METODE BALANCE SCORECARD DAN SIX SIGMA

  STUDI  KELAYAKAN  BISNIS

Putri  Irene  Kanny

  

Putri_irene@staff.gunadarma.ac.id

PERTEMUAN  KEEMPAT

  

POKOK  BAHASAN  :

ASPEK  MANAJEMEN,  KONSEP,  

  

METODE  BALANCE  SCORECARD

DAN  SIX  SIGMA

  _l Analisis Aspek Manajemen Keberhasilan suatu proyek tidak lepas dari keberhasilan manajemen _l yang  ditangani Analisis aspek manajemen perlu dilakukan untuk menunjukkan bahwa proyek sudah l Aspek pasar,  teknis,  hukum,  maupun keuangan

akan berjalan secara efektif jika didukung oleh

_l manajemen yang  baik Aspek manajemen akan sangat menentukan keberhasilan dan kegagalan suatu proyek dalam _l jangka panjang Menurut Murray  D.  Bryce,  kegagalan manajemen disebabkan :

  1.  Kegagalan Memahami fungsi puncak pimpinan (Top  Management)

  ASPEK-­ASPEK  MANAJEMEN

_{l Sebelum memulai suatu usaha, maka hal yang terpenting}

1. Memahami Konsep Produk atau Jasa secara Baik

  adalah pemahaman kita akan konsep produk atau jasa yang _{l Kita perlu memahami bukan hanya secara teknis produksi,} akan menjadi bisnis inti. tetapi juga pasar dan prospek mulai daripada lingkungan yang _{l Memahami aspek-­‐aspek yang penting dalam melakukan} terkecil kepada lingkungan yang terbesar. analisa atas kelayakan dan prospek produk termasuk produk-­‐

2. Membuat Visi Misi Usaha

  _l

  Setiap orang yang mau memulai bisnis harus mengetahui visi dan misi yang akan menjadi panduan seseorang untuk tetap fokus kepada tujuan bisnis dan _l organisasi yang awal.

  Seringkali suatu usaha pada saat mulai berkembang pada tahap berikutnya mengalami kegagalan karena organisasi tersebut tidak memfokuskan diri kepada peningkatan kemajuan bisnis awal tetapi terlalu banyak mencoba mengembangkan bidang usaha lain _l yang baru.

  

3. Perlunya Winning, Positive dan Learning Attitude

_l untuk menjadi sukses Sikap mental merupakan kunci keberhasilan atas usaha anda selain daripada pemahaman usaha _l anda. entrepreneur karena dibutuhkan waktu, sikap tidak menyerah, proses belajar secara kesinambungan, dan melihat permasalahan secara positif yang tidak membuat anda menjadi patah semangat namun melihat setiap peluang dan belajar atas setiap kegagalan.

  

4. Membuat perencanaan dan strategi bisnis yang efektif akan

_{l Secara statistik hampir seluruh kegagalan bisnis kecil dan menengah}

menghindari usaha daripada risiko bisnis dan keuangan disebabkan karena tidak adanya atau kurang efektifnya perencanaan

_{l Asumsi-­‐asumsi seperti kapasitas produksi, tingkat utilisasi produksi,}

bisnis yang anda buat. proyeksi kenaikan harga dan biaya dan aspek lainnya dalam perencanaan bisnis haruslah menggambarkan secara akurat realitas pasar atau praktek

_{l Sistematika perhitungan dan proyeksi pendapatan dan biaya harus dibuat}

yang ada dalam suatu industri. secara tepat sehingga membantu setiap calon pengusaha untuk menghitung secara akurat kebutuhan modal investasi dan modal kerja termasuk struktur biaya untuk persiapan awal, tahap percobaan, produksi secara komersial, inventori, distribusi, pemasaran, administrasi, sumber daya manusia dan juga komponen pendapatan usaha yang terdiri dari

5. Pentingnya Pengetahuan Dasar Manajemen dan Organisasi

  

_{l Setiap usaha dari yang paling kecil sekalipun membutuhkan}

  manajemen yang baik untuk memastikan proses pemasaran,

_{l Sistem manajemen yang buruk akan mengakibatkan adanya biaya}

produksi, distribusi dan penjualan berlangsung dengan baik. yang tidak perlu seperti bahan baku yang terbuang, pekerja yang tidak produktif karena pengawasan yang tidak efektif dan deskripsi pekerjaan yang tidak jelas, koordinasi dan komunikasi antar pegawai yang tidak efektif sehingga banyak keputusan yang terlambat, perekrutan pegawai yang tidak efektif sehingga banyak pegawai yang keluar masuk dan membuang banyak waktu dan

_{l pelatihan yang tidak baik sehingga produktivitas pegawai yang}

biaya. rendah dan masih banyak lagi permasalahan organisasi.

