SI Registrasi UIBA panduan BAK

  Software User Manual

SI REGISTRASI

  PANDUAN BAGI Biro Administrasi Akademik Universitas IBA Palembang

  

DAFTAR ISI

  DAFTAR ISI ............................................................................................................................... 2

  A. Cetak Berkas ....................................................................................................................... 3

  B. Input Data Mahasiswa Baru................................................................................................. 4

  C. Laporan Registrasi............................................................................................................... 5

  D. Loket Mahasiswa ................................................................................................................. 6

  E. Pembuatan NIM ................................................................................................................. 11

  F. Pengaturan Periode ........................................................................................................... 13 F.1 Aktivasi Periode ........................................................................................................... 13 F.2 Tambah Periode .......................................................................................................... 14 F.3 Ubah Periode ............................................................................................................... 14

  G. Pindah Prodi ...................................................................................................................... 16

  H. Verifikasi ............................................................................................................................ 17

  I. Pengunduran Diri ............................................................................................................... 19

A. Cetak Berkas

  1. Pada menu utama pilih Menu Pendidikan Æ Cetak Berkas

  Output

  9 NIM mahasiswa untuk dicari datanya

  Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah :

  Input

  3. Kemudian akan tampil halaman Detil Mahasiswa seperti tamnpak pada gambar di bawah. Tekan tombol Cetak Biodata untuk mencetak Biodata, tombol Cetak Pernyataan untuk mencetak Pernyataan dan tombol Cetak Tanda Terima untuk mencetak Tanda Terima

  2. Selanjutnya aakn tampil halaman Cetak Biodata & Pernyataan seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, masukkan NIM untuk mencari data mahasiswa yang akan dicetak berkasnya. Kemudian tekan tombol Cari

  Gambaran Proses

  Proses yang dilakukan oleh user BAK untuk mencetak berkas mahasiswa, diantaranya cetak biodata mahasiswa, surat pernyataan dan tanda terima mahasiswa

  Langkah-langkah

  Mahasiswa sudah melengkapi data

  Mahiasiswa sudah memiliki NIM ™

  Mahasiswa sudah melakukan pembayaran ™

  Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : ™

  Ketentuan Proses

  Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

B. Input Data Mahasiswa Baru

  1. Pada menu utama pilih Menu Pendidikan Æ Input Data Mahasiswa Baru

  9 Data calon mahasiswa masuk dan bisa dipanggil no test nya di menu pembayaran

  Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah :

  Output

  9 Jalur masuk mahasiswa yang didefinisikan

  9 Gelombang untuk data mahasiswa baru yang akan didefinisikan

  9 File calon mahasiwa sesuai dengan spesifikasi struktur tertentu ( sesuai kebutuhan aplikasi )

  Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah :

  Input

  3. Kemudian tekan tombol Upload untuk mengupload file data mahasiswa baru

  2. Selanjutnya akan tampil halaman Input Data Mahasiswa Baru seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, tentukan:

  Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

  Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah :

  Langkah-langkah

  Jalur untuk mahasiswa yang akan didefinisikan sudah ada

  Gelombang calon mahasiswa yang akan dimasukkan sudah terdefinisi ™

  Struktur filenya sesuai dengan spesifikasi aplikasi ™

  Data file yang akan diimportkan dalam format excel (.xls) ™

  Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : ™

  Ketentuan Proses

  Proses yang dilakukan user BAA untuk mendefinisikan data mahasiswa yang dipanggil untuk registrasi

  Gambaran Proses

  9 Hasil cetakan sesuai dengan pilihan yang dilakukan, biodata, pernyataan atau tanda terima

• Gelombang - Jalur Mahasiswa - Direktori Tempat Penyimpanan File dalam format Excel (.xls)

C. Laporan Registrasi

  3. Kemudian tekan tombol Generate Laporan untuk pembuatan laporan. Untuk membuat laporan dalam format Excel (.xls) , tekan tombol Export to Excel

  9 Tanggal

  9 Jalur

  9 Jenjang

  9 Periode

  Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah :

  Input

  2. Selanjutnya akan tampil halaman Laporan Registrasi seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, tentukan :

  Gambaran Proses

  1. Pada menu utama pilih Menu Laporan Æ Laporan Rekap Registrasi

  Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

  Langkah-langkah

  Data-data registrasi sudah masuk pada database

  Adapun items data yang dijadikan input adalah sebagai berikut : ™

  Ketentuan Proses

  Proses pembuatan rekap mahasiswa yang telah melakukan registrasi

• Periode - Jenjang - Jalur - Tanggal

  Output

  Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah :

  9 Laporan dalam format htm atau format Excel

D. Loket Mahasiswa

  Gambaran Proses

  Proses yang dilakukan user BAA untuk memasukkan biodata mahasiswa sebagai alternatif entri mandiri oleh mahasiswa belum bisa dilakukan

  Ketentuan Proses

  Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : ™

  Mahasiswa yang akan dimasukkan biodatanya sudah memiliki NIM

  Langkah-langkah

  Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

  1. Pada menu utama pilih Menu Pendidikan Æ Loket Mahasiswa

  2. Selanjutnya akan tampil halaman Loket Mahasiswa seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, masukkan NIM yang akan dicari datanya. Kemudian tekan tombol Cari.

