BAB I. PENDAHULUKAN. - 7. modul administrasi pembelian
MODUL
MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN
D
I
S
U
S
U
N
OLEH
PESERTA DIKLAT AKUNTANSI ANGKATAN 1
2005
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
DIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH
PUSAT PENGEMBANGAN PENATARAN GURU KEJURUAN
BIDANG BISNIS DAN PARIWISATA
JLN.RAYA PARUNG Km 22-23 BOJONG SARI SAWANGAN
DEPOK-JAWA BARAT
KATA PENGANTAR
Tantangan kebutuhan dunia kerja pada era globalisasi saat ini menuntut dunia
pendidikan agar terdapat relevansi antara dunia pendidikan dengan dunia kerja yang
mengharuskan peserta diklat kompeten dalam bidang masing-masing sehingga mampu
untuk terjun ke lapangan kerja.
Kurikulum 2004 yang berbasis kompetensi agar peserta didik mampu atau terampil
dalam melaksanakn diklat yang sesuai dengan tuntutan dunia kerja.Pada modul ini
peserta diklat diharapkan mampu dan teranpil dalam masalah administrasi pembelian
yang diterapkan pada perusahaa-perusahaan dagang maupun industri.
Dalam modul ini penulis yakin banyak kekurangan dan kelemahannya,maka
diharapkan ada kritikan atau perbaikan dari rekan-rekan guru.Semoga modul ini dapat
bermanfaat bagi peserta diklat maupun rekan-rekan guru.
Sawangan,akhir juli 2005
Tim Penyusun
iii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………………………………………………………….
KATA PENGANTAR…………………………………………………………
DAFTAR ISI…………………………………………………………………..
GLOSARIUM…………………………………………………………………..
PETA KEDUDUKAN MODUL……………………………………………….
BAB I. PENDAHULUKAN.
A. Deskripsi………………………………………………………………
B. Prasyarat…………………………………………………………
C. Petunjuk Penggunaan modul…………………………………….
D. Tujuan…………………………………………………………….
E. Kompetensi……………………………………………………….
F. Cek Kemampuan………………………………………………….
BAB II. PEMELAJARAN
A. Rencana Belajar siswa………………………………………….
B. Kegiatan Belajar…………………………………………………
BAB III. EVALUASI…………………………………………………..
BAB IV PENUTUP…………………………………………………
DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………..
PETA KEDUDUKAN MODUL
A.1
A.2
A.3
B.1
B.2
I
C.1
M
O
D
U
L
C.2
C.3
D.2
D.1
D.7
D.9
D.11
D.3
D.4
D.8
D.10
D.12
D.13
D.14
II
D.5
D.6
D.18
D.15
D.16
III
D.17
E.1
GLOSARIUM
Administrasi : Usaha dan kegiatan yang meliputi
penetapan tujuan serta penetapan
cara-cara penelenggaraan
pembinaan organisasi.
Distribusi
: Penyaluran kepada beberapa orang
atau ke beberapa tempat.
Repetitif
: Bersifat pengulangan
( pengulangan secara masal ).
BAB I
PENDAHULUAN
A. DESKRIPSI
Modul pengelolaan administrasi pembelian terkait dengan sub kompetensi :
1. Menerima dan memverifikasi permintaan pembelian
2. Meminta surat penawaran harga kepada Pemasok
3. Membuat rekap daftar penawaran harga dari para Pemasok
4. Membuat dan mengirim order pembelian
B. PRASYARAT
Agar dapat mencapai tujuan diatas, Peserta diklat hendaknya memahami :
1. Standart operasi prosedur ( SOP ) untuk pengelolaan afdministrasi pembelian
yang disusun oleh perusahaan
2. Mengoperassikan peralatan manual atau computer
3. Memahami lembar-lembar formulir pada administrasi pembelian
C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL.
1. Modul ini terdiri dari 4 sub kompetensi kegiatan belajar selama 60 jam
pelajaran
2. Memahami tujuan yang hendak dicapai.
3. Memahami informasi yang terdapat pada modul
D.
TUJUAN AKHIR
Diharapkan setelah mempelajari modul ini Peserta diklat dapat :
1. Memverifikasi pembelian.
2. Membuat dokumen permintaan pembelian.
3. Mernguraikan prosedur pembelian/barang
4. Membuat surat permintaan penawaraqn harga kepada Pemasok.
5. Meringkas data Pemasaok.
6. Membuat rekap daftar Pemasok.
7. Mengindentifikasi Pemasok.
8. Membuat order pembelian.
9. Melengkapi bukti-bukti pendukung order pembelian.
10. Menguraikan prosedur Pengiriman order pembelian.
CEK KEMAMPUAN
Isilah pernyataan-pernyataan dibawah ini dengan memberi tanda cek (V ) pada
kolom jawaban yang sesuai :
No.
Pernyataan
Jawaban
Ya
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Dapat memverifikasi permintaan pembelian
Dapat membuat dokumen permintaan pembelian
Dapat menguraikan prosedur administrasi pembeLian
Dapat membuat surat permintaan penawaran harga
Kepada Pemasok
Dapat membuat data-data Pemasok
Dapat membuat daftar pemasok
Dapat mengidentifikasi Pemasok
Dapat membuat order pembelian
Dapat membuat bukti-bukti pendukung order pembelian
Dapat menguraikan prosedur order pembelian
Tidak
BAB II
PEMBELAJARAN
A.
Rencana belajar peserta diklat.
Kompetensi ; Pengelolaan Administrasi Pembelian.
Sub Kompetensi ;
1. menerima dan memverifikasi permintaan pembelian barang/
supplies.
2. Meminta surat ppenawaran harga pada para pemasok.
3. Membuat rekap daftar penawaran dari para pemasok.
4. Membuat dan mengirim order pembelian.
No
Jenis Kegiatan
Tanggal
Waktu
Tempat
Alasan
Tanda
belajar
Perubahan
Tangan
Guru
1
Menerima
dan
memverifikasi
permintaan
2
pembelian barang
Meminta surat penawaran
3
harga kpd para pemasok
Membuat
rekap
daftar
penawaran
4
pemasok
Membuat
dari
dan
order pembelian
B Kegiatan Belajar:
Kegiatan belajar I
para
mengirim
MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN
a
Tujuan kegiatan belajar:
1. Memverifikasi dokumen permintaan pembelian barang dari gudang
2. Menguraikan prosedur pembelian barang
3. Membuat surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok
4. Memverifikasi daftar pemasok beserta daftar penwaran harga
5. Mengidentifikasi pemasok yang layak
6. Membuat rekap daftar penawaran harga dari para pemasok.
7. Membuat order pembelian
8. Melengkapi bukti-bukti pendukung order pembelian
9. Menguraikan prosedur pengiriman order pembelian
b.
Urain Materi
Pembelian merupakan kegiatan dalam perusahaan untuk memperoleh barang yang
akan dijual atau dipakai untuk memproduksi barang.kegiatan pembelian akan
berpengaruh terhadap keadaan barang yang ada di gudang kurang cukup atau lebih
Harga pokok barang yang dipakai/dijual harganya lebih tinggi akan mengakibatkan
biaya makin besar apabila harga beli naik,tetapi apabila harga pembelian rendah maka
harga
pokoknya
juga
mengecil.Dalam
melakukan
pembelian
harus
mempertimbangkan:
1. Memperhatikan barang yang ada di gudang sesuai dgn surat permintaan
pembelian barang.