6. Optimalisasi Sumber Daya Manusia

  

_{l Sumber Daya Manusia atau SDM merupakan salah satu kunci}

  _{l Banyak pakar yang menyadari bahwasanya untuk memulai} keberhasilan usaha yang sangat penting. usaha seringkali apabila kita merekrut pegawai yang tepat dan berpotensi sangat baik dapat menutup kelemahan _l manajemen, organisasi dan sistim dalam jangka pendek.

  Dengan SDM yang tepat maka kita sudah setengah jalan untuk menjadi sukses. Topik ini akan membantu kita untuk memahami kriteria pegawai yang baik dan sesuai dengan _l kebutuhan usaha. manajemen SDM secara umum termasuk sistim penilaian kinerja pegawai sehingga setiap pegawai akan merasa puas

7. Mengapa kreativitas, kepemimpinan dan proses pembuatan

  _l keputusan sangat penting dalam organisasi ? Dalam memulai usaha umumnya setiap entrepreneur akan mengalami banyak _l permasalahan dan krisis.

  Banyak kegagalan terjadi karena kurangnya kreativitas, kepemimpinan dan _l pembuatan keputusan yang tepat untuk mencari solusi yang baik.

  Kreativitas seperti �thinking outbox� atau kemampuan melakukan analisa permasalahan di luar pemahaman yang sudah ada dan mencari alternatif solusi _l yang kreatif akan sangat membantu usaha anda untuk berhasil.

  Kreativitas juga akan sangat membantu anda untuk menyesuaikan produk-­‐ produk anda agar dapat diterima oleh pasar dan juga melihat berbagai peluang _l dalam membangun usaha anda.

  Kepemimpinan sangat penting dalam krisis untuk membuat setiap pegawai dan semua orang yang terlibat dalam usaha anda percaya bahwasanya anda tidak panik, menjadi tempat last resort solusi atas semua Permasalahan dan menjadi

8. Pengetahuan dasar pengelolaan keuangan dan l Pemahaman atas aspek ini adalah sangat penting pembiayaan l Seringkali produksi terganggu karena pengelolaan dalam perkembangan usaha anda.

  keuangan yang tidak baik seperti kekurangan dana untuk pembelian bahan baku, alat-­‐alat _l produksi dan lainnya.

  Pengetahuan dasar atas cash flow atau arus kas yang seperti darah dalam tubuh manusia, biaya pendanaan, pembiayaan modal kerja dan

9. Pemasaran, pelayanan dan product brand

  

_{l Pemasaran merupakan ujung tombak keberhasilan penjualan}

  

_{l Sebaik apapun produk atau jasa tanpa pemasaran yang baik}

produk atau jasa. maka akan sangat sukar untuk meningkat penjualan dan

_{l Di lain pihak tanpa pelayanan yang baik kepada pelanggan maka}

keuntungan usaha. akan sangat sukar suatu usaha untuk memperoleh pelanggan

_{l Dengan pelanggan yang loyal maka pekerjaan pemasaran akan}

yang loyal yang merupakan kunci perkembangan usaha. lebih mudah karena pelayanan yang baik akan menciptakan product brand yang baik kepada calon pelanggan baru.

  FUNGSI  FUNGSI  MANAJEMEN Manajemen  dapat  berarti  pencapaian  

tujuan  melalui  fungsi  tertentu,  tetapi  dalam  

hal  ini  belum  ada  persamaan  pendapat   tentang  fungsi-­fungsi  tersebut.

  Berikut  digambarkan  fungsi  manajemen   menurut  para  ahli:

  1.   Henri  Fayol 3.  Luther  Gullik _{a.  Planning a.  Planning}

  b.  Organizing ^{b.  Organizing} _{c.    Comanding c.  Staffing}

  d.  Coordinating ^{d.  Directing} _{e.  Controling e.  Coordinating} 2.  George  R.  Terry ^{f.  Reporting} _{a.  Planning g.  Controling}

  b.  Organizing ^{4.  Koontz  &  O’doonel} _{c.  Actuating a.  Planning}

  d.  Controling ^{b.  Organizing} Sedangkan menurut T  Hani  Handoko fungsi _1. Manajemen yang  paling  penting adalah : Perencanaan (Planning) Yaitu pemilihan dan penentuan tujuan organisasi,   dan penyusunan strategi,  kebijakan,  program  dan _2. lain-­lain.

