LAPORAN WORKSHOP and SEMINAR PEMBERDAYAA

LAPORAN
WORKSHOP & SEMINAR
PEMBERDAYAAN LOCAL CONTENT
DALAM MEMBANGUN DIGITAL LIBRARY
& REPOSITORY PERGURUAN TINGGI
BANGKALAN, 24 – 25 NOVEMBER 2013

Oleh :
SURYA DANNIE, A.Ma.

PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MERDEKA MALANG

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah kehadirat Allah S.W.T, karena dengan limpahan rahmat serta
hidayahnya , penulis dapat menyelesaikan laporan Workshop & Seminar Pemberdayaan
Local Content dalam Membangun Digital Library & Repository Perguruan Tinggi bertempat

di Universitas Trunojoyo Bangkalan, Madura.
Laporan ini disusun sebagai hasil dari mengikuti workshop & seminar yang

diselenggarakan pada hari minggu dan senin tanggal 24 - 25 November 2013, dan peserta
yang mengikuti workshop & seminar adalah Kepala dan Staf Perpustakaan baik anggota
maupun non anggota FPPTI se Jawa Timur.
Harapan ke depan dari hasil workshop & seminar adalah bahwa local content atau
karya-karya ilmiah yang dihasilkan dari perguruan tinggi sendiri dapat dinikmati oleh sivitas
akademika baik dari lingkungan perguruan tinggi itu sendiri atau diluar lingkungan perguruan
tinggi dan dapat menginspirasi bagi banyak pihak dilingkungan perguruan tinggi khususnya
untuk mencipta dan mengunggah karya ilmiahnya tersebut, sehingga perpustakaan
diharapkan memiliki banyak koleksi local content yang berkualitas dengan membangun
institusional repository sendiri.

DAFTAR ISI

Hal
1. KATA PENGANTAR ……………………………………………………………

i

2. DAFTAR ISI

……………………………………………………………

ii

3. BAB I : Pendahuluan

……………………………………………………………

1

4. BAB II : Pembahasan

……………………………………………………………

2

5. BAB III : Penutup

……………………………………………………………

10

6. Lampiran-lampiran

BAB I
Pendahuluan
1. Jadwal Workshop & Seminar
Workshop & Seminar yang mengambil tema Pemberdayaan Local Content dalam
Membangun Digital Library & Repository Perguruan Tinggi yang berlokasi di
Universitas Trunojoyo Bangkalan, Madura pada Hari Minggu & Senin Tanggal 24 25 November 2013. Workshop & Seminar ini terselenggara atas kerjasama
Perpustakaan Universitas Trunojoyo dengan FPPTI Jawa Timur
2. Agenda
Agenda Workshop & Seminar berlangsung selama 2 hari terdiri atas :
Hari

Acara
Pentingnya membangun repository dan
bagaimana menggunakannya dengan

I

memanfaatkan aplikasi-aplikasi
(software) yang sudah biasa digunakan
oleh perpustakaan

II

Peran Pustakawan dan perpustakaan
dalam penguatan Repository Institusi

Jadwal susunan acara terlampir

Pembicara
Munawaroh, M.Si.
Vincentius Widya Iswara,
S.Sos.
Amirul Ulum, S.Sos.
Luki Wijayanti, M.Lib.

BAB II

Pembahasan
Hasil Workshop & Seminar
Pembicara workshop dan seminar kali ini adalah ketua FPPTI dan pengurus FPPTI Jawa
Timur dan ketua pengurus FPPTI Pusat.
1. Munawaroh, M.Si ( STIE Perbanas), Ketua FPPTI Jatim.
a. Latar belakang
-

Perkembangan teknologi informasi yang merubah peran dan fungsi
perpustakaan dalam hal layanan teknis, layanan pemakai, dan sistem informasi
menjadi lebih efektif dan efisien dengan adanya kemudahan akses,
kelengkapan koleksi, dan kenyamanan bagi pemustaka itu sendiri.

-

Membangun Institusional Repository (IR)untuk memperkaya local content
perguruan tinggi hal penting yang harus dilaksanakan agar kebutuhan akan
informasi bagi pemustaka dapat terpenuhi, tapi untuk mewujudkannya juga
bukanlah hal mudah ada tiga hal yang harus diprioritaskan yaitu bentuk
layanan yang ditawarkan dalam hal ini adalah local contentnya, yang

menyangkut kerjasama dengan bagian penelitian, humas, dan pusat informasi;
manajemen dan diseminasi yang harus dikelola dengan baik menyangkut
SDM dan sasaran apa yang ingin dituju dari adanya IR; komitmen dari
organisasi yang harus terus dipegang teguh dan dijalankan dengan sebaikbaiknya, agar tidak terjadi penyimpangan dalam membangun IR.

b. Solusi Umum dalam pengelolaan Institusional Repository (IR):
-

Kebijakan yang sifatnya mengikat dan ada sanksinya

-

Kelanjutan program yang belum sustainable

-

SDM

-

Motivasi membuat dan memulai membangun IR

-

Inisiatif (mencari peluang) yang sistemnya bisa ditunggangi

c. Strategi:
-

Solusi bagi jurusan untuk pengelolaan informasi dan karya jurusan termasuk
digital portofolio dosen/mahasiswa bukan library project