2. Mempertimbangkan harga yg ditawarkan para pemasok .
VERIFIKASI PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG/SUPLLIES
1.
Prosedur permintaan Pembelian
Dalam prosedur permintaan pembelian,bagian gudang mengsjukan permintaan
pembelian kpd bgn pembelian.Jika barang tdk disimpan di gudang,misalnya utk
barang-barang yang langsung dipakai,bagian yang memakai barang mengajukan
permintaan pembelian langsung ke bagian pembelian dengan menggunakan
Surat Permintaan Pembelian.Permintaan dan pembelian barang dibuat dalam
formulir SPP barang oleh bgn gudang yg diterima bgn pemb.
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
No SPP 456789
Gunakan formulir yg berbeda untuk setiap barang yang saudara minta.
Dari bagian:………………………………………Digunakan untuk:
Sifat permintaan : Biasa
Kuantitas
Segera
Mendesak
No part atau no katalog
Ukuran
Penjelasan Lengkap
Diisi Oleh Bagian pembelian
Kirim ke…….
pmsk
Harga/unit
Bebankan ke dep…no rek
Tgl diperlukan../../200..
Diperlukan oleh………
Harga Yang Lalu………
Disetujui oleh………...
Pemasok yg Lalu……..
Ya utk dibeli………….
Gambar D.7.1 Surat permintaan pembelian
Total
No
Harga
SOP
Surat Permintaan Pembelian Dibuat rangkap 2,lembar 1 diserahkan untuk bagian
pembelian dan lembar 2 disimpan di bagian yang mengeluarkannya sebagai
arsip.Apabila pemesanan barang dilakukan secara rutin dan berulangkali,dapat
menggunakan
formulir”Treveling
Purchase
Refuisition”atau”Surat
Permintaan
Berulangkali”. Surat Permintaan Pembelian Berulangkali dibuat dan disimpan oleh
bagian gudang sebanyak 1 lembar.
Surat Permintaan Pembelian Berulangkali akan diserahkan bgn gudang kepada
bagian pembelian sebagai Bukti Permintaan Pembelian.Bagian pembelian mengisi
formulir Surat Permintaan Pembelian Berulangkali ttg : Nama Pemasok,Harga dan
Nomor Surat Order Pembelian dan mengirim kembali dokumen tsb ke bagian gudang
utk disimpan sbg lampiran utk kartu gudang.
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Kode Barang
Keterangan
Titik
Kuantit Pemesanan
Pemesanan
Kembali
Tgl
No
No
kontrak
SOP
Pemasok
Ditangan
dan
Permintaan
Saldo Kuantitas
Harga
dipesan
dipesan
Surat Permintaan Pembelian atau Surat Permintaan Pembelian Berulangkali akan
ditinjaklanjuti apabila sudah sah dan jelas.
Tgl
diperlu
kan
Dokumen dinyatakan:Sah apabila ada otorisasi dari pihak yang berwenang.Jelas
apabila dokumen berisi ttg sifat,kuantitas,jenis dan ukuran,dikirim kemana,dibebankan
ke bgn mana,kapan diperlukan.
MEMINTA SURAT PENAWARAN HARGA KEPADA PARA PEMASOK
1.
Pengertian Surat Permintaan Penawaran Harga
Surat Permintaan Penawaran Harga adalah dokumen yang digunakan
untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tdk
bersifat repetiti,yg menyangkut jumlah rupiah yang besar.
2.
Prosedur Permintaan Penawaran Harga.
Setelah Surat Permintaan Pembelian diferivikasi,bagian pembelian
membuat Surat Permintaan Penawaran Harga utk dikirim kpd para
pemasok.Permintaan Penawaran Harga dpt dilakukan melalui faximile
atau tlpn apabila sdh ada hubungan dgn pemasok.Surat permintaan
Penawaran Harga dikirim kpd calon pemasok bertujuan untuk
mengetahui
informasi
ttg
harga,syarat
pembelian
dan
pembayaran.
Berikut bentuk formulir Surat Permintaan Penawaran Harga:
PT HORAS
JL Merdeka No. 472
Yogyakarta
LAPORAN PERMINTAAN PENAWARAN HARGA
syarat
Catatan:
Kepada Yth.
Permintaan Penawaran Harga
Ini Bukan Merupakan Order
Permbelian
Kepada Yth.
Tgl SPPH
Kepada Yth.
Tgl Penyerahan Barang
Silakan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini, kami bersedia
mempertimbangkan barang subsitusi:
Kuantitas
No. Port
Keterangan
Harga Per Unit
Potongan
Harga Bersih
Kami menawarkan barang tersebut diatas dengan syarat pengiriman FOB…………
Dan syarat pembayaran………… dengan jangka waktu pengiriman………… hari
Setelah order pembelian kami terima
Nama Perusahaan
Tanda Tangan
…………………
………………..
Kirimkan kembali formulir ini ke
Bagian Pembelian Pada Alamat diatas
MEMBUAT REKAP DAFTAR PENAWARAN HARGA DARI PARA PEMASOK
Daftar Penawaran Harga yang didterima dari para pemasok direkap dalam
daftar.Dari rekap daftar penawaran harga,bagian pembelian memutuskan utk
memasok dari pemasok yang menawarkan sesuai dgn keinginan perusahaan.
Berikut contoh Daftar Penawaran Harga dari beberapa pemasok
No
1
2
3
Nama
Barang yg
Pemasok
ditawarkan
PT MAJU
PT JAYA
PT
Spesifikasi
Harga
Syarat
Syarat
persatuan
Penye
Pembayaran
rahan
FOB
N/30
FOB
N/30
FOB
N/30
NOKIA
3100
Rp 1.200.000
NOKIA
3600
Rp 2.200.000
NOKIA
NOKIA
6820
3100
Rp 2.700.00Rp 1.100.000
NOKIA
3600
Rp 2.300.000
NOKIA
NOKIA
6820
3100
Rp 2.700.000
Rp 1.100.000
NOKIA
3600
Rp2.300.000
NOKIA
6820
Rp 2.600.000
SEJAHTERA
Dari rekap daftar penawaran harga yang diterima dari beberapa pemasok maka
bagian pembelian memutuskan :
-
Membeli NOKIA 3100 dari PT JAYA
-
Membeli NOKIA 3600 dari PT MAJU
-
Membeli NOKIA 6820 dari PT SEJAHTERA.
MEMBUAT DAN MENGIRIM ORDER PEMBELIAN
1. Pengertian surat order pembelian
Surat Order pembelian merupakan dokumen yang digunakan untuk memesan
barang kpd pemasok yang telah dipilih.Surat order pembelian dibuat rangkap 7
oleh bagian pembelian.
