IMPLEMENTASI SISTEM PENATAAN ARSIP DI MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 PEKANBARU
IMPLEMENTASI SISTEM PENATAAN ARSIP DI MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 PEKANBARU
Karno Ariyanto
UIN Sulthan Syarif Kasim Pekanbaru Riau, Indonesia ari_natuna88@yahoo.co.id
ABSTRACT
The aim of this study is to investigate the archives management in Madrasah Aliyah Negeri 1 Pekanbaru and to identify its obstacle and supporting factors. The participants of this research were administrator and the vice headmaster. Techniques of collecting data were interviewed, observation and documentation. Analysis of the data used Miles and Huberman model, namely data reduction, data model, and verification of conclusions. This research revealed that: this school has implemented the archives storage using the subject filling system, there was no recorded system for borrowing archives, the staffs has checked the borrowed and returned archives, the finding of the archives used manual system, this school has conducted the maintenance and security of records, the staffs has removed the archives periodically. The obstacle factors were the educational background of head of administration staffs was D3 (Diploma Degree) of Secretary in Bunda Persada Academy, and administration staffs were high school graduate. Supporting factors were infrastructures were sufficient, there was supervision by the headmaster and there was good communication and cooperation between the headmaster and administration staff.
Keywords: Archives Management, Subject Filling System, Maintenance
ABSTRAK
Tujuan Penelitian ini adalah untuk menginvestigasi penataan arsip di Madrasah Aliyah Negeri 1 Pekanbaru dan untuk mengidentifikasi faktor penghambat dan pendukung. Peserta dalam penelitian ini adalah staff administrasi dan wakil kepala madrasah. Teknik pengumpulan data yang digunakan wawancara, observasi dan dokumentasi. Analisis data menggunakan model Miles dan Huberman yakni: reduksi data, model data, dan verifikasi kesimpulan. Penelitian ini menemukan bahwa sekolah ini telah mengimplementasikan penyimpangan arsip menggunkana sistem subjek, tidak ada sistem pencatatan untuk peminjaman arsip, pegawai telah mengecek peminjaman dan pengembalian arsip, pencarian arsip menggunakan sistem manual, sekolah tersebut telah melaksanakan pemeliharan dan pengamanan arsip, pegawai telah memusnahkan arsip secara berkala. Faktor penghambat penataan arsip disekolah ini adalah latarbelakang kepala tata usaha yang D3 sekretaris di Akademi Bunda Persada, dan pegawai yakni SMA. Adapun factor pendukung adalah infrastruktur yang cukup memadai, adanya pengawasan dari kepala
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018 IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
Kata kunci: Penataan Arsip, Sistem Aubjek, dan Pemeliharaan Arsip
I. PENDAHULUAN
yang kadarnya adalah seribu tahun menurut perhitunganmu
Setiap lembaga pendidikan ”. (Q.S.
As-Sajdah: 5). 2 mempunyai unit atau bagian yang
mengelola segala sesuatu yang Dari ayat di atas dapat berhubungan dengan kegiatan
diketahui bahwa Allah SWT administrasi lembaga pendidikan
merupakan pengatur alam. Akan tersebut yaitu bagian Tata Usaha.
tetapi, sebagai tenaga administrasi Dalam manajemen pendidikan
yang mengurusi kegiatan kearsipan, pegawai tata usaha merupakan
maka arsiparis harus mengatur, salah
mengelola dan menata arsip sebaik- manajemen pendidikan yaitu tenaga
baiknya sebagaimana Allah SWT kependidikan
mengatur alam raya ini. Salah satu kegaitan pengelolaan
sekolah/madrasah.
Kearsipan adalah suatu proses yang dilakukan oleh bagian tata
kegiatan mulai dari penerimaan, usaha ini adalah mengelola surat
pengaturan, masuk dan surat keluar yang pada
pengumpulan,
pemeliharaan dan penyimpanan akhirnya berhubungan dengan
warkat menurut sistem tertentu, kegiatan kearsipan.
sehingga saat diperlukan dapat Pengelolaan dalam Al- Qur’an
ditemukan dengan cepat dan erat kaitannya dengan kata al-
mudah. 3 Sedangkan arsip adalah tadbir (pengaturan). Kata al-tadbir
setiap catatan (record/warkat) yang berasal
tertulis, tercetak, atau ketikan (mengatur) 1 yang terdapat dalam dalam bentuk huruf, angka, gambar
Al- Qur’an, seperti firman Allah yang mempunyai arti atau tujuan SWT:
sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada
kertas,
kertas film, media komputer, dan lain-lain yang
disimpan menurut suatu aturan
sehingga apabila diperlukan dapat
ditemukan dengan mudah. 4
Suatu lembaga pendidikan juga membutuhkan bantuan data
2 Departemen Agama Republik
Indonesia, Al- “Dia mengatur urusan dari Qur’an dan Terjemahan, (Jakarta:
Indiva), 2009, h. 415
langit ke bumi, kemudian (urusan)
3 Sri Endang R, dkk, Modul Mengelola
itu naik kepadanya dalam satu hari
dan Menjaga Sistem Kearsipan: Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen (Program Keahlian Administrasi Perkantoran) untuk SMK
1 U. Saefullah, Manajemen Pendidikan dan MAK, (Jakarta: Erlangga), 2009, h. 11 Islam, (Bandung: CV. Pustaka Setia), 2012, h. 1
4 Ibid,
h. 8
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
oleh karena itu perlu dilakukan manajemennya
dengan prosedur yang baik dan mencapai tujuan-tujuan dengan
untuk
dapat
benar di dalam pengelolaan arsip, baik. Salah satu cara yang
untuk menjaga daur hidup arsip itu dilakukan oleh lembaga pendidikan
sendiri mulai dari tahap penciptaan, dalam menghadapi perkembangan
penggunaan, pemeliharaan dan teknologi adalah dengan memiliki
pemindahan serta pemusnahannya. suatu sistem informasi yang cukup
Di dalam pekerjaan menyimpan baik, cepat dan teliti. Nilai
arsip tidak hanya menyimpan saja, informasi ditentukan oleh lima
tetapi menyangkut penempatan dan karakteristiknya, yaitu ketelitian,
penemuan kembali. Penataan arsip ketepatan waktu, kelengkapan,
dikatakan baik apabila pada saat keringkasan dan kesesuaian, karena
diperlukan dapat ditemukan dengan dengan hal ini akan membantu
mudah, cepat dan tepat. kelancaran pelaksanaan kegiatan
Apabila arsip yang dimiliki lembaga
oleh sebuah lembaga pendidikan mewujudkan hal ini maka arsip
pendidikan. 5 Untuk
kurang baik pengelolaannya, dapat sangat berperan penting dalam
sulitnya sebuah lembaga pendidikan.
mengakibatkan
menemukan informasi yang telah Pada lembaga pendidikan
disimpan dan akhirnya dapat arsip berperan sebagai pusat
tahapan proses ingatan, sumber informasi, dan
menghambat
pekerjaan selanjutnya. Mengingat sebagai alat pengawasan, yang
peran arsip sangat penting, maka sangat diperlukan dalam rangka
arsip dikelola kegiatan
sebaiknya
menggunakan sistem pengelolaan pengembangan,
perencanaan,
arsip yang baik dan benar. Sistem kebijakan, pengambilan keputusan,
perumusan
pengelolaan arsip dapat dikatakan pembuatan
baik dan benar apabila pada waktu pertanggungjawaban, penilaian dan
laporan
arsip tersebut diperlukan dapat pengendalian setepat-tepatnya. 6 ditemukan kembali dengan cepat
Sistem pengelolaan arsip
dan tepat.
