makalah retensi dokumen1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era globalisasi informasi menjadi tolok ukur kemajuan suatu bangsa. Bangsa yang
menguasai informasi akan memainkan peran dalam kompetisi antar bangsa. Ketersediaan
informasi secara cepat, tepat dan berkualitas merupakan tuntutan yang tak terhindarkan, baik
di bidang bisnis maupun publik.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam manajemen
kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya peningkatan efisiensi
operasional instansi dan memberi proteksi terhadap arsip yang karena memuat informasi
bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari jadwal retensi arsip?
2. Apa saja keuntungan dan tujuan jadwal retensi arsip?
3. Apa saja jenis-jenis dari jadwal retensi arsip?
4. Bagaimana penyusunan jadwal retensi arsip?
5. Bagaimana bentuk jadwal retensi arsip?
BAB II
1
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip berasal dari kata “retention” yang berarti menyimpan. Retensi arsip
berarti jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai gunanya. Jadwal
Retensi Arsip adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka
waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip. Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam
manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya peningkatan
efisiensi operasional instansi dan member proteksi terhadap arsip yang karena memuat
informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan.
Pengertian tentang Jadwal Retensi Arsip dapat dilihat dari tiga sudut pandang yaitu
pertama menurut para pakar ilmu kearsipan, kedua, menurut lembaga profesi, dan ketiga
menurut peraturan perundang-undangan kearsipan.
1. Pendapat Para Pakar Kearsipan
Betty R. Rick (1992) mendifinisikan JRA sebagai program retensi arsip yaitu suatu
jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip organisasi yang berupa
memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan memusnahkan arsip yang
sudah tidak bernilai guna. Pengertian selanjutnya dari IRA A. Penn (1989) yang
mendifinisikan bahwa JRA adalah suatu daftar arsip aktif yang berisi penetapan kapan
suatu arsip akan dimusnahkan. Konsep IRA A.Penn ini mengandung tiga tujuan yaitu
memberikan arahan penyusutan arsip yang retensinya telah habis, penyimpanan arsip
untuk sementara waktu, dan penyimpanan arsip yang bersifat permanen. Kemudian Jay
Kennedy (1998) memberikan pengertian bahwa JRA adalah suatu daftar series arsip
organisasi yang berisi arahan berapa lama arsip disimpan (termasuk disimpan dalam
jangka waktu tak terbatas) juga mengandung instruksi kapan arsip dipindahkan ke tempat
penyimpanan arsip inaktif.
Dari pengertian para pakar dimaksud dapat disimpulkan bahwa yang di maksud
dengan JRA adalah suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip dan nasib akhir apakah
suatu arsip tersebut musnah atau permanen yang berguna sebagai arahan dalam program
penyusutan arsip.
2. Menurut Lembaga Profesi
Menurut Association of Records Management and Administration (1986) Jadwal
retensi adalah salah satu dari program manajemen arsip yang memberikan keterangan
lamanya arsip disimpan dan prosedur khusus untuk penyusutan arsip. Sedangkan
International Council on Archives (1988) jadwal retensi arsip adalah dokumen yang
menggambarkan arsip dari badan, lembaga, atau unit administrasi yang menetapkan arsip
yang disimpan karena mempunyai nilai guna permanen dan sebagai dasar pengesahan
penyimpanan permanen, serta pemusnahan arsip yang tidak berguna setelah jarak waktu
simpan yang ditentukan terlewati.
Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa Jadwal Retensi Arsip
adalah komponen dari program manajemen arsip yang berisi jangka simpan arsip, yang
2
menggambarkan arsip dari suatu badan penciptanya sebagai dasar hukum penyimpanan
arsip bernilai permanen maupun pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna.
3. Berdasarkan Peraturan Perundangan
Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan,
yang dimaksud Jadwal Retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan
yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai
sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan. Selanjutnya dalam Undang-Undang
Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan Jadwal
Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Definisi JRA menurut Undang-Undang
Kearsipan ini juga tercantum dalam dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2002
pasal 1.
Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpilkan bahwa jadwal retensi arsip
merupakan pedoman penyusutan yang berupa daftar dan berisi sekurang-kurangnya jenis
arsip,retensi, dan nasib akhir. Istilah sekurang-kurangnya mengandung maksud bahwa
selain jenis, retensi dan nasib akhir arsip,masih dimungkinkan untuk ditambah hal lain
seperti kode klasifikasi.
Dari berbagai pendapat baik dari para pakar ilmu kearsipan, lembaga profesi
kearsipan, dan menurut peraturan perundang-undanagan dapat ditarik kesimpulan bahwa
Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan yang
menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating agency) dalam
bentuk daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan aktif dan
jangka simpan inaktif, serta nasib akhir arsip yang meliputi musnah, dinilai kembali, atau
permanen yang digunakan sebagai pedoman atau dasar hukum dalam melaksanakan
penyusutan arsip.
2.2 Keuntungan dan Tujuan Jadwal Retensi Arsip
Atas dasar kepentingan manajemen kearsipan yang lebih baik, setiap organisasi harus
menyusun jadwal retensi arsip. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, apabila setiap
organisasi pencipta arsip memiliki retensi, maka keuntungan-keuntungan berikut dapat
diperoleh:
1. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan menjadi
satu dengan arsip-arsip inaktif.
2. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun inaktif.
3. Memudahkan penemuan kembali arsip dan dengan demikian akan meningkatkan efisiensi
kerja.
4. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen/abadi ke Arsip Nasional.
5. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban di bidang pemerintahan.
Penyusunan JRA mempunyai dua tujuan yaitu pertama, dalam rangka untuk memenuhi
kebutuhan organisasi, dan yang kedua adalah untuk memenuhi persyaratan hukum.
3
1. Memenuhi kebutuhan organisasi
Setiap organisasi menginginkan efisiensi, efektifitas, kelancaran, kemudahan dalam
pelaksanaan kegiatan, dan keamanan atas aset–aset yang dimiliki serta terlindungi dari
persoalan-persoalan hukum yang suatu saat akan menimpanya. Dengan memiliki JRA
maka apa yang diinginkan organisasi akan terwujud karena dengan memiliki JRA
organisasi akan:
a) Terhindar dari pemborosan Dalam JRA terdapat data yang jelas kapan arsip harus
dipindahkan, dimusnahkan, atau diserahkan. Dengan demikian tidak akan terjadi
penumpukan arsip di suatu tempat. Secara otomatis arsip akan dipindahkan ke
tempat lain apabila sudah tiba waktunya untuk dipindahkan, arsip akan dimusnahkan
apabila sudah memasuki waktu musnah, dan akan diserahkan apabila sudah waktunya
untuk diserahkan. Dengan demikian organisasi tidak akan membeli sarana/peralatan
atau menyediakan ruang simpan yang berlebihan. Sarana/peralatan yang digunakan
untuk menyimpan arsip aktif ketika arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif maka
akan pindah ke sarana/peralatan dan ruang arsip inaktif. Dan selanjutnya tempat yang
ditinggalkan tadi akan ditempati oleh arsip-arsip aktif yang baru.tahap berikutnya
arsip inaktif akan pindah ke ruang pemusnahan atau ke ruang statis. Sarana/peralatan
dan tempat penyimpanan arsip inaktif yang telah ditinggal oleh penghuninya tadi,
selanjutnya akan ditempati oleh arsip inaktif yang baru, dan begitu seterusnya.
b) Terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan
Jadwal retensi arsip disusun sebagai pedoman penyusutan. Kapan arsip harus
dipindahkan, dimusnahkan, dan diserahkan. Dengan adanya kepastian waktu tentang
pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan tersebut maka program penyusutan dapat
dilakukan secara konsisten dan akan terhindar dari kecerobohan atau penyusutan
yang bermotivasi pribadi.
c) Terjaminya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
Dalam JRA terdapat data yang jelas mengenai arsip apa saja yang termasuk
klasifikasi sebagai arsip statis/permanen yang berfungsi sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional dan bukti kehidupan/perjalanan organisasi. Bagaimana
organisasi dibentuk dan dijalankan, apa saja prestasi yang telah diraih, hambatan dan
kegagalan apa yang pernah dihadap, dan bagaimana cara mengatasinya, peristiwaperistiwa penting apa yang pernah terjadi, dan lain sebagainya. Dengan demikian
apabila organisasi tidak memilki JRA, maka tidak ada jaminan bukti-bukti tersebut
dapat terselamatkan sehingga keberadaanya dianggap tidak pernah ada.
2. Memenuhi Persyaratan Hukum
Memiliki JRA bagi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota adalah sebuah
kewajiban. Bagi pemerintah daerah yang tidak menyusun/memiliki JRA bukan hanya
akan mendapat sanksi administrasi akan tetapi ada yang lebih besar dari itu yaitu adanya
kecenderungan instansi tidak akan dapat mengelola arsipnya dengan baik dan benar,
akibatnya tidak dapat memberikan layanan prima kepada masyarakat yang membutuhkan
informasi (arsip). Sedangkan Pemerintah Daerah sebagai Badan Publik berkewajiban
memberikan layanan informasi sebagaimana di amanatkan dalam Undang-Undang
4
Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik pasal 52 yang menyatakan;
“Badan publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan /atau
tidak menerbitkan informasi publik berupa informasi publik berkala, informasi publik
wajib yang wajib diumumkan secara serta merta, informasi public yang wajib tersedia
setiap saat dan atau informasi publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai
dengan undang-undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan
pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak 5 juta”.
Berdasarkan hal tersebut maka dapat dikatakan bahwa memiliki JRA adalah
merupakan
persyaratan
hukum
bagi
setiap
Pemerintahan
Daerah
Propinsi/Kabupaten/Kota. Hal ini memamg sudah selayaknya karena penyusutan
khususnya pemusnahan arsip dapat mengandung akibat hukum tertentu.
2.3 Jenis-Jenis Jadwal Retensi Arsip
Ada beberapa jenis Jadwal Retensi Arsip, antara lain:
a) JRA Substantif
Yang dimaksud dengan JRA Substantif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya memuat
tentang kegiatan/tupoksi organisasi atau yang isinya memuat masalah-masalah teknis
organisasi. Misalnya arsip-arsip yang berkaitan dengan pembinaan, pengkajian dan
pengembangan, informasi kearsipan dan lain-lain.
b) JRA Fasilitatif
Yang dimaksud dengan JRA Fasilitatif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya memuat
atau mengatur fasilitas organisasi atau yang bersifat sebagai penunjang kegiatan
organisasi.
c) JRA Substantif dan Fasilitatif
Yang dimaksud dengan JRA Substantif dan Fasilitatif adalah kombinasi retensi arsip
substantif dan fasilitatif.
d) JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara
Yang dimaksud dengan JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara adalah jadwal retensi
tentang arsip-arsip kepegawaian atau Pejabat Negara (bisa juga dikatakan sebagai JRA
Substanstif).
e) JRA Keuangan
Yang dimaksud dengan JRA Keuangan adalah jadwal retensi arsip/dokumen yang
berkaitan dengan keuangan organisasi (bisa juga dikatakan sebagai JRA Fasilitatif).
2.4 Penyusunan Jadwal Retensi Arsip
Tahap pertama untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah menentukan jangka waktu
penyimpanan arsip. Menentukan jangka waktu penyimpanan arsip diselenggarakan dengan
kegiatan-kegiatan:
a) Inventarisasi arsip;
b) Menilai kegunaan arsip; (Penetuan jangka simpan)
c) Penyusunan Draf Jadwal Retensi
2.4.1
Inventarisasi Arsip
5
Maksud daripada inventarisasi arsip adalah mendaftar secara lengkap informasi
arsip/isi berkas-berkas arsip beserta keterangan-keterangan lainnya untuk
memudahkan menilai kegunaannya dengan tepat atas fungsi dan kegiatan lainnya.
Inventarisasi arsip berguna untuk:
a) Mengetahui semua jenis, sifat arsip, masalahnya letak lokasinya daripada
arsip-arsip bersangkutan;
b) Mengetahui arsip-arsip yang sama (duplikat);
c) Dengan adanya inventarisasi arsip akan dapat diketahui bahwa dalam satu
berkas berisikan bahan-bahan yang sebenarny dapat dipisahkan langsun, tetapi
mungkin pula bahan yang secara lepas tidak bernilai terpaksa harus tetap
disimpan pada berkasnya sebagai kelengkapan data sejarah.
Inventarisasi arsip dapat disusun secara sistimatis dalam bentuk lembaran
ataupun kartu-kartu. Sistimatika penyusutannya dapat secara indeks relatif
menurut kelompok berdasarkan pola klasifikasi: dengan dilengakapi pula
keterangan-keterangan tentang jenis-jenis/sifat arsipnya, sera satuan kerja yang
memilikinya. Akan lebih dipermudah lagi apabila sudah tersedia Pola Klasifikasi
Arsip.
Contoh Formulir Inventarisasi Arsip:
6
Sebagai suatu pedoman, jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkan pada data
yang akurat. Akurasi data diperlukan karena 3 alasan :
1) Jadwal retensi harus mengcover seluruh serie berkas yang tercipta dalam suatu
organisasi
2) Jadwal retensi harus mampu memberikan kepastian jangka simpan sehingga efisiensi
dan efektifitas dapat diwujudkan
3) Jadwal retensi menentukan nasib akhir suatu berkas, baik musnah atau permanen.