2. Prosedur Order Pembelian
Dlm prosedur ini bagian pembelian mengirim surat order pembelian
yaitu lembar 1 dan 2 kpd pemasok,di mana lembar 1 sbg order resmi yg
dikeluarkan oleh perushaan.Sedangkan lembar 2 utk ditandatangani oleh
pemasok dan dikirim kembali ke perusahaan pembeli sbg bukti telah diterima
dan disetujui order pembelian,serta kesanggupan pemasok memenuhi janji
pengiriman barang spt dlm dokumen tersebut.
Lembar ke 3 diserahkan kpd bagian penerimaan barang sgb otorisasi utk
menerima barang yg mutu dan kuantitas dari pemasok spt yang tercantum dlm
dok tsb.
Lembar ke 4 diserhkan ke bagian utang sbg salah satu dasar utk
mencatat kewajibn yg timbul dari transaksi pembelian.
Lembar ke 5 diserahkan kpd bagian gudang (bagian yg meminta
pembelian barang)bhw barang yg diminta utk dibeli telah dipesan.
Lembar 6 & 7 diarsip oleh bagian pembelian dimana lembar 6 diarsip
berdasarkan tgl penerimaan barang yg diharapkan sbg dasar utk mengadakan
tindakan penyelidikan jika barang tdk datang pd wkt yg telah ditetapkan.Lembar
ke 7 diarsip bagian pembelian berdasarkan nama pemasok sbg dasr utk mencari
informasi mengenai pemasok.
“Berikut contoh bentuk dokumen Surat Order Pembelian dan contoh Surat
Permintaan Pembelian yg diterima dari bagian gudang.”
Order Pembelian
No. 678901
PT. HORAS
Nomor ini hrs dicantumkan
Dalm faktur,slip pembungkus dan
korespondensi
Jln. Merdeka No. 400
Jakarta
Dijual Kepada:
Tanggal
:
Syarat
:
Tgl Diperlukan:
Dikirim Ke:
No.|Urut
Nama
Barang
Spesipikasi
barang
satuan
kuantitas
Harga
satuan
Jumlah
harga
Jumlah
Penting:
Penerimaan barang ditutup jam 16.00
Kecuali dengan janji khusus
Manajer Pembelian
Gambar D 7.4 Surat order pembelian
Contoh : Surat permintaan Pembelian yang diterima dari bagian gudang
Surat Permintaan Pembelian
Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang saudara minta
No.SPP 475689
Tanggal: 1/7/2005
Dari Bagian : Gudang
Sifat permintaan : biasa
Kuantitas
□
Digunakan Untuk : Mengisi Gudang
segera □
mendesak □
No. Port atau Nama Katalog
Ukuran
100
3120
80
3100
Kirim ke : Bagian Gudang
Bebankan Ke Dep.
No. Rek
Tanggal diperlukan : 15/7/2005
Disi Oleh Bagian Pembelian
Pemasok
Diperlukan Oleh : Bagian Gudang
Disetujui Oleh : Kepala Gudang
Penjelasan Lengkap
Harga Per
Unit
Harga Jual
:
Pemasok yang lalu
Ya untuk dibeli :
Total
Harga
Nomor
SOP
:
Surat permintaan pembelian di atas membuktikan bhw persediaan barang
digudang sdh berkurang.Oleh bagian pembelian menindaklanjuti dgn membuat
surat permintaan penawaran harga dan dikirim kpd para pemasok tujuannya adl
utk menentukan dari mana brg tsb akan dibeli.Contoh dlm hal ini ada 3
pemasok yg menawarkan brg yg diminta bgn gudang kemudian bgn pembelian
membuat surat permintaan penawaran harga ( SPPH ) dan mengirimkannya kpd
masing-masing pemasok.SPPH tsb dpt dilihat pada gambar di bawah ini:
( Gambar D. 7.6 ) .
Setelah menerima kembali daftar harga dari para pemasok,bagian pembelian
menentukan dari pemasok mana,barang tsb akan dibeli;Kemudian bgn
pembelian membuat surat order pembelian rangkap 7 spt pada gambar di bawah
ini:
Rangkuman :
Bagian yg terkait dlm pembelian adalah :
-
Bagian gudang
-
Bgn Pembelian
-
Bgn Penerimaan
-
Bgn Akuntansi
-
Bgn Kartu Persediaan & Kartu Biaya
-
Bgn Utang
Dokumen yang digunakan dlm sistem pembelian adl :
-
Surat Permintaan Pembelian
-
Surat Permintaan Penawaran Harga
-
Surat Order Pembelian
-
Laporan Penerimaan Barang
-
Surat Perubahan Order
-
Bukti Kas Keluar
d. Tugas :
1.
Bagian manakah yg membuat dokumen di bawah ani :
a.
Surat Permintaan Pembelian barang
b.
Surat Permintaan Penawaran Harga
c.
Surat Order Pembelian
2.
Surat oeder Pembelian dibuat rangkap 7.Bagaimana
distribusi ke 7 lembat SOP di atas.
3.
Apa kegunaan
Surat Permintaan Pembelian bagi bgn
Pembelian
4.
Apa kegunaan Surat Permintaan Penawaran Harga
5.
Mengapa salah satu lembar SOP diserahkan kpd bgn
Penerimaan Barang.
e. Tes Formatif :
1. Sebutkan apa yg perlu diverifikasi dari Surat Permintaan
Pembelian Barang.
2. Siapakah Yg mengotorisasi Surat Permintaan Pembelian.
3. Bagaimana jangka wkt secara umum utk barang yg diminta
pembeliannya yg bersifat :
a.
Mendesak
b.
Segera
c.
Biasa
4. Apa yg dimaksud dgn Surat Order Pembelian
5. Mengapa SOP utk bagian penerimaan barang,kolom kuantitas
tdk diisi oleh bgn pembelian.
f. Kunci Jawaban
1. Yang perlu diverifikasi dari Surat Permintaan Pembelian
adalah:
a.
Hrs jelas nama bagian dari sumber tsb
b.
Harus jelas tujuan dokumen
c.
Harus jelas kuantitas nama barang dan spesifikasi dlm
dokumen
d.
Hrs jelas kemana nantinya barang dibeli akan dikirim
e.
Hrs jelas ke bgn mana nantinya dibebankan pembelian
brg tsb.
f.
Hrs jelas tgl diperlukan.
g.
Hrs jelas diperlukan oleh siapa
h.
Hrs diotorisasi yg berwenang
2. Bagian Gudang
3. Biasa apabila barang tiba di gudang pembeli dlm wkt 2 – 4
minggu setelah tgl SPPB.
Segera apabila barang tiba di gudang pembeli dalam jangka
wkt 1 – 2 minggu setelah tgl SPPB.