Munir Sukoco mengklsasifikasi surat, memberi
meliputi berbagai
kegiatan
Badri
mengemukakan bahwa tujuan dari kode,
pengelolaan arsip adalah: memelihara secara tepat sampai
menyimpan
surat,
menjaga dokumen mengenai cara penyingkiran dan
1. Unuk
maupun arsip agar dapat pemusnahan surat yang sudah tidak
diakses
dan digunakan
dipergunakan lagi. 7 sepanjang
ada nilai kegunaannya.
2. Untuk membuat informasi dari
5 Hayatur Rahmi, Pengelolaan Arsip
dokumen dan arsip, tersedia
Dinamis Aktif di Badan Kepegawaian Daerah
dalam format yang tepat,
Provinsi Jawa Barat, Vo. 1, No. 1, (eJurnal
digunakan oleh orang yang
Mahasiswa Universitas Padjadjaran), 2012. 6 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan
untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara), 2009, h. 2
7 Ibnu Syamsi (a), Sistem dan Prosedur Kerj a, (Jakarta: Bumi Aksara), 1994, h. 8
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018 IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
Arsip tersebut merupakan setiap catatan yang tertulis, tercetak bukti
pertanggungjawaban atau ketikan, dalam bentuk huruf, kegiatan, oleh karena itu perlu
gambar, yang diadakan penataan secara baik dan
angka
atau
mempunyai arti atau tujuan tertentu benar. Sehingga tidak terjadi
bahan komunikasi penumpukan arsip yang dapat
sebagai
informasi, yang terekam pada menghambat kegiatan administrasi
kertas (kartu, formulir), kertas film dan tugas kedinasan. Penumpukan
(slide, film-strip, mikro film), arsip itu terjadi karena disebabkan
media komputer (pita tape, oleh beberapa faktor seperti
piringan, rekaman, disket), kertas kurangnya jumlah sumber daya 11 photo copy dan lain-lain.
manusia yang menangani bidang Berdasarkan pendapat kearsipan, kurangnya perhatian atau
beberapa ahli di atas, maka dapat atensi dari pimpinan, kurangnya
disimpulkan bahwa arsip adalah dana yang dianggarkan untuk
rekaman yang dibuat dan diterima bidang kearsipan dan kurangnya
oleh setiap lembaga atau organisasi peralatan yang menunjang dalam
kelompok maupun bidang kearsipan.
baik
perseorangan,
lembaga pemerintahan maupun swasta.
II. KERANGKA TEORITIS
Kemudian arsip juga dapat diartikan sebagai dokumen yang
Undang-Undang
Republik
berupa catatan pada kertas, Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 rekaman suara, video yang Pasal (1) arsip adalah rekaman mempunyai nilai guna tertentu yang kegiatan atau peristiwa dalam disimpan secara sistematis baik berbagai bentuk media sesuai secara manual maupun elektronik dengan perkembangan teknologi sehingga pada saat diperlukan dapat informasi dan komunikasi yang ditemukan dengan mudah, tepat, dibuat dan diterima oleh lembaga
dan cepat.
lembaga pendidikan, perusahaan, Guna Arsip
Negara, pemerintah
daerah,
mempunyai organisasi
peranan yang sangat penting kemasyarakatan, dan perseorangan bagi sebuah kantor, maka dalam pelaksanaan kehidupan
arsip perlu bermasyarakat, berbangsa dan
keberadaan
mendapatkan perhatian khusus
bernegara. 9
sehingga keberadaan arsip pada Arsip adalah suatu kumpulan sebuah kantor benar-benar dokumen yang disimpan secara menunjukkan peran yang sesuai sistematis karena mempunyai suatu
dapat mendukung kegunaan
penyelesaian pekerjaan yang diperlukan dapat secara cepat
10 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono,
8 Badri Munir Sukoco, Administrasi Manajemen Kearsipan Modern, (Yogyakarta: Perkantoran Modern, (Surabaya: Erlangga),
Gava Media), 2005, h. 4 2007, h. 82
Amsyah, Manajemen 9 Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun
11 Zulkifli
Kearsipan, Cet. Ke-9 (Jakarta: PT. Gramedia 2009, Tentang Kearsipan, h. 3
Pustaka Utama), 2001, h. 3
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
masalah inventaris. ada beberapa kegunaan
Contoh: catatan tentang arsip yaitu, a) arsip sebagai
jumlah barang, merek, sumber ingatan atau memori, b)
ukuran, dan harga. arsip sebagai bahan pengambil
3) Personal record, yaitu keputusan, c) arsip sebagai
arsip-arsip yang bukti legalitas, dan d) arsip
berhubungan dengan sebagai
kepegawaian. Contoh: Namun demikian, tidak semua
rujukan
historis.
surat lamaran kerja, arsip mempunyai kegunaan
curriculum vitae, absensi yang sama, setiap arsip punya
pegawai, dan surat kegunaan yang berbeda-beda.
keputusan. Guna lain dari arsip adalah
4) Sales record, yaitu arsip- sebagai alat ukur kegiatan
arsip yang berhubungan organisasi dan sebagai sumber
dengan masalah ilmu pengetahuan.
penjualan. Contoh: data
2. Jenis Arsip penjualan dan daftar Arsip sebagai dokumen
nama agen dan yang memiliki peran dan
distributor. keguanaan yang berbeda dalam
5) Production record, yaitu sebuah
arsip-arsip yang mempunyai jenis yang berbeda
organisasi,
juga
berhubungan dengan pula.
masalah produksi. mengemukakan bahwa ada lima
Sri
Endang
Contoh: arsip tentang jenis arsip, yaitu: 12 jenis bahan baku, jenis
a. Arsip berdasarkan bentuk alat/mesin yang fisiknya, dibagi atas:
digunakan, dan jenis
1) Arsip yang berbnetuk kualitas barang. lembaran. Contoh: surat,
c. Jenis arsip berdasarkan kuitansi, faktur dan foto
pemiliknya, dibagi atas:
2) Arsip
1) Lembaga pemerintahan berbentuk
yang
tidak
a) Arsip nasional di Contoh: disket, flash
lembaran.
Indonesia (Arsip disk, mirko film, dan
Nasional Republik rekaman pada pita kaset.