-

Menunggangi sistem administratif formal yang sudah ada (misal: thesis,
deposit policy, link ke open journal systems (OJS), sistem pengarsipan)
a. Self archieving vs. Librarian mediated deposits
b. Thematic digital collections development

c. Proaktif & rajin „belanja‟ konten ke jurusan komunikasi

d. Pengembangan lebih lanjut diluar konten digital.
2. Vincentius Widya Iswara S.Sos ( Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya),
Wakil Ketua FPPTI Jatim.
a. Latar belakang
-

Pemanfaatan software SliMS 5 sebagai software yang sudah dikenal banyak
kalangan pustakawan dapat digunakan sebagai IR (Institusional Repository)
software tersebut sudah didukung dengan fasilitas OAI (Open Archieve
Initiative ) dimana institusi yang berkepentingan seperti portal Garuda-DIKTI
dapat mengambil data (harvest) dari database secara otomatis (tanpa harus
mengunggah secara manual pada portal garuda) serta memungkinkan
pertukaran data dengan perpustakaan yang lain.

b. Software pendukung
-

XAMPP

-

SliMS 5 Update

-

Notepad + +

-

Browser (Opera , Mozilla , Chrome, dll)

c. Prosedur dalam menjalankan aplikasi SliMS 5
-

Menginstal program XAMPP ; membuat database melalui phpMyAdmin;
menginstal SliMS 5 Update; mengisi data pada menu bibliografi sesuai
dengan kebutuhan.

-

Agar data dapat di harvest oleh institusi yang berkepentingan, dalam hal ini
adalah pihak portal Garuda, sesuai dengan Surat Edaran DIKTI mengenai
kebijakan unggah karya ilmiah, maka SliMS 5 telah dilengkapi fitur OAI
untuk mendukung pengambilan dan pertukaran data.

3. Amirul Ulum S.Sos (Universitas Surabaya), Sekretaris FPPTI Jatim.
a. Latar belakang
-

Surat edaran DIRJEN DIKTI 2050/E/2011 perihal Kebijakan Unggah Karya
Ilmiah dan Jurnal, kekayaan intelektual yang dimiliki oleh perguruan tinggi
maka perlunya membangun Repository Institusi yang bisa diakses oleh portal
Garuda melalui sistem OAI sehingga memungkinkan portal Garuda untuk
mengambil dan melakukan pertukaran data dengan institusi lain.

b. Implementasi
-

Non teknis: studi kelayakan; aspek legal institusi; dokumentasi; ketersediaan
local content; sosialisasi internal dan eksternal; kesinambungan.

-

Teknis:
Hardware;
software;
domain;
jaringan;
konfigurasi/modifikasi; pemeliharaan/kesinambungan.

-

Adanya kebijakan/aturan tertulis dari pimpinan perguruan tinggi sebagai dasar
pelaksanaan untuk membangun repository institusi.

-

Pembuatan sistem informasi karya ilmiah dengan software EPRINTS

instalasi;

c. Instalasi & Konfigurasi
-

Branding: modifikasi halaman awal identitas institusi, berupa nama sistem
repository, menambahkan menu atau link ke URL institusi dan informasi yang

penting untuk memudahkan pengguna.
-

Organization hierarchy: berfungsi untuk membuat struktur subject yang

mewakili nama jurusan/program studi, fakultas, sub sistem yang terdapat di
institusi.
-

Deposit type : untuk menambahkan tipe dokumen atau bahan pustaka, misal

skripsi, tesis, dan lain-lain
-

Setting email smtp: untuk memudahkan pengguna melakukan request copy
apabila terdapat dokumen yang tidak diijinkan untuk akses secara fulltext.

-

Policy tools: pernyataan kebijakan sistem repository dalam menyimpan dan

mendistribusikan metadata dan dokumen yang tersedia dalam sistem
repository.
-

Single sign on : sistem login Eprints digabungkan dengan sistem login yang

telah ada di institusi dengan menggunakan LDAP. Administrator juga dapat
mempertimbangkan untuk menghapus menu create user .
-

Registrasi sistem repository: portal GARUDA, ROAR via OAI-PMH

4. Dra. Luki Wijayanti, SIP., M.Si. (Universitas Indonesia), Ketua FPPTI Pusat
a. Latar belakang
-

Letak sumber informasi dan lokasi pengelola yang tersebar membuat
informasi yang sudah dikelola oleh berbagai pihak di perguruan tinggi (PT)
tidak dapat dimanfaatkan secara optimal.

-

Belum ada kesepakatan dalam pengelolaan informasi di PT, terutama
informasi dalam format digital yang berakibat sulitnya ( bottlenecking )
aksesabilitas informasi.

b. Tujuan umum
-

Membangun technical interoperability: penggunaan standar komunikasi,
pemindaian, penyimpanan, dan penyajian data digital.

-

Mewujudkan semantic interoperability: standar penggunaan istilah dalam
pengindeksan dan temu kembali.

-

Menciptakan political/human interoperability: keputusan untuk berbagi
bersama dan bekerja sama.

