kendala
yang ditemukan saat pelaksanaan program tersebut, diantaranya yaitu beban kerja
menjadi bertambah, karena harus dua kali kerja, petugas merekapitulasi data
terlebih dahulu, lalu meng-input nya secara online. Kondisi jaringan yang tidak
menentu juga menghambat cepat tidaknya laporan sampai kepada pihak yang
terkait, bahkan terkadang kondisi jaringan yang tidak bagus menyebabkan
halaman yang diakses tidak dapat muncul akibatnya proses input data tidak dapat
dilakukan.
Kenyataan ini tentunya bertolak belakang dengan pendapat Sabarguna
(2007) bahwa manfaat SIM yaitu kecepatan informasi yang didapat, kemudahan
pengoperasian, dan mengurangi beban kerja.
3. Data
Menurut Hatta (2008), ketersediaan data dan informasi yang akurat,
terjangkau dan tepat waktu merupakan syarat mutlak pengambilan keputusan
manajemen (evidence-based decisi on making). Weiskopf dan Weng (2013)
mengidentifikasi lima dimensi kualitas suatu data yaitu : lengkap (completeness),
akurat/tepat (correctness), dapat dipercaya (plausibility) dan umum (currency).
Berdasarkan hasil penelitian didapat bahwa data :
Universitas Sumatera Utara
a. Lengkap
Data yang diperoleh petugas SP2TP dari para pemegang program sudah bisa
dikatakkan lengkap karena data mudah untuk didapatkan (sumber data jelas dan
tetap) dan form laporan terisi dengan lengkap.
b. Akurat
Data sudah akurat atau tepat karena didapat dari sumber
yang tepat
(memang mereka yang berkecimpung di dalamnya) dan cara pengisian form
laporan yang tepat.
c. Tepat waktu
Ketepatan waktu pengumpulan data masih kurang, hal ini terlihat
dalam proses pengumpulan data yang masih sering terlambat tentunya akan
berakibat pada keterlambatan proses pengolahan yang pada akhirnya akan
berlanjut pada keterlambatan informasi yang dihasilkan.
5.1.2 Proses
Menurut Sutabri (2005), transformasi informasi adalah komponen proses
dalam pengelolaan sistem informasi yang berfungsi memproses data menjadi
informasi sehingga dapat dihasilkan produk informasi yang diperlukan bagi para
pemakai informasi. Terdiri dari :
1. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilaksanakan sesuai dengan jenis data, objek dan
sumber data serta persiapan pengumpulan data. Cara memperoleh data ialah bisa
secara langsung ataupun tidak langsung (Siagian, 2000).
Universitas Sumatera Utara
Proses pengumpulan data dilakukan oleh sumber data (para petugas
pemegang program kepada petugas SP2TP berupa laporan bulanan yang harus
diserahkan paling lambat tanggal 1 setiap bulannya. Berdasarkan teori di atas,
pengumpulan data sudah sesuai dengan objek dan sumber data yaitu berasal dari
para petugas pemegang program di Puskesmas Sukaramai. Proses pengumpulan
data dilaksanakan secara tidak langsung berupa pengisian form laporan. Dalam
pelaksanannya berbagai kendala yang dihadapi diantaranya pengumpulan data
yang masih sering terlambat oleh petugas pemegang program yang menyebabkan
data yang terkumpul tidak lengkap.
2. Pengolahan Data
Pengolahan data ialah proses mengubah bentuk dan makna data menjadi
informasi dan dapat digunakan dalam mendukung berbagai kegiatan manajemen
bisnis termasuk kegiatan pengambilan keputusan (Siagian, 2000).
Pengolahan data dapat dilakukan secara manual ataupun dengan bantuan
komputer (Sutabri, 2005). Pengolahan data dari sumber data dilakukan secara
manual dengan bantuan komputer oleh petugas SP2TP. Hasil rekapan data
tersebut dimasukkan ke dalam program SIMPUS. Masalah yang muncul adalah
akibat keterlambatan pengumpulan data oleh para pemegang program bisa
menyebabkan keterlambatan proses pengolahan data jika petugas tetap menunggu
sampai semua data terkumpul atau data bisa tidak diolah sama sekali karena
petugas sudah merekapitulasi dan melakukan input data secara online sehingga
akibat tidak rapinya proses manual sebelum data di-input, akan berpengaruh
Universitas Sumatera Utara
terhadap waktu pengolahan dan kelengkapan data yang di-input ke dalam
komputer.