Oleh karena itu diperlukan tindakan pendataan secara cermat, integral, dan
komprehensif. Dalam hal ini pendataan tidak saja bertumpu pada khasanah arsip tetapi
juga aspek lain yang berkaitan. Aspek-aspek tersebut meliputi :
1) Fungsi dan Tugas Organisasi
Bagaimanapun fungsi dan tugas suatu organisasi atau suatu unit akan mempengaruhi
arsip yang tercipta. Sebagai by product, arsip yang tercipta dalam suatu organisasi
akan mencerminkan fungsi dan tugas dari organisasi tersebut. Fungsi dan tugas
organisasi membantu proses penentuan serie berkas arsip keuangan.
2) Serie Berkas
7
Dalam hal ini, perlu diketahui informasi yang terekam dalam suatu khasanah arsip.
Bukan berarti harus didata per item tetapi dalam suatu serie berkas, yaitu kelompok
atau unit arsip yang diatur berdasarkan sistem pemberkasan yang sama sebagai suatu
kesatuan informasi
3) Jenis dan Bentuk Fisik
Ragam dari bentuk media rekam arsip akan membantu dalam menentukan jangka
simpan arsip maupun pemeliharaan.
4) Kegunaan Serie Berkas
Dalam pengertian ini hal yang terkait dengan jangka simpan adalah kegunaan arsip
dalam pelaksanaan manajemen organisasi. Adapun kegunaan di luar kepentingan
organisasi pencipta terkait dengan penentuan musnah atau simpan permanen dari
arsip yang bersangkutan.
5) Volume
Pendataan terhadap volume arsip diperlukan untuk mengetahui tingkat akumulasi
terciptanya suatu arsip. Hal ini akan mempengaruhi penetapan jangka simpan.
6) Peraturan Perundang-undangan
Perlu didata peraturan perundangan terkait dengan kegunaan suatu serie berkas.
Selain untuk mengetahui ragam berkas yang tercipta juga akan membantu dalam
menentukan jangka simpan dan penentuan musnah atau permanen.
7) Kurun waktu
Kurun waktu merupakan data pendukung yang mempengaruhi musnah atau
permanennya suatu serie berkas. Hal ini karena dalam kurun waktu tertentu banyak
latarbelakang yang terjadi dibalik terciptanya syatu arsip. Dalam hal ini
kecenderungannya tidak secara langsung terkait dengan kegunaan arsip sebagai
berkas kerja tetapi lebih pada pertimbangan di luar organisasi pencipta.
Selain hal-hal tersebut, data pendukung lain yang diperlukan adalah sistem
pemberkasan, kondisi fisik, maupun latarbelakang dari terciptanya arsip. Walaupun tidak
banyak berpengaruh tetapi merupakan data yang cukup membantu baik dalam
penyusunan sistematika, jangka simpan, maupun penentuan musnah atau permanen.
2.4.2
Penentuan Jangka Simpan
Penentuan jangka simpan merupakan salah satu hal yang cukup krusial. Hal ini
karena akan menentukan efektifitas dan efisiensi dalam penyimpanan arsip sebagai
berkas kerja. Beberapa hal yang mempengaruhi dalam menentukan jangka simpan
arsip antara lain kegunaan berkas, akumulasi arsip yang tercipta, volume arsip, dan
jenis fisik arsip.
1. Kegunaan Berkas
Kegunaan berkas yang dimaksudkan adalah kegunaan bagi kepentingan
pelaksanaan manajemen bagi organisasi penciptanya. Dalam artian ini berkas
diperlukan untuk memperlancar berbagai jenis kegiatan yang dilakukan oleh
suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu „hanya‟
organisasi yang bersangkutan yang mengetahui seberapa lama suatu berkas
8
diperlukan dalam pelaksanaan tugas operasionalnya. Memang dalam beberapa
teori disebutkan apabila dalam satu tahun digunakan kurang dari 6 kali berarti
berkas tersebut sudah menurun frekuensi penggunaannya sebagai berkas
kerja. Oleh karena itu tinjauan dari nilai guna primer dalam hal ini cukup
relevan untuk diterapkan.
2. Tingkat Akumulasi
Dalam hal ini yang dimaksud adalah tingkat terciptanya suatu berkas dalam
kurun waktu tertentu. Tingkat akumulasi mempengaruhi penentuan jangka
simpan arsip. Ada kecenderungan, suatu arsip yang memiliki tingkat
akumulasi yang tinggi memiliki jangka simpan yang pendek. Sebagian besar
serie berkas keuangan memiliki tingkat akumulasi yang cukup tinggi.
3. Jenis Fisik
Arsip tercipta dengan bermacam-macam media yang digunakan, baik
tekstual, foto, kaset, disket, pita suara film dan sebagainya. Masing-masing
media memiliki daya tahan yang berbeda antara satu dengan yang lain.
Walaupun arsip keuangan sebagian besar tercipta dalam media kertas tetapi
data tentang hal ini tetap diperlukan.
4. Faktor Penunjang Lain
Faktor penunjang yang paling berpengaruh terhadap penentuan jangka
simpan arsip adalah peraturan perundang-undangan, baik yang menyangkut
pengelolaan arsip maupun kegunaan administratif dari arsip keuangan. Hal ini
harus dipertimbangkan agar jadwal retensi yang disusun benar-benar tidak
bertentangan dengan aspek lain. Sebagai contoh, dalam Undang-undang
Nomor : 8 Tahun 1997, pasal 11 ayat (1) diisyaratkan bahwa neraca tahunan,
perhitungan rugi laba tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, bukti
pembukuan yang menyangkut kekayaan, utang dan modal, cek, bilyet giro,
surat perintah membayar, wesel, nota debet, dan nota kredit wajib disimpan
selama 10 tahun.
2.4.3
Penyusunan Draf Jadwal Retensi
Penyusunan jadwal retensi tidak mungkin dilakukan seorang diri tetapi harus
dibentuk sebuah tim. Tim penyusun harus melibatkan unit pencipta arsip, arsiparis,
staf yang menguasai dibidangnya, serta unsur manajemen. Apabila tim telah selesai
menyusun konsep atau rancangan jadwal retensi selanjutnya disahkan oleh pejabat
yang memiliki otoritas sesuai ketentuan yang berlaku.
Penyusunan draf konsep jadwal retensi merupakan langkah untuk menuangkan
data yang telah terumuskan dalam bentuk daftar yang disusun secara logis dan
sistematis.
Sebagai suatu pedoman dalam menentukan jangka simpan dan nasib akhir suatu
serie berkas sekurang-kurangnya harus memiliki unsur nomor urut, jenis/serie
berkas, umur simpan yang meliputi masa aktif dan inaktif, dan nasib akhir, baik
musnah maupun permanen.
9
Jenis serie berkas didasarkan pada data yang diperoleh dalam identifikasi.
Selanjutnya dituangkan dalam kolom yang sesuai dengan susunan redaksi dan
pilihan kata yang mampu mengcover sejumlah berkas dalam bentuk serie. Selain itu
penggunaan istilah teknis harus dihindarkan dari istilah yang cepat usang.