-

Menyusun legal interoperatibility: peraturan dan keputusan tentang akses ke
koleksi digital, termasuk soal hak intelektual

-

Mengupayakan international interoperability: standar yang memungkinkan
kerjasama internasional.

c. Tujuan khusus
-

Pengelolaan informasi yang dihasilkan di PT secara elektronik

-

Penyediaan akses terhadap informasi tersebut di atas melalui sebuah Portal

-

Pembangunan Jejaring Resource Sharing untuk meningkatkan visibilitas
kekayaan local content di PT di skala global

-

Koalisi pustakawan sebagai pengelola informasi harus diperluas dengan
koalisi pustakawan dengan komunitas di lingkungannya, seperti pustakawanpeneliti, pustakawan-mahasiswa, pustakawan-dosen, pustakawan-alumni.

-

Menyusun kesepakatan/peraturan/kebijakan tentang hak akses, keamanan data,
hak milik intelektual, hak cipta, dan plagiarisme

d. Sasaran
-

Meningkatkan mutu karya yang dihasilkan oleh PT

-

Memperlihatkan kontribusi PT dalam pengembangan ilmu

-

Meningkatkan exposure karya PT

-

Meningkatkan sitasi karya akademisi dan peneliti di PT

-

Meningkatkan rangking PT

-

Meningkatkan daya saing PT

d. Manfaat
-

Memperluas akses terhadap PT serta karyanya

-

mendorong lahirnya karya yang makin bermutu

-

menghindarkan duplikasi penelitian,

-

memperlihatkan perkembangan ilmu di PT,

-

memperlihatkan kepakaran serta karyanya

-

Memberikan inspirasi dan motivasi untuk berkarya

-

Portal RI-PT sebagai sarana promosi

-

Meningkatkan Sitasi

-

Autoindexed at google scholar

d. Isi RI
-

Karya akademisi dan peneliti

-

Tugas akhir mahasiswa (skripsi, tesis, disertasi)

-

Artikel jurnal

-

Prosiding

-

Bahan ajar

-

Paten

-

Makalah

-

Pidato pengukuhan

-

Laporan penelitian

-

Karya Umum:

-

Fiksi : novel, puisi, cerpen, dll

-

Film dan lukisan

-

Desain

-

dll

d. kebijakan akses
-

Jenis karya yang dapat diakses: artikel. Skripsi, tesis, disertasi, prosiding,
laporan penelitian, dll

-

Bagian yang dapat diakses: lengkap: data bibliografi, abstrak, fultext (jika ada)
atau

-

Cara akses (tanpa password dan username)

-

Dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet

e. Format metadata
-

Title

= Judul

-

Creator

= Pengarang/penulis

-

Subject

= Subjek dan kata kunci

-

Description

= Abstrak

-

Publisher

= Nama Lembaga Kontributor

-

Contributor

= [Pembimbing, promotor, ilustrator, dll.]

-

Date

= Tahun penciptaan/penerbitan

-

Type (Material)

= [Artikel, skripsi, tesis, disertasi, laporan
penelitian, pidato pengukuhan, paten, SNI, makalah,
dan prosiding]

-

Identifier

= Permalink [URL menuju konten di
lembaga kontributor]

-

Right

= [Contoh: CCL, MIT, Open Document, dll]

f. Pengelola
-

Penanggung jawab

: Pimpinan PT yang membawahi akademik dan
penelitian

-

Pelaksana

: Perpustakaan

-

Mitra/kontributor

: Lembaga Penelitian, Unit Arsip, Humas, Unit Sistem
Informasi

g. Masalah yang biasa muncul
-

kesediaan berkorban untuk kepentingan bersama

-

Saling percaya

-

Arogansi individu dan/atau unit kerja

-

Kesadaran hukum yang rendah

-

Kurangnya pemahaman terhadap norma dan etika berinformasi

-

Dilema antara keinginan membuka informasi dan ketakutan “dimanfaatkan”
oleh pihak-pihak yang mengambil keuntungan

h. Proposed solution

-

Pertemuan intensif dengan para calon mitra/kontributor untuk menyamakan
persepsi, membangun kepercayaan dan mengeliminasi arogansi

-

Memberikan laporan pada mitra/kontributor

-

Melibatkan pakar dan nara sumber

-

Mendorong pembentukan tim intellectual intelligent

-

Sosialisasi intensif

-

Meningkatkan literasi informasi

i. Metode pengembangan
-

Berbasis Proyek
Pengembangan koleksi lokal
berdasarkan tipe koleksi

-

tematik; Pengembangan koleksi lokal

Kegiatan rutin
Lebih terstruktur; berkelanjutan

-

Self archieving dengan „Menunggangi‟ sistem administratif formal yang
sudah ada (misal: theses deposit policy, link ke open journal systems /OJS,
sistem pengarsipan)

-

Librarian-mediated deposits:

metadata lebih „bersih‟; Lebih berkelanjutan ( sustainable ); Visibilitas bagi
peran dan fungsi perpustakaan; pustakawan harus Proaktif dan rajin
„belanja‟ konten ke jurusan/fakultas/departemen/unit lain di PT, namun
biayanya lebih mahal
-

Networking dengan repositori lain (OAI-PMH, Z39.5, Linked Data , dll)

j. Dampak bagi perpustakaan
-

Perpustakaan (disadari atau tidak) memainkan peran silent marketing

-

Perpustakaan sebagai community hub/center

-

Menjadi pintu akases IR yang dapat di-harvest oleh Garuda (Garba Rujukan
Digital)

-

Berkontribusi dalam meningkatkan Webometrics

Dari hasil Workshop & Seminar dapat di laporkan bahwa:
1. Institusional Repository local content itu sangat penting untuk di implementasikan
dan dilestarikan sebagai kekayaan intelektual perguruan tinggi.
2. Program aplikasi dalam membangun Institusional Repository bisa dikembangkan
dengan menggunakan software-software yang sudah memiliki standar penggunaan
software di perpustakaan (open Sources), baik menggunakan Eprint, Slims, digilib,
dan lain-lain.
3. Untuk membangun Institusional Repository, kesepakatan, kerjasama dan komunikasi
dengan pihak-pihak terkait adalah hal yang utama untuk selalu dijaga, karena
menyangkut hak akses, keamanan data, hak milik intelektual, hak cipta, dan
plagiatisme.

