PELAYANAN INFORMASI PEMBANGUNAN MELALUI TATAKELOLA DATA POTENSI KECAMATAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DI KECAMATAN EMPANG

  KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN KANTOR CAMAT EMPANG KABUPATEN SUMBAWA

  

PELAYANAN INFORMASI PEMBANGUNAN MELALUI

TATAKELOLA DATA POTENSI KECAMATAN BERBASIS

TEKNOLOGI INFORMASI DI KECAMATAN EMPANG

Disusun oleh : TATA KOSTARA, S.Sos.

  

NDH : 14

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XV

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI JAWA TIMUR

TAHUN 2014

  PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

INFORMASI SUDAH MENJADI KEBUTUHAN POKOK BAGI SETIAP

  INDIVIDU PEMERINTAH SEBAGAI SALAH SATU LEMBAGA YANG MEMBERIKAN

LAYANAN INFORMASI KEPADA PUBLIK HARUS DAPAT MENYAJIKAN

  INFORMASI YANG BERKUALITAS YANG DAPAT DIAKSES OLEH MASYARAKAT

  Layanan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, dan lengkap kepada publik Manfaatkan

TEKNOLOGI TEK. INFO

  (wikipedia) teknologi apapun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengkomunikasikan dan/atau menyebarkan ìnformasi

  Manfaat : cepat, konsisten, tepat, kepercayaan, meningkatkan produktivitas, Fungsi : pul data, penampilan, pangkalan data, cari & hantar

  KOMPUTER Sbg Pengolah Info

1.2. MASALAH

  A. Semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, dan lengkap melalui media yang menggunakan teknologi informasi berupa website.

  B. Data dan informasi di Kantor Camat Empang belum tertata dengan baik.

  C. Sistem layanan informasi yang menggunakan teknologi informasi dalam bentuk website belum ada di Kecamatan Empang

KECAMATAN EMPANG

  

DIPERLUKAN INOVASI DAN SENTUHAN TEKNOLOGI ,

AGAR INFO DPT DIAKSES OLEH MASY

WEBSITE KECAMATAN

  1.3 . AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN 8 area perubahan Permenpan & RB No 20 /2010

  1. Manajemen perubahan (mind set dan tentang culture set)

  Road Map Reformasi

  2. Penataan Peraturan Perundang- Birokrasi undangan.

  3. Penataan dan Penguatan Organisasi.

  4. Penataan Tata Laksana.

  5. Penataan SDM Aparatur.

  6. Penguatan Pengawasan.

  7. Penguatan akuntabilitas kinerja..

  8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik..

  Sasaran Proyek Perubahan

  1. Manajemen Perubahan.

  Hasil yang akan dicapai pada area ini adalah terbangunnya pola pikir, budaya kerja dan komitmen yang tinggi dari aparatur kecamatan dan desa selaku abdi negara dan abdi masyarakat serta meningkatkan partisipasi masyarakat dan dunia usaha dalam proses pembangunan.

  2. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik.

  Hasil yang akan dicapai dari proyek perubahan ini adalah untuk memudahkan masyarakat mendapatkan pelayanan informasi yang berkualitas tentang data, potensi dan kegiatan yang telah dilaksanakan di kecamatan secara cepat dan mudah

1.5 TUJUAN PROYEK PERUBAHAN

a. Tujuan Jangka Pendek (60 hari kerja) :

  1. Terwujudnya koordinasi dengan Mentor, 2. Terbentuknya TIM Pelaksana Kegiatan PC.

  3. Terwujudnya Inventarisasi data Potensi Kecamatan

  4. Terwujudnya perangkat IT berbasis Webside Kecamatan

  5. Tersusunnya Standart Operating Procedures (SOP) pengeloaan Webside potensi Kecamatan

  6. Terlaksananya ujicoba perangkat IT berbasis Webside potensi Kecamatan

  7. Terlaksananya sosialisasi Webside.

  8. Terlaksananya pengoperasian Website.

  9. Terlaksananya peresmian Webside.

  10. Laporan pelaksanaan

b. Tujuan Jangka Menengah (antara 1-2) tahun adalah :