Pada kolom retensi dicantumkan masa simpan, baik masa aktif maupun inaktif.
Dalam hal ini dapat berupa ketentuan yang bersifat kuantitatif atau kualitatif.
Sebagai contoh :
SPJ ………….. (masa aktif 2 tahun, inaktif 1 tahun)
Pedoman Penyusunan Anggaran ……… (masa aktif selama masih
digunakan, dan masa inaktif 3 tahun)
Sebagai sebuah pedoman, tentu jadwal retensi tidak bersifat permanen. Dalam
kurun waktu tertentu, seiring dengan perkembanngan organisasi dan tuntutan jaman,
jadwal retensi dapat direvisi. Walaupun demikian rentang kegunaan jadwal retensi
diharapkan tidak terlalu pendek.
2.5 Bentuk Jadwal Retensi Arsip
Bentuk Jadwal Retensi pada dasarnya tidak banyak berbeda dengan bentuk klasifikasi
arsip, yakni bentuk tabel. Di dalam tabel ditentukan terlebih dahulu pembidangan kelompok
masalah pokok (main subject) kemudian diperinci kepada masalah-masalah yang lebih kecil.
Setiap kelompok arsip/berkas ditentukan terlebih dahulu keseluruhan. Jangka waktunya
(umumnya), kemudian diperinci baik untuk arsip aktif maupun untuk arsip inaktif.
Di samping ditentukan jangka waktu penyimpanannya, juga perlu ditetapkan pula apakah
suatu arsip (kelompok arsip dimusnahkan/karena bernilai sementara) atau dipindahkan ke
Arsip Nasional R.I., (karena bernilai permanen).
Dengan demikian yang tercantum pada tabel meliputi:
1. Nomor urut
adalah urutan jenis-jenis arsip/dokumen yang akan ditentukan jangka waktu simpannya
sesuai dengan tugas dan fungsi unit-unit organisasi di lingkungan (jika diperlukan).
2. Jenis arsip/dokumen
adalah spesifikasi pengelompokan arsip yang didasarkan unit-unit informasi yang
mencerminkan fungsi unit kerja.
3. Jangka waktu simpan arsip
adalah periode waktu penyimpanan arsip/dokumen yang dipersyaratkan. Jangka waktu
simpan terdiri dari jangka waktu simpan aktif dan inaktif.
a) Jangka waktu simpan aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip/dokumen yang
masih dipergunakan sehari-hari sebagai berkas kerja dalam penyelenggaraan
administrasi dan disimpan di unit pengolah.
b) Jangka waktu simpan inaktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip/dokumen yang
frekuensi penggunaannya sudah menurun, akan tetapi sewaktu-waktu masih
diperlukan dan disimpan di unit kearsipan.
4. Keterangan
Menunjukkan apakah arsip/dokumen dimusnahkan, permanen, atau dinilai kembali.
10
a) Musnah adalah arsip/dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi dan dapat
dimusnahkan.
b) Permanen (Arsip Statis) adalah arsip yang disimpan terus menerus di Arsip Nasional
Republik Indonesia dan atau Lembaga Kearsipan Daerah sebagai pertanggungjawaban nasional.
c) Dinilai Kembali adalah arsip yang nilai gunanya perlu dipertimbangkan kembali
setelah habis jangka waktunya.
d) Keterangan vital menyatakan bahwa arsip memiliki nilai sangat penting bagi
kelangsungan hidup organisasi.
Apabila rencana jadwal retensi arsip telah disusun dan telah diperiksa kemudian
diserahkan kepada Arsip Nasional RI., untuk ditelaah.
Dari Jadwal Retensi itu pula dapat diketahui berakhirnya masa simpan arsip secara
keseluruhan, dan dinilai dari masing-masing kelompok arsip. Dari hasil penyeleksian
akan menghasilkan arsip-arsip yang akan dipindahkan (permanen) dan arsip-arsip yang
akan dimusnahkan (sementara).
Bentuk Jadwal Retensi Arsip berupa tabel dengan klasifikasi arsip. Jadwal retensi
dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun contoh tabel jadwal retensi
arsip menurut ALFRED sebagai berikut:
Umur Arsip
Golongan Arsip
Arsip
Abadi / Dimusnahkan
Aktif
Inaktif
Akta Pendirian
-
-
Abadi
Akta Tanah
-
-
Abadi
Laporan
Keuangan
5 Tahun
25 Tahun
Dimusnahkan
Cek Bekas
5 Tahun
25 Tahun
Dimusnahkan
VITAL
PENTING
11
Neraca
2 Tahun
10 Tahun
Dimusnahkan
Laporan Tahunan
2 Tahun
10 Tahun
Dimusnahkan
Undangan
1 Bulan
-
Dimusnahkan
Pengumuman
1 Bulan
-
Dimusnahkan
BERGUNA
TIDAK
BERGUNA
Contoh Formulir Jadwa Retensi Arsip :
Masalah
Pokok
Sub
Masalah
Jangka Waktu
Penyimpanan
Sub Sub
Masalah
Aktif
Inaktif
Nilai
Sementara
Permanen
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan yang
menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating agency) dalam bentuk
daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan aktif dan jangka
simpan inaktif, serta nasib akhir arsip yang meliputi musnah, dinilai kembali, atau permanen
yang digunakan sebagai pedoman atau dasar hukum dalam melaksanakan penyusutan arsip.
Tujuan jadwal retensi arsip adalah memenuhi kebutuhan organisasi dan memenuhi
persyaratan hukum.
Ada 5 jenis jadwal retensi arsip, diantaranya JRA Substantif, JRA Fasilitatif, JRA
Substantif dan Fasilitatif, JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara, dan JRA Keuangan.
Penyusunan draf konsep jadwal retensi merupakan langkah untuk menuangkan data yang
telah terumuskan dalam bentuk daftar yang disusun secara logis dan sistematis.
12
Ada 2 macam bentuk jadwal retensi arsip, antara lain nomor surat, jenis
arsip/dokumen,jangka waktu simpan arsip, keterangan.
3.2 Saran
Pengelolaan arsip sebaiknya diserahkan kepada orang/SDM yang memiliki keterampilan
dalam mengelola arsip, agar dapat dengan mudah mema1
22.51hami dan menerapkan Jadwal Retensi Arsip dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: Penerbit Dioma
Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Wursanto, Ignasius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: CV. Andi Offset
(Penerbit Andi)
http://bapersip.jatimprov.go.id (Diakses pada tanggal 16 Mei 2018, 18:00)
http://dian4nggraeni.wordpress.com/2012/11/03/535/ (Diakses pada tanggal 16 Mei 2018,
09.30)
http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/identifikasi-dan-penyusunan-jadwal.html
(Diakses pada tanggal 16 Mei 2018, 12:00)
https://www.scribd.com/doc/220382500/Makalah-Jadwal-Retensi-Arsip
(Diakses
pada
tanggal 16 Mei 2018, 12:00)
13
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era globalisasi informasi menjadi tolok ukur kemajuan suatu bangsa. Bangsa yang
menguasai informasi akan memainkan peran dalam kompetisi antar bangsa. Ketersediaan
informasi secara cepat, tepat dan berkualitas merupakan tuntutan yang tak terhindarkan, baik
di bidang bisnis maupun publik.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam manajemen
kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya peningkatan efisiensi
operasional instansi dan memberi proteksi terhadap arsip yang karena memuat informasi
bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari jadwal retensi arsip?