Cara pengolahan data sudah sesuai dengan teori yang diungkapkan oleh
Sutabri (2005) akan tetapi mengenai kendala di lapangan tentang tidak rapinya
proses manual bertolak belakang dengan yang seharusnya, seperti yang di
ungkapkan oleh Sabarguna (2007) bahwa sistem informasi yang komputerisasi
tidak dapat dikembangkan secara baik tanpa mengembangkan sistem manual,
sebab kompterisasi juga memiliki keterbatasan, misalnya keterbatasan sistem
(harus jelas didasari oleh manual, jadi manual harus dirapikan dulu, baru sistem
yang komputerisasi dikembangkan).
3. Penyajian dan penyebarluasan data
Hasil penelitian menyebutkan bahwa penyajian data yang sudah diolah
menjadi informasi dalam bentuk laporan disebarluaskan secara langsung (online)
dan tidak langsung (diserahkan berupa print out) kepada pihak Dinas Kesehatan Kota
dalam bentuk laporan SP2TP yang didalamnya juga terdapat laporan lain. Ini sudah
sesuai dengan pernyataan Sutabri (2005) bahwa penyajian data dan informasi
dilakukan baik secara visual mapupun dalam bentuk publikasi dengan metode
komunikasi langsung atau tak langsung.
4. Penataan Dokumentasi
Pendokumentaian dapat dilakukan dengan cara yang lama (file) dan cara
baru
(komputerisasi).
Contohnya
perpustakaan
bertalian
dengan
upaya
pengumpulan, pemeliharaan, penyimpanan, pengaturan dan pendayagunaan
informasi (Sutabri, 2005).
Universitas Sumatera Utara
Pendokumentasian yang dilakukan terhadap informasi dilakukan dengan
kedua cara tersebut, yaitu dengan cara lama berupa hasil print out sebagai
pertinggal untuk Puskesmas dan juga Dinas Kesehatan Kota Medan dan dengan
cara baru yaitu informasi disimpan di dalam SIMPUS sesuai dengan jenis laporan
yang dipilih sebelum data di input.
Permasalahan yang terjadi di lapangan berkaitan dengan hilangnya data
di program komputer dengan sendirinya, tanpa diketahui penyebabnya, akibatnya
petugas harus meng-input kembali data yang hilang. Seperti yang diungkapkan
oleh Kusemadewi (2009) bahwa keamanan merupakan salah satu faktor penting
dalam pengembangan sistem yang berfungsi untuk mengamankan sistem dari
kemungkinan-kemungkinan gangguan dan ancaman dari luar yang akan
menggangu kinerja keseluruhan sistem, akan tetapi kenyataaannya keamanan
masih belum terlaksanakan.
Siagian (2000) menyatakan bahwa pentingnya penelusuran yang mudah
dan pengambilan dari tempat penyimpanan dengan cepat terlihat dari dua hal yaitu
untuk disampaikan kepada para pengambil keputusan dan sebagai bahan bagi
pihak-pihak lain dalam perusahaan untuk diproses lebih lanjut. Pada kenyataannya
di lapangan pencarian kembali data yang tersimpan tergantung pada kondisi
jaringan, jika jaringan bagus, data bisa dibuka, namun jika tidak data sudah untuk
dibuka bahkan terkadang tidak bisa dibuka sama sekali tentunya ini berbeda jauh
dengan teori yang seharusnya.
Universitas Sumatera Utara
5.1.3 Output
Kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu, informasi harus
akurat (accurate), tepat waktu (timelines) dan relevan (relevance) (Sutabri, 2005).
Siagian (2000), menambahakan informasi yang mampu mendukung proses
pengambilan keputusan adalah paling sedikit 5 (lima) persyaratan yaitu, lengkap,
mutakhir, akurat, dapat dipercaya dan disimpan sedemikian rupa.
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa informasi yang dihasilkan oleh
SIMPUS sudah mencerminkan maksud dari laporan tersebut, karena informasi
sesuai dengan data yang dimasukkan tidak ada yang di ubah-ubah sebelumnya.
Data yang dimasukkan berupa data yang sudah direkap sebelumnya oleh petugas,
kemudian di input ke dalam SIMPUS sehingga didapatkan informasi dalam
bentuk laporan.