Indonesia)
b. Jenis arsip berdasarkan
b) Arsip nasional di masalahnya, terbagi atas:
setiap ibu kota Daerah
1) Financial record, yaitu Tingkat
I (arsip arsip-arsip yang berisi
Nasional Daerah) catatan-catatan mengenai
2) Instansi masalah
Pemerintah/swasta Contoh: kuitansi, giro,
keuangan.
a) Arsip primer dan arsip cek dan kartu kredit.
skunder. Arsip primer
2) Inventory record, yaitu adalah arsip aslinya, arsip-arsip
yang
sedangkan arsip skunder adalah arsip
12 Sri Endang R, dkk, Op.Cit, h. 9-10
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018 IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
tertentu dalam suatu
b) Arsip sentral dan arsip organisasi. Contoh: hasil unit. Arsip sentral
penilaian pegawai dan adalah arsip yang
strategi pemasaran. disimpan pada pusat
e. Jenis arsip berdasarkan arsip atau arsip yang
fungsinya, dibagi atas: dipusatkan
1) Arsip dinamis, yaitu penyimpanannya.
arsip yang digunakan Arsip unit adalah arsip
secara langsung dalam yang
perencanaan, penyimpanannya pada
disebarkan
penyelenggaraan setiap
kehidupan kebangsaan organisasi.
bagian
pada umumnya, atau
d. Jenis arsip berdasarkan dipergunakan secara sifatnya, dibagi atas:
langsung dalam
1) Arsip tidak penting, yaitu penyelenggaraan arsip
administrasi Negara. mempunyai
yang
hanya
Arsip dinamis dibedakan informasi. Contoh: surat
kegunaan
sebagai berikut: undangan dan surat
a) Arsip aktif, yaitu pemberitahuan.
arsip yang
2) Arsip biasa, yaitu yang dipergunakan secara semula penting, akhirnya
terus menerus dalam tidak berguna lagi pada
kegiatan kantor, saat
b) Arsip semi aktif, diinformasikan
arsip
yang
yaitu arsip yang berlalu. Contoh: surat
itu
frekuensi lamaran
penggunaannya tagihan.
kerja
dan
sudah menurun,
3) Arsip penting, yaitu arsip tetapi kadang- yang ada hubungannya
kadang masih dengan masa lalu dan
diperlukan, masa yang akan datang,
c) Arsip inaktif, yaitu sehingga perlu disimpan
arsip dinamis yang dalam waktu yang lama.
sudah sangat jarang Contoh: surat perjanjian
digunakan, dan kontrak.
2) Arsip statis, yaitu arsip
4) Arsip sangat penting yang tidak digunakan (vital), yaitu arsip yang
secara langsung dalam dapat dijadikan alat
perencanaan, pengingat
penyelenggaraan lamanya. Contoh: naskah
selama-
kehidupan kebangsaan proklamasi dan surat
pada umumnya, atau keputusan
dipergunakan secara penelitian ilmiah.
hasil
langsung dalam
5) Arsip rahasia, yaitu arsip penyelenggaraan yang isinya hanya boleh
administrasi Negara.
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
3. Penataan Arsip nomor, sistem tanggal, dan Penataan arsip adalah
sistem wilayah. proses pengklasifikasian dan
1) Sistem Abjad mengatur arsip dalam suatu
(Alphabetical Filling tatanan yang sistematis dan
System ) logis, serta menyimpannya
Sistem abjad dalam tempat yang aman agar
adalah sistem arsip tersebut dapat secara
penerimaan, cepat
ditemukan
saat
penyusunan, diperlukan. 13 penyimpanan,
Jadi yang dimaksud penggunaan, dengan penataan arsip adalah
pemeliharaan dan cara untuk mengatur dan
penemuan kembali menata arsip dalam suatu
surat/warkat dengan susunan
menggunakan dimulai dari mengklasifikasi 14 petunjuk abjad.
yang
sistematis
surat, memberi
Dalam menyimpan,
kode,
penyusunannya setiap kembali arsip sampai dengan
menemukan
map (folder) pemusnahan atau penyingkiran
menunjukkan nama arsip yang sudah diperlukan
korespondennya serta lagi dengan memperhatikan
disusun berdasarkan bentuk, kegunaan dan sifat
abjad. Sistem abjad ini arsip
merupakan sistem menunjang
yang
bertujuan
penyimpanan yang pelaksanaan tugas organisasi.
kelancaran
sederhana dan mudah
a. Penyimpanan arsip dalam menentukan Pada
dokumen, dimana penyimpanan
dasarnya,
petugas bisa langsung dilakukan
arsip
ke file penyimpanan menggunakan cara tertentu
dengan
dan melihat huruf secara sistematis yang
abjad, tanpa melalui dimaksudkan
alat bantu seperti membantu
untuk
indeks yang disebut mempermudah pengelola
dan
juga dengan sistem arsip dalam penyimpanan
arsip langsung (direct dan penemuan kembali
filing system ). arsip tersebut. Sistem
2) Sistem penyimpanan
Masalah/Perihal/Poko penemuan kembali arsip
dan
k Soal (Subject Filling terdiri atas lima sistem
System ) yaitu sistem abjad, sistem
Sistem masalah pokok masalah, sistem
adalah salah satu
14 Edy Roesdiono (a), Mengelola
13 Durotul Yatimah, Pengembangan Dokumen dengan Sistem Abjad, (Pekanbaru: Sumber
Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Modern
Daya Manusia:
Kesekretariatan
Menengah Departemen Pendikan Nasinoal), (Bandung: Pustaka Setia), 2009, h. 184
dan Administrasi
Perkantoran,
2003 Op.Cit, h. 9
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018 IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
digit. 16 berdasarkan kepada isi
yang
4) Sistem dari dokumen itu. Isi
Tanggal/Urutan dokumen
Waktu (Chronological disebut perihal, pokok
sering
Filling Sytem ) masalah,
Sistem tanggal permasalahan, pokok
adalah sistem surat atau subjek. 15 penyimpanan
dan Dalam
penemuan kembali masalah, arsip yang
sistem
arsip berdasarkan akan
tanggal, bulan, dikelompokkan 17 tahun. Dalam sistem
disimpan
berdasarkan pada isi ini yang dijadikan permasalahan
kode penyimpanan terdapat pada arsip
yang
dan penemuan tersebut.
kembali arsip adalah
3) Sistem
tanggal, bulan atau (Numerical
Nomor
tahun pemubatan yang System )
Filling
tercantum dalam arsip
itu sendiri. adalah salah satu
Sistem nomor
5) Sistem sistem penyimpanan
Wilayah/Regional/Da dan
erah (Geographical kembali arsip yang
penemuan
Filling System ) disusun
Sistem wilayah menggunakan
dengan
adalah sistem kode/nomor. Sistem
penyimpanan penyimpanan
dokumen, berkas, atau berdasarkan
arsip yang dijadikan terdiri dari:
nomor
pedoman dalam
a) Sistem menemukan arsip
penyimpanan,
secara cepat dengan
berdasarkan
berdasarkan wilayah
nomor Dewey.