2. Apa saja keuntungan dan tujuan jadwal retensi arsip?
3. Apa saja jenis-jenis dari jadwal retensi arsip?
4. Bagaimana penyusunan jadwal retensi arsip?
5. Bagaimana bentuk jadwal retensi arsip?
BAB II
1
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip berasal dari kata “retention” yang berarti menyimpan. Retensi arsip
berarti jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai gunanya. Jadwal
Retensi Arsip adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka
waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip. Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam
manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya peningkatan
efisiensi operasional instansi dan member proteksi terhadap arsip yang karena memuat
informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan.
Pengertian tentang Jadwal Retensi Arsip dapat dilihat dari tiga sudut pandang yaitu
pertama menurut para pakar ilmu kearsipan, kedua, menurut lembaga profesi, dan ketiga
menurut peraturan perundang-undangan kearsipan.
1. Pendapat Para Pakar Kearsipan
Betty R. Rick (1992) mendifinisikan JRA sebagai program retensi arsip yaitu suatu
jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip organisasi yang berupa
memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan memusnahkan arsip yang
sudah tidak bernilai guna. Pengertian selanjutnya dari IRA A. Penn (1989) yang
mendifinisikan bahwa JRA adalah suatu daftar arsip aktif yang berisi penetapan kapan
suatu arsip akan dimusnahkan. Konsep IRA A.Penn ini mengandung tiga tujuan yaitu
memberikan arahan penyusutan arsip yang retensinya telah habis, penyimpanan arsip
untuk sementara waktu, dan penyimpanan arsip yang bersifat permanen. Kemudian Jay
Kennedy (1998) memberikan pengertian bahwa JRA adalah suatu daftar series arsip
organisasi yang berisi arahan berapa lama arsip disimpan (termasuk disimpan dalam
jangka waktu tak terbatas) juga mengandung instruksi kapan arsip dipindahkan ke tempat
penyimpanan arsip inaktif.
Dari pengertian para pakar dimaksud dapat disimpulkan bahwa yang di maksud
dengan JRA adalah suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip dan nasib akhir apakah
suatu arsip tersebut musnah atau permanen yang berguna sebagai arahan dalam program
penyusutan arsip.
2. Menurut Lembaga Profesi
Menurut Association of Records Management and Administration (1986) Jadwal
retensi adalah salah satu dari program manajemen arsip yang memberikan keterangan
lamanya arsip disimpan dan prosedur khusus untuk penyusutan arsip. Sedangkan
International Council on Archives (1988) jadwal retensi arsip adalah dokumen yang
menggambarkan arsip dari badan, lembaga, atau unit administrasi yang menetapkan arsip
yang disimpan karena mempunyai nilai guna permanen dan sebagai dasar pengesahan
penyimpanan permanen, serta pemusnahan arsip yang tidak berguna setelah jarak waktu
simpan yang ditentukan terlewati.
Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa Jadwal Retensi Arsip
adalah komponen dari program manajemen arsip yang berisi jangka simpan arsip, yang
2
menggambarkan arsip dari suatu badan penciptanya sebagai dasar hukum penyimpanan
arsip bernilai permanen maupun pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna.
3. Berdasarkan Peraturan Perundangan
Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan,
yang dimaksud Jadwal Retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan
yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai
sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan. Selanjutnya dalam Undang-Undang
Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan Jadwal
Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Definisi JRA menurut Undang-Undang
Kearsipan ini juga tercantum dalam dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2002
pasal 1.
Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpilkan bahwa jadwal retensi arsip
merupakan pedoman penyusutan yang berupa daftar dan berisi sekurang-kurangnya jenis
arsip,retensi, dan nasib akhir. Istilah sekurang-kurangnya mengandung maksud bahwa
selain jenis, retensi dan nasib akhir arsip,masih dimungkinkan untuk ditambah hal lain
seperti kode klasifikasi.
Dari berbagai pendapat baik dari para pakar ilmu kearsipan, lembaga profesi
kearsipan, dan menurut peraturan perundang-undanagan dapat ditarik kesimpulan bahwa
Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan yang
menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating agency) dalam
bentuk daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan aktif dan
jangka simpan inaktif, serta nasib akhir arsip yang meliputi musnah, dinilai kembali, atau
permanen yang digunakan sebagai pedoman atau dasar hukum dalam melaksanakan
penyusutan arsip.
2.2 Keuntungan dan Tujuan Jadwal Retensi Arsip
Atas dasar kepentingan manajemen kearsipan yang lebih baik, setiap organisasi harus
menyusun jadwal retensi arsip. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, apabila setiap
organisasi pencipta arsip memiliki retensi, maka keuntungan-keuntungan berikut dapat
diperoleh:
1. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan menjadi
satu dengan arsip-arsip inaktif.
2. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun inaktif.
3. Memudahkan penemuan kembali arsip dan dengan demikian akan meningkatkan efisiensi
kerja.
4. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen/abadi ke Arsip Nasional.
5. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban di bidang pemerintahan.
Penyusunan JRA mempunyai dua tujuan yaitu pertama, dalam rangka untuk memenuhi
kebutuhan organisasi, dan yang kedua adalah untuk memenuhi persyaratan hukum.
3
1. Memenuhi kebutuhan organisasi
Setiap organisasi menginginkan efisiensi, efektifitas, kelancaran, kemudahan dalam
pelaksanaan kegiatan, dan keamanan atas aset–aset yang dimiliki serta terlindungi dari
persoalan-persoalan hukum yang suatu saat akan menimpanya. Dengan memiliki JRA
maka apa yang diinginkan organisasi akan terwujud karena dengan memiliki JRA
organisasi akan:
a) Terhindar dari pemborosan Dalam JRA terdapat data yang jelas kapan arsip harus
dipindahkan, dimusnahkan, atau diserahkan. Dengan demikian tidak akan terjadi
penumpukan arsip di suatu tempat. Secara otomatis arsip akan dipindahkan ke
tempat lain apabila sudah tiba waktunya untuk dipindahkan, arsip akan dimusnahkan
apabila sudah memasuki waktu musnah, dan akan diserahkan apabila sudah waktunya
untuk diserahkan. Dengan demikian organisasi tidak akan membeli sarana/peralatan
atau menyediakan ruang simpan yang berlebihan. Sarana/peralatan yang digunakan
untuk menyimpan arsip aktif ketika arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif maka
akan pindah ke sarana/peralatan dan ruang arsip inaktif. Dan selanjutnya tempat yang
ditinggalkan tadi akan ditempati oleh arsip-arsip aktif yang baru.tahap berikutnya
arsip inaktif akan pindah ke ruang pemusnahan atau ke ruang statis. Sarana/peralatan
dan tempat penyimpanan arsip inaktif yang telah ditinggal oleh penghuninya tadi,
selanjutnya akan ditempati oleh arsip inaktif yang baru, dan begitu seterusnya.
b) Terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan
Jadwal retensi arsip disusun sebagai pedoman penyusutan. Kapan arsip harus
dipindahkan, dimusnahkan, dan diserahkan. Dengan adanya kepastian waktu tentang
pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan tersebut maka program penyusutan dapat
dilakukan secara konsisten dan akan terhindar dari kecerobohan atau penyusutan
yang bermotivasi pribadi.
c) Terjaminya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
Dalam JRA terdapat data yang jelas mengenai arsip apa saja yang termasuk
klasifikasi sebagai arsip statis/permanen yang berfungsi sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional dan bukti kehidupan/perjalanan organisasi. Bagaimana
organisasi dibentuk dan dijalankan, apa saja prestasi yang telah diraih, hambatan dan
kegagalan apa yang pernah dihadap, dan bagaimana cara mengatasinya, peristiwaperistiwa penting apa yang pernah terjadi, dan lain sebagainya. Dengan demikian
apabila organisasi tidak memilki JRA, maka tidak ada jaminan bukti-bukti tersebut
dapat terselamatkan sehingga keberadaanya dianggap tidak pernah ada.
2. Memenuhi Persyaratan Hukum
Memiliki JRA bagi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota adalah sebuah
kewajiban. Bagi pemerintah daerah yang tidak menyusun/memiliki JRA bukan hanya
akan mendapat sanksi administrasi akan tetapi ada yang lebih besar dari itu yaitu adanya
kecenderungan instansi tidak akan dapat mengelola arsipnya dengan baik dan benar,
akibatnya tidak dapat memberikan layanan prima kepada masyarakat yang membutuhkan
informasi (arsip). Sedangkan Pemerintah Daerah sebagai Badan Publik berkewajiban
memberikan layanan informasi sebagaimana di amanatkan dalam Undang-Undang
4
Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik pasal 52 yang menyatakan;
“Badan publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan /atau
tidak menerbitkan informasi publik berupa informasi publik berkala, informasi publik
wajib yang wajib diumumkan secara serta merta, informasi public yang wajib tersedia
setiap saat dan atau informasi publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai
dengan undang-undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan
pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak 5 juta”.
Berdasarkan hal tersebut maka dapat dikatakan bahwa memiliki JRA adalah
merupakan
persyaratan
hukum
bagi
setiap
Pemerintahan
Daerah
Propinsi/Kabupaten/Kota. Hal ini memamg sudah selayaknya karena penyusutan
khususnya pemusnahan arsip dapat mengandung akibat hukum tertentu.
2.3 Jenis-Jenis Jadwal Retensi Arsip
Ada beberapa jenis Jadwal Retensi Arsip, antara lain:
a) JRA Substantif
Yang dimaksud dengan JRA Substantif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya memuat
tentang kegiatan/tupoksi organisasi atau yang isinya memuat masalah-masalah teknis
organisasi. Misalnya arsip-arsip yang berkaitan dengan pembinaan, pengkajian dan
pengembangan, informasi kearsipan dan lain-lain.
b) JRA Fasilitatif
Yang dimaksud dengan JRA Fasilitatif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya memuat
atau mengatur fasilitas organisasi atau yang bersifat sebagai penunjang kegiatan
organisasi.
c) JRA Substantif dan Fasilitatif
Yang dimaksud dengan JRA Substantif dan Fasilitatif adalah kombinasi retensi arsip
substantif dan fasilitatif.
d) JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara
Yang dimaksud dengan JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara adalah jadwal retensi
tentang arsip-arsip kepegawaian atau Pejabat Negara (bisa juga dikatakan sebagai JRA
Substanstif).
e) JRA Keuangan
Yang dimaksud dengan JRA Keuangan adalah jadwal retensi arsip/dokumen yang
berkaitan dengan keuangan organisasi (bisa juga dikatakan sebagai JRA Fasilitatif).
2.4 Penyusunan Jadwal Retensi Arsip
Tahap pertama untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah menentukan jangka waktu
penyimpanan arsip. Menentukan jangka waktu penyimpanan arsip diselenggarakan dengan
kegiatan-kegiatan:
a) Inventarisasi arsip;
b) Menilai kegunaan arsip; (Penetuan jangka simpan)
c) Penyusunan Draf Jadwal Retensi
2.4.1
Inventarisasi Arsip
5
Maksud daripada inventarisasi arsip adalah mendaftar secara lengkap informasi
arsip/isi berkas-berkas arsip beserta keterangan-keterangan lainnya untuk
memudahkan menilai kegunaannya dengan tepat atas fungsi dan kegiatan lainnya.
Inventarisasi arsip berguna untuk:
a) Mengetahui semua jenis, sifat arsip, masalahnya letak lokasinya daripada
arsip-arsip bersangkutan;
b) Mengetahui arsip-arsip yang sama (duplikat);
c) Dengan adanya inventarisasi arsip akan dapat diketahui bahwa dalam satu
berkas berisikan bahan-bahan yang sebenarny dapat dipisahkan langsun, tetapi
mungkin pula bahan yang secara lepas tidak bernilai terpaksa harus tetap
disimpan pada berkasnya sebagai kelengkapan data sejarah.
Inventarisasi arsip dapat disusun secara sistimatis dalam bentuk lembaran
ataupun kartu-kartu. Sistimatika penyusutannya dapat secara indeks relatif
menurut kelompok berdasarkan pola klasifikasi: dengan dilengakapi pula
keterangan-keterangan tentang jenis-jenis/sifat arsipnya, sera satuan kerja yang
memilikinya. Akan lebih dipermudah lagi apabila sudah tersedia Pola Klasifikasi
Arsip.
Contoh Formulir Inventarisasi Arsip:
6
Sebagai suatu pedoman, jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkan pada data
yang akurat. Akurasi data diperlukan karena 3 alasan :
1) Jadwal retensi harus mengcover seluruh serie berkas yang tercipta dalam suatu
organisasi
2) Jadwal retensi harus mampu memberikan kepastian jangka simpan sehingga efisiensi
dan efektifitas dapat diwujudkan
3) Jadwal retensi menentukan nasib akhir suatu berkas, baik musnah atau permanen.