  Pengorganisasian (Organizing) Penentuan sumber daya &  kegiatan yang   dibutuhkan,  menyusun organisasi atau kelompok Penyusunan Personalia

Seleksi,  latihan,  pengembangan,   dan orientasi

karyawan.

  Pengarahan (leading) Motivasi,  komunikasi kepemimpinan untuk

mengarahkan karyawan mengerjakan sesuatu

yang  ditugaskan kepadanya.

  Pengawasan (Controling)

  BALANCE  SCORECARD 1.  What  we  want  to  be? Visi dan Misi

2.  What  we  have  to  do? Kebijakan/Program/Kegiatan

3.  Where  are  we  now? ALS  (analisis lingk.  strategik)  

4.  Where  should  we  go? Tujuan &  Sasaran 5.  How  do  we  get  there? Strategi:  Renstra,  Renja,   Penganggaran

  BSC  OVERVIEW

Kata  “Balanced”  (berimbang)  berarti adanya keseimbangan

diantara 4  perspektif dalam BSC  yang  mencakup:

  1. Perspektif Keuangan (Financial)

  2. Perspektif Pelanggan (Customer)

  3. Perspektif Proses  Bisnis Internal  (Internal  Bisiness Process)

  

4. Pembelajaran dan Pertumbuhan (Learning  and  Growth)  

  ● “SCORECARD”  adalah: Kartu yang  digunakan untuk mencatat skor performance   organisasi dan juga untuk merencanakan skor yang  hendak diwujudkan di  masa  depan

• _-­ ● BSC  : Konsep manajemen yang  membantu menerjemahkan _-­

  “strategi” ke dalam “tindakan” Dikembangkan di  awal 1990-­an   oleh Robert  Kaplan   dan

David  Norton,   sebagai upaya untuk memantau pencapaian

_-­ tujuan organisasi,   tidak hanya dari perspektif

(a)  finansial,   melainkan dari (b)  perspektif pelanggan,   (  c)  

  BSC   adalah sebagai alat manajemen, suatu sistem pengukuran dan juga sistem

manajemen kinerja, yang mampu membantu

berbagai organisasi untuk merencanakan, memfokus, dan mengelola strateginya BSC   adalah suatu sistem manajemen strategik yang berbasis pengukuran (measurement), menetapkan aktivitas- aktivitas dalam suatu strategi, dan

BSC DAN PENGUKURAN KINERJA

  Pengukuran kinerja merupakan salah satu faktor penting dalam perusahaan / organisasi. Selain digunakan untuk menilai keberhasilan organisasi, juga digunakan untuk menentukan “sistem imbalan” BSC tidak hanya sekedar alat pengukur kinerja, tetapi merupakan suatu bentuk transformasi stratejik kepada seluruh tingkatan dlm organisasi

Pengukuran kinerja yang komprehensif tidak hanya

  

MANFAAT BSC dalam

PENGUKURAN KINERJA ₋

Penilaian Kinerja dapat dimanfaatkan oleh manajemen untuk:

Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien ₋ dengan cara memotivasi karyawan

Membantu pengambilan keputusan dalam hal promosi,

₋ pemberhentian, mutasi dll.

  

Mengidentifikasi pengembangan dan kebutuhan diklat

₋ karyawan Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bgmn atasan menilai kinerja mereka

4 PERSPEKTIF pada BSC

  BSC melakukan pendekatan yg lebih komprehensif melalui 4 perspektif yaitu:

  1. Perspektif Finansial / Keuangan:

Perspektif keuangan menjadi perhatian dalam BSC karena

ukuran keuangan mrupakan konsekuensi ekonomi yang

terjadi akibat keputusan dan kebijakan. Tujuan pencapaian

kinerja keuangan yang baik merupakan fokus dari tujuan2 yang ada dalam tiga perspektif lainnya (Customer, Int.Bis.Process, Learning & Growth) Sasaran2 perspektif keuangan dibedakan pada masing2

2. Perspektif Pelanggan (Customer) :

• Kelompok Inti : pangsa pasar, tingkat perolehan para

  pelanggan baru, kemampuan mempertahankan para pelanggan

  lama, tingkat kepuasan pelanggan, dan tingkat profitabilitas pelanggan

• - Kelompok penunjang : atribut atribut produk ( fungsi,harga

  dan mutu), hubungan dengan pelanggan, dan citra serta reputasi perusahaan/organisasi beserta produk-produknya.