dari pengirim surat
b) Sistem atau wilayah yang
penyimpanan,
dkirim surat. 18 Jadi,
berdasarkan
dalam penyimpanan
nomor seri urut.
c) Sistem
16 Sri Endang R, dkk, Op.Cit, h. 64
penyimpanan,
17 Edy Roesdiono, (c), Mengelola
berdasarkan
Dokumen dengan Sistem Tanggal, (Pekanbaru: Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendikan Nasinoal), 2004, h. 9
15 Edy Roesdiono (b), Mengelola 18 Edy Roesdiono (d), Mengelola Dokumen dengan Sistem Pokok Masalah,
Dokumen dengan Sistem Wilayah, (Pekanbaru: (Pekanbaru: Direktorat Jenderal Pendidikan
Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Dasar dan Menengah Departemen Pendikan
Menengah Departemen Pendidikan Nasional), Nasinoal), 2003, h. 9
2004, h. 9
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
Peminjaman arsip menggunakan sistem
dengan
adalah keluarnya arsip dari wilayah yang menjadi
file karena dipinjam baik kata kunci adalah
oleh atasan sendiri, teman nama wilayah.
seunit kerja, ataupun oleh Dari kelima sistem
kolega sekerja dari unit penyimpanan
lain dalam penemuan arsip yang telah 19 organisasi. Karena arsip
dan
kerja
dijelaskan di atas, sistem tersebut dipinjam sehingga yang sering digunakan
berada pada adalah
tidak
tempatnya, maka perlu dikarenakan sistem abjad
sistem
abjad
adanya pencatatan supaya yang menjadi kata kunci
petugas arsip dapat dalam
mengetahui di mana adalah nama orang atau
penyimpanan
arsipnya berada, siapa organisasi, dan
yang menggunakan, kapan orang dan organisasi inilah
nama
dipinjam dan kapan harus kata yang paling mudah
dikembalikan. diingat oleh seseorang.
Anjuran terhadap Jadi dalam penggunaan
pencatatan ini juga tertulis setiap sistem, seorang
dalam Al- Qur’an: arsiparis harus mengetahui
dan
kaunci dari setiap sistem
memahami
kata
yang digunakan, sehingga
pada arsip diperlukan tidak
memerlukan waktu yang
b. Peminjaman arsip
penting dalam kelancaran
suatu kegiatan, oleh sebab itu perlu diatur atau ditentukan prosedur atau tata cara peminjamannya
baik untuk keperluan
internal maupun eksternal
organisasi.
tentang peminjaman arsip
formulir khusus yang
menggunakan
disebut bon pinjam atau
out-slip atau
lembar
peminjaman arsip.
19 Zulkifli Amsyah, Op.Cit, h. 202
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
masing-masing yaitu sebagai ......
22 berikut: “Hai orang-orang
1) Lembar peminjaman yang beriman, apabila
arsip I (putih). Disimpan kamu bermu'amalah tidak
oleh penyimpan arsip secara tunai untuk waktu
berdasarkan tanggal yang
pengembalian arsip, hendaklah
ditentukan,
berfungsi sebagai bukti menuliskannya.
kamu
peminjaman. hendaklah seorang penulis
dan
2) Lembar peminjaman di
arsip II (hijau). Oleh menuliskannya
antara
kamu
penyimpan arsip benar. dan janganlah
dengan
diletakkan ditempat arsip penulis
yang dipinjam, berfungsi menuliskannya
enggan
sebagai arsip yang sebagaimana
dipinjam. mengajarkannya,
Allah
3) Lembar peminjaman hendaklah ia menulis, dan
meka
III (biru). hendaklah orang yang
arsip
Disertakan pada berhutang
peminjam. mengimlakkan (apa yang
itu
Dengan adanya lembar akan ditulis itu)......” (Q.S.
peminjaman arsip ini, pada al-Baqarah). 20 saat adanya peminjaman arsip
maka seorang arsiparis tidak Dari Ibnu ‘Abbas ra
perlu lagi mencari-cari arsip Rasulullah SAW bersabda:
yang
diperlukan oleh
peminjam arsip, dan arsiparis
segera mengetahui di mana
letak arsip yang diperlukan “Barang siapa yang
itu berada. meminjamkan sesuatu, maka
c. Penemuan kembali arsip hendaklah ia melakukannya
Penemuan kembali dengan takaran timbangan
arsip dapat dilakukan baik yang disepakati sampai batas
secara manual ataupun secara waktu yang ditentukan” (HR.
mekanik. Penemuan kembali Bukhari dan Muslim) 21 secara
manual berarti penemuan kembali dilakukan Sedarmayanti
melalui kemampuan manusia mengemukakan
tanpa menggunakan tenaga peminjaman arsip harus diisi
lembar
mesin. Sedangkan penemuan rangkap 3 dengan fungsi
kembali dengan mekanik lebih
banyak untuk menunjukkan
lokasi
20 Departemen Agama RI, Op. Cit, h. 48 21 ‘Abdullah Bin Muhammad Bin
Dasar-dasar ‘Abdurrahman Bin Ishaq Alu Syaikh, Tafsir
22 Sedarmayanti,
Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran Ibnu Katsir, Jilid 1, (Bogor: Pustaka Imam
Suatu Pengantar, Cet. 3, (Bandung: Mandar Syafi’i), 2004, h. 561
Maju), 2009, h. 202
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
suka bekerja, Arsip yang ada tidak
senang bekerja boleh disimpan sembarangan,
secara detail arsip
tentang informasi. menggunakan
pengelolaan arsip yang baik Beberapa faktor dan benar sehingga arsip
penunjang dan perlu tersebut dapat dengan mudah
diperhatikan atau dipenuhi ditemukan kembali dengan
dalam rangka memudahkan cepat, tepat pada waktu
dalam penemuan arsip adalah dibutuhkan. Agar penemuan
sebagai berikut: 24 kembali
1) Melakukan terlaksana dengan baik, maka
arsip
dapat
kegiatan beberapa syarat yang harus
menghimpun, dilakukan adalah: 23 mengklasifikasi,
1) Kebutuhan menyusun, pemakai arsip atau
menyimpan dan surat harus diteliti
memlihara arsip dahulu
berdasarkan sistem sistemnya
dan
yang berlaku baik mudah diingat.
harus
arsip yang bersifat
2) Harus didasarkan kedinasan ataupun atas kegiatan nyata
arsip pribadi instansi
pimpinan. bersangkutan,
yang
2) Dalam maka disusunlah
menciptakan suatu kata tangkap atau
sistem indeks
penyimpanan arsip tanda pengenal.
sebagai
yang baik
3) Sistem penemuan hendaknya kembali arsip harus
diperhatikan atau logis, konsisten dan
dipenuhi beberapa mudah diingat.
faktor penunjang,
4) Sistem penemuan antara lain: harus
a) Kesedrahanan. oleh peralatan dan
didukung
b) Ketepatan perlengkapan.
menyimpan
5) Selanjutnya sistem arsip. penemuan
c) Memenuhi didukung
harus
persyaratan personil
oleh
ekonomis. terlatih dan harus
yang
d) Menjamin mempunyai daya
keamanan. tangkap
yang
e) Penempatan arsip.
23 Hadi Abu Bakar, Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, (Jakarta: Cahaya
Aksara), 1990, h. 74-75 24 Sedarmayanti, Op.Cit, h. 204-205
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018 IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
digunakan
akibat beberapa sebab.
harus fleksibel.
Pemeliharaan arsip
g) Memahami secara fisik dapat
pengetahuan di
dilakukan melalui
bidang
beberapa cara sebagai
kearsipan.
berikut: 25
3) Unit arsip perlu
a) Pengaturan Ruangan menyelenggarakan
Ruang penggandaan dan
penyimpanan arsip melayani
harus dijaga agar peminjaman arsip
tetap kering dengan
(temperatur ideal baiknya.
dengan kelembaban menyimpan pidato
dan
50-60%), terang serta
(terkena sinar yang terjadi setiap
peristiwa
matahari tidak hari,
langsung), dengan
lengkap
mempunyai ventilasi kejadiannya, agar
tanggal
yang merata, dan dapat dijadikan alat
terhindar dari bantu
kemungkinan menemukan atau
untuk
serangan api, air, mempertimbangka
serangga dan n kembali bila
sebgainya. sewaktu-waktu
b) Tempat diperlukan.
Penyimpanan Arsip
5) Mengadakan Hendaknya pengontrolan arsip
diatur secara secara
renggang, agar ada agar
periodik
udara di antara memahami seluruh
dapat
berkas yang media
disimpan. Tingkat yang
informasi
kelembaban yang mengajukan saran
ada dan
diinginkan perlu untuk mengadakan
diketahui. penyusutan serta
c) Penggunaan Bahan- pemusnahan bila
bahan Pencegah perlu.
Rusaknya Arsip Salah
satu
d. Pemeliharaan
caranya adalah Pengamanan Arsip
dan
meletakkan kapur
1) Pemeliharaan Arsip barus di tempat Pemeliharaan arsip
penyimpanan, atau adalah
25 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan
untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara), 2009, h. 56
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
sejenisnya. dengan bahan kimia secara berkala.
e. Pemindahan dan pemusnahan
d) Larangan-larangan
arsip
1) Angka pemakaian arsip peraturan
Perlu
dibuat
Untuk dapat harhus dilaksanakan,
yang
menyusut dan antara lain: dilarang
memindahkan arsip dari membawa dan/atau
unit pengolah ke unit makan di tempat
kearsipan perlu penyimpanan arsip,
ditetapkan angka serta dalam ruangan
pemakaian arsip yang penyimpanan arsip
merupakan angka dilarang
prosentase sebagai (karena percikan api
merokok
perbandingan antara dapat menimbulkan
jumlah permintaan arsip bahaya kebakaran).
untuk digunakan kembali
e) Kebersihan dengan jumlah seluruh
arsip yang berada dalam selalu
Arsip
harus
penyimpanan. Adapun dan dijaga dari noda
dibersihkan
rumus untuk menghitung karat dan lain-lain.
angka pemakaian arsip
2) 27 Pengamanan arsip adalah sebagai berkut: Pengamanan arsip
𝐴𝑃 adalah menjaga arsip dari
∑𝑃𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑡𝑎𝑎𝑛 𝐴𝑟𝑠𝑖𝑝 kehilangan maupun dari
∑𝐴𝑟𝑠𝑖𝑝 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝐷𝑖𝑠𝑖𝑚𝑝𝑎𝑛 𝑥100% kerusakan. Secara fisik
Makin besar angka semua
pemakaian berarti makin diamankan dari segi
arsip
harus
banyak arsip yang secara kerusakan.
langsung digunakan arsip dapat terjadi karena
Kerusakan
untuk pelaksanaan tugas faktor internal dan faktor
26 sehari-hari, berarti belum eksternal. perlu
melakukan
a) Faktor
penghapusan karena dapat berupa kualitas
Internal,
arsip tersebut masih kertas, tinta, bahan
aktif. perekat
2) Jadwal retensi bersentuhan dengan
yang
Jadwal retensi kertas.
adalah daftar yang berisi
b) Faktor
sekurang-kurangnya berupa
Eksternal,
jangka waktu atau sinar matahari, debu,
lingkugan,
retensi, jenis arsip, dan serangan dari kutu
keterangan yang berisi dan sejenisnya, dan
rekomendasi tentang
Liang Gie, Administrasi Keputusan dan Sistem Informasi, Ed. 2, Cet. 3,
26 Ibnu Syamsi (b), Pengambilan
27 The
Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty), (Jakarta: PT. Bumi Aksara), 2007, h. 13-131
199, h. 145
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018 IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
tetapi harus dinilai
dimusnahkan,
akan
merujuk pada jadwal permanenkan
kembali,
retensi yang telah dipergunakan
yang
ditetapkan. pedoman penyusutan dan
sebagai
3) Pemindahan arsip penyelamatan
arsip. 28 Pemindahan arsip Dengan demikian jadwal
adalah kegiatan retensi merupakan suatu
memindahkan arsip-arsip daftar
dari aktif kepada in-aktif menunjukkan:
yang
karena jarang sekali
a) Lamanya
dipergunakan dalam masing
masing-
kegiatan sehari-hari. disimpan pada file
arsip
Pemindahan arsip dapat active (satuan kerja),
juga berarti kegiatan sebelum dipindahkan
memindahkan arsip-arsip ke
yang telah mencapai penyimpanan arsip
pusat
jangka waktu tertentu ke (file in ative).
tempat lain sehingga
b) Jangka
filling cabinet yang penyimpanan
waktu
semula dipakai dalam masing-masing atau
pelaksanaan pekerjaan sekelompok
sehari-hari dapat dimusnahkan
arsip
dipergunakan untuk ataupun dipindahkan
menyimpan arsip-arsip
ke Arsip Nasional. 30 baru.
4) Pemusnahan arsip waktu penyimpanan arsip
Penentuan jangka
Pemusnahan arsip (retensi arsip) ditentukan
adalah tindakan atau atas dasar nilai kegunaan
kegiatan menghancurkan tiap-tiap berkas. Untuk
secara fisik arsip yang menjaga
sudah berakhir dalam menentukan nilai
obyektivitas
fungsinya, serta yang kegunaan
tidak memiliki nilai jadwal retensi arsip
tersebut,
guna. Penghancuran disusun oleh panitia yang
tersebut harus dilakukan terdiri
secara total, yaitu dengan yangbenar-benar
dari
pejabat
dibakar habis, memahami
cara
dicacah atau dengan cara fungsi dan kegiatan
kearsipan,
lain sehingga tidak lagi kantor atau organisasinya
dikenal baik isi maupun masing-masing. 29 bentuknya. 31 Jadi, arsip yang
Tujuan dianggap sudah tidak
pemusnahan arsip adalah diperlukan lagi tidak bisa
untuk efisiensi dan efektivitas kerja, serta
28 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, Op.Cit, h. 6
30 Ignasius Wursanto, Op.Cit, h. 216 29 Basir Barthos, Op.Cit, h. 103
31 Durotul Yatimah, Op.Cit, h. 214
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
arsip dengan saksi-saksi. pihak-pihak yang tidak
Sebagaimana berhak
untuk
disebutkan pada Pasal 3 mengetahuinya. 32 Peraturan Kepala Arsip
Arsip-arsip yang Nasional Republik sudah tidak berguna lagi,
Indonesia Nomor 25 perlu dimusnahkan untuk
tahun 2012 bahwa memberi kemungkinan
pemusnahan arsip bagi tersedianya tempat
dilaksanakan penyimpanan
berdasarkan: a) Prinsip pemeliharaan yang lebih
dan
pemusnahan arsip, b) baik terhadap arsip-arsip
kriteria arsip yang yang mempunyai nilai
dimusnahkan, dan c) guna. Oleh sebab itu,
pelaksana pemusnahan maka pemusnahan arsip 34 arsip.
harus dilakukan dengan
penghambat dan prosedur yang benar. Hal
4. Faktor
pendukung dalam penataan ini sebagaimana yang
arsip
dijelaskan dalam Pasal Dalam pelaksanaan
52 ayat (1) Undang- penataan arsip, arsiparis atau Undang Nomor 43 tahun
arsip akan 2009 tentang kearsipan,
pengelola
menemukan faktor-faktor yang bahwa: “Setiap lembaga
dapat dan mendukung proses negara dan lembaga yang
penataan arsip tersebut. Di terkena
antara faktor-faktor yang dapat berdasarkan
kewajiban
menghambat antara lain: Undang ini dilarang
Undang-
a. Hambatan dari unsur- melaksanakan
usnur input kearsipan pemusnahan arsip tanpa
seperti data dan informasi prosedur yang benar”. 33 yang tidak berkualitas,
Pemusnahan arsip bahan instrinsik data dapat dilakukan dengan
seperti kertas, film, disket, beberapa cara
tinta yang tidak standar, pembakaran, pencacahan,
yaitu
peralatan yang tidak pemusnahan
lengkap, jumlahnya penghancuran.
dan
kurang, keadaannya tidak Sedangkan
baik (rusak), keuangan pemusnahan arsip pada
prosedur
organisasi minim untuk umumnya terdiri dari
belanja bidang kearsipan, seleksi, pembuatan berita
dan sumber daya manusia acara pemusnahan dan
yang tidak kompeten.
b. Hambatan proses kearsipan yaitu penciptaan
naskah, pendistribusian,
32 Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012, Op. Cit,
h. 1 34 Peraturan Kepala Arsip Nasional 33 Undang-Undang Nomor 43 Tahun
Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012, Loc. 2009, h. 37
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018 IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
dalam penataan arsip. penyimpanan
Sedangkan faktor-faktor penyusutan arsip tidak
dan
yang dapat mendukung dalam dapat dilaksanakan dengan
penataan arsip, antara lain: baik dan tertib, serta tidak
a. Penggunaan sistem sesuai dengan prosedur
penyimpanan yang tepat. kearsipan yang benar.
Sistem pemberkasan
c. Output sistem kearsipan adalah suatu rangkaian tata yaitu
cara yang teratur menurut memenuhi ciri-ciri arsip
arispnya
tidak
suatu pedoman tertentu yang baik. Di mana
untuk menyusun atau arsipnya tidak tersimpan
menyimpan warkat-warkat secara sistematis, sehingga
sehingga apabila menyulitkan penyimpanan
diperlukan dapat dan penemuan kembali
ditemukan kembali dengan arsip saat diperlukan.
cepat.
d. Kelemahan fungsi-fungsi
b. Fasilitas kearsipan manajemen kearsipan dan
memenuhi syarat pelaksanannya
c. Petugas kearsipan yang perencanaan
seperti
memenuhi syarat. yang salah, pembagian
kearsipan
Syarat-syarat kerja yang tidak adil, serta
petugas tata usaha pada tidak ada hubungan kerja
umunya adalah: yang
a. Memiliki pengetahuan horizontal dan vertikal
efektif
secara
di bidang pengetahuan antara pegawai dan pejabat
umum, terutama yang yang
menyangkut masalah terhadap sistem kearsipan,
bertanggungjawab
surat menyurat dan perencanaan
arsip. pelaksanaan manajemen
dan
b. Pengetahuan tentang sumber daya manusia di
seluk-beluk bidang kearsipan yang
instansinya yakni, buruk,
organisasi, tugas- pemberian pembinaan dan
lemahnya
tugasnya dan motivasi terhadap pegawai
pejabatnya. arsip, dan pengawasan
c. Pengetahuan khusus kearsipan
yang
tidak
tentang kearsipan. efektif. 35 d. Berkepribadian, yakni
Kendala-kendala tersbut memiliki ketekunan, merupakan permasalahan yang
kesabaran, ketelitian, dapat menghambat keefektifan
kerapihan, kecekatan, penataan arsip. Oleh karena itu,
kejujuran serta loyal arsiparis
dan dapat menyimpan terhadap 36 permasalahan- rahasia organisasi.
harus
tanggap
36 Suparjati, dkk, Tata Usaha dan
Kearsipan, (Yogyakarta: Kansisus), 2004, h. 7- Kearsipan, (Malang: Dioma), 2006, h. 32
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
Berdasarkan dan penataran tentang pendapat para ahli di atas,
kearsipan. maka dapat disimpulkan bahwa dalam kegiatan
III. METODE PENETILITIAN
penataan arsip yang Jenis penelitian ini adalah
ditopang dengan sistem kualitatif dengan menggunakan penataan arsip yang tepat, pendekatan studi kasus. Penelitian fasilitas kearsipan yang ini dilaksanakan di Madrasah memadai, serta ruang Aliyah Negeri 1 Pekanbaru pada penyimpanan arsip yang tanggal 26 September sampai baik. Selain itu faktor dengan 20 November 2013. penunjang yang paling Adapun informan dalam penelitian penting adalah sumber ini berjumlah 3 orang yang terdiri daya
manusianya.
dari: kapala tata usaha, 1 orang Sebagaimana
Sabda
staff tata usahan dan 1 orang wakil Rasulullah SAW: :لاق هنع هللا يضر ةريره ىبأ نع kepala MAN 1 Pekanbaru. Di mana
هيلع هللا ىلص هللا لوسر لاق kepala tata usaha dan staff tata ِرِظَت ناَف ُةَناَمَلأا ِتَعِّيُض اَذِإ :مّلسو usaha sebagai sumber data primer, اَهُتَعاَضِإ َف يَك :لاق ,َةَعاَّسلا dan wakil kepala madrasah sebagai ُر مَلأا َدِن سُا اَذِإ :لا sumber data skunder. Pengumpulan ق ؟هللا َلوُس َراَي هاور( َةَعاَّسلا ِرِظَت ناَف ِهِل هَا ِر يَغ ىَلِإ data dilakukan dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Dalam )ىراخبلا
kredibelitas “Dari Abu Hurairah data digunakan triangulasi data yakni
pengujian
r.a ia berkata, Rasulullah triangluasi sumber, triangulasi S.a.w bersabda: Jika metode, dan triangulasi teori. Data amanah telah
hilang
dalam penelitian ini dianalisis (sudah tidak dipegang lagi dengan menggunakan model Miles dengan teguh), maka dan Huberman yakni, data tunggulah
saat
reduction (Reduksi data, data kehancurannya.
Ia
dispalay (Model data), dan bertanya:
Ya
Rasul,
consclusion drawing/verification bagaimana
orang
(Penarikan/Verifikasi kesimpulan) menghilangkan amanah
IV.
itu? Rasul menjawab:
PEMBAHASAN
(Yaitu) apabila suatu
Penataan Arsip
diserahkan kepada orang Penyimpanan terhadap arsip
Berdasarkan hasil yang bukan ahlinya, maka wawancara dan observasi tunggulah
saat
yang penulis lakukan kepada kehancurannya ”.
(HR.
para responden mengenai Bukhari) penyimpanan terhadap arsip Oleh karena itu, agar di Madrasah Aliyah Negeri 1 pegawai kearsipan dapat Pekanbaru, para pegawai memberikan
pelayanan
pengelola arsip telah yang baik maka pegawai melakukan
penyimpanan kearsipan
perlu
arsip, dimana mendapatkan
terhadap
pelatihan
penyimpanan yang digunakan
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018 IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
pengganti arsip yang Agama Nomor 44 tahun 2010
dipinjam dan disertakan pada tentang pola klasifikasi arsip
peminjam. di lingkungan Kementerian
c. Pengecekan kembali terhadap Agama. Jadi, instansi atau
arsip
Lembaga yang berada di Berdasarkan hasil lingkungan
wawancara yang penulis Agama harus mengikuti
Kementerian
lakukan dengan responden KMA Nomor 44 Tahun 2010
mengenai pengecekan ini.
kembali terhadap arsip dapat
b. Pencatatan
disimpulkan bahwa proses peminjaman arsip
terhadap
pengecekan kembali arsip Berdasarkan
yang dipinjam dan yang telah wawancara dan observasi
hasil
dikembalikan di Madrasah yang penulis lakukan kepada
Aliyah Negeri 1 Pekanbaru para responden maka dapat
belum berjalan dengan baik, ketahui bahwa dalam hal
ini dikarenakan pegawai tata pencatatan
hanya melakukan peminjaman
terhadap
usaha
pengecekan tarhadap arsip Madrasah Aliyah Negeri 1
arsip
di
ketika adanya peminjaman Pekanbaru belum melakukan
arsip yang sama yang pencatatan
dilakukan oleh pihak lain. mestinya. Peminjaman arsip
sebagaimana
d. Penemuan kembali arsip di Madrasah Aliyah Negeri 1
Berdasarkan hasil Pekanbaru dilakukan secara
wawancara yang penulis sederhana saja, peminjam
kepada para arsip langsung datang ke
lakukan
responden tentang penemuan pegawai pengelola arsip.
kembali arsip di Madrasah Peminjaman
Aliyah Negeri 1 Peknbaru menggunakan syarat tertentu
juga
tidak
dapat dismpulkan bahwa hanya menggunakan asas
penemuan kembali arsip di kepercayaan pegawai kepada
Madrasah Aliyah Negeri 1 peminjam dan tidak ada batas
dengan waktu peminjaman terhadap
Peknbaru
menggunakan cara manual arsip.
elektronik atau Sistem
dan
komputerisasi. Cara arsip di Madarasah Aliyah
peminjaman
elektronik atau komputerisasi Negeri 1 Pekanbaru belum
digunakan apabila ingin sesuai dengan teori yang ada.
data yang Hal ini dibuktikan dengan
mencari
berhubungan dengan siswa belum
seperti nilai yang berada pedoman dan syarat khusus
diberlakukannya
bagian puskom. peminjaman arsip yang harus
Akan tetapi dalam menggunakan
penemuan kembali arsip para peminjaman
lembar
pengelola arsip di Madrasah dibuat rangkap tiga yang
arsip
yang
Aliyah Negeri 1 Pekanbaru berfungsi
sebagai
bukti
belum menggunakan angka
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
Berdasarkan merupakan
arsip
yang
pengamatan dan wawancara perbandingan antara jumlah
angka
penulis para pengelola arsip arsip yang tidak diketemukan
Madrasah Aliyah Negeri 1 pada waktu yang diperlukan
Pekanbaru sudah melakukan dengan arsip yang ditemukan
pemindahan terhadap arsip yang dinyatakan dengan
yang sudah berkuarang masa prosentase. Dalam hal ini
penggunaannya ke ruangan sebaiknya para pengelola
khusus, akan tetapi sampai arsip di Madrsah Aliyah
saat ini belum melakukan Negeri
pemusnahan terhadap arsip. sebaiknya
1 Pekanbaru
Namun, dalam pemusnahan angka kecermatan
menggunakan
cara yang akan sehingga dapat dinilai sejauh
arsip
arsip
digunakan adalah dengan mana tingkat keberhasilan
membakar arsip-arsip yang dari sistem yang digunakan.
tersebut.
e. Pemeliharaan
Mengenai pembuatan pengamanan arsip
dan
jadwal retensi arsip belum Berdasarkan
dilakukan karena belum wawancara kepada para
hasil
adanya arsip yang akan responden dapat disimpulkan
dimusnahkan, seharusnya bahwa pemeliharaan dan
walaupun belum ada arsip pengamanan
yang akan dimusnahkan Madrasah Aliyah Negeri 1
arsip
di
jadwal retensi arsip itu harus Pekanbaru sudah dilakukan
ada, karna jadwal retensi oleh para pengelola arsip, hal
arsip merupakan waktu di ini dibuktikan dari hasil
mana arsip itu sudah habis observasi penulis di mana
masa pakai dan nilainya. . arsip-arsip yang ada di
Dari hasil analisis data Madrasah Aliyah Negeri 1
wawancara kepada informan Pekanbaru disimpan pada
penelitian tentang implementasi tempat penyimpanan arsip
sistem penataan arsip di seperti map, ordner, dan
Madrasah Aliyah Negeri 1 lemari arsip.
maka dapat membersihkan almari arsip
Kemudian
Pekanbaru,
disimpulkan bahwa penataan yang ada di dalamnya dari
arsip secara umum belum baik debu. Namun, demikian
karna ada aspek yang tidak penulis memandang para
dilaksanakan pada saat penataan pengelola arsip Madrasah
arsip.
penghambat dan harus lebih meningkatkan
Aliyah Negeri 1 Pekanbaru
2. Faktor
pendukung
lagi pemeliharaan
a. Faktor penghambat: pengamanan arsip
dan
Dari hasil wawancara keberlangsungan keberadaan
demi
penulis lakukan arsip itu sendiri.
yang
kepada responden terkait
f. Pemindahan
sumber daya pemusanahan arsip
dan
dengan
manusia ini dapat diketahui bahwa kepala tata usaha
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018 IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
arsip dan rak arsip, Bunda, kemudian lamanya
dan sebagainya menjabat sebagai kepala tata
c) Sistem usaha yang sudah mencapai
komputerisasi.
2) Adanya pengawasan usaha yang merupakan
3 tahun, serta staff tata
yang dilakukan oleh lulusan SMA dan sudah
kepala mdarasah dalam bekerja
imepelementasi sistem pengelolaan arsip MAN 1
di
bidang
penataan arsip Pekanbaru selama 12 tahun.
Pengawasan yang Dari
dilakukan kepala pendidikan ini akhirnya
latar
belakang
madrasah bertujuan berpengaruh
agar impelentasi sistem pemahaman pegawai itu
kepada
penataan arsip di MAN sendiri
1 Pekanbaru ini impelementasi
dalam
berjalan dengan baik penataan arsip di Madrasah
sistem
seagaimana mestinya. Aliyah Negeri 1 Pekanbaru.
3) Terciptanya
b. Faktor pendukung: komunikasi dan kerja
1) Fasilitas/sarana sama yang baik antara prasarana yang sudah
pengelola arsip dengan cukup
kepala madrasah. dalam penataan arsip.
mendukung
Dalam penataan
arsip di Madrasah di Madrasah Aliyah
Sarana prasarana
1 Negeri 1 Pekanbaru
Aliyah Negeri
Pekanbaru kerja sama megalami
ini juga diterapkan, di tersendiri,
kendala
mana bentuk kerja sama disebabkan banyaknya
ini
yang dilakukan antara arsip yang menumpuk
lain: karena belum dilakukan
a) Kepala madrasah pemusnahan.
mengusahakan dibiarkan terus menerus
Jika
pengadaan sarana akan
prasarana yang keengganan
menumbulkan
diperlukan dalam untuk bekerja lebih giat
pegawai
penataan arsip. lagi.
b) Kepala madarasah
ikut membantu prasarana
Adapun
sarana
para pegawai yang
kearsipan
dalam pengelolaan Aliyah
di Madrasah
1 arsip. Pekanbaru antara lain:
Negeri
a) Tempat
V. PENUTUP
penyimpnan arsip
A.
dari segi keamanan Kesimpulan
Setelah semua tahap penelitian dilakukan, mulai dari
pembuatan proposal
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
penyimpanan dari pengkajian teori, penyusunan
kemudian
debu. instrumen penelitian sampai
f. Sudah melakukan dengan pengumpulan data,
pemindahan terhadap pengolahan dan analisis data.
arsip, hanya saja Pada akhirnya peneliti dapat
belum melakukan menyimpulkan bahwa:
pemusnahan dan
1. Impelementasi
pembuatan jadwal penataan
sistem
retensi arsip. Madrasah Aliyah Negeri 1
arsip
di
2. Faktor-faktor penghambat Pekanbaru yakni:
dan pendukung:
a. Sudah
a. Faktor penghambat: penyimpanan terhadap
melakukan
Latar belakang arsip
pendidikan pegawai menggunakan salah
dengan
pengelola arsip atau satu sistem yaitu
sumber daya manusia sistem nomor.
yaitu, kepala tata usaha
b. Belum
adalah lulusan D3 pencatatan terhadap
melakukan
Akademi Sekretaris peminjaman
Bunda Persada, serta belum adanya
arsip,
kemudian staff tata kartu
usaha lulusan SMA. arsip.
peminjaman
b. Faktor pendukung:
c. Sudah
a) Fasilitas/sarana pengecekan terhadap
melakukan
prasarana yang peminjaman
sudah cukup pengembalian arsip,
dan
mendukung dalam hanya
penataan arsip. pengecekan dilakukan
saja
b) Adanya pengawasan ketika
yang dilakukan oleh peminjaman arsip.
adanya
kepala mdarasah
d. Penemuan
dalam terhadap arsip saat
kembali
imepelementasi diperlukan
sistem penataan menggunakan
arsip manual dan elektronik
cara
c) Terciptanya (komputerisasi)
komunikasi dan dengan waktu 5-10
kerja sama yang baik menit.
antara pengelola
e. Sudah
arsip dengan kepala pemeliharan
melakukan
madrasah. pengamanan
dan
arsip,
B. Saran
Berdasarkan hasil memasukkan arsip ke
dengan
cara
yang telah tempat penyimpanan
penelitian
disimpulkan di atas dan dalam arsip
implemenatasi sistem penataan membersihkan tempat
dan
arsip di Madrasah Aliyah Negeri
1 Pekanbaru,
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018 IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
lainnya.
1. Kepada para pegawai
c. Mengusahakan pengelola arsip (arsiparis),
tersedianya sumber disarankan
dana, sumber mempelajari
untuk
informasi dan sarana memahami
dan
prasarana pendukung kearsipan,
manajemen
ketercapaian senantiasa
sehingga
implementasi sistem melaksanakan
dapat
penataan arsip yang dalam menata arsip secara
tugasnya
baik dan benar. baik dan benar.
4. Dengan adanya beberapa
2. Dalam
keterbatasan dalam penataan
pelaksanaan
penelitian ini, kepada melakukan
arsip
harus
peneliti lain diharapkan terhadap
pencatatan
mengadakan arsip, menggunakan kartu
peminjaman
untuk
penelitian sejenis lebih setiap peminjaman arsip,
lanjut dengan mengambil melakukan
wilayah penelitian yang kembali
pengecekan
lebih luas, sampel yang peminjaman
terhadap
banyak dan pengembalian
dan
lebih
menggunakan rancangan menggunakan
arsip,
penelitian yang lebih kecermatan
angka
kompleks, melakukan menemukan
dalam
penelitian pada tingkat membuat jadwal retensi
arsip,
pendidikan yang lebih arsip
seperti pada dimusnahkan
Universitas, sehingga melakukan pemusnahan
dan
dapat ditemukan hasil terhadap arsip.
yang lebih optimal dan
3. Kepada para pemegang
digeneralisasikan kebijakan
bisa
pada wilayah yang lebih pendidikan
hal sebagai
berikut:
REFERENSI
a. Melakukan pemberdayaan
‘Abdullah Bin Muhammad Bin pegawai
‘Abdurrahman Bin Ishaq Alu arsip yang potensial
pengelola
Syaikh, Tafsir Ibnu Katsir, Jilid 1, dan mengikutsertakan
(Bogor: Pustaka Imam Syafi’i), dalam
kearsipan. Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono,
b. Meningkatkan Manajemen Kearsipan Modern, komunikasi
(Yogyakarta: Gava Media), 2005. konsultasi
dan
dengan
berbagai pihak; kepala madarasah,