Oleh karena itu diperlukan tindakan pendataan secara cermat, integral, dan
komprehensif. Dalam hal ini pendataan tidak saja bertumpu pada khasanah arsip tetapi
juga aspek lain yang berkaitan. Aspek-aspek tersebut meliputi :
1) Fungsi dan Tugas Organisasi
Bagaimanapun fungsi dan tugas suatu organisasi atau suatu unit akan mempengaruhi
arsip yang tercipta. Sebagai by product, arsip yang tercipta dalam suatu organisasi
akan mencerminkan fungsi dan tugas dari organisasi tersebut. Fungsi dan tugas
organisasi membantu proses penentuan serie berkas arsip keuangan.
2) Serie Berkas
7
Dalam hal ini, perlu diketahui informasi yang terekam dalam suatu khasanah arsip.
Bukan berarti harus didata per item tetapi dalam suatu serie berkas, yaitu kelompok
atau unit arsip yang diatur berdasarkan sistem pemberkasan yang sama sebagai suatu
kesatuan informasi
3) Jenis dan Bentuk Fisik
Ragam dari bentuk media rekam arsip akan membantu dalam menentukan jangka
simpan arsip maupun pemeliharaan.
4) Kegunaan Serie Berkas
Dalam pengertian ini hal yang terkait dengan jangka simpan adalah kegunaan arsip
dalam pelaksanaan manajemen organisasi. Adapun kegunaan di luar kepentingan
organisasi pencipta terkait dengan penentuan musnah atau simpan permanen dari
arsip yang bersangkutan.
5) Volume
Pendataan terhadap volume arsip diperlukan untuk mengetahui tingkat akumulasi
terciptanya suatu arsip. Hal ini akan mempengaruhi penetapan jangka simpan.
6) Peraturan Perundang-undangan
Perlu didata peraturan perundangan terkait dengan kegunaan suatu serie berkas.
Selain untuk mengetahui ragam berkas yang tercipta juga akan membantu dalam
menentukan jangka simpan dan penentuan musnah atau permanen.
7) Kurun waktu
Kurun waktu merupakan data pendukung yang mempengaruhi musnah atau
permanennya suatu serie berkas. Hal ini karena dalam kurun waktu tertentu banyak
latarbelakang yang terjadi dibalik terciptanya syatu arsip. Dalam hal ini
kecenderungannya tidak secara langsung terkait dengan kegunaan arsip sebagai
berkas kerja tetapi lebih pada pertimbangan di luar organisasi pencipta.
Selain hal-hal tersebut, data pendukung lain yang diperlukan adalah sistem
pemberkasan, kondisi fisik, maupun latarbelakang dari terciptanya arsip. Walaupun tidak
banyak berpengaruh tetapi merupakan data yang cukup membantu baik dalam
penyusunan sistematika, jangka simpan, maupun penentuan musnah atau permanen.
2.4.2
Penentuan Jangka Simpan
Penentuan jangka simpan merupakan salah satu hal yang cukup krusial. Hal ini
karena akan menentukan efektifitas dan efisiensi dalam penyimpanan arsip sebagai
berkas kerja. Beberapa hal yang mempengaruhi dalam menentukan jangka simpan
arsip antara lain kegunaan berkas, akumulasi arsip yang tercipta, volume arsip, dan
jenis fisik arsip.
1. Kegunaan Berkas
Kegunaan berkas yang dimaksudkan adalah kegunaan bagi kepentingan
pelaksanaan manajemen bagi organisasi penciptanya. Dalam artian ini berkas
diperlukan untuk memperlancar berbagai jenis kegiatan yang dilakukan oleh
suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu „hanya‟
organisasi yang bersangkutan yang mengetahui seberapa lama suatu berkas
8
diperlukan dalam pelaksanaan tugas operasionalnya. Memang dalam beberapa
teori disebutkan apabila dalam satu tahun digunakan kurang dari 6 kali berarti
berkas tersebut sudah menurun frekuensi penggunaannya sebagai berkas
kerja. Oleh karena itu tinjauan dari nilai guna primer dalam hal ini cukup
relevan untuk diterapkan.
2. Tingkat Akumulasi
Dalam hal ini yang dimaksud adalah tingkat terciptanya suatu berkas dalam
kurun waktu tertentu. Tingkat akumulasi mempengaruhi penentuan jangka
simpan arsip. Ada kecenderungan, suatu arsip yang memiliki tingkat
akumulasi yang tinggi memiliki jangka simpan yang pendek. Sebagian besar
serie berkas keuangan memiliki tingkat akumulasi yang cukup tinggi.
3. Jenis Fisik
Arsip tercipta dengan bermacam-macam media yang digunakan, baik
tekstual, foto, kaset, disket, pita suara film dan sebagainya. Masing-masing
media memiliki daya tahan yang berbeda antara satu dengan yang lain.
Walaupun arsip keuangan sebagian besar tercipta dalam media kertas tetapi
data tentang hal ini tetap diperlukan.
4. Faktor Penunjang Lain
Faktor penunjang yang paling berpengaruh terhadap penentuan jangka
simpan arsip adalah peraturan perundang-undangan, baik yang menyangkut
pengelolaan arsip maupun kegunaan administratif dari arsip keuangan. Hal ini
harus dipertimbangkan agar jadwal retensi yang disusun benar-benar tidak
bertentangan dengan aspek lain. Sebagai contoh, dalam Undang-undang
Nomor : 8 Tahun 1997, pasal 11 ayat (1) diisyaratkan bahwa neraca tahunan,
perhitungan rugi laba tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, bukti
pembukuan yang menyangkut kekayaan, utang dan modal, cek, bilyet giro,
surat perintah membayar, wesel, nota debet, dan nota kredit wajib disimpan
selama 10 tahun.
2.4.3
Penyusunan Draf Jadwal Retensi
Penyusunan jadwal retensi tidak mungkin dilakukan seorang diri tetapi harus
dibentuk sebuah tim. Tim penyusun harus melibatkan unit pencipta arsip, arsiparis,
staf yang menguasai dibidangnya, serta unsur manajemen. Apabila tim telah selesai
menyusun konsep atau rancangan jadwal retensi selanjutnya disahkan oleh pejabat
yang memiliki otoritas sesuai ketentuan yang berlaku.
Penyusunan draf konsep jadwal retensi merupakan langkah untuk menuangkan
data yang telah terumuskan dalam bentuk daftar yang disusun secara logis dan
sistematis.
Sebagai suatu pedoman dalam menentukan jangka simpan dan nasib akhir suatu
serie berkas sekurang-kurangnya harus memiliki unsur nomor urut, jenis/serie
berkas, umur simpan yang meliputi masa aktif dan inaktif, dan nasib akhir, baik
musnah maupun permanen.
9
Jenis serie berkas didasarkan pada data yang diperoleh dalam identifikasi.
Selanjutnya dituangkan dalam kolom yang sesuai dengan susunan redaksi dan
pilihan kata yang mampu mengcover sejumlah berkas dalam bentuk serie. Selain itu
penggunaan istilah teknis harus dihindarkan dari istilah yang cepat usang.