  3. Perspektif Proses Bisnis Internal : Proses bisnis internal mempunyai nilai-nilai yang diinginkan konsumen dan dapat memberikan pengembalian yang

  4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan (Learning and Growth): Mengembangkan pengukuran dan tujuan untuk mendorong organisasi agar berjalan dan tumbuh dengan tujuan menyediakan infrastruktur untuk mendukung pencapaian ketiga perspektif lainnya, dengan memperhatikan faktor:

• Kepuasan karyawan : Keterlibatan dalam pengambilan keputusan, pengakuan, akses untuk memperoleh informasi, dorongan untuk melakukan kreativitas dan inisiatif serta dukungan dari atasan
• Kemampuan sistem informasi : informasi yang dibutuhkan

  _1. Setiap Perspektif memiliki4 komponen penting : _2. Tujuan (Objectives) Ukuran / Indikator _3.

  (Measures) _4. Target Inisiatif / Langkah/Upaya (Initiatives) _{Perspective Measures Target Initiatives} Objectives Keempat komponen utama ini diterjemahkan dan diarahkan oleh Proses BSC dgn Visi dan Strategi

Financial   Perspective

_{(  O,  M,  T,   I  )}

  Customer   Perspective _{(O,  M,   T,  I)} ^{Learning   and   Growth} _{Perspective (  O,  M,  T,   I  )}

^Vision

_And

_Strategy

SIX SIGMA

  Six  Sigma  adalah "suatu sistem yang   komprehensif dan fleksibel untuk mencapai,  

mempertahankan dan memaksimalkan

kesuksesan bisnis.  

  Six  Sigma  adalah unik didorong oleh pemahaman dekat kebutuhan pelanggan,   penggunaan disiplin fakta,  data,  dan analisis statistik,  dan perhatian rajin untuk mengelola,  

  Informasi  Dasar  Six  Sigma l

  

Target  kesempurnaan adalah mencapati

tidak lebih dari 3.4  kegagalan /  sejuta peluang l

  

Prinsip Six  Sigma  dapat diterpakan pada

berbagai proses  bisnis l

  Proyek yang  menggunakan Six  Sigma   sebagai alat kendali kualitasnya biasanya

  DMAIC l

  Define:    Mendefinisikan masalah/peluang,  proses  dan _l kebutuhan pelanggan Measure:  Mendefinisikan pengukuran,  mengumpulkannya,   _l mengaturnya dan menampilkan data Analyze:  Membedah masalah untuk mendapatkan peluang peningkatan kualitas (  biasanya menggunakan _l fishbone/Ishikawa  diagram)

  Improve:    Mensintesis solusi dan ide  untuk menyelesaikan masalah (yg berkaitan dengan kualitas)

  Keunikan  Six  Sigma l

  Hal  ini membutuhkan komitmen organisasi yang   _l luas

Six  Sigma  organisasi memiliki kemampuan dan

kemauan untuk mengadopsi tujuan belawanan,  

seperti mengurangi kesalahan dan _l menyelesaikan sesuatu lebih cepat Ini adalah filosofi operasi yang  berfokus pada pelanggan dan berusaha untuk mengusir limbah

  Six  Sigma  pada  Perusahaan l

  Motorola,  Inc.  memelopori  penerapan  Six  Sigma   di  tahun  1980  dan  menghemat  sekitar  $   _l 14000000000   Allied  Signal/Honeywell  menyimpan  lebih  dari  $   600  juta  setahun  dengan  mengurangi  biaya   cacat  ulang  dan  meningkatkan  proses  desain   _l mesin  pesawat  udara   General  Electric  uses  Six  Sigma  untuk  fokus  

  Six  Sigma  &  Manajemen  Proyek l

  Joseph  M.  Juran  stated  that  “all  improvement  takes  place   _l project  by  project,  and  in  no  other  way”

  Sangat  penting  melakukan  pemilihan  proyek  dengan   hati-­hati  dan  menerapkan  kualitas  yang  lebih  tinggi,   _l dimana  hal  itu  menjadi  sangat  bermakna Proyek  Six  Sigma    harus  berfokus  pada  masalah  kualitas   proyek  atau  “gap”  antara  keadaan  sekarang  dan   _l keadaan  yang  diinginkan  

  Setelah  memilih  proyek  Six  Sigma,  konsep  manajemen,  

  Six  Sigma  dan    Statistik l

  

Sigma  berarti standard  deviation  (dalam

metoda ini) l

  Standard  deviation  menyatakan seberapa besar variasi yang  ada dalam sebuah distribusi data l

  Standard  deviation  adalah faktor utama dalam menentukan jumlah unit  kegagalan