BAB III
PENUTUP

Dari hasil Workshop & Seminar dapat penulis simpulkan bahwa:

1. Pentingnya Institusional Repository bagi perguruan tinggi adalah untuk meningkatkan
mutu dan kreativitas civitas akademika dalam menciptakan suatu hasil karya yang
bukan sebatas karya ilmiah tapi juga karya-karya yang lain yang mampu mengangkat
citra baik bagi perpustakaan khususnya dan perguruan tinggi pada umumnya, serta
memudahkan pemustaka dalam mencari informasi.
2. Peran pustakawan juga semakin aktif bukan sekedar seorang yang pandai menyusun
buku dengan nomor panggilnya atau melayani pemustaka di bagian sirkulasi, tapi
pustakawan adalah agen informasi yang dapat mengumpulkan informasi berupa local
content perguruan tinggi dan dipublikasikan kepada pemustaka yang membutuhkan
informasi.
3. Publikasi informasi yang dihasilkan dalam bentuk digital tidak lepas dari peran serta
sistem informasi digital yang digunakan dan sistem tersebut juga harus mendukung
layanan OAI sebagai pintu akses data.
4. Memiliki sumber daya manusia yang berkompeten dalam membangun Institusional
Repository.
5. Dalam membangun institusional repository dibutuhkan database khusus untuk
koleksi local content, dimana koleksi local content ini terpisah dari database otomasi
koleksi buku-buku perpustakaan yang sudah ada dengan begitu portal Garuda sebagai
institusi yang berkepentingan dalam pengambilan dan pertukaran data sesuai Surat
Edaran DIKTI perihal kebijakan unggah karya ilmiah dapat dengan mudah untuk
mengunggahnya.
SARAN
1. Untuk membangun IR (institusional Repository) diperlukan landasan hukum dari
pimpinan universitas/perguruan tinggi.
2. Untuk memperoleh local content yang berkualitas perpustakaan harus menjalin
kerjasama dan komunikasi yang baik dengan pihak-pihak lain yang terkait seperti
lembaga penelitian, humas, pusat informasi. Dan terjadi kesepakatan diantara
keduanya.
3. Untuk membangun IR perlu juga diperhatikan software apa yang hendak digunakan
agar nantinya tidak timbul masalah, untuk itu standar dalam pemanfaatan software
juga perlu ditetapkan misalkan, open sources, mendukung layanan OAI, sehingga
DIKTI lewat portal GARUDAnya bisa mengakses data repositori perguruan tinggi.
4. Memiliki SDM-IT yang bisa diajak bekerjasama dengan baik dan paham betul akan
kebutuhan yang diharapkan dari perpustakaan.

Seminar danWorkshop

“Pemberdayaan Local Content dalam Membangun Digital Library& Repository PerguruanTinggi”

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA, 24‐ ‐25 NOVEMBER 2013

Membangun Repository
(Pengantar)
Sarana Diseminasi Informasi
Munawaroh
munawaroh@perbanas.ac.id

OUTLINE
Latar Belakang
Institusional Repository (IR)
( Kondisi Umum )

Diseminasi Informasi

Perkembangan
Teknologi Informasi

Peran & Fungsi Perpustakaan
 Layanan Teknis
 Layanan Pemakai
 Sistem Informasi

VALUE
SHARING

Pola Pikiran
Sikap / Perilaku

Tuntutan Pemustaka / Users

 Kemudahan Akses
 Kelengkapan
 Kenyamanan

Tangible : fasilitas fisik
Informasi
Intangible: sumber daya yg
dirasa (culture, nilai,
pengalaman,knowledge)
wawasan global,
Capability: sistem layanan,
quality assurance

Institutional repositories:
digital collections that preserve and provide access the
intellectual output of an institution. *
* Raym Crow The case for institutional repositories: a SPARC position paper. 2002. Draft.

A university-based institutional repository is a set of services
that a university offers to the members of its community for the
management and dissemination of digital materials created by
the institution and its community members.
Clifford Lynch. Essential infrastructure for scholarship in the digital age

ARL, no. 226
(February2003): 1-7

Institusional Repository (2)

Set of Services
(Local Content)
Management And
Dissemination

Organization
Commitment

Institusional Repository (3)
Definisi SPARC untuk konten IR: (Crow, 2002)
 Scholarly;

 Produced, Submitted, Or Sponsored By An
Institution’s Faculty (And, Optionally,
Students), Or Other Authorized Agents;
 Non-ephemeral; And
 Licensable In Perpetuity.
 Tugas akhir mahasiswa (skripsi, tesis, disertasi)
 Artikel jurnal
 Prosiding
 Bahan ajar
 Paten
 Makalah

“Pengelolaan Repositori Institusi Digital”
TOPIK
Ke bijakan
repository
termasuk legal

KONDISI SAAT INI
institusi

1.
2.
3.
4.
5.