  1.6 MANFAAT PROYEK PERUBAHAN Terwujudnya sistem pelayanan informasi di Kecamatan Empang Kabupaten Sumbawa yang berbasis IT, informasi potensi

kecamatan dapat diakses dan akan memudahkan masyarakat

untuk melihat perkembangan pembangunan dan potensi yang ada di Kecamatan Empang

  1.7 RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN Menyiapkan secara optimal tersedianya berbagai macam informasi pembangunan ( Update ) bagi seluruh stakeholder Kecamatan Empang Kabupaten Sumbawa, yang meliputi :

• Menyiapkan Inventarisasi data Potensi pembangunan
• Melaksanakan terbangunnya perangkat Informasi pembangunan dalam bentuk Website •Mengoperasionalisasikan website

DESKRIPSI RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

2.1 Output Kunci Proyek Perubahan

2.1.1 Output Kunci Proyek Perubahan Jangka Pendek :

  a. Terwujudnya koordinasi dengan Mentor, b. Terbentuknya TIM Pelaksana Kegiatan PC.

  c. Terwujudnya Inventarisasi data Potensi Kecamatan

  d. Terwujudnya perangkat IT berbasis Webside Kecamatan

  e. Tersusunnya Standart Operating Procedures (SOP) pengeloaan Webside potensi Kecamatan f. Terlaksananya ujicoba perangkat IT berbasis Webside potensi Kecamatan g. Terlaksananya sosialisasi Webside.

  h. Terlaksananya pengoperasian Website.

i. Terlaksananya peresmian Webside.

  j. Laporan pelaksanaan

  2.1.2 Output Kunci Proyek Perubahan Jangka Menengah

2.1.2 Kriteria Keberhasilan

  

Tersedianya berbagai macam informasi pembangunan (Update)

berbasis IT (melalui operasionalisasi WEBSITE Kecamatan) bagi seluruh stakeholder Kecamatan Empang melalui :

• Adanya Kordinasi seluruh komponen dalam : - Membentuk Tim pelaksana Kegiatan.
• - Inventarisasi Kebutuhan Input data

• •Perangkat Website potensi data pembangunan kecamatan

  Empang terealisasi.

• • Perangkat Website potensi pembangunan kecamatan dapat

  dioperasionalkan dan akses dengan seluruh stakeholder telah terbangun.

• Hasil pembuatan Website dilaporkan pada Mentor/atasan

  langsung

2.2 Identifikasi Stakeholder

  Sekcam, Para Kepala Seksi, Staf UTAMA

  S dan Pihak ke III. T A K

  PERMENPAN&RB E

  10 /2011 Kepala UPT dan PEN DUKUNG

  H MANAJEMEN Kepala Desa

  O PERUBAHAN L D E R KUNCI ASISTEN I

2.3 Rencana Aksi Proyek Perubahan

2.3.1 Pentahapan Proyek Perubahan

  No Aksi / Kegiatan W a k t u Output

1. Tahap Jangka Pendek

  60 Hari

  a. Melakukan koordinasi dengan Mentor. 7

  Persetujuan dan arahan mentor b. Melakukan rapat koordinasi dengan Staf

• – 11 Juli 2014

  Minggu 2 Bulan Agst 2014

  SK Tim Pelaksana Kegiatan, format data potensi c. Rapat Kordinasi dengan Tim, UPT,

  Desa dan stakeholder lainnya Minggu 2 sampai 4 Agst 2014

  Undangan, materi rapat, data potensi, hasil rapat, dokumentasi

  d. Membuat situs Website potensi Kecamatan

  Minggu 2 Agst

  Informasi potensi kec, situs Website

• Minggu 4

  Minggu 2 Okt 2014

  h. Melaksanakan operasionalisasi situs

  Beroperasinya situs Website j. Pembuatan laporan hasil pelaksanaan sistem informasi kecamatan