  3. Selanjutnya akan tampil halaman Informasi Calon Mahasiswa seperti tampak pada gambar di bawah. Untuk mengubah Nama Mahasiswa, tekan tombol Ubah Nama.

  Sedangkan untuk menampilkan Informasi lain terkait data mahasiswa, tekan tombol Halaman Konfirmasi.

  4. Kemudian akan tampil halaman Informasi Calon Mahasiswa seperti tampak pada gambar di bawah. Untuk mengubah data , tekan tombol Ubah .............. sesuai dengan data yang akan diubah. Selanjutnya tekan tombol Setuju, apabila data-data yang Anda ubah telah benar .

  5. Apabila Anda telah berhasil, maka akan tampil halaman Konfirmasi Pembaharuan Data seperti tampak pada gambar di bawah.

  Input

  Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah :

  9 NIM mahasiswa

  9 Biodata mahasiswa

  Output

  Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah :

  9 Data mahasiswa lengkap dan masuk pada list biodata serta siap untuk dicetak atau diproses lebih lanjut

E. Pembuatan NIM

  Gambaran Proses

  Proses yang dilakukan oleh user BAA untuk membuatkan NIM mahasiswa baru dalam proses registrasi

  Ketentuan Proses

  Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : ™

  Calon mahasiswa sudah menyelesaikan masalah pembayaran ™

  No test terdaftar

  Langkah-langkah

  Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

  1. Pada menu utama pilih Menu Pendidikan Æ Pembuatan NIM

  2. Selanjutnya akan tampil halaman PEMBUTAN NIM seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, masukkan Kriteria Pencarian Data Mahasiswa. Ada 2 pilihan kriteria pencarian, yakni : Nomor Test atau Nama. Kemudian tekan tombol Cari.

  3. Apabila data yang dicari diketemukan, maka akan ditampilkans eperti tampak pada gambar di bawah. Tekan tombol Buat NIM untuk membuat NIM, dan tombol Cetak untuk sekaligus membuat Password untuk Entri Data Mahasiswa.

  4. Hasil Pencetakan seperti tampak pada gambar di bawah.

  Input

  Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah :

  9 No test masuk calon mahasiswa

  9 Nama calon mahasiswa

  O utput

  Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah :

  9 NIM mahasiswa terbentuk

  9 Password untuk entri mandiri terbentuk ( dengan mencetak berkas NIM)

F. Pengaturan Periode

  Gambaran Proses

  Proses yang dilakukan oleh user BAA untuk mensetup periode perkuliahan yang akan dijalankan

  Ketentuan Proses

  Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : ™

  Data referensi untuk pendefinisian periode sudah siap untuk dimasukkan

  F.1 Aktivasi Periode Gambaran Proses

  Proses yang dilakukan untuk mengaktifkan periode registrasi

  Ketentuan Proses

  Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi adalah : ™

  Periode sudah didefinisikan

  Langkah-langkah

  Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

  1. Pada menu utama, pilih Menu Pengaturan Æ Periode

  2. Selanjutnya akan tampil halaman Periode seperti tampak pada gambar di bawah

  3. Kemudian tekan tombol Non Aktif untuk mengaktifkan periode yang terdapat pada kolom Status

  F.2 Tambah Periode Gambaran Proses

  Proses yang dilakukan untuk menambah periode registrasi

  Ketentuan Proses

  Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi adalah : ™

  Aturan resmi penerbitan periode registrasi

  Langkah-langkah

  Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

  1. Pada menu utama, pilih Menu Pengaturan Æ Periode

  2. Selanjutnya akan tampil halaman Periode seperti tampak pada gambar di bawah

  3. Untuk menambahkan Periode, tentukan terlebih dahulu :

• masukkan item nama untuk periode yang akan didefinisikan
• masukkan tahun periode
• masukkan periode baru yang didefinisikan
• masukkan range tanggal awal periode dan akhir periode 4. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan data periode baru.

  F.3 Ubah Periode Gambaran Proses

  Proses yang dilakukan untuk mengubah periode pelaksanaan registrasi

  Ketentuan Proses

  Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi adalah : ™

  Periode yang akan diubah sudah ada

  Langkah-langkah

  Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

  1. Pada menu utama, pilih Menu Pendidikan Æ Periode

  2. Selanjutnya akan tampil halaman Periode seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman tersebut, tekan tombol Ubah yang terdapat pada kolom Action

  3. Kemudian akan tampil halaman Edit Periode seperti tamapk pada gambar di bawah.

  Pada halaman ini, edit data-data sesuai dengan kebutuhan.

  4. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data periode

  Input

  Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah :

  9 Nama periode

  9 Tahun ajaran

  9 Awal periode bayar

  9 Akhir periode bayar

  9 Aktivasi periode

  Output

  Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah :

  9 Dattar periode bertambah sesuai dengan data baru yang dimasukkan

  9 Data periode aktif sesuai dengan kebutuhan sistem, periode mana yang akan diaktifkan

  9 Mahasiswa sudah pindah sesuai dengan fakultas dan program studi yang dipilih

  3. Kemudian akan tampil halaman Detil Mahasiswa seperti tampak pada gambar di bawah.

  Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah :

  Output

  9 Program studi tujuan pindah

  9 Fakultas tujuan pindah

  9 NIM mahasiswa yang akan pindah program studi

  Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah :

  Input

  Pada halaman ini, tentukan tempat target pemindahan, yakni :

  2. Selanjutnya akan tampil halaman Pindah ProgramStudi seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman tersebut, NIM dari Mahasiswa yang akan diproses pemindahan Prodi-nya. Kemudian tekan tombol Cari.

  G.Pindah Prodi Gambaran Proses

  1. Pada menu utama, pilih Menu Pendidikan Æ Pindah Prodi

  Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

  Langkah-langkah

  Mahasiswa sudah memiliki NIM

  Mahasiswa sudah menyelesaikan pembayaran ™

  Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : ™

  Ketentuan Proses

  Proses yang dilakukan user BAA untuk melakukan pindah program studi mahasiswa

• Fakultas - Program Studi

H. Verifikasi

  Gambaran Proses

  Proses yang dilakukan oleh user BAA untuk memverifikasi calon mahasiswa yang dinyatakan sebagai mahasiswa

  Ketentuan Proses

  Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : ™

  Calon mahasiswa sudah menyelesaikan pembayaran ™

  Calon mahasiswa sudah mendapatkan NIM ™

  Calon mahasiswa sudah memasukkan biodatanya ™ Calon mahasiswa sudah melengkapi persyaratan lainnya terkait administrasi

  Langkah-langkah Langkah-langkah yang harus dijalani adalah sebagai berikut :

  1. Pada menu utama, pilih Menu Pendidikan Æ Verifikasi

  2. Selanjutnya akan tampil halaman Verifikasi seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman tersebut, tentukan NIM dari Mahasiswa yang akan diproses verifikasi-nya.

  Kemudian tekan tombol Cari.

  3. Apabila data mahasiswa telah diketemukan, maka akan tampil halaman Detail Mahasiswa seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman ini, tekan tombol Verifikasi.

  Input

  Adapun yang menjadi input pada proses ini adalah :

  9 NIM calon mahasiswa

  Output

  Adapun yang menjadi output pada proses ini adalah :

  9 Calon mahasiswa resmi menjadi mahasiswa dengan masuknya biodata calon mahasiswa ke list data mahasiswa

  9 Data dikirimkan ke sistem akademik

I. Pengunduran Diri

  Gambaran Proses Proses yang dilakukan oleh user BAA untuk memproses pengunduran diri mahasiswa. Ketentuan Proses

  Adapun beberapa ketentuan proses yang harus dipenuhi : ™

  Calon mahasiswa terdaftar

  Langkah-langkah Langkah-langkah yang harus dijalani adalah sebagai berikut :

  1. Pada menu utama, pilih Menu Pendidikan Æ Pengunduran Diri

  2. Kemudian akan tampil halaman Pengunduran Diri seperti tampak pada gambar di bawah. Pada halaman tersebut, tentukan Nomor Test calon mahasiswa. Kemudian tekan tombol Cari.

  3. Selanjutnya akan tampil Form Detail Mahasiswa beserta data jumlah biaya yang telah disetorkan calon mahasiswa yang bersangkutan kepada pihak Universitas. Pada kolom Jumlah Yang Dikembalikan, isikan jumlah uang yang akan dikembalikan kepada mahasiswa, sesuai dengan kebutuhan dan aturan yang berlaku. Tekan tombol Cetak Kuitansi untuk mencetak Kuitansi.

  _{JENIS BIAYA}

JUMLAH YANG TELAH DIBAYARKAN JUMLAH YANG OIKEMBALIKAN

Registrasi Rp. 25.000,00 l o

  AdministrasiMhs Baru Rp. 265.000,00 l o

  Biaya /SKS Rp. 700.000,00 1 700000

  Koperasi Rp. 10.000,00 l wooo

  SPP Tetap Rp. 400.000,00 1 400000

  Voucher warnet Rp. 50.000,00 l o

  UPP Rp. 375.000,00 l o

  I KTM ATM Rp. 35.000,00 l o

  Kuliah Intensif LIA Rp. 400.000,00 l o

  Keterangan : Cetak Kuitansi

  I