PERMASALAHAN

Ada kebijakan terkait repository,
Ada kebijakan walaupun terbatas,
Ada kebijakan masalah hak unggah, publikasi,distribusi konten
Pengumpulan penelitian belum secara optimal
Repositori namun belum






Jenis konten

1.
2.
3.
4.
5.

Tugas Akhir (LKP/Skripsi/Thesis/Disertasi)
Laporan Penelitian (Belum semua PT.)
Proceeding (Belum semua PT. )
Artikel terbitan institusi ((Belum semua PT.)
Naskah publikasi,pidato ilmiah,dokumentasi kegiatan

6.
7.
8.
9.
10.

Laporan Abdimas (PengabdianMasyarakat),
Pidato Dies,
Artikel Dosen di Surat Kabar,
Orasi Ilmiah Guru Besar,
Diktat, Modul

SOLUSI
Wajib diterbitkan
tentang pembuatan IR








SK

DIKTI

Belum dilaksanakan, karena
pemilikan (dosen) belum respon
baik, akan terespon dengan baik
apaila
ada
kepentingankepentingan dosen terutama
KUM
Penelitian belum terupload
karena dianggap plagiat
Belum
menyatukan
antara
repository perpus dan PPPM

Teknis Penghimpunan
Bentuk Hard Copy
Kesadaran civitas untuk
menyerahkan ke perpustakaan
kurang
Kesulitan mendapatkan jenis
konten selain karya ilmiah
Beberapa konten belum mau
diserahkan ke perpus

1.
2.
3.

4.

SK Dikti
Komunikasi
antara
perpustakaan dan akademis
Penyerahan ke Perpustakaan
ke dalam soft copy
Pendekatan
ke
pihak
berkompeten
penghasil
konten

“Pengelolaan Repositori Institusi Digital”

TOPIK

KONDISI SAAT INI

Pengembangan konten

1.

1.
2.

Belum banyak PT pengembangan konten
Contoh Pengembangan konten
STIE Perbanas Surabaya sudah mengembangkan konten tentang keuangan dan
perbankan (Data)

Terbatas, karena rendahnya kemampuan menulis
Belum optimal pengumpulan materi muatan lokal








Pengolahan Konten

1.
2.
3.
4.
5.

Dilaksanakan oleh perpustakaan
Mahasiswa unggah sendiri
Fakultas/Jurusan unggah sendiri
Ada format digital
Ada Hard dan Copy

1.

2.
3.

PERMASALAHAN

SOLUSI

Masih focus pada jenis konten, 1.
tetapi sudah terpikirkan dan
mencari – cari
2.
Kemampuan SDM dan sarana
masih terbatas
3.
Pelatihan sudah diadakan

perpustakaan, tapi animo
peserta pelatihan penulisan
karya ilmiah masih kurang
Jemput
bola
dalam
pengumpulan
muatanlokal
melelahkan

4.
5.
6.

7.

Sarana prasarana, keterbatasan 1.
SDM, sumber dana, resistensi, dari
pemilik naskah.
Kemampuan TIK
Butuh SDM, pustakawan, IT 2.
termasuk butuh tim scientific
intelegent
3.

Hasil Akhir Tugas Mahasiswa
(Paper, Makalah)
Masing=masing
institusi
mengembangkan
kekhasan
lembaganya
Pidato Guru Besar / Orasi
Ilmiah Doktor HC
Karya Profesi
Hasil Kerjasama
Belum
adanya
kebijakan/kesepakatan dari unit
terkait di PT tersebut
Perlu
pelatihan
dan
pengembangan sarana

Pro
aktif
ke
pengambil
kebijakan hingga level dekan
dan dosen untuk pengayaan
konten,
adanya inform consent dari
pemilik karya dosen dan dosen
pembimbing
Unggah Mandiri

“Pengelolaan Repositori Institusi Digital”

TOPIK
Pelestarian Content





KONDISI SAAT INI
Belum dilaksanakan, disimpan di storage/server
Back up CD lepas, menyediakan server khusus, ada proses digitalisasi
Back up rutin





Layanan Content Local

1.
2.

Di Onlinekan Via Web/internet (ada yang abstrak saja ada yang full text)
1.
Menyediakan portal sendiri, masukkan konten ke portal garuda, akses secara local 2.
dan online, pembuatan system harversting antar database
3.
4.

5.

Infrastruktur (Program Aplikasi, Jaringan, 1.
dsb)
2.
3.

Aplikasi : Eprints, Dspace, OJS, bikin sendiri, GDL, Senayan Library, Garuda
Jaringan : Ada yang Gabung Universitas (WAN) ada yang sudah support LAN
Server : Ada yang diperpustakaan & ada yang ikut Universitas

1.

2.

PERMASALAHAN
Belum ada formulasi khusus antara
pustakawan dengan Staff TIK untuk
membahas ini
Keterbatasan space fisik maupun
online
Butuh lebih banyak storage, perlu
butuh banyak bandwith

SOLUSI
1.

2.

3.

