Audit Sumber Daya Manusia (1)
1.
Audit Sumber Daya Manusia (SDM) memiliki beberapa pendekatan:
Riset Terapan (Applied Research)
Riset ini dugunakan untuk mengevaluasi aktifitas- aktifitas SDM. Kadang kala risetnya
mungkin canggih, tergantung pada desain dan statistik yang digunakan.melalui riset ini
berupaya untuk memperbaiki kinerja departemen.
Pendekatan Komparatif (Comparative Approach)
Bentuk riset ini adalah bentuk yang sederhana pendekatan ini menggunakan perusahaan lain
sebagai model, setelah itu membandingkan hasil atau prosedur dengan perusahaan lain
tersebut. Pendekatan komperatif sering digunakan untuk membandingkan masalah ketidak
hadiran, perputaran karyawan dan data gaji. Pendekatan ini dapat membantu dalam
mendeteksi bidang- bidang yang memerlukan perbaikan tim audit SDM membandingkan
perusahaan (divisi) dengan perusahaan atau divisi lainnya guna menyingkap bidang- bidang
yang bekerja buruk. Pendekatan ini lazimnya digunakan untuk membandingkan hasil- hasil
dari aktifitas- aktfitas atau SDM spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidangbidang yang memerlukan pembenaran.
Pendekatan Otoritas Pihak Luar (Outside Authority Approach)
Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standartnya ditentukan oleh konsultan
atau dari temuan penelitian yang telah dipublikasikan, kemudian dijadikan sebagai standart
atas kegiatan dan kemudian dievaluasi.dalam hal ini konsultan dapat membantu mendiagnosis
penyebab timbulnya masalah.tim audit SDM bergantung pada keahlian- keahlian konsultan
dari luar atau temuan- temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu standart terhadapnya
aktifitas- aktifitas atau program SDM dievaluasi konsultan atau temuan- temuan riset dapat
membantu mendiagnosis penyebab masalah-masalah yang timbul.
Pendekatan Statistik (stastistical approach)
Melalui pendekatan ini dapat mengembangkan ukuran statistical kinerja berdasarkan sistem
informasi perusahaan yang ada.sebagai contoh dari catatan yang ada dalam perusahaan
mengungkapkan tingkat ketidak hadiran dan perputaran karyawan. Data ini menunjukkan
seberapa baik aktifitas SDM dan manajer operasi dalam mengendalikan permasalahan
ini.pendekatan ini biasanya dilengkapi perbandingan terhadap informasi eksternal yang dapat
dikumpulkan dari perusahaan lain.informasi ini sering juga dinyatakan sebagai rasio yang
mudah dihitung dan digunakan.Dengan standart statistic ini,dapat ditemukan kesalahankesalahan
sebelum
kejadian
tersebut
menjadi
berlarut
kearah
yang
merugikan perusahaan.dari catatan-catatan yang ada,tim audit SDM menghasilkan standartstandart statistic terhadap aktifitas dan program SDM dievaluasi.Dengan standart matemati
ini,tim audit dapat menemukan kesalahan-kesalahan pada saat kesalahan tersebut masih
kecil,berupa data yang dikumpulkan per tahun,metode kuantitatif seperti :
Regresi : memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih variabel kuantitatif
sehingga satu variable dapat diprediksikan dari variable lainnya.
Korelasi : mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua atau lebih variable.
Diskriminan : mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan antara dua atau
lebih kelompok dalam satu populasi.
Pendekatan Kepatuhan (compliance approach) –> Pendekatan metode ini meninjau
praktek-praktek dimasa lalu untuk menetukan apakah tindakan-tidakan tersebut telah sesuai
atau
tidak
mengikuti
kebijakan
dan
prosedur
perusahaan,atau
bahkan
terjadi
penyimpangan hukum.Cara kerjanya adalah dengan mengambil sampel data/informasi dari
formulir kerja,kompensasi,disiplin dan penilaian kerja.Tujuan pendekatan ini adalah untuk
memastikan apakah para manajer patuh terhadap peraturan dan ketentuan yang berlaku di
perusahaan.Dengan mengambil sampel elemen-elemen sitem informasi SDM,tim audit
mencari penyimpangan-penyimpangan dari berbagai peraturan,kebijakan,serta prosedurprosedur perusahaan,melalui upaya-upaya pencarian fakta,tim audit dapat menemukan apakah
terdapat kepatuhan berbagai kebijakan dan peraturan perusahaan.
Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by Objective approach) –>
Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan manajer menetapkan tujuan sesuai dengan
tanggung jawab mereka.Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan
khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur.Selanjutnya diteliti kinerja actual kemudian
membandingkannya dengan tujuan yang ditetapkansebelumnya.Dalam prakteknya pendekatan
ini tidak semuanya diterapkan sekaligus pada semua departemen SDM.Hanyamenggunakan
beberapa dari pendekatan tersebut tergantung pada aktifitas-aktifitas
SDM
yang
diaudit.biasanya auditor memberikan umpan balik terhadap temuan-temuan yang ada didalam
department tersebut,demikian pula kepada para manajer dan parakaryawan.Umpan balik yang
tidak menguntungkan akan menyebabkan tindakan korektif yang membenahi kontribusi
aktifitasSDM.Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan digunakan terhadap
bidang-bidang SDM,tim audit dapat membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan
yang
dinyatakan.Bidang-bidang
yang
berkinerja
buruk
dapat
terdeteksi
dan dilaporkan.Dari hasil perhitungan dan penggunaan alat-alat/instrument audit SDM yang
dilakukan oleh tim audit terhadap auditee,maka dapat dianalisa bahwa auditee menyatakan
manajemen SDM sudah tidak maksimal dalam kinerjanya.
2. Instrumen-instrumen dalam audit sumber daya manusia (SDM) :
Wawancara
Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai
aktifitas SDM.Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang
membutuhkan perbaikan.Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan
yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka.Demikian
juga,sumber saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka
service yang lebih baik.
Analisis Dokumen
Analisis dokumen SDM yang dapat dilakukan antara lain dengan meneliti berbagai
dokumen
terkait
pengelolaan
SDM
perusahaan,seperti
uraian
dan
spesifikasi
jabatan,perhitungan kebutuhan tenaga kerja,SOP rekrutmen dan seleksi,evaluasi terhadap
hasil pelatihan,formulir penilaian kerja,dan sebagainya.
Analisis Histori
Analisis terhadap data histori dapat dilakukan dalam audit SDM,misalnya dengan
membandingkan selection ratio untuk jabatan tertentu,tingkat kehadiran karyawan,atau
jumlah jam pelatihan per orang per tahun selama beberapa tahun terakhir.
Survey
Auditor juga dapat melakukan survey,misalnya untuk mengetahui tingkat kepuasan kerja
karyawan atau survey terhadap manajer lini terhadap efektivitas departemen SDM dalam
menjalankan fungsinya terkait pengelolaan SDM.
Eksperimen
Audit SDM dapat juga dilakukan melalui eksperimen,misalnya dengan menerima calon
karyawan yang hasil psiko tes nya kurang disarankan untuk menilai reliabilitas dan
validitas atat tes yang digunakan.
Audit Sumber Daya Manusia (SDM) memiliki beberapa pendekatan:
Riset Terapan (Applied Research)
Riset ini dugunakan untuk mengevaluasi aktifitas- aktifitas SDM. Kadang kala risetnya
mungkin canggih, tergantung pada desain dan statistik yang digunakan.melalui riset ini
berupaya untuk memperbaiki kinerja departemen.
Pendekatan Komparatif (Comparative Approach)
Bentuk riset ini adalah bentuk yang sederhana pendekatan ini menggunakan perusahaan lain
sebagai model, setelah itu membandingkan hasil atau prosedur dengan perusahaan lain
tersebut. Pendekatan komperatif sering digunakan untuk membandingkan masalah ketidak
hadiran, perputaran karyawan dan data gaji. Pendekatan ini dapat membantu dalam
mendeteksi bidang- bidang yang memerlukan perbaikan tim audit SDM membandingkan
perusahaan (divisi) dengan perusahaan atau divisi lainnya guna menyingkap bidang- bidang
yang bekerja buruk. Pendekatan ini lazimnya digunakan untuk membandingkan hasil- hasil
dari aktifitas- aktfitas atau SDM spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidangbidang yang memerlukan pembenaran.
Pendekatan Otoritas Pihak Luar (Outside Authority Approach)
Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standartnya ditentukan oleh konsultan
atau dari temuan penelitian yang telah dipublikasikan, kemudian dijadikan sebagai standart
atas kegiatan dan kemudian dievaluasi.dalam hal ini konsultan dapat membantu mendiagnosis
penyebab timbulnya masalah.tim audit SDM bergantung pada keahlian- keahlian konsultan
dari luar atau temuan- temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu standart terhadapnya
aktifitas- aktifitas atau program SDM dievaluasi konsultan atau temuan- temuan riset dapat
membantu mendiagnosis penyebab masalah-masalah yang timbul.