2. Tepat waktu (timelines)
Seharusnya informasi yang dihasilkan oleh SIMPUS dikirim ke Dinas
Kesehatan Kota setiap tanggal 5 setiap bulannya, akan tetapi dalam
pelaksanaannya pernah juga terjadi keterlambatan pengiriman informasi akibat
dari pengumpulan data yang tidak tepat waktu, kemudian petugas tetap menunggu
sampai data terkumpul dengan lengkap sehingga menyebabkan proses pengolahan
Universitas Sumatera Utara
menjadi terlambat dan pada akhirnya informasi yang dihasilkan menjadi
terlambat, proses pengiriman juga menjadi tidak tepat waktu.
Hal ini bertolak belakang dengan pernyataan Kusumadewi (2009) bahwa
informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat, karena informasi
yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi apalagi untuk pengambilan
keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka akan berkibat fatal bagi
organisasi. Dewasa ini, mahalnya informasi disebabkan karena harus cepatnya
informasi tersebut dikirim atau didapat sehingga diperlukan teknologi mutakhir
untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk orang satu dengan yang lain berbeda (Sutabri, 2005). Pada
kenyataannya informasi yang dihasilkan oleh SIMPUS digunakan sebagai salah
satu informasi dalam perencaaan di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan
Area, Kota Medan. Peran ini belum terlalu tampak, karena pihak Puskesmas
membuat perencanaan lebih berlandaskan pada panduan yang diberikan oleh
pihak Dinas Kesehatan.
4. Lengkap
Informasi yang dihasilkan oleh SIMPUS belum lengkap, ini disebabkan
karena keterlambatan proses pengumpulan data, kemudian petugas merekap dan
meng-input data dan menunggu sampai data yang terkumpul lengkap, sehingga
informasi yang dihasilkan tidak lengkap.
Universitas Sumatera Utara
Jika dibandingkan dengan pernyataan Siagian (2000) yaitu informasi yang
mampu mendukung proses pengambilan keputusan adalah paling sedikit 5 (lima)
persyaratan yaitu, lengkap, mutakhir, akurat, dapat dipercaya dan disimpan
sedemikian rupa, maka informasi yang dihasilkan oleh SIMPUS belum mampu
mendukung proses pengambilan keputusan.
Universitas Sumatera Utara
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Pelaksanaan SIMPUS dalam menghasilkan informasi yang digunakan sebagai
dasar pengambilan keputusan di Puskesmas Sukaramai, Kecamatan Medan Area,
Kota Medan masih belum maksimal karena masih ditemukan kendala dalam
pelaksanaannya, yaitu:
1. Petugas SP2TP di Puskesmas Sukaramai belum pernah mendapatkan pelatihan
tentang SIMPUS, data belum terkumpul tepat waktu, serta teknologi komputer
yang masih mengalami gangguan konektivitas sehingga belum memberikan
kemudahan seutuhnya kepada pengguna.
2. Pengumpulan data yang belum tepat waktu oleh pemegang program kepada
petugas SP2TP yang memberikan dampak pada proses pengolahan data yaitu
data yang diolah menjadi tidak tepat waktu.
3. Proses pengumpulan data yang terlambat menyebabkan proses pengolahan data
juga ikut terlambat dan pada akhirnya informasi yang dihasilkan juga menjadi
terlambat.
6.2 Saran
1.
Bagi pihak Dinas Kesehatan Kota Medan agar mengupayakan pelatihan
tentang SIMPUS bagi para petugas SP2TP dalam meningkatkan pengetahuan
dan keterampilan.
2.
Bagi Kepala Puskesmas Sukaramai agar lebih mengupayakan fungsi
manajemen, salah satunya berupa fungsi pengawasan kepada para pemegang
Universitas Sumatera Utara
program untuk lebih disiplin dan tepat waktu dalam mengumpulkan data,
karena proses pengumpulan data yang terlambat akan menyebabkan proses
pengolahan data juga terlambat dan pada akhirnya informasi yang dihasilkan
juga terlambat bahkan bisa menjadi tidak lengkap.
3.
Bagi para pemegang program di Puskesmas Sukaramai agar lebih
mengupayakan tindakan disiplin dalam mengumpulkan data kepada petugas
SP2TP di Puskesmas Sukaramai, sehingga data yang dikumpulkan dapat
dikelola, serta informasi yang dihasilkan akurat, tepat waktu, relevan, dan
lengkap.
Universitas Sumatera Utara