  Minggu 3 Okt 2014

  Website potensi Kecamatan

  Berfungsinya situs Website i. Melaksanakan peresmian situs

  e. Menyusun SOP Minggu 2-3 Sept 2014

  Website potensi Kecamatan

  Website

  Laporan hasil pelaksanaan PC

  Sosialisasi situs

  Minggu 1 Okt 2014

  Website potensi Kecamatan

  Uji coba situs Website g. Melaksanakan sosialisasi situs

  f. Melaksanakan uji coba penggunaan situs Website Minggu 4 Sept 2014

  Dokumen SOP

  Minggu 3-4 Okt 2014

2. Tahapan Jangka Menengah Tahun I & II

  Tersedianya informasi kecamatan yang dibutuhkan masyarakat

  1

  Website dapat diakses

• – 2 Tahun

2.3.2 Tata Kelola Proyek Perubahan

  MENTOR DR. H. MUHAMMAD IKHSAN, M.Pd. (Asisten Administrasi Pemerintahan Sekretaris Daerah Kab. Sumbawa) COACH Ir. BAMBANG BASUKI H, MM PROJECT LEADER TATA KOSTARA, S.Sos (Camat Empang Kab. Sumbawa) SEKCAM ^KASI _PEM ^KASI _TRANTIB ^KASI _EKBANG ^KASI _SOSMAS ^PIHAK _III STAF STAF _{STAF STAF STAF}

• Memberikan persetujuan dan dukungan
• Mendukung mobilisasi sumber daya yg digun>Memberikan bimbingan dan arahan MENTOR
• membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi -Jamin terlaks PC sesuai jdwl & arahan Mentor & Coach.
• Melak kom yg intensif dg stakeholder (internal/eksternal) PROJEK
• Melak evaluasi scr berkala dan bertahap thd PC LE
• Beri info & bimb kpd peserta ttg cara susun PC sampai imple-nya, terutama saat tahap lab.kepemimpinan.

  COACH

• Beri motivasi pd peserta melalui konsultasi langsung maupun tidak langsung
• Himpun & Pul data, Buat Web, input data,koord tahapan pelak teknis PC TIM TEKNIS
• Melak monitoring & evaluasi tahapan PC &

2.3.3 Identifikasi Potensi Masalah / Kendala

a. Keterbatasan sumberdaya manusia (SDM) staf yang memiliki kemampuan untuk membuat dan mengolah website.

  b. Kegiatan kedinasan maupun non dinas yang cukup banyak memerlukan kiat untuk mensiasati waktu dalam penyelesaian proyek perubahan.

2.3.4 Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan

  Komitmen atau dukungan yang motivasi yang kuat dari kuat dari Asisten Administrasi semua stakeholder

  Pemerintahan kesamaan pandangan website kecamatan merupakan salah satu cara untuk memperkenalkan potensi unggulan

2.3.5 Target Capaian Kinerja

  Target Jangka Pendek

  1. koordinasi dengan Mentor

  Terwujudnya

  2. Terbentuknya TIM Pelaksana Kegiatan

  3. Terwujudnya inventasisasi data potensi kecamatan

  4. Terwujudnya perangkat IT berbasis Webside potensi Kec

  5. Tersusunnya SOP Pengelolaan Website Potensi Kecamatan

  6. Terlaksananya uji coba Website potensi kecamatan

  7. Terlaksananya sosialisasi Website potensi kecamatan

  8. Terlaksananya operasionalisasi Website potensi kecamatan

  9. Terlaksananya peresmian Website potensi kecamatan

  10. Terlaksananya pelaporan

  Target Jangka Menengah

  Tersedianya informasi pembangunan kecamatan yang dapat di akses oleh masyarakat

BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN PENGALAMAN & HASIL MEMIMPIM PC

a. Tahap Persiapan

  Koordinasi dengan Mentor Penentuan judul n perkembangan PC Hasil 100 %

b. Memimpin Implementasi

  1. Rapat Staf Dukungan Staf Tim Pengelola Website Kep Camat Empang

  Hasil 100 % No. 18 thn 2014 tgl 19 Agustus 2014 Hasil 100 %

  2.Rakor Dukungan Stakeholder Inventarisir Data

3. Pembuatan website

  Hasil 100 % a. SOP Pengelolaan Website Kec Empang No.