Pendekatan Statistik (stastistical approach)
Melalui pendekatan ini dapat mengembangkan ukuran statistical kinerja berdasarkan sistem
informasi perusahaan yang ada.sebagai contoh dari catatan yang ada dalam perusahaan
mengungkapkan tingkat ketidak hadiran dan perputaran karyawan. Data ini menunjukkan
seberapa baik aktifitas SDM dan manajer operasi dalam mengendalikan permasalahan
ini.pendekatan ini biasanya dilengkapi perbandingan terhadap informasi eksternal yang dapat
dikumpulkan dari perusahaan lain.informasi ini sering juga dinyatakan sebagai rasio yang
mudah dihitung dan digunakan.Dengan standart statistic ini,dapat ditemukan kesalahankesalahan
sebelum
kejadian
tersebut
menjadi
berlarut
kearah
yang
merugikan perusahaan.dari catatan-catatan yang ada,tim audit SDM menghasilkan standartstandart statistic terhadap aktifitas dan program SDM dievaluasi.Dengan standart matemati
ini,tim audit dapat menemukan kesalahan-kesalahan pada saat kesalahan tersebut masih
kecil,berupa data yang dikumpulkan per tahun,metode kuantitatif seperti :
Regresi : memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih variabel kuantitatif
sehingga satu variable dapat diprediksikan dari variable lainnya.
Korelasi : mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua atau lebih variable.
Diskriminan : mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan antara dua atau
lebih kelompok dalam satu populasi.
Pendekatan Kepatuhan (compliance approach) –> Pendekatan metode ini meninjau
praktek-praktek dimasa lalu untuk menetukan apakah tindakan-tidakan tersebut telah sesuai
atau
tidak
mengikuti
kebijakan
dan
prosedur
perusahaan,atau
bahkan
terjadi
penyimpangan hukum.Cara kerjanya adalah dengan mengambil sampel data/informasi dari
formulir kerja,kompensasi,disiplin dan penilaian kerja.Tujuan pendekatan ini adalah untuk
memastikan apakah para manajer patuh terhadap peraturan dan ketentuan yang berlaku di
perusahaan.Dengan mengambil sampel elemen-elemen sitem informasi SDM,tim audit
mencari penyimpangan-penyimpangan dari berbagai peraturan,kebijakan,serta prosedurprosedur perusahaan,melalui upaya-upaya pencarian fakta,tim audit dapat menemukan apakah
terdapat kepatuhan berbagai kebijakan dan peraturan perusahaan.
Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by Objective approach) –>
Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan manajer menetapkan tujuan sesuai dengan
tanggung jawab mereka.Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan
khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur.Selanjutnya diteliti kinerja actual kemudian
membandingkannya dengan tujuan yang ditetapkansebelumnya.Dalam prakteknya pendekatan
ini tidak semuanya diterapkan sekaligus pada semua departemen SDM.Hanyamenggunakan
beberapa dari pendekatan tersebut tergantung pada aktifitas-aktifitas
SDM
yang
diaudit.biasanya auditor memberikan umpan balik terhadap temuan-temuan yang ada didalam
department tersebut,demikian pula kepada para manajer dan parakaryawan.Umpan balik yang
tidak menguntungkan akan menyebabkan tindakan korektif yang membenahi kontribusi
aktifitasSDM.Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan digunakan terhadap
bidang-bidang SDM,tim audit dapat membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan
yang
dinyatakan.Bidang-bidang
yang
berkinerja
buruk
dapat
terdeteksi
dan dilaporkan.Dari hasil perhitungan dan penggunaan alat-alat/instrument audit SDM yang
dilakukan oleh tim audit terhadap auditee,maka dapat dianalisa bahwa auditee menyatakan
manajemen SDM sudah tidak maksimal dalam kinerjanya.
2. Instrumen-instrumen dalam audit sumber daya manusia (SDM) :
Wawancara
Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai
aktifitas SDM.Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang
membutuhkan perbaikan.Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan
yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka.Demikian
juga,sumber saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka
service yang lebih baik.
Analisis Dokumen
Analisis dokumen SDM yang dapat dilakukan antara lain dengan meneliti berbagai
dokumen
terkait
pengelolaan
SDM
perusahaan,seperti
uraian
dan
spesifikasi
jabatan,perhitungan kebutuhan tenaga kerja,SOP rekrutmen dan seleksi,evaluasi terhadap
hasil pelatihan,formulir penilaian kerja,dan sebagainya.
Analisis Histori
Analisis terhadap data histori dapat dilakukan dalam audit SDM,misalnya dengan
membandingkan selection ratio untuk jabatan tertentu,tingkat kehadiran karyawan,atau
jumlah jam pelatihan per orang per tahun selama beberapa tahun terakhir.
Survey
Auditor juga dapat melakukan survey,misalnya untuk mengetahui tingkat kepuasan kerja
karyawan atau survey terhadap manajer lini terhadap efektivitas departemen SDM dalam
menjalankan fungsinya terkait pengelolaan SDM.
Eksperimen
Audit SDM dapat juga dilakukan melalui eksperimen,misalnya dengan menerima calon
karyawan yang hasil psiko tes nya kurang disarankan untuk menilai reliabilitas dan
validitas atat tes yang digunakan.