Pada kolom retensi dicantumkan masa simpan, baik masa aktif maupun inaktif.
Dalam hal ini dapat berupa ketentuan yang bersifat kuantitatif atau kualitatif.
Sebagai contoh :
SPJ ………….. (masa aktif 2 tahun, inaktif 1 tahun)
Pedoman Penyusunan Anggaran ……… (masa aktif selama masih
digunakan, dan masa inaktif 3 tahun)
Sebagai sebuah pedoman, tentu jadwal retensi tidak bersifat permanen. Dalam
kurun waktu tertentu, seiring dengan perkembanngan organisasi dan tuntutan jaman,
jadwal retensi dapat direvisi. Walaupun demikian rentang kegunaan jadwal retensi
diharapkan tidak terlalu pendek.
2.5 Bentuk Jadwal Retensi Arsip
Bentuk Jadwal Retensi pada dasarnya tidak banyak berbeda dengan bentuk klasifikasi
arsip, yakni bentuk tabel. Di dalam tabel ditentukan terlebih dahulu pembidangan kelompok
masalah pokok (main subject) kemudian diperinci kepada masalah-masalah yang lebih kecil.
Setiap kelompok arsip/berkas ditentukan terlebih dahulu keseluruhan. Jangka waktunya
(umumnya), kemudian diperinci baik untuk arsip aktif maupun untuk arsip inaktif.
Di samping ditentukan jangka waktu penyimpanannya, juga perlu ditetapkan pula apakah
suatu arsip (kelompok arsip dimusnahkan/karena bernilai sementara) atau dipindahkan ke
Arsip Nasional R.I., (karena bernilai permanen).
Dengan demikian yang tercantum pada tabel meliputi:
1. Nomor urut
adalah urutan jenis-jenis arsip/dokumen yang akan ditentukan jangka waktu simpannya
sesuai dengan tugas dan fungsi unit-unit organisasi di lingkungan (jika diperlukan).
2. Jenis arsip/dokumen
adalah spesifikasi pengelompokan arsip yang didasarkan unit-unit informasi yang
mencerminkan fungsi unit kerja.
3. Jangka waktu simpan arsip
adalah periode waktu penyimpanan arsip/dokumen yang dipersyaratkan. Jangka waktu
simpan terdiri dari jangka waktu simpan aktif dan inaktif.
a) Jangka waktu simpan aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip/dokumen yang
masih dipergunakan sehari-hari sebagai berkas kerja dalam penyelenggaraan
administrasi dan disimpan di unit pengolah.
b) Jangka waktu simpan inaktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip/dokumen yang
frekuensi penggunaannya sudah menurun, akan tetapi sewaktu-waktu masih
diperlukan dan disimpan di unit kearsipan.
4. Keterangan
Menunjukkan apakah arsip/dokumen dimusnahkan, permanen, atau dinilai kembali.
10
a) Musnah adalah arsip/dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi dan dapat
dimusnahkan.
b) Permanen (Arsip Statis) adalah arsip yang disimpan terus menerus di Arsip Nasional
Republik Indonesia dan atau Lembaga Kearsipan Daerah sebagai pertanggungjawaban nasional.
c) Dinilai Kembali adalah arsip yang nilai gunanya perlu dipertimbangkan kembali
setelah habis jangka waktunya.
d) Keterangan vital menyatakan bahwa arsip memiliki nilai sangat penting bagi
kelangsungan hidup organisasi.
Apabila rencana jadwal retensi arsip telah disusun dan telah diperiksa kemudian
diserahkan kepada Arsip Nasional RI., untuk ditelaah.
Dari Jadwal Retensi itu pula dapat diketahui berakhirnya masa simpan arsip secara
keseluruhan, dan dinilai dari masing-masing kelompok arsip. Dari hasil penyeleksian
akan menghasilkan arsip-arsip yang akan dipindahkan (permanen) dan arsip-arsip yang
akan dimusnahkan (sementara).
Bentuk Jadwal Retensi Arsip berupa tabel dengan klasifikasi arsip. Jadwal retensi
dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun contoh tabel jadwal retensi
arsip menurut ALFRED sebagai berikut:
Umur Arsip
Golongan Arsip
Arsip
Abadi / Dimusnahkan
Aktif
Inaktif
Akta Pendirian
-
-
Abadi
Akta Tanah
-
-
Abadi
Laporan
Keuangan
5 Tahun
25 Tahun
Dimusnahkan
Cek Bekas
5 Tahun
25 Tahun
Dimusnahkan
VITAL
PENTING
11
Neraca
2 Tahun
10 Tahun
Dimusnahkan
Laporan Tahunan
2 Tahun
10 Tahun
Dimusnahkan
Undangan
1 Bulan
-
Dimusnahkan
Pengumuman
1 Bulan
-
Dimusnahkan
BERGUNA
TIDAK
BERGUNA
Contoh Formulir Jadwa Retensi Arsip :
Masalah
Pokok
Sub
Masalah
Jangka Waktu
Penyimpanan
Sub Sub
Masalah
Aktif
Inaktif
Nilai
Sementara
Permanen
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan yang
menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating agency) dalam bentuk
daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan aktif dan jangka
simpan inaktif, serta nasib akhir arsip yang meliputi musnah, dinilai kembali, atau permanen
yang digunakan sebagai pedoman atau dasar hukum dalam melaksanakan penyusutan arsip.
Tujuan jadwal retensi arsip adalah memenuhi kebutuhan organisasi dan memenuhi
persyaratan hukum.
Ada 5 jenis jadwal retensi arsip, diantaranya JRA Substantif, JRA Fasilitatif, JRA
Substantif dan Fasilitatif, JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara, dan JRA Keuangan.
Penyusunan draf konsep jadwal retensi merupakan langkah untuk menuangkan data yang
telah terumuskan dalam bentuk daftar yang disusun secara logis dan sistematis.
12
Ada 2 macam bentuk jadwal retensi arsip, antara lain nomor surat, jenis
arsip/dokumen,jangka waktu simpan arsip, keterangan.
3.2 Saran
Pengelolaan arsip sebaiknya diserahkan kepada orang/SDM yang memiliki keterampilan
dalam mengelola arsip, agar dapat dengan mudah mema1
22.51hami dan menerapkan Jadwal Retensi Arsip dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: Penerbit Dioma
Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Wursanto, Ignasius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: CV. Andi Offset
(Penerbit Andi)
http://bapersip.jatimprov.go.id (Diakses pada tanggal 16 Mei 2018, 18:00)
http://dian4nggraeni.wordpress.com/2012/11/03/535/ (Diakses pada tanggal 16 Mei 2018,
09.30)
http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/identifikasi-dan-penyusunan-jadwal.html
(Diakses pada tanggal 16 Mei 2018, 12:00)
https://www.scribd.com/doc/220382500/Makalah-Jadwal-Retensi-Arsip
(Diakses
pada
tanggal 16 Mei 2018, 12:00)
13