4. Penyusunan SOP

  07/Empang/IX/2014 tgl 18 September 2014

  b. SOP Penanganan Informasi Masy di Website Kec Empang No. 08/Empang/IX/2014 tgl 18 September 2014

  Hasil 100 % a. Memastikan website dpt dioperasionalkan,

5. Ujicoba Website

  menilai dan mengoreksi data & informasi yang dimasukan b. Domain http://kecamatan- empang.blogspot.com

  Hasil 100 % a. Menyampaikan informasi website kpd

6. Sosialisasi Website

  stakeholder

  b. Memanfaatkan kegiatan dinas maupun non dinas c. Surat Edaran No. 12/SEKRT/IX/2014 Tgl 1

  Sept 2014 Hasil 100 %

7. OpersionalisasiWebsite

  a. Untuk mengetahui laman dpt dibuka

  b. Diharapkan tanggapan masy

  c. Website terkoneksi dg beberapa situs pemerintah, Twitter & Facebook Hasil 100 % a. Peresmian hari Senin Tgl 13 Okt 2014 jam

8. Peresmian Website

  20.00 Wita di Lapangan Umum Kec. Empang oleh Bupati Sumbawa b. Dihadiri oleh Sekda, Asisten, Kepala SKPD,

  Muspika, Kepala UPT, Kades, Kepsek, Toga, Toma, Masy

  Hasil 100 %

9. Pelaporan

  a. Dibuat dlam bentuk Kertas Kerja

  b. Nota Dinas kpd Mentor No.555/159/X/2014 tgl

  

21 Oktober 2014

Hasil 100 %

KENDALA DAN STRATEGI MENGATASI KENDALA

  a. Sumberdaya Manusia (SDM) Staf Kendala Internal

  b. Kegiatan Rutin

  c. Penganggaran

  a. Kerjasama dg Pihak III utk membuat Website

  b. Pihak III melatih operator / admin dlm mengoperasikan website a. Mensiasati waktu

  STRATEGI

  b. Pendelegasian kpd sekcam / kasi u menyelesaikan masalah

  MENGATASI

  a. Meminimalisir biaya

  b. Blogspot domain gratis

KENDALA DAN STRATEGI MENGATASI KENDALA

  a. Pengumpulan Data Kendala Eksternal

  b. Kegiatan Kemasyarakatan dan Kegiatan Tingkat Kabupaten

  a. Sistem jemput langsung Strategi Mengatasi

  a. Mensiasati waktu

  b. Pendelegasian kpd sekcam / kasi u menyelesaikan masalah

BAB IV PENUTUP Kesimpulan

  1. Kegiatan hrs dilakukan dengan perencanaan (planning) yang jelas, detil, matang, terukur dengan mempertimbangkan beberapa kendala/ hambatan yang akan dihadapi baik dari lingkungan internal maupun eksternal.

  2. Komunikasi pemimpin (leader) dg stakeholder hrs baik Agar target dpt tercapai.

  3. Seluruh tahapan yang direncanakan telah dapat dilaksanakan seluruhnya atau mencapai 100 %.

  Rekomendasi

  1. Pembekalan terutama yang berkaitan dengan area perubahan yang akan diambil oleh calon peserta Diklat sebagai proyek perubahan instansionalnya

  2. Agar PC tidak sia-sia, tidak dimanfaatkan atau diimplementasikan lebih lanjut, perlu diatur kebijakan untuk dijadikan Pilot Project di daerah / instansi