Mendesak apabila barang tiba di gudang pembeli dlm jangka
wkt tdk lebih dari 1 minggu
3. Surat Order Pembelian yaitu : dokumen yang digunakan utk
memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. SOP utk bagian penerimaan barang,kolom kuantitas tdk diisi
oleh bgn pembelian,dimaksudkan agar bgn penerimaan dpt
benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barg yg
diterima dari pemasok.
g. Lembar Kerja
PT GELORA yang beralamat di jln Setia Budi No 41 Medan
Dari Surat Permintaan Pembelian di bawah ini buatlah Surat
Permintaan Penawaran Harga atas :
-
TV FUJI 20 inci
-
TV POLITRON 20 inci
-
RADIO/TAPE POLITRON
-
RADIO/TAPE NASIONAL
Kepada Pemasok :
1. PT ABC Jln.Flamboyan No 46 Sawangan
2. PT XYZ Jln.Bogenvil No 58 Tangerang
3. PT KLM Jln.D.I.Panjaitan No 100 Jakarta
No.SPP 475689
Tanggal 1/7/2005
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Gunakan formulir yg berbeda utk setiap barang yg saudara minta
Permintaan : Biasa
Segera v
Sesuai dengan daftar harga yang doterimadari ketigapemasok di
atas , pada tgl 3 Juli 2005 dipilih PT ABC. Data yang dikirim PT
ABC sebagai berikut :
HARGA PER
NO
1
NAMA BARANG
Televisi Fuji 20 inci
SATUAN
Rp 1.500.000
SYARAT
2/10,n/30
FOB
destination
PENGIRIMAN
Paling lambat 10
hari setelah SOP
2
3
4
Televisi Politron 20 inci
Radio Tape Politron
Radio Tape National
Rp 1.300.000
Rp 500.000
Rp 400.000
2/10,n/30
2/10,n/30
2/10,n/30
destination
destination
destination
Berdasarkan daftar harga yang diterima dari PT ABC buatkan SOP
BAB III
EVALUASI
1. Pilih salah satu di Perusahaan yang ada dibawah ini yang masing-masing
menawarkan harganya
No
Nama Perusahaan
Alamat
1.
2.
3.
4.
5.
PT. SUKSES
PT. WAEPALO
PT. KENCANA
PT. ASA
PT. KOLEGA
Jl. Langto, 15 Mataram NTB
Jl. Pelita, 6 Ruteng NTT
Jl. Muara, 10 Medan Sumut
Jl. Merdeka , 11 Denpasar Bali
Jl. Merah Putih, 11 Jakarta
Daftar harga dan spesifikasi barang yang ditawarkan :
No.
Nama Perusahaan
Nama barang
Spesifikasi
1.
2.
3.
4.
5.
PT. SUKSES
PT. WAEPALO
PT. KENCANA
PT. ASA
PT. KOLEGA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
3100
3100
3100
3100
3100
No.
Nama Perusahaan
Nama barang
1.
2.
3.
4.
5.
PT. SUKSES
PT. WAEPALO
PT. KENCANA
PT. ASA
PT. KOLEGA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
6820
6820
6820
6820
6820
No
Nama Perusahaan
Nama barang
Spesifikasi
1.
2.
3.
4.
5.
PT. SUKSES
PT. WAEPALO
PT. KENCANA
PT. ASA
PT. KOLEGA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
No.
Nama Perusahaan
Nama barang
Harga/ unit
Rp 1.200.000
Rp 1.100.000
Rp 1.150.000
Rp 1.300.000
Rp 1.350.000
Spesifikasi Harga/unit
3660
3660
3660
3660
3660
Spesifikasi
Rp 2.700.000
Rp. 2.650.000
Rp. 2.720.000
Rp 2.730.000
Rp. 2.740.000
Harga / unit
Rp. 2.200.000
Rp 2.150.000
Rp 2.250.000
Rp. 2.300.000
Rp. 2.350.000
Harga/unit
1.
2.
3.
4.
5.
PT. SUKSES
PT. WAEPAO
PT. KENCANA
PT. ASA
PT. KOLEGA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
2100
2100
2100
2100
2100
Rp.
Rp.
Rp
Rp
Rp
900.000
910.000
920.000
850.000
890.000
No.
Nama Perusahaan
Nama barang
Spesifikasi
Harga / unit
1.
2.
3.
4.
5.
PT. SUKSES
PT. WAEPALO
PT. KENCANA
PT. ASA
PT. KOLEGA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
6610
6610
6610
6610
6610
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
2.300.000
2.310.000
2.300.000
2.320.000
2.250.000
2. Dari data-data yang sudah tersedia diatas anda diminta untuk mengindetifikasi
perusahaan mana yang paling tepat untuk dipilih jadi pemasok barang yang
dibeli.
3. Setelah anda mengidentifikasi perusahaan yang paling menguntungkan, anda
diminta untuk membuat surat order pembelian dengan syarat 1\10, n\30 syarat
penyerahan SOB Destination point.
SOAL TEORI
2.
3.
4.
5.
Jelaskan laporan yang dihasilkan dari sistim pembelian
Sebutkan unit organisasi yang terkait dalam pembelian
Jelaskan prosedur pembelian barang
Sebutkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam sistim pembelian
Suarat Permintaan Penawaran Harga ( di Scan )
JAWABAN SOAL TEORI
1. Laporan Yang dihasilkan dari sistim pembelian :
a. Laporan tentang kegiatan bagian pembelian meliputi order pembelian
yang telah dikirim kepada Pemasok, order pembelian yang telah
dipenuhi Pemasok dan order pembelian yang masih beredar.
b. Laporan distribusi pembelian meliputi berbagai jenis barang yang dibeli
dan berbagai jenis biaya yang terjadi
2. Unit organisasi yang terkait dalam pembelian meliputi bagian gudang, bagian
pembelian, bagian penerimaan barang, bagian jurnal, buku besar dan laporan,
bagian kartu persediaan dan bagian utang.
3. Prosedur pembelian barang :
a. Prosedur permintaan pembelian yaitu bagian gudang mengajukan
permintaan pembelian kepada bagian pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga kepada pemasok yaitu bagian
pembelian mengirim surat permintaan penawaran harga kepada para
pemasok.
c. Prosedur order pembelian yaitu bagian pembelian mengirim surat order
pembelian kepada Pemasok yang telah ditentukan.
d. Prosedur penerimaan barang yaitu bagian penerimaan melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, jumlah dan mutu barang dan mencocokkan
dengan order pembelian kemudian membuat laporan penerimaan barang.
e. Prosedur pencatan utang yaitu bagian utang memeriksa dokumendokumen yang berhubungan dengan pembelian pencatatan utang serta
mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian melipti distribusi rekening dari transaksi
pembelian untuk pembuatan laporan.
4. Dokumen – dokumen yang diperlukan dalam sistim pembelian :
a. Surat permintaan pembelian
b. Surat permintaan penawaran harga.
c. Surat order pembelian.
d. Surat laporan penerimaan barang.
e. Surat perubahan order.
f. Bukti kas keluar.
BAB IV
PENUTUP
Setelah mempelajari modul ini diharapkan siswa dapat mencapai tujuan akhir
dari pengelolaan order pembelian yang telah diuraikan pada modul ini. Siswa
diharapkan mampu atau kompeten dalam masalah pengelolaan administrasi pembelian
Siswa yang dinyatakan kompeten akan memperoleh sertifikat kompetensi dari
pihak penguji atau assessor berdasarkan hasil ujian yang diperoleh oleh masing-masing
pesrta diklat.
Siswa atau peserta diklat yang sudah kompeten dan memperoleh sertifikat dapat
melanjutkan ke modul berikutnya atau sub kompetensi selanjutnya dan bagi peserta
diklat yang belum dinyatakan kompeten masih mendalami modul yang belum dikuasai.
MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN
D
I
S
U
S
U
N
OLEH
PESERTA DIKLAT AKUNTANSI ANGKATAN 1
2005
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
DIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH
PUSAT PENGEMBANGAN PENATARAN GURU KEJURUAN
BIDANG BISNIS DAN PARIWISATA
JLN.RAYA PARUNG Km 22-23 BOJONG SARI SAWANGAN
DEPOK-JAWA BARAT
KATA PENGANTAR
Tantangan kebutuhan dunia kerja pada era globalisasi saat ini menuntut dunia
pendidikan agar terdapat relevansi antara dunia pendidikan dengan dunia kerja yang
mengharuskan peserta diklat kompeten dalam bidang masing-masing sehingga mampu
untuk terjun ke lapangan kerja.
Kurikulum 2004 yang berbasis kompetensi agar peserta didik mampu atau terampil
dalam melaksanakn diklat yang sesuai dengan tuntutan dunia kerja.Pada modul ini
peserta diklat diharapkan mampu dan teranpil dalam masalah administrasi pembelian
yang diterapkan pada perusahaa-perusahaan dagang maupun industri.
Dalam modul ini penulis yakin banyak kekurangan dan kelemahannya,maka
diharapkan ada kritikan atau perbaikan dari rekan-rekan guru.Semoga modul ini dapat
bermanfaat bagi peserta diklat maupun rekan-rekan guru.
Sawangan,akhir juli 2005
Tim Penyusun
iii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………………………………………………………….
KATA PENGANTAR…………………………………………………………
DAFTAR ISI…………………………………………………………………..
GLOSARIUM…………………………………………………………………..
PETA KEDUDUKAN MODUL……………………………………………….
BAB I. PENDAHULUKAN.
A. Deskripsi………………………………………………………………
B. Prasyarat…………………………………………………………
C. Petunjuk Penggunaan modul…………………………………….
D. Tujuan…………………………………………………………….
E. Kompetensi……………………………………………………….
F. Cek Kemampuan………………………………………………….
BAB II. PEMELAJARAN
A. Rencana Belajar siswa………………………………………….
B. Kegiatan Belajar…………………………………………………
BAB III. EVALUASI…………………………………………………..
BAB IV PENUTUP…………………………………………………
DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………..
PETA KEDUDUKAN MODUL
A.1
A.2
A.3
B.1
B.2
I
C.1
M
O
D
U
L
C.2
C.3
D.2
D.1
D.7
D.9
D.11
D.3
D.4
D.8
D.10
D.12
D.13
D.14
II
D.5
D.6
D.18
D.15
D.16
III
D.17
E.1
GLOSARIUM
Administrasi : Usaha dan kegiatan yang meliputi
penetapan tujuan serta penetapan
cara-cara penelenggaraan
pembinaan organisasi.
Distribusi
: Penyaluran kepada beberapa orang
atau ke beberapa tempat.
Repetitif
: Bersifat pengulangan
( pengulangan secara masal ).
BAB I
PENDAHULUAN
A. DESKRIPSI
Modul pengelolaan administrasi pembelian terkait dengan sub kompetensi :
1. Menerima dan memverifikasi permintaan pembelian
2. Meminta surat penawaran harga kepada Pemasok
3. Membuat rekap daftar penawaran harga dari para Pemasok
4. Membuat dan mengirim order pembelian
B. PRASYARAT
Agar dapat mencapai tujuan diatas, Peserta diklat hendaknya memahami :
1. Standart operasi prosedur ( SOP ) untuk pengelolaan afdministrasi pembelian
yang disusun oleh perusahaan
2. Mengoperassikan peralatan manual atau computer
3. Memahami lembar-lembar formulir pada administrasi pembelian
C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL.
1. Modul ini terdiri dari 4 sub kompetensi kegiatan belajar selama 60 jam
pelajaran
2. Memahami tujuan yang hendak dicapai.
3. Memahami informasi yang terdapat pada modul
D.
TUJUAN AKHIR
Diharapkan setelah mempelajari modul ini Peserta diklat dapat :
1. Memverifikasi pembelian.
2. Membuat dokumen permintaan pembelian.
3. Mernguraikan prosedur pembelian/barang
4. Membuat surat permintaan penawaraqn harga kepada Pemasok.
5. Meringkas data Pemasaok.
6. Membuat rekap daftar Pemasok.
7. Mengindentifikasi Pemasok.
8. Membuat order pembelian.
9. Melengkapi bukti-bukti pendukung order pembelian.
10. Menguraikan prosedur Pengiriman order pembelian.
CEK KEMAMPUAN
Isilah pernyataan-pernyataan dibawah ini dengan memberi tanda cek (V ) pada
kolom jawaban yang sesuai :
No.
Pernyataan
Jawaban
Ya
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Dapat memverifikasi permintaan pembelian
Dapat membuat dokumen permintaan pembelian
Dapat menguraikan prosedur administrasi pembeLian
Dapat membuat surat permintaan penawaran harga
Kepada Pemasok
Dapat membuat data-data Pemasok
Dapat membuat daftar pemasok
Dapat mengidentifikasi Pemasok
Dapat membuat order pembelian
Dapat membuat bukti-bukti pendukung order pembelian
Dapat menguraikan prosedur order pembelian
Tidak
BAB II
PEMBELAJARAN
A.
Rencana belajar peserta diklat.
Kompetensi ; Pengelolaan Administrasi Pembelian.
Sub Kompetensi ;
1. menerima dan memverifikasi permintaan pembelian barang/
supplies.
2. Meminta surat ppenawaran harga pada para pemasok.
3. Membuat rekap daftar penawaran dari para pemasok.
4. Membuat dan mengirim order pembelian.
No
Jenis Kegiatan
Tanggal
Waktu
Tempat
Alasan
Tanda
belajar
Perubahan
Tangan
Guru
1
Menerima
dan
memverifikasi
permintaan
2
pembelian barang
Meminta surat penawaran
3
harga kpd para pemasok
Membuat
rekap
daftar
penawaran
4
pemasok
Membuat
dari
dan
order pembelian
B Kegiatan Belajar:
Kegiatan belajar I
para
mengirim
MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN
a
Tujuan kegiatan belajar:
1. Memverifikasi dokumen permintaan pembelian barang dari gudang
2. Menguraikan prosedur pembelian barang
3. Membuat surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok
4. Memverifikasi daftar pemasok beserta daftar penwaran harga
5. Mengidentifikasi pemasok yang layak
6. Membuat rekap daftar penawaran harga dari para pemasok.
7. Membuat order pembelian
8. Melengkapi bukti-bukti pendukung order pembelian
9. Menguraikan prosedur pengiriman order pembelian
b.
Urain Materi
Pembelian merupakan kegiatan dalam perusahaan untuk memperoleh barang yang
akan dijual atau dipakai untuk memproduksi barang.kegiatan pembelian akan
berpengaruh terhadap keadaan barang yang ada di gudang kurang cukup atau lebih
Harga pokok barang yang dipakai/dijual harganya lebih tinggi akan mengakibatkan
biaya makin besar apabila harga beli naik,tetapi apabila harga pembelian rendah maka
harga
pokoknya
juga
mengecil.Dalam
melakukan
pembelian
harus
mempertimbangkan:
1. Memperhatikan barang yang ada di gudang sesuai dgn surat permintaan
pembelian barang.