Bandwidth
1.
Hardware/Server
Security
Ada duplikasi data di portal garuda.
Ada keterbatasan operator pelaksana , 2.
akses lambat,
Hak cipta, paten, masalah sensitive 3.
tentang person dan perusahaan

Kerjasama dengan TIK untuk
sharing
tentang
metode
pelestarian content(digital)
Penambahan kapasitas space
online
dan
kebijakan
penyimpanan karya fisik
Infrastruktur pengamanan lebih
memadai seperti UPS

Kebijakan Nasional/DIKTI untuk
Standarisasi mendukung b/w,
Server dan Securitas
utk
Perpustakaan
Perlu adanya persetujuan dari
penulisannya secara tertulis
Hak Akses

Support dari Universitas Kurang Kebijakan
Nasional/DIKTI
untuk
untuk Bandwidth
Standarisasi mendukung b/w, Server dan
Upgrade Server Lambat karena Securitas utk Perpustakaan
keterbatasan dana

“Pengelolaan Repositori Institusi Digital”

Laporan Diskusi
“Pengelolaan Repositori Institusi Digital”
Solusi Umum
 Kebijakan sifatnya mengikat yang ada sanksinya
 Kelanjutan program belum (sustainable)
 SDM (kita urut urut : pimpinan … dan selanjutnya adalah komunikasi
(Kepala Perpustakaa) .. operator (IT base dan pustakawan) dan user
 Motivasi membuat dan memulai… membangun IR
 Inisiatif (Mencari peluang) yang system administrasinya bisa ditunggangi

“Pengelolaan Repositori Institusi Digital”

Strategi IR :
 Solusi bagi jurusan untuk pengelolaan informasi dan karya jurusan, termasuk
digital portfolio dosen/mahasiswa bukan library project
‘Menunggangi’ sistem administratif formal yang sudah ada (misal: theses
deposit policy, link ke open journal systems/OJS, sistem pengarsipan)
– Self archiving vs. librarian-mediated deposits
– Thematic digital collections developments
– Proaktif & rajin ‘belanja’ konten ke jurusan komunikasi, komunikasi,
komunikasi
– Pengembangan lebih lanjut di luar konten digital

Digital Library
Online Database
E-Book Collection
MMU Digital Theses
MMU MBA Theses
Exam Papers
Final Year Project

HARAPAN : SETIAP TANTANGAN
MERANGSANG PUSTAKAWAN MENELORKAN
IDE IDE/ PENDAPAT

Matur nuwun and Good Luck
-Munawaroh-

Strategi Implementasi
Repositori Institusi
Seminar dan Workshop
Pemberdayaan Local Content dalam Membangun Digital Library & Repository Perguruan Tinggi”
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA, 24-25 NOVEMBER 2013

PERGURUAN TINGGI

KEKAYAAN INTELEKTUAL

Surat Edaran DIRJEN DIKTI
2050/E/T/2011 perihal
Kebijakan Unggah Karya
Ilmiah dan Jurnal

PORTAL
GARUDA

REPOSITORY
INSTITUSI

OAI

Implementasi
• Non-Teknis
– Studi kelayakan
– Aspek legal institusi
– Dokumentasi
– Ketersediaan local
content
– Sosialisasi Internal
dan eksternal
– Kesinambungan

• Teknis
–
–
–
–
–
–

Hardware
Software
Domain
Jaringan
Instalasi
Konfigurasi/
Modifikasi
– Pemeliharaan/
kesinambungan

Non Teknis
– Studi kelayakan

• Organisasi, administrasi , operasional dan aspek teknis

– Aspek legal institusi

• SK, Peraturan, Surat Pernyataan Serah Simpan, Hak
Cipta dll

– Dokumentasi

• KAK/DED, kronologi, manual, unggah mandiri dll

– Ketersediaan local content

• Ketentuan, proses digitalisasi, keberlanjutan.

– Sosialisasi Internal dan eksternal

• Promosi, sosialisasi staf perpustakaan dan fakultas

– Kesinambungan

• Perkembangan IT, pemeliharaan dan backup.

Teknis
– Hardware
• Server : Intel Xeon, HD 320 GB, RAM 4 Ghz

– Software
• operating system Ubuntu 10.04.4 LTS, webserver
Apache 2.2, database MySQL 5.1.62 , software EPrints
Release 3.3.6.

– Domain (repository, digilib, elib dll)
• repository.domain universitas ()
• Domain.universitas/repository ( x )

– Jaringan
• Intranet, internet, bandwith.

Teknis
– Instalasi
• Dukungan SIM universitas / perguruan tinggi

– Konfigurasi/ Modifikasi
• Staf IT Perpustakaan

– Pemeliharaan / kesinambungan
• Back-up, mirror, upgrade versi

Instalasi & Konfigurasi
Branding; modifikasi halaman awal identitas institusi, berupa : nama sistem
repository, menambahkan menu atau link ke URL institusi dan informasi yang
penting untuk memudahkan pengguna.
Organization hierarchy; berfungsi untuk membuat struktur subject yang mewakili
nama jurusan/program studi, fakultas, sub-sistem yang terdapat di institusi.

Deposit type; untuk menambahkan tipe dokumen atau bahan pustaka, misal
skripsi, tesis dan lain-lain.
Setting email smtp; untuk memudahkan pengguna melakukan request copy
apabila terdapat dokumen yang tidak diijinkan untuk akses secara fulltext

Policy Tools; pernyataan kebijakan sistem repository dalam menyimpan dan
mendistribusikan metadata dan dokumen yang tersedia dalam sistem repository
Single sign on; sistem login Eprints digabungkan dengan sistem login yang
telah ada di institusi dengan menggunakan LDAP. Administrator juga dapat
mempertimbangkan untuk menghapus menu create user
Registrasi sistem repository; portal GARUDA, ROAR via OAI-PMH

Interface Flow Diagram/IFD Pengunjung

IFD User

IFD Editor

IFD Administrator

Sakalangkong

Strategi Pengembangan
Repositori Perguruan
Tinggi (PT)
Dipresentasikan pada Seminar yang diselenggarakan oleh
FPPTI-Jawa Timur,
24-25 Desember 2013 di Universitas Trunojoyo, Madura-Jawa
Timur
Oleh: Luki Wijayanti
luki_w@ui.ac.id
lukiwijayanti@yahoo.com
0818840373

Fungsi Perpustakaan PT
•
•
•
•
•
•
•
•

Pusat pembelajaran
Pusat penelitian
Pusat informasi
Pusat Deposit
Pusat Interpretasi
Melakukan publikasi
Pusat pelestarian ilmu pengetahuan
Tempat melakukan rekreasi yang mendidik (edutainment)

Tugas perpustakaan PT:





mendukung kegiatan pengajaran: perpustakaan harus
mengikuti perkembangan kurikulum dan menyediakan
bahan-bahan dan fasilitas yang dibutuhkan untuk
kegiatan pengajaran,
mendukung kegiatan pembelajaran : perpustakaan
harus menyediakan bahan perpustakaan dan fasilitas
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang
diberikan pengajar pada peserta didik dalam rangka
studinya, serta pengembangan dirinya,
Mendukung kegiatan penelitian: perpustakaan harus
mengikuti perkembangan program-program penelitian
yang diselenggarakan di lingkungannya dan berusaha
menyediakan materi dan fasilitas yang diperlukan
penggunanya

Definisi (1)
• Definisi Clifford Lynch: "a university-based institutional
repository is a set of services that a university offers to the
members of its community for the management and
dissemination of digital materials created by the institution
and its community members. It is most essentially an
organizational commitment to the stewardship of these digital
materials, including long-term preservation where
appropriate, as well as organization and access or
distribution." (Lynch, 2003)

Definisi (2)
• Definisi SPARC untuk konten IR: (Crow, 2002) – scholarly; –
produ ed, su itted, or spo sored a i stitutio s fa ult
(and, optionally, students), or other authorized agents; – nonephemeral; and – licensable in perpetuity.

Definisi (3)
• Digital repositories have rapidl e o e a i tegral part of
higher education and other digital environments. Setbacks
with regard to user adoption, and technological dead ends of
insular efforts, have not induced a significant dip in the growth
of the community. Instead, they have added new perspectives
on how repositories can be embedded into their
orga izatio al a d so ial o te ts. (Aschenbrenner et al.,
2008)

Peluang bagi pustakawan untuk lebih
memantapkan peran dan fungsi
perpustakaan

Strategi Non-Teknis
Pengembangan RI di PT

A. Melakukan sosialisasi mengenai:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Latar belakang
Tujuan Umum
Tujuan Khusus
Sasaran
Manfaat
Isi
Kebijakan Akses
Format
Pengelola
Masalah
Solusi

1. Alasan (latar belakang) perlunya
RI di PT
• Letak sumber informasi dan lokasi pengelola
yang tersebar membuat informasi yang sudah
dikelola oleh berbagai pihak di perguruan tinggi
(PT) tidak dapat dimanfaatkan secara optimal
• Belum ada kesepakatan dalam pengelolaan
informasi di PT, terutama informasi dalam format
digital yang berakibat sulitnya (bottlenecking)
aksesabilitas informasi.

2. Tujuan Umum
•
•

•
•

•

Membangun technical interoperability: penggunaan standar
komunikasi, pemindaian, penyimpanan, dan penyajian data
digital
Mewujudkan semantic interoperability: standar penggunaan
istilah dalam pengindeksan dan temu kembali.
Menciptakan Political/human interoperability: keputusan untuk
berbagi bersama dan bekerja sama.
Menciptakan Intercommunity interoperability: kesepakatan
untuk berhimpun antar iunit di dalam PT, antar komunitas dari
beragam disiplin ilmu.
Menyusun Legal interoperatiblity: peraturan dan keputusan
tentang akses ke koleksi digital, termasuk soal hak intelektual.
Mengupayakan International interoperability: standar yang
memungkinkan kerjasama internasional.

http://garuda.dikti.go.id

•

1. Pengelolaan informasi yang dihasilkan di PT secara
elektronik
2. Penyediaan akses terhadap informasi tersebut di
atas melalui sebuah Portal
3. Pembangunan Jejaring Resource Sharing untuk
meningkatkan visibilitas kekayaan local content di
PT di skala global
4. Koalisi pustakawan sebagai pengelola informasi
harus diperluas dengan koalisi pustakawan dengan
komunitas di lingkungannya, seperti pustakawanpeneliti, pustakawan-mahasiswa, pustakawandosen, pustakawan-alumni.
5. Menyusun kesepakatan/peraturan/kebijakan
tentang hak akses, keamanan data, hak milik
intelektual, hak cipta, dan plagiarisme

http://garuda.dikti.go.id

3. Tujuan Khusus

4. Sasaran
•
•
•
•
•
•

Meningkatkan mutu karya yang dihasilkan oleh PT
Memperlihatkan kontribusi PT dalam pengembangan ilmu
Meningkatkan exposure karya PT
Meningkatkan sitasi karya akademisi dan peneliti di PT
Meningkatkan rangking PT
Meningkatkan daya saing PT

5. Manfaat
• mendorong lahirnya karya yang makin bermutu
• menghindarkan duplikasi penelitian,
• memperlihatkan perkembangan ilmu di PT,
• memperlihatkan kepakaran serta karyanya
• Memberikan inspirasi dan motivasi untuk
berkarya

http://garuda.dikti.go.id

• Memperluas akses terhadap PT serta karyanya

• Portal RI-PT sebagai sarana promosi
• Meningkatkan Sitasi
• Autoindexed at google scholar

•








•





Karya akademisi dan peneliti
Tugas akhir mahasiswa (skripsi, tesis, disertasi)
Artikel jurnal
Prosiding
Bahan ajar
Paten
Makalah
Pidato pengukuhan
Laporan penelitian
Karya Umum:
Fiksi : novel, puisi, cerpen, dll
Film dan lukisan
Desain
dll

http://garuda.dikti.go.id

6. Isi RI

• Jenis karya yang dapat diakses: artikel. Skripsi,
tesis, disertasi, prosiding, laporan penelitian, dll
• Bagian yang dapat diakses: lengkap: data
bibliografi, abstrak, fultext (jika ada) atau …
• Cara akses (tanpa password dan username)
• Dapat diakses melalui jaringan intranet maupun
internet

8. Format Metadata
•
•
•
•
•
•
•
•

Title
Creator
Subject
Description
Publisher
Contributor
Date
Type (Material)

• Identifier

Judul
Pengarang/penulis
Subjek dan kata kunci
Abstrak
Nama Lembaga Kontributor
[Pembimbing, promotor, ilustrator, dll.]
Tahun penciptaan/penerbitan
[Artikel, skripsi, tesis, disertasi, laporan
penelitian, pidato pengukuhan, paten,
SNI, makalah, dan prosiding]
= Permalink [URL menuju konten di
lembaga kontributor]

• Right

=
=
=
=
=
=
=
=

= [Contoh: CCL, MIT, Open Document, dll]

9. Pengelola
• Penanggungjawab: Pimpinan PT yang membawahi
akademik dan penelitian

• Pelaksana
: Perpustakaan
• Mitra/kontributor : Lembaga Penelitian,
Unit Arsip, Humas, Unit Sistem Informasi
……

http://garuda.dikti.go.id

7. Kebijakan Akses

• kesediaan berkorban untuk kepentingan
bersama
• Saling percaya
• Arogansi individu dan/atau unit kerja
• Kesadaran hukum yang rendah
• Kurangnya pemahaman terhadap norma dan
etika berinformasi
• Dilema antara keinginan membuka informasi dan
ketakutan dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang
mengambil keuntungan

http://garuda.dikti.go.id

10. Masalah yang biasanya muncul

• Pertemuan intensif dengan para calon mitra/kontributor
untuk menyamakan persepsi, membangun kepercayaan dan
mengeliminasi arogansi
• Memberikan laporan pada mitra/kontributor
• Melibatkan pakar dan nara sumber
• Mendorong pembentukan tim intellectual intelligent
• Sosialisasi intensif
• Meningkatkan literasi informasi

B. Metode Pengembangan
1. Berbasis Proyek
• Pengembangan koleksi lokal tematik
• Pengembangan koleksi lokal berdasarkan tipe koleksi
2. Kegiatan rutin
• Lebih terstruktur
• berkelanjutan
3. Self archiving dengan Menunggangi sistem administratif formal yang
sudah ada (misal: theses deposit policy, link ke open journal systems /OJS,
sistem pengarsipan)
4. Librarian-mediated deposits:
- metadata lebih bersih
- Lebih berkelanjutan ( sustainable )
- Visibilitas bagi peran dan fungsi perpustakaan
- pustakawan harus Proaktif dan rajin belanja konten ke
jurusan/fakultas/departemen/unit lain di PT,
- namun biayanya lebih mahal
5. Networking dengan repositori lain (OAI-PMH, Z39.5, Linked Data , dll)

http://garuda.dikti.go.id

11. Proposed Solution

C. Dampak Bagi Perpustakaan
• Perpustakaan (disadari atau tidak) memainkan peran silent
marketing
• Perpustakaan sebagai community hub/center
• Menjadi pintu akases IR yang dapat di-harvest oleh Garuda
(Garba Rujukan Digital)
• Berkontribusi dalam meningkatkan Webometrics

Rujukan
• Kemdiknas. Garba Rujukan Digital: sosialisasi, 2010
• Luki-Wijayanti. Kebijakan pengelolaan UIANA: materi
pelatihan Dikti. Kemdikbud, 2013.
• Nugraha, Aditya. Institutional repositories: Materi Pelatihan
Dikti. Kemdikbud, 2013