2. Mempertimbangkan harga yg ditawarkan para pemasok .
VERIFIKASI PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG/SUPLLIES
1.
Prosedur permintaan Pembelian
Dalam prosedur permintaan pembelian,bagian gudang mengsjukan permintaan
pembelian kpd bgn pembelian.Jika barang tdk disimpan di gudang,misalnya utk
barang-barang yang langsung dipakai,bagian yang memakai barang mengajukan
permintaan pembelian langsung ke bagian pembelian dengan menggunakan
Surat Permintaan Pembelian.Permintaan dan pembelian barang dibuat dalam
formulir SPP barang oleh bgn gudang yg diterima bgn pemb.
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
No SPP 456789
Gunakan formulir yg berbeda untuk setiap barang yang saudara minta.
Dari bagian:………………………………………Digunakan untuk:
Sifat permintaan : Biasa
Kuantitas
Segera
Mendesak
No part atau no katalog
Ukuran
Penjelasan Lengkap
Diisi Oleh Bagian pembelian
Kirim ke…….
pmsk
Harga/unit
Bebankan ke dep…no rek
Tgl diperlukan../../200..
Diperlukan oleh………
Harga Yang Lalu………
Disetujui oleh………...
Pemasok yg Lalu……..
Ya utk dibeli………….
Gambar D.7.1 Surat permintaan pembelian
Total
No
Harga
SOP
Surat Permintaan Pembelian Dibuat rangkap 2,lembar 1 diserahkan untuk bagian
pembelian dan lembar 2 disimpan di bagian yang mengeluarkannya sebagai
arsip.Apabila pemesanan barang dilakukan secara rutin dan berulangkali,dapat
menggunakan
formulir”Treveling
Purchase
Refuisition”atau”Surat
Permintaan
Berulangkali”. Surat Permintaan Pembelian Berulangkali dibuat dan disimpan oleh
bagian gudang sebanyak 1 lembar.
Surat Permintaan Pembelian Berulangkali akan diserahkan bgn gudang kepada
bagian pembelian sebagai Bukti Permintaan Pembelian.Bagian pembelian mengisi
formulir Surat Permintaan Pembelian Berulangkali ttg : Nama Pemasok,Harga dan
Nomor Surat Order Pembelian dan mengirim kembali dokumen tsb ke bagian gudang
utk disimpan sbg lampiran utk kartu gudang.
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Kode Barang
Keterangan
Titik
Kuantit Pemesanan
Pemesanan
Kembali
Tgl
No
No
kontrak
SOP
Pemasok
Ditangan
dan
Permintaan
Saldo Kuantitas
Harga
dipesan
dipesan
Surat Permintaan Pembelian atau Surat Permintaan Pembelian Berulangkali akan
ditinjaklanjuti apabila sudah sah dan jelas.
Tgl
diperlu
kan
Dokumen dinyatakan:Sah apabila ada otorisasi dari pihak yang berwenang.Jelas
apabila dokumen berisi ttg sifat,kuantitas,jenis dan ukuran,dikirim kemana,dibebankan
ke bgn mana,kapan diperlukan.
MEMINTA SURAT PENAWARAN HARGA KEPADA PARA PEMASOK
1.
Pengertian Surat Permintaan Penawaran Harga
Surat Permintaan Penawaran Harga adalah dokumen yang digunakan
untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tdk
bersifat repetiti,yg menyangkut jumlah rupiah yang besar.
2.
Prosedur Permintaan Penawaran Harga.
Setelah Surat Permintaan Pembelian diferivikasi,bagian pembelian
membuat Surat Permintaan Penawaran Harga utk dikirim kpd para
pemasok.Permintaan Penawaran Harga dpt dilakukan melalui faximile
atau tlpn apabila sdh ada hubungan dgn pemasok.Surat permintaan
Penawaran Harga dikirim kpd calon pemasok bertujuan untuk
mengetahui
informasi
ttg
harga,syarat
pembelian
dan
pembayaran.
Berikut bentuk formulir Surat Permintaan Penawaran Harga:
PT HORAS
JL Merdeka No. 472
Yogyakarta
LAPORAN PERMINTAAN PENAWARAN HARGA
syarat
Catatan:
Kepada Yth.
Permintaan Penawaran Harga
Ini Bukan Merupakan Order
Permbelian
Kepada Yth.
Tgl SPPH
Kepada Yth.
Tgl Penyerahan Barang
Silakan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini, kami bersedia
mempertimbangkan barang subsitusi:
Kuantitas
No. Port
Keterangan
Harga Per Unit
Potongan
Harga Bersih
Kami menawarkan barang tersebut diatas dengan syarat pengiriman FOB…………
Dan syarat pembayaran………… dengan jangka waktu pengiriman………… hari
Setelah order pembelian kami terima
Nama Perusahaan
Tanda Tangan
…………………
………………..
Kirimkan kembali formulir ini ke
Bagian Pembelian Pada Alamat diatas
MEMBUAT REKAP DAFTAR PENAWARAN HARGA DARI PARA PEMASOK
Daftar Penawaran Harga yang didterima dari para pemasok direkap dalam
daftar.Dari rekap daftar penawaran harga,bagian pembelian memutuskan utk
memasok dari pemasok yang menawarkan sesuai dgn keinginan perusahaan.
Berikut contoh Daftar Penawaran Harga dari beberapa pemasok
No
1
2
3
Nama
Barang yg
Pemasok
ditawarkan
PT MAJU
PT JAYA
PT
Spesifikasi
Harga
Syarat
Syarat
persatuan
Penye
Pembayaran
rahan
FOB
N/30
FOB
N/30
FOB
N/30
NOKIA
3100
Rp 1.200.000
NOKIA
3600
Rp 2.200.000
NOKIA
NOKIA
6820
3100
Rp 2.700.00Rp 1.100.000
NOKIA
3600
Rp 2.300.000
NOKIA
NOKIA
6820
3100
Rp 2.700.000
Rp 1.100.000
NOKIA
3600
Rp2.300.000
NOKIA
6820
Rp 2.600.000
SEJAHTERA
Dari rekap daftar penawaran harga yang diterima dari beberapa pemasok maka
bagian pembelian memutuskan :
-
Membeli NOKIA 3100 dari PT JAYA
-
Membeli NOKIA 3600 dari PT MAJU
-
Membeli NOKIA 6820 dari PT SEJAHTERA.
MEMBUAT DAN MENGIRIM ORDER PEMBELIAN
1. Pengertian surat order pembelian
Surat Order pembelian merupakan dokumen yang digunakan untuk memesan
barang kpd pemasok yang telah dipilih.Surat order pembelian dibuat rangkap 7
oleh bagian pembelian.
2. Prosedur Order Pembelian
Dlm prosedur ini bagian pembelian mengirim surat order pembelian
yaitu lembar 1 dan 2 kpd pemasok,di mana lembar 1 sbg order resmi yg
dikeluarkan oleh perushaan.Sedangkan lembar 2 utk ditandatangani oleh
pemasok dan dikirim kembali ke perusahaan pembeli sbg bukti telah diterima
dan disetujui order pembelian,serta kesanggupan pemasok memenuhi janji
pengiriman barang spt dlm dokumen tersebut.
Lembar ke 3 diserahkan kpd bagian penerimaan barang sgb otorisasi utk
menerima barang yg mutu dan kuantitas dari pemasok spt yang tercantum dlm
dok tsb.
Lembar ke 4 diserhkan ke bagian utang sbg salah satu dasar utk
mencatat kewajibn yg timbul dari transaksi pembelian.
Lembar ke 5 diserahkan kpd bagian gudang (bagian yg meminta
pembelian barang)bhw barang yg diminta utk dibeli telah dipesan.
Lembar 6 & 7 diarsip oleh bagian pembelian dimana lembar 6 diarsip
berdasarkan tgl penerimaan barang yg diharapkan sbg dasar utk mengadakan
tindakan penyelidikan jika barang tdk datang pd wkt yg telah ditetapkan.Lembar
ke 7 diarsip bagian pembelian berdasarkan nama pemasok sbg dasr utk mencari
informasi mengenai pemasok.
“Berikut contoh bentuk dokumen Surat Order Pembelian dan contoh Surat
Permintaan Pembelian yg diterima dari bagian gudang.”
Order Pembelian
No. 678901
PT. HORAS
Nomor ini hrs dicantumkan
Dalm faktur,slip pembungkus dan
korespondensi
Jln. Merdeka No. 400
Jakarta
Dijual Kepada:
Tanggal
:
Syarat
:
Tgl Diperlukan:
Dikirim Ke:
No.|Urut
Nama
Barang
Spesipikasi
barang
satuan
kuantitas
Harga
satuan
Jumlah
harga
Jumlah
Penting:
Penerimaan barang ditutup jam 16.00
Kecuali dengan janji khusus
Manajer Pembelian
Gambar D 7.4 Surat order pembelian
Contoh : Surat permintaan Pembelian yang diterima dari bagian gudang
Surat Permintaan Pembelian
Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang saudara minta
No.SPP 475689
Tanggal: 1/7/2005
Dari Bagian : Gudang
Sifat permintaan : biasa
Kuantitas
□
Digunakan Untuk : Mengisi Gudang
segera □
mendesak □
No. Port atau Nama Katalog
Ukuran
100
3120
80
3100
Kirim ke : Bagian Gudang
Bebankan Ke Dep.
No. Rek
Tanggal diperlukan : 15/7/2005
Disi Oleh Bagian Pembelian
Pemasok
Diperlukan Oleh : Bagian Gudang
Disetujui Oleh : Kepala Gudang
Penjelasan Lengkap
Harga Per
Unit
Harga Jual
:
Pemasok yang lalu
Ya untuk dibeli :
Total
Harga
Nomor
SOP
:
Surat permintaan pembelian di atas membuktikan bhw persediaan barang
digudang sdh berkurang.Oleh bagian pembelian menindaklanjuti dgn membuat
surat permintaan penawaran harga dan dikirim kpd para pemasok tujuannya adl
utk menentukan dari mana brg tsb akan dibeli.Contoh dlm hal ini ada 3
pemasok yg menawarkan brg yg diminta bgn gudang kemudian bgn pembelian
membuat surat permintaan penawaran harga ( SPPH ) dan mengirimkannya kpd
masing-masing pemasok.SPPH tsb dpt dilihat pada gambar di bawah ini:
( Gambar D. 7.6 ) .
Setelah menerima kembali daftar harga dari para pemasok,bagian pembelian
menentukan dari pemasok mana,barang tsb akan dibeli;Kemudian bgn
pembelian membuat surat order pembelian rangkap 7 spt pada gambar di bawah
ini:
Rangkuman :
Bagian yg terkait dlm pembelian adalah :
-
Bagian gudang
-
Bgn Pembelian
-
Bgn Penerimaan
-
Bgn Akuntansi
-
Bgn Kartu Persediaan & Kartu Biaya
-
Bgn Utang
Dokumen yang digunakan dlm sistem pembelian adl :
-
Surat Permintaan Pembelian
-
Surat Permintaan Penawaran Harga
-
Surat Order Pembelian
-
Laporan Penerimaan Barang
-
Surat Perubahan Order
-
Bukti Kas Keluar
d. Tugas :
1.
Bagian manakah yg membuat dokumen di bawah ani :
a.
Surat Permintaan Pembelian barang
b.
Surat Permintaan Penawaran Harga
c.
Surat Order Pembelian
2.
Surat oeder Pembelian dibuat rangkap 7.Bagaimana
distribusi ke 7 lembat SOP di atas.
3.
Apa kegunaan
Surat Permintaan Pembelian bagi bgn
Pembelian
4.
Apa kegunaan Surat Permintaan Penawaran Harga
5.
Mengapa salah satu lembar SOP diserahkan kpd bgn
Penerimaan Barang.
e. Tes Formatif :
1. Sebutkan apa yg perlu diverifikasi dari Surat Permintaan
Pembelian Barang.
2. Siapakah Yg mengotorisasi Surat Permintaan Pembelian.
3. Bagaimana jangka wkt secara umum utk barang yg diminta
pembeliannya yg bersifat :
a.
Mendesak
b.
Segera
c.
Biasa
4. Apa yg dimaksud dgn Surat Order Pembelian
5. Mengapa SOP utk bagian penerimaan barang,kolom kuantitas
tdk diisi oleh bgn pembelian.
f. Kunci Jawaban
1. Yang perlu diverifikasi dari Surat Permintaan Pembelian
adalah:
a.
Hrs jelas nama bagian dari sumber tsb
b.
Harus jelas tujuan dokumen
c.
Harus jelas kuantitas nama barang dan spesifikasi dlm
dokumen
d.
Hrs jelas kemana nantinya barang dibeli akan dikirim
e.
Hrs jelas ke bgn mana nantinya dibebankan pembelian
brg tsb.
f.
Hrs jelas tgl diperlukan.
g.
Hrs jelas diperlukan oleh siapa
h.
Hrs diotorisasi yg berwenang
2. Bagian Gudang
3. Biasa apabila barang tiba di gudang pembeli dlm wkt 2 – 4
minggu setelah tgl SPPB.
Segera apabila barang tiba di gudang pembeli dalam jangka
wkt 1 – 2 minggu setelah tgl SPPB.
Mendesak apabila barang tiba di gudang pembeli dlm jangka
wkt tdk lebih dari 1 minggu
3. Surat Order Pembelian yaitu : dokumen yang digunakan utk
memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. SOP utk bagian penerimaan barang,kolom kuantitas tdk diisi
oleh bgn pembelian,dimaksudkan agar bgn penerimaan dpt
benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barg yg
diterima dari pemasok.
g. Lembar Kerja
PT GELORA yang beralamat di jln Setia Budi No 41 Medan
Dari Surat Permintaan Pembelian di bawah ini buatlah Surat
Permintaan Penawaran Harga atas :
-
TV FUJI 20 inci
-
TV POLITRON 20 inci
-
RADIO/TAPE POLITRON
-
RADIO/TAPE NASIONAL
Kepada Pemasok :
1. PT ABC Jln.Flamboyan No 46 Sawangan
2. PT XYZ Jln.Bogenvil No 58 Tangerang
3. PT KLM Jln.D.I.Panjaitan No 100 Jakarta
No.SPP 475689
Tanggal 1/7/2005
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Gunakan formulir yg berbeda utk setiap barang yg saudara minta
Permintaan : Biasa
Segera v
Sesuai dengan daftar harga yang doterimadari ketigapemasok di
atas , pada tgl 3 Juli 2005 dipilih PT ABC. Data yang dikirim PT
ABC sebagai berikut :
HARGA PER
NO
1
NAMA BARANG
Televisi Fuji 20 inci
SATUAN
Rp 1.500.000
SYARAT
2/10,n/30
FOB
destination
PENGIRIMAN
Paling lambat 10
hari setelah SOP
2
3
4
Televisi Politron 20 inci
Radio Tape Politron
Radio Tape National
Rp 1.300.000
Rp 500.000
Rp 400.000
2/10,n/30
2/10,n/30
2/10,n/30
destination
destination
destination
Berdasarkan daftar harga yang diterima dari PT ABC buatkan SOP
BAB III
EVALUASI
1. Pilih salah satu di Perusahaan yang ada dibawah ini yang masing-masing
menawarkan harganya
No
Nama Perusahaan
Alamat
1.
2.
3.
4.
5.
PT. SUKSES
PT. WAEPALO
PT. KENCANA
PT. ASA
PT. KOLEGA
Jl. Langto, 15 Mataram NTB
Jl. Pelita, 6 Ruteng NTT
Jl. Muara, 10 Medan Sumut
Jl. Merdeka , 11 Denpasar Bali
Jl. Merah Putih, 11 Jakarta
Daftar harga dan spesifikasi barang yang ditawarkan :
No.
Nama Perusahaan
Nama barang
Spesifikasi
1.
2.
3.
4.
5.
PT. SUKSES
PT. WAEPALO
PT. KENCANA
PT. ASA
PT. KOLEGA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
3100
3100
3100
3100
3100
No.
Nama Perusahaan
Nama barang
1.
2.
3.
4.
5.
PT. SUKSES
PT. WAEPALO
PT. KENCANA
PT. ASA
PT. KOLEGA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
6820
6820
6820
6820
6820
No
Nama Perusahaan
Nama barang
Spesifikasi
1.
2.
3.
4.
5.
PT. SUKSES
PT. WAEPALO
PT. KENCANA
PT. ASA
PT. KOLEGA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
No.
Nama Perusahaan
Nama barang
Harga/ unit
Rp 1.200.000
Rp 1.100.000
Rp 1.150.000
Rp 1.300.000
Rp 1.350.000
Spesifikasi Harga/unit
3660
3660
3660
3660
3660
Spesifikasi
Rp 2.700.000
Rp. 2.650.000
Rp. 2.720.000
Rp 2.730.000
Rp. 2.740.000
Harga / unit
Rp. 2.200.000
Rp 2.150.000
Rp 2.250.000
Rp. 2.300.000
Rp. 2.350.000
Harga/unit
1.
2.
3.
4.
5.
PT. SUKSES
PT. WAEPAO
PT. KENCANA
PT. ASA
PT. KOLEGA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
2100
2100
2100
2100
2100
Rp.
Rp.
Rp
Rp
Rp
900.000
910.000
920.000
850.000
890.000
No.
Nama Perusahaan
Nama barang
Spesifikasi
Harga / unit
1.
2.
3.
4.
5.
PT. SUKSES
PT. WAEPALO
PT. KENCANA
PT. ASA
PT. KOLEGA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
NOKIA
6610
6610
6610
6610
6610
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
2.300.000
2.310.000
2.300.000
2.320.000
2.250.000
2. Dari data-data yang sudah tersedia diatas anda diminta untuk mengindetifikasi
perusahaan mana yang paling tepat untuk dipilih jadi pemasok barang yang
dibeli.
3. Setelah anda mengidentifikasi perusahaan yang paling menguntungkan, anda
diminta untuk membuat surat order pembelian dengan syarat 1\10, n\30 syarat
penyerahan SOB Destination point.
SOAL TEORI
2.
3.
4.
5.
Jelaskan laporan yang dihasilkan dari sistim pembelian
Sebutkan unit organisasi yang terkait dalam pembelian
Jelaskan prosedur pembelian barang
Sebutkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam sistim pembelian
Suarat Permintaan Penawaran Harga ( di Scan )
JAWABAN SOAL TEORI
1. Laporan Yang dihasilkan dari sistim pembelian :
a. Laporan tentang kegiatan bagian pembelian meliputi order pembelian
yang telah dikirim kepada Pemasok, order pembelian yang telah
dipenuhi Pemasok dan order pembelian yang masih beredar.
b. Laporan distribusi pembelian meliputi berbagai jenis barang yang dibeli
dan berbagai jenis biaya yang terjadi
2. Unit organisasi yang terkait dalam pembelian meliputi bagian gudang, bagian
pembelian, bagian penerimaan barang, bagian jurnal, buku besar dan laporan,
bagian kartu persediaan dan bagian utang.
3. Prosedur pembelian barang :
a. Prosedur permintaan pembelian yaitu bagian gudang mengajukan
permintaan pembelian kepada bagian pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga kepada pemasok yaitu bagian
pembelian mengirim surat permintaan penawaran harga kepada para
pemasok.
c. Prosedur order pembelian yaitu bagian pembelian mengirim surat order
pembelian kepada Pemasok yang telah ditentukan.
d. Prosedur penerimaan barang yaitu bagian penerimaan melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, jumlah dan mutu barang dan mencocokkan
dengan order pembelian kemudian membuat laporan penerimaan barang.
e. Prosedur pencatan utang yaitu bagian utang memeriksa dokumendokumen yang berhubungan dengan pembelian pencatatan utang serta
mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian melipti distribusi rekening dari transaksi
pembelian untuk pembuatan laporan.
4. Dokumen – dokumen yang diperlukan dalam sistim pembelian :
a. Surat permintaan pembelian
b. Surat permintaan penawaran harga.
c. Surat order pembelian.
d. Surat laporan penerimaan barang.
e. Surat perubahan order.
f. Bukti kas keluar.
BAB IV
PENUTUP
Setelah mempelajari modul ini diharapkan siswa dapat mencapai tujuan akhir
dari pengelolaan order pembelian yang telah diuraikan pada modul ini. Siswa
diharapkan mampu atau kompeten dalam masalah pengelolaan administrasi pembelian
Siswa yang dinyatakan kompeten akan memperoleh sertifikat kompetensi dari
pihak penguji atau assessor berdasarkan hasil ujian yang diperoleh oleh masing-masing
pesrta diklat.
Siswa atau peserta diklat yang sudah kompeten dan memperoleh sertifikat dapat
melanjutkan ke modul berikutnya atau sub kompetensi selanjutnya dan bagi peserta
diklat yang belum dinyatakan kompeten masih mendalami modul yang